JO dnr 2303-2005

I en anmälan till JO klagade Olsen Engineering A/S på Vägverket med anledning av handläggningen av ett upphandlingsärende. Bolaget framförde bl.a. följande. Vägverket hade genomfört en upphandling rörande automatiserad trafiksäkerhetskontroll. Under handläggningen av ärendet skrev bolagets juridiska ombud den 20 april 2005 till verket och begärde att få del av tilldelningsbeslutet så snart ett beslut om vinnande anbudstagare i upphandlingen hade fattats. I en svarsskrivelse den 22 april 2005 uppgav verket att tilldelningsbeslut ännu inte förelåg och att myndigheten inte kunde utlova omedelbart meddelande om beslutet. Verket hänvisade bolaget att återkomma med en sådan begäran. I en skrivelse till verket den 2 maj 2005 vidhöll bolagets juridiska ombud den tidigare begäran och uppgav bl.a. att enligt bestämmelserna om offentlig upphandling kan en leverantör begära att få upplysning om tilldelningsbeslutet när som helst under upphandlingen och upplysningarna skall lämnas genast. Vägverket tillställde bolagets juridiska ombud upplysning om tilldelningsbeslutet med e-post först den 9 maj 2005 kl. 13.14. Av beslutet framgick att verket redan den 29 april 2005 hade lämnat upplysning om tilldelningsbeslutet till vinnande anbudsgivare. Den tiodagarsfrist som gäller för prövning av en begäran om överprövning av upphandlingen skulle således löpa ut den 10 maj 2005. Bolaget kunde emellertid den 9 maj 2005 till länsrätten per telefax lämna in en ansökan om överprövning av upphandlingen.

I anmälan hävdade bolaget att Vägverket medvetet hade dröjt med att expediera bolagets begäran om utfående av tilldelningsbeslutet för att omöjliggöra eller försvåra en ansökan om överprövning av upphandlingen.

Efter remiss anförde Vägverket, generaldirektören AA, i ett yttrande den 29 augusti 2005 följande.

Olsen tillskrev Vägverket den 20 april 2005 och begärde att få tilldelningsbeslutet i upphandlingen skickat till sig så snart sådant beslut fattats. Olsen inkom inte med något anbud och är därför att anse som en leverantör enligt 1 kap. 28 § andra stycket lagen ( 1992:1528 ) om offentlig upphandling (LOU). Enligt bestämmelsen har leverantör som inte lämnat anbud möjlighet att på begäran utfå upplysningar om tilldelningsbeslutet. Upplysningarna skall lämnas genast eller så snart det är möjligt.

I förarbetena till bestämmelsen anges att en begäran om att utfå upplysningarna ”får framställas när som helst, dvs. även efter det att upphandlingen har avslutats. Den upphandlande enheten skall dock genast eller så snart det är möjligt, sedan en sådan begäran framställts, lämna upplysningar om tilldelningsbeslutet till leverantören. Det innebär att enheten i princip skall lämna upplysningarna omgående, förutsatt att det är möjligt med hänsyn till arbetets behöriga gång” ( prop. 2001/02:142 s. 96 ).

Vid tiden för Olsens brev av den 20 april var handlingen som Olsen ville ha inte upprättad av Vägverket. Vägverket meddelade Olsen den 22 april att bolaget kunde återkomma med en begäran att få tilldelningsbeslutet, när sådant förelåg.

Vägverket meddelade anbudsgivaren den 29 april att anbudet antagits. Eftersom det endast inkom ett anbud i upphandlingen gäller inte upplysningsskyldigheten som följer av 1 kap. 28 § första stycket LOU. Efter att upphandlingskontrakt tecknats har länsrätt inte möjlighet att överpröva en upphandling. För att ge eventuella missnöjda leverantörer möjlighet att klaga på beslutet valde Vägverket att avvakta tio dagar med att teckna kontrakt, i enlighet med 7 kap. 1 § tredje stycket, trots att den föreskrivna tidsfristen endast gäller om det finns andra anbudsgivare än den som tilldelats upphandlingskontraktet (jfr prop. 2001/02:142 s. 102 ). Kontrakt avsågs tecknas den 10 juni.

