JO dnr 3313-2001 | lagen.nu

I artiklar i Svenska Dagbladet den 16 och 17 augusti 2001 redovisades brister i myndigheters tillämpning av offentlighetsprincipen. Bland annat uppgavs att miljöförvaltningen i Stockholms kommun kräver personligt besök om någon vill få ut papper från myndigheten. Miljöförvaltningens administrative chef AA uppgavs ha sagt följande: ”För att få se i vårt diarium och våra handlingar skall detta göras på plats. Undantag från regeln och kravet på kontant betalning för kopior gör vi för handikappade.”

Med anledning av uppgifterna i artiklarna beslutade JO Berggren att inleda utredning.

Miljö- och hälsoskyddsnämnden i Stockholms kommun anmodades att yttra sig. Av yttrandet skulle framgå om det fanns någon rättslig grund för den begränsning av myndighetens tillgänglighet och service som redovisades i artikeln.

Miljö- och hälsoskyddsnämnden överlämnade som sitt yttrande ett tjänsteutlåtande från miljöförvaltningen, vari lämnas en kortfattad redogörelse för den händelse som omnämns i tidningsartikeln samt en redovisning av hur förvaltningen tillämpar aktuella bestämmelser.

I beslut den 29 januari 2002 anförde JO Berggren följande.

Av det i tidningsartikeln återgivna uttalandet kunde den slutsatsen dras att allmänhetens tillgänglighet till allmänna handlingar hos nämnden gjorts beroende av att de som önskar ta del av handlingarna personligen besöker nämndens kansli. I enlighet med vad jag utvecklar i det följande är en sådan ordning inte förenlig med reglerna om den s.k. offentlighetsprincipen. Tidningsuttalandet har inte berörts i remissvaret på annat sätt än genom uppgiften att det inte upprätthålls något besökskrav eller annan inskränkning i tillgängligheten för att få ut en handling. Av svaret får dock anses framgå att klara framställningar per post eller telefon med önskemål om kopior behandlas skyndsamt medan förvaltningen regelmässigt

Vad som förekommit i ärendet ger anledning till följande redovisning och bedömning av mig.

Grundläggande bestämmelser om allmänna handlingars offentlighet finns i 2 kap. tryckfrihetsförordningen (TF). Kapitlet reglerar primärt även frågor om sådana handlingars utlämnande.

En begäran om att få ta del av en allmän handling skall enligt 2 kap. 14 § TF göras hos den myndighet som förvarar handlingen. Svarar viss befattningshavare vid myndigheten enligt arbetsordning eller särskilt beslut för vården av handlingen, ankommer det enligt 15 kap. 6 § sekretesslagen (1980:100) på denne att i första hand pröva frågan om handlingens utlämnande till enskild.

Enligt 2 kap. 12 § TF skall en allmän handling som får lämnas ut – och som alltså inte omfattas av någon sekretessbestämmelse – på begäran genast eller så snart det är möjligt på stället utan avgift tillhandahållas den som önskar ta del av den. Av 2 kap. 13 § TF framgår vidare att den som önskar ta del av en allmän handling även har rätt att mot fastställd avgift få avskrift eller kopia av handlingen. En sådan begäran skall behandlas skyndsamt. JO har i ett flertal beslut uttalat att besked i en utlämnandefråga normalt bör lämnas redan samma dag som begäran har gjorts. Någon eller några dagars fördröjning kan dock godtas om en sådan fördröjning är nödvändig för att myndigheten skall kunna ta ställning till om den efterfrågade handlingen är allmän och offentlig. Härtill kommer att ett visst dröjsmål är ofrånkomligt om framställningen avser eller fordrar genomgång av ett omfattande material.

Om en framställning om att få ta del av en handling inte kan tillmötesgås fullt ut skall den som begär handlingen underrättas härom. Han skall också enligt 15 kap. 6 § sekretesslagen underrättas om att han kan begära att frågan hänskjuts till myndigheten och att ett formligt beslut av myndigheten krävs för att ett avgörande skall kunna överklagas.

Mot myndighetens avslagsbeslut får sökanden enligt 15 kap. 7 § sekretesslagen föra talan. Att ett beslut som går att överklaga skall förses med en anvisning om hur det kan överklagas följer av 21 § förvaltningslagen (1986:223) .

Som en allmän förutsättning för att en myndighet skall vara skyldig att bistå allmänheten i enlighet med vad som redovisats ovan gäller emellertid att den som önskar få ut en handling kan precisera vilken handling som avses eller i vart fall kan lämna så detaljerade upplysningar om handlingens innehåll att myndigheten utan större svårigheter kan identifiera denna. Myndigheten måste således få klart för sig vilken eller vilka handlingar som avses. Den har å andra sidan i viss utsträckning skyldighet att efterforska en oklart preciserad handling. Om

Enligt vad som uppgetts i remissvaret föreslår förvaltningen regelmässigt att den enskilde besöker myndigheten och där tar del av handlingarna i de fall någon har svårt att precisera sina önskemål om vilka handlingar som avses.

Svaret ger intryck av att myndigheten inte på det sätt som nämnts bistår sökanden i identifieringen av efterfrågade handlingar. Självklart kan myndigheten upplysa en sökande om att han själv kan söka efter handlingen i t.ex. myndighetens diarium, men något krav på detta kan inte ställas. Om myndigheten trots ansträngningar inte kan identifiera handlingarna som efterfrågas får framställningen avslås.

Remissvaret tyder även på att förvaltningen helst ser att avgiften för kopior av handlingar erläggs kontant vid besök hos myndigheten. Det måste dock understrykas att en sökande alltid har rätt att få de efterfrågade handlingarna sända till sig. Anledningen till att någon begär kopior av allmänna handlingar kan ju många gånger vara att personen i fråga har svårt att bege sig till myndigheten där handlingen förvaras. Svårigheten behöver inte bestå i ett fysiskt handikapp utan t.ex. avståndet kan också utgöra hinder. I de fall avgift skall tas ut för kopiorna kan de översändas mot postförskott.

Med dessa besked avslutar jag ärendet.