RA-FS 2006:5

1

Riksarkivets författningssamling

ISSN 0283-2941

Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd

om gallring av handlingar tillkomna inom löne-

och personaladministrativ verksamhet;

beslutade den 16 augusti 2006.

Riksarkivet beslutar med stöd av 12 § första stycket arkivförordningen

(1991:446) följande föreskrifter och allmänna råd om gallring av hand-

lingar tillkomna inom löne- och personaladministrativ verksamhet.

Omfattning

1 §

Denna författning omfattar handlingar inom det löne- och personal-

administrativa området. I de fall Riksarkivet har utfärdat föreskrifter om

löne- och personaladministrativa handlingar speciellt för en eller flera

myndigheter (myndighetsspecifika föreskrifter) gäller de föreskrifterna

före denna författning.

2 §

Handlingar inom det löne- och personaladministrativa området som

bedöms vara av tillfällig eller ringa betydelse, t.ex. kopior där huvudex-

emplaret förvaras vid myndigheten, kan gallras med stöd av Riksarkivets

föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:6¹) om gallring av handlingar

av tillfällig eller ringa betydelse.

Tillämpningsområde

3 §

Författningen gäller för

– statliga myndigheter med undantag för riksdagens myndigheter, rege-

ringen, Regeringskansliet och utrikesrepresentationen och

– sådana organ som avses i 1 kap. 8 § andra stycket, första meningen

sekretesslagen (1980:100), till den del handlingarna härrör från den

verksamhet som avses i bilagan till sekretesslagen.

RA-FS 2006:5

Utkom från trycket

den 11 september 2006

1. Ändrade RA-FS 1997:6.

RA-FS 2006:5

2

Bevarande

4 §

Handlingar som inte gallras i enlighet med denna författning skall

bevaras i ursprungligt skick, med det innehåll och den form som de hade

när de inkom till eller upprättades hos myndigheten.

Bestämmelser om hur handlingar skall framställas, hanteras och vårdas

finns i Riksarkivets mediespecifika och tekniska föreskrifter.

Allmänna råd. För att upptagningar för automatiserad behandling skall betraktas

som bevarade i ursprungligt skick, skall de kunna presenteras upprepat över tiden

i elektronisk form.

Gallring

5 §

Handlingar som redovisas i bilaga 1 till denna författning får gall-

ras med de gallringsfrister som anges, under förutsättning att handlingar-

na inte bedöms ha betydelse för

– pensionsutredningar,

– utfärdande av betyg/intyg,

– styrkande av fordringar eller andra rättigheter/skyldigheter,

– föreskriven bearbetning, redovisning, kontroll eller revision,

– statistikframställan eller utredningar i verksamheten samt forsknings-

ändamål.

Allmänna råd. Myndigheten bör pröva behovet av förlängda gallringsfrister för

vissa typer av handlingar. Särkilt bör uppmärksammas handlingar som kan ha

betydelse i en kommande pensionsutredning. Ett exempel är handlingar för per-

soner med en anställning som understiger 20 %, där pensionsavtalet PA91 till-

lämpats, vilket innebar att rapporteringskrav till matrikelsystemet MAREG inte

fanns. Fr.o.m. det att pensionsavtalet PA03 infördes finns ett rapporteringskrav

till MAREG, där all tid skall rapporteras oavsett tjänstgöringsgrad och anställ-

ningsform.

Överföring till annat medium

6 §

Handlingar som får gallras i enlighet med bilaga 1 till denna författ-

ning får överföras och konverteras till annat medium under bevarande-

tiden. Riksarkivets mediespecifika och tekniska föreskrifter skall följas.

Efter överföring får de ursprungliga handlingarna gallras med gallrings-

frist som myndigheten själv fastställer.

Dokumentation

7 §

Myndigheten skall dokumentera tillämpningen av denna författning.

Allmänna råd beträffande personaladministration finns i bilaga 2 till den-

na författning.

RA-FS 2006:5

3

1. Denna författning träder i kraft den 1 oktober 2006. Föreskrifterna skall

tillämpas för löne- och personaladministrativa handlingar som kommer

in till eller upprättas hos myndigheten från och med den 1 januari 2007.

Föreskrifterna får tillämpas för äldre handlingar.

2. Genom föreskrifterna upphävs Riksarkivets föreskrifter och allmänna

råd (RA-FS 1996:4) om bevarande respektive gallring av handlingar till-

komna genom lokal löne- och personaladministrativ verksamhet hos stat-

liga myndigheter.

TOMAS LIDMAN

Agneta Mann

RA-FS 2006:5

4

Bilaga 1

Handlingar som får gallras enligt 6 §.

Kommentarer till bilagan:

För att underlätta tillämpningen av föreskrifterna samt för att styra arkiv-

bildningen på området redovisas även vissa handlingar som skall beva-

ras.

I anmärkningskolumnen hänvisas till förvaring i personaldossier i vid

mening, även om sekretessbelagda handlingar eventuellt förvaras på an-

nat sätt, t.ex. i personalsociala dossierer.

