SOU 1963:25
Papper och annan skrivmateriel
Sammanfattning
Bilaga Utdrag av protokollet över handelsärenden den 30 september 1959 .
16 17 22 24 25 30
33 38 60
55
67
70
73
Till Herr Statsrådet och Chefen för Kungl. Handelsdepartementet
Med stöd av Kungl. Maj:ts bemyndigande den 30 september 1959 har Herr Statsrådet tillkallat kanslichefen Yngve Ericsson som utredningsman med uppdrag att verkställa översyn av normalpappersförordningen m. m. Sam- tidigt har arkivrådet Robert Swedlund, riksarkivet, och dåvarande avdel- ningschefen hos statens provningsanstalt, numera rektorn Tore Nilsson till- kallats som experter. Sedan den senare lämnat sin befattning hos provnings- anstalten, har även avdelningschefen hos denna Gösta Perla den 13 februari 1962 tillkallats såsom expert.
Utredningen har haft kontakter med representanter för — utöver nyss- nämnda båda myndigheter — generalpoststyrelsen samt vissa andra myn- digheter och institutioner med intressen på pappersområdet samt vissa pappersbruk.
Utredningen har den 24 oktober 1960 avgivit förslag angående upprättan- de av arkivheständiga handlingar medelst fotografisk reproduktion el. dyl. Detta förslag har föranlett, att en kungörelse utfärdats i ämnet den 12 maj 1961 (nr 133). Vidare har utredningen den 20 januari 1962 avgivit förslag angående användning av kulpennor för allmänna handlingar m. m. samt den 29 oktober 1962 och den 9 april 1963 utlåtanden angående dispens från bestämmelser i normalpappersförordningen.
Som resultat av utredningsarbetet överlämnas härmed betänkande angå— ende papper och annan skrivmateriel.
Stockholm den 9 april 1963.
Yngve Ericsson
Undertecknade experter biträder, var och en i vad berör hans verksam- hetsområde, vad som anföres och föreslås i detta betänk-ande.
Robert Swedlund
Gösta Perla
Tore Nilsson
F örfattningsförslag
Förslag till förordning angående användning i statens verksamhet av arkivpapper
och annan skrivmateriel (arkivpappersförordning).
Härigenom förordnas som följer.
1 5.
Inom statens verksamhet skall, med tillämpning av bestämmelserna i denna förordning, eftersträvas en ur arkivvårds- och andra synpunkter ändamålsenlig användning av papper och övrig skrivmateriel samt en be- gränsning i möjligaste mån av kostnaderna härför.
Standardiserad materiel skall användas, om lämplig sådan finnes. Såsom skrivmateriel avses i denna förordning jämväl kontorsmaskin för skrift eller mångfaldigande av skrift.
2 5.
Till protokoll, koncept, diarier och andra handlingar, vilka hos myn- dighet upprättas för dess eget bruk och icke skola utgallras, så ock till skri- velser till Kungl. Maj:t eller chef för statsdepartement, till handlingar av särskild vikt, som eljest tillställas myndigheter, samt till expeditioner, som utfärdas till enskilda och som kunna antagas vara av varaktig rättslig be- tydelse eller annorledes av stort värde för dem, skall användas arkivpapper med sådan märkning som i 5 & sägs, såvitt ej annat föranledes av bestäm- melserna i 7 15 eller eljest i visst fall betingas av särskilda omständigheter.
Till handling, vartill icke användes arkivpapper, skall nyttjas annat för upprättande av handlingar lämpligt papper. Sådant papper benämnes bruks- papper.
Vad i förordningen stadgas i fråga om papper gäller såväl skrivpapper som tryckpapper, ritpapper och kartong avsedd för skrift.
3 &. Vikten av skrivpapper skall utgöra för arkivpapper 75, 100 eller 110 gram och för brukspapper 45, 60 eller 75 gram per kvadratmeter. Vikten av arkivtryckpapper skall utgöra 75 gram per kvadratmeter och av annat
tryckpapper högst denna vikt. Dock må papper av annan vikt än här an- givits användas, om det påkallas av särskilda skäl och, såvitt gäller arkiv- papper, riksarkivet lämnar medgivande härtill.
Vid val mellan papper av olika vikt skall hänsyn tagas till den åsyftade handlingens betydelse, den mekaniska åverkan för vilken papperet kan an- tagas komma att utsättas vid användning för avsett ändamål, papperets stor- lek samt om papperet skall användas för skrivning på en eller två sidor och om det skall begagnas vid framställning av genomslagskopior.
Arkivskrivpapper med en vikt av 110 gram per kvadratmeter må använ- das endast för kyrkoböcker, fastighetshöcker och andra handlingar, som kunna antagas bliva utsatta för särskilt stor nötning.
4 5.
Skrivpapper skall hava formatet 2, formatet 3 (aktformat helark) eller formatet 4 (aktformat halvark) enligt A-serien för standardiserade format. Dock skall till handlingar med kort text i regel användas papper av mindre format inom nämnda A-serie.
Om papper av de i första stycket angivna formaten icke utan avsevärd olägenhet kan användas för visst slag av handlingar, må myndighet efter samråd med riksarkivet besluta om avvikelse från nämnda format.
5 &.
Arkivpapper skall vara försett med vattenmärke. Detta skall innehålla orden svenskt arkiv ävensom för skrivpapper och tryckpapper uppgift om dess vikt i gram per kvadratmeter samt för allt arkivpapper dens firma— namn, som enligt vad nedan sägs erhållit statens provningsanstalts godkän- nande av papperet, och tillverkningsåret. Dock må firmanamnet förkortas. om ej otydlighet uppstår därigenom.
Vattenmärket skall finnas fullständigt, om än avbrutet, på varje papper av formatet A 3 eller större format.
På ritpapper så ock, efter särskilt medgivande av Kungl. Maj:t, på annat papper må i stället för vattenmärke vara anbragt annan märkning med mot- svarande innehåll.
Papper må ej vara försett med märke, som ovan sagts, eller förkortning därav, med mindre papperet godkänts som arkivpapper.
6 5.
Papper må av statens provningsanstalt godkännas som arkivpapper, om provningsan-stalten vid undersökning av prov på papperet, med tillämpning av föreskrifter som må vara meddelade av Kungl. Maj:t, bedömer detta vara beständigt och i övrigt lämpligt för framställning av handling, som avses i 2 & första stycket.
Provningsanstalten må fastställa särskilda villkor för godkännande och skall bestämma giltighetstiden för detta.
7 5.
Utan hinder av föreskrifterna i 2 & må till upprättande av handling hos myndighet i stället för arkiv- eller brukspapper användas väv, film, plast eller annan materiel, som är lämplig för ändamålet.
Till handling, som avsetts i 2 lå första stycket, må dock annan materiel än där sagts icke användas utan medgivande av riksarkivet. Dylikt med- givande må lämnas, om sålunda framställd handling kan antagas bliva beständig eller ock genom lämpliga anordningar kan åstadkommas att hand- lingens innehåll bevaras för framtiden. Särskilda villkor för sådan an- vändning må fastställas av riksarkivet.
Där hinder icke möter, skola i fråga om materiel. som avses i denna para- graf, tillämpas de föreskrifter angående format, som meddelats i 4 5.
Om provning och märkning av här avsedd materiel skola i tillämpliga delar gälla bestämmelserna i 8 5 fjärde stycket samt 9 &.
8 5.
Till framställning av handling, som avses i 2 5 första stycket, må ej an- vändas blyerts- eller anilinpenna eller krita.
Bläck, kulpennepatron med färg, färg till stämpel eller till kontorsmaskin, färgband till sådan maskin eller karbonpapper må ej nyttjas av myndighet, med mindre materielen är försedd med märke utvisande att densamma är godkänd av statens provningsanstalt.
Beträffande annat slag av skrivmateriel än ovan nämnts må provnings- anstalten, om materielen kan befaras ej lämna skrift av erforderlig håll- barhet, föreskriva att materielen icke må användas inom statsverksamheten eller att den icke må nyttjas till framställning av i första stycket åsyftad handling, om den ej är försedd med märke om godkännande. | Skrivmateriel må godkännas av provningsanstalten, om denna vid un- l i
dersökning av prov å materielen, med tillämpning av föreskrifter som må vara meddelade av Kungl. Maj:t, bedömer därmed framställd skrift vara be— ständig och materielen i övrigt vara lämplig för framställning av handling, & som nämnts i första stycket. Provningsanstalten må fastställa särskilda vill- | kor för godkännande och skall bestämma giltighetstiden för detta. i Om det påkallas av särskilda skäl, äger provningsanstalten besluta om [ avvikelse från ovan meddelade bestämmelser.
9 &.
Märke angående sådant godkännande, som avses i 8 5, skall upptaga dens firmanamn, som erhållit statens provningsanstalts godkännande av materielen, tillverkningsåret samt orden svenskt arkiv ävensom SP och
provningsanstaltens kontrollnummer. Provningsanstalten bestämmer, huru märkningen skall anbringas samt huru i övrigt skall förfaras vid märk- ningen.
Skrivmateriel må ej vara försedd med märke, som ovan sagts, eller för- kortning därav, med mindre materielen godkänts enligt 8 5.
10 5.
Skulle papper, bläck eller annan skrivmateriel, som godkänts av statens provningsanstalt och som är märkt med orden svenskt arkiv ensamma eller i sammansättning, vid kontrollundersökning hos provningsanstalten befinnas underlägset det av provningsanstalten godkända provet, äger denna, efter prövning av omständigheterna, återkalla godkännandet.
11 5.
Statens provningsanstalt skall i början av varje år kungöra förteckning över de sorter av skrivmateriel, som då äro prövade och godkända av prov- ningsanstalten enligt 6—8 55.
Provningsanstalten skall jämväl kungöra sådan föreskrift, som avsetts i tredje stycket av sistnämnda paragraf, ävensom återkallande av godkän- nande enligt 10 5.
12 'å.
På blankett skall, där ej särskilda skäl föranleda annat, anbringas be— teckning för det verk, för vars räkning blanketten tryckts eller eljest fram- ställts (initialer eller annan förkortning), nummer, framställningsår och, där så finnes lämpligt, antal exemplar.
13 &. Kuvert må ej användas av större format eller tjocklek eller av dyrare kvalitet än som är behövligt. I den mån så erfordras med hänsyn till handlings innehåll, skall kuvert vara ogenomskinligt.
14 5.
Om till myndighet ingives handling, som är av särskild vikt, men hand- lingen kan befaras endast hava begränsad varaktighet, skall myndigheten ombesörja, att för förvaring hos myndigheten framställes ett beständigt exemplar av handlingen.
15 &. Riksarkivet äger meddela anvisningar och råd i fråga om användning av papper och annan skrivmateriel såvitt gäller framställning av handlingar, som avses i 2 5 första stycket.
Myndighet, som av Kungl. Maj:t erhållit uppdrag att handhava central upphandling av papper och annan skrivmateriel, skall följa utvecklingen på området och i samarbete med riksarkivet och statens provningsanstalt verka för ändamålsenlig användning av sådan materiel i statens verksam- het samt för begränsning i möjligaste mån av kostnaderna härför.
16 15.
Myndighet skall, om så erfordras, för underlydande personal meddela närmare föreskrifter i fråga om användning av papper och annan skriv- materiel, varvid i mån av behov samråd skall ske med vederbörande arkiv- myndighet eller myndighet, som av Kungl. Maj:t erhållit uppdrag att hand- hava central upphandling av sådan materiel.
Myndighet skall utse särskild befattningshavare för att utöva tillsyn över att givna föreskrifter om användning av papper och annan skrivma- teriel tillämpas av underlydande personal samt, såvitt gäller i 2 5 första stycket avsedda handlingar, i övrigt av dem, som taga del i den av myndig- heten bedrivna verksamheten, så ock att ansvara för vården av myndig- heten tillhörig materiel samt kontrollera förbrukningen av denna.
17 5. På Kungl. Maj:ts särskilda prövning ankommer, huruvida och i vilken omfattning bestämmelserna i denna förordning skola tillämpas i avseende å utrikes skriftväxling samt vid Kungl. Maj:ts beskickningar och konsulaten.
18 5. Ej må i handelsavsikt till riket införas papper, varå i vattenmärke eller annat märke förekomma orden svenskt arkiv ensamma eller i samman- sättning, därest ej Kungl. Maj:t lämnat tillstånd härtill.
19 ä.
1 mom. Överlåter någon skrivmateriel märkt med orden svenskt arkiv en- samma eller i sammansättning eller i förkortning, som uppenbarligen åsyftar dessa ord, ehuru han har vetskap om att materielen icke godkänts av statens provningsanstalt enligt 6, 7 eller 8 5 eller om att den .till beskaffenheten icke överensstämmer med av provningsanstalten godkänt prov, straffes med dagsböter, och skall materielen förklaras förverkad. Finnes varan ej i be- håll, må i stället värdet förklaras förverkat.
Till enahanda påföljd är den förfallen, som överlåter skrivmateriel märkt på sätt nyss sagts, utan att firmanamn finnes angivet dårå. 2 mom. Angående påföljd för införsel av papper i strid mot bestämmelserna i 18 5 och för försök till sådant brott stadgas i lagen om straff för varu- smuggling. 3 mom. Papper eller annan skrivmateriel, som förverkats enligt vad i 1 eller
2 mom. är stadgat, skall, om ovannämnda märkning kan makuleras, efter det så skett försäljas å offentlig auktion men eljest förstöras. # mom. Böter tillfalla kronan.
20 &. Kungl. Maj:t meddelar särskilda föreskrifter i fråga om beskaffenheten hos olika slag av papper och annan skrivmateriel.
Denna förordning träder i kraft den 1 januari 1964. Genom förordningen upphäves förordningen den 12 juli 1907 (nr 55) angående de slag av papper, bläck, skrivmaskin- och stämpelfärger, som må till vissa offentliga handlingar an- vändas:
skrivelsen till kontrollstyrelsen den 17 november 1911 (bihang nr 68 sid. 1) angående bemyndigande att utfärda godkännande av normalbläck för ett år i sänder;
kungörelsen den 3 maj 1918 (nr 286) angående rätt att medgiva undantag från vissa bestämmelser i förordningen den 12 juli 1907 angående de slag av papper, bläck, skrivmaskin- och stämpelfärger, som må till vissa offent- liga handlingar användas;
cirkuläret den 24 januari 1941 (nr 42) till de myndigheter, vilka hava att verkställa upphandling för statens behov, angående upphandling av visst standardpapper i stället för normalpapper av klass nr 4;
skrivelsen till statens provningsanstalt den 30 januari 1942 (nr 28) an- gående vissa undantag från förordningen den 12 juli 1907 (nr 55) angående de slag av papper, bläck, skrivmaskin- och stämpelfärger, som må till vissa offentliga handlingar användas;
cirkuläret den 14 september 1946 (nr 614) med bestämmelser rörande inköp och användning av vissa slag av papper, kuvert och läskpapper för statens behov;
kungörelsen den 12 maj 1961 (nr 133) angående upprättande av allmän- na handlingar medelst fotografisk reproduktion eller liknande framställ- ningssätt;
så ock vad i övrigt må finnas stadgat, som strider mot denna förordnings bestämmelser.
Där i gällande författning förekommer hänvisning till föreskrift, som ersatts genom bestämmelse i denna förordning, skall den bestämmelsen i stället tillämpas.
Lager av normal— och standardpapper, normalbläck, kulpennepatroner med färg, färg till stämpel eller kontorsmaskin, färgband till sådan maskin samt karbonpapper, som finnas hos centralupphandlande eller annan myn- dighet, då denna förordning träder i kraft, må förbrukas såsom om tidigare bestämmelser ännu varit gällande.
Förslag till kungörelse angående beskaffenheten hos arkivpapper
och annan skrivmateriel
Härigenom förordnas som följer.
1 5.
]. Arkivpapper skall, där ej annat föranledes av föreskrifterna i 2 5, med avseende å fibersammansättning uteslutande bestå av lin, bomull eller hampa.
Surhetstalet för papper i lufttorrt tillstånd må icke överstiga 10. Koppartalet för papper i lufttorrt tillstånd må icke överstiga 2. Statens provningsanstalt äger bestämma angående askhalten hos papper. Beträffande avslitningslängd och vikningshållfasthet skola minst följande krav uppfyllas:
Arkivskrivpapper
- Arkiv- Arkiv- Arkiv- med v1kt _ öva- 100 annat täyclz-r gilt-er kartong gram per P PP 11 Dp
1112
Avslitningslängd i medeltal, meter, 5500 4500 3000 4000 4500 beräknad på papperets vikt i luft- torrt tillstånd vid 65 procent rela- tiv luftfuktighet.
Vikningshållfasthet i medeltal, an- 200 200 25 se _ tal dubbelvikningar, vid bestämning nedan med Köhler-Mohlins maskin.
Arkivritpapper skall hava så stor vikningshållfasthet, som kan förenas med de under punkt 2 angivna egenskaperna hos sådant papper.
Vid provning erhållna medelvärden på avslitningslängd och vikningshåll- fasthet må understiga ovan angivna värden med högst 10 procent.
Avslitningslängden och vikningshållfastheten må icke vid konstgjord åld- ring försämras mer än som svarar mot grunder, fastställda av provningsan- stalten.
2. Arkivskrivpapper skall vara limfast, slätt, utan hål, vitt och tillräckligt ogenomskinligt, av jämn beskaffenhet samt skuret. Dock må papper avsett för mångfaldigande av skrift vara limmat i mindre grad och ha mindre glättad eller oglättad yta. Arkivtryckpapper skall vara väl tryckbart och rent samt hava jämn bot- ten, lämplig vit färgton och tillräcklig grad av ogenomskinlighet. Arkivritpapper skall hava god rit- och raderbarhet samt vara rent, av jämn beskaffenhet och ägnat att motstå dimensionsändringar. Arkivkartong skall vara limfast, slät och av jämn beskaffenhet samt, om den icke är maskingjord, väl klistrad.
Finner statens provningsanstalt papper av annan beskaffenhet än som angivits i 1 5 1 punkten vara minst likvärdigt i fråga om varaktighet, äger provningsanstalten godkänna papperet såsom arkivpapper.
Provningsanstalten äger ock medgiva undantag från föreskrifterna under 1 5 2 punkten.
3 5. Brukspapper skall vara tillverkat av blekt kemisk massa. Dock må däri ingå högst 50 procent slipmassa. ' Föreskrifterna i 1 5 2 punkten skola äga tillämpning jämväl å brukspap- per, dock icke såvitt gäller viss färg å papperet.
4 5.
Den i 3 5 arkivpappersförordningen angivna vikten per kvadratmeter skall hänföra sig till papper i lufttorrt tillstånd vid 65 procent relativ luftfuktig- het.
Vikten må kunna över— eller understiga angivna värden med högst 6 pro- cent.
5 5.
A-serien för standardiserade format (SIS-formaten) har som utgångsfor— mat 841 )( 1189 mm (A 0). Övriga format erhållas genom att närmast stör- re format halveras parallellt med kortsidan. De sålunda erhållna formaten betecknas med seriebokstaven A och en siffra, som angiver det antal del- ningar av seriens utgångsformat, varigenom formatet erhållits.
De för användning till handlingar inom statsförvaltningen viktigaste for- maten på skrivpapper äro:
Formatets benämning A2 420 X 594 mm AB 297 x 420 » (arkformat helark) A4 210 x 297 >> ( » halvark)
Mått
Angivna mått avse färdigformat. Från de för A-serien gällande måtten må icke förekomma större avvikel- ser än som medgives av statens provningsanstalt.
6 &. Bläck skall för att kunna godkännas av statens provningsanstalt vara järngallusbläck samt motsvara följande fordringar: 1) vara klart, lättflytande och icke så surt, att det i större mån angriper pennan eller visar benägenhet att flyta ut, ävensom hava stark färg och åstadkomma skrift, som hastigt torkar utan att bliva klibbig;
2) innehålla minst 5 gram järn per liter; 3) visa sig hållbart vid av provningsanstalten utförda prov; och 4) lämna en skrift, som är lika mörk och motstår inverkan av dagsljus, luft, vatten och alkohol i samma grad som skrift av ett med provet lika färgat bläck, sammansatt av följande beståndsdelar: 23,4 gram vattenfri garvsyra (tannin), 7,7 gram kristalliserad gallussyra, 30 gram järnvitriol, 10 gram gummi arabicum, saltsyra motsvarande 2,5 gram klorväte, och 1 gram karbolsyra, allt per liter.
7 5.
Annan 1 8 5 arkivpappersförordningen avsedd skrivmateriel än sådant järngallusbläck, som motsvarar de i 6 & denna kungörelse angivna ford- ringarna, skall för att kunna godkännas av statens provningsanstalt lämna en skrift, som blir av väsentligen lika stor hållbarhet som skrift med nyss avsett bläck, samt i övrigt bedömas lämplig för framställning av handling, som avses i 2 5 första stycket arkivpappersförordningen.
Denna kungörelse träder i kraft den 1 januari 1964.
Redogörelser
Återblick
1897 års riksdag anhöll, att Kungl. Maj:t måtte, efter nödig utredning, taga i övervägande vilka föreskrifter kunde anses av behovet påkallade till vin- nande av trygghet för att av statens ämbets- och tjänstemän till allmänna handlingar av den vikt, att de borde bevaras för framtiden, städse användes papper av erforderlig styrka och hållbarhet ävensom de övriga frågor, som kunde stå i sammanhang därmed.
Med anledning härav avgav statskontoret till Kungl. Maj :t dels viss ex- pertutredning och dels ett av statskontoret upprättat »förslag till reglemen- tariska bestämmelser angående beskaffenheten av det papper, som hör till offentliga handlingar användas».
Sedan fem särskilda sakkunniga därefter tillkallats, avgav dessa den 16 oktober 1901 »förslag till förordning angående normalpapper och tryck— papper samt normalbläck, skrivmaskinsband och stämpelfärger till bruk i statens tjänst m. m.».
Efter remissbehandling av förslaget utfärdade Kungl. Maj:t den 12 juli 1907 förordning (nr 55) angående de slag av papper, bläck, skrivmaskin- och stämpelfärger, som må till vissa offentliga handlingar användas. Denna förordning är ännu i kraft men har ändrats vid flera tillfällen.
I samband med att kontrollen av normalpapper och normalbläck ävensom dithörande ämnen är 1920 överflyttades till statens provningsanstalt från kontrollstyrelsen — till vilken denna uppgift är 1909 överflyttats från kon- troll- och justeringsstyrelsen — anbefallde Kungl. Maj:t provningsanstalten att utarbeta förslag till erforderliga ändringar i 1907 års förordning. Prov- ningsanstalten avgav den 21 juni 1932 förslag till ny förordning i förevaran- de ämne. Detta förslag kompletterades i vissa delar genom en skrivelse från provningsanstalten den 27 februari 1939.
Sed-an provningsanstaltens förslag varit föremål för remissbehandling, upprättades inom handelsdepartementet ett »utkast till förordning angå- ende de slag av papper, kartong, bläck, färg för maskinskrift och stämpel- färg, som skola användas till vissa allmänna handlingar (arkivpappersför- ordning)».
De förslag, som enligt vad nu sagts framkommit, betecknas i det följande som »1930-talets förslag».
Dessa förslag har emellertid ej lett till att någon ny förordning kommit till stånd.
