RA-FS 2009:1

1

Riksarkivets författningssamling

ISSN 0283-2941

Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om

elektroniska handlingar (upptagningar för

automatiserad behandling);

beslutade den 30 april 2009.

Riksarkivet föreskriver med stöd av 2, 3, 4, 11 och 12 §§arkivförordningen

(1991:446) följande föreskrifter och allmänna råd om elektroniska hand-

lingar.

1 kap. Omfattning och tillämpning

Omfattning

1 §

Denna författning ska tillämpas för elektroniska handlingar.

2 §

I författningen finns bestämmelser om omfattning och tillämpning

(1 kap.), definitioner (2 kap.), strategi och planering för bevarande (3 kap.),

åtgärder för bevarande hos myndigheten (4 kap.), dokumentation (5 kap.),

informationssäkerhet (6 kap.) och överlämnande till arkivmyndighet eller

annan myndighet (7 kap.).

3 §

Riksarkivet beslutar om tillämpningen av denna författning i de fall

elektroniska handlingar inkommer till eller upprättas hos flera myndigheter

i en gemensam verksamhet.

4 §

Bestämmelser om när elektroniska handlingar

blir allmänna finns i

2 kap.tryckfrihetsförordningen (1949:105) och bestämmelser om när hand-

lingarna ska anses arkiverade finns i 3 § arkivförordningen (1991:446).

Allmänna råd

. Riksarkivet får i enlighet med 3 § fjärde stycket arkivför-

ordningen meddela ytterligare föreskrifter om när en handling ska anses

vara arkiverad.

5 §

Bestämmelser om god offentlighetsstruktur finns i offentlighets- och

sekretesslag (2009:400).

6 §

Bestämmelser om att statliga myndigheter endast får gallra allmänna

handlingar i enlighet med föreskrifter eller beslut av Riksarkivet om inte

särskilda gallringsföreskrifter finns i lag eller förordning, finns i 14 § arkiv-

förordningen (1991:446).

7 §

Vilka tekniska krav som gäller för elektroniska handlingar framgår av

Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2009:2) om tekniska

RA-FS 2009:1

Utkom från trycket

den 1 juli 2009

2

RA-FS 2009:1

krav för elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behand-

ling).

8 §

Riksarkivet kan, om särskilda skäl föreligger, föreskriva om undantag

från bestämmelser i denna författning. Sådant undantag kan vara förenat

med krav på kompenserande åtgärder. I vissa fall kan undantag ges för en

bestämd tid.

Upphandling och uppdrag

9 §

En myndighet som upphandlar program eller tjänster för utveckling

eller drift av ett system, ska överenskomma med leverantören om tillgång

till program och dokumentation i den utsträckning som krävs för tillämp-

ningen av denna författning.

10 §

Om myndigheten genom uppdrag överlåter teknisk framställning, be-

arbetning eller bevarande av elektroniska handlingar till en annan myndig-

het eller enskild ska dessa genom skriftlig överenskommelse åläggas skyl-

dighet att följa de bestämmelser som är tillämpliga.

Av överenskommelsen ska framgå att såväl myndigheten som arkivmyn-

digheten har rätt att vid behov kontrollera efterlevnaden av bestämmelserna.

Allmänna råd

. Det bör särskilt uppmärksammas att myndigheten inte

kan överlåta ansvaret för de elektroniska handlingarnas informations-

innehåll åt någon annan. Inte heller prövningen av utlämnandet av de all-

männa handlingarna kan överlåtas åt annan.

Tillämpningsområde

11 §

Författningen gäller för statliga myndigheter med undantag för riks-

dagens myndigheter, regeringen, Regeringskansliet och utrikesrepresenta-

tionen.

Med statliga myndigheter jämställs i denna författning sådana organ som

avses i 2 kap. 4 § offentlighets- och sekretesslag (2009:400) när det gäller

allmänna handlingar i den verksamhet som avses i bilagan i offentlighets-

och sekretesslagen.

