RA-FS 2020:2

Riksarkivets författningssamling

ISSN 0283-2941

Ansvarig utgivare: Efwa Westre Stövander

1

RA-FS 2020:2

Utkom från trycket

den 22 januari 2021

Omtryck

Föreskrifter om ändring av Riksarkivets föreskrifter

(RA-FS 2018:3) och allmänna råd om återlämnande

eller gallring av handlingar vid upphandling;

beslutade den 17 december 2020.

Riksarkivet föreskriver med stöd av 11 § 4 och 12 § första stycket arkivförord-

ningen (1991:446) i fråga om Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 2018:3) och

allmänna råd om återlämnande och gallring av handlingar vid upphandling

dels att 1 kap 1 § ska ha följande lydelse,

dels att det ska införas en ny 2 kap 3 §,

dels att bilagan ska ha följande lydelse.

Författningen kommer därför att ha följande lydelse från och med den dag

då denna författning träder i kraft.

1 kap. Omfattning och tillämpning

1 § Föreskrifterna gäller för handlingar som inkommit eller upprättats vid

eller som har samband med upphandling som regleras i

− lagen (2016:1145) om offentlig upphandling,

− lagen (2016:1146) om upphandling inom försörjningssektorerna,

− lagen (2016:1147) om upphandling av koncessioner,

− lagen (2011:1029) om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet, samt

− lagen (2008:962) om valfrihetssystem.

2 § Regler om säkerhetsskyddad upphandling finns i säkerhetsskyddslagen

(2018:585).

3 § Föreskrifterna gäller för

− statliga myndigheter, med undantag för riksdagens myndigheter, regering-

en, Regeringskansliet och utrikesrepresentationen,

− sådana organ som avses i 2 kap. 4 § offentlighets- och sekretesslagen

(2009:400), till den del handlingarna härrör från den verksamhet som avses

i bilagan till offentlighets- och sekretesslagen, och

− sådana enskilda organ som avses i lagen (2015:602) om överlämnande av

allmänna handlingar för förvaring.

4 § Föreskrifterna omfattar inte handlingar i mål som rör upphandling vid de

allmänna förvaltningsdomstolarna eller de allmänna domstolarna. För dessa

föreskrivs särskilt.

5 § Riksarkivet kan, om särskilda skäl föreligger, besluta om undantag från

dessa föreskrifter.

2

RA-FS 2020:2

2 kap. Återlämnande eller gallring

1 § Handlingarna får gallras enligt vad som anges i bilagan till dessa föreskrifter.

Gallringsbara handlingar får även återlämnas under angivna förutsättningar.

Allmänna råd. Gallringsfristerna utgör minimigränser och annan reglering

kan innehålla krav på längre gallringfrister. För att underlätta tillämpningen

har även vissa handlingar som ska bevaras tagits med i bilagan.

2 § Handlingarna får inte gallras eller återlämnas om de har eller kan antas

få betydelse för forskning eller förståelse av handlingar som bevaras.

Allmänna råd. Handlingar kan generellt anses ha betydelse för forskning

om upphandlingen de härrör ifrån har stor påverkan på samhället, berör ett

större antal individer eller på annat sätt medför stora konsekvenser för de

berörda. Exempel på sådana upphandlingar kan vara vid vissa större

infrastrukturinvesteringar eller upphandlingar av omfattande ramavtal.

3 § Handlingar som efter en tid förlorar betydelse för verksamheten, till

exem pel kopior och överflödiga sammanställningar som har använts för till

exempel fortlöpande avstämning eller rapportering, får gallras med frister som

myndigheten själv fastställer.

3 kap. Dokumentation

1 § Myndigheten ska dokumentera tillämpningen av dessa föreskrifter.

Allmänna råd. Om myndigheten väljer att undanta handlingar från gallring

eller att gallra vid en senare tidpunkt än vad som anges i bilagan bör skälen

till det dokumenteras.

1. Denna författning träder i kraft den 1 januari 2019¹.

2. Genom denna författning upphävs Riksarkivets föreskrifter och allmänna

råd (RA-FS 2013:1) om gallring och återlämnande av handlingar vid upp-

handling.

