RA-FS 2006:2

1

Riksarkivets författningssamling

ISSN 0283-2941

Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd

om handlingar på mikrofilm;

beslutade den 19 april 2006.

Riksarkivet beslutar med stöd av 2 och 11 §§arkivförordningen (1991:446),

följande föreskrifter och allmänna råd om framställning, hantering, för-

varing, vård och överlämnande av handlingar på mikrofilm.

1 kap. Omfattning och tillämpning

Omfattning

1 §

Denna författning gäller vid överföring av handlingar till mikrofilm

för långtidslagring

– om förlagorna gallras (ersättningsfilmning), eller

– om förlagorna är i sådant skick att de riskerar att förstöras (skyddsfilm-

ning).

Vid överföring av upptagningar för automatiserad behandling till mik-

rofilm för bevarande gäller författningen i tillämpliga delar.

Allmänna råd. När mikrofilmning övervägs bör myndigheten i ett tidigt skede

kontakta Riksarkivet om tillämpning av författningen och om förutsättningarna för

gallring av förlagorna.

2 §

I författningen finns bestämmelser om omfattning och tillämpning

(1 kap.), definitioner (2 kap.), säkerhet, autenticitet, åtkomst och gallring

(3 kap.), dokumentation (4 kap.), provfilm (5 kap.), förberedande mo-

ment (6 kap.), framställning av säkerhetsexemplar (7 kap.), hantering,

förvaring och vård av säkerhetsexemplar (8 kap.), framställning, hante-

ring, förvaring och vård av mellanexemplar och bruksexemplar (9 kap.)

och överlämnande (10 kap.).

3 §

Riksarkivets föreskriver i varje enskilt fall vad som skall gälla

– vid användning av mikrofilm i hybridsystem, med avseende på antalet

exemplar av mikrofilmen, och

– vid användning av färgfilm.

4 §

Författningen specificerar bestämmelser i Riksarkivets föreskrifter

och allmänna råd (RA-FS 1991:1¹) om arkiv hos statliga myndigheter,

med avseende på mikrofilmning.

RA-FS 2006:2

Utkom från trycket

den 1 juni 2006

1. Ändrad RA-FS 1997:4.

RA-FS 2006:2

2

5 §

Vilka tekniska krav som gäller för handlingar på mikrofilm framgår

av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2006:4) om teknis-

ka krav och certifiering.

Tillämpningsområde

6 §

Författningen gäller för statliga myndigheter med undantag för riks-

dagens myndigheter, regeringen, Regeringskansliet och utrikesrepresen-

tationen.

Med statliga myndigheter jämställs i denna författning sådana organ

som avses i 1 kap. 8 § andra stycket, första meningen sekretesslagen

(1980:100) när det gäller allmänna handlingar i den verksamhet som av-

ses i bilagan i sekretesslagen.

7 §

Författningen skall även tillämpas av

– sådana enskilda organ hos vilka allmänna handlingar förvaras med stöd

av lagen (1994:1383) om överlämnande av allmänna handlingar till

andra organ än myndigheter för förvaring, och

– Svenska kyrkan och dess organisatoriska delar vid förvaring av all-

männa handlingar med stöd av lagen (1999:288) om överlämnande av

allmänna handlingar till Svenska kyrkan eller någon av dess organisa-

toriska delar för förvaring m.m.

2 kap. Definitioner

1 §

I denna författning avses med

bakgrundssvärtning

svärtningen på den del av bilden som återger

förlagans bakgrund,

bruksexemplar

mikrofilm avsedd för läsning,

COM-film

Computer Output Microfilm; mikrofilm som

framställs från dator,

databärare

fysiskt underlag för handlingar,

förlaga

handling som mikrofilmas,

förvaringsmedel

hjälpmedel avsett att ge skydd åt handlingar

vid hantering och förvaring, t.ex. burkar och

lådor,

gallra

förstöra allmänna handlingar eller uppgifter

i allmänna handlingar, eller vidta andra åt-

gärder med handlingarna som medför

– förlust av betydelsebärende data,

– förlust av möjliga sammanställningar,

– förlust av sökmöjligheter, eller

– förlust av möjligheter att bedöma hand-

lingarnas autenticitet,

RA-FS 2006:2

3

hybridsystem

system där bevarande och presentation sker

genom en kombination av mikrografisk och

digital teknik,

mellanexemplar

mikrofilm avsedd för framställning av bruks-

exemplar,

mikrofiche

bladfilm, vanligen i format 105 × 148 mm,

där bilderna har placerats i rader och kolum-

ner,

myndighet

sådana myndigheter och organ som avses i

1 kap. 6 –7 §§,

svärtning

mått på ljusabsorptionen hos en bild,

säkerhetsexemplar

mikrofilm avsedd för framställning av mel-

lanexemplar och nytt säkerhetsexemplar,

upplösning

mått på förmågan hos ett fotografiskt system

att återge fina detaljer, ofta uttryckt i linjer

per millimeter enligt använd testbild.