Vid sidan av normalpappersförordningen har Kungl. Maj :t med avseende å andra ändamål, än som åsyftas i denna förordning, meddelat bestämmel— ser rörande inköp och användning av vissa slag av papper, kuvert och läsk- papper för statens behov. Ett cirkulär i detta ämne har sålunda utfärdats den 14 september 1946 (nr 614).
I detta sammanhang må nämnas, att dåvarande statens sakrevision år 1948 framlade ett förslag rörande åtgärder för nedbri-ngande av kostnaderna för statens pappersförbrukning m. m.
Bestämmelser angående normalpapper m. m.
Bestämmelserna rörande användningen av papper och skrivmateriel hos statsmyndigheterna återfinnes i väsentliga delar i förordningen den 12 juli 1907 (nr 55) angående de slag av papper, bläck, skrivmaskin— och stämpel- färger, som må till vissa offentliga handlingar användas. I förordningen har ändringar vidtagits genom författningar 1910:140, 1911:92, 1920:500, 1922: 552, 1925:508, 1930:210, 1946:613, 1947:807, 1957:238 och 1960z435. Här— jämte har vissa modifikationer skett i bestämmelserna genom föreskrifter, som på hithörande område meddelats av Kungl. Maj:t genom författningar eller i annan form.
Enligt nyssnämnda förordning _— vilken i det följande benämnes normal- pappersförordningen — skall till skriftliga offentliga handlingar användas papper, hörande till någon av de i förordningen omförmälda klasser nr 1— 4, vilket papper benämnes normalpapper. I avseende å sammansättning skall det till klasserna nr 1 och 2 hänförliga normalpapperet vara förfärdigat en- bart av lump, innehållande uteslutande lin, bomull eller hampa, samt det till klass nr 3 hänförliga papperet vara förfärdigat av lump med tillsats av högst 50 % cellulosa, framställd av trä, halm av olika slag eller espartogräs. Papper av klass nr 4 må äga vilken sammansättning som helst, dock att slipad trämnassa ej må förekomma däri.
Det kan nämnas, att Kungl. Maj:t genom brev den 30 januari 1942 (nr 28) med- givit att tills vidare under då rådande förhållanden normalpapper av klasserna nr 1 och 2 finge tillverkas av lump, bestående av lin, bomull eller hampa med en tillsats av högst 20 % cellull räknat på hela fiberblandningens vikt, samt nor- malpapper av klass nr 3 tillverkas av lump med en tillsats, uppgående till högst 50 % av hela fiberblandningens vikt, av cellulosa, framställd av trä, halm av olika slag eller espartogräs, eller cellull. _— Bestämmelser om medgivande av undantag från normalpappersförordningen hade även utfärdats i samband med första världs- kriget, nämligen genom en kungörelse den 3 maj 1918 (nr 286). — Nu nämnda bestämmelser är icke uttryckligen upphävda.
I normalpappersförordningen uppställes vidare vissa krav i fråga om håll- fasthetsegenskaper, nämligen beträffande medelavslitningslängd, medeltänj-
barhet och medelgnuggningsmotstånd, och meddelas vissa föreskrifter om egenskaperna i övrigt. Redogörelse för vad som sålunda gäller för närvaran- de kommer att lämnas i andra sammanhang.
Normalpapper skall enligt förordningen vara försett med vattenstämpel innehållande tillverkarens firma i bokstäver, orden svenskt normal, numret å den pappersklass papperet tillhör samt tillverkningsåret, dock att förkort- ning av firman är tillåten så framt ej otydlighet därigenom uppstår.
Enligt normalpappersförordningen gäller i huvudsak följande i fråga om användning av normalpapper av de olika klasserna till skilda slag av hand— lingar.
Papper av klass nr 1 skall användas till dels handlingar av synnerlig vikt, vilka skall bevaras för all framtid och tillika är utsatta för stor slitning, såsom fastighetsböcker, församlingsböcker etc., dels ock till handlingar, som visserligen icke är avsedda att bevaras för all framtid, men som på grund av särskilda förhållanden är utsatta för stor slitning, väta o.s.v., exempelvis sjömansrullor, mätbrev, patentbrev.
Papper av klass nr 2 skall användas till handlingar av synnerlig vikt, som skall bevaras för all framtid _ delvis av lika stor vikt som de, vilka upp- räknats under nr 1 — men som i regel icke är utsatta för stor slitning, så- som protokoll, diarier, koncept i Kungl. Maj :ts kansli och centrala ämbets- verk m. m., och dessutom till en del handlingar, om vilka man icke kan räkna med att de skall bevaras för all framtid — de utlämnas till enskilda personer —— men på vilkas hållbarhet i alla fall bör ställas stora fordringar, t. ex. fullmakter, pensionsbrev, betyg.
Papper av klass nr 3 är avsett för den stora mängd handlingar, för vilka papper av klass nr 1 och 2 icke anses behövligt, men som dock är av den vikt, att de ansetts icke böra hänföras till klass nr 4, vilken senare klass är avsedd för mindre viktiga handlingar, såsom en stor del utgående ex- peditioner från underordnade myndigheter, journaler, som efter viss tid makuleras o.s.v.
Kungl. Maj:t har i cirkulär den 24 januari 1941 (nr 42) förordnat, att utan hinder av stadganden i normalpappersförordningen skall t. v. för an- nat ändamål än till blanketter för statistiskt primärmateriai som skall be- varas för all framtid i stället för normalpapper av klass nr 4 för statsverkets behov upphandlas s. k. standardpapper av vissa slag.
Den i förordningen gjorda — tämligen omfattande — uppräkningen av exempel på användningen av pappersklasserna nr 2—4 har för överskådlig- hetens skull grupperats enligt statskalenderns uppställning under följande rubriker:
Kungl. Maj:ts kansli; överrätter och kollegier samt övriga till statsförvaltningen hörande all- männa verk och styrelser; och
till statsdepartementen hörande stater och kårer. Vad Kungl. Maj:ts kansli angår, så har de flesta där förekommande hand- lingar, såväl inneliggande som utgående, hänförts till pappersklass nr 2.
Överrätternas och de centrala myndigheternas protokoll, diarier, koncept m. fl. inneliggande handlingar samt viktigare utgående expeditioner, där— ibland skrivelser till Kungl. Maj:t, fullmakter m. m., har hänförts till pap- persklass nr 2. Mindre viktiga utgående expeditioner däremot fördelas efter omständigheterna på klasserna nr 3 och 4.
För de till statsdepartementen hörande stater och kårer anföres först exempel på handlingar, gemensamma för de flesta dithörande myndigheter, och sedan exempel på handlingar som endast förekommer hos vissa myndig- heter. Som regel har uppställts, att till protokoll, diarier och koncept använ— des papper av klass nr 3. Från denna regel har dock gjorts flera viktiga un- dantag. Kungl. Maj:ts befallningshavande, domkapitel samt universitet och därmed jämförliga högre undervisningsanstalter har med avseende på pro- tokoll, diarier och koncept likställts med de centrala verken; sådana hand- lingar är därför hänförda till nr 2. Detsamma gäller om underdomstolarnas viktigare protokoll och om åtskilliga andra handlingar, som särskilt upp- räknats. Utgående expeditioner kan i regel skrivas på papper av klass nr 4, men de viktigare på nr 2 och 3; på nr 2 exempelvis underdåniga utlåtanden, viktigare skrivelser till överordnade myndigheter, fullmakter, betyg, på nr 3 utslag och resolutioner av Kungl. Maj:ts befallningshavande, magistrater, poliskammare och domkapitel.
Allmänt gäller, att till koncept skall användas gott papper (nr 2 eller 3), samt att till räkenskaper allt efter deras vikt och beskaffenhet skall använ- das papper av klass nr 1, 2 eller 3.
De uppräknade handlingarna nämnes endast såsom exempel, och det måste därför bero på vederbörande myndigheter att meddela närmare före- skrifter, om så anses behövligt.
Till offentliga handlingar av helt tillfällig betydelse, särskilt åtskilligt till de olika förvaltningarna hörande blankettryck, ävensom till blanketter för statistiska primäruppgifter, som icke skall bevaras för all framtid, må enligt bestämmelse av vederbörande myndighet användas papper av kvalitet, som för ändamålet finnes lämplig.
Till sådana offentliga handlingar, som av statens ämbetsmyndigheter ut- gives i tryck och avser viktigare statsändamål, skall användas papper, som är förfärdigat enbart av lump, innehållande lin, bomull eller hampa, samt äger sådana hållfasthetsegenskaper — med visst undantag — som är angivna för normalpapper, hänförligt till klass nr 4.
Normalpapper skall enligt normalpappersförordningen (i dess lydelse en- ligt kung. 1946:613) , där ej annat följer av särskilda bestämmelser, ha for— mat tillhörande de — även internationellt — standardiserade formatens (SIS-formatens) A-serie. Utgångsformat för nämnda serie är 841 >(1189 mm
(A 0)1. Övriga format erhålles med samma sidförhållande genom att när- mast större format halveras parallellt med kortsidan. De sålunda erhållna formaten betecknas med seriebokstaven A och en siffra, som angiver det an- tal delningar av seriens utgångsformat, varigenom formatet erhållits. De för användning till handlingar inom statsförvaltningen viktigaste formaten har i förordningen angivits vara: A 2 med mått 420 )( 594 mm, A 3 med mått 297 )( 420 mm (aktformat helark) och A 4 med mått 210 )( 297 mm (aktformat halvark).
I avseende å vikt gäller enligt normalpappersförordningen, att normal- papper av klass nr 1 skall väga 110 gram, nr 2 100 gram, nr 3 100 gram och nr 4 85 gram per m”.
Enligt Kungl. Maj:ts beslut den 14 januari 1949 får lumppapper med en vikt av 80 gram per m2 t. v. användas till vissa mantals- och debiterings- och liknande längder och liggare.
Enligt cirkulär den 14 september 1946 (nr 614) bör i de fall, där normal— papper icke skall begagnas, användas papper av följande slag, s. k. standard- papper, om ej särskilda skäl för användning av annan papperssort förelig- ger:
kvalitet A, träfritt papper, innehållande 25 % lump, i tjocklekar av 95 och 120 gram per m”;
kvalitet B: träfritt papper, tillverkat av blekt sulfitmassa, i tjocklekar av 45, 60, 75 och 90 gram per m”;
kvalitet C: trähaltigt papper, innehållande högst 50 % slipmassa, i tjock- lekar av 45, 60, 75 och 90 gram per m”;
dupliceringspapper: träfritt papper, tillverkat av blekt sulfitmassa, i tjocklek av 70 gram per mg.
När Kungl. Maj:t genom cirkulär den 24 januari 1941, enligt vad förut nämnts, förordnat om användning av standardpapper i stället för normal- papper av klaSs 4, har hänvisats till standardpapper med beteckningarna B 90 eller, därest papper i tjockleken 90 gram per m2 icke anses erforder- ligt, annat standardpapper av kvalitet B.
I ovannämnda 1946 års cirkulär meddelas samma formatbestämmelser som för normalpapper. Följande anvisningar lämnas till ledning beträffande användning av olika kvaliteter och tjocklekar av standardpapper.
Papper av kvalitet A är avsett för räkenskapsböcker, liggare, registerböckevr rn. rn. i fall, då normalpapper ej skall användas men då papperet är utsatt för jämförelsevis stor slitning.
Papper av kvalitet B bör användas såsom skriv- och blankettpapper i de fall, då vitt papper erfordras.
Papper av kvalitet C bör användas till skriv- och blankettpapper i de fall, då
1 Detta motsvarar en yta av 1 1112. Förhållandet mellan sidorna är 1:,/E
vill papper icke erfordras, såsom till mindre viktigt blankettryck, block, tillfälliga koncept och arbetspapper.
Vid val av tjocklek bör hänsyn tagas till den mekaniska åverkan, för vilken papperet kommer att utsättas vid användning för avsett ändamål, formatets stor- lek samt om papperet skall användas för skrivning på en eller på två sidor eller till genomslagskopior.
Papper vägande 45 g per m'2 är närmast avsett till blankettryck av litet format, för skrivning på en sida samt till sådana blanketter eller block, där vid skrivning genomslagskopior skall framställas.
Papper vägande 60 g per rn2 såväl av kvalitet B som av kvalitet C är närmast avsett för blankettryck av mindre format än formatet A 4 men kan även användas för blankettryck av sistnämnda format, då papperet är utsatt för ringa mekanisk åverkan, ävensom till genomslagskopior av viktigare slag.
Papper vägande 75 g per m2 är närmast avsett för formatet A 4 eller större for- mal. Denna tjocklek av kvalitet B bör användas till brevpapper av formatet A 4.
Papper vägande 90 g per m2 är avsett för sådant ändamål, som på grund av sär- skilda förhållanden kräver papper av större tjocklek.
I 1946 års cirkulär meddelas också vissa föreskrifter i fråga om kuvert och läskpapper.
Kungl. Maj:t har den 11 juli 1947, efter framställning av generalpoststy- styrelsen, förklarat hinder icke möta för styrelsen och övriga pappersupp- handlande statsmyndigheter att upphandla och tillhandahålla skriv- och konceptpapper, papper till tryckta blanketter, formulär, cirkulär och dylikt, ävensom kuvert med lägre vikt per m2 än som stadgas i 1946 års cirkulär. Detta medgivande synes ej ha utnyttjats i större utsträckning utom såvitt gäller kuvert.
I detta sammanhang må nämnas, att Kungl. Maj :t i cirkulär till stats- myndigheterna den 14 september 1946 (nr 615) framhållit angelägenheten av att till handlingar, som ingives eller insändes till statsmyndigheter av kommunala organ ävensom av enskilda personer, företag och sammanslut- ningar, såvitt möjligt, användes papper av formatet A 3 eller A 4 eller mind- re format tillhörande A-serien.
Till de offentliga handlingar, vilka skrives på normalpapper av klasserna nr 1, 2 eller 3, må enligt normalpappersförordningen ej användas annat bläck än sådant, som blivit av statens provningsanstalt godkänt såsom nor- malbläck. Sådant bläck skall vara järngallusbläck samt motsvara vissa i förordningen angivna fordringar. Närmare redogörelse för bestämmelserna om normalbläck lämnas i annat sammanhang.
För åstadkommande av skrift medelst skrivmaskin eller stämpel må icke till bruk i statens tjänst, där fråga är om handling, till vilken skall an- vändas normalpapper av klasserna nr 1, 2 eller 3, begagnas annan färg än sådan, som av statens provningsanstalt genom utfärdad kungörelse förkla- rats lämna skrift av minst lika stor varaktighet som skrift med normalbläck.
Det har blivit praxis, att provningsanstalten i början av varje år utfärdar
kungörelse angående de skrivmedel av olika slag, som under året är god- kända fö1 bruk till vissa offentliga handlingar.
I normalpappersförordningen är även upptagna bestämmelser om vad den har att iakttaga, som vill tillverka normalpapper eller normalbläck, samt om kontroll härav ävensom om straff för överträdelse av bestämmelserna. Även i dessa hänseenden lämnas närmare redogörelser i andra samman- hang.
Detsamma gäller en del föreskrifter angående sättet för upphandling av papper m. m. för statens behov samt om sparsamhet härmed.
Slutligen må nämnas, att Kungl. Maj:t meddelat vissa föreskrifter om upprättande av handling medelst särskilda former av reproduktion.
Sålunda har Kungl. Maj:t den 29 november 1957 medgivit, att avskrift av överklagat avgörande, som ingår i eller fogas till allmän överrätts dom, utslag eller beslut, t. v. må — utan hinder av vad som stadga-s i vissa para- grafer i normalpappersförordningen -— upprättas medelst fotografisk repro- duktion.
Vidare har Kungl. Maj:t genom kungörelse den 12 maj 1961 (nr 133) förordnat, att handling, vartill normalpapper skall användas enligt normal- pappersförordningen, må upprättas medelst fotografisk reproduktion eller liknande fram-ställningvssätt under följande förutsättningar. Vid upprättan— de av handling som nyss sagts skall användas av statens provningsanstalt godkänd kopieringsapparat, för ändamålet avsett normalpapper av veder- börlig klass och i övrigt sådant förfarande, som statens provningsanstalt godkänt för framställning av handlingar med sådan varaktighet som åsyftas med bestämmelserna i nämnda förordning.
Bestämmelser angående upphandling av skrivmateriel m. m.
Enligt en kungörelse den 7 december 1945 (nr 850) skall upphandling för statsverkets behov och på dess bekostnad av kontorsmateriel verkställas av generalpoststyrelsen i den omfattning och på det sätt, som närmare an- gives. Från skyldigheten att anlita generalpoststyrelsen är undantagna järn- vägsstyrelsen och telestyrelsen med underlydande förvaltningar (general- poststyrelsen handhar numera, i motsats till tidigare, upphandling även för försvarets myndigheter).
På generalpoststyrelsen ankommer att för de statliga myndigheternas väg— ledning utgiva en särskild förteckning ( sortimentslista) över den kontors- materiel, som för statsverkets behov tillhandahålles genom styrelsens för- sorg. Styrelsen äger att med leverantör avtala om fast köp av i sortiments- listan upptagna artiklar. Därest styrelsen beträffande vissa artiklar skulle finna lämpligare att sluta avtal, enligt vilket vederbörande myndigheter har att direkt från leverantören och i mån av behov inköpa i avtalet inne- fattade artiklar, äger styrelsen träffa sådant avtal.
Kontorsmateriel, som upphandlats av generalpoststyrelsen, skall betalas av styrelsen, som därefter äger utbekomma ersättning från de myndigheter, för vilkas räkning inköp skett. Generalpoststyrelsen äger därvid bereda sig gottgörelse för sina omkostnader.
Därest myndighet finner det möjligt att upphandla i sortimentslistan upptagen artikel till lägre kostnad än det pris, som av generalpoststyrelsen betingas för artikel av motsvarande kvalitet, bör myndigheten underrätta generalpoststyrelsen därom. Myndighet må efter därom med generalpost- styrelsen träffad överenskommelse i den omfattning, som förhållandena i varje särskilt fall påkallar, själv upphandla i sortimentslistan uppförda artiklar.
I förenämnda cirkulär den 14 september 1946 (nr 614) har Kungl. Maj:t, >>i syfte att nedbringa kostnaden vid inköp och användning för statens behov av papper, kuvert och läskpapper» meddelat bestämmelser rörande inköp och användning av sådan materiel. Beträffande de i cirkuläret gjorda be- skrivningarna av olika kvaliteter av standardapper samt användningen där- av hänvisas till det föregående. Här må endast nämnas bestämmelsen, att varje statens verk, som förbrukar skriv- eller konceptpapper, papper till tryckta blanketter, formulär, cirkulär och dylikt, kuvert eller läskpapper, skall för varje förbrukningsplats uppdraga åt befattningshavare, som är därtill lämplig, att ansvara för nämnda varors vård samt kontrollera för- brukningen av desamma.
I detta sammanhang må erinras om att Kungl. Maj:t i olika sammanhang meddelat föreskrifter, som haft till syfte att åstadkomma sparsamhet med papper inom statsförvaltningen. Så har skett genom cirkulär den 5 juni 1931 (nr 213) angående remissers verkställande och besvarande, den 1 de- cember 1939 (nr 841) angående vissa besparingsåtgärder (i en promemoria hade bl. a. hänvisats till att papper, kuvert och läskpapper ej sällan an- vändes av onödigt hög kvalitet), den 18 september 1942 (nr 796) angående expedition av beslut m.m. i vissa fall samt den 7 juni 1946 (nr 278) angå- ende sparsamhet med papper och kuvert. I sistnämnda cirkulär har bl.a. föreskrivits, att större format av papper och kuvert icke må användas än som erfordras i varje fall. Slutligen må nämnas cirkuläret den 9 maj 1947 (nr 178) angående sparsamhet med papper och papp, vilket cirkulär närmast haft samband med att beslag lagts på [dessa varor och åtgärder ansetts behövliga för att inskränka konsumtionen härav. Enligt vad som bl.a. framhålles i cirkuläret bör möjligheterna att övergå till papper med lägre gramvikt undersökas. I den mån sådant papper finnes kunna användas utan större olägenhet, bör så ske.
Bestämmelser angående arkivhandlingar
Allmänna handlingar är enligt tryckfrihetsförordningen samtliga hos stats— eller kommunalmyndighet förvarade handlingar, vare sig de till myndig- heten inkommit eller blivit där upprättade. Med handling likställes karta, ritning eller bild. Minnesanteckning eller annan uppteckning, som hos myn- dighet verkställts allenast för måls eller ärendes föredragning eller bere- dande till avgörande, skall enligt nyssnämnda förordning icke hos myndig- heten anses som allmän handling, om ej uppteckningen, sedan målet eller ärendet slutbehandlats hos myndigheten, omhändertagits till förvaring.
Allmän handling hos statsmyndighet skall arkivläggas och är därefter att betrakta som arkivhandling. I fråga om sådan arkivhandling gäller, med vissa undantag, allmänna arkivstadgan den 110 november 1961 (nr 590) och riksarkivets cirkulär samma dag rörande tillämpningen av stadgan (nr 591 ).
Enligt riktlinjer, som meddelats i 3 5 av cirkuläret räknas till en myn- dighets arkivhandlingar sådana handlingar, som
upprättats hos myndigheten för dess eget bruk (t.ex. protokoll, koncept, olika slags ämbetsböcker och register, såsom diarier, matriklar, räkenskaps— böcker) eller i upprättat skick inkommit dit för fortsatt förande (t. ex. per- sonakter hos pastorsämheten) ;
inkommit till myndigheten för efterrättelse, handläggning eller känne- dom och där kvarstannat (t. ex. skrivelser, rapporter, räkenskapsverifika- tioner);
återställts till myndigheten efter handläggning hos annan myndighet (t. ex. reviderade räkenskaper).
I cirkuläret angives vidare, att som arkivhandlingar icke räknas anteck- ningar och meddelanden av endast tillfällig betydelse samt sådana utkast, kladdar och liknande arbetspapper, vilkas betydelse upphör i och med upp- rättande av slutligt koncept eller fullbordande av arbete.
En väsentlig uppgift för arkivmyndigheterna är att tillse att föreskriven utgallring av arkivhandlingar äger rum. Härom gäller ett mycket stort an- tal kungl. brev angående utgallringar av handlingar hos olika myndigheter eller vissa slag av myndigheter. Mera allmänna bestämmelser har också utfärdats om utgallring av handlingar hos statsmyndigheter. Bland dessa bestämmelser nämnes här kungörelsen den 22 juni 1951 (nr 481) angående utgallring av handlingar hos vissa av försvarets myndigheter och kun- görelsen den 11 december 1953 (nr 716) angående utgallring av handlingar hos vissa statsmyndigheter. Enligt 4 & allmänna arkivstadgan har riksar- kivet att, utöver vad om utgallring av arkivhandlingar är föreskrivet i författning eller av Kungl. Maj:t eljest meddelade bestämmelser, utfärda erforderliga föreskrifter om gallring, vad gäller under försvarsdepartemen- tet lydande myndigheter efter förslag av krigsarkivet. På grund av denna föreskrift utfärdas gallringsbestämmelserna fr.o.m. den 1 januari 1962
av riksarkivet. Före detta datum fattades beslut i gallringsfrågor av Kungl. Maj:t.
Bestämmelserna angående utgallring har till innebörd att vissa angivna slag av handlingar skall utgallras omedelbart eller efter av Kungl. Maj:t respektive riksarkivet eller av vederbörande myndighet bestämd gallrings- frist. Denna utgör i allmänhet 10 år men är i många fall kortare, i några få fall längre.
