JO dnr 3527-2009

Christer A. anmälde i en skrivelse Valnämndens och Tekniska nämndens i Falköpings kommun hantering av allmänna handlingar. I anmälan begärde Christer A. att JO skulle granska två händelser som omnämndes i artiklar publicerade i Falköpings Tidning, vilka bifogades anmälan, samt i övrigt vidta ett antal utredningsåtgärder avseende Falköpings kommuns hantering av allmänna handlingar.

Valnämnden

Av artiklar publicerade i Falköpings Tidning den 10 juni och den 12 juli 2009 framgick att Valnämnden i Falköpings kommun hade beslutat om förkortade öppettider i några vallokaler under valet till EU-parlamentet, att detta beslut hade godkänts av länsstyrelsen, men att valnämnden inte underrättade Valmyndigheten om beslutet. På de röstkort som skickades till väljarna kom därför felaktiga öppettider att anges. Valmyndigheten erhöll i samband med detta ett e-postmeddelande från en person som undrade vilka öppettider som gällde. Meddelandet vidarebefordrades med ett meddelande från Valmyndigheten till valnämndens valsamordnare. I en artikel publicerad den 10 juni 2009 anges.

När tidningen bad kommunens tjänsteman tillika valsamordnare Kenneth Österberg att få ta del av skrivelsen nekade han först till att den fanns. – Jag har bara haft telefonkontakt med Valmyndigheten sa han.

Valmyndigheten däremot bekräftade att det fanns mejl och lämnade raskt ut korrespondensen enligt offentlighetsprincipen.

När FT åter tog kontakt med Österberg förklarade han att han inte sett mailen som en offentlig handling utan som ett personligt brev.

Tekniska nämnden

Av en artikel publicerad i Falköpings Tidning den 17 juni 2009 framgår att det den 18 maj 2009 till Tekniska nämnden i Falköpings kommun inkom en rapport från Anticimex angående omfattande problem med mögel i en gymnasieskolas lokaler.

– Det var en diger lunta och vi ville först sätta oss in i materialet ordentligt med hjälp av Anticimex, läkare, skolpersonal med flera. Vi ville även informera lärare och övrig personal innan vi berättade om detta i media. Det kändes viktigt att personalen fick veta först, säger Peter Svensson, fastighetsförvaltare på samhällsbyggnadsavdelningen på kommunen. – – –

Han säger också att det var ett gemensamt beslut av tjänstemännen på samhällsbyggnadsförvaltningen att vänta med offentliggörandet.

Valnämnden i Falköpings kommun anmodades att yttra sig över vilka rutiner nämnden tillämpar vad gäller registrering och utlämnande av e-postmeddelanden m.m.

I valnämndens remissvar angavs att nämnden tillämpar de rutiner som framgår av dokumentet Riktlinjer för ärenderegistrering och elektronisk post i Falköpings kommun med tillhörande bilaga ”hantering av e-post och Internetanvändning” . Riktlinjerna uppgavs vara föremål för revidering. Valnämnden uppgav även att det fanns ett ärende avseende de förkortade öppettiderna benämnt ”Samråd om begränsat öppethållanden i vallokal den 7 juni 2009”, dnr VN 2009/0002. Handlingarna i det ärendet registrerades i nämndens diarieföringssystem. Avseende det här aktuella e-postmeddelandet från Valmyndigheten uppgavs följande.

Det aktuella mailet skickades till valsamordnaren Kenneth Österbergs mailadress. Eftersom mailet inte var skickat till valnämndens myndighetsbrevlåda och på grund av att tonen i mailet inte var särskilt formell, enligt valsamordnarens uppfattning, uppfattade han det felaktigt som ett privat mail trots att det rörde hans tjänst.

... Valsamordnaren nekade Falköpings tidning tillgång till det aktuella mailet eftersom han gjorde det felaktiga övervägandet att det var av privat karaktär och att han därför inte behövde lämna ut det.

Som allmän kommentar kan nämnas att kommunen regelmässigt utbildar sina tjänstemän och politiker i frågor kring offentlighet och sekretess samt om allmänna handlingar. Frågorna är ständigt aktuella för kommunen. Med anledning av det inträffade kommer dessa frågor på nytt tas upp med valnämnden och dess tjänstemän för att säkerställa att reglerna tillämpas på ett korrekt sätt.

Till sitt yttrande hade valnämnden fogat de ovan angivna riktlinjerna, kopior av handlingarna i ärende dnr. VN 2009/0002 samt en diarielista avseende det ärendet.

