JO dnr 446-2012

AA framförde klagomål bl.a. mot Hovrätten för Västra Sverige med anledning av att hovrätten i ett mål angående resning vägrat att ta emot av honom åberopad bevisning i form av ljudfiler inskickade via e-post.

Till anmälan bifogade AA en skrivelse från hovrätten (aktbilaga 33 i hovrättens mål Ö 4495-11) av vilken framgick att hovrätten inte ansåg att man hade möjlighet att ta emot ljudfiler bifogade till e-post med hänsyn till reglerna i personuppgiftslagen samt tekniska och säkerhetsmässiga förhållanden på hovrätten. Han rekommenderades att i stället skicka in ljudfilerna på CD eller DVD.

Handlingar i hovrättens mål Ö 4495-11 begärdes in och granskades. Muntliga upplysningar inhämtades från hovrättsrådet BB som bl.a. uppgav följande. Hovrätten har intagit ståndpunkten att ljudfiler via e-post inte tas emot. Skälen till detta är främst säkerhetsmässiga eftersom det finns risk för virussmitta. Eventuella ljudupptagningar mottas således endast via CD och DVD. Detta gäller även t.ex. ljudupptagningar som åberopas av åklagare. Hänvisningen till reglerna i personuppgiftslagen avser de fall då även andra personer än den som skickat in ljudfilen förekommer på densamma. Den skrivelse som skickades till AA är framtagen av en tidigare beredningschef och domstolssekreterarna har rekommenderats att använda sig av skrivelsen. Det är således inte enbart i det aktuella målet som skrivelsen har använts.

Ärendet remitterades till hovrätten som uppmanades att lämna upplysningar om handläggningen av AA:s begäran om att få åberopa viss bevisning samt redovisa

Vänersborgs tingsrätt stadfäste genom dom den 20 maj 2011 en överenskommelse mellan AA och Trollhättans Energi AB av innehåll att AA skulle till energibolaget en viss dag till ett angivet bankgirokonto betala 146 kr i ett för allt. Vardera parten skulle svara för sina rättegångskostnader. Samtliga mellanhavanden var slutligt reglerade genom överenskommelsen.

Den 7 november 2011 ansökte AA om resning genom e-post-meddelande till hovrätten. Han förelades av hovrätten den 24 november att komplettera sin ansökan med en egenhändigt undertecknad ansökan, uppgift om vilken dom ansökan avsåg (domstol och målnummer), skälen för ansökan och de förhållanden som ansökan grundades på samt uppgift om de bevis som han ville åberopa och vad som skulle styrkas med varje bevis.

AA gav in ett flertal e-postmeddelanden, bl.a. hovrättens aktbilaga 31 med en ljudfil bifogad (329 kilobyte) och aktbilaga 32 med två bifogade ljudfiler (329 kilobyte samt 14 megabyte). En av hovrättens sekreterare skrev till AA (aktbilaga 33) följande. "Hovrätten har mottagit två skrivelser via e-post med bifogade ljudfiler från Er. Hovrätten har inte möjlighet att ta emot ljudfiler bifogade till e-post med hänsyn till reglerna i Personuppgiftslagen (PUL) samt tekniska och säkerhetsmässiga förhållanden på hovrätten. Ni rekommenderas därför att skicka ljudfilerna på CD eller DVD till hovrätten."

I beslut den 31 januari 2012 avvisade hovrätten AA:s ansökan om resning. Hovrätten uttalade att visst ytterligare material hade kommit in men att AA trots dessa kompletteringar inte hade följt hovrättens föreläggande att avhjälpa bristerna.

När det gäller frågan att ta emot bl.a. ljudfiler över e-post vill jag först framhålla att hovrätten inte har lagt fast några rutiner om detta. Såvitt jag kunnat utröna har det nog inte heller förekommit i andra mål att sådant material sänts in, utöver just i det aktuella fallet. Det är alltså inte fråga om någon vanlig skrivelsemall som använts i ärendet. Däremot har vi kunnat spåra upphovet till formuleringarna, nämligen i minnesanteckningar från ett informellt möte med åklagare och advokater inom domkretsen den 10 maj 2011. Mötet, som återkommer någon gång om året, kallas Forum för hovrättsaktörer. Frågor av gemensamt intresse avhandlas, hovrätten informerar om nyheter m.m. och besvarar frågor från deltagarna. I minnesanteckningarna står att en advokat påpekade att det i allt fler mål kan vara aktuellt att skicka in filmsnuttar, inspelade samtal m.m. som bevisning. Advokaten undrade om det var möjligt att skicka denna typ av material som bifogad fil till ett e-brev. Som svar på frågan har antecknats precis det svar som sekreteraren har återgivit i aktbilaga 33.

