1 §  Till Utrikesdepartementet hör utrikesrepresentationen, som utgörs av beskickningar, delegationer vid internationella organisationer och karriärkonsulat (utlandsmyndigheter).

I utrikesrepresentationen ingår även honorärkonsulat och konsularagenturer.

Föreskrifter om utrikesrepresentationen finns i förordningen (1992:247) med instruktion för utrikesrepresentationen. Förordning (1992:248).

2 §  Utrikesdepartementet och utrikesrepresentationen bildar tillsammans utrikesförvaltningen.

3 §  Utrikesdepartementet har till uppgift att bereda regeringsärenden och ärenden som avgörs av departementschefen eller något annat statsråd som har förordnats att vid regeringssammanträde i departementschefens ställe föredra ärenden inom departementets verksamhetsområde, att expediera beslut i sådana ärenden och att i övrigt biträda de nyssnämnda statsråden i deras verksamhet.

Utrikesdepartementet har också till uppgift att handlägga och avgöra ärenden som enligt lag eller annan författning skall prövas av Utrikesdepartementet. Förordning (1992:248).

4 §  I 2 a, 3 och 4 §§, 18 § tredje stycket, 20 § första och andra styckena samt 30 och 37 §§departementsförordningen (1982:1177) finns bestämmelser som också gäller Utrikesdepartementet. Förordning (1995:871).

5 §  Utrikesdepartementet får avskriva ett ärende i vilket en framställning till regeringen eller till ett statsråd inom departementet har blivit återkallad. Detsamma gäller när ett överklagande av en myndighets beslut förfaller enligt 28 § första stycket förvaltningslagen (1986:223). Utrikesdepartementet får också till behörig myndighet överlämna en framställning till regeringen eller till ett statsråd inom departementet i ett ärende vars avgörande uppenbarligen ankommer på en annan myndighet. Förordning (1991:361).

5 a §  Utrikesdepartementet beslutar i frågor som rör agremang för beskickningschefer, erkännande av konsuler och förhandsgodkännande av försvarsattachéer.

Utrikesdepartementet beslutar även i frågor som gäller underrättelse till en sändande stat om att beskickningschefen eller medlem av beskickningens diplomatiska personal är persona non grata eller att någon annan medlem av beskickningspersonalen inte är önskvärd. Detsamma gäller underrättelse till en sändande stat om att en konsul är persona non grata eller att någon annan medlem av konsulatspersonalen inte är önskvärd. Hinder möter inte mot att en sådan fråga hänskjuts till regeringens prövning.

Beslut av Utrikesdepartementet i frågor som avses i denna paragraf får inte överklagas. Förordning (1989:715).

6 §  Utrikesdepartementet beslutar i frågor som rör personalen i utrikesförvaltningen och i andra frågor som rör utrikesförvaltningens administration, om inte något annat är särskilt föreskrivet.

7 §  Frågor om att lämna ut handlingar som förvaras i Utrikesdepartementet prövas inom departementet, om inte något annat är särskilt föreskrivet. I tveksamma fall eller om sökanden begär att frågan hänskjuts till myndigheten, skall prövningen ankomma på departementschefen eller på något annat statsråd i departementet. Hinder möter inte mot att frågan hänskjuts till regeringens prövning.

7 a §  I arkivlagen (1990:782) ges föreskrifter om arkivvården och om åtgärder som ligger till grund för arkivvården. Utrikesdepartementet skall utöva tillsyn över utlandsmyndigheternas arkiv.

I arkivlagen ges också föreskrifter om att allmänna handlingar får gallras. Utrikesdepartementet beslutar om gallring av handlingar i utrikesförvaltningen. Förordning (1993:1016).

8 §  Utrikesdepartementet får under de förutsättningar som anges i 14 och 17 §§ förordningen (1993:1138) om hantering av statliga fordringar medge betalningsanstånd och helt eller delvis efterge fordringar som har uppkommit genom att bistånd beviljats enligt lagen (1973:137) om ekonomiskt bistånd till svenska medborgare i utlandet m. m. Förordning (1993:1259).

8 a §  Utrikesdepartementet får överlämna åt en viss utlandsmyndighet att avgöra ärenden som enligt föreskrifter i en författning prövas av Utrikesdepartementet. Förordning (1992:248).

