1 §  Protokoll som avses i 29 § lagen (1973:188) om arrendenämnder och hyresnämnder föres särskilt för varje ärende.

Protokoll föres av ordföranden eller annan tjänsteman vid hyresnämnden som har förordnats till protokollförare. När protokollet är uppsatt, skall ordföranden göra anteckning om det på protokollet med angivande av dagen för anteckningen samt utsättande av namn eller signatur. För sådant ändamål skall protokoll som förts av annan än ordföranden uppvisas för denne så snart det är uppsatt. Vid besiktning som ej företages av nämnden föres protokollet av den som har förordnats att verkställa besiktningen eller, om flera förordnats till det, någon av dem.

2 §  I protokoll vid sammanträde skall antecknas

1. tid och plats för sammanträdet,
2. nämndens ledamöter och protokollföraren,
3. teknisk expert som avses i 5 § lagen (1973:188) om arrendenämnder och hyresnämnder, om sådan expert anlitas,
4. tolk, om sådan anlitas,
5. parterna samt deras ombud eller biträden med uppgift om vilka av dem som är närvarande,
6. kort beteckning av saken,
7. fullmakt som lämnas muntligen inför nämnden,
8. närvarande personer som skall höras och övrig utredning som förebringas,
9. av parterna undertecknad förlikning, om sådan kommer till stånd inför nämnden, och i annat fall förlikningsförslag som nämnden lägger fram,
10. parts begäran om skiljedom och motparts yttrande över sådan begäran, 11. nämndens beslut, om det ej sättes upp särskilt, och skiljaktig mening inom nämnden.

I ärende som ej avser endast medling skall, om förlikning ej kommer till stånd, även parts yrkanden och invändningar, ändringar däri samt medgivande av motparts yrkanden antecknas i protokollet. I sådant ärende skall dessutom antecknas i protokollet vad som förekommit i övrigt av betydelse i den mån det ej upptagits i nämndens beslut i ärendet.

3 §  Har enligt 11 kap. 6 § jordabalken tvist hänskjutits till arrendenämnd för medling, skall, om jordägaren i uppsägningen vägrat medge förlängning men vid medlingen slutligen medgivit sådan, utöver vad som följer av 2 § första stycket, i protokollet antecknas att han medger förlängning av arrendeförhållandet och de villkor han uppställer för förlängningen. Har förlängning av arrendeförhållandet medgivits i uppsägningen och uppställer jordägaren vid medlingen andra villkor för förlängningen än som har angivits i uppsägningen, skall de nya villkoren antecknas i protokollet. Vidare skall yttrande av arrendatorn över den ståndpunkt som jordägaren sålunda slutligen har intagit antecknas i protokollet. Vad som sagts nu äger motsvarande tillämpning, när tvist har hänskjutits till arrendenämnd för medling enligt 11 kap. 6 a § jordabalken och ärendet ej skall avskrivas enligt 9 § andra stycket lagen (1973:188) om arrendenämnder och hyresnämnder.

Första stycket äger motsvarande tillämpning, när tvist har hänskjutits till hyresnämnd för medling enligt 12 kap.58 eller 58 a §jordabalken.

4 §  I protokoll vid besiktning skall antecknas

1. tid och plats för besiktningen,
2. nämndens ledamöter eller, om besiktningen ej företages av nämnden, vem som verkställer besiktningen samt protokollföraren,
3. teknisk expert som avses i 5 § lagen (1973:188) om arrendenämnder och hyresnämnder, om sådan expert anlitas,
4. tolk, om sådan anlitas,
5. närvarande parter, ombud och biträden,
6. kortfattad redogörelse för iakttagelserna vid besiktningen.

Om det är lämpligt, får vad som iakttages vid besiktningen redovisas genom fotografier eller på liknande sätt.

5 §  I protokoll vid sammanträde med hyresnämnd skall antecknas utsaga av vittne, sakkunnig eller part som höres under sanningsförsäkran i den omfattning utsagan kan antagas vara av betydelse i ärendet.

Sedan utsaga, som enligt första stycket skall antecknas i protokollet, har upptecknats, skall den läsas upp eller tillfälle på annat sätt lämnas den som har hörts att granska uppteckningen. Han skall tillfrågas, om han har något att erinra mot innehållet. Erinran, som ej föranleder ändring, skall antecknas. Därefter får uppteckningen ej ändras. Har utsagan först efter granskningen antecknats i protokollet, skall uppteckningen biläggas handlingarna.

