RA-FS 2006:1

1

Riksarkivets författningssamling

ISSN 0283-2941

Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om

handlingar på papper;

beslutade den 19 april 2006.

Riksarkivet beslutar med stöd av 2 och 11 §§arkivförordningen (1991:446),

följande föreskrifter och allmänna råd om framställning, hantering, för-

varing, vård och överlämnande av handlingar på papper.

1 kap. Omfattning och tillämpning

Omfattning

1 §

Denna författning omfattar handlingar på papper, t.ex. utskrifter från

skrivare och telefaxar, maskinskrivna och handskrivna dokument, blan-

ketter, publikationer, kartor och ritningar.

Författningen gäller inte för fotografiska bilder på papper (påsiktsbil-

der).

2 §

I författningen finns bestämmelser om omfattning och tillämpning

(1 kap.), definitioner (2 kap.), tillämpning i särskilda fall (3 kap.), do-

kumentation (4 kap.), framställning (5 kap.), hantering och förvaring

(6 kap.), förvaringsmedel för långtidslagring (7 kap.), vård (8 kap.) och

överlämnande (9 kap.).

3 §

Författningen specificerar bestämmelser i Riksarkivets föreskrifter

och allmänna råd (RA-FS 1991:1¹) om arkiv hos statliga myndigheter,

med avseende på pappershandlingar.

4 §

Vilka tekniska krav som gäller för handlingar på papper framgår av

Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2006:4) om tekniska

krav och certifiering.

Tillämpningsområde

5 §

Författningen gäller för statliga myndigheter med undantag för riks-

dagens myndigheter, regeringen, Regeringskansliet och utrikesrepresen-

tationen.

RA-FS 2006:1

Utkom från trycket

den 1 juni 2006

1. Ändrad RA-FS 1997:4.

RA-FS 2006:1

2

Med statliga myndigheter jämställs i denna författning sådana organ

som avses i 1 kap. 8 § andra stycket, första meningen sekretesslagen

(1980:100) när det gäller allmänna handlingar i den verksamhet som av-

ses i bilagan i sekretesslagen.

6 §

Författningen skall även tillämpas av

– sådana enskilda organ hos vilka allmänna handlingar förvaras med

stöd av lagen (1994:1383) om överlämnande av allmänna handlingar

till andra organ än myndigheter för förvaring, och

– Svenska kyrkan och dess organisatoriska delar vid förvaring av all-

männa handlingar med stöd av lagen (1999:288) om överlämnande av

allmänna handlingar till Svenska kyrkan eller någon av dess organisa-

toriska delar för förvaring m.m.

2 kap. Definitioner

1 §

I denna författning avses med

aktomslag

förvaringsmedel, bestående av papper, kar-

tong eller papp, avsett att omsluta och av-

skilja handlingar,

arkivbeständigt papper

papper med förmågan att under lång tid mot-

stå påverkan i kemiskt och fysikaliskt avse-

ende, samt inverkan av slitage och nötning

vid användning,

arkivbox

förvaringsmedel, bestående av kartong eller

papp, i form av box med flik, lock eller an-

nan tillslutningsanordning, avsett att ge ett

skydd åt handlingar,

beständig

egenskapen hos en handling att under lång

tid kunna bevaras utan informationsförlust,

förvaringsmedel

hjälpmedel avsett att ge skydd åt handlingar

vid hantering och förvaring, t.ex. aktomslag,

arkivbox och ritningsportfölj,

gallra

förstöra allmänna handlingar eller uppgifter

i allmänna handlingar, eller vidta andra åt-

gärder med handlingarna som medför

– förlust av betydelsebärande data,

– förlust av möjliga sammanställningar,

– förlust av sökmöjligheter, eller

– förlust av möjligheter att bedöma

handlingarnas autenticitet,

gallringsfrist

den tid som skall förflyta innan handlingar

får gallras, räknat från en bestämd tidpunkt,

t.ex. när ärendet till vilket handlingarna hör

RA-FS 2006:1

3

har slutbehandlats, dom har avkunnats eller

beslut expedierats,

myndighet

sådana myndigheter och organ som avses i

1 kap. 5 – 6 §§ denna författning,

ritningsportfölj

förvaringsmedel, bestående av kartong eller

papp med förstärkningar och tillslutningsan-

ordningar, avsett att ge skydd åt handlingar

av större format,

skrivmedel

material eller utrustning avsedd för fram-

ställning av tecken, bilder och liknande på

papper, t.ex. pennor, tusch, stämpelfärger,

tryckfärger, skrivare, kopiatorer och faxar,

åldringsbeständigt papper papper med förmågan att under lång tid mot-

stå påverkan i kemiskt och fysikaliskt avse-

ende.