Ett brev från Olsen kom ansvarig handläggare för upphandlingen till handa på förmiddagen den 9 maj. Handläggaren tolkade brevet som en begäran att utfå upplysningar om tilldelningsbeslutet och skickade beslutet direkt per e-post, samt meddelade Olsens ombud per telefon att handlingen skickats. Olsen hade därmed eftermiddagen på sig att inge en ansökan om överprövning till länsrätten och utverka ett eventuellt interimistiskt beslut om att stoppa upphandlingen. Något beslut meddelades dock inte Vägverket förrän nästa dag, efter att upphandlingskontrakt tecknats. Länsrätten hade då inte längre möjlighet att överpröva upphandlingen.

Brevet från Olsen är stämplat som inkommet till Vägverket den 3 maj, vilket föranlett Vägverket att undersöka skälen till att handläggaren fick del av brevet först den 9 maj 2005. Förklaringen är att Vägverkets arkiv- och registratursektion var på utbildning den 3 och 4 maj (den 4 maj till kl. 12.00). En vikarierande registrator fanns på plats under den tiden. Det blev emellertid förseningar med att diarieföra posten. När de ordinarie registratorerna var åter den 4 maj kl. 12.00 fanns post att registrera för både den 3 och 4 maj. Olyckligtvis inträffade ett dödsfall inom familjen hos den registrator som i normalfallet handhar upphandlingssektionens post och registratorn måste lämna arbetet. Posten som inkommit till upphandlingssektionen blev därför genomgången sist och kunde inte registreras förrän den 6 maj (den 5 maj var helgdag). Då den 6 maj var en dag mellan en helgdag och en lördag (klämdag) var handläggarna på upphandlingssektionen lediga och brevet kom inte till handläggaren förrän måndagen den 9 maj. Detta är naturligtvis beklagligt och Vägverket ser för närvarande över rutinerna vid genomgång av inkommen post.

Vad som kan tilläggas i övrigt är att Vägverkets handlande inte har varit ägnat att försöka hemlighålla uppgifter i upphandlingen. Vägverkets sena expediering av upplysningarna om tilldelningsbeslutet har dock inte varit avgörande för Olsens

Bolaget kommenterade remissvaret och uppgav bl.a. följande. Bolagets begäran om att få ta del av tilldelningsbeslutet skulle ses mot bakgrund av bestämmelserna i tryckfrihetsförordningen om rätten att ta del av allmänna handlingar. Den begärda handlingen var en allmän handling och ett skyndsamhetskrav gäller för handläggningen av framställningar om handlingsutlämnande.

I beslut den 9 juni 2006 anförde JO Berggren följande.

Av 1 kap. 28 § lagen ( 1992:1528 ) om offentlig upphandling (LOU) framgår att när beslut om leverantör och anbud har fattats skall den upphandlande enheten lämna upplysningar till varje anbudssökande eller anbudsgivare om beslutet och skälen för det. Enligt andra stycket i paragrafen skall sådana upplysningar lämnas genast eller så snart det är möjligt till den leverantör som begär det.

I 7 kap. LOU finns föreskrifter om överprövning av offentlig upphandling. Av 1 § framgår att en leverantör som anser att han lidit eller kan komma att lida skada enligt 2 § får i en framställning till allmän förvaltningsdomstol ansöka om att upphandlingen skall göras om eller att den får avslutas först sedan rättelse gjorts. Vid annan upphandling än direktupphandling får en ansökan om överprövning inte prövas efter den tidpunkt då ett upphandlingskontrakt föreligger. Den får dock prövas till dess att tio dagar gått från det att den upphandlande enheten lämnat upplysningar som avses i 1 kap. 28 § första stycket, eller rätten, om den har fattat ett interimistiskt beslut, upphävt det beslutet.