6 §  Hyresnämnd får förordna att utsaga av part, vittne eller sakkunnig skall tagas upp på fonetisk väg i stället för att antecknas i protokollet. I denna ordning får även tagas upp sammanfattning av utsaga, avseende vad som kan antagas vara av betydelse i ärendet. Bestämmelserna i 5 § andra stycket gäller i tillämpliga delar i fråga om sammanfattning av utsaga som tagits upp på fonetisk väg.

7 §  Protokoll vid sammanträde eller besiktning sättes om möjligt upp efter hand som sammanträdet eller besiktningen fortgår. Kan det ej ske, föres minnesanteckningar. Med ledning av dem sättes protokollet upp snarast möjligt efter det att sammanträdet eller besiktningen har avslutats.

Användes minnesanteckningar för uppteckning av utsaga som enligt 5 § andra stycket skall granskas av den som hörts och sker granskningen innan utsagan har antecknats i protokollet, avfattas minnesanteckningarna i denna del slutligt i samband med granskningen.

8 §  Begär någon en utskrift av en berättelse som tagits upp på fonetisk väg enligt 6 §, skall en utskrift göras om det föreligger särskilda skäl för det. I annat fall skall en kopia av bandupptagningen tillhandahållas.

Om en utskrift görs, skall utskriftens riktighet bestyrkas. Minnesanteckningar och ett exemplar av utskriften skall tas in i akten.

Bandupptagningen bevaras till dess att två månader har förflutit från det att nämnden har avgjort ärendet. Fullföljs talan, bevaras dock bandupptagningen till dess att ärendet har avgjorts slutligt. Förordning (1991:165).

8 a §  Om det i ett ärende om upprustningsföreläggande enligt 12 kap. 18 a-c §§ jordabalken eller om tillstånd till förbättrings- eller ändringsåtgärd enligt 12 kap. 18 d-f §§ samma balk uppkommer fråga om en åtgärd är förenlig med reglerna om varsamhet i 3 kap. 10 § plan- och bygglagen (1987:10), skall hyresnämnden sända en underrättelse till den eller de kommunala nämnder som fullgör uppgifter inom plan- och byggväsendet. Förordning (2002:59).

9 §  Över ärenden föres förteckning. Ärendena tages upp i förteckningen efter hand som de kommer in och numreras i löpande följd för kalenderår. Ärendeförteckningen skall för varje ärende utvisa dagen då ärendet kom in och dagen för dess avgörande.

När ärendets beskaffenhet kräver det föres dagboksblad. På dagboksbladet göres anteckning om handlingar som kommer in eller upprättas och om åtgärder som vidtages i ärendet. Dagboksbladet förvaras i akten för ärendet.

Ärendeförteckning och dagboksblad upprättas enligt formulär och anvisningar som fastställes av domstolsverket.

10 §  Vid nämnd föres register över de fastigheter rörande vilka ärenden förekommit vid nämnden. Registret skall innehålla behövliga hänvisningar till ärendet.

11 §  Vid nämnd föres minnesbok. Denna skall utvisa dag för dag vilka sammanträden som skall hållas. I minnesboken bör också föras andra anteckningar som behövs för nämndens åtgärd viss dag i anledning av meddelat beslut eller fullföljd talan.

12 §  De handlingar som kommit in eller upprättats i ärende föres samman till en akt.

Har talan fullföljts i ärende som ej till alla delar avgjorts av nämnden tages även avgörandet av sådan talan in i akten.

13 §  Handlingar som tages in i akt och som ej får utgallras enligt 14 § numreras i löpande följd efter hand som de kommer in eller upprättas. På varje handling anges nämnden och ärendets beteckning. Inkommande handling skall därjämte förses med uppgift om inkomstdag.

14 §  När ärende avgjorts och beslutet vunnit laga kraft, får ur akten gallras ut minnesanteckningar, stenogram och dupletter av handlingar samt missiv och delgivningsbevis som ej innehåller någon uppgift av betydelse.

Om gallring i övrigt och om andra åtgärder i anslutning till arkivering av akten meddelas föreskrifter av riksarkivet.

15 §  Beslut sättes upp särskilt eller tages in i protokoll eller tecknas på handling i akten.

Beslut som sättes upp särskilt eller tecknas på handling i akten undertecknas av ordföranden.

16 §  Beslut som sättes upp särskilt skall årsvis föras samman till en beslutsbok. Besluten ordnas efter tiden för deras meddelande.

18 §  Om ett beslut har rättats enligt 26 § förvaltningslagen (1986:223) skall ordföranden anteckna rättelsen och dagen då denna gjorts på huvudskriften av beslutet eller, när beslutet har tagits in i ett protokoll, i protokollet. En sådan anteckning skall göras på utskrift av beslutet om detta är möjligt. Förordning (1986:1087).