3 kap. Tillämpning i särskilda fall

1 §

Handlingar som gallras är undantagna från bestämmelserna i denna

författning.

Allmänna råd. Bestämmelserna i författningen bör tillämpas i den utsträckning

som krävs för att handlingarna skall kunna läsas och kopieras fram till gallringstid-

punkten. Hänsyn bör därvid tas till gallringsfristens längd och den hantering som

handlingarna kommer att utsättas för under bevarandetiden.

2 §

För handlingar som inkommer till myndigheten i pappersform gäl-

ler denna författning med undantag för bestämmelserna i 5 kap.

Allmänna råd. Bestämmelserna i 5 kap. bör tillämpas för pappersblanketter som

myndigheten framställer och som i ett senare skede ges in till myndigheten och be-

varas där.

3 §

För arkivexemplar av myndighetens tryckta publikationer gäller den-

na författning med undantag för bestämmelserna i 5 kap.

Bestämmelserna i författningen gäller inte för upplagor av myndighe-

tens publikationer.

Allmänna råd. Vid arkivering av tryckta publikationer bör även beständiga ut-

skrifter av innehållet tillföras arkivet.

4 kap. Dokumentation

1 §

Myndigheten skall dokumentera de uppgifter som behövs för hand-

lingarnas hantering, förvaring och vård.

RA-FS 2006:1

4

Allmänna råd. Av dokumentationen bör framgå om det finns handlingar som be-

höver kopieras, transporteras eller i övrigt hanteras med särskild aktsamhet, t.ex.

på grund av fysiskt skick eller avvikande format. Se även bestämmelser om doku-

mentation av skador och åtgärder i 8 kap. 1 §.

Uppgifterna bör ingå i arkivredovisningen eller instrument som knyts till denna.

5 kap. Framställning

Papper

1 §

Vid framställning av handlingar skall myndigheten använda åld-

ringsbeständigt eller arkivbeständigt papper som uppfyller kraven i Riks-

arkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2006:4) om tekniska krav

och certifiering.

Om myndigheten bedömer att handlingarna kommer att utsättas för

omfattande hantering och användning skall arkivbeständigt papper an-

vändas.

Arkivbeständigt papper skall även användas för handlingar som skall

bindas med metoder där handlingarna sys.

Allmänna råd. Handlingar av stort format utsätts för mera slitage vid hantering,

och bör därför framställas på arkivbeständigt papper. Se 4 kap. Riksarkivets före-

skrifter och allmänna råd (RA-FS 2006:4) om tekniska krav och certifiering.

För att underlätta hantering (läsning, kopiering m.m.) och förvaring bör myn-

digheten om möjligt använda samma pappersformat för handlingar som skall ar-

kivläggas tillsammans.

Skrivmedel

2 §

Myndigheten skall vid framställning av handlingar använda skriv-

medel som uppfyller de tekniska krav som anges i 4 kap. Riksarkivets fö-

reskrifter och allmänna råd (RA-FS 2006:4) om tekniska krav och certi-

fiering.

Bestämmelserna gäller all framställning av skrift på papper, även märk-

ning och stämpling av handlingar, påtecknande av underskrifter, tjänste-

anteckningar och liknande åtgärder.

Allmänna råd. Skrivare, kopiatorer och annan utrustning används i allmänhet un-

der lång tid. Tillverkarens rekommendationer rörande underhåll och maximalt an-

tal kopior per tidsenhet bör beaktas.

Skadligt material

3 §

Material som kan skada handlingarna får inte användas vid fram-

ställning, ändring eller märkning av handlingarna.