3 kap. Säkerhet, autenticitet, åtkomst och gallring

Tre exemplar

1 §

För att säkerställa ett långsiktigt bevarande av handlingar på mikro-

film skall myndigheten framställa tre exemplar av mikrofilmen, med skil-

da funktioner: ett säkerhetsexemplar, ett mellanexemplar och ett bruks-

exemplar.

2 §

Säkerhetsexemplaret får endast användas för framställning av mel-

lanexemplar och nytt säkerhetsexemplar.

Mellanexemplaret får endast användas för framställning av bruksex-

emplar.

Bruksexemplaret är avsett för användning i myndighetens verksamhet

och för utlämnande i enlighet med 2 kap.tryckfrihetsförordningen.

Ytterligare exemplar skall framställas i vissa fall. Se 6 – 8 §§.

Allmänna råd. Med utlämnande i tredje stycket avses dels utlämnande av det be-

fintliga bruksexemplaret, dels utlämnande av kopior som framställs från bruksex-

emplaret, t.ex. i form av mikrofilm, pappersutskrifter eller skannade bilder.

Säkerhetsexemplar

3 §

Vid framställning av säkerhetsexemplar skall myndigheten kontrol-

lera att samtliga förlagor har filmats.

Framställningen skall dokumenteras. Dokumentationen skall omfatta

ett intygande av att samtliga förlagor har filmats, namn eller signatur på

den som har utfört filmningen, tidpunkt för filmningen, antalet expone-

RA-FS 2006:2

4

ringar, dubbla exponeringar, saknade förlagor och andra uppgifter av be-

tydelse för autenticiteten.

Vid framställning av nytt säkerhetsexemplar skall 4 § tillämpas.

Mellanexemplar och bruksexemplar

4 §

Vid framställning av mellanexemplar och bruksexemplar skall över-

ensstämmelsen med det nya och det föregående exemplaret verifieras och

dokumenteras.

Dokumentation, i enlighet med första stycket, skall omfatta ett inty-

gande om överensstämmelse mellan föregående och efterföljande exem-

plar, namn eller signatur på den som gjort kontrollen och tidpunkt för

framställningen av det nya exemplaret.

Ursprungligt skick

5 §

Säkerhetsexemplaret, mellanexemplaret och bruksexemplaret skall

bevaras i ursprungligt skick, med det innehåll och den informationsstruk-

tur som de fått vid framställningen.

Allmänna råd. Kravet på överensstämmelse mellan exemplaren utgör inget hinder

för växling mellan positivt och negativt utseende på filmen.

Extra exemplar

6 §

Om det kan förutses att bruksexemplaret kommer att utsättas för

återkommande användning skall myndigheten redan från början fram-

ställa flera bruksexemplar.

7 §

Om myndigheten avser att återkommande framställa kopior av mik-

rofilmen för publicering eller annan spridning skall myndigheten redan

från början framställa ett extra mellanexemplar som kan användas vid

kopieringen.

8 §

Om myndigheten avser att redigera eller omstrukturera mikrofil-

men, t.ex. genom uppklippning och montering i jackets (kanalkort), skall

ett särskilt exemplar framställas för detta ändamål.

Åtkomst

9 §

Vid mikrofilmningen skall handlingarna vara arkivlagda i en slutlig

ordning, så att handlingar som hör till samma ärende eller motsvarande

filmas i en följd.

Om vissa handlingar filmas separat eller undantas från mikrofilmning

skall det genom registrering eller hänvisningar framgå hur handlingarna

kan återsökas och tas fram.

RA-FS 2006:2

5

10 § Mikrofilmning och söksystem skall anordnas så att de mikrofilma-

de handlingarna kan återsökas och presenteras utan svårighet. Det skall

således inte erfordras specifik utrustning eller programvara.

Gallring

11 § Att statliga myndigheter endast får gallra allmänna handlingar i en-

lighet med föreskrifter eller beslut av Riksarkivet, om inte särskilda gall-

ringsföreskrifter finns i lag eller förordning, framgår av 14 § arkivförord-

ningen (1991:446).

