JO dnr 1167-2016

Allvarlig kritik mot rektorn för Pershagenskolan i Södertälje kommun för att hon har vidarebefordrat viss mejlkorrespondens till en enskilds arbetsgivare. Rektorn kritiseras även för bl.a. handläggningen av ett utlämnandeärende

Beslutet i korthet: N.N. klagade på en rektors handläggning av frågor och framställningar om att få ta del av allmänna handlingar samt på att rektorn hade vidarebefordrat viss mejlkorrespondens till N.N:s arbetsgivare. JO konstaterar att det inte har funnits något sakligt skäl för rektorn att vidarebefordra mejlkorrespondensen till N.N:s arbetsgivare. Rektorns agerande har därmed inte varit förenligt med kravet på saklighet i 1 kap. 9 § regeringsformen . Genom att vidarebefordra mejlkorrespondensen har rektorn dessutom fört vidare uppgiften om att N.N. hade begärt ut vissa handlingar. Åtgärden har därför även varit olämplig med hänsyn till anonymitetsskyddet i tryckfrihetsförordningen . JO riktar allvarlig kritik mot rektorn i denna del. Rektorn kritiseras också för brister i handläggningen av N.N:s frågor och framställningar om att få ta del av allmänna handlingar.

I en anmälan till JO den 22 februari 2016 klagade N.N. på rektor Marianne Johansson vid Pershagenskolan i Södertälje kommun. Klagomålen gällde bl.a. att rektorn inte hade besvarat frågor eller lämnat efterfrågad information. N.N. var också missnöjd med att rektorn hade vidarebefordrat mejlkorrespondens till hans överordnade. N.N. uppgav bl.a. följande:

Under hösten 2015 riktade han ett antal frågor till rektorn för Pershagens skola. Rektorn svarade inte på dessa utan hänvisade till klassföreståndare. Frågorna var dock av en sådan karaktär att lärarna knappast kunde svara på dessa. Efter en incident i skolan den 27 januari 2016 skrev han åter till rektorn för att få svar på sina frågor och ta del av arbetsskadeanmälan och den blankett som skickas in till Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB), en s.k. OSISanmälan. Denna gång använde han sin arbetsmejladress. Den 7 februari 2016 svarade rektorn på hans brev, men inte på hans frågor. Rektorn skickade en kopia av sitt svar, med all tidigare korrespondens bifogad, till hans överordnade. Den vidarebefordrade korrespondensen behandlade frågor om honom, hans fru och hans barns relation till Pershagenskolan och information om hans sons

JO begärde att Utbildningsnämnden i Södertälje kommun skulle yttra sig över det som hade framförts i N.N:s anmälan.

I sitt yttrande uppgav nämnden bl.a. följande:

1. Besvarande av frågor från anmälare – – –

Efter händelsen ställde anmälaren och dennes hustru i egenskap av vårdnadshavare till sonen en rad frågor till rektor angående skolans rutiner för säkerhet, bemanning på raster och fritids, åtgärder och uppföljning. Den 3 februari 2016 skickade vårdnadshavare ett e-postmeddelande till rektor och klasslärare där frågor om personals agerande i samband med händelsen ställdes. […] Den 3 februari samtalade klassläraren med elevens mamma om händelsen […].

Rektors uppfattning är att de frågor som vårdnadshavaren ställer i epostmeddelande den 5 februari redan var besvarade i skolans tidigare kommunikation med vårdnadshavare. Frågan om tillsyn på skolgården den 27 januari var avklarad muntligen med ena vårdnadshavaren samt via e-post från elevens klasslärare till modern den 4 februari. Rektor bedömde att frågor angående skolans rutiner för säkerhet, tillsynsansvar, åtgärder och uppföljning vid konflikter, incidenter, kränkningar, trakasserier och diskriminering var kommunicerade tidigare muntligen samt via ”Plan mot diskriminering och kränkande behandling” som skickades till vårdnadshavare med e-post den 25 november 2015.

