JO dnr 4106-2003 | lagen.nu

AA klagade på skattemyndigheten. Hon anförde bl.a. följande. För att kontrollera hur offentlighetsprincipen fungerade besökte hon och tre kamrater skattemyndigheten och begärde att få personuppgifter om AA beträffande folkbokförings- och inkomstuppgifter. Tjänstemannen frågade då vad de skulle ha uppgifterna till. Denna fråga besvarades med att uppgifterna skulle vara till ett skolarbete. Tjänstemannen frågade då om uppgifterna gällde AA själv och bad sedan om legitimation. När tjänstemannen nekades detta hämtade tjänstemannen en kollega. AA och hennes kamrater blev därefter informerade om att de fick leta upp uppgifterna själva på en dator som fanns tillgänglig för allmänheten. Datorn var dock uppbokad och de blev mer eller mindre utkörda eftersom skattemyndigheten stängde en kvart senare.

Skattemyndigheten i Växjö anmodades att yttra sig över det som AA hade framfört i sin anmälan. Skattemyndigheten anförde, genom regionskattechefen BB, bl.a. följande.

I JO-anmälan görs en allmän beskrivning av händelseförloppet vid anmälarens besök på skattekontoret. Berörda tjänstemän vitsordar i stort beskrivningen. Komplettering lämnas att tidpunkten var några minuter före stängning och att flickorna ombads återkomma dagen efter för att själva ta fram uppgifter via allmänhetens terminal. Det är också viktigt klarlägga att frågan vad uppgifterna skulle användas till hade avseende på folkbokföringsuppgifterna och begäran om legitimation hade avseende på inkomstuppgifterna. – – –

Folkbokföringsuppgifter

I 7 kap. 15 § sekretesslagen (1980:100) framgår att sekretess gäller i verksamhet som avser folkbokföring för uppgift om enskilds personliga förhållanden, om det av särskild anledning kan antas att den enskilde eller någon honom närstående lider men om uppgiften röjs. Skaderekvisitet är rakt dvs. presumtionen är att uppgifterna är offentliga. För att uppgiften skall kunna hållas hemlig krävs således att det av särskild anledning kan antas att den enskilde eller någon honom närstående lider men om uppgiften röjs.

I ifrågavarande fall har upplysning begärts på samtliga personuppgifter.

Häri kan således ingå både uppgifter av harmlös karaktär och ömtålig art. För att bedöma skaderekvisitet måste handläggaren normalt pröva syftet med begäran. Kan denna prövning av syftet inte göras kan uppgifterna inte lämnas ut.

Inkomstuppgifter

I 9 kap. 1 – 3 §§ sekretesslagen framgår att sekretess gäller i myndighets verksamhet som avser bestämmande av skatt eller avser taxering. Sekretessen är absolut, dvs. något skaderekvisit finns inte. Detta innebär att sekretess gäller för uppgifter även om utlämnandet inte skulle innebära skada eller men för någon. Uppgift kan därigenom endast lämnas ut till den uppgiften berör. För att kunna handlägga sekretessfrågan korrekt måste legitimation således begäras.

Allmänhetens terminal

När det gäller åtkomst till offentliga uppgifter är allmänhetens terminal ett utmärkt hjälpmedel. Man kan då själv i lämplig utsträckning och vid lämpligt tillfälle ta fram de uppgifter man önskar. Skattekontoret har en medveten styrning i att medborgarna i så stor utsträckning som möjligt använder allmänhetens terminal.

JO har i ärende 4292-2000 uttalat att serviceskyldigheten inte är obegränsad utan att myndigheten själv avgör i vilken utsträckning det är lämpligt att ge hjälp. Av beslutet framgår att hänvisning till datorer i myndighetens lokaler är ett sätt att upprätthålla en godtagbar service.

AA yttrade sig över skattemyndighetens remissvar. Hon anförde bl.a. att när hon och hennes kamrater – efter det att tjänstemannen bett dem att komma tillbaka dagen därpå – skulle boka tid för att använda den terminal som var avsedd för allmänheten visade det sig att denna var uppbokad hela dagen. Hon anförde vidare bl.a. att hon anser att åtminstone delar av folkbokföringsuppgifterna och den del av deklarationen som är offentlig borde ha lämnats ut.

Enligt 2 kap. 12 § tryckfrihetsförordningen (TF) skall allmän handling som får lämnas ut på begäran genast eller så snart det är möjligt på stället och utan avgift tillhandahållas den som önskar ta del därav. Av 2 kap. 13 § TF framgår vidare att den som önskar ta del av en handling även har rätt att mot fastställd avgift få avskrift eller kopia av handlingen till den del den får lämnas ut. En sådan begäran skall behandlas skyndsamt.

Då det – som i det aktuella fallet – gäller en begäran om uppgifter ur allmän handling, gäller däremot inte de nämnda bestämmelserna i 2 kap. TF utan de härvidlag något mindre långtgående reglerna i 15 kap. 4 § sekretesslagen (1980:100) . I 15 kap. 4 § första stycket stadgas att myndigheten på begäran av enskild skall lämna uppgift ur allmän handling som förvaras hos myndigheten i den mån hinder inte möter på grund av bestämmelser om sekretess eller av hänsyn till arbetets behöriga gång. Det har ansetts förenligt med sekretesslagens bestämmelser

att begränsa utlämnandet av sådana uppgifter till en myndighets expeditionstid (se JO 1989/90 s. 397).

