SOU 1975:71
Landstingens arkiv : slutbetänkande
Till Statsrådet och chefen för kommundepartementet
Genom beslut den 28 juni 1963 bemyndigade Kungl. Maj :t chefen för inrikesdepartementet att dels tillkalla högst två sakkunniga för utredning rörande gallring i landstingskommunernas arkiv och därmed samman- hängande frågor, dels, i mån av behov, tillkalla experter för att biträda vid utredningsarbetet Och förordna sekreterare åt de sakkunniga. Med stöd av detta bemyndigande tillkallade chefen för inrikesdepartementet den 8 juli 1963 landsarkivarien H. Petrini, ordförande, och förste sekreteraren Gunnar Danielsson. Såsom expert tillkallades den 27 maj 1964 överläkaren, docent Paul Hall, vilken biträtt utredningen i frågor rörande sjukvårdsarkiv. Såsom sekreterare har arkivarien Jan Frisk varit förordnad.
De sakkunniga har antagit namnet landstingens arkivutredning. Utredningen ägnade till en början sin uppmärksamhet åt landstings- kansliernas arkiv och framlade 1965 en PM (stencil) med preliminära förslag till gallring, ävensom råd och anvisningar rörande arkivbildning och arkivvård — förslag som i flera fall beaktats. En fortsatt undersökning av landstingsorganens arkiv visade emellertid att svårbemästrade ut- rymmesproblem uppstått i sjukhusens journal- och röntgenarkiv. Vi fann det därför angeläget att koncentrera utredningsarbetet till arkiven inom hälso- och sjukvård, vilket resulterat i ett delbetänkande Arkiv inom hälso- och sjukvård (SOU 1968253).
Sedermera har arbetet med landstingens övriga arkiv återupptagits. Vår utredning har därjämte tjänstgjort som remissinstans i frågor som haft anknytning till landstingskommunala arkiv och samarbete har skett med olika arbetsgrupper t. ex. i fråga om diarierutiner, gallring i primärkom- munala arkiv och mikrofilmens användning.
För att uppnå enhetlighet i arkivbildning och arkivförtecknande mellan landstingens undervisningsanstalter å ena sidan och statliga och kommunala å den andra har avvaktats riksarkivets och skolöverstyrelsens förteckningsplan för undervisningsanstalter i allmänhet (som fastställts 1973 efter samråd även med landstingens arkivutredning).
4 Till Statsrådet SOU 1975:71 Det nu föreliggande betänkandet avhandlar landstingskansliernas arkiv och de övriga landstingsorgans arkiv vilka icke berördes i det tidigare delbetänkandet. Utredningens arbete är härmed slutfört. Härnösand och Stockholm i maj 1975.
H. Petrini
Gunnar Danielsson
Jan Frisk
Innehåll Utredningsuppdraget m. m ............................ 9 Författningsförslag ................................. 1 1 Sammanfattning .................................. 17 1 Landstingens arkivproblem ........................ 27 2 Statliga och kommunala arkivvårdsbestämmelser .......... 31 3 Landstingens arkivvårdsbeståmmelser. ................. 33 4 Arkivbildning och arkivvård. Allmänt ................. 37 4.1 Vad är arkiv? ................................. 37 4.2 Diarieföring och arkivläggning. Allmänt ............... 38 4.3 Arkivförteckning. Allmänt ........................ 39 4.4 Gallring .................................... 40 4.4.1 Principiella synpunkter ...................... 40 4.4.2 Gällande bestämmelser ...................... 43 4.5 Mikrofilmidataåldem ........................... 45 4.5.1 Allmänt ................................ 45 4.5.2 Mikrofilmen och arkivbeständigheten ............ 47 4.5.3 Sprizs projekt för mikroarkivering ............... 50 4.6 ADB och arkiv ................................ 55 4.6.1 Äldre synsätt ............................ 56 4.6.2 Forskningens krav ......................... 56 4.6.3 ADB-materialets arkivbeständighet .............. 57 4.6.4 Nya uppgifter för arkiven .................... 59 5 Landstingskansliemas arkiv ....................... 61 5.1 Framväxten av landstingens centralförvaltningar .......... 61 5.2 Diarieföring och arkivläggning. Beskrivning av nuvarande för- hållanden. Några synpunkter med tanke på gallring ........ 63 5.2.1 Diarieföring ............................. 63 5.2.2 Arkivläggning av diarieförda ärenden ............. 74 5.3 Arkivbildning och gallring ........................ 79 5.3.1 Arkivbildning ............................ 79
5.3.2 Synpunkter på gallring i samtliga landstingsorgans arkiv . 80
5.3.3 Räkenskapshandlingar ...................... 84 5.3.4 Arkivbildning vid ADB ...................... 91 5.4 Byggnadsavdelningar ............................ 93 5.4.1 Arkivbildning ............................ 93 5.4.2 Byggnadshandlingars och ritningars värde ur praktisk synpunkt .................................... 94 5.4.3 Gallringsförslag ........................... 94 5.4.4 Mikrofilmning ............................ 96 5.5 Övrig verksamhet .............................. 97 5.5.1 Kulturstipendier .......................... 97 5.5.2 Personalutbildning ......................... 97 5.5.3 Organisationsavdelningar ..................... 97 5.5.4 Regionplaneavdelningar ..................... 97 6 Undervisnings- och bildningsverksamhet ............... 99 6.1 Allmänt .................................... 99 6.2 Arkivbildning och gallring ........................ 100 7 Omsorger om psykiskt utvecklingsstörda ............... 105 7.1 Lagstiftning och organisation ...................... 105 7.1.1 Lagstiftning ............................. 105 7.1.2 Organisation och verksamhetsformer ............. 106 7.1.3 Boendeformer ............................ 107 7.2 Arkivbildning och gallring ........................ 107 7.2.1 Förteckning över elever ...................... 107 7.2.2 Patientdossié med journal och elevakt ............ 108 7.2.3 Hälsokort ............................... 111 7.3 Särskolor ................................... 111 7.4 Övrigt ..................................... 1 1 1 8 Social verksamhet .............................. 1 13 8.1 Barnhem .................................... 113 8.1.1 Författningar. Historik ....................... 1 13 8.1.2 Arkivbildning och gallring .................... 1 14 8.2 Den landstingskommunala arbetsvården ............... 1 14 8.2.1 Organisation och arbetsformer ................. 114 8.2.2 Arkivbildning och gallring .................... 115 8.2.3 Sammanfattning .......................... 116 8.3 Rättshjälpsanstalter ............................ 117 8.3.1 Arkivbildning ............................ 117 8.3.2 Gallring ................................ 117 8.3.3 Typarkiv ............................... 119 8.3.4 Arkivens omhändertagande ................... 119 8.3.5 Sammanfattning .......................... 130 9 Anvisningar för arkivvården ....................... 121 9.1 Anvisningar och litteratur ........................ 121 9.2 Offentlighetsprincipen ........................... 122
9.3 Arkivvård ................................... 9.4 Arkivfunktionen och dess organisation ................ 9.5 Landstingsarkivgruppen ..........................
Bilaga] Förslag till förteckningsplan och förteckningsexempel för landstingskanslis arkiv ........................ Bilaga 2 Exempel på gallringsplan för landstingskanslis arkiv. Malmöhus läns landsting ....................... Bilaga .? Arkivförteckningsplan för vissa utbildningsanstalter rn. m. utom universitet och högskolor .................. Bilaga 4 Gallringsbestämmelser för dossiéer vid omsorgsstyrelses centralregister. Stockholms läns landsting ........... Bilaga 5 Exempel på arkivbildningsplan .................. Bilaga 6 Exempel på Stadga för ett landstings arkiv ...........
122
126
127
129
143
147
153
157 159
Utredningsuppdraget m. m.
1 anförande till statsrådsprotokollet den 28 juni 1963 yttrade chefen för inrikesdepartementet, statsrådet Johansson, efter gemensam beredning med chefen för ecklesiastikdepartementet bl. a. följande:
Riksarkivet utfärdade efter Kungl. Maj:ts uppdrag den 30 oktober 1958 cirkulär till rikets kommuner med råd och anvisningar om gallring i kommunernas arkiv. Dessa anvisningar är emellertid icke tillämpliga på handlingar i landstingskommunernas arkiv.
Landstingens arkivbildning var under de första 50 a 60 åren mycket begränsad men växte därefter och är sedan ett par decennier av mycket stor omfattning. Därtill kommer, att arkivbildningen hos olika av landstingen drivna sjukhus, undervisningsanstalter m. fl. institutioner har genomgått samma utveckling. Arkiven hos dessa är nu mycket stora och växer med ökad hastighet. Landstingen beräknas successivt erhålla nya uppgifter, varigenom deras egna arkiv kommer att öka än mera och nya arkivbildare kommer att överföras till landstingens verksamhetsområde.
Landstingens liksom deras olika organs arkiv är av mycket stor betydelse ur olika synpunkter. I dessa arkiv förekommer sålunda handlingar av rättslig betydelse. Arkiven avspeglar vidare viktiga dragi det moderna svenska samhällets framväxt. Stora delar av sjukhusens arkiv har aktualitet under lång tid och är av stor vikt för den medicinska och medicinhistoriska forskningen. Arkiven hos landstingens undervisnings- anstalter är av samma betydelse som arkiven hos statliga och kommunala skolors arkiv. En gallring i dessa olika arkiv måste därför ske med noggrant iakttagande av att de för arkivbildarens verksamhet, för rättssäkerheten och för framtida forskning värdefulla delarna av arkiven blir bevarade. Ett önskemål måste vara, att gallringen sker på ett enhetligt sätt inom de olika landstingen. Erfarenheten visar också, att gallring utan klart utformade auktoritativa anvisningar eller regler antingen sker utan omtanke och utan hänsyn till framtida behov eller icke alls kommer till stånd, vilket ur arkivvårdens synpunkt är beklagligt.
En effektiv och riskfri gallring förutsätter en omsorgsfull arkivbildning. Några enkla anvisningar rörande arkivbildning och arkivvård torde kunna bidraga till en rationalisering inom den del av kontorsdriften, som arkivbildningen och arkivvården utgör.
De sakkunniga bör utarbeta och föreslå anvisningar rörande vård av och gallring i arkiven hos landstingen och dessas olika organ. Förslag till anvisningar torde böra utarbetas med ledning av bestämmelserna i kungörelsen den 11 december 1953 (nr 716) angående utgallring av handlingar hos vissa statsmyndigheter, den s.k. allmänna ”gallringskun- görelsen”, samt riksarkivets cirkulär den 10 november 1961 (nr 591) med anvisningar rörande tillämpningen av allmänna arkivstadgan.
För att fullgöra sitt uppdrag rörande gallring i arkiv tillhöriga landstingsorgan har landstingens arkivutredning haft överläggningar med representanter för socialstyrelsen, byggnadsstyrelsen, riksarkivet, Karo- linska sjukhuset, landstingsförbundet och Stockholms stadsarkiv. Utred- ningen eller enskilda företrädare för densamma har företagit genomgång av arkiv vid landstingskanslier och landstingsorgan av skilda slag i Stockholms, Uppsala, Södermanlands, Östergötlands, Jönköpings, Krono- bergs, Kalmar norra, Gotlands, Malmöhus, Göteborgs och Bohus, Älvs- borgs, Skaraborgs, Värmlands, Örebro, Västmanlands, Kopparbergs, Gävleborgs, Västernorrlands och Västerbottens läns landstingsområden samt vid inrättningar av motsvarande slag i Stockholms och Göteborgs kommuner.
Författningsförslag
Förslag till Regeringens cirkulär till riksarkivet och rikets landsting om gallring i landstingens och dessas olika organs arkivll
I ett i maj 1975 dagtecknat betänkande har landstingens arkivutred- ning framlagt förslag till anvisningar angående gallring i landstingens och dessas olika organs arkiv.
Över betänkandet har yttranden avgivits av, bland andra, riksarkivet och landstingsförbundet.
Regeringen fäster landstingens uppmärksamhet på angelägenheten av en regelbunden och planmässig utgallring av landstingskommunala arkivalier. Utgallring bör verkställas med omsorg och försiktighet samt under iakttagande av lämpliga gallringsfrister. Regeringen uppdrar åt riksarkivet —i förekommande fall i samråd med berörd central tillsyns- myndighet -— att i huvudsaklig överensstämmelse med landstingens arkiv- utrednings förslag meddela närmare råd och anvisningar om vård av och gallring i arkiven hos landstingen och dessas olika organs arkiv.
Förslag till Riksarkivets cirkulär till rikets landsting med råd och anvisningar om gallring i landstingens och dessas olika organs arkiv
Med stöd av regeringens bemyndigande meddelar riksarkivet i samråd med berörda tillsynsmyndigheter följande råd och anvisningar om gallring i landstingens och dessas olika organs arkiv.
Anm. Cirkuläret avser även kommun utanför landsting.
1 Allmänna an visningar
1. Det ankommer på vederbörande landstingskommunala styrelse/ nämnd att fatta beslut om gallring. Följande råd och anvisningar är avsedda att ligga till grund för sådana beslut.
lCirkuläret avser även kommun utanför
landsting.
Anm. Frågor om bevarande och gallring av personuppgifter som av myndighet skall upptagas för automatisk databehandling avgöres av datainspektionen i samråd med riksarkivet.
2. Inom varje förvaltning bör upprättas en gallringsplan avseende gallring av handlingar hos förvaltningen. Planen bör utgöras av en lista över de olika slag av handlingar som skall utgallras och innehålla uppgift om vid vilken tidpunkt (utgallringstidpunkt) eller efter vilken tidsfrist (gallringsfrist) utgallringen skall ske. Vid upprättandet av gallringsplanen bör prövas om de i föreliggande anvisningar angivna gallringsfristerna (utgallringstidpunkterna) är lämpliga för den egna förvaltningen.
3. Gallring bör ske med försiktighet och under iakttagande av att de för arkivbildarens verksamhet, för rättssäkerheten och för forskning värdefulla delarna av arkiven blir bevarade.
Anm. Särskild hänsyn bör tagas till bestämmelserna i preskriptionslag- stiftningen. Vid bedömning av materialets värde för forskning bör prövas om vissa såsom utgallringsbara upptagna handlingar på grund av lokala förhållanden har ett särskilt forskningsvärde. Sådan forskning kan avse allmänt historiska, förvaltningshistoriska, bygdehistoriska, skolhistoriska, kommunrättsliga, ekonomiska, geografiska och sociala frågor.
' 4. Om tvekan råder beträffande utgallring av vissa handlingar, kan råd och biträde erhållas genom vederbörande landsarkiv.
5. Vid införandet av nya administrativa rutiner eller vid andra förändringar, som påverkar arkivbildningen, bör frågan om möjligheter till utgallring prövas på ett tidigt stadium.
6. Utgallrade arkivalier bör förstöras genom förmalning eller för- bränning, om så anses nödvändigt under kontroll.
7. Beträffande de i dessa råd och anvisningar använda termerna kan följande påpekande göras: Gallring innebär, att vissa handlingar efter i vederbörlig ordning fattade beslut avlägsnas och förstörs. Gallringen sker vid viss tidpunkt eller efter förloppet av viss gallringsfrist. Med gallringsfrist avses den tid, som skall förtlyta, innan gallringen verkställs. Om ej annat anges, räknas gallringsfrist från utgången av det år då handlingen upprättats hos myndigheten eller inkommit till den. I fråga om liggare, längder, register o. el., som förts under flera år, räknas gallringsfristen från utgången av det år, då senaste anteckning gjordes. Att handling kan utgallras vid inaktualitet innebär, att gallring kan ske, så snart handlingarna förlorat sin betydelse för förvaltningen (i regel efter kort tid).
8. Senast i samband med arkivläggning av akt (handlingar av olika slag vilka tillhör ett och samma ärende och sammanförts vid behandlingen av detta) bör viss aktrensning ske. Härmed avses att akten befrias från handlingar, som endast är av tillfällig betydelse och som därför kan avlägsnas utan att möjligheten att förstå akten eller klarlägga motiven för beslutet därigenom inskränkes.
Aktrensningen bör i första hand avse anteckningar och meddelanden av endast tillfällig betydelse, sådana utkast, kladdar och liknande arbetspapper, vilkas betydelse
upphör i och med att slutligt koncept upprättats eller arbete fullbordats, sadana avskrifter, kopior och dupletter, som är övertaliga eller eljest obehövliga för förståelsen av akten, trycksaker som ej påkallat åtgärd eller eljest tillhört ärendet.
ll Anvisningar angående utgallring av vissa slags handlingar ur samtliga landstingsorgans arkiv
De nedan under punkterna 1—44 redovisade handlingarna må utgallras retroaktivt, verifikationer till räkenskaperna doek endast under i punkt 2 angivna förutsättningar.
Följande handlingar kan utgallras under nedan angivna förutsättningar samt för räkenskapshandlingar under förutsättning att ansvarsfrihet för året beviljats, dock tidigast med nedan angivna gallringsfrister, nämligen:
l. Handlingar angående personalen. Uppgifter och rutinmässig skriftväxling ang. förordnanden, ledigheter, vikariat och löneklassuppflyttning samt andra handlingar som legat till grund för matrikelföringen, ävensom övriga likartade handlingar, vilka tjänat som kontroll eller redovisning av personalen eller eljest är av före- trädesvis rutinmässig beskaffenhet.
Gallringsfrist: 2 år. Icke antagna sökandes ansökningshandlingar till tjänster, om de icke återsänds.
Gallringsfrist: 3 månader sedan tjänstetillsättningen vunnit laga kraft.
2. Handlingar rörande räkenskapsväsendet. Verifikationer till räkenskaperna från den tid då betryggande personal— redovisning införts (som regel omkr. 1950). Förutsättning för gallring är dels att bland verifikationerna ej ingår: l)ätkomst- (äganderätts—) handlingar och handlingar rörande nyttjanderätt och servitutsrätt till fast egendom (t. ex. byggnader, skoljordbruk, skogallmänningar); 2) hand- lingar rörande donationer, dels, att från vederbörande verifikationer gjorts anteckningar i liggare över fastigheter och anläggningar angående å ena sidan uppgifter för anskaffning av sådana samt för grundförbätt— ringar, såsom till- och ombyggnader, å andra sidan värdeminskande in- komster.
I de fall verifikationerna är uppdelade på verifikationer till kapitalut- gifter och verifikationer till driftsbudgeten, bevaras de förstnämnda.
En typårgång bevaras i riket för varje år enligt särskild turordning (bilaga).
Gallringsfrist: 10 år. Samtliga uppgifter vilka ligger till grund för avlöningsuträkning. Gallringsfrist: 2 år. Allegater (bilagor) till utgiftsverifikationer, såsom rekvisitioner, pack- notor, följesedlar, televerkets samtalslappar, stammar av olika slag, räkningar och recept på läkemedel.
Gallringsfrist: 2 år. Medelsrekvisitioner, kontoutdrag, checktalonger och checkstammar, räkenskapshandlingar som endast tjänar bokförings- och kassakontroll.
Gallringsfrist: 2 år.
Postböcker och av postverket lämnade bevis om mottagna för— sändelser, girotalonger, då de förvaras särskilt för sig.
Gallringsfrist: 10 år. lnaktuella säkerhets- och värdehandlingar, vilka icke äger rättslig betydelse (t. ex. hyreskontrakt, försäkringsbrev, dödade inteckningar).
Gallringsfrist: 2 år.
3. Upphandling och materialförvaltning. Offerter och icke antagna anbud samt rutinmässig skriftväxling härom. Gallringsfrist: 2 år. Uppgifter om mottagande och avgång av material, förrådsrapporter, kassationsförslag, besked och uppgifter till inventarieliggare samt övriga handlingar av rutinmässig beskaffenhet. Utgallringstidpunkt: vid inaktualitet, clock tidigast sedan ansvarsfrihet för året beviljats.
4. Diverse handlingar av tillfällig betydelse. Arbetsmaterial, kladdar, minnesanteckningar, hjälpregister (t. ex. räk- ningsliggare). För myndighetens verksamhet oväsentliga framställningar, förfrågningar, upplysningar och meddelanden samt övrig korrespondens av tillfällig eller rutinmässig karaktär. Register, liggare, listor, utkast och arbetspapper av tillfällig karaktär samt avskrifter, kopior och dupletter av handlingar som tillkommit för att underlätta det inre arbetet. Från andra organ informationsvis överlämnade skrifter, kopior och dupletter. Utgallringstidpunkt: vid inaktualitet.
5. Kopior av sådana ritningar, som i original finns i landstingens byggnadskontor. Gallringsfrist: när handlingarna ej längre behövs för förvaltningen.
I 11 Anvisningar angående gallring i övrigt
Ur nedan nämnda organs arkiv kan följande handlingar utgallras, dock tidigast vid nedan angiven utgallringstidpunkt eller efter utgången av nedan angiven gallringsfrist:
A. Central byggnadskommitté (-nämnd).
]. Entreprenadkontrakt. Gallringsfrist: 10 år sedan garantitiden utlöpt, under förutsättning att huvudritningar (arkitektritningar), relationsritningar, teknisk beskrivning, grundundersökningshandlingar och ändringsprotokoll bevaras.
2. Besiktningsprotokoll. Gallringsfrist: 10 år.
3. Korrespondens rörande underhåll av fastighet. Gallringsfrist: 15 år.
4. Detaljritningar samt ritningar rörande ledningar inom en fastighet för elektricitet. vatten, värme och sanitet samt ventilationsanläggningar. Utgallringstidpunkt: vid inaktualitet, dock senast när fastigheten rivs.
B. Omsorgsstyrelse. 1.1 samband med omsorgstagares slutliga utskrivning bör patient-
(elev-) dossién rensas från handlingar av rutinkaraktär. Denna aktrensning bör äga rum successivt för elever med lång vårdtid.
2. Psykologers testprotokoll. Gallringsfrist: 2 år. Anm. Psykologutlåtanden bevaras.
C. Rättshjälpsnämnd.
1. Klientakter. Gallringsfrist: 10 år efter det sista anteckningen däri gjorts, dock med undantag av i akterna ingående handlingar av rättslig betydelse samt under förutsättning att registerkort över klienter bevaras. Anm. Akter tillhörande Tornedalens rättshjälpsanstalts arkiv undan- tages från gallring.
2. Avräkningskort med klienter. Gallringsfrist: 10 år.
D. Social nämnd, arbetsvårdsstyrelse.
1. För barnhem av skilda slag såsom spädbarnshem, mödrahem, upptagningshem och specialhem bör bevaras förteckningar över intagna barn samt dossiéer innehållande intagningshandlingar och sociala utred- ningar. Arkivhandlingar i övrigt vid barnhem är av företrädesvis rutin— mässig beskaffenhet och kan utgallras med ledning av här ovan intagna anvisningar om utgallring av vissa slags handlingar ur samtliga landstings- organs arkiv. Dessutom kan utgallras:
2. Redovisning av banktillgodohavanden. Gallringsfrist: 10 år.
3. Redovisning av fickpengar. Gallringsfrist: 2 år.
4. Elevdossiéer vid arbetsvårdsinstitution, dock med undantag av slutbedömning med rekommendation om lämplig åtgärd, sammanfattning av medicinsk, social, psykologisk och yrkesmässig bedömning samt kopia av länsarbetsnämndens remissblankett. Gallringsfrist: 20 år efter det sista anteckningen däri gjorts.
5. Material vid arbetsvårdsinstitution som utvisar affärsdrivande verk- samhets målsättning, omfattning, inriktning Och lönsamhet i stort bör bevaras, under det att handlingar rörande redovisning av de enskilda transaktionerna utgallras. Gallringsfrist: Gallring sker i överensstämmelse med bokföringslagen.
E. Undervisningsnämnd.
Beträffande gallring i undervisningsanstalters arkiv hänvisas till råd och anvisningar för gallring i primärkommunernas undervisningsanstalters arkiv, vilka är under utarbetande av riksarkivet.
F. Sjukvårdsstyrelse.
Underlag för huvudmannens debitering av försäkringskassa för med— delad läkarvård.
Gallringsfrist:2 år med kvartalsvis utgallring.
Bilaga Plan för bevarande av typårgångar av landstingsorganens raken— skapsverifikationer
Vid gallring av råkenskapsverifikationer skall för varje år verifikationerna bevaras inom ett landstingsområde i riket enligt följande.
Årgång som
Landsting bevaras Stockholms 1965 Uppsala 1946 Södermanlands 1949 Östergötlands 195 3 Jönköpings 1957 Kronobergs 1961 Kalmar läns norra och södra — Gotlands — Blekinge 1951 Kristianstads 1955 Malmöhus 1959 Hallands 1963 Göteborgs och Bohus 1966 Älvsborgs 1947 Skaraborgs 1950 Värmlands 1954 Örebro 195 8 Västmanlands 1962 Kopparbergs — Gävleborgs 1948 Västernorrlands 1952 Jämtlands 1956 Västerbottens 1960 Norrbottens 1964
Anm. Förslaget anknyter till de gallringsbestämmelser som gäller för verifika- tionerna till landskontorens kassaredogörelser. Härigenom kommer typårgångar att bevaras för framtiden för i stort setta samma är såväl för landstingen som för landskontoren. På grund av att statsförvaltningen arbetar med budgetår l juli—30 juni som räkenskapsår, medan landstingen låter räkenskapsår och kalenderår sam- manfalla, kan dock ej full överensstämmelse ernås.
För länsstyrelserna har ännu inte angivits den framtida gången för bevarande av typårgångar utöver vad som framgår av ovanstående tabell. Införandet av det statliga redovisningssystemet S kan, enligt vad vi erfarit under hand från riksarkivet, möjligen komma att medföra en ändring av systemet för bevarande av typårgångar.
Sammanfattning
Enligt direktiven skall landstingens arkivutredning föreslå anvisningar rörande arkivbildningen, vården av och gallring i arkiven hos landstingen och dessas olika organ. Med gallring avses en utsortering och förstöring av överflödiga handlingar.
Då stora delar av landstingsinrättningarnas arkiv har aktualitet under lång tid och är av vikt för forskningen, måste, såsom framhålles i direktiven, en gallring i dessa olika arkiv ske med noggrant iakttagande av att de för arkivbildarens verksamhet, för rättssäkerheten och för framtida forskning värdefulla delarna av arkiven blir bevarade.
På grund av utredningsuppdragets omfattning fann vi det lämpligt att utforma utredningen i två delbetänkanden. Vi fann det mest angeläget att i första hand koncentrera utredningsarbetet till arkiv inom hälso— och sjukvård, eftersom de ut kvantitativ synpunkt mest svårbemästrade problemen föreligger inom detta ämnesområde. År 1968 utkom vårt delbetänkande Arkiv inom hälso- och sjukvård (SOU 1968253). 1 det nu föreliggande slutbetänkandet behandlas landstingskansliernas och övriga landstingsorgans arkiv. Härmed återknyter vi till en stencil rörande landstingskansliernas arkivbildning som under hand tillställdes lands- tingen år 1965.
Landstingens arkivproblem
Trots att landstingens befogenheter ursprungligen var mycket vittfam- nande, utvecklades till en början en ytterst liten aktivitet i jämförelse med dagens förhållande. Allteftersom landstingens verksamhet ökade i bredd och omfattning växte arkivbildningen i ett allt snabbare tempo. Den nuvarande årliga tillväxten i landstingens arkivbildning kan grovt skattas till en omfattning motsvarande den sammanlagda arkivbildningen under de första 50 åren av landstingens verksamhet. Det är därför numera icke längre möjligt att såsom tidigare lägga de arkivalier på hög som blir följden av verksamheten. Med hänsyn till att vissa delar av arkiven har värde för de landstingskommunala förvaltningarna och för forskning under lång tid, är det icke heller möjligt att låta utföra en total utgallring efter korta gallringsfrister. Eftersom de i landstingens arkiv ingående delarna sinsemellan har så olika värde, måste materialet noggrant sovras.
Statliga och kommunala arkivvårdsbestdmmelser
För vården av de statliga arkiven finns sedan länge ett väl fungerande arkivväsen med riksarkivet i spetsen. Väsentliga delar av regelkomplexet för de statliga myndigheternas arkivvård är samlade i en allmän arkivstadga. I det förslag till anvisningar till stadga för ett landstingsarkiv som vi upprättat föreslås att den statliga arkivstadgan i tillämpliga delar skall vara vägledande även för landstingskommunernas arkiv.
Vid vården av de primärkommunala arkiven har för statliga arkiv- väsendet utfärdade bestämmelser i stort tjänat som ett riktmärke. I fråga om gallring har Kungl. Maj:t uppdragit åt riksarkivet att utfärda råd och anvisningar. Riksarkivet har gemensamt med svenska kommunförbundet tillsatt en arbetsgrupp, kommunarkivgruppen, vilken är kontinuerligt verksam.
Landstingslagen föreskriver att landstingens arkiv skall vårdas och förtecknas. Motsvarande bestämmelse gäller för förvaltningsutskottet och andra nämnder. Detta innebär att landstingen i princip är suveräna i fråga om vården — och därmed även i fråga om gallringen _ av sina arkiv. Vissa centrala tillsynsmyndigheter har emellertid i speciella fall utfärdat bestämmelser rörande enskilda handlingsslag, t. ex. vissa slag av sjuk- journaler.
Vad beträffar ADB-system gäller vissa särregler. Datainspektionen skall i samråd med riksarkivet fatta beslut om bevarande och gallring av personuppgifter som av myndighet — såväl stats- som kommunal- myndighet — skall upptagas för automatisk databehandling. Härigenom har Kungl. Maj:t till skillnad från den praxis som gäller konventionella arkivalier meddelat för kommuner och landsting bindande bestämmelser.
Förteckning av arkiv
För att en förvaltning skall kunna arbeta effektivt, krävs att arkiven äri ordning så att begärd information snabbt skall kunna tillhandahållas. För offentlig myndighet tillkommer tryckfrihetsförordningens krav att begärd information skall utlämnas ”genast eller så snart ske kan”. Allmänhetens rätt att taga del av offentliga handlingar möjliggörs först när arkiven är ordnade och förtecknade.
När vår utredning började sitt arbete, kunde konstateras att centrala arkivserier för äldre tid var uppställda i tillfredsställande ordning, under det att de senare årens alltmer svällande arkivbildning ej alltid kunde bemästras. Numera har man på flera håll igångsatt uppordningsarbeten. framförallt i de landstingsområden där man i enlighet med förslag från vår sida tillsatt särskilda tjänstemän med uppgift att handha arkivvården.
Statliga arkiv förtecknas med ledning av från centralt håll upprättade förteckningsplaner. För många statliga myndigheters arkiv gäller en och samma förteckningsplan, det 8. k. allmänna arkivschemat, som tillämpats sedan början av detta sekel. Under de senare decennierna har detta arkivschema efterhand börjat användas av såväl kommunala som enskilda arkivbildare trots att det från början var avsett för endast vissa slag av
statliga myndigheters arkiv. Det allmänna arkivschemat är mycket flexibelt och går lätt att anpassa till arkivbildning av vitt skilda slag. Eftersom det numera tillämpas för såväl statliga och kommunala som enskilda arkiv, har vi ansett att det bör användas även inom landstingen. Vi har redogjort för detta arkivschema samt i bilaga 1 lämnat en förteckningsplan och ett utförligt förteckningsexempel på hur man kan förteckna ett landstingskanslis arkiv.
Det allmänna arkivschemat tillämpas numera även mer konsekvent än tidigare vid förtecknandet av undervisningsanstalters arkiv. En förteck- ningsplan för undervisningsanstalters arkiv som riksarkivet har utarbetat i samråd bl. a. med vår utredning återges i bilaga 3. Vi anser att allmänna arkivschemat bör vara vägledande vid förtecknandet av samtliga lands- tingskommunala organs arkiv. Vi har därför inte sökt att utarbeta särskilda förteckningsplaner för olika slag av inrättningar.
Kritik mot för långtgående gallring
En reglerad arkivvård innefattar ej endast uppordnande och förtecknande av handlingar utan även utmönstrande, utgallring, av handlingar av mindre betydelse. När vi började vår verksamhet kunde vi konstatera att en utgallring av obehövliga arkivalier endast undantagsvis hade ägt rum. Under senare år har man med ledning bl. a. av vår PM från år 1965 rörande landstingskansliernas arkiv börjat tillämpa arkivläggningsrutiner som underlättar gallring.
På senare år har framförallt representanter för olika vetenskapliga discipliner, t. ex. för medicinsk och samhällsvetenskaplig forskning, framfört kritik mot en alltför långt gående gallring. Detta beror på att man numera utöver rent sakliga grunder för utgallring — en bedömning av handlingarnas värde — även i en alltmer ökad omfattning tvingats utgallra handlingar av utrymmesskäl, detta även i de fall handlingar har uppenbart forskningsvärde. l utredningsdirektiven påpekas med allt skäl att en gallring måste ske med iakttagande av att ej enbart de för arkivbildarens verksamhet och för rättssäkerheten utan även de för framtida forskning behövliga delarna av arkiven bevaras.
Mikrofilm
Möjligheten att vinna utrymme genom mikrofilmning har ofta brukat anges som en patentlösning som en gång för alla skulle lösa utrymmes- problemen i arkiven. Ett närmare studium ger vid handen, att den praktiska och ekonomiska fördelen med mikrome till stora delar är beroende av arkivmaterialets utformning. Tidigare stupade ofta ifrågasatt mikrofilmning av äldre historiskt material på de ekonomiska konse- kvenserna. En filmning kunde i många fall draga större kostnader än byggande av arkivlokaler för handlingarna ifråga. I vissa fall kan det emellertid vara smidigare att arbeta med mikrofilm än med skrymmande originaldokument. Genom denna smidigare hantering kan inte bara
utrymmes- utan framförallt även hanteringsvinster göras, vilka medför att kostnaderna för en filmning intjänas. Mikrofilmtekniken får därför ses som en metod vilken under speciella förhållanden kan innebära både ekonomiska och praktiska fördelar.
Om man har för avsikt att bevara viktig information för framtiden enbart på mikrofilm, måste speciella åtgärder vidtagas så att förvaringen blir arkivbeständig. Den statliga dataarkiveringskommittén (DAK) har utrett dessa frågor, och vi har lämnat ett referat av de preliminära resultat som har erhållits, avseende val av filmmaterial, framkallningsmetoder och förvaring. En av sjukvårdens och socialvårdens planerings- och rationalise— ringsinstitut (Spri) tillsatt arbetsgrupp, i vilken vår utredning är represen- terad, har under senare är utfört omfattande undersökningar av mikro- filmens möjligheter (Spri projekt 4032). Vi har i utredningen lämnat ett referat av dess nu framlagda delresultat rörande mikrofilmning av räkenskapsverifikationer och vissa slag av byggnadsavdelningarnas ritningsmaterial.
ADB och arkiv
Om mikrofilmtekniken medfört en minskning av utrymmesbehovet i arkiven, har ADB-tekniken medfört en markant ökning av papperstill- växten. Dessutom har dyrbart och ömtåligt arkivmaterial tillkommit främst i form av magnetband. När ADB tillämpas i administrativa rutiner brukar man i regel med korta frister utgallra såväl stansunderlag och hålkort eller hålremsor som upptagningar på skivminnen eller magnetband. För förvaltningarna är utskrifterna i visuellt läsbar form på papper det väsentliga. De data som inmatats i datorerna har bearbetats en gång för alla i ett bestämt och avgränsat syfte. Efterhand har man inom den moderna forskningen börjat efterfråga det material som i utskriven form praktiskt taget är att betrakta som otillgängligt men som kan bli åtkomligt och hanterbart i maskinläsbar form. Numera har man därför att räkna med krav på att även maskinläsbara media såsom magnetband i viss utsträckning bör bevaras.
Arkiven kommer att få nya uppgifter när de får mottaga elektroniska informationsbärare för förvaring. Speciell uppmärksamhet måste dess- utom ägnas åt terminaltekniken, som kan innebära att de lagrade uppgifterna successivt förnyas och att upptagningar efterhand utgallras allteftersom de förlorar aktualitet för arkivbildarens speciella behov. I dylika fall kan det bli aktuellt att bevara viss del av den från magnetbanden utgallrade informationen i form av papper eller på mikrofilm. Arkivinstitutionerna har här fått en viktig uppgift att genom sin medverkan försöka påverka utformningen av arkivbildningen på ett rationellt sätt med hänsyn tagen till såväl förvaltningens som forsk- ningens behov.
Av speciellt intresse är COM-tekniken (computer output microfilm) vilken innebär att datorernas utskrift sker direkt på mikrofilm. Denna teknik medför ökade möjligheter att förvara stora handlingsserier vilka är svåra att bevarai form av papper på grund av deras omfattning.
Diarieföring och arkivläggning
Det är både tidsödande och dyrbart samt därför i praktiken omöjligt att i efterhand gå igenom stora arkivserier för att ur dessa utgallra oväsentliga handlingar. För att möjliggöra en nödvändig begränsning av arkivbe- ståndet krävs en reglerad arkivbildning redan isamband med diarieföring och arkivläggning. Med hänsyn härtill har vi ägnat speciellt intresse åt utformningen av arkivläggnings- och diarierutiner.
Ännu vid 1960-talets början fanns det landstingskanslier där man enbart hade diarier över ingående skrivelser eller överhuvudtaget ännu inte hade infört diarieföring. Med hjälp av register till protokollen kunde man ) först när ärenden protokollförts _ ändå ganska lätt återfinna äldre ärenden. Sedan mitten av 1960-talet har flera landsting övergått till mer utvecklade diariesystem, oftast i form av diarier försedda med register ordnade efter både den institution ett ärende avser och ärendets natur.
Samtidigt som det kan fastslås, att en väl utbyggd diarieföring är en förutsättning för att man skall kunna återfinna ett ärende, måste det påpekas att diarieföringen ej får bli för omfattande. En fullständig diarieföring måste reserveras för viktigare ärenden. framförallt de ärenden vilkas besvarande kräver beredning och ytterligare skriftväxling eller blir föremål för styrelsebehandling. En mängd handlingstyper av ständigt återkommande natur behöver inte diarieföras i full utsträckning utan kan registreras på annat och enklare sätt.
Om således alla handlingar inte behöver diarieföras i full utsträckning utan kan registreras på annat sätt, bör man hos registratorn kunna få fullständig upplysning om de olika register och hjälpdiarier som finns på andra håll inom förvaltningen.
[ äldre rutiner arkivlades handlingar så gott som uteslutande efter deras formella karaktär. En skrivelse vilken behandlats vid ett protokollfört sammanträde lades såsom bilaga till protokollet, under det att en skrivelse tillhörande samma ärende som inte avhandlats vid något sam- manträde lades i korrespondensserien.
En genomgående tendens i de nya diarie- och arkivläggningsplaner som införts i olika landstingskanslier under senare år är en alltmer konsekvent genomförd akt- eller dossiébildning. Vid aktbildning samlas alla hand- lingar i ett och samma ärende på ett ställe, i en akt. Akterna kan placeras i nummerordning utan hänsyn till deras innehåll. Man kan även samman- föra akter rörande flera ärenden av samma slag i gemensamma omslag. Därmed har man skapat en dossié — grunden för ämnesordnad förvaring av handlingarna. Är korrespondensen ordnad ämnesvis i dossiéer så att alla ärenden rörande samma slag förvaras tillsammans, är det däremot lättare att verkställa en utgallring, eftersom man i dessa fall kan utgallra hela ämnesgrupper. Vi anser att en ämnesordnad förvaring efter en dossiéplan är att föredraga. Arkivläggningen bör så långt det är förenligt med övriga arbetsrutiner ske så, att det som kan utgallras och det som skall bevaras för framtiden placeras i skilda volymer. Framförallt gäller detta ständigt återkommande rapporter som i regel redovisas i blankett- form.
Utgallring av rutinartade handlingar
Vid allmänt förekommande rutiner sker arkivbildningen i stora drag på ett likartat sätt inom all offentlig förvaltning. För såväl statliga som primärkommunala myndigheter finns det generella riktlinjer för en gallring i detta material. Med dessa bestämmelser såsom vägledning har vi upprättat ett förslag angående utgallring av vissa slags handlingar ur samtliga landstingsorgans arkiv.
Förslaget omfattar handlingar rörande personalredovisning och av- löningsuträkning, räkenskapsväsende, upphandlings- och materialför- valtning, ritningskopior samt allmänt förekommande handlingar av tillfällig betydelse. Av de handlingar som bildas rörande de anställda bör man för framtiden bevara personmatriklar (matrikelkort) och pensions- liggare. avlöningskort eller avlöningslistor, kopior av utfärdade tjänst- göringsbetyg, antagningsbevis och avgångssedlar, kopior av pensionsbrev med pensionsansökningar. Samtliga dessa handlingar bör förvaras i persondossiéer.
Utgallring av räkenskapsmaterial
Av räkenskapshandlingar brukar man bevara de viktigaste räkenskaps- böckerna. Däremot har räkenskapsverifikationerna numera en så stor omfattning att de blir mycket dyrbara att förvara för framtiden. Deras värde kan knappast sägas stå i rimlig proportion till det utrymme de kräver. Detta talar för en utgallring av räkenskapsverifikationerna med kortast möjliga frist. Samtidigt måste konstateras att en utgallring av räkenskapsverifikationerna medför en större informationsförlust i dag än tidigare eftersom räkenskapsböckerna är hårt strukturerade och spar- samma på textinformation vilket är oundvikligt vid ADB-rutiner. Vid användning av manuellt förda kassaböcker kunde redovisningen utföras mycket fullständigare. För att undvika en total utgallring av räkenskaps- verifikationerna har vi föreslagit att en typårgång skall bevaras i riket för varje år enligt särskilt inrättad turordning mellan landstingen. Vidare föreslår vi att en uppdelning bör ske så att verifikationerna till kapital- och driftsbudgeten arkivläggs i separata serier. Då kapitalverifikationerna ej är så skrymmande bör dessa kunna bevaras.
Räkenskapshandlingar, vilka används som arbetsmaterial eller är av tillfällig betydelse, bör icke bevaras. Allegat, vilka utgör ett nödvändigt komplement till räkenskapsverifikationerna och som därför i regel även häftats vid verifikationerna, kan ej utgallras tidigare än verifikationerna i fråga. Fristående allegat, t. ex. av typ packnotor eller följesedlar, kan däremot utgallras, sedan ansvarsfrihet har beviljats.
Byggnadsa vdeln ingar
Arbetet med projektering, uppförande och förvaltning av fastigheter står under ledning av byggnadsavdelningar vilka är knutna till landstings- kanslierna. Kring ett byggnadsarbete produceras en mängd ritningar och
handlingar. Ett väsentligt urval av handlingar och ritningar tillhörande projekteringsstadiet bör bevaras — även ritningar som i huvuddrag utvisar icke utförda projekt liksom prisbelönade och inköpta förslag vid arkitekttävlingar. Entreprenadkontrakt bör kunna utgallras tio år sedan garantitiden utlöpt under förutsättning att en omgång huvudritningar, teknisk beskrivning, grundundersökningar och ändringsprotokoll bevaras. Besiktningsprotokoll kan utgallras med tio års frist. En fullständig ritningsomgång av de slutliga relationsritningarna bör förvaras i lands- tingskansliet även om en privat arkitekt förvarar ritningsoriginalen hos sig. Korrespondens rörande en fastighets fortlöpande underhåll bör utgallras vid inaktualitet. Vi har föreslagit en femtonårig frist.
Enligt gällande byggnadsstadga är landstingen befriade från skyldig- heten att ansöka om byggnadslov hos de (primär-) kommunala byggnads- nämnderna. [ byggnadsnämndernas arkiv förvaras således endast ett begränsat ritningsmaterial rörande landstingskommunernas fastigheter. När en fastighet rivits eller sålts, bör därför i landstingens arkiv för framtiden sparas ritningsmaterial i en omfattning som motsvarar det väsentliga av det ritningsmaterial som för enskilda fastigheter skall finnas i byggnadsnämndernas arkiv. Däremot kan vissa detaljritningar utgallras.
Vissa delar av byggnadsavdelningarnas ritningsarkiv är väl lämpade för mikrofilmning. Mikrofilmning kan i första hand rekommenderas för nytillkomna ritningar där hänsyn tagits till den kommande filmningen redan vid ritningarnas upprättande. En filmning av äldre material kan ej utan vidare rekommenderas.
Undervisningsanstalter
Under de över 100 år landstingen verkat har de varit huvudmän för olika skolformer. En del av dessa har förstatligats eller fått primärkommunerna som huvudmän. Arkivbildningen för tiden före och efter ett byte av huvudman bör hållas isär. Numera administreras skolorna ofta från landstingskanslierna eller från centralt placerade skolkontor. En väsentlig del av arkivbildningen sker således icke längre vid undervisnings- anstalterna. Då denna del av arkivbildningen ej går att utbryta i samband med ett byte av huvudman utan kommer att finnas kvar hos den tidigare huvudmannen, anser vi att även de delar av arkivbildningen som sker ute på en skola bör tillhöra respektive huvudmans arkiv.
Arkivbildningen inom undervisningsanstalterna är till stora delar likartad trots att den undervisning som meddelas i de olika skolformerna är rikt differentierad. Regeringen reglerar ofta verksamheten i detalj genom skolöverstyrelsen. Riksarkivet har utfärdat en förteckningsplan för undervisningsanstalter. Underhandskontakter har härvid ägt rum bl. a. med landstingens arkivutredning. Vi anser att denna förteckningsplan bör tillämpas även för landstingskommunala skolor. I riksarkivet och seder- mera i kommunarkivgruppen har man under flera år varit verksam med att sammanställa gallringsanvisningar för skolarkiven. Dessa anvisningar kan väntas bli färdigställda under innevarande år och kommer att kunna
tillämpas även för landstingens skolor. I avvaktan på att dessa gallrings- anvisningar färdigställs, har vi föreslagit en utgallring av vissa mer skrymmande handlingsserier framförallt rörande den löpande administra- tiva verksamheten.
Vissa skolformer av mer målinriktad karaktär som t. ex. vårdyrkes- skolor har centralt fastställda kursplaner varför arkivbildningen vid de olika skolorna är likartad. En gallring i dylika skolarkiv kan därför bli relativt omfattande. Däremot anser vi att man bör gallra med varsam hand i folkhögskolornas arkiv. Dessa skolor är ju inte stöpta i samma form över hela riket utan uppvisar skilda profiler. Vissa delar av deras arkiv kan vara helt unika. Vid det insamlingsarbete som normalt bör föregå allt ordnings- och förteckningsarbete bör speciell uppmärksamhet ägnas åt elev- och kamratföreningars handlingar samt föräldraföreningars handlingar liksom lärares och andra befattningshavares papper.
Omsorgsstyrelser
Enligt lagen om psykiskt utvecklingsstörda består omsorgerna i under- visning, vård och verksamhet i anslutning härtill samt åtgärder med av- seende på bostadsförhållanden.
Vid administrerandet av verksamheten utgör förteckningen över de utvecklingsstörda som är föremål för omsorgsstyrelsens omsorger ett viktigt material. De väsentliga uppgifterna rörande vårdtagarna är samlade ijournal förd av läkare och en av lärare förd elevakt. Omsorgerna utövas av ett vårdteam där förutom läkare och lärare psykolog och kurator ingår. Trots att alla medlemmar i ett vårdteam var och en för sina anteckningar — och av praktiska skäl måste ha dem förvarade hos sig så länge en vårdtagare är aktuell —finns det en medveten strävan att sammanföra alla uppgifterna om varje omsorgstagare till en dossié, elev- eller patientdossié. Vi anser att dessa dossiéer bör bevaras för framtiden. Deras antal är ringa och omsättningen är ytterst måttlig med hänsyn till den långa medelvårdtiden. Dessa dossiéer kan antagas vara av speciellt intresse ur genetisk synpunkt.
Då omsorgstagarna är föremål för omsorger kanske under hela sin livstid, samlas det efter hand handlingar av rutinmässig beskaffenhet i dossiéerna. Vi anser att dylika rutinmässiga handlingar bör utgallras. Denna utgallring bör ske fortlöpande, men dessutom bör en slutlig genomgång av omsorgsdossién ske i samband med en vårdtagares slutliga utskrivning.
Barnhem
För barnhem som tar emot barn under begränsad tid av dygnet (förskolor, fritidshem, barnstugor, lekskolor) eller året (barnkolonier) anser vi att endast förteckningar över intagna barn behöver bevaras. För barnhem i egentlig mening samt spädbarnshem, mödrahem och special— hem anser vi att dessutom dossiéer innehållande intagningshandlingar och
sociala utredningar bör bevaras, eftersom de kan innehålla uppgifter av värde för den enskilde rörande t. ex. släktskapsförhållanden. Vidare kan de utgöra källmaterial för socialhistorisk forskning.
Barnhemmen administreras i regel centralt från landstingskanslierna. Viktigare ärenden återfinnes i protokoll och diarieförd korrespondens, medan handlingar rörande den mer rutinartade verksamheten efter hand kan utgallras enligt de gallringsanvisningar som gäller för samtliga landstingsorgans arkiv.
Arbetsvård
Den landstingskommunala arbetsvården bedrivs centralt vid arbets- prövnings/träningsinstitut samt lokalt vid olika institutioner inom lands- tingsområdena. Prövnings/träningsverksamheten omhänderhas av ett vårdteam bestående av prövningsledare, kurator, psykolog, läkare och arbetsvårdstjänsteman. Varje ledamot av det vårdteam som bedömer en elev för sina egna anteckningar vilka i regel förvaras för sig. Vid avslutad prövning/träning bör all information så långt möjligt förvaras i en och samma dossié. Varje medlem i teamet lämnar en kortfattad samman- fattning, varför utlåtandet kan bestå av en medicinsk del, en social, en psykologisk och en yrkesmässig bedömning samt prövningsteamets slutbedömning med rekommendation om lämplig åtgärd. Vi anser att detta prövningsutlåtande bör bevaras. När detta material undantagits, bör dossiéerna i övrigt utgallras 20 år sedan sista anteckning däri gjorts. Härigenom erhålles samma gallringsfrist som väntas bli gällande för sjukjournaler.
Handlingar rörande den affärsdrivande verksamheten inom den lands- tingskommunala arbetsvårdssektorn förvaras i regel i landstingskanslierna. 1 årsberättelser kan man i grova drag följa verksamheten. Protokoll, årsberättelser samt viktigare diarieförd korrespondens bör bevaras. Däremot anser vi att arkivbildningen rörande den löpande affärsdrivande verksamheten, t. ex. rörande inköp av råvaror och försäljning av färdiga produkter, bör utgallras med de gallringsfrister som bokföringslagen medger.
Rättshjälp
De landstingskommunala rättshjälpsanstalterna upphörde vid utgången av första halvåret 1973. Verksamheten bedrivs nu i statlig regi i något annan utformning vid de allmänna advokatbyråerna. De upphörda rättshjälps- anstalternas arkiv bör omhändertagas av landstingen, med undantag av de senaste årens klientakter vilka såsom lån under några år kan behållas av de allmänna advokatbyråerna.
I varje ärende har upplagts en klientakt. Till mycket stor del innehåller akterna ett material av rutinartad natur som inte äger rättslig betydelse någon längre tid. Dock kan i aktmaterialet påträffas originalhandlingar som kan ha juridisk betydelse eller vara av värde för klienterna i
decennier. Erfarenheten visar emellertid att en utgallring av akterna med tio års frist har kunnat ske utan olägenheter. Vi anser oss därför kunna rekommendera en tioårig gallringsfrist, men under två förutsättningar: dels måste klientkort finnas bevarade och dels måste akterna genomgås akt för akt. På klientkorten finns väsentliga uppgifter rörande varje ärende. Klientkorten får därför utgöra ersättning för utgallrade akter.
Såsom en kompensation för det material som man förlorar vid en utgallring föreslår vi att klientakterna vid Tornedalens rättshjälps- anstalts i Haparanda arkiv bevaras. Detta arkiv förvaras i landsarkivet i Härnösand.