12 §

Författningen ska även tillämpas av

– sådana enskilda organ hos vilka allmänna handlingar förvaras med stöd

av lagen (1994:1383) om överlämnande av allmänna handlingar till andra

organ än myndigheter för förvaring och

– Svenska kyrkan och dess organisatoriska delar vid förvaring av allmänna

handlingar med stöd av lagen (1999:288) om överlämnande av allmänna

handlingar till Svenska kyrkan eller någon av dess organisatoriska delar

för förvaring m.m.

3

RA-FS 2009:1

2 kap. Definitioner

1 §

I denna författning avses med

bevarandeexemplar

databärare som används för att säkerställa beva-

randet av elektroniska handlingar via fastställda

rutiner,

databärare

fysiskt underlag för handlingar (t.ex. magnet-

band, hårddisk),

elektronisk handling

upptagning för automatiserad behandling i en-

lighet med 2 kap. 3 § tryckfrihetsförordningen

(1949:105),

gallra

förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i

allmänna handlingar eller vidta andra åtgärder

med handlingarna som medför

– förlust av betydelsebärande data,

– förlust av möjliga sammanställningar,

– förlust av sökmöjligheter, eller

– förlust av möjligheter att bedöma

handlingarnas autenticitet,

medium

medel och metoder för framställning, överföring

och lagring av handlingar,

myndighet

sådana myndigheter och organ som avses i

1 kap. 11–12 §§ denna författning,

riskanalys

process som identifierar hot mot bevarandet av

myndighetens elektroniska handlingar och upp-

skattar storleken av riskerna,

rutin

en procedur som utförs manuellt eller automa-

tiskt i samband med hantering av elektroniska

handlingar,

system för bevarande

system som används för att säkerställa bevaran-

det av elektroniska handlingar,

säkerhetskopia

kopia av elektroniska handlingar som skapats

för att kunna användas vid förlust av hela eller

delar av de ursprungliga elektroniska handling-

arna,

4

RA-FS 2009:1

3 kap. Strategi och planering för bevarande

Strategi för bevarande av elektroniska handlingar

1 §

Myndigheten ska upprätta en strategi för bevarande av elektroniska

handlingar. Av strategin ska framgå vilka åtgärder myndigheten avser att

vidta för att säkerställa ett bevarande av handlingarna. Åtgärderna ska doku-

menteras i enlighet med 2 §. Strategin ska fortlöpande kompletteras och hål-

las aktuell.

Allmänna råd.

Med åtgärder avses hur elektroniska handlingar ska

framställas, överföras, hanteras, förvaras och vårdas under den tid som

de ska bevaras.

Myndigheten bör vid planeringen av system och rutiner, i enlighet

med bestämmelserna i 6 § arkivförordningen (1991:446), samråda med

arkivmyndigheten.

2 §

I strategin för bevarande ska följande uppgifter anges innan driftsätt-

ningen

– val av format för system i drift,

– val av format för bevarande och vid överlämnande till arkivmyndighet,

– plan för tidpunkter och periodicitet för överföring till bevarande,

– information om lagrad data, kodning av teckenmängder m.m.,

– överföring till annan databärare (tidpunkt och periodicitet),

– uppgifter om databärare och

– hänvisning till övrig dokumentation.

Planering av system och rutiner

3 §

Myndigheten ska redan vid planeringen ta ställning till

– bevarande och gallring av elektroniska handlingar i enlighet med 4 kap.

4 §,

– hur överföring till bevarande i enlighet med 4 kap. ska kunna ske,

– hur sökbehoven i enlighet med 4 kap. 7 § ska kunna tillgodoses,

– hur god informationskvalitet ska kunna upprätthållas i enlighet med

4 kap. 8 §,

– hur bevarande av ursprungliga elektroniska handlingar ska kunna ske inn-

an ändringar görs i handlingarna i enlighet med 4 kap. 9 §,

– vilket behov av uppgifter om de elektroniska handlingarna som föreligger

i enlighet med 4 kap. 10 §,

– vilken dokumentation som ska framställas och hållas aktuell i enlighet

med 5 kap.,

– vilka åtgärder som behöver vidtas för att elektroniska handlingar ska kun-

na skyddas i enlighet med 6 kap. och

– hur överlämnandet till arkivmyndigheten i enlighet med 7 kap. ska kunna

ske.

