Föreskrift om arbetsordning för riksdagsförvaltningen

Författningar

1 $ Grundläggande bestämmelser för verksamheten inom riksdagsförvaltningen finns i — riksdagsordningen (1974:153), — lagen (2000:419) med instruktion för riksdagsförvaltningen.

Organisation 2 $ Riksdagens förvaltning består av kammarkansliet, utskottens och EU-nämndens kanslier, administrativa kontoret, riksdagens internatio- E nella kansli samt informationsenheten. Övriga bestämmelser om organisation och ansvarsområden meddelas i särskilda tjänsteföreskrifter.

Ledningsorganisation 3 $ Närmast under riksdagsdirektören ansvarar — kanslichefen vid kammarkansliet och kanslichefen vid riksdagens

internationella kansli för ledningen av den löpande verksamheten vid

respektive kansli,

ss

SNORRES

FRUAR

— informationschefen för ledningen av den löpande verksamheten vid

e.

informationsenheten,

EE

— kanslicheferna i utskotten och EU-nämnden för ledningen av verk-

SARS

samheten vid dessa kanslier samt

NORR ST

— förvaltningschefen för ledningen av verksamheten vid administrativa

kontoret.

TE

4 $ Under förvaltningschefen ansvarar avdelningschefer för verksamhe-

ten inom respektive avdelning.

sas

SYKE

SSms

5 $ Riksdagsdirektören, förvaltningschefen, kanslichefen vid kammar-

VÄRST

kansliet samt en tjänsteman med samordningsansvar beträffande utskot-

tens kanslier utgör riksdagsförvaltningens ledningsgrupp.

OVISS

Ledningsgruppen är ett forum för planering och samordning av frågor

NORGES

som rör riksdagsförvaltningen.

EE

Ledningsgruppen sammanträder på kallelse av riksdagsdirektören.

PANSAR

Riksdagsstyrelsen

ERS

6 $ Bestämmelser om styrelsens sammansättning och uppgifter m.m.

SPSS

finns i riksdagsordningen och 1 instruktionen för riksdagsförvalt-

ningen.

7 $ Talmannen fastställer tid och plats för styrelsens sammanträden.

Riksdagsdirektören bestämmer vilken tjänsteman som skall föredra

ett styrelseärende samt vilka tjänstemän som 1 övrigt skall närvara. Ledningsgruppens ledamöter får närvara vid styrelsens sammanträ-

den.

8 $ Styrelseärenden skall anmälas i god tid. Kallelse, dagordning och

material till anmälda ärenden skall normalt tillställas ledamöterna senast

en vecka före sammanträdet.

9 SVid sammanträde med styrelsen skall föras protokoll, av vilket skall

framgå ärendenas huvudsakliga innehåll och de beslut som fattats.

Personalansvarsnämnden

10 $ Personalansvarsnämnden består av riksdagsdirektören som ord-

förande, personalföreträdarna, personalchefen och chefsjuristen samt de

ytterligare ledamöter som riksdagsdirektören bestämmer.

Av 23 $ i instruktionen för riksdagsförvaltningen framgår att föl-

jande frågor skall prövas av nämnden: 1. Skiljande från anställning på grund av personliga förhållanden,

RONNIE

dock inte i fråga om provanställning

ss ee

2. Disciplinansvar

Up NORS SSE

3. Åtalsanmälan

N na

4. Avstängning

NEN SAS

11 $ På begäran avger personalansvarsnämnden också yttrande till

DISSAR SONY

domstol i frågor som avses i 29 kap. 5 $ 5 brottsbalken.

SERA ASSA

12 $ Riksdagsdirektören fastställer tid och plats för personalansvars-

NS RINNA NS AASE

nämndens sammanträden.

NEN PUSSAR

13 $ Kallelse, dagordning och material till anmälda ärenden skall nor-

RANN ANI

malt tillställas ledamöterna senast en vecka före sammanträdet.

NS RER

14 $ Vid sammanträde med personalansvarsnämnden skall föras pro-

NEN

tokoll, av vilket skall framgå ärendenas huvudsakliga innehåll och de

ANN NS

beslut som fattats.