12 § En myndighet som önskar gallra handlingar (förlagor) som har

mikrofilmats skall göra en framställan om gallring till Riksarkivet. Av

framställan skall framgå vilka konsekvenser mikrofilmningen får när det

gäller

– förlust av betydelsebärande färg, skalenlighet eller annan informations-

förlust,

– åtkomstmöjlighet, och

– möjlighet att bedöma handlingarnas autenticitet.

Även kostnadsmässiga konsekvenser skall beskrivas.

13 § Till gallringsframställan skall fogas den dokumentation som har

upprättats över mikrofilmningssystemet, i enlighet med 4 kap. 1 § samt

den utvärdering som har gjorts av provfilmningen, i enlighet med 5 kap.

3 §.

14 § Gallring av förlagorna efter mikrofilmning, får tidigast verkställas

efter det att kontroll i enlighet med 3 kap. 3 § första stycket och 7 kap. 4 §

har genomförts.

4 kap. Dokumentation

Dokumentation över mikrofilmningssystemet

1 §

Innan mikrofilmning påbörjas skall myndigheten upprätta doku-

mentation över mikrofilmningssystemet. Dokumentationen skall inne-

hålla uppgifter om

– förlagornas format (t.ex. A4, lösblad eller inbundna handlingar),

– förlagornas utformning (t.ex. maskinskrift, handskrift eller ritning),

– återsökning och åtkomst till förlagor,

– återsökning och åtkomst till handlingarna på mikrofilmen,

– prepareringsrutiner (t.ex. separat filmning av vissa handlingar),

– rutiner för kontroll av läslighet, bakgrundssvärtning m.m.,

– rutiner för kontroll av innehållslig överensstämmelse,

– rutiner för dokumentation,

– rutiner för gallring av förlagor,

– val av förvaringsmedel,

RA-FS 2006:2

6

– förvaringsmiljö, och

– rutiner för återkommande kontroll.

Övrig dokumentation

2 §

Utöver den dokumentation som upprättas i enlighet med 1 §, 3 kap.

3– 4 §§, 7 kap. 1 §, 7 kap. 4 § och 8 kap. 11 §, skall myndigheten doku-

mentera övriga uppgifter som behövs för mikrofilmens hantering, förva-

ring och vård.

Allmänna råd. Uppgifterna bör ingå i arkivredovisningen eller i instrument som

knyts till denna.

5 kap. Provfilm

1 §

För kontroll av att förlagorna kan mikrofilmas med bibehållen läs-

lighet skall en provfilm framställas med det material och den utrustning

som skall användas vid filmningen.

Vid provfilmningen skall ett representativt urval av förlagor användas.

Med utgångspunkt från provfilmen och en efterföljande generations-

kopiering skall kravet på upplösning och bakgrundssvärtning för den

kommande mikrofilmningen fastställas.

2 §

Den första generationen av mikrofilmen skall vara läslig, dvs varje

enskilt tecken skall kunna identifieras utan hjälp av omgivande tecken.

3 §

Den fjärde generationen av mikrofilmen skall kunna tydas även om

inte varje enskilt tecken kan identifieras. Om de mikrofilmade handling-

arna omfattar siffror, symboler eller andra tecken som inte kan tydas med

stöd av omgivande tecken, ställs högre krav på identifierbarhet.

4 §

Framställning och utvärdering av provfilmen, samt fastställande av

krav för den kommande mikrofilmningen, skall ske i enlighet med 5 kap.

Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2006:4) om tekniska

krav och certifiering.

6 kap. Förberedande moment

Separat filmning

1 §

Myndigheten skall fastställa hur förlagor med avvikande utform-

ning, format eller skick skall hanteras vid mikrofilmningen. Vid behov

får sådana förlagor filmas separat eller undantas från filmning.

Allmänna råd. Ett skäl för separat filmning kan vara att vissa förlagor kräver an-

nan kamerainställning eller annan filmningsutrustning.

2 §

Förlagor som omfattar sekretessbelagda uppgifter får filmas sepa-

rat, om det väsentligt underlättar förvaring och utlämnande.

RA-FS 2006:2

7

Allmänna råd. Om myndigheten önskar gallra vissa uppgifter i förlagorna genom

överstrykning eller motsvarande, skall detta framgå av gallringsframställan, i en-

lighet med 3 kap. 14 §.

Preparering av förlagor

3 §

Innan mikrofilmning påbörjas skall förlagorna prepareras. Prepare-

ringen skall utföras så att information inte förvanskas eller går förlorad.