3. Denna författning får tillämpas från och med den 1 januari 2017. De upp-

hävda föreskrifterna får fortsatt tillämpas på handlingar vid upphandlingar

som har påbörjats den 31 december 2016 eller tidigare.

1. Denna författning träder i kraft den 1 februari 2021.

KARIN ÅSTRÖM IKO

^{Carl Billengren}

¹ RA-FS 2018:3

3

RA-FS 2020:2

Bilaga

Handlingar som får återlämnas eller gallras

Handlingar som ska bevaras har medtagits i bilagan för att underlätta tillämp-

ningen.

Handlingar

Bevarande, återläm-

nande eller gallring

Anmärkningar

Upphandling enligt förfaranden i lagar enligt 1 kap. 1 § med undantag av

lagen ( 2008:962 ) om valfrihetssystem

Annons.

Bevaras.

Avtal.

Bevaras.

Från och med den 1 juli

1991.

Antagna anbud

inklusive bilagor.

Bevaras.

Avser även antagna an bud

inklusive bilagor i

direkt upphandlingar vars

värde överstiger värdet

som anges i 19 kap. 30 §

andra stycket lagen

(2016:1145) om offentlig

upphandling.

Bilagor till antagna

anbud som utgörs av

föremål som myndig-

heten bedömt inte är

allmänna handlingar.

Allmänna råd. Bör

bevaras i original-

form eller på annat

sätt dokumenteras i

ärendet exempelvis

genom en avbildning.

Avser till exempel

modeller och

arbetsprover.

Anbud inklusive

bilagor som inte har

antagits.

4 år från den dag

avtalet slöts eller

upphandlingen

avbröts.

För ramavtal ska

fristen börja räknas

från det att det inte

längre är möjligt att

utnyttja avtalet.

Avser även anbud

inklusive bilagor som inte

har antagits i direkt-

upphandlingar vars värde

överstiger värdet som

anges i 19 kap. 30 § andra

stycket lagen (2016:1145)

om offentlig upphandling.

Allmänna råd.

Myndigheten bör, före

verkställande av åter -

lämnande eller gallring,

säkerställa att uppgifter

om kvali fi cering och

utvär dering av inkomna

anbud framgår av den

dokumen tation som

bevaras.

4

RA-FS 2020:2

Handlingar

Bevarande, återläm-

nande eller gallring

Anmärkningar

Individuell rapport

eller protokoll.

Bevaras.

Bilagor till anbud

som inte har antagits

och utgörs av föremål

som myndigheten

bedömt inte är

allmänna handlingar.

Allmänna råd. Bör

bevaras i

originalform eller på

annat sätt

dokumenteras i

ärendet exempelvis

genom en avbildning

i 4 år från den dag

avtalet slöts eller

upphandlingen

avbröts.

Avser till exempel

modeller och

arbetsprover.

Anbudsansökningar

eller prekvalifice-

rings handlingar

tillhörande antagna

anbud.

Bevaras.

Avser upphandlingar där

anbudsgivare ansöker om

att få delta i upphand-

lingen.

Övriga anbuds-

ansökningar eller

prekvalificerings-

handlingar.

4 år från den dag

avtalet slöts eller

upphandlingen

avbröts.

Omfattar även annan

dokumentation som

tillhör anbudsansök-

ningen eller kvalifi-

cerings handlingen.

Intyg, bevis eller

motsvarande som

inhämtats för kontroll

av leverantören.

Bevaras.

Avser anbudsgivare som

har antagits.

Intyg, bevis eller

motsvarande som

inhämtats för kontroll

av leverantören.

4 år från den dag

avtalet slöts eller

upphandlingen

avbröts.

Avser anbudsgivare som

inte har antagits.

Förtydliganden och

kompletteringar av

anbud och anbuds-

ansökningar.

Bevaras.

Avser antagna anbud.

Förtydliganden och

kompletteringar av

anbud och anbuds-

ansökningar.

4 år från den dag

avtalet slöts eller

upphandlingen

avbröts.