Av handlingarna framgår att det aktuella e-postmeddelandet skickades till kenneth.osterberg@falkoping.se den 27 maj 2009. I meddelandet uppgav Valmyndighetens tjänsteman följande.

Hej

Jag skickar över ett mejl som undrar över era öppettider. Det är ju inte så bra om ni har ändrat öppettiderna efter att röstkorten är utskickade. Kommunen har inte heller

Att inskränka på öppettider efter att röstkorten skickats ut finner Valmyndigheten som högst olämpligt.

Tekniska nämnden

Tekniska nämnden i Falköpings kommun anmodades att yttra sig över nämndens rutiner vad gäller tillämpningen av 5 kap. 1 § offentlighets och sekretesslagen (2009:400, OSL), tidigare 15 kap. 1 § sekretesslagen , hur den aktuella rapporten från Anticimex hanterades vad gäller frågan om registrering och vilka rättsliga överväganden som härvid gjordes.

I sitt remissvar anförde Tekniska nämnden följande.

Samhällsbyggnadsförvaltningen följer den lagstiftning som finns för hantering av allmänna handlingar enligt 5 kap. 1 § offentlighets- och sekretesslagen .

De handlingar som inkommer till förvaltningen datumstämplas och lämnas till ansvarig handläggare. Handläggaren som arbetar med ärendet avgör sedan när och om detta ska diarieföras i enlighet med 5 kap. 1 § offentlighets- och sekretesslagen .

Handlingar som inte omfattas av sekretess behöver inte registreras om de hålls ordnade så att det utan svårighet kan fastställas om de har kommit in eller upprättats.

Om någon frågar efter handlingar i ärendet hänvisas till den ansvarige handläggaren som då kan visa de handlingar som finns i ärendet.

Den aktuella rapporten bedömdes av ansvarig handläggare som ett material för de åtgärder som skulle bli aktuella i fastigheten och förvarades i en pärm för detta pågående arbete. Handlingen var också av sådan art att det inte råder sekretess i denna fråga. Efter en tid bedömde handläggaren att detta var en fråga som kunde vara intressant för allmänheten och därför beslutades att diarieföra rapporten.

Christer A. kommenterade remissvaren.

Det aktuella e-postmeddelandet till valsamordnaren Kenneth Österberg behandlade frågeställningar i ett ärende hos valnämnden. I meddelandet redovisades även Valmyndighetens syn på den uppkomna situationen. Det är således uppenbart att det inte var fråga om ett sådant personligt meddelande som enligt 2 kap. 4 § TF inte utgör en allmän handling. E-postmeddelandet var därför en till valnämnden inkommen allmän handling som nämnden skulle ha registrerat.

Av utredningen framgår att det vid nämnden har funnits fastställda rutiner för hantering av e-postmeddelanden, men att Kenneth Österberg underlåtit att följa dessa. Den underlåtna registreringen har medfört att offentlighetsprincipen i praktiken försatts ur spel. För detta måste Kenneth Österberg kritiseras.

Tekniska nämnden

Tekniska nämnden har i sitt remissvar uppgett att ärendehandläggarna själva har att avgöra vilka handlingar i ett ärende som ska registreras och när detta i sådana fall ska ske. Det är dock inte godtagbart att allmänna handlingar ömsom registreras, ömsom ”bara” hålls förvarade i viss ordning (se JO 1995/96 s. 485). Nämnden måste bestämma sig för vilket system den ska tillämpa och därefter tillämpa detta

I fallet med Anticimex-rapporten, som enligt remissvaret inte omfattades av sekretess, synes denna att döma av de uttalanden företrädare för nämnden gjort i massmedia ha hanterats i direkt syfte att hindra allmänhet och massmedia från att inledningsvis få kännedom om rapportens existens. Saken har i nämndens yttrande formulerats så, att rapporten registrerades när handläggaren bedömde att frågan kunde vara intressant för allmänheten. Registrering av handlingar ska emellertid följa på förhand fastlagda rutiner och inte ske från fall till fall beroende på myndighetens bedömning av vilket intresse allmänheten kan ha av en viss handling.

Sammantaget måste nämndens sätt att tillämpa reglerna om allmänna handlingar kritiseras.

De här påtalade bristerna tyder på att kunskaperna om den rättsliga regleringen inte är tillräckliga. Det åligger nämnden att säkerställa att offentlighetsprincipen fortsättningsvis efterlevs.