ERNER

15 $ Ärendena avgörs efter föredragning.

SON

NS

Föredragande är personalchefen eller den tjänsteman som riksdags-

YRSA

direktören bestämmer.

Vid omröstning tillämpas bestämmelserna i 29 kap. rättegångsbalken

om omröstning i brottmål. Avvikande mening skall antecknas i proto-

kollet.

fRsSNa SIS

I fråga om jäv gäller förvaltningslagens bestämmelser.

|

|

z

-

7

Beslutanderätt m.m.

|

z

[

Riksdagsdirektören

|

14

16 $ Av 25 $ instruktionen för riksdagsförvaltningen framgår att ären-

den, som inte enligt instruktionen skall beslutas av styrelsen respektive

personalansvarsnämnden, skall avgöras av riksdagsdirektören, av annan

tjänsteman enligt denna arbetsordning eller enligt särskilt beslut om

SS. TRAPANI

delegation.

- RNA pa EN

17 $ Följande ärenden avgörs av riksdagsdirektören.

1. De föreskrifter respektive tjänsteföreskrifter som, utöver de före-

ETRADE

skrifter som skall beslutas av riksdagsstyrelsen eller av annan enligt

AES ESSEN

denna arbetsordning, behövs för förvaltningens verksamhet och orga-

nisation.

2. Fördelning av resurser ställda till förvaltningens förfogande och

EHRENBERG SUR

fastställande av verksamhetsplan, m.m.

SR NEN

3. Frågor som har behandlats i rådet för ledamotsnära frågor och

EES NS

sådana frågor av större vikt som inte ankommer på styrelsen.

SERNER

4. Riksdagsförvaltningens övergripande riktlinjer beträffande perso-

RENNIE

nal, jämställdhet, arbetsmiljö och informationsteknik, m.m.

5. Utseende av utskottssamordnare.

6. Tjänsteresa och semester för chefer och annan personal direkt

underställd riksdagsdirektören. RSSSF

REN

7. Samtliga ärenden som berör värden överstigande fem (5) miljoner

SOMNA

kronor eller som kan leda till kostnader överstigande detta belopp om

inte särskilt delegationsbeslut meddelats avseende viss typ eller grupp

av ärenden.

8. Fastställande av beredskapsplaner.

9. Inledande av rättsligt förfarande — utom inkassoåtgärd — som inte ankommer på styrelsen.

Förvaltningschefen

18 $ Förvaltningschefen får utan hinder av bestämmelserna i 17 $ fatta

|

beslut i följande ärenden.

=

|

5

1. Tjänsteföreskrifter och riktlinjer rörande löpande ekonomiadmi-

nistration, löpande personaladministration och annan gemensam administration i anslutning till administrativa kontorets uppgifter.

2. Slutande av lokala kollektivavtal. 3. Avskrivning av fordran enligt ekonomiadministrativa bestämmel-

ser för statlig verksamhet. 4. Anställning av personal som inte avses i 15 $ 9 instruktionen för

riksdagsförvaltningen.

Förvaltningschefen får fatta beslut i ärenden avseende ekonomiska dispositioner rörande riksdagsförvaltningen till det högsta belopp vilket

fastställs i tjänsteföreskrift som avses i 19 $. Beslut enligt första stycket 2-4 får delegeras till avdelnings-, kansli-,

respektive enhetschef eller den tjänsteman förvaltningschefen utser.

JRR

+

Ovriga chefer

19 $ Chef som avses i 3 och 4 $$ är behörig att, med de begräns-

Se AS

ningar och preciseringar som anges i särskilda tjänsteföreskrifter rörande

ekonomisk dispositionsrätt och beslut i personalärenden m.m., avgöra

ARNES

samtliga ärenden inom respektive ansvarsområde som inte skall avgöras av styrelsen, personalansvarsnämnden, riksdagsdirektören eller av annan

NANSEN

enligt denna arbetsordning eller särskild delegation från riksdagsdirek-

AR ÄN

tören.

