Riksarkivets föreskrifter om bevarande och gallring hos Polismyndigheten
Bemyndigande
Föreskrifterna gäller för
Myndighet: Polismyndigheten Arkivbildare: Polismyndigheten Medium: Pappershandlingar och elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) Tidsomfattning: Från och med den 1 januari 2015 om inget annat anges i bilagorna
Gallring
Polismyndigheten får gallra handlingar i enlighet med vad som anges i bilaga 1.
Där en utgångspunkt för beräkning av gallringsfrister saknas i bilaga 1 beräknas den från utgången av det kalenderår som ärendet har inletts eller avslutats alternativt när en handling inkom eller upprättades.
Bevarande
Polismyndigheten ska bevara handlingar i enlighet med bilaga 2.
Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering kungörs i en särskild publikationsserie (RA-MS), i enlighet med bilaga 2 till författningssamlingsförordningen (1976:725). I serien RA-MS kan även Riksarkivets förvaltningsbeslut om gallring och annan arkivhantering medtas.
Statliga myndigheter får endast gallra allmänna handlingar i enlighet med föreskrifter eller beslut av Riksarkivet, om det inte finns särskilda gallringsföreskrifter i lag eller förordning. Detta stadgas i 14 § arkivförordningen (1991:446).
Dokumentation och tillämpning
Polismyndigheten ska dokumentera tillämpningen av denna författning. Vid tillämpningen ska behovet att kunna fastställa handlingarnas autenticitet beaktas.
1. Denna författning träder i kraft den 1 augusti 2021. 2. Genom denna författning upphävs - Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2019:32) om bevarande och gallring hos Polismyndigheten - Föreskrifter (RA-MS 2020:3) om ändring av Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2019:32) om bevarande och gallring hos Polismyndigheten - Föreskrifter (RA-MS 2020:31) om ändring av Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2019:32) om bevarande och gallring hos Polismyndigheten - Föreskrifter (RA-MS 2020:40) om ändring av Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2019:32) om bevarande och gallring hos Polismyndigheten - Föreskrifter (RA-MS 2021:1) om ändring av Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2019:32) om bevarande och gallring hos Polismyndigheten
Karin Åström Iko
Fredrik Lindberg
Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering kungörs i en särskild publikationsserie (RA-MS), i enlighet med bilaga 2 till författningssamlingsförordningen (1976:725). I serien RA-MS kan även Riksarkivets förvaltningsbeslut om gallring och annan arkivhantering medtas.
2 (26)
Bilaga 1 till RA-MS 2021:20
Samtliga huvudprocessområden
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Handlingar som har skannats 3 år efter utgången av det Pappershandlingar. vid nationell eller regional kalenderår som Avser handlingar som skanningsfunktion handlingarna skannades. har skannats till Polisens Undantag från gallring: ärenden, PÄr. Skannade pappershandlingar med författningskrav på egenhändiga underskrifter.
Huvudprocessområde
1 Brottsförebyggande arbete (BF)
Process
1.4.0 Samverka nationellt med andra myndigheter och organisationer
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Uppgifter om domar och andra 3 år efter det datum då Elektroniska handlingar. brottmålsavgöranden i domen eller beslutet har Från och med den 1 rättsväsendets vunnit laga kraft. januari 2016. informationssystems delsystem för dom och slutligt beslut i brottmål.
Process
1.5.0 Samverka internationellt med andra myndigheter och organisationer
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Det europeiska informationssystemet för utbyte av uppgifter ur kriminalregister, Ecris.
Uppgifter i Ecris-diariet. 3 år efter att ärendet har Elektroniska handlingar. avslutats. Statistik tas fortlöpande ut från Ecris-diariet och bevaras.
3 (26)
Bilaga 1 till RA-MS 2021:20
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Administrativa handlingar som 3 år efter att ärendet har Avser korrespondens
| upprättas i samband med Ecris- avslutats. samarbetet. | med anledning av kompletteringar, missiv till underrättelser samt begäran om registerutdrag, underrättelser om gallring, enklare förfrågningar och översättningar av administrativa handlingar med liknande funktioner. |
| Begäran om registerutdrag som 3 år efter det att ärendet hanteras i samband med Ecris- har avslutats. samarbetet. | Avser begäran om registerutdrag, underrättelser. |
| Kopior av domar eller slutliga 3 år efter att ärendet har beslut som översänts vid avslutats. begäran om förtydliganden som hanteras i samband med Ecrissamarbetet. | Domar eller beslut i original bevaras hos den domstol som har avkunnat dom eller beslut. |
| Mottagningskvitton och andra Omedelbart efter det att handlingar för tekniska kontroll har gjorts av att kontroller om att uppgifterna har informationen har överförts korrekt och som överförts korrekt. hanteras i samband med Ecrissamarbetet. | Genereras automatiskt vid varje försändelse via Ecris-tjänsten. |
Statistik som har överförts via 3 år efter det att Ecris-tjänsten. sammanställningen har överförts till EUkommissionen.