Etiketter och symboler som är självhäftande får inte fästas på handling-

arna.

RA-FS 2006:1

5

Korrigeringsvätska eller korrigeringstejp får inte användas på hand-

lingarna.

Utformning

4 §

Handlingarna skall utformas så att läsning, kopiering, skanning och

mikrofilmning underlättas.

Allmänna råd. Vid framställning av mallar, blanketter och liknande dokument bör

starkt färgade eller skuggade fält undvikas. Uppmärksamhet bör även ägnas åt teck-

nens storlek och avstånd, skriftens färgstyrka samt kontrasten mellan bakgrund och

skrift.

Om handlingarna skall bindas bör skriften placeras så att bindningen inte för-

svårar läsning och kopiering av handlingarna.

5 §

Vid utformning av dokumentmallar skall hänsyn tas till behovet av

säker identifiering.

Allmänna råd. Dokumentmallar bör utformas så att varje sida kan ges en unik

identitet som visar till vilken handling, akt eller dossier den hör.

6 kap. Hantering och förvaring

Varsam hantering

1 §

Understrykning, överstrykning eller andra markeringar får inte gö-

ras i handlingarna. Bestämmelsen avser inte behöriga åtgärder.

Allmänna råd. Med överstrykning avses även användning av överstrykningspen-

nor.

Med behöriga åtgärder avses t.ex. påförande av tjänsteanteckning, ändring av

beslut eller rättning av förbiseendefel. Som behöriga åtgärder räknas även sidnum-

rering eller annan märkning som görs för att hålla samman handlingarna.

2 §

Självhäftande, flyttbara noteringsblad får inte fästas på skrift eller

annan informationsbärande yta.

Om självhäftande, flyttbara noteringsblad används skall dessa avlägs-

nas senast när ett ärende eller annat arbete har avslutats.

Förvaringsmedel för kortare tids förvaring

3 §

Handlingarna skall så snart som möjligt ges en skyddad förvaring.

Allmänna råd. Handlingarna bör endast tillfälligt förvaras i pärmar, då dessa inte

ger tillräckligt skydd mot skadlig påverkan.

Pärmar och hängmappar bör inte överfyllas.

Om plastfickor och plastmappar används för kortare tids förvaring bör de vara

RA-FS 2006:1

6

av sådant material och utförande som rekommenderas i 4 kap. Riksarkivets före-

skrifter och allmänna råd (RA-FS 2006:4) om tekniska krav och certifiering.

Skadliga föremål

4 §

Häftklamrar skall endast användas om handlingarna annars riskerar

att skingras. Handlingar som har inkommit till myndigheten i häftat skick

får även i fortsättningen vara häftade.

Övriga föremål som kan skada handlingarna skall avlägsnas senast när

handlingarna placeras i förvaringsmedel som är avsett för långtidsför-

varing.

Allmänna råd. Anordningar som kan skada handlingarna vid hantering, kopiering

och förvaring eller som är utrymmeskrävande, bör avlägsnas redan i samband med

att ett ärende eller annat arbete avslutas. Åtgärder bör samtidigt vidtas för att hålla

samman handlingarna på annat sätt, t.ex. genom särskiljande aktomslag.

Exempel på föremål som kan skada handlingarna är plastfickor och gummi-

snoddar, samt anordningar i plast och metall som används för att hålla samman

handlingarna, såsom gem, häftklamrar, spikar, nitar, skruvar och bindare (gafflar).

Föremål av metall riskerar att ge rostfläckar och frätskador på handlingarna, vilket

kan resultera i informationsförlust. Anordningar av plast eller metall är inte bestän-

diga. Deras sammanhållande funktion är således begränsad i tiden.

5 §

Handlingar som består av material som kan skada pappershand-

lingar skall förvaras separat. Handlingarna skall i sådana fall märkas och

registreras så att sambanden med övriga handlingar kan upprätthållas.

Handlingar som är framställda så att informationen uppenbart riskerar

att gå förlorad skall kopieras till annat underlag.

Kopiering

6 §

Varsamhet skall iakttas vid kopiering.

Allmänna råd. Vid kopiering av handlingar som skall bevaras bör automatisk do-

kumentmatning undvikas då handlingarna riskerar att skadas i dokumentmataren.