Utöver vad som följer av utfärdade gallringsföreskrifter må myndighet ej avhända sig arkivhandling utan medgivande av riksarkivet eller myn— dighet riksarkivet bestämmer. Att handlingar sålunda bevaras, kan vara betingat av deras rättsgrundande betydelse eller värde för forskningen eller ur förvaltningsmässiga synpunkter.
I 7—10 5,8 allmänna arkivstadgan meddelas bestämmelser 0111 arkivmyn- dighet. Riksarkivet är, om ej annat följer av det följande, arkivmyndighet för 1. centrala ämbetsverk, kommissioner och kommittéer samt övriga myn- digheter, vilkas verksamhetsområde är hela riket, 2. hovrätter och 3. univer- sitet och högskolor med tillhörande institutioner samt andra inrättningar för vetenskaplig forskning eller undervisning. Krigsarkivet är arkivmyndig- het för de under försvarsdepartementet lydande myndigheterna. Varje landsarkiv är, om ej annat följer av det nu sagda, arkivmyndighet för myn- dighet inom dess verksamhetsområde.
Bestämmelser om användning av papper m. m. i vissa andra länder
Utredningen har tagit del av bestämmelser eller praxis, som i de nordiska länderna, Nederländerna och Förbundsrepubliken Tyskland gäller med avseende å användning av skrivpapper i olika fall. I stort sett synes ifråga- varande utländska bestämmelser bygga på samma principer som normal- pappersförordningen men vara mindre detaljerade, när det gäller att ange till vilka ändamål olika slag av papper skall begagnas.
I en dansk kungörelse från 1949 — som enligt uppgift i realiteten icke kommit att tillämpas — skiljes mellan arkivpapper och brukspapper. Arkiv- papper användes till ändamål för vilka av arkivaliska hänsyn kräves papper av obegränsad eller långvarig hållbarhet. Brukspapper användes till mindre viktiga ändamål, där icke särskilda skäl gör avvikelser erforderliga. Arkiv- papperet är av tre sorter, tillverkat antingen enbart av lump eller av lump med 75 procent inblandning av cellulosa eller enbart av cellulosa. Arkivpap- per av enbart lump skall användas till dokument, protokoll, skrivelser o. dyl.. som är särskilt viktiga eller utsatta för extraordinär nötning. Ritningar av särskild arkivalisk betydelse framställes på arkivritpapper enbart av lump. Det är förutsatt, att närmare föreskrifter skall finnas om för vilka ända-
mål arkivpapper skall användas. Sådana bestämmelser synes emellertid hittills icke ha utfärdats. Brukspapper är antingen träfritt eller, då det gäl- ler handlingar med kortvarig användning, trähaltigt. Som tryckpapper an- vändes för vissa statliga publikationer papper av lump och cellulosa (detta arkivpapper kallas >>regeringstryck») till en del av upplagan. I övrigt an- vändes annat träfritt papper eller, där man endast räknar med kort var- aktighet, trähaltigt papper. Beträffande arkivpapper är högsta askhalt och minsta avslitningslängd bestämd för papper enbart av lump till respektive 2 procent och 5 000 m, för papper med inblandning av cellulosa till respek- tive 4 1/2 procent och 2 800 m samt för rent cellulosapapper till 15 procent och 4 000 m. Beträffande brukspapperet — för vilket är upptaget ett stort antal kvaliteter — angives vikter av mellan 30 och 140 gram per 1112. För kartong angives vikter av 240 och 330 gram per m2.
Enligt bestämmelser om användning hos statsmyndigheterna av bläck, tusch. stämpelfärger, duplikatorfärger, karbonpapper, stenciler, färgband och kulpennor skall säd-an materiel godkännas av vederbörande myndighet. Kul- pennepatroner skall vara försedda med det märke, varunder de är godkända. Annan materiel skall på förpackningen ha en särskild etikett om att den är godkänd. För bläck och stämpelfärger gäller bestämmelser från slutet av 1800-talet.
Utredning har numera igångsatts angående en omläggning av ifrågava- rande danska bestämmelser.
I en finsk förordning från 1942 göres skillnad mellan papper för arkiv- ändamål —— arkivskrivpapper, arkivtryckpapper, arkivkartong _ samt byrå- papper _ byråskrivpapper, byråtryckpapper, byråkartong —— och genom- slags- och dupliceringspapper. Arkivskrivpapper kan vara tillverkat enbart av lump eller ha en inblandning av 50 eller 25 procent. Arkivtryckpapper in- nehåller enbart lu'mp och arkivkartong 50 procent. Byråpapper är tillverkat enbart av cellulosa, i vissa fall med inblandning av slipmassa. Endast arkiv- papper får användas till handling, som för all framtid skall bevaras i arkiv.
Beträffande valet mellan olika papperskvaliteter anger förordningen såsom förutsättningar, att handling hör till de högsta eller de centrala ämbetsver- kens eller med dessa jämförliga övriga myndigheters serier av handlingar och icke är koncept till remiss eller till handling, som till sin betydelse är av därmed jäm- förlig natur, att handling har rättslig, historisk eller annan sådan betydelse, varför synnerlig försorg om dess bevarande för all framtid bör dragas, eller att hand- lingen användes mycket ofta. I stort sett gäller, att skrivpapper enbart av lump skall användas, där åtminstone två av de nämnda förutsättningarna föreligger, samt lumppapper med inblandning i sådana fall, där en av för-utsättningarna är för handen eller handlingen eljest för all framtid skall bevaras i arkiv. Arkiv- kartong skall i allmänhet användas till kortregister och övriga kartotek, som be- gagnas i stället för sådana handlingar, till vilka arkivpapper borde användas. Ar-
kivtryckpapper skall användas endast till arkivexemplar av sådana tryckalster, vilka skall bevaras för all framtid. För utgående expeditioner och skrivelser må myndighet använda för ändamålet lämpligt papper av lägre kvalitet än det, som skall användas för motsvarande handlingar, som stannar i myndighetens arkiv och skall bevaras för all framtid; dock skall, då handlingen för dess mottagare utgör bevis för en viktig rättighet eller då den ofta användes eller då den översändes till högre myndighet eller då andra orsaker det påkallar, handlingar utskrivas på papper, som uppfyller sagda fordringar.
Med stöd av ovannämnda förordning har detaljerade bestämmelser utfärdats om användningen av papper till skilda ändamål.
Vikten per 1112 angives för skrivpapper enbart av lump till 100 eller 80, för lumppapper med inblandning till 80 eller 70, för arkivtryckpapper till 60 och för arkivkartong till 120 eller 150 gram. För byråskrivpapper är vik- ten bestämd till 50—80 gram, för byråtryckpa'pper till 50—100 gram, för byråkartong till 100—250 gram, för genomslagspapper till 30 eller 40 gram och för dupliceringspapper till 70 gram. För avslitningslängd och viknings- hållfasthet angives följande siffror: för papper enbart av lump 6 000 eller 4000 m respektive 400 eller 100, för lumppapper med inblandning 4000 eller 3 000 rn respektive 80 eller 50, för arkivtryckpapper 3 000 m respektive 25, för arkivkartong 3 000 111 respektive 50 samt för byråskrivpapper 3 000 —1 000 111 respektive 40 eller 3. Vikt och hållfasthet bestämmes i lufttorrt tillstånd vid en relativ fuktighet av 65 % och värme +200C för den om- givande luften, och sedan det för undersökning avsedda papperet under minst 6 timmar hållits i sådan luft. Arkivpapper får ha ett högsta surhets- tal av 15 samt ett högsta s. k. koppartal av 3. Arkivpapper — även tryck- papper och kartong — skall förses med vattenstämpel, i vilken ingår riks- vapnets lejon med svärd. en siffra utvisande papperets beskaffenhet, till- verkarens firma i bokstäver samt tillverkningsår. Alla delar av vattenstäm- peln skall, om än ej sammanhängande, finnas å varje ark av format A3. Härutöver skall arkiv- och även byråskrivpapper, 'som med statens medel anskaffas åt myndigheterna, förses med antingen en egentlig eller molette- vattenstämpel upptagande orden Suomen valtio — Finska staten. — Rätt att tillverka papper och kartong, försedda med kännetecken eller beställ- ningsnummer, som nämns i förevarande förordning, tillkom—mer endast finska pappersbruk, som hos handels- och industrimini-steriet anmält sig begynna tillverka sådant och samtidigt förbundit sig att vid tillverkningen och försäljningen iakttaga förordningens stadganden.
Fabrik, som tillverkar papper och kartong för arkivändamål, skall i fråga om varje av densamma tillverkat varuparti utföra egen laboratorieundersökning, som skall företagas så ofta, att tillräcklig garanti för produktens författningsenliga kva- litet erhålles. Undersökningens resultat skall antecknas i särskilt protokoll, varav utdrag skall tillställas statens tekniska forskningsanstalt. På emballaget till vara, som är ämnad till avsalu, skall finnas fabrikens firmanamn, varuslagets benäm- ning m. m. Nyssnämndva anstalt skall tillräckligt ofta, i fråga om papper för arkiv-
ändamål minst varannan månad, företaga en kontrollundersökning av varje ifrå- gakommande fabriks produkter på basen av prov, som tagits från myndigheternas, säljarens eller fabrikens lager.
Till myndigheters handlingar, till vilka arkivpapper eller arkivkartong bör användas, får för skrift användas endast sådant bläck, som statens tek- niska forskningsanstalt godkänt såsom arkivbläck. Kraven på sådant bläck är närmare angivna. Vid skrivning med skriv-, duplicerings- eller annan maskin på arkivpapper och arkivkartong får icke begagnas färgband, kar— bon- eller kalkerpapper eller färg av annat slag än sådant, som godkänts av nämnda anstalt. Om sådana godkända skrivmaterialier begagnas be- nämningen arkivfärgband etc.
Enligt uppgift förberedes en utredning rörande nya bestämmelser.
Enligt norska bestämmelser från är 1927 —— som emellertid numera upp- hävts utan att nya bestämmelser synes ha tillkommit —— skall vid inköp av papper för statliga myndigheters räkning urvalet ske bland sorter, som ingår i av handelsdepartementet fastställt provhäfte. Som vägledning har departementet hänvisat till en exempelsamling, som är avtryckt på en av provhäftets omslagsblad. Man skiljer mellan skrivpapper enbart av lump, lumppapper med respektive 50 och 75 procent cellulosainblandning, träfritt cellulosapapper och trähaltigt sådant papper. Papper enbart av lump skall användas för särskilt viktiga ändamål och obegränsad arkiveringstid, varvid som exempel angives kyrkoböcker, protokoll m.m. vid domstolarna samt viktigare kontrakt. För viktiga ändamål men begränsad arkiveringstid skall användas lumppapper med cellulosainblandning, exempelvis för vissa proto- koll och koncept, skrivelser från departementen, andra skrivelser av vikt samt vissa anställningsbevis och examensbetyg, allt som allt ett tiotal ända- mål. För lumppapperet utgör vikten 100 eller, i allmänhet vid förutsatt ringa nötning, 80 gram per m”. För annat skrivpapper anges en vikt mellan 90 och 70 gram, dock lägre för maskinkopior och för tillfälligt bruk. För tryckpapper upptages vikter mellan 100 och 50 gram samt för kartong mel- lan 250 och 110 gram. —— Envar. som köper papper för statens räkning, kan till handelsdepartementet för undersökning insända papper, som han fått levererat vid beställning efter ovannämnda provhäfte och som icke synes överensstämma med respektive prov. Papper, som föres i handel såsom godkänt, skall på förpackningen vara försett med en av handelsdeparte- mentet föreskriven etikett, som bär riksvapnet och en inskription om god- kännandet, samt vara märkt med fabrikens namn och specifikationsnum- mer. — I statens verksamhet får endast användas bläck, skrivmaskinsband, karbonpapper och stämpelfärg, som är godkänt av handelsdepartementet och som på originalförpackning el. dyl. bär särskild etikett med påtryck om godkännande. Även sådan materiel kan insändas till departementet för undersökning. — Lista över nonska producenter av godkänt papper och
godkända sorter av annan skrivmateriel införes i »Norsk Kunngjerelse- tidende» en gång vart är i januari månad och eljest så ofta som det kan finnas erforderligt.
För Västtysklands del har det 5. k. »Normenausschuss» år 1955 offentlig- gjort vissa anvisningar, ändrade 1957, rörande papper och kartong, företrä- desvis för myndigheter, vilka anvisningar emellertid icke synes ha uttryck- ligen fastställts i författningsväg. Dessa anvisningar är mycket allmänt håll- na med avseende å användning av skilda pappersslag. Utan någon exempli- fiering talas om dels papper för särskilt viktiga urkunder att bevaras för all framtid (dauernd aufzubewahrende), dels papper för grundböcker, kyrkoböcker, urkunder och liknande särskilt viktiga ändamål, dels aktpap- per av första kvalitet för handlingar att bevaras för lång tid och dels akt- papper av andra kvalitet. Nu nämnda papper benämnes normalpapper.
T-ill särskilt viktiga urkunder, som skall varaktigt bestå, skall användas papper av enbart textillump med en vikt av 100 gram per mg, en avslitnings- längd av 6 000 m samt en vikningshållfasthet av 400 dubbelvikningar (enligt Schoppers metod). Till grundböcker, kyrkoböcker, urkunder och liknande särskilt viktiga ändamål skall användas två alternativa pappersslag, båda av enbart textillump, med en vikt av respektive 100 och 90 gram per m=”, en avslitningslängd av respektive 5 000 och 4 000 m samt en vikningshållfasthet av respektive 250 och 80. Till handlingar, som eljest skall bevaras för lång tid, skall likaledes användas två alternativa pappersslag, båda av textillump med inblandning av högst 50 procent cellulosa och båda med en avslit- ningslängd av 4 000 m och en vikningshållfasthet av 80 men med den olik- heten att den ena väger 90 och den andra, avsedd för skrivmaskin, 50 gram per in”. Därefter i ordningen kommer ett papper av enbart cellulosa, men träfritt, specificerat efter grupperna skrivpapper, skrivmaskin-spapper, ko- piepapper och konceptpapper med en vikt av respektive 80, 60, 30 och 80 gram, en avslitningslängd av respektive 3 000, 3 000, 3 500 och 3 000 m samt en vikningshållfasthet av respektive 40, 20, 25 och 40. Samtliga hittills nämnda slag av papper utom kopiepapperet skall vara försedda med vat- tenstämpel, som innehåller tillverkarens firmanamn, ordet »Normal» och nummer på papperssorten. Vattenstämpeln skall vara fullständig på blad av storleken A 3 (före 1957 A 4) men behöver på mindre blad synas endast delvis. Till den »dagliga» förbrukningen skall användas papper, som ej är träfritt (för oviktiga ändamål med en inblandning överstigande 50 pro- cent), med en vikt av 70—50 (för kopiepapper 30) gram per m2, en avslit- ningslängd av 3000—2000 m och en vikningshällfasthet av 30—10 (för kopiepapper 5). Dessa papper behöver ej ha vattenstämpel. Materialet för kortkartong behöver vara träfritt endast där korten används mycket; här— vid anges en vikt av 250 eller, vid mindre format, 190 gram per m2 samt en avslitningslängd av 3 000 in. För föga använda kort anges samma vikt
som nyss sagts men en avslitningslängd av 2 000 m. Några krav på viknings- hållfasthet ifrågakommer inte. Vattenstämpel fordras ej för kartong. Be- träffande tryckpapper skiljes mellan sådana för särskilt viktiga ändamål, som skall varaktigt bestå, papper avsedda att eljest bevaras under lång tid och för stor användning samt papper för andra ändamål. Kraven ställs här på respektive enbart textillump, enbart cellulosa men träfritt material samt ej träfritt material, en vikt av respektive 80, 80—60 samt 70—50 gram per m2, en avslitningslängd av 3 000, 3 000 och 2 500—2 000 m och en vik- ningshållfasthet av respektive 40, 20—10 samt 15—10. Endast förstnämnda slag av tryckpapper behöver ha vattenstämpel.
I Nederländerna gäller en lag från 1922 i fråga om de krav som ett papper betecknat som normalpapper skall uppfylla med avseende å fibersamman- sättning, vikt, hållfasthet, ogenomskinlighet, raderfasthet m. m. Lagen skiljer beträffande användningen av skrivpapper och delvis även annat papper mellan handlingar, som skall bevaras respektive obegränsad tid, mycket lång tid, lång tid, begränsad tid och kort tid; för de två förstnämnda kategorierna har lumppapper avsetts skola användas. Enligt vad som upp— lysts har det endast genom anvisningar för särskilda verksamhetsgrenar pekats på vilka handlingar som på grund av sitt innehåll icke borde få för- störas och för vilka därför normalpapper borde användas, och å andra sidan vilka handlingar som det kunde vara tillräckligt att framställa på sämre papper, då de ej vore avsedda att bevaras. Frågan om pappersanvändningen synes ha diskuterats även under senare år. I praktiken synes man hos myndigheterna mestadels använda ett papper av fin cellulosa. Dock begagnas även normalpapper.
På senare tid har diskuterats möjligheterna att använda cellulosa till framställning av arkivbeständigt papper. Sålunda har stor uppmärksamhet ägnats häråt i USA.
Åtgång på papper och annan skrivmateriel
Generalpoststyrelsen har på begäran av utredningen lämnat en del uppgif- ter angående papper och vissa slag av skrivmateriel, som styrelsen i egen- skap av centralupphandlande myndighet anskaffat under 1962. I stort sett är det fråga om materiel, som beröres av normalpappersförordningen eller ovannämnda cirkulär den 14 september 1946 (nr 614) eller som oberoende härav brukar prövas av statens provningsanstalt. Av den föregående redo— görelsen framgår, att statens järnvägar och televerket ej behöver anlita cen— tralupphandlingen. Utredningen har ej funnit tillräckliga skäl att inför- skaffa särskilda uppgifter från dessa verk, så mycket mindre som det här delvis gäller upphandling av tryckpapper m. m. för speciella ändamål. Så-
dan upphandling är inte heller beträffande andra verksamhetsområden ut- tömmande redovisad i generalpoststyrelsens samman-ställning.
Icke endast tryckpapper utan även ritpapper och kartong faller utanför centralupphandlingen. I generalpoststyrelsens uppgifter om pappersåtgång- en är ej heller inräknade skrivpapper, varå påtryck av något slag utförts utan att papperet dessförinnan passerat postverket.
Nedanstående uppgifter bör även bortsett härifrån betraktas som unge- f ärliga :
normalpapper klass nr 1 (3 specifikationer); för A4 pris pr ark kr. 0:055, pr kg kr. 7:50 ..................
normalpapper klass nr 2 (6 specifikationer); för van- ligaste A4 pris pr ark kr. 0:039, pr kg kr. 6:— (papper för duplicering ingår) ........................ normalpapper klass nr 3 (6 specifikationer); för vanligaste A4 pris pr ark kr. 0:03, pr kg kr. 4:50 (papper för duplicering ingår) ........................... standardpapper kval. A (25 % lump), 95 gr pr m2 (6 specifikationer); för vanligaste A4 pris pr ark kr. 0:0215, pr kg kr. 3:50 ................................. standardpapper kval. B (enbart blekt sulfitmassa), 90 gr pr m2 (10 specifikationer); för Vanligaste A4 pris pr ark kr. 0:0094, per "kg kr. 1:63 ............... standardpapper kval. B, 75 gr pr in2 (18 specifika- tioner); för vanligaste A4 pris pr ark kr. 0:008, pr kg kr. 1:63 ................................................ standardpapper kval. B, 60 gr pr m2 (14 specifika- tioner); för vranliglaste A4 pris pr ark kr. 0:0064, pr kg kr. 1:63 ................................................ standardpapper kval. B, 45 gr pr m2 (12 specifika- tioner); för vanligaste A4 pris pr ark kr. 0:0057, pr kg kr. 1:88 ................................................ standardpapper kval. C (slipmassa högst 50 %), 75 gr pr rn2 (4 specifikationer); för vanligaste A4 pris pr ark kr. 0:0068, pr kg kr. 1:38 .................. standardpapper kval. C, 60 gr pr m2 (5 specifikatio- ner); för vanligaste A4 pris pr ark kr. 0:0055, pr kg kr. 1 :38 ...................................................... standardpapper kval. C, 45 gr pr m? (4 specifikatio- ner); för vanligaste A4 pris pr ark kr. 020043, pr kg kr. 1:38 ...................................................... dupliceringspapper (21 specifikationer); för vanli- gaste A4 pris pr ark kr. 0:0073, pr kg kr. 1:58 ......
Totalkostnad Åtgång kHo— (postverkets gram (såvida inköpspris ej annan en— inkl. omsätt— hetangives) ningsskatt)
kronor 1 000 8 000 43 200 280 000 18 000 90 000 12 200 45 000 36 000 60 000 293 000 480 000 51 000 85 000 45 000 85 000 17 000 25 000 37 000 75 000 4 000 6 000 1 150 000 1 825 000
Totalkostnad Åtgång kilo- (postverkets gram (såvida inköpspris ej annan en- inkl. omsätt- hetangives) ningsskatt)
kronor papper för spritkopiering (9 specifikationer); för vanligaste A4 pris för original pr ark kr. 0:0181, pr kg kr. 2:51 ................................................ 10 000 30 000 för avdrag pr ark kr. 0:0076, pr kg kr. 1:54 ......... 80 000 200 000 papper för fotokopieringsapparater ........................ 54 000 1 050 000 anteckningsböcker (13 specifikationer) .................. 38 000 st. 37 000 block (16 specifikationer) .................................... 250 000 400 000 millimeterpapper (9 specifikationer) ..................... 8 700 48 500 läskpapper (5 specifikationer) .............................. 3 700 16 500 karbonpapper (20 specifikationer) ........................ 9 000 190 000 kopiepapper (25 specifikationer) ........................... 15 500 205 000 postverket 20 000 000 st. 350 000 postbanken 59 000 000 st. 800 000 kuvert ....................................... övriga mynd. 40 000 000 st. 750 000 (e] försvaret) bläck, blått (4 specifikationer), grönt eller rött (3 specifikationer) ............................................. 1 400 5 200 färgband (35 specifikationer) .............................. 135 000 st. 185 000 färger till maskiner och stämplar (14 specifikationer) 17 600 16 000 enheter kopieringsapparater .......................................... 316 st. 370 000 spritkopieringsapparater .................................... 127 st. 105 000 stencildupliceringsapparater .............................. 209 st. 530 000 kulpennor, kompletta, blå pasta ........................... 230 000 st. grön eller röd pasta .................................... 85 000 st. ; 320 000 reservpatroner till kulpennor, blå pasta ............... 400000 st. grön eller röd pasta .................................... 110 000 st. ) 230 000
Allmänna motiv
Huv udgrunder
Gällande bestämmelser om normalpapper och normalbläck m. in. har till största delen tillkommit för mer än 50 år sedan. Det är då naturligt, att bestämmelserna ej kan vara tidsenliga och ta hänsyn till den utveckling som har skett under senaste decennierna såväl med avseende å principerna för arkivvården som i fråga om verksamhetsformerna inom den statliga administrationen samt teknik och kontorsrutin. Även förutsättningarna för bestämmelsernas uppbyggnad har ändrats.