Handlingar

Bevarande/gallring

Anmärkningar

LÖNEADMINISTRATION

– Lönegrundande underlag

Ledighetsansökningar som semester,

föräldraledighet och tjänstledighet

2 år. Ansökningar om tjänstledighet

över sex månader skall under vissa

förutsättningar bevaras.

Allmänna råd. Se under rubriken Per-

sonaladministration, Anställning.

Övertids-/mertidsuppgifter

2 år

Allmänna råd. Både inarbetad över-

tid/mertid och uttag av kompensa-

tionsledighet.

Skatteuppgifter

2 år

Allmänna råd. Jämkningsbeslut, be-

gäran om höjning av skatteavdrag m.m.

Utmätningsbeslut

2 år

Allmänna råd. Beslut om utmätning

av lön.

Arvodesuppgifter

10 år

Allmänna råd. Ersättningar som beta-

las via lönesystemet.

Underlag för manuellt utbetald lön

10 år

Reseräkningar med bilagor

10 år

Allmänna råd. Genomförda resor

samt utlägg i samband med resor.

Sjukförsäkran

10 år. Får gallras med 2 års gallrings-

frist under förutsättning att sjukperio-

den framgår av handlingar som för

varje anställd redovisar uppgifter om

när- och frånvaro under kalenderåret

eller motsvarande handlingar som

bevaras.

Läkarintyg

10 år

Allmänna råd. Läkarintyg för kortare

sjukfrånvaro som behålls i original

vid myndigheten.

Kopior av läkarintyg

2 år. Av praktiska eller andra skäl

kan behov finnas av att förlänga gall-

ringsfristen till 10 år.

Allmänna råd. Längre tids sjukfrån-

varo där läkarintyget i original över-

sänts till Försäkringskassan.

5

Kvitton rörande läkarvårds- och läke-

medelsersättningar

10 år

Aviseringar om adressändring

Vid inaktualitet

Aviseringar och övriga handlingar

rörande namnändring

Bevaras

Allmänna råd. Se även under rubri-

ken Personaladministration, Anställ-

ning.

Övriga underlag

2 år

Allmänna råd. T.ex. underlag till tid-

redovisnings-/flextidssystem.

LÖNEADMINISTRATION

– Sammanställningar och avstäm-

ningar av lönehändelser

Loggsammanställningar

10 år

Allmänna råd. Redovisar samtliga

genomförda transaktioner, inklusive

eventuella ändringar, vem som regi-

strerat och vid vilken tidpunkt.

Sammanställningar över lönearter

Bevaras

Allmänna råd. Kodbeskrivning till

lönearterna i ett digitalt lönesystem.

Benämns även löneartsförteckningar.

Lönesammanställningar/lönespeci-

fikationer

Bevaras

Allmänna råd. Benämns även löne-

listor.

Sammanställningar över beräkning

av retroaktiva löner

2 år. Får dock gallras vid inaktualitet

om uppgifterna framgår av lönesam-

manställningar/lönespecifikationer.

Avstämningar av ringa eller tillfällig

betydelse för kontroll av transak-

tionsinformation

2 månader

Allmänna råd. Integrationer med ex-

terna intressenter för periodvisa rap-

porteringar, t.ex. Försäkringskassan

avseende information om sjukdom de

första 14 dagarna, Statistiska central-

byrån avseende lönestatistik, Statens

pensionsverk avseende nödvändig

information för kommande pensions-

utbetalningar från system MAREG,

Arbetsgivarverket avseende lönesta-

tistik.

Avstämningar av betydelse för kon-

troll av transaktionsinformation

Bevaras

Allmänna råd. Utbetalningsunderlag

för t.ex. KÅPAN, preliminär skatt,

arbetsgivaravgifter men också för lö-

neavdrag, t.ex. utmätningar och olika

intresseavdrag.

Uppgifter för skatteredovisning

10 år

Allmänna råd. Uppgifter som redo-

visar preliminär skatt, kontrollupp-

gifter, uppbördsspecifikationer m.m.

Uppgifter som visar avvikelser

i samband med löneberäkningar

2 år

Allmänna råd. Benämns även signal-

listor.

RA-FS 2006:5

6

Sammanställningar för avisering om

olika personal- eller lönehändelser

Vid inaktualitet

Allmänna råd. T.ex. pensionsavgång-

ar eller slutdatum för tillfälligt an-

ställda.

Uppgifter som för varje anställd

redovisar när- och frånvaro under

kalenderåret

Bevaras. Motsvarande månatliga

uppgifter får gallras vid inaktualitet.

Allmänna råd. Redovisar även upp-

gifter om anledningen till frånvaro,

tjänstebenämning, anställningsform,

fast lön och årsarbetstid. Benämns

även årsjournaler/kalendarier/tjänst-

göringsjournaler, år.

Övertids-/mertidsrapporter

2 år

Övriga sammanställningar och av-

stämningar av lönehändelser

Vid inaktualitet

PERSONALADMINISTRATION

– Anställning

Tjänstledighetsansökningar över sex

månader

Får gallras med 2 års gallringsfrist

under förutsättning att uppgifter om

tiden och orsaken till tjänstledigheten

framgår av handlingar som för varje

anställd redovisar uppgifter om när-

och frånvaro under kalenderåret eller

motsvarande handlingar som bevaras.