Vid återkommande kopiering av en viss handling bör ett särskilt exemplar

framställas som kan användas som förlaga vid kopieringen.

Särskild försiktighet bör iakttas vid kopiering av inbundna handlingar.

I de fall handlingarna riskerar att skadas vid kopiering bör alternativa metoder

övervägas, t.ex. skanning eller reprografisk fotografering.

Vikning och rullning

7 §

Vikning och rullning av handlingarna skall undvikas, då skriften kan

skadas och handlingarna deformeras.

Handlingar som är vikta eller rullade när de inkommer till myndighe-

ten, får förvaras vikta eller rullade även i fortsättningen.

RA-FS 2006:1

7

Allmänna råd. Det bör beaktas att utplaning av vikta och rullade handlingar ge-

nom motvikning och motrullning kan skada handlingarna. För vikta handlingar

som förväntas bli utsatta för upprepad användning, kan en utplaning med efterföl-

jande plan förvaring ändå vara att föredra då uppkomna skador förvärras för varje

vikning.

8 §

Vid transport får handlingar av format A0 eller större tillfälligt för-

varas rullade. Handlingarna skall vara lindade utanpå rulle och skyddade

av ett yttre omslag.

Allmänna råd. Rulle som används för transport bör uppfylla kraven i 4 kap. Riks-

arkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2006:4) om tekniska krav och certi-

fiering. Rullen bör ha en längd som gör att den skjuter utanför handlingarna efter

rullning.

9 §

Om myndigheten återkommande framställer eller tar emot hand-

lingar av format som kräver separat hantering och förvaring skall särskil-

da rutiner utarbetas för detta ändamål.

Förvaring utanför myndigheten

10 §

Vid utlån för tjänsteändamål, tjänsteförrättning eller annan tillfällig

förvaring utanför myndigheten, skall handlingarna hanteras och förvaras

så att de inte skadas eller riskerar att utsättas för tillgrepp och obehörig

åtkomst.

Allmänna råd. För utlån och tjänsteförrättningar bör kopior av handlingarna an-

vändas, om det är möjligt att kopiera handlingarna med hänsyn till deras format,

mängd och fysiska skick.

Om handlingar medtas vid tjänsteförrättning bör de förvaras i en mapp som

skyddar handlingarna mot väta och smuts och som är tillräckligt styv för att ge

skydd mot deformering och andra skador.

Transporter

11 §

Säkerhetsnivån vid transport skall vara sådan att handlingarna

skyddas mot skingring, tillgrepp och obehörig åtkomst. Handlingarna

skall förvaras i låsta utrymmen när de inte övervakas av den som ansvarar

för transporten.

Under transport skall handlingarna förvaras så att de är skyddade mot

smuts, stötar, fukt och annan skadlig påverkan. Även handlingar som för-

varas i mappar, pärmar eller arkivboxar skall ges ett yttre skydd under

transport.

Placering i arkivlokal

12 §

Handlingarna skall efter avslutad handläggning flyttas till ett förva-

ringsutrymme som uppfyller kraven i Riksarkivets föreskrifter och all-

RA-FS 2006:1

8

männa råd (RA-FS 1994:6²) om planering, utförande och drift av arkivlo-

kaler.

7 kap. Förvaringsmedel för långtidsförvaring

Aktomslag

1 §

Handlingarna skall placeras i aktomslag innan de läggs i arkivbox,

ritningsskåp eller ritningsportfölj. Aktomslag skall uppfylla de tekniska

krav som anges i 4 kap. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-

FS 2006:4) om tekniska krav och certifiering.

Aktomslagets format och styvhet skall anpassas till handlingarnas for-

mat och antal.

Allmänna råd. Vid bestämning av hur många handlingar som skall förvaras i sam-

ma aktomslag bör beaktas att papperets format och ytvikt är av betydelse för han-

terbarheten.

För handlingar av format A4, kan antalet handlingar i varje aktomslag ofta an-

passas till handlingarnas innehåll och ordning, så att handlingarna i ett ärende eller

motsvarande placeras i samma aktomslag.

