RA-FS 2021:7

Riksarkivets författningssamling

ISSN 0283-2941

Ansvarig utgivare: Efwa Westre Stövander

1

RA-FS 2021:7

Utkom från trycket

den 17 augusti 2021

Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om

gallring av handlingar inom stödverksamheter;

beslutade den 24 juni 2021.

Riksarkivet föreskriver följande med stöd av 12 § första stycket arkivförord-

ningen (1991:446).

1 kap. Tillämpning

1 § Föreskrifterna gäller för

– statliga myndigheter, med undantag för riksdagens myndigheter, reger-

ingen, Regeringskansliet och utrikesrepresentationen, och

– sådana organ som avses i 2 kap. 4 § offentlighets- och sekretesslagen

(2009:400) till den del de allmänna handlingarna härrör från den verksam-

het som avses i bilagan till offentlighets- och sekretesslagen.

Med begreppet myndighet avses i dessa föreskrifter, om inte annat anges,

sådana myndigheter och organ som upptas i första stycket.

2 § Föreskrifterna i denna författning gäller om det inte finns avvikande reg-

ler om bevarande eller gallring i lag eller förordning eller i föreskrifter eller

beslut som grundar sig på lag eller förordning.

3 § Föreskrifterna i denna författning får inte tillämpas på allmänna hand-

lingar som är styrande för myndighetens verksamheter eller som dokumente-

rar myndighetens kärnverksamheter.

2 kap. Definitioner

1 § I denna författning avses med

gallra

förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i

allmänna handlingar eller vidta andra åtgärder

med handlingarna som medför

– förlust av betydelsebärande data,

– förlust av möjliga sammanställningar,

– förlust av sökmöjligheter, eller

– förlust av möjligheter att bedöma handlingarnas

autenticitet.

2

RA-FS 2021:7

3 kap. Gallring

1 § Gallring av handlingar i statliga myndigheters forskningsverksamhet,

räkenskapsinformation, löne- och personaladministrativa handlingar, hand-

lingar vid upphandling, pappershandlingar efter skanning och säkerhetshand-

lingar regleras i Riksarkivets föreskrifter om gallring av sådana handlingar.

2 § Myndigheten får, med de begränsningar som följer av 3 och 4 §§, gallra

allmänna handlingar i stödverksamheter som anges i bilagan till författningen.

3 § Gallringen får endast ske under förutsättning att allmänhetens rätt till

insyn inte åsidosätts och att handlingarna bedöms sakna värde för rättskipning,

förvaltning och forskning.

4 § För allmänna handlingar som får gallras när de inte behövs för verksam-

heten ska fristen eller tidpunkten för gallring fastställas så att inte handlingar-

na gallras innan:

– föreskriven bearbetning, redovisning eller kontroll har slutförts,

– tidsfrist för revision och preskription har gått ut, eller

– betydelse för styrkande av rättigheter och skyldigheter.

4 kap. Dokumentation

1 § Myndigheten ska dokumentera tillämpningen av dessa föreskrifter.

Denna författning träder i kraft den 1 september 2021.

KARIN ÅSTRÖM IKO

Anna-Kristina Andersson

3

RA-FS 2021:7

Innehållsförteckning

Bilaga,

Handlingar inom stödverksamheter ................................................4

1.Utrymmen och infrastruktur ........................................................................ 4

1.1 Fastigheter, anläggningar och lokaler ................................................... 4

2 Verksamhet och organisation ....................................................................... 4

2.1 Informations- och kommunikationsteknik ............................................ 4

2.2 Logistik ................................................................................................. 4

Transporter, lagerhållning och resor ..................................................... 4

Posthantering ......................................................................................... 4

Bibliotek ................................................................................................ 4

2.3 Verksamhetsstöd.................................................................................... 5

Ekonomi ................................................................................................ 5

Juridik ................................................................................................... 5

Kommunikation information och utbildning ........................................ 5

Löner och personaladministration ......................................................... 5

Informationssäkerhet ............................................................................. 6

4

RA-FS 2021:7

Bilaga, Handlingar inom stödverksamheter

Handlingar

Gallring

Anmärkningar

1 Utrymmen och infrastruktur

1.1 Fastigheter, anläggningar och lokaler

Handlingar rörande

förvaltning, drift, un-

derhåll och kontroll av

fastigheter och lokaler.

När de inte behövs för

verksamheten.

Handlingar rörande

utemiljöer.

När de inte behövs för

verksamheten.

Handlingar rörande

lokalvård.

När de inte behövs för

verksamheten.

Handlingar rörande

service och anpassning

av arbetsplats.

När de inte behövs för

verksamheten.

2 Verksamhet och organisation

2.1 Informations- och kommunikationsteknik

Handlingar rörande

drift och förvaltning

av informationssys-

tem.

När de inte behövs för

verksamheten.

Avser inte dokumen-

tation enligt 5 kap.

Riksarkivets föreskrif-

ter (RA-FS 2009:1)

och allmänna råd om

elektroniska handling-

ar (upptagningar för

automatiserad behand-

ling).

2.2 Logistik

Transporter, lagerhållning och resor

Handlingar rörande

transporter och lager-

hållning.

När de inte behövs för

verksamheten.

Handlingar rörande

resor och färdmedel.

När de inte behövs för

verksamheten.

Posthantering

Handlingar rörande

posthantering.

När de inte behövs för

verksamheten.

Bibliotek

Handlingar som

inkommer eller upp-

rättas inom ramen för

myndighetens biblio-

teksverksamhet.

När de inte behövs för

verksamheten.

5

RA-FS 2021:7

Handlingar

Gallring

Anmärkningar

2.3 Verksamhetsstöd

Ekonomi

Räkenskapsinforma-

tion.

Se Riksarkivets före-

skrifter och allmänna

råd om gallring och

utlån av räkenskapsin-

formation.

Handlingar vid upp-

handlingar.

Se Riksarkivets före-

skrifter och allmänna

råd om gallring av

handlingar vid upp-

handling.

Juridik

Administrativa hand-

lingar rörande person-

dataskydd.

När de inte behövs för

verksamheten.

Handlingar i ärenden

rörande registerutdrag,

radering eller rättelser.

När de inte behövs för

verksamheten.

Avser inte handlingar i

ärenden rörande rättel-

se eller radering som

överklagas.

Handlingar i ärenden

rörande utlämnande av

allmänna handlingar.

När de inte behövs för

verksamheten.

Avser inte handling-

ar i ärenden rörande

utlämnande som över-

klagas eller som läm-

nas ut med förbehåll.

Kommunikation information och utbildning

Handlingar rörande

kommunikation, in-

formation och intern

utbildning.

När de inte behövs för

verksamheten.

Avser inte webbplatser

som helhet.

Löner och personaladministration

Handlingar inom löne-

och personaladminis-

trativ verksamhet.

Se Riksarkivets före-

skrifter och allmänna

råd om återlämnande

och gallring av hand-

lingar inom löne- och

personaladministrativ

verksamhet.

6

RA-FS 2021:7

Handlingar

Gallring

Anmärkningar

Informationssäkerhet

Säkerhetshandlingar.

Se Riksarkivets före-

skrifter och allmänna

råd om gallring av

säkerhetshandlingar

och Riksarkivets före-

skrifter och allmänna

råd om gallring av

handlingar vid upp-

handling.

Elanders Sverige AB, 2021