Enligt 2 kap. 14 § tredje stycket TF får myndighet inte på grund av att någon begär att få taga del av allmän handling efterforska vem han är eller vilket syfte han har med sin begäran i större utsträckning än som behövs för att myndigheten skall kunna pröva om hinder föreligger mot att handlingen lämnas ut. Förbudet att efterforska har ansetts vara tillämpligt även vid utlämnande av uppgifter ur allmänna handlingar (se t.ex. JO 1998/99 s. 509 och Justitiekanslerns beslut den 2 februari 2004 dnr 91-02-21 ). Detta innebär att uppgifter som inte omfattas av sekretess skall lämnas ut utan att myndigheten skall efterforska vem som begär uppgiften och i vilket syfte.

Enligt 9 kap. 1 § första stycket första meningen sekretesslagen gäller sekretess i myndighets verksamhet, som avser bestämmande av skatt eller som avser taxering eller i övrigt fastställande av underlag för bestämmande av skatt, för uppgift om enskilds personliga eller ekonomiska förhållanden. Enligt tredje stycket i samma paragraf gäller sekretessen, med vissa här inte aktuella undantag, inte beslut, varigenom skatt eller pensionsgrundande inkomst bestäms eller underlag för bestämmande av skatt bestäms.

Enligt 7 kap. 15 § sekretesslagen gäller sekretess i verksamhet som avser folkbokföringen eller annan liknande registrering av befolkningen för uppgift om enskilds personliga förhållanden, om det av särskild anledning kan antas att den enskilde eller någon närstående till den enskilde lider men om uppgiften röjs.

Enligt 4 § förvaltningslagen (1986:223) skall varje myndighet lämna upplysningar, vägledning, råd och annan hjälp till enskilda i frågor som rör myndigheternas verksamhetsområde. Hjälpen skall lämnas i den utsträckning som är lämplig med hänsyn till frågans art, den enskildes behov av hjälp och myndighetens verksamhet. Serviceskyldigheten är inte obegränsad utan myndigheten avgör själv i vilken utsträckning det kan vara lämpligt att ge hjälp, i vilken form svar på frågor skall ges, etc.

I 15 kap. 10 § sekretesslagen anges att myndighet på begäran skall bereda enskild tillfälle att själv använda terminal eller annat tekniskt hjälpmedel som myndigheten förfogar över för att ta del av upptagning för automatisk databehandling. Sådan skyldighet föreligger dock inte, om sökanden därigenom får tillgång till upptagning som inte anses som allmän handling hos myndigheten eller om hinder möter på grund av bestämmelse om sekretess, på grund av fara för förvanskning eller förstöring eller av hänsyn till arbetets behöriga gång.

Skattemyndigheten har uppgett att tjänstemannens fråga vad uppgifterna skulle användas till hade avseende på folkbokföringsuppgifterna och att tjänstemannens begäran om legitimation hade avseende på inkomstuppgifterna.

Uppgifter som är offentliga skall lämnas ut utan efterforskning och det är först beträffande de uppgifter som eventuellt inte kan lämnas ut på grund av sekretess som myndigheten har rätt att efterforska vem som begär uppgifterna eller i vilket syfte de skall användas. Myndigheten skall således först ha förvissat sig om att uppgifterna inte kan lämnas ut innan den begär de upplysningar som behövs för sekretessprövningen.

Uppgifter som finns tillgängliga i en terminal avsedd för allmänheten (fortsättningsvis kallad ”allmänhetens terminal”) är offentliga och någon sekretessprövning behöver således inte göras för att utlämnande av dem skall kunna ske. Sådana uppgifter skall därmed vid en begäran lämnas ut utan att någon efterforskning skall göras om i vilket syfte uppgifterna skall användas eller vem det är som begär uppgifterna.

AA och hennes kamrater borde således utan vidare efterforskning åtminstone ha fått information om att uppgifter som inte omfattades av sekretess var tillgängliga i allmänhetens terminal. För sådana uppgifter som inte var tillgängliga i denna terminal och där en sekretessprövning behövde göras innan utlämnande kan det naturligtvis ha varit nödvändigt att efterforska syftet med begäran eller vem det var som begärde utlämnandet. Myndigheten bör i ett sådant fall informera den enskilde om att myndigheten för att kunna göra en sekretessprövning behöver veta vem det är som efterfrågar uppgifterna eller i vilket syfte uppgifterna skall användas. Det är naturligtvis viktigt att kommunikationen mellan myndigheter och allmänheten fungerar på ett sådant sätt att den enskilde ges upplysning om vilka uppgifter som är offentliga och därmed kan utlämnas utan sekretessprövning och att det därutöver kan finnas uppgifter som behöver sekretessprövas innan en eventuell utlämning kan ske. Av vad som har kommit fram i detta ärende förefaller det som om myndighetens information till AA och hennes kamrater inte har varit tillräcklig i detta avseende.

En myndighet har möjlighet att hänvisa en enskild, som begär att få ta del av offentliga uppgifter, till att denne får ta fram uppgifterna själv på en terminal som finns tillgänglig i myndighetens lokal. Detta förutsätter dock att det finns en faktisk möjlighet att få fram uppgifterna på det sättet inom en rimlig tid. Att hänvisa en enskild till att ta fram uppgifterna själv från en terminal som dock uppges vara uppbokad är givetvis inte tillfredsställande.

Med de uttalanden som jag nu har gjort avslutar jag ärendet.