överföring till bevarande överföring av elektroniska handlingar till sys-

tem för bevarande, bevarandeexemplar eller

överlämnande till arkivmyndighet.

5

RA-FS 2009:1

4 §

Myndigheten ska planera för hur elektroniska handlingar

– som ska gallras eller rensas ska kunna skiljas från elektroniska handlingar

som ska bevaras,

– som kan omfattas av sekretess ska kunna skiljas från elektroniska hand-

lingar som är offentliga,

– som upprättas i ett system som är gemensamt ska kunna skiljas åt så att de

kan överföras till bevarande hos respektive myndighet och

– ska kunna utlämnas eller utlånas i enlighet med kraven i denna författ-

ning.

Test och utvärdering

5 §

Myndigheten ska innan ett system tas i drift testa och utvärdera syste-

met utifrån kraven i denna författning i enlighet med 4 kap. 11 §. Utvärde-

ringen ska dokumenteras i enlighet med 5 kap. 4 §, följas upp och nödvändi-

ga åtgärder ska vidtas.

4 kap. Åtgärder för bevarande hos myndigheten

1 §

De elektroniska handlingarna ska fortlöpande framställas, överföras,

dokumenteras, hanteras, förvaras och vårdas så att de kan presenteras uppre-

pat under den tid som de ska bevaras. Det ska ske i överensstämmelse med

den strategi som upprättas i enlighet med 3 kap. 1 §.

Tekniska krav

2 §

Myndigheten ska framställa elektroniska handlingar i enlighet med

kraven i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2009:2) om tek-

niska krav för elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad be-

handling). Om detta inte är möjligt ska handlingarna senast vid överföring

till bevarande uppfylla kraven i RA-FS 2009:2. Överföringen ska ske så

snart det är möjligt.

3 §

Myndigheten ska under drift av system och rutiner fortlöpande ta ställ-

ning till om de elektroniska handlingarna ska överföras till bevarande.

Gallringsstruktur

4 §

Myndigheten ska fortlöpande pröva förutsättningarna för gallring av

elektroniska handlingar.

5 §

Myndigheten ska samråda med Riksarkivet i de fall gallring eller be-

varande av elektroniska handlingar regleras i registerförfattningar.

6 §

Gallring av elektroniska handlingar eller dokumentation får inte ske

om det medför risk för informationsförlust i de handlingar som ska bevaras.

Sökbehov

7 §

Under drift ska hänsyn tas till sökbehoven av de elektroniska hand-

lingarna. Sambandet mellan elektroniska handlingar och andra handlingar

ska upprätthållas över tid.

6

RA-FS 2009:1

Informationskvalitet

8 §

Myndigheten ska fortlöpande vidta åtgärder som främjar en god infor-

mationskvalitet. Informationskvaliteten ska dokumenteras i enlighet med

5 kap. 4 §.

Bevara ändringar

9 §

Myndigheten ska säkerställa bevarandet av de ursprungliga elektronis-

ka handlingarna innan ändringar görs.

Det gäller inte om handlingarna ska gallras i enlighet med lag, förordning

eller myndighetsföreskrifter.

Uppgifter om elektroniska handlingar

10 §

Elektroniska handlingar ska förses med uppgifter i den utsträckning

det behövs för förståelsen av handlingarna.

Uppföljning av system

11 §

Myndigheten ska regelbundet utvärdera sina system och rutiner samt

vidta nödvändiga åtgärder för att upprätthålla kraven i denna författning.

Samband

12 §

Sambandet mellan elektroniska handlingar och andra handlingar ska

upprätthållas även efter överföring till bevarande.

