JO dnr 6300-2009 | lagen.nu

I en anmälan till JO framförde J.M. klagomål mot socialförvaltningen i Katrineholms kommun och Psykiatriska öppenvårdsmottagningen i Katrineholm, Landstinget Sörmland, angående utlämnande av uppgifter vid ett samverkansmöte.

Av anmälan framgick bl.a. följande. J.M. hade ingett en ansökan om aktivitetsersättning till Försäkringskassan. På initiativ av socialförvaltningen i Katrineholms kommun hölls den 1 oktober 2009 ett samverkansmöte. Vid mötet deltog representanter för socialförvaltningen, Försäkringskassan, Arbetsförmedlingen och Psykiatriska öppenvårdsmottagningen i Katrineholm.

J.M. uppgav bl.a. följande. Han har via Försäkringskassan fått vetskap om samverkansmötet. Han har varken skriftligen eller muntligen samtyckt till att information kunde lämnas ut i hans ärende. Han har över huvud taget inte framfört något önskemål om att socialförvaltningen skulle kontakta Försäkringskassan.

Till anmälan hade fogats en journalanteckning som upprättats vid Försäkringskassan den 1 oktober 2009.

Inledningsvis inhämtades vissa journalanteckningar från dels Psykiatriska öppenvårdsmottagningen i Katrineholm, dels socialförvaltningen i Katrineholms kommun.

Socialnämnden i Katrineholms kommun och Landstingsstyrelsen för Landstinget Sörmland anmodades därefter att inkomma med utredning och yttrande över anmälan.

Socialnämnden anförde följande i sitt remissvar.

J.M. har JO-anmält Socialnämnden för att socialförvaltningen skulle ha lämnat ut sekretessbelagd information vid ett samverkansmöte vilket förorsakat honom ekonomisk förlust.

Bakgrund

J.M. uppsökte förvaltningen och fick Olga Pushkareva som handläggare. På första mötet berättade han att han sökt aktivitetsersättning. Han fick dock avslag på sin aktivitetsansökan. Olga Pushkareva uppfattade att han blev mycket ledsen för det.

J.M. bad Olga Pushkareva ett flertal gånger hjälpa honom med att ta kontakt med de inblandade aktörerna, dvs. landstinget, Försäkringskassan, Arbetsförmedlingen o.s.v. för att hjälpa honom att få aktivitetsersättning.

Olga Pushkareva lovade J.M. att försöka hjälpa honom. Med anledning av J.M:s förfrågan kontaktade Olga Jeanette Lindquist som är socialförvaltningens samordnare för socialtjänstens räkning rörande samverkansmöten. Olga Pushkareva är osäker på om hon informerade J.M. om att det var Jeanette som är förvaltningens ombud på dessa möten.

Jeanette Lindquist har slutat på förvaltningen, bifogar hennes journalanteckning över mötet ( bilagan har utelämnats; JO:s anm. ).

Socialnämndens bedömning

Olga Pushkareva har agerat på uppdrag av J.M. i syfte att hjälpa honom till aktivitetsersättning. De kontakter som hon tagit med andra myndigheter har styrts av det uppdrag J.M. givit henne.

Socialförvaltningen har samma intresse som J.M. att han skall erhålla aktivitetsersättning. Av journalanteckningarna framkommer att den information som socialförvaltningen lämnade inte var till men för honom.

Socialförvaltningen anser att handläggaren fått i uppdrag av J.M. att tala för hans sak och därmed erhållit en muntlig fullmakt. Socialförvaltningen menar dock att den redan tidigare undertecknade fullmakten innefattar möjligheten för handläggaren att tala om ekonomiska frågor varför ytterligare fullmakt för denna fråga var obehövlig.

Förvaltningen anser att den information som lämnats gjorts med hans medgivande samt att sekretessbelagd information till men för J.M. inte lämnats ut.

Det manar till eftertanke att J.M. anser att information lämnats ut utan hans medgivande varför förvaltningen skall gå igenom rutinerna för medgivanden och information så att en sådan situation kan undvikas i framtiden.