Anvisningar för arkivvården
I ett avslutande kapitel lämnas några helt kortfattade anvisningar rörande arkivvård. Vi har inte funnit anledning att utarbeta en detaljerad arkivhandbok avsedd speciellt för landstingsförvaltningarnas arkiv. Numera finns det modern och utförlig litteratur av allmän natur inom området. En handbok, som med tanke på den snabba utvecklingen inom arkivväsendet snart måste bli föråldrad, kan inte ersätta en utbildad arkivman. Vi anser att vården av varje landstingsarkiv bör anförtros åt en utbildad arkivtjänsteman. Arkivfunktionen behöver liksom alla andra verksamhetsformer en kontinuerlig ledning och bevakning. En landstings— arkivarie bör vara placerad på landstingskansliet och därifrån övervaka arkivfunktionen inte endast inom kansliet utan även inom samtliga övriga landstingsorgan. Han bör ha kontinuerligt samarbete med landstingets planerings- och organisationsavdelning och bör genom besök på lands- tingets olika institutioner aktivt taga del i utformningen av arkivbild- ningen och vården av arkiven. Vid större landstingsinrättningar bör dessutom finnas arkivvårdare för den löpande tillsynen av arkivfunk- tionen.
För att undvika onödigt dubbelarbete inom landstingen bör inrättas en ständigt verksam ”Landstingsarkivgrupp" motsvarande den för primär- kommunerna verksamma ”Kommunarkivgruppen”. Utöver landstings- arkivarier. som på grund av sina dagliga erfarenheter från ämnesområdet bör vara väl representerade i gruppen, bör landstingsförbundet vara före- trätt. På samma sätt som svenska kommunförbundet numera anställt en utbildad arkivarie skulle en vid landstingsförbundets kansli placerad arkivarie ha en viktig funktion att fylla. I en landstingsarkivgrupp skulle representanter för riksarkivet kunna tillföra värdefull sakkunskap och lämna fortlöpande informationer om det utvecklingsarbete som kon— tinuerligt bedrivs inom riksarkivet.
1. Landstingens arkivproblem
Landstingens befogenheter var redan från begynnelsen mycket vittfam— nande och arbetsuppgifterna kunde väljas inom ett vidsträckt fält. Detta till trots utvecklades till en början en ytterst liten aktivitet i jämförelse med dagens förhållande. Detta förklarar att även arkivtillväxten under det första halvseklet av landstingens verksamhet var av blygsam natur. Allteftersom landstingen mer aktivt började verka inom områden som sedan länge legat inom deras kompetensområde och dessutom fick en rad nya arbetsuppgifter, växte förvaltningsapparaten såväl inom landstings- kanslierna som i de lokala landstingsinrättningarna. Tillväxten i lands- tingskansliernas personalkadrer sätter in relativt sent, först från och med 1940—talet.
Den ökade omfattningen av landstingens verksamhet kan även avläsas i en allt mer accelererad arkivtillväxt. Landstingskanslierna t. ex. har idag ansvaret för och vård om arkiv av betydande omfattning. Det totala beståndet inom varje kansli varierar mellan ett par hundra och över tusen hyllmeter (hm). Arkivens omfattning är starkt varierande även med hänsyn tagen till folkmängden. Storleken av ett landstingskanslis arkiv påverkas förutom av folkmängden även av i vilken omfattning förvalt- ningen av underlydande organ centraliserats till landstingskanslierna.
Till allt detta kommer att själva kontorsrutinerna växlar, och detta såväl inom de centrala kanslierna som i de underordnade lokala organen. Här kommer vi in på frågan om diarieföring och arkivläggning av handlingar, problem som allt hårdare pockar på sin lösning allteftersom verksamheten och följaktligen också pappersflödet växer. Olika praxis förekommer och denna växlande praxis återspeglas iarkivbildningen. De verksamhetsgrenar som på grund av lagstiftning är reglerade, t.ex. distriktsvården, har däremot arkivbildning av mera enhetlig typ.
Organisationen inom de olika landstingsförvaltningarna har skiftat och skiftar alltfort starkt. Förhållandet i början av 1960—talet beskrives i landstingsutredningens betänkande Landstingens organisation och arbets- former (SOU 1963164) och av landstingens kansliutrednings betänkande Organisationen av landstingens centralförvaltningar (Svenska landstings- förbundet, organisationsavdelningen 1965 :12).
Organ och institutioner med från landstingskansliet helt fristående förvaltning växlar starkt i antal och storlek inom de olika landstingen. De ojämförligt största arkivbildarna är sjukhusen, såsom framgått av vårt
tidigare delbetänkande. Centrallasaretten har ofta arkiv av ett omfång varierande mellan en och tre hyllkilometer. Övriga institutioner inom landstingen, såsom mindre sjuk- och vårdhem, folkhögskolor, centrala yrkes- och verkstadsskolor samt andra undervisningsanstalter, dispensär- inrättningar osv. har var och en ej så stora arkiv. Den sammanlagda summan däremot ger vid handen att det rör sig om mycket stora kvantiteter. En representativ genomsnittssiffra på storleken av dessa olika slags institutioners arkiv är knappast möjlig att ge, eftersom inrätt- ningarnas storlek och ålder är starkt växlande. Folkhögskolan t. ex. kan ha arkivbestånd på ett 150-tal hyllmeter, men i regel rör det sig om mindre siffror.
Att kunna ha överblick över dessa små arkiv är i och för sig icke omöjligt, men på grund av lokalbrist är arkivalierna ofta förvarade på ett flertal håll inom samma institution. Då förteckningsplaner saknas, förvaras handlingarna icke sällan utan inbördes ordning. Svårigheten att under sådana förhållanden återfinna viktiga handlingar kan därför bli betydande. Detta gäller i synnerhet när några år har gått och kanske nya befattningshavare skall leta reda på viktiga handlingar, som kan ligga förvarade bland värdelösa papper i en svåråtkomlig vindsskrubb. Med hänsyn härtill kan man icke lämna dessa smärre arkivbildare åt sitt öde.
Det förhållandet, att verksamheter som tidigare bedrevs lokal: och av fristående institutioner med egen'förvaltning under senare '.id ofta centraliserats, har medfört att handlingar rörande ett och samma verksamhetsområde kan förvaras på skilda inrättningar, beroende på från vilken tid handlingarna härrör. Under senare tid har en helt ny typ av arkivbildare tillkommit i de skyddade verkstäderna samt i institutioner för arbetsträning oct. arbets- prövning. Dessa anstalters affärsdrivande verksamhet producerar en mängd arkivalier. Att exakt ange storleken på de arkivalier som står under landstingens tillsyn torde vara omöjligt. En siffra på 5 OOO—8 000 hyllmeter för varje landstingskommun torde snarast vara tilltagen iunderkant. Den srmman- lagda summan för samtliga arkivalier inom de 23 landstingen kan antagas ligga mellan 15 och 20 hyllmil. Det vore önskvärt om jämförelse skulle kunna göras med det statliga arkivbeståndet. Nämnas kan att de sju landsarkiven, vilka förvarar de statliga myndigheternas äldre haidlingar för i stort sett samma områden som landstingskommunerna, samnanlagt rymmer omkring 6 hyllmil eller endast tredjedelen av landstingskom- munernas arkivbestånd. Härvid har dock ej medräknats de yngrestatliga arkivalier som förvaras hos de lokala myndigheterna. Riksrevisionsverket har nyligen beräknat den årliga bruttotillväxten inom hela den statliga civila sektorn till 4 hyllmil. Genom hård gallring har tillväxten ninskat med tre fjärdedelar, vilket motsvarar en årlig investeringskostnad om 5—6 miljoner kronor vid en byggnadskostnad om 200 kr per hyllmeter. Även om det icke finns direkt jämförbara siffror för statliga och landstings- kommunala arkiv, står det klart att landstingskommunerna är aisvariga för arkiv av såväl absolut som relativt sett mycket stora dimeisioner. Enbart landstingskansliernas samlade arkiv skulle tillsammans kunna fylla ett av de större landsarkiven.
Trots att man i dagens läge har ett mycket stort bestånd av handlingar inom landstingen, medför själva förvaringen av dessa inga oöverstigliga problem. Vissa svårigheter har dock uppstått på flera håll. Det som däremot medför svårigheter är arkivens snabba tillväxt. Inom en mycket snar framtid kommer det att bli omöjligt att som hittills i stor utsträckning skett lägga de papper på hög som blir följden av verksam- heten.
För att ge ett ungefärligt begrepp om tillväxten kan nämnas att denna numera årligen är lika stor som den sammanlagda arkivbildningen under de första 50 åren av landstingens verksamhet. Några konkreta exempel skall lämnas. Räkenskapsverifikationerna i landstingskansliet i Väster- norrlands län omfattar för tiden 1947—1961 50 hm. Årgångarna 1863—1940 omfattar inalles endast 7 hm; de sju åren 1941—1947 omfattar något mer än de första 75 årens handlingar eller drygt 8 hm. Årgång 1961 upptar drygt 6 hm. Verifikationerna för 1968 slutligen har vuxit till inte mindre än 80 hm, men då är att beakta att här inrymmes verifikationerna för de landstingsorgan vilkas räkenskaper centraliserats till kansliet samt att räkenskaperna för de skyddade verkstäderna tillkommit. Ett enda års verifikationer av i dag kräver således tio gånger så mycket plats som de första 75 årens verifikationer. I landstingskansliet i Linköping omfattar räkenskapsverifikationerna 24 hm för tiden 1863—1960 eller i genomsnitt 24 cm/år. Den nuvarande årliga tillväxten utgör 25 hm eller hundra gånger så mycket. Ökningen har även i detta kansli satt in relativt sent, ungefär kring år 1940. 1934 års verifikationer utgör nära 0,2 hm, 1944 0,7 hm, 1960 2,5 hm och 1969 22 hm. Utvecklingen är densamma i samtliga kanslier. Kassaverifikationerna är idag en ytterst utrymmeskrävande serie. En årlig tillväxt om 25—75 hm är normala siffror för landstingskanslierna. Räkenskapsverifikationernas alltmer tilltagande ansvällning i de centrala kanslierna kan endast delvis förklaras av det förhållandet att räkenskapsförvaltningen centraliserats i allt högre grad. Landstingens ökade arbetsuppgifter är den väsentliga orsaken. Såsom framgår av vårt tidigare delbetänkande är omfattningen och tillväxten av sjukhusens arkivalier ännu större.
De väldiga arkivaliemassorna ställer stora krav på utrymme. Tidigare fanns ofta reservutrymme på vindar och i källarlokaler som ej användes till annat ändamål och vilka därför i praktiken ej drog några kostnader. Numera har man i regel börjat använda även dylika utrymmen till kontor, laboratorier etc. Kostnaderna för arkivrum kan icke längre lämnas obeaktade. Som exempel kan nämnas att ett av landstingskanslierna som överflyttat till förhyrda lokaler i en nyuppförd fastighet av ekonomiska skäl endast har utrustats med mindre handarkiv. Hyreskostnaden i denna fastighet har bedömts vara för hög för att man där skulle kunna inrymma hela kansliets arkiv. I ett annat landstingskansli som är inrymt i egna förvaltningslokaler har man funnit det mer inkomstbringande att hyra ut arkivlokalerna. I de flesta kanslier finns dock relativt rymliga lokaler som räcker för ännu en tid. Däremot saknas ofta tillfredsställande förvarings- utrymmen på de olika institutionerna. Framförallt gäller detta lasaretten där situationen på många håll måste betecknas som prekär.
I ett läge som kännetecknas av att arkiven växer i en allt mer accelererad takt, varvid den årliga tillväxten i dag motsvarar de första 50 årens tillväxt, står landstingen inför valet att bygga dyrbara arkivlokaler eller att radikalt skära ned pappersfloden genom att successivt förstöra arkivalier av betydande omfattning. I detta läge torde det vara självklart att en långt gående gallring måste övervägas även med beaktande av de möjligheter som mikrofilmning och databehandling har att erbjuda.
Utöver utrymmesbehovet finns det andra skäl som talar för gallring. Det är mycket lättare att handskas med ett arkiv som innehåller ett sovrat material. Att söka viktiga handlingar vilka ligger placerade i en svit med relativt intresselösa papper blir tidsödande och opraktiskt. På längre sikt kommer man ändå under inga förhållanden från en gallring. När gallringsfrågan till sist blir akut, t. ex. isamband med en ombyggnad, blir frestelsen stor att kassera ett osovrat material. Även om ett dylikt osovrat material till stor del innehåller intresselösa handlingar, är det en Stor risk att oersättliga dokument kommer i farozonen. I praktiken har det visat sig att en dylik okontrollerad gallring kan bli mycket dyrbar. Antingen blir resultatet att man sparar oväsentliga handlingar för länge, vilket är opraktiskt och oekonomiskt, eller riskerar man att viktiga handlingar förstörs, när gallringen till sist blir nödvändig. En effektiv gallring kräver på förhand uppgjorda gallringsplaner. Tillämpningen av dylika gallrings- bestämmelser underlättas av eller t. o. m. förutsätter att man redan vid arkivbildningen håller det värdefulla materialet isär från det övriga. Av stor vikt är att nödvändiga gallringar verkställs eller förbereds, medan man ännu har god kännedom om de olika handlingarnas innehåll och om kontorsrutinen vid handlingarnas tillblivelse. Att i efterhand gå igenom och sortera upp materialet blir synnerligen tidsödande och kostnads- krävande och därför i praktiken omöjligt att genomföra. För att få en översikt över arkiven krävs vidare att de ordnas och förtecknas enligt fastställda förteckningsplaner.
Innan förslag till förtecknings- och gallringsplaner framläggs, skall först lämnas en kortfattad översikt över de statliga och kommunala arkivbe- stämmelserna samt i anslutning därtill en sammanställning av de lagar som reglerar landstingens arkivvård.
2. Statliga och kommunala arkivvårdsbestämmelser
Sedan länge är vården av de statliga myndigheternas arkiv i Sverige reglerad i lag. Nuvarande bestämmelser är sammanförda i den allmänna arkivstadgan 1961 (SFS 19611590), till vilken finns detaljerade anvis- ningar (SFS 19682473).
Den kommunala arkivvården har ej kunnat bli föremål för samma reglerande bestämmelser som den statliga på grund av den kommunala självstyrelsens principer. Emellertid hade Kungl. Maj :t redan år 1933 ålagt riksarkivet att tillhandagå primärkommunerna med råd och anvisningar rörande arkivvården; en följd härav blev den samma år tillkomna handboken Kommunala arkiv och deras vård. Då det visade sig att kommunernas arkivvård trots detta alltfort försummades, framstod behovet av ett direkt åläggande om arkivvård alltmer klart. I den nya kommunallagen 1953 fastslogs därför, att arkiven skall vårdas och förtecknas (SFS l953:753). I samband med den första stora kommun- reformen år 1952 fastställde Kungl. Maj :t att de upphörda kommunernas arkiv med leveransreversal skulle överlämnas till de nybildade kommu- nerna. Ett exemplar av reversalet skulle överlämnas till vederbörande landsarkiv. 1 den kungörelse där dessa bestämmelser fastställdes pä- pekades. att kommunerna hade rätt att hänvända sig till vederbörande landsarkiv för att inhämta råd och anvisningar (SFS 1949:7l9). Dessa bestämmelser rörande arkivens omhändertagande har numera fått gene- rell giltighet (SFS 1966:568).
Även i fråga om kommunarkivens gallring har Kungl. Maj :t ingripit i syfte att införa enhetligt förfarande vid utmönstrande av handlingar som bedömts sakna värde för framtiden. På Kungl. Maj:ts uppdrag har riksarkivet utfärdat cirkulär med råd och anvisningar om gallring i kommunernas arkiv den 30/10 1958 (SFS 1958:530). Genom den nya instruktionen för landsarkiven har därjämte generellt fastslagits lands- arkivens skyldighet att på begäran lämna kommunal myndighet råd i arkivfrågor (SFS 1961:593, 5 5).
År 1970 tillsattes av riksarkivet och svenska kommunförbundet en arbetsgrupp för kommunala arkivfrågor med uppgift bl. a. att utvidga tidigare fastställda gallringsanvisningar.1 Riksarkivet har på uppdrag av Kungl. Maj :t utfärdat av arbetsgruppen utarbetade råd och anvisningar för gallring m.m. i kommunernas arkiv (stencil 1972-10-24). Arbetet inom arbetsgruppen fortsätter.
' Sture Mårtenson har i Svenska arkivsamfundets skriftserie Arkiv, sam— hälle och forskning nr 16, Stockholm 1974 publicerat en artikel om Kommunarkivgruppen och dess verksamhet.
Till ledning för kommunerna i deras arkivvård har genom riksarkivet handboken från 1933 omarbetats, utvidgats och moderniserats (N. Nilsson och R. Swedlund, Kommunal arkivvård, 1964, riksarkivets broschyr nr 8). Härvid har riksarkivets cirkulär med anvisningar rörande tillämpningen av allmänna arkivstadgan varit riktgivande. Primärkom- munernas arkiv ordnas och förtecknas således enligt likartade grunder som gäller för statsförvaltningens arkiv.
3. Landstingens arkivvårdsbestämmelser
Den första landstingslagen den 21/3 1862 (SFS 1862:16) omnämner, låt vara helt allmänt, skyldigheten att vårda arkivet: det heter om sekretera- rens åligganden, att han -— vid sidan av protokollföring och brevväxling — skall vårda landstingets arkiv och tillhandahålla landstingsmännen här förvarade handlingar (% 29). Märkligt nog finns ingenting nämnt om vården av arkiv i 1924 års landstingslag. Däremot har sedermera enskilda landsting i sin instruktion för landstingsdirektören inryckt bestämmelsen om att landstingsdirektören är ansvarig för vården av landstingets arkiv.
I den nu aktuella landstingslagen den 14/5 1954 (SFS 1954z3l9, omtryckt SFS 19722101) har däremot arkivvården ägnats tillbörlig uppmärksamhet. ] € 36 heter det: ”Landstingets protokoll och övriga till dess arkiv hörande handlingar skola vårdas och förtecknas på sätt landstinget bestämt”. Det är sålunda landstinget — ej dess presidium — som har ansvaret och bestämmanderätten för arkivvården. Motsvarande bestämmelser gäller för förvaltningsutskottets arkiv (& 50), avdelningar inom detta (% 52) och andra nämnder (% 54, & 78, 3 mom. andra stycket). Ansvaret åvilar således organet självt och ej dess ordförande.
Möjlighet till central förvaring och vård av de olika arkiven har skapats genom att förvaltningsutskottet som ny uppgift erhållit ”att vårda och förteckna landstingets och nämndernas protokoll och övriga till deras arkiv hörande handlingar, i den mån de för sådant ändamål överlämnats till utskottet” (& 41 e). Likhet har härmed erhållits med stadgandet för kommunstyrelse (Kommunallagen & 30 e).
I det ännu ej remissbehandlade förslaget till gemensam lag för kommuner och landsting, Enhetlig kommunallag (SOU 1974299), har arkivfrågan blott ägnats ett par rader, detta med hänsyn till kommunal- lagens karaktär av ramlag. Det heter i förslaget till Kommunallag (& 28): ”I fråga om vården av fullmäktiges protokoll och övriga till dess arkiv hörande handlingar skall gälla vad som föreskrives av fullmäktige, eller, vad avser Stockholms stad, av regeringen." I jämförelse med nu gällande lagar har en försvagning av skrivningen skett: i dessa anges att protokollen och handlingarna ”skola vårdas och förtecknas”. Emellertid ägnas arkivfrågan utförligare uppmärksamhet i specialmotiveringen. ”Enighet torde råda om behovet av mer preciserade regler för arkivvården och därmed sammanhängande frågor” (5. 239). Det anses nödvändigt att få till stånd någon form av normalförslag till arkivstadga för kommuner och
landsting, som lämpligen bör utarbetas av svenska kommunförbundet och landstingsförbundet i samråd med riksarkivet (s. 241). För Stockholms kommun, som också är arkivmyndighet åt vissa statliga myndigheter, behövs en särregel. I tryckfrihetsförordningens 2 kapitel & 1 (SFS 1961:466) stadgas, att
”varje svensk medborgare Iskall/ äga fri tillgång till allmänna handlingar". I 5 2 definieras allmänna handlingar såsom ”alla hos stats- eller kommunalmyndighet förvarade handlingar, vare sig de till myndigheten inkommit eller blivit där upprättade”. En väsentlig förutsättning för denna fria tillgång till handlingarna är att arkiven är ordnade och förtecknade.
1 vad mån har de i landstingslagen införda bestämmelserna att vårda och förteckna landstingets och dess olika organs arkiv efterlevts? l fråga om vården av arkiven må framhållas, att såväl landstingets som förvalt- ningsutskottets och de olika organens protokoll med de viktigaste bila- gorna regelmässigt synes ha inbundits. Samma gäller även räkenskaps- böckerna, men i fråga om övriga handlingar kunde ännu vid mitten av 1960-talet konstateras att behandlingen av dem skedde utan större planmässighet, vilket försvårade ett framtagande av önskad hardling. Denna brist på ordning sammahängde med att arkivalierna ej blivit förtecknade. För att förteckna ett arkiv på ett rationellt sätt erfordras en genomtänkt plan. Någon sådan fanns ej för landstingens arkiv, vilket torde vara förklaringen till att intet hade gjorts åt förteckningsfrågan. Ej heller gallringsfrågan hade beaktats; för framtiden obehövliga hanclingar behölls som regel i avsaknad av gallringsbestämmelser.
Sedan landstingens arkivutredning tillsatts 1963 har emellertid utred— ningen efter undersökning av de olika landstingskanslierna år 1965 utarbetat en stencilerad PM där den försummade arkiWården påtilades och preliminära förslag framlades för att lösa de viktigaste arkivfrågorna. Denna PM utsändes på underhandsförfrågan till de olika landstingen. Den har härefter kontinuerligt efterfrågats och varit vägledande för den rationalisering av arkivverksamheten som igångsatts på flera håll. Bland annat har vårt förslag om tillsättande av särskilda tjänstemän med uppgift att handha arkivvården beaktats i ungefär en tredjedel av landstingei.
I vårt delbetänkande rörande arkiv inom hälso- och sjukvård hem- ställde vi att Kungl. Maj:t i konsekvens med vad som gäller för primärkommunerna skulle uppdraga åt riksarkivet att meddela råd och anvisningar om gallring i arkiven hos landstingen och dessas underlydande organ. Riksarkivet har sedermera erhållit i uppdrag att utfärda råd och anvisningar rörande gallring i arkiv inom hälso- och sjukvård. Vi föreslår nu i detta delbetänkande att regeringen måtte gi/a ett generellt uppdrag åt riksarkivet att meddela råd och anvisningar on vård av och gallring i arkiven hos landstingen och dessas underlydande )rgan, detta i huvudsaklig överensstämmelse med av oss framlagda förslag ;amt i förekommande fall gemensamt med berörd tillsynsmyndighet (se ovan Författningstext sid. 11). Dessa råd och anvisningar avses ati vara vägledande när landstingskommunerna och dessas olika organ har att fatta beslut i dylika frågor. Utgallringen bör verkställas med omsog och
försiktighet samt med iakttagande av lämpliga gallringsfrister. Med hänsyn till att arkivbildningen kan vara utformad på varierande sätt inom de olika landstingen, kan det dock vara motiverat med avvikelser på enskilda punkter från här föreslagna gallringsfrister och gallringsanvis- ningar. Detta förutsätter att det finns arkivsakkunnig personal inom landstingen vid tillämpningen av här framlagda förslag.
4. Arkivbildning och arkivvård. Allmänt
En god arkivvård tar sin början redan vid arkivbildningen. Härför krävs ett genomarbetat system med fasta bestämmelser för handlingarnas diarieföring och arkivläggning. För att kunna orientera sig i de alltmer svällande arkiven är det nödvändigt med en arkivförteckning för varje arkivbildande organ. Till sist kräver det alltmer accelererade pappers- flödet med en mängd för framtiden obehövliga handlingar en gallrings- plan.
4.1. Vad är arkiv?
Med en myndighets arkiv avses det hos myndigheten bildade beståndet av arkivhandlingar, såväl de som upprättas hos myndigheten för dess eget bruk som de vilka inkommit till eller återställts till myndigheten efter handläggning hos annan myndighet. En närmare precisering av begreppet lämnas i den för statsmyndigheter gällande allmänna arkivstadgan och riksarkivets cirkulär med anvisningar rörande tillämpning av densamma (SFS l96lz590, 1968z473). Givetvis är en handlings material och sättet för dess framställning utan betydelse för frågan om den är en arkivhandling eller inte. Även kartor, ritningar, diagram, bilder, bildkort och den moderna datateknikens informationsbärare räknas till arkivhand- lingar.
”I allt väsentligt får ett arkiv sin förblivande form genom den process, varigenom det blir till. Man kan inte i efterhand sortera om handlingarna utan att rubba sammanhang, som är väsentliga för förståendet av den enstaka handlingen. Den ursprungliga ordningen innehåller vittnesbörd om arbetets gång och ärendenas behandling, den utvisar den situation som bildat bakgrunden till överläggningar och beslut. Den som i en fram- tid går till arkivet vill inte enbart ha fram en viss skrivelse; ofta måste han också ha möjlighet att rekonstruera det sammanhang i vilket skrivelsen utgjort ett led. Inom modern arkivvård är respekten för den ursprungliga ordningen en grundläggande princip (proveniens-
nl principen) .
' Det ta kapitel bygger i allt väsentligt på Nils Nilsson, Diarieföring och arkivläggning. Meddelan- den från svenska riks— arkivet, broschyrserien nr 9, Stockholm 1966, samt R. Swedlund, Arkivbild- ningens moment, uppsats i Arkivvetenskapliga studier, Lund 1961. Helt allmänt kan även hänvisas till Nils Nilsson, Arkiv- kunskap, Malmö 1973.
4.2. Diarieföring och arkivläggning. Allmänt
Av det föregående följer att stor omsorg bör ägnas åt arkivbildningen dvs. det sätt på vilket handlingarna handhas intill dess de får sin definitiva placering i arkivet. Hur handlingarna diarieförs eller registreras och hur de placeras efter avslutad handläggning är av största vikt för det" dagliga arbetet på kontoret eller i kansliet, men det har också betydelse för en mera avlägsen framtid.
Enligt gällande bestämmelser skall arkiven vårdas och förtecknas. Genom förteckningen över arkivet erhålles en överblick i stort. En arkivförteckning är inte så utförlig att den redovisar alla ärenden i detalj. Detta sker i diarierna eller i registren till diarierna. Den äldre typen av diarier utgörs av dag för dag förda anteckningar över in- och utgående skrivelser. De är avsedda att göra det möjligt att följa ett ärendes gång och återfinna tidigare behandlade ärenden. Även med hänsyn till principen om allmänna handlingars offentlighet är det nödvändigt att diarier i någon form föres. I förvaltningar där antalet diarieförda ärenden är så stort att ett odelat kronologiskt diarium blir tidsödande att söka i brukar man avhjälpa denna svårighet genom att upplägga flera parallellt förda diarier, där vart och ett av dem har sitt eget ämnesområde. Numera är det allt vanligare att förse diarierna med register av olika slag efter korrespondens eller ämne. På senare tid har man frångått de inbundna diarieliggarna. Istället använder man lösbladssystem med blanketter för genomskrift varvid på så sätt flera registerblad erhålls. Dessa kan ordnas efter olika indelningsgrunder, biläggas skrivelsen, användas som bevak- ningsregister etc. Genom att använda ADB har man kunnat erhålla utskrivna register i form av datalistor med möjlighet att periodvis ordna registren alfabetiskt eller efter diarieplan.
Genom diarieföringen erhålles överblick över de inom förvaltningen behandlade ärendena. I moderna arkiv, där endast en mindre del av handlingsbeståndet utgörs av inbundna volymer, vilka lätt ordnas till arkivserier i kronologisk ordning, kan diarieplanen få en dubbelfunktion genom att den även får styra arkivbildningen av de lösa handlingarna vilka placeras i dossiéer. Diarieplanen får då även tjäna som dossiéplan. Genom detta instrument bör man så långt möjligt sträva efter att kanalisera pappersflödet så att väsentligt skiljs från oväsentligt, varigenom en utgallring av de mindre värdefulla handlingarna i ett arkiv kan förberedas. I avsnittet om landstingskansliernas arkiv skall det viktiga sambandet mellan diarieföring och arkivläggning närmare beröras (kapitel 5.2).
Efter avslutad handläggning av ett ärende arkivläggs handlingarna i den ordning de skall förvaras i arkivet. Arkivläggningen kan ske så att de enskilda handlingarna placeras individuellt efter sin formela karaktär eller också så att de sammanföras efter sitt innehåll. Protokoll arkivläggs i kronologisk ordning, skrivelser i kronologisk ordning eller efter diarie- nummer. Räkenskaper förs dagligen post för post, verifikationer samlas i nummerordning. Registerkort kan arkivläggas i bokstavsordning (t. ex. efter personnamn, geografiska namn, fastighetsbeteckning eler i num-
merordning). Handlingar som på detta sätt placeras efter deras formella karaktär kan således arkivläggas i kronologisk, alfabetisk eller numerisk ordning.
Handlingar som arkivläggs efter innehållet bildar i regel akter eller dossiéer. Numera arkivläggs korrespondensen inom de flesta förvaltningar på något av dessa sätt. Att placera brevkoncept och inkomna skrivelseri datumordnzng är ett tillvägagångssätt som tillhör en förgången tid. En akt utgör handlingar som tillkommit under ett ärendes handläggning. Akten är färdigbiliad då ärendet slutgiltligt avgjorts hos arkivbildaren. En dossié är handlingar eller akter rörande samma ämne, vilka sammanläggs efter hand. En dossié kan ideligen utökas genom ditläggning av nya skrivelser eller hela akter i nya ärenden rörande samma ämnesområde. Ett exempel härpå är en persondossié.
Akter kan arkivläggas kronologiskt, i diarienummerordning eller annan nummerorcning. l specialfall kan de ordnas i bokstavsordning eller också efter ämnei dossiéer. Dossiéerna bör ordnas enligt en fastställd plan (se nedan avsntt 5.2).
4.3. Arkivförteckning. Allmänt
Landstingsagens föreskrift att arkiven skall vårdas och förtecknas får ej uppfattas ;åsom ett självändamål. För att en förvaltning skall kunna arbeta effektivt krävs att arkiven är i ordning, så att begärd information snabbt kar tillhandahållas. Även allmänhetens rätt att taga del av de allmänna handlingar vilka är offentliga möjliggörs först när arkiven är för- tecknade.
] hela statsförvaltningen ordnas och förtecknas arkiven på samma sätt. Det sker i enlighet med det 5. k. allmänna arkivschemat som har tillämpats omkring 70 åri Sverige.
De inon statsförvaltningen gällande principerna för förtecknande av arkiv har tllämpats av primärkommuner och i sina huvuddrag även av en rad indust'ier och enskilda arkivbildare. Inom de landsting, där arkivord- ningsarbetzn numera påbörjats, har man följt detta förteckningsschema. Detta schima, som är mycket flexibelt och därför går att anpassa till arkivbildn'ng av vitt skilda slag, är väl inarbetat och bör tillämpas även inOm landrtingsförvaltningen.
] arkivszhemat grupperas handlingarna i ett arkiv efter deras formella natur. 1 sii senaste utformning (SFS 196221 10) upptar schemat följande huvudavddningar:
A Protokdl och föredragningslistor B Konc ep (kopior av utgående skrivelser) C Diarier
D Liggare )ch register E Inkomni handlingar F Handilirgar ordnade efter ämne (dossiéer) G Räke'nszaper
H Statistik
J Kartor och ritningar K Fotografiska avbildningar Ö Övriga handlingar
Dessa littera är fasta och kan efter behov indelas i underavdelningar, vilka betecknas med romerska siffror fogade till huvudavdelningens beteckning (A 1, A 11 osv.). Sådana underavdelningar kan omfatta flera serier och indelas då i sin ordning i lägre underavdelningar osv., så att de lägsta underavdelningarna alltid utgör var sin serie. Dessa lägre underavdelningar betecknas med tillagda bokstäver (A 1 a, A 1 b, osv.).
Inom varje serie ordnas de enskilda volymerna i kronologisk ordning efter begynnelseår.
De lösa handlingarna sammanförs till volymer genom inbindning eller inplacering i arkivkartonger. Arkivförteckningen redovisar endast hand- lingarna volym för volym i ett arkiv. För redovisning av innehållet i de enskilda volymerna får man i regel gå till redan under förvaltningens aktiva tid utarbetade register och diarier av olika slag. Eftersom arkivförteckningen skall redovisa hela arkivet, är den mer omfattande än diarieplanen, dossiéplanen eller brevdiariet, som endast redovisar korre- spondensen. Å andra sidan bör ett väl utbyggt diarium ge en mycket mer detaljerad redovisning av varje diariefört ärende än vad som är fallet i arkivförteckningen. En arkivförteckning och ett diarium med register kan således icke ersätta varandra utan kompletterar varandra. Försök att bygga ut en diarieplan så att den i likhet med en arkivförteckningsplan omfattar hela arkivet är icke att rekommendera.
Till arkivförteckningen bör fogas en historik med beskrivning över organisationens utveckling. Den bör omfatta alla nämnder och de olika avdelningarna vari kansliet är uppdelat.
I bil. 1 till detta betänkande ges ett förslag till förteckningsplan med exempel över landstingskanslis arkiv vilken dock med hänsyn till individuella olikheter mellan de olika kanslierna måste göras flexibel för att tillåta ett smidigt utnyttjande.
En arbetsgrupp inom riksarkivet har under år 1974 framlagt förslag till revision av allmänna arkivschemat. Förslaget har i princip samma uppbyggnad som det nu tillämpade, eftersom man av kontinuitetsskäl velat avvika så litet som möjligt från detta. De förändringar som kan komma att införas inom det statliga arkivväsendet bör även vara vägledande för förtecknandet av landstingsorganens arkiv.
4.4. Gallring
4.4.1. Principiella synpunkter
Såsom framgått av den tidigare redogörelsen, har landstingens och deras organs arkiv vuxit i en allt snabbare takt under de senaste decennierna. I många landstingskanslier och landstingsinrättningar har vi påträffat stora
handlingsbestånd, vilka ej har minsta värde. När vi började vårt arbete i utredningen, kunde vi konstatera att en utgallring av obehövliga arkivalier endast undantagsvis hade ägt rum. I en del landstingskanslier utgallrades sålunda vissa grunduppgifter för avlöningsuträkning efter viss tid. Vid ett av landstingskanslierna utgallrades räkenskapsverifikationerna med tio års frist. I många lasarett utgallrades röntgenfilm äldre än tio år.
Redan här kan det konstateras att man kan utgallra stora delar av dagens arkivbildning, t. ex. vid landstingskanslierna. Ju mer dessa kanslier växer och därmed deras arkivbildning, desto fler handlingar kan man utgallra. Detta beror på det allbekanta faktum att ju mer den administra- tiva apparaten växer och ju mer omfattande verksamheten blir, desto mer ökar floden av interna meddelanden, cirkulär och stenciler. Medelst lättillgängliga moderna kopieringsapparater är det lätt att ta kopior av dessa olika skrivelser, vilket i sin tur medför en okontrollerad arkivbild- ning. Det finns därför möjlighet till utgallring av stora handlingsbestånd utan att gallringen behöver innebära en informationsförlust.
Med ledning bland annat av vår ovannämnda (sid. 3) PM från år 1965 har man vid flera kanslier under senare år utarbetat diarieplaner och arkivläggningsrutiner, i vilka man beaktat möjligheten till utgallring av överflödiga handlingar.
En reglerad arkivvård innefattar ej endast uppordnande och för- tecknande av handlingar utan även utmönstrande, utgallring, av hand- lingar av mindre betydelse. En utgallring av för framtiden obehövliga handlingar är nödvändig ur många synpunkter som kan sammanfattas sålunda: arkiven växer med accelererad fart; ej allt däri har beständigt värde; arkivlokaler är dyrbara att uppföra och inreda; vården av, liksom överblicken av de värdefulla handlingarna blir lättare om det mindre värdefulla successivt utgallras. Vid bedömande av frågan om handlingars värde för framtiden brukar man anlägga tre synpunkter: 1)värdet för förvaltningens verksamhet (för utredningar etc.), 2) den rättsliga betydel- sen (för myndigheter och enskilda), 3) värdet för framtida forskning. De handlingar som bedöms vara värdefulla med hänsyn till någon eller några av dessa aspekter bör undantagas från gallring.
Vid en bedömning av en handlings värde för förvaltningen måste naturligtvis samråd äga rum med berörda tjänstemän inom förvaltningen. Landstingets revisorer bör beredas tillfälle att medverka vid bedömning framförallt av räkenskapsmaterialets värde ur rättslig synpunkt. Ett osäkerhetsmoment vid bedömning av en handlings värde ur juridisk synpunkt innebär det förhållandet att en framtida lagstiftning kan få en retroaktiv verkan eller kan komma att kräva tillgång till handlingar som vid gallringstillfället varit helt utan eller av mindre betydelse ur rättslig synpunkt.
När man skall bedöma en handlings värde för forskning, gäller det inte enbart att ta hänsyn till dess värde för belysning av t. ex. det egna landstingets framväxt och utveckling. Vad man dessutom måste beakta är arkivens värde för mer allmänna ämnen. Det kan gälla allmänt historiska, förvaltningshistoriska, socialhistoriska, kulturhistoriska, kommunalrätts- liga, ekonomiska eller geografiska problem.
I början av vår verksamhet fann vi det vara en viktig uppgift att framhålla möjligheten av att genom en planmässig gallring minska arkivens omfång inom landstingsförvaltningen. Sedan denna möjlighet numera beaktas på ett sätt som tidigare inte varit fallet, finns det anledning att betona vikten av att gallringsverksamheten ej enbart tar hänsyn till förvaltningens egna behov utan att man även tar skälig hänsyn till forskningens krav.
Även när en utgallring skett först efter noggrann utredning och med iakttagande av den samtida forskningens krav, har den i vissa fall utsatts för kritik. Detta beror på att forskningen ständigt måste ompröva och ändra sina mål och metoder, något som i sin tur har medfört en omvärdering av delar av källmaterialet. Härtill kommer att forskningen numera erhållit bättre ekonomiska resurser och metoder, vilka gör det möjligt att bearbeta kvantitativt stora källgrupper på ett sätt som tidigare varit omöjligt.
Omfattningen av den gallring som har företagits under senare år har framkallat invändningar från forskare av skilda kategorier. Man har härvid framhållit att forskningen kräver tillgång till ett detaljrikt källmaterial. I många fall måste man nå ner till data rörande enskilda individer. Det räcker således inte, menar man, med ett källmaterial som endast redovisar trender och utvecklingslinjer i stora drag. En kulturgeograf har samman- fattat problemet så här: ”Dessvärre är det väl så, att även de mest genomtänkta arkiveringsprinciper kan komma att leda till resultat, som framtida forskare måste beklaga på nu okända grunder. Bryderiet med gallringen av arkivmaterial blir rimligtvis allt besvärligare ju mera datafloden stiger samtidigt med att det växer fram en samhällsvetenskap och kanske en historia, som inte nöjer sig med att betrakta händelseför- lopp huvudsakligen kvalitativt utan önskar kvantitativ insyn i hela sociala processer.” (T. Hägerstrand, Kulturgeografiska synpunkter på arkiveringen av data i Arkiv, samhälle och forskning 1969.)
Vi kan idag se vådorna av tidigare generationers utgallring trots att den var av betydligt mindre omfattning än den som utförs idag. Man har här dragit en parallell med hur sent vetenskapen reagerat i en serie miljövårdsfrågor och därvid ansett det långtifrån uteslutet med ett uppvaknande även ifråga om denna del av kulturvårdsområdet. ”Det ligger under sådana omständigheter nära till hands, att arkivmyndig- heterna i efterhand råkar ut för hård kritik, därför att värdefullt, tidigare inte efterfrågat material hunnit förstöras.” (Rolf Adamson, Några principiella synpunkter i fråga om gallring i Arkiv, samhälle och forskning 1969.)
Den kritik som här har antytts har riktat sig mot en utgallring av handlingar, som man i dag bedömer ha ringa värde för forskning.
Rent principiellt har man från arkivmyndigheternas sida ansett att handlingar vilka bedöms ha värde med hänsyn till förvaltningens, rättssäkerhetens eller forskningens krav skal] undantagas från gallring. [ praktiken har man emellertid dessutom i allt större omfattning måst ta hänsyn till rent ekonomiska synpunkter. En arkivserie kan, även om den är värdefull ur vetenskaplig synpunkt, riskera att utgallras på grund av sin
omfattning. Gallringen har härvid bedömts ur kvantitativ och ej kvalitativ synpunkt. ”Ett arkivmaterial kan värderas högt ur forskningssynpunkt på grund av sin rikedom på väsentliga data men blir av annan orsak, sitt omfång, begärligt ur gallringssynpunkt för dem, som för sparsamhetens talan. Frågan ställs på sin spets i landstingets arkivutrednings (första del-) betänkande, där man rent principiellt anser sig böra väga inte bara ett materials värde mot dess omfång utan också mot material av helt annat slag i andra arkiv som också förenar stort forskningsvärde och stor volym. Denna, som det förefaller ofrånkomliga men strängt taget omöjliga vägning av en kvalitativ faktor mot en kvantitativ, där den förra såsom svår att bedöma och belägga ofta får maka åt sig, är en för arkivvård och forskning dyster historia.” (Lars Nilsson, Gallringsfrågan i Arkiv, sam— hälle och forskning 1970.)
Det kan således uppkomma lägen då man tvingas att bedöma forskares kompromisslösa krav på att behålla ett källmaterial även ur ekonomisk synpunkt. Även om vetenskapens företrädare i dylika fall har visat sig beredda att acceptera ekonomiska realiteter, måste det å andra sidan vara självklart att ekonomiska synpunkter ej får vara helt och hållet avgörande. Arkivgallring får icke bedömas som en fråga gällande kontorsrationalisering.
Det kan här finnas anledning att erinra om de bidrag som ges av olika landsting till lokala folkrörelsearkiv. Landstingen har här på ett framsynt sätt givit sitt stöd för bevarandet av ett källmaterial tillhörande enskilda sammanslutningar. Härigenom har sparats ett material som ger värdefull belysning av den tid och den miljö dessa verkat i. Under sådana omständigheter måste man naturligtvis förutsätta att landstingen inte samtidigt utgallrar de handlingar i sina egna arkiv som har sitt källvärde. På samma sätt som man är beredd att låta en viss del av byggnadskost- nader reserveras för konstnärlig utsmyckning, måste man vara beredd att ta på sig vissa kostnader för att bevara värdefullt källmaterial för framtiden.
4.4.2. Gällande bestämmelser
Sedan länge finns det gallringsbestämmelser för statliga myndigheters arkiv. Som ovan framhållits har också anvisningar för gallring i primärkommunernas arkiv utarbetats. Vid bedömande av frågan om gallring i landstingens och deras olika organs arkiv bör beaktas de gallringsbestämmelser som sålunda redan finns för statliga och kom- munala myndigheters arkiv.
Kungl. Maj:ts kungörelse angående utgallring av handlingar hos vissa statsmyndigheter den 11 december 1953 (nr 716), den s.k. allmänna gallringskungörelsen (ändring 19611595, l974:646), gäller handlingar hos statliga civila arkiv, för vilka riksarkivet, landsarkiv eller stadsarkiv är arkivmyndighet (för militära arkiv finns särskilda gallringsbestämmelser). Den avser alla myndighetsarkiv utom arkiven hos statsdepartementen, riksdagen och allmänna kyrkomötet och uppräknar en rad handlings-
typer, företrädesvis av rutinmässig karaktär, som uppstår hos alla förvaltningar (rörande personal, upphandling och materialförvaltning, räkenskapsväsendet samt statistikunderlag, rapporter, avskrifter, dup- letter m. m.).
Kungl. Maj:ts kungörelse om utgallring ur upptagning för automatisk databehandling den 28 juni 1974 (nr 648) behandlar ett antal vanligen förekommande slag av upptagningar. Den reglerar i likhet med allmänna gallringskungörelsen material av rutinmässig beskaffenhet men avser sådan information som ingår i upptagning för automatisk databehandling. Med begreppet upptagning avses uppgifter, som är fixerade på någon form av datamedium eller annat medium på så sätt, att de kan avläsas eller avlyssnas endast med tekniskt hjälpmedel. Enligt denna kungörelse skall bl.a. upptagning som rör fortlöpande kontroll eller redovisning vid personaladministration, förrådsförvaltning, upphandling eller medels- förvaltning utgallras under förutsättning att uppgiften finns på handling hos myndigheten i fråga och upptagningen av uppgiften behandlats för sitt ändamål och ej behövs för myndighetens verksamhet eller för revision. Vidare skall uppgift som framkommit genom sammanställning eller bearbetning av andra uppgifter som ingår i upptagning över vilken myndighet förfogar utgallras.
För konventionellt arkivmaterial innebär utgallring ett förstörande av handlingen i fråga, men vid dataupptagning innebär utgallring ett förstörande eller utplånande av den på datamediet fixerade uppgiften. Medan papperet ' . skrivunderlaget — förstörs genom utgallring kan ett magnetband återanvändas sedan upptagningen utgallrats.
För särskilda statliga myndigheter har en omfattande mängd gallrings- föreskrifter utfärdats. De t. o. m. är 1968 tillkomna föreskrifterna finns uppräknade i Meddelanden från Svenska riksarkivet, broschyr nr 10, Arkivgallring hos myndigheter.
[ fråga om kommunerna utfärdade riksarkivet, såsom ovan framhållits, år 1958 med stöd av Kungl. Maj:ts bemyndigande Råd och anvisningar för kommunernas arkiv (SFS l958:530). Den av riksarkivet och svenska kommunförbundet gemensamt tillsatta arbetsgruppen, den s.k. kom- munarkivgruppen, har är 1972 utgivit ett cirkulär angående utvidgad gallring i kommunernas arkiv. Cirkuläret utgör en motsvarighet till den allmänna gallringskungörelsen för statliga myndigheter. Arbetsgruppen är kontinuerligt verksam och kan därigenom fortlöpande utfärda råd i arkivvårdsfrågor för primärkommunerna.
Såsom följd av landstingslagens stadgande att arkiven skall vårdas ”på sätt landstinget bestämt” är landstingen i princip suveräna när det gäller fattandet av beslut om gallring i arkiven inom respektive landstingsom- råde. Några centrala tillsynsmyndigheter har emellertid utfärdat bestäm- melser om hur länge vissa slag av handlingar skall bevaras. Det gäller t. ex. sjukjournaler i öppen vård och skolhälsokort, men detta är snarast att betrakta som undantag från huvudregeln att gallringsbeslut skall fattas av respektive landsting. ,
Vad beträffar ADB-system gäller vissa särregler. Datainspektionen skall i samråd med riksarkivet fatta beslut om bevarande och gallring av
personuppgifter som av myndighet — såväl stats- som kommunal- myndighet -— skall upptagas för automatisk databehandling (datakun- görelsen SFS 197329], 5 5).
Åtskilliga av dessa för statliga och primärkommunala myndigheter utfärdade gallringsföreskrifter kan användas vid behandling av likartade handlingstyper hos landstingsarkiven.
4.5. Mikrofilm i dataåldern
4.5.1. Allmänt
I vårt första delbetänkande behandlade vi mikrofilmtekniken i några avsnitt (SOU 1968153 5. 23, 74, 96). Eftersom vi i första hand endast berörde filmning av sjukjournaler och andra medicinska arkivalier, finns det anledning att här ta upp mikrofilmtekniken till en förnyad granskning.
Möjligheten att vinna utrymme genom mikrofilmning har ofta brukat anges som en patentlösning som en gång för alla skulle lösa utrymmes- problemen i arkiven samtidigt som den helt skulle befria oss från gallringsproblematiken. Framför allt brukar mikrofilmteknikens möjlig— heter såsom ett universalmedel utan närmare eftertanke framhållas av dem som i praktiken ej haft anledning att närmare studera dess egenskaper.
Vår tidigare framställning bestod i en delvis ganska kritisk gransk- ning som gav vid handen, att mikrofilmtekniken ej är lämplig under alla förhållanden. Framför allt betonade vi att metoden är ekonomiskt moti- verad endast under vissa betingelser. Helst skulle det material som skulle filmas ha en viss grad av enhetlighet ifråga om format, färg och pappers— tjocklek. Härigenom skulle en filmning med arbetsbesparande automa- tiska kameror vara möjlig. Detta förutsatte emellertid att arkivmaterialet redan från början utformades med tanke på en kommande filmning. En konsekvent omläggning av blankettrutiner angavs som en förutsättning.
Med hänsyn till att sjukjournaler i sluten vård och räkenskapsveri- fikationer ' de mest skrymmande handlingsslagen ilandstingens arkiv — består av ett synnerligen oenhetligt material ansåg vi oss inte kunna rekommendera en filmning av detta. Eftersom den rådande tekniken vid mikrofilmning av röntgenbilder ej gav ett resultat som accepterades överlag av användarna, ansåg vi oss inte heller generellt kunna rekommen- dera filmning av detta material. Däremot ställde vi oss positiva till en filmning av de sjukjournaler som skulle undantagas från utgallring samt till filmning av ritningsarkiv. För filmning av ADB-teknikens utdatamate- rial hänvisade vi till automatiska kameror, som vi ansåg vara lämpliga för filmning av datalistor i form av papper på löpande bana. COM-tekniken, som innebär att den datorlagrade informationen överförs till mikrofilm utan omväg via papper, befann sig vid denna tid på försöksstadiet och antyds i vårt delbetänkande, men den hade då ännu inte kommit i kommersiellt bruk.
Det synsätt som präglar framställningen i vårt förra delbetänkande är att mikrofilmning uppfattas som en möjlighet att filma arkivhandling- arna, sedan de inte längre är i frekvent bruk. Detta skulle ske i första hand för att minska behovet av arkivlokaler för de historiska arkiven, som ur administrativ synpunkt är att betrakta såsom passiva.
Den elektroniska databehandlingens snabba framväxt under efterkrigs- tiden gjorde att filmtekniken hamnade i bakvatten. Den ökade tilltron till datatekniken ledde till att även leverantörer av mikrofilm endast såg filmen såsom en temporär lösning i avvaktan på att ADB-tekniken definitivt skulle lösa alla informationsproblem.
Efterhand lade man märke till att datatekniken ofta gav en starkt ökad arkivbildning samt att den hade vissa begränsningar av ekonomisk och teknisk natur. Allt material lämpade sig ej för databehandling. Det kunde vara ritningar och annan kurvinformation, verbal information av sådan omfattning och natur att den ej kunde struktureras utan kvalitetsförsäm- ring.
I detta läge har mikrofilmtekniken åter ansetts som ett intressant alternativ. Härvid har man i allt högre grad tagit fasta på mikrofilmens möjlighet för hantering av ett aktuellt stoff eftersom filmen ivissa fall kan vara lättare att hantera än papper i full skala. Det gäller sålunda nu inte längre enbart filmning i efterhand av historiskt intressant material utan en filmning av handlingar som används mer eller mindre dagligen i det löpande arbetet i kontor och förvaltningar.
Vid tidigare kostnadsjämförelser mellan mikrofilm och konventionell dokumentation på papper ställdes filmningskostnaden mot den besparing som erhölls genom lägre lokalkostnader. Det filmade materialet kräver ju en bråkdel av utrymme jämfört med de filmade originalhandlingarna. Men eftersom man i filmningskostnaden i många fall måste inräkna ganska höga kostnader för preparering av materialet före filmning, utföll kostnadsjämförelserna till filmteknikens nackdel.