Process
1.6.1 Bedriva underrättelseverksamhet
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Grundhandlingar till När de inte behövs för penningtvättsregister. verksamheten.
Grundhandlingar till allmänna 5 år. spaningsregistret, Asp.
4 (26)
Bilaga 1 till RA-MS 2021:20
Process
1.8.2 Kontrollera förare
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Portabelt bevisinstrument för alkoholutandning, PBA.
| Personuppgifter till bevisprov i 5 år. databas för portabelt bevisinstrument för alkoholutandning, PBA. | Elektroniska handlingar. |
| Avidentifierade bevisprov och 10 år. analysresultat i databas för portabelt bevisinstrument för alkoholutandning, PBA. | Elektroniska handlingar. |
| Personuppgifter till tekniska 5 år. kontroller i databas för portabelt bevisinstrument för alkoholutandning, PBA. | Elektroniska handlingar. |
| Kopior på analysprotokoll i 5 år. databas för portabelt Undantag från bevisinstrument för gallring: alkoholutandning, PBA. Ett exemplar förs till kriminalärendets akt. | Elektroniska handlingar |
| Tekniska kontroller i databas för 10 år. portabelt bevisinstrument för alkoholutandning, PBA. | Elektroniska handlingar. |
5 (26)
Bilaga 1 till RA-MS 2021:20
Huvudprocessområde
2 Utredning och lagföring (UL)
Processgrupp
2.2 Utreda brott
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Handlingar rörande brottsutredningar
Handlingar som hör till Avslutade ärenden får Pappershandlingar och brottsutredningar enligt 23 kap. gallras 7 år efter att elektroniska handlingar rättegångsbalken (1942:740) anmälan om brott har (upptagningar för och som enbart gäller ett eller inkommit. automatiserad flera brott enligt punkterna 1-12. behandling). 1. Brott av enkel beskaffenhet med endast böter i straffskalan (brottskod 9001) 2. Olaga hot, enligt 4 kap. 5 § första stycket brottsbalken (1962:700) 3. Ofredande, enligt 4 kap. 7 § brottsbalken (1962:700) 4. Stöld, enligt 8 kap. 1 § brottsbalken (1962:700) 5. Ringa stöld, enligt 8 kap. 2 § brottsbalken (1962:700) 6. Tillgrepp av fortskaffningsmedel, enligt 8 § 7 § första stycket brottsbalken (1962:700) 7. Bedrägeri, enligt 9 kap. 1 § brottsbalken (1962:700) 8. Ringa bedrägeri, enligt 9 kap. 2 § brottsbalken (1962:700) 9. Skadegörelse, enligt 12 kap. 1 § brottsbalken (1962:700) 10. Ringa skadegörelse, enligt 12 kap. 2 § brottsbalken (1962:700)
Handlingar rörande ärenden om Avslutade ärenden får brott mot trafikförfattningarna. gallras 7 år efter att anmälan om brott har inkommit.
Undantag från gallring:
Handlingar i ärenden som innefattar utredning av personskada ska bevaras.
6 (26)
Bilaga 1 till RA-MS 2021:20
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
| Handlingar i ärenden om bidragsbrott enligt bidragsbrottslagen (2007:612). | Avslutade ärenden får gallras 7 år efter att anmälan om brott har inkommit. Undantag från gallring: Handlingar i ärenden som klassificeras som grova ska bevaras. |
| Ljudupptagningar av dialogförhör där den hördes röst framgår och hör till brottsutredningar enligt 23 kap. rättegångsbalken (1942:740). | 10 år efter att det att Regler om bevarande av anmälan om brott har förhör finns i 23 kap. 21 c inkommit under § rättegångsbalken förutsättning att ärendet (1942:740). är avslutat. Undantag från gallring: Ljudupptagningar av förhör i brottsutredningar som enligt 35 kap. 2 § brottsbalken (1962:700) saknar bortfallande av påföljd ska bevaras. |
| Ljudupptagningar av referatförhör där den hördes röst inte framgår och hör till brottsutredningar enligt 23 kap. rättegångsbalken (1942:740). | 6 månader efter det att utredningen är avslutad hos Polismyndigheten. Undantag från gallring: Ljudupptagningar av förhör som hör till brottsutredningar som enligt 35 kap. 2 § brottsbalken (1962:700) saknar bortfallande av påföljd ska bevaras. |
| Handlingar rörande föreläggande om ordningsbot. | 5 år efter utfärdandet. |
Uppbörd
Handlingar rörande uppbörd. Får gallras Pappershandlingar och - 5 år efter att domstolens Elektroniska handlingar. avgörande vann laga kraft, - strafföreläggandet eller föreläggandet av en ordningsbot godkändes eller - efter 10 år vid
7 (26)
Bilaga 1 till RA-MS 2021:20
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
värdeförverkande eller företagsbot.