Vid prepareringen skall häftklamrar, gem, plastfickor och andra före-

mål som försvårar mikrofilmningen avlägsnas.

Allmänna råd. Handlingar som är mindre till formatet än övriga handlingar bör

kopieras, varefter kopian filmas i anslutning till förlagan.

Om det kan antas att en enskild förlaga inte kan filmas utan viss informations-

förlust bör handlingens innehåll förtydligas eller förklaras på ett särskilt blad som

filmas i anslutning till förlagan. Det kan t.ex. gälla en betydelsebärande färg som

inte kan återges på svartvit film, eller en svårläst anteckning som gjorts direkt på

förlagan.

7 kap. Framställning av säkerhetsexemplar

Material

1 §

Den mikrofilm som skall användas som säkerhetsexemplar skall

uppfylla de tekniska krav som anges i 5 kap. Riksarkivets föreskrifter och

allmänna råd (RA-FS 2006:4) om tekniska krav och certifiering. Fram-

kallning skall utföras med de kemikalier och enligt det förfarande som

användes vid utvärderingen av mikrofilmen.

Myndigheten skall dokumentera vilket material som används vid fram-

ställning av säkerhetsexemplaret.

Disposition, märkskyltar m.m.

2 §

Filmens unika identitet skall anges i filmens början och slut. Om

filmen utgörs av mikroficher skall den unika identiteten anges på varje

fiche.

Disposition och märkskyltar skall uppfylla de tekniska krav som anges

i 5 kap. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2006:4) om

tekniska krav och certifiering.

Allmänna råd. Förlagor som är defekta eller på annat sätt avvikande bör markeras

med grafiska symboler som uppfyller de tekniska krav som anges i 5 kap. Riksar-

kivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2006:4) om tekniska krav och certifie-

ring. Markering kan ske genom stämpling på förlagorna eller genom att lösa lappar

placeras på förlagorna.

3 §

Rullfilm får innehålla maximalt en skarv. Skarvning skall utföras

genom svetsning.

RA-FS 2006:2

8

Kontroll av läslighet m.m.

4 §

Säkerhetsexemplaret skall kontrolleras med avseende på

– att upplösning och bakgrundssvärtning uppfyller de krav som har fast-

ställts i samband med provfilmningen,

– att filmen är läslig till alla sina delar och fri från defekter som kan på-

verka läsligheten på lång sikt, och

– att filmen är fri från fixersaltrester.

Kontroll skall ske i enlighet med de tekniska krav som anges i 5 kap.

Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2006:4) om tekniska

krav och certifiering, och eventuella felaktigheter skall åtgärdas. Kon-

trollen skall dokumenteras.

8 kap. Hantering, förvaring och vård av säkerhetsexemplaret

Varsam hantering

1 §

Säkerhetsexemplaret skall hanteras så att skador inte uppstår på fil-

men.

Vid hanteringen skall luddfria bomullsvantar, nylonvantar eller talkfria

plasthandskar användas.

2 §

Myndigheten skall upprätta en skriftlig instruktion för hantering,

förvaring, konditionering, transporter m.m. för hantering av säkerhetsex-

emplaret.

Endast personal som har erhållit särskilda instruktioner, får hantera sä-

kerhetsexemplaret.

Förvaringsmiljö, allmänt

3 §

Säkerhetsexemplaret skall skyddas från kontakt med skadliga äm-

nen och material. Filmen skall avlägsnas från laboratoriemiljön direkt ef-

ter framkallningsprocessen.

Allmänna råd. Mikrofilmen är känslig och kan skadas av många ämnen i den om-

givande miljön, t.ex. svaveldioxid, kväveoxid, formaldehyd, ammoniak och oxide-

rade kolväten från ofullständig förbränning. Mikrofilmen kan även skadas av luft-

burna partiklar som sot och damm.

Vissa material avger skadliga ämnen, och får inte finnas i mikrofilmens förva-

ringsmiljö, t.ex. träfiberskivor och vissa lacker. Mikrofilmen får inte heller ha di-

rekt kontakt med sådana pappersmaterial, lim eller klister som kan avge skadliga

ämnen.

Förvaringsmedel

4 §

Säkerhetsexemplaret skall förvaras i burk eller låda av aluminium

eller rostfritt stål. Förvaringsmedlet skall vara slutet. Om spole eller kär-

na används för montering av mikrofilmen skall de vara av samma mate-

rial som förvaringsmedlet.

