JO dnr 1384-2000

I en anmälan begärde AA, journalist vid tidningen Transportarbetaren, att JO skulle granska det sätt på vilket det kommunala bolaget Falkenbergs Terminal AB hade handlagt ett ärende om handlingsutlämnande. AA framförde följande. Han hade till Falkenbergs Terminal AB skickat en begäran om att få ta del av allmänna handlingar som rörde avtalsförbindelser och korrespondens mellan bolaget och G&A Shipping Services AB. Falkenbergs Terminal AB:s VD BB hade tidigare per telefon uppgett att det inte fanns några sådana handlingar inkomna eller upprättade. Eftersom AA misstrodde uppgiften hade han ändå begärt skriftligen att få ta del av handlingarna. Han hade också, för det fall bolaget ansåg att handlingarna var sekretessskyddade, begärt att få uppgift om diarienummer och diarieblad beträffande handlingarna och ett skriftligt beslut med fullföljdshänvisning.

AA ifrågasatte vidare om bolaget höll sina handlingar ordnade på ett sådant sätt att allmänheten kunde ta del av dem samt uppgav att bolaget inte förde något register över sina allmänna handlingar.

Till anmälan fogades kopior bl.a. av AA:s skriftliga begäran om handlingsutlämnande, daterad den 5 april 2000, och en skrivelse den 6 april 2000 där bolaget besvarade framställningen. I bolagets skrivelse angavs bl.a. att handlingarna inte skulle komma att lämnas ut eftersom de var sekretessbelagda.

Anmälan remitterades till Falkenbergs Terminal AB för utredning och yttrande.

I yttrande anförde bolaget följande.

Falkenbergs Terminal AB (FTAB) gör bedömningen att FTAB håller sina allmänna handlingar på ett sådant sätt att allmänheten kan ta del av dem. FTAB har inte en sådan omfattande mängd ärenden och dokument som motiverar ett datoriserat diariesystem. FTAB följer den undantagsregel som 15 kap 1 § sekretesslagstiftningen medger. I den aktuella typen av ärende läggs det alltid upp en akt. All korrespondens och alla avtal som härrör till ärendet läggs in i tidsföljd i denna akt.

I det aktuella fallet har journalisten AA ringt till flera olika medarbetare och ställt frågor angående FTAB:s sätt att hålla allmänna handlingar samt korrespondens och avtal mellan FTAB och G&A Shipping Services (Holding) AB (G&A SS AB). AA har fått vårt diariesystem förklarat för sig och att det är FTAB:s VD BB som ansvarar för denna affär. I det fall AA har presenterat sig som journalist har han blivit hänvisad till FTAB:s VD BB eftersom denne svarar för alla mediekontakter från företagsledningens sida.

AA skriver i sin anmälan att VD BB uppgivit att det inte finns några handlingar som rör avtalsförbindelser och korrespondens mellan FTAB och G&A SS AB. Detta är felaktigt. BB har till AA per telefon uppgivit att det inte finns några muntliga eller skriftliga avtalsförbindelser mellan FTAB och G&A SS AB därför att det inte existerar några sådana. BB har aldrig förnekat att det skulle finnas korrespondens mellan de bägge företagen. BB bekräftar dessutom korrespondensens existens muntligen vid telefonsamtal den 5/4 samt genom brev till AA daterat 6/5 2000.

Den 5/4 2000 erhöll FTAB en skriftlig begäran från AA om att ta del av allmänna handlingar upprättade vid FTAB. Samma datum den 5/4 hemligstämplades de handlingar som AA önskade ta del av, detta meddelades muntligt per telefon.

Den 6/4 2000 meddelades AA skriftligen att handlingarna hemligstämplats. Tyvärr missade FTAB att hänvisa till vilka paragrafer i sekretesslagen som ligger till grund för detta beslut, nämligen 6 kap § 1, 2 samt 6 kap § 5, 7. Beträffande besvärshänvisning framgår det av sekretesslagen kap 15 § 7 att det, i detta fall, är AA:s sak att överklaga till kammarrätten.

Vad gäller diarieförteckningen över de hemligstämplade handlingarna kunde inte denna sammanställas under vecka 14 pga tillfällig underbemanning samt VD:s semester. I början av vecka 15 fick FTAB kännedom om att AA JO-anmält FTAB, och uppfattade då frågan som överspelad eftersom den lyfts till en högre nivå. En uppfattning som verkar ha delats av AA eftersom denne inte överhuvudtaget fört frågan på tal vid samtal med BB eller vid AA:s besök vid FTAB efter vecka 15.

FTAB granskar för närvarande sina rutiner vad gäller diarieföring för att se om något kan förbättras.

AA kommenterade remissyttrandet och framförde ytterligare klagomål mot bolaget.

I beslut den 11 oktober 2001 anförde JO Berggren följande.

Grundläggande regler om allmänna handlingars offentlighet finns i 2 kap. tryckfrihetsförordningen (TF). Kapitlet reglerar även primärt frågan om utlämnande av allmänna handlingar. Enligt 1 kap. 9 § första stycket sekretesslagen (1980:100) skall vad som föreskrivs i TF om rätt att ta del av handlingar hos myndighet i tillämpliga delar också gälla handlingar hos bl.a. aktiebolag där kommuner utövar ett rättsligt bestämmande inflytande. Sådana bolag skall vid tillämpningen av sekretesslagen jämställas med myndighet.