Avser anbud som inte har

antagits.

5

RA-FS 2020:2

Handlingar

Bevarande, återläm-

nande eller gallring

Anmärkningar

Handlingar vid

direktupphandlingar

vars värde överstiger

värdet som anges i

19 kap. 30 § andra

stycket lagen

(2016:1145) om

offentlig upphandling.

Bevaras.

Handlingar vid

direktupphandlingar

vars värde inte

överstiger värdet som

anges i 19 kap. 30 §

andra stycket lagen

(2016:1145) om

offentlig upphandling.

När de inte längre

behövs för

redovisning, kontroll,

revision eller för

styrkande av

fordringar eller andra

rättigheter och

skyldigheter.

Ordererkännande.

2 år efter det att

handlingen har

inkommit eller när

avtalet har upphört

att vara giltigt.

Handlingar vid avrop

från ramavtal,

rang ordnade eller

med annan

fördelnings nyckel.

Beställningar där

värdet av det

beställda överstiger

det som anges i 19

kap. 30 § andra

stycket lagen

(2016:1145) om

offentlig upphandling

bevaras.

Avser inte upphandling

av ramavtal.

6

RA-FS 2020:2

Handlingar

Bevarande, återläm-

nande eller gallring

Anmärkningar

Handlingar vid avrop

från ramavtal,

rang ordnade eller

med annan

fördelnings nyckel.

Beställningar där

värdet av det

beställda inte

överstiger det som

anges i 19 kap. 30 §

andra stycket lagen

(2016:1145) om

offentlig upphandling

får gallras när de inte

längre behövs för

redovisning, kontroll,

revision eller för

styrkande av

fordringar eller andra

rättigheter och

skyldigheter.

Avser inte upphandling

av ramavtal.

Handlingar vid avrop

från ramavtal,

förnyad konkurrens-

utsättning.

1. Antagna anbud

med bilagor bevaras.

2. Anbud som inte

har antagits 4 år från

den dag avropsavtalet

slöts eller den

förnyade konkurrens-

utsättningen avbröts.

Avser inte upphandling

av ramavtal.

Upphandling enligt förfarandet i lagen ( 2008:962 ) om valfrihetssystem

Annons.

Bevaras.

Kontrakt.

Bevaras.

Förfrågnings-

underlag.

Bevaras.

Godkända ansök-

ningar om deltagande

i valfrihetssystem

inklusive bilagor.

Bevaras.

Bilagor till anbud

som har antagits och

som utgörs av

före mål som myndig-

heten bedömt inte är

allmänna handlingar.

Allmänna råd. Bör

bevaras i original-

form eller på annat

sätt dokumenteras i

ärendet till exempel

genom en avbildning.

Avser till exempel

modeller och

arbetsprover.

7

RA-FS 2020:2

Handlingar

Bevarande, återläm-

nande eller gallring

Anmärkningar

Ansökningar om

deltagande i

valfrihetssystem som

inte har godkänts,

inklusive bilagor.

2 år efter det att

myndigheten beslutat

att inte godkänna den

sökande som

handlingarna avser.

Får gallras under

förutsättning att

ansökningarna och

utvärdering av dessa

har dokumenterats.

Bilagor till anbud

som inte har antagits

och som utgörs av

föremål som

myndigheten bedömt

inte är allmänna

handlingar.

Allmänna råd. Bör

bevaras i

originalform eller på

annat sätt

dokumenteras i

ärendet exempelvis

genom en avbildning

i 2 år från den dag

avtalet slöts eller

upphandlingen

avbröts.

Avser till exempel

modeller och

arbetsprover.

Förtydliganden och

kompletteringar av

ansökningar om att

delta i valfrihets-

system som inte har

godkänts.

2 år efter det att

myndigheten beslutat

att inte godkänna den

sökande som

handlingarna avser.

Intyg och bevis om

kontroll av sökande

som inte har

godkänts.

2 år efter det att

myndigheten beslutat

att inte godkänna den

sökande som

handlingarna avser.

Övriga handlingar

Begäran om

information.

