RA-FS 2022:1

Riksarkivets författningssamling

ISSN 0283-2941

Ansvarig utgivare: Jens Västberg

1

RA-FS 2022:1

Utkom från trycket

den 22 november 2022

Föreskrifter om ändring av Riksarkivets

föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2021:6)

om gallring av handlingar av uppenbart ringa

betydelse och handlingar som är generiska för

styr-, stöd- och kärnverksamheter;

beslutade den 28 oktober 2022.

Riksarkivet föreskriver följande med stöd av 12 § första stycket arkivförord-

ningen (1991:446) ifråga om Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd

(RA-FS 2021:6) om gallring av handlingar av uppenbart ringa betydelse och

handlingar som är generiska för styr-, stöd- och kärnverksamheter

dels att 1 kap. 1 §,

dels att regler om ikraftträdande och övergångsbestämmelser,

dels att bilagan, ska ha följande lydelse.

1 kap. Tillämpning

1 § Föreskrifterna gäller för

– statliga myndigheter, med undantag för riksdagens myndigheter, regering-

en, Regeringskansliet och utrikesrepresentationen, och

– sådana organ som avses i 2 kap. 4 § offentlighets- och sekretesslagen

(2009:400) till den del de allmänna handlingarna härrör från den verksamhet

som avses i bilagan till offentlighets- och sekretesslagen.

– sådana organ som förvarar allmänna handlingar med stöd av lagen

(2015:602) om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring.

Med begreppet myndighet avses i dessa föreskrifter, om inte annat anges,

sådana myndigheter och organ som upptas i första stycket.

4. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2021:6) om gallring

av handlingar av uppenbart ringa betydelse och handlingar som är generiska

för styr-, stöd- och kärnverksamheter får tillämpas på handlingar som har in-

kommit eller upprättats efter den 31 december 2009.

5. Genom dessa föreskrifter upphävs Riksarkivets föreskrifter och allmänna

råd (RA-FS 2000:1) om gallring av vissa handlingar som inkommit eller upp-

rättats i EU-samarbetet hos statliga myndigheter.

6. 1–2 och 4 §§ Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2000:1)

om gallring av vissa handlingar som inkommit eller upprättats i EU-samarbe-

tet hos statliga myndigheter får tillämpas på handlingar som inkommit eller

upprättats till och med den 31 december 2023.

2

RA-FS 2022:1

Dessa föreskrifter träder i kraft den 1 december 2022.

KARIN ÅSTRÖM IKO

Morgan Nordberg

3

RA-FS 2022:1

Innehållsförteckning

Bilaga, Handlingar som är generiska för styr-, stöd- och

kärnverksamhet .................................................................................. 4

Handlingar som genom sitt informationsinnehåll och funktion har ett

lågt informationsvärde över tid ............................................................. 6

Handlingar som är av begränsad betydelse genom att innehållet

har förts över till andra databärare, eller genom att handlingarna har

ersatts av andra handlingar .................................................................... 6

4

RA-FS 2022:1

Bilaga, Handlingar som är generiska för styr-, stöd- och

kärnverksamhet

Handlingar

Gallring

Anmärkningar

Handlingar som genom sitt informationsinnehåll och funktion har ett lågt

informationsvärde över tid

Bilder, fotografier och

rörliga bilder med

närliggande innehåll

och komposition.

När de inte behövs för

verksamheten.

Dubbletter och kopior. När de inte behövs för

verksamheten.

Avser inte handlingar

med samma form och

innehåll men som får

ett nytt syfte och ny

betydelse i en annan

process.

Elektroniska handling-

ar som inkommit och

som inte går att öppna.

När de inte behövs för

verksamheten.

Handlingar i form av

enkäter och enkätsvar.

När de inte behövs för

verksamheten.

Avser inte enkätsam-

manställningar eller

enkäter som inkommer

eller upprättas i

myndigheternas

statistikuppdrag.

Handlingar rörande

frågor, svar och

meddelanden av

rutinmässig karaktär.

När de inte behövs för

verksamheten.