Automatisk trafiksäkerhetskontroll, ATK.
Ärenden i automatisk 5 år efter utgången av det trafiksäkerhetskontroll, ATK kalenderår då domen, med tillhörande handlingar. eller det beslut som meddelades med anledning av talan, vann laga kraft.
Omaskerade originalbilder i Får gallras så snart en automatisk trafik kopia där fordonets säkerhetskontroll, ATK. eventuella passagerare maskerats har framställts och lagrats i ATK.
Efterlysningsregistret
Uppgifter i efterlysningsregistret 1 år efter avlysning. Elektroniska handlingar. om efterlysning med anledning av utredning eller beivrande av brott.
Uppgifter i efterlysningsregistret 24 timmar efter Elektroniska handlingar. med anledning av utredning makulering. eller beivrande av brott, men som vid närmare utredning inte visar sig ha att göra med brott.
Registret över efterlysta fordon, efterlysta registreringsskyltar, personliga fordonsskyltar och skyltar för beskickningsfordon, EF.
Uppgifter i register över 2 år efter avlysning. Elektroniska handlingar. efterlysta fordon, EF, rörande eftersökt fordon, avlyst.
Uppgifter i register över Gallras när uppgifterna Elektroniska handlingar efterlysta fordon, EF, rörande inte behövs för Aviseras efter 10 år. eftersökt fordon, inte avlyst. verksamheten. Dock tidigast 30 dagar efter aviseringen.
Uppgifter i register över 7 dagar efter avlysning. Elektroniska handlingar. efterlysta fordon, EF, rörande spärrat fordon, avlyst.
8 (26)
Bilaga 1 till RA-MS 2021:20
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
| Uppgifter i register över efterlysta fordon, EF, rörande spärrat fordon, inte avlyst. | Gallras när uppgifterna Elektroniska handlingar inte behövs för Aviseras efter 60 dagar. verksamheten. Dock tidigast 30 dagar efter aviseringen. |
| Uppgifter i register över efterlysta fordon, EF, rörande eftersökt registreringsskylt, avlyst. | 1 år efter avlysningen. Elektroniska handlingar. |
| Uppgifter i register över efterlysta fordon, EF, rörande eftersökt registreringsskylt, inte avlyst. | Gallras när uppgifterna Elektroniska handlingar inte behövs för Aviseras efter 2 år. verksamheten. Dock tidigast 30 dagar efter aviseringen. |
| Uppgifter i register över efterlysta fordon, EF, rörande omhändertaget fordon, utlämnat. | 1 år efter utlämnandet. Elektroniska handlingar. |
| Uppgifter i register över efterlysta fordon, EF, rörande omhändertagen registreringsskylt, utlämnad. | 1 år efter utlämnandet. Elektroniska handlingar. |
| Uppgifter i register över efterlysta fordon, EF, rörande omhändertaget fordon eller registreringsskylt, inte utlämnat. | Gallras när uppgifterna Elektroniska handlingar inte behövs för Aviseras efter 2 år. verksamheten. Dock tidigast 30 dagar efter aviseringen. |
| Uppgifter i register över efterlysta fordon, EF, rörande spärrat fordon, eftersökt fordon eller registreringsskylt, omhändertaget fordon eller registreringsskylt med anledning av brottsbekämpning, men som visar sig inte ha att göra med brott. | 24 timmar efter avlysning Elektroniska handlingar. eller utlämnande. |
9 (26)
Bilaga 1 till RA-MS 2021:20
Process 2.2.1. Ta upp anmälan, utreda och brottsamordna
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Uppgifter om larm inom ramen 1 år efter att larmet har Avser uppgifter som inte för en utredning om brott eller avlysts. gallras enligt annan uppgifter om larm som inte lagstiftning. avser brottsbekämpande verksamhet.
Process 2.2.2. Ta egendom i beslag, förvar eller kvarstad
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Handlingar till beslagsliggare. 10 år.
Process
2.2.3 Kroppsvisitera och kroppsbesiktiga
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Blankett till dnaprovpapper för Får gallras en månad Pappershandlingar. salivprov. efter skanning. Dnaprovpappret ska förstöras enligt 5 kap. 9 § lagen (2018:1693) om polisens behandling av personuppgifter inom brottsdatalagens område.