20 $ Enhetschef och annan chef direkt underställd chef som avses i

SOSSAR

3 och 4 $$ får i enlighet med tilldelad behörighet besluta i ärenden

NRA

inom respektive enhets ansvarsområde med de begränsningar och pre-

NS

ciseringar som anges i särskilda tjänsteföreskrifter rörande ekonomisk

FENRIR RNE

dispositionsrätt och beslut i personalärenden m.m.

NEVIS

Delegation

21 $ Chefs beslutanderätt enligt 19 och 20 $$ får överlämnas till annan

VENSK EN

tjänsteman inom respektive ansvarsområde.

SENS

Ärende för vilket särskilt bemyndigande att fatta beslut meddelats får

NSI

inte utan medgivande delegeras vidare.

Beslut om delegation skall dokumenteras skriftligen.

ETERN ANSER

22 $ Varje chef skall noga pröva möjligheterna till delegering inom sitt

SSE

ansvarsområde.

SKRIN

För att skapa större ansvarstagande och delaktighet i verksamheten

skall delegation meddelas med utgångspunkt från att ärenden — med

hänsyn till deras beskaffenhet — skall avgöras så nära verksamheten som möjligt.

23 $ Av 15 $ 12 instruktionen för riksdagsförvaltningen och 17 $ 3

denna arbetsordning framgår att frågor av större vikt och principiell

betydelse skall avgöras av styrelsen eller riksdagsdirektören. Ärende i övrigt som är mycket omfattande, av svår beskaffenhet eller 1 vilket fråga uppkommer huruvida detta bör föras till rådet för leda-

motsnära frågor skall överlämnas till närmaste chef för avgörande eller

SN beslut om den fortsatta handläggningen.

Chefsansvar 24 N Chefen har ansvar för verksamheten inom sitt ansvarsområde. Det

innebär att chefen ansvarar för — planering, ledning, samordning och uppföljning av verksamheten, — att verksamheten bedrivs författningsenligt och effektivt samt att den

utvecklas och anpassas till de krav som ställs på den, — att arbetet bedrivs i enlighet med verksamhetsplanen och fastställda

mål, — att verksamheten inom ansvarsområdet samordnas med verksamhe-

ten vid riksdagsförvaltningen i övrigt,

— att säkerhetsskyddet har den nivå som krävs, — att systemägaruppgifterna för de IT-system som finns inom ansvarsområdet fullgörs,

— att behov av ändringar i riksdagsförvaltningens föreskrifter, riktlinjer

och tjänsteföreskrifter inom ansvarsområdet omgående anmäls till juridiska enheten,

— att interna instruktioner för verksamheten utarbetas samt

Or,

— att närmaste högre chef utan dröjsmål informeras om ärenden och

händelser av större vikt inom ansvarsområdet.

25 $ Chefen har ansvar för personalen inom ansvarsområdet. Det innebär att chefen ansvarar för arbetsorganisation, arbetsmiljö, jämställdhet

och kompetensutveckling samt det som i övrigt ankommer på chefen

1 dennes egenskap av arbetsgivarens företrädare.

26 $ Chefen har ekonomiskt ansvar. Det innebär att chefen skall bud-

getera verksamheten och svara för att budgeten följs. Chefen ansvarar

vidare för att det finns en rättvisande ekonomisk redovisning, uppfölj-

ning och en god intern kontroll.

27 4 Chefen har ansvar för informationsverksamheten inom ansvarsområdet. Det innebär att chefen skall se till att

— personalen erhåller den information som behövs för verksamheten,

— ansvarsområdets utåtriktade information utformas och lämnas i samråd med informationsenheten.

Vikarier

28 $ När riksdagsdirektören har semester, är tjänstledig eller är på utrikes tjänsteresa skall enligt 11 $ instruktionen för riksdagsförvalt-

ningen en vikarierande riksdagsdirektör förordnas. Under likartade för-

hållanden bör vikarie utses även för chef som avses i 3 och 4 $$ samt

enhetschef och annan chef direkt underställd chef som avses i 3 och 4 $$.

Postbehandling, registrering och utlämnande av allmän handling

29 $ Registrator inom administrativa kontoret ansvarar för riksdagsför-

valtningens centrala diarium samt samordnar diarieföring och annan hantering av allmänna handlingar inom riksdagsförvaltningen. Diariet får bara innehålla sådana uppgifter som anges i 15 kap. 2 $ sekretesslagen (1980:100) och uppgifter som i övrigt behövs för ärendets beredning.

