JO dnr 1318-2002

I en anmälan till JO anförde AA – genom sitt biträde BB – följande. Den 19 mars 2002 begärde han hos försäkringskassans lokalkontor i Vara att få en kopia av alla handlingar rörande honom som fanns hos lokalkontoret eller hos något annat av kassans kontor. I stället för de begärda kopiorna fick han ett brev, daterat den 28 mars 2002. I brevet skrev L.B. vid kontorsområde Lidköping – dit Varakontoret numera hörde – bl.a. att originalhandlingarna fanns hos Kammarrätten i Jönköping, men att en kopia av akten fanns hos lokalkontoret i Lidköping. L.B. skrev också att kassan med tanke på det stora antalet handlingar, kopieringsarbetet för kassan och kostnaderna för AA hade valt att i stället hålla handlingarna tillgängliga på lokalkontoret i Lidköping den 8–12 april 2002 under de ordinarie öppettiderna. AA var missnöjd med detta besked, eftersom han behövde kopior av handlingarna bl.a. för att kunna visa dem för BB.

Försäkringskassan anmodades att yttra sig över AA:s anmälan. I sitt svar den 5 juli 2002 hänvisade kassan först till ett yttrande från kontorschefen CC. vid kassans kontorsområde Lidköping. I det yttrandet framförde CC bl.a. detta. Akten var mycket omfattande. I sådana fall brukar kassan föreslå den försäkrade att akten i stället för att kopieras hålls tillgänglig på något kontor. Detta sker för att spara kostnader både för kassan och för den försäkrade. Kassan såg sin skrivelse som ett erbjudande till AA. Det kom inget svar från AA eller BB. Kassan gjorde därför inte något mer.

Försäkringskassan – tf. direktören DD – gjorde följande bedömning av det som hänt.

Den skrivelse som skickats till AA från lokalkontoret ger beklagligtvis inte utrymme för en tolkning av innehållet i överensstämmelse med vad lokalkontoret avsett. Skrivelsen förmedlar i stället att försäkringskassan har rätt att bestämma på vilket

När en framställning att ta del av en handling inte tillgodoses fullt ut skall den som begärt att få ut den underrättas om detta. Samtidigt skall han få information om att han kan begära att frågan hänskjuts till myndigheten och att ett beslut av myndigheten krävs för att avgörandet skall kunna överklagas.

Försäkringskassan har handlagt ärendet fel, och vi beklagar uppriktigt att försäkringskassan inte har informerat AA om hans rätt att erhålla kopior av handlingarna i hans akt mot ersättning enligt avgiftsförordningen och att man inte heller i brevet upplyst AA om hans rättigheter i övrigt.

Lokalkontoret har informerats om bristerna i handläggningen i detta ärende. Lokalkontoret har den 4 juli 2002 skickat en skrivelse till AA med upplysning om att han har möjlighet att mot ersättning, enligt avgiftsförordningen , erhålla kopior av sina handlingar.

AA kommenterade remissvaret genom BB. Han utvidgade även sin anmälan i vissa avseenden. Vad han sade i dessa delar motiverade dock inte några ytterligare utredningsåtgärder.

AA berättade även att kassan – CC – återigen skrivit till honom den 4 juli 2002. Det brevet lydde så här.

När en försäkrad begär att få del av en akt av den omfattning som här är aktuell brukar den försäkrade erbjudas att i stället ta del av handlingarna på lokalkontoret. Vi beklagar om ni har missuppfattat skrivelsen. Då det nu står klart att Ni inte vill använda Er av detta alternativ kan försäkringskassan mot ersättning, enligt avgiftsförordningen , översända kopior på Era handlingar.

Om Ni så önskar, vänligen kontakta . . .

AA begärde i slutet av november 2002 att JO skulle se till att han omedelbart fick de begärda kopiorna. Handläggaren av ärendet hos JO hänvisade honom att själv vända sig till kassan. Av en senare inkommen skrivelse framgår att AA fick kopior från försäkringskassan i december 2002. Enligt hans mening saknades dock en del handlingar. Detta påstående motiverade emellertid inte någon ytterligare utredning.