Process
2.2.5 Utföra kriminaltekniska och forensiska undersökningar
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
| Underlag i forensiska narkotikaanalysärenden. | 5 år efter att ärendet har Pappershandlingar. påbörjats. Avser till exempel instrumentutskrifter, kromatogram och arbetsblad på papper till narkotikaanalyser. |
| Handlingar rörande kontroll av prov i en viss sekvens (körning/omgång i ett laboratorieinstrument). | 5 år. Undantag från gallring: Kontroller rörande dnaundersökningar undantas från gallring. |
| Handlingar som utgör pressningar i vapenundersökningar. | 2 år efter att pressningen Avser pressningar på har genomförts. fotopapper. |
10 (26)
Bilaga 1 till RA-MS 2021:20
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
It-forensisk verksamhet
Kopior av beslagtagna 6 månader efter att Elektroniska handlingar. elektroniska handlingar som har ärendet har avslutats hos Avser avslutade framställts med hjälp av polis, åklagare eller förundersökningar. forensiska analysprogram. domstol.
| Kopior av beslagtagna elektroniska handlingar som har framställts med hjälp av forensiska analysprogram. | 5 år efter att ärendet har Elektroniska handlingar. avslutats hos polis, Avser nedlagda åklagare eller domstol. förundersökningar. |
| Avbildningar eller kopior av inlånat undersökningsmaterial. | 5 år efter avbildning eller Elektroniska handlingar. kopiering. Avser hanteringen vid Nationellt forensiskt centrum. |
| Upptagningar som har framställts vid analyser av undersökningsmaterial. | 5 år efter att de har Elektroniska handlingar. framställts. Avser hanteringen vid Nationellt forensiskt centrum. |
| Uppgifter i analysbanken i myndighetens ärendehanteringssystem för kriminaltekniska undersökningar. | När preskriptionstiden är Elektroniska handlingar. nådd för det aktuella Från och med år 1996. brottet. Om brottet saknar preskriptionstid gallras uppgifterna 70 år efter att ärendet är slutredovisat i systemet. |
11 (26)
Bilaga 1 till RA-MS 2021:20
Process
2.2.6 Använda hemliga tvångsmedel
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
| Handlingar rörande behörighetstilldelning. | 2 månader från det att Avser: ärendet kommit in. - Begäran om realtidsinkoppling och nedkoppling. - Begäran om förstörelse av upptagningar inklusive kopior på domstolsbeslut - Begäran om inhämtning av telefonnummer eller motsvarande inklusive kopior på åklagarbeslut och domstolsbeslut. Begäran kan även utgöras endast av kopian på domstolsbeslut. |
| Personuppgifter i handlingar vid administration av hemlig dataavläsning. | 6 år från att ärendet har Avser att personuppgifter avslutats. får fortsätta att behandlas under längre tid för arkivändamål av allmänt intresse. Avser elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling). Från och med den 1 april år 2020. Avser inte själva upptagningarna eller uppteckningarna av de hemliga tvångsmedlen. |
| Personuppgifter i diarier vid administration av hemlig dataavläsning. | 6 år från att ärendet har Avser att personuppgifter avslutats. får fortsätta att behandlas under längre tid för arkivändamål av allmänt intresse. Avser elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling). Från och med den 1 april år 2020. Avser inte själva upptagningarna eller uppteckningarna av de hemliga tvångsmedlen. |
12 (26)
Bilaga 1 till RA-MS 2021:20
Process
2.2.7 Ge rättslig hjälp till svensk eller utländsk myndighet
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Handlingar rörande begäran om 2 år. Avser inte forensiska biträde från annan svensk undersökningar som myndighet vid brottsutredning. utförs på begäran av annan myndighet.
Handlingar rörande 10 år. Avser inte handlingar godsregistrering, inom brottsutredning. godsefterlysning och godsavlysning.
13 (26)
Bilaga 1 till RA-MS 2021:20
Huvudprocessområde
3 Service (SE)
Process
3.2.0 Handlägga utlänningsärenden
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Uppgifter i U-boken (register När återreseförbudet har Elektroniska handlingar.
| över utvisningar och avvisningar förenade med återreseförbud). | upphört att gälla. Vid återreseförbud på livstid gallras uppgifterna då personen har avlidit eller 100 år efter personens födelseår. |
| Handlingar som utgör underlag för registrering av nationella återreseförbud i U-boken. | När återreseförbudet har upphört att gälla. Vid återreseförbud på livstid gallras uppgifterna då personen har avlidit eller 100 år efter personens födelseår. |
| Redovisningsark för klistermärken i utlänningsärenden. | 5 år. |
| Crew list. | När de inte behövs för Avser besättningslistor verksamheten. från förhandsanmälan vid gränskontroll av sjötrafik. |
Process
3.3.0 Handlägga parkeringsanmärkningar
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Handlingar rörande bestridande 2 år. och rättelse av parkeringsanmärkningar och förhöjd avgift.
14 (26)
Bilaga 1 till RA-MS 2021:20
Process
3.4.0 Handräcka
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Handlingar rörande 2 år. Avser handlingar som rör handräckning. begäran om handräckning från till exempel - domstol och Kriminalvården vid förpassning och inställelse för straffverkställighet. - Kronofogdemyndigheten vid förrättning, - handräckning, biträde eller annan åtgärd begärd av läkare, - enligt utlänningslagen (2005:716) samt - enligt lagen (1990:52) med särskilda bestämmelser om vård av unga. Avser inte handlingar rörande övergripande, allmänna och principiella frågor kring handräckning eller vård av unga.