Kontroll

13 §

Myndigheten ska vid överföring av elektroniska handlingar till beva-

rande genomföra kontroller samt åtgärda brister som kan medföra informa-

tionsförluster i handlingarna.

Myndigheten ska fortlöpande kontrollera handlingarna och åtgärda even-

tuella brister.

Beteckning på fil och databärare

14 §

Myndigheten ska senast vid överföring av elektroniska handlingar till

bevarande ge varje fil en unik beteckning.

15 §

Databärare med elektroniska handlingar som ska bevaras, ska ges en

beteckning. Databäraren ska redovisas som en förvaringsenhet i myndighe-

tens arkivredovisning och ska knytas till dokumentationen.

Hantering av databärare

16 §

Myndigheten ska vid överföring av elektroniska handlingar till beva-

rande välja databärare med hänsyn till livslängd, vårdbehov, klimatkrav, be-

varandetid samt krav på handlingarnas tillgänglighet.

17 §

Myndigheten ska tillse att bevarandet av elektroniska handlingar sä-

kerställs genom framställning av flera exemplar med identiskt informations-

innehåll.

7

RA-FS 2009:1

5 kap. Dokumentation

Dokumentation

1 §

Myndigheten ska dokumentera sina elektroniska handlingar för att

handlingarna ska kunna framställas, överföras, hanteras, förvaras och vårdas

på ett tillfredsställande sätt under den tid som de ska bevaras.

Dokumentationen ska kunna presenteras samlat.

Dokumentationen ska kunna knytas till eller integreras med myndighe-

tens arkivredovisning.

Allmänna råd

. Bestämmelser om arkivredovisning finns i Riksarkivets

föreskrifter om ändring i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd

(RA-FS 1991:1)¹ om arkiv hos statliga myndigheter.

Dokumentationens omfattning

2 §

Dokumentationens disposition, omfattning och detaljnivå ska anpas-

sas till den typ av elektroniska handlingar som avses. Om det krävs för för-

ståelsen ska dokumentationen förses med innehållsförteckning, läsanvisning

samt beskrivning av den eller de metoder som har använts vid framtagning

av dokumentation.

Komplettering och samband

3 §

Dokumentationen ska fortlöpande kompletteras och hållas aktuell.

Sambanden mellan elektroniska handlingar och dokumentation ska upprätt-

hållas över tid.

Dokumentationens innehåll

4 §

Dokumentation med följande innehåll ska upprättas eller sammanstäl-

las

– översiktlig beskrivning,

– redogörelse för informationsinnehåll,

– redogörelse för indata och utdata,

– redogörelse för registrerings- och uttagsmöjligheter,

– beskrivning av relationer mellan olika delar,

– beskrivning över hur koder och förkortningar har använts,

– beskrivning av rutiner och funktioner,

– beskrivning av lagrade data såsom struktur, samband och definitioner,

– redogörelse för ändringar,

– redogörelse för informationskvalitet,

– redogörelse för användningen av standarder samt i förekommande fall

avvikelser från standarder,

– dokumentation av strategi för bevarande i enlighet med 3 kap. 2 §,

– dokumentation av test och utvärdering vid driftsättning i enlighet med

3 kap. 5 §,

– dokumentation rörande informationssäkerhet i enlighet med 6 kap. och

1

Ändrad RA-FS 2008:4.

8

RA-FS 2009:1

– dokumentation rörande den gallring som sker av elektroniska handlingar.

Om myndigheten tillämpar Riksarkivets generella gallringsföreskrifter

ska tillämpningsbeslut bifogas dokumentationen.

Elektroniska handlingar som har överförts till bevarande ska därutöver

dokumenteras i den utsträckning som behövs för att handlingarna ska kunna

läsas, tolkas och överföras under den tid de ska bevaras.

