RA-FS 2006:3

Riksarkivets författningssamling

ISSN 0283-2941

Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om

handlingar på ritfilm och reprografisk film;

beslutade den 19 april 2006.

Riksarkivet beslutar med stöd av 2 och 11 §§arkivförordningen (1991:446),

följande föreskrifter och allmänna råd om framställning, hantering, för-

varing, vård och överlämnande av handlingar på ritfilm och reprografisk

film.

1 kap. Omfattning och tillämpning

Omfattning

1 §

Denna författning omfattar handlingar på ritfilm och reprografisk

film, t.ex. kartor eller ritningar, framställda med tusch, skrivare och ko-

piatorer.

2 §

I författningen finns bestämmelser om omfattning och tillämpning

(1 kap.), definitioner (2 kap.), tillämpning i vissa fall (3 kap.), dokumen-

tation (4 kap.), framställning (5 kap.), hantering och förvaring (6 kap.),

förvaringsmedel för långtidslagring (7 kap.), vård (8 kap.) och överläm-

nande (9 kap.).

3 §

Författningen specificerar bestämmelser i Riksarkivets föreskrifter

och allmänna råd (RA-FS 1991:1¹) om arkiv hos statliga myndigheter,

med avseende på ritfilm och reprografisk film.

4 §

Vilka tekniska krav som gäller för handlingar på ritfilm och rep-

rografisk film framgår av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd

(RA-FS 2006:4) om tekniska krav och certifiering.

Tillämpningsområde

5 §

Författningen gäller för statliga myndigheter med undantag för riks-

dagens myndigheter, regeringen, Regeringskansliet och utrikesrepresen-

tationen.

Med statliga myndigheter jämställs i denna författning sådana organ

som avses i 1 kap. 8 § andra stycket, första meningen sekretesslagen

RA-FS 2006:3

Utkom från trycket

den 1 juni 2006

1. Ändrad RA-FS 1997:4.

1

RA-FS 2006:3

2

(1980:100) när det gäller allmänna handlingar i den verksamhet som av-

ses i bilagan i sekretesslagen.

6 §

Författningen skall även tillämpas av

– sådana enskilda organ hos vilka allmänna handlingar förvaras med

stöd av lagen (1994:1383) om överlämnande av allmänna handlingar

till andra organ än myndigheter för förvaring, och

– Svenska kyrkan och dess organisatoriska delar vid förvaring av all-

männa handlingar med stöd av lagen (1999:288) om överlämnande av

allmänna handlingar till Svenska kyrkan eller någon av dess organisa-

toriska delar för förvaring m.m.

2 kap. Definitioner

1 §

I denna författning avses med

aktomslag

förvaringsmedel, bestående av papper, kar-

tong eller papp, avsett att omsluta och av-

skilja handlingar,

arkivbox

förvaringsmedel, bestående av kartong el-

ler papp, i form av box med flik, lock eller

annan tillslutningsanordning, avsett att ge

skydd åt handlingar,

beständig

egenskapen hos en handling att under lång

tid kunna bevaras utan informationsförlust,

förvaringsmedel

hjälpmedel avsett att ge skydd åt handlingar

vid hantering och förvaring, t.ex. aktomslag,

arkivbox och ritningsportfölj,

gallra

förstöra allmänna handlingar eller uppgifter

i allmänna handlingar, eller vidta andra åt-

gärder med handlingarna som medför

– förlust av betydelsebärande data,

– förlust av möjliga sammanställningar,

– förlust av sökmöjligheter, eller

– förlust av möjligheter att bedöma hand-

lingarnas autenticitet,

gallringsfrist

den tid som skall förflyta innan handlingar

får gallras, räknat från en bestämd tidpunkt,

t.ex. när ärendet till vilket handlingarna hör

har slutbehandlats, dom har avkunnats eller

beslut expedierats,

myndighet

sådana myndigheter och organ som avses i

1 kap. 5 – 6 §§ denna författning,

reprografisk film

film av polyester belagd med ett fotografiskt

skikt bestående av en emulsion innehållande

RA-FS 2006:3

3

ljuskänsligt silversalt, och som kan vara för-

sedd med ritskikt där skriften kan anbringas

med tusch, kopiator eller skrivare,

ritfilm

film av polyester, som på en eller båda sidor

är försedd med ritskikt där skriften kan an-

bringas med tusch, kopiator eller skrivare,

ritningsportfölj

förvaringsmedel, bestående av kartong eller

papp med förstärkningar och tillslutningsan-

ordningar, avsett att ge skydd åt handlingar

av större format,

skrivmedel

material eller utrustning avsedd för fram-

ställning av tecken, bilder och liknande på

papper, t.ex. pennor, tusch, stämpelfärger,

tryckfärger, skrivare, kopiatorer och faxar.