Bestämmelserna om att till vissa statliga handlingar skall användas nor- malpapper samt bläck eller andra skrivmedel av kvalificerad art har främst till syfte att säkerställa, att handlingarna kan bevaras för framtiden. Detta kan vara ett mer eller mindre angeläget samhällsintresse med hänsyn sär- skilt till rättsvården och forskningen men även ur förvaltningsmässiga syn- punkter. Samtidigt måste i nämnda bestämmelser också anses ligga en an- visning, att enklare papper och skrivmateriel — underförstått att sådan är billigare i anskaffning — skall användas till handlingar, vilka ej har fram- tida värde. Att så bör vara fallet, ligger i sakens natur och bekräftas av före- skrifter, som Kungl. Maj:t i olika kungörelser eller cirkulär meddelat i fråga om inköp och användning av papper m. m.
Även utredningen har vid sina överväganden haft till riktpunkter, att handlingar, som det är av Värde att bevara, skall framställas med använd- ning aV arkivheständig materiel, medan för andra handlingar kostnads- synpunkter bör träda i förgrunden vid valet av papper m. m. 1 såväl det ena som det andra fallet bör givetvis beaktas de möjligheter som den tek- niska utvecklingen ger att rationalisera användningen av papper och skriv- materiel.
Utredningen får erinra om att gällande arkivhestämmelser — för vilka i korthet redogjorts i det föregående — har till innebörd att alla handlingar, som icke bedömes ha framtida värde för rättsvården eller forskningen eller eljest med hänsyn till sin betydelse, skall utgallras efter mer eller mindre kort tid. Riksarkivet bestämmer närmare om tillämpningen. Någon motsva- righet till normalpappersförordningens specificering av olika statsorgans handlingar finns ej i arkivförfattningarna.
Med den allmänna syn på användningen av papper och annan skrivma-
teriel, varåt utredningen nyss givit uttryck, har utredningen funnit det naturligt, att reglerna för användning av papper m. m. göres sekundära i förhållande till principerna för arkivvården. Sålunda bör endast handling, som enligt dessa principer bör bevaras för framtiden, framställas på så— dant papper, att den blir arkivbeständig.
Med hänsyn till den långa tid som gått, sedan normalpappersförordningen kom till, synes myndigheterna ofta ha kommit att förbise bestämmelsernas existens eller räknat dem som inaktuella. Risken härför blir mindre, om ifrågavarande bestämmelser sammankopplas med grunderna för bevarande respektive utgallring av allmänna handlingar. Tillämpningen av dessa grun- der måste fortlöpande framstå som en realitet för varje statlig myndighet.
På grund av vad här anförts har utredningen funnit det rationellt att ur bestämmelserna för användning av papper m. m. utesluta uppräkningarna av olika specificerade användningsändamål. Härigenom vinnes också, att bestämmelserna icke, såsom eljest borde ske, behöver ändras undan för undan för att stå i samklang med utvecklingen inom statsförvaltningen. Vissa allmänna grunder hör emellertid angivas till ledning för bedöm- ningen i vilka fall handlingar bör framställas så att de blir arkivbestän- diga. Förutom beträffande protokoll, koncept, diarier och andra handlingar, vilka hos myndighet upprättas för dess eget bruk och icke skall utgallras, bör handlingar göras arkivbeständiga, om det gäller skrivelser till Kungl. Maj:t eller chef för statsdepartement —— där det ej enbart gäller anmäl- ningar el. dyl. av mera formellt eller rutinmässigt slag — eller eljest hand- lingar av särskild vikt, som skall tillställas myndighet eller enskild. I andra fall synes det tillräckligt, att den expedierande myndighetens koncept, om handlingen är av sådan betydelse att den av denna myndighet bör bevaras för framtiden, skrives på arkivbeständigt men utgående skrivelse på annat papper. Skulle handlingen av den mottagande myndigheten anses ha sådan betydelse ur de synpunkter, denna myndighet har att bevaka, att arkivbe- ständigt exemplar därav bör finnas bland des-s bevarade handlingar, kan ett dylikt exemplar lätt åstadkommas genom reproduktion av handlingen (se nedan). Om det kan förutsättas, att brevväxling av här avsedd bety- delse kommer att bli en regelmässig företeelse, kan respektive myndigheter överenskomma att expeditionsha-ndlingen framställes på arkivbeständigt papper.
Utredningen vill i detta sammanhang fästa uppmärksamheten på att nu- mera tillgängliga tekniska reproduktionssätt gör det möjligt att, om en handling befinnas vara av värde att bevara för framtiden men den icke fram- ställts på ett hållbart sätt, göra en arkivbeständig kopia därav.
Frågan om användning av arkivbeständigt papper för expeditioner till enskilda kommer att ytterligare behandlas i specialmotiveringen.
Om man, enligt vad ovan förordats, i princip låter arkiverings- och gall- ringsgrunderna bli avgörande för när handlingar skall framställas på arkiv-
beständigt sätt, innebär detta ingen väsentlig reell ändring i förhållande till vad nuvarande normalpappersbestämmelser — i den mån dessa är aktuella _ stadgar i fråga om pappersanvändning. Av de handlingar, till vilka nor- malpapper skall användas, är endast ett fåtal f.n. utgallringsbara, nämli- gen vissa rotlar vid överrätter samt flyttningsbetyg och vissa andra attester hos pastorsämbeten. Å andra sidan finns det vissa handlingar, för vilka normalpapper ej behöver begagnas men vilka ej är utgallringsbara, nämligen mantalsuppgifternas huvuduppgifter och vissa statistiska primäruppgifter, som skall bevaras för all framtid. I detta sammanhang bör även nämnas, att Kungl. Maj:t i vissa fall medgivit undantag från normalpappersförordning— ens krav på normalpapper eller visst slag av sådant samt att det oberoende härav förekommer att handlingar, för vilka förordningen föreskriver nor- malpapper, i praktiken i vissa fall framställes med utnyttjande av lägre papperskvaliteter. Att normalpapper nyttjas, utan att så är behövligt, före- kommer också.
Utredningen utgår på grund av det sagda från att en sådan omläggning av reglerna för användning av papper och annan skrivmateriel, som här förordas, icke skall leda till ökad användning av dyrare materiel utan sna— rare motsatsen. Riksarkivet och övriga arkivmyndigheter har med hänsyn till de personal-, lokal- m. fl. kostnader, som är förenade med arkivvården, kommit att ägna allt större uppmärksamhet åt möjligheterna att åstadkom- ma en effektiv utgallring av handlingar. Härigenom bör också, med den av utredningen förordade sammankopplingen mellan gallrings- och pappersbe— stämmelser, kunna ges ökat eftertryck åt arbetet på att motverka använd— ning av onödigt dyrbart papper hos statsmyndigheterna.
När utredningen uttalar sig för att arkivbeständig materiel blott skall an- vändas till handlingar, som skall bevaras för framtiden, gäller detta en- dast under förutsättning att sådan materiel är dyrare än materiel, som ej är arkivbeständig. Föreligger icke någon nämnvärd dylik kostnadsskillnad —— och så är fallet med de flesta slag av skrivmedel — finns ej anledning att använda olika materiel för skilda slag av handlingar, så mycket mindre som den omständigheten, att sämre materiel är inom räckhåll, i och för sig inne- bär en risk för att den utnyttjas även i fall då den ej bör ifrågakomma. Vad däremot angår papper är, såsom framgår av annat sammanhang, arkiv- beständigt papper åtminstone f.n. dyrare än annat, varför en begränsning av användningen av det förstnämnda måste upprätthållas. Om det emeller- tid, såsom utredningen hoppas, i framtiden visar sig möjligt att nedbringa priset på sådant papper, närmast genom att papper av annan sammansätt- ning än lin, bomull eller hampa kan tillverkas med lika god beständighet som godkänt lumppapper, kan det bli aktuellt att också i fråga om papper slopa åtskillnaden mellan olika sorter ur arkiveringssynpunkt. Detta skulle givetvis innebära betydande fördelar.
Såsom ett led i rationaliseringen av tillverkningen och användningen av skrivmateriel skulle det vara önskvärt att anknyta till såväl standardise- ringsverksamheten inom landet som den internationella verksamheten på området. Så har sedan länge skett i fråga om pappersformaten. När det gäller handlingar av värde för rättsvården, forskningen eller eljest, måste möjligheterna att använda standardiserad materiel bli beroende av om hand- lingarna vid utnyttjande därav blir arkivbeständiga. Utredningen har icke haft möjlighet att själv bedöma, beträffande vilka slag av materiel förutsätt- ningar finns att få den av utredningen åsyftade arkivbeständigheten uppta- gen bland fordringarna på standardmateriel. Utredningen har emellertid sökt ge sina förslag så allmän avfattning att vederbörande myndigheter —— och härvid i första hand statens provningsanstalt och de upphandlande myndigheterna —_ icke mer än nödvändigt skall hindras från att medverka till att standardiserad materiel skall kunna godkännas för framställning av arkivbeständiga handlingar.
En allmän föreskrift torde böra meddelas om att standardiserad materiel skall användas, om lämplig sådan finnes.
Nuvarande bestämmelser använder beteckningen »normalpapper» och »normalbläck». Det synes ge ett bättre uttryck för bestämmelsernas syfte, om i stället för >>normal>> användes beteckningen »arkiv», alltså arkivpapper etc. Så har skett i 11930-talets förslag, och så sker även i föreliggande förslag från utredningen.
Beträffande annat papper än arkivpapper torde nuvarande beteckning »standardpapper» kunna inge den föreställningen att det här mer än eljest är fråga om standardiserad materiel eller också om materiel av speciellt hög »standard». Utredningen använder —— efter samråd med viss språklig ex- pertis — i stället beteckningen brukspapper (en motsvarande beteckning förekommer i Danmark).
Utredningen har visserligen funnit det önskvärt att kunna redovisa tek- niska utvecklingsresultat i olika avseenden, som skulle kunna möjliggöra en förbättring, ett förbilligande och överhuvudtaget en rationalisering av skriv- materielen och dess användning. En sådan bedömning har emellertid —— bl. a. i betraktande av den tid och de kostnader, som skulle åtgå för erforderliga tekniska försök — endast i begränsad utsträckning låtit sig göra under den tid utredningen arbetat.
Det har med hänsyn härtill synts utredningen så mycket mera påkallat att söka utforma nya författningsbestämmelser på sådant sätt, att använd- ningen av skrivmateriel framdeles kan anpassas efter de ändrade förhål- landen som den tekniska utvecklingen, exempelvis i fråga om utnyttjande av film, kan leda till. För underlättande härav har utredningen funnit det lämpligt, att riksarkivet och statens provningsanstalt —— på vilken senare
myndighet det fortfarande bör ankomma att prova, godkänna och kontrol- lera materiel — får möjlighet att påverka bestämmelsernas tillämpning och anpassning efter nya förhållanden.
Vid sidan av dessa myndigheter bör även generalpoststyrelsen såsom cen- tralupphandlande myndighet få ökat inflytande på användningen av skriv— materiel inom statsverksamheten. Utan att göra intrång på riksarkivets och provningsanstaltens bedömanden bör generalpoststyrelsen följa utveckling- en på området och verka för ändamålsenlig användning av skrivmateriel samt för begränsning i möjligaste mån av kostnaderna för ändamålet.
För att en sådan rationaliseringsverksamhet, som här avses, skall kunna bedrivas effektivt, bör den organiseras på lämpligt sätt. Utredningen föror— dar, att generalpoststyrelsen för dessa uppgifter bildar en delegation med deltagande av riksarkivet och provningsanstalten samt andra eventuellt intresserade myndigheter, exempelvis statskontoret och representanter för försvarsadministrationen.
En anledning till att myndigheterna ofta inte har klart för sig vad som gäller i fråga om användningen av papper och annan skrivmateriel torde vara att finna däri att bestämmelserna härom är blandade med föreskrifter av teknisk art, avseende kvalitet, tillverkning och kontroll av varan i fråga. De konsumerande myndigheterna står i stort sett främmande för dessa för- hållanden, och kännedom härom är inte nödvändig för att myndigheterna skall kunna följa bestämmelserna om vilka slag av skrivmateriel som skall användas för olika ändamål. Det är tillräckligt för myndigheterna att välja mellan vederbörligen godkända materielsorter, vilket i sin tur underlättas genom att inköpen i regel sker genom rekvisition hos generalpoststyrelsen såsom centralupphandlande myndighet.
Utredningen har med hänsyn härtill funnit det vara att föredraga, att de bestämmelser, som myndigheterna i gemen har att känna till och efterfölja, jämte allmänna bestämmelser om villkor för godkännande av materiel och om påföljd vid överträdelser samlas i en författning, benämnd arkivpappers- förordning. Erforderliga föreskrifter om kvalitetskraven för olika materiel torde böra sammanföras i en annan författning, som huvudsakligen blir av intresse för tillverkare och andra leverantörer samt för kontrollerande och upphandlande myndigheter.
Det synes önskvärt, att den blivande arkivpappersförordningen — i likhet med allmänna arkivstadgan jämte anvisningar _ införes i statsliggaren.
Såvitt utredningen kan finna, behöver det visserligen icke möta några större svårigheter för myndigheterna att tillämpa den av utredningen för- ordade gränsdragningen mellan handlingar, som skall framställas på arkiv- beständigt sätt, och andra handlingar. Emellertid kan det självfallet icke undvikas, att tvekan kan uppkomma ibland. Utredningen håller före, att
detta icke bör leda till att man försöker att mer eller mindre i detalj regle- ra dessa förhållanden i författningsväg. Det bör anförtros åt de olika myn- digheterna att, vid behov i samråd med riksarkivet, ta ståndpunkt till så- dana frågor och, där så erfordras, för respektive arbetsområde meddela fö- reskrifter i fråga om användning av papper och annan skrivmateriel, givet- vis med iakttagande av författningsvis fastställda grunder. Detta synes sär- skilt naturligt, när det gäller myndigheter med omfattande organisation och med en verksamhet, där speciella typer av handlingar och akter före- kommer. Som ett exempel härå må nämnas lantmäteriorganisationen.
De förslag, som utredningen nu framlägger, bör kunna ligga till grund för en rationalisering av användningen av papper och annan skrivmateriel inom den statliga verksamheten. Vilken ekonomisk betydelse en sådan ra— tionalisering kan få, synes vanskligt att uppskatta i siffror med någon grad av säkerhet. Vid sidan av rationaliseringssynpunkterna framstår som det väsentliga i utredningens förslag, att garantier skapas för att de handlingar, som är av värde med hänsyn till rättsvården, forskningen eller eljest, fram- ställes på sådant sätt att handlingarna kommer att kunna bevaras för fram- tiden.
Papper
Det normalpapper av klass nr 1 och 2, som nu användes till allmänna hand- lingar av större betydelse, kan anses vara tillfredsställande ur arkivvårds- synpunkt, d. v. 5. kan antagas vara varaktigt under, mänskligt att döma, obegränsad tid framåt. Utredningen finner det uppenbart, att även det arkiv- papper som framdeles skall användas till handlingar, som skall bevaras. måste uppfylla krav på att vara beständigt. En grundläggande faktor när det gäller pappers beständighet utgör fibermaterialets sammansättning. Nu- varande normalpapper skall författningsenligt vara tillverkat enbart av lump, innehållande uteslutande lin, bomull eller hampa.1 I själva verket användes vid tillverkningen av normalpapper också råvara av dylikt textil- material (5. k. bomullslinters), och häremot är ingenting att invända ur kvalitetssynpunkt. Utredningen kommer att i det följande använda beteck- ningen Iumppapper för papper framställt av fibrer av lin, bomull eller hampa, oavsett om råvaran utgjorts av lump eller ej.
Som ett exempel på hur behovet av material för tillverkningen av lump- papper tillgodoses må nämnas, att Tumba pappersbruk — detta statsägda företag tillverkar största delen av ifrågavarande papper — bl. a. importerar gamla postsäckar för detta ändamål.
Ett lumppapper ställer sig relativt dyrt i tillverkning. För utredningen
1 Ett av Kungl. Maj:t år 1942 lämnat medgivande, att t. v. under då rådande förhål- landen även normalpapper av klass 1 och 2 finge tillverkas med tillsats av cellull, synes visserligen ej vara upphävt men torde knappast tillämpas numera, Detsamma gäller ett liknande medgivande, som lämnades under första världskriget.
har det framstått som en viktig fråga, om papper motsvarande normal 2 och eventuellt även normal 1 — denna papperssort har dock underordnad eko- nomisk betydelse —— kan tillverkas till lägre kostnad än nuvarande normal- papper. Avgörande torde härvidlag hli, om arkivbeständigt papper kan, till skillnad mot vad hittills förutsatts, tillverkas av annat material än fibrer av lin, bomull eller hampa. Det kan räknas med att papper, som tillverkas av cellulosa, framställd av trä, blir billigare. Utredningen har haft kontakter med olika pappersbruk och har bl. a. från ett sådant företag erhållit prov på ett papper av ren s. k. ädelcellulosa. Vid undersökningar hos statens provningsanstalt, även avseende hållfasthet efter konstgjord åldring, har detta speciella cellulosapapper visat minst lika goda hållfasthets- och åld- ringsegenskaper som lumppapper normal 2. Något slutgiltigt omdöme bör emellertid ej ges förrän efter mer ingående undersökningar. Ett förhastat godtagande av annat papper än av lin, bomull eller hampa skulle kunna medföra allvarlig skada för arkivvården. Utredningen inskränker sig därför till att föreslå en bestämmelse av innebörd att, om statens provningsanstalt finner papper av annan beskaffenhet vara i fråga om varaktighet minst likvärdigt med papper av lin, bomull eller hampa, provningsanstalten äger godkänna papperet såsom arkivpapper.
I anslutning till vad nyss sagts vill utredningen understryka det ange- lägna i att en undersökning fullföljes av beständigheten hos speciella slag av ädelcellulosa. Det synes lämpligen böra ankomma på den i föregående avsnitt föreslagna samarbetsdelegationen av centralupphandlande m. fl. myndigheter att bevaka att så sker. Utredningen ifrågasätter om icke här avsedd undersökning kunde utföras av svenska träforskningsinstitutet, som bl. a. har en pappersteknisk avdelning.
Såsom framgår av det föregående är normalpapper av klass nr 3 enligt nuvarande normalpappersförordning förfärdigat av lump med tillsats av högst 50 % cellulosa, framställd av trä, halm av olika slag eller esparto- gräs. Motsvarande bestämmelse upptogs i 1930-talets förslag. Som stöd här- för anförde provningsanstalten, att papper med dylik inblandning »kunde medgivas, då sådant papper kan förutses hava mycket lång livslängd, även om det i detta avseende icke kan fullt jämställas med det rena lumppappe- ret». Vad ovan sagts i fråga om möjligheterna att framdeles tillverka arkiv- beständigt papper av speciella slag av ädelcellulosa, får icke tagas till intäkt för att man skulle kunna räkna med att erhålla ett tillfredsställande papper genom att i lump inblanda cellulosafibrer. En sådan inblandning inverkar på lumppapperets egenskaper och kan reducera dess hållbarhet. Med utred- ningens allmänna utgångspunkt, att handlingar antingen skall bevaras för all framtid eller utgallras inom en överskådlig tid, kan utredningen ej finna skäl föreligga för bibehållande av ett papper, som är otillfred-sställande som ar- kivpapper utan att vara billigt. Motsvarande gäller det standardpapper, kva-
litet A, av träfritt papper, innehållande 25 % lump, vilket nämnes i cirku- läret den 14 september 1946 (nr 614) med bestämmelser rörande inköp och användning av vissa slag av papper, kuvert och läskpapper för statens be- hov. Dessa båda papperssorter bör sålunda icke längre användas av myn- digheterna.
Nuvarande papper av klass 3 torde i någon omfattning kunna ersättas av det tunnare lumppapper, som utredningen rekommenderar i det följande.
Med bortseende från fibermaterialets sammansättning må anföras följan- de i fråga om papperets hållbarhet, varvid utredningen delvis upprepar, vad provningsanstalten uttalade i sin skrivelse den 21 juni 1932, i den mån det fortfarande kan anses ha principiell giltighet.
Ett pappers hållbarhet kan sägas utgöra dess förmåga att bibehålla sina ursprungliga egenskaper dels vid mekanisk åverkan vid användning och dels vid förvaring under vanliga förhållanden.
Som mått på pappers hållbarhet gentemot mekanisk åverkan (dess håll- fasthetsegenskaper) talar normalpappersförordningen om medelavslitnings- längd i meter, medeltänjbarhet i procent av ursprungliga längden samt medelgnuggningsmotstånd bestämt med Schoppers maskin, avseende an- tal dubbelvikningar. De angivna medelvärdena är de aritmetiska medeltal, som erhålles vid provning i papperets maskin- och tvärriktning. Vid prov- ning erhållna medelvärden får understiga nyssnämnda värden med 10 pro- cent.
Då den i normalpappersförordningen förefintliga bestämmelsen angående tänjbarhet saknar betydelse för papperets hållbarhet, bör denna bestämmelse bortfalla.
Bestämmelserna om avslitningslängd och uikningshållfasthet — den se- nare benåmningen svarar bättre mot undersökningens innebörd än nuva- rande >>gnuggningsmotstånd>> —— har enligt vunna erfarenheter säkerställt en tillfredsställande mekanisk hållfasthet och har även utan svårighet kun- nat uppfyllas av tillverkarna. Emellerti-d bör uppmärksammas, att angivna minimivärden avser medeltalen mellan värdena för papperets längd- och tvärriktningar och därför tillåter, att hållfastheten är ganska ringa i en- dera riktningen. Då det möter svårigheter att bestämma särskilda värden för vardera riktningen, torde nuvarande medeltalssystem kunna bibehållas, dock lämpligen med vissa jämkningar i fråga om angivna värden. Sådana jämkningar motiveras också av att utredningen anser beräkningen av avslit- ningslängd böra hänföra sig till vikten i lufttorrt tillstånd vid 65 % relativ luftfuktighet och vikningshållfastheten böra bestämmas medelst den s.k. Köhler-Molins maskin (nu med Schopper-s maskin). De metoder, som så- lunda förordas av utredningen, överensstämmer med dem som nu i allmän- het tillämpas. Det finns också anledning att räkna med att Köhler-Molins metod kommer att bli internationellt standardiserad.
Att avslitningslängden bestämmes så som nyss sagts bör i och för sig medföra en sänkning av de nu i norma[pappersförordningen angivna siff- rorna med i runt tal 10 %. Med denna utgångspunkt anser utredningen, att avslitningslängden bör utgöra minst 5 500 m för arkivskrivpapper med en vikt över 100 gram per m2 (f.n. och enligt 1930-talets förslag 6000 m för normal 1) samt 4500 m för annat arkivskrivpapper (f. n. och enligt 1930-talets förslag 5 000 m för normal 2). I den mån arkivskrivpapper kom- mer att användas med lägre vikt än nuvarande normal 2, d. v. s. under 100 gram per m2 — utredningen återkommer härtill i det följande — synes över- vägande skäl tala för att minsta avslitningslängden bestämmes till 4 500 in även för det lättare papperet. Härvid kan detta tillåtas få vidare använd- ning än eljest skulle bli fallet. För arkivtryckpapper torde avslitningslängden böra bestämmas till 3 000 m (lika med nuvarande siffra och 1930-talets för- slag), för arkivritpapper till 4000 m (ritpapper omfattas ej av vare sig nuvarande förordning eller 1930—talets förslag) samt för arkivkartong 4 500 m (ej berörd av gällande förordning, 5 000 in enligt 1930-talets förslag).
