JO dnr 2840-1989

De till generaltullstyrelsen inkomna handlingarna – såväl intresseanmälningar som tjänsteansökningar – var enligt 2 kap. 3 och 6 §§ tryckfrihetsförordningen (TF) allmänna vid tidpunkten för AA.:s begäran att få ta del av dem. Handlingarna innehöll enligt generaltullstyrelsens yttrande inga sekretessskyddade uppgifter. De var således även offentliga. Under sådana förhållanden ålåg det generaltullstyrelsen att genast eller så snart det var möjligt tillhandahålla AA handlingarna i myndighetens lokaler ( 2 kap. 12 § TF ). Utlämnandet skall i normalfallet ske genast, dvs. ofördröjligen efter därom gjord begäran. Vissa omständigheter kan emellertid motivera undantag från denna huvudregel, så att utlämnandet i stället får ske ”så snart det är möjligt”. Det vanligaste hindret mot omedelbart utlämnande torde vara, att prövningen av själva utlämnandefrågan – t.ex. bedömningen av en sekretessfråga – tar viss tid i anspråk. Även rent praktiska problem – t.ex. svårigheter att omgående få fram en stor mängd begärda handlingar, som måhända förvaras på skilda håll – kan utgöra hinder mot ett omedelbart utlämnande och medföra, att sökanden får nöja sig med att handlingarna utlämnas något senare.

Sådant betydande hinder kan vara att handlingen just då den begärs utlämnad används i myndighetens arbete eller att den är utlånad till annan myndighet.

I Petrén/Ragnemalm, Sveriges grundlagar (1980) anförs (s. 405) bl.a. följande beträffande begreppet ”betydande hinder” i 2 kap. 12 § TF :

Vanligaste hindret torde vara att myndigheten, just då utlämnande begäres, behöver handlingen för sitt eget arbete. Ofta torde dock handlingen kunna undvaras under någon kortare stund för att tillhandahållas sökanden. Kan den under längre tid icke avvaras, bör en kopia tillhandahållas sökanden.

Generaltullstyrelsen synes göra gällande, att betydande hinder mötte mot att lämna ut de aktuella handlingarna, när AA begärde att få ta del av dem, eftersom tjänstetillsättningsärendet var under beredning hos myndigheten under den aktuella tidsperioden. Häremot anför emellertid generaltullstyrelsen, att detta inte rimligen borde ha hindrat, att AA vid något av de tillfällen då hon begärde att få ta del av handlingarna kunde ha beretts tillfälle därtill, utan att betydande hinder i myndighetens arbete skulle behöva uppstå.

För egen del finner jag inte övertygande visat att handlingarna vid något av de tillfällen då AA begärde deras utlämnande just för ögonblicket användes i myndighetens arbete på ett sådant sätt, att hinder på grund därav mötte mot ett utlämnande. Enligt uppgift i anmälan, vilken ej emotsagts eller på annat sätt kommenterats i generaltullstyrelsens yttrande, bestod det faktiska hindret mot handlingarnas utlämnande i att de förvarades inlåsta i ett skåp, till vilket endast generaldirektören hade tillträde, och att denne inte var tillstädes vid något av AA.:s fyra besök. Att handlingarna förvarades på detta sätt hindrade förvisso rent praktiskt, att de lämnades ut. Det kan emellertid inte anses godtagbart, att en myndighet förvarar allmänna och offentliga handlingar så, att de under flera dagar är oåtkomliga. Härigenom åsidosätts allmänhetens grundlagsstadgade rätt till insyn i myndighetens verksamhet på ett oacceptabelt sätt.

Vad gäller de handlingar som upprättats hos generaltullstyrelsen genom att tjänstemän gjort noteringar i anledning av muntliga intresseanmälningar, delar jag myndighetens uppfattning, att dessa enligt föreskrifterna i 2 kap. 7 § TF inte var allmänna vid tiden för AA:s begäran att få ta del av handlingarna i ärendet.

Allmän handling skall enligt 15 kap. l § sekretesslagen (1980:100) registreras utan dröjsmål, när den har kommit in till myndighet. Dock får – vad gäller allmän handling som är offentlig – registrering underlåtas, om handlingarna hålls så ordnade att det utan svårighet kan fastställas om handling har kommit in eller upprättats.

För egen del konstaterar jag, att ansökningshandlingarna och intresseanmälningarna uppenbarligen inte hölls så ordnade, att det utan hjälp av ett register, i vilket de noterats, var möjligt för en utomstående att vid ett besök hos myndigheten skapa sig en bild av vilka ansökningar och intresseanmälningar som kommit in. AA. hade sålunda efter fyra försök under en tidrymd av fyra dagar inte kunnat erhålla information om vilka ansökningshandlingar och skriftliga intresseanmälningar som kommit in. Det kunde med andra ord inte utan svårighet fastställas, om handling kommit in eller upprättats. Om handlingarna inte var diarieförda vid nämnda tidpunkt utan registrerades i ett diarium först senare, har de således inte hanterats enligt föreskrifterna i 15 kap. l § sekretesslagen . Om de däremot redan då var registrerade i det diarium varur AA. senare erhöll utdrag, synes hon vid sitt första besök hos generaltullstyrelsen ha fått felaktiga upplysningar rörande diarieföringen.

Generaltullstyrelsens handläggning har, som framgått, innefattat avsteg från den ordning som föreskrivs i tryckfrihetsförordningen och sekretesslagen . Detta har fått till följd, att AA. under icke obetydlig tid betagits den rätt till insyn i tjänstetillsättningsärendet som följer av föreskrifterna om allmänna handlingars offentlighet.

Jag ser allvarligt på det inträffade. Då generaltullstyrelsen själv konstaterat, att myndigheten inte kan anses ha fullgjort sin skyldighet, och då styrelsen vidtagit åtgärder för att förhindra ett upprepande, finner jag dock ej skäl att gå vidare, varför ärendet avslutas med dessa kritiska uttalanden.