3 kap. Tillämpning i särskilda fall

1 §

Handlingar som gallras är undantagna från bestämmelserna i denna

författning.

Allmänna råd. Bestämmelserna i författningen bör tillämpas i den utsträckning

som krävs för att handlingarna skall kunna läsas och kopieras fram till gallringstid-

punkten. Hänsyn bör därvid tas till gallringsfristens längd och den hantering som

handlingarna kommer att utsättas för under bevarandetiden.

2 §

För handlingar som inkommer till myndigheten i form av ritfilm el-

ler reprografisk film gäller denna författning med undantag från bestäm-

melserna i 5 kap.

3 §

Handlingar som kommer att utsättas för återkommande hantering

och användning skall framställas i två exemplar. Exemplar nummer två

får utgöras av mikrofilm eller upptagning för automatiserad behandling.

4 kap. Dokumentation

1 §

Myndigheten skall dokumentera de uppgifter som behövs för hand-

lingarnas hantering, förvaring och vård.

Allmänna råd. Av dokumentationen bör framgå om det finns handlingar som be-

höver kopieras, transporteras eller i övrigt hanteras med särskild aktsamhet, t.ex.

på grund av fysiskt skick eller avvikande format. Se även bestämmelser om doku-

mentation av skador och åtgärder i 8 kap. 1 §.

Uppgifterna bör ingå i arkivredovisningen eller instrument som knyts till denna.

RA-FS 2006:3

4

5 kap. Framställning

Ritfilm, reprografisk film och skrivmedel

1 §

Vid framställning av handlingar skall myndigheten använda ritfilm

eller reprografisk film som uppfyller de tekniska krav som anges i 6 kap.

Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2006:4) om tekniska

krav och certifiering.

2 §

Myndigheten skall vid framställning av handlingar använda skriv-

medel som uppfyller de tekniska krav som anges i 6 kap. Riksarkivets fö-

reskrifter och allmänna råd (RA-FS 2006:4) om tekniska krav och certi-

fiering.

Det skrivmedel som används skall vara avsett för skriftframställning på

den aktuella filmen.

Skadligt material

4 §

Material som kan skada handlingarna får inte användas vid fram-

ställning, ändring eller märkning av handlingarna.

Etiketter och symboler som är självhäftande får inte fästas på hand-

lingarna.

Korrigeringsvätska eller korrigeringstejp får inte användas på hand-

lingarna.

Självhäftande, flyttbara noteringsblad får inte användas för anteck-

ningar som skall bevaras.

Utformning

3 §

Handlingarna skall utformas så att läsning, kopiering, skanning och

mikrofilmning underlättas.

6 kap. Hantering och förvaring

Varsam hantering

1 §

Handlingar på ritfilm och reprografisk film skall hanteras med var-

samhet.

Allmänna råd. Vid hantering av reprografisk film bör luddfria bomullsvantar, ny-

lonvantar eller talkfria plasthandskar användas.

Vid kopiering av handlingar på ritfilm och reprografisk film bör automatisk do-

kumentmatning undvikas, då handlingarna riskerar att skadas i dokumentmataren.

2 §

Understrykning, överstrykning eller andra markeringar, får inte gö-

ras i handlingarna. Bestämmelsen avser inte behöriga åtgärder.

RA-FS 2006:3

5

Allmänna råd. Med överstrykning avses även användning av överstrykningspen-

nor.

Med behöriga åtgärder avses t.ex. påförande av tjänsteanteckning, ändring av

beslut eller rättning av förbiseendefel. Som behöriga åtgärder räknas även sidnum-

rering eller annan märkning som görs för att hålla samman handlingarna.

3 §

Självhäftande, flyttbara noteringsblad får inte fästas på skrift eller

annan informationsbärande yta.

Om självhäftande, flyttbara noteringsblad används skall dessa avlägs-

nas senast när ett ärende eller annat arbete har avslutats.

Förvaringsmedel för kortare tids förvaring

4 §

Handlingarna skall så snart som möjligt ges en skyddad förvaring.