Den som är part i ett ärende hos en myndighet har enligt 16 § förvaltningslagen (1986:223, FL) rätt att ta del av det som har tillförts ärendet, om detta avser myndighetsutövning mot någon enskild. Rätten att ta del av uppgifter gäller med de begränsningar som följer av 14 kap. 5 § sekretesslagen (1980:100) .

En enskild kan även grunda en framställning om att få ta del av handlingar på tryckfrihetsförordningens (TF) bestämmelser om rätten att ta del av allmänna handlingar. Myndigheten skall behandla en sådan framställning genast eller så snart det är möjligt eller, om framställningen avser en kopia av en allmän handling, skyndsamt (2 kap. 12 och 13 §§ TF). Om en framställning om att få ta del av en handling inte kan tillgodoses fullt ut – uppgifter i handlingen kanske omfattas av sekretess eller handlingen kanske inte är allmän – skall den som begär att få ut handlingen underrättas om detta. Han skall också underrättas om att han kan begära att frågan hänskjuts till myndigheten och att ett beslut av myndigheten krävs för att han skall kunna överklaga avgörandet ( 15 kap. 6 § sekretesslagen ). Sökanden får överklaga myndighetens avslagsbeslut till kammarrätt ( 2 kap. 15 § TF och 15 kap.

Rätten för part att ta del av material i sitt ärende följer således, såvitt gäller allmänna handlingar som inte skall hållas hemliga, redan av TF:s regler om allmänna handlingars offentlighet. Reglerna om partsinsyn omfattar emellertid även handlingar som ännu inte nått det stadium i handläggningen då de blir att anse som allmänna handlingar. De omfattar enligt huvudregeln även hemliga handlingar. Dessutom avser de utredningsmaterial av annat slag än handlingar.

Vilket regelsystem som skall tillämpas får avgöras utifrån den framställning som den enskilde har gjort. I det fall någon åberopat sin ställning som part som grund för att få ta del av en handling finns inget krav på att framställningen skall behandlas genast eller någon möjlighet till formliga avslagsbeslut. Däremot skall framställningen handläggas i enlighet med de allmänna regler som gäller för myndigheternas serviceskyldighet och ärendehandläggning (se 4 och 7 §§ FL).

Oavsett vilket regelsystem som skall tillämpas skall myndigheten behandla en framställning om att få kopior av handlingar skyndsamt. Enbart det förhållandet att den som gjort framställningen är part i ärendet är givetvis inte skäl att ansökan skall behandlas med mindre skyndsamhet än om han inte är part.

I det här fallet begärde AA att få kopior av handlingarna i sin akt. I stället erbjöd kassan honom att ta del av handlingarna på plats. I sitt brev till AA den 28 mars 2002 motiverade kassan detta med att antalet handlingar var stort och att en kopiering skulle innebära ett omfattande arbete för kassan och en stor kostnad för AA.

Försäkringskassans agerande ger mig anledning att framhålla att en myndighet vid sin prövning av en utlämnandefråga inte får låta egna värderingar eller bedömningar fördröja handläggningen. Detta innebär naturligtvis inte något hinder mot att kassan informerar sökanden om omständigheter som kan ha betydelse i sammanhanget, t.ex. omfattningen av det begärda materialet och till vilket belopp kopieringskostnaden kan komma att uppgå. Särskilt när en begäran avser ett omfattande material är det viktigt att så sker.

Försäkringskassans sätt att behandla AA:s begäran visar på anmärkningsvärda brister i kunskaperna om regelsystemet. Det är särskilt häpnadsväckande att kassan, trots det som framkom med anledning av ärendet hos JO, ännu en gång skrev till AA och upplyste honom om möjligheten att mot avgift få kopior av sina handlingar. Kassan borde självklart ha skickat kopiorna så snart den fått omständigheterna klarlagda för sig.

I övrigt har det inte kommit fram något som motiverar något uttalande från min sida. Ärendet avslutas.