Vid utnyttjande av mikrofilmtekniken som ett hjälpmedel i administra— tiva rutiner söker man numera förlägga filmningen till ett tidigt stadium, varvid förutsättes att man arbetar med mikrofilm i läsapparater eller med papperskopior. I vissa fall kan man därvid göra en hanteringsvinst genom kortare söktider, kortare gångavstånd och därmed kortare tider för framtagning. Dessutom kan vinsten ökas genom lägre kostnader för distribution, kopiering m.m. än vad som blir fallet vid konventionell pappershantering. Genom att man utöver minskade lokalkostnader vid filmning på ett tidigt stadium i vissa fall kan göra hanteringsvinster på detta sätt har man funnit att mikrofilmtekniken kan vara ett likvärdigt eller ekonomiskt fördelaktigare alternativ till pappershantering.
Eftersom man tidigare varit osäker om mikrofilmens beständighet för långtidsförvaring, har man ej velat rekommendera filmning för annat än arkivalier som under alla förhållanden skulle utgallras efter viss tid. Genom nyligen avslutade undersökningar har statens provnirgsanstalt kommit fram till att viss film under vissa speciella förutsättningar kan anses vara lämplig för långtidsarkivering.
Med hänsyn till förfalskningsrisken har mikrofilm ur juridisk syn—
punkt ansetts vara otillfredsställande jämförd med originalhandlingar, varför man ej velat acceptera en filmning av handlingar med rättsligt värde.
1971 års utredning om bokföringslagstiftningen har emellertid i sitt i- februari 1974 framlagda betänkande föreslagit att konventionellt material i arkix'eringssammanhang skall kunna ersättas av mikrofilm, sedan två år gått av arkiveringstiden. Om förslaget accepteras, kan ytterligare lokal- besparingar göras.
4.5.2. Mikrofilmen och arkivbeständigheten
Inom statsförvaltningen har fastställts att endast arkivbeständigt papper får användas för icke gallringsbara handlingar. Ehuru dessa bestämmelser icke formellt gäller för landstingens arkiv, bör de vara normgivande även för dessa. Däremot saknas mer ingående erfarenheter av mikrofilmens arkivegenskaper, ej heller finns bestämmelser för dess förvaring och be- skaffenhet.
Den av Kungl. Maj:t tillsatta dataarkiveringskommittén (DAK) har uppdragit åt statens provningsanstalt att utföra forskningarbete beträf- fande mikrofilmens egenskaper. Resultatet har redovisats till DAK i tre rapporter, varav den sista, avgiven den 31 augusti 1972, åtföljdes av en rekommendation för handhavande och förvaring av mikrofilm.
Det tillkommer DAK att dra slutsatser rörande resultatet av prov- ningsanstaltens rapporter i vad avser rekommendationer och bestämmel- ser för långtidsförvaring av mikrofilmad information. I avvaktan på att detta sker, lämnas här en kortfattad redogörelse för provningsanstaltens rapporter. Redogörelsen bygger på en sammanställning i riksarkivets broschyrserie RA-nytt 1972 nr 6.
Filmmaterial. De vanligaste basmaterialen för mikrofilm utgörs av cellulosaacetat, cellulosatriacetat, cellulosaacetatpropionat och cel- lulosaicetatbutyrat (acetatfilm). I en del äldre film ingår som basmaterial nitrocellulosa (nitratfilm). För film framställd under senare tid har ibland polyestermaterial använts. Film, på vars basmaterial applicerats ett ljuskänsligt lager av silverhalidkristaller i gelatin eller av diazoföreningar, benämnes silverhalid resp. diazofilm. Med vesikulär film avses film på polyesterbas belagd med en plastisk polymer, vilken försetts med en diazoförening. Bilden på silverhalidfilm, diazofilm och vesikulär film utgörs av silver, diazofärg respektive gasblåsor. Statens provningsanstalts rapporter till DAK avser närmast silverhalidfilm på acetatbas. Dessutom bör framhållas, att man i dessa framför allt uppehåller sig vid rullfilm.
Filmskador. Provningsanstalten redogör i sina rapporter utförligt för de skador som kan uppstå på film. Särskilt behandlas de 5. k. redox- skadorna. Benämningen redoxskador härleder sig av att ett reduktions- oxidationsförlopp antas ligga till grund för dem.
Förekomsten av redoxskador konstaterades vid 1960-talets början på silverhalidfilm. De består av gulbruna fläckar med en diameter på 10—15 mikron. Särskilt förekommer de i de yttre lagren och i repor på filmens gelatinskikt. Negativ film uppvisar fler redoxskador än positiv film. Vissa anser, att redoxskador ej förstoras under långtidsförvaring av filmen. Mätningar vid National Archives i Washington har dock gett till resultat,
att redoxfläckarnas storlek under en femårsperiod växer med 50 %. Skador- na uppträder i flertalet fall, när filmen förvaras, så att den utsätts för förorenande gaser från industrier. Filmen påverkas också ofördelaktigt av stillastående luft. Hos film förvarad i sådan luft har fläckintensiteten på ledarremsan visat sig vara åtta gånger större än på film förvarad i arkivlokaler med luftkonditionering. Därest filmen förvaras i pappaskar, är förekomsten av fläckar tolv gånger större än vid förvaring i metallburkar. Därtill underlättar förvaring i hög temperatur och fukt- mättad luft uppkomsten av redoxskador. I arkivlokaler med 51—60% relativ luftfuktighet uppstår sålunda elva gånger fler skador än vid förvaring i 20—50 % relativ luftfuktighet. Film med ledare har visat sig vara mindre mottaglig för redoxskador än film utan ledare. Vid amerikanska undersökningar har man funnit, att på rullfilm 90% av skadorna koncentrerats till ledaren.
Den högre skadefrekvensen vid förvaring av film i pappaskar synes bero på att peroxider bildas i samband med att papperet åldras. Därtill innehåller papp och papper ofta harts, som är ett för film skadligt ämne. Vidare reagerar i närvaro av väteperoxid i filmen förekommande silver med svavelväte och svaveldioxid. Ju längre filmen förvaras och ju högre temperaturen och den relativa luftfuktigheten är, desto mer ökar förekomsten av peroxider. Peroxidbildningen kan bestämmas med hjälp av en Spektrofotometer.
Peroxiden sönderfaller vid kontakt med filmens bildsilver. Till en del skyddas silvret genom gelatin. De hydroxylradikaler, som skapas vid reaktionen mellan silver och väteperoxid, reagerar emellertid i sin tur med gelatinet, varigenom för angrepp av peroxid mottagliga silverytor uppstår. För att minska reaktionsbenägenheten bör därför gelatinet härdas. Stabiliteten hos silvret påstås öka också genom tillsats av jodid och tiosulfat.
Klorider kan inverka skadligt på bildsilvret. Fläckbildningen ökar sålunda genom mindre spår av silverklorid. Större mängder av silverklorid kan däremot motverka uppkomsten av redoxfläckar, men utsätts sådan film för myrsyra, en syra som bildas när papper åldras, förlorar den sin motståndskraft mot redoxfläckar.
Fixering. Statens provningsanstalt understryker i sina rapporter vikten av att filmen fixeras på ett tillfredsställande sätt. Laboratorieprov med olika fixerbad gav vid handen att fixerbadet spelar en mycket stor roll vid mikrofilmens beständighet. Vidare visade det sig att resistensen hos mikrofilm ökar efter guldbehandling.
Kopiering. Beträffande kopiering av mikrofilm säger statens provnings- anstalt i sina rapporter till DAK, att sådan kan ske i vilande arkiv under förutsättningen att kopieringsutrustningen ej påverkar klimatet, så att ozon eller andra skadliga gaser utvecklas eller luftfuktigheten och temperaturen ändras. Moderfilmen behöver då ej rekonditioneras. Med vilande arkiv avses de utrymmen, där moderfilmen förvaras. Denna utlånas ej utan används vid framställande av brukskopior. Motsatsen till vilande arkiv är aktiva arkiv, ivilka brukskopiorna förvaras.
Om en särskild kopieringslokal används, bör temperaturen vara 200C och den relativa luftfuktigheten 50 %. I övrigt måste samma krav som för det vilande arkivet uppställas. Det är också nödvändigt att rekonditionera moderfilmen vid uttagande ur och återförande till detta arkiv.
Förvaring och kontroll. Statens provningsanstalt avgav den 30 augusti 1972 en rekommendation till DAK angående handhavande och förvaring av mikrofilm. I densamma berörs ej de krav, som måste ställas på framställandet av film, om man bortser från att vikten framhålls av att fixeringen är tillfredsställande och att sköljningen i rinnande vatten är omsorgsfull. Rekommendationen avser rullfilm (silverhalidfilm på acetat— bas).
Enligt provningsanstalten skall klimatet för vilande arkiv vara så beskaffat, att temperaturen hålls konstant inom intervallet 10—150C med en tolerans av ilOC vid vald temperatur. Luftens fuktinnehåll skall ligga mellan 20 och 30 % relativ fuktighet. Arkivet skall vara skilt från förvaringsutrymmen avsedda för papper. Luften skall vara befriad från föroreningar som t. ex. svaveldioxid och svavelväte. För att undvika att filmen vid ett eventuellt driftstopp av konditionerings- och reningsan- läggning kommer i kontakt med luftföroreningar m. m., rekommenderas förvaring i väl slutna förpackningar av för filmen oskadligt material (t. ex. polypropen). Förpackningar bör placeras i burkar av aluminium, som tillsluts. Den inneslutna luften måste vara ren och den relativa luftfuktig- heten får ej överstiga 30 %.
Några krav på luftfuktighet och renhet behöver ej ställas, om mikrofilmen i det vilande arkivet förvaras i lufttäta burkar innehållande för filmen oskadlig atmosfär (t. ex. kväve). Ökad arkivbeständighet uppnås dock vid förvaring i kyla. En absolut förutsättning för att silverbilden skall bli beständig är, att fixeringen gjorts på ett tillfredsstäl- lande sätt och att filmen befriats från fixersalt och kvarvarande silverkomplex, vilket sker vid en omsorgsfull sköljning i rinnande vatten. Fixförstörare innehållande väteperoxid skall ej användas. Det är av största vikt, att mikrofilmen efter avslutad framkallningsprocess snabbt avlägsnas från fotolaboratoriet och överförs till ett utrymme med lämpligare klimat.
Vid arbete med mikrofilm avsedd att förvaras i vilande arkiv skall största möjliga renhet eftersträvas. Handbeklädnader av tyg skall använ- das, då ett flertal av de ämnen, som utsöndras vid svettning, är skadliga för filmen.
Ett sätt att öka resistensen mot kemiska angrepp är att guldbehandla filmen. Guldbehandling av mikrofilm avsedd för förvaring i vilande arkiv rekommenderas.
Skall mikrofilm förvarad i vilande arkiv kopieras, måste den före kopie- ringen rekonditioneras för att komma i jämvikt med miljön i kopierings- utrymmet. Om mikrofilmen förvaras i kyla i lufttäta burkar, måste dessa före öppnandet anta rumstemperatur. En lämplig atmosfär för kopierings- lokalen är 200C och 50 % relativ fuktighet. För dennas del måste lika stora krav på konstanta betingelser och ren luft uppställas som för vilande arkiv. Innan filmen kan återföras till det vilande arkivet, krävs rekonditionering till luften i arkivutrymmet. Vid förpackningi lufttäta burkar är rekonditio- nering ej nödvändig, eftersom filmen i detta slags förpackning omges av en inert gas.
För att undvika periodisk kontroll av filmen i större omfattning föreslås, att testrutor, som regelbundet inspekteras (t. ex. 1 gg per månad), utplaceras i arkivet. En kompletterande kontroll av ett visst antal filmrullar per är bör även utföras. Om testrutorna utvisar, att risk för skador föreligger, bör en utökad kontroll av filmen företas.
Temperaturen i aktiva arkiv bör ligga mellan 10 och 200C och den relativa luftfuktigheten mellan 30 och 50 %. Förpackningar för silver- film av kartong bör invändigt vara belagda med polyeten, polypropen eller liknande material. Publicerade undersökningar om vesikulär film och åldringsförsök utförda vid statens provningsanstalt tyder på att även sådan film har en för förvaring i aktiva arkiv tillräcklig arkivbeständighet.
Utan att föregripa DAK:s slutsatser kan man av statens provningsanstalts rapport fastställa att det krävs ganska omfattande och ibland komplicera- de åtgärder för att framställa och förvara arkivbeständig film. Allt talar för att man vid mikrofilmrutiner inte bör nöja sig med ett exemplar
lKjell Olsson har i Svenska arkivsamfundets skriftserie Arkiv, sam- hälle och forskning nr 16, Stockholm 1974, publi- cerat en artikel om Spri och sjukhusens arkivvård.
av filmen utan dessutom framställa en säkerhetsfilm som förvaras under så betryggande former som möjligt. Om så sker, kan arbetsexemplaren betraktas som brukskopior, vilka kan hanteras och förvaras utan särskilda försiktighetsåtgärder.
Då DAK endast yttrar sig om rullfilms arkivbeständighet, måste man dra slutsatsen att bildkortsrutinen kräver moderfilm i form av rullfilm vid sidan av bildkorten.
DAK:s betänkande kan antagas utmynna i bestämmelser som gör det möjligt att använda mikrofilm för långtidsförvaring. Redan nu måste emellertid konstateras att film är bättre än dåligt papper. Så måste mikrofilm anses överlägsen det papper som normalt används för utskrift av datorernas radskrivare. Utskrift med hjälp av COM-teknik ger oss möjlighet att förvara information för framtiden som skulle förloras vid utskrift med hjälp av radskrivare på vanligt brukspapper.
4.5.3. Spriss projekt för mikroarkivering
En av anledningarna till att vi i vårt tidigare delbetänkande ej ansåg oss böra rekommendera mikrofilmtekniken såsom en generell möjlighet att undvika en utgallring av skrymmande arkivmaterial var, såsom ovan nämnts, att arkivbildningen ofta är utformad så att mikrofilmtekniken kan användas först efter en omstrukturering av det material som skall filmas. En retroaktiv filmning av ett material som bildats utan tanke på en framtida filmning har ej sällan begränsade förutsättningar att bli lyckad. Vid remissbehandlingen framfördes kritik mot att vi hade nöjt oss med detta konstaterande. Man ansåg på vissa håll att vi närmare hade bort undersöka mikrofilmteknikens möjligheter.
Då emellertid Sjukvårdens och socialvårdens planerings- och rationali- seringsinstitut tillsatt en arbetsgrupp för att kartlägga och skissera mikrofilmtekniken, har vi koncentrerat oss på gallringsproblematiken (Spri projekt 4032). Vi lämnar därför här endast en sammanfattning och bedömning av arbetsgruppens huvudresultat och hänvisar för övrigt till dess publikationer.l Arbetsgruppen, i vilken vår utredning är represen- terad, har strävat efter att låta mikrofilmning bli en aktiv teknik för informationsbehandling där man från början styr arkivbildningen så att en filmning kan bli praktiskt genomförbar. Vidare betonar man att mikrofilm icke får ses som en isolerad företeelse utan som ett komplement till andra former av informationsbehandling.
Arbetsgruppen har i en första delrapport lämnat en utförlig och grundläggande redovisning för mikrofilmtekniken samt gjort en samman- ställning över nu tillgänglig mikrofilmutrustning från kameror till läsapparater och filmbärare (Spri rapport 4/72. Mikroarkivering. Del I. Kartläggning och skissering av system). I en kortfattad systeminventering lämnas vidare en summarisk redovisning för några olika slag av redan införda system från skilda arbetsområden. I en andra etapp skall dessa system detaljutformas för att i en tredje etapp prövas i praktiken. De system som skisseras är tio till antalet: i. Registraturfunktionen (varmed åsyftas filmning av i första hand diarieförda skrivelser), 2. Ekonomi—
funktionen (filmning av räkenskapsverifikationer), 3. Byggnadverksam- hetens projekthandlingar, 4. Ritningshantering, 5. Personaldossiéer, 6. Anslutning till ADB-verksamhet, 7. Klinisk-fysiologiskt laboratorium, 8. Neurofysiologiskt laboratorium, 9. Övriga laboratorier, 10. Patient— journaler.
Av dessa tio system har arbetsgruppen i första hand tagit fasta på en filmning av de mest utrymmeskrävande arkivhandlingarna, nämligen räkenskapsverifikationer och byggnadsritningar med byggnadsverksam- hetens projekthandlingar.
Räkenskapsverifikationer. ] en slutrapport, System för mikrofilmning av verifikationer, Spri rapport lO/l974, redovisas införandet av mikro- arkivering av räkenskapsverifikationer inom Malmöhus läns landsting.
Man önskade centralisera bokföringen för detta landstings samtliga inrättningar samt slopa avräkningskontona mellan de olika lokalförvalt- ningarna. Detta förutsätter att originalverifikationerna insänds till lands— tingets centralförvaltning, där de mikrofilmas redan i samband med bokföringen. Här uppläggs gemensamma verifikationsserier för samtliga förvaltningsenheter. Till lokalförvaltningarna översänds mikrofilmkopior. Även på landstingskansliet har man för avsikt att i viss utsträckning arbeta med de mikrofilmade verifikationerna. Revisionen sker däremot i viss utsträskningi det på landstingskansliet förvarade originalmaterialet. När revisionen avslutats, har man för avsikt att, om så blir tillåtet enligt den väntade nya bokföringslagen, utgallra originalen — således innan den tioåriga preskriptionstiden utlöpt.
Då man konstaterat att verifikationsmaterialet i sin nuvarande utform- ning ej är särskilt lämpat för filmning, har man från början avskrivit tanken på en retroaktiv filmning av äldre verifikationsårgångar. I stället har man sökt modifiera arkivläggningsrutinerna så att de bättre lämpar sig för filmning. Man har använt mer distinkta blanketter samt stora siffrori verifikationsstämplingen. Om konteringsstämplar ej får plats på verifika- tionens framsida, åsätts de på ett extra blad — text på baksidan undviks, så att filmning av dokumentens baksida ej skall krävas. Filmningen kan på grund av materialets karaktär ej ske med automatiska roterande kameror utan den mer arbetskrävande planetariska kamera- typen har invänts.
För att underlätta hanteringen av filmen används kasetter som är snabbare att montera än konventionella Spolar för rullfilm. För det material som används i de mindre inrättningarna har man funnit jackets vara lämpligare filmbärare. För att underlätta framsökning har såväl visuella märkningar åsatts under vissa bildrutor som indexmarkering vilken utvisar var på filmen ett visst verifikationsnummer kan återfinnas. Filmningen utförs i landstingskansliet av egen personal i samband med bokföringen. Man betonar vikten av att personalen utväljs med omsorg. Då man funnit att arbetet med filmningen upplevs som monotont, har man ansett att det bör varvas med andra uppgifter.
Det som karakteriserar detta filmprojekt är den grundläggande genomgången av mikrofilmteknikens alla faser och arbetsmoment, där man i alla dess detaljer söker erhålla det alternativ som ger den
lämpligaste lösningen — val av arkivläggningsrutiner, kameratyp. filmtyp, läsapparat, personal osv.
Personalkostnader för filmningsarbetet, utrustningskostnader för kame- ra. läsapparater och annan apparatur samt kostnad för film har inneburit nya utgifter, som man räknar skall motverkas av lägre lokalkostnader. Eftersom merparten av framtagningarna avser verifikationer yngre än 3 månader och man för ett så aktuellt material enklast använder pappers- originalen. kan det ej bli tal om någon större hanteringsvinst. Däremot erhålles en lägre portokostnad för försändelser av mikrofilm till lokala redovisningsenheterjämfört med försändelser av pappersverifikationer.
Kopior kan lätt och billigt framställas till t. ex. en inköpsavdelning. Härvid kan dock anmärkas att det vid konventionella pappersrutiner är vanligt att inköpsavdelningarna får egna exemplar. Dessa ordnas i bokstavsordning på firma i stället för i verifikationsnummerordning. Lokalförvaltningar behåller ofta dupletter av de inkomna fakturorna som i regel erhålles i två exemplar.
En klar fördel med mikrofilmsystemet så som det utformats här är att man tar en extra arkivkopia. Detta är till fördel för framtida forskning. eftersom filmen kan bevaras för framtiden, under det att originalverifika- tioner av papper kommer att utgallras.
Man har undvikit direkta kostnadsjämförelser. eftersom mikrofilm- systemet i den utformning det här har erhållit medfört vissa rutiner som ej har någon motsvarighet i det konventionella systemet. Framförallt gäller det besparingar som följd av slopandet av avräkningskonton mellan de olika lokalförvaltningarna. Då det nya mikrofilmsystemet är så annorlunda utformat, har man endast i listform presenterat för- och nackdelar med de olika systemen. Man har konstaterat att konsekven- serna av det nya systemet är svåra eller helt omöjliga att ekonomiskt kvantifiera. ”Om konsekvenserna ställs mot de direkta kostnaderna för mikrofilmning, torde systemet påstås kunna medföra rationaliserings— vinst, vilket också bekräftas av de bedömanden som gjorts inom Malmöhus läns landsting. Lokala förhållanden inom det enskilda lands- tinget kan dock vara avgörande för resultatet av ett införande.”
De ursprungliga kostnadsjämförelser som gjordes har inte tagits med i rapportens slutliga utformning. Man erhöll här som resultat att film väl hävdade sig jämfört med traditionell arkivering, framförallt beroende på att byggnadskostnaden för det utrymme som krävs för en verifikations- årgång blir större än filmningskostnaden minus hanteringsvinsten vid ett mikrofilmsystem. Dock måste man mot dylika beräkningar rikta anmärk— ningen att sedan man väl byggt ett arkivmagasin för tio årgångar, kan man genom successiv utgallring med tio års frist friställa plats för tillkom- mande årgångar. Även om efter hand nya utrymmen måste skapas på grund av att varje verifikationsårgång tenderar att bli mer omfångsrik än närmast föregående årgång, måste byggkostnaden bli mindre på sikt.
Fastän den antagna rationaliseringsvinsten ej är helt klar, måste fastslås, att en mikrofilmning av räkenskapsverifikationer så som den utförts i Malmöhus läns landsting är föredömlig såväl i fråga om planering som genomförande. Mikrofilmtekniken har under de speciella betingelser
som råder här visat sig vara ett alternativ som kan jämställas med arkivering av räkenskapsverifikationerna i original.
En fördel är att verifikationerna i filmad form kommer att bevaras för framtiden. Hade räkenskapsverifikationer utgjort en central handlings- serie av odiskutabelt värde för framtiden, hade det funnits anledning att generellt förorda filmningsalternativet. Dock måste det anses som en fördel, om enskilda landsting använder sig av filmtekniken. Detta filmade material kommer att utgöra en välbehövlig komplettering till de typårgångar vid andra landstingskanslier som vi anser bör undantagas vid en utgallring av räkenskapsverifikationerna.
Byggnadsritningar. Vid sidan av sjukjournaler och räkenskapsverifika- tioner tillhör byggnadsritningar det mest utrymmeskrävande slaget av handlingar inom landstingsförvaltningarna. En filmning av detta material ger därför en stor utrymmesvinst.
Mikrofilmning av ritningar är sedan några decennier vanlig inom verkstadsindustrin. En filmning av de primärkommunala byggnadsnämn- dernas byggnadslovsritningar har blivit alltmer vanlig. Mikrofilmning av byggnadsavdelningarnas ritningar, vilka utgörs av ett mer svårbemästrat och mångsidigt material, har först på senare tid nått fram till drifts- stadiet. Vid några landstingskanslier förekommer mikrofilmning av byggnadsritningari större eller mindre omfattning.
Då mikrofilmning således är väl känd och prövad finns inte anledning att här lämna en mer grundläggande presentation. Vi hänvisar till en av den av Spri tillsatta arbetsgruppen lämnad redovisning ”System för mikroarkivering av byggnadsritningar". Spri rapport 8/73, samt till i denna omnämnd litteratur. En mycket korfattad redogörelse av vissa huvuddrag i rapporten följer här.
En stor del av byggnadsavdelningarnas ritningsbestånd utgörs av arbetsmaterial som är av kortvarigt intresse och som bör utgallras sedan det ej längre har aktualitet (se nedan 5. 94). Detta material revideras fortlöpande under byggprocessen. Eftersom det är lätt att revidera dessa ritningar på papper jämfört med att revidera återförstoringar från mikrofilm, bör allt arbetsmaterial under själva byggnadsperioden finnasi original och således ej filmas. En mikrofilmning skall i första hand koncentreras till de ritningar som har låg revideringsfrekvens. Vidare bör ritningar med hög kopieringsfrekvens mikrofilmas. eftersom kopior tagna med utgångspunkt från mikrofilm blir avsevärt billigare än kopior av förlagor i full skala.
Det slag av ritningar som Spri-gruppen rekommenderar för filmning utgörs i första hand av ett relativt passivt material. nämligen kontrakts- ritningar och relationsritningar. Som skäl för denna bedömning lämnas följande motivering:
Anbudsritningar:
— Originalritningarna kan ej arkiveras. eftersom de överarbetas till arbets- ritningar. I vissa fall har man behov av att görajämförelser med senare upplagor. — Behov föreligger av kraftigt formatreducerade kopior för anbudsin-
fordran och för uppläggning av kontraktsomgångar. — Kontraktsomgångarna revideras ej och har låg framtagningsfrekvens. Relationsritningar:
— Relationsritningar måste arkiveras under byggnadens hela livslängd och i vissa fall även längre. — Stort behov av informationskopior i mindre format, ca A2—A4, föreligger t. ex. vid inflyttning i nya eller omdisponerade lokaler. — Låg revideringsfrekvens.
Vid detaljstudier i ett landstingskansli har man funnit att den årliga driftskostnaden vid mikrofilmning blir mindre än hälften så hög som vid hantering med ritningar i full skala på papper. Den största delen av vinsten beror på att det är så mycket billigare att ta fram kopior från mikrofilm än från original i full skala. En ytterligare besparing består i att man genom mikrofilmtekniken kan undvika behovet av dyrbara original i full skala på arkivbeständigt transparent material. Dessa vinster har beräknats till fem gånger så stora som de årliga vinsterna i form av lägre lokalkostnader för de mindre utrymmeskrävande mikrofilmarkiven. Ytterligare en besparing ifråga om material och hantering kan erhållas i de fall en uppförstoring görs i halv eller ännu mindre skala, vilket är fullt acceptabelt i många sammanhang.
Spri-gruppen har i avsaknad av standard inom området avgivit förslag till lämpliga förminsknings- och återförstoringsgrader. Genom att tillvara- ta möjligheten att konsekvent erhålla kopior i A-seriens format vill man tillgodogöra sig de hanteringsvinster som ett utnyttjande av standard- formaten medger.
Stora besparingar kan erhållas om kopiorna aldrig görs större än nödvändigt. För anbudsritningar har man konstaterat dels ett behov att kunna framställa kopior i A4-format för anbudsinfordran och upplägg— ning av kontraktshandlingar samt dels i undantagsfall behov av ritningari full skala för jämförelse med senare ritningar. För relationsritningar har man funnit ett stort behov av informationskopior, huvudsakligen planritningar, för fastigheters drift och underhåll. Dessa kan med fördel utföras i reducerat format. Vidare erfordras möjlighet att framställa mellanoriginal i full skala i transparent material i samband med om- och tillbyggnader.
Vid val av förminskningsgrad brukar man utgå från det största ISO-formatet AO (ll89x84l mm) och beräkna vilken förminsknings- grad som behövs för att ett original av detta format vid filmningen skall kunna inrymmas på en bildruta i bildkort (fönsterkort) för 35 mm film. Format AO kräver förminskning 30 gånger, Al 21,2 gånger, A2 15 gånger. Format A1 är numera det vanligast förekommande jämte formatet förlängd Al, dvs. höjd A] och bredd AO (594x1189 mm). För återförstoring till 24 gånger kan man använda sig av kopieringsutrustning av billigare slag under det att återförstoring 30 gånger kräver rent fotografiska reproduktionsmetoder vilket avsevärt ökar kopiepriset. Ritningar i förlängd Al kan exponeras och återförstoras så att man erhåller en översiktsbild i halv skala över hela ritningen samt en bild i full
skala av vardera hälften av ritningen. Härigenom undviks kopiering av hela ritningen i full skala, något som hade krävt den dyrbara fotografiska reproduceringen.
Konstruktionsritningar inom industrin är i regel måttsatta, dvs. längdmåtten är utsatta på varje del av ritningen. Byggnadsritningar är däremot i regel icke måttsatta, varför man måste kunna läsa av måtten med skal—linjal. Ett sätt att underlätta avläsning av informationskopior är att framställa dem i halv skala i förhållande till originalet. För att underlätta läsning anser Spri-gruppen att såväl skalmått som centimeter- skala samt uppgift om använd förminskningsgrad bör inläggas på ritningen i samband med mikrofilmningen.
En väsentlig förutsättning för att ett ritningsarkiv skall fungera är att ritningsförteckningar förs. Då detta är en eftersatt punkt inom många landstingskanslier, har Spri-gruppen lämnat förslag till hur en ritningsför- teckning kan utformas så att den kan användas både för ett filmat arkiv och för ett konventionellt arkiv.
För att underlätta hanteringen av ett mikrofilmat arkiv föreslår Spri-gruppen att de filmade ritningarna bevaras dels i form av rullfilm på serviceanstalten — eller eventuellt på byggnadsavdelningen, om denna utrustas med kopieringsmöjlighet — dels i form av ett arbetsarkiv innehållande aktuella bildkort (enbart översiktsbilder). Serviceavdel— ningens rullfilm förvarar ritningarna i den ordning de exponerats, under det att bildkorten i byggnadsavdelningen förvarar dem efter byggnads- objekt. Av väsentlig betydelse är att Spri-gruppen dessutom förordar ett säkerhetsarkiv innehållande arkivfilm i rullform. Bildkorten till arbets- arkivet bör utföras i olika färg beroende på ritningens facktillhörighet (arkitekt, konstruktion, el, VVS). De skall förses med både ritnings- och bildkortsnummer.
Det av Spri-gruppen utformade förslaget kan sammanfattas på följande sätt: endast ett urval av ritningarna filmas för att mikrofilmalternativet skall kunna motiveras; ett väl fungerande ritningsregister är en förutsätt— ning; förstorings— och förminskningsregler måste fastställas med omsorg och ritregler avpassas för mikrofilmtekniken; ett bevarande av arkiv- kopior gör systemet lämpligt för förvaring av information under lång tid.
I den utformning som mikrofilmtekniken fått i Spri-gruppen utgör den ett fullgott alternativ till konventionell arkivering av ritningar. Utöver anbuds- och relationsritningar anser vi att även vissa andra slag av ritningar bör sparas för framtiden (se nedan 5. 94). Vid en mikrofilmrutin bör även dessa slag av ritningar mikrofilmas.
4.6. ADB och arkiv
Anm. Detta avsnitt bygger i allt väsentligt på Arkiven i dataåldern, Mötesrapport från de nordiska arkivdagarna i Uppsala den 3——4 augusti 1974. I första hand refereras till Sven Haverling, Beständighet hos data- bärare i ADB-system samt Rolf Vallerö, Gallring i administrativa ADB- system.
4.6.1. Äldre synsätt
Om mikrofilmtekniken medfört en minskning av utrymmesbehovet i arkivlokalerna, har ADB-tekniken medfört en markant ökning av papperstillväxten. Dessutom har dyrbart och ömtåligt arkivmaterial tillkommit främst i form av magnetband.
De grunduppgifter som skall databehandlas redovisades förut oftast på blanketter vilka med hjälp av stansade hålkort eller hålremsor överfördes till magnetband. Såväl blankettmaterialet som hålkort och magnetband betraktades tidigare enbart som tillfälligt arbetsmaterial vilket ej hade intresse någon längre tid. Det var slutprodukten som ansågs vara det väsentliga, oftast i form av utskrifter på papper i löpande bana eller i annan visuellt läsbar form.
De elektroniska databärarna uppfattades således som tillfälliga bärare av information, i avvaktan på slutlig utskrift. Ofta kunde några bandgenerationer behållas för att sedermera utgallras när vissa uppgifter förts över till nya band eller utskrivits på papper. Så kunde man t. ex. successivt lagra uppgifter rörande under året utbetald lön, innehållen skatt osv. Dessa uppgifter ackumulerades under året för att sedermera utgallras när den slutliga redovisningen för året hade ägt rum. [ hålkort, på magnetband och skivminnen lagrad information utgallrades således allt eftersom den bearbetade och på önskat sätt strukturerade informationen utskrivits i visuellt läsbar form.
4.6.2. Forskningens krav
”Vid 1960-talets mitt hade ADB förekommit hos myndigheterna i över tio år och bestånden av maskinläsbar information hade ökat i omfång och även börjat få en annan karaktär. Såväl ivart land som utomlands började man förstå att betydelsefull information från ADB—hanteringen ej skulle kunna bevaras enbart på papper eller på mikrofilm. Utom det tradi- tionella pappersmaterialet och eventuellt mikrofilmen skulle man bli tvungen att ta emot magnetband och kanske även andra elektroniska databärare.
Den ändrade uppfattningen berodde ej minst på de erfarenheter som gjorts på forskningens områden. Man hade t. ex. märkt att handlings— bestånd, som tidigare genom sitt omfång eller sin karaktär varit svåra att forska i eller praktiskt taget otillgängliga, kunde bli åtkomliga och hanterbara, om de bevarades i maskinläsbar form. Man hade även funnit att den moderna forskningen (ekonomer, sociologer och historiker av olika slag) alltmer efterfrågade dylikt massmaterial och även hade stort intresse av att få tillgång till handlingsbestånd. som tillkommit vid planeringsverksamhet pa saväl den allmänna som den enskilda sektom. Det kunde då ofta vara fråga om maskinläsbar information" (5. Haverling).
Befintlig information på elektromagnetiska databärare hos en myndig- het som insamlats och bearbetats endast till viss grad och för vissa definierade ändamål kan således bearbetas ytterligare av forskare som
önskar utvinna annan information under den viktiga förutsättningen att uppgifterna finns kvar i maskinläsbar form, t. ex. på magnetband.
Redan år 1965 fäste riksarkivet regeringens uppmärksamhet på frånvaron av bestämmelser som reglerade arkivering och utgallring av datalagrad information. Detta ledde 1967 till tillsättandet av dataarkive- ringskommittén (DAK).
Offentlighets- och sekretesslagstiftningskornmittén (OSK) har utrett frågan om ADB-materialets förhållande till offentlighetsprincipen. Den har ägnat särskilt stor uppmärksamhet at fragan om hur man skall förhindra missbruk av information rörande enskilda personer. En följd av kommitténs arbete är bl. a. en datalag för att reglera användningen av personregister förda med hjälp av ADB. Sålunda får personregister icke inrättas eller föras utan tillstånd av datainspektionen. Med personregister avses register, förteckning eller andra anteckningar som föres med hjälp av automatisk databehandling och som innehåller personuppgifter som kan hänföras till den som avses med uppgiften.
Dataarkiveringskommittén fick i uppgift att utreda arkivfrågorna för den moderna inforrnationsbehandlingens databärare med hänsyn såväl till rättsliga. arkivtekniska och ekonomiska förhållanden som till forsk- ningens behov och möjligheter. Utom principerna för arkivbildningen och gallringen, dvs. magnetbandets bevarande eller avmagnetisering, skulle frågor rörande förvarings- och hanteringsregler, periodvis överföring av data till nya band samt brandskydd och arkivlokaler utredas.
Dataarkiveringskommittén väntas mot slutet av innevarande år fram- lägga sitt slutbetänkande. Landstingens arkivutredning kan därför hänvisa till DAK för hela det problemkomplex som är förknippat med ADB-teknikens konsekvenser för arkiven.
Då arkivbildningen måste ses såsom ett integrerat helt, oberoende av om informationen förvaras på papper eller magnetband, anser vi att en kort resumé av de av DAK behandlade problemställningarna är lämplig.
År 1969 framlade DAK ett förslag till bestämmelser om utgallring hos statliga myndigheter av information på elektromagnetiska databärare. Det principiellt nya i I)AK:s förslag är att man anser att till myndighet inkomna eller av denna insamlade primäruppgifter, vilka lagras på elektromagnetiska databärare, som huvudprincip även skall bevaras på sådana databärare. Med primäruppgifter avses här inte information i form av visuellt läsbara handlingar utan sådana uppgifter vilka föreligger i maskinläsbar form som enskilda byggstenar i ADB-system — primär- eller individualdata. Vissa primäruppgifter som tillhör fortlöpande kontroll eller redovisning och som finns tillgängliga även i skriftlig form föreslås dock kunna utgallras med korta frister. Bearbetningar och sammanställ- ningar skall ej heller de behöva lagras annat än under kortare tid.
4.6.3. ADB-materialets arkivbeständighet
Om man sålunda för framtiden vill bevara information lagrad på magnetband eller överförd till mikrofilm, måste man först få svar på frågan om dessa informationsbärare kan ha obegränsad hållbarhet. För
problemen med mikrofilm har redogjorts ovan sid. 47. För att utröna arkivegenskaperna hos magnetband har DAK inhämtat utländsk erfaren- het rörande arkivegenskaperna hos magneband samt låtit statens prov— ningsanstalt utföra vissa undersökningar. Magnetbanden är den billigaste och till datainnehållet mest kompakta databäraren och är den databärare som främst kommer i fråga för arkiveringsändamål. Skiv- och framför allt trum-minnen uppfattas mera som integrerade delar av maskinsystem. Undersökningen har därför avsett magnetband.
Avgörande för ett magnetbands arkivbeständighet är icke blott egenskaperna hos bandet utan även dess förvaringsplats, hur det hanteras samt tillgången till teknisk dokumentation rörande bandet och beskaffen- heten hos den maskinutrustning som användes.
Vid körning utsätts banden för stora mekaniska påkänningar vilka kan skada bandet. Dålig spolning kan resultera i olika typer av skador. Dammkorn eller partiklar från magnetbandet kan medföra att kontakten med bandstationens magnet-(läs)—huvud försämras.
DAK har ännu inte tagit ställning till dessa frågor. Dess huvud- sekreterare, förste arkivarien Sven Haverling har dock framlagt följande synpunkter som diskussionsunderlag.
Eftersom banden åldras snabbt vid körning, bör man för arkiverings- ändamål använda nya band. Vidare måste kontrolleras att nödvändig dokumentation medföljer banden. Banden bör bli föremål för periodisk omspolning och visuell inspektion. Men eftersom erfarenheten ger vid handen att de flesta fel på magnetband åstadkommes just vid manuell hantering genom nedsmutsning och maskinpåverkan, innebär den perio- diska omspolningen även ett riskmoment. ldealvärdena för förvaring är en temperatur av omkring 200Ci30C och en relativ fuktighet av 50 %12 % Man bör vidare undvika att banden utsätts för olämpliga temperaturer vid förflyttning. Speciell uppmärksamhet bör vidare riktas pa packningstätheten, dvs. det antal binära tecken som kan upptagas på en tum av ett magnetband. Vidare spelar naturligtvis de olika maskin- generationernas förmåga att avläsa arkiverade magnetband från äldre tid en avgörande roll.
Det är som synes många och ofta svåruppfyllda krav som måste uppställas för att magnetband skall kunna godkännas för långtidsför- varing. Här måste också hållas i minnet att man ännu endast räknar med decenniers förvaring och ej som för papper och övrig skrivmaterial med förvaringi evärdlig tid.
Ett sätt att kringgå dessa problem är att överföra informationen till mikrofilm med hjälp av (”OM—tekniken (se ovan sid. 45), eftersom det är lättare att förvara informationen på film än på magnetband. Men gör man detta. går man miste om möjligheten att bearbeta informationen ytterligare utan att först återigen genomföra den dyrbara och omständiga processen att överföra informationen till maskinläsbar form. COM—film kan ej automatiskt avläsas av datorerna. Utvecklingen av den s.k. CIM—tekniken (computer input microfilm) synes ha stagnerat och det synes för närvarande ovisst om den kan lanseras kommersiellt inorn överskådlig tid. Med hänsyn till rnagnetbandens känslighet såsom
arkivmedium kan ett bevarande av COM-film såsom ett komplement till magnetband ses som en säkerhetsåtgärd.
4.6.4. Nya uppgifter för arkiven
Ett nu förganget skede präglades av att ADB-tekniken togs i anspråk i första hand för bearbetning av data som därefter utskrevs på papper i löpande bana. Då bestod arkivens uppgift i att ta hand om detta utdatamaterial, sedan det sovrats genom utgallring av väsentliga delar av såväl utdatamaterialet som indatamaterialet i form av stansunderlag. hålkort osv. Arkivens arbetsuppgifter med detta material skilde sig ej på något avgörande sätt från de arbetsuppgifter som var förknippade med konventionellt arkivmaterial. De elektroniska databärarna som magnet- band, skivminnen osv. betraktades snarast som tillfälliga bärare av informationen i avvaktan på slutlig utskrift, ej som arkivmedia. I och med att man numera måste betrakta magnetband som ett arkivmedium har arkiven ställts inför nya problem, såsom framgått av ovanstående referat av DAK:s arbete. Arkiven kan ej längre passivt åse utformningen av den ADB-lagrade informationens strukturering. Man har alltmer börjat inse att arkiven såsom mottagare av information måste vara med om utformningen av densamma. ] särskilt hög grad är detta fallet när en myndighet utnyttjar ADB-terminaler vars innehåll successivt förnyas och vars upptagningar successivt utgallras allteftersom de förlorar aktualitet för arkivbildarens behov. Här måste arkivinstitutionerna ingripa och påyrka att den dokumentation som kan behövas för framtida forskning utskrivs på papper eller COM-film innan upptagningarna utgallras. Ett annat alternativ är att väsentliga uppgifter vilka bedöms vara av värde för framtida forskning förs över på ”historikband". Arkiven har här fått en ny uppgift, som dock ligger helt i linje med de krav man numera ställer på arkivinstitutionerna även när det gäller konventionellt arkivmaterial: nämligen uppgiften att genom sin medverkan påverka utformningen av arkivbildningen på ett rationellt sätt med hänsyn tagen till såväl förvaltningens som forskningens behov.
Nya ADB-system kan ofta innebära radikala brott i kontinuiteten inte bara i arkivbildningens yttre struktur utan även i dess innehåll. De systemmän som har till uppgift att utarbeta nya datasystem för landstingen arbetar naturligt nog med sikte på framtiden. De har i regel ingen närmare kännedom om äldre, manuella rutiner. Tjänstemän med praktisk erfarenhet av såväl äldre manuella som nya ADB-rutiner inom samma verksamhetsomrade hör i regel redan efter några ar till undan- tagen. För den som har att svara för ett landstings arkiv bestar därför en väsentlig arbetsuppgift i att kunna redovisa för uppbyggnaden av saväl äldre manuella rutiner som nya ADB-system.
5. Landstingskansliernas arkiv
5.1. Framväxten av landstingens centralförvaltningar
För att kunna förstå ett landstingskanslis arkivbildning är det nödvändigt att känna till utvecklingen av den organisation som ligger bakom verksamheten. Organisationen och arbetsformerna under 1960-talet finns beskrivna i två offentliga utredningar, dels i Landstingens organisation och arbetsformer m. m. och dels i Organisationen av landstingens centralförvaltningar, betänkande av landstingens kansliutredning. Häri är dock endast nuläget beskrivet. Utvecklingen har emellertid varit mycket skiftande för de olika landstingen.
Landstingslagarna innehåller inga bestämmelser om organisationen av landstingens verksamhet. Det överlämnades åt de olika landstingen att själva besluta härom och att genom ett reglemente bestämma sin arbetsordning. Den personal som hade att ombesörja det praktiska arbetet skulle enligt 1862 års landstingsförordning utgöras av en sekreterare, en kamrerare och ”annan nödig betjening". Det inflytande som länsstyrelsen hade under landstingens första tid medförde att en del skrivarbete ombesörjdes av tjänstemän från länsstyrelsen. Först genom tillkomsten av förvaltningsutskottet vid sekelskiftet skapades ett centralt organ för landstingens verksamhet. som år 1913 fick sin ställning reglerad i landstingsförordningen. Genom 1924 års landstingslag, varigenom institu- tionen med ett förvaltningsutskott blev obligatorisk, ökades förvalt- ningsutskottets befogenheter avsevärt; det blev nu ett landstingets regeringsorgan. Formerna för verksamheten tilläts bli skiftande; det ankom på landstinget att bestämma om de olika grenarna av förvaltnings- området skulle sammanhållas under enhetlig ledning eller uppdelas i olika avdelningar av förvaltningsutskottet. År 1940 fastställdes att ett särskilt organ skulle införas för ledningen av landstingets hälso— och sjukvårdande verksamhet. 1 1954 års landstingslag underströks än starkare förvaltnings- utskottets uppgift såsom den ledande instansen i landstingsförvalt- ningen.
Den praktiska utformningen av verksamheten varierade i högsta grad mellan de olika landstingen. Visserligen var det ofta centralt utfärdade lagar som påverkade administrationen, men sättet för lösande av uppgifterna ägde varje landsting självt att bestämma om. Till följd av sådana lagbud tillkom styrelser och nämnder, oftast med förvaltningsut-
skottets ledamöter som agerande. Läget i början av 1960-talet framgir av följande citat ur utredningen Organisationen av landstingens centralför- valtningar:
”landstingskommunens centrala förvaltningsorgan är förvaltningsut- skottet. Därutöver finns förvaltningsorgan i form av nämnder för särskilda förvaltnings- och verkställighetsbestyr. [ den mån dessa handhar uppgifter, som avser landstingskommunens hela verksamhet inom respek- tive avsnitt, kan de tillsammans med förvaltningsutskottet sägas utgöra landstingskommunens centralförvaltning. [ denna ingår då givetvis den gemensamma nämnd, kallad hälso- och sjukvårdsstyrelse, eller den särskilda hälsovårds- och den särskilda sjukvårdsstyrelse, som skall finnas för ledning av landstingskommunens hälso- och sjukvårdande verksamhet.
Beträffande förvaltningsutskottets organisation kan landstinget be- stämma om och i vilken omfattning de utskottet tillkommande bestyren skall fördelas på två eller flera särskilda avdelningar av utskottet. Det ankommer dock alltid på utskottet samfällt att uppgöra det förslag till utgifts— och inkomststat som skall föreläggas landstinget ävensom att ha inseende över gemensam hälso- och sjukvårdsstyrelse respektive särskilda hälso- och sjukvårdsstyrelser och med eget yttrande till landstinget över— lämna de framställningar från dessa som ankommer på landstingets hand— läggning(LL.$ 52).
Förvaltningsutskottet eller avdelning därav kan tillika utgöra nämnd för särskilda förvaltnings- och verkställighetsbestyr. Sålunda kan lands— tinget besluta, att förvaltningsutskottet eller avdelning därav skall vara hälso- och sjukvårdsstyrelse resp. särskild hälso- eller sjukvårdsstyrelse (LL & 53). Därutöver förekommer att förvaltningsutskottet eller avdel- ning därav har uppgifter som nämnd för förvaltnings- och verkställighets- bestyr av lokal natur (styrelse för sjukhem, barnhem, hörselskola, skoljordbruk etc.). I denna senare egenskap ingår förvaltningsutskottet inte i den ovan berörda centralförvaltningen. Motsvarande gäller givetvis även för övriga nämnder med uppgifter av lokal natur.”
Som ovan nämnts finns inga lagbud om organisationen av landstingens tjänstemän eller organisationen för deras verksamhet. Som exempel på kansliverksamhetens utveckling kan uppgifter anföras från Örebro lands- ting.
Vid varje landstingsmöte valdes här ursprungligen en huvudtjänste— man som var både sekreterare och kamrer. Först är 1936 delades denna post på två personer. Något senare utökades kansliet så att det 1942 bestod av fem personer. Under 1950-talet kom en explosionsartad utveck- ling av verksamheten med resultat för förvaltningens vidkommande att man 1970 var uppe i över 300 tjänstemän. Förtroendemännen hade tidigt utnyttjats även utanför landstingsmötet. I slutet av 1890-talet hade ett förvaltningsutskott tillsatts som från tiden omkring 1920 alltmer vidgade sin verksamhet. Under förvaltningsutskottet växte kanslienheten fram. De nya uppgifterna skapade nya organ, barnmorskestyrelsen 1919, epideminämnden, dispensärstyrelsen, distriktsköterskestyrelsen på 1920- talet, vilka senare gick upp i sjukvårdsberedningen.
Förvaltningsutskottet eller delar av detta kom att utgöra särskilda nämnder eller styrelser för speciella detaljer av landstingets verksamhet, t. ex. de ovannämnda barnmorskestyrelsen, epideminämnden, skol- nämnd etc. Så småningom fick dessa detaljområden egna tjänstemän
inom kansliet och antalet styrelser med förtroendemän och tjänstemän kom att växa parallellt. I början av 1960—talet förbereddes ärendena av följande nämnder och styrelser bestående av förtroendemän: hälso- och sjukvårdsstyrelsen, undervisningsnämnden, regionplanenämnden, centrala byggnadsnämnden, socialnämnden och omsorgsstyrelsen. Den verkstäl- lande delen, som alltså utgjordes av tjänstemännen, var 1965 uppdeladi elva avdelningar: sjukvårdsavdelningen, tandvårdsavdelningen, skolavdel- ningen, regionplanekontoret, kansliavdelningen, organisationsavdel— ningen, ekonomiavdelningen, socialavdelningen, arbetsvårdsavdelningen, omsorgsstyrelsens kansli och byggnadsavdelningen.
Andra landsting uppvisar helt annan organisatorisk utveckling. Hur förhållandena på förtroendemannasidan (styrelse, nämnder m.m.) och tjänstemannasidan (centralförvaltningens uppdelning på avdelningar m. m.) gestaltar sig framgår av den av landstingsförbundet årligen utgivna Förteckning över vissa landstingens förtroendemän och tjänstemän rn. fl.
Då inga föreskrifter fanns om arkivbildningen, blev denna flerstädes tämligen vildvuxen. Som regel fördes protokoll inom de olika nämnderna och räkenskapsföringen skedde centralt, men arkivbildningen i övrigt var intill mitten av 1960-talet högst skiftande och inkonsekvent.
För att få kunskap om arkivförhållandena inom varje särskilt landsting, särskilt i fråga om äldre tid, är det därför lämpligt, för att inte säga nödvändigt, att varje landsting i samband med ordnandet och förtecknan- det av sina arkiv redogör för organisationens utveckling. Detta kan såsom tidigare framhållits lämpligen ske i ingressen till landstingets arkivförteck- ning.
5.2. Diarieföring och arkivläggning Beskrivning av nuvarande förhållanden. Nägra synpunkter med tanke på gallring
5.2.1. Diarieföring
Varför diarieföring? Det är tidsödande och dyrbart och därför i praktiken omöjligt att i efterhand gå igenom stora arkivserier för att ur dessa sortera ut handlingar av mindre värde för utgallring. För att möjliggöra en nödvändig begränsning av arkivaliebeståndet krävs en reglerad arkivbildning redan i samband med diarieföring och arkivlägg- ning.
För att få överblick över verksamheten inom en förvaltning är diarier det vanligaste hjälpmedlet. Det odelade kronologiska diariet är den äldsta och vanligast förekommande typen. 1 ett diarium, där det varje år registreras tusentals skrivelser, är det dock svårt att återfinna tidigare behandlade ärenden. Därför har det visat sig nödvändigt att komplettera diarierna med register ordnade efter ämne eller adressat. För enkelhetens skull kallas även dessa register för diarier.
' Referat i Kommunal tidskrift nr l s 71 1968. Det kan, såsom anges i offentlighetskommitténs betänkande, Offentlighet och sekretess, förhålla sig så, att den enskilde, bara om en handling är diarie- förd. har någon reell möjlighet att få reda på att handlingen existerar och att utverka prövning av frågan om utläm- nande. Sedan detta kapitel färdigställts i manuskript har en mer detaljerad framställning rörande diarieföring utgivits av Lillemor Kåhre, Diarie- föring i praktiken. Stats- kontoret 1972.
