RA-FS 1997:6

Riksarkivets författningssamling

ISSN 0283-2941

Föreskrifter om ändring i Riksarkivets föreskrifter RA-FS 1997 :6

(RA-FS 1991:6) och allmänna råd om gallring av Utkomfråmrycket

handlingar av tillfällig eller ringa betydelse; den 29 januari 1998

beslutade den 12 november 1997.

Riksarkivet föreskriver med stöd av 12å arkivförordningen(19912446) samt

2 & förordningen (1994:1495) om överlämnande av allmänna handlingar till

andra organ än myndigheter, i fråga om Riksarkivets föreskrifter och all-

männa råd om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse, föl-

jande.

Inledning

Denna författning innehåller allmänna gallringsregler, dvs. reglerna kan till-

lämpas av samtliga myndigheter och rör handlingar som kan förekomma

inom olika verksamhetsområden. Författningen är tillämplig på sådana all-

männa handlingar som endast är av tillfällig eller ringa betydelse.

Riksarkivets övriga gallringsregler återfinns i myndighetsspecifika författ-

ningar riktade till en eller flera myndigheter, och i författningar som behandlar

gallring av vissa slag av handlingar såsom ansökningshandlingar, räkenskaps-

handlingar samt löne- och personaladministrativa handlingar. De myndighets-

och områdesspecifika författningarna tillämpas framför reglerna i denna för-

fattning.

Tillämpning

l & Följande föreskrifter och allmänna råd gäller för arkiv hos

statliga myndigheter med undantag för riksdagens myndigheter, rege-

ringen, myndigheter inom regeringens kansli och utrikesrepresentationen,

kyrkokommunala myndigheter,

sådana organ som avses i 1 kap. 8 & andra stycket första meningen sekre-

tesslagen (1980:100), till den del arkivet härrör från den verksamhet som

avses i bilagan till sekretesslagen ,

sådana enskilda organ som avses i förordningen (1994: 1495) om överläm—

nande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter, såvitt gäller

organens förvaring av statliga myndigheters allmänna handlingar, och

allmänna försäkringskassor.

* A.FS 1997;6 I dessa föreskrifter avses med begreppet myndighet, sådana myndigheter oc

organ som upptas i första stycket, om inte annat anges.

2 & Riksarkivet kan föreskriva eller besluta om undantag från eller utfyllnad

av reglerna i denna författning för en viss myndighet eller grupp av myndighe-

ter.

Allmänna råd. Myndighetsspecifika regler kan t.ex. utfärdas i de fall flera

myndigheter har ett gemensamt system eller om ett visst slag av handlingar

finns hos flera myndigheter.

35 Föreskrifterna i denna författning gäller om det inte finns avvikande reg-

ler om bevarande eller gallring i lag eller förordning, eller i föreskrifter eller

beslut som grundar sig på lag.

| 45 Myndigheten får endast efter arkivmyndighetens medgivande tillämpa

dessa föreskrifter på handlingar som tillkommit före 1980.

5 & Myndigheten skall besluta hur föreskrifterna i 7—8 åå skall tillämpas på

det egna arkivet.

Allmänna råd. Myndighetens tillämpningsbeslut bör dokumenteras i en plan

eller förteckning som upptar de handlingsslag som skall gallras, med angi-

vande av gallringstidpunktI-frist för respektive handlingsslag.

Definitioner

Endast sådana definitioner har medtagits som avviker från gällande standar-

der inom områdena arkivteknik (svensk standard SS 62 80 10 utg. 3) och in-

formationsteknik (svensk standard SS 01 16 01 utg. 4). Om en term förekom—

mer i båda standarderna tillämpas den som finns inom området arkivteknik.

6 5 I denna författning avses med

autenticitet äkthet, ursprunglighet; äkthetsprägel skapas t.ex.

genom namnteckningar, elektroniska signaturer,

stämplar och andra former av bestyrkanden,

databärare fysiskt underlag för handlingar/uppgifter,

gallra förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i all-

männa handlingar;

förstöring av sådana handlingar/uppgifter i sam—

band med överföring till annan databärare räknas

som gallring om överföringen medför

— inforrnationsförlust,

— förlust av möjliga informationssammanställ-

ningar,

— förlust av sökmöjligheter eller

— förlust av möjligheten att fastställa informatio-

nens autenticitet,

medel och metoder för överföring och lagring av

information.