Den aktuella fullmakten, undertecknad av J.M. den 30 juni 2009, hade i aktuell del följande utformning. – – –

Katrineholms kommuns Socialnämnd får även samarbeta med − försäkringskassor − arbetslöshetskassor − arbetsförmedlingar − arbetsmarknadsenheten − introduktionsenheten − jobbcentrum − skatteverket − bankkontakt − Mercur

Undertecknad är informerad om och införstådd med att fullmakten omfattar hela familjen och godkänner att den gäller under tiden ärendet är aktuellt.

Landstingsstyrelsen för Landstinget Sörmland anförde följande i sitt remissvar.

Enligt sökanden har sociala myndigheter i Katrineholm och psykiatriska kliniken NLN – KSK brutit mot sekretesslagen under ett samverkansmöte 2009-10-01.

Yttrande har lämnats av berörd verksamhetschef, bilaga 1 ( se nedan; JO:s anm. ). Som framgår av yttrandet har det utarbetats rutiner för samverkan, bilaga 3 ( bilagan har utelämnats; JO:s anm. ). Enligt rutinerna är det den verksamhet som aktualiserar ärendet i samverkansgruppen som begär in patientens samtycke att ärendet får diskuteras med verksamhetsföreträdare i gruppen. I detta fall aktualiserades ärendet av socialtjänsten som har uppgett att samtycke finns.

I den psykiatriska klinikens journalanteckningar från samverkansmötet 2009-10-01 framgår dessutom att landstinget inte lämnat ut sekretessbelagd information om sökanden.

Verksamhetschefen Johan Borgman anförde följande i det bifogade yttrandet.

J.M. har anmält sociala myndigheter i Katrineholm och psykiatriska kliniken NLN– KSK för att man brutit mot sekretesslagen under ett samverkansmöte 2009-10-01.

För att kunna hjälpa våra patienter och för att vi skall kunna klara vårt uppdrag har vi utvecklat rutiner för rehabiliteringssamverkan. I detta ingår regelbundna samverkansmöten där försäkringskassa, arbetsförmedling, socialtjänst och psykiatrin ingår. Det är den verksamhet som aktualiserar ärendet som inhämtar patientens/klientens samtycke till att dennes ärende får diskuteras med andra verksamhetsföreträdare.

Detta ärende aktualiserades av socialtjänsten till ett samverkansmöte 2009- 10-01. Det var det sista av 13 ärenden. [– – –]

Medsänder även en kopia på klinikens egna rutiner gällande rehabiliteringssamverkan. Under punkt 2, punkt 3 framgår att inom psykiatrin tar närmaste behandlare in samtycke ( bilagan har utelämnats; JO:s anm. ). Detta är en förutsättning för att kunna ta upp ärendet på samverkansmöten.

Enligt uppgift från socialtjänstens kontaktperson har samtycke inhämtats från samtliga ärenden de aktualiserat till ett samverkansmöte.

I psykiatriska klinikens journalanteckning från mötet 2009-10-01 framgår att man inte utelämnat någon sekretessbelagd information rörande patienten.

I yttrande över remissvaren anförde J.M. bl.a. följande. Han har inte begärt att socialförvaltningen ska hjälpa honom att få aktivitetsersättning från Försäkringskassan. – Det är av synnerlig vikt att det sker en översyn av de rutiner som landstinget hänvisat till, och som innebär att den myndighet som aktualiserar ett ärende i samverkansgruppen inhämtar den enskildes samtycke.

I ett beslut den 31 maj 2011 anförde JO Wiklund följande

En av de grundläggande principer som slås fast i 1 kap. 1 § socialtjänstlagen (2001:453) är att socialtjänstens verksamhet ska bygga på respekt för människors

självbestämmanderätt och integritet. I 3 kap. 5 § samma lag anges att socialnämndens insatser för den enskilde ska utformas och genomföras tillsammans med honom eller henne och vid behov i samverkan med andra samhällsorgan och med organisationer och andra föreningar.

Enligt 25 kap. 1 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) , OSL, gäller sekretess inom hälso- och sjukvården för uppgift om en enskilds hälsotillstånd eller andra personliga förhållanden, om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon närstående till denne lider men. Av 26 kap. 1 § OSL framgår att sekretess inom socialtjänsten gäller för uppgift om en enskilds personliga förhållanden, om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon närstående till denne lider men.