Det är i första hand en förvaltnings egna behov som motiverar ett väl utbyggt system för registrering av viktigare handlingar och ärenden. Denna registrering har numera i regel koncentrerats till diariet med dess register. Diariet och dess register fungerar även som register till protokoll och korrespondens. Genom diariet kan man få överblick över ärenden under handläggning och tidigare handlagda ärenden. Man kan följa hur ett ärende handläggs inom förvaltningen och vem som handlägger ärendet. Detta är särkilt viktigt ifråga om ärenden vilkas beredning tar lång tid och som resulterari fortlöpande skriftväxling under beredningens gång. Upprättandet av balanslistor för kontroll av icke slutbehandlade ärenden möjliggöres genom diariet.
För stats- och kommunalmyndighet tillkommer även i praktiken en skyldighet att i diariet eller register kunna redovisa alla handlingar och ärenden vilka är offentliga enligt tryckfrihetsförordningen. I svensk rätt saknas visserligen generella regler om diarieföring för offentliga myndig- heter. I uttalanden av justitieombudsmannen har emellertid hävdats att det ligger i sakens natur att handlingarna hos de offentliga myndigheterna mäste registreras på något sätt för att myndigheten över huvud skall kunna fullgöra sina uppgifter. Utan registrering kan allmänhetens fria tillgång till allmänna handlingar bli illusorisk. '
Det har i olika sammanhang ifrågasatts huruvida icke diarieföring skulle åläggas offentliga myndigheter. Även om dylika föreskrifter icke finns, är det fullt klart av uttalanden i olika sammanhang av chefen för justitiedepartementet. konstitutionsutskottet och av justitieombuds- mannen, att gällande praxis gör det möjligt att ingripa mot medveten försummelse i fråga om diarieföring.
Det kan här förtjäna att påpekas att det system med utförliga register till protokollsbehandlade ärenden som förekommit i flera landstings- kanslier ända in mot slutet av 1960-talet icke har ansetts tillfyllest såsom ersättning för ett ingående diarium. Justitieombudsmannen har i ett uttalande rörande en primärkommun funnit det högst otillfredsställande med hänsyn till offentlighetsprincipen att registrera handlingar först när de behandlats i det beslutande organet. En sådan ordning medför att det kan dröja mycket lång tid efter det en handling inkommit innan den blir registrerad på ett godtagbart sätt.
Äldre rutiner. Rutinerna i fråga om diarieföring är vitt skilda de olika landstingskanslierna sinsemellan. Några allmänna riktlinjer eller direktiv har tidigare inte utarbetats centralt av svenska landstingsförbundet. När arkivutredning började sitt arbete i mitten av 1960-talet var skiljaktigheterna än mer markanta än de är idag. Då fanns det ännu landsting som helt saknade diarier eller enbart hade ingående diarium. Fyra landsting hade sina diarier uppställda enbart i tidsföljd. En anledning till att man kunde klara sig med dessa enkla diarieformer var att utförliga register fördes till de olika protokollen. Endast hälften av landets landsting hade då hjälpregister till diariet ordnat efter ämne eller korrespondent. [ några kanslier hade man uppdelat det kronologiska diariet i ett flertal fristående, varigenom en viss ämnesindelning erhölls. [ vår
andra kanslier hade man ordnat korrespondensen efter korrespondent eller i vissa större ämnesgrupper.
Exempel på nya rutiner. Det äldre systemet med ett odelat kronolo- giskt diarium kompletterat med register till förvaltningsutskottets och andra viktigare nämnders protokoll visade sig efter hand otillräckligt. Sedan mitten av 1960-talet har flera landsting övergått till andra och mer utvecklade diariesystem. I regel består dessa av kronologiska diarier försedda med register ordnade efter både den institution ett ärende avser och ärendets natur — "verksamhet och sak". Numera används blankettset vid diarieföringen vid nästan samtliga landstingskanslier. Härvid erhålles flera registerlappar med hjälp av genomskrift vid utskrift av diarieblan- ketten. Några exempel på hur diarieföringen ordnats vid några kanslier skall här anföras.
l landstingskansliet i Östergötlands län hade man intill utgången av år 1963 endast kronologiska diarieliggare över ingående skrivelser. Utgående diarier saknades. Detta bristfälliga diarium kompletterades av ett ämnes— ordnat register över de senaste årens till landstingsdirektören delegerade ärenden. Det var förenat med stora svårigheter och ofta med stor tidsspillan att återfinna äldre ärenden. Det nya systemet som tillämpas från och med år 1964 bygger på ett kronologiskt diarium och två genomskriftsdiarier till detta. ordnade efter "verksamhet” och ”sak”. de båda senare ordnade efter kod. Verksamhetsregistrets kod bygger på ut-
giftsstatens kodnummer. .
I Malmöhus läns landstings kansli har en ny diarieföringsrutin införts är 1969. I princip har man eftersträvat central diarieföring för hela landstingskansliet. Byggnadsavdelningen har dock egen diarieföring. Detsamma gällde förut skolförvaltningen och omsorgsstyrelsen vilka var förlagda till andra lokaler än huvuddelen av kansliet. De inkomna skrivelserna indelas med avseende på behandling i diariet i fyra avdelningar: typ A informationsdokument som inte är föremål för handläggning, typ B allmänna typserier, dvs. blankettgrupper och ärendetyper för vilka en entydig fastställd diarierutin gäller. typ C ärendedokument som är föremål för speciell handläggning samt slutligen typ D speciella typserier som är föremål för speciell handläggning och speciell förvaring (t. ex. kontrakt och hemliga handlingar). Till typ A räknas broschyrer och andra handlingar av informationskaraktär som ej kräver handläggning. Rapportserier av typ B utgör kvantitetsmässigt den övervägande gruppen.
Exempel på detta slags handlingar lämnas nedan 5. 71. Det är endast inkomna handlingar av typ C som diarieförs. Varje inkommen skrivelse som diarieföres förses med diarienummer bestående av sakkod, objekt- kod samt löpnummer. Diarieföringen sker med hjälp av ett blankettset om fem exemplar. Tre behålls av registrator. ett bifogas akten och ett slutligen utgör den handläggande avdelningens register. Registrator har sina diariekort ordnade efter sak (ämnesinnehåll), objekt (vem eller vilken institution ett ärende gäller) samt slutligen ett kort i tidsföljd. Sakkortet
utgör den viktigaste blanketten, eftersom handläggningsanteckningarna införes på detta. Handläggningsanteckningar införes även på avdelning— ens registerkort samt på kortet i akten. Kansliets registrator lägger upp diariekort för inkommande ärenden men överlåter därefter ansvaret till den handläggande avdelningen. Endast avdelningssekreteraren vet när ett ärende är avslutat. Registratorn får meddelande först när akten i sinom tid placeras i centralarkiv.
I landstingskansliet i Göteborgs och Bohus län diarieförde man tidigare endast inkomna skrivelser. Detta skedde i en inbunden handskriven liggare med kolumner för diarienummer, skrivelsens datum, avsändare, ankomstdatum, skrivelsens innehåll, handläggning samt hänvisning till protokollsparagraf. Eftersom ärendena infördes i tidsföljd var detsvårt att hitta äldre ärenden, om man inte kände till när de handlagts. År l966 infördes ett nytt registreringssystem. Diarieföringen omfattar sedan dessi princip alla in- och utgående handlingar med undantag av vissa ständigt återkommande ärenden av rutinartad karaktär (av samma karaktär som typ B i Malmöhus läns landsting). Diarieblanketten utgörs av ett original samt två kopior. Den ena kopian medföljer akten till handläggande tjänsteman. Den andra kopian översändes för hålkortsstansning. Hål- korten läggs efter registreringsplan i avvaktan på att månadsregister och därefter årsregister utskrivs efter sak- respektive verksamhetskod. Dessa två register, utskrivna med dator, binds tillsammans med det kronolo- giska diariet, varefter samtliga hålkort för året kan förstöras. Diariet fungerar även som register till protokollen. Eftersom de med hjälp av dator utskrivna sak— och verksamhetsregistren har begränsad textinforma- tion, får det kronologiskt ordnade diariebladet med sina handläggningsan— teckningar tjäna som huvuddiarium.
Även i Västernorrlands läns landstings kansli infördes ett nytt registreringssystem år 1967. Diarieblanketten utskrivs med genomskrift i fem exemplar. Av dessa stannar tre hos registrator. Ett av dessa fungerar som kronologiskt diarium, ivilket handläggningsanteckningar införes, ett som register till det ämnesordnade dossiésystemet för skrivelser samt det tredje som avsändar/adressatregister. Ett exemplar förvaras hos avdel- ningschefen, så länge ärendet är under handläggning. Ett femte exemplar följer med akten till handläggaren som här kan införa sina anteckningar.
Hösten 1970 fick en arbetsgrupp inom landstingsförbundets ram i uppgift att närmare utarbeta riktlinjer för diarieföringen inom lands- tingen. Arbetsgruppen, som erhållit del av manuskriptet till detta kapitel av vårt delbetänkande, har framlagt ”Förslag till diariesystem för lands— tingssektorn” (stencil utgiven av landstingsförbundet 1972).
Register till diariet. En genomgående tendens vid den omläggning av diariesystem som ägt rum vid olika landsting under senare tid har varit att komplettera det kronologiska diariet med flera registerlappar erhållna med hjälp av genomskrift. Förutom ämnesordnade registerlappar som behållits i registratorns expedition har man på en del håll sänt med exemplar av diariesetet till den handläggande avdelningens expedition eller såsom innehållsförteckning till den akt ivilken handlingarna i ärendet läggs. Vid några landsting skriver man ut register till diariet periodvis med
hjälp av dator. Härvid erhålles en rad per ärende med uppgift om kod samt en kortfattad ledtext. För handläggningsanteckningar och utför- ligare text får man gå till det maskinskrivna kronologiska diariet.
Vid vissa kanslier har det ämnesordnade diariet verbalindelats, dvs. registren är uppställda på uppslagsord i klartext. Vid andra har man uppställt registren med hjälp av kodbeteckningar. Den rent verbala indelningen kan med en rutinerad registrator fungera tillfredsställande, men vid den ordinarie registratorns frånvaro kan det vara svårt för en vikarie att sätta sig in i gällande praxis. Skall t. ex. en skrivelse angående ambulanstransporter läggas på ”ambulans” eller på ”sjuktransporter”? I de kanslier där denna verbalindelning tillämpas har man märkt att diarieföringen lätt stoppar upp när en vikarie handhar diarieföringen. En ämnesindelning efter kodnummer har visat sig bättre.
Tidigare var i regel registren till diarier och naturligtvis till protokoll alfabetiskt uppställda, medan man framförallt i senare tid har sökt systematisera registren genom kodindelning med hjälp av numeriska eller alfanumeriska system. I ett av de senaste projekten för nya register till diariet med hjälp av dator har man åter sökt lägga upp alfabetiska register med hjälp av ord i klartext. Här har man velat undvika omvägen via en kod som endast registratorn behärskar. Ett register i klartext har vissa fördelar, eftersom man inte behöver gå omvägen via diarienycklar för att hitta en sökt rubrik i det ämnesordnade diariet. I de fall arkivläggning av handlingarna sker i diarienummerordning, fungerar alfabetiska register på ett acceptabelt sätt. Vill man utnyttja diarieföringen av ärenden även för en systematiskt upplagd arkivläggning, har man fördelar att vinna vid systematiska register uppbyggda t. ex. med ledning av huvudrubrikernai littereringsplanen för räkenskaperna. En registrering med hjälp av litte- rering av registret underlättar ett systematiskt och logiskt uppbyggt register. Då vi anser att stora fördelar är förknippade med en arkivlägg- ning med ledning av en dossiéplan och ej i diarienummerordning, bör även registren till diarierna vara systematiskt uppbyggda.
Avställning av diariekort. Det kronologiska diariet inbinds lämpligen årgångsvis. Även de ämnesordnade och korrespondentordnade korten kräver fasta bestämmelser angående avställning. I så stora arkivbildare som länsstyrelserna uppläggs nya diariekort för varje år varvid de gamla avställs och inbinds. Detta system är att rekommendera när det varje år förekommer ett stort antal ärenden inom varje kodnummer. Men är man osäker på året för ett ärendes handläggning, kan man bli tvungen att ta fram diarievolymer för ett flertal år, innan man finner det ärende man söker. Vid de relativt sett mindre landstingskanslierna kan man därför tänka sig att nya diarievolym er uppläggs med längre intervall.
Ett system med successiv avställning av registerkort över protokolls- behandlade ärenden har tillämpats enligt följande vid ett av de mindre landstingskanslierna. Registerkorten fylls på efter hand och omfattar ett flertal år. Systemet fungerar utmärkt i ett litet kansli. Man kan relativt snabbt återfinna äldre ärenden utan att vara säker på ett ärendes årtal. Efter hand som ett kodnummer har fått för många blad i det aktuella registret, överförs korten till ett inaktuellt register som förvaras i
omedelbar anslutning till det aktuella. I ett kansli av genomsnittlig storlek skulle ett dylikt inaktuellt register efterhand svälla ut och bli för otympligt eller i praktiken omöjligt att handskas med. En avställning med bestämda tidsintervall är oundgängligDe lokala förhållandena får avgöra om en dylik avställning skall ske efter exempelvis ett, tre eller fem år. De avställda korten bör inbindas. Stora upplägg, som t. ex. ett centrallasa- rett, där det under denna tid blir så många ärenden att överskadligheten blir lidande, bör underindelas ytterligare. I Västerbottens läns landstings kansli tillämpas detta förfaringssätt. Personregistret inbinds årligen, me- dan de ämnesordnade diariekorten uppläggs som 5— 10 arsregister.
Handläggningsanteckningar. Att ett diariums användbarhet ökas högst väsentligt genom anteckningar om ärendenas handläggning, behöver icke särskilt framhållas. Ännu vid mitten av l960-talet hade man inte infört denna rutin vid sju av landstingskanslierna. I nagot kansli nöjde man sig med att anteckna namnet på handläggande tjänsteman, i ett annat inskränktes handläggningsanteckningen till en hänvisning till protokolls— paragraf när ärendet avslutats. Detta utgör ett exempel på hur man ännu vid mitten av l960-talet hade kontorsrutiner vilka var möjliga på kanslier med en relativt måttlig personuppsättning. i vilka man hade direkta muntliga kontakter. 1960-talets stora ökning av personalen inom många av landstingskanslierna har framtvingat en byråkratisering och införande av moderna kontorsrutiner.
I regel sker handläggningsanteckning enbart i ett diarium. Det går antagligen snabbare att införa handläggningsanteckningarna i det krono— logiska diariet. där aktuella ärenden är mer samlade, än att införa dem på ämnesordnade kort. som får plockas fram från olika håll i diariet. Å andra sidan går det ofta lättare att återfinna ett tidigare ärende i ett ämnesordnat diarium än i ett kronologiskt, i synnerhet om det kronologiska omfattar tusentals ärenden per år. Detta förhållande har medfört att en omsvängning skett från det ursprungliga förhållandet att det kronologiska diariet var att betrakta som ett huvuddiarium. medan det ämnesordnade mera var ett hjälpregister. Numera är förhållandet snarast det motsatta. Det har gått så långt att man mycket väl kan klara sig utan ett kronologiskt diarium under förutsättning att man har ett väl utbyggt ämnesordnat diarium. Så är t. ex. fallet inom samtliga länsstyrelser ochi många landskommuner. Inom landstingen finns fortfarande de kronolo- giska diarierna kvar och det finns all anledning att behålla dem. Utskrives diariet på genomskriftsblanketter. tar själva utskriften av det kronolo- giska diariet ingen extra tid i anspråk.
På senare tid har det blivit vanligt att ett blad av diariesetet biläggs den akt i vilken handlingarna i ärendet förvaras. På detta blad kan den handläggande tjänstemannen göra anteckningar om telefonsamtal m. m. Trots att således vissa anteckningar om ärendets beredning på föres av den handläggande tjänstemannen, kan dessa inte ersätta registratorns anteck- ningar i det kronologiska diariet. Registratorn måste vara den som har huvudansvaret. Endast om ansvaret läggs på en enda person kan man förvänta sig konsekvens.
Registratorns uppgifter bör således icke inskränkas till enbart ett
registrerande av in- och utgående handlingar. Ett viktigt led i arbetet utgör bevakning av att ärenden inte blir liggande, att remisstider iakttages osv. Om diarielappar för icke avslutade ärenden förvaras för sig, underlättas denna kontroll, samtidigt som registrator har lappar för de aktuella ärendena väl samlade. Detta förenklar införande av handlägg- ningsanteckningar, besvarande av förfrågningar osv. Registrator bör dessutom genom att upprätta balanslistor med jämna mellanrum bevaka att inga ärenden blir liggande. Registrator bör vidare ha överinseende över att akter i avslutade ärenden arkivläggs på rätt ställe och inte kvarstannar hos handläggande tjänstemän.
Numera har man i regel inte särskilda register till protokollen. Hänvisning till protokollsparagraf sker i diariet. Efter varje sammanträde skall således protokollet "läsas in” i diariet.
Antecknas kodbeteckningar i det kronologiska diariet kan detta ge god hjälp i de fall oklarhet råder under vilken kod ett ärende är att söka. Ett kodsystem i vilket tilldelningen av kod är självklar i varje enskilt fall torde nämligen i praktiken vara omöjligt att åstadkomma. Dessutom kan det förekomma att ett ärende som från början äsatts en kodbeteckning under den fortsatta behandlingen glider över till ett ämnesområde, som hör hemma under en annan kodbeteckning. I dylika fall av s.k. ärendeglidning bör ärendet avslutas och handlingarna behandlas såsom ett nytt ärende med nytt diarienummer. Korshänvisning mellan det nya och gamla numret bör göras i sådana fall.
Diarieföringens omfattning. Samtidigt som det kan fastslås att lands— tingskanslierna i eget intresse bör ha en väl utbyggd diarieföring, kan det konstateras att någon förordning inte finns för hur en sådan skall vara utformad' Detta medför att man har fria händer både när det gäller utformningen och omfattningen av diarieföringen. dock naturligtvis under förutsättning att man inte genom alltför stor restriktivitet vid diarieföringen medvetet söker kringgå tryckfrihetsförordningens bestäm- melser om allmänna handlingars offentlighet. Denna frihet i fråga om utformning och omfattning av diarieföring är värdefull, eftersom det paradoxalt kan sägas att ett diariesystem blir värdefullare ju mer den egentliga diarieföringen avgränsas till att omfatta väsentliga ärenden. En total registrering av alla de handlingar som dagligen inkommer och utgår från ett landstingskansli skulle bli mycket betungande och svårhanterlig.
Diarieföringen är tidskrävande. Även om det i stort sett måste löna sig att medvetet satsa på en noggrann och omsorgsfull diarieföring i stället för att riskera att det i efterhand Spills bort för mycket tid » ofta av högt avlönad personal — för att få fram sökta handlingar. måste man iakttaga en viss aterhällsamhet. Diarieföringen får ej bli ett självändamål utan endast ett hjälpmedel.
lin noggrann och restriktiv avvägning av vad som skall diarieföras bör ske även med hänsyn till det faktum att inkomna skrivelser icke får bli liggande för länge hos registrator i avvaktan på diarieföring. ] enstaka undantagstall. där registrator bedömer ett ärende såsom särskllt bråd- Sasompvan namn”,?!” numera framlagts ett tor- slag om diarieföringssys- varför dylika ärenden oberoende av diarierutinerna väl i regel får temt'örlandstingen.
skande. kontaktas handläggande avdelning eller tjänsteman omgående,
tillräckligt snabb behandling. Men det är ändå önskvärt att en inkom— mande handling inte når handläggaren senare än att han kan besvara brådskande eller enklare skrivelser samma dag. Behovet av att inkomna skrivelser behålls så kort tid som möjligt hos registrator är ett tungt argument för att diariet inte belastas med skrivelser av mind re vikt.
Frestelsen att gå förbi diariet genom personligt adresserade skrivelser blir onödigt stor, om diarieföringen blir tidsödande. Risken med dylik personlig korrespondens kommer att öka allteftersom landstingskansliets verksamhet och antalet inom detta arbetande tjänstemän växer. Tidigare, när landstingskanslierna var små och endast omfattade ett fåtal tjänste- män, kunde man möjligen tolerera att vissa chefstjänstemän hade egna korrespondensserier vid sidan av kansliets.
Det förekommer på sina håll att direktiv utfärdats om att personligt adresserad post skall öppnas av registratorn. Dylika direktiv är naturligt- vis införda av praktiska skäl — brev går med detta förfaringssätt ej omvägen via den namngivna adressaten. Men här måste man låta praktiska synpunkter få vika. Sådana bestämmelser står i strid mot brottsbalkens bestämmelser om förbud mot olovligt brytande av brev. Däremot bör naturligtvis personligt adresserad post i tjänsteärenden av mottagaren omgående överlämnas till registratorn innan den handläggs.
Vid behandling av in- och utgående handlingar har man med hänsyn till handlingarnas art i stort sett att välja mellan att 1) registrera dem i diariet och registren till detta, 2) registrera dem på annat sätt hos registratorn eller hos handläggaren, 3) arkivlägga inkomna handlingar i sådan ordning (alfabetisk, nummerordning osv.) att man hittarihandlings- beståndet utan registrering, 4) låta bli att registrera dem.
Den egentliga diarieföringen måste i första hand förbehållas de viktigaste skrivelserna; framförallt gäller det ärenden vilkas besvarande kräver beredning och ytterligare skriftväxling eller blir föremål för styrelsebehandling.
En mängd handlingstyper av ständigt återkommande natur behöver inte belasta diariet i full utsträckning utan kan registreras på annat sätt. Vid en del landsting diarieförs sådana ärenden genom att man tilldelar alla ärenden av samma natur ett och samma diarienummer. Att registrera en skrivelse under ett dylikt ”stående diarienummer” är tidsbesparande samtidigt som man har det registrerat i förvaltningens huvuddiarium.
Andra rapporttyper kan införas i register eller enklare postlistor av olika slag på den avdelning där handläggningen äger rum. I dylika fall bör en registrering i diariet inte ske. Detta förfaringssätt är i första hand lämpligt för skrivelser och rapporter av ensartat slag som handläggs av en och samma person och vilka så gott som omedelbart efter ankomsten kan arkivläggas på ett sätt som gör dem lätta att återfinna. En sådan handläggning kan gälla månadsrapporter från distriktsvården eller elevan- sökningar till landstingets skolor. Bland handlingar som registreras på annat sätt än genom diarieföring kan nämnas räkenskaper och rutinartad kassakorrespondens, eftersom de föranleder bokföring. En inköpsavdel— nings rutinartade verksamhet brukar administreras med hjälp av blankett- set.
Dessa handlingar bör ej belasta kansliets diarium liksom ej heller inköpsavdelningarnas rutinartade korrespondens med kunder. Alla dessa handlingar bör genom förvaring i nummerordning, i alfabetisk ordning på kund osv. kunna anses självregistrerande. Ärenden rörande större upphandlingstransaktioner, anbudsförfarande osv. bör däremot naturligt- vis diarieföras i vanlig ordning, eftersom besluten i dessa viktigare inköpsärenden fattas vid protokollförda sammanträden.
På motsvarande sätt behöver ej löpande försäljningsärenden från av landsting bedrivna skyddade verkstäder diarieföras. Även för denna verksamhet finns ju i regel blankettset som kan omfatta kopior av beställningserkännande, mottagningsbevis, verkstadsorder, expeditions- order, fakturakopior osv. Dessa är ju registrerade på kund eller förvarade i löpnummerföljd, varför de är lätta att hitta i.
Handlingar rörande tillsättning och entledigande av personal liksom ärenden rörande längre tjänstledigheter bör diarieföras. Däremot bör personalärenden av löpande natur ej diarieföras utöver de noteringar som sker på matrikel- och avlöningskort. Specialavdelningar inom landstings- kansliet bör själva föra de specialregister som behövs, t. ex. en fastighets- avdelnings register över hyresavtal och arrenden. Samma gäller ju omsorgs- styrelsens specialdiarier över sina klienter.
Även om således alla handlingar inte behöver diarieföras i full utsträckning utan kan registreras på annat sätt, bör man hos registratorn kunna få fullständig upplysning om de olika register och hjälpdiarier som finns på andra håll inom förvaltningen. Dels underlättar detta förvalt- ningens eget arbete, dels innebär det en service gentemot allmänheten i enlighet med offentlighetsprincipen.
Vid sidan av de skrivelser som registreras i diariet eller i olika hjälpregister finns det inkommande handlingar som inte bör diarieföras. Detta gäller tryck av skilda slag såsom tidskrifter, författningar och reklambroschyrer. Katalogisering av böcker beställda till förvaltnings- biblioteket tillhör biblioteksfunktionens uppgifter liksom fortlöpande kontroll av inkommande tidskriftsnummer. Viktigare cirkulärserier såsom landstingsförbundets allmänna cirkulär och cirkulär i lönefrågor kan dock lämpligen registreras med hjälp av stående diarienummer eller på en särskild lista. Här skall anföras några exempel från olika landstingskanslier på handläggandet av ständigt återkommande ärendetyper. I Älvsborgs läns landstingskansli har man ”stående diarienummer”, dvs. ett gemensamt diarienummer per år och handlingstyp för vissa ärenden. Av dessa kan nämnas ansökan om bidrag till driften av semesterhem, ansökan om resebidrag till husmödrar, anbud och offerter, förordnanden rörande distriktsläkare (åtaganden), förteckningar över löneförmåner vid kurser, förteckning över bibehållen lön vid tjänstledighet, anmälningar om inträf- fade yrkesskador.
I kansliet vid Malmöhus läns landsting diarieför registrator ej de handlingar vilka utgörs av inkommande rapporter och meddelanden — ofta i form av blanketter — och som behandlas enligt fastställda rutiner. I stället svarar respektive avdelning för den registrering som krävs. Vissa
handlingstyper kan arkivläggas så att de blir självregistrerande. Såsom exempel på dessa ”typserier” kan nämnas ansökan om intagning för vård på länssjukhem, mentalsjukhem samt vårdbidrag (omfattar ansökan. personbevis, läkarintyg, lämplighetsintyg för vårdaren), månadsrapporter från distriktsvården, ansökan att få biträda i sjukvård (omfattar framställ- ning från lasarett, skrivelse från överläkaren, åtagande från den sökande). ansökan om bidrag för sjukgymnastik, ersättning för utomlänsvård. ansökan om intagning på barnhem, inackorderingshem, mödrahem (formulär med bilagor), ansökan om statliga resebidrag för husmödrar samt landstingsbidrag för husmödrar. I Malmöhus läns landsting sker arkivläggningen hos respektive avdelning som handlagt ett ärende. Rörande just denna typ av handlingar kan detta vara lämpligt, särskilt i de fall de skall utgallras efter viss tidsfrist.
Göteborgs och Bohus läns landsting har i det registreringsystem som infördes 1966 i princip infört diarieföring av samtliga in- och utgående skrivelser. Undantagen från registrering av registrator är följande: räkningar, anslags- och bidragsrekvisitioner, husmodersemesternämnds— ärenden, stipendieansökningar från folkhögskoleelever, anmälningar. re- misser och räkningar rörande utomlänsvård, semesteransökningar, pris— listor, kataloger, reklam och dylikt. byggnadsärenden av detaljkaraktär.
Andra exempel skulle kunna anföras på hur man trots en central diarieföring för ett helt landstingskansli antingen undantar vissa ärenden från registrering eller låter den handläggande avdelningen svara för registreringen. Uppdelningen överensstämmer i flera fall med de rikt- linjer som anges i vår stencil rörande landstingskansliernas arkiv från år 1965. De riktlinjer som uppdrogs här återfinns i många av de nya diarieplaner som antagits inom olika landstingskanslier under den senare delen av 1960-talet.
Diarieföringen är utformad med rätt stora variationer de olika landstingskanslierna emellan. Man kan dock konstatera att det under senare tid skett en modernisering och effektivisering jämfört med äldre förhållanden.
Genom att ta del av diariet kan man erhålla insyn ivilka ärenden som är eller har varit under handläggning. Vissa är dock hemliga. För statliga myndigheter finns en föreskrift, enligt vilken hemliga arkivhandlingar bör förvaras för sig. Diarieföringen av hemliga skrivelser skedde i synnerhet tidigare i särskilt, hemligt diarium. Eftersom invändningar fran offentlig- hetssynpunkt rests mot hemliga diariet, bör även hemliga skrivelser noteras i det vanliga diariet. Härvid måste texten avfattas så, att det sekretesskyddade innehållet inte röjs. I första hand gäller detta ärenden rörande beredskap och krigsplanering.
Vid protokollskrivning brukar man ju i vanliga fall ge en uttömmande redovisning såväl av innehållet i ett ärende som av det fattade beslutet. Beträffande redovisningen av hemliga ärenden bör målsättningen vara den omvända. Protokollet skall vara så avfattat att innehållet i de hemliga handlingarna icke röjs.
Avdelningsdiarier — avdelningsarkiv. Det är lämpligt att centralisera registreringen till ett diarium som är gemensamt för ett helt landstings-
kanslis samtliga avdelningar beträffande de ärenden vilka diarieförs i full utsträckning. Härigenom kan man hos förvaltningens registrator erhålla överblick över kansliets hela verksamhet. För att de olika avdelningarna dessutom skall kunna erhålla kontroll över sina ärenden, är det numera vanligt att avdelningscheferna samtidigt med en inkommen skrivelse erhåller en eller två kopior av diariebladet. Avdelningschefen har vid ett sådant förfaringssätt registerlappar endast på ärenden under handlägg- ning. Det är fortfarande det centrala diariet som svarar för registreringen och som ensamt kan ge upplysning om äldre ärenden. Vid denna typ av centraliserad registrering förvaras akter i avslutade ärenden i regel på central plats för hela kansliet.
[ de fall de olika avdelningarna vill behålla diarieblad rörande redan avslutade ärenden är första steget taget mot decentraliserad diarieföring. Allteftersom landstingskanslierna växer i omfattning kan det vid enstaka kanslier efter hand vara motiverat att utbryta vissa avdelningar och låta dem fa egen diarieföring. Detta gälleri första hand när avdelningar blir så självständiga att de får egna protokollförande styrelser eller när lokal— splittring medför att avdelningar inom ett landstingskansli är lokaliserade långt från kansliets huvudavdelning.
För att belysa frågan om centraliserad eller decentraliserad diarieföring kan en jämförelse göras med primärkommunerna. I mindre kommuner där all förvaltning omhänderhades av ett kommunalkontor var det lämpligt med ett centralt diarium för alla ärenden oavsett vilken kommunal nämnd som var beslutande. Detta gällde framförallt lands— kommuner. En diarieplan som på detta sätt kunde omfatta en lands- kommunens samtliga aktiviteter var emellertid i realiteten helt omöjlig att tillämpa inom en större stadskommun, där de olika nämnderna hade egna självständiga kontor.
För närvarande förs i allmänhet ett gemensamt diarium för hela landstingskansliet. "tillämpas titelplanen för räkenskaperna, vilken ju i princip omfattar hela landstingets verksamhet. även för diariets littere— ring, kan man lätt bryta ut vissa ärendegrupper för registrering i ett avdelningsdiariurn. Skulle det åter bli fråga om att slå samman smärre avdelningsdiarier till större enheter går detta också utan svårighet. Väsentligt är därför att en och samma diariekod tillämpas [säväl huvud- som avdelningsdiarier. [ annat fall får ärendena äsättas två litterabeteck— ningar. dels huvuddiariets och dels avdelningsdiariets. Om en och samma kodbeteckning betyder ett i huvuddiariet och ett annat i avdelnings— diariet. kan misstag lätt uppstå.
Enligt vår uppfattning bör man decentralisera diarieföringen endast i de fall verkligt tvingande skäl föreligger. Man bör så långt möjligt taga vara pa de fördelar en centralisering medför: central överblick över hela kansliets verksamhet och möjlighet till kontroll av ärendenas handlägg— ning. Vidare kan registreringen utföras såsom en specialistfunktion varvid dubbelregistrering undviks.
Vid decentraliserad diarieföring brukar gärna decentraliserad arkivlägg- ning bli följden. Man bör dock vid en centraliserad diarieföring och arkivläggning tillse att duplettserier av korrespondens cj uppläggs på de
olika avdelningarna. Konsekvent arkivläggning av handlingar rörande färdigbehandlade ärenden på enbart ett ställe måste eftersträvas.
Framförallt på stora kanslier kan det vara frestande att lägga upp självständiga avdelningsarkiv, men detta medför stor risk att onödiga duplettserier skapas, i vilka även originalhandlingar placeras, vilka sedan kommer att saknas i huvuddiariets handlingsbestånd. De arbetsexemplar som behövs ute på de olika avdelningarna måste hållas isär från originalhandlingarna, eftersom de bör utgallras så snart de ej behövsi det löpande arbetet. Helst bör dylika arbetsdupletter utskrivas på papper av avvikande färg. Inplacering av handlingar i huvud- och avdelningsarkiv bör ske under sträng kontroll så att duplettserier ej placeras här utan förstörs, när de ej behövs vid arbetsplatserna.
Med hänsyn till att de flesta ärendena behandlas i förvaltningsutskottet synes det dock lämpligt att så långt det är möjligt betrakta landstings- kansliet som en enhet — arkivbildare — med förvaltningsutskottet som centrum. Man bör undvika att handlingar rörande ett och samma ärende arkivläggs dels bland förvaltningsutskottets bilagor och i huvuddiariets korrespondens (början och slutet av ett ärendes handläggning) och dels i avdelningens diarium och korrespondensserie (beredningen av ett ärende). Detta medför splittring och svåröverskådlighet. När ett ärende är slutbehandlat i en avdelning, synes det därför lämpligast att samtliga handlingar jämte avdelningens diariekort överlämnas till centraldiariet för att arkivläggas i den gemensamma korrespondensserien. Förfares på detta sätt kommer avdelningsdiariet endast att disponera ämnesordnade diarie- kort för ärenden under handläggning. Kronologiska diariekort upprättas endast i huvuddiariet.
Vi anser således att man så långt det är möjligt skall ta vara på de fördelar en centraliserad diarieföring och arkivläggning av de diarieförda ärendena medför. En decentraliserad förvaring ute på olika avdelningar kräver ett arkivansvar hos samtliga avdelningar som man i regel ej kan förvänta sig. En central förvaring av handlingar rörande avslutade ärenden på registrators ansvar äri regel att rekommendera. I annat fall kan man riskera att handlingar kommer på drift.
5.2.2. Arkivläggning av diarieförda ärenden
Äldre rutiner. Inom landstingskanslierna liksom hos de flesta offentliga myndigheter skedde arkivläggningen tidigare så gott som uteslutande efter handlingarnas formella karaktär. En skrivelse vilken behandlats vid ett protokollfört sammanträde lades såsom bilaga till protokollet, under det att en skrivelse rörande samma ärende som inte avhandlats vid något sammanträde lades i korrespondensserien. Med hjälp av alfabetiska register till protokoll och korrespondensvolymer kunde man ganska lätt hitta ett ärende. Men denna arkivläggning var förknippad med vissa praktiska problem. Handlingar tillhörande ett och samma ärende blev på detta sätt utspridda i olika arkivserier. I synnerhet blev spridningen stor när varje enskild skrivelse erhöll ett eget diarienummer — skrivelse- diarium—och skrivelserna förvarades i diarienummerföljd. Att samla
ihop alla handlingar i ett ärende var tidskrävande, i synnerhet i de fall ärendet dragit ut på tiden och blivit föremål för långvarig korrespondens eller många styrelsesammanträden. Irritation kunde lätt bli följden inom ett kansli där tjänstemännen låste varandra, eftersom det ju ofta blev så att flera av dem samtidigt kunde ha behov av en och samma protokollsvolym. Ett första steg för att sammanhålla alla handlingar i ett och samma ärende var införandet av ärendediarium — alla handlingar rörande samma ärende erhöll samma diarienummer. Skrivelsediarierna tillhör numera ett förgånget skede.
Ännu vid mitten av 1960—talet kännetecknades arkivläggningen av stora variationer. Bilagor till förvaltningsutskottets protokoll förvarades i de flesta kanslier i anslutning till protokollet, antingen inbundna i protokollsvolymerna eller bundna för sig men förvarade i omedelbar anslutning till protokollen. Detta system tillämpades i 15 kanslier. I två av dessa — i Kalmar och i Vänersborg — lades endast viktigare skrivelser till protokollen, medan övriga bilagor förvarades i korrespondensserien.
Att förvara protkollsbilagorna i anslutning till protokollen ter sig naturligt med tanke på att ett protokoll utan bilagor endast sällan ger tillräcklig upplysning om ett ärende utan förutsätter ett studium även av bilagorna. Å andra sidan har det visat sig opraktiskt att vissa handlingari ett ärende ligger bland protokollsbilagorna medan andra ligger i korre- spondensen. För att erhålla en samlad förvaring av de viktigaste handlingarna lade man i Södermanlands läns landsting även de viktigaste skrivelserna till bilageserien, även de handlingar som ej ur formell synpunkt utgjorde bilagor. I Göteborgs och Bohus läns landsting hade man vid sidan av protokollsbilagorna en serie ”handlingar till proto- kollen" till vilken övriga skrivelser i protokollsbehandlade ärenden lades i paragrafnummerordning. Även i Gävleborgs läns landsting lades hela den korrespondens som hade betydelse för ett ärendes handläggning till protokollsbilagorna. Härigenom samlades de viktigaste handlingarna— protokollet med den underliggande korrespondensen — i en och samma serie.
I nio landsting gick man den motsatta vägen. I dessa placerades protokollsbilagorna i korrespondensserien. I sex av dessa förvarades denna i diarienummerföljd och i tre förvarades den ämnesordnad (Kalmar läns södra, Gotlands och Kopparbergs läns landsting). Överallt hade man dock icke ansett sig kunna bryta ut alla protokollsbilagor ur sitt naturliga sammanhang. I Kalmar behöll man i enstaka fall handlingarna i protokollen, men lade då en kopia av dem i korrespondensserien. I Kopparbergs län lades i motsvarande fall kopian till protokollet, medan originalet förvarades i den ämnesordnade korrespondensen. De som hade protokollsbilagorna förvarade i korrespondensserien var nöjda med detta. Det ansågs ej ta särskilt lång tid att få fram en protokollsbilaga ur korrespondensserien. De som å andra sidan förvarade protokollsbilagorna i anslutning till protokollen, fann denna lösning fullt tillfredsställande.
För förvaring av den korrespondens som ej utgör protokollsbilagor tillämpades i stort tre sätt. Det ena har antytts ovan, nämligen att förvara viktig korrespondens bland protokollsbilagorna, vilket system tillämpades
i tre kanslier. Vanligast var dock att förvara dem i en egen korrespondens- serie efter diarienummer. Detta är det äldsta och mest beprövade sättet. Framförallt förekom det i kanslier med kontorsrutin av äldre typ. men även i nyligen upplagda kontorsrutiner tillämpades detta system som t. ex. i Stockholms läns landsting sedan l957. i Linköping sedan 1964 och i Jönköping sedan 1960. (I Jönköping är korrespondensen för tiden 1942—1959 ämnesindelad, men systemet har alltså övergivits numera.) Av de tio kanslier som vid mitten av 1960-talet förvarade korrespon- densen pa annat sätt än kronologiskt, skedde det efter korrespondent i Kalmar läns norra, Kristianstads och Värmlands läns landstingskanslier. medan den placerades efter ämne med hjälp av kodindelning i Kalmar läns södra, Örebro. Västmanlands. Kopparbergs. Västernorrlands och Västerbottens läns landsting, medan slutligen verbal ämnesindelning tillämpades i Gotlands läns landsting.
Nyare rutiner. En genomgående tendens i de nya diarie- och arkivläggningsplaner som införts i olika landstingskanslier under senare är är en alltmer konsekvent genomförd akt- eller dossiébildning. Vid aktbildning samlas alla handlingar i ett och samma ärende pa ett ställe, i en akt. Akterna kan placeras i diarienummerordning utan hänsyn till deras innehåll. Man kan även sammanföra akter rörande flera ärenden av samma slag i gemensamma omslag. Därmed har man skapat en dossié — grunden för ämnesordnad förvaring av handlingarna.
Tidigare har lämnats en kortfattad beskrivning av nagra moderna diarieplaner från några landstingskanslier. Vi skall närmare se hur arkivläggningen sker pa dessa kanslier. l Malmöhus län svarar varje avdelning för arkivläggningen. Först sedan några är har gått efter arkivläggningen och handlingarna börjar bli inaktuella. överförs de till ett centralt arkiv. Handlingarna i allmänna typserier arkivläggs argangsvis. Detta möjliggör en utgallring. Handlingar i diarieförda ärenden placerasi dossiéer efter ämnesomrade. Även protokollsbilagor förvaras i dossiéerna.
[ Göteborgs och Bohus län. vars kansli är mindre. sker arkivläggningen i diarienummerordning, varvid saledes akter med sinsemellan olika innehall arkivläggs sida vid sida. Genom att ett flertal ärendetyper av rutinkaraktär ej diarieförs utan arkivläggs ämnesvis. kan en utgallring bli möjlig att utföra.
I Västernorrlands län slutligen placeras de diarieförda ärendena enligt en dossiéplan. Dossieplanen är indelad med objekt, dvs. de olika landstingsinrättningarna som första indelningsgrund. Handlingarna i alla avslutade ärenden förvaras centralt hos registrator.
En jämförelse mellan de system som tillämpas i Malmö respektive Härnösand ger saledes vid handen att i Malmö alla akter rörande t. ex. personalärenden är samlade i en huvudavdelning, personalärenden. Sasom andra indelningsgrund följer objektkoden. dvs. de olika inrättningarna. Ett personalärende inom ett sjukhus ligger alltsa under huvudgruppen personalärenden i en underavdelning för det aktuella sjukhuset. ] Härnösand har man gått den motsatta vägen. Vill man söka ett personalärende vid ett visst lasarett far man först söka i kodförteckningen efter sjukhusets kod och därefter bland handlingarna rörande detta söka
upp en underavdelning för personalärenden. För allmänna personal- ärenden som rör samtliga inrättningar har man fått lägga upp en särskild kod. Det system som tillämpas i Malmö utgör en förutsättning för decentraliserad dossiéförvaring. Personalavdelningen förvarar här sina handlingar för sig och de ligger väl samlade i dossiéplanen under en och samma huvudrubrik. Det i Härnösand tillämpade systemet med alla handlingar rörande en och samma inrättning förvarade tillsammans oavsett ämnesomrade förutsätter centraliserad dossiéförvaring. Helt konsekvent är dock icke tillämpningen i Härnösand. Den avser endast diarieförda ärenden. Manga ärenden av löpande natur som handläggs enligt fastställda rutiner arkivläggs i den avdelning dit de hör. De flesta är självregistrerande eller har registrerats inom respektive avdelning. Detta gäller huvuddelen av handlingar rörande utomlänsvard, personaldossiéer, avlöningshandlingar, omsorgsstyrelsens handlingar, beställningar och ordererkännanden från skyddade verkstäder. handlingar rörande hus- modersemesterverksamhet. intagningshandlingar till skolor m.fl. hand— lingar.
Under förutsättning att det finns väl utbyggda diarier och register till akterna kan det utan större överdrift sägas att det ur funktionell synpunkt är av underordnat intresse, om akterna förvaras efter diarie- nummer eller om de ordnas efter ämne i dossiéer.
Att placera handlingarna i diarienummerordning medför inga problem. Det kan aldrig råda någon tvekan om var de skall placeras. Men ärenden rörande likartade ämnen blir å andra sidan utspridda på olika häll i skrivelseserien, vilket är till men för överskådligheten. Ämnesordnar man handlingarna, samlas skrivelser rörande närliggande ärenden i samma eller i närliggande dossiéer. Å andra sidan är det i praktiken omöjligt att konstruera en dossiéplan. enligt vilken handlingarnas placering i varje särskilt fall är självklar.
När det gäller att välja ett lämpligt sätt för diarieföring av skrivelser, behöver man endast sträva efter ett system som fungerar tillfredsställande för stunden. För arkivläggningen av handlingar måste man däremot med tanke på den numera snabba tillväxten söka erhålla ett system som utöver att det är praktiskt även är lämpligt med tanke på framtida gallring. Man bör utan besvär kunna utmönstra sadana handlingar som skall utgallras.
Det finns all anledning att understryka fördelarna av att man nu förvarar alla skrivelser rörande ett och samma ärende sammanhållna i en akt. För att materialet skall bli komplett, bör även utdrag ur protokoll biläggas akten. Detta medför ett visst merarbete: efter varje sammanträde får protokollskopior biläggas respektive akt. Å andra sidan har mani det långa loppet fördel av att akten blir komplett. När originalprotokollen härigenom kommer att sakna bilagor. måste protokollsskrivningen göras så utförlig att protokollen kan läsas och förstås utan tillgång till bilagor. En redogörelse för skrivelsens huvudinnehåll mäste införas i protokollet. åtminstone lika kortfattat som en skrivelses ärendemening. Tidigare. när bilagorna lades till protokollen, kunde texten i protokollen vara mycket kortfattad och ofta så rebusartad att man endast med bilagornas hjälp
kunde få begrepp om ärendenas innehåll och beslut. Varje protokolls- paragraf bör därför förses med hänvisning till aktens diarienummer och kodbeteckning.
Korrespondensserierna har under det senaste decenniet vuxit så snabbt att frågan om gallring har aktualiserats. Gallring i en serie där handlingarna förvaras efter diarienummer eller efter korrespondent kräver genomgång av papper för papper, något som i praktiken är helt omöjligt att utföra. Är korrespondensen ordnad efter kodnummer, synes det däremot vara lättare att verkställa gallring genom att den redan vid arkivbildningen placeras i dossiéer.
Ur gallringssynpunkt är det av underordnat intresse, om de viktigare protokollsbilagorna placeras i den dossiéordnade korrespondensen eller om de biläggs protokollen, eftersom de ändå ej kan komma ifråga för gallring. Föredrar man att ha bilagorna bundna i en separat serie. blir det nödvändigt att se till att denna bilageserie ej tyngs av sådana bilagor. vilkas innehåll till väsentlig del framgår av protokollen eller redovisas i till protokollen fogade sammandrag, såsom ledighetsansökningar och beviljandet av dylika, vikariatförordnanden osv. Främst gäller det de ärendetyper, vilka i praktiken är delegerade och endast anmäls i förvaltningsutskottet. All den korrespondens som ligger till grund för de anmälda ärendena bör förvaras för sig. Det är väsentligt att dessa handlingar förvaras i buntar, vilka kan gallras i sin helhet. när gallringsfristen har löpt ut. Även i de kanslier där korrespondensen behålls i diarienummerföljd blir det nödvändigt att bryta ut vissa ärendetyper och förvara dem för sig. Därigenom kan en nödvändig gallring åstadkommas även i dessa kanslier.
[ avsnittet om diarieföring har vi rekommenderat att endast viktigare skrivelser, i första hand de som blir föremål för styrelsebehandling, skall diarieföras. Med hänsyn till en eventuell utgallring bör så långt möjligt alla de ärendetyper av ensartat slag vilka ofta består av blanketter förvaras för sig, blankettyp för blankettyp. För de landstingskanslier som har sin korrespondens ordnad i diarienummerordning bör dylika ständigt återkommande rapporttyper antingen ges s.k. stående diarie- nummer, i vilka alla ärenden rörande samma slag ges ett och samma diarienummer, eller —— beträffande de ärendetyper vilka ej anses behöva diarieföras — förvaras för sig.
S. k. stående diarienummer innebär i själva verket att vissa ständigt återkommande ärendetyper ordnas efter ämne, vid sidan av de diarie- nummerordnade akterna. Vill man bygga ut en ämnesordnad förvaring av hela korrespondensserien, kan man låta diarieplanens kodbeteckningar även styra arkivläggningen. Därigenom låter man diarieplanen även bli en dossiéplan. Härigenom skapas en större konsekvens i arkivläggningen än om vissa ärendetyper ordnas ämnesvis med stående diarienummer och andra arkivläggs efter diarienummer.
För att möjliggöra en utgallring av det mindre viktiga i en korrespon- densserie erbjuder ämnesordnad förvaring stora fördelar. Denna ämnes— ordning kan ske med titelplanen för räkenskaperna som riktpunkt. En finfördelning efter dennas alla underavdelningar är dock ej lämplig. En
allt för långt gående underindelning inom de olika kodnumren blir dels svår att genomföra, dels ökas riskerna för felsortering. Hur långt man skall gå, får erfarenheten avgöra. Indelningen får överses med något eller några års mellanrum, varvid hårt belastade nummer får underindelas ytterligare och mindre tyngda underavdelningar sammanslås i större grupper i närmast högre kodenhet. För att underlätta en gallring bör man såväl i diariebladen som på handlingarna i fråga understryka kodbeteck- ningarna på de handlingar som efter hand skall utgallras, eller som nu sker på länsstyrelserna, komplettera beteckningen med ett g = utgallras.
Sammanfattning. Arkivläggningen bör så långt det är förenligt med övriga arbetsrutiner ske så, att det som kan utgallras och det som skall bevaras för framtiden placeras i skilda volymer. Framförallt gäller detta ständigt återkommande rapporter som i regel redovisas i blankettform. I de kanslier där man förvarar korrespondensen i akter i diarienummer- ordning bör dessa rapporttyper —i den mån de diarieföres — ges fasta diarienummer, vilket medför att de förvaras kategorivis. Detta möjliggöri sin tur en utgallring i de fall där en sådan bedöms vara motiverad. Vi förordar dock att korrespondensen förvaras i dossiéer, vilka ordnas med ledning av en gemensam plan för diarieföring och arkivläggning. Härigenom skapas en grund för att en utgallring av mindre viktiga handlingstyper skall kunna företagas.
5.3. Arkivbildning och gallring
5.3.1. Arkivbildning
Under det första halvseklet av landstingens existens var arkivbildningeni regel enkel och okomplicerad. Verksamhetsgrenarna var ej många och personalen fåtalig. De handlingar som tillkom genom verksamheten inskränkte sigi stort sett till protokoll med bilagor och räkenskapsböcker med verifikationer. Fristående organ såsom sjukhus och folkhögskolor hade egen arkivbildning. När staten i allt högre grad började lägga nya aktiviteter på landstingen, ökade arkivbildningen och blev samtidigt mer komplicerad. Detta skedde t. ex. genom inrättandet av dispensärstyrelser, barnmorskestyrelser och epideminämnder omkring 1920 samt de på 1940-talet tillkomna organen för förebyggande mödra- och barnavård samt folktandvården. Utöver dessa pålagda aktiviteter tillkommer verk- samhetsgrenar som skapats genom de olika landstingens egna initiativ, t. ex. folkhögskolor, och i modern tid, t.ex. regionplanekontor och kulturnämnder.
Som regel var arkivbildningen centraliserad när det gällde den rutinartade verksamheten. När styrelser och nämnder hade tillsatts för nya verksamhetsgrenar, förekom ej sällan en egen arkivbildning kring verksamheten, t. ex. för barnmorskestyrelse, distriktsvårdstyrelse, dispen- särstyrelse, epideminämnd och hälsovårdsnämnd. Därtill kom helt naturligt egen arkivbildning för självständigt arbetande organ, såsom sjukhem, barnhem etc.
5.3.2. Synpunkter på gallring i samtliga landstingsorgans arkiv
Vid allmänt förekommande rutiner sker arkivbildningen i stora drag på ett likartat sätt inom offentlig förvaltning. Såsom framhållits tidigare, har man såväl för statliga som för primärkommunala myndigheter uppdragit generella riktlinjer för gallring i det material som bildas härvid. [ enlighet med direktiven för vår utredning skall de anvisningar som fastställts för de primärkommunala arkiven vara vägledande för oss. I delbetänkandet
, Arkiv inom hälso— och sjukvård (SOU l968:53, bilaga 2, s. lll) har vi upprättat ett förslag till gallringsbestämmelser för samtliga landstings— organs arkiv. De följer i stort de principer som gäller för statliga och primärkommunala arkiv. Eftersom det föregående delbetänkandet avsåg den rent medicinska arkivbildningen, presenterades detta förslag enbart för att kunna möjliggöra en totalbedönming av våra gallringsförslag. Men de förutsattes cj skola leda till remissbehandling eller utfärdande av råd och anvisningar i då föreliggande sammanhang. Vi har nu anledning att närmare motivera detta förslag (omtryckt med vissa ändringar ovan sid. ll). Förslaget omfattar handlingar rörande personalredovisning och avlöningsuträkning, räkenskapsväsende, upphandlings- och materialför- valtning, ritningskopior samt allmänt förekommande handlingar av tillfällig betydelse.