Process
3.5.0 Stämningsmannadelge
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Handlingar rörande 2 år. stämningsmannadelgivning.
Process
3.6.1 Handlägga tillståndsärenden
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Handlingar rörande tillstånd till 5 år. danstillställningar.
Handlingar rörande tillstånd till 5 år. tävlingar och uppvisningar i sport och idrott.
Handlingar rörande tillstånd till 5 år. tivolinöjen och festtåg.
15 (26)
Bilaga 1 till RA-MS 2021:20
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Handlingar rörande tillstånd till 5 år. marknader och mässor.
Handlingar rörande tillstånd till 5 år. Avser till exempel andra tillställningar. ballonguppstigningar, fallskärmshopp över offentlig plats och flyguppvisningar.
Handlingar rörande tillstånd till 5 år. handel på offentlig plats.
Handlingar rörande tillstånd till 5 år. Avser till exempel upplag, anspråkstagande av offentlig byggnadsställningar, plats. uteserveringar, uppställning av container på offentlig plats.
Handlingar rörande tillstånd till 5 år. sprängning.
Handlingar rörande tillstånd till 5 år. fyrverkeri.
Handlingar rörande tillstånd till 10 år. skjutning och skjutbanor.
Handlingar rörande tillstånd till 5 år. Avser till exempel störande buller enligt lokal ansökan om att få gräva i ordningsföreskrift. en gata nattetid, att använda högtalarbilar, högtalarmusik.
Handlingar rörande tillstånd till 5 år. insamling av pengar, reklam m.m. enligt lokal ordningsföreskrift.
Handlingar rörande tillstånd till 10 år. hotell- och pensionatsrörelse.
Handlingar rörande tillstånd till 2 år. tillfällig försäljning.
Handlingar rörande tillstånd till 10 år. larminstallationsverksamhet.
Handlingar rörande tillstånd till 10 år. kremering och gravsättning.
16 (26)
Bilaga 1 till RA-MS 2021:20
Process
3.6.3 Handlägga passärenden
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Handlingar rörande rekvisition 5 år. av samordningsnummer för pass och nationellt id-kort.
Handlingar rörande ansökan 5 år. Avser handlingar rörande från vårdnadshavare som inte så kallad spärr av ger medgivande för pass eller minderårigs nationellt id-kort. personnummer i passregistret.
Resehandlingssystemet, Res
| Uppgifter rörande indragning, 1 år efter passets återkallelse och förlustanmälan giltighetstid har gått ut. samt elektroniska bilagor till passansökan skapade genom skanning. | Elektroniska handlingar. |
| Uppgifter om avslag av 5 år efter passansökan. makuleringsdatum. | Elektroniska handlingar. Avser underlag för avslag samt makulerad ansökan. |
| Uppgifter om varningsflagga på 6 månader efter underårigs personnummer. registrering. | Elektroniska handlingar. |
| Uppgifter om betalning. 10 år efter utgången av det bokföringsår då betalningen registrerades. | Elektroniska handlingar. |
| Handlingar i Efter skanning. resehandlingsärenden som har skannats. | Pappershandlingar Avser handlingar för både pass och nationella id-kort. |
Process
3.6.4 Utöva tillsyn enligt särskilda bestämmelser
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Handlingar rörande 5 år. underrättelse till kommun- och länsstyrelse med anledning av tillsyn enligt alkohollagen (2010:1622).
Handlingar rörande tillsyn över 10 år. hundar och katter.
17 (26)
Bilaga 1 till RA-MS 2021:20
Kopior av inköpsnotor 1 år under förutsättning Inlämnade från handlare. avseende begagnade varor. att vederbörlig kontroll har gjorts.
Process
3.6.5 Yttra sig i annan myndighets tillståndsgivning
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Handlingar rörande yttranden 5 år. över tillstånd till servering eller försäljning av alkoholdrycker.
Handlingar rörande yttranden 5 år. Med hantering avses över tillstånd till hantering av handel, tillverkning, brandfarliga och explosiva förvärv, innehav och varor. förvaring.