Bevaras.

Avser Request for

information, även

benämnt Rfi.

Spontanofferter.

När de inte behövs

för verksamheten.

Listor och

produktkataloger.

När de inte behövs

för verksamheten.

Avser handlingar som

inte ingår i anbud eller

liknande.

8

RA-FS 2020:2

Handlingar

Bevarande, återläm-

nande eller gallring

Anmärkningar

Följesedlar och

packsedlar.

När de inte längre

behövs för att styrka

rättigheter eller

skyldigheter.

Tillfälliga hjälpmedel

som inte tillför

upp handlingen

sakuppgift.

När de inte behövs

för verksamheten.

Avser exempelvis listor

och för teckningar som

använts för egna

sammanställningar och

uträkningar.

Säkerhetsskyddad upphandling.

Säkerhetsanalyser

och särskilda

säkerhets analyser.

Bevaras.

Avser att inför ett anbud

eller en upphandling göra

en särskild säkerhets-

analys avseende det

aktuella uppdraget.

Säkerhetsplaner.

Bevaras.

Avser säkerhets planer

inom säker hets skyddad

upphandling.

Kontrollplaner.

Bevaras.

Avser tidsplaner för

genomförande av intern

kontroll, inklusive

SUA-företag, av

säkerhetsskyddet.

Kravspecifikationer

med specificerade

säkerhetsskyddskrav.

Bevaras.

Ingår i upphandlingens

förfrågningsunderlag.

Säker hetsskydds-

avtal.

Bevaras.

Handlingar från

förstagångsbesök och

uppföljningskontroll.

5 år efter utfört besök

eller kontroll.

Undantag från

gallring: Protokoll

samt beslut om

åtgärder som ska

vidtas vid

konstaterade brister

bevaras.

Avser PM och rapporter

över kontroll av företags

lokaler och övriga

förhållanden.

Säkerhetsskydds-

instruktioner.

Bevaras.

9

RA-FS 2020:2

Handlingar

Bevarande, återläm-

nande eller gallring

Anmärkningar

Grunduppgifter vid

säkerhetsprövning.

Bevaras.

Avser säkerhetspröv ning

av företags ledningen och

företagets säkerhets chef

samt för dem som

anlitas.

Även en allmän

bedömning av företagets

lämplighet kan ingå i

grund uppgifterna.

Samtycken.

Bevaras.

Kan ingå i grund-

uppgifter vid

säkerhetsprövning.

Framställningar om

register kontroll för

person eller personer

som har anlitats.

Vid förnyad

framställan eller efter

avslutat uppdrag.

Med person eller

personer avses även

ledningen för ett företag.

Företag ska bifoga ett

registrerings bevis från

Bolagsverket till-

sammans med underlaget

för registerkontroll.

Framställningar om

register kontroll för

person eller personer

som inte har anlitats.

Efter beslut om att

person eller personer

inte ska anlitas.

Med person eller

personer avses även

ledningen för ett företag.

Företag ska bifoga ett

registreringsbevis från

Bolagsverket

tillsammans med

underlaget för

registerkontroll.

Förteckningar över

personer som är

föremål för

säkerhetsprövning.

5 år efter senast

införda uppgift eller

efter avanmälan till

Säkerhetspolisen.

Beslut om

godkännande av

leverantörens

säkerhetsskydd.

Bevaras.

Avtal med anbuds-

givare/leverantör om

skydd av sekretess-

belagda uppgifter i

anbud/upphandling.

Bevaras.

10

RA-FS 2020:2

Handlingar

Bevarande, återläm-

nande eller gallring

Anmärkningar

Underlag till

Säker hets polisen om

säkerhetsskyddsavtal

som träffats eller

upphört.

5 år efter säkerhets-

skydds avtalets

utgång.

Sekretessbevis.

25 år efter uppdragets

slut.

Anmälningar om

överlåtelse av

verksamhet.

Bevaras.

Avser anmälningar till

Försvarsmakten eller till

Säkerhetspolisen.

11

RA-FS 2020:2

Elanders Sverige AB, 2021