Persona/redovisning och avlöningsuträkning
I äldre tid registrerades anställd personal i regel i inbundna personallig— gare. Särskilda pensionsliggare fördes även för vissa kategorier. De matrikelkort som i regel numera ersatt de inbundna liggarna. innehaller de väsentligaste uppgifterna om de anställda. Förutom namn. födelsedata och adress redovisas tid för anställningens början och upphörande. befattning, lönegrad, tid för löneklassuppflyttningar samt uppgifter angående tjänstledighet och sjukdom. Ibland belastas de med uppgift om uttagna semesterdagar. Ett dylikt matrikelkort, som i princip bör räcka hela anställningstiden eller i varje fall i flera är. bör icke tyngas av uppgifter av kortvarigt intresse såsom semestrar, utbetald lön och skatteavdrag. Dessa uppgifter införs i regel på de årliga avlöningskorten. Matrikelkorten, som innehaller uppgifter om den anställde i koncentrat, bör bevaras för framtiden. De utgör icke något skrymmande material. Som följd av en till landstingskanslierna centraliserad personalredovis— ning och avlöningsuträkning förekommer numera ofta dubbla uppsätt- ningar matrikel- och personalkort, dels ute på de olika arbetsplatserna, dels centralt inom landstingskanslierna. Arbetsledarnas exemplar bör gallras. såvida de icke innehåller uppgifter vilka saknas på landstingskansliets exemplar. Gallringsfristen för arbetsledarnas duplettexemplar bör som regel kunna vara så kort som några år sedan anställningen upphört. Matrikelkorten förekommer både vid manuella rutiner och vid ADB-rutiner. Vid äldre, manuella rutiner förekom i regel saväl avlönings- listor som avlöningskort vid sidan av matrikelkorten. Avlöningskorten — även kallade statistikkort — upplades i regel med ett kort per år och anställd. under det att avlöningslistorna upprättades med en lista per
avlöningstillfälle upptagande samtliga anställda med en rad för varje anställd. Eftersom avlöningslistorna användes vid kontant utbetalning och kvittering, grupperades de efter de olika arbetsplatserna. På såväl avlöningskort som avlöningslistor infördes avlöningssumman och de olika tillägg utöver grundlönen som kunde förekomma samt avdrag för skatt, frånvaro, fackföreningsavgifter m.m. I de fall avlöningslistor innehåller sam ma uppgifter som avlöningskort behöver man icke bevara avlöningslis- torna mer än i tio år.
Vid ADB—rutiner har man i regel slopat såväl avlöningslistor som avlöningskort. Uppgifterna rörande tjänstgöringen under avlöningsperio— den stansas in direkt med ledning av månadsrapporter över personal som åtnjutit tjänstledighet, övertidsrapporter och andra handlingar som ligger till grund för avlöningsuträkningen. I stället för de avlöningskort och avlöningslistor som fanns vid tidigare manuella rutiner erhålls nu i regel ett kort per anställd och utbetalningstillfälle — ofta ett postgirokorts avsändardel — med uppgift i kodifierad form om grundlön, eventuella tillägg och avdrag samt i regel uppgift om ackumulerad inkomst under året. Dessutom förekommer ofta samma uppgifter i listform på löpande pappersbana med en rad per anställd och utbetalningstillfälle.
Under förutsättning att samtliga pensionsgrundande uppgifter om tjänstgöringen redovisas på matrikelkorten, kan starka skäl anföras för att avlöningskorten bör gallras med tio års frist. Ur administrativ synpunkt bör de icke ha intresse utöver denna tid, om matrikelkorten förts konsekvent för alla personalkategorier oberoende av anställningstidens längd.
Numera torde matrikelföringen vara fullständig. Men före en utgallring av avlöningskorten med retroaktiv verkan bör undersökas, hur pass fullständig matrikelföringen av personalen varit. Vid landstingsinrätt- ningar som besväras av en stor omsättning på personal och som ofta har ett stort antal tillfälligt anställda eller periodvis tjänstgörande personal kommer saken i ett annat läge. Där matrikelkort ej upprättas för denna tillfälliga personal, kan det vara förenat med tidskrävande arbete att ur avlöningslistor söka fastställa omfattningen av tidigare tjänstgöring. Eftersom uppgifter samlas i koncentrat för hela året på ett och samma avlöningskort, går det snabbare att arbeta med detta material än med de i verifikationsserierna utspridda avlöningslistorna. Erfarenheten visar att man kan behöva gå tillbaka ett trettiotal år i avlöningslistor och avlöningskort vid handläggandet av pensionsärenden.
Även om man sålunda från teoretisk utgångspunkt skulle kunna hävda att avlöningslistor och avlöningskort ej har intresse utöver en tioårsperiod under förutsättning att matrikelkort finns bevarade, kan man i praktiken ej lita på att matrikelföringen varit konsekvent där den i princip varit genomförd. I de underhandsutlåtanden som inhämtades från de olika landstingskanslierna rörande vårt förslag till gallringsbestämmelser för samtliga landstingsorgans arkiv restes invändningar från flera håll mot en utgallring med tio års frist av avlöningslistor och avlöningskort. Vid beräkning av löneklassuppflyttning och framförallt vid beräkning av pensioner har det visat sig att matrikelkorten ofta varit ofullständigt
förda. I dylika fall får man därför gå tillbaka till avlöningslistor eller avlöningskort.
Med hänsyn till rättssäkerheten för den enskilde och till förvaltningens egna intressen är det således äventyrligt att låta utgallra avlöningskort och avlöningslistor med en tioårig gallringsfrist.
Även med hänsyn till forskningen bör man noga överväga en utgallring av avlöningslistor och avlöningskort. För den ekonomisk- och socialhisto- riska forskningen erbjuder detaljerade löneuppgifter ett stort intresse. Rent principiellt skulle man kunna hävda, att de på matrikelkort förekommande uppgifterna om lönegrad och löneklass, kompletterade med lönetabeller och skattetabeller, skulle kunna ge en tillräckligt upplysande bild av löneläget i de enskilda fallen. Men på grund av att framförallt inom sjukvårdsområdet tillägg för obekväm arbetstid och för övertid är så vanligt förekommande, ger dock matrikelkorten ofta en helt vilseledande bild av de verkliga förhållandena. Med hänsyn till forsk- ningens behov bör därför avlöningskort eller avlöningslistor undantagas från gallring.
För framtiden bör således bevaras såväl matrikelkort som avlönings— kort eller avlöningslistor, de senare i modern tid ofta i form av postgiroblankettens avsändardel eller datamaskinlistor. En förutsättning för att man i praktiken skall kunna bevara avlöningslistorna är att de förvaras för sig och således icke ingår i räkenskapsverifikationerna.
Till grund för den avlöningsuträkning som utförs centralt i landstings- kanslierna ligger ett omfattande och detaljerat rapportmaterial. I allmän- na gallringsbestämmelser, avsedda att tillämpas i samtliga landstings- organs arkiv, föreslår vi att följande handlingar rörande personalredovis- ningen utgallras:
"Uppgifter och rutinmässig skriftväxling angående förordnanden, ledigheter, vikariat och löneklassuppflyttningar samt andra handlingar som legat till grund för matrikelföringen, ävensom övriga likartade handlingar, vilka tjänat som kontroll eller redovisning av personalen eller eljest är av företrädesvis rutinmässig beskaffenhet. Samtliga uppgifter vilka ligger till grund för avlöningsuträkning.”
Detta rapportmaterial är av olika omfattning och utseende. Det varierar icke blott mellan olika landsting utan även mellan olika organ inom samma landsting. Med hänsyn härtill måste den följande redovis- ningen bli allmänt hållen.
Som exempel på dylika handlingar av kortvarigt värde kan nämnas de månatliga personalrapporter vilka upprättas av arbetsledare. I dessa antecknas namn på avgångna och nyanställda samt avgångs— och anställningsdatum. Då uppgifterna utgör utdrag ur arbetsledarnas matri- kelkort och omedelbart införs på landstingskansliets matrikelkort, har de icke något värde för framtiden.
Månadsrapporter om personal som åtnjutit ledighet lämnar uppgift om data och anledning till ledigheten samt i förekommande fall uppgift om vikariens namn. De har likaledes kortvarigt intresse, eftersom uppgifterna införs på matrikelkort och avlöningslistor. Namnet på vikarien är en uppgift som ej kommer att bevaras för framtiden vid en gallring av dessa
rapporter, vilket dock icke medför någon större förlust. För vissa personalkategorier anmäls dylika förordnanden för styrelsen, varför sammanställningar biläggs protokollen.
Rapporter angående obekväm arbetstid och övertid insänds i regel individuellt från varje arbetstagare. Beloppen, men ej specifikation av timantal eller timmarnas fördelning under avlöningsperioden, påföres avlöningskorten. Ej heller dessa handlingar har något intresse för framtiden. I vissa fall torde dylikt material kunna användas vid avtalsförhandlingar, ackordsförhandlingar, tidsstudier m.m., men redan efter några är torde de sakna intresse även ur denna synpunkt.
Avlöningskontoren ombesörjer en rad avdrag för skatt, tjänstebostä- der, tvätt, telefonsamtal, sparklubbar, olycksfalls- och grupplivförsäk— ringar samt fackföreningsavgifter. Utgiftsverifikationerna bör icke belas- tas med listor vilka redovisar avdragen med specifikation av varje namn, när de avdragna beloppen inbetalats till skattemyndigheter, försäkrings- bolag osv. Här bör endast klumpsummor redovisas, medan listorna med fördel kan förvaras för sig och gallras med kortare frist.
Bland andra handlingar rörande personalredovisning och avlöningsut- betalning som bör gallras med korta frister kan nämnas blanketter för semesteransökningar, semesterlistor, arbetstidsscheman, arbetsordningar, vaklistor, anmälningar angående olycksfall i arbete, handlingar angående mantalsskrivning och skatteredovisning, införsel, korrespondens angående löneklassuppflyttningar.
Handlingar som ligger till grund för de uppgifter vilka införes i matrikelkort och avlöningslistor bör kunna utgallras med kort frist under förutsättning att matrikelkort, persondossiéer och avlöningskort bevaras. Vi anser en frist om 2 år vara lämplig. Då finns ett komplett material under den tid ansvarsfrihet ännu ej är beviljad. Enligt överenskommelse mellan arbetsgivare- och arbetstagareorganisationer skall talan rörande eventuellt felaktigt utbetald lön icke föras längre tillbaka än två år, under vilken tid mateialet således bör finnas kvar i full utsträckning.
Personalhandlingar av tillfällig natur kan i många fall med fördel förvaras årgångsvis och med varje blankettyp för sig. Detta underlättar en gallring. Viktigare personalhandlingar bör man dock placera i person- dossiéer.
Persondossiéer. I äldre tid förvarades handlingar rörande en och samma anställd utspridda på olika håll hos arbetsgivaren. Så kunde ansöknings- handlingar ingå bland bilagor till protokoll, uppgifter om längre tjänstledigheter och förordnanden på högre tjänst ligga bland protokolls- bilagor utspridda under hela anställningstiden; friskintyg, anställningsbe- vis och avgångsbesked var för sig i skilda serier ordnade årgångsvis, kopior av utfärdade tjänstgöringsbetyg bland övriga kopior till avgångna skrivel- ser. För att råda bot mot en dylik spridning har det blivit alltmer vanligt att samla alla relevanta uppgifter om en anställd i en dossié som i princip skall ge fullständiga uppgifter om hela anställningstiden. En persondossié av detta slag kan innehålla ansökningshandlingar med betygsavskrifter och referenser, tjänstbarhetsintyg (friSkintyg), antagningsbevis, hand— lingar rörande personliga lönetillägg, uppgifter och intyg om genom-
gångna kurser vid intern utbildning samt kopior av utfärdade tjänstgö- ringsbetyg vid avgång ur tjänst. Även den sammanställning som ligger till grund för ett pensionsbeslut bör biläggas persondossién. Förvaras alla handlingar i en persondossié, vinner man att alla centrala uppgifter rörande en och samma persons anställning hos samma arbetsgivare samlas på en enda plats, oberoende av hur lång tid vederbörande varit anställd.
Matrikelkorten bör däremot förvaras för sig. Detta gäller i synnerhet i de fall man har persondossiéer förvarade i födelsenummerordning eller efter anställningsnummer. Matrikelkorten kan i dylika fall tjäna som alfabetiska register till dossiéerna. Persondossiéerna förvaras i regel hos varje inrättning med självständig personalredovisning inom landstinget. Dossiéer för avgången personal bör däremot förvaras centralt för hela landstingsområdet på landstingskansliet. Härigenom samlas uppgifter på ett enda ställe, även för t.ex. sjukvårdspersonal som haft skiftande anställningar vid olika inrättningar inom samma landsting. För att serien avställda dossiéer inte skall bli alltför ohanterlig, kan det vara lämpligt att indela denna i tioårsperioder.
De i en persondossié ingående handlingarna bör inte utgallras, eftersom de utgör ett viktigt källmaterial för olika slag av forskning. En dossié bör dock rensas från handlingar av mindre vikt, när den anställde lämnar sin tjänst.
Sammanfattning. I regel bevaras antagna sökandes ansökningshand- lingar antingen i protokollsbilagor eller i persondossiéer. Likaså redovisas i protokoll andra personalärenden som föredrages i styrelsen. Det torde vara tillfyllest att av övriga personalhandlingar för framtiden bevara personmatriklar (matrikelkort) och pensionsliggare, avlöningskort eller avlöningslistor, kopior av utfärdade tjänstgöringsbetyg, antagningsbevis och avgångssedlar, kopior av pensionsbrev med pensionsansökningar. Samtliga dessa handlingar bör förvaras i persondossiéer. Matrikelkorten bör dock förvaras för sig och därvid samtidigt utgöra ett alfabetiskt register till de numera i regel i födelseordning uppställda dossiéerna.
Av praktiska skäl bör en och samma gallringsfrist gälla för de handlingar som ligger till grund för avlöningsuträkning och matrikelfö- ring. Vi föreslår en två-årig gallringsfrist för detta material.
5 .3 .3 Räkenskapshandlingar
I äldre tid bokfördes räkenskapstransaktionerna i inbundna böcker och styrktes med verifikationer. Räkenskapsböckerna hade varierande be- nämning och utformning inom en viss given ram. De kunde i stort sett utgöras av t. ex. huvudbok med räkenskapsinventarium, avräkningsbok, kassabok, journal. Räkenskapsböckerna är i regel inte skrymmande. De bör bevaras för framtiden med hänsyn till forskningens behov. Motsva- rande material bör även bevaras i den utformning det fått efter övergång till maskinbokföring, då inbundna böcker delvis ersatts, till en början av räkenskapskort och numera av datorernas utskrifter på pappersbanor eller i skrift på mikrofilm (COM). Av datorlistorna bör bevaras i första hand huvudboken och fördelningsboken. I fördelningsboken fördelas
utgifter och inkomster på olika konton i kontoplanens ordning. Under varje konto redovisas varje post i tidsföljd. Vid sidan av fördelningsboken förs i regel en lista av dagbokstyp vars innehåll är helt identiskt med avräkningsbokens, men som disponerats med datum som första indel- ningsgrund och som under varje datum redovisar varje transaktion i den ordning den bokförts eller eventuellt är ordnad efter kontoplanen. Innehållet i dagboken är detsamma som iavräkningsboken. Därför bör dagboken kunna utgallras. Gallringsfristen bör vara densamma som för verifikationerna, eftersom journalen har sitt väsentliga värde som register till dessa. Detta skulle innebära en gallringsfrist om 10 år. För de typårgångar av verifikationerna som skall bevaras bör på motsvarande sätt journalen sparas.
Anm. 1971 års utredning om bokföringslagstiftningen har är 1974 framlagt Förslag till bokföringslag (SOU l973z57). Landstingskommun föreslås ej bli bokföringsskyldig enligt det nya lagförslaget. Man får emellertid räkna med att dess bestämmelser i praktiken kommer att följas av landstingskommunerna så som är fallet med nu gällande bokföringslag, vilken ju ej heller formellt omfattar landstingskommunerna. Utredningen föreslog bl. a. att räkenskapsmaterial skulle förvaras i minst sex år från utgången av det räkenskapsår som materialet avser, men i propositionen (l975:104) föreslogs, att räkenskapsmaterial även i fortsättningen skall förvaras under minst tio år.
Naturligtvis skall de listor av tillfällig natur som distribueras till olika avdelningar rörande t. ex. den månadsvisa belastningen på olika konton utgallras så snart de ej längre används. Vidare skall tillses att ej dupletter av identiskt lika listor bevaras.
deenskapsverifikationer
Tidigare föranledde varje in- och utbetalning fullständig redovisning i den handskrivna kassaboken. Oftast redovisades alla transaktioner så utförligt i räkenskapsböckerna att man inte behövde gå till verifikationerna för att få fullständiga upplysningar. Det kunde därför ligga nära till hands att föreslå utgallring av verifikationerna. Å andra sidan förekom det att man till verifikationerna lade handlingar, vilka hade värde ur juridisk synpunkt under en längre period än de tio år under vilka man ville bevara bokföringshandlingar i enlighet med bokföringslagens bestämmelser. Bland handlingar av mer långvarigt värde som sålunda lades till verifikationerna kunde man finna handlingar rörande donationer och fastigheter. Så länge fullständig matrikelföring av personalen ej införts, hade de i verifikationerna ingående avlöningslistorna ett värde utöver tioårsperioden, särskilt vid pensionsberäkningar.
I modern tid har det blivit alltmer vanligt att man vid samtidig redovisning av flera transaktioner av samma art för in dem som en klumpsumma under en enda post i kassaboken. I verifikationerna läggs en s.k. samlingsverifikation som endast redovisar klumpsumman. Denna verifieras i sin tur av kvitton eller allegat. Dessa biläggs verifikationerna eller läggs för sig, särskilt om de är skrymmande, som t. ex. kvitton rörande förskottskassor.
Att verifikationerna idag måste bli föremål för en undersökning om möjligheterna till utgallring beror i första hand på deras omfattning. Den årliga tillväxten vid ett landstingskansli kan röra sig om mellan något under 10 hyllmeter och, i ett enstaka fall, 80 hyllmeter. Genomsnittligt ligger den årliga tillväxten av räkenskapsverifikationer för ett landstings- kansli i dag på mellan 15 och 30 hyllmeter.
De stora olikheterna mellan de olika landstingskanslierna beror förutom på kansliernas varierande storlek även på i hur hög grad räkenskapsföringen centraliserats. Vidare inverkar olika redovisningsför- faranden som t.ex. i vilken omfattning man använder sig av samlingsveri- fikationer och om man därvid lägger allegaten till verifikationerna eller förvarar dem för sig. Dessutom påverkas omfattningen av det för- hållandet att i vissa landsting verifikationerna efter bokföring går tillbaka till de olika inrättningarna, medan de i andra ingår i en enda gemensam verifikationsserie i landstingskansliet.
Trots dessa variationer kvarstår det faktum att räkenskapsverifika— tionerna växer i mycket snabb takt. Några konkreta exempel härpå har tidigare lämnats (s. 29). Räkenskapsverifikationernas alltmer tilltagande ansvällning i landstingskanslierna kan endast delvis förklaras av det förhållandet att räkenskapsförvaltningen centraliserats i allt högre grad. Landstingens ökade arbetsuppgifter är en annan viktig faktor. I de fall ett landsting driver skyddade verkstäder — för att nämna ett enda exempel — avspeglas detta mycket snart i verifikationstillväxten.
Den snabba ökningen i tillväxttakten medför att möjligheten av en eventuell utgallring av verifikationerna måste övervägas; detta i synnerhet som de i sin nuvarande utformning ej utan vidare är lämpade för mikrofilmning med den filmteknik som erbjuds i dag. (Jfr sid. 51).
För bedömning av frågan kan det vara av intresse att se vilka bestämmelser som finns beträffande verifikationerna inom andra områ- den. Bland de handlingstyper som föreslås till utgallring i de år 1953 utfärdade gallringsbestämmelserna för vissa statsmyndigheter, den s.k. ”allmänna gallringskungörelsen”, återfinns icke räkenskapsverifika- tionerna. Generellt gällde tidigare att räkenskapsverifikationerna skall bevaras för framtiden hos centrala och lokala statliga myndigheter. Under senare årtionden har emellertid verifikationerna hos statliga myndigheter i allt större utsträckning fått vidkännas gallring, t. ex. länsstyrelsernas kassaverifikationer efter 10 år. I de år 1958 av riksarkivet utfärdade råden och anvisningarna om gallring i kommunernas arkiv har rekommen- derats en utgallring av verifikationerna under vissa förutsättningar.
I det första förslaget rörande gallring i kommunernas arkiv, som utarbetades redan år 1952, föreslogs verifikationerna till utgallring med 10 års frist. Med hänsyn till att det i kommunernas verifikationer ännu vid denna tid ofta ingick avlöningslistor, åtkomsthandlingar å fast egendom, donationshandlingar, handlingar rörande nyttjanderätt och servitut samt anskaffning och försäljning av egendom, ansåg man sig ej kunna rekommendera en retroaktiv gallring. I den version som fastställ- des år 1958 hade vissa tillägg införts (SFS 1958:630). Man angav sålunda som en möjlighet att inbinda verifikationer rörande kapitalutgifter och
kapitalinkomster i en serie för sig, skilda från verifikationer rörande driftsutgifter och driftsinkomster. Vid ett sådant förfaringssätt skulle man från en gallring kunna undantaga de relativt sett viktigare men ganska få kapitalverifikationerna. Vidare skulle en årgång vart tionde år undantagas från gallring. I en anmärkning framhölls det vara lämpligt att från tider, då en mera genomgripande omdaning av kommunen i socialt, ekonomiskt eller annat hänseende ägt rum, bevara verifikationerna i större omfattning än var tionde årgång.
De preliminära förslag till gallring i samtliga landstingskommuners arkiv som vi utarbetade 1965 följer i stort sett riksarkivets anvisningar om gallring i kommunernas arkiv. Beträffande utgallring av räkenskaps- verifikationer föreslogs en tioårig gallringsfrist under förutsättning att personalredovisning är ordnad och att bland verifikationerna ej ingår donations-, åtkomst—, nyttjanderätts- eller servitutshandlingar samt att redovisning av anskaffning och avyttring av fastigheter m.m. sker i liggare. I föregående avsnitt har påpekats vikten av att personalen matrikelförts på ett så betryggande sätt att man ej behöver gå tillbaka till räkenskapsverifikationerna. Handlingar rörande åtkomst och försäljning av fastigheter förvaras numera i regel för sig. Ett lämpligt sätt är att härvid förvara dem i dossiéer ordnade efter fastighetsbeteckning. Uppgif- ter om till- och ombyggnader av fastigheter bör kunna inhämtas av byggnadsavdelningarnas handlingar.
Eftersom man tidigare vid några landstingskanslier uppdelat verifika- tionerna i två serier, en för kapitalverifikationer och en för driftsverifika- tioner, finns det anledning att beröra denna möjlighet. I Stockholms läns landstingskansli tillämpades en dylik uppdelning under åren 1959—1963 men har numera frångåtts. Även i Södermanlands läns landstingskansli har man tidigare tillämpat detta förfaringssätt. Där fanns således en serie verifikationer för nyanläggningar och nyanskaffningar samt en serie driftsverifikationer. Då man ur revisionssynpunkt velat undvika olika nummerserier, hade verifikationerna numrerats i en gemensam nummer— serie. Utbetalningarna skedde endast en gång varje vecka, varvid fakturor tillhörande kapitalbudgeten samlades ihop i grupper. I driftbudgetverifi- kationerna skedde en hänvisning till de verifikationsnummer vilka ingick i kapitalbudgetserien. Gränsdragningen mellan de olika typerna av verifika- tioner ansågs inte svår att göra. Tillämpningen medförde inte heller några svårigheter. I förhållande till driftsbudgetens verifikationer var det endast få verifikationer som tillhörde kapitalbudgeten. För år 1956 omfattari detta kansli driftsverifikationerna 22 volymer, medan kapitalverifika- tionerna blott omfattar 1 volym samt avlöningslistorna l volym.
Utredningen har vid besök i olika landstingskanslier fört denna fråga på tal. Även om en uppdelning ej har ansetts svår att göra, har den ej bedömts medföra någon större fördel. Ur revisionssynpunkt har en gemensam serie ansetts fördelaktig. Vidare har framhållits att byggnads- kommittéernas och förvaltningsutskottens protokoll och handlingar gett fullt tillräckliga upplysningar, varför kapitalbudgetens verifikationer ej har speciellt stort värde.
Å andra sidan må framhållas att man från och med 1970 i Värmlands
läns landsting företagit en uppdelning på följande sätt. Verifikationerna till driftsbudgeten samlas för sig dels i landstingen och dels hos de organ som har egen räkenskapsföring. Verifikationerna till kapitalbudgeten för hela landstingsområdet — även för inrättningarna — samlas i en gemensam serie i landstingskansliet. Verifikationerna för landstingets ekonomi— avdelning uppgick för år 1970 till 33 hyllmeter, under det att verifika- tionerna till hela landstingsområdets kapitalbudget uppgick endast till två hyllmeter. Uppdelningen har gjorts i enlighet med förslaget i vår PM från år 1965. Detta med tanke på att möjliggöra en framtida gallring av driftsverifikationerna med bibehållande av kapitalverifikationerna.
Även om denna fråga ur förvaltningens synpunkt kan bedömas på olika sätt, anser vi att en uppdelning är att rekommendera med hänsyn till framtida forskning, då en uppdelning skulle medge att de föga skrym- mande kapitalverifikationerna kan bevaras.
Om verifikationerna under vissa förutsättningar skulle kunna utgallras med tio års frist utan men för den egna förvaltningens arbete eller den enskildes rättssäkerhet, är detta icke utan vidare fallet med hänsyn till forskningen. Det torde vara möjligt att ge en fullt uttömmande skildring av de olika landstingens och landstingsorganens historia utan tillgång till verifikationsmaterialet. Förutom det rikt givande landstingstrycket har man ett förstklassigt källmaterial i protokollen med bilagor, korrespon- dens, verksamhetsberättelser, revisionsberättelsernas räkenskaps— sammandrag samt i räkenskapshandlingarna. Däremot är det icke helt uteslutet att en forskning syftande till att belysa andra förhållanden kan använda landstingens verifikationsmaterial som källa. Det kan gälla social- historia, ekonomisk geografi osv. Att med hänsyn härtill för all framtid bevara samtliga landstingsinrättningars samlade verifikationsbestånd i hela riket är dock helt ogörligt på grund av det enorma krav på utrymme dessa handlingar skulle kräva.
För att forskningens behov skall beaktas, föreslog vi 1965 att typår- gångar skulle bevaras för framtiden vart tionde år. I vårt delbetänkande rörande arkiv inom hälso- och sjukvård föreslogs att urvalet skulle ske på annat sätt. Typårgångar skulle utväljas i ett landstingsområde per år. Härigenom skulle man erhålla en fullständig verifikationsomgång i ett landstingsområde i riket för varje år. Eftersom detta system tillämpas för länsstyrelserna, skulle man genom att anknyta till den turordning som gäller för dessa kunna samtidigt bevara verifikationer för länsstyrelser och landsting. Härvid är dock att observera att länsstyrelsernas budgetår, som påbörjas och avslutas vid halvårsskiftet juni/juli, ej överensstämmer med landstingens kalenderårsvis bundna redovisning. Anknytningen till läns- styrelsernas turordning skulle även medföra en förlust: typårgångar för landsting och primärkommuner blir icke längre samtidigt bevarade, då man för primärkommunerna rekommenderar att typårgångar sparas vart tionde år.
Genom att undantaga typårgångar eller typexemplar från en gallring söker man numera tillmötesgå forskningens behov av källmaterial. Detta är ett trubbigt och ofta otillfredsställande system, eftersom man ej har glädje av uppgifter som endast finns att hämta ur verifikationer vart
tionde eller tjugonde år i de fall man vill följa utvecklingstrender under flera år. Endast som belysning och exemplifiering till uppgifter som i övrigt framgår av det bokföringsmaterial som sparas för varje år kan man ha användning av verifikationerna. Trots att vi är väl medvetna om det begränsade värdet av att endast bevara typårgångar, anser vi detta bättre än en total utgallring. En genomgång av verifikationsserier i olika lands- ting har dessutom styrkt oss i vår uppfattning att det vore svårt att motivera att man helt undantar verifikationerna från utgallring.
Att företaga en utgallring med retroaktiv verkan är alltid vanskligt. Inom landstingskanslierna har man infört fullständig personalredovisning relativt sent. I och med källskattereformens införande 1947 framtvangs större noggrannhet vid redovisning även av tillfällig arbetskraft. Men då det är svårt att i efterhand kontrollera hur konsekvent matrikelföringen varit, bör en retroaktiv gallring tillrådas endast i de fall avlöningskort eller avlöningslistor finns bevarade separat.
Vårt förslag från år 1965, som i stort sett endast innebar en tillämp- ning av vad som tidigare rekommenderats för primärkommunerna, sändes ut på förhandsremiss till landstingskanslierna. Det framkallade inga in- vändningar utom från tre håll. Landstingskansliet i Södermanlands län avrådde således från all retroaktiv gallring. Landstingskanslierna i Örebro och Västmanlands län avrådde från all utgallring av räkenskapsverifika- tionerna. Härvid åberopade man de synpunkter vi själva framfört beträf- fande forskningen. Samtliga dessa tre kanslier föreslog en mikrofilmning av verifikationerna.
Sammanfattning. Mot bakgrund av våra här redovisade ställnings- taganden och trots invändningar som rests från några håll föreslår vi i första hand att en uppdelning av verifikationsmaterialet skall ske i verifi- kationer till kapital- respektive driftsbudgeten. Kapitalbudgetverifi- kationerna skall härvid bevaras för framtiden. medan driftbudgetverifika- tionerna skall utgallras med 10 års frist. En typårgång skall, oavsett vilket alternativ som tillämpas i det enskilda landstinget, bevaras i riket för varje år enligt särskilt inrättad turordning mellan landstingen. I de fall en upp- delning av verifikationerna i kapital- och driftsverifikationerna ej sker, föreslår vi en utgallring med 10 års frist av hela materialet, bortsett från de typårgångar som skall bevaras.
En retroaktiv utgallring av verifikationerna bör förekomma endast efter noggranna undersökningar. Av utrymmesskäl finns ingen anledning attutgallra verifikationer längre tillbaka än 1950. Såsom ovan framhållits, mikrofilmas verifikationerna vid landstingskansliet i Malmöhus läns lands- ting (kapitel 4.5). Med de krav som uppställts av statens provningsanstalt på filmens hållbarhet och förvaring kommer verifikationernas innehåll härigenom att bevaras för framtiden, medan själva verifikationerna kan utgallras. För närvarande måste en frist om 10 år iakttagas, men enligt propositionen till ny bokföringslag kan länsstyrelsen tillåta att original- verifikationerna utgallras tidigare, om deras innehåll finns bevarat i mikrofilm. Som vi ovan framhållit, kommer det att vara till fördel att enskilda landsting använder sig av filmtekniken, varvid det filmade materialet kommer att utgöra en komplettering till andra landstings
typårgångar. Självfallet bör filmen bevaras för framtiden med hänsyn till forskningen, eftersom det inte finns någon anledning att utgallra mikrofilm av utrymmesskäl.
Allegat till verifikationer
Räkenskapshandlingar vilka används som arbetsmaterial eller är av till- fällig betydelse bör icke bevaras. I våra gallringsbestämmelser (sid. 13) har de sammanförts på följande sätt: medelsrekvisitioner, kontoutdrag, checktalonger och checkstammar, räkenskapshandlingar som endast tjänar bokförings- och kassakontroll. Till denna typ hör de vid ADB-bokföring vanliga listorna över månadens in- och utbetalningar som sänds ut till en förvaltnings olika avdelningar. Vi har här i vårt förslag från år 1965 föreslagit en utgallring sedan ansvarsfrihet för året beviljats. Detta skedde i anslutning till det ursprungliga förslaget till gallring i kommunernas arkiv. I den slutliga utformningen för kommunernas arkiv av år 1958 har fogats ett tillägg:” . . . då vid revision verifikationerna kontrollerats mot allegaterna.”
Därmed är vi inne på ett känsligt område med hänsyn till revisionens krav. Vi tror oss kunna konstatera att de faktiska arkivbildningsför- hållandena har förändrats sedan början av 1950-talet, då förarbetena till gallringsbestämmelserna för de kommunala arkiven ägde rum. Räken- skapsverifikationerna innehöll då ännu som regel uppgifter av så uttöm- mande karaktär, att de kunde styrka betalningstransaktionerna ifråga. Endast sällan förekom samlingsverifikationer. Numera har det däremot blivit alltmer vanligt att de firmor som sänder räkningar till landstingen ej närmare specificerar varorna på den räkning, som efter betalning kommer att ingå såsom utgiftsverifikation. I stället hänvisas ofta endast till följe— sedelns nummer. Utan tillgång till följesedel säger verifikationen således intet i dylika fall.
Härtill kommer att utbetalningar av samma slag ofta föres samman i en utsträckning som ej förekom tidigare. I den kortfattade texten i bok- föringslistan står kanske endast ett av många mottagande firmanamn, varvid alla andra mottagande firmor döljer sig bakom ett ”m. fl.”. När sålunda texten i bokföringslistan vid ADB-bokföring ej är så omfattande som vid tidigare manuella rutiner, måste man oftare än förut gå till verifikationerna.
Bilden kompliceras ytterligare av att revisionen arbetar på ett annat sätt än förut. Vid mindre förvaltningar var det tidigare möjligt att låta revisionen omfatta en fullständig siffergranskning, varvid verifikationerna kontrollerades mot samtliga allegat. Numera är det alltmer vanligt att denna siffergranskning utförs enbart av förvaltningens egen kamerala per- sonal i samband med attestering och utbetalning. Utöver sakrevision ut- förs endast stickprovsgranskning. Detta innebär, att om det skulle anses påkallat att kontrollera räkenskapsverifikationer som ligger några år till- baka i tiden, räcker det ej att få tillgång enbart till verifikationerna -- även allegaten måste kunna företes, eftersom de ej granskats i samband med revision. I de fall verifikationerna lämnar bristfälliga uppgifter måste
således allegaten automatiskt anses ha karaktär av verifikationer, oavsett om de förvaras för sig eller bland verifikationerna. Därav följer också att starka skäl kan anföras för ståndpunkten att de bör bevaras lika länge som dessa, dvs. i tio år. Vid en föreslagen utgallring av allegat till verifikationerna måste således i det enskilda fallet hänsyn tagas till hur revisionen arbetar, om uppgifter i kassabok och verifikationer ger till- räckligt uttömmande upplysningar.
Sammanfattningsvis kan således konstateras att de allegat vilka utgör ett nödvändigt komplement till räkenskapsverifikationerna och som regel även häftats vid verifikationerna, ej kan utgallras tidigare än verifika- tionerna ifråga. Fristående allegat, t. ex. av typ packnotor eller följe- sedlar, kan däremot utgallras, sedan ansvarsfrihet har beviljats.
Det nya ersättningssystemet för läkarvård i allmän regi med en enhetstaxa, den s.k. 7-kronorsreformen, innebär en nyhet bl. a. i det avseendet att sjukvårdshuvudmannen i efterhand erhåller ersättning från försäkringskassan. Tidigare hade patienten erlagt hela vårdavgiften till sjukvårdsinrättningen och därefter erhållit en viss del i ersättning från försäkringskassan.
Huvudmannens debitering grundas på kopior av de kvitton som patienten erhållit vid erläggandet av vårdavgiften. Inom de olika redovis- ningsenheterna sammanställs de uppgifter som behövs för huvudmannens räkning till försäkringskassan. Kvittokopiorna medföljer inte räkningarna till försäkringskassan utan stannar kvar hos huvudmannen. Allmänna försäkringskassan har rätt att företa stickprovskontroller i det material varpå huvudmannens debitering grundas.
På grund av materialets omfattning har en utgallring av debiterings- underlaget med kort frist ansetts önskvärd. I förslaget till riktlinjer för genomförandet av det nya ersättningssystemet 1969—10-14 föreslogs en fortlöpande utgallring kvartalsvis med två års frist. Riksförsäkringsverket har sedermera godtagit detta förslag, som även vi ansluter oss till.
En sammanställning över utgallringsbara handlingar kan lämpligen göras i en gallringsplan. I bilaga 2 lämnas exempel på en gallringsplan för ett landstingskanslis arkiv avseende i första hand handlingar rörande personalredovisning och räkenskapsväsende.
5.3.4 Arkivbildning vid ADB
Som framgår av de närmast föregående avsnitten av detta kapitel anser vi att utdatamaterial vid ADB-rutiner i form av utskrift på papperi gallringshänseende i princip bör behandlas som motsvarande handlingar vid konventionell arkivbildning. Bedömningen av handlingarnas innehåll påverkas ej av om behandlingen av data skett på elektronisk väg eller inte.
Indatamaterial i form av stansunderlag, hålkort och hålremsor utgör som regel arbetsmaterial av tillfällig karaktär som bör utgallras, när handlingarna ej längre behövs för förvaltningen. (Om utgallring av dataupptagning i form av hålkort rörande personuppgifter gäller särskilda bestämmelser. se ovan sid. 44). Dylikt arbetsmaterial utgör enligt riksarkivets anvisningar till allmänna arkivstadgan ur formell synpunkt
inte arkivhandlingar och kan således utmönstras utan några vidare formaliteter: ”Till arkivhandlingar räknas icke anteckningar och med- delanden av endast tillfällig betydelse samt sådana utkast, kladdar och liknande arbetspapper, vilkas betydelse upphör i och med upprättande av slutligt koncept eller fullbordat arbete” (SFS 19682473, 3 & C).
1974 års kungörelse om utgallring ur upptagning för automatisk databehandling (SFS l974:648) avser statliga civila myndigheter. Denna författning kan i stort ses som ett komplement till den s. k. allmänna gallringskungörelsen vilken reglerar utgallring av handlingar av rutin- mässig beskaffenhet. Dess Q 2 föreskriver att uppgifter i ADB-upptagning rörande fortlöpande kontroll och redovisning vid personaladministration, förrådsförvaltning, upphandling eller medelsredovisning skall utgallras under förutsättning att uppgiften finns i handling hos myndigheten och att upptagningen ej behövs för myndighetens verksamhet eller för revision. Enligt dess 5 3 skall upptagningar som består av sammanställ- l ningar eller bearbetningar av andra uppgifter utgallras, om dessa andra uppgifter finns i obearbetad form i andra upptagningar som myndigheter * förfogar över. Gallringsfristen bestäms av myndigheten. Riksarkivet får bestämma att utgallring ej får ske med hänsyn till forskning eller annat viktigt ändamål. Riksarkivet skall utfärda närmare föreskrifter för tillämpningen av kungörelsen.
En utgallring i den omfattning som här föreskrives för statliga myndigheter torde i stort redan tillämpas enligt praxis i landstingen. Vi anser att kungörelsen i sin utformning bör kunna vara vägledande även för landstingen, ehuru den är avsedd för statliga myndigheter. Landstings- myndighet bör om möjligt även efterkomma anvisningar från riksarkivet om att från utgallring undantaga material med hänsyn till forskning eller annat viktigt ändamål. Respektive landstingsorgans arkivfunktion har särskilt ansvar för att bevaka forskningens krav. Eftersom gallringsbe- stämmelser i huvuddrag bör vara likartade inom all offentlig förvaltning, har vi ansett att en hänvisning till denna statliga författning för närvarande bör vara tillfyllest i avvaktan på att riksarkivets föreskrifter utfärdas. Dessa bör i tillämpliga delar kunna tjäna som anvisningar för landstingskommunerna.
Stora delar av den ADB-lagrade informationen hos landstingen utgöres av handlingar som kan utgallras — och redan i praxis utgallras i enlighet med dessa bestämmelser. En total översyn av de ADB—system som tillämpas inom landstingen vore dock önskvärd. Vi anser att en dylik översyn ej bör ha karaktär av en engångsåtgärd utan vara en fortlöpande funktion som lämpligen kan handhas av den särskilda arbetsgrupp med speciella uppgifter för landstingens arkiv som vi föreslår skall inrättas (se nedan sid. 127).
Även om stora delar av den ADB-lagrade informationen kan utgallras med stöd av en generellt hållen gallringsbestämmelse, är det av stor vikt att upptagningar som kan bearbetas vidare av forskningen — det må gälla medicin eller samhällsvetenskap —bevaras på elektromagnetiska data- bärare.
5.4 Byggnadsavdelningar
5.4.1 Arkivbildning
Arbetet med projektering, uppförande och förvaltning av fastigheter står under ledning av byggnadsavdelningar vilka är knutna till landstings- kanslierna.
Kring en byggnation bildas en mängd ritningar och handlingar alltifrån de första skisserna och utkasten med preliminära utredningar och under- lag till grund för fattandet av principbeslut för uppförandet av nya pro- jekt. Det viktigaste materialet från detta förberedelsearbete liksom i övrigt alla viktigare handlingar rörande byggnadsverksamheten förs upp till de centrala byggnadskommittéerna och kommer därmed att bevaras.
Under projekteringsskedet upprättas förslagsritningar, utredningar och andra handlingar. Dessa ligger till grund för de slutliga anbuds- eller kon- traktsritningar som ingår i entreprenadkontrakten. Kontrakten bildar det underlag som reglerar avtalet mellan byggherren och de konsultföretag som utför byggnationen. Endast sällan utför landstingen byggnadsprojekt helt i egen regi. Konsultföretag anlitas i stor utsträckning från planerings- stadiet till utförandet.
Själva utförandet av ett byggnadsprojekt kräver mängder av arbetsn't- ningar. Utrustningen av fastigheten med elektriska och VVS-installa- tioner förutsätter sina särskilda ritningar och handlingar. Vid ett sjukhus- bygge tillkommer oftast en mängd utrustningsdetaljer såsom lokaltelefon, rörpost, transportanläggningar, rörledningar för syrgas- och sugledningar samt andra ledningar för centralt placerad narkosapparatur.
Hur väl planerat ett bygge än är, uppstår i regel under själva uppföran- det avvikelser från den ursprungligen kontrakterade utformningen, ofta beroende på den snabba tekniska utvecklingen. Detta resulterar i protokollförda ändringsbeslut, underhandskorrespondens samt nya rit- ningar (relationsritningar) där ändringarna införs. Det är ofta stora skillnader mellan de ursprungliga kontraktsritningama och de relations- ritningar som redovisar den slutliga utformningen.
För att kontrollera att uppförandet sker i enlighet med vad som av- talats i kontraktet sker fortlöpande protokollförda besiktningar under ett bygges gång. Förbesiktning kan äga rum av konstruktionsdetaljer som kommer att döljas. När ett bygge är fullföljt, utförs en Slutbesiktning. Efter en garantitid om i regel två år utförs en garantibesiktning. Skulle ej alla detaljer godkännas vid denna, kan det bli aktuellt med en efterbe- siktning, varefter det slutliga godkännandet sker.
Arkivbildningen kring ett byggnadsprojekt sker som regel ej enbart inom byggnadsavdelningen. Alla handlingar rörande inköp av inventarier m.m. finns på inköpsavdelningen; den ekonomiska sidan av byggnads- verksamheten avsätter naturligtvis handlingar i bokföringsserierna.
Med hänsyn till att den ekonomiska redovisningen kan följas i räken- skapsmaterialet skall t. ex. de dupletter av räkenskapsverifikationer som ofta förekommer på byggnadsavdelningar utgallras, men först sedan bygg- nadsprojektet är slutredovisat och reviderat. Dessa kopior är nämligen i
regel ordnade efter byggnadsobjekt och utgör ett viktigt arbetsmaterial som underlättar siffergranskning och kontroll. Att återfinna samma handlingar i landstingskansliets i nummerföljd ordnade verifikations- bestånd är mycket tidskrävande.
När en fastighet väl är tagen i bruk, bildas fortlöpande korrespondens rörande dess underhåll och drift. Kompletta ritningsomgångar bör finnas tillhanda inte bara centralt på byggnadsavdelningarna utan även hos maskinmästaren eller hos den som svarar för fastighetens löpande tillsyn.
5.4.2 Byggnadshandlingars och ritningars värde ur praktisk synpunkt
De första ritningsförslagen och skisserna samt skrivelser rörande ett bygg- nadsprojekts tillblivelse har inte något värde ur praktisk synpunkt, sedan kontraktshandlingarna fastställts:
Entreprenadkontrakt med ritningar, vilka senare numera ofta ingår i kontrakten förminskade till A 4- eller A 3-format, har juridisk betydelse alltifrån kontraktet slutits fram till dess garantitiden utlöpt och projektet fått sitt slutliga godkännande. Genom att fortlöpande förändringar utförs under ett bygges gång, kommer entreprenadkontrakt med tillhörande ritningar efterhand att bli inaktuella till vissa delar, varför de inte har något större intresse, sedan garantitiden — i förekommande fall även tiden för efterbesiktning — utlöpt. Ej heller har den rutinkorrespondens som byggnadsavdelningen fört under byggets utförande något intresse för en längre tid. De relationsritningar som utförs över de fortlöpande ändring- arna kommer slutligen att utgöra det ritningsbestånd som visar bygg- naden i dess slutliga skick. Det är därför av vikt att man i samband med en fastighets färdigställande går igenom ritningsbeståndet och överför relationsritningarna till ett arkivbeständigt material. (Här kan dock kon- stateras att smärre ändringar ej alltid dokumenteras i form av relationsrit- ningar. I sådana fall överensstämmer ej ritningsmaterialet med det fak- tiska utförandet.)
Så länge en byggnad är i bruk är relationsritningarna ständigt aktuella. Originalen till dessa ritningar bör förvaras skyddade i ritningsarkiv. Allt arbete i samband med ändringar bör utföras på kopior. Däremot förlorar korrespondens och handlingar rörande driften och underhållet efter hand sitt intresse.
När en fastighet rivits eller försålts, har ritningsmaterialet inget intresse ur rent praktisk synpunkt för landstinget.
5.4.3 Gallringsförslag
Att endast ta hänsyn till praktiska synpunkter vid bedömningen av det ritningsmaterial som bildas inom en byggnadsavdelning innebär en alltför snäv bedömningsgrund. En hel del av ritningsmaterialet är av värde för forskningen. Men samtidigt kan man inte bortse från det förhållandet att byggnadsavdelningarna innehåller ett handlings— och ritningsmaterial som både är stort och till övervägande delen innehåller arbetsritningar i form av kopior samt ritningar av tillfälligt värde. Allt kan inte sparas. Ett urval måste ske.
Det gallringsförslag som här framläggs ansluter sig i stort till gallrings- bestämmelser som utfärdades vid slutet av 1960-talet för Kungliga byggnadsstyrelsen (riksarkivets gallringsbeslut nr 125 den 2 april 1965 och nr 221 den 3 december 1968). '
Handlingar och ritningar tillhörande projekteringsstadiet bör sparas. Detta gäller även ritningar som i huvuddrag utvisar icke utförda projekt liksom prisbelönade och inköpta förslag vid arkitekttävlingar. Man bör kunna tillmötesgå önskemål om att i en framtid kunna utreda hur beslut fattades om t. ex. våra stora sjukhusbyggen och hur de ursprungligen var avsedda att utformas. Handlingar från projekteringsstadiet bör dock utrensas från rutinkorrespondens och andra handlingar av mindre betydelse, så att endast det viktigaste materialet återstår. Det kan inte heller anses motiverat att i detalj bevara utkast, arbetsritningar och relationsritningar vilka sedermera reviderats.
Av de ritningar och handlingar som ligger till grund för det slutliga entreprenadkontraktet bör en omgång av huvudritningar (arkitektrit- ningar), teknisk beskrivning och grundundersökningshandlingar sparas. Under förutsättning att så sker, kan entreprenadkontrakt utgallras. De är skrymmande handlingar, vilka ganska snart förlorar sitt intresse, efter- som många av deras detaljer utförts i annan form. Vi anser en gallrings— frist om 10 år sedan garantitiden utlöpt vara lämplig.
Eftersom de tekniska beskrivningarna till arkitektens och konstruk- törens ritningar avser kontraktsritningar och ej de slutliga relationsrit- ningarna, bör ändringsprotokollen bevaras. Däremot kan de olika slagen av besiktningsprotokoll utgallras med 10 års frist.
En fullständig ritningsomgång av de slutliga relationsritningarna bör förvaras på arkivbeständigt material, även om arkitekten förvarar ritnings- originalen hos sig. Såsom tidigare påpekats, utförs mycket arbete av kon- sultfirmor av olika slag. Detta har medfört att arkivbildningen och arkiv- förvaringen äger rum utanför landstingskansliet och utom dess kontroll. Det har framförallt tidigare inte sällan förekommit att landstingen saknat fullständiga ritningsomgångar och i stället litat på de arkitektfirmor som en gång anlitades vid uppförandet. Detta måste betraktas som klart otillfredsställande. När det blir aktuellt med en tillbyggnad eller när en ritning behövs för något annat ändamål, kan det ibland vara svårt att få fram den. I synnerhet gäller detta, när en arkitektfirma upphört med sin verksamhet. Landstingen måste därför själva förvara sina ritningsoriginal eller kopior på arkivbeständigt material.
Den korrespondens som bildas rörande en fastighets underhåll och drift förlorar efter hand sin aktualitet och bör därför successivt utgallras. En femtonårig frist föreslås. För varje fastighet bör finnas en dossié, vars innehåll bör utgallras successivt allteftersom den blir inaktuell.
Enligt gällande byggnadsstadga är landstingen befriade från skyldig- heten att ansöka om byggnadslov hos de (primär-) kommunala byggnads- nämnderna (SFS 1959:616, 54 & 2, mom, andra stycket). Innan en bygg- nad påbörjas för ett landstings räkning skall hos byggnadsnämnden dock göras en anmälan åtföljd av situationsplan ”samt av ritningar och beskriv- ningar i den omfattning som erfordras för att bedöma företagets lämplig- het” (66 å).
Ett begränsat material skall sålunda finnas hos byggnadsnämnderna. Dä författningstexten ej klart anger omfattningen av detta material och denna oklarhet uppenbarligen bidragit till att ritningsmaterialet över landstingens fastigheter ej sällan är ofullständigt i byggnadsnämnderna, anser vi att man inom landstingen ej skall vara beroende av detta ojämnt utformade material.
När en fastighet rivits eller försålts, bör därför i landstingets arkiv för framtiden sparas ritningsmaterial i en omfattning som motsvarar det väsentliga av det ritningsmaterial som för enskilda fastigheter skall finnas i byggnadsnämndernas arkiv: huvudritningar, situationsplan'er, tomtrit- ningar, markundersökningar. Pålningsprotokoll samt ritningar rörande in- kommande serviceledningar för t. ex. vatten, avlopp och el är av intresse ur praktisk synpunkt även sedan en fastighet rivits. Dessutom bör, såsom tidigare anförts, väsentliga delar av projekthandlingar och ritningsför- slag— även till icke utförda projekt — samt tekniska beskrivningar till arkitekt- och konstruktionsritningar sparas liksom även de ändringsproto- koll som redovisar vilka ändringar som beslutats av de ursprungliga rit— ningarna.
Ritningsbeståndet bör således kunna tunnas ut i samband med att en byggnad rivs. Detaljritningar samt ritningar rörande inre el, VVS och ventilationsanläggningar m.m. kan utgallras. Avyttras en fastighet, bör givetvis detta senare material samt den aktuella korrespondensen rörande dess underhåll överlämnas till den nye ägaren.