30 $ I tjänsteföreskrift skall meddelas de ytterligare föreskrifter som

behövs för postbehandling, registrering, arkivering och förvaring samt

mr Fo utlämnande av allmän handling inom riksdagsförvaltningen.

Öppethållande, expeditionstider m.m.

31 $ Registratorskontoret skall under arbetsdagar normalt vara öppet

för externa besökare kl. 09.00-11.00 och kl. 12.00-16.00. Dag då

arbetstiden är förkortad skall registratorskontoret vara öppet för externa

besökare kl. 09.00-12.00.

Tiden då registratorskontoret hålls öppet skall anslås på riksdagsförvaltningens anslagstavla och i övrigt ges till känna på lämpligt sätt.

Inskränkning i tiden bör ges till känna minst en vecka i förväg.

Säkerhetsskydd

32 $ Chefen för säkerhetsenheten är riksdagsförvaltningens säkerhets-

NN

skyddschef.

ERSTA

33 $ Säkerhetsskyddschefen ansvarar för, leder och har tillsyn över för-

valtningens säkerhetsskyddsverksamhet.

Det åligger säkerhetsskyddschefen att utan dröjsmål informera riks-

EE

dagsdirektören och förvaltningschefen om planering för och åtgärder

NO

vid kris- och beredskapstillstånd i den mån uppgifterna inte ankommer

RNE ASSA

på krigsdelegationen samt om ärenden och händelser av större vikt i övrigt inom ansvarsområdet.

34 $ För säkerhetsskyddet vid riksdagsförvaltningen skall finnas sär-

skilda tjänsteföreskrifter.

nn

INR

NSI

35 $ Säkerhetsskyddschefen får besluta i ärenden om registerkontroll

SR

RANA

enligt säkerhetsskyddslagen (1996:627).

SNS

SSA

KÖPS

Ekonomiadministration

36 $ Riksdagsförvaltningen skall om annat inte beslutas normalt till-

lämpa de ekonomiadministrativa bestämmelser som gäller för myndig-

heter under regeringen.

Föredragning, begäran om upplysningar

37 $ Av 27 $ instruktionen för riksdagsförvaltningen framgår att ärenden som avgörs av riksdagsdirektören skall föredras. Den som berett ett

ärende skall om möjligt också föredra det eller vara närvarande vid den slutliga handläggningen. Den chef till vilkens ansvarsområde ärendet hör har rätt att närvara vid föredragningen.

ESA SR

Av 28 $ instruktionen för riksdagsförvaltningen framgår vidare att

ASSESSORN

riksdagsdirektören utan föredragning får fatta beslut som inte kan skju-

EAA

tas upp till dess att ärendet hunnit föredras.

ESS

Ärende som avgörs av någon annan än riksdagsdirektören måste inte

SR SEINE

föredras.

EES PINS SNS

38 $ Innan ett ärende avgörs skall det beredas så allsidigt som möjligt.

ERS

Den som handlägger ett ärende har behörighet att begära in de förkla-

PIRNES

ringar, upplysningar eller yttranden som behövs för beredningen och

EEE ISEN

för att ärendet skall kunna avgöras.

ÖSTE SSR

Beslut och protokoll

mr

39 $ Beslut genom vilket ett ärende avgörs skall dokumenteras i enlig-

het med bestämmelserna i 30 $ instruktionen för riksdagsförvaltningen.

Av en beslutshandling skall således framgå

— dagen för beslutet,

— beslutets innehåll,

— vem som har fattat beslutet,

— vem som har varit föredragande och

— vem som varit med om den slutliga handläggningen utan att delta i

avgörandet.

40 $ Protokoll skall föras över beslut genom vilket ett ärende avgörs

om det inte finns någon annan beslutshandling. Protokollet skall under-

tecknas av protokollföraren och justeras av den som fattat beslutet eller

sov

den som utsetts att justera detsamma. Övriga som deltagit i den slutliga

SNR

handläggningen av ärendet bör signera protokollet. Av protokollet skall

framgå ärendets diarienummer.