Vad angår vikningshållfastheten motsvaras de värden, so-m framkommer vid den nu 'i förordningen angivna metoden, av lägre värden vid använd- ning av den metod —— Köhler-Molins _ vilken förordas av utredningen. Re- lationen varierar mellan olika fall, men genomsnittligt och mycket ungefär- ligt kan den senare metoden sägas ge ett hälften så högt värde som den först— nämnda. Detta skulle i och för sig motivera en sänkning av värdena i nu- varande förordning. Å andra sidan synes kraven på vikningshållfasthet kun- na och böra skärpas i förhållande till vad som nu gäller. Utredningen före- slår för sin del, att minsta vikningshållfastheten fastställes skola motsvara 200 dubbelvikningar för arkivskrivpapper (f. n. 190 för normal 1 och 2, enligt 1930—talets förslag 400 respektive 200—100 vid användning av Schoppers ma— skin), 25 för arkivtryckpapper (f. n. 24, enligt 1930-talets förslag 25). I fråga om arkivkartong (ej berör-d av nuvarande förordning, 200 enligt 1930- talets förslag) synes några bestämda krav på vikningshållfasthet ej böra uppställas. För ritpapper (ej berört av vare sig nuvarande förordning eller 1930-talets förslag) torde vikningshållfastheten böra vara så stor, som kan förenas med de krav, som hör uppställas ur andra synpunkter, bl. a. med avseende å rit- och raderbarhet. —— Nämnas må, att en internationell stan- dardisering av Köhler-Molins metod kan komma att nödvändiggöra en modi- fiering av siffrorna för vikningshållfastheten.
Vid undersökning av arkivpapper bör prövas, ej endast att papperet i det aktuella läget uppfyller kraven i fråga om avslitningslängd och viknings- hållfasthet, utan även såvitt möjligt att papperet icke i dessa hänseenden försämras i alltför hög grad vid åldring.
Egenskaperna hos papper att försämras enbart genom förvaring har icke i tillräcklig grad beaktats i den nu gällande normalpappersförordningen. Då
denna kom till, var kännedomen om de faktorer, som härvid är av bety- delse, mycket otillfredsställande.
År 1922 utfördes vid provningsanstalten undersökning av normalpapper, tillverkade och undersökta åren 1910, 1911 och 1912, vilka papper förvarats vid anstalten i torra skåp vid rumstemperatur.] Resultaten av denna under- sökning visade, att papperens hållfasthetsegenskaper vid förvaring 10—12 år försämrats så, att avslitningskraften minskats med ca 5 % och vik- ningshållfastheten med ca 60 %. Vikningshållfasthetens betydande minsk- ning visar, att papperen på denna relativt korta tidrymd blivit avsevärt sprödare, och de farhågor, som tidigare uttalats angående normalpapperets hållbarhet vid förvaring bekräftades genom dessa resultat. Vid de sedermera under åren 1923—25 vid provningsanstalten utförda undersökningarna över finpappers hållbarhet (publicerade i anstaltens meddelande 28, 1925) visade det sig, att hållbarheten hos finpapper vid förvaring i huvudsak är beroende av dels fibermaterialets art och beskaffenhet, dels papperets surhetsgrad och dels förekomsten av fyllnadsämnen.
Vad till en början angår fibermaterialets beskaffenhet —— om dess karaktär med avseende å innehåll av lump har redan talats i det föregående —— är papperets hållbarhet större, ju mera fibermaterialet är fritt från kemiska sönderdelningsprodukter av detsamma (oxi- och hydrocellulosa). För säker- ställande av stor hållbarhet hos papper bör följaktligen däri ingående fiber- material vara i möjligaste mån oskadat. Som ett mått på i vilken grad fiber- materialet undergått kemisk förändring kan användas det s. k. koppartalet (denna beteckning hänför sig till att en kopparförening begagnas vid be- stämning av ifrågavarande värde). På grundval av provningsanstaltens nyss- nämnda undersökningar har i 1930-talets förslag den övre gränsen för kop— partalet hos arkivpapper upptagits med 3.0.
Vid samma undersökningar visade det sig, att surhetsgraden hos papper ofta var avsevärt mycket högre än som är erforderlig för att det skall bli limfast. En hög surhetsgrad utövar emellertid en skadlig inverkan på håll- fastheten hos papper. I 1930-talets förslag har det s. k. surhetstalet maxi- merats till 15, för arkivkartong 17.
Provningsanstaltens undersökningar visade också, att vanliga oorga- niska fyllnadsämnen vid tillsats till papper i måttlig mängd icke behövde minska utan i stället kunde öka hållbarheten vid förvaring, samtidigt som de medförde en minskning av papperets genomskinlighet, vilken särskilt kan vara av vikt för tunnare papperssorter. Med dessa utgångspunkter har i 1930- talets förslag upptagits bestämmelser om att arkivskrivpapper och arkiv- dupliceringspapper skulle innehålla oorganiska fyllnadsämnen till sådan
1 Enligt undersökningar, vilkas resultat publicerats i dåvarande tekniska högskolans materialprovningsanstalts meddelande nr 47 år 1912, hade det under åren 1908—1910 till- verkade normalpapperet haft mindre tillfredsställande hållbarhet vid inverkan av luft och ljus.
mängd, att papperets askhalt, räknad på lufttorrt papper. uppginge till minst 3,0 %.
Ehuru de framlagda förslagen i fråga om koppartal. surhetstal och askhalt sedermera icke genomförts —— lika litet som förslagen i övrigt — har kvali- teten hos normalpapper i verkligheten förbättrats, så att dessa har önskvärd beskaffenhet i nämnda hänseenden.
Oavsett detta har utredningen funnit det lämpligt att i sitt förslag upp- taga kvalitetskrav i fråga om koppartal och surhetstal. De ovan angivna koppar- och surhetstalen synes kunna begränsas till högst 2 respektive högst 10. Det synes däremot icke erforderligt att nu införa bestämmelser om viss minsta askhalt; det skulle f. ö. möta svårigheter att fastställa ett generellt sådant tal med hänsyn till att olika fyllnadsämnen kan ha varierande inver- kan på pappers hållbarhet. Det torde böra anförtros åt provningsanstalten att besluta såväl om metoderna för fastställande av koppartal och sur- hetstal som om bestämningen av askhalten.
I detta sammanhang vill utredningen understryka betydelsen av att de metoder i fråga om undersökning av papper, som tillämpas av provningsan- stalten, är pålitliga. Utredningen anser det bl. a. vara av stor vikt, att prov- ningsanstalten söker utröna den naturliga åldringens inverkan på normal- pappers egenskaper i jämförelse med inverkan av laboratoriemässigt utförd åldring och i detta syfte undersöker sådant normalpapper, som — bl.a. under 1920—talet — redan tidigare undersökts vid provningsanstalten och sedan dess förvarats därstädes och följaktligen utsatts för en naturlig åldring under lång tid. En förnyad undersökning av ett lämpligt urval av nämnda normalpapper borde kunna ge värdefulla upplysningar för bedömning av laboratoriemässiga åldringsmetoders värde, vilket torde vara av betydelse speciellt om större valfrihet skall givas beträffande råmaterial för arkiv- papper.
Vad här sagts bör äga tillämpning icke endast på skrivpapper utan även på tryckpapper och ritpapper samt på kartong. Samtliga dessa pappersslag torde —i den mån papperen uppfyller krav på beständighet —— böra samman- fattas under den gemensamma beteckningen arkivpapper.
Här må beröras vissa frågor avseende de särskilda pappersslagen. Utredningen inräknar under beteckningen skrivpapper även duplicerings- papper. Emellertid förefinnes en viss skillnad mellan dessa papper i. fråga om limningsgraden. Det vanliga skrivpapperet dubbellimmas, d.v.s. icke blott limmas i massan utan även ytlimmas. Genom ytlimningen ökar pap- perets lämplighet för skrift med bläck, samtidigt som papperets avslitnings- längd och vikningshållfasthet något stegras. Vid duplicering är det mindre lämpligt att använda vanligt väl limmat papper och särskilt ytlimmat så— dant, då dupliceringsskriften härvid behöver tid att torka.
Det skulle vara rationellt, om man kunde framställa ett papper, som
med fördel kunde användas vid såväl vanlig skrift som duplicering. I detta sammanhang må erinras om att, efter förslag av utredningen, genom kun- görelse den 12 maj 1961 (nr 133) förordnats, att handling, vartill normal- papper skall användas enligt normalpappersförordningen, må upprättas medelst fotografisk reproduktion eller liknande framställningssätt. En av förutsättningarna härför är att för ändamålet avsett normalpapper av ve- derbörlig klass användes. Det papper, som hittills av statens provningsan- stalt godkänts för sådan användning. utgöres av ett normalpapper, som i fråga om limfasthet ligger mellan skrivpapper och dupliceringspapper. I själva verket kan detta spccialpapper tämligen väl även utnyttjas både för skrivning och duplicering. Helt tillfredsställande kan dock den tekniska frä- gan om framställning av ett gemensamt papper för skrivning och duplice- ring ickc anses vara löst därmed.
Vid fortsatta undersökningar i fråga om den lämpliga ytbeskaffenheten hos papper torde böra uppmärksammas, att normalpapperet från början framställts med tanke på handskrift. Att maskinskriften sedermera blivit helt dominerande, bör givetvis påverka bedömningen av hur ytan på ett papper bör vara beskaffad.
Enligt 14 15 normalpappersförordningen skall till sådana offentliga hand— lingar, som av statens ämbetsmyndigheter utgives i tryck och avser vik— tigare statsändamål, användas tryckpapper, som är förfärdigat enbart av lump, innehållande lin, bomull eller hampa samt äger sådana hållfasthets— egenskaper, som i förordningen är angivna för normalpapper, hänförligt till klass nr 4 (se ovan; enligt vad förut nämnts är detta normalpapper numera i huvudsak ersatt med standardpapper av vissa kvaliteter). Dock får medel- värdet på gnuggningsmotståndet med högst 40 procent understiga det för nyssnämnda styrkeklass i sådant hänseende föreskrivna medelvärdet. Så- dant tryckpapper skall väga minst 75 gram per mz.
Beträffande statistiskt tryck är bestämmelser meddelade i ett Kungl. Maj:ts brev den 10 december 1920 (sv. förf.saml. 1920z820).
Till serien Sveriges officiella statistik skall användas ordinärt tryckpapper av träfri cellulosa och med medelavslitningslängd minst 2 600 meter, medeltänjbarhet minst 2,2 %, medelgnuggningsmotstånd minst 20 dubbelvikningar och vikt minst 60 gram per m2. Till övrigt statistiskt tryck må användas sådant papper, som ve- derbörande ämbetsverk, institution e. d. finner lämpligt, dock ej av högre kvalitet än det för serien Sveriges officiella statistik föreskrivna. Av varje statistisk publi- kation skall 25 arkivexemplar tryckas på lumptryckpapper, tillverkat uteslutande av lump, bestående av lin, bomull eller hampa och med medelavslitningslängd minst 3 000 meter, medeltänjbarhet minst 2,5 %, medelgnuggningsmotstånd minst 25 dubbelvikningar och vikt minst 70 gram per m2 (vissa toleranser är medgivna). I själva verket synes det förekomma, att ifrågavarande tryck också i övrigt inne- håller någon mindre del lump.
Beträffande användningen i övrigt av lumppapper till statligt tryck må
först nämnas, att Svensk författningssamling till ett antal av 700 exemplar tryckes på papper tillverkat enbart av lump.
Av riksdagstrycket framställes 35 exemplar på papper innehållande 60 % lump. En nedsättning av andelen lump synes ha skett i samband med att år 1942, såsom förut nämnts, medgivande lämnats till att viss myckenhet cellull eller konstsilke får ingå i normalpapper. Denna tillämpning har fortlevt även efter det att de krisförhållanden, som föranlett medgivandet. har upphört.
Statens offentliga utredningar tryckes icke till någon del på papper av Iump.
Också när lumppapper användes till statligt tryck, synes kvaliteten ibland skilja sig från vanligt normalpapper, synbarligen delvis med tanke på pri- set och delvis med hänsyn till lämpligheten för tryckningsändamål. Av— vikelserna synes icke ha tillkommit såsom direkt tillämpning av ovannämn- da undantagsbestämmelser i 14 & normalpappersförordningen.
Såvitt utredningen kan finna möter det varken tekniskt eller ekonomiskt hinder att av statligt tryck — här bortses från blanketter — framställa ett fåtal exemplar på vad som utredningen betecknar såsom arkivpapper. Det kan emellertid vara lämpligt, att tryckpapperet ges något lägre vikt än den vanliga (se nedan) och att sådant papper i fråga om limningsgrad m. m. skiljer sig från skrivpapper. Vad särskilt angår tryckpapper till Statens of- fentliga utredningar bör uppmärksammas att när, såsom är ganska vanligt, betänkande i stället avges i stencil, konceptet och ett huvudexemplar, avsett för vederbörande departement, bör upprättas på arkivpapper lika väl som då fråga är om viktigare förslag från myndigheter. Detsamma bör gälla tryckta betänkanden. Med här angivna utgångspunkter förordar utredning- en, att den allmänna föreskriften om användning av arkivpapper till vissa handlingar även göres tillämplig på tryckta handlingar. Härför avsett papper torde böra betecknas som arkivtryckpapper.
Nuvarande normalpappersförordning är ej direkt tillämplig på ritpapper (såsom sådant räknas här även papper för upprättande av kartor). Däremot finns bestämmelser av motsvarande innebörd meddelade i andra samman— hang.
Sålunda stadgas i av Kungl. Maj:t den 15 september 1960 fastställda föreskrifter angående grundkarta till stadsplan eller byggnadsplan (10 5): »Grundkarta skall vara upprättad å kartpapper tillverkat av ren lump. Papperet skall hålla en vikt av minst 180 g per kvadratmeter samt i övrigt uppfylla de fordringar på kvalitet, som enligt verkställighetsföreskrifterna till mätningsförordningen gälla för papper, som skall användas till originalkarta.» I av Kungl. Maj :*t samtidigt fastställda före- skrifter angående karta, beskrivning och markägareförteckning till tomtindelnings- förslag (8 &) stadgas: »Tomtindelningskarta skall upprättas på vitt, enbart av lump tillverkat och för s. k. direktkopiering lämpat papper med en lägsta vikt av 180 gram per kvadratmeter eller på kalkerväv av ur arkiveringssynpunkt be- tryggande kvalitet.» Undantag från dessa regler medgives under vissa förutsätt- ningar.
Föreskrifter om ritpapper finns, förutom i nyssnämnda av l'antmäteristyrelsen år 1921 utfärdade verkställighetsföreskrifter till förordningen den 17 december 1920 angående sättet för utförande av vissa mätningsarbeten, även i av lantmä- teristyrelsen år 1951 utfärdad arbetsordning för länslantmäterikontoren och år 1959 fastställd arbetsordning för lantmäteriets distriktsorganisation, i av bygg- nadsstyrelsen år 1950 publicerade anvisningar angående beteckningar på plan- kartor m. m, samt bestämmelser till detaljplaneförslag, i av byggnadsstyrelsen år 1960 publicerade anvisningar till byggnadsstadgan, i kommerskollegiets kungö- relse av år 1960 angående gruvkartor samt i en cirkulärskrivelse samma år från kommerskollegium till gruvföretagen.
Vad särskilt angår de ritpapper, som till betydande kvantiteter används inom lantmäteriet, utgöres dessa av papper av ren lump åtminstone då fråga är om originalkartor, men även 50—procentigt lumppapper begagnas (motsvarande nor- mal 3),
Så allmänt som bestämmelserna om användning av arkivpapper är av- fattade i utredningens förslag —— med anslutning till gällande gallringsföre- skrifter — finner utredningen hinder icke möta att göra bestämmelserna även tillämpliga på ritmateriel. Detta innebär, att kartor och andra rit- ningar, som skall bevaras, upprättas på arkivritpapper av sådant slag, som godkänts av statens provningsanstalt för dylik användning (det blir här i första hand fråga om originalexemplar). Även om utredningen ej har anled- ning att räkna med att hittillsvarande ordning lett till att arkivsynpunkter- na försummats på de områden, varom här är fråga, finner utredningen det kunna medföra påtagliga fördelar att likställa ritpapper med annat papper såvitt gäller undersökning av arkivbeständigheten. Om sådan undersökning —— bortsett från den som sker hos tillverkarna —— koncentreras till statens provningsanstalt, bör till en början erhållas garanti för att undersökningen sker med största sakkunskap och erfarenhet samt efter enhetliga principer. På detta sätt torde det också bli möjligt att hålla antalet i statsförvaltningen använda sorter av arkivbeständigt rit- och kartpapper nere i jämförelse med nuvarande förhållanden, då olika förvaltningsmyndigheter på skilda vägar skaffar sig kännedom om ifrågavarande papperssorter. En viss besparing torde härvid kunna ernås beträffande papperskostnader, samtidigt som ock— så undersökningsförfarandet bör kunna ordnas ekonomiskt.
Att även sådan väv, som användes till ritningar avsedda att bevaras för framtiden, bör prövas av provningsanstalten, framgår av det följande.
Nuvarande normalpappersförordning omfattar icke kartong. De förslag, som framkommit under 1930—talet, har däremot avseende även å kartong. I förslagen betraktades kartong icke som papper utan ställdes vid sidan härav såsom ett särskilt materielslag. Det räknades med två tjocklekar på kartong- en, den tunnare vägande 200 gram per 1112 och den tjockare 250 gram per m2.
För begreppet papper synes det nu vara vanligt att räkna med en övre viktgräns av 350 gram per 1112 (vid en större vikt anses det vara fråga om
papp). Den kartong som användes till skrivningsändamåi (och alltså ej till askar el. dyl.), torde regelmässigt ha en lägre vikt än nämnda siffra.
Det synes därför möjligt att när det gäller kartong, som användes till re- gisterkort eller eljest till upprättande av handling inom statsförvaltningen, låta begreppet kartong, vid sidan av skrivpapper, tryckpapper och rit- papper, ingå i det samlande begreppet papper. Detta har även förutsatts här ovan. Att så sker kan också vara till praktisk fördel vid bestämmelser- nas utredigering.
Kortregister används i stor utsträckning som ersättning för register i bok- form. Där det kan förutsättas, att kortregister inom statsförvaltningen kom- mer att bevaras för framtiden, bör det upprättas på ark'ivbeständig materiel. varvid denna — om icke skrivpapper användes —- bör utgöras av arkivkar- tong. Anledning synes ej föreligga, att kartong — såsom enligt 1930-ta1ets förslag — genom inblandning av annat material än lump göres mindre håll— bar än annat arkivpapper.
Hittills har i detta kapitel behandlats hållbarhetsegenskaperna endast hos arkivpapper. Beträffande brukspapper — vilken beteckning enligt vad ovan anförts bör begagnas i stället för nuvarande standardpapper _ kan handlingar, som framställes på sådant papper i stor utsträckning utgallras, och några särskilda krav på hållbarhet bör därför ej uppställas vare sig det gäller skrivpapper, tryckpapper, ritpapper eller kartong. Det synes tillräck- ligt att föreskriva, att dylikt papper skall vara lämpligt för upprättande av handlingar samt att det skall vara tillverkat av blekt kemisk massa men få innehålla slipmassa intill högst 50 %. Papper med tillsats av slipmassa bör användas till mera tillfälliga och interna ändamål, när helt vitt papper icke erfordras. Att ett enkelt papper bör begagnas i sådana fall, följer av den allmänna regeln att kostnaderna för skrivmateriel bör begränsas i möjligaste män. Det torde å andra sidan erfarenhetsmässigt ej behöva befaras, att dylikt enkelt papper utnyttjas i fall då anledning finns att använda högre kvalitet.
Av det föregående framgår, att utredningen anser nuvarande standard- papper med lumpinblandning böra borttagas.
Enligt normalpappersförordningen skall vikten per 1112 vara för normal : 110 gram, för normal 2 = 100 gram, för normal 3 : 100 gram och för normal 4 = 85 gram. Vikten må kunna över— eller understiga dessa värden med högst 6 procent för maskingjort och högst 10 procent för handgjort papper. För s. k. standardpapper angives i ovannämnda cirkulär den 14 september 1946 tjocklekarna 120, 95, 90, 75, 70, 60 och 45 gram per 1112, med olika specificering för skilda slag av kvaliteter (A, B och C samt dupli- ceringspapper). Enligt cirkulär den 24 januari 1941 (nr 42) skall för annat ändamål än till blanketter för statistiskt primärmaterial, som skall beva-
ras för all framtid, i stället för normalpapper av klass nr 4 upphandlas standardpapper med beteckning B 90 eller, därest papper i tjockleken 90 gram icke anses erforderligt, annat standardpapper av kvalitet B.
Såsom ett allmänt rättesnöre för val mellan papper av olika tjocklek torde böra föreskrivas, att hänsyn bör tagas till den åsyftade handlingens betydelse, den mekaniska åverkan för vilken papperet kan antagas komma att utsättas vid användning för avsett ändamål, papperets storlek samt om papperet skall användas för skrivning på en eller två sidor och om det skall begagnas vid framställning av genomslagskopior. Enligt vad som framgår av det föregående finns liknande anvisningar i cirkuläret den 14 september 1946.
Vad till en början angår nuvarande normalpapper av klass 1 med en vikt av 110 gram per m2 bör ett papper av detta slag nyttjas endast till hand- lingar som skall bevaras för framtiden och dessutom är utsatta för särskilt stor nötning. Detta gäller i synnerhet kyrkoböcker och fastighetsböckcr.
Beträffande normalpapperet av klass 2 har utredningen övervägt förde- larna med att disponera ett papper med motsvarande hållbarhet men tun- nare. Användningen härav skulle underlätta utskrivning med flera kopior, något minska papperskostnaden och även påverka åtgången av arkivut— rymme. Pappersvikten i gram per m2 angives, enligt vad nyss nämnts. i nuvarande normalpappersförordning till 100 för normal 2 (detsamma gäl- ler normal 3). Enligt särskilt beslut av Kungl. Maj :t får lumppapper med en vikt av 80 gram per m2 användas till vissa mantals- och debiterings- och liknande längder eller liggare.
Utredningen har med hänsyn till ovannämnda fördelar med ett tunt pap- per låtit undersöka möjligheterna att tillverka ett sådant med samma håll- barhet som normal 2. På grundval härav har utredningen ansett sig böra föreslå, att vid sidan av det papper, som enligt utredningens förslag skall motsvara normal 2, tillhandahålles ett papper med en vikt av 75 gram per m2. Priset på detta senare papper torde kunna nedbringas till omkring 75 % av det förra, per ark räknat. Det torde få ankomma på myndighe- terna att, eventuellt efter anvisningar från riksarkivet, bedöma under vilka betingelser det tyngre respektive det lättare papperet bör utnyttjas. Det förra blir att föredraga särskilt där papperet är utsatt för stark nötning, exem- pelvis i fråga om diarier.
Såsom framgår av annat sammanhang håller utredningen före att nuva- rande normal 3 bör avskaffas.
Vikten på arkivtryckpapper torde i regel böra utgöra 75 gram per m2. För arkivritpapper och arkivkartong synes icke behöva fastställas några gene- rella viktbestämmelser.
