RA-FS 1997:5

Riksarkivets författningssamling

ISSN 0283-2941

Riksarkivets allmänna råd om registrering;

beslutade den 12 november 1997.

Riksarkivet beslutar härmed följande allmänna råd till 5 & punkt 1. arkivlagen

( 1 990: 7 82).

Inledning

Riksarkivets allmänna råd om registrering är i första hand inriktade på diarie-

föring, det vill säga sådan registrering som avser in- och utgående handlingar

i ärenden eller motsvarande. De allmänna råden behandlar vissa åtgärder som

bör vidtas i syfte att underlätta arkivvården. Dit hör åtgärder som befrämjar

tillgängligheten till de registrerade handlingarna och åtgärder som gör att det

går att se vilka inskränkningar som råder i tillgängligheten på grund av sekre-

tess eller gallring. Vidare behandlas åtgärder som syftar till att säkerställa re-

gistrets användbarhet över tiden och dess funktion som en del av myndighe-

tens arkivredovisning. Även sådana åtgärder som kan underlätta gallring av

registrerade handlingar har medtagits.

De grundläggande reglerna om myndigheternas registrering av allmänna

handlingar finns i 15 kap. sekretesslagen (1980:100). Lagen innehåller be-

stämmelser om när en handling skall registreras, i vilka fall registrering skall

ske, samt vilka uppgifter som skall antecknas i registret. Den omfattar även

vissa bestämmelser som är tillämpliga vid registrering som sker med dator-

stöd. Då myndigheternas diarier i ökande omfattning används som handlägg-

ningsstöd och som hjälpmedel vid utvärdering av verksamheten, har diariema

kommit att omfatta betydligt flera uppgifter än vad som anges i sekretessla-

gen. Det bör särskilt uppmärksammas att det i lag, förordning och föreskrifter

utfärdade med stöd av lag, kan finnas begränsningar vad avser de uppgifter

som får ingå i register som innehåller personuppgifter.

Även i arkivlagstiftningen finns regler som skall tillämpas vid registrering.

I 5 & arkivlagen sägs att myndigheterna vid registrering av allmänna hand-

lingar skall ta vederbörlig hänsyn till registreringens betydelse för en ända-

målsenlig arkivvård, samt att materiel och metoder som används vid fram-

ställningen av handlingar skall väljas med hänsyn till behovet av arkivbestän-

dighet. I 3 & arkivförordningen föreskrivs beträffande diarier, register och för-

teckningar som myndigheten för fortlöpande att varje införd anteckning skall

anses arkiverad i och med att den har gjorts, samt att handlingamai ett ärende

skall arkiveras när ärendet har slutbehandlats. Riksarkivets allmänna, medie-

specifika och tekniska regler är sålunda, redan på ett tidigt stadium i hante-

ringen, tillämpliga vad avser såväl de allmänna handlingarna hos myndighe-

ten som det diarium som myndigheten för över handlingarna.

RA-FS l997:5

Utkom från. trycket

den 29 januari 1998

Tillämpning

De allmänna råden är tillämpliga vid registrering av allmänna handlingar hos

— statliga myndigheter med undantag för riksdagens myndigheter, rege-

ringen, myndigheter inom regeringens kansli och utrikesrepresentationen,

sådana organ som avses i 1 kap. 8 & andra stycket, första meningen sekre-

tesslagen (1980:100), till den del arkivet härrör från den verksamhet som

avses i bilagan till sekretesslagen,

kyrkokommunala myndigheter, och

allmänna försäkringskassor.

I de allmänna råden avses med begreppet myndighet, sådana myndigheter och

organ som upptas i första stycket.

Allmänna råd

] . Beteckningari registret

1.1 Vid anordnande av rutiner för registrering, bör hänsyn tas till kravet på

en samlad presentation av handlingarna i ett ärende. Sålunda bör samtliga

handlingar i ett ärende ges samma diarienummer eller motsvarande beteck-

ning i registret. Den gemensamma beteckningen består normalt av löpnum-

mer och år. Det hindrar inte att hela ärendet eller enstaka handlingar i ärendet

därutöver ges ytterligare en eller flera beteckningar i registret i syfte att under-

lätta en strukturerad återsökning och rationell hantering av de registrerade

handlingarna. Vilka beteckningar som bör eller kan ingå utöver de uppgifter

som skall finnas där, i enlighet med 15 kap. 25 sekretesslagen, framgår av

1.2-1.3.