Kommunens bedömning är att skolan har fungerande rutiner och systematik för att hantera konflikter, olyckor, kränkningar, diskriminering och trakasserier. I planen mot diskriminering och kränkande behandling informeras om skolans arbete kring detta och denna delgavs vårdnadshavare den 25 november 2015. Huvudmannen uppfattar att rektor anser sig ha svarat på vårdnadshavares frågor medan vårdnadshavarna inte uppfattar att de har fått svar. De saknar konkreta detaljer och det efterfrågas mer tydlighet. Den sammantagna bilden är att rektor uppfattar att vårdnadshavare har fått svar på alla sina frågor vid flera olika tillfällen både muntligt och skriftligt och därför har valt att inte besvara alla frågor via e-post. Huvudmannen har inte anledning att ifrågasätta detta men konstaterar också att vårdnadshavarna har en annan uppfattning och inte känner sig nöjda med svaren.

2. Dokumentation

Arbetsskadeanmälan skickades den 4 mars 2016 med e-post till vårdnadshavare – två bifogade filer skickades; anmälan om olycksfall som upprättades i samband med olyckan den 27 januari, samt anmälan till försäkringskassan via Arbetsmiljöverkets hemsida. Anmälan till Försäkringskassan gjordes med viss fördröjning beroende på att rektor inte kände till att det skulle göras. Huvudmannen informerade rektor om att detta och olyckan anmäldes till Försäkringskassan den 3 mars. Vårdnadshavaren fick information om anmälan till Försäkringskassan genom att en kopia av anmälan till Försäkringskassan bifogades i e-post den 4 mars.

I e-postmeddelande den 5 februari frågar vårdnadshavare efter dokumentation av policykaraktär som syftar till att skapa en bra skolmiljö. Detta dokument, det vill säga planen mot diskriminering och kränkande behandling, hade då redan skickats till vårdnadshavare med e-post från rektor den 25 november 2015. Vårdnadshavare hade bett om denna handling den 7 november och den 25 november via epostmeddelanden. I planen mot diskriminering och kränkande behandling finns information om hur skolan arbetar för att motverka kränkningar, trakasserier och diskriminering. Detta är skolans policydokument för att motverka mobbning och kränkningar och här framgår hur skolan agerar om något händer, rutiner tör utredning, åtgärder och uppföljning. I planen mot diskriminering och kränkande behandling sid 11, finns en angiven webbadress till kommunens och skolans strukturstöd för rutiner vid akuta ärenden, ”Verktygslådan”. Där finns strukturstöd för agerande, upprättande av handlingsplan, stöd tör utredning, åtgärder och uppföljning.

Den 5 februari frågade vårdnadshavare om ett schema över personal och ansvar för ordning på skolgården. Av kommunikationen via e-post framgår att vårdnadshavare den 14 januari bad om att få återkoppling gällande personalnärvaro på rasterna/fritids. Klassläraren till aktuell elev informerade vårdnadshavare muntligt om personalbemanning, tider och ansvar för raster och fritids, i mitten av januari 2016. Rastvaktschemat har inte skickats till vårdnadshavare utan enbart kommunicerats muntligen.

Huvudmannens uppfattning är att skolan har ett ansvar att ge vårdnadshavare en klar bild av tillsynsansvar på raster och fritids. Södertälje kommun bedömer att vårdnadshavare har fått en muntlig redogörelse för tillsynsansvar och bemanning på raster och fritids. Skolan har dock inte skyldighet att uppge vilka namngivna personer som har ansvar för respektive pass då det av praktiska skäl måste finnas utrymme för flexibilitet kring detta.

3. Vidarebefordra e-post

Den 5 februari kontaktade vårdnadshavare rektor via e-post angående klargörande av brister på skolan från sin arbetsgivares e-postadress. Tidigare kommunikation hade skett via vårdnadshavarens privata gmailadress. Vårdnadshavarens byte av avsändaradress samt ämnesrubrik gjorde att rektor blev tveksam på om vårdnadshavaren skrev meddelandet som myndighetsperson eller som förälder. Rektor uppger att hon skickade kopia av sitt svar till vårdnadshavaren den 7 februari till myndighetens ledning för att få klarhet kring detta. Rektor har uppgett att hennes avsikt hade varit att radera mailhistoriken för att undvika att vidarebefordra känsliga uppgifter om eleven, men att detta inte gjordes.

