RA-FS 2021:1

Riksarkivets författningssamling

ISSN 0283-2941

Ansvarig utgivare: Efwa Westre Stövander

1

RA-FS 2021:1

Utkom från trycket

den 26 mars 2021

Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om

gallring av pappershandlingar efter skanning;

beslutade den 22 februari 2021.

Riksarkivet föreskriver med stöd av 11 och 12 §§arkivförordningen

(1991:446) följande föreskrifter och allmänna råd om gallring av pappers-

handlingar efter skanning.

1 kap. Tillämpning och omfattning

1 § Dessa föreskrifter gäller för

– statliga myndigheter, med undantag för riksdagens myndigheter, regering-

en, Regeringskansliet och utrikesrepresentationen och

– sådana organ som avses i 2 kap. 4 § offentlighets- och sekretesslagen

(2009:400) till den del arkivet härrör från den verksamhet som avses i bila-

gan till offentlighets- och sekretesslagen.

Med begreppet myndighet avses i dessa föreskrifter, om inte annat anges,

sådana myndigheter och organ som upptas i första stycket.

2 § Dessa föreskrifter gäller om det inte finns avvikande regler om bevaran-

de eller gallring i lag eller förordning eller i föreskrifter eller beslut som grun-

dar sig på lag eller förordning.

Allmänna råd. Avvikande regler finns till exempel i Riksarkivets föreskrifter och

allmänna råd om återlämnande eller gallring av handlingar inom löne- och

personaladministrativ verksamhet, i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd

om gallring och utlån av räkenskapsinformation m.m. och i myndighetsspecifika

föreskrifter som reglerar gallring av pappershandlingar efter skanning.

3 § Dessa föreskrifter gäller för pappershandlingar som har skannats så att

elektroniska kopior har skapats. De gäller inte för skanning där endast uppgif-

ter förs över till olika fält i en databas.

4 § Dessa föreskrifter gäller för pappershandlingar som har skannats i sam-

band med att de kom in eller upprättades.

Föreskrifterna gäller inte för pappershandlingar som:

1. har skannats i ett senare skede för tillgängliggörande på webbplats, för att

underlätta utlämnande av allmän handling eller för tillhandahållande för

vidareutnyttjande,

2. har skannats i ett senare skede i syfte att elektroniska handlingar ska kunna

ersätta dem i myndighetens arkiv eller

3. är övertagna från en annan myndighet och ingår i den myndighetens arkiv.

2

RA-FS 2021:1

Allmänna råd. När skanningen genomförs i ett senare skede har myndigheten

möjlighet att framställa om gallring hos Riksarkivet, som kan meddela

myndighetsspecifika föreskrifter eller särskilda beslut om gallring.

5 § Föreskrifterna gäller inte för skanning av handlingar på annat medium än

papper.

2 kap. Definitioner

1 § I denna författning avses med

autenticitet

en autentisk handling eller uppgift kan styrkas:

a) ha upprättats eller kommit in med det innehåll

och den utformning som myndigheten utger,

b) ha upprättats eller kommit in vid den tidpunkt

som anges,

c) ha skapats eller skickats av den aktör – annan

myndighet, organisation eller enskild – som

uppges ha skapat eller skickat den,

d) ha skapats och skickats vid den tidpunkt som

aktören uppger och

e) ha använts av myndigheten vid handläggning

eller faktiskt handlande med det innehåll och den

utformning som myndigheten uppger,

elektronisk handling

upptagning för automatiserad behandling i

enlighet med 2 kap. 3 § tryckfrihetsförordningen

(1949:105),

elektronisk kopia

elektronisk handling som avbildar ett pappers-

original utan informationsförlust,

– med samma innehåll och utseende, frånsett

skillnaden i medium,

– där innehållet kan bestå av text, bild och annan

grafisk information,

gallra

förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i

allmänna handlingar eller vidta andra åtgärder

med handlingarna som medför

– förlust av betydelsebärande data,

– förlust av möjliga sammanställningar,

– förlust av sökmöjligheter, eller

– förlust av möjligheter att bedöma handlingarnas

autenticitet,

medium

medel och metoder för framställning, överföring

och lagring av handlingar,

3

RA-FS 2021:1

pappersoriginal

pappershandling som kan utgöra underlag för

skapandet av en elektronisk kopia och

skanning

bildfångst där man med hjälp av pappersoriginal

skapar en elektronisk kopia.

3 kap. Gallring

1 § Överföring av information till en databärare inom ett annat medium,

såsom från papper till elektroniska handlingar, räknas alltid som gallring.

Detta framgår av det allmänna rådet i 4 kap. 3 § Riksarkivets föreskrifter (RA-

FS 1991:1)¹ och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter.

2 § Pappersoriginal som har skannats så att elektroniska kopior har skapats

får gallras med den frist som myndigheten själv fastställer, om förutsättning-

arna i detta kapitel är uppfyllda och om kravet på dokumentation i 4 kap. är

uppfyllt.

Förutsättningar för gallring

3 § Gallring med stöd av 2 § får endast ske under förutsättning att allmän-

hetens rätt till insyn inte åsidosätts och att pappersoriginalen bedöms sakna

värde för rättskipning, förvaltning och för forskning.