5.4.4 Mikrofilmning
Såsom beskrivits i kapitel 4.5 har Sprizs arbetsgrupp för mikrofilmning undersökt möjligheterna av att mikrofilma landstingens byggnadsrit— ningar, i första hand kontraktsritningar och relationsritningar. En för- utsättning för mikrofilmningen är att ett välordnat registreringssystem för återsökning tillämpas. Höga krav måste också ställas på filmens arkivbeständighet enligt fordringar som statens provningsanstalt upp— ställt. Särskilda krav måste också ställas på förvaringen av filmerna (brandsäkerhet, temperatur, luftfuktighet).
Vi delar arbetsgruppens uppfattning om lämpligheten ur ekonomiska och praktiska synpunkter att filma kontrakts- och relationsritningar under ovan nämnda förutsättningar. Vi föreslår att det filmade materialet utgallras, sedan filmens kvalitet kontrollerats. Mikrofilmning kan i första hand rekommenderas för nytillkomna ritningar där hänsyn tagits till den kommande filmningen redan vid ritningarnas upprättande. En filmning av äldre material kan ej utan vidare rekommenderas.
5.5 Övrig verksamhet
5.5.1 Kulturstipendier
Under senare år har kulturstipendier börjat utdelas inom flera landsting till inom landstingsområdet verksamma kulturarbetare av skilda Slag. Kulturstipendienämndernas protokoll bör bevaras. Av dessa framgår vilka principer som gäller för verksamheten och hur de tillämpas. Beslutsunder- laget innehåller ofta detaljerade levnadsbeskrivningar över de sökande. De utgör härigenom ett viktigt biografiskt material rörande många inom ett landstingsområde verksamma kulturarbetare. Ansökningshandlingarna bör därför bevaras. Totalt kan denna arkivbildning röra sig om några enstaka volymer per decennium och landsting.
5.5.2 Personalutbila'ning
Landstingen bedriver en omfattande fortbildning av sina anställda iform av kurser och konferenser. I regel administreras denna verksamhet från landstingskanslierna. Arkivalier för varje kurs bör samlas i en och samma akt. I denna kan samlas uppgifter om lärare samt förteckning över elever med uppgift om vilka som fullföljt kursen i fråga. Dessa handlingar bör bevaras liksom kursprogram och kurskompendier. Ett representativt material bör bevaras rörande varje given kurs. På sikt kan en utgallring av vissa delar bli aktuell, men med hänsyn till att denna verksamhet är relativt ny, anser vi att det kan vara lämpligt att bevara en relativt fyllig information från uppbyggnadsskedet.
5.5.3 Organisationsavdelningar
Organisationsavdelningarna vid landstingskanslierna arbetar i regel projektvis varvid arbetsuppgifterna redovisas i form av skriftlig doku- mentation. Alla handlingar tillhörande samma projekt bör åsättas ett och samma diarienummer. Härigenom hålls all dokumentation rörande projektet samlad. Slutrapporten inges till den nämnd eller det organ som beställt utredningen. I de fall en organisationsavdelning utför uppgifter för skilda nämnder eller organ inom ett landsting blir således dokumenta- tionen utspridd. Med hänsyn härtill bör ett arkivexemplar bevaras centralt i löpnummerföljd av varje utredning liksom register över utförda projekt. Allt arbetsmaterial bör utgallras efter hand. Det bör dock förvaras på avdelningen och ej betraktas som arkivmaterial. Stora delar av arbetsmaterialet kan i regel utrensas så snart en undersökning är slutredovisad. Gallringsfristen måste emellertid bedömas från fall till fall eftersom primärdata i vissa fall kan tänkas vara av värde för kommande utredningar, dock sällan mer än fem till tio år.
5.5.4 Regionplaneavdelningar
Vid några landstingskanslier förekommer regionplaneavdelningar. Sedan
länsstyrelsernas planeringssektioner inrättats med uppgift att svara för planeringsarbetet i stort, har landstingskansliernas regionplaneavdelningar kommit att syssla med mer målinriktade projekt avseende t. ex. lokalise- ring och dimensionering av landstingens olika institutioner.
Redovisningen av varje projekt bör bevaras, även ide fall det utförts på uppdrag av andra huvudmän, t. ex. kommuner inom regionen. Utred— ningar rörande alternativa och icke utförda projekt bör även bevaras. Arbetsmaterial, kladdar, rutinkorrespondens bör utrensas i samband med slutredovisning av varje projekt. Vid denna utrensning bör dock viss försiktighet iakttagas med hänsyn till att insamlat statistiskt material, litteratur och kartmaterial kan användas vid kommande utredningar eller forskning. Trycksaker bör i princip utbrytas och tillföras avdelningens handbibliotek. Givetvis bör arkivlokalerna inte belastas med förlags- exemplar av utredningar eller inaktuell litteratur inom verksamhets- området.
Eventuellt förekommande register över utförda projekt bör sparas. Register över kartor bör bevaras. Oavsett kartorna förvaras efter projekt eller topografiskt för landstingsområdet, bör register upprättas med dessa två ingångsmöjligheter.
Arkivbildningen inom regionplaneavdelningarna är, om arbets- materialet nedbantas, av ganska liten omfattning. Med hänsyn till att varje utredning i princip är unik bör detta material ha ett värde för belysningen av verksamheten inom landstingsområdet.
6. Undervisnings- och bildningsverksamhet
6.1. Allmänt
Enligt 1862 års landstingsförordning hörde även undervisning till de verksamhetsgrenar som tillkom landstingen, så vitt de ej tillhörde ”offentlig myndighets ämbetsåtgärd”. För den elementära undervis- ningen hade folkskolorna tillkommit med Skolråd som styrelse och för den högre undervisningen fanns de statliga läroverken. Det föll sig därför naturligt för landstingen att ägna sitt intresse åt folkhögskolorna efter idé från Danmark med tonvikten lagd på allmän medborgerlig bildning utan speciell inriktning på vissa yrken.
Men landstingen åtog sig även ansvaret för mer yrkesinriktade skolor. I 1800-talets agrara samhälle var det naturligt att härvid lantmannaskolor och lanthushållsskolor kom i första hand. Den differentiering av närings- livet som sedermera präglat vårt samhälle har landstingen följt upp genom att successivt bygga ut yrkesskoleväsendet i vidaste bemärkelse. Att man härvid ägnat stort intresse åt en utbyggnad av vårdyrkesskolor har varit en tvingande nödvändighet för att kunna rekrytera lämplig arbetskraft inom den starkt expansiva sjukvårds- och socialvårdssektorn. Vårdyrkes- skolorna är fortfarande en landstingskommunal angelägenhet, även sedan yrkesskolorna i övrigt uppgått i det primärkommunala skolväsendet.
Utbildning av småskollärarinnor bedrevs tidigare som regel i lands- tingens regi, men verksamheten började förstatligas redan på 1920-talet. Genom riksdagsbeslut år 1931 blev alla småskoleseminarier förstat- ligade. Det finns därför ingen anledning att närmare beröra dessa under- visningsanstalters arkiv i detta sammanhang.
En övergångsform mellan undervisning och sjukvård utgör undervis- ning, vård och omsorger som landstingskommunerna skall bereda psykiskt utvecklingshämmade (behandlas i kapitel 7).
I samband med den nya gymnasieskolans införande fr. o. m. den I juli 1971 har av landstingen drivna skolformer uppgått i den nya gymnasie- skolan, antingen såsom tvååriga linjer eller såsom specialkurser. Gymnasieskola för vilken landstingskommun är huvudman kan omfatta tvååriga jordbruks—, skogsbruks— och vårdlinjer samt Specialkurser som avser utbildning för jordbruk, skogsbruk eller trädgårdsnäring, specialkurs som avser utbildning för hälso- och sjukvård, åldringsvård eller barn- och ungdomsvård. Den nya skolformen kan något förenklat sägas innebära att
de studieinriktningar inom den nya gymnasieskolan som motsvarar tidigare av landstingen drivna skolformer fortfarande har eller kan ha landstinget som huvudman. De centrala verkstadsskolorna har dock numera primärkommunen som huvudman.
Trots att således verksamheten inom många enskilda skolor är likartad före och efter gymnasieskolans införande, år det av vikt att man håller isär arkivbildningen för tiden före och efter gymnasieskolans införande. Alla arkivserier som tillhör den tidigare skolformen bör avslutas och förvaras för sig. I synnerhet är detta viktigt i de fall en skola bytt huvudman. Eftersom de flesta skolenheter ej har egna lokalstyrelser utan förvaltas från landstingskansli eller centralt placerad skolstyrelse, sker väsentliga delar av arkivbildningen vid landstingskanslier eller skolkontor. Då arkivbildningen rörande planering och administration i stort finns hos huvudmannen, bör även de delar av arkivbildningen som sker ute på skolan (t. ex. kollegieprotokoll, betygskataloger) anses tillhöra respektive huvudmans arkiv. Så länge handlingarna behövs på skolan, bör de finnas där. Efter hand bör de överföras till den tidigare huvudmannen för förvaring i centralarkiv.
6.2. Arkivbildning och gallring
Även om den undervisning som meddelas i de olika skolformerna är rikt differentierad, är arkivbildningen till stora delar likartad. Vissa handlings- typer återkommer i de flesta skolformer om än i olika utformning. Ehuru landstings- och primärkommuner svarar för stora delar av undervisnings— väsendet, utövar Kungl. Maj :t genom den statliga tillsynsmyndigheten en reglering som i många avseenden binder huvudmännen i detalj. I skollagen och olika skolstadgor berörs även arkivbildningen.
Enligt folkhögskolestadgan skall sålunda rektor vårda skolans arkiv (SFS l958:478). Vidare äliggger det honom att diarieförs viktigare skrivelser samt att förvara inkommande och utgående skrivelser, att ombesörja protokollföring vid styrelsens och lärarrådets sammanträden. föra dagbok över undervisningen, matriklar över elever och lärare samt över eleverna tilldelade omdömen. Av arkivbildningen iövrigt omnämnes i folkhögskolestadgan protokoll förda vid samarbetsnämnd, tjänstgörings- betyg över lärare, handlingar rörande den statliga studiehjälpen. årsredo— görelser, skolhälsokort samt räkenskapshandlingar. Ifolkhögskolestadgan redovisas de väsentligaste delarna av ett skolarkiv.
Motsvarande handlingstyper återfinner man inom landstingens övriga skolformer, även om arkivbildningen ej är författningsmässigr reglerad i lika hög grad eller ansvaret för arkivvården formellt är knutet till rektor. Indirekt måste rektor vara den för arkivvården ansvarige, eftersom han enligt skolstadgan skall förestå rektorsexpeditionen och ha tillsyn över lokaler och inventarier. Klassföreständare och huvudlärare svarar för förandet av klasskonferens- respektive ämneskonferensprotokoll. Elev- betygen har olika namn och utformning inom de olika skclformerna: betygskataloger, terminsbetyg, slutbetyg, avgångsbetyg och intyg.
Vid sidan om den för undervisningsanstalter vanliga arkivbildningen hade yrkesskolorna affärsbokföring rörande inköp och försäljning, reparationer, redovisningshandlingar för varuskatter m.m. Lärarna vid yrkesskolorna skulle föra anteckningar angående material, tids- och ar- betskontroll samt biträda rektor vid utförandet av kostnadsberäkningar.
Den här företagna genomgången av olika handlingstyper inom skol- väsendet är ej fullständig, men den ger en viss bild av omfattningen och arten av arkivbildningen inom skolväsendet. Härtill kommer arkivbild- ningen inom den del av skoladministrationen som numera oftast handhas av skolavdelningarna vid landstingskanslierna, såsom fastighetsförvaltning, personalredovisning, avlöningsuträkning och övrig bokföring, admini- strerandet av studiehjälp och ansökningar om statsbidrag m.m. För arkivbildningen rörande dessa verksamheter hänvisas till det avsnitt som avser landstingskanslierna i den mån de icke beröres i detta kapitel.
Handlingarna rörande studiehjälp är omfattande. Anvisningar om gallring i detta material, som till övervägande delen bildas inom primärkommunala skolor, kan väntas bli föreslagna av riksarkivet efter förarbete av kommunarkivgruppen.
Ärende rörande intagning av elever handläggs av intagningsnämnder. Intagningsnämndens protokoll med förteckning över antagna sökande och uppgift om totala antalet sökande bör bevaras. Övriga handlingar kan betraktas såsom arbetsmaterial och är av kortvarigt intresse.
Ansökningar om intagning bör ej belasta ett landstingskanslis eller en skolas huvuddiarium. Ansökningar bör registreras för sig. Diariekort och hjälpregister över sökande bör kunna utgallras med ett års frist. I den mån uppsökande kurativ verksamhet bedrivs bland icke antagna elever, kan gallringsfristen av praktiska skäl utsträckas ytterligare några år.
Ansökningshandlingar för antagna elever tillställs respektive skola, varför de ej kvarstannar i intagningsnämndernas arkiv. Ansökningshand- lingar för icke antagna elever kan ej återsändas till dessa redan i samband med meddelande att de ej intagits. De bör finnas tillgängliga vid ett eventuellt överklagande hos länsskolnämnd över den uteblivna intag- ningen. Ett återsändande kan bli aktuellt först när besvärstiden utlöpt. Portokostnader för att återsända icke antagna elevers ansökningshand- lingar kan för varje enskilt landsting uppgå till flera tusentals kronor, ett förhållande som talar för att ansökningshandlingarna ej återsänds utan i stället utgallras. Det kan här nämnas att kommunförbundet rekom- menderat sina medlemmar att behålla alla ansökningshandlingar. Vi anser att, om de av kostnadsskäl icke återsänds till icke antagna sökande, de bör utgallras tre månader efter det att beslut om intagning vunnit laga kraft. Härmed erhålls samma gallringsfrist som sedan länge gällt för icke antagnas ansökningshandlingar till tjänster inom statsförvaltningen. Om utrymme finns, kan praktiska skäl dock tala för att icke antagnas ansökningshandlingar behålls till nästa intagningstillfälle för att elever vid förnyad ansökan skall kunna använda sina tidigare insända handlingar. Handläggningsbesked till och från andra landstingskanslier rörande intagning bör likaledes utgallras med ett års frist.
De arkiv som bildats vid landstingens undervisningsanstalter utgör ofta
ett värdefullt källmaterial till belysning av ett viktigt skede i det svenska utbildningsväsendets historia. Särskilt folkhögskolorna, vilka ju ej är stöpta i samma form över hela riket utan tvärtom visar upp skilda profiler, har arkiv som kan vara unika. Genom att skolorna ofta är relativt små, är arkivbildningen inom de väsentliga arkivserierna ganska liten. Arkiven kan i regel utan svårighet inhysas inom skolan, där man i moderna annexbyggnader av sten kan skapa goda arkivrum. Vi anser att man bör gallra med varsam hand i dessa arkiv.
Även för uppbyggnadsskedet av yrkesskolverksamheten bör man iakttaga en viss återhållsamhet vid allringen. Men för de senaste decennierna, då landstingen var huvudmän för de moderna yrkesskolorna, finns ej samma anledning till en liberal bedömning. Utbildningen bedrivs numera med kurser av tämligen likartat slag i stor omfattning med av skolöverstyrelsen för hela riket fastställda läroplaner.
För skolarkivens ordnande och förtecknande hänvisas till den i bilaga 3 redovisade förteckningsplanen för undervisningsanstalters arkiv som utarbetats av riksarkivet efter hörande bl. a. av vår utredning. Förteck- ningsplanen är avsedd att kunna tillämpas för de utbildningsanstalter vilka står under central ledning av skolöverstyrelsen. I den följande genomgången rörande möjligheten till en utgallring i skolarkiven följs förteckningsplanens ordning.
I protokollen redovisas de flesta ärenden av vikt. Protokollen med bilagor bör bevaras. Såsom framhållits ovan (sid. 78), bör man tillse att bilagorna ej tyngs av handlingar som endast har tillfälligt intresse, såsom t. ex. blanketter rörande tjänstledighet, icke antagna sökandes ansök- ningshandlingar m. m. I skolarkiven bör naturligtvis styrelseprotokoll och kollegiets (lärarerådets) protokoll bevaras. Även ämneskonferensers och klasskonferensers protokoll bör sparas där sådana förekommer. De är i regel ej skrymmande och kan innehålla handlingar som belyser verksam- heten vid skolan, såsom val av kurslitteratur m. m. Yrkesrådens protokoll vid yrkesskolor bör bevaras, då de kan ge upplysning om utvecklingen inom skolornas verksamhetsområde. Likaså bör protokoll förda vid samarbetsnämnderna, vilka har att som rådgivande organ främja ett gott samarbete inom skolan, sparas.
Att brevdiarierna med sina ofta efter sak eller adressat ordnade register skall bevaras, behöver inte närmare motiveras. Däremot kan mycket väl vissa hjälpdiarier av kortvarig typ gallras, såsom attestliggare för räken— skaper, värdepostböcker eller diariet över allmänna studiebidrag.
Matriklar över elever och lärare skall bevaras liksom liggare över till eleverna utfärdade betyg och kopior av utfärdade tjänstgöringsbetyg för lärare. Ett exemplar av den tryckta eller stencilerade elevkatalogen bör utgöra arkivexemplar och förtecknas bland övriga liggare och register. Kataloger och accessionsliggare över skolbibliotek bör sparas, då de kan ge upplysningar av lärdomshistoriskt intresse. De under avdelningen ”liggare, register” redovisade handlingarna är i regel inte skrymmande. Många av dem innehåller ett koncentrat av viktiga uppgifter som gör det möjligt att utgallra ett mer omfattande underlags— och rapportmaterial vilket ligger till grund för matrikelföring och personalredovisning. Bland
handlingar av mer kortvarigt intresse kan nämnas inventarieförteckningar. De har i regel intet större värde för framtiden. De bör kunna gallras 10 år efter avskrivningsbeslut. Anmärkningsböcker, klassböcker, klassjournaler och dagböcker som ej är betygsjournaler har endast kortvarigt intresse.
Viktigare diarieförd korrespondens som inte är av tillfällig eller rutinmässig karaktär bör bevaras, under det att rutinkorrespondens bör utgallras med fem till tio års frist.
”Kommunarkivgruppen”, tillsatt av riksarkivet och svenska kommun- förbundet, väntas utarbeta förslag till gallring i undervisningsanstalters arkiv. l avvaktan härpå kan omfattande delar av skolarkiven utgallras med stöd av vårt förslag till gallringsbestämmelser för samtliga landstings- organs arkiv (ovan sid. 13). Det gäller framför allt de handlingar som legat till grund för matrikelföring av såväl lärare som elever samt underlags- material för avlöningsuträkning, räkenskapsverifikationer för senare tid, allegat till utgiftsverifikationer, inaktuella kontrakt, visst rapport- material i samband med upphandling och materialförvaltning samt andra handlingar av tillfällig betydelse. I riksarkivets förslag till gallring i kommunernas arkiv av år 1958 samt i gallringsbestämmelser för Stockholms stads skolor uppräknas en rad handlingstyper som ej har intresse för framtiden. De bör givetvis även utgallras i landstingsdrivna skolor: statsbidragsrekvisitioner och andra rekvisitioner, statistik, anmäl- ningar till examen, elevers frånvarointyg, anmärkningsböcker, inträdes- ansökningar med bilagor (under förutsättning att inskrivningsliggare finns), handlingar rörande elevers val av undervisningsämnen, arbetsord- ningar, handlingar rörande olycksfall i arbete, handlingar rörande uthyrning av lokaler, städningslistor m. rn.
I skolorna förvaras i regel ritningskopior och arbetsritningar rörande skolfastigheterna. Dessa ritningar är av aktuellt intresse, så länge fastigheterna är i bruk. För framtiden bör endast ritningsoriginal sparas. Alla ritningskopior över rivna fastigheter vilka finns i original i fastighetsavdelningen på landstingskansliet bör utgallras.
Till en arkivförtecknings avdelning för ”övriga handlingar” brukar man föra sådana arkivalier som ej i egentlig mening hör till arkivbildarens, i detta fallet skolans, arkiv, men som ändå har anknytning till skolan. Det kan röra sig om elev- och kamratföreningars samt föräldraföreningars handlingar liksom lärares och andra befattningshavares papper. Dessa brukar sällan vara av skrymmande natur, men de kan ofta fånga tidsandan och skolans atmosfär på ett sätt som kan komplettera de övriga handlingarna.
|'.'1": ". "".':" """"
" 't". "' '. .. 1|.|'.'.'.')"|| |i
'.. Fr -|. "-|| . . .
"E351':||'|'1'L||||1|'i|1"';4' War.. r.-. . |
|..||||'|'_|.' 1.3... .... _. ""|""i—"3'.|-|TG!=-'"'r |.| .|..
-'|'7tl'|l!"" | l'. '" |. '|.... .'|'.. |.' '. .4'ID'."'..|"|.r.-. I ”gul ll. . . ."-...
'.' "|'| m ||,.|'H.'_'1|:|. ,. ”V'Lft"""1"'||'l'
k'l""-I'X"'i'_ '='-"|'|" 'em. 534133; 1' |I ',lun'. .||] ' .. . . - . ".i'j'a... : . ...... '.'... ....- ..w..|. ""'t":.'""' Edman.. ." _.»| 'uiu.|'|.|',-|..|.»| ...,-.|_ . "=" :|' '|r"-'|'3I"'lf:W;'-l|'1="'- H (|'|'[.|.| Grunt |;|7 :|'|. -'"|"lw.' .. | " _ |". lättjan”)! JFK-| »|;—"l _ -a|||;i.l»_|-"|.'.»» ..'.'-.a... '. »
'" "'-""-'._F"'r'| " !.r'fl'r ..,)" '.nl.'L L.,-".'| '|'||. |"_ |.' .—|. .|4.-....' ,. '
'I'ä'"'llf'|"'|||- ..l'é'r .'r' g.1|'.i'|..-...,- || "' '|"" |'|3'l'5'15_ '._"|. 'I.- ..'| '|| .C't' . "" ".|'! '|_- -' .'u.|.'l.1,. ||.'"'f,||l. .'|..
.-
_| . .||-åf”, ""
:.!M'fw'rif "? ""'" ä'?"I'1|' 'L|||-..u"_ . ". |||||F:|l.5'tl:||r'.'| |.|"||.'|||.._ _.la'||"|'.|u:'_, .|' '—-| ||—'.|l_'»|.—. -|;- |.- . WE '_'-| Warm rr '. ." J|I.—'_.'i'|b"l'l!.|.3' '. '.' .m' ' |'|'. r.. |.' ||." | " '..bitln'lléf'r' |.-'I|r|l|||.|rf|'l'f»".. up|.._'l|||_...| - . ' ;f' me'..- ..1 . - "||iu'l' Fil-" —"'f"fl "|'
.'f'.:|.1rqy.-f..,-, Er.. .1'?" -_.|l|_| NJ_-3915" |.|! .|il_h5|||'_i||.'-Tl|"'f|1.'l..'.|"'l' J'|'r:. |_||| l' '
.'I'I' r;__1'1'l'F"lm'|||'-'.'— ' '1.|
»,.-.|.;!|"i' "".. | ”|. |.||."||' . ,_...,|
i. ..- ' "HE; F”w7|:"'irt'i.-r|i.'.'s ». ' dl .
|'|'—'|| _å.|. .1 'r1'I'1.||' ||' |t1' |'|f||l -|.-"* gr.-'n'». Jedi-iir. en..» . '- ..
;:f'håb—"ul n'... ”||' _.1.
" (;;er -'.'_|l.l'|'€f| .|'-| -.'"".|'ll" .'|". ... ', "il." .". '.1.'".'|'g=.|' . | .. r. '. .'.' 7 ' :|åttéi'ä'm'l' [kw—.”Klludnw'. |'|): 'ta-"' . ..'| :. .-
I””.l"
..'.'. "'=' "" '|' ";-"'|':.r".'"|' | ...'|T"" ...- |_i||'.f'*|||| ."". |' |.|;_|'|.i'"'
" '-" »'.i"..". '.'.L- _ låt"” i.. "i." "**-'_'." || l||| . || |-' . .| II:-|. .*Hf|'||;|||"":'_|." ._||||.|| ' | :'|""||'||-'-'I U.. | |||
. |.| '|'—JW ' H. "4! .. -| .|""|'|_|.-||'|' .|.|"5'"""'
. .|||_ _'| |"" _ ||| ||| ' ' "%" "." |'|| " ' |'|'|r'||
.. '5'||.. .
|'.-Ef. d|,l "få: ..""=...|'-';'-
., -.|. _|,|.|_||||.|._. |T-
| _||F'|.| || "|'.|.-||':.'n "i
7. Omsorger om psykiskt utvecklingsstörda
7.1. Lagstiftning och organisation
7.1.1. Lagstiftning
Verksamheten regleras från den 1 juli 1968 av lagen angående omsorger om vissa psykiskt utvecklingsstörda (SFS 19671940). Denna lag ersätter 1954 års lag om undervisning och vård av vissa psykiskt efterblivna (SFS 19541483). Tillämpningsföreskrifterna till 1954 års lag (SFS 1954:734) och 1955 års särskolereglemente (SFS 730) har båda ersatts av stadga angående omsorger om vissa psykiskt utvecklingsstörda (SFS 19681146).
Första paragrafen i omsorgslagen innehåller en definition av begreppet utvecklingsstörd: lagen avser dem ”som på grund av hämmad förstånds- utveckling för sin utbildning eller anpassning i samhället eller i övrigt behöver särskilda omsorger genom det allmänna”. Att märka är här att lagen icke omfattar alla utvecklingsstörda utan endast vissa, nämligen de som behöver särskilda omsorger.
Ledningen av landstingets verksamhet utövas av en omsorgsstyrelse. Vid denna skall finnas befattningar som särskolechef, vårdchef och överläkare. Vid sidan härav finns förutom vård- och lärarpersonal ett stort antal specialister såsom psykologer, kuratorer, arbetsterapeuter och fritidsledare.
Omsorgsstyrelsen har ganska vittgående uppgifter. Den skall allmänt verka för att psykiskt utvecklingsstörda inom landstingskommunen beredes de omsorger de behöver och skall även planlägga, samordna och utveckla omsorgerna på ett tillfredsställande sätt. Omsorgsstyrelsen skall vidare svara för en uppspårande verksamhet, så att de utvecklingsstörda som äri behov härav får adekvata omsorger.
Vårdchef och särskolechef skall föra en särskild förteckning över de utvecklingsstörda som får eller har fått omsorger enligt lagen. I praxis upptas för övrigt i denna förteckning även de som i den aktuella situationen icke är i behov av särskilda omsorger men där man kan vänta sig att de eventuellt senare kan komma att bli i behov av särskilda Stödjande åtgärder.
Utöver omsorgsstyrelsen finns en till styrelsen hörande beslutsnämnd, vars ordförande är lagfaren. Denna nämnd behandlar vissa kvalificerade
eller kontroversiella in- och utskrivningsärenden, försöksutskrivning, frågor om s. k. frigång rn. m.
Enligt lagen är landstingen skyldiga att upprätta en plan för verksam- heten. I denna upptas de skolor och olika institutioner som landstinget har eller avser att inrätta. Planen godkännes för högst fem år i sänder av skolöverstyrelsen respektive socialstyrelsen.
Landstingens egna institutioner kallas kommunala plananstalter och de privatägda, som är kontraktsbunda med respektive landsting, kallas enskilda plananstalter. Härutöver finns vissa institutioner som är privat- ägda, men som drivs utan särskilda generella avtal med landstingen. Dessa kallas riksanstalter.
7.1.2. Organisation och verksamhetsformer
Lagen skiljer mellan undervisning, vård och verksamhet i anslutning härtill samt åtgärder med avseende på bostadsförhållanden.
Undervisning meddelas i särskola, som omfattar förskola, skola för grundundervisning, träningsskola och yrkesskola. För den som kan gå i särskola, men har svårt att anpassa sig till verksamheten iskolan eller för vilkens undervisning krävs särskilda anordningar, meddelas specialunder- visning i särskola eller undervisning i specialsärskola.
Psykiskt utvecklingsstörd, som kan tillgodogöra sig undervisning men inte kan följa undervisningen inom det allmänna skolväsendet, är skolpliktig fr.o.m. det kalenderår då han fyller sju år, så länge han behöver undervisning, dock längst t. o. m. vårterminen det kalenderår då han fyller 21 år. Föreligger synnerliga skäl, kan särskoleplikten förlängas t. o. m. vårterminen det kalenderår då han fyller 23 år.
] förarbetena till lagstiftningen fastslås att varje utvecklingsstört barn skall ha rätt till den undervisning det kan tillgodogöra sig. Undervisnings— begreppet har därmed fått en mycket vid innebörd och omfattar i princip all verksamhet som främjar barnets utveckling eller ökar förmågan till social anpassning.
Olika typer av vårdinstitutioner är vårdhem, specialvårdhem, special- sjukhus, daghem för barn och sysselsättningshem. Dessutom skall tillhandahållas vård i hemmet (hemmavård).
Vårdhemmen är avsedda för såväl barn som vuxna. Från att tidigare ha haft dessa båda grupper sammanförda på skilda avdelningar men inom samma institution har man på senare år börjat utforma hemmen som separata enheter för barn och för vuxna. Specialvårdhemmen mottager utvecklingsstörda med speciella tilläggshandikapp, såsom syn— eller hörselskada och rörelsehämning. Specialsjukhusen, som fungerar regions- vis, skall kunna avlasta vårdhemmen ej enbart långtidsvården av de mest svårskötta utan även ge service av specialdiagnostik, observation. pröv- ning av särskilda habiliterande åtgärder och omhändertagande av utveck- lingsstörda med svåra sociala anpassningsstörningar. Sysselsättningshem är benämning på arbetsterapienhet för vuxna utvecklingsstörda som ej bor på vårdhem.
7.1.3. Boendeformer
I de lagstadgade omsorgerna ingår att ordna lämplig bostad, som kan vara enskilt hem, elevhem eller inackorderingshem. Elevhemmen anknyter till särskolans verksamhet, medan inackorderingshemmen avser elever i yrkesskola och i övrigt andra ungdomar och vuxna.
7.2. Arkivbildning och gallring
Arkivbildningen sker främst hos omsorgsstyrelsens kansli men även hos de underlydande organen: Särskolor, vårdhem av olika slag, daghem och sysselsättningshem.
7.2.1. Förteckning över elever
Förteckning över de utvecklingsstörda som är föremål för styrelsens omsorger utgörs av ett lösbladsdiarium med ett kort för varje individ. Härigenom möjliggörs en successiv avställning av kort över dem som ej längre är föremål för omsorger. Förteckningsbladen har medvetet utformats så, att där endast noteras vissa sparsamma huvuduppgifter om den skolenhet eller vårdform, annan omsorgs- eller boendeform som är aktuell. Denna förteckning motsvaras i 1954 års lag av förteckningar över in- och utskrivna. I äldre tid förtecknades omsorgstagarna i regel i inbundna matriklar. Dessutom kunde i årsberättelser publiceras tryckta elevkataloger.
Förteckningen indelas i tre särskilda avdelningar, en för aktuella omsorgstagare, en för dem som tidigare erhållit någon form av omsorger samt en för sådana som bedöms i en framtid behöva särskilda omsorger genom det allmänna. En inom landstingsförbundet tillsatt arbetsgrupp, landstingsförbundets omsorgskommitté, har utfärdat rekommendationer för uppläggandet av förteckningen över de utvecklingsstörda (svenska landstingsförbundets cirkulär AC 20/69 stencil). I detta cirkulär rekom- menderas att alla skrivelser rörande de enskilda omsorgstagarna diarieförs på omsorgsstyrelsernas kanslier. I detta diarium, som är upplagt på lösblad sorterade i bokstavsordning, införs uppgifter om personer som i avvaktan på närmare utredning kan tänkas bli aktuella för omsorgs- styrelsens tillsyn men först i och med att beslut härom har fattats skall införas i förteckningen.
Rutinerna för förteckningsarbetet företer vissa olikheter de olika omsorgsstyrelserna emellan beroende på de olika lokalmässiga och administrativa förhållandena. Där omsorgsstyrelsens kansli med vård- chefens och särskolechefens expeditioner är placerade idirekt anslutning till varandra, kan en för båda gemensam förteckning föras. 1 de fall däremot då vårdchefens och särskolechefens expeditioner inte är placerade i varandras närhet, måste förteckningskorten dubbleras.
7.2.2. Patientdossié med journal och elevakt
De väsentliga uppgifterna rörande vårdtagarnas medicinska status och sociala anpassning skall enligt stadgan angående psykiskt utvecklings- störda föras av läkaren i en journal och av lärare vid särskola ien elevakt. I det vårdteam som svarar för vården ingår även andra befattningshavare såsom psykologer och kuratorer. Även dessa för sina anteckningar. Psykologens testprotokoll, dvs. de testblanketter som försökspersonen fyller i vid testet, brukar förvaras hos psykologen. Endast han kan tolka dess innehåll. Detta gör han i form av ett utlåtande, vilket läggs till omsorgsstyrelsens patient- eller elevdossié. Kuratorn har vissa egna arbetsanteckningar rörande sina klienter, men de viktigaste sociala fakta ingår i patientdossién i form av en social utredning. Av stor juridisk betydelse är de handlingar som upprättas i samband med inskrivning av en omsorgstagare. De utgörs av läkarintyg, åldersbetyg samt psykologisk, pedagogisk och social utredning.
Trots att alla medlemmarna i vårdteamet var och en för sina anteckningar, finns det en medveten strävan att sammanföra uppgifterna om varje omsorgstagare till en och samma dossié, elev- eller patientdossié. I regel har man sökt låta den i kansliet förvarade dossién bli ett slags huvuddossié, som skall innehålla alla väsentliga uppgifter. I princip skall alla på kansliet stationerade befattningshavare föra sina anteckningar i denna dossié. Här skall särskolechef, vårdchef, psykolog och kurator gemensamt använda sig av elevdossién. Ofta ingår även läkarens journaler i dossiéerna, men av praktiska skäl förvaras de vid en del kanslier på läkarexpeditionen. De befattningshavare som är verksamma utanför omsorgskansliet, t. ex. lärarna vid de olika skolenheterna samt de kuratorer och läkare som är verksamma vid enheter vilka inte ligger i omedelbar anslutning till omsorgsstyrelsens kansli, måste ha egna patientdossiéer.
Trots att således uppgifterna om omsorgstagarna kan vara utspridda i olika journaler och elevakter vilka kan finnas förvarade på olika håll inom landstingsområdet, åstadkommes en samlad information genom de protokoll som förs vid (klass)konferenser, där rektor, lärare, läkare, kurator och psykolog är närvarande. Den paragraf som gäller respektive elev kan i kopia biläggas elevdossién. Härigenom kan man i den elevdossié som förvaras på omsorgsstyrelsens kansli få de väsentliga uppgifterna om vårdnadstagarna.
Såsom exempel på vad som kan ingå i en patientdossié kan tjäna följande lista. Ofta struktureras innehållet genom en uppdelning i olikfärgade innermappar. I Stockholms läns landsting har man gjort på följande sätt: GULzBeslut om inskrivning, anmälningshandlingar, läkarintyg för in- skrivning, socialutredning, psykologutredning, redogörelse från lärare, personbevis, förordnande av förmyndare, fosterhemsutredning. BLÅzjournal, kuratorsblad, arbetsvårdsanteckningar, sjukgymnastan- teckningar, hemmavårdsanteckningar, arbetsterapeutanteckningar, hälso- kort, personakt. GRÖNzElevakt med slutbetyg, övriga journaler från skola, arbetsför- medlingens utredningsblanketter, psykologanteckningar, testprotokoll.
RÖD: Remisser med intyg (t. ex. pensions-, läkar- eller omyndighets- intyg), övriga journaler från sjukhus. GRÅ: Korrespondens, hemvårdsbidrag, permissioner och försöksutskriv- ningar, ansvarsförbindelser, korrespondens rörande ekonomi, polis- rapporter, kolonivistelser och skatteårenden.
När en elev lämnat en särskola eller annan vårdinrättning bör de på inrättningen förvarade elevhandlingarna insändas till omsorgsstyrelsen och sammanföras i den där förvarade elevdossién. Härigenom kan en slutlig samarkivering uppnås av allt material för en och samma omsorgs- tagare.
Varierande praxis tillämpas inom de olika landstingen i de fall vårdtagare flyttar från ett landstingsområde till ett annat. Den ena ytterligheten representeras av dem som sänder över hela dossién, den andra ytterligheten består i att originaldossién kvarstannar, under det att endast några kopior av enstaka viktiga handlingar översänds till den nye huvudmannen. Vi anser att originaldossién alltid bör följa omsorgstagaren till det landstingsområde där han vistas. Däremot bör registerkortet i förteckningen över utvecklingsstörda upprättas i varje landstingsområde och kvarstanna där även för omsorgstagare som avflyttat.
En elevdossié företer vissa likheter med en patientjournal förd isluten sjukvård, men även olikheterna är påtagliga. En konventionell sjukjournal innehåller i regel anteckningar från ett eller flera förhållandevis korta vårdtillfällen inom en viss klinik, under det att omsorgsdossién innehåller anteckningar från i princip patientens hela livstid. Härtill kommer uppgifter av kurativ natur såsom beskrivning av boendeförhållanden, korrespondens med myndigheter och anhöriga. I detta avseende företer elevdossién vissa likheter med social- och barnavårdsmannaskapsdossiéer. Fortlöpande daganteckningar förs i elevdossiéerna under hela vårdtill- fället.
En elevdossié är således aktuell under en klients hela livstid. Omsorgsstyrelsens ansvar upphör inte i och med att en vårdnadstagare har utskrivits. Omsorgsstyrelsen skall kunna följa sina skyddslingar, så länge de är i livet, för att vid behov kunna rycka in och ge dem en hjälpande hand.
Dossiéernas antal är ganska ringa och omsättningen är ytterst måttlig på grund av den långa medelvårdtiden. Någon anledning att utgallra dem på grund av att de skulle vara utrymmeskrävande finns knappast ännu. Vi har inte gjort några systematiska uppmätningar, men vi tror oss kunna konstatera att elevdossiéerna för en medelstor omsorgsstyrelse för tiden från sekelskiftet fram till våra dagar kan omfatta endast ett femtiotal
hyllmeter. I vårt tidigare delbetänkande, som bl.a. avhandlade sjukjournaler
(SOU l968:53), motiverade vi vårt förslag att utgallra dessa bl. a. med att arkivbildningens omfattning gjorde det i praktiken omöjligt att bevara samtliga sjukjournaler. Något liknande motiv finns ej beträffande omsorgsstyrelsernas elevdossiéer. Härtill kommer att dessa dossiéer kan antagas vara av speciellt intresse ur genetisk synpunkt.
Sjukjournaler förda i sluten vård brukar innehålla en sammanfattning,
epikris, där de viktigare uppgifterna om ett vårdtillfälle noteras. Motsvarande sammanfattning saknas i omsorgsstyrelsernas elevdossiéer. Det är således icke möjligt att utgallra dossiéerna och samtidigt minska informationsförlusten genom att från gallring undantaga en epikris.
Vi anser således att det för närvarande inte finns någon anledning att utgallra omsorgsstyrelsernas elevdossiéer med i dem förvarade läkar- journaler och lärares elevakter.
Även om vi anser att elevdossiéerna skall bevaras, finns det anledning att taga upp vissa problem till behandling. Eftersom dossiéerna innehåller uppgifter av såväl medicinsk och pedagogisk som social natur, vilka samlas under en följd av år, blir de efterhand skrymmande och svåröverskådliga. Man kan i dessa påträffa handlingar av rutinkaraktär, såsom röstkort för elever, redovisning av privata penningmedel, missiv- skrivelser för vårdintyg, läkarrecept, skolbetyg, kopior av skrivelser till myndigheter och anhöriga. Man bör kunna rensa dossiéerna från många av dessa handlingar som inte har praktiskt intresse någon längre tid. Det kan beträffande den medicinska delen gälla remissutlåtanden och laboratorievärden som är utan anmärkning eller som införts i journalen. Vid utrensning av handlingar rörande egna medicinska åtgärder bör hänsyn till den femåriga preskriptionstiden i ansvarsmål för medicinal— personal iakttagas. Den kurativa delens korrespondens med anhöriga och vårdare i familjevård kan utgallras i den mån den är av rutinkaraktär, men en viss varsamhet bör iakttagas härvid, eftersom dessa brev ofta kan innehålla värdefulla upplysningar såväl för bedömning av det enskilda fallet som ur mer allmän synpunkt. Handlingar och räkenskaper rörande elevernas privata penningmedel bör kunna utgallras med tio års frist. Handlingar avseende självdeklarationer _ i de fall kurator har biträtt rörande dylika — bör utgallras med sex års frist.
Psykologens utlåtande ingår i dossién. Testprotokollen förvaras där- emot hos psykologerna. Testprotokollen kan vara mycket omfattande och är i regel uppställda enligt fasta frågeformulär. De bör utgallras under hand. För psykologiska undersökningar inom statsförvaltningen har riksarkivet fastställt ett gallringsbeslut år 1972 (nr 321). Det innebär att grundmaterialet till psykologiska undersökningar, dvs. ifyllda test- formulär, intervju- och observationsprotokoll utgallras efter två år. Bearbetningsresultat (testresultatprotokoll m. m.) samt psykologiska utlåtanden, dvs. skriftlig redovisning av undersökningsresultatet, skall undantas från utgallring. Vi anser att dessa bestämmelser bör vara vägledande även för omsorgsstyrelserna. Grundmaterialet bör således utgallras vid inaktualitet, dock tidigast efter två år. Från utgallring bör man undantaga ett representativt urval testprotokoll som för eftervärlden kan ge upplysning om metoderna i stort.
Den utrensning av handlingar av rutinkaraktär som här föreslås kan ske under hand, men dessutom bör en slutlig genomgång av omsorgsdossién ske i samband med värdtagarens slutliga utskrivning.
I bilaga 4 redovisas rekommendationer för successiv utrensning av handlingar ingående i dossiéerna vid Stockholms läns landstings omsorgs- kontor. De är väl genomarbetade men ger vid handen, att en utgallring
som kräver en noggrann genomgång blad för blad ien dossié i många fall måste bli så tidskrävande, att den i praktiken ej alltid kan väntas att bli utförd.
Omsorgsdossiéerna består av ett material som ständigt kompletteras under den oftast mycket långa vårdperioden. Den kan ofta vara så lång, att de i dossién ingående dokumenten successivt kan utmönstras. Med hänsyn till att dossiéerna tillsammans inte är så skrymmande, finns det inte någon större anledning att rekommendera en mikrofilmning. En filmning av akter av inaktuella omsorgstagares dossiéer kan dock vara tänkbar.
7.2.3. Hälsokort
Vid sidan av läkarens journal skall skolhälsokort föras vid särskolorna i likhet med övriga undervisningsanstalter. Eftersom uppgifter rörande sjukdomsförhållandena skall föras i journalerna, bör hälsokorten vid Särskolor behandlas på samma sätt som övriga skolors hälsokort.
7.3. Särskolor
Särskolornas arkivbildning skiljer sig ej från arkivbildning vid övriga skolor, bortsett från den elevakt som läraren vid särskolan skall föra. Elevmatriklar — i den mån sådana föres vid sidan av förteckningarna — bör bevaras liksom betygskataloger och de vid särskolorna viktiga (klasslkonferensprotokollen. Viktigare diarieförd korrespondens som ger upplysning om förhållandena i skolan och dess verksamhet, t.ex. program vid studiedagar, bör bevaras, medan rutinmässig korrespondens rörande t. ex. av lärare utbytta timmar bör utgallras. För arkivbildning och gallring i skolarkiv hänvisas till avsnitt 6.
7.4. Övrigt
För arkivbildningen vid omsorgsstyrelsernas kanslier bör samma principer som för övrig landstingsförvaltning gälla. De allmänna gallringsbestäm- melserna för samtliga landstingsorgan bör således tillämpas för omsorgs- styrelserna. Sparas för framtiden bör protokoll med bilagor och viktigare diarieförd korrespondens, diarier och viktigare register samt förtecknings- kort och dossiéer avseende de psykiskt utvecklingsstörda (med häri ingående inskrivningshandlingar, läkarjournaler och lärares elevakter), under det att rutinartad skriftväxling rörande personalredovisning, underlagsmaterial för räkenskapsföring samt räkenskapsverifikationer bör kunna utgallras.
| " man:-iir.- '.'" |:" l"'l'|'—'"-|f " '.. '| |'.' ' -'l|_"l""' ' '. " —'
|'*l||#"' 'I |'|. ti|1"|
' i-""'|"ii".'."" män": .1'1' | . "lig.”... ; _ | .. - ' -.'-' -. tl' » |||-||'." .|r.._|-. .. — . ||| Lil'.|.l.J|-|_ || .; | ,- | | |||! % | | |P;J_||J |å|a|| "" || | - ' . [MPTJHJ'WJH_H-||i1'1|'FF|ll|Ej|||I_|.|C|_IT|.
;..-|..-..._.,-;.|.|..|.._.g, -..
for j"||'|'|..| '-'|'|.".. .. . .:; |.|.".|||. . | 1' | ||||."p||' finna " ”=."le -! allé? -- - .1
| |||-|||. x | .||||
...-| t' ' '>'"
llt. ""Jul . — äf'ut'-'l'il|"'l'.l|-t.|'k:'.||||_;|'|1.||_| .||_| | _ | # JärrJlltf'Eq.'tHh||T | .|_” | |
fhåuiyäåä'rää'äwitå"'L'E'"' .|'. ' ||
. ' "' 'i'li ._..|' . tum,; "Ha' '... EEE" .. ' . '-..w |||? ||'- '||.'. || . |"L"- EFI: ." "IF |-'|F'|' ||'f"'-""-'.'.."l "-||||.....- '. '||" '|'. " H.: l-H ' n' »- '.' d'.." %,r' "| "'|.||' |||. .- _| 551. —l'|'|'|"'"' |||. _EP' in?» ., ||||..|||||.|||| ||..|. . || .- ,. I".'"$-'_|_|Jl"""""|E—'1J'L1"_"' ||]. | _ | ||||.'|||_'|.|_|_ ||: . _, . aginh||| |.| |_,|.. |..|_| ”..|' . . .
' _'|..|||. .L"|||I||| '|'-&- + ;' |,_"|| |_.-..-.. __|. ,.w' . -.
||.-| '-."'-.|
:|; i' .'.rl l.:Äl " _ . .
_; ' * ||. -..|'.' |."|_ .. . . ' '|| ..|| ' milt ||”, "lig.”! ' |.||'|"l.|—..||-. ,.—|.'L,,. . .|..|'l_'.,'.w|'1'1'r'u.'l _.".l._. m . |.' u...-;
a_n-"13.11. - 'r— |.'l'.. _
'sz'h '- 'IJ'" u" "'.' '" l_.' 'i. #1'|||.||"w- -.l".l'.'||| -. || | |
WII "I
' -. _|», .. ,, '|' '.' .ru" :,..,| -. "'I "N'—' Lät-"' ...-f..... . . , "'.:'--.f'|a."'- - '.: '
:l|r |'— grrr—'I r""1'
'.'lqhm'" .'|un|" 1" . .- .."| |.:"'n'tt|""'||...'|| ||. | .rlll' -' ||
,.
'#.uq ,; ..|.. ...i-'-
'Er .”'J'.J":1-'"'l "."" '.'"
.h'f. " '#"'_| M ”Ul... '.-|.'|1|' .' :' ;rll _ ”.||-*. pii_._'||1"_" |||. hh .., '|| |; ' |..-_| T* ||
IL- TIL-,lUHl-"L i""i "ab Il "_. i. , ' |! ||_-.' .|'.|r— '.'ui'w '..'
8. Social verksamhet
Under den mångskiftande sociala verksamheten faller barn- och ungdoms- vård med barn- och ungdomshem, arbetsvård åt partiellt arbetsföra med arbetsträningsverkstäder (-institut) och skyddade verkstäder, nykterhets- vård med vårdanstalter samt övrig social verksamhet med rättshjälps- anstalter, vilkas verksamhet från och med den 1 juli 1973 övertagits av de statliga allmänna advokatbyråerna.
Vid beaktande av frågan om huruvida handlingarna från denna verksamhet har värde för framtiden och om möjligheten till gallring i bestånden måste hänsyn tagas till behandlingen av det sociala materialet i kommunernas arkiv. Riksarkivet och svenska kommunförbundet har år 1971 tillsatt en arbetsgrupp för kommunala arkivfrågor. Ett resultat av dess verksamhet har blivit två omfattande promemorior utarbetade på uppdrag av arbetsgruppen år 1973, dels Gallring av socialdossiéer m. m. hos kommunerna, dels PM 1973-09-25 angående gallring ur sociala nämnders och organs arkiv. Dessa förarbeten har legat till grund för riksarkivets Råd och anvisningar till kommunerna om gallring av handlingar i sociala myndigheters arkiv 1975-04-04. Framhållas må också, att socialvården i riket nyligen översetts av socialutredningen som år 1974 har framlagt ett principbetänkande om den framtida social— vårdens utformning.
8.1. Barnhem
8.1 .] Författningar. Historik
Enligt 1924 års barnavårdslag var barnhemmen en primärkommunal angelägenhet (SFS 19241361). I och med 1945 års barnavårdslag skulle Konungen efter förslag av landstingen fastställa plan för barnhemsvårdens anordnande inom området (SFS l945:503). I den mån ingen annan drar försorg därom skall landstinget driva och anordna barnhem som finns upptagna i den uppgjorda planen. Landstingen har däremot fått ett sistahandsansvar för driften. Enligt 1960 års barnavårdslag är det socialstyrelsen som fastställer plan för barnhemsvårds anordnande.
Med barnhem avses a) barnhem av olika slag såsom spädbarnshem, mödrahem, upptagningshem och specialhem, b) barnkolonier som mottar
barn under en begränsad del av året, 0) förskolor och fritidshem (förut: barnstugor, lekskolor och daghem) som regelbundet tar emot barn begränsad del av dygnet samt d) elevhem vilka är knutna till skolor och har till ändamål att underlätta elevernas skolgång.
8.1.2. A rki vbildn ing och gallring Uppgifter om intagna barn
För barnkolonier, förskolor, fritidshem, barnstugor och elevhem anser vi att förteckningar över intagna barn bör bevaras för framtiden. För barnhem i egentlig mening (redovisade under punkt a i föregående stycke) anser vi, att även dossiéer innehållande intagningshandlingar och sociala utredningar bör sparas. Detta material kan innehålla uppgifter av värde för den enskilde rörande t. ex. släktskapsförhållanden. Vidare kan det utgöra källmaterial för socialhistorisk forskning. Dessa handlingar är ej skrymmande.
Övrig arki vbildni ng pa" barnhem
På landstingsinrättningar vilka administreras helt och hållet från lands- tingskansliet förekommer det, att föreståndare utfärdar tjänst- göringsbetyg eller intyg om tjänstgöring, av vilka kopior förvaras på inrättningen. Dylika kopior bör förvaras centralt på landstingskansliet. Alla övriga handlingar på barnhem är av tillfällig betydelse.
' Handlingar av ekonomisk natur rörande barnen såsom redovisning av banktillgodohavanden bör utgallras med tio års frist, redovisning av fickpengar med två års frist, redovisning av till landstingskansliet inbetalade vårdavgifter med tio års frist. Följesedlar, fakturakopior utgallras, sedan ansvarsfrihet beviljats (två års frist). Eventuella kopior av till landstingskansliet insända rapporter avseende personalredovisning och avlöningsuträkning utgallras så snart de ej behövs.
Arkivbildningen på landstingskanslierna
I regel administreras barnhem från landstingskanslierna, där viktigare uppgifter om barnhemsverksamheten i stort finns i protokoll med bilagor. Personalredovisning och ekonomisk redovisning handhas av landstingskansliet (se ovan kapitel 5).