] fråga om brukspapper finns enligt utredningens mening ej anledning att annat än i undantagsfall tillhandahålla papper för skrift med större vikt än 75 gram per m2. Det torde böra föreskrivas, att vikten å sådant pap—
per skall utgöra 45, 60 eller 75 gram. Tryckpapper torde böra ha en vikt av högst 75 gram. För ritpapper och kartong torde lika litet som när det gäller arkivpapper erfordras några generella viktbestämmelser. För sten- cileringsändamål användes nu i regel papper med en vikt av 70 gram per mg. Det torde ej finnas tillräcklig anledning att föreskriva en ändring här- vidlag, även om 'det kund-e vara naturligt, att sådant papper har samma vikt som vanligt skrivpapper.
Överhuvudtaget synes det lämpligt, att en bestämmelse införes om att papper av annan vikt än den för olika ändamål angivna må användas, om det påkallas av särskilda skäl och, såvitt gäller arkivpapper, riksarkivet lämnar medgivande härtill.
Det må här tilläggas, att det måhända icke är uteslutet att internationell standardisering kan komma till stånd på grundval av nya viktförhållanden. Utredningen har emellertid funnit sig icke kunna ta hänsyn till denna even- tualitet. Att med tanke härpå avstå från att i den blivande förordningen införa bestämmelser om vikten hos olika papperssorter, synes ej tillrådligt.
I stället för nuvarande numrering av normalpapper, nr 1 etc. (vilken an- bringas på papperet medelst vattenmärke) synes blivande arkivpapper böra betecknas med vikten i gram per m2, respektive 75, 100 eller 110. Härvid blir det lättare att vid behov införa papper av en ny viktklass eller slopa någon befintlig sådan. För konsumenterna kommer beteckningen härvid också att få en mera påtaglig innebörd.
På en del verksamhetsområden har det befunnits lämpligt att i stället för papper använda väv och i vissa fall plast. Detta gäller särskilt vid fram- ställning av ritningar och kartor. En fortsatt utveckling på denna väg torde vara att vänta jämsides med teknikens framsteg. I den mån framställningen av handlingar kan förbilligas härigenom, bör en sådan utveckling självfal- let inte motverkas. En förutsättning är emellertid att materialets kvalitet blir till fyllest för avsedda ändamål. Vad särskilt angår handlingar, varå bör uppställas krav på arkivbeständighet, torde därför ett ersättande av ar- kivpapper med annat material icke böra få ske utan medgivande av riks- arkivet. Ett dylikt medgivande bör kunna lämnas om den framställda hand- lingen kan antagas bli beständig (liksom om den framställts med använd- ning av arkivpapper). Undersökningen av det ifrågavarande materialets kvalitet bör ankomma på provningsanstalten, med vilken riksarkivet alltså måste samråda i nu avsedda ärenden.
Att film under vissa förhållanden bör kunna användas i arkiveringssam- manhang, kommer att beröras i specialmotiveringen.
Även när det material, som avses skola ersätta papper, ej kan förutsättas bli lika hållbart som sådant, bör det kunna ifrågakomma att använda ma- terialet, om man utgår från att vid behov kunna hålla handlingarnas in— nehåll vid liv genom framställande av nya filmkopior el. dyl.
Hos statsmyndigheterna användes en mångfald papperssorter, skilda åt genom kvalitet, format, falsning, linjering eller rutning, hålslag-ning, glätt- ning samt vikt. *I fråga om vissa sorter är åtgången ganska ringa. Enligt vad som upplysts från generalpoststyrelsen stannar kostnaderna för flera av denna styrelse tillhandahållna sorter vid mellan 50 och 500 kronor under ett år. En minskning av antalet papperssorter är önskvärd. Även om post- verkets inköpskostnader icke påtagligt påverkas av i huru stora poster papperet upphandlas, måste det både för postverket och myndigheterna vara irrationellt att lagerföra och skilja mellan olika sorter av snarlik beskaffen- het; användningen av sådana varianter torde kunna bero på slentrian. En- ligt utredningens mening har generalpoststyrelsen anledning att påverka myndigheterna till att göra sin pappersanvändning mindre splittrad, vilket även i viss utsträckning torde ha skett. Ett avskaffande av normal 3, ett in- förande av ett tunnare arkivbeständigt papper än nuvarande klass 2 samt ett borttagande av de tyngre sorterna av nuvarande standardpapper och av dylikt papper med lumpinblandning kan utgöra led i en sådan utveckling som här förordats.
Bläck och vissa andra slag av skrivmateriel
Nuvarande normalpappersförordning meddelar bestämmelser — förutom om papper _ även om bläck samt skrivmaskins- och stämpelfärg till hand— lingar, till vilka skall användas normalpapper av klass nr 1, 2 eller 3. Så- dan skrivmateriel skall vara godkänd av statens provningsanstalt.
Ändamålet med särskilda bestämmelser för vissa slag av skrivmateriel, som skall användas för framställning av skrift på normalpapper, är att sä- kerställa skriftens hållbarhet, dels gentemot den mekaniska påverkan, för vilken den normalt utsättes vid handlingarnas användning, dels gentemot in- verkan av luft, ljus och fuktighet och dels gentemot sådana förändringar som av andra orsaker kan göra skriften oläslig.
Den tidigare förhärskande bläckskriften har i stor omfattning utträngts genom att skriften i stället framställes med skrivmaskin direkt med färg- band eller såsom genomslagskopia med karbonpapper. Även i övrigt har den tekniska utvecklingen lett till användning av skrivmateriel, som tidi- gare ej förekommit.
I de nya bestämmelser, som kommer att avlösa normalpappersförordning- en, bör liksom hittills upptagas föreskrifter om beskaffenheten hos även andra slag av skrivmateriel än papper. Härvid bör hänsyn tagas till utveck— lingen i tekniska och kontorsmässiga avseenden. Gemensamt för föreskrif- terna bör vara, att handlingar, som skall bevaras för framtiden, fram- ställes på sådant sätt, att detta syfte kan förverkligas.
Liksom hittills bör det därför vara uteslutet att använda blyerts- eller anilinpennor eller kritor till framställning av dylika handlingar.
Enligt normalpappersförordningen skall bläck för att kunna vid under- sökning godkännas såsom normalbläck vara järngallusbläck samt motsva- ra följande fordringar:
ll) vara klart, lättflytande och icke så syrligt, att det i större mån angri- per pennan eller visar benägenhet att flyta ut, ävensom ha stark färg och åstadkomma skrift, som hastigt torkar utan att bli klibbig;
2) innehålla minst 5 gram järn per liter: 3) visa fullständig hållbarhet under 14 dagar; och 4) lämna en skrift, som är lika mörk och motstår inverkan av dagsljus, luft, vatten och alkohol i samma grad som skrift av ett med provet lika fär- gat bläck, sammansatt av följande beståndsdelar: 23,4 gram tannin, 7,7 gram kristalliserad gallussyra, 30 gram järnvitriol, 10 gram gummi arabi- cum, saltsyra motsvarande 2,5 gram klorväte, och 1 gram karbolsyra, allt per liter.
I en kungörelse den 5 oktober 1908 (bih. nr 72) har dåvarande kontroll- och justeringsstyrelsen meddelat närmare föreskrifter angående undersök— ning av normalbläck. Till förklaring av vad som avses med kravet under 3) här ovan må ur nämnda föreskrifter återgivas, att det efter 14 dagar skall iakttagas om ur bläck, som förvarats i särskilt provningskärl, någon av- sättning ägt rum (hinna, bottensats, väggbeslag eller mögelbildning), i vil- ken händelse detsamma icke kan godkännas som normalbläck.
Enligt normalpappersförordningen har den, som önskar få bläck god- känt som normalbläck, att till statens provningsanstalt insända prov på bläcket för undersökning, varefter bläcksorten, om den uppfyller gällande fordringar, godkännes såsom normalbläck under ett kalenderår. Godkän- nande för nästa kalenderår är beroende av förnyad undersökning av nytt prov på bläcket, som inlämnas av tillverkaren. Om bläck, som utbjudes i handeln såsom normalbläck, vid undersökning befinnes vara underlägset det prov, som godkänts, kan det utfärdade godkännandet återkallas.
Beträffande skrivmaskins- och stämpelfärg gäller enligt normalpappers- förordningen, att till bruk i statens tjänst icke må, där fråga är om hand— ling till vilken skall användas normalpapper av klass nr 1, 2 eller 3, be- gagnas annan färg än sådan, som av provningsanstalten genom utfärdad kungörelse förklarats lämna skrift av minst lika stor varaktighet som skrift med normalbläck. I själva verket kan den skrift, som erhålles medelst skrivmaskin med färgband, som är godkänt av provningsanstalten en- ligt normalpappersförordningen, ha större hållbarhet än normalbläckskrif— ten, enär den bättre kan motstå inverkan av kemiska lösnings- och blek- ningsmedel än bläckskriften och ofta är t. o. m. mera raderfast.
Utredningen har icke i fråga om vare sig bläck _— som sådant kan även räknas xtusch — eller färgband till skrivmaskin eller stämpelfärg funnit an- ledning att föreslå några sakliga ändringar i nuvarande bestämmelser, utom såvitt gäller provningen och kontrollen av bläck. Denna fråga kommer att
behandlas i specialmotiveringen. Av det föregående framgår, att utredningen i stället för beteckningen >>n0rmal» använder »arkiv», alltså arkivbläck etc.
I de fall, då en handling måste utskrivas i ett större antal exemplar, an- vändes numera dupliceringsmaskiner för skriftens mångfaldigande. För så- kerställande av hållbarheten hos den skrift, som erhålles vid duplicering, bör färg till kontorsmaskin av ifrågavarande slag vara underkastad motsva- rande krav som övrig materiel, vilken användes till framställning av hand- lingar som skall bevaras för framtiden, och icke få begagnas utan statens provningsanstalts godkännande. Detsamma bör gälla färg till andra even— tuellt förekommande kontorsmaskiner.
Den skrift, som erhålles såsom genomslagskopia på skrivmaskin med hjälp av karbonpapper, har, om färgen i karbonpapperet är av lämplig sammansättning, lika stor beständighet som normalbläckskrift mot inver— kan av luft, ljus och fukt och större beständighet än bläckskrift mot visSa kemiska lösnings- och blekningsmedel. Däremot är den skrift, som erhålles med hittills tillverkade karbonpapper, icke så raderfast som bläckskrift. Under den tid varunder karbonpappersskrift använts inom statsförvalt- ningen, har emellertid erfarenheten visat, att raderfastheten hos denna skrift är tillräcklig för att den skall motstå den mekaniska åverkan, som vanligen förekommer, såvida handling icke utsättes för särskilt stor slit- ning. Karbonpappersskrift bör därför kunna medgivas på arkivpapper, om den kan motstå en sådan normal åverkan och. i övrigt har väsentligen lika stor hållbarhet som skrift med arkivbläck. Till skrift på arkivpapper av klass nr 1, som är avsett till handlingar, som är utsatta för stor slitning, bör emellertid i regel användas endast sådan materiel, vilken ger en skrift som med avseende på raderfastheten är minst jämngod med skrift med godkänt bläck.
Under senare år har det blivit alltmer vanligt att vid skrift, för tjänste- bruk såväl som eljest, använda s. k. kulpennor (även benämnda kulspets- pennor). Dessa utmärkes av att skrivspetsen utgöres av en kula anbragt i en »patron» med färg, ,som har konsistensen av pasta och således ej utgöres av vanligt skrivbläck.
Normalpappersförordningen innehåller inga bestämmelser om kulpennor eller patron eller pasta härtill.
I detta sammanhang må nämnas, att riksarkivet i cirkulär till statsmyn- digheterna den 28 december 1948 (nr 801) bl. a. erinrat om att för skrift med kulspets- och reservoarpennor å handlingar, som skall bevaras för framtiden, endast får användas bläck som statens provningsanstalt godkänt såsom normalbläck, samt att provningsanstalten dittills icke lämnat något dylikt godkännande beträffande bläck (pasta) för kulspetspennor.
Postverkets centralupphandling tillhandahåller kulpennor och reservpa-
troner till dem. I dess sortimentslista över kontorsmateriel angives, att med här upptagna kulpennor framställd skrift är motståndskraftig mot solljus. mot radering och mot blekning med kemikalier och att den ej smetar, men påpekas samtidigt, att pennorna icke bör användas vid skrift på handlingar. som skall bevaras för längre tid.
I skrivelse till Kungl. Maj:t den 20 januari 1962 har utredningen hänvisat till att det med hänsyn till de praktiska fördelarna med användning av kul- pennor, till deras prisbillighet och till den allmänna uppskattning, som dessa pennor därför kommit att röna, måste räknas med att kulpennorna i fort- sättningen kommer att dominera som skrivmedel för ändamål, där man förut använt bläck.
Det förekommer, att kulpennor nyttjas för skrift också på handlingar, vilka skall bevaras för framtiden och för vilka därför enligt normalpap- persförordningen ej får användas annat bläck än normalbläck, exempelvis för namnunderskrift, justering av koncept, diarie- och registerföring samt bokföring (vid en vid bokföring förekommande anordning med genom- skriftsplatta är för övrigt vanlig bläckpenna icke användbar). Ovannämnda meddelande från riksarkivet torde visserligen ha hämmat utvecklingen i detta hänseende men synes ej ha helt hindrat missbruk av kulpennor.
Mot användning av kulpennor även för nu avsedda ändamål vore uppen— barligen ingenting att erinra, i den mån säkerhet funnes för att pennorna åstadkommer en skrift av sådan beständighet, som förutsättes i normalpap- persförordningens bestämmelser om normalpapper och normalbläck och motsvarande bestämmelser i den nu föreslagna arkivpappersförordningen. Säkerhet härför finnes icke för närvarande.
Vissa undersökningar av en del i handeln förekommande kulpennepastor, som på utredningens initiativ företagits hos provningsanstalten. har emel- lertid bibragt provningsanstalten den uppfattningen att pasta kan tillver— kas, som möjliggör skrift med en varaktighet motsvarande den som erhål- les med normalbläck. Garantier härför finner man i första hand hos pasta, som innehåller någon metallförening. Det är likväl icke uteslutet, att även annat slag av pasta kan ge varaktig skrift.
Med nu angivna utgångspunkter har utredningen i ovannämnda skri- velse funnit sig böra föreslå att uttrycklig föreskrift — utan att utredningens kommande huvudbetänkande behövde avvaktas — meddelas av innebörd att för åstadkommande av skrift å handling, till vilken normalpapper skall användas, må nyttjas kulpenna, dock endast under förutsättning att denna är försedd med sådan färgpasta och sådan patron, som av statens prov- ningsanstalt förklarats lämna skrift av minst lika stor varaktighet som skrift med normalbläck.
Utredningens förevarande förslag, som remitterats till åtskilliga myndig— heter och institutioner, har i stort sett tillstyrkts av samtliga dessa. Flera av dem har understrukit angelägenheten av att åtgärder vidtages av den
föreslagna innebörden. Förslaget synes emellertid icke ännu ha föranlett åtgärd från Kungl. Maj:ts sida.
Utredningen vidhåller sitt förslag att kulpenna skall få användas till all- männa handlingar, under förutsättning att kulpennan är försedd med färg- pasta och- patron godkänd av statens provningsanstalt. Kulpennan, eller rät- tare sagt patronen med färgpasta, bör härutinnan likställas med andra ovan— nämnda skrivmedel.
Det kan tänkas, att andra slag av skrivmateriel än de ovan nämnda bör- jar användas eller framställas, som inte alls eller endast under vissa för— hållanden lämnar varaktig skrift. Enligt utredningens mening bör statens provningsanstalt i sådant fall äga föreskriva, att viss skrivmateriel icke får användas inom statsverksamheten eller att den icke får nyttjas till fram- ställning av handling, som skall bevaras för framtiden, om den icke är godkänd av provningsanstalten. Meddelas sådan föreskrift, bör denna kun- göras. Som skrivmateriel räknar utredningen även kontonsmaskin för skrift eller mångfaldigande av skrift.
I detta sammanhang må nämnas, att Kungl. Maj:t — på förslag av ut- redningen i dess skrivelse den 24 oktober 1960 — i kungörelse den 12 maj 1961 (nr 133) förordnat att handling, vartill normalpapper skall användas enligt normalpappersförordningen, må utan hinder av vad som stadgas i förordningen, upprättas medelst fotografisk reproduktion eller liknande framställningssätt. Vid upprättande av handling som nyss sagts skall en- ligt kungörelsen användas av statens provningsanstalt godkänd kopierings- apparat, för ändamålet avsett normalpapper av vederbörlig klass och i öv- rigt sådant förfarande, som provningsanstalten godkänt för framställning av handlingar med sådan varaktighet som åsyftas med bestämmelserna i normalpappersförordningen.
Intages i en blivande författning om arkivpapper bestämmelser av ovan avsedd innebörd om rätt för provningsanstalten att överhuvudtaget meddela föreskrifter om användning av särskilda slag av skrivmateriel, kan 1961 års kungörelse upphävas.
Specialmotivering
Förslag till förordning angående användning i statens verksamhet av arkivpapper och annan skrivmateriel ( arkivpappersförordning )
1 &. I denna paragraf anges de allmänna riktlinjerna för användning av papper och annan skrivmateriel, nämligen att å ena sidan bör iakttagas arkivvår- dens krav i fråga om beskaffenheten hos sådan materiel, och å andra sidan bör eftersträvas att kostnaderna hålles nere för här avsedda ändamål.
Bestämmelserna har motsvarigheter i 1 5 normalpappersförordningen ävensom i cirkulären den 14 september 1946 (nr 614) med bestämmelser rörande inköp och användning av vissa slag av papper, kuvert och läskpap- per för statens behov samt den 7 juni 1946 (nr 278) angående sparsamhet med papper och kuvert och den 9 maj 1947 (nr 178) angående sparsamhet med papper och papp.
Normalpappersförordningen är tillämplig på »skriftliga, offentliga» hand- lingar. Begränsningen till skriftliga handlingar torde böra utgå med hänsyn till den tvekan som kan uppstå om innebörden härav, när det gäller det ena eller andra slaget av teknisk framställning.
Beteckningen offentlig handling är ej entydig och torde kunna undvaras i förevarande sammanhang.
Även om det i och för sig är önskvärt, att arkivsynpunkter beaktas också hos kommuner, organisationer och enskilda företag, måste utredningen be- gränsa de föreslagna bestämmelserna till att gälla inom statens verksam- het. Härvid torde emellertid få förutsättas, att kommunala myndigheter åt- minstone vid medverkan i statlig verksamhet iakttager ifrågavarande be- stämmelser. Detsamma bör gälla andra institutioner under motsvarande för- hållanden.
Att standardiserad materiel bör användas, om lämplig sådan finnes, har framhållits i tidigare sammanhang.
2 &. Beträffande bestämmelserna i denna paragraf. som närmast ersätter 5 5 i gällande normalpappersförordning, hänvisas till vad som anförts i det före- gående. Innebörden är att till handling, som skall bevaras för framtiden
och sålunda icke utgallras, skall användas arkivpapper men till annan handling brukspapper.
Enligt nuvarande normalpappersförordning skall även viktigare expedi— tioner, som utfärdas till enskilda, framställas på normalpapper. Som exem- pel på sådana handlingar kan nämnas domstolars expeditioner, som skall förses med stämpel, expeditioner från lantmäterimyndigheter, fullmakter och konstitutorial samt, för vissa kategorier av myndigheter, avskedspass och tjänstgöringsbetyg. Bakom dessa bestämmelser ligger ej intresset att i de allmänna arkiven förvara ifrågavarande handlingar för framtiden — detta intresse bör tillgodoses genom att koncept skrives på arkivbeständigt papper — utan väl närmast ett hänsynstagande till den enskildes förmo- dade önskan att här avsedd handling skall vara skriven på ett högklassigt papper. I realiteten synes myndigheterna — som här liksom i andra hän— seenden ofta icke har klart för sig innebörden av normalpappersförord- ningens bestämmelser _ tillämpa en mycket varierande praxis med av- seende på pappersvalet.
Med hänsyn till den mångskiftande karaktär, som kontakterna mellan staten och de enskilda numera fått, har utredningen avstått från att för sin del söka ange, i vilka fall expeditioner till enskilda bör framställas på ar- kivbeständigt papper. Utredningen begränsar sig till att föreslå att så skall ske, när en expedition kan antagas vara av varaktig rättslig betydelse el- ler annorledes av stort värde för den enskilde. Som exempel på sådana handlingar kan nämnas expeditioner med rättsgrundande innebörd, som utgives av domstolar, länsstyrelser, lantmäteri- eller andra myndigheter, bevis om tjänstetillsättningar av större betydelse för den enskilde, samt vik— tigare examens- och tjänstgöringsbetyg. Det kan vara lämpligt, att myndig- het meddelar föreskrifter om vilka slag av papper som av underlydande per- sonal skall användas för speciella här avsedda ändamål. Sålunda kan det vara att förorda att överstyrelserna för skolväsendet bestämmer i vilken utsträckning arkivbeständigt papper skall användas till betyg vid skolor och kurser och särskilt vid examina. Det bör vidare ankomma på arkivmyn- digheterna att i sin serviceverksamhet i förhållande till myndigheterna ge uttryck åt sin uppfattning även i vad gäller papper för expeditioner till enskilda.
Enligt anm. 1 vid 5 & normalpappersförordningen skall alla helarksstämp— lar anbringas å papper av klass nr 2, och skall följaktligen i de fall, då ut— gående expedition skrives å stämplat papper, därtill användas papper av denna klass, även om enligt bestämmelse i nämnda paragraf expeditionen är hänförlig till lägre klass. Som motiv till bestämmelsen har i 1901 års betänkande angivits, att sådana stämplar av statsekonomiska skäl ansetts böra tillverkas av endast en pappersklass, nämligen nr 2.
I ett av tillkallad utredningsman år 1961 avgivet betänkande angående
stämpel- och expeditionsavgifter (SOU 1961:37, sid. 72 _och 281) har före- slagits, att det skall överlämnas åt generalpoststyrelsen att bestämma i vad mån papper med påtryckt stämpel skall kunna användas. Medgivande här- till skall kunna lämnas för expeditioner som utfärdas i större antal. Frå- gan bör bedömas företrädesvis från praktisk synpunkt.
Såvitt normalpappersutredningen kan finna hör det, när helarksstämpel i undantagsfall skall användas, ej bli till nämnvärd olägenhet eller i stort sett leda till ökad kostnad, om helarksstämpeln tryckes först sedan valet av papper för avsett ändamål ägt rum (ofta torde papper i dessa fall även förses med tryckt rubrik eller text). Ovannämnda föreskrift, att helarks— stämplar endast får tryckas på visst slag av papper, torde kunna borttagas.
3 %.
Norma[pappersförordningen innehåller i 3 5 2 mom. bestämmelser om vikten på normalpapper i gram per m2. Beträffande de av utredningen fram- lagda förslagen i fråga om vikten på olika slag av papper hänvisas till det föregående.
4 &. Nuvarande bestämmelser om pappersformat återfinnes i 3 5 1 mom. nor- malpappersförordningen samt —— likalydande i fråga om standardpapper
— i punkt 4 av förenämnda 1946 års cirkulär.