| Handlingar rörande personutredningar för kör- och traktorkort. | 2 år. |
| Handlingar rörande personutredningar för luftfartscertifikat. | 2 år. |
| Handlingar rörande transport-, parkerings- och uppställningsdispenser. | 5 år. |
| Handlingar rörande samråd och yttranden om kommunala trafikföreskrifter. | 2 år. |
| Handlingar rörande yttranden till annan myndighet om trafikföreskrifter. | 2 år. |
| Handlingar rörande yttranden över detaljplaner. | 2 år. |
| Handlingar rörande skyddsvakter. | 2 år. |
18 (26)
Bilaga 1 till RA-MS 2021:20
Process
3.6.6 Utbilda och förordna tjänstemän med särskilda befogenheter
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Handlingar rörande 10 år. Avser handlingar rörande: ordningsvakter. - förordnande av samt lämplighetstest och utbildning av ordningsvakter, - prövning enligt 3 § lagen (1980:578) om ordningsvakter, - ifrågasatt lämplighet som ordningsvakter, samt - utrustning och uniformer för ordningsvakter. Avser inte handlingar rörande övergripande, allmänna och principiella frågor kring ordningsvaktsverksamhet en. Avser inte handlingar rörande gemensam utsättning av ordningsvakter och poliser som Polismyndigheten anordnar.
| Ordningsvakters tjänstgöringsanmälningar och avrapporteringar. | 3 år. |
| Uppgifter i register över ordningsvakter. | 5 år efter att det senaste Elektroniska handlingar förordnandet avslutades. Med övriga uppgifter Övriga uppgifter får avses till exempel gallras när de inte behövs uppgifter om personer för verksamheten. som genomgått utbildning men som inte är förordnade eller uppgifter om bevakningsföretag och företrädare för bevakningsföretag. |
| Handlingar rörande jakt- och fisketillsynsmän, provledare för jägarexamen samt naturvårdsvakter. | 5 år. |
19 (26)
Bilaga 1 till RA-MS 2021:20
Process
3.7.3 Handlägga upphittat gods
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Handlingar rörande hittegods 10 år. Avser alla uppgifter och och sjöfynd. Undantag från handlingar rörande till gallring: Polismyndigheten Avser inte handlingar inlämnat hittegods eller rörande upphittade sjöfynd såsom: fornfynd. - registrerade uppgifter i system för hittegods, - utskrifter från system för hittegods som exempelvis underskrivet utlämnandekvitto, - inkomna begäranden att få ut hittegods eller sjöfynd, - redovisning av hittegods eller sjöfynd, samt - dokumentation av förvaringsavgifter, - dokumentation av kostnader och återkrav av upphittade och överlämnade djur. Avser inte handlingar rörande övergripande, allmänna och principiella frågor kring hittegodsverksamheten som inte rör specifikt inlämnat hittegods eller sjöfynd.
Process
3.7.5 Omhänderta i hjälpande syfte
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Omhändertagandeblad, LOB. 10 år.
20 (26)
Bilaga 1 till RA-MS 2021:20
Process
3.7.6 Efterforska och efterlysa, ej i anledning av brott
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Uppgifter i katastrofregister. När de inte behövs för verksamheten.
Undantag från gallring:
Under förutsättning att rapporter rörande bärgade personer, saknade personer och gods bevaras.
Handlingar rörande efterlysning 2 år. Inte med anledning av och avlysning av person. brott.
Efterlysningsregistret
Uppgifter i efterlysningsregistret 3 månader efter att Elektroniska handlingar. om försvunna personer som personen anträffats. konstaterats inte har att göra med brott.
Uppgifter i efterlysningsregistret 1 år efter avlysning. Elektroniska handlingar. som inte föranleds av utredning eller beivrande av brott.
System för identifiering av avlidna
21 (26)
Bilaga 1 till RA-MS 2021:20
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Uppgifter och handlingar i Får gallras när fullständig Avser
| systemet Disaster victim identification system integration (DVI SI). | identitet föreligger och - uppgifter om försvunna ärendet är avslutat. personer (Ante Mortem), - uppgifter om försvunna personer som har anträffats vid liv, - uppgifter om anträffade kroppar eller kroppsdelar (Post Mortem), - träffrapport mellan Ante Mortem och Post Mortemuppgifter, - inkomna digitala filer som foton, tandvårdsjournaler och röntgenbilder, samt - digitala analyssvar. Handlingarna bevaras i utredningsakten, undantaget Ante Mortemuppgifter för försvunna personer som anträffas vid liv. |
| Anteckningar av tillfällig betydelse. | Får gallras när fullständig Anteckningar av identitet föreligger och betydelse för ärendet ärendet är avslutat. bevaras i utredningsakten. |
| Referensnummer av tillfällig betydelse. | Får gallras när fullständig Bevaras undantagsvis i identitet föreligger och utredningsakten. ärendet är avslutat. |
Larm
Uppgifter om larm inom ramen 1 år efter att larmet har Avser uppgifter som inte för en utredning om brott eller avlysts. gallras enligt annan uppgifter om larm som inte lagstiftning. avser brottsbekämpande verksamhet.
22 (26)
Bilaga 1 till RA-MS 2021:20
Huvudprocessområde
4 Kärnverksamhet utanför rättsväsendet (UR)
Process
4.1.0 Ge skydd, undsättning och vård i fredstid
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Uppgifter om larm inom ramen 1 år efter att larmet har Avser uppgifter som inte för en utredning om brott eller avlysts. gallras enligt annan uppgifter om larm som inte lagstiftning. avser brottsbekämpande verksamhet.