När det gäller min bedömning av det inträffade ser jag det som så att domstolarna inte kan vägra att ta emot handlingar som kommer in via e-post, oavsett om det sker från en enskild eller en myndighet. Bestämmelserna om myndigheternas skyldigheter i dessa avseenden finns i 33 kap. 3 § rättegångsbalken , 10 § förvaltningslagen , 44 § förvaltningsprocesslagen och 44 § ärendelagen . Av förarbetena framgår att reglerna är tillämpliga på elektronisk miljö.

Enligt Domstolsverket finns det i dag begränsningar i e-postsystemet som innebär att filer som är större än 30 megabyte inte kan skickas eller tas emot. Så stora filer torde dock vara sällsynta. Det ska också sägas att handlingar som kommer in till domstolen i ett format som domstolen inte kan hantera knappast anses vara inkomna, exempelvis om det skulle krävas ett program som domstolen inte använder för att uppfatta meddelandet. För att handlingen ska anses inkommen ska den nämligen vara tillgänglig i sådan form att meddelandet kan läsa, avlyssnas eller uppfattas på annat sätt.

De filer som är aktuella i detta ärende är dock av ganska begränsad storlek och inget talar för att de skulle ha krävt något speciellt program för att kunna uppfattas.

Jag vill också nämna att Domstolsverket för närvarande arbetar på att ta fram rekommendationer för Domstolarnas e-posthantering, och där torde även sådana frågor som är aktuella i detta ärende komma att behandlas.

Sammanfattningsvis borde hovrätten, såvitt jag kan bedöma, utan vidare ha tagit emot AA:s ljudfiler. Jag beklagar att han utsattes för olägenheter i detta avseende. Samtidigt vill jag dock säga att hovrätten inte uttryckligen har vägrat att ta emot filerna. Han har i stället rekommenderats att skicka in dem på annat sätt.

Hovrättens personal har underrättats om det inträffade och det står nu klart för alla att inkomna handlingar, såväl elektroniska som andra, ska tas emot om det inte föreligger alldeles speciella skäl, som i sådana fall måste övervägas särskilt. Åtgärder har alltså vidtagits för att ett upprepande inte ska ske.

AA kommenterade remissvaret.

Av utredningen framgår att AA inom ramen för handläggningen av ett resningsärende skickade två e-postmeddelanden till Hovrätten för Västra Sverige. Till e-postmeddelandena hade han fogat ljudfiler. Hovrätten skickade då en skrivelse till AA av vilken framgick att hovrätten inte ansåg att man hade möjlighet att ta emot ljudfiler bifogade till e-post med hänsyn till reglerna i personuppgiftslagen samt tekniska och säkerhetsmässiga förhållanden på hovrätten.

Enligt 33 kap. 3 § första stycket rättegångsbalken (RB) anses en handling ha kommit in till rätten den dag då handlingen eller en avi om betald postförsändelse som innehåller handlingen anlänt till rätten eller kommit en behörig tjänsteman till handa. Även ett e-postmeddelande är att betrakta som en handling och den angivna bestämmelsen i RB är tillämplig på elektroniska handlingar av nu aktuellt slag.

Inget annat har kommit fram än att de aktuella e-postmeddelandena inklusive bifogade ljudfiler – i för hovrätten såväl läs- som uppspelningsbar form – tagits emot av hovrätten. Meddelandena måste därmed i sin helhet anses ha kommit in till domstolen. Under sådana förhållanden var det, som hovrätten själv konstaterat, fel att meddela AA att domstolen inte kunde ta emot de bifogade ljudfilerna.

Hovrätten har i sitt yttrande till JO anfört att man inte uttryckligen vägrade att ta emot ljudfilerna utan att AA i stället rekommenderades att skicka in dem på annat sätt. Med tanke på skrivelsens utformning har jag dock viss förståelse för att AA tolkade den som att hovrätten vägrade ta emot ljudfiler via e-post. Utredningen ger vidare vid handen att det, till skillnad från vad som angavs i skrivelsen, inte förelåg några tekniska eller säkerhetsmässiga förhållanden som innebar att hovrätten inte kunde ta emot de aktuella ljudfilerna. Jag kan inte heller se att reglerna i personuppgiftslagen (1998:204) skulle ha någon betydelse för på vilket sätt hovrätten tog emot de åberopade ljudfilerna. Innehållet i den skrivelse som skickades ut till AA var med andra ord direkt missvisande. Det är naturligtvis inte godtagbart.

Vad AA i övrigt anfört ger inte anledning till någon åtgärd eller något uttalande från min sida.

Ärendet avslutas.