RA-FS 2018:3

1

Riksarkivets författningssamling

ISSN: 0283-2941

Ansvarig utgivare: Efwa Westre Stövander

Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om

återlämnande eller gallring av handlingar vid upphandling

beslutade den 19 november 2018.

Riksarkivet föreskriver följande med stöd av 11 § 4 och 12 § första stycketarkivförordningen

(1991:446) samt 10 § förordningen (2015:605) om överlämnande av allmänna handlingar för

förvaring.

1 kap. Omfattning och tillämpning

1 § Föreskrifterna gäller för handlingar som inkommit eller upprättats vid upphandling som

regleras i

– lagen (2016:1145) om offentlig upphandling,

– lagen (2016:1146) om upphandling inom försörjningssektorerna,

– lagen (2016:1147) om upphandling av koncessioner,

– lagen (2011:1029) om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet, samt

– lagen (2008:962) om valfrihetssystem.

2 §

Regler om säkerhetsskyddad upphandling finns i säkerhetsskyddslagen (2018:585).

3 § Föreskrifterna gäller för

– statliga myndigheter, med undantag för riksdagens myndigheter,

regeringen, Regeringskansliet och utrikesrepresentationen,

– sådana organ som avses i 2 kap. 4 § offentlighets- och sekretesslagen

(2009:400), till den del handlingarna härrör från den verksamhet som

avses i bilagan till offentlighets- och sekretesslagen, och

– sådana enskilda organ som avses i lagen (2015:602) om överlämnande

av allmänna handlingar för förvaring.

4 §

Föreskrifterna omfattar inte handlingar i mål som rör upphandling vid

förvaltningsdomstolar eller allmänna domstolar. För dessa föreskrivs särskilt.

5 §

Riksarkivet kan, om särskilda skäl föreligger, besluta om undantag från dessa

föreskrifter.

RA-FS 2018:3

2

2 kap. Återlämnande eller gallring

1 § Handlingarna får gallras enligt vad som anges i bilagan till dessa föreskrifter.

Gallringsbara handlingar får även återlämnas under angivna förutsättningar.

Allmänna råd

. Gallringsfristerna utgör minimigränser och annan reglering kan innehålla krav

på längre gallringsfrister. För att underlätta tillämpningen har även vissa handlingar som ska

bevaras tagits med i bilagan.

2 § Handlingarna får inte gallras eller återlämnas om de har eller kan antas få betydelse för

forskning eller förståelse av handlingar som bevaras.

Allmänna råd

. Handlingar kan generellt anses ha betydelse för forskning om upphandlingen de

härrör från har stor påverkan på samhället, berör ett större antal individer eller på annat sätt

medför stora konsekvenser för de berörda. Exempel på sådana upphandlingar kan vara vid vissa

större infrastrukturinvesteringar eller upphandling av omfattande ramavtal.

3 kap. Dokumentation

1 §

Myndigheten ska dokumentera tillämpningen av dessa föreskrifter.

Allmänna råd.

Om myndigheterna väljer att undanta handlingar från gallring

eller att gallra vid en senare tidpunkt än vad som anges i bilagan

bör skälen till det dokumenteras.

1. Denna författning träder i kraft den 1 januari 2019.

2. Genom denna författning upphävs Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd

(RA-FS 2013:1) om gallring och återlämnande av handlingar vid upphandling.

3. Denna författning får tillämpas från och med den 1 januari 2017. De

upphävda föreskrifterna får fortsatt tillämpas på handlingar vid upphandlingar

som har påbörjats den 31 december 2016 eller tidigare.

KARIN ÅSTRÖM IKO

Morgan Nordberg