Gallring

7 & Myndigheten skall gallra allmänna handlingar av tillfällig eller ringa be—

tydelse för myndighetens verksamhet. Gallring får dock endast ske under för-

utsättning att allmänhetens rätt till insyn inte åsidosätts och att handlingarna

bedöms sakna värde för rättskipning, förvaltning och forskning.

Handlingar som har tillfällig betydelse genom att innehållet har överförts

till nya databärare, eller genom att de har ersatts av nya handlingar, får gallras

under förutsättning att gallring kan ske utan eller med endast ringa förlust

avseende betydelsebärande uppgifter/data, sammanställnings— och sökmöjlig-

heter, samt möjligheter att fastställa autenticiteten. Ytterligare en förutsätt-

ning är att de ursprungliga handlingarna inte längre har någon funktion.

Allmänna råd. Vid tillämpning av dessa föreskrifter har myndigheten själv att

ta ställning till vilka handlingar som är av tillfällig eller ringa betydelse med

hänsyn till de bevarandemål som anges. Som stöd för övervägandena finns

en bilaga som upptar sådana handlingar som kan komma ifråga för gallring.

Vid tillämpning av föreskrifterna i andra stycket, bör särskilt uppmärksam-

mas att förstöring av de ursprungliga handlingarna efter överföring till annan

databärare normalt kräver särskilda myndighetsspecifrka gallringsföreskrifter

från Riksarkivet. Det gäller t.ex. vid mikrofilmning, bildfångst eller utskrift

av ADB-register på papper eller COM-film.

8 & Gallring skall ske vid tidpunkt eller efter frist som fastställs av myndighe-

ten. Vid fastställande av tidpunkt/frist skall uppmärksammas att handlingarna

inte gallras innan

— föreskriven bearbetning, redovisning eller kontroll har slutförts,

—- tidsfrist för revision och preskription har gått ut och

— betydelsen för styrkande av rättigheter och skyldigheter samt i övrigt från

rättslig synpunkt har upphört.

Övergångsbestämmelser m.m.

1. Denna författningl träder i kraft den 1 juli 1991.

2. I Riksarkivets föreskrifter om gallring (gallringsbeslut) förekommer hän-

visningar till förordningen (1953:716) om utgallring av handlingar hos vissa

statsmyndigheter och till förordningen (1974:648) om utgallring ur upptag-

ningar för automatisk databehandling. Sådana hänvisningar skall fr.o.m. den

RA-FS 1997:6

RA-FS 1997:6 1 juli 1991 avse Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:6

om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse.

1. Denna författning2 träder i kraft den 1 juli 1998.

2. Tillämpningsbeslut som en myndighet har fastställt med hänvisning till

2—3 %% i RA-FS 1991:6, skall gälla som om de hänvisat till 7 & första stycke

och 8 & i denna författning.

ERIK NORBERG

Britt-Marie Östholm

2 RA-FS 1997'.

A. Exempel på handlingar som genom sitt informationsinnehåll eller

sin funktion är av tillfällig eller ringa betydelse

I . Kopior och dubbletter som inte har någon funktion då det finns arkivexem-

plar hos myndigheten med samma innehåll.

2. Inkomna eller expedierade framställningar, förfrågningar och meddelanden

av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär.

3. Handlingar som har inkommit för kännedom och som inte har föranlett

någon åtgärd, om de även i övrigt är av ringa betydelse.

4. Inkomna handlingar som inte berör myndighetens verksamhetsområde, el-

ler som är meningslösa eller obegripliga, om handlingarna inte kräver vidare-

befordran till annan myndighet eller enskild för åtgärd.

5. Register, liggare, listor och andra tillfälliga hjälpmedel som har tillkommit

för att underlätta myndighetens arbete, och som saknar betydelse när det gäl-

ler att dokumentera myndighetens verksamhet, att återsöka handlingar eller

att upprättahålla samband inom arkivet.

