RA-FS 2018:2

1

Riksarkivets författningssamling

ISSN 0283-2941

Ansvarig utgivare: Efwa Westre Stövander

RA-FS 2018:2

Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter (RA-

FS 1991:1) och allmänna råd om arkiv hos statliga

myndigheter;

beslutade den 19 oktober 2018.

Riksarkivet föreskriver med stöd av 11 § 3 arkivförordningen (1991:446) i fråga

om Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 1991:1)¹ och allmänna råd om arkiv hos statliga

myndigheter dels att det ska införas en ny 1 kap 6 §, dels att 2 kap. och 9 kap. ska ha

följande lydelse.

1 kap. Tillämpningsområde

5 §

Vad som sägs i 9 kap. 5, 6 och 10 §§ gäller inte för Svenska kyrkan och dess

organisatoriska delar.

Bestämmelser enligt första stycket meddelas istället i särskilda föreskrifter.

2 kap. Definitioner

_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

databärare

fysiskt underlag för handlingar,

elektronisk handling

upptagning för automatiserad behand-

ling i enlighet med 2 kap. 3 § tryck-

frihetsförordningen (1949:105),

förvaringsenhet

mängd av handlingar som avgränsas

genom sitt förvar

_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

¹ Ändrade RA-FS 1997:4, RA-FS 2008:4 och RA-FS 2012:1

9 kap. Överlämnande

Bestämmelser om överlämnande av handlingar i andra författningar

1 §

Bestämmelser om överlämnande av allmänna handlingar till enskilda organ

som avses i 2 kap. 17 § tryckfrihetsförordningen finns i lagen (2015:602) om över-

lämnande av allmänna handlingar för förvaring.

2 §

Bestämmelser för kommittéer som avses i 1 § kommittéförordningen

(1998:1474) om överlämnande till en annan myndighet, finns i Riksarkivets före-

skrifter och allmänna råd om kommittéer under regeringen.

Bestämmelser för en myndighet som ska överlämna arkiv till en annan myn-

dighet

3 §

En myndighet som upphör helt och hållet och vars verksamhet inte förs över till

en annan myndighet, ska i enlighet med 11 § arkivlagen (1990:782) lämna över sitt

arkiv till Riksarkivet inom tre månader, om inte regeringen eller Riksarkivet före-

skriver något annat.

4 §

En myndighet som upphör helt eller delvis och vars verksamhet förs över till en

annan myndighet ska lämna över sitt arkiv eller berörda delar av arkivet till den

myndighet som tar över verksamheten, om inte annat följer av.

- lag eller föreskrift som meddelas av regeringen

- särskilt beslut av regeringen, eller

- överenskommelse med Riksarkivet i enlighet med 9 § arkivlagen (1990:782)

Om elektroniska handlingar införlivas i den övertagande myndighetens arkiv ska

arkivexemplar framställas och tillföras den överlämnande myndighetens arkiv, med

undantag av det som gäller enligt 9 §.

Allmänna råd

. Överlämnandet bör dock ske endast under förutsättning att den motta-

gande myndigheten behöver ha tillgång till handlingarna för att kunna bedriva den över-

förda verksamheten.

En myndighet som ska lämna över delar av arkivet bör överväga möjligheten att för

överlämnande framställa kopior av handlingarna eller att föra över handlingarna till

elektroniska handlingar. Myndigheten bör även överväga att tillgodose den övertagande

myndighetens behov av tillgång till handlingarna genom utlån för tjänsteändamål i en-

lighet med 7 § arkivförordningen (1991:446).

5 §

En myndighet vars verksamhet upphör helt eller delvis och överförs till en

annan myndighet ska innan överföringen skriftligen rapportera detta till Riksarkivet.

6 §

Arkiv som överlämnas ska dokumenteras i myndighetens arkivredovisning i

enlighet med 6 kap.²

Dokumentation som avses i det första stycket ska sändas till Riksarkivet inom sex

månader efter det att verksamheten har förts över.

² Ändrat RA-FS 2008:4

Allmänna råd

. Handlingar som tillhör ett ärende som ska införlivas i arkivet hos den

myndighet som tar över ärendet bör även dokumenteras i ärenderegister eller motsva-

rande sökmedel till myndighetens allmänna handlingar.

7 §

Dokumentation som har upprättats i enlighet med Riksarkivets föreskrifter om

handlingar på papper, Riksarkivets föreskrifter om handlingar på mikrofilm, Riksar-

kivets föreskrifter om handlingar på ritfilm och reprografisk film samt Riksarkivets

föreskrifter om analoga ljud- och videoupptagningar på magnetband, och som behövs

för fortsatt bevarande, vård och tillhandahållande av handlingarna, ska följa med vid

överlämnandet..

Bestämmelser för en myndighet som ska överlämna arkiv till en annan myn-

dighet

8 §

En myndighet som tar över arkiv från en annan myndighet får inte blanda

samman handlingarna med det egna arkivet.

Myndigheten kan dock om det finns särskilda skäl införliva vissa handlingar med

det egna arkivet.

Allmänna råd

. Med särskilda skäl avses t.ex. att ett införlivande av handlingarna är en

förutsättning för att verksamheten ska kunna bedrivas vidare hos den övertagande myn-

digheten.