RA-FS 2006:2

9

Papper, plastpåsar, gummiband eller andra föremål får inte finnas inuti

förvaringsmedlet.

Allmänna råd. Att förvaringsmedel skall vara slutet innebär att det skall vara för-

sett med lock.

5 §

I de fall myndigheten förvarar säkerhetsfilm på acetatbas får slutet

förvaringsmedel inte användas.

Allmänna råd. Arkivmyndigheten bör kontaktas angående hantering och förvaring

av säkerhetsfilm på acetatbas.

Märkning av förvaringsmedel

6 §

Märkning av förvaringsmedel skall ske med en unik identitet som

kan knytas till myndighetens arkivredovisning.

Märkning skall utföras genom prägling eller gravering. Kompletteran-

de märkning får göras med hjälp av självhäftande etiketter eller direkt på-

skrift.

Klimatreglerad arkivlokal

7 §

Säkerhetsexemplaret skall förvaras i en klimatreglerad arkivlokal

som uppfyller kraven i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-

FS 1994:6²) om planering, utförande och drift av arkivlokaler.

Den arkivlokal där säkerhetsexemplaret förvaras får endast användas

för förvaring av säkerhetsexemplar.

Konditionering

8 §

När säkerhetsexemplaret flyttas till en lokal med annan temperatur

och luftfuktighet än arkivlokalen skall filmen anpassas till de nya förhål-

landena (konditioneras) så att risken för skador elimineras.

9 §

Vid överflyttning till arkivlokalen från vanligt inomhusklimat skall

säkerhetsexemplaret förvaras öppet i arkivlokalen under minst tre veckor,

innan det placeras i förvaringsmedel.

Vid överflyttning från arkivlokalen till vanligt inomhusklimat skall sä-

kerhetsexemplaret under några timmar förvaras i förvaringsmedlet, som i

sin tur har placerats i en tät förpackning, t.ex. en väl försluten plastpåse.

Säkerhetsexemplaret skall därefter förvaras öppet under minst två dygn

innan det hanteras.

Förvaring vid kopiering och kontroll

10 § Den lokal där säkerhetsexemplaret av mikrofilmen förvaras för ko-

piering och kontroll skall hålla en temperatur på högst 25°C och en luft-

2. Ändrad RA-FS 1997:3.

RA-FS 2006:2

10

fuktighet på 35– 60 % RF. Kontakt med skadliga ämnen skall undvikas.

Vid kopiering skall särskilt beaktas att mikrofilmen inte får komma i

kontakt med kemikalier.

Återkommande kontroll

11 § Säkerhetsexemplaret skall kontrolleras stickprovsvis, enligt en på

förhand uppgjord plan. Om ett säkerhetsexemplar visar tecken på föränd-

ring skall arkivmyndigheten kontaktas om vilka åtgärder som skall vid-

tas.

Kontroll och eventuell åtgärd skall dokumenteras.

Allmänna råd. Ett säkerhetsexemplar som framställs, hanteras och förvaras på

bästa sätt, beräknas ha en livslängd på ett par hundra år. Några garantier för bestän-

digheten finns emellertid inte. För att ett bevarande skall kunna säkerställas krävs

återkommande kontroller och vid behov framställning av nya säkerhetsexemplar.

Kontrollen bör ske i enlighet med de tekniska krav som anges i 5 kap. Riksarki-

vets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2006:4) om tekniska krav och certifie-

ring.

Transporter

12 § Säkerhetsnivån vid transport skall vara sådan att mikrofilmen skyd-

das mot skingring, tillgrepp och obehörig åtkomst.

Under transport skall säkerhetsexemplaret förvaras i ordinarie förva-

ringsmedel, som i sin tur har placerats i en tät förpackning, t.ex. en väl

försluten plastpåse. Därutöver skall en yttre förpackning skydda säker-

hetsexemplaret mot stötar, kraftiga temperaturväxlingar och annan skad-

lig påverkan.

Åtgärder vid särskilda händelser

13 § Om arkivlokalen eller intilliggande utrymmen utsätts för vatten-

läckage, brand, kemikalier, angrepp av skadedjur, sabotage eller annan

händelse som medför att mikrofilmen skadas eller riskerar att skadas,

skall myndigheten snarast anmäla händelsen till arkivmyndigheten för

beslut om vilka åtgärder som skall vidtas.

Allmänna råd. Åtgärder som behandling med saneringsvätskor, upptorkning m.m.

kan förvärra eventuella skador på mikrofilmen.