6. Mottagnings- och delgivningsbevis under förutsättning att de inte har på-

förts anteckning som tillfört mål eller ärende sakuppgift.

7. Handlingar som endast tillkommit för kontroll av postbefordran, under för-

utsättning att de inte längre behövs som bevis för att en försändelse har in-

kommit till eller utgått från myndigheten. Här avses t.ex. inlämningskvitton

och kvittensböcker för avgående post.

8. Loggar för e-post och fax under förutsättning att de inte längre behövs för

kontroll av överföringen, och att de inte heller behövs för återsökning av de

handlingar som inkommit till eller utgått från myndigheten och som skall be-

varas.

9. Handlingar som utgjort underlag för myndighetens interna planering och

verksamhetsredovisning, när sammanställning eller annan bearbetning har

gjorts, under förutsättning att handlingarna inte heller i övrigt har någon funk-

tion.

B. Exempel på handlingar som är av tillfällig betydelse genom att

innehållet har överförts till nya databärare, eller genom att handlingarna

på annat sätt har ersatts av nya handlingar

l . Handlingar som har inkommit till myndigheten eller expedierats från myn—

digheten i elektronisk form, t.ex. e-post, om handlingarna har överförts till

RA-FS 1997 :6

' A-FS 1997:6

annat format eller annan databärare, t.ex. genom utskrift på papper. En förut-

sättning är att överföringen endast har medfört ringa förlust.

För att förlusten skall anses ringa, krävs att handlingarna inte är autentice-

rade genom elektroniska signaturer eller motsvarande. De får inte heller vara

strukturerade på ett sådant sätt att betydande bearbetningsmöjligheter går för-

lorade.

2. Handlingar som upprättas och sprids elektroniskt i inforrnationssyfte, t.ex.

webbsidor, under förutsättning att handlingarna har överförts till annat lag—

ringsformat eller annan databärare för bevarande. Om överföringen innebär

förlust av samband med andra handlingar inom eller utom myndigheten, t.ex.

genom elektroniska länkar, får en bedömning göras i varje enskilt fall av län-

kamas värde.

Sådana handlingar som avses i första stycket och som är felaktiga eller in-

aktuella, under förutsättning att de ersätts av rättade/uppdaterade handlingar.

En förutsättning är att de uppgifter som rättats/uppdaterats endast är av tillfäl-

ligt intresse (t.ex. adress, telefonnummer, öppettider).

3. Handling som inkommit till myndigheten i icke autenticerad form, t.ex. fax

eller e-post, om en autenticerad handling med samma innehåll har inkommit

i ett senare skede. En förutsättning är att handlingen inte har påförts några

anteckningar av betydelse för myndighetens beslut eller för handläggningens

gång.

Om den först inkomna handlingen påförts ankomststämpel bör den bevaras

till dess att ärendet har avslutats, om inte ankomsttiden dokumenterats på an-

nat sätt, t.ex. i diarium eller lätt tillgänglig logglista. I de fall ärendet rör myn-

di ghetsutövning mot enskild bör handlingen bevaras till dess att överklagan-

detiden har löpt ut.

4. Handling som inkommit till myndigheten i form av meddelande i röstbrev-

låda, telefonsvarare och motsvarande, och som tillfört ett ärende sakuppgift,

under förutsättning att innehållet dokumenterats i en tjänsteanteckning som

tillförts övriga handlingar i ärendet.

5. Felaktiga uppgifter i ADB-upptagningar av registerkaraktär, vilka tillkom—

mit genom skrivfel, räknefel eller motsvarande förbiseendefel, under förut—

sättning att rättning har skett.

6. Handlingar som har överförts till annan databärare inom samma medium,

under förutsättning att de inte längre behövs för sitt ändamål, t.ex. arkivexem-

plar av ADB-upptagningar och mikrofilm (säkerhets—, mellan- och bruksex-

emplar) som har ersatts av nya exemplar, samt ADB-upptagningar som endast

framställts för överföring, utlämnande, utlån eller spridning av handlingar.