Process
4.3.0 Handlägga förlustanmälan
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Anmälningar om förlorat gods. 5 år.
Undantag från gallring:
Med undantag för anmälningar om förlorat vapen som ska bevaras.
Process
4.4.0 Flytta fordon/fartyg och vrak
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Handlingar rörande flyttning av 10 år. Avser protokoll över fordon och bärgningsuppdrag. flyttning, liggare över flyttade fordon, avtal gällande bärgning med mera. Avser inte handlingar rörande övergripande, allmänna och principiella frågor gällande flyttning av fordon.
Handlingar rörande 2 år. omhändertagande av registreringsskylt.
Registret över efterlysta fordon, efterlysta registreringsskyltar, personliga fordonsskyltar
och skyltar för beskickningsfordon, EF
Uppgifter i register över 7 dagar efter avlysning. Elektroniska handlingar. efterlysta fordon rörande Inte med anledning av spärrat fordon, avlyst. brott.
23 (26)
Bilaga 1 till RA-MS 2021:20
| Uppgifter i register över efterlysta fordon rörande spärrat fordon, inte avlyst. | 7 dagar efter avisering. Elektroniska handlingar. Inte med anledning av brott. Aviseras efter 60 dagar. |
| Uppgifter i register över efterlysta fordon rörande flyttat fordon, utlämnat. | 1 år efter utlämnandet. Elektroniska handlingar. Inte med anledning av brott. |
| Uppgifter i register över efterlysta fordon rörande flyttat fordon, inte utlämnat. | 30 dagar efter avisering. Elektroniska handlingar. Inte med anledning av brott. Aviseras efter 1 år. |
24 (26)
Bilaga 1 till RA-MS 2021:20
Huvudprocessområde
6 Kompetensförsörjning (KS)
Process
6.4.0 Kompetensutveckla personal
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Handlingar rörande När de inte behövs för Avser inte handlingar genomförande av planlagda verksamheten. rörande analys, planering kompetensutvecklingsinsatser. Undantag från och utvärdering av gallring: kompetensutvecklingsins Kursplaner, atser. kursbeskrivningar, kursmaterial i urval, provoch frågeformulär, deltagarförteckningar samt slutliga omdömen om kursdeltagarna bevaras.
Handlingar rörande När de inte behövs för genomförande av verksamheten. kompetensutvecklingsinsatser som inte är planlagda.
25 (26)
Bilaga 1 till RA-MS 2021:20
Huvudprocessområde
7 Stödverksamhet (SV)
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Användaruppgifter i it-system. När de inte behövs för Avser användaruppgifter verksamheten. som t.ex. personuppgifter, organisatorisk tillhörighet, behörigheter m.m. i verksamhetssystem som inte är i skyddsklass konfidentiell eller hemlig eller i skyddsklass kvalificerat hemlig. Avser inte användaruppgifter som hanteras i Polisens administrationsportal (PAP).
Process
7.3.2 Utreda hantering av allmänna handlingar och sekretesspröva
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Handlingar rörande utlämnande 5 år. av allmänna handlingar och tillämpning av offentlighets- och sekretesslagen (2009:400).
Processgrupp
7.6 Administrera och vårda inventarier, materiel och tjänstedjur
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Handlingar rörande inventarier, 5 år efter att objektet har materiel, tjänstedjur, väsentlig tagits ur bruk. utrustning, fordon, fastigheter Undantag från och byggnader. gallring: Avser inte avtal eller liknande överenskommelser samt handlingar rörande skador och reklamationer vilka ska bevaras.
26 (26)
Bilaga 1 till RA-MS 2021:20
Handlingar rörande 5 år. funktionskontroller och kalibrering för allmän utrustning, lokaler, förbrukningsmaterial och annan materiel.
Process
7.6.2 Administrera it-, telefoni- och radioverksamhet
Handlingar Gallringsfrist Anmärkningar
Handlingarna rörande system- När en ny version Från och med år 1990.