Handlingarna får inte hålslås och förvaras i pärmar.

Allmänna råd. Förvaring i hängmappar bör undvikas.

Om plastfickor eller plastmappar används för tillfällig förvaring, bör de vara av

sådant material och utförande som rekommenderas i 6 kap. Riksarkivets föreskrif-

ter och allmänna råd (RA-FS 2006:4) om tekniska krav och certifiering.

Skadliga föremål

5 §

Föremål som kan skada handlingarna skall avlägsnas senast när

handlingarna placeras i förvaringsmedel som är avsett för långtidsförva-

ring.

Allmänna råd. Anordningar som kan skada handlingarna vid hantering, kopiering

och förvaring eller som är utrymmeskrävande, bör avlägsnas redan i samband med

att ett ärende eller annat arbete avslutas. Åtgärder bör samtidigt vidtas för att hålla

samman handlingarna på annat sätt, t.ex. genom särskiljande aktomslag.

Exempel på föremål som kan skada handlingarna vid hantering, kopiering och

förvaring är plastfickor och gummisnoddar, samt anordningar i plast och metall

som används för att hålla samman handlingarna, såsom gem, häftklamrar, spikar,

nitar, skruvar och bindare (gafflar). Föremål av metall riskerar att ge rostfläckar

och frätskador på handlingarna, vilket kan leda till informationsförlust. Anord-

ningar av plast eller metall är inte beständiga. Deras sammanhållande funktion är

således begränsad i tiden.

6 §

Handlingar som består av material som kan skada ritfilm eller den

reprografiska filmen skall förvaras separat. Handlingarna skall i sådana

fall märkas och registreras så att sambanden med övriga handlingar kan

upprätthållas.

Handlingar som är framställda så att informationen uppenbart riskerar

att gå förlorad skall kopieras till annat underlag.

RA-FS 2006:3

6

Vikning och rullning

7 §

Vikning av handlingarna skall undvikas, då skriften och filmen kan

skadas.

Handlingar som är vikta när de inkommer till myndigheten får förvaras

vikta även i fortsättningen.

Allmänna råd. Vid kopiering, mikrofilmning eller skanning kan en vikning miss-

tolkas som en markering (linje) på handlingen.

Det bör beaktas att utplaning av vikta handlingar genom motvikning, kan skada

handlingarna. För vikta handlingar som förväntas bli utsatta för upprepad använd-

ning, kan en utplaning med efterföljande plan förvaring ändå vara att föredra då

uppkomna skador förvärras för varje vikning.

8 §

Vid transport får handlingar av format A0 eller större tillfälligt för-

varas rullade. Handlingarna skall vara lindade utanpå rulle och skyddade

av ett yttre omslag.

Allmänna råd. Rulle som används för transport bör uppfylla kraven i 6 kap. Riks-

arkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2006:4) om tekniska krav och certi-

fiering. Rullen bör ha en längd som gör att den skjuter utanför handlingarna efter

rullning.

9 §

Om myndigheten återkommande framställer eller tar emot hand-

lingar av format som kräver separat hantering och förvaring skall särskil-

da rutiner utarbetas för detta ändamål.

Förvaring utanför myndigheten

10 §

Vid utlån för tjänsteändamål, tjänsteförrättning eller annan tillfällig

förvaring utanför myndigheten skall handlingarna hanteras och förvaras

så att de inte skadas eller riskerar att utsättas för tillgrepp eller obehörig

åtkomst.

Allmänna råd. För utlån och tjänsteförrättningar bör kopior av handlingarna an-

vändas, om det är möjligt att kopiera handlingarna med hänsyn till deras format,

mängd och fysiska skick.

Om handlingar medtas vid tjänsteförrättning, bör de förvaras i en mapp som

skyddar handlingarna mot väta och smuts och som är tillräckligt styv för att ge

skydd mot deformering och andra skador.

Transporter

11 §

Säkerhetsnivån vid transport skall vara sådan att handlingarna skyd-

das mot skingring, tillgrepp och obehörig åtkomst. Handlingarna skall

förvaras i låsta utrymmen när de inte övervakas av den som ansvarar för

transporten.

Under transport skall handlingarna förvaras så att de är skyddade mot

smuts, stötar, fukt och annan skadlig påverkan. Även handlingar som för-

RA-FS 2006:3

7

varas i mappar, pärmar, arkivboxar skall ges ett yttre skydd under trans-

port.