Ett aktomslag bör alltid placeras så att handlingarna inte kommer i direkt kon-

takt med arkivboxen. Om en arkivbox i sin helhet uppfyller kraven på åldringsbe-

ständighet behöver ett sådant aktomslag inte användas. Se även 4 kap. Riksarkivets

föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2006:4) om tekniska krav och certifiering.

Arkivboxar

2 §

Handlingar av format A3 och mindre, som inte skall bindas, skall

förvaras i arkivbox som uppfyller de tekniska krav som anges i 4 kap.

Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2006:4) om tekniska

krav och certifiering. Handlingar av format A3 får även förvaras liggande

i aktomslag i ritningsskåp.

Allmänna råd. Arkivboxarna bör fyllas helt, då handlingarna annars riskerar att

deformeras vid stående förvaring. De bör inte heller vara överfyllda, då det ökar

risken för skador på såväl förvaringsmedel som handlingar vid hantering och lag-

ring.

Ritningsportföljer

3 §

Handlingar av format större än A3 skall förvaras liggande i rit-

ningsskåp, eller i ritningsportfölj som förvaras liggande i skåp eller på

hylla.

Ritningsportföljer skall uppfylla de tekniska krav som anges i 4 kap.

Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2006:4) om tekniska

krav och certifiering.

2. Ändrad RA-FS 1997:3.

RA-FS 2006:1

9

Antalet aktomslag eller ritningsportföljer i varje låda eller hylla skall

vara sådant att handlingar och förvaringsmedel inte skadas vid förvaring

och hantering.

Rullar

4 §

Rulle som används som förvaringsmedel för långtidsförvaring

skall uppfylla kraven i 4 kap. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd

(RA-FS 2006:4) om tekniska krav och certifiering. Rullen skall ha en

längd som gör att den skjuter utanför handlingarna efter rullning.

Handlingarna skall förvaras utanpå rullen, med den informationsbä-

rande sidan vänd inåt. Ett inre aktomslag skall lindas runt rullen för att

skydda handlingarna mot skadliga ämnen. Ett yttre aktomslag skall lin-

das runt handlingarna på rullen. Det yttre aktomslaget skall hållas på

plats med bomullsband. Om rullen i sin helhet uppfyller kraven för åld-

ringsbeständighet behövs inte något inre aktomslag.

Allmänna råd. Vid bestämning av hur många handlingar som skall förvaras på

samma rulle bör beaktas att papperets format och ytvikt är av betydelse för hand-

lingarnas hanterbarhet.

Bindning

5 §

Bindning skall ske i den omfattning som krävs med hänsyn till

handlingarnas användning och säkerhet.

Bindning skall utföras i enlighet med de tekniska krav som anges i

4 kap. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2006:4) om

tekniska krav och certifiering.

Allmänna råd. Handlingar som kräver ett särskilt skydd mot skingring genom sin

betydelse för rättskipningen eller för den enskildes rättssäkerhet, bör bindas.

Märkning av förvaringsmedel

6 §

Märkning av aktomslag skall ske genom direkt påskrift, stämpling

eller förtryckning.

Allmänna råd. Med direkt påskrift avses t.ex. skrift som framställs med penna,

skrivare eller kopiator. Skrivmedel som används skall uppfylla kraven i 4 kap.

Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2006:4) om tekniska krav och

certifiering.

7 §

Arkivboxar och ritningsportföljer skall märkas genom etikettering

eller direkt påskrift.

Papper, skrivmedel, lim och självhäftande etiketter som används för

märkning skall uppfylla de tekniska krav som anges i 4 kap. Riksarkivets

RA-FS 2006:1

10

föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2006:4) om tekniska krav och cer-

tifiering.

Allmänna råd. Vid användning av självhäftande etiketter, bör märkning även ske

med beständig skrift utanpå eller inuti förvaringsmedlet, eller genom att en pap-

perskopia av etiketten placeras i förvaringsmedlet.

8 §

Märkningen skall omfatta myndighetens namn och en unik identi-

tet som knyts till arkivredovisningen.

8 kap. Vård

Kontroll av det fysiska skicket

1 §

Myndigheten skall regelbundet kontrollera handlingarnas och för-

varingsmedlens fysiska skick.

