JO dnr 5100-2007

AA klagade i en anmälan till JO på Migrationsverket. Klagomålen avsåg dröjsmål med att till kammarrätten överlämna överklaganden av beslut om handlingsutlämnande. Av anmälan framgick bl.a. följande. Den 18 och 19 oktober 2007 klagade AA på två beslut från Migrationsverket att på grund av sekretess inte lämna ut uppgifter om hyreskostnaderna i tre hyresavtal. I enlighet med den hänvisning som gavs ställde han överklagandena till Migrationsverket, Rättsenheten, Norrköping, för vidare befordran till Kammarrätten i Jönköping. När han den 13 november 2007 hörde sig för om ärendet hos kammarrätten visade det sig att något överklagande inte hade kommit in. Denna handläggningstid i ett ärende som Migrationsverket mycket väl vet ska hanteras skyndsamt är oacceptabel.

Migrationsverket anmodades att göra en utredning och yttra sig över vad som framförts i AA:s anmälan till JO.

Generaldirektör BB gav in Migrationsverkets svar av vilket i huvudsak framgick följande.

Verkets utredning

Genom beslut den 17 och 19 oktober 2007 avslog verksamhetsområde Förvaltning och Administration AA:s begäran om att få ta del av verkets hyresavtal med Skrea Hotell, Skrea Vandrarhem samt Getinge Hotell. Enligt besvärshänvisningarna skulle ett eventuellt överklagande sändas till rättsenheten i Norrköping.

Enligt verkets arbetsordning har verksamhetsområdena rätt att fatta såväl myndighetsbeslut enligt sekretesslagen som att handlägga överklaganden i dessa ärenden. När AA:s överklaganden inkom till rättsenheten i de aktuella ärendena överlämnades dessa därför för handläggning till det verksamhetsområde som fattat de aktuella besluten, Förvaltning och Administration, upphandlings- och lokalförsörjningsenheten i Sundsvall. Av misstag återsändes dock överklagandehandlingarna till rättsenheten i Norrköping där internpostförsändelsen inte uppmärksammades på grund av semester förrän AA kontaktade verket efter ca fyra veckor. Överklagandena översändes då omedelbart till kammarrätten. Kammarrätten avslog sedermera överklagandena.

Jag konstaterar att verkets personal väl känner till att överklaganden ska över- lämnas till överinstansen så snart som möjligt och i normalfallet inom en vecka. I verkets förvaltningshandbok finns även rutiner för bevakning av post under t.ex. semesterperioden. Dröjsmålet i de aktuella ärendena har snarare berott på misstag och bristande kommunikation än på oklarhet om vad som gäller om överlämnanden av överklaganden och posthantering. Det aktuella verksamhetsområdet har därför till mig framfört att de administrativa rutiner- na numera har förändrats så att liknande misstag inte ska upprepas. Vidare kommer för medarbetarna betonas vikten av att även internpost kontrolleras under semestrar. Dels kommer information om detta att läggas ut på verkets intranät, dels kommer det att göras ett förtydligande i verkets förvaltningshandbok.

Jag beklagar det inträffade.

AA, som gavs möjlighet att kommentera remissvaret, hördes inte av.

I ett beslut den 3 april 2008 uttalade JO Axberger följande.

Som Migrationsverket konstaterat i sitt remissvar, vilket också JO har uttalat i flera beslut (se bl.a. JO:s ämbetsberättelse 2002/03 s. 424), ska en skrivelse med överklagande och övriga handlingar i ärendet överlämnas till överinstansen utan dröjsmål, vilket i normalfallet inte bör överstiga en vecka. Utöver detta krav på snabb handläggning som följer av 7 § förvaltningslagen (1986:223) tillkommer i detta fall det allmänna skyndsamhetskrav som upp- ställs i tryckfrihetsförordningen för handläggningen av framställningar om utfående av allmänna handlingar. Det är därför än mer angeläget att en sådan överklagandeskrivelse överlämnas utan dröjsmål.

Jag har vid det här laget i flera beslut kunnat notera att Migrationsverkets personal haft svårt att efterfölja tydliga regler om hur ärenden rörande allmänna handlingar ska hanteras. I detta fall är felaktigheten flagrant och hanteringen kan självfallet inte undgå kritik.