8.2. Den landstingskommunala arbetsvården
8.2.1. Organisation och arbetsformer
Den landstingskommunala arbetsvården är av ungt datum. Den fick sin nuvarande utformning och omfattning först under mitten av 1960-talet. Verksamheten utövas i nära samarbete med länsarbetsnämnderna i vilkas
regi alltsedan 1930-talet skyddad sysselsättning bedrivs i form av beredskaps- och arkivarbeten. De elever som undergår arbetsträning/ prövning i landstingskommunala inrättningar har i regel hänvisats dit från länsarbetsnämnderna till vilka även resultaten redovisas.
Den arbetsvårdande verksamheten har vuxit fram under hand och regleras inte av statliga författningar. Detta medför att ej heller arkivbildningen är reglerad. Anvisningar rörande arkivvård och gallring måste därför bli allmänt hållna.
Våren 1974 tillsattes emellertid två statliga utredningar inom det arbetssociala området, Den ena utredningen skall undersöka möjlig- heterna att samordna verksamheten vid verkstäder med skyddat arbete, industriella beredskapsarbeten, kontorsarbetscentraler och hemarbete. Den andra utredningen skall göra motsvarande översyn av den yrkesin- riktade rehabilitering som bedrivs iolika former för att hjälpa människor med skilda slag av arbetshandikapp.
Den landstingskommunala arbetsvården bedrivs centralt vid arbets- prövnings/träningsinstitut samt lokalt inom landstingsområdena vid olika institutioner såsom skyddade verkstäder, kontorsarbetscentraler, hem- arbetscentraler/filialer och sjukhusverkstäder. Arbetsprövningen syftar till att genom praktiska arbetsprov kartlägga elevens anlagsinriktning, arbetskapacitet m.m. Arbetsprövningen ligger även till grund för en bedömning av huruvida en förtidspensionering kan vara aktuell.
Arbetsprövningen/träningen passeras av eleverna under en kortare tid- rymd jämfört med vistelsen i skyddat arbete. Prövnings/träningsverksam- heten omhänderhas av ett vårdteam bestående av prövningsledare, kurator. psykolog, läkare och arbetsvårdstjänsteman. Eleven kommer i åtnjutande av en intensiv arbetsinsats från deras sida.
De skyddade verkstäderna har liksom arkivarbeten —i synnerhet i konjunktursvackor — blivit mer stadigvarande arbetsplatser för personer vilka ofta är handikappade i en eller annan form eller vilka på grund av ålder eller reducerad arbetskapacitet ej kan hävda sig på den öppna arbetsmarknaden. De skyddade verkstäderna har numera en omfattande produktion av legoarbeten och ett brett sortiment av egna produkter. Den administrativa ledningen och servicen omhänderhas i regel av landstingskanslierna.
8.2.2. Arki vbildn ing och gallring
Eftersom verksamheten vid arbetsvården är av skiftande slag från medicinska bedömningar till verkstadsrörelse med inköps-, försäljnings- och reklamverksamhet, blir även arkivbildningen mångfasetterad.
Varje ledamot av det vårdteam som bedömer en elev vid arbetspröv- ning för sina egna anteckningar vilka i regel förvaras för sig. Efter avslutad prövning/träning bör all information rörande en och samma elev så långt möjligt förvaras i en och samma dossié. Dossiéerna bör i samband med utskrivningen rensas från kladdanteckningar och tillfälliga minnes- anteckningar (aktrensning s. 124). I dossiéerna ingår arkivkopian av det från arbetsprövnings/träningsinstitutionen utfärdade utlåtandet. Detta
redovisar resultatet av elevens prestationer i prövnings/träningssilua— tionen. Varje medlem av teamet lämnar en kortfattad sammanfattning, varför utlåtandet kan bestå av en medicinsk del, en social. en psykologisk och en yrkesmässig bedömning samt prövningsteamets slutbedömning med rekommendation om lämplig åtgärd. Vi anser att detta prövningsut- låtande bör bevaras liksom i förekommande fall även kopian av länsarbetsnämndens utredningsblankett (AVY-l). Sedan detta material undantagits, bör dossiéerna i övrigt utgallras 20 år sedan sista anteckning däri gjorts. Härigenom erhålles samma gallringsfrist som den frist vilken kan väntas bli gällande för sjukjournaler. Ett material som utrunnats på detta sätt kan knappast bereda besvär ur utrymmessynpunkt. Med hänsyn till att utförliga sammanfattningar enligt vårt förslag sålunda skall komma att bevaras för framtiden, finns det ingen anledning att dessutom från utgallring undantaga elevdossiéerna från vissa typområden av det slag som väntas ske för sjukjournaler.
Utredningsblanketten AVY-l med remissvar ingår även i respektive länsarbetsnämnds arkiv. Sedan den 20-åriga gallringsfristen utlöpt och utredningsblanketten knappast längre kan ha något intresse ur förvalt— ningens synpunkt bör dubbelarkivering undvikas. I avvaktan på att gallringsbestämmelser utfärdas för länsarbetsnämndernas arkiv bör AVY-l med remissvar tills vidare behållas i landstingens arkiv.
Handlingar rörande den affärsdrivande verksamheten inom den lands- tingskommunala arbetsvårdssektorn förvaras i regel i landstingskanslierna. I årsberättelser kan man i grova drag följa verksamheten. Dessa bör bevaras. Promemorior, arbetsrapporter och annat utredningsmaterial, som visar verksamhetens inriktning och lönsamhet, ingår i den dossié- ordnade korrespondensen, varför även dessa kommer att bevaras. Däremot anser vi att arkivbildningen rörande den löpande affärsdrivande verksamheten t. ex. rörande inköp av råvaror och försäljning av färdiga produkter bör utgallras med de gallringsfrister som bokföringslagen medger. Det kan gälla följsesedlar, ordererkännanden, räkenskapsverifika- tioner och rutinartad affärskorrespondens. Även om bokföringslagen formellt ej reglerar landstingsmyndigheters verksamhet, har den i praxis kommit att vara normgivande. Förslag till ny bokföringslag har nyligen framlagts (SOU 1973157, regeringens proposition 19752104).
Protokoll, viktigare diarieförd korrespondens, viktigare personalhand- lingar bör likaledes bevaras (se ovan avsnitt 5 angående arkivbildningen inom landstingskanslierna).
8.2.3. Sammanfattning
Vi anser att elevdossiéerna bör utgallras med en frist om 20 år efter det sista anteckning däri gjorts. Från utgallring bör undantagas utrednings- blankett AVY-l samt kopia av det från arbetsprövnings/träningsinstitu— tionen utfärdade remissvaret. Av kameralt material bör allt som rör detaljredovisningen av enskilda transaktioner utgallras med de frister som bokföringslagen medger, under det att material som utvisar verksamhetens målsättning, omfattning, inriktning och lönsamhet i stort bör bevaras.
SOUl975:71 Socialverksamhet 117 8.3 Rättshjälpsanstalter
År 1919 infördes statsbidrag till av landsting eller kommun drivna anstalter för meddelande av fri rättshjälp åt mindre bemedlade. Tidigare hade funnits fattigsakförare på en del håll i riket. När rättshjälps- anstalterna avlöstes av de statliga allmänna advokatbyråerna ijuli 1973, fanns det 16 rättshjälpsanstalter i landet, varav de allra flesta var landstingsdrivna. Inom de landsting som ej hade egna rättshjälpsanstalter bedrevs rättshjälp genom bidrag till enskilda advokater, vilka mot ersättning från landstinget lämnade fri rättshjälp till mindre bemedlade (dets. k. Jämtlandssystemet).
8.3.1. Arkivbildning
Den arkivbildning som omnämns i 1919 års normalreglemente (SFS 1919:639) inskränker sig till protokoll och räkenskapshandlingar. Trots att arkivbildningen är fritt framvuxen och varierar de olika anstalterna emellan, är den dock ganska likartad för de olika rättshjälpsanstalterna.1
För de ärenden som anmälts finns i regel kronologiska diarier, vilka lämnar ganska knapphändiga upplysningar. De kompletteras ofta av utförligare klientkort eller diariekort där väsentliga uppgifter om klienten och ärendet antecknas såsom namn. adress, inkomstförhållan- den, vad ärendet gäller, samt av rättshjälpsanstalten vidtagna åtgärder och viktigare faser i ärendets handläggning. Så utformade ger korten en fyllig upplysning. Korrespondensen läggs i regel iakter. I många fall är akterna ganska tunna och innehåller endast ett eller några enstaka blad -— t. ex. kopia av skrivelse till underrätt med anhållan om betalningsföreläggande.
Den årliga tillväxten utgjorde vid 1970-talets början i genomsnitt fem hyllmeter per anstalt. De enskilda anstalterna har arkiv som totalt kan omfatta mellan 50 och 200 hyllmeter.
8.3.2. Gallring
En successiv utgallring av aktmaterialet har förekommit vid vissa rättshjälpsanstalter. I Malmö utgallrades akterna först med 15 års frist, men utgallras numera med 10 års frist. I Göteborg utgallrades akterna tidigare med 10 års frist, varvid dock från utgallring undantogs alla originalhandlingar samt viktiga dokument vilka kunde äga rättslig betydelse. Detta särskiljande av viktigare handlingar förutsatte ett studium av varje akt för sig som var synnerligen tidskrävande, varför en gallring enligt detta tillvägagångssätt ej längre sker fortlöpande. Med hänsyn till att akterna kan innehålla handlingar av värde ur juridisk
1 Domstolsviisendcts organisationsnämnd (DON) har genom en enkät hösten 1972 inhämtat uppgifter om rättshjälpsanstalternas arkivbildning. Enkätmaterialet har benäget ställts till vart förfogande. Detta kapitel sändes ut för kännedom till rättshjälpsanstalterna våren 1973 före deras upphörande den 30 juni samma år. De av oss här föreslagna gallringsfristerna har diskuterats under hand med represen- tanter för DON och riksarkivet varcn 1973.
synpunkt har ej heller en total utgallring ägt rum. I Örebro läns rättshjälpsanstalt har akterna rensats från handlingar som finns i original på annat håll såsom domar, polisutredningar, bouppteckningar. På något håll har en ”naturlig” utgallring skett genom att akterna förstörts genom fuktskada.
Till mycket stor del innehåller akterna ett material av rutinartad natur som inte äger rättslig betydelse någon längre tid. Dock kan i akt- materialet påträffas originalhandlingar som kan ha juridisk betydelse eller vara av stort värde för klienterna i decennier. Det kan gälla läkarintyg vid olycksfall i arbetet, bodelningshandlingar, äktenskapsförord i original, överlåtelsehandlingar rörande arv, erkännanden av faderskap till utomäktenskapliga barn. Även om det senare slaget av handlingar skall finnas i barnavårdsnämndernas arkiv, kan det framförallt i de mindre. upphörda landskommunerna ha förekommit akter rörande äldre entledigade barnavårdsmannaskap.
Erfarenheterna från de rättshjälpsanstalter vid vilka akterna ut— gallrats med 10 års frist ger vid handen att detta kan ske utan olägenheter. Vi anser att akterna bör utgallras med 10 års frist. Dock bör en total utgallring icke företagas. Handlingar av originalkaraktär som kan antagas ha framtida betydelse bör undantagas från utgallring t. ex. avtal som kan vara bindande för parterna längre än 10 år. Gallringsfristens längd bör avgöras med utgångspunkt från det tillfälle den sista anteck- ningen gjorts i akten.
Den genomgång som krävs före en utgallring är tidskrävande. Detta har medverkat till att man inom rättshjälpsanstalterna i Stockholms läns landsting har föredragit en 20-årig gallringsfrist. Härigenom kan man utgallra akterna utan en alltför tidskrävande genomgång av varje särskild akt. Med denna långa gallringsfrist händer det naturligt nog mera sällan att handlingar som fortfarande har värde urjuridisk synpunkt påträffasi akterna.
De gallringsbestämmelser som riksarkivet fastställt för de allmänna advokatbyråerna år 1974 föreskriver en utgallring baserad på 20 år sedan akten upplagts. Denna gallringsfrist har delvis tillkommit av praktiska skäl. I motiveringen påpekas. att man vanligen anger gallringsfrister med utgångspunkt från det år ett ärende avslutas. På grund av att arkivlägg— ningen kan ske successivt några år efter det akten upplagts, skulle en gallringsfrist med utgångspunkt i avslutningsåret för akten kräva en årlig genomgång av hela aktbeståndet. Vid en 20-årig gallringsfrist har man antagit att inga eller ytterst få akter innehållande handlingar yngre än 10 år skulle komma att utgallras. Man har således den 20—åriga gallrings- fristen till trots i praktiken räknat med att handlingarna bör bevaras i en tioårsperiod. Dock får akterna utgallras endast under förutsättning att de inte innehåller värdehandlingar. För att undvika att akterna i de allmänna advokatbyråerna i framtiden skall komma att innehålla värdehandlingar rekommenderar man att dylika återlämnas till klienten.
Då en lO-årig gallringsfrist kan innebära utrymmesmässiga fördelar för den som tar på sig arbetet att utföra en genomgång av akt för akt, anser vi oss böra föreslå denna jämförelsevis korta gallringsfrist. Denna rekom-
mendation förhindrar naturligtvis inte enstaka huvudmän att utföra en genomgång efter längre tidsfrist för att därigenom undvika risken att av misstag förbigå handlingar vilka ännu inte spelat ut sin roll ur rättslig synpunkt.
Även med hänsyn till forskning torde akterna kunna utgallras. De flesta av ärendena är av rutinartad natur. I vissa fall har diariekorten hänvisning till andra offentliga myndigheters arkiv vilka är bevarade. Det gäller i första hand underrätterna, Dessas arkiv är i stort sett helt undantagna från gallring t. o. m. 1947. Fr. o. m. 1948 sker en successiv utgallring av de flesta akterna under det att dagboksbladen i tingsrätts- (häradsrätts-)arkiven som innehåller väsentliga fakta bevaras. För att utföra rättssociologiska undersökningar rörande klienternas socialstruk- tur m. m. torde det räcka att klientkorten i rättshjälpsanstalternas arkiv bevaras. Avräkningskort med klienterna bör utgallras med 10 års frist eftersom de knappast kan ha något forskningsvärde.
Handlingar och räkenskaper rörande rättshjälpsanstalternas administra- tion och personal bör bevaras med undantag av de handlingar som kan utgallras med ledning av våra gallringsbestämmelser för samtliga lands- tingsorgans arkiv (rutinkorrespondens, tidbeställningsböcker, fatalie- böcker, underlagsmaterial för matrikelföring och personalredovisning, räkenskapsverifikationer).
Inom vissa landstingsområden, där rättshjälpsanstalter icke inrättats, har arkivbildningen skett hos de advokater som lämnat rättshjälp enligt det s.k. Jämtlandssystemet. Denna arkivbildning faller utanför vårt arbetsområde. Det kan dock omnämnas att en arkivkommitté inom Sveriges advokatsamfund år 1973 utarbetat rekommendationer för gallring i advokaters arkiv.
8.3.3. Typarkiv
För att iviss mån kompensera den förlust för framtida forskning som blir följden av en utgallring brukar man utvälja vissa arkiv såsom s. k. typarkiv. Typarkiven undantas helt och hållet från gallring. Så har t. ex. fem av landets domsagoarkiv undantagits från gallring i sina arkiv. En av landets rättshjälpsanstalter var statlig, rättshjälpsanstalten i Haparanda. Såsom upphört statligt organ skall dess arkiv avlämnas till den statliga arkivmyndigheten, i detta fall landsarkivet i Härnösand. Då frågan om dess förvaringsplats därmed är löst, anser vi det ur praktisk synpunkt vara lämpligt att klientakterna i Tornedalens rättshjälpsanstalts iHaparanda arkiv undantas från gallring, Med hänsyn till att de allra flesta ärendena i rättshjälpsanstalterna var av rutinartad beskaffenhet, anser vi att det inte finns anledning att föreslå mer än ett typarkiv.
8.3.4. Arkivens omhändertagande
Landstingslagens stadgande att arkiven skall vårdas och förtecknas fritar inte huvudmännen från ansvaret att omhändertaga upphörda landstings- organs arkiv, Dessa bör omhändertagas för förvaring av landstinget. Med
hänsyn till att arkivbildningen inom ett och samma landstingsområde till vissa delar utgör en integrerad helhet t.ex. vad beträffar personal— administration och ekonomisk redovisning, anser vi att vården av upphörda landstingsorgans och landstingsinstitutioners arkiv bör an- komma på landstingen. Ett överförande av upphörda organs arkiv till andra huvudmän skulle i många fall innebära en olycklig splittring av arkiven, då den del av arkivbildningen som ägt rum centralt i landstings- kansliets olika avdelningar endast med svårighet går att bryta ut i efterhand. Dock måste det vara riktigt att de senaste årgångarna av klientakterna såsom lån under några år överlämnas till de allmänna advokatbyråerna.
I en inom riksarkivet upprättad promemoria angående arkivfrågor i samband med rättshjälpsanstalternas förstatligande har man sålunda efter samråd med representanter för domstolsväsendets organisationsnämnd antagit att de allmänna advokatbyråerna i form av lån behöver ha tillgång till rättshjälpsanstalternas akter, klientkort och diarieböcker för de senaste tio åren. Dessutom skulle den senaste årgången fatalieböcker behövas under ett år, reskontrakort tills avräkning gjorts med vederbö- rande klient och tjänstematrikeln tills vidare.
8.3.5. Sammanfattning
Av rättshjälpsanstalternas arkiv bör bevaras viktigare handlingar såsom protokoll med bilagor, viktigare diarieförd korrespondens rörande anstalternas verksamhet i stort, diarier och registerkort över klienter, personalhandlingar, och viktigare räkenskapshandlingar. Handlingar, vilka kan utgallras med stöd av gallringsbestämmelser för samtliga landstings— organs arkiv, bör utgallras. Klientakter kan utgallras tio år sedan sista anteckning däri gjorts under förutsättning att klientkort med väsentliga uppgifter om klienten och ärendet finns bevarade. Från utgallring i akterna skall undantagas handlingar av originalkaraktär. vilka kan bedömas ha rättslig betydelse. Avräkningskort med klienter bör utgallras med tio års frist. Klientakterna i Tornedalens rättshjälpsanstalts arkiv i Haparanda bör såsom typarkiv undantas från gallring.
9. Anvisningar för arkivvården
9.1. Anvisningar och litteratur
För vården av de statliga myndigheternas arkiv gäller den s. k. ”allmänna arkivstadgan" (SFS 1961:590). För tillämpningen av denna har riksarki- vet utfärdat anvisningar (nyaste tryck SFS 1968:473). Riksarkivet utfärdar fortlöpande förtecknings- och gallringsplaner för de statliga myndigheternas arkiv. Av särskild vikt är den s.k. ”allmänna gallrings- kungörelsen” (SFS 1961 :595).
Det statliga arkivväsendet har tagit aktiv del även i vården av kommunernas arkiv. År 1933 utfärdade riksarkivet Råd och anvisningar rörande vården av kommunala arkiv. Råd och anvisningar om gallring i kommunernas arkiv utfärdades år 1958. Den 5. k. kommunarkivgruppen har under senare år fortlöpande utgivit råd och anvisningar rörande vården av kommunernas arkiv.
På grundval av de officiella arkivbestämmelserna har flera broschyrer utgivits som hjälpmedel vid arkivvård, de flesta tryckta i riksarkivets broschyrserie. Redan år 1934 utgavs en handbok Kommunala arkiv och deras värd. Den nu normgivande handboken inom detta område. Nils Nilssons och Robert Swedlunds Kommunal arkivvård (1964), är att se som en utvidgad upplaga av den tidigare handboken. Helt nyligen har Nils Nilsson i en detaljrik och uttömmande handbok, Arkivkunskap (1973), samlat allt väsentligt om det ämne bokens titel anger och även lämnat utförliga litteraturhänvisningar.
Enligt sina direktiv har de sakkunniga att ”utarbeta och föreslå anvisningar rörande vård av och gallring i arkiven hos landstingen och dessas olika organ". De olika landstingsorganen företer olika strukturi fråga om arkivbildning och arkivens innehåll. Detta skulle kräva en mer individuell behandling av varje arkivtyp i anvisningarna. Vi hade ursprungligen ämnat att efter remissbehandlingen av detta delbetänkande utarbeta en särskild arkivhandbok för landstingen. Det skulle ske under medverkan av landstingstjänstemän med praktisk erfarenhet av lands— tingens olika aktiviteter. Handboken skulle innehålla detaljerade råd och anvisningar om förteckning och gallring för de olika arkivtyperna.
Vi har emellertid frångått denna avsikt. 1 Nils Nilssons bok Arkivkun- skap finns numera en arkivhandbok som uttömmande redogör för problem av mer allmän natur. Härtill kommer att. sedan vi är 1965 i vår
PM rörande landstingskansliernas arkiv föreslog inrättandet av särskilda arkivarietjänster, vissa landsting inrättat dylika tjänster. Det finns numera inom flera landsting utbildade arkivtjänstemän med dagliga fortlöpande erfarenheter av landstingens arkivproblem. En handbok, om än aldrig så välskriven och konkret, kan ej ersätta en välutbildad fackman. För en sådan är kortfattade anvisningar tillfyllest. Vi har funnit det lämpligast att i detta delbetänkande kortfattat och allmänt föreslå anvisningar som gäller samtliga landstingsorgans arkiv.
9.2. Offentlighetsprincipen
Enligt tryckfrihetsförordningen är alla hos stats- eller kommunalmyndig— het förvarade handlingar allmänna handlingar. vare sig de till myndighe— ten inkommit eller blivit där upprättade (SFS 1965: 818. 2 kap. 2 å). Med kommunalmyndighet förstås alla till kommunal styrelse eller förvaltning hörande stämmor och representationer, myndigheter, styrel- ser jämte underlydande verk och inrättningar (3 5). Det heter vidare i tryckfrihetsförordningen. att allmän handling. som ej skall hållas hemlig, skall på begäran tillhandahållas den som för läsning eller avskrivning på stället önskar taga del därav; han äge ock mot fastställd avgift erhålla avskrift av handlingen (8 å). Offentlighetsprincipen förutsätter således att landstingens handlingar dels är ordnade så att de kan tillhandahållas ”genast eller så snart ske kan”, dels är förtecknade så att man kan bilda sig en uppfattning om vilka handlingar som inkommit till eller upprättats av myndigheten i fråga.
Landstingslagen föreskriver också att landstingets, förvaltningsut— skottets och de olika nämndernas arkivalier vårdas och förtecknas (SFS 19541319 %% 36, 41). Däremot har inga centrala bestämmelser utfärdats som föreskriver att de olika organen under kommunala nämnder skall förteckna sina arkiv — en lucka som behöver fyllas.
Avgörande för ]andstingsförvaltningens egen strävan efter en tillfreds— ställande ordning i arkiven är icke i första hand ett behov att kunna tillhandahålla dem för offentligheten. I stället är det myndigheternas krav på att för internt bruk snabbt kunna få fram handlingarna som kräver att dessa är i ordning. Man får för den sakens skull icke bortglömma det faktum att utebliven vård av arkiven och en oreglerad gallring ytterst måste anses vara stridande mot den grundlagsfästa offentlighetsprincipen.
9.3. Arkivvård
Arkiv. Allmänt
Med arkiv menas det bestånd av handlingar som efter hand uppkommer hos en myndighet, institution eller enskild till följd av dennas verksam- het. Materialet i en handling och det sätt på vilket den framställs är i och för sig utan betydelse för frågan om den är arkivhandling eller icke.
Arkivhandlingar är icke blott skriftliga framställningar utan även exem- pelvis kartor, ritningar, diagram eller andra bilder, film och fotografiska kopior, hålkort, fonogram, magnetband och andra vid automatisk data- behandling använda lagringsmedel för information.
Till arkivhandlingar räknas inte 1) trycksaker av olika slag som inte påkallar åtgärd eller inte tillhör ett ärende, 2) anteckningar och meddelanden av endast tillfällig betydelse samt sådana utkast, ”kladdar” och liknande arbetspapper vilkas betydelse upphör i och med att arbetet fullbordats och slutgiltig handling upprättats. En handling som tillhör ett mål eller ärende blir arkivhandling först då målet eller ärendet slutbe— handlats hos myndigheten. Arbetspapper rn. m. av endast tillfällig betydelse bör utrensas i samband med arkivläggningen genom s. k. aktrensning (se nedan 9.5).
Med akt menas de handlingar som samlas rörande ett ärende. Akten är färdigbildad när ärendet slutligt avgjorts hos arkivbildaren. Med dossié menas akter rörande samma ämne, vilka efter hand vid arkivlägg- ningen placeras tillsammans. Dossién kan växa så länge ämnet är föremål för arkivbildarens verksamhet och följaktligen bestå av en mångfald lösa handlingar (t. ex. en persondossié, som avser en och samma person).1
Varje arkiv skall förvaras för sig och får inte sammanblandas med andra arkiv.
Enligt landstingslagen har varje organ att självt svara för att dess arkiv vårdas och förtecknas. En möjlighet till centralisering finns dock, i det att förvaltningsutskottet har att vårda och förteckna arkiv i den mån de för sådant ändamål överlämnats till utskottet (% 41 landstingslagen). I fråga om upphörda organs arkiv ligger ansvaret på förvaltningsutskottet.
Papper, skrivmateriel och reproduktionsmetoder
Till handlingar som skall bevaras för framtiden måste arkivbeständig skrivmateriel användas, dvs. papperssorter som motstår tidens inverkan och skrift som bevaras'i läsbart i statlig den s.k. skrivmaterielkungörelsen tillämplig (SFS l964:504). Den föreskriver att arkivpapper med vattenmärke ”Svenskt arkiv" skall nyttjas för handlingar av varaktig betydelse (som ej skall utgallras). Skriften skall vara framställd av bläck eller annan skrivmateriel
skick. För skrivmateriel
ve rk samhet är
(färgband, karbonpapper) som godkänts av statens provningsanstalt.
Numera finns även kulpennor och patroner för sådana som är godkända för skrift pa arkivbeständiga handlingar. Arkivbeständiga kopior kan åstadkommas med kopieringsapparater som är godkända av statens provningsanstalt. varvid givetvis arkivvärdigt papper skall användas. Förteckning över godkända skrivmateriel och reproduktionsmetoder kungöres årligen i svensk förf'attningssamling, i regel nummer 1. För de krav som måste uppfyllas för att mikrofilm skall vara arkivbeständig har redogjorts i kapitel 4.5.2.
1 Nils Nilssons Arkivkun- skap innehåller en lista över vanligare arkivtermer och deras betydelse. Här finns även hänvisning till ytterligare några hand- böcker med liknande listor (s. 34). För närvarande på— går arbete med utarbetan— de av arkivterminologi inom Sveriges standardi- seringskommission.
Arkivbildning
Med arkivbildning förstås handlingars arkivläggning, deras samlande i volymer vilka kan utgöras av band, arkivkartonger eller kortlådor (volymbildning) och slutligen volymernas sammanförande i serier (serie- bildning). Ordet volym användes som gemensam benämning på arkiva— liska enheter, antingen de är band, pärmar. buntar, arkivkartonger eller kortlådor. Viktigare arkivhandlingar, såsom protokoll och diarier, bör inbindas. Övriga arkivhandlingar bör, när de ej längre är i frekvent bruk. förvaras i arkivkartonger, kortlådor eller — undantagsvis , i pärmar.
Genom den successiva tillkomsten av volymer med likartat innehåll framväxer arkivets serier. Dessa skall hållas åtskilda och ordnas systema- tiskt enligt förteckningsplanen. För en kartläggning och styrning av ett arkivs olika serier sammanställs numera ofta 5. k. arkivbildningsplaner. ] dessa redovisas arkivets olika serier, men ej de enskilda volymerna. 1 en arkivbildningsplan lämnas uppgift om regler för arkivläggning och avställning, förvaringsform, gallringsbestämmelser och tidpunkt för leve- rans till centralarkiv. Ett exempel på en arkivbildningsplan lämnas i bilaga 5.
Gallring
Med gallring i ett arkiv förstås att ett arkiv minskas genom att vissa handlingar utgallras, dvs. kasseras och förstörs. Att gallra en arkivserie innebär att vissa utgallringsbara handlingar avlägsnas och förstörs. Att utgallra en serie innebär att hela serien avlägsnas och förstörs. Utgallring kan ske endast av sådana handlingar som är upptagna i gallringsplan. Gallringsplan fastställes av varje beslutsfattande organ (t. ex. förvaltnings- utskott. nämnd eller styrelse). Gallring bör ske årligen och avse utgallringsmogna handlingar, dvs. sådana för vilka gallringsfristen utlöpt (sedan viss fastställd tid från dessas tillkomst förflutit).
Från utgallring är att skilja rensning av handlingar (aktrensning) sedan ett ärende avslutats och akten skall arkivläggas. Aktrensning innebär att akten befrias från handlingar, som endast är av tillfällig betydelse och som därför kan avlägsnas utan att möjligheten att förstå akten eller klarlägga motiven för beslutet därigenom inskränkes. Aktrensning bör i första hand avse anteckningar och meddelanden av endast tillfällig betydelse, sadana utkast. kladdar och liknande arbetspapper. vilkas betydelse upphör i och med att slutligt koncept upprättats eller arbete fullbordats, sådana avskrifter, kopior och dupletter. som är övertaliga eller eljest obehövliga för förståelsen av akten. trycksaker som ej påkallat åtgärd eller eljest tillhört ärendet. (En utrensning av handlingar vilka legat till grund för myndighetens beslut strider mot offentlighetsprincipen.)
Arkivförteckning
Varje arkiv skall förtecknas enligt fastställd plan (förteckningsplan). ] förteckningen upptages alla serier i förteckningsplanens ordning och
inom varje serie de volymer varav den består. Utgallringsbara volymer bör ej redovisas i förteckningen. endast namnet på serien jämte uppgift att volymerna skall utgallras med viss tidsfrist.
Förvaring och skydd
På tjänsterum bör endast förvaras sådana handlingar som erfordras för det löpande arbetet, såsom ej avgjorda ärenden, aktuella diarier och liggare. Övriga handlingar förvaras i arkivlokal.
Handlingar som inte bindes in inlägges i arkivkartonger eller kortlådor. Handlingar som senare skall utgallras och inte förväntas bli ånyo framtagna efter arkivläggningen skall läggas i paket eller arkivkartonger med påskrift om innehåll jämte utgallringsåret. Alla volymer förses med etiketter innehållande landstingets namn, organets namn, volymens rubrik och årtal samt volymsignum enligt arkivförteckningen (A [[ a158).
Örebro läns land sting
Förvaltnings— utskottet
Protokoll
1972. A II 3:58
Alla län ur arkivet ; även för mycket kort tid — skall ovillkorligen markeras med pappskiva. ”lånesticka”, upptagande volymens titel, datum för länet och låntagarens namn. Vidare skall låneliggare föras, med hjälp av vilken icke tillbakalämnade lån skall kunna återkrävas.
Arkivlokaler skall vara skyddade mot brand och fukt samt vara oåtkomliga för obehöriga. Temperaturen bör vara omkring 180,1uftfuk- tigheten 50—60%. Kraven för de statliga myndigheternas arkivlokaler finns angivna i en av byggnadsstyrelsen utgiven publikation, Råd och anvisningar för anordnande av arkivlokaler ( 1963).
För större landstingsorgan, t. ex. landstingskansli, med många avdel- ningar, kan erfordras flera arkivlokaler: avdelningsarkiv för mer aktuella handlingar och centralarkiv för äldre handlingar. l centralarkivet, som kan vara gemensamt för landstingets olika organ. placeras även upphörda organs arkiv. Hyllorna i arkivlokal kan vara av plåt eller trä med hyllbräden ej längre än en meter. De bör vara flyttbara i höjdled.
Förvaringen av mikrofilm kräver särskilda anordnigar enligt en utredning som statens provningsanstalt verkställt: sluten förpackning av för filmen oskadligt material. temperatur om 10—150, relativ fuktighet 204300/0 (se ovan kap. 4.5).
Med hänsyn till att dylika arkivutrymmen kräver speciella anordningar kan det ej vara välbetänkt att förorda att all film förvaras på detta sätt.
Endast säkerhetskopior av film som skall bevaras för framtiden bör samlas i centrala filmarkiv, kanske gemensamma för flera landsting. Sannolikt kommer det statliga arkivväsendet genom riks- och landsarkiv att efter hand kunna erbjuda förvaring för mikrofilm på betryggande sätt. Uppgifter rörande förvaring av magnetband har i korthet lämnats ovan i avsnitt 4.6.
9.4. Arkivfunktionen och dess organisation
Med arkivvård avses ej endast ett omhändertagande av äldre handlingar sedan de ur förvaltningssynpunkt spelat ut sin roll. Arkivvården bör sättas in redan vid handlingarnas tillkomst. De arkivvårdande organen har att efter studium av förvaltningsapparaten bestämma hur arkivbildningen skall ske. Detta dels för att handlingarna skall bli överskådligt ordnade och lättillgängliga, dels för att gallring av mindre viktiga handlingar skall kunna underlättas. Detta innebär inte att den mera traditionella arbetsuppgiften med arkivens ordnande och förtecknande får eftersättas.
Arkivfunktionen behöver liksom alla andra verksamhetsformer en kontinuerlig ledning och bevakning. lnorn varje landstingsområde måste finnas en särskild tjänsteman med överinseende över arkivvården, en landstingsarkivarie. Inom varje större landstingsinrättning bör dessutom finnas en arkivansvarig, som vid sidan av övriga tjänsteåligganden har översyn och ansvar för hela arkivfunktionen vid inrättningen. Såsom arkivansvarig bör utses någon med sådan tjänsteställning, att han med kraft kan hävda arkivfunktionens krav.
Överinseendet över arkivfunktionen och framförallt diarieföringen och gallringen bör ske efter enhetliga linjer inom varje landstingsområde och bör därför ledas centralt från landstingskanslierna.
Enligt gällande instruktion åligger det de statliga landsarkiven att på begäran tillhandagå kommunala myndigheter med råd i arkivfrågor. Landsarkivens aktiviteter måste dock inskränka sig till enbart rådgivning i frågor av mer allmän natur. Givetvis bör möjligheten till samråd med landsarkiven utnyttjas och de erfarenheter som vunnits inom det statliga arkivväsendet vara vägledande för landstingen. Det är dock rimligt att landstingen själva svarar för den del av kontorsrutinen som arkivfunk— tionen utgör. En landstingsarkivarie får genom sina dagliga erfarenheter ett helt annat kunnande inom sitt ämnesområde än en konsult som endast sporadiskt sysslar med landstingens arkivproblem. På samma sätt som de större kommunerna har stadsarkivarier bör även landstingen ha särskilda befattningshavare som genom teoretisk skolning och praktiska erfaren— heter är lämpade att anförtros arkivvården inom hela landstingsområdet. En sådan arkivarie, landstingsarkivarien, bör vara placerad på landstings— kansliet och där övervaka arkivfunktionen icke enbart inom kansliet utan även i samtliga övriga landstingsorgan. Han bör ha kontinuerligt samarbete med landstingens planerings- och organisationsavdelningar. Han skall ha skyldighet att deltaga iplaneringen av arkivfunktionen inom samtliga landstingets inrättningar. Han bör samarbeta med utbildningsav-
delningen genom att med kurser i arkivvård utbilda inrättningarnas arkivvårdare (arkivansvarige). Han bör också tillse att gällande bestäm- melser noggrant iakttages på alla nivåer.
För landstingsarkivarier som har att leda arkivvården inom hela landstingsområden har man anledning att uppställa krav på akademisk kompetens i likhet med vad som gäller inom det statliga och kommunala arkivväsendet. Då landstingsarkivarien är den ende arkivutbildade inom hela landstingsförvaltningen, bör han utöver den teoretiska utbildningen ha praktisk och mångsidig erfarenhet inhämtad under en längre tids tjänstgöring vid offentligt arkiv. Eftersom förvaltningsutskottet har att spela en central roll i fråga om värden av landstingets och övriga landstingsinrättningars arkiv, bör landstingsarkivarien vara knuten till landstingskansliet och förestå landstingets dit förlagda centralarkiv, landstingsarkivet. Även om landstingsarkivarien av organisatoriska skäl administrativt och redovisningsmässigt kan vara underordnad t. ex. kanslichefen vid landstingskansliet, bör han i egenskap av landstingets ende arkivsakkunnige tjänsteman göra de framställningar i frågor rörande arkivvård som är erforderliga såväl inför förvaltningsutskottet som inför övriga nämnder samt när han så bedömer lämpligt själv vara föredragande i dylika ärenden.
Som biträdespcrsonal till landstingsarkivarien är personal med utbild- ning för och erfarenhet av allmänt kontorsarbete lämplig. Under kontinuerlig arbetsledning av skolad arkivarie kan arkivarbetare komma ifråga för begränsade och individuellt avpassade arbetsuppgifter. I synnerhet gäller detta de arkivarbetare som genomgått vid landsarkiven anordnade kurser för s. k. arkivvårdare.
För de enskilda inrättningarnas arkivvårdare, vilka får sina arkivvår- dande uppgifter vid sidan av löpande tjänsteåligganden, bör kurser anordnas i arkivvård. Detta bör ske inom ramen av den kontinuerliga vidareutbildningen av cgen personal som landstingen numera bedriver. För befattningshavare såsom registratorer Och föreståndare för sjukhus- arkiv krävs speciella kurser och vidareutbildning.
För att den interna arkivorganisationen skall bli effektiv och vinna tillräcklig fasthet måste verksamheten regleras i detalj. Detta sker lämpligen genom en intern stadga eller instruktion för landstingets arkiv. Denna måste helt naturligt anpassas till de lokala förhållandena och därför delvis ges individuell utformning. Förslag till stadga för ett landstings arkiv återfinns i bilaga 6.
9.5. Landstingsarkivgruppen
För lösandet av speciella arkivfrågor gemensamma för samtliga eller flera landsting bör inrättas en ständigt verksam "landstingsarkivgrupp" mot— svarande den för primärkommunerna verksamma ”kommunarkiv- gruppen". Landstingsarkivarierna bör utgöra det dominerande inslaget i denna arbetsgrupp. Organisatoriskt bör den knytas till landstingsförbun- dets kansli, som bör vara representerat i gruppen. Om riksarkivet bleve
permanent representerat, skulle vidare en naturlig kontakt skapas med och fortlöpande informationer kunna erhållas från det utvecklingsarbete som kontinuerligt bedrivs inom riksarkivet.
Representanter för landstingsarkivgruppen bör även vara självskrivna vid utarbetande av nya administrativa rutiner inom landstingsförbundet. Här kan nämnas att svenska kommunförbundet numera har en utbildad arkivarie bland sina tjänstemän. En vid landstingsförbundets kansli place— rad arkivarie skulle ha en viktig uppgift att fylla såsom samordnare för arkivverksamheten vid de olika landstingen och såsom rådgivare för de mindre landsting som ännu ej har egen kompetent arbetskraft.
Bilaga 1 Förslag till förteckningsplan och förteckningsexempel för landstingskanslis arkiv
Vid ordnandet och förtecknandet av arkiv är det praxis inom arkivväsen- det att varje fristående organs eller myndighets, arkivbildares, arkiv bevaras och redovisas för sig som en sluten enhet. Även landstingslagen förutsätter att varje nämnd har ett eget arkiv. Sålunda föreskrives (& 36) att landstingets protokoll och övriga till dess arkiv hörande handlingar skola vårdas och förtecknas på sätt landstinget bestämt. l & 41 heter det, att förvaltningsutskottet åligger att vårda och förteckna landstingets och nämndernas protokoll och övriga till deras arkiv hörande handlingar, i den mån de för sådant ändamål överlämnats till utskottet. Fråga är nu: skall särskilda arkivförteckningar upprättas för landstinget, förvaltningsut- skottet och för var och en av de olika nämnderna eller skall en gemensam förteckning för hela landstinget med dess till kansliet knutna organ vara tillfyllest? Kansliordningen inom Sveriges olika landsting har alltid varit och är alltfort allt annat än enhetlig; fritt spelrum för enskilda initiativ har fått råda; räkenskaps— och diarieföringen liksom arkivläggningen har skiftat från landsting till landsting. Men även om sättet för diarieföring och arkivläggning av handlingarna skiftar, synes dock landstingen i regel ha gemensam diarieföring såväl för själva landstinget och förvaltningsut- skottet som för de nämnder vilkas tjänstemannaorgan är placerade på landstingskansliet. Samtliga dessa organs handlingar arkivläggs i regel gemensamt.
I allmänna arkivstadgan (SFS 1961590 & 5) sägs, att om en myndighet arbetar på byråer eller avdelningar kan byråarkiv uppstå; ”detta är alltid fallet då diarieföring sker hos byrå”. I något enstaka landsting har det tidigare förekommit särskilda diarier för enbart landstinget och särskilda för förvaltningsutskottet, och särskilda hand- lingsserier har bildats för båda dessa organ. Ur formalistisk synpunkt skulle då landstinget vara särskild arkivbildare och förvaltningsutskottet särskild. Detta skulle emellertid få mindre önskvärda konsekvenser vid förtecknandet av arkiven, med svårigheter att avgöra i vilket av dessa arkiv vissa handlingar skulle inplaceras (t. ex. räkenskaperna före och efter tillkomsten av förvaltningsutskottet). Praktiska synpunkter bör vara vägledande när det gäller att avgöra frågan: ett eller flera arkiv. Avgörande skäl talar för att såväl landstinget som förvaltningsutskottet och de olika organ som är knutna till kansliet bör bilda ett gemensamt arkiv — landstingskansliets arkiv — som upptages i samma arkivförteck- ning.
130
Å andra sidan finns det särskilt för äldre tider organ under landstinget, som haft helt självständig arkivbildning med egna protokoll, diarier, skrivelser och räkenskaper, t. ex. barnmorskestyrelser, veterinärstyrelser, direktion för nödhjälpsfond etc. Sådana handlingsbestånd skall naturligt- vis utgöra egna arkiv. Organ, för vilket kansliet handhar räkenskaps- föringen men som i övrigt ombesörjer sin egen förvaltning, är likaledes självständigt arkivbildande organ, t. ex. folkhögskolor.
Gränsdragningen mellan de organ, vilka kan anses vara egna arkivbil- dare och de vilkas handlingar ingår i landstingskansliets arkiv, kan i de enskilda fallen vålla svårigheter. Arkivförteckningen måste anpassas efter den rådande arkivbildningen. Förändringar i organisationen medför även förändringar i arkivförteckningens uppläggning. Så får den på många håll fortgående tendensen till centralisering av förvaltningen till följd, att organ vilka i äldre tider förtecknats såsom egna arkivbildare efterhand upphör såsom sådana. Detta medför att en viss verksamhet under 1920-talet kan återfinnas i en självständig styrelses arkiv. medan handlingar rörande samma verksamhet numera finns redovisade i lands- tingskansliets arkiv. Innan ordnings- och förteckningsarbetet igångsättes inom ett landsting, bör därför fastställas hur organisationen varit och vilka arkivbildare som finns och funnits inom landstinget. Denna organisationsundersökning bör intagas som en inledning till arkivförteck- ningen. Härigenom underlättas sökandet av handlingar från en äldre tid med en avvikande organisation.
I de fall en styrelse eller nämnd har såväl egna protokoll och diarier som korrespondens, bör man betrakta den som en egen arkivbildare. Redovisas dess korrespondens i kansliets huvuddiarium. bör nämnden ifråga redovisas i huvudarkivet även om den har egna protokoll. Organ, för vilka kansliet handhar räkenskapsförvaltningen men som i övrigt om- besörjer sin egen förvaltning, är likaledes egna arkivbildare.
Förslag till förteckningsplan för landstingskanslis arkiv
Som framhållits i kapitel 4.3. bygger denna förteckningsplan på dets. k. allmänna arkivschemat som används inom statsförvaltningen och som även vunnit tillämpning inom primärkommuner och större industriföre- tag. De med stora bokstäver betecknade huvudavdelningarna är fasta. De kan vid behov indelas i underavdelningar vilkas bokstavs- och siffersigna däremot ej bör låsas fast utan anslutas till det faktiska arkivbeståndet.
A Protokoll och föredragningslistor
Exempel på serier: I Landstingets protokoll med bilagor a Protokoll b Bilagor
II Förvaltningsutskottets protokoll med bilagor a Protokoll b Bilagor c Register llI.lV Övriga nämnders och utskotts protokoll efter årtal för till-
etc. komsten:
Ill Epidemina'mndens protokoll IV Hälso- och sjukvårdsutskottets protokoll V Kommunikationsutskottets protokoll VI Undervisnings- och bildningsnämndens protokoll VII Sociala nämndens protokoll VIII Löne- och organisationsnämndens protokoll IX Barnhemsstyrelsens protokoll X Distriktsvårdsstyrelsens protokoll
B Koncept (kopior av utgående skrivelser)
Om kopior arkivlagts tillsammans med inkomna skrivelser i serier som hör till andra huvudavdelningar t. ex. i korrespondensserier (se under E) eller i ämnesordnade handlingar (se under F), görs under B hänvisning till dessa serier.
Exempel på serier: I Koncept. Huvudserie II Koncept till cirkulärskrivelser III Koncept till årsberättelser
C Diarier
Exempel på serier: I Kronologiskt diarium a Utgående diarium b Ingående diarium ll Diariekort ordnade efter ämne III Diariekort ordnade efter korrespondent
D Liggare och register
Exempel på serier:
I Matrikelkort rörande personalen II Pensionsregister III Inventarie- och arkivförteckningar
a Inventarieförteckningar b Arkivförteckningar IV Diane-, konto- och titelplaner. Arkivexemplar
E Inkomna handlingar
Under denna huvudavdelning upptas serier av sådana i tidsföljd ordnade inkomna handlingar som varken arkivlagts i dossiéer (F), bilagts protokoll
eller hänförts till någon av avdelningarna under G. Till denna huvudavdel- ning förs även korrespondensserier, dvs. serier av koncept och inkomna skrivelser, som arkivlagts tillsammans t. ex. i bokstavsordning eller efter adressat.
Exempel på serier: I Inkomna handlingar II Korrespondens
F Handlingar ordnade efter ämne
Till denna huvudavdelning förs serier som består av dossiéer (inkomna handlingar jämte koncept, promemorior, protokollsutdrag m. m.). I regel finns från äldre tid volymer eller buntar angående vissa ämnen utbrutna ur korrespondensserier och protokollsbilagor. Dessa kan antingen ordnas kronologiskt eller också indelas efter ämnesgrupper enligt följande exempel i vilket serierna inordnats enligt titelplanen.
Anm. Med dossié menas handlingar (ofta akter) rörande samma ämne, vilka sammanläggs vid arkivläggningen. Dossién kan växa så länge ämnet är föremål för arkivbildarens behandling. (Ex: fastighetsdossié.)
Exempel på serier: I Handlingar ordnade efter ämne. Samlingsserie Till denna serie förs ämnesordnade handlingar vilka ej hör hemma nedan under serierna F II — F IX
II Hälso- och sjukvård III Undervisnings— och bildningsverksamhet IV Undervisning och vård av psykiskt efterblivna V Social verksamhet
VI Central administration
VII Fastighetsförvaltning VIII Finansförvaltning IX Ämnesordnade handlingar enligt dossiéplan
G Räkenskaper
Exemel på serier: I Huvudböcker II Kassaböcker III Journaler IV Fördelningskort och fördelningslistor V Verifikationer
H Statistik
Till denna huvudserie förs serier av statistiska sammanställningar, arbetstabeller (listor) och dyl. som ej placerats under andra huvudavdel- ningar.
] Kartor och ritningar
Hit föres sådana kartor och ritningar som inte lämpligen kan förvaras tillsammans med de övriga handlingarna. Här placeras även register över kartor och ritningar.
Anm. Byggnads- (planerings-) avdelningens kartor och ritningar ingåri byggnadsavdelningens arkiv.
K Fotografiska avbildningar
Mikrofilm av handlingar förtecknas i den serie originalhandlingarna skulle ha redovisats. Utdatamikrofilm (COM) förtecknas i den serie handlingar- na skulle ha redovisats om de utskrivits på papper. Mikrofilmade räkenskaper förs sålunda till serie C.
Ö Övriga handlingar
Här upptages sådana handlingar som ej lämpligen kan föras till någon annan huvudavdelning. Så kan t. ex. enskilda förtroende- och tjänstemäns efterlämnade papper placeras här. Pressklipp kan likaledes inordnas i denna avdelning.
Förteckningsexempel för ett landstingskanslis arkiv
I nedanstående förteckningsexempel visas hur arkivalierna bör redovisas i arkivförteckningen. Vid förtecknandet skall varje volym redovisas i löpande nummerföljd; det bifogade förteckningsexemplet är endast ett utdrag ur en tänkt förteckning.
Handlingar som utgallras efter viss tid behöver man dock ej redovisa volym för volym. Det räcker att uppräkna de utgallringsbara handlings- typerna i början av varje huvudavdelning med angivande av gallringsfrist och beslut om utgallring. Vid förtecknandet av stora arkiv kan redovisning av utgallringsbara handlingstyper lämpligen ske på särskilda listor vilka biläggs förteckningen. Redovisningen av stora grupper handlingar, vilka har ett organiskt samband, bör kunna ske klumpvis (t. ex. underlagsmaterial för avlöningsuträkning). Även vid ett dylikt förfarande bör en hänvisning till gallringsbeslutet äga rum. Om vissa delar av en serie, t. ex. var tionde årgång, bevaras för framtiden som s.k. typexempel, förtecknas dessa dock på vanligt sätt inom den serie där de hör hemma.
Arkivläggningen av korrespondensen sker i förteckningsexemplet fr. o. m. år 1955 ämnesvis i dossiéer med titelplanen som utgångspunkt. I det fall det inom en och samma dossiés ämnesområde inryms såväl gallringsbara som icke gallringsbara handlingar, bör de skiljas från varandra genom en uppdelning i underavdelningar. Så kan t. ex. rutinartade skrivelser angående ledigheter m.m., vilka registreras på statistik- och matrikelkort och därför är gallringsbara efter viss tid, särskiljas.
Vo— Tid Anmärkningar lym— nr A I a Landstingets protokoll Innehåller även bilagor 1863—1924 samt valnämndens protokoll 1 1863—1865 Arkivkartong 2 1866—1867 Arkivkartong 3 1868 Arkivkartong 4 1869 Arkivkartong 5 1870 Inb. I fortsättningen är alla volymerna inbundna 6 1871 etc. — — — — 76 1941 Med finans-, undervisnings— samt hälso- och sjukvårdsutskottens protokoll etc. —— A I b Bilagor till landstingets protokoll — 1863—1924 Se A I a: 1—59. Serien inbunden. Bilagor till landstingets protokoll ingår även i A 11 b. Bilagor till förvaltningsutskottets protokoll 1 1925 2 1926 3 1927 etc. — — A I c Stenografiska referat av landstingets förhandlingar Serien inbunden ] 1914 etc. — —— — — 8 1921 Serien avslutad A 11 a Förvaltningsutskottets protokoll Innehåller även samtliga bilagor 1875— 1908 samt efter denna tid enstaka bilagor. Med årsregister i varje volym 1 187 5— 1 880 2 1881—1883 etc. Förvaltningsutskottets, tillika hälso- och 43 1940
sjukvårdsberedningens protokoll
etc. — ——
Vo- Tid
Anmärkningar lym— III 47 1944 Samfällda utskottets, hälso- och sjukvårds- beredningens samt finansavdelningens proto- koll etc. _ 58 1955 Samfällda utskottets, hälso- och sjukvårds- 'beredningens samt finansavdelningens proto— koll Finansavdelningen upphör 1955; dess ären- den behandlas fr. o. m. 1956 i det odelade förvaltningsutskottets protokoll Hälso— och sjukvårdsberedningens protokoll upphör 1955. Fr.o.m. 1956 se A 111, Hälso- och sjukvårdsstyrelsens protokoll 59 1956 Förvaltningsutskottets protokoll etc. — — — — A 11 b Bilagor till förvaltningsutskottets proto- koll Fr. o. m. 1909 ingår enstaka bilagor i A 11 a, Förvaltningsutskottets protokoll — 1875—1908 SeAIla11—17 1 1909—191 ] Kartong 2 1912—1914 Kartong 3 1915—1916 Inb. I fortsättningen är alla volymerna in- bundna etc. — — — — —- — —— — — — — — 38 1944 Bil. till samfällda utskottets protokoll 39 1944 Bil. till hälso- och sjukvårdsberedningens samt finansavdelningens protokoll etc. —— — — — — — -— — 51 1954 Kartong. Upphör 1954. Ingår därefter i F X, Ämnesordnade handlingar enligt dossiéplan A 11 c Register till förvaltningsutskottets protokoll Ärsregister se A 11 a Serien inbunden 1 1875— 1901 2 1901—1910 3 191 1—1920 — 1921_1944 Lucka
4 1945—1949
etc.