Dokumentation av åtgärder vid bevarande

5 §

Följande uppgifter ska även dokumenteras vid bevarande hos myndig-

het

– beteckning på databärare i enlighet med 4 kap. 15 §,

– klimat vid bevarande (avläsning och registrering av avvikelser över tid),

– kontrolläsning och annan vård,

– tidpunkt för konvertering,

– användningsfrekvens (anges om beständigheten kan påverkas),

– bevakningsdatum för olika moment och

– ansvarig funktion.

Gallringsbara handlingar

6 §

För elektroniska handlingar som ska gallras i sin helhet, d.v.s. varken

ska bevaras i form av elektroniska handlingar eller i utskrift på annat medi-

um, krävs en översiktlig dokumentation, i enlighet med 4 § första strecksat-

sen.

Undantag från dokumentationskravet medges om handlingarna uppenbart

är av tillfällig eller ringa betydelse.

6 kap. Informationssäkerhet

1 §

Myndigheten ska för att säkerställa ett bevarande av de elektroniska

handlingarna skapa och upprätthålla rutiner för samt vidta åtgärder för att

skydda handlingarna från skada, manipulation, obehörig åtkomst och stöld.

Det ska ske med utgångspunkt ur SS-ISO/IEC 27001:2006, Informations-

teknik – Säkerhetstekniker – Ledningssystem för informationssäkerhet

(LIS), och med stöd av riktlinjerna i SS-ISO/IEC 27002:2005, Informa-

tionsteknik – Säkerhetstekniker – Riktlinjer för styrning av informationssä-

kerhet.

Plan för informationssäkerhet

2 §

Myndigheten ska upprätta en plan för hur de elektroniska handlingar-

na ska skyddas och dokumentera de åtgärder och rutiner som ska vidtas.

Myndigheten ska regelbundet kontrollera och dokumentera hur planen

efterlevs.

Riskanalys innan driftsättning eller uppdrag

3 §

Myndigheten ska genomföra en riskanalys innan driftsättning eller

innan uppdrag ges till annan myndighet eller enskild för att bedöma behovet

av säkerhetsrutiner.

9

RA-FS 2009:1

Skydd

4 §

Elektroniska handlingar ska förses med behörighetssystem¸ loggsys-

tem och skydd mot skadlig kod om det inte är uppenbart obehövligt.

Säkerhetskopior

5 §

Myndigheten ska regelbundet framställa säkerhetskopior av de elek-

troniska handlingarna. Säkerhetskopiorna ska omfatta samtliga handlingar

som är allmänna.

Säkerhetskopiering ska ske på ett sådant sätt och med sådan periodicitet

att handlingarna kan återställas. Rutiner för säkerhetskopiering och för åter-

ställning av elektroniska handlingar ska dokumenteras i enlighet med 2 §.

Säkerhetskopior ska förvaras geografiskt åtskilt från de kopierade elek-

troniska handlingarna.

6 §

Myndigheten ska säkerställa tillgången till sådan utrustning och pro-

gramvara som behövs för att kunna återställa de elektroniska handlingarna.

Utrustning och programvara ska förvaras geografiskt åtskilda från handling-

arna.

Hantering och förvaring

7 §

Myndigheten ska vid förvaring av elektroniska handlingar, säkerhets-

kopior och dokumentation tillämpa Riksarkivets föreskrifter och allmänna

råd (RA-FS 1994:6)² om planering, utförande och drift av arkivlokaler.

8 §

Myndigheten ska hantera och transportera elektroniska handlingar un-

der sådana former att de inte skadas och så att de inte riskerar att bli utsatt

för obehörig åtkomst. Handlingarna och dokumentationen om dessa ska

transporteras åtskilda.

Särskild aktsamhet ska iakttas när det gäller handlingar som kan omfattas

av sekretess.

7 kap. Överlämnande till arkivmyndighet eller annan

myndighet

Samråd

1 §

Myndigheten ska i god tid före överlämnande av elektroniska hand-

lingar till arkivmyndighet eller annan myndighet samråda med arkivmyn-

digheten.