Allmänna råd. Myndigheten bör ta hänsyn till om handlingarna omfattas av

formkrav, såsom egenhändigt undertecknande, och om de innehåller ett

bevisvärde som inte kan föras över till elektroniska handlingar. Till exempel kan

avtal, överenskommelser och fullmakter behöva finnas kvar som pappersoriginal

en viss tid. Myndighetens protokoll och beslut som har skrivits under på papper

kan behöva bevaras en viss tid på grund av interna bestämmelser.

Pappersoriginal av betydelse för Sveriges internationella åtaganden kan behöva

bevaras. Pappersoriginal som utgör revisionsunderlag vid granskning av verksam-

het som finansieras av Europeiska unionen kan behöva bevaras så länge kravet på

underlag för revision föreligger.

4 § De elektroniska kopiorna ska framställas enligt Riksarkivets föreskrifter

(RA-FS 2009:2) och allmänna råd om tekniska krav för elektroniska handling-

ar.

Säkerhetskopior av de elektroniska kopiorna ska framställas i enlighet med

6 kap. 5 § Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 2009:1) och allmänna råd om

elektroniska handlingar.

5 § Innehållet i pappersoriginalen ska ha förts över utan informationsförlust

till elektroniska kopior.

Myndigheter ska förvissa sig om att så har skett genom att kontrollera

kopior nas riktighet.

Kontrollerna ska visa att kopiorna inte är bristfälliga på grund av något har

gått fel under skanningsprocessen. Innehåll – inklusive betydelsebärande data

¹ Ändrade genom RA-FS 2019:2.

4

RA-FS 2021:1

i form av färger, gråskalor eller kontraster – får inte ha feltolkats eller inte ha

förts över till de elektroniska kopiorna.

Kontrollerna ska ske utifrån av myndigheten uppställda kvalitetskrav. I

dessa ska krav på grad av upplösning och på färgåtergivning ingå.

6 § Kraven i Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 2009:1) och allmänna råd om

elektroniska handlingar ska vara uppfyllda. Det innebär att de elektroniska

kopiorna ska omfattas av en strategi för bevarande av elektroniska handlingar

i enlighet med 3 kap. 1 §. Vidare ska de fortlöpande framställas, överföras,

dokumenteras, hanteras, förvaras och vårdas så att de kan presenteras upprepat

under den tid som de ska bevaras i enlighet med 4 kap. 1 §. Myndigheten ska

fortlöpande kontrollera de elektroniska kopiorna i enlighet med 4 kap. 13 §.

De elektroniska kopiorna ska skyddas genom att förses med behörighets-

system¸ loggsystem och skydd mot skadlig kod i enlighet med 6 kap. 4 §.

4 kap. Dokumentation

Dokumentation om tillämpningen av föreskrifterna

1 § Myndigheten ska dokumentera tillämpningen av denna författning.

Dokumentationen ska innehålla en frist för gallring och en motivering till

ställningstagandet om när behovet av åtkomst till pappersoriginalen upphör.

Dokumentationen ska även visa vilka kontroller som genomförs i enlighet

med 3 kap. 5 § samt de åtgärder som genomförs i enlighet med 3 kap. 6 §.

Allmänna råd. Om skanningen omfattar handlingar som har kommit in eller

upprättats inom olika typer av verksamheter kan dokumentationen ställas upp så

att den följer myndighetens klassificeringsstruktur. Såväl pappersoriginalen som

de elektroniska kopiorna ingår i arkivredovis ningen.

Om tillämpningen är omfattande kan dokumentationen ingå i en plan för fram-

ställning, överföring till annat medium, kontroller, registrering, gallring och lång-

tidslagring av allmänna handlingar i enlighet med det allmänna rådet till 3 kap 1 §

Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 1991:1)² och allmänna råd om arkiv hos statliga

myndigheter.

Dokumentation med hänsyn tagen till behovet av att kunna fastställa

autenticitet

2 § Myndigheten ska dokumentera de elektroniska kopiorna med hänsyn

tagen till behovet av att kunna fastställa deras autenticitet över tid.

² Ändrade genom RA-FS 2019:2.

5

RA-FS 2021:1

Allmänna råd. Myndigheten bör förse de elektroniska kopiorna med uppgifter

om kontrollsummor och dokumentera vilken algoritm som har använts vid

beräkningen av dem. De integritetskontroller som genomförs med hjälp av

kontrollsummorna bör dokumenteras.

Hanteringen av de elektroniska kopiorna över tid bör dokumenteras. I det kan

ingå överföringar mellan olika system och lagringslösningar, vilka behörigheter i att

hantera de elektroniska kopiorna som har funnits samt vilka loggningar över even-

tuella ändringar som har gjorts.

1. Denna författning träder i kraft den 15 april 2021.

2. Författningen får tillämpas retroaktivt för handlingar inkomna eller upp-

rättade efter den 31 december 2009, förutsatt att

– handlingarna skannades i samband med att de kom in eller upprättades,

– de kontroller som anges i 3 kap. 5 § är genomförda och att

– kraven i författningen även i övrigt är uppfyllda.

KARIN ÅSTRÖM IKO

Monika Jansson

Elanders Sverige AB, 2021