De för de papperskonsumerande myndigheterna grundläggande bestäm- melserna om att skrivpapper skall ha formatet A2, A3 eller A4 har upptagits i 4 5 av förslaget till arkivpappersförordning. Utredningen föreslår såsom un— dantag härifrån, dels att till handlingar med kort text i regel skall användas papper av mindre format inom A-serien och dels att, om papper av de an- givna formaten ricke utan avsevärd olägenhet kan användas för visst slag av handlingar, myndighet må efter samråd med riksarkivet besluta om av- vikelser från nämnda format. Enligt 1946 års cirkulär äger generalpoststy- relsen medgiva, »att standardpapper av annat format än de i bestämmelserna angivna må begagnas, därest papper av sistnämnda format icke utan avse- värd olägenhet kan komma till användning. När utredningen i sitt förslag gör användning av annat format beroende av samråd mellan vederbörande myndighet och riksarkivet, motiveras detta av att riksarkivet bör ha infly- tande över formaten ick'e endast på arkivpapper utan även på annat papper, eftersom det också beträffande handlingar på sådant papper blir aktuellt att under åren före utgallringen hålla dem arkiverade på lämpligt sätt.
Såsom ett fall, då större format än A3 behöver begagnas må nämnas för- samlingsböckerna, vilka skrives på format A2.
Beträffande andra papper än skrivpapper torde det ej vara erforderligt eller lämpligt att fastställa generella format. Såvitt möjligt bör emellertid användas format enligt A-serien.
Vad angår de i normalpappersförordningen upptagna föreskrifterna av mera teknisk art, avseende konstruktionen av A-serien m. ni., har utred- ningen funnit dessa föreskrifter lämpligast böra hänföras till den föreslagna kungörelsen angående beskaffenheten hos arkivpapper och annan skriv- materiel (v5 5).
5 5.
Denna paragraf har sin motsvarighet i 4 5 normalpappersförordningen, som ger föreskrifter om vattenstämpel i papper. Utredningen använder i stället beteckningen vattenmärke.
Som konsekvens av att utredningens förslag har avseende icke endast å skrivpapper — såsom nuvarande förordning — utan även å tryckpapper, ritpapper och kartong avsedd för skrift, föreslår utredningen som en huvud- regel, att också dessa slag av arkivpapper skall förses med vattenmärke. Då det emellertid kan försämra ett ritpappers användbarhet, om vattenmär— ke är anbragt på detta, bör ett sådant papper i stället få vara försett med annan märkning. Detsamma bör kunna gälla annat arkivpapper efter sär- skilt medgivande av Kungl. Maj:t.
Vattenmärke bör ha motsvarande innehåll som enligt nuvarande bestäm- melser. Såsom redan nämnts bör i stället för normalpappersnummer vara angiven papperets vikt i gram per m2. Dock bör vikten icke behöva vara utsatt såvitt gäller arkivritpapper och arkivkartong.
Normalpappersförordningen innehåller också föreskrifter om utseendet å vattenstämpel. Denna skall finnas fullständig, om än avbruten, på varje ark av formatet A2 eller av större format. Såvitt utredningen kan finna, bör detta krav kunna skärpas till att avse papper av minst format A3, utan att detta vållar olägenhet för tillverkarna. På papper av mindre format bör det ej fordras, att vattenmärket är fullständigt. Nuvarande föreskrift om att förkortning av firmanamn är tillåten, om otydlighet ej uppstår därige- nom, bör bibehållas.
Bestämmelser av nu angiven innebörd upptages i 5 5 av utredningens för- slag till arkivpappersförordning. Där utsäges också uttryckligen, att pap- per icke får vara försett med vattenmärke, med mindre papperet godkänts som arkivpapper.
6 5.
Gällande normalpappersförordning innehåller i 8—13 åå detaljerade före- skrifter angående anmälan om tillämnad tillverkning av normalpapper och om hur det skall tillgå, när tillverkare vill få papper prövat och godkänt som normalpapper, samt om åliggandena för tillkallad kontrollant, om ersätt- ningen åt sådan och om tillvägagångssättet vid undersökning och godkän- nande.
Godkännandet av papper hänför sig till prov, som av statens provnings- anstalt göres på varje tillverkat parti. En av provningsanstalten förordnad
kontrollant uttager ur på visst sätt bestämda delposter av partiet ett an— tal papper, som insändes till provningsanstalten för undersökning. Efter provtagningen plomheras papperspartiet under kontrollantens kontroll. Försäljning får ej ske förrän pappersproven undersökts och godkänts samt det ifrågavarande papperspartiet banderollerats i närmare bestämd ord- ning.
De tre pappersbruk, som f. n. tillverkar normalpapper, har var sin kontrol— lant. Arbetet utgör bisyssla. Kontrollanten betalar provningsanstalten för undersökningen och uttager i sin tur av tillverkaren dels gottgörelse här- för och dels ersättning för sitt eget arbete enligt fastställda grunder.
Enligt vad utredningen inhämtat har statens provningsanstalt för under- sökning av normalpapper under år 1962 debiterat omkring 22.000 kronor — i stort sett motsvarande självkostnader — varav omkring 16.000 kronor hänför sig till riksbankens pappersbruk vid Tumba. Detta pappersbruk har under nämnda år enligt uppgift haft en sammanlagd kostnad för kontroll och undersökning av normalpapper av omkring 20.000 kronor, varav unge- fär en femtedel utgör arvode och resekostnader för kontrollanten.
Såvitt utredningen erfarit förekommer det knappast, att sådana brister upptäckes vid kontrollen att papper behöver underkännas. Där avvikel- ser från uppställda kr-av förefinnes, ligger de inom medgivna marginaler. Pappersbruken förfogar själva över provningsapparatur.
Utredningen finner det, trots det nu sagda, nödvändigt att kontroll ut- övas över att arkivpapper fyller uppställda krav på kvalitet. Nuvarande kontroll- och undersökningskostnader synes i och för sig icke vara orim- ligt höga. Det kan här förtjäna påpekas, att dessa kostnader, även om de betalas av respektive pappersbruk, kan antagas i sista hand drabba kon- sumenten, d. v. s. i huvudsak de statliga myndigheterna. De krav i fråga om koppartal m. ni., som enligt utredningens förslag skall uttryckligen före- skrivas, måste föranleda att undersökningen av arkivpapper blir mer om- fattande och sålunda också, om nuvarande kontrollsystem bihehålles, mer kostnadskrävande.
Även bortsett härifrån är utredningen något tveksam, om icke formerna för godkännandet och kontrollen av papper kan förenklas i någon mån, exempelvis sålunda att icke prov från varje pappersparti behöver insändas till provningsanstalten för godkännande. Med hänsyn till önskvärdheten av förenklingar och även till att nuvarande detaljerade föreskrifter upptar ett oproportionerligt stort utrymme i normalpappersförordningen anser ut- redningen föreskrifterna i detta ämne kunna, utan att belasta en blivande författning, anförtros åt provningsanstalten att fastställa. Härigenom vin- nes även överensstämmelse med vad utredningen föreslår beträffande andra slag av skrivmateriel.
Beträffande innebörden 1 övrigt av 6 5 i utredningens förslag hänvisas till vad som anförts 1 allmänna motiven.
Utöver vad som anförts i allmänna motiven må här erinras om att sär— skilda sakkunniga år 1951 avgivit ett betänkande angående arkiv- och biblioteksfilmning (SOU 1951: 36), vid vilket betänkande fogats en särskild utredning rörande permanensfrågan vid fotografiska arkivalier. I betän- kandet _ vars förslag om särskilda anslagsmedel för filmning vid vissa arkiv och bibliotek ej blivit genomfört _ har konstaterats, att filmen har stora uppgifter att fylla i arkiv- och biblioteksväsendet. Med dess hjälp kan böcker, arkivalier och handskrifter göras tillgängliga för andra än ägareinstitutionen, och de olägenheter, som är förknippade med den interur— bana utlåningen, begränsas. Filmen utgör vidare ett viktigt komplement till de åtgärder, som redan nu anlitas, när det gäller att bereda arkivens och bibliotekens samlingar skydd mot de katastrofrisker, som blivit en följd av den moderna krigföringen. Särskilt ömtåliga handskrifter och böc- ker kan i första hand tillhandahållas i form av filmreproduktioner och där- igenom skonas från nötning. Sådana handlingar och trycksaker, som fram- ställts på trähaltigt papper och därför är dömda till förintelse, kan genom att reproduceras på film beredas en ökad livslängd. Med filmens hjälp kan arkiven och biblioteken i ökad utsträckning och till lägre kostnader än ti— digare öka sina samlingar. I förvaltningen och rättsväsendet kan filmen utnyttjas som en utrymmes- och kostnadsbesparande faktor.
Utredningen vill för sin del hänvisa till att film åtminstone hittills icke i större omfattning ersatt arkivalier i den meningen att dessa utgallrats och endast "filmen behållits.1 Såvitt man hittills kunnat konstatera kan film —— låt vara att sådan ej behöver vara särskilt eldfarlig — icke jämställas med arkivpapper i fråga om beständighet. Man vet ej heller tillräckligt väl, hur film bäst bör behandlas och förvaras för att den skall bli så hållbar som möjligt. Trots sina fördelar ur utrymmes- och andra synpunkter kan filmen sålunda i nuvarande läge ej godtagas såsom ett reguljärt alternativ till ar— kivpapper. I speciella fall, särskilt där arkivaliers utrymmeskrävande ka- raktär lägger praktiska hinder i vägen för deras bevarande i original, bör det däremot kunna förekomma att de ersättes med film. Härvid bör förutsättas, att filmen vid behov förnyas till större eller mindre delar.
Enligt vad som anförts i allmänna motiven bör ett ersättande av arkiv- papper med film icke få ske utan att riksarkivet medgiver detta i samråd med statens provningsanstalt.
Det bör framhållas, att utredningens förslag överhuvudtaget icke läg- ger hinder i vägen för ett utnyttjande av de tekniska framsteg, som torde kunna väntas på förevarande område, men förutsätter att arkivsynpunkter beaktas i erforderlig grad.
1 Det finns dock exempel på detta. Sålunda utgallras skolornas hälsokort, men för var femte årgång mikrofilmas korten före utgallringen.
Beträffande innehållet i dessa paragrafer —— som såvitt gäller bläck samt skrivmaskins- och stämpelfärg har vissa motsvarigheter i 15—20 55 nor- malpappersförordningen — hänvisas till vad som anförts i kapitlet an- gående bläck och andra slag av skrivmateriel. Här skall närmast beröras vissa kontrollfrågor.
Gällande förordning innehåller ganska detaljerade föreskrifter om in- sändandet av normalbläck till provningsanstalten för undersökning, om formerna för meddelandet av godkännande, om etiketteringen av saluförda bläckflaskor samt om efterföljande prov på sådant bläck. Nuvarande kon- trollförfarande är icke tillfredsställande. Undersökning av salufört bläck förekommer i realiteten icke. Att prov årligen sändes in till provningsan- stalten och godkännes av denna, innebär ingen tillfredsställande kontroll av den saluförda varan.
Enligt utredningens mening bör kontroll utövas genom att provningsan- stalten på eget initiativ i tillverkarens lager, i handeln eller hos postverket som centralupphandlare uttager prov på bläck och undersöker, om detta till beskaffenheten överensstämmer med hläckprov som godkänts av prov- ningsanstalten.
Nuvarande detaljbestämmelser om beskaffenheten av den flaska, vari tillverkare skall insända bläck för undersökning m. m. torde ej behöva vara inskrivna i författning. Det torde böra ankomma på provningsanstal— ten att bestämma härom liksom att föreskriva villkor för godkännande av bläck. Provningsanstalten skall bl. a. besluta om giltighetstiden för godkän- nande, f. n. ett år, och bör även överväga, om det icke bör fastställas viss tid från tillverkningen, under vilken bläcket före användning kan antagas bibehålla den kvalitet, som bör fordras för arkivbläck. Upplysning härom bör i så fall finnas angiven på etiketten till saluförd flaska.
Bland villkoren för godkännande torde även böra ingå, att tillverkaren iklädes skyldighet att gottgöra provningsanstalten för dess kostnader för undersökning icke endast av insänt provbläck utan även av sådant salu- fört bläck, som provningsanstalten anskaffar för kontroll.
Om påföljd av att salufört bläck icke överensstämmer med godkänd vara hänvisas till det följande.
Kontrollen över färg till stämplar och kontorsmaskiner, färgband till sådana maskiner, karbonpapper samt kulpennepatroner bör genomföras på i princip samma sätt som ifråga om arkivbläcket.
Det skulle kunna ifrågasättas, att varje färgband och karbonpapper, som tillhör godkänd sort, skulle märkas genom perforering el. dyl., exempelvis med texten »Arkivfärgband.> respektive »Arkivkarbonpapper». Härigenom skulle förhindras, att i förpackningarna inlades icke godkända färgband eller karbonpapper. Sådan märkning skulle emellertid kunna medföra prak- tiska svårigheter, bl. a. vid import av ifrågavarande artiklar. Utredningen
avstår därför från att i sitt författningsförslag upptaga föreskrifter härom. Förpackningarna bör under alla förhållanden vara märkta.
Utredningen har ansett sig höra i 8 & införa en bestämmelse om rätt för provningsanstalten att medge undantag från kravet på att skrivmedel skall ge varaktig skrift, om sådant undantag föranledes av särskilda skäl. exem- pelvis att speciell kulör erfordras för viss användning av kulpenna. Dy- lika medgivanden bör föregås av samråd med riksarkivet och- bör endast lämnas restriktivt.
I anslutning till vad som föreslagits i fråga om vattenmärke på papper, har i 9 5 upptagits en bestämmelse om att skrivmateriel ej får vara försedd med märke om godkännande, med mindre sådant godkännande meddelats av provningsanstalten.
10 5.
'I 19 5 normalpappersförordningen stadgas att, om bläck, som i handel utbjudes såsom normalbläck, genom undersökning skulle befinnas under- lägset det prov på samma bläcksort, som blivit godkänt av statens prov- ningsanstalt, det må ankomma på denna att, efter anmälan och prövning av omständigheterna, återkalla det lämnade godkännandet. Om sådant åter- kallande bör kungörelse utfärdas. ,
Bestämmelse av motsvarande innebörd men tillämplig på alla slag av skrivmateriel, inberäknat arkivpapper, har upptagits i 10 5 av förslaget.
11 5.
Enligt 17 & normalpappersförordningen skall statens provningsanstalt i början av varje år offentliggöra förteckning å de bläcksorter, som då är godkända som normalbläck. Vidare skall godkännande av färg till skriv- maskin eller stämpel enligt 20 å i förordningen meddelas genom utfärdad kungörelse. Av provningsanstalten utfärdade kungörelser i dessa ämnen har sedan ett antal år influtit såsom nr 1 i Svensk författningssamling. Den för 1963 utfärdade kungörelsen upptar en förteckning över godkända sor- ter av normalbläck, färgband för skrivmaskin, färgband för adresstryck- maskin, stämpelfärg, karbonpapper för skrivmaskin, karbonpapper för adresstryckmaskin, dupliceringsfärg och reproduktionsmetoder.
Bestämmelser om att en förteckning över godkänd skrivmateriel skall kungöras varje år har införts i 11 5 av utredningens förslag. Det kan vara lämpligt, att förteckningen i fortsättningen även avser arkivpapper, varvid emellertid någon specifikation efter vikt eller format ej synes behöva ske.
I fråga om innehållet i paragrafens andra stycke hänvisas till vad förut anförts.
12 5.
Enligt punkt 9 förenämnda cirkulär den 14 september 1946 bör vid större beställning av tryck, där så lämpligen kan ske, erforderligt papper av be- ställaren tillhandahållas tryckeriet. Anskaffas papperet av tryckeriet, skall vid beställningen av trycket angivas det önskade papperets kvalitet och tjocklek samt blankettens format. Utredningen ifrågasätter, om behov före— ligger av att Kungl. Maj:t utfärdar föreskrifter i nu återgivna hänseenden.
I ovannämnda punkt 9 stadgas fortsättningsvis, att varje formulär till tryckt blankett, cirkulär m. m. skall inom vederbörande verk erhålla num— mer. Varje tryckt blankett skall i nedre vänstra hörnet eller på annat lämp- ligt ställe innehålla tryckt beteckning för det upphandlande verket (initia— ler eller annan förkortning), formulär, nummer, framställningsår och antal exemplar.
Även om det kan vara tveksamt, om föreskrifter av detta slag bör ha sin plats i en arkivpappersförordning, har utredningen funnit sig höra i 12 & av sitt förslag införa bestämmelser i ämnet. Utredningen anser dessa böra göras tillämpliga icke endast på tryckta blanketter utan också på blanket- ter, som framställes på annat sätt. Emellertid bör undantag från dessa regler få ske, om så föranledes av särskilda skäl. Bl. &. kan det vara obe- hövligt att märka blanketter, som skrivs ut i en mindre upplaga för internt bruk hos en myndighet.
13 5.
I cirkuläret den 14 september 1946 upptages ingående föreskrifter om format och vikt på kuvert. Vidare stadgas, att kuvertpapper skall vara av brun sulfatmassa (kraftpapper); dock får till kuvert av vissa format an- vändas papper av blekt sulfitmassa av viss kvalitet och vikt och försett med mörkfärgat innertryck. Särskilda föreskrifter finns i fråga om fönsterku— vert. I avseende å glättning, färg samt utseende i övrigt skall kuvertpapper överensstämma med prov som tillhandahålles av generalpoststyrelsen. Ku- vert skall vara väl gummerade. Användning av kuvert av större format el- ler tjocklek än behovet kräver må ej förekomma.
Utredningen vill erinra om att kuvert lika väl som annan skrivmateriel är föremål för centralupphandling, i första hand genom generalpoststyrel- sen. Enligt utredningens mening finns ej tillräcklig anledning att så ingåen— de som nu reglera anskaffningen av kuvert. Det bör kunna räknas med att sparsamhet iakttages vid centralupphandlingen, utan att de konsumerande myndigheternas skäliga intressen förnärmas. Utredningen får hänvisa till vad utredningen i annat sammanhang anfört i fråga om önskvärdheten att ej alltför mycket differentiera pappersanvändningen och till att utred- ningen föreslår en allmän bestämmelse om att det skall ankomma på cen- tralupphandlande myndighet att verka för ändamålsenlig användning av
skrivmateriel i statens verksamhet samt för begränsning i möjligaste mån av kostnaderna härför.
Med nu angivna utgångspunkter inskränker sig utredningen till att med avseende å kuvert föreslå en bestämmelse om att myndighet icke må använda kuvert av större format eller tjocklek eller av dyrare kvalitet än behovet kräver. Detta senare innebär, att myndighet i regel bör använda kuvert av brun massa (kraftpapper).
Enligt utredningens mening kan det vara lämpligt att föreskriva, att ku- vert skall vara ogenomskinligt, i den mån så erfordras med hänsyn till handlings innehåll.
I ovannämnda cirkulär från 1946 finns föreskrifter även meddelade i fråga om format, vikt och kvalitet å läskpapper.
Utredningen finner det beträffande läskpapper helt obehövligt att ge an- visningar för centralupphandlingen utöver den allmänna bestämmelse, som enligt vad nyss anförts föreslås i fråga om begränsning av kostnaderna för skrivmateriel.
14 5.
Enligt anm. 3 till 5 5 i normalpappersförordningen må av part till dom- stol eller annan myndighet eller ämbets- eller tjänsteman ingivna skrif- ter, intyg eller andra handlingar, avsedda att intagas i dombok eller pro- tokoll, inhäftas däri, för så vitt papperet i handlingen är av god beskaffen- het och handlingen är skriven med bläck eller på annat hållbart sätt.
I stället för att i författningen sålunda angives, när handling får intagas i dombok eller protokoll, torde böra bestämmas, vad som skall göras, om en till myndighet insänd handling av särskild vikt kan befaras endast ha begränsad varaktighet. Med hänsyn till arkivvården torde bestämmelse böra meddelas om att den myndighet, vartill handlingen insändes, i sådant fall skall ombesörja, att för förvaring hos myndigheten framställes ett beständigt exemplar av handlingen. Detta kan ske utan större kostnad genom ut- nyttjande av reproduktionsapparat (en sådan kan vara godkänd för an- vändning även till att framställa arkivbeständiga kopior).
Det vore uppenbarligen önskvärt, att även andra än statliga myndigheter vid upprättande av handling toge hänsyn till om handlingen bör bevaras för framtiden. Där myndighet redan på grund av annan lagstiftning (se 11 kap. 39 & vattenlagen och 7 5 lagen den 3 juni 1932 med särskilda bestäm— melser om handläggning av inskrivningsären—den) har att på sökandes be- kostnad ombesörja avskrift av handling, bör myndigheten givetvis använda den papperssort som är önskvärd för det åsyftade ändamålet.
15 5. I olika sammanhang har utredningen förordat, att riksarkivet får infly-
tande på tillämpningen av bestämmelserna om arkivpapper och annan skriv- materiel. Att så blir fallet, är så mycket mer naturligt, som dessa bestäm- melser i princip bygger på förhållandet mellan arrkivvärdiga och utgall— ringsbara handlingar. Enligt utredningens mening bör riksarkivet överhu— vudtaget äga meddela anvisningar och råd i fråga om användning av pap- per och annan skrivmateriel såvitt gäller framställning av handlingar, som skall bevaras för framtiden.
Utredningen finner det vidare önskvärt. att upphandlande myndigheter och därvid i första hand generalpoststyrelsen i samarbete med riksarkivet och statens provningsanstalt verka-r för en ändamålsenlig användning av skrivmateriel samt för begränsning i möjligaste mån av kostnaderna härför.
Bestämmelser av här åsyftad innebörd upptages i 15 5 av utredningens förslag.
Den delegation, som på generalpoststyrelsens initiativ torde böra bildas för här avsedda arbetsuppgifter, bör själv kunna utstaka formerna för sin verksamhet och i mån av behov antaga arbetsordning m. m.
16 5.
Enligt 6 & normalpappersförordningen åligger det myndighet bl. a. att öva tillsyn därå, att bestämmelserna om användning av normalpapper till- lämpas inom myndigheten liksom av underlydande ämbets- och tjänste- män, samt att därutinnan meddela närmare föreskrifter, om så finnes er- forderligt.
Det förut omnämnda cirkuläret den 14 september 1946 innehåller en be- stämmelse om att varje statens verk, som förbrukar skriv- eller koncept- papper, papper till tryckta blanketter, formulär, cirkulär och dylikt, kuvert eller läskpapper, skall för varje förbrukningsplats uppdraga åt befattningha- vare, som är lämplig därtill, att ansvara för nämnda varors vård samt kon- trollera förbrukningen av desamma.
1 1.6 5 av utredningens förslag har sammanförts bestämmelser med hu- vudsakligen samma syfte som de här ovan återgivna.
17 5. Denna paragraf har sin motsvarighet i 24 & nuvarande normalpappers- förordning.
18 å.
Enligt 21 & normalpappersförordningen må ej i handelsavsikt till riket införas papper, i vars vattenstämpel förekommer orden svenskt normal en- samma eller i sammansättning, eller blåck å flaska, försedd med etikett, innehållande beteckning, varom nyss nämnts, därest ej Kungl. Maj:t för tillgodoseende av behov av normalpapper eller normalbläck finner sådan införsel nödig och under särskilda villkor lämnar tillstånd därtill.