| och projekt- och uppdragsdokumentation förvaras i filkataloger samt i system avsedda för dokumentprojekt- och ärendehantering inom it-utveckling. | upprättas eller systemet har avvecklats. Undantag från gallring: Dokumentation som upptas i Riksarkivets föreskrifter om elektroniska handlingar. |
| Datorprogram. | När de inte behövs för Avser källkod. verksamheten. Från och med år 1990. Undantag från gallring: Datorprogram som myndigheten bedömer har ett värde för att tillgodose bevarandeändamålen i 3 § arkivlagen. |
| Projekt- eller uppdragsdokumentation som efter en tid förlorar betydelse. | 2 år efter projektets Från och med år 1990. avslut. Undantag från gallring: - Projektdirektiv, - Förstudierapport, - Beslut, - Avtal, - Mötesanteckningar, - Övergripande projektplan, - Detaljerade planer, - Projektplanering, - Rapporter och sammanställningar, - Slutrapport, och - Utvärdering |
1 (4)
Bilaga 2 till RA-MS 2021:20
Bilaga 2: Följande uppgifter i Polismyndighetens verksamhet ska bevaras
Huvudprocessområde
1 Brottsförebyggande arbete (BF)
Process
1.5.0 Samverka internationellt med andra myndigheter och organisationer
| Handlingar | Anmärkningar |
|---|---|
| Ärenden i sambandsmannaverksamheten. | Från och med år 1997. Undantag från bevarande: Bifogade filer med fingereller handflatavtryck. |
| Ärenden inom ramen för samarbetsformen Europol. | Från och med år 1997. Ärenden där svensk polis har vidtagit åtgärd. Undantag från bevarande: Bifogade filer med fingereller handflatavtryck. |
| Ärenden inom ramen för samarbetsformen Interpol. | Från och med år 1997. Ärenden där svensk polis har vidtagit åtgärd. Undantag från bevarande: Bifogade filer med fingereller handflatavtryck. |
| Svenska efterlysningar via Schengen Information System, SIS. | Från och med år 1997. Efterlysningar som har initierats av svensk polis. Undantag från bevarande: Bifogade filer med fingereller handflatavtryck. |
Processgrupp
1.9 Bedriva brottsoffer- och personsäkerhetsarbete
| Handlingar | Anmärkningar |
|---|---|
| Handlingar i ärenden om personsäkerhetsarbete. | Från och med år 2005. |
| Handlingar i ärenden om särskilt personsäkerhetsarbete. | Från och med år 2005. |
2 (4)
Bilaga 2 till RA-MS 2021:20
| Handlingar | Anmärkningar |
|---|---|
| Handlingar i utredningar om kontaktförbud. | Från och med år 1988. |
| Händelserapporter. | Från och med år 1998. |
Huvudprocessområde
2 Utredning och lagföring (UL)
Process
2.1.0 Leda händelsestyrd operativ polisverksamhet
Handlingar Anmärkningar
Händelserapporter Från och med år 1998.
Processgrupp
2.2 Utreda brott
Process
2.2.7 Ge rättslig hjälp till svensk eller utländsk myndighet
| Handlingar | Anmärkningar |
|---|---|
| Ärenden i sambandsmannaverksamheten. | Från och med år 1997. Undantag från bevarande: Bifogade filer med fingereller handflatavtryck. |
| Ärenden inom ramen för samarbetsformen Europol. | Från och med år 1997. Ärenden där svensk polis har vidtagit åtgärd. Undantag från bevarande: Bifogade filer med fingereller handflatavtryck. |
| Ärenden inom ramen för samarbetsformen Interpol. | Från och med år 1997. Ärenden där svensk polis har vidtagit åtgärd. Undantag från bevarande: Bifogade filer med fingereller handflatavtryck. |
3 (4)
Bilaga 2 till RA-MS 2021:20
Svenska efterlysningar via Från och med år 1997. Schengen Information System, Efterlysningar som har
| SIS. | initierats av svensk polis. Undantag från bevarande: Bifogade filer med fingereller handflatavtryck. |
| Ärenden rörande operativt samarbete med utländsk polis – Europeiska utredningsorder (EIO) | Från och med år 2021. |
| Ärenden rörande operativt samarbete med utländsk polis – Rättslig hjälp | Från och med år 2021. |
| Ärenden rörande Europol – Biträde till utländsk myndighet | Från och med år 2021. |
| Ärenden rörande Interpol – Biträde till utländsk myndighet | Från och med år 2021. |
| Ärenden rörande utlämning – Europeisk arresteringsorder (EAW/överlämning) | Från och med år 2021. |
| Ärenden rörande utlämning – Nordisk arresteringsorder (NAW/överlämning) | Från och med år 2021. |
| Ärenden rörande utlämning – land utanför EU | Från och med år 2021. |
| Ärenden rörande utlämning till eller ifrån nordiskt land för verkställighet av beslut om vård eller behandling | Från och med år 2021. |
Huvudprocessområde
3 Service (SE)
Processgrupp
3.7 Bedriva serviceverksamhet gentemot allmänheten
Process
3.7.6 Efterforska och efterlysa, ej i anledning av brott
Handlingar Anmärkningar
Händelserapporter Från och med år 1998.
4 (4)
Bilaga 2 till RA-MS 2021:20
Huvudprocessområde
4 Kärnverksamhet utanför rättsväsendet (UR)
Process
4.1.0 Ge skydd, undsättning och vård i fredstid
Handlingar Anmärkningar
Händelserapporter Från och med år 1998.