Placering i arkivlokal

12 §

Handlingarna skall efter avslutad handläggning flyttas till ett

förvaringsutrymme som uppfyller kraven i Riksarkivets föreskrifter och

allmänna råd (RA-FS 1994:6²) om planering, utförande och drift av ar-

kivlokaler.

7 kap. Förvaringsmedel för långtidslagring

Aktomslag

1 §

Handlingar på ritfilm och reprografisk film skall placeras i aktom-

slag innan de läggs i arkivbox, ritningskåp eller ritningsportfölj.

Aktomslag skall uppfylla de tekniska krav som anges i 6 kap. Riksarki-

vets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2006:4) om tekniska krav och

certifiering.

Aktomslagets format och styvhet skall anpassas till handlingarnas for-

mat och mängd.

Allmänna råd. Vid bestämning av hur många handlingar som skall förvaras i sam-

ma aktomslag bör beaktas att handlingarnas format och ytvikt är av betydelse för

hanterbarheten.

Ett aktomslag bör alltid placeras så att handlingarna inte kommer i direkt kon-

takt med arkivboxen. Om en arkivbox i sin helhet uppfyller kraven på åldringsbe-

ständighet behöver ett sådant aktomslag inte användas.

Stående och liggande förvaring

2 §

Handlingar av format A3 och mindre skall förvaras i en arkivbox

som uppfyller de tekniska krav som anges i 6 kap. Riksarkivets föreskrif-

ter och allmänna råd (RA-FS 2006:4) om tekniska krav och certifiering.

Handlingarna får även förvaras liggande i aktomslag i ritningsskåp.

3 §

Handlingar av format större än A3 skall förvaras liggande i rit-

ningsskåp, eller i ritningsportfölj som förvaras liggande i skåp eller på

hylla.

Ritningsportföljer skall uppfylla de tekniska krav som anges i 6 kap.

Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2006:4) om tekniska

krav och certifiering.

Antalet aktomslag eller ritningsportföljer i varje låda eller hylla skall

vara sådant att handlingar och förvaringsmedel inte skadas vid förvaring

och hantering.

2. Ändrad RA-FS 1997:3.

RA-FS 2006:3

8

Hängande förvaring

4 §

Vid förvaring i ritningsskåp för hängande förvaring skall upphäng-

ningsanordningen vara sådan att den inte skadar handlingarna.

Upphängningsanordningen skall kunna avlägsnas utan att skador upp-

står.

Rullar

5 §

Rulle som används som förvaringsmedel för långtidsförvaring skall

uppfylla kraven i 6 kap. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd

(RA-FS 2006:4) om tekniska krav och certifiering. Rullen skall ha en

längd som gör att den skjuter utanför handlingarna efter rullning.

Handlingarna skall förvaras utanpå rullen, med den informationsbä-

rande sidan vänd inåt. Ett inre aktomslag skall lindas runt rullen för att

skydda handlingarna mot skadliga ämnen. Ett yttre aktomslag skall lin-

das runt handlingarna på rullen. Det yttre aktomslaget skall hållas på

plats med bomullsband. Om rullen i sin helhet uppfyller kraven för åld-

ringsbeständighet behövs inte något inre aktomslag.

Allmänna råd. Vid bestämning av hur många handlingar som skall förvaras på

samma rulle bör beaktas att formatet är av betydelse för handlingarnas hanterbarhet.

Märkning av förvaringsmedel

6 §

Märkning av aktomslag skall ske genom direkt påskrift, stämpling

eller förtryckning.

Allmänna råd. Med direkt påskrift avses t.ex. skrift som framställs med penna,

skrivare eller kopiator. Skrivmedel som används skall uppfylla kraven i 6 kap.

Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2006:4) om tekniska krav och

certifiering.

7 §

Arkivboxar och ritningsportföljer skall märkas genom etikettering

eller direkt påskrift.

Papper, skrivmedel, lim och självhäftande etiketter som används för

märkning skall uppfylla de tekniska krav som anges i 6 kap. Riksarkivets

föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2006:4) om tekniska krav och cer-

tifiering.

Allmänna råd. Vid användning av självhäftande etiketter, bör märkning även ske

med beständig skrift utanpå eller inuti förvaringsmedlet, eller genom att en pap-

perskopia av etiketten placeras i förvaringsmedlet.