Södertälje kommuns uppfattning är att det inte var ett korrekt agerande av rektor att vidarebefordra kommunikation och därmed information till vårdnadshavarens arbetsgivare.

Till yttrandet var bifogat bl.a. följande synpunkter från Marianne Johansson:

Fråga 1

Anmälaren anger att han och hans hustru inte fått svar på frågor man haft och inte heller fått några motiv för detta.

Mitt yttrande Jag har vid upprepade tillfällen under höstterminen 2015 vidarebefordrat mejl med frågor från vårdnadshavarna till berörda klassföreståndare i syfte att besvara

Att jag har valt att vidarebefordra mejlen till annan personal handlar i första hand om att ansvarig lärare närmast anmälarens barn bättre kan redogöra för detaljer i vårdnadshavarnas frågor. Dessutom är det en arbetsfördelningsfråga av betydelse i skolans vardag som innebär ett delegerat ansvarstagande där lärarlag och lagledare ges mandat att hantera skolvardagen enligt de rutiner som gäller på skolan. Rutinerna innebär att kommunikationen med vårdnadshavarna i första hand sker med klassföreståndaren därefter med lagledaren. Rektor har att hantera frågan först då den inte fått sin lösning i tidigare led. Den här rutinen har tillämpats på Pershagenskolan under hela den tid jag tjänstgjort på skolan och är nu ett vedertaget arbetssätt i relationerna mellan skolan och föräldrarna. Den är också en del av skolans plan mot diskriminering och kränkande behandling, en plan som anmälaren och hans hustru också informerats om och bekräftat att man tagit del av genom mejlkontakt den 25 november 2015. – – –

Fråga 2

Anmälaren anger att han och hans hustru inte fått den information man frågat efter då sonen varit med om olyckshändelse på skolan

Mitt yttrande I mejl från skolan till anmälaren den 4 mars 2016 bifogades två filer; en anmälan om olycksfall (upprättades i samband med olyckan 27/1), samt en anmälan till försäkringskassan via Arbetsmiljöverkets hemsida.

Att anmälan till Försäkringskassan dröjde berodde på att det på skolan var obekant att denna typ av olycka skulle anmälas dit. I kontakt med utbildningskontoret klargjordes detta och anmälaren fick uppgifterna genom att en kopia av anmälan till Försäkringskassan bifogades i mejlet från rektor till honom den 4 mars.

I anmälan hänvisar vårdnadshavaren till ”en tidigare incident” […].

Enligt uppgift inträffade incidenten före mitt tillträdande som rektor vid Pershagenskolan. Jag har nu emellertid undersökt saken och det finns dessvärre ingen dokumentation om incidenten. Enligt klassföreståndaren är emellertid incidenten utredd med vårdnadshavarna.

Fråga 3

Anmälaren anmärker mot att rektor genom att sätta hans myndighetschefer på kopia i ett mejl till anmälaren har valt att sprida information om sonens hälsa

Rektors yttrande När jag tog emot mejlet från N.N. gjorde jag bedömningen att det, med tanke på avsändaradress och ämnesrubrik inte helt kunde uteslutas att det var i rollen som myndighetsperson i en tillsynsmyndighet, som N.N. skrev till mig.

I bifogad kopia av N.N:s svarsmejl från myndigheten, ger han själv uttryck för att ämnesrubriken kan ha varit missledande (Denna del av svarsmejlet har N.N. utelämnat i den annars utförliga dokumentationen från hans sida).

För att få klarhet i saken skickade jag kopia på mitt svar till myndighetens ledning.