Utredningen har för sin del icke funnit anledning att föreslå borttagande
av nuvarande förbud mot att utan Kungl. Maj:ts tillstånd införa normal- papper (arkivpapper) från utlandet. Kontrollen över papperet blir mindre säker, om detta tillverkas i utlandet och importeras därifrån. Om Kungl. Maj:t beträffande något särskilt slag av arkivpapper skulle finna skäl att medgiva import, har Kungl. Maj:t möjlighet att som villkor härför före- skriva särskilda kontrollanordningar. Nuvarande förbehåll om att Kungl. Maj:t skall finna »införsel nödig» synes icke behöva bibehållas.
Vad angår bläck — normalbläck får nu icke importeras utan Kungl. Maj:ts tillstånd _— samt andra slag av skrivmateriel synes det kunna före— ligga ett mera påtagligt behov av import än såvitt gäller arkivpapper. Med hänsyn härtill och till att märke om godkännande av praktiska skäl bör anbringas på materielen redan i samband med dess tillverkning, har ut- redningen funnit sig icke böra föreslå någon begränsning i fråga om rätten till import av materiel med arkivmärke. Vederbörande försäljare av mate- rielen har _ liksom när det är fråga om inhemsk vara att svara för att materielen överensstämmer med godkänt prov.
19 5. Denna paragraf motsvarar 22 och 23 55 i nuvarande normalpappersför- ordning. Förstnämnda paragraf stadgar bötesstraff dels för den, som utan vederbörlig anmälan eller innan kontrollant förordnats, tillverkar papper med vattenstämpel, i vilken orden svenskt normal förekommer, eller som med vetskap om den olovliga tillverkningen emottager, köper eller föryttrar sålunda tillverkat papper, dels för den, som från fabrik försäljer eller an- norledes utlämnar i vederbörlig ordning tillverkat normalpapper, innan prov uttagits och godkänts, eller som med vetskap därom emottager, köper eller föryttrar sådant papper, dels för den, som från fabrik försäljer eller an- norledes utlämnar godkänt normalpapper, utan att detsamma är försett med vederbörlig banderoll, och dels för den, som å flaska, vari bläck förvaras, sätter etikett innehållande orden svenskt normal, utan att bläcket blivit godkänt, eller som försäljer eller eljest utlämnar flaska med sådan etikett, ehuru han har vetskap om att godkännande icke meddelats för bläcket. Utredningen, som i sitt förslag icke upptagit nuvarande föreskrifter om tillverkningskontroll, har knutit erforderliga påföljdsbestämmelser — vilka bör ha avseende på såväl papper som annan skrivmateriel vid sådana förfaranden då materiel märkt med orden svenskt arkiv överlåtes utan att materielen blivit godkänd eller trots att materielen icke överensstämmer med godkänt prov. Det synes vidare böra stadgas påföljd för den, som över- låter sålunda märkt materiel, utan att firmanamn finnes angivet därå. Liksom enligt nuvarande normalpappersförordning skall även enligt ut- redningens förslag den materiel, varom är fråga, förverkas, Sålunda för- verkad materiel torde böra försäljas på offentlig auktion, om märkningen kan makuleras, men eljest förstöras.
I fråga om påföljd för införsel av materiel i strid mot bestämmelserna i 18 5 av utredningens förslag torde, i anslutning till nuvarande normal- pappersförordning i dess lydelse enligt författning 1960:435, böra hänvisas till lagen om straff för varusmuggling.
I stället för vad nu är bestämt i fråga om fördelning av böter torde böra stadgas, att böter skall tillfalla kronan.
20 å. Sådana föreskrifter, som här åsyftas, är sammanförda i utredningens för- slag till kungörelse angående beskaffenheten hos arkivpapper och annan skrivmateriel.
När utredningen ifrågasätter, att nya bestämmelser skall träda i kraft den 1 januari 1964, räknar utredningen med att bestämmelserna skall hinna utfärdas något halvår i förväg, för att tillverkare och myndigheter skall ha tillräcklig tid att anpassa sig efter dem. Oavsett detta torde en övergångs— bestämmelse böra införas, enligt vilken lager av normal- och standardpap- per, normalbläck, kulpennepatroner, stämpelfärg, färg eller färgband till kontorsmaskin samt karbonpapper, som finnes hos centralupphandlande eller annan myndighet, då de nya bestämmelserna träder i kraft, må för— brukas såsom om tidigare bestämmelser ännu varit gällande.
Bland de äldre författningar eller andra föreskrifter som bör upphävas i samband med tillkomsten av de nya bestämmelserna, har utredningen även upptagit vissa i det föregående omnämnda kristidsföreskrifter, som i stort sett torde få anses vara ur kraft sedan lång tid tillbaka.
Förslag till kungörelse angående beskafenheten hos arkivpapper och annan skrivmateriel
] 5.
Denna paragraf har motsvarigheter i nuvarande normalpappersförord- ning och i någon mån i det förut omnämnda cirkuläret den 14 september 1946 (nr 614).
Beträffande innehållet i paragrafens punkt 1 hänvisas till vad som i all- männa motiven sagts i fråga om kraven på papper.
I punkt 2 upptages en del föreskrifter om beskaffenheten hos papper, vil- ka inte har direkt avseende på hållfastheten utan gäller andra egenskaper. Vad som här föreslås torde icke behöva motiveras närmare. Emellertid bör understrykas, att särskilt ritpapperets lämplighet måste bedömas ur flera synpunkter, exempelvis med hänsyn till rit- och raderbarhet. Beträffande ar- kivritpapper liksom i fråga om annat arkivpapper skall det enligt 6 5 i
utredningens förslag till arkivpappersförordning ankomma på statens prov- ningsanstalt att undersöka papperets lämplighet för framställning av hand- lingar, som skall bevaras för framtiden. Härvid har provningsanstalten bl. a. att enligt punkt 1 i nu förevarande paragraf pröva, att ritpappers vik- ningshållfasthet är så stor, som kan förenas med de i punkt 2 angivna egen- skaperna. Vid bedömandet av ritpappers lämplighet bör provningsanstalten. även utan att det uttryckligen föreskrives, beakta också papperets rivhåll- fasthet m. m.
2 5.
I kapitlet angående papper har utredningen framhållit som önskvärt, att det framdeles skall bli möjligt att tillverka ett beständigt papper utan an- vändning av fibrer av linne, bomull eller hampa. För att möjliggöra en så- dan utveckling utan att författningsändringar skall behöva ske, föreslår utredningen att i 2 å införes en föreskrift att, om statens provningsanstalt finner papper av annan beskaffenhet än som angivits i 1 & (lumppapper) vara minst likvärdigt i fråga om varaktighet, provningsanstalten skall äga godkänna papperet såsom arkivpapper.
Denna föreskrift bör ej förväxlas med bestämmelsen i 7 5 av förslaget till arkivpappersförordning, vilken talar om användning av väv, film, plast m. m.
Även från föreskrifterna i 1 5 2 mom. av den föreslagna kungörelsen bör provningsanstalten kunna medgiva undantag.
3 5. Vad angår innehållet i denna paragraf hänvisas till vad som anförts i kapitlet angående papper. Föreskrifter i ämnet finns nu i förenämnda cir- kulär den 14 september 1946.
4 5.
Till närmare bestämmande, hur ett pappers vikt i gram per m'—" skall be— räknas, utsäges i denna paragraf, att vikten hänför sig till papper i lufttorrt tillstånd vid 65 % relativ luftfuktighet. En sådan bestämning motsvarar vad som redan nu i stort sett tillämpas och- ansluter sig även till vad som enligt 1 & kungörelseförslaget skall iakttagas vid fastställande av pappers avslitningslängd.
Enligt 3 5 2 mom. normalpappersförordningen må vikten per ni? kunna över— eller understiga de för olika pappersklasser angivna värdena med högst 16 procent för maskingjort och högst 10 procent för handgjort pap— per. Utredningen har upptagit motsvarande föreskrift i sitt förslag. Emel- lertid har utredningen icke funnit behövligt att bibehålla en högre tole- rans för handgjort papper — sådant normalpapper synes numera icke före- komma — än för annat papper.
Denna paragraf och 4 5 i den föreslagna arkivpappersförordningen kom— pletterar varandra.
Motsvarande bestämmelser finns i 3 5 1 mom. normalpappersförordningen och i cirkuläret den 14 september 1946.
Enligt nuvarande bestämmelser må från de för A-serien gällande måtten icke förekomma större avvikelser än de avmått, som finns angivna i Sve- riges standardiseringskommissions publikation SIS 73 50 01. Bl. a. med tanke på att författni-ngsändring ej bör behöva föranledas av en eventuell förnyad publikation från standardiuseringskommissionen i ämnet, synes det bör-a hän- skjutas till statens provningsanstalt att bestämma, vilka avvikelser som får förekomma. Det bör förutsättas, att provningsanstalten härvid beaktar de normer, som rekommenderas av standardiseringskommissionen.
6 och 7 55.
Beträffande innehållet i dessa paragrafer hänvisas till kapitlet angående bläck och andra slag av skrivmateriel.
Nuvarande föreskrift i 1.6 & normalpappersförordningen, att normalbläck skall visa fullständig hållbarhet under 14 dagar, har ersatts med en mera allmän föreskrift om att bläck skall visa sig hållbart vid av provningsan- stalten utförda prov.
Sammanfattning
1907 års normalpappersförordning — vilken ändrats i olika sammanhang — bör ersättas av bestämmelser, som bättre ansluter sig till nuvarande för- hållanden. _
Riktpunkterna bör vara, att handlingar, som med hänsyn till rättsvården, forskningen eller eljest är värda att bevaras för framtiden, skall framstäl- las med användning av arkivbeständig materiel, men samtidigt också att kostnaderna för papper och annan skrivmateriel begränsas så mycket som möjligt. Överhuvudtaget bör en rationalisering på detta område underlättas. Standardiserad materiel bör användas, om lämplig sådan finnes.
I stället för nuvarande detaljerade uppräkning av handlingar, som skall framställas på ena eller andra slaget av arkivbeständigt papper, bör angi- vas vissa allmänna grunder för pappersanvändningen, som ansluter sig till principerna för arkivvården. Endast handlingar, som bör bevaras för fram- tiden, bör framställas på arkivbeständigt papper, åtminstone så länge det- ta är dyrare än annat papper. Om det, såsom gäll-er i fråga om de flesta and- ra slag av skrivmateriel, ej föreligger någon nämnvärd kostnadsskillnad mellan arkivbeständig och annan materiel, bör den förra genomgående kom- ma till användning.
Utredningen använder i stället för beteckningen >>normalpapper» ordet »arkivpapper», och på motsvarande sätt bör annan skrivmateriel, vilken ger beständig skrift, betecknas med »arkiv». I stället för »standardpapper» begagnar utredningen ordetz>>brukspapper>>.
Arkivpapper, arkivbläck och vissa andra slag av materiel, som angives av utredningen, bör ej få nyttjas av myndighet utan att det godkänts av statens provningsanstalt. Denna bör också kunna föreskriva, att använd- ningen av andra slag av skrivmateriel än de angivna skall bli beroende av godkännande.
Förutom riksarkivet såsom arkivvårdande myndighet och provningsan— stalten bör även generalpoststyrelsen såsom centralupphandlande myndig- het få inflytande över tillämpningen av bestämmelserna om användning av papper och annan skrivmateriel. Sistnämnda verk bör tillsammans med riksarkivet och provningsanstalten och eventuellt med deltagande av andra intresserade myndigheter bilda en delegation, som följer utvecklingen och tar initiativ till lämpliga åtgärder.
En viktig fråga, som utredningen anser böra bli föremål för fortsatt upp- märksamhet, är om papper med lika stor beständighet som nuvarande nor- malpapper kan tillverkas av annat fibermaterial än lin, bomull eller hampa, varigenom en väsentlig kostnadsbesparing skulle kunna vinnas. Utred- ningen har haft tillgång till visst cellulosapapper med god hållbarhet. Mer ingående undersökningar erfordras emellertid.
Nuvarande normalpapper av klass 3, som förfärdigas av lump med till- sats av högst 50 % cellulosa av trä, halm eller espartogräs, är varken billigt eller tillräckligt beständigt och bör därför icke användas i fortsättningen. Motsvarande gäller nuvarande s. k. standardpapper A som innehåller 25 % lump.
Förutom av mängden ingående lump är hållbarheten hos papper bero- ende av att icke det 5. k. koppartalet är för högt och att icke heller surhets- talet är för högt. Utredningen föreslår, att bestämmelser meddelas härom. Likaså bör liksom hittills — såsom mått på pappers hållfasthet —— medel- avslitningslängd och vikningshållfasthet provas. Utredningen anger, vilka värden som skall god'tagas i dessa hänseenden. I detta sammanhang under- stryker utredningen vikten av att statens provningsanstalt söker utröna den naturliga åldringens inverkan på normalpappers egenskaper i jämförelse med inverkan av laboratoriemässigt utförd åldring.
Utredningen skiljer mellan arkivskrivpapper _ vari inräknas även dupli- ceringspapper _ arkivtryckpapper, arkivritpapper och arkivkartong. I all— mänhet bör arkivpapper vara försett med vattenmärke.
Vid sidan av det arkivpapper, som skall motsvara normal 2 och sålunda ha en vikt av 100 gram per m2, föreslår utredningen att ett arkivpapper skall framställas med en vikt av 76 gram. I övrigt uttalar sig utredningen för en begränsning av antalet papperssorter —— åtskilda genom vikt, kvali- tet, format, glättning m. m. _ som tillhandahålles myndigheterna. I stäl- let för nuvarande numrering av normalpapper, nr 1 etc. bör detta betecknas med vikten i gram per m2, alltså »arkiv 110» etc.
*För att väv, plast, film eller eljest materiel av annat slag än papper skall få användas till handlingar, varå bör uppställas krav på arkivbeständighet, bör erfordras medgivande av riksarkivet.
I fråga om åtskilliga slag av skrivmateriel skall gälla, att de icke får an- vändas utan att de godkänts av provningsanstalten. Sådant godkännande kan lämnas under förutsättning att skriften blir av väsentligen lika stor håll- barhet som skrift med bläck, som är sammansatt och beskaffat på visst sätt, samt att skrivmedlet i övrigt prövas lämpligt för framställning av hand- lingar som skall bevaras för framtiden. Utredningen hänvisar till att Kungl. Maj:t, på förslag av utredningen, förordnat att handling, vartill normal- papper skall användas, under vissa förutsättningar må upprättas medelst fotografisk reproduktion eller liknande framställningssätt samt till att ut-
redningen framlagt ett särskilt förslag angående användning av kulpennor för allmänna handlingar m. m.
Nuvarande detaljerade kontrollföreskrifter i normalpappersförordningen beträffande normalpapper och normalbläck anser utredningen böra ersät- tas med ett bemyndigande för provningsanstalten att bland villkoren för godkännande av såväl nyssnämnda som andra slag av skrivmateriel även bestämma, hur kontrollen skall ordnas.
Utredningen har funnit det lämpligt, att de bestämmelser, som myndig- heterna i gemen har att känna till och efterfölja, jämte allmänna bestäm- melser om villkor för godkännande av materiel och om påföljd vid över- trädelser samlas i en författning. Erforderliga föreskrifter om kvalitet torde böra sammanföras i en annan författning, som huvudsakligen blir av in- tresse för tillverkare och andra leverantörer samt för kontrollerande och centralupphandlande myndigheter. De föreslagna bestämmelserna skiljer sig, beträffande uppbyggnad liksom i fråga om innehåll, väsentligt från nu gällande normalpappersförordning.
Avslutningsvis må framhållas, att de förslag som utredningen nu fram- lägger, bör kunna ligga till grund för en rationalisering av användningen av papper och annan skrivmateriel inom den statliga verksamheten. Vil— ken ekonomisk betydelse en sådan rationalisering —— exempelvis utnyttjan- de av reproduktionsapparater — kan få, syn—es vanskligt att uppskatta i siffror med någon grad av säkerhet. Vid sidan av rationaliseringssynpunk- terna framstår som det väsentliga i utredningens förslag, att garantier ska- pas för att de handlingar, som är av värde med hänsyn till rättsvården. forskningen eller eljest, framställes på sådant sätt att handlingarna kom- mer att kunna bevaras för framtiden.
Bilaga
Utdrag av protokollet över handelsärenden, hål- let inför Hans Maj:t Konungen i statsrådet är Stockholms slott den 30 september 1959.
Efter gemensam beredning med statsrådets övriga ledamöter anmäler tf chefen för handelsdepartementet, statsrådet Kling, fråga om översyn av normalpappers- förordningen m. m. samt anför därvid följande.
De centrala bestämmelserna angående den tekniska kvaliteten hos allmänna handlingar, som är av den vikt att de bör bevaras för framtiden, upptages i för- ordningen den 12 juli 1907 (nr 55) angående de slag av papper, bläck, skrivmaskin- och stämpelfärger, som må till vissa offentliga handlingar användas, vanligen kal— lad normalpappersförordningen. Föreskrifter av liknande slag har även medde- lats vid sidan av förordningen.
Ehuru normalpappersförordningen under tidens lopp ändrats vid åtskilliga till- fällen, gäller den alltjämt i sina ursprungliga huvuddrag. En genomgripande mo- dernisering har dock sedan länge varit aktuell. Behovet av en revision av förord- ningen stod sålunda klart redan när statens provningsanstalt år 1920 övertog kontrollen av normalpapper och normalbläck. På särskilt uppdrag verkställde an- stalten sedermera utredning rörande de. erforderliga ändringarna i förordningen och framlade år 1932 förslag till ny författning i ämnet. Förslaget har emellertid icke kommit till genomförande. I detta sammanhang må även nämnas det förslag rörande åtgärder för nedbringande av kostnaderna för statens pappe-rsförbruk- ning m. III. som statens sakrevision år 1948 framlade. Icke heller detta förslag har blivit förverkligat.
Spörsmålet om vilka kvalitetskrav som skall ställas på papper, bläck, stämpel- färger m.m., som nyttjas till allmänna handlingar, hänger intimt samman med frågan i vilken utsträckning arkivering av sådana handlingar skall ske. Arkiv- bildningens problem har under de senaste tjugu åren varit under praktiskt taget ständig utredning. Först under senare år har principerna för arkivering och ar- kivgallring klarnat. Innevarande år har riksarkivet fått särskilda resurser för att för framtiden verka såsom ett centralt serviceorgan på arkivbildningens om— råde. Förutsättningar synes därför nu föreligga för en bedömning på längre sikt av vilka kvalitetskrav som bör ställas på olika slag av offentliga handlingar.
I skrivelse den 5 maj 1959 har riksarkivet erinrat om behovet av modernise- ring av de gällande normalpappersbestämmelserna och hemställt om utredning för att få till stånd en ny författning i ämnet. Riksarkivet har i skrivelsen pekat på den tekniska utveckling som ägt rum bl. a. i fråga om papper, skrivmateriel och kopieringsmetoder. Ämbetsverket framhäver betydelsen av att de nya kon— torshjälpmedel, som kommer till användning, icke medför risk för handlingarnas bestånd. Nuvarande bestämmelser tar ej heller hänsyn till den omfattande ut- gallring av arkivhandlingar som numera förekommer, bl. a. såsom en följd av en ändrad värdering av olika handlingars betydelse för framtiden. Även i formellt hänseende är, påpekar riksarkivet, nuvarande förordning mycket föråldrad. —
Vid remissbehandling av riksarkivets skrivelse har förslaget om utredning till- styrkts av alla hörda myndigheter.
En samlad översyn av normalpappersförordningen bör i enlighet med riksar- kivets förslag nu verkställas. Huvudsyftet med en sådan översyn bör vara att er- sätta nuvarande reglering med bestämmelser som bättre motsvarar den moderna arkivbildningens krav på arkivvärdighet hos det förvarade materialet och sam- tidigt tager hänsyn till den utveckling mot allt rationellare metoder och hjälpme- del, som förekommer på det kontorstekniska området. Riksarkivet och remiss- instanserna har riktat uppmärksamheten på de viktigaste frågorna som bör få sin lösning vid den blivande översynen och det synes icke nödvändigt att här nämna de många enskilda spörsmål, till vilka ställning måste tagas vid utred— ningen. Det må vara tillfyllest att påpeka behovet av att gällande standardförea skrifter omprövas, likaså att kvalitetsbestämmelser fastställes för åtskillig kon- torsmateriel främst på det reproduktionstekniska området. där för närvarande regler saknas. Det är av vikt, bl. a. från tillverkningssynpunkt, att svensk standard på detta område så långt möjligt anslutes till de internationella rekommendatio- ner som föreligger. i
De blivande reglerna bör utformas så att effektivitet och sparsamhet i förvalt- ningen främjas. Enkelhet bör eftersträvas. De viktigaste bestämmelserna bör sam- manfattas i en av Kungl. Maj:t utfärdad författning, medan det i möjlig mån bör överlåtas på underordnad myndighet att meddela detaljföreskrifter.
Den förordade översynen torde lämpligen böra verkställas av en särskild till- kallad utredningsman med erforderligt biträde av expertis bl. a. beträffande ar- kivfrågor och på det kontorstekniska området.
Med åberopande av det anförda hemställer jag, att Kungl. Maj:t måtte bemyn- diga chefen för handelsdepartementet att
dels tillkalla en utredningsman med uppdrag att verkställa översyn av normal- pappersförordningen m. m.;
dels förordna experter och sekreterare åt utredningsmannen och förse honom med annat erforderligt arbetsbiträde. '
NORDISK UDREDNINGSSERIE (NU) 1963
1. Dresmds-forbindelnen. 1. del. 2. Fiske och flottning i tränsvattnen mellan Finland och Sverige.
STATENS ' OFFENTLIGA UTBEDNINGAR 1963
Systematisk förteckning
( [' (Siffrorna inom klammer beteckna utredningsman nummer i den kronologiska förteckningen)
J ustitiedopartementet
.” ' Utlännings tillträde till offentlig tjänst. [7] " Författningsutredningen VI. Sveriges statsskick Del 1. lagförslag. [16] Del 4. Bilagor. [19]. Bärgarlönens fördelning, sjöförklaring m. m. [20] Förslag 'till:' lag om vissa gemensamhetsanläggningar m. m. 28
Utrikesdepartementet
Utrikesförvsltningens organisation och personaibehov. [8] ativ organisation inom utrikesförvalminzen. [4]
Försvarsdepartementet ,_ ' Försvarskostnaderna budgetåren 1968I67. [5]
Finansdepartementet
Preliminär nationalbudzet för år 1968. [8] Undersökning av taxeringsutfallet. [14]
Ecklesiastikdepartementet
En teknisk institution inom Stockholms universitet. [1] 1955 års universitetsutredning VII. 1. Universitetens och högskolornas organisation och förvaltning. [9] 2. Uni- versitetzväsendets organisation. [10] Utbildning av lärare för jordbruk och skogsbruk sunt fortbildning av lärare i yrkesimneu. [18] 1960 års gymnasleutredning. 1. Vägen genom gymnasiet. [15] 2. Kraven på gymnasiet. [22]
Handelsdepartomentet
översättning av fördrag angående upprättandet av En- ropeiska ekonomiska gemenskapen och tillhörande do- kument. [ 2 Papper och annan skrivmateriel. [25]
Inrikesdepartementet
Kommunalförbundsms lånen-ått. [2] Indelnings- och samarbetsfrågor i Göteborgs- och Mal- möområdena. [6] . Uppehållstillstånd m. m. för utländska. studerande. [11] 1 Sjukhus och öppen värd. [21] _ Mentalsjukhusens personalorganisation. Del I. Intervju- ; och frekvensundersökninsnr m. m. [24]