Allmänna råd. Tjänstledighetsansök-

ningar som skall bevaras ingår van-

ligtvis i personaldossier.

Tjänstgöringsintyg utfärdade vid

myndigheten

Vid inaktualitet. Samma förutsätt-

ningar gäller som för tjänstledighets-

ansökningar över sex månader.

Allmänna råd. Tjänstgöringsintyg

som innehåller värdeomdömen skall

bevaras. Ingår vanligtvis i personal-

dossier.

PERSONALADMINISTRATION

– Personalsocialt

Anmälningar av sjukdomsfall som

fortsätter efter sjuklöneperiodens slut

10 år

Beslut från Försäkringskassan om

ersättning från första sjukdagen till

arbetstagare med omfattande kort-

tidsfrånvaro

10 år

Allmänna råd. Högriskskydd/särskilt

högriskskydd.

Ansökningar om ersättning för kost-

nader för arbetstagare med omfattan-

de korttidsfrånvaro

10 år

RA-FS 2006:5

7

Handlingar

Bevarande/gallring

Anmärkningar

PERSONALADMINISTRATION

– Övergripande

Personalförteckningar, organisations-

planer

Bevaras

I en myndighetsorganisation med lokala

eller regionala enheter, där bokslutet upp-

rättas gemensamt är det tillräckligt om

bevarandet sker hos den centrala myndig-

heten.

Befattningsbeskrivningar

Bevaras

Kan även benämnas anställningsprofil,

kompetensprofil, befattningsklassifi-

cering.

Handlingar rörande löneförhandlingar

Bevaras

T.ex. avtal, förhandlingsprotokoll, listor

över anställda och övriga handlingar av

betydelse.

Personalpolicyhandlingar

Bevaras

Personalekonomiska sammanställningar

Bevaras

Jämställdhetsplaner

Bevaras

Viktigare handlingar rörande kompetens-

satsningar på personalen

Bevaras

Vid bedömning av handlingarnas betydel-

se hänvisas till de kriterier för bevarande

som omnämns i 5 §.

Handlingar med sammanställningar som

rör arbetsskador, tillbud, olyckor vid

arbetsplatsen

Bevaras

Handlingar rörande arbetsmiljöfrågor

Bevaras

Handlingar rörande förebyggande hälso-

vård (friskvårdssatsningar etc.)

Bevaras

Hälsobokslut

Bevaras

Resultat av friskvårdssatsningar etc.

Utredningar rörande arbetssociala och

psykosociala frågor på gruppnivå

Bevaras

Bilaga 2

Allmänna råd beträffande personaladministration

Huvudregeln är att en statlig myndighet bara får avhända sig allmänna

handlingar med stöd av lag eller föreskrift som meddelas av regeringen

eller den myndighet regeringen bestämmer, 12 § arkivlagen (1990:782).

Inom området personaladministration skall flertalet handlingar bevaras,

då det inte finns några bestämmelser om gallring.

RA-FS 2006:5

8

PERSONALADMINISTRATION

– Anställning

Anställningsavtal/-bevis eller motsvarande

Bevaras

Ingår vanligtvis i personaldossier.

Tjänstgöringsbetyg utfärdade vid myn-

digheten

Bevaras

Ingår vanligtvis i personaldossier.

Viktigare handlingar rörande anställds

personalutbildningar och annan kompe-

tensutveckling/förnyelse

Bevaras

Vid bedömning av handlingarnas bety-

delse hänvisas till de kriterier för bevaran-

de som omnämns i 5 §. Ingår vanligtvis

i personaldossier.

Aviseringar och övriga handlingar röran-

de namnändring

Bevaras

Avisering om namnändring, utdrag ur

folkbokföringen m.m. Ingår vanligtvis

i personaldossier.

Ansökningar om entledigande

Bevaras

Ingår vanligtvis i personaldossier.

PERSONALADMINISTRATION

– Personalsocialt

Handlingar rörande avsked, uppsägningar,

omplaceringar

Bevaras

Ingår vanligtvis i personaldossier.

Utredningar rörande arbetssociala och

psykosociala frågor på individnivå

Bevaras

Ingår vanligtvis i personaldossier.

Handlingar rörande arbetsskador

Bevaras

Anmälan, beslut och övriga handlingar

som haft betydelse i ärendet. Ingår van-

ligtvis i personaldossier.

Handlingar rörande rehabiliteringsutred-

ningar

Bevaras

Utredningar med eventuella underlag.

Ingår vanligtvis i personaldossier.

Ansökningar om bidrag till arbetshjälp-

medel

Bevaras

Ingår vanligtvis i personaldossier.

PERSONALADMINISTRATION

– Pension

Handlingar i samband med pensions-

utredning

Bevaras

Ansökan om entledigande, beslut om

pension, deltidspension, anstånd med

pensionsavgång, utdrag från tjänstgörings-

matrikel (MAREG vid SPV). Ingår van-

ligtvis i personaldossier.