Enligt 2 kap. 12 § TF skall en allmän handling som får lämnas ut – som alltså inte omfattas av någon sekretessbestämmelse – på begäran ”genast eller så snart det är möjligt” på stället utan avgift tillhandahållas den som önskar ta del av handlingen. Av 2 kap. 13 § TF framgår vidare att den som önskar ta del av en allmän handling

Om en framställning om att få ta del av en handling inte kan tillmötesgås fullt ut, skall den som begär handlingen underrättas om detta. Han skall också enligt 15 kap. 6 § andra stycket sekretesslagen underrättas om att han kan begära att frågan hänskjuts till myndigheten och att ett formligt beslut av myndigheten krävs för att ett avgörande skall kunna överklagas. Mot myndighetens avslagsbeslut får sökanden enligt 15 kap. 7 § sekretesslagen föra talan, beträffande kommunala bolags beslut hos kammarrätt. Om beslut har meddelats av ett kommunalt bolag tillämpas bestämmelserna i 23 – 25 §§ och 30 § första meningen förvaltningslagen (1986:223) om överklagande.

Enligt 15 kap. 1 § sekretesslagen skall allmänna handlingar som har kommit in till eller upprättats hos en myndighet registreras utan dröjsmål. Emellertid får, i fråga om allmänna handlingar för vilka sekretess inte gäller, registrering underlåtas om handlingarna i stället hålls så ordnade att det utan svårighet kan fastställas om en handling har kommit in eller upprättats. En ovillkorlig registreringsskyldighet omfattar således bara handlingar för vilka sekretess gäller. När det gäller andra handlingar har myndigheten att själv avgöra om registrering skall ske eller det alternativa tillvägagångssättet skall väljas. Det förutsätts att, sedan myndigheten i fråga om handlingar av ett visst slag bestämt sig för ettdera sättet, detta i praktiken tillämpas konsekvent.

Enligt 15 kap. 2 § sekretesslagen skall, beträffande handling som registreras enligt 1 §, av registret framgå datum då handlingen kom in eller upprättades, diarienummer eller annan beteckning som har åsatts handlingen, i förekommande fall från vem handlingen har kommit in eller till vem den har expedierats samt i korthet vad handlingen rör.

AA och bolaget har redovisat olika uppfattningar om vad som förekom vid AA:s muntliga begäran om utlämnande av handlingar. Det är inte sannolikt att ytterligare utredning skulle kunna bringa klarhet i saken och jag går därför inte vidare i denna del.

I det föregående har jag redogjort för vilka av förvaltningslagens bestämmelser om ärendehandläggning som har gjorts tillämpliga beträffande kommunala bolags handläggning av ärenden om handlingsutlämnande. Av redogörelsen följer att det för de kommunala bolagen inte finns någon författningsbestämd skyldighet att lämna fullföljdshänvisning till ett beslut att avslå en begäran om utlämnande av en allmän handling (jfr 21 § andra stycket förvaltningslagen ). Jag kan därför inte kritisera bolaget för att det inte lämnade någon sådan hänvisning i anslutning till sitt skriftliga besked den 6 april 2000 till AA. Det skedda ger mig emellertid anledning anmärka att kommunala bolag ändå lämpligen bör lämna en sådan hänvisning. En sådan ordning ligger i linje med en av utgångspunkterna för lagstiftningen på området, nämligen att det ligger nära till hands att enskilda organ

Tilläggas kan att det av bolagets skrivelse den 6 april 2000 till AA uttryckligen borde ha framgått att skrivelsen utgjorde bolagets beslut i utlämnandefrågan.

Bolaget har i remissyttrandet beskrivit sina rutiner i fråga om registrering av allmänna handlingar. Av yttrandet framgår bl.a. att bolaget, när en handling kommer in eller upprättas, lägger den till akten i ärendet och att diarieföring av en handling som innehåller uppgifter som omfattas av sekretess sker först i samband med att handlingen har begärts utlämnad.

Såsom jag har redogjort för tidigare gäller den ovillkorliga skyldigheten att registrera allmänna handlingar endast handlingar som omfattas av sekretess. Sådana handlingar skall registreras utan dröjsmål. Registrering skall sålunda ske så snart det är praktiskt möjligt, normalt samma dag som – eller senast dagen efter – handlingen kom in eller upprättades. Bolagets rutiner, att diarieföra handlingar först i samband med att de begärs utlämnade och då bedöms omfattas av sekretess, står således i strid med bestämmelserna i sekretesslagen och kan leda till att handlingar registreras alltför sent eller att de över huvud taget inte registreras.

Bolaget har i remissyttrandet anfört att man ser över sina rutiner för diarieföring. Jag förutsätter att bolaget i detta arbete följer vad jag har uttalat.

Av utredningen framgår vidare att bolaget inte lämnade den efterfrågade diarieförteckningen till AA. Bolaget har anfört att man uppfattade frågan som överspelad då han hade gjort en anmälan till JO. Att AA gjort en JO-anmälan har emellertid helt saknat betydelse i fråga om bolagets skyldighet att handlägga AA:s begäran.

Vad som har kommit fram i övrigt föranleder inte någon åtgärd eller något uttalande av mig.

Med den allvarliga kritik som ligger i det ovan sagda avslutar jag ärendet.