I 8 kap. 1 § OSL stadgas att en sekretesskyddad uppgift som förekommer hos en myndighet inte får röjas för andra myndigheter, om inte annat anges i lagen eller i lag eller förordning som lagen hänvisar till. Sekretess till skydd för enskild gäller i princip inte i förhållande till den enskilde själv och kan i övrigt helt eller delvis efterges av honom (se 10 kap. 1 § samt 12 kap. 1 och 2 §§ OSL, jfr dock även 25 kap. 6 § samma lag ).

– – –

Av utredningen framgår bl.a. följande. Med anledning av J.M:s önskan om att erhålla aktivitetsersättning från Försäkringskassan tog socialförvaltningen i Katrineholms kommun initiativ till ett samverkansmöte. Vid mötet, som ägde rum den 1 oktober 2009 på Psykiatriska öppenvårdsmottagningen i Katrineholm, deltog representanter för socialförvaltningen, öppenvårdsmottagningen, Försäkringskassan och Arbetsförmedlingen.

J.M. har klagat på socialförvaltningen och öppenvårdsmottagningen. Han har uppgett att han inte hade samtyckt till att hans ärende skulle diskuteras mellan berörda myndigheter och att han över huvud taget inte framfört något önskemål om att förvaltningen skulle hjälpa honom att få aktivitetsersättning från Försäkringskassan.

Allmänna utgångspunkter

Uppgifter om en enskilds personliga förhållanden som förekommer vid en socialnämnd eller en sjukvårdsinrättning får som huvudregel inte röjas för andra myndigheter utan att den enskilde har samtyckt till det. Redan uppgiften att den enskilde förekommer i ett ärende hos en sådan myndighet omfattas som regel av sekretess. Beslut om samarbete mellan myndigheter får därför i princip inte fattas ovanför den enskildes huvud, utan förutsätter normalt att den enskilde efterger den sekretess som kan gälla och även i övrigt medger att hans eller hennes ärende diskuteras mellan myndigheterna.

Vid ett samarbete mellan myndigheter är det av största vikt att det klargörs vilket slags samarbete som den enskilde ger samtycke till. Det är vidare myndighetens

ansvar att i förekommande fall inhämta den enskildes eftergift av den sekretess som gäller till skydd för honom eller henne och, i sådant fall, säkerställa att det blir klarlagt i förhållande till vem och i vilken utsträckning eftergiften sker. Uppgifter om den enskildes inställning till ett samarbete mellan myndigheter och eftergift av sekretess ska dokumenteras, och det bör ske på ett sådant sätt att risk för missförstånd och felbedömningar kan undvikas.

Socialförvaltningens i Katrineholms kommun agerande

Socialnämnden har i sitt remissvar uppgett att J.M. ett flertal gånger bad handläggaren att ”hjälpa honom med att ta kontakt med de inblandade aktörerna, dvs. landstinget, försäkringskassan, arbetsförmedlingen o.s.v. för att hjälpa honom att få aktivitetsersättning”. Socialförvaltningen anser att handläggaren fått i uppdrag att tala för J.M:s sak och att han därigenom lämnat ett muntligt samtycke till att förvaltningen kontaktade berörda myndigheter och diskuterade frågan om aktivitetsersättning med dem. Vidare anser nämnden att redan den fullmakt som J.M. undertecknat den 30 juni 2009 ”innefattar möjligheten för handläggaren att tala om ekonomiska frågor”, varför något samtycke därutöver från J.M. inte behövdes.

Ord står mot ord när det gäller frågan om J.M. muntligen samtyckt till socialförvaltningens kontakter med berörda myndigheter. Avsaknaden av dokumentation i saken gör att det inte är möjligt att bilda sig någon uppfattning om, och i så fall i vilken utsträckning, J.M. samtyckt till de företagna kontakterna. Det framstår inte som meningsfullt att vidta ytterligare utredningsåtgärder för att försöka bringa klarhet i saken. Jag har, mot bakgrund av vad som anförts, inte underlag för att kritisera socialförvaltningen för att inte ha inhämtat erforderligt samtycke från J.M. inför samverkansmötet. Ett sådant samtycke borde emellertid självfallet ha dokumenterats på lämpligt sätt.

