RA-FS 2020:1

1

Riksarkivets författningssamling

ISSN 0283-2941

Ansvarig utgivare: Efwa Westre Stövander

Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter

och allmänna råd (RA-FS 2019:1) om återlämnande

eller gallring av handlingar inom löne- och

personaladministrativ verksamhet

beslutade den 25 maj 2020.

Riksarkivet föreskriver med stöd av 11 § 4 och 12 § första stycket arkivför-

ordningen (1991:446) samt 10 § förordningen (2015:605) om överlämnande

av allmänna handlingar för förvaring i fråga om Riksarkivets föreskrifter och

allmänna råd (RA-FS 2019:1) om återlämnande eller gallring av handlingar

inom löne- och personaladministrativ verksamhet, dels att det i föreskrifter-

na ska införas en ny 2 kap. 5 §, dels att bilagan ska ha följande lydelse.

5 §

Handlingar som efter en tid förlorar betydelse för löne- eller personal-

administration, som till exempel kopior eller överflödiga sammanställningar

som använts för till exempel fortlöpande intern kontroll, avstämning eller

rapportering, får gallras med frister som myndigheten själv fastställer.

Sammanställningar över

lönearter.

Bevaras.

Avser beskrivningar i

klartext av löneartskoder i

ett lönesystem. Benämns

även löneartsförteckning-

ar.

Lönesammanställ-

ningar.

Bevaras.

Kan även benämnas löne-

specifikationer eller löne-

listor.

Avser sammanställning-

ar av uppgifter som redo-

gör för lönetransaktioner

för en viss månad och en

viss anställd.

Uppgifterna syftar bland

annat till att kunna utreda

pensioner.

Kan bland annat bestå av

uppgifter som:

RA-FS 2020:1

Utkom från trycket

den 15 juni 2020

2

RA-FS 2020:1

Elanders Sverige AB, 2020

Denna författning träder i kraft den 1 juli 2020.

Karin Åström Iko

Fredrik Lindberg

– Individ (Personnummer,

namn och adress).

– Utbetalningsperiod (år

och månad).

– Anställningsperiod.

– Arbetsgivarkod (vid

behov).

– Kön.

– Anställningsnummer.

– Löneart (kod och klar-

text).

– Löneindelning (kod och

klartext).

– Korrigering.

– Löneförmåner och löne-

avdrag.

– Tjänstledigheter.

– Lönehändelsens omfatt-

ning.

– Antal (dagar, timmar

m.m. beroende på ersätt-

ning/avdrag).

– A-pris.

– Belopp.

– Valuta.

Sammanställningar

över beräkningar av

retroaktiva löner.

1. Gallras när de inte längre

behövs för verksamheten

under förutsättning att upp-

gifterna framgår av lönesam-

manställningar.

2. Gallras 2 år efter utgången

av det år som uppgifterna av-

ser om 1. inte är tillämpligt.