Om vissa handlingar i ett ärende arkiveras separat på grund av format, kli-

matkrav eller motsvarande, bör en hänvisning finnas i registret. Detsamma

gäller om ett ärende har nära samband med ett annat ärende eller om ett ärende

på grund av extremt lång handläggningstid avslutas och ett nytt ärende öpp-

nas.

1.2 För att underlätta en strukturerad återsökning bör följande beteckningar

tas in i registret. Beteckning som visar var i verksamheten handlingarna har

genererats ( verksamhetsgren eller arbetsuppgift). Även beteckning som visar

organisatorisk enhet bör finnas. Om myndigheten registrerar och arkiverar

handlingar som är av särskilt stor vikt eller av viss formell betydelse tillsam-

mans med övriga handlingar bör även beteckning för handlingstyp ingå i re—

gistret. Sådana handlingstyper kan t.ex. vara avtal eller protokoll. För myndig—

heter med kvalificerade återsökningsbehov kan det även vara lämpligt att

medta en beteckning som anger handlingamas sakinnehåll.

1.3 Om en del av de registrerade handlingarna gallras, bör det framgå av

registret i vilka fall gallring har verkställts. Vid manuell registrering kan det

räcka att en gallringsplan, som upptar gallringsfrist eller gallringstidpunkt,

finns tillgänglig tillsammans med registret (se 2.3), medan det vid datorstödd

registrering är lämpligt att det även framgår av en beteckning i själva registret.

Det är även lämpligt om det med hjälp av systemet går att framställa särskilda

ga rings istor som kan användas som underlag för verkställande av gall- RA.FS 1997:5

ringen. Beroende på vilken gallringsfrist som gäller för handlingarna kan det,

för bestämning av gallringstidpunkt, krävas ytterligare uppgifter i registret,

t.ex. uppgifter om när ett ärende har initierats, avslutats eller när beslut har

fattats i ärendet.

Om en del av de registrerade handlingarna inte kan lämnas ut utan före-

gående sekretessprövning, är det lämpligt att detta framgår av en beteckning

i registret.

1.4 Registreringen bör anordnas så att det klart framgår om en beteckning

avser hela ärendet, en del av ärendet eller endast en av handlingarna i ärendet.

1.5 Om beteckningarna av utrymmesskäl presenteras som förkortningar el—

ler koder på registerbladet eller bildskärmen, bör en utskrift i klartext finnas

i anslutning till registret. Vid manuell registrering bör det ske genom att klar—

textutskrifter finns lätt åtkomliga, längst fram eller längst bak i registret. Vid

datorstödd registrering bör det ske genom att klartexten kan presenteras till-

sammans med förkortningama/kodema.

2. Planer som stöd för registreringen

2.1 Myndigheten bör fastställa planer som kan stödja registreringsarbetet

och underlätta användningen av registret. Planer kan komma ifråga för flera

av de beteckningar som bör ingå i registret, i enlighet med 12—13.

Den plan som fastställs över verksamhetsgrenar eller arbetsuppgifter bör

vara uppställd så att den lätt kan byggas ut vid behov, utan för stora ändringar

i övrigt. Om de handlingar som har registrerats är pappersbuma kan planen

även användas som stöd vid arkivläggningen i dossierer och motsvarande.

2.2 Om flera myndigheter inom ett verk eller motsvarande organisation be-

driver en likartad verksamhet kan det vara lämpligt att använda planer som är

gemensamma till sin grundstruktur.

2.3 Planerna bör kunna presenteras tillsammans med registret på samma

lättåtkomliga sätt som klartextema till förkortningar och koder (se 1.5).

2.4 Vid byte av planer bör användbarheten över tiden säkerställas. Det kan

ske genom hänvisningar i registret, eller om det gäller förändringar i en plan

genom upprättande av en lista eller tabell som visar sambanden mellan den

nya planen och den gamla.

3. Ändringar i registret

3.1 Ändringar i registret bör kunna presenteras tillsammans med de ändrade

uppgifterna. Vid manuell registrering bör ändringarna göras på ett sådant sätt

att de ändrade uppgifterna är klart synliga. Vid datorstödd registrering bör de

ändrade uppgifterna lagras så att de med en enkel åtgärd kan presenteras i sitt

sammanhang.

1. Denna författning träder i kraft den 1 februari 1998.

2. Genom ikraftträdandet av denna författning upphävs Riksarkivets allmänna

råd (RA-FS 1988:2) om datoriserad diarieföring.

ERIK NORBERG

Britt-Marie Östholm

Elanders Gotab 20292 Stockholm 1998