Jag vill även uppehålla mig vid den fullmakt som J.M. undertecknat och som redovisats under rubriken ”Utredning”. Det kan konstateras att det rör sig om en förtryckt fullmakt, utformad på ett sådant sätt att den i stor utsträckning överlämnade åt socialförvaltningen att själv avgöra vilka kontakter som skulle tas med ett stort antal myndigheter, bl.a. landstinget, Försäkringskassan och Arbetsförmedlingen. Det måste som regel antas vara svårt för den enskilde att vid undertecknandet av en sådan fullmakt överblicka vilka konsekvenser medgivandet kan få. Kontakter med andra myndigheter kan vara mycket känsliga för den enskilde, och jag ställer mig tveksam till om ett medgivande till en eventuell framtida kontakt med andra myndigheter bör finnas med i ett förtryckt formulär. Att låta den enskilde underteckna en handling som ger socialförvaltningen rätt att i ett ärende efter egen bedömning fritt ta ett antal kontakter med andra myndigheter framstår därför som olämpligt. Jag anser vidare att formuleringen att fullmakten ”gäller under tiden ärendet är aktuellt” inte är lämplig eftersom det inte framgår vilket ärende som avses. Det finns enligt min mening skäl för socialnämnden att se över blankettens/fullmaktens utformning och användning.

Landstingsstyrelsen har i remissvaret anfört att det, enligt rutinerna för samverkansmöten, åligger den myndighet som aktualiserar ett ärende att, inför ett sådant möte, inhämta den enskildes samtycke till att ärendet får diskuteras med andra verksamhetsföreträdare. Enligt remissvaret har socialtjänstens kontaktperson till landstinget uppgett att ”samtycke inhämtats från samtliga ärenden” som var aktuella vid samverkansmötet den 1 oktober 2009.

Samverkansmöten mellan myndigheter kan ha olika karaktär. I vissa fall torde den enskildes rehabilitering diskuteras på ett mer allmänt plan. Det ligger dock i sakens natur att uppgifter som omfattas av sekretess i många fall lämnas mellan myndigheterna vid denna typ av möten. Det finns naturligtvis praktiska fördelar med den ordning som berörda myndigheter tillämpar vad gäller inhämtande av samtycke från den enskilde inför samverkansmöten. Enligt min uppfattning kan det emellertid inte godtas att en myndighet lämnar ut sekretesskyddade uppgifter med hänvisning till att den enskilde vid kontakt med en annan myndighet lämnat någon form av generellt samtycke till att hans/hennes rehabilitering diskuteras vid ett samverkansmöte. Utgångspunkten måste i stället vara att varje berörd myndighet själv ska inhämta den enskildes inställning i saken. Som framgår ovan under rubriken ”Allmänna utgångspunkter” ska dessutom den enskildes inställning till ett samarbete mellan myndigheter och eftergift av sekretess dokumenteras och det bör ske på ett sådant sätt att risk för missförstånd och felbedömningar kan undvikas. Jag anser således att rutinerna rörande samverkansmöten bör ses över i berört avseende. Såvitt avser det aktuella fallet anser jag att företrädare för psykiatrin borde ha haft en direktkontakt med J.M. och inhämtat hans uppfattning i fråga om utlämnande av uppgifter från psykiatrin till övriga berörda myndigheter.

I sammanhanget vill jag tillägga följande. Landstingsstyrelsen har anfört att det vid samverkansmötet inte lämnades ut några sekretessbelagda uppgifter från psykiatriska öppenvårdsmottagningen. Denna uppgift motsägs dock av utredningen. Såvitt framgår av såväl Försäkringskassans som socialtjänstens journalanteckningar från mötet lämnade den närvarande läkaren ut vissa uppgifter som typiskt sett omfattas av hälso- och sjukvårdssekretess. Mot bakgrund av att läkaren haft uppfattningen att J.M. eftergett sekretessen finner jag emellertid inte anledning att vidta någon ytterligare åtgärd i saken.

Med den kritik som uttalats rörande såväl socialförvaltningens som öppenvårdsmottagningens agerande avslutas ärendet.