8 §

Märkning skall omfatta myndighetens namn och en unik identitet

som kan knytas till arkivredovisningen.

RA-FS 2006:3

9

8 kap. Vård

Kontroll av det fysiska skicket

1 §

Myndigheten skall regelbundet kontrollera ritfilmens, den repro-

grafiska filmen och förvaringsmedlens fysiska skick.

Skador som är av betydelse från bevarandesynpunkt samt eventuella åt-

gärder skall dokumenteras. Se allmänna dokumentationskrav i 4 kap.1 §.

Vid omfattande skador på handlingar skall arkivmyndigheten kontak-

tas för råd om vilka åtgärder som skall vidtas.

Åtgärder vid skador

2 §

Förvaringsmedel som är skadade, så att de inte längre ger handling-

arna avsett skydd, skall bytas ut.

3 §

Om det har uppkommit en reva på en handling, och det finns risk

för informationsförlust vid den fortsatta hanteringen, skall handlingen

skyddas genom placering i eget aktomslag.

Tejp får inte användas för lagning.

Allmänna råd. En brukskopia av den trasiga handlingen bör placeras i anslutning

till handlingen.

Åtgärder vid slitage

4 §

Om en viss mängd handlingar har försatts i dåligt skick på grund av

hög användningsfrekvens eller annan orsak skall arkivmyndigheten kon-

taktas. Arkivmyndigheten beslutar efter samråd med myndigheten vilka

åtgärder som skall vidtas.

Åtgärder vid särskilda händelser

5 §

Om arkivlokalen eller intilliggande utrymmen utsätts för vatten-

läckage, brand, kemikalier, angrepp av skadedjur, sabotage eller andra

händelser som medför att handlingarna skadas eller riskerar att skadas på

länge sikt, skall myndigheten snarast anmäla händelsen till arkivmyndig-

heten för beslut om vilka åtgärder som skall vidtas.

9 kap. Överlämnande

Överenskommelse om överlämnande

1 §

En myndighet kan enligt 9 § arkivlagen (1990:782) efter överens-

kommelse överlämna arkivmaterial till arkivmyndigheten.

RA-FS 2006:3

10

2 §

Myndigheten skall kontakta arkivmyndigheten i så god tid före

överlämnandet att arkivmyndigheten ges tillfälle att inspektera de hand-

lingar som skall överlämnas.

Krav i samband med överlämnandet

3 §

Arkiv som överlämnas till arkivmyndigheten skall, i enlighet med

17 § första stycket arkivförordningen (1991:446), vara förtecknade och

handlingar för vilka gallringsfristen har löpt ut skall vara gallrade.

4 §

Vid överlämnandet skall dokumentation som har upprättats i enlig-

het med denna författning, och som behövs för arkivmyndighetens fort-

satta förvaring och vård, medfölja leveransen.

5 §

Om handlingarna har framställts i två exemplar, i enlighet med

3 kap. 3 §, skall bägge exemplaren överlämnas samtidigt till arkivmyn-

digheten.

6 §

Vid leverans till arkivmyndighet gäller bestämmelserna om trans-

port i 6 kap. 8 och 11 §§.

Kostnader

7 §

Vid övertagande av arkivmaterial skall arkivmyndigheten, i enlig-

het med 17 § andra stycket arkivförordningen (1991:446) träffa överens-

kommelse med myndigheten om ersättning för kostnader hos arkivmyn-

digheten för att bevara, vårda och tillhandahålla handlingarna. Myndig-

heten skall även betala engångskostnader i samband med leverans.

Allmänna råd. Om myndigheten inte har efterlevt kraven i Riksarkivets föreskrif-

ter kan detta leda till särskilda kostnader.

1. Denna författning träder i kraft den 1 juli 2006.

Föreskrifterna gäller för handlingar som kommer in till och upprättas

hos myndigheten från och med detta datum. Föreskrifterna får tillämpas

för äldre handlingar.

Skrivmateriel och förvaringsmedel som har upphandlats innan denna

författning träder ikraft får dock tas i bruk till och med den 31 juli 2007.

2. Genom föreskrifterna upphävs Riksarkivets föreskrifter och allmänna

råd (RA-FS 1986:3) angående framställning och hantering av kartor och

ritningar som skall bevaras.

TOMAS LIDMAN

Britt-Marie Östholm

08-tryck, Bromma 2006