RA-FS 2013:3

1

Riksarkivets författningssamling

ISSN 0283-2941

Ansvarig utgivare: Efwa Westre Stövander

Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkiv

hos kommittéer under regeringen;

beslutade den 25 mars 2013.

Riksarkivet beslutar med stöd av 11 § och 12 § första stycket arkivförord-

ningen (1991:446) följande föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos kom-

mittéer under regeringen.

Tillämpning

1 §

Dessa föreskrifter gäller för sådana kommittéer som avses i 1 § kom-

mittéförordningen (1998:1474) om inget annat anges.

Omfattning

2 §

Kommitténs arkiv omfattar till kommittén inkomna eller upprättade

handlingar.

Allmänna råd: Om det är av betydelse för förståelsen av kommitténs verksam-

het, allmänhetens insyn eller framtida forskning kan kommittén, förutom all-

männa handlingar, även arkivera sådana minnesanteckningar, utkast och kon-

cept som avses i 2 kap. 9 § tryckfrihetsförordningen (1949:105).

Definitioner

3 §

I dessa föreskrifter avses med

förvaringsenhet

en mängd handlingar som avgränsas genom sitt förvar,

gallra

att förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmän-

na handlingar, eller att vidta andra åtgärder med hand-

lingarna som medför

– förlust av betydelsebärande data,

– förlust av möjliga sammanställningar,

– förlust av sökmöjligheter, eller

– förlust av möjligheter att bedöma handlingarnas auten-

ticitet,

RA-FS 2013:3

Utkom från trycket

den 23 april 2013

2

RA-FS 2013:3

Arkivredovisning

4 §

Kommittén ska upprätta en arkivredovisning som gör det möjligt att

– förstå sambandet mellan verksamhet och handlingar,

– överblicka handlingsbeståndet,

– söka och ta fram handlingar, samt

– hantera och förvalta handlingar.

5 §

Arkivredovisningen innefattar en arkivbeskrivning och en arkivför-

teckning.

Arkivbeskrivning

6 §

Arkivbeskrivningen ska bestå av följande uppgifter om kommittén,

dess verksamhet och arkiv

– kommitténs namn,

– beteckning enligt kommittédirektivet,

– kortfattad beskrivning av regeringens uppdrag,

– tidsperiod för kommitténs arbete,

– kommitténs organisation och sammansättning,

– betänkanden eller annan redovisning av kommitténs arbete,

– sökmedel till arkivet,

– vilka bestämmelser om inskränkningar i arkivets tillgänglighet ge-

nom sekretess som tillämpas, och

– verkställd gallring i enlighet med 8 och 9 §§.

Arkivförteckning

7 §

Arkivförteckningen ska utformas så att kommitténs handlingar kan

identifieras, återsökas och presenteras över tiden.

Arkivförteckningen ska omfatta uppgifter enligt punkterna 1–3.

– Om kommittén anges

handlingsslag

handlingar som tillkommer genom att en aktivitet ge-

nomförs upprepat, eller vid ett enstaka tillfälle exempel-

vis promemorior, mötesanteckningar eller korrespon-

dens med externa parter och arkivexemplar av betänkan-

de,

införliva

att arkiv eller delar av arkiv läggs samman med och upp-

går i den mottagande myndighetens arkiv,

utlån

att en mindre mängd handlingar, för en kort tid, överförs

till en annan myndighet,

överlämna

att arkiv eller delar av ett arkiv överförs med fullständigt

ansvar till annan myndighet, 11 § arkivlagen (1990:782).

3

RA-FS 2013:3

-

kommitténs namn, och

-

beteckning enligt kommittédirektivet.

– Om arkivets handlingsslag anges

-

namn på handlingsslag,

-

sekretess med hänvisning till sekretessbestämmelse, och

-

gallring med hänvisning till beslut eller föreskrifter om gallring,

– Om förvaringsenheterna anges

-

beteckning på förvaringsenhet,

-

typ av förvaringsenhet,

-

vilket eller vilka handlingsslag som ingår i förvaringsenheten, och

-

tidsomfattning för ingående handlingsslag.

Gallring

8 §

Kommittén ska gallra handlingar som är av tillfällig eller ringa betydel-

se för kommitténs verksamhet. Gallring får dock endast ske under förutsätt-

ning att allmänhetens rätt till insyn inte åsidosätts och att handlingarna be-

döms sakna värde för rättskipning, förvaltning och forskning.

Kommittén ska dokumentera gallringen i sin arkivbeskrivning enligt 6 §.

9 §

Vid arbetets slutskede ska kommittén överväga om det finns behov av

att gallra handlingar utöver sådana handlingar som avses i 8 §. En framstäl-

lan om gallringsbeslut ska i sådana fall inges till Riksarkivet.

Kommittén ska dokumentera gallringen i sin arkivbeskrivning enligt 6 §.

Överlämnande till arkivmyndigheten

10 §

När kommittén avslutar sitt uppdrag ska arkivet, i enlighet med 11 §

arkivlagen (1990:782), överlämnas till Riksarkivet. Arkivet som överlämnas

ska, i enlighet med 17 § arkivförordningen (1991:446), vara förtecknat och

handlingar för vilka gallringsfristen har löpt ut ska vara gallrade.

Allmänna råd: Arkiv som överlämnas, såväl pappershandlingar som elektro-

niska handlingar, bör så långt möjligt vara ordnat och strukturerat så att sök-

barheten i och förståelsen av kommitténs arkiv underlättas. För att underlätta

överlämnandet till arkivmyndigheten och säkerställa den framtida tillgången

till utredningens handlingar bör utredaren i god tid innan utredningen avslutas

samråda med Riksarkivet.

Överlämnande till annan myndighet

11 §

Vid överlämnande av kommitténs arkiv eller delar av arkivet till en

annan myndighet ska en framställan om överlämnande inges till Riksarkivet.

Kommittén ska göra noteringar om överlämnandet i sin arkivbeskrivning.

Allmänna råd: En myndighet som övertar handlingar från en kommitté får inte

sammanblanda de överlämnade handlingarna med det egna arkivet. Den över-

tagande myndigheten kan dock om det föreligger särskilda skäl, efter beslut

från Riksarkivet, få införliva handlingarna med det egna arkivet. Bestämmel-

ser om arkivet hos den mottagande myndigheten finns i Riksarkivets föreskrif-

ter och allmänna råd (RA-FS 1991:1)¹ om arkiv hos statliga myndigheter.

4

RA-FS 2013:3

Elanders Sverige AB, 2013

Utlån

12 §

Har kommittén lånat ut hela eller delar av arkivet till annan myndig-

het ska dessa handlingar återtas innan arkivet överlämnas enligt 10–11 §§.

I det fall kommittén lånat handlingar från en annan myndighet ska dessa

återlämnas innan arkivet överlämnas i enlighet med första stycket.

1. Denna författning träder i kraft den 1 maj 2013.

2. Genom denna författning upphävs Riksarkivets föreskrifter (RA-FS

1994:5) och allmänna råd om arkiv hos kommittéer under regeringen.

3. Författningen får tillämpas på handlingar som tillkommit före datum för

föreskrifternas ikraftträdande.

BJÖRN JORDELL

Britt-Marie Östholm

¹Senaste lydelse 1997:4, 2008:4 samt 2012:1.