Handlingar som har

hamnat utanför sin

kontext och blivit

obegripliga genom att

de saknar relevanta

metadata.

När de inte behövs för

verksamheten

Handlingar som

inkommit för känne-

dom och som inte

föranlett någon åtgärd,

om de även i övrigt

saknar betydelse.

När de inte behövs för

verksamheten.

Handlingar som har

utgjort underlag för

myndighetens

planering.

När de inte behövs för

verksamheten.

5

RA-FS 2022:1

Handlingar

Gallring

Anmärkningar

Handlingar inom

möteshantering med

begränsat informa-

tionsvärde över tid.

När de inte behövs för

verksamheten.

Register, förteckningar,

liggare och listor som

har tillkommit för att

underlätta myndighet-

ens arbete, och som

saknar betydelse för att

dokumentera myndig-

hetens verksamhet.

När de inte behövs för

verksamheten.

Rutinbeskrivningar

som har tillkommit för

att underlätta myndig-

hetens arbete, och som

saknar betydelse för att

dokumentera myndig-

hetens verksamhet.

När de inte behövs för

verksamheten.

Uppgifter i e-postlog-

gar över inkommande

och utgående e-post.

När de inte behövs för

verksamheten.

Uppgifter i loggar som

syftar till att styrka

utförda behandlingar.

När de inte behövs för

verksamheten.

Avser inte uppgifter i

loggar som är nödvän-

diga för att bibehålla

spårbarhet och auten-

ticitet i handlingar som

ska bevaras.

Avser inte heller

e-postloggar.

Uppgifter som har

tillförts ett register

genom skriv- eller

räknefel eller genom

förbiseende.

När de inte behövs för

verksamheten.

Handlings- eller

språkversioner där

förändringen varit så

liten att den saknar

betydelse.

När de inte behövs för

verksamheten.

6

RA-FS 2022:1

Handlingar

Gallring

Anmärkningar

Väl avgränsade bilagor

som inkommit och inte

har utgjort underlag för

myndighetens bedöm-

ning eller som myn-

digheten i övrigt inte

kan förväntas agera på,

och som uppenbart

saknar betydelse för

myndighetens

verksamhet.

När de inte behövs för

verksamheten.

Avser inte bilagor som

myndigheten efterfrå-

gar för sin handlägg-

ning.

Handlingar som är av begränsad betydelse genom att innehållet har förts

över till andra databärare, eller genom att handlingarna har ersatts av

andra handlingar

Handlingar på fysiska

databärare som har

överförts och ersätts av

andra handlingar.

När de inte behövs för

verksamheten.

En förutsättning för

gallring är att den kan

ske utan eller med

endast ringa förlust

avseende betydelsebä-

rande uppgifter eller

data, sammanställ-

nings- och sökmöjlig-

heter, samt möjligheter

att fastställa autentici-

teten.

Ytterligare en

förutsättning för

gallring är att de nya

handlingarna har

framställts i enlighet

med Riks-arkivets

föreskrifter med

tekniska krav.

Avser inte pappers-

handlingar som

skannas. Bestämmelser

om gallring av

pappershandlingar

efter skanning finns i

Riksarkivets föreskrif-

ter och allmänna råd

om gallring av

pappershandlingar

efter skanning.

7

RA-FS 2022:1

Handlingar

Gallring

Anmärkningar

Elektroniska handling-

ar som har överförts

och ersätts av andra

elektroniska handlingar

När de inte behövs för

verksamheten.

En förutsättning för

gallring är att överfö-

ringen inte ska ha lett

till förlust av betydel-

sebärande data eller

förlust av möjligheten

att bedöma handling-

ens autenticitet.

Ytterligare en för-

utsättning för gallring

är att de nya handling-

arna har framställts i

enlighet med Riksarki-

vets föreskrifter om

tekniska krav.

Handlingar som har

dokumenterats genom

en tjänsteanteckning.

När de inte behövs för

verksamheten.

Handlingar som kan

ersättas av senare

inkomna handlingar

med en underskrift.

När de inte behövs för

verksamheten.

Elanders Sverige AB, 2022