Skador som är av betydelse från bevarandesynpunkt och eventuella åt-

gärder skall dokumenteras. Se även 4 kap. 1 §.

Vid omfattande skador på handlingar skall arkivmyndigheten kontak-

tas för råd om vilka åtgärder som skall vidtas.

Åtgärder vid skador

2 §

Förvaringsmedel som är skadade, så att de inte längre ger handling-

arna avsett skydd, skall bytas ut.

Skador på bindning skall lagas av personal som har god kännedom om

material och teknik.

Allmänna råd. Om skador på bindning konstateras, och myndigheten inte har till-

gång till den kompetens och utrustning som krävs för att åtgärda skadorna, bör ar-

kivmyndigheten kontaktas för råd om vilka åtgärder som skall vidtas.

3 §

Om det har uppkommit en reva på en handling, och det finns risk

för informationsförlust vid den fortsatta hanteringen, skall handlingen

skyddas genom placering i eget aktomslag.

Tejp får inte användas för lagning.

Allmänna råd. En brukskopia av den trasiga handlingen bör placeras i anslutning

till handlingen.

Åtgärder vid slitage

5 §

Om en viss mängd handlingar har försatts i dåligt skick på grund av

hög användningsfrekvens eller annan orsak skall arkivmyndigheten kon-

taktas. Arkivmyndigheten beslutar efter samråd med myndigheten vilka

åtgärder som skall vidtas.

RA-FS 2006:1

11

Åtgärder vid särskilda händelser

6 §

Om arkivlokalen eller intilliggande utrymmen utsätts för vatten-

läckage, brand, kemikalier, angrepp av skadedjur, sabotage eller annan

händelse som medför att handlingarna skadas eller riskerar att skadas på

längre sikt, skall myndigheten snarast anmäla händelsen till arkivmyn-

digheten för beslut om vilka åtgärder som skall vidtas.

9 kap. Överlämnande

Överenskommelse om överlämnande

1 §

En myndighet kan enligt 9 § arkivlagen (1990:782) efter överens-

kommelse överlämna arkivmaterial till arkivmyndigheten.

2 §

Myndigheten skall kontakta arkivmyndigheten i så god tid före

överlämnandet att arkivmyndigheten ges tillfälle att inspektera de hand-

lingar som skall överlämnas.

Krav i samband med överlämnandet

3 §

Arkiv som överlämnas till arkivmyndigheten skall, i enlighet med

17 § första stycket arkivförordningen (1991:446), vara förtecknade och

handlingar för vilka gallringsfristen har löpt ut skall vara gallrade.

4 §

Vid överlämnandet skall dokumentation som har upprättats i enlig-

het med denna författning, och som behövs för arkivmyndighetens fort-

satta förvaring och vård, medfölja leveransen.

5 §

Vid leverans till arkivmyndighet gäller bestämmelserna om trans-

port i 6 kap. 8 och 11 §§.

Kostnader

6 §

Vid övertagande av arkivmaterial skall arkivmyndigheten, i enlig-

het med 17 § andra stycket arkivförordningen (1991:446), träffa överens-

kommelse med myndigheten om ersättning för kostnader hos arkivmyn-

digheten för att bevara, vårda och tillhandahålla handlingarna. Myndig-

heten skall även betala engångskostnader i samband med leverans.

Allmänna råd. Om myndigheten inte har efterlevt kraven i Riksarkivets föreskrif-

ter kan detta leda till särskilda kostnader.

1. Denna författning träder i kraft den 1 juli 2006. Föreskrifterna gäller

för handlingar som kommer in till och upprättas hos myndigheten från

RA-FS 2006:1

12

och med detta datum. Föreskrifterna får tillämpas för äldre handlingar.

Skrivmateriel och förvaringsmedel som har upphandlats innan denna

författning träder ikraft får dock tas i bruk till och med den 31 juli 2007.

2. Genom föreskrifterna upphävs Riksarkivets föreskrifter och allmänna

råd (RA-FS 1991:2) om framställning och hantering av pappershandling-

ar.

TOMAS LIDMAN

Britt-Marie Östholm

08-tryck, Bromma 2006