Vo- Tid Anmärkningar lym- nr
A 111 Hälso- och sjukvårdsstyrelsens protokoll För tiden före 1956 se A II Förvaltningsut- skottets protokoll
1 1956 2 1957 etc. — — — — — — — -— — A X Husmodersemesterna'mndens protokoll Anm. Ansökningshandlingar och korrespondens utgallras efter 10 år enligt beslut av förvalt- ningsutskottet den 10/1 1964 (5 58) 1 1946 2 1947 etc. ———————— — — — — — — - —— B KONCEPT (KOPIOR AV UTGÅENDE SKRIVELSER) ] 1863—1886 Inb. Kopiebok etc. — —— — — — 9 1911—1912 Inb. Kopiebok 10 1913—1914 Kartong. Genomslagskopior. I fortsättningen är alla volymer inbunda etc. — — — —— — — — 25 1934 Skrivelser till statliga myndigheter, lands- tingets egna inrättningar, övriga ärenden 26 1934 Skrivelser ang. öppen värd 27 1935 Skrivelser till statliga myndigheter, lands- tingets egna inrättningar, övriga ärenden 28 1935 Skrivelser ang. öppen vård Serien upphör 1935. Ingår 1936—1954 iE [, Inkomna handlingar, korrespondens; från 1955— i F X, Ämnesordnade handlingar enligt dossiéplan C DIARIER C I K ronologiskt diarium Förvaltningsutskottets diarium där ej annat angives. Serien inbunden 1 1895—1907 Sekreterarens diarium 2 1908— 1913 " " 3 1914—1916 etc. ————————— — — — — — — 8 1925—1928 Ingående 9 1925—1927 Utgående 10 1928—1930 Utgående
SOU 1975:71 Bilaga 1 137 Vo- ' T Tid Anmärkningar lym-
nr
11 1929—1931 Ingående 12 1931—1933 Utgående
etc.
1948—1952 1948—1952 1953—1957
etc. —
WMI—-
1 1948—1952
etc. —
1 1937—1938 etc. - — 5 1949—1950
C 11 Diariekort ordnade efter ämne
Kortregister upplagt 1948. Aktuella kort i kodnummerordning i kortlådor. Successiv av- ställning i femårsperioder. Inbindning i samband med avställning Huvudtitlar 1—4 Huvudtitlar 5—9 Huvudtitlar 1—3
C 111 Diariekort ordnade efter korrespondent Kortregister upplagt 1948. Aktuella kort i kortlådor. Successiv avställning i femårs- perioder. Inbindning i samband med avställ- ning A—L
C IV Fakturadiarium Upplagt 1937 Serien inbunden
Serien upphör 1950
D LIGGARE OCH REGISTER Gallringsbara handlingar: Postböcker Utgallras efter 10 år enligt
beslut av förvaltningsut- skottet den 10/1 1964 (5 58)
D I Matrikelkort Kortregister upplagt 1950. Aktuella kort i kortlådor. Successiv avställning i femårs-
perioder 1 1950—1954 A—M Under perioden avgångna 2 1950—1954 N—Ö " ” " etc. — -— — —— ._ — D 11 Pensionsregister 1 1934— 1945 Pensionsliggare för sjuksköterskor
etc. —
Vo— Tid Anmärkningar lym— nr
Serien upphör 1949. Ingår därefter i D I, Matrikelkort
etc. _
D IV Diarie-, konto- och titelplaner, arkivexemplar 1 1920— Kartong. Diarieplaner 1920 (tillämpad 1920— 1941), 1942 (tillämpad 1942—1955), 1956 (med supplement 1958 och 1963) 2 1922— Kartong. Littereringsplaner för räkenska- perna 1922, 1948, 1956, 1964. Med littere- ringsanvisningar 1964
etc. — — — E I Inkomna skrivelser. Korrespondens Ingår särskilt för äldre tid även i A I och A II, Landstingets resp. förvaltningsutkot- tets protokoll med bilagor 1 1895—1910 Kartong etc. — — - —— — — — — — — — -— Fr. o. m. 1936 ingår även koncept till utgående skrivelser 29 1936 Kartong. Statliga myndigheter. landstingets egna inrättningar 30 1936 Kartong. Övriga ärenden etc. — - — 77 1954 Upphör 1954. Ingår därefteri F X Ämnesord- nade handlingar enligt dossiéplan F HANDLINGAR ORDNADE EFTER ÄMNE Serierna F I—F IX äldre ämnesordnade hand- lingar. Serierna upphör 1954. Fr.o.m. 1955 se F X. Ämnesordnade handlingar enligt dossiéplan Handlingar rörande inom landstinget verksamma utredningar har sammanförts till serie F V men ingår även i A 11 b, Bilagor till förvalt- ningsutskottets protokoll F I Hälso- och sjukvård 1 1908—1937 Kartong. Handl. ang. sjukhemmet: X-stad 1908—1919, konvalescenthemmet 1914—1937 2 1930, 1949—1954 Kartong. Inventarieanskaffning till central- lasarettet 1930, tandklinikernas utrustning 1949—1954 3 1934 Kartong. Handl. ang. kroniskt sjuka
etc. — — — _ _ ___
sou 1975:71 Bilaga 1 139 V0- Tid Anmärkningar lym— I'lI F V Utredningar och kommittéer 1 1912—1920 Kartong. Förslag till automobilväg Tanum— Grebbestad 1912—1913, förslag till järnväg Skee—Gesäter—Ed 1912—1914, fattigkommitténs handlingar 1919—1920 2 1925—1954 Kartong. 1925 och 1930 års lönekommittéers handlingar, utredning rörande arbetstidsunder— sökning 1932, utredningar angående sjukvårds- anstalterna 1939—1941, handl. angående inrät- tande av tjänst som länspsykiater 1954 Serien upphör 1954. Fr. o. m. 1955 se FX 703 Dossié: Kommittéer och utredningar i övrigt etc. — — — — G RÄKENSKAPER Utgallringsbara handlingar: Verifikationer fr. o. m. Utgallras efter 10 1950. Typårgång sparas år enligt beslut vart tionde år. Se ne- av förvaltningsut- dan G V Verifikatio- skottet den 10ja- ner nuari 1964 (& 58) Allegat till utgifts- Utgallras efter verifikationer såsom 2 år enligt sam- rekvisitioner, pack- ma beslut notor, följesedlar, te- leverkets sam talslap- par, stammar av olika slag, medelsrekvisitio- ner, kontoutdrag, check- talonger, checkstammar, räkenskapshandlingar som endast tjänar till bok- förings- och kassakontroll. Samtliga uppgifter som Utgallras efter 2 ligger till grund för av- år enligt beslut löningsuträkning. av förvaltningsut— skottet den 10ja- nuari1964lå58) etc. — — — — - — G 1 Huvudböcker 1 1863—1894 Inb.
etc.
Vo- Tid Anmärkningar lyin-
nr
G V Verifikationer Utgallras fr. o. m. 1950. Utgallras efter 10 år enligt be- slut av förvalt- ningsutskottet den leanuari 1964(ä 58) 1 1863—1865 etc. — — — — — — - 758 1949 Utg. ver. 7100—7873 759—761 1960 Typårgång. Ink. ver. ] —2354 762—810 1960 Typårgång. Utg. ver. 1—14832
etc. — — — — — — -—
Avdelningsarkiv
Förteckningen över de i ett landstingskansli förvarade arkiven inleds lämpligen med landstingskansliets arkiv. Därefter följer de olika av- delningsarkiven i bokstavsordning eller eventuellt i titelplanens ordning. På kansliet förvarade upphörda institutioners arkiv förtecknas för sig. Nedan lämnas exempel på dylika avdelningsarkiv och serier inom dessa. Volymerna har ej redovisats.
Barnmorskestyrelsen A Protokoll
C Diarier E Korrespondens
Distrik tsvårdsstyrelsen A Protokoll med bilagor G Kassaböcker
Epidemina'mnden A Protokoll
OSV
Hälsovårdsberedningen A Protokoll
OSV
Exempel på handlingars förtecknande a) som avdelningsarkiv
b) som del av huvudarkiv
] ett landsting har distriktsvården administrerats av en distriktsvårds— styrelse under åren 1921—1954 samt av en distriktsvårdsnämnd sedan 1955. Egna protokoll har funnits hela tiden från 1921 (1942—1954
inbundna i förvaltningsutskottets protokoll); egna brevserier mellan åren 1921 och 1962; eget diarium 1921—1954. Sedan 1955 diarieförs skrivelser rörande distriktsvården i landstingskansliets huvuddiarium. Sedan 1963 insorteras skrivelserna i landstingskansliets dossiéordnade korrespondens. Egna räkenskapsböcker har funnits under åren 1921—1941. Sedan 1942 omhänderhas räkenskapsförvaltningen av lands- tingskansliet och särskilda räkenskapsböcker rörande distriktsvården saknas sedan detta år.
Förteckningsfrågan kan i detta fall lösas på två sätt, antingen genom att man låter distriktsvårdsstyrelsen bli egen arkivbildare, varvid hand- lingarna övergår i huvudarkivet när eget diarium ej längre förs för distriktsvården, eller genom att man låter handlingarna ingå i huvud- arkivet under hela tiden. Förtecknas arkivet såsom egen arkivbildare, hålls alla handlingar rörande distriktsvården väl samlade. Förtecknandet erbjuder inga svårigheter. Att handlingar rörande distriktsvården före 1955 är förtecknade i distriktsvårdsstyrelsens arkiv och från och med detta år i kansliets huvudarkiv hänger ihop med de organisatoriska förändringar till vilka arkivförteckningen måste anpassa sig. Låter man å andra sidan handlingarna rörande distriktsvården ingå såsom serier i de olika avdelningarna i landstingskansliets arkiv, återfinns de på samma plats i arkivförteckningen hela tiden. För den mer oerfarne arkivordnaren torde det dock bereda vissa svårigheter att i en och samma förteckning redovisa arkivalier från ett flertal olika nämnder och styrelser.
Vo- Tid Anmärkningar lyin- nr
Alternativ [. Handlingar rörande distriktsvården förtecknade som avdelningsarkiv
Distriktsvårdsstyrelsens arkiv
A PROTOKOLL
Dist riktsvård sstyrelsen inrättad 1921 ; upp- hörd 1954. fr. o. m. 1955 se Landstings- kansliets arkiv : A X, Distriktsvårdsnämn-
dens arkiv 1—6 1921—1941 — 1942—1954 Ingår i Landstingskansliets arkiv A 11 a: 23—35, Förvaltningsutskottets protokoll C DIARIER 1—5 1921—1954 D LIGGARE. REGISTER 1—4 1921—1954 Pensionsliggare E KORRESPONDENS
1—23 1921—1954
142 Bilaga 1 SOU 1975:71 Vo- Tid Anmärkningar lym- nr C RÄKENSKAPSBÖCKER. KASSABÖCKER 1—18 1921—1941 Upphör 1941. Ingår därefteri Landstings- kansliets arkiv: G 11 a, Kassaböcker Landstingskansliets arkiv A X Distriktsvårdsna'mndens protokoll Utgör fortsättning på serie A i Distrikts- vårdsstyrelsens arkiv 1—3 1954—1964 etc. — — —-— - ———— —-— - E 11 Korrespondens rörande distriktsvården 1— 10 1955—1962 Upphör 1962. Fr. o. m. 1963 se F X, Ämnes- ordnade handlingar enligt dossiéplan etc. — — ————————————
Alternativ 2. Handlingar rörande distriktsvården förtecknade såsom del av huvudarkiv
(landstingskanslis arkiv).
A X Distriktsvårdsstyrelsens-distriktsvårdsna'mn- dens protokoll 1—6 1921—1941 Distriktsvårdsstyrelsens protokoll — 1942—1954 IngåriAIIaz23—35 7—9 1954—1964 Distriktsvårdsnämndens protokoll etc. — - — — — — ——————————————— C IV Distriktsvårdsstyrelsens diarium 1—6 1921—1954 Upphör 1954. Ingår därefter i C 1. Lands- tingskansliets huvuddiarium etc. — _ _ _ __ D IV Korrespondens för distriktsvården 1—33 1921—1962 Upphör 1962. Fr. o. m. 1963 se F X. Ämnes- ordnade handlingar enligt dossiéplan etc. — — — — — G 11 c Distriktsvårdens kassaböcker 1—18 1921—1941 Upphör 1941. Ingår därefteri G 11 a,
Kassaböcker, huvudserie
Nedanstående förteckning över utgallringsbara handlingar är hämtad ur gallringsplan för Malmöhus läns landstings centralförvaltning.
Gallringsplanen har fastställts av förvaltningsutskottet och upprättats av arkivvårdaren i sam råd med respektive avdelning. Hänsyn har tagits till de olika avdelningarnas synpunkter och önskemål i fråga om gallrings- frister, något som i vissa fall förklarar variationen i dessas längd. Revisorers synpunkter har inhämtats. Underhandskontakter har vidare ägt rum med landstingens arkivut redning.
Utgallringen på centralförvaltningen har i vissa fall möjliggjorts av att motsvarande uppgifter finns i original på annat håll, t. ex. på en inrättning (patientkort över intagna på länssjukhus), eller att väsentliga uppgifter finns bevarade i annat material i centralförvaltningen.
Då de administrativa rutinerna varierar mellan de olika landstingen, kan även förutsättningarna för en utgallring av enskilda handlingstyper variera. Föreliggande lista redovisar vad som har ansetts vara lämpligt att utgallra vid just detta landsting, men bör ej utan vidare tillämpas vid andra centralförvaltningar. En gallringsplan förutsätter en undersökning av hur den egna arkivbildningen är uppbyggd.
Utgångspunkter för föreliggande gallringsplan har varit dels riksarkivets cirkulär till rikets kommuner med råd och anvisningar om gallring i kommunernas arkiv (SFS 1958:530). dels Kungl. Maj:ts kungörelse angående gallring hos vissa statsmyndigheter, den s. k. allmänna gallrings- kungörelsen (SFS 1953:716). dels landstingens arkivutrednings stencil från februari 1965 "Arkivbildning och gallring i landstingskansliernas arkiv” och slutligen denna utrednings delbetänkande "Arkiv inom hälso- och sjukvård” (SOU l968:53).
Handlingar rörande personalen (löne- och pensions- Gallrings— handlingar) frist
Ansökan om tillgodoräknande av tjänstgöring som underlag för löneklassplacering m. m. 5 år Framställning om inskränkningi rätt till sjuklön samt inträde under pensionsreglemente (omfattar meddelande
från Sv. Kommunalarbetarförbundet ang. anställnings-
villkor, skrivelse från vederbörande inrättning, läkar- intyg). Anmälan om yrkesskada (omfattar anmälan. läkarintyg. meddelande från Rfv.). Ansökan om utbetalning av grupplivförsäkring (omfattar anmälan om dödsfall från inrättning, dödsfallsintyg. personintyg, dödsfallsanmälan på formulär, bouppteck- ningsintyg). Ansökan om lön under tjänstledighet för havandeskap (om- fattar ansökan, intyg om tidpunkt för beräknad nedkomst). Ansökan om retroaktiv lön. Ansökan om lön under tjänstledighet för militärtjänst (om- fattar ansökan, avskrift av inkallelseorder. utdrag av inskrivningsbok). Ansökan om lön under tjänstledighet för egna angelägen- heter (omfattar ansökan). Ansökan om tjänstledighet.
Tjänstgöringslistor —- personalrapporter — grundlistor. Antagningslistor och anställningsbeviskopior. Avgångssedlar.
Sjukanmälningar. Kontrolluppgifter. Övertidsrapporter.
Semesterlistor — ansökningar.
Kostnadsfördelningsbok. Reseräkningar.
Rapport över utförda arbeten av tandläkare.
Rapport över omgjorda arbeten. Redovisning för tantiemberäkning (barntandvård). Följesedel till lab.arbeten. Ackordsedlar från tandtekniker. Tillfällig ändring av tjänstgöringsförhållanden. Icke antagna sökandes ansökningshandlingar, såvida de ej återsänts.
Dataförteckning över utbetalda löner via postgiro. Stanslistor, löneavdelningen. Skatteredovisningar.
Handlingar rörande räkenskapsväsendet
Verifikationer; om inte dessa skall mikrofilmas kommer de att utgallras fr. o. m. 1961, efter en gallringsfrist av
3år
3år
3år
3år 3år 3år Sår 3år 3år 3år 3år Sår 3år Sår 10år Sår Sår Sår lår 5år 3år
3 mån. sedan tj.- tillsättn. vunnit laga kraft
3 år
I år 10 år
10år
Verifikationsallegat; rekvisitioner, följesedlar, packnotor, Stammar av olika slag. Efter beviljad ansvarsfrihet Småst yrelsernas verifikationer. Postanvisnings— och bankgiroutbetalningar. Ambulanstransportkvitton. Folktandvårdens månadsredovisningar. Matkuponger. Stansunderlag, tandvårdsavdelningen.
Kopior av kvitton på patientavgifter inom tandvården. Kvitton på återbetalade patientavgifter inom tandvården. Kvitton på inköp till distriktstandpol. Ej betalda patientavgifter, avskrivna fordringar å behandl. avgifter inom tandvården. Utomprocessuell rättshjälp. advokaträkningar. In- och utskrivningsbesked vid spädbarns—. upptagnings-, mödra- och inackorderingshem. In- och utskrivningsbesked för patienter inom omsorgs— verksamheten. In- och utskrivningsbesked betr. vård på sjukhem. Fakturor från skoltandvården. Rapporter angående avgifter för patienter på läns- och mentalsjukhem. Avstämningsblad (datalista, en per dag) över lands- tingets inkomster och utgifter via postgiro. Datalistor rörande konto- och budgetavräkningar; med undantag av E originalexemplar, vilka bevaras (t.v.). 7-kronorskvitton.
Kassarapporter för 7-kronorskvitton. Handlingar rörande hemsjukvård. Redovisning av besöksavgifter från provläkare. Nedsättning av vårdavgifter för sluten vård. Ersättning för utomlänsvård. Stipendier och premier.
Övriga handlingar
Ansökan om vård på läns- och mentalsjukhem.
Patientkort på vid läns- och mentalsjukhem avlidna. Månadsrapporter från distriktsvården. Rapport om antalet övervakade barn. Ansökan om bidrag (konvalescentvård, hälsoresor, sjuk- gymnastik, proteser m. m.). Provtjänstgöring för utländska läkare vid lasarett. Ansökan om fri medicin.
Patientrapporter.
lår 10år 10år lår 10år lår lår 10år 10år 10år
10 år 10 år
1 år Vid in- aktualitet
2 år
2 år 10 år
2 år 5 år 10 år
3 år
5 år efter upp- hörd vård
5 år 3 år
Ansvarsförbindelse till länssjukhem.
Månadsöversikt av arbetsprestationer och arbetstid inom tandvården. Månadsöversikt av kariesförhållanden.
Rapport från distriktstandläkare betr. bl. a. antalet barn som fått kostnadsfri behandling. Ansökan till kurser och konferenser inom utbildnings- verksamheten. Ansökan om fyllnadsstipendier (formulär). Upphör fr. o. m. 1972. Ansökan från yrkesskolor om godkännande av elevantagning för utomlänsutbildning (formulär).
Föreslaget kursprogram.
Framställning till samt beslut av statliga myndigheter beträffande anordnade kurser.
Läroplaner — av SÖ fastställda.
Terminstider, lovdagar och dylikt. Studiedagar. I kurs anordnat studiebesök. Praktikplatser åt elever. Regionala kursärenden (t. ex. SAMS).
Generella och individuella elevärenden. Månadsrapporter från ambulansstationer. Korrespondensserier. Ansökan om intagning på inackorderingshem (formulär med bilagor). lnaktuella säkerhets— och värdehandlingar som ej längre äger rättslig betydelse (t. ex. hyreskontrakt, försäkrings- brev o. dyl.).
Offerter och icke antagna anbud samt rutinmässig skrift- växling härom.
5 år efter upp- hörd vård
5år Sär
3år
3ar 10år
5 år Sedan ansvarsfri— het för året bevil- jats.
”
Riksarkivet utfärdar i samråd med skolöverstyrelsen, kommunförbundet, landstingsförbundet och landstingens arkivutredning följande föreskrifter och råd beträffande förtecknandet av arkiv vid utbildningsanstalter, vilka står under central ledning av skolöverstyrelsen. Med utbildningsanstalt avses i detta sammanhang en eller flera skolor (skolenheter) inom ett och samma verksamhetsområde, t. ex. rektorsområde eller motsvarande. Förteckningsplanen äger tillämpning främst i fråga om det statliga skolsystemet, men kan också utnyttjas för enskilda. landstings- kommunala och kommunala skolor som utgör fasta organisatoriska enheter, t. ex. för gymnasieskolor. För förtecknandet av arkiv vid skolor tillhörande det obligatoriska skolväsendet (folkskolor, grundskolor) kommer en separat förteckningsplan att utarbetas.
] Inledning
1.1 A rkivbildare
Genom verksamheten vid olika utbildningsanstalter har uppstått bestånd av arkivhandlingar, antingen genom att de har upprättats där eller genom att de har inkommit till utbildningsanstalten och sedan arkivlagts hos denna. Till arkivhandlingarna räknas sålunda bl. a. skrivelserna till rektor, betygskatalogerna och elevakterna. Handlingarna utgör i sin helhet utbildningsanstaltens arkiv. Den enskilda utbildningsanstalten är sålunda den arkivbildare, på vilken nedanstående förteckningsplan skall tillämpas.
1.2 Arkivföresknfter för statliga utbildningsanstalters arkiv
För statliga utbildningsanstalter gäller beträffande deras arkiv bestäm- melserna i allmänna arkivstadgan SFS 1961 :590. tillsammans med riksarkivets cirkulär om tillämpningen av nämnda stadga SFS 1968:473. I fråga om gränsdragningen mellan arkivhandlingar och handlingar av annat slag hänvisas till de allmänna riktlinjer för bedömningen, vilka angivits i 3 % isistnämnda cirkulär.
Statliga utbildningsanstalter, aktuella i detta sammanhang, är eller har
varit folkskoleseminarier. förskoleseminarier, konstfackskolan, kurs- centra för omskolningsverksamheten, lärarhögskolor, nomadskolor. semi- narier för huslig utbildning, sjöbefälsskolor, slöjdlärarseminariet, små- skoleseminarier. specialskolor, statens institut för högre utbildning av sjuksköterskor, statens skolor för vuxna, (statl) allmänna läroverk, (statl) högre tekniska läroverk, (statl) realskolor, (statl) sjuksköterskeskolor, (statl) tekniska fackskolor, (statl) tekniska gymnasier. (statl) yrkesskolor och yrkespedagogiska institut.
1.3 Tillämpningen av förteckningsplanen
Arkiv vid statlig utbildningsanstalt, som står under skolöverstyrelsens överinseende och som inte tillhör försvaret, skall förtecknas i huvudsaklig överensstämmelse med nedanstående av riksarkivet fastställda plan. Vid förtecknandet av arkiv, som bildats hos allmänna läroverk, för vilka förteckningsplanen den 22 maj 1903 SFS 1903z56. med kompletterande anvisningar den 31 maj 1921 SFS 1921:612, gäller, skall serier som ej finns upptagna i den äldre planen förtecknas enligt anvisningar av vederbörande arkivmyndighet, varvid nedanstående plan i tillämpliga delar kan tjäna till ledning.
Om annan statlig undervisningsanstalts arkiv förtecknats efter plan, som godkänts av vederbörande arkivmyndighet, skall arkivförteckningen anpassas till nedanstående förteckningsplan på sätt och från tidpunkt, som arkivmyndigheten anvisar.
Varje landsarkiv är arkivmyndighet för statliga skolor inom sitt landsarkivsdistrikt utom för skolor i Stockholm och Malmö, där respektive stadsarkiv är arkivmyndighet. Undantag: för utbildnings- anstalter tillhörande försvaret är krigsarkivet arkivmyndighet.
I fråga om icke statliga utbildningsanstalter med fristående ställning är nedanstående förteckningsplan avsedd att användas som vägledning. Beträffande planens tillämpning kan Skolstyrelsen eller motsvarande inhämta råd och anvisningar hos vederbörande landsarkiv.
Då planen är gemensam för ett stort antal skolor av olika art. upptar den endast ett begränsat antal arkivserier av mera vanligt slag. I övrigt är planen avsedd att vara flexibel. så att den utan svårighet kan anpassas till skiftande förhållanden.
Enligt planen indelas arkivet i första hand i huvudavdelningar. betecknade med stora bokstäver (A, B, C etc). Dessa huvudavdelningar indelas sedan i underavdelningar. betecknade med romerska siffror (A 1. All, AIII etc). Ytterligare underindelning sker med små bokstäver (F 11 a, F 11 b etc; F 11 a i sin tur kan underindelasi F II aa. F 11 ab etc).
Underindelningen inom varje huvudavdelning har karaktär av exem- plifiering. Om vid en skola ej existerar protokoll vid examen (nedan betecknade A 111), flyttas samtliga följande underavdelningar upp ett steg. Eftersom arkiven i olika skolor utvecklats pa skilda sätt, skall indelningen i underavdelningar sålunda avpassas efter de föreliggande förhållandena och ej efter planens exemplifiering. Underavdelningarna inom de olika huvudavdelningarna kan således bli flera eller färre. Huvud-
cller underavdelningarna kan vid behov delas även i de fall, då sådan uppdelning ej exemplifieras i förteckningsplanen. Arkivhandlingar som ej exemplifierats i förteckningsplanen skall efter sin art inordnas som underavdelningar inom resp. huvudavdelning.
Inom huvudavdelning, som omfattar flera serier, ordnas dessa i regel i kronologisk följd efter begynnelseåret.
2 Förteckningsplan
A Protokoll med bilagor
Till denna huvudavdelning förs bl. a kollegiets protokoll med bilagor, lokalst'yrelsens överläggnings— och beslutsprotokoll med bilagor, klass- konferensprotokoll och ämneskonferensprotokoll.
Exempel på underavdelningar och serier: A 1 Kollegiets protokoll med bilagor A 11 Lokalstyrelsens protokoll med bilagor A 111 Protokoll vid examen (examina) med bilagor A IV Klasskonferensprotokoll A V Ämneskonferensprotokoll A Vl Nämnders protokoll med bilagor
Anm. Till underavdelning AI kan bl. a. höra följande serier: Ala Kollegiets protokoll och A I b Bilagor till kollegiets protokoll. Till A VI kan exempelvis höra A VI aa Samarbetsnämndens protokoll, A VI ab Bilagor till samarbetsnämndens protokoll, A VI ba Biblioteksnämndens protokoll och A VI bb Bilagor till biblioteksnämndens protokoll.
B Koncept eller kopior av utgående skrivelser
Exempel på underavdelningar och serier: B 1 Koncept till (kopior av) utgående skrivelser B 11 Kopior av elevers betyg B 111 Koncept till (kopior av) tjänstgöringsbetyg och -intyg
Anm. Förvaras koncept (kopior) tillsammans med inkomna skrivelser, elevakter etc, förtecknas dessa handlingar under E respektive F.
C Diarier
Till denna huvudavdelning förs diarier och register till dessa samt förteckningar och listor, om de innehåller uppgifter om ärende och åtgärd eller eljest ersätter diarier.
Exempel på underavdelningar och serier: C 1 Lokalstyrelsens diarier C 11 Rektors diarier
D Register, förteckningar, liggare m. m.
I denna huvudavdelning upptas ämbetsböcker samt kort— och lösblads— registcr såsom liggare över elever m. m., liggare över lärare och annan personal samt liggare över arkiv. inventarier och läromedel.
Exempel på underavdelningar och serier:
D I Liggare över elever m. m. D 11 Betygskataloger D 111 Liggare över lärare och annan personal D IV Liggare över arkiv, inventarier och läromedel m. m.
Anm. Till D I kan exempelvis höra: D I a Kataloger, D I b Matriklar över intagna elever. D I c Matriklar över avgångna elever, D I d Elevkort, D I e Klassböcker och -listor. D I f Längder över skolpliktiga barn. Till D 111 kan exempelvis höra: D 111 a Tjänstematriklar och pensionsliggare och D 111 b Liggare över utfärdade tjänstgöringsbetyg. Till D IV hänförs exempelvis: D IV a Arkivförteck- ningar, D IV b Inventarieförteckningar, D IV c Bibliotekskataloger, D IV d Förteckningar och register över läromedel.
E Inkomna handlingar och korrespondens
Under denna huvudavdelning upptas serier av inkomna handlingar och korrespondens som varken arkivlagts efter ämne i s. k. dossiéer (huvudav— delning F) eller är att hänföra till någon av huvudavdelningarna G eller H.
Exempel på underavdelningar och serier: E I Inskrivningshandlingar och inträdesansökningshandlingar E 11 Examens- och prövningsansökningshandlingar
E 111 Inkomna skrivelser från myndigheter och enskilda E IV Korrespondens
Anm. Se anmärkningen under B Koncept
F Ämnesordnade handlingar (dossiéer)
Exempel på underavdelningar och serier: F I Handlingar rörande elever F 11 Handlingar rörande undervisningen F 111 Handlingar rörande skolhälsovård och andra skol- sociala frågor F IV Handlingar rörande praktisk lärarkurs (provår) F V Handlingar rörande kursverksamhet F VI Skriftliga prov F VII Handlingar rörande anställda (personaldossiéer) F VIII Handlingar rörande tjänstetillsättningar och
förordnanden F IX Handlingar rörande ekonomiska frågor F X Handlingar rörande fastigheter, lokaler, inven-
tarier, renhållning och städning
Anm. [ Till F [I hör exempelvis: F 11 a Arbets— och cxamensordningar, F 11 b Arsredogörelser. Till F 111 förs till exempel: FIII a Handlingar rörande skolhälsovård. Flll b Hälsokort, F 111 c Handlingar rörande studie- och yrkesvägledning. F 111 d Kurators handlingar. F 111 e Elevakter med bilagor. Till F IX hör exempelvis: F IX a Donationshandlingar. F IX b Stipendiehandlingar. F IX c Utgifts- och inkomststater. Till F X förs exempelvis handlingar rörande läromedel utom förteckningar och register (D 111).
Anm. 2 I äldre skolarkiv har huvudavdelning F oftast indelats i två avdelningar. nämligen F (Handlingar rörande elever och undervisning) samt G (Handlingar rörande skolans personal och förvaltning). Vad beträffar därpå följande huvudavdelningar har räkenskaperna betecknats med H, statistik med J, kartor och ritningar med K osv. De på ifrågavarande sätt ordnade arkiven behöver ej omförtecknas.
G Räkenskaper
Exempel på underavdelningar och serier: G 1 Huvudböcker
G 11 Kassaböcker
G 111 Inkomstjournaler G IV Utgiftsjoumaler G V Inkomstböcker
G Vl Utgiftsböcker G VII Verifikationer
Anm. Vid behov kan serierna G I—G V upptas på exempelvis följande sätt: GI a Huvudböcker, konceptexemplar och Gl b Huvudböcker, reviderade exemplar osv.
H Statistik
Till denna huvudavdelning förs serier av statistiska sammanställningar och primärmaterial avseende undervisningsstatistik.
Exempel på underavdelningar och serier: H I Undervisningsstatistik H 11 Frånvarouppgifter H 111 Frånvarosammanställning
J Kartor och ritningar
Här upptas kartor och ritningar, som på grund av avvikande format ej förvaras bland övriga handlingar. Ifall kartor och ritningar plockas ut ur övriga huvudavdelningar och placeras här, bör de förses med en anteckning, som anger, till vilken handling och volym de hör.
K Fotografier och filmer
Ej und ervisningsmate rial
Ö Övriga handlingar
Här upptas sådana handlingar som ej lämpligen kan föras till någon annan huvudavdelning, t. ex. handlingar rörande skolans historia, lärares och andra befattningshavares efterlämnade papper, föreningshandlingar samt pressklipp, om de ej tillföres skolans bibliotek.
Exempel på underavdelningar och serier: Ö I Handlingar rörande skolans historia Ö II Lärares och andra befattningshavares efterlämnade papper Ö III Föräldraföreningens eller Hem och skola—föreningens handlingar Ö IV Elevrådets handlingar Ö V Skolans föreningars handlingar Ö VI Pressklipp
Handling/serie Dupletthandlingar
Kladdar. minnesanteckningar, utkast, arbetspapper av tillfällig eller rutinmässig karaktär.
Följeskrivelser typ "härmed översändes"
Kopior av skrivelser till andra myndigheter, t. ex. ansökningar till andra skolor
Kopior för kännedom från an- dra myndigheter, t. ex. Iänsarbets- nämnden
Korrespondens med anhöriga eller med vårdare i familjevård, t. ex. lärarens skrivelser till föräld- rarna med läsårssammanfattningar eller brev om klädinköp från vår- dande familj
Brev och vykort till och från de utvecklingsstörda
Åldersbetyg. personbevis
Personakt (Omslag som i vissa fall inkommer från skolorna)
Testprotokoll
Gallringsfrirt-tidpunkt Utgallras omgående
Utgallras längre behövs
när handlingarna ej
Utgallras omgående
I den mån uppgifterna finns på annan plats, utgallras kopiorna när de ej längre behövs
D:o
I den mån handlingarna är av rutinkaraktär eller de väsentliga uppgifterna är noterade på annan plats, utgallras dessa handlingar när de ej längre behövs
I den mån breven är att be- trakta som allmänna handlingar och ej innehåller upplysningar för bedömning av det enskilda fallet, utgallras dessa när de ej längre be- hövs
Det första och senaste bevaras. Övriga utgallras omgående
Utgallras omgående såvida upp- gifterna är noterade på annan plats i dossién
Utgallras logens anvisningar
enligt chefspsyko-
Handling/serie
Labo ra tionsutlåtan den
Remisser, inkl. sådana som åter- kommit med påtecknat svar
Rem issva r, särskilt
lnaktuella medicinrecept
Temperatur- och fe be rkurvor
Pensionsansökningar
Hem (sjuk)vårdsansökningar samt läkarutlåtanden härtill
Beslutsmeddelanden angående tillägg och bidrag från försäkrings- kassan
Rumskontrakt
Försäkringsbrev
Handlingar och räkenskaper rörande privata penningmedel, så- som betalda räkningar, avslutade avbetalningsköp, fullmakter för uttag å bankböcker
Handlingar rörande självdekla- rationer
Röstkort
Gallringsfrist-tidpunkr
Såvida utlåtandet är infört i läkarjournalen utgallras dessa med 5 års frist
Utgallras med 10 års frist
Såvida svaret jämte anteckning om uppgiftslämnande sjukhus och datum är infört i läkarjournalen utgallras remissvaret med 5 års frist
Utgallras omgående
Utgallras med 5 års frist. Om diagnos och längd-viktangivelser är påfört kurvbladet skall dessa upp- gifter dock ha förts in iläkarjour- nalen
Utgallras 5 år efter det att ny ansökan uppgjorts eller 5 är efter det att pensionen upphört. Läkar- utlåtandena härtill skall bevaras
Utgallras 5 år efter det att ny ansökan respektive nytt utlåtande uppgjorts eller 5 år efter det att bidraget upphört
Utgallras 5 är efter det att tillägget. bidraget upphört
Utgallras 3 är efter det att kontraktet upphört att gälla
Utgallras 3 år efter det att försäkringen upphört att gälla
Utgallras med 10 års frist
Utgallras med 10 års frist
Utgallras omgående efter valtill— fället
Handling/serie Ransoneringskort
Ansvarsförbindelser och korre- spondens rörande sådana
Utbetalningsanmodan
Beläggningsrapporter och be- slutsmeddelanden från specialsjuk- husen. t. ex. Salberga. Västra Ny
Gallringsfrist-tidpunkt Utgallras omgående
Utgallras med 3 års frist med undantag av dem som ingår i in- skrivningshandlingarna. Dessa be- varas
Utgallras med 3 års frist
Utgallras 1 år efter det att uppgifterna registrerats
Arkivbild ningsplan
Fastställd den
Serie, handlingar
Protokoll. original Protokoll, kopior
Diarium, huvudblad
Diarium. talonger (sakrcgister)
Pcrsonmatrikel
Sjukanmälning, tjänstgöringsupp— gifter
Lönelistor tran lönekontoret (duplett)
Signum
AI
Cla
DI
Sv. ar- kiv 100 Bruksp. Sv. ar- kiv 100 Sv. ar- kiv 100 Sv. ar- kiv 100
Bruksp. Bruksp.
Förvaltning
Ark ivläggning och avställning
Förvarings— med el
Kronologisk ordning Bindcs
K ronologisk ordning Pärm
Kronologisk ordning Bind es Efter dossiéplanen Bindes i
årgångsvis
5-årsregister
Alfabetisk ordning. Bindes Blad rör. avgången
personal avställes; avställda blad i al-
fabctordn i lO—års-
perioder
Pcrsonnummcrordnjng Pämr
Kronologisk ordning Pärm
X-nämnden
Gallringsfrist
Utgallringstidpunkt
Sår Zår
Leverans till centralarkiv
lOår 10år 10år
Vid avställning
ilaga 5 Exempel på arkivbildningsplan
Bilaga 6 Exempel på Stadga för ett landstings arkiv
19' Landstingets. förvaltningsutskottets och övriga landstingsmyndigheters arkiv skall vårdas och förtecknas enligt Iandstingslagen.
2.5
Landstinget och landstingets förvaltningar må överlämna sina arkiv för vård och förtecknande till landstingets centralarkiv, här nedan kallat landstingsarkivet.
35
Landstingsarkivet lyder under förvaltningsutskottet, Chef för landstings— arkivet är landstingsarkivarien.
4.5
Landstingsarkivarien åligger att leda landstingsarkivets arbeten samt hos förvaltningsutskottet och övriga landstingskommunala organ göra de framställningar som erfordras.
55?
Landstingsarkivet har till uppgift att
]. under förvaltningsutskottets överinseende handha den omedelbara vården av de till förvaltningsutskottet avlämnade arkivhandlingarna,
2. biträda landstingets myndigheter i frågor rörande arkivvård,
3. i den utsträckning så kan ske såsom deposition eller gava mottaga arkivalier från aktiebolag, företag. föreningar och enskilda knutna till landstinget.
639
Såsom ansvarigt för vården av de till landstingsarkivet avlämnade arkivhandlingarna åligger det landstingsarkivet att
160
1. träffa överenskommelse om avlämnande av arkivalier till landstings— arkivet.
2. emottaga och kvittera till landstingsarkivet avlämnade arkivhand— lingar.
3. ombesörja. att avlämnade arkivalier. där så erfordras. ordnas och förtecknas och att gallringsplaner upprättas.
4. hålla arkivalierna tillgängliga i enlighet med tryckfrihetsförord- ningen,
5. tillse att upphört landstingsorgans arkiv omhändertages.
7?
I fråga om landstingskommunala organs arkivvård åligger det landstings- arkivet att genom besök hos organen taga kännedom om arkivbildningen och arkivvården samt därvid göra de erinringar om gällande föreskrifter rörande arkivvården och lämna de anvisningar och råd, som förhållandena påkallar.
839
För varje landstingsorgan utses en arkivvårdare. För landstingsorgan som är uppdelat i större enheter må dessutom utses arkivansvariga för varje enhet. Landstingsarkivarien är förvaltningsutskottets arkivvårdare.
959
Det åligger arkivvårdare, att i samråd med landstingsarkivet övervaka att arkiv under hans vård
1. hålles väl ordnat.
2. förvaras på betryggande sätt, särskilt att arkivhandlingarna är skyddade mot fukt och brand samt oåtkomliga för obehöriga.
3. är uppställt i enlighet med upprättad arkivförteckning och på sådant sätt, att alla dess delar är lätt åtkomliga.
4. hålles tillgängligt i enlighet med tryckfrihetsförordningen. Allmänna arkivstadgan (SFS 1961:590) och riksarkivets cirkulär med anvisningar rörande tillämpningen av densamma (SFS l968z473) skall härvid i tillämpliga delar lända till efterrättelse.
105
.Över varje arkiv skall föras förteckning. Arkivförteckning skall årligen
genomgås och kompletteras, varvid hänsyn skall tagas till uppkomna förändringar i arkivet. Ett exemplar av arkivt'örteckningen skall finnas hos Iandstingsarkivet.
1159
Förslag till ny- och ombyggnad av arkivlokal skall före antagandet
underställas landstingsarkivet för granskning. Vid förhyrning av lokal avsedd för arkivförvaring skall yttrande inhämtas från landstingsarkivet.
125
Vid ändring av landstingsmyndighets organisation och arbetssätt bör beaktas den inverkan ändringen kan få på arkivbildningen och förutsätt— ningarna för gallring. Innan ändring sker skall, om så påfordras. samråd äga rum med landstingsarkivet.
135
Utgallring av arkivhandlingar skall ske i enlighet med de beslut härom som fattats av vederbörande organ eller — för upphörda organ—av förvaltningsutskottet. Förslag till utgallring skall upprättas isamråd med landstingsarkivet.
1433
Arkivhandling må utlånas från arkiv för tjänsteändamål till myndighet i landstinget samt för vetenskapligt ändamål till institution som av riksarkivet beviljats inlåningsrätt. Arkivhandling må icke utlånas till enskild person.
155
Upphört landstingskornrnunalt organs arkiv skall inom tre månader efter verksamhetens upphörande överlämnas till förvaltningsutskottet för förvaring i Iandstingsarkivet, om icke förvaltningsutskottet beslutar, att det skall omhändertagas av annat Iandstingskommunalt organ.
165
Inventering av arkiv skall äga rum. då arkivvårdare frånträder sitt uppdrag. 'Landstingsarkivet äger att vara representerat vid förrättningen.
Statens offentliga utredningar 1975
Kronologisk förteckning
SDPONQP'IPPNH
33.
34.
35.
36.
37.
38.
39. 40. 41. 42. 43. 44. 45. 46. 47. 48. 49. 50. 51. 52. 53. 54.
Demokrati på arbetsplatsen. A. Psalmer och visor. Del l:1. U. Psalmer och visor. Del 1:2. U. Psalmer och visor. Del 1:3. U. Bättre bosättning för flera. S. Huvudmannaskapet för specialskolan och särskolan. U. Framtida studerandehälsovård. U. Utlandssvenskarnas rösträtt. Ju. Individen och skolan. U. Rörlig pensionsålder. S. . Svensk press. Tidningar i samverkan. Fi. . Totalfinansiering. B.
Vägtrafikolyckor och sjukvårdskostnader. S.
. Konstnärerna i samhället. U.
Kommunal rösträtt för invandrare. Kn. Kriminalvårdens nämnder. Ju. . Markanvändning och byggande. Remissammansrällning ut—
given av bostadsdepartementet. B. Förtroendevalda och panier i kommuner och landsting. Kn. . Konsumentskydd på läsområdet. H. (Utkommer hösten 1975)
Särskilda regler för handläggning av anmälan mot polisman. Ju. . Pensionsförsäkring. Fi. . Lag om allmänna handlingar. Ju. . JO—ämbetet. Uppgifter och organisation. R. . Tre sociologiska rapporter. Ju. . Å jour. Om journalistutbildning. u. . Forskningsråd. U. . Politisk propaganda på arbetsplatser. A. . Program för ljud och bild i utbildningen. U.
MedborgerIiga fri- och rättigheter i vissa länder. Ju. Barnens livsmiljö. S. (Utkommer hösten 1975) . Samhället och barns utveckling. Barnmiljöutredningens rap-
port 1. S. (Utkommer hösten 1975) . Barns hälsa. Barnmiljöutredningens rapport 2. S. (Utkommer
hösten 1975) Barns uppfostran och utveckling. Barnmiljöurredningens rap— port 3. S. (Utkommer hösten 1975) Förskolan, skolan och fritiden. Barnmiljöutredningens rapport 4. S. (Utkommer hösten 1975) Barnfamiljernas ekonomi. Barnmiljöutredningens rapport 5. S. (Utkommer hösten 1975) Barnen och den fysiska miljön. Barnmiljöutredningens rapport 6. S. (Utkommer hösten 1975) Barn och föräldrars arbete. Barnmiljöutredningens rapport 7. S. (Utkommer hösten 1975l Barnkultur. Barnmiljöutredningens rapport 8. S. (Utkommer hösten 1975) Statsbidrag till kommunerna. Fi. Trafikolyckor och statistik. K. Kommunal demokrati. Kn. Kommunal demokrati. Sammanfattning. Kn. Kvinnor i statlig tjänst. Fi. Etablering av miljöstörande industri. B. Vidareutbildning i internationell marknadsföring. H. Kommunal organisation och information. Kn. Kollektivtrafik i tätort. K. Kollektivtrafik i tätort. Bilagor. K Massmediegrundlag. Ju. lnternationella koncerner i industriländer. l. Bostadsförsörining och bostadsbidrag. B. Bostadsförsörjning och bostadsbidrag. Bilagor. B. Beskattning av realisationsvinster. Fi.
Fämansbolag. Fi.
55. 56. 57. 58. 59. 60. 61. 62. 63. 64. 65. 66. 67. 68. 69. 70.
71.
Bötesverkställighet. Ju. Trafikbuller. Del II. Flygbuller. K Varuförsörjning i kristid. H. Målet är jämställdhet. Ju. Utbildning för vuxna. U. Energiberedskap för kristid. H. Energiberedskap för kristid. Bilagor. H. Förkortad arbetstid för smäbamsföräldrar. S. Konsumentkreditlag m.m. Ju. Språkresor. U. Förfogandelagstiftningen. FÖ. Trafikpolitik — behov och möjligheter. K. Utbildning i samspel. S. Handikappanpassad kollektivtrafik. K Samhället och distributionen. H. Samhället och distributionen. Bilagor om företag, anställda och hushåll. H. Landstingens arkiv. Kn.
Statens offentliga utredningar 1975
Systematisk förteckning
Riksdagen JO—ämbetet. Uppgifter och organisation. (231
Justitiedepartementet
Utlandssvenskarnas rösträtt. (81 Kriminalvårdens nämnder. (161 Särskilda regler för handläggning av anmälan mot polisman. (201 Lag om allmänna handlingar. (221 Tre sociologiska rapporter. (241 Medborgerliga fri- och rättigheter i vissa länder. (291 Massmediegrundlag. (491 Bötesverkställighet. (551 Målet är jämställdhet. (581 Konsumentkreditlag rn. m. (631
Försvarsdepartementet Förfogandelagstiftningen. (651
Socialdepartementet
Bättre bosättning för flera. (51 Rörlig pensionsålder. (101 Vägtrafikolyckor och sjukvardskostnader. (131 Barnmiljöutredningen. 1. Barnens livsmiljö. (301 (Utkommer hösten 1975) 2. Samhället och barns utveckling. Barnmiljöutredningens rapport 1. (311 (Utkommer hösten 19751 3. Barns hälsa. Barn- miljöutredningens rapport 2. (321 (Utkommer hösten 1975) 4. Barns uppfostran och utveckling. Barnmiljöutredningens rapport 3. (331 (Utkommer hösten 19751 5. Förskolan, skolan och fritiden. Barnmiljöutredningens rapport 4. (341 (Utkommer hösten 1975) 6. Barnfamiljernas ekonomi. Barnmiljöutredningens rapport 5. (351 (Utkommer hösten 1975) 7. Barnen och den fysiska miljön. Barn- miljöutredningens rapport 6. (361(Utkommer hösten 1975) 8. Barn och föräldrars arbete. Barnmiljöutredningens rapport 7. (371 (Ut- kommer hösten 1975) 9. Barnkultur. Barnmiljöutredningens rap- port 8. (381 (Utkommer hösten 19751 Förkortad arbetstid för smäbarnsföräldrar. (621 Utbildning i samspel. (671
Kommunikationsdepartementet
Trafikolyckor och statistik. (401 Utredningen om kollektivtrafik i tätorter. 1. Kollektivtrafiki tätort. (471 2. Kollektivtrafik i tätort. Bilagor. (481 Trafikbuller. Del II. Flygbuller. [561 Trafikpolitik — behov och möjligheter. (661 Handikappanpassad kollektivtrafik. (681
Finansdepartementet
Svensk press. Tidningar i samverkan. [11] Pensionsförsäkring. [21] Statsbidrag till kommunerna. (391 Kvinnor i statlig tjänst. (431 Beskattning av realisationsvinster. (531 Fämansbolag. (541
Utbildningsdepartementet
1969 års psalmkommitté., (. Psalmer och visor. Del 111. [21 2. Psalmer och visor. Del 1:2. [3] 3. Psalmer och visor. Del 1:3. [4] Utredningen om skolan, staten och kommunerna.
1. Huvudmannaskapet för specialskolan och särskolan. [6] 2. In- dividen och skolan. (91
Framtida studerandehälsovärd. [7] Konstnärerna i samhället. (141 Å jour. Om journalistutbildning. (251 Forskningsråd. [26] Program för ljud och bild i utbildningen. (281 Utbildning för vuxna. (591 Språkresor. (641
Handelsdepartementet
Konsumentskydd på låsområdet. (191 (Utkommer hösten 1975) Vidareutbildning i internationell marknadsföring. (451 Varuförsörjning i kristid. (571 Energiberedskapsutredningen. 1. Energiberedskap för kristid. (601 2. Energiberedskap för kristid. Bilagor. (611 Distributionsutredningen. (. Samhället och distributionen. (691 2. Samhället och distributionen. Bilagor om företag, anställda och hushåll. (701
Arbetsmarknadsdepartementet
Demokrati på arbetsplatsen. (11 Politisk propaganda på arbetsplatser. (271
Bostadsdepartementet
Totalfinansiering. (121 Markanvändning och byggande. Remissammanställning utgiven av bostadsdepartementet. ( 171 Etablering av miljöstörande industri. [44] Boende- och bostadsfinansieringsutredningarna. 1. Bostadsför— sörjning och bostadsbidrag. (511 2. Bostadsförsörjning och bo- stadsbidrag. Bilagor. (521
Industridepartementet
Internationella koncerner i industriländer. (501
Kommundepartementet
Kommunal rösträtt för invandrare. (151 Förtroendevalda och partier i kommuner och landsting. (181 Utredningen om den kommunala demokratin. 1. Kommunal de- mokrati. (411 2. Kommunal demokrati. Sammanfattning. (421 3. Kommunal organisation och information. [46] Landstingens arkiv. (711
Nordisk utredningsserie (Nu) 1975
Kronologisk förteckning
1. Nordisk överenskommelse om förmåner vid sjukdom, havan- deskap och barnsbörd Peruskoulu pohjoismaissa Litteratur om nordiskt samarbete Nordisk kommunal rösträtt och valbarhet Bötesstraffet Nordic Cooperation for Tourism. Proposals for Action Voksenopplaering i de nordiska land. En konferanserapport Oversikt over forsknings—og utviklingsarbeid som gjelder eng- elskundervisningen i de nordiska land — 1974
9. Fort— och vidareutbildning för taeterarbetare 10. Nordisk samarbeid om billedkunst
QNPP'PEUN
i t'] & LiberFörlag .ISBN 91-38-02346-6