I skolans värld är myndighetsutövning en viktig fråga och vi på Pershagenskolan är särskilt angelägna om att hantera alla relationer till såväl barn, föräldrar och personal på ett korrekt sätt och sätta barnen i första hand och – inte minst – att skydda dem sekretessmässigt. Frågan om sekretess hanterar vi i stort sett

När jag i mejlsvaret till N.N. satte myndighetsledningen på kopia, gjorde jag det för att skapa klarhet i om P.K. företrädde myndigheten eller inte.

Det hade därför räckt med att svara, utan att bifoga den korrespondens som följde i mejltråden där vårdnadshavaren hade lämnat uppgifter om sin son. Min avsikt var att radera mejltråden, men slarvigt nog blev inte det gjort. Det beklagar jag.

N.N. kommenterade nämndens yttrande.

Domstolar samt förvaltningsmyndigheter och andra som fullgör offentliga förvaltningsuppgifter ska i sin verksamhet beakta allas likhet inför lagen samt iaktta saklighet och opartiskhet ( 1 kap. 9 § regeringsformen , RF).

De grundläggande bestämmelserna om allmänna handlingars offentlighet och om utlämnande av sådana handlingar finns i 2 kap. tryckfrihetsförordningen (TF). Enligt dessa bestämmelser har var och en rätt att ta del av en handling som förvaras hos en myndighet om den är inkommen till myndigheten eller upprättad där, förutsatt att den inte omfattas av sekretess.

En allmän handling som får lämnas ut, dvs. som inte omfattas av sekretess, ska genast eller så snart det är möjligt tillhandahållas den som önskar ta del av handlingen. Det ska ske på stället och utan avgift ( 2 kap. 12 § TF ). Den som önskar ta del av en allmän handling har även rätt att mot en fastställd avgift få en kopia av handlingen ( 2 kap. 13 § TF ). En sådan begäran ska behandlas skyndsamt.

JO har i ett flertal beslut uttalat att ett besked i en utlämnandefråga normalt bör lämnas samma dag som framställningen har gjorts. Någon eller några dagars fördröjning kan dock godtas om det är nödvändigt för att ta ställning till om ett utlämnande får ske. Ett visst ytterligare dröjsmål kan vara ofrånkomligt om framställningen avser eller kräver genomgång av ett omfattande material.

Om en begäran om att få ta del av en handling helt eller delvis inte kan tillmötesgås, ska den som har gjort framställningen underrättas om detta. Enligt 6 kap. 3 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) ska han eller hon också informeras om möjligheten att begära myndighetens prövning och om att det krävs ett skriftligt beslut av myndigheten för att beslutet ska kunna överklagas.

Sökanden har rätt att få ett överklagbart beslut oavsett om avslaget grundar sig på en sekretessbestämmelse, på att den begärda handlingen inte är allmän eller på att handlingen inte finns eller inte kan påträffas.

En myndighet får inte på grund av att någon begär att få ta del av en allmän handling efterforska vem han är eller vilket syfte han har med sin begäran i

Även om identiteten hos en person som begär att få ta del av allmänna handlingar är känd bör myndigheten, utifrån grundtanken bakom anonymitetsskyddet i 2 kap. 14 § TF , inte utan vidare föra uppgifterna vidare (se bl.a. JO 2000/01 s. 527, dnr 2975-1998 och JO 2011/12 s. 580, dnr 2932-2010 ).

Varje myndighet ska lämna upplysningar, vägledning, råd och annan sådan hjälp till enskilda i frågor som rör myndighetens verksamhetsområde. Hjälpen ska lämnas i den utsträckning som är lämplig med hänsyn till frågans art, den enskildes behov av hjälp och myndighetens verksamhet. Frågor från enskilda ska besvaras så snart som möjligt. ( 4 § förvaltningslagen [1986:223], FL)

Av remissvaret framgår att rektorn bedömde att N.N., eller hans fru, redan hade fått svar på de frågor som N.N. ställde i ett mejl den 5 februari 2016. Det har kommit fram att N.N. inte delade den uppfattningen. Om rektorn ansåg att N.N. tidigare hade fått svar på sina frågor borde hon i vart fall ha informerat N.N. om detta då han i februari 2016 återkom med frågor. Jag vill även framhålla att det faktum att N.N:s fru eventuellt hade fått svar tidigare på samma frågor inte påverkade rektorns ansvar att, i enlighet med serviceskyldigheten i 4 § FL , besvara N.N:s skrivelse.