41 $ Om föredraganden eller någon annan som har varit närvarande

vid den slutliga handläggningen av ett ärende har skiljaktig mening

INSATSER

RARS

skall denna antecknas.

ANSSI

Riksdagsförvaltningens föreskrifter och riktlinjer m.m.

42 $ En författning meddelad av riksdagsstyrelsen, riksdagsdirektören

rs

eller i enlighet med denna arbetsordning skall benämnas Riksdags-

PISA

förvaltningens föreskrift respektive Riksdagsförvaltningens tjänsteföre- ISEENEA

SNS

skrift. Av 2 $ lagen (1982:1255) om författningssamlingar för riksdags-

EN Ö

förvaltningen och Riksbanken framgår att en sådan författning skall

ONSIN RE HET

kungöras i riksdagsförvaltningens författningssamling (RFS).

<A TN

För rekommendationer m.m. som inte utesluter andra handlingssätt

skall användas beteckningen Riksdagsförvaltningens riktlinjer. Riksdagsförvaltningens riktlinjer skall utges med enhetligt utseende

NASN

årsvis i en särskild numrerad serie.

43 $ De bestämmelser som utöver denna arbetsordning behövs för

verksamheten vid riksdagsförvaltningen skall meddelas genom särskilda

tjänsteföreskrifter.

RSS

Ansvarig chef enligt 3 och 4 $$ respektive säkerhetsskyddschefen svarar

ONA

för att nödvändiga förvaltningsgemensamma tjänsteföreskrifter utarbe-

ENAS

tas och föreläggs riksdagsdirektören för beslut.

SRS SANNE SN

44 $ Utöver vad 1 43 $ sägs skall för de organisatoriska delar som anges

1 2 $ samt för avdelning respektive enhet meddelas nödvändiga interna

RONNA

bestämmelser om vad som skall gälla beträffande arbetsorganisation,

RENAR NRA

fördelning av beslutanderätt och i vilken mån vikarie skall förordnas

Rs EIONN

för annan tjänsteman än chef. Vid behov skall även regleras vad som

RR EEE NNS

utöver förvaltningsgemensamma föreskrifter skall gälla för verksamhe-

RE

ten beträffande tystnadsplikt, säkerhetsskydd samt IT-säkerhet m.m.

RNNSTNSER

Interna beslut som här avses skall dokumenteras skriftligen och för-

SSNRNESITNESSNENs

varas samlat.

UNI

Bisyssla

45 $ Medarbetares begäran om besked från riksdagsförvaltningen huru-

ARN i

i

TÖRNROSA TN

vida en bisyssla är förenlig med 7 $ lagen (1994:260) om offentlig

NS

anställning skall göras skriftligen.

NEN

Beslut i en sådan fråga fattas av talmannen såvitt avser riksdags-

SN

direktören, av förvaltningschefen avseende personal vid administrativa

SRINSSSSSSA

kontoret och i övrigt av riksdagsdirektören.

-10-

NEESNAA SEEN SANS EEE

Representation

SEEN

46 $ Återhållsamhet skall prägla riksdagsförvaltningens representation. Representation, såväl extern som intern, får beslutas av riksdags-

RENASIT SEIN

direktören, chef som avses i 3 och 4 $$, enhetschef och annan chef

ASA

direkt underställd chef som avses i 3 och 4 $$ samt den tjänsteman som

SSSK

meddelats särskilt bemyndigande därtill.

För riksdagsförvaltningens representation skall finnas särskilda tjänste-

föreskrifter.

RNE

Anslagstavla

47 $ Riksdagsförvaltningen skall ha en officiell anslagstavla med den placering riksdagsdirektören bestämmer.

Övrigt

48 $ Riksdagsstyrelsen kan besluta om avvikelser från denna arbetsord-

ning.

Denna arbetsordning träder i kraft den 4 juli 2000 utom 36 $ som

träder i kraft den 1 januari 2001.

Genom denna arbetsordning upphävs arbetsordningen (RFS 1996:5)

för Riksdagens förvaltningskontor.

Riksdagsförvaltningen

Anders Forsberg Göran Rosvall

-11-