JO dnr 1695-2004

I en anmälan mot Kommunstyrelsen i Orsa kommun framförde AA klagomål i olika avseenden beträffande handläggningen av ett ärende om handlingsutlämnande. AA uppgav bl.a. följande. Torsdagen den 15 april 2004 kontaktade hon kommunens upphandlingsenhet och begärde att få ta del av tilldelningsbeslutet och det vinnande anbudet m.m. i ett upphandlingsärende rörande inhyrning av grävmaskiner. Hon begärde att handlingarna skulle skickas till henne via telefax. Hon fick beskedet att det var omöjligt att efterkomma hennes begäran eftersom den tjänsteman som hade handlagt upphandlingsärendet inte var i tjänst den dagen och hon uppmanades att återkomma påföljande dag. När hon nästa dag framförde sin begäran vägrade tjänstemannen att lämna ut handlingarna och hänvisade till att uppgifterna i dessa omfattades av sekretess till dess att avtal hade tecknats. Detta besked stämde enligt AA:s mening inte överens med hur den berörda sekretessbestämmelsen skall tillämpas. Kommunen kunde inte meddela något överklagbart beslut i saken eftersom den tjänsteman som hade befogenhet att fatta ett sådant beslut var ledig. På måndagen den 19 april 2004 ändrade kommunen uppfattning i sekretessfrågan och ansåg att handlingarna kunde lämnas ut. Kommunen vägrade dock att skicka handlingarna med telefax och avsåg att skicka dem med post mot postförskott. Som ett alternativ uppmanades AA att i stället hämta kopiorna vid kommunkansliet. Kommunens vägran att expediera de begärda handlingarna via telefax medförde att hon behövde skicka en begäran om interimistiskt beslut till den länsrätt som handlade frågan om överprövning av upphandlingen.

AA ansåg att kommunens rutiner för handläggning av ärenden om handlingsutlämnande var bristfälliga.

Kommunstyrelsen anmodades att göra en utredning och yttra sig över anmälan.

Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade att avge yttrande i enlighet med ett av kommunledningskontoret upprättat förslag till yttrande, vari anfördes bl.a. följande.

AA kommenterade remissvaret och vidhöll vad hon hade anfört i sin anmälan. Hon framförde också ytterligare klagomål mot kommunen.

I beslut den 21 juni 2005 anförde JO Berggren följande.

JO:s granskning är av rättslig art och avser främst en kontroll av att myndigheterna har följt de regler som gäller för förfarandet. Det är däremot normalt inte en uppgift för JO att ta ställning till om handlingar som har begärts utlämnade hos en myndighet är allmänna och offentliga handlingar. Sådana frågor får i stället prövas i den ordinarie ordning som föreskrivs i tryckfrihetsförordningen och sekretesslagen (1980:100) .

Enligt 2 kap. 12 § tryckfrihetsförordningen skall en allmän handling som får lämnas ut – som alltså inte omfattas av någon sekretessbestämmelse – på begäran ”genast eller så snart det är möjligt” på stället utan avgift tillhandahållas den som önskar ta del av handlingen. Av 2 kap. 13 § tryckfrihetsförordningen framgår vidare att den som önskar ta del av en allmän handling även har rätt att mot fastställd avgift få avskrift eller kopia av handlingen till den del den får lämnas ut. En sådan begäran skall behandlas skyndsamt. Besked i en utlämnandefråga bör normalt lämnas redan samma dag som en begäran har gjorts. Någon eller några dagars fördröjning kan dock godtas om en sådan fördröjning är nödvändig för att myndigheten skall kunna ta ställning till om den efterfrågade handlingen är allmän och offentlig. Härtill kommer att ett visst dröjsmål är ofrånkomligt om framställningen avser eller fordrar genomgång av ett omfattande material.

Av det anförda följer att myndigheter måste ha beredskap för att skyndsamt kunna pröva framställningar om handlingsutlämnande.

Angående kommunens handläggning av ärendet

När AA framställde sin begäran om handlingsutlämnande vid telefonsamtalet torsdagen den 15 april 2004 lämnade kommunen beskedet att det var omöjligt att efterkomma hennes framställning eftersom den som hade handlagt upphandlingsärendet inte var i tjänst den dagen och kommunen bad henne därför att återkomma påföljande dag. Detta var enligt min mening inte ett tillfredsställande sätt att bemöta hennes begäran. Kommunen skulle i stället redan till följd av vad AA uppgav vid telefonsamtalet ha påbörjat handläggningen av framställningen.

AA och kommunen har i andra avseenden olika uppfattningar om vad som förekom i samband med hennes begäran om handlingsutlämnande. Det är inte troligt att ytterligare utredning från min sida skulle kunna ge klarhet i detta. Jag gör därför inte någon prövning beträffande de delarna av handläggningen. Av utredningen framgår dock att AA:s önskemål om att handlingarna skulle skickas till henne via telefax inte tillgodosågs av kommunen, som i stället avsåg att skicka handlingarna med post. Kommunen har inte i remissyttrandet lämnat några särskilda upplysningar om varför handlingarna inte kunde skickas via telefax utan endast anfört att det normala sättet för upphandlingsenheten att skicka handlingar är med post.

I 4 och 5 §§ förvaltningslagen (1986:223) finns bestämmelser om myndigheternas serviceskyldighet. Enligt 5 § andra stycket skall myndigheterna se till att det är möjligt för enskilda att kontakta dem med hjälp av bl.a. telefax och att svar kan lämnas på samma sätt. Av motiven till bestämmelsen framgår att det är myndigheten som i det enskilda fallet avgör på vilket sätt ett svar skall lämnas ( prop. 2002/03:62 s. 20 ). Det kan således av förvaltningslagens bestämmelser om serviceskyldigheten inte dras slutsatsen att myndigheterna är skyldiga att själva använda telefax i sin kommunikation med enskilda. Det finns inte heller några andra föreskrifter som i det nu aktuella hänseendet medförde längre gående förpliktelser för kommunen (jfr dock vad som föreskrivs beträffande statliga myndigheter i 10 § förordningen [2003:234] om tiden för tillhandahållande av domar och beslut, m.m. och JO:s uttalanden i ämbetsberättelsen 1997/98 s. 75). Jag kan således inte hävda att kommunen skulle ha skickat handlingarna till AA via telefax. Det framstår dock som naturligt att myndigheterna i sin strävan efter att ge god service försöker att så långt det är möjligt och lämpligt tillgodose enskildas önskemål om att handlingar skall skickas via telefax. Med dessa uttalanden lämnar jag saken.

Ärendet avslutas.