RA-FS 2021:6

Riksarkivets författningssamling

ISSN 0283-2941

Ansvarig utgivare: Efwa Westre Stövander

1

RA-FS 2021:6

Utkom från trycket

den 17 augusti 2021

Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd

om gallring av handlingar av uppenbart ringa

betydelse och handlingar som är generiska för

styr,- stöd- och kärnverksamheter;

beslutade den 24 juni 2021.

Riksarkivet föreskriver följande med stöd av 12 § första stycket arkivförord-

ningen (1991:446).

1 kap. Tillämpning

1 § Föreskrifterna gäller för

– statliga myndigheter, med undantag för riksdagens myndigheter, reger-

ingen, Regeringskansliet och utrikesrepresentationen, och

– sådana organ som avses i 2 kap. 4 § offentlighets- och sekretesslagen

(2009:400) till den del de allmänna handlingarna härrör från den verk-

samhet som avses i bilagan till offentlighets- och sekretesslagen.

Med begreppet myndighet avses i dessa föreskrifter, om inte annat anges,

sådana myndigheter och organ som upptas i första stycket.

2 § Föreskrifterna i denna författning gäller om det inte finns avvikande regler

om bevarande eller gallring i lag eller förordning eller i föreskrifter eller beslut

som grundar sig på lag eller förordning.

3 § Föreskrifterna i denna författning får inte tillämpas på allmänna handlingar

som är styrande för myndighetens verksamheter eller som dokumenterar

myndighetens kärnverksamheter utöver vad som anges i bilagan till författ-

ningen.

2 kap. Definitioner

1 § I denna författning avses med

gallra

förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i

allmänna handlingar eller vidta andra åtgärder

med handlingarna som medför

- förlust av betydelsebärande data,

- förlust av möjliga sammanställningar,

- förlust av sökmöjligheter, eller

- förlust av möjligheter att bedöma handlingarnas

autenticitet.

2

RA-FS 2021:6

3 kap. Gallring

1 § Gallring av handlingar i statliga myndigheters forskningsverksamhet,

räkenskapsinformation, löne- och personaladministrativa handlingar, hand-

lingar vid upphandling, pappershandlingar efter skanning och säkerhetshand-

lingar regleras i Riksarkivets föreskrifter om gallring av sådana handlingar.

2 § Allmänna handlingar som är av uppenbart ringa betydelse för verksam-

heten ska gallras när de inte behövs för myndighetens verksamhet.

Allmänna råd. Allmänna handlingar av uppenbart ringa betydelse för

verksamheten avser allmänna handlingar av samma slag som avses i 5 kap. 1 §

fjärde stycket offentlighets- och sekretesslagen (2009:400).

3 § Myndigheten får, med de begränsningar som följer av 4 och 5 §§, gallra

sådana allmänna handlingar som är generiska för styr-, stöd- och kärnverk-

samheter och som anges i bilagan till författningen.

4 § Gallringen får endast ske under förutsättning att allmänhetens rätt till

insyn inte åsidosätts och att handlingarna bedöms sakna värde för rättskipning,

förvaltning och forskning.

5 § För allmänna handlingar som får gallras när de inte behövs för verksam-

heten ska fristen eller tidpunkten för gallring fastställas så att inte handlingarna

gallras innan:

– föreskriven bearbetning, redovisning eller kontroll har slutförts,

– tidsfrist för revision och preskription har gått ut, eller

– betydelse för styrkande av rättigheter och skyldigheter.

4 kap. Dokumentation

1 § Myndigheten ska dokumentera tillämpningen av dessa föreskrifter.

1. Denna författning träder i kraft den 1 januari 2022.

2. Genom denna författning upphävs Riksarkivets föreskrifter och allmänna

råd (RA-FS 1991:6 omtryckta RA-FS 1997:6 och ändrade RA-FS 2012:2) om

gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse.

3. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:6) i sin lydelse

från och med 1998-07-01 får tillämpas till och med 2021-12-31.

KARIN ÅSTRÖM IKO

Anna-Kristina Andersson

3

RA-FS 2021:6

Innehållsförteckning

Bilaga,

Handlingar som är generiska för styr-, stöd- och kärnverksamhet .... 4

Handlingar som genom sitt informationsinnehåll och funktion har ett lågt

informationsvärde över tid ........................................................................ 4

Handlingar som är av begränsad betydelse genom att innehållet har förts

över till andra databärare, eller genom att handlingarna har ersatts av andra

handlingar .............................................................................................. 6-7

4

RA-FS 2021:6

Bilaga, Handlingar som är generiska för styr-, stöd- och kärnverksamhet

Handlingar

Gallring

Anmärkningar

Handlingar som genom sitt informationsinnehåll och funktion har ett

lågt informationsvärde över tid

Bilder, fotografier och

rörliga bilder med

närliggande innehåll

och komposition.