Myndigheten bör överväga om det finns alternativ till att övertagna arkivhandlingar in-

förlivas i myndighetens arkiv, t.ex. genom att endast kopior av handlingar lämnas över

och införlivas.

9 §

Elektroniska handlingar som införlivas i den övertagande myndighetens arkiv

ska i den fortsatta hanteringen kunna påvisa samband med den överlämnande myn-

digheten.

10 §

Arkiv som tas över ska dokumenteras i myndighetens arkivredovisning i

enlighet med 6 kap.³

Dokumentation som avses i första stycket ska sändas in till Riksarkivet inom sex

månader efter det att verksamheten har tagits över.

Allmänna råd . Handlingar som tillhör ett ärende som införlivas i arkivet bör även do-

kumenteras i ärenderegister eller motsvarande sökmedel till myndighetens allmänna

handlingar.

11 §

Om Riksarkivet har föreskrivit eller beslutat om gallring eller annat avhän-

dande för de handlingar som tas över och fristen för avhändandet inte har löpt ut, får

den övertagande myndigheten istället verkställa detta.

Allmänna råd

. Ändring, rättelse och gallring i övertagna handlingar bör dokumenteras

på ett sådant sätt att det framgår vem som har vidtagit åtgärden.

3

Ändrat RA-FS 2008:4

Bestämmelser om överlämnande till Riksarkivet

12 §

En myndighet kan enligt 9 § arkivlagen (1990:782), efter överenskommelse

överlämna arkivmaterial till Riksarkivet.

13 §

En myndighet som önskar lämna över arkivmaterial till Riksarkivet ska

komma in med en framställning om detta.

Allmänna råd

. Myndighetens framställning avses utgöra underlag för en överenskom-

melse om överlämnande till Riksarkivet. Framställningen bör innehålla en förteckning

över de handlingar som överlämnandet avser.

14 §

Myndigheten ska kontakta Riksarkivet i så god tid före överlämnandet att

Riksarkivet ges tillfälle att samråda kring överlämnandet eller inspektera de hand-

lingar som ska överlämnas.

15 §

Arkiv som överlämnas ska vara förtecknade och handlingar för vilka gall-

ringsfristen har löpt ut ska vara gallrade om inte myndigheten kommer överens om

annat med Riksarkivet.

16 §

Dokumentation som har upprättats i enlighet med Riksarkivets föreskrifter om

handlingar på papper, Riksarkivets föreskrifter om handlingar på mikrofilm, Riksar-

kivets föreskrifter om handlingar på ritfilm och reprografisk film samt Riksarkivets

föreskrifter om analoga ljud- och videoupptagningar på magnetband, och som behövs

för Riksarkivets fortsatta bevarande, vård och tillhandahållande av handlingarna, ska

följa med vid överlämnandet.

17 §

Vid överlämnande till Riksarkivet gäller bestämmelser om transporter av

handlingar i enlighet med de föreskrifter som räknas upp 16 §

18 §

I överlämnandet ska ingå det antal exemplar av handlingarna som framgår av

de föreskrifter som räknas upp i 16 §.

19 §

Vid överlämnande av arkivmaterial ska Riksarkivet i enlighet med 17 § andra

stycket arkivförordningen (1991:446) träffa överenskommelse med myndigheten om

ersättning för kostnader hos Riksarkivet för att bevara, vårda och tillhandahålla hand-

lingarna samt för engångskostnader i samband med övertagandet.

Allmänna råd

. Om myndigheten inte har följt kraven i Riksarkivets föreskrifter kan

detta leda till särskilda kostnader för myndigheten i samband med överlämnandet.

Särskilda bestämmelser om överlämnande av elektroniska handlingar till

Riksarkivet

20 §

Vid överlämnande till Riksarkivet gäller bestämmelser om transporter av

elektroniska handlingar i enlighet med Riksarkivets föreskrifter om elektroniska

handlingar.

21 §

Inför ett överlämnande ska myndigheten på begäran av Riksarkivet tillhanda-

hålla de elektroniska handlingarna samt tillhörande dokumentation för analys eller

verifiering. Riksarkivet kommer i varje enskilt fall överens med myndigheten hur

detta ska ske.

22 §

Elektroniska handlingar som överlämnas till Riksarkivet ska uppfylla kraven i

Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om tekniska krav för elektroniska hand-

lingar.

23 §

Vid överlämnande av elektroniska handlingar till Riksarkivet ska Riksarkivet

besluta om

- innehåll och omfattning,

- vilken dokumentation som krävs, och

- hur överlämnandet ska ske.

24 §

Överlämnandet får ske först sedan

- verifiering eller analys i enlighet med 21 § har genomförts,

- innehållet och omfattningen av de elektroniska handlingarna har fastställts,

- dokumentationen har godkänts av Riksarkivet, och

- Riksarkivet har kommit överens med myndigheten på vilket sätt överlämnandet ska

ske.

25 §

Varje överlämnande ska omfatta

- elektroniska handlingar,

- dokumentation i enlighet med Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om

elektroniska handlingar, och

- utdrag ur myndighetens arkivredovisning.

Denna författning träder i kraft den 1 januari 2019.

Karin Åström Iko

Carl Billengren