I förarbetena till 1 kap. 28 § andra stycket LOU anfördes bl.a. följande ( prop. 2001/02:142 s. 96 f.).

I andra stycket har införts en skyldighet för en upphandlande enhet att till varje leverantör som begär det lämna upplysningar om vem eller vilka som tilldelats upphandlingskontraktet och skälen för det. Uppgiftsskyldigheten i andra stycket avser även potentiella leverantörer som visserligen inte är anbudssökande eller anbudsgivare men som ändå har rätt att ansöka om överprövning eller väcka talan om skadestånd enligt bestämmelserna i 7 kap. Även en anbudssökande eller en anbudsgivare har rätt att med stöd av denna bestämmelse på begäran få upplysningar om tilldelningsbeslutet i exempelvis en situation där en upphandlande enhet inte lämnat dessa upplysningar på eget initiativ enligt första stycket. Begäran får framställas när som helst, dvs. även efter det att upphandlingen har avslutats. Den upphandlande enheten skall dock genast eller så snart det är möjligt, sedan en sådan begäran framställts, lämna upplysningar om tilldelningsbeslutet till leverantören. Det innebär att enheten i princip skall lämna upplysningarna omgående, förutsatt att det är möjligt med hänsyn till arbetets behöriga gång. – – –

Bolaget har till grund för sina klagomål anfört att Vägverket vid handläggningen av bolagets skrivelse den 20 april 2005 redan på grund av föreskrifterna i tryckfrihetsförordningen varit skyldigt att översända tilldelningsbeslutet. Verket har anfört att när skrivelsen kom in till myndigheten var den begärda handlingen, tilldelningsbeslutet, ännu inte upprättad.

Av 2 kap. 12 § tryckfrihetsförordningen framgår att en allmän handling som får lämnas ut på begäran genast eller så snart det är möjligt på stället utan avgift skall tillhandahållas den som önskar ta del av handlingen. Enligt 2 kap. 13 § tryckfrihetsförordningen har den som önskar ta del av en allmän handling även rätt att mot fastställd avgift få avskrift eller kopia av handlingen till den del den får lämnas ut. En sådan begäran skall behandlas skyndsamt.

Av 2 kap. 3 § tryckfrihetsförordningen framgår att en handling är allmän, om den förvaras hos myndighet och enligt 6 eller 7 § är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndighet. En avgörande förutsättning för att tillämpa bestämmelserna om utfående av allmänna handlingar är att handlingen förvaras hos myndigheten när sökanden begär att få ta del av den (se Bohlin, Offentlighetsprincipen, 6 u. 2001, s. 42). Härav följer att bestämmelserna om handlingsutlämnande inte medförde någon skyldighet för verket att på grund av bolagets skrivelse den 20 april 2005 lämna ut tilldelningsbeslutet sedan handlingen hade upprättats.

Som framgått av det anförda har dock enligt 1 kap. 28 § andra stycket LOU en leverantör som begär det rätt att få upplysningar om tilldelningsbeslutet. Vägverket skulle i enlighet med denna bestämmelse ha handlagt bolagets begäran i skrivelsen den 20 april 2005 och i anslutning till att tilldelningsbeslutet meddelades den 29 april 2005 ha lämnat upplysningar om beslutet till bolaget. Av remissyttrandet framgår att myndigheten numera är medveten om detta.

Utredningen visar också att bolagets skrivelse den 2 maj 2005 inte heller handlades på ett tillfredsställande sätt. Skrivelsen kom in till verket den 3 maj 2005, men de begärda uppgifterna översändes till bolaget först den 9 maj 2005. Verket dröjde också något för länge med att diarieföra skrivelsen (jfr 15 kap. 1 § sekretesslagen ).

Jag är kritisk till Vägverkets handläggning i de nu berörda hänseendena och noterar att myndigheten har uppgett att den inlett en översyn av sina rutiner.

Vad som har kommit fram i övrigt föranleder inte något uttalande av mig.

Ärendet avslutas.