9 kap. Framställning, hantering, förvaring och vård

av mellanexemplar och bruksexemplar

Framställning

1 §

Mikrofilm som används för framställning av mellanexemplar skall

uppfylla de tekniska krav som anges i 5 kap. Riksarkivets föreskrifter och

allmänna råd (RA-FS 2006:4) om tekniska krav och certifiering. Fram-

RA-FS 2006:2

11

kallning skall utföras med de kemikalier och i enlighet med det förfaran-

de som användes vid utvärdering av mikrofilmen.

Allmänna råd. Bruksexemplaret bör framställas med mikrofilm som uppfyller de

tekniska krav som anges i 5 kap. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-

FS 2006:4) om tekniska krav och certifiering, eller med diazofilm. Vesikulärfilm

bör undvikas.

Hantering

2 §

Mellanexemplaret skall hanteras varsamt och skyddas från kontakt

med skadliga ämnen och material.

Förvaringsmedel

3 §

Märkning av förvaringsmedel för mellanexemplar och bruksexem-

plar skall ske med en unik identitet som kan knytas till myndighetens ar-

kivredovisning.

Märkning får ske med självhäftande etiketter eller direkt påskrift.

Förvaring

4 §

Mellanexemplar och bruksexemplar skall förvaras i arkivlokal som

uppfyller kraven i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkiv-

lokaler, med undantag för de krav som som ställs på lokalens klimat.

Allmänna råd. För mellanexemplaret bör likartade klimatförhållanden som för sä-

kerhetsexemplaret eftersträvas.

Transporter

5 §

Säkerhetsnivån vid transport skall vara sådan att mikrofilmen skyd-

das mot skingring, tillgrepp och obehörig åtkomst.

Under transport skall mellanexemplaret förvaras i ordinarie förvarings-

medel. Därutöver skall en yttre förpackning skydda mellanexemplaret

mot stötar, kraftiga temperaturväxlingar och annan skadlig påverkan.

Bruksexemplaret skall ges samma skydd med undantag för skyddet

mot temperaturväxlingar.

10 kap. Överlämnande

Överenskommelse om överlämnande

1 §

En myndighet kan enligt 9 § arkivlagen (1990:782) efter överens-

kommelse överlämna arkivmaterial till arkivmyndigheten.

2 §

Myndigheten skall kontakta arkivmyndigheten i så god tid före

överlämnandet att arkivmyndigheten ges tillfälle att inspektera de mikro-

filmer som skall överlämnas.

RA-FS 2006:2

12

Krav i samband med överlämnande

3 §

Arkiv som överlämnas till arkivmyndigheten skall, i enlighet med

17 § första stycket arkivförordningen (1991:446), vara förtecknade och

handlingar för vilka gallringsfristen har löpt ut skall vara gallrade.

4 §

Vid överlämnandet skall dokumentation som har upprättats i enlig-

het med denna författning, och som behövs för arkivmyndighetens fort-

satta förvaring och vård, medfölja leveransen.

5 §

Vid överlämnandet skall samtliga tre exemplar av mikrofilmen, i en-

lighet med 3 kap 1 §, överlämnas.

6 §

Vid leverans till arkivmyndighet gäller bestämmelserna om trans-

port i 8 kap. 12 § och 9 kap. 5 §.

Kostnader

7 §

Vid övertagande av arkivmaterial skall arkivmyndigheten, i enlig-

het med 17 § andra stycket arkivförordningen (1991:446), träffa överens-

kommelse med myndigheten om ersättning för kostnader hos arkivmyn-

digheten för att bevara, vårda och tillhandahålla handlingarna. Myndig-

heten skall även betala engångskostnader i samband med leverans.

Allmänna råd. Om myndigheten inte har efterlevt kraven i Riksarkivets före-

skrifter kan detta leda till särskilda kostnader.

1. Denna författning träder i kraft den 1 juli 2006. Föreskrifterna gäller

för mikrofilmning som påbörjas från och med detta datum. Mikrofilm

och förvaringsmedel som har upphandlats innan denna författning träder

ikraft får dock tas i bruk till och med den 31 juli 2007.

2. Genom föreskrifterna upphävs Riksarkivets föreskrifter (RA-FS

1991:4) och allmänna råd om framställning och hantering av mikrofilm

och Riksarkivets cirkulär (KRFS 1982:1) angående framställning och

handhavande av mikrofilm för arkivändamål.

TOMAS LIDMAN

Britt-Marie Östholm

08-tryck, Bromma 2006