Utlämnande av handlingar

Den 5 februari 2016 begärde N.N. i ett mejl till rektorn ut arbetsskadeanmälan och övrig dokumentation över incidenten den 27 januari 2016, dokumentation kring en tidigare incident och vissa policydokument.

Arbetsskadeanmälan

Enligt nämndens yttrande skickades arbetsskadeanmälan till N.N. den 4 mars 2016. Arbetsskadeanmälan omfattade anmälan om olycksfall som upprättades i samband med incidenten i januari 2016 och anmälan till Försäkringskassan, som upprättades den 3 mars 2016. Anmälan om olycksfall var således upprättad vid tidpunkten för N.N:s begäran och borde därmed ha lämnats ut till N.N. utan dröjsmål. Handläggningen i den delen uppfyllde inte skyndsamhetskravet i TF. Eftersom anmälan till Försäkringskassan ännu inte hade gjorts vid tidpunkten för N.N:s begäran borde N.N., i nära samband med att han begärde ut handlingen, ha informerats om att någon sådan anmälan inte fanns.

Dokumentation om den tidigare incidenten

Nämnden har uppgett att det inte fanns någon dokumentation om den tidigare incidenten. Rektorn borde under sådana förhållanden ha informerat N.N. om att

Policydokument

Enligt remissvaret hade det policydokument som fanns skickats till N.N. den 25 november 2015. Jag vill framhålla att en enskild har rätt att få ut en handling även om han eller hon tidigare har fått samma handling. Myndigheten skulle alltså skyndsamt ha lämnat ut handlingen, alternativt ha frågat N.N. om han ville ha handlingen trots att han hade fått den tidigare.

Sammanfattningsvis kan det konstateras att rektorn utan dröjsmål skulle ha lämnat ut de handlingar som fanns till N.N. och återkopplat när det gällde de handlingar som inte fanns eller som rektorn menade att N.N. hade fått ta del av tidigare.

Vidarebefordran av mejlkonversation till N.N:s arbetsgivare

N.N. har vidare klagat på att rektorn vidarebefordrade viss mejlkonversation till hans överordnade vid Inspektionen för socialförsäkringen. Rektorn har i sitt yttrande uppgett att hon gjorde detta eftersom N.N. hade använt sin arbetsmejladress och hon ville skapa klarhet i om han agerade i rollen som myndighetsperson vid den tillsynsmyndighet där han arbetade eller inte. Både med hänsyn till mejlets innehåll och då Inspektionen för socialförsäkringen inte har någonting med tillsynen över skolväsendet att göra måste det ha varit uppenbart att N.N. inte hade skickat mejlet i egenskap av anställd på inspektionen. Det fanns inte något sakligt skäl för rektorn att, till N.N:s överordnade, vidarebefordra svarsmejlet och den tidigare mejlkorrespondensen som innehöll uppgifter om bl.a. N.N:s och hans sons privatliv. Rektorns agerande var inte förenligt med kravet på saklighet i RF.

Genom att vidarebefordra mejlkonversationen till N.N:s överordnade förde rektorn dessutom vidare uppgiften om att N.N. hade begärt ut vissa handlingar. Åtgärden var därför även olämplig med hänsyn till anonymitetsskyddet i TF.

____________________

Rektorn förtjänar allvarlig kritik för att hon vidarebefordrade mejlkonversationen till N.N:s arbetsgivare. Hon ska även kritiseras för bristerna i handläggningen av N.N:s frågor och framställningar om att få ta del av allmänna handlingar.

Det som i övrigt har kommit fram ger inte anledning till några kommentarer från min sida.

Ärendet avslutas.