När de inte behövs för

verksamheten.

Dubbletter och kopior. När de inte behövs för

verksamheten.

Avser inte handlingar

med samma form och

innehåll men som får ett

nytt syfte och ny

betydelse i en annan

process.

Elektroniska handlingar

som inkommit och som

inte går att öppna.

När de inte behövs för

verksamheten.

Handlingar i form av

enkäter och enkätsvar.

När de inte behövs för

verksamheten.

Avser inte enkätsam-

manställningar eller

enkäter som inkommer

eller upprättas i myn-

digheternas statistikupp-

drag.

Handlingar rörande

frågor, svar och medde-

landen av rutinmässig

karaktär.

När de inte behövs för

verksamheten.

Handlingar som har

hamnat utanför sin

kontext och blivit obe-

gripliga genom att de

saknar relevanta meta-

data.

När de inte behövs för

verksamheten.

Handlingar som inkom-

mit för kännedom och

som inte föranlett någon

åtgärd, om de även i

övrigt saknar betydelse.

När de inte behövs för

verksamheten.

Handlingar som utgjort

underlag för myndighet-

ens interna planering.

När de inte behövs för

verksamheten.

5

RA-FS 2021:6

Handlingar

Gallring

Anmärkning

Register, förteckningar,

liggare och listor som

har tillkommit för att

underlätta myndighetens

arbete, och som saknar

betydelse för att doku-

mentera myndighetens

verksamhet.

När de inte behövs för

verksamheten.

Rutinbeskrivningar som

har tillkommit för att

underlätta myndighetens

arbete, och som saknar

betydelse för att doku-

mentera myndighetens

verksamhet.

När de inte behövs för

verksamheten.

Uppgifter i e-postloggar

över inkommande och

utgående e-post.

När de inte behövs för

verksamheten.

Uppgifter i loggar som

syftar till att styrka ut-

förda behandlingar.

När de inte behövs för

verksamheten.

Avser inte uppgifter i

loggar som är nödvän-

diga för att bibehålla

spårbarhet och autentici-

tet i handlingar som ska

bevaras.

Avser inte heller

e-postloggar.

Uppgifter som har till-

förts ett register genom

skriv- eller räknefel eller

genom förbiseende.

När de inte behövs för

verksamheten.

6

RA-FS 2021:6

Handlingar som är av begränsad betydelse genom att innehållet har

förts över till andra databärare, eller genom att handlingarna har ersatts

av andra handlingar

Handlingar på fysiska

databärare som har över-

förts och ersätts av andra

handlingar.

När de inte behövs för

verksamheten.

En förutsättning för

gallring är att den kan

ske utan eller med en-

dast ringa förlust avse-

ende betydelsebärande

uppgifter eller data,

sammanställnings- och

sökmöjligheter, samt

möjligheter att fastställa

autenticiteten.

Ytterligare en

förutsättning för

gallring är att de nya

handlingarna har

framställts i enlighet

med Riksarkivets

föreskrifter med

tekniska krav.

Avser inte pappershand-

lingar som skannas.

Bestämmelser om gall-

ring av pappershandling-

ar efter skanning finns i

Riksarkivets föreskrifter

och allmänna råd om

gallring av pappershand-

lingar efter skanning.

Elektroniska handlingar

som har överförts och

ersätts av andra elektro-

niska handlingar.

När de inte behövs för

verksamheten.

En förutsättning för

gallring är att överfö-

ringen inte ska ha lett

till förlust av betydel-

sebärande data eller

förlust av möjligheten

att bedöma handlingens

autenticitet.

Ytterligare en förut-

sättning för gallring är

att de nya handlingarna

har framställts i enlig-

het med Riksarkivets

föreskrifter om tekniska

krav.

7

RA-FS 2021:6

Handlingar

Gallring

Anmärkningar

Handlingar som har

dokumenterats genom

en tjänsteanteckning.

När de inte behövs för

verksamheten.

Handlingar som kan

ersättas av senare in-

komna handlingar med

en underskrift.

När de inte behövs för

verksamheten.

Elanders Sverige AB, 2021