Överlämnande av elektroniska handlingar till arkivmyndighet

2 §

Vid överlämnande av elektroniska handlingar till arkivmyndighet be-

slutar Riksarkivet om

– innehåll och omfattning,

– vilken dokumentation som krävs,

2

Ändrad RA-FS 1997:3.

10

RA-FS 2009:1

– om provleverans behövs och

– hur överlämnandet ska ske.

Tidpunkt för överlämnande

3 §

Överlämnande får ske först sedan

– överenskommelse om överlämnande har slutits mellan myndigheten och

arkivmyndigheten,

– arkivmyndigheten har kommit överens med myndigheten om tillämp-

ningen av denna författning,

– innehållet och omfattningen av de elektroniska handlingarna har fast-

ställts,

– dokumentationen har godkänts av arkivmyndigheten,

– godkänd provleverans har genomförts, i de fall arkivmyndigheten har be-

slutat att en sådan ska ske och

– arkivmyndigheten har kommit överens med myndigheten på vilket sätt

överlämnandet ska ske.

Överenskommelse

4 §

I samband med överlämnandet ska myndigheten, i enlighet med 17 §

arkivförordningen (1991:446) träffa överenskommelse med arkivmyndighe-

ten om ersättning för kostnaderna hos arkivmyndigheten för att bevara, vår-

da och tillhandahålla handlingarna samt för engångskostnader i samband

med övertagandet.

Allmänna råd

. Om myndigheten inte har efterlevt kraven i Riksarkivets

föreskrifter kan det leda till särskilda kostnader.

Teknisk profil

5 §

Elektroniska handlingar som överlämnas till arkivmyndigheten ska ha

en teknisk profil som överensstämmer med Riksarkivets föreskrifter och all-

männa råd (RA-FS 2009:2) om tekniska krav för elektroniska handlingar

(upptagningar för automatiserad behandling).

6 §

I 4 kap. 2 § finns bestämmelser om att myndigheten senast vid överfö-

ring till bevarande ska överföra de elektroniska handlingarna till format som

uppfyller Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2009:2) om

tekniska krav för elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad

behandling). Där sägs även att överföringen ska ske så snart det är möjligt

med hänsyn till myndighetens verksamhet.

Provleverans

7 §

Myndigheten ska på begäran av arkivmyndigheten genomföra en

provleverans. Arkivmyndigheten överenskommer i varje enskilt fall med

myndigheten om provleveransens utformning.

11

RA-FS 2009:1

Omfattning

8 §

Varje överlämnande ska omfatta

– elektroniska handlingar,

– dokumentation i två uppsättningar, i enlighet med 5 kap. 4 §,

– leveransreversal, och

– utdrag ur myndighetens arkivredovisning.

Överlämnande av elektroniska handlingar till annan myndighet

9 §

Vid överlämnande av elektroniska handlingar till en annan myndighet

ska dokumentation medfölja varje överlämnande i enlighet med 5 kap.

10 §

Vid överlämnande av elektroniska handlingar till en annan myndig-

het ska elektroniska handlingar framställas och tillföras den överlämnande

myndighetens arkiv i enlighet med 3 § arkivlagen (1990:782).

1. Denna författning träder ikraft den 1 juli 2009.

2. Genom ikraftträdandet av denna författning upphävs

– Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1994:2) om upptag-

ningar för automatisk databehandling (ADB-upptagningar), med före-

skrifter om ändring (RA-FS 2003:2). Om det i annan författning hänvisas

till bestämmelser i RA-FS 1994:2 eller RA-FS 2003:2, som har ersatts ge-

nom bestämmelser i denna författning, ska istället de nya bestämmelserna

tillämpas.

– Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1994:7) om överläm-

nande av upptagningar för automatisk databehandling (ADB-upptagning-

ar) till Riksarkivet och landsarkiven, med föreskrifter om ändring (RA-FS

2003:3).

3. Författningen ska tillämpas för elektroniska handlingar från och med

1 juli 2009. Författningen får tillämpas för äldre handlingar.

Tomas Lidman

Britt-Marie Östholm

Elanders Sverige AB, 2009