9 §  Inom Utrikesdepartementet finns

1. fem avdelningar, nämligen en politisk avdelning, en rättsavdelning, en handelsavdelning, en administrativ avdelning och en avdelning för internationellt utvecklingssamarbete,
2. protokollet, som är ett organ för kontakter med utländska beskickningar och för organisation av utländska besök,
3. en press- och informationsenhet,
4. ett kansli för de Stockholmsbaserade ambassadörerna.

Avdelningarna indelas i enheter efter sakområden. Inom administrativa avdelningen finns dessutom sektioner.

Inom handelsavdelningen finns ett rättssekretariat för rättsliga frågor. Till handelsavdelningen är knutet ett EU-sekretariat.

Inom departementet finns dessutom en inspektör för utrikesrepresentationen, en idé och analysgrupp, tjänstemän med särskilda förhandlingsuppdrag samt tjänstemän till departementschefens eller andra statsråds förfogande. Förordning (1996:58).

10 §  I Utrikesdepartementet finns som chefstjänstemän en kabinettssekreterare, en statssekreterare som är chef för avdelningen för internationellt utvecklingssamarbete, en statssekreterare som är chef för handelsavdelningen, en expeditionschef som är chef för den administrativa avdelningen, en chef för den politiska avdelningen, en rättschef som är chef för rättsavdelningen samt en rättschef vid handelsavdelningen. Förordning (1992:248).

12 §  I Utrikesdepartementet finns huvudmän för olika sakområden. Indelningen i sakområden bestäms av departementet.

13 §  I utrikesförvaltningen finns i övrigt personal enligt beslut som regeringen eller Utrikesdepartementet meddelar.

Om det behövs, får utomstående anlitas för särskilda uppdrag.

15 §  Chefstjänstemännen skall biträda departementschefen och övriga statsråd inom departementet med att handlägga frågor och ärenden som hör till departementet och med arbetsledningen. De skall hålla sig underrättade om arbetets gång i departementet samt samverka med varandra, med huvudmännen och med de andra tjänstemän som nämns i 9 §. De skall med uppmärksamhet följa förhållandena inom departementets verksamhetsområde.

Chefstjänstemännen skall gemensamt planera handläggningen av viktigare frågor, särskilt sådana som skall föredras för departementschefen, samt svara för samordningen såväl inom departementet som i förhållande till övriga departement och andra samhällsorgan.

16 §  Arbetet inom utrikesförvaltningen samordnas närmast under departementschefen av kabinettssekreteraren.

Den statssekreterare som är chef för avdelningen för internationellt utvecklingssamarbete och den statssekreterare som är chef för handelsavdelningen svarar närmast under departementschefen för arbetet inom respektive avdelning. Om ett eller flera andra statsråd förordnats att vid regeringssammanträde föredra ärenden som hör till dessa avdelningar, svarar statssekreterarna dock närmast under det föredragande statsrådet. Förordning (1992:248).

17 §  Expeditionschefen svarar under kabinettssekreteraren för ledningen av utrikesförvaltningen i administrativt hänseende och för arbetet inom den administrativa avdelningen. Kansliet för de Stockholmsbaserade ambassadörerna är underställt expeditionschefen. Förordning (1987:229).

18 §  Rättschefen svarar under kabinettssekreteraren för arbetet inom rättsavdelningen. Rättschefen skall vidare, utom när det gäller handelsavdelningen, övervaka att lagenlighet, följdriktighet och enhetlighet iakttas i utrikesförvaltningens verksamhet och inom sitt område svara för utarbetandet av förslag till lagar och andra författningar liksom den slutliga granskningen av dessa och av koncepten till regeringens beslut.

Rättschefen svarar inom sitt område för att lagstiftnings- och andra författningsärenden som fordrar samråd med ett statsråd i ett annat departement bereds gemensamt med detta departement.

Rättschefen eller någon annan tjänsteman som departementet har utsett för statens talan i mål om ersättning för ekonomiskt bistånd som har lämnats svenska medborgare utomlands. Förordning (1992:248).

19 §  Chefen för politiska avdelningen svarar under kabinettssekreteraren för arbetet inom den politiska avdelningen.

20 §  Rättschefen vid handelsavdelningen skall, om inte annat följer av tredje stycket, övervaka att lagenlighet, följdriktighet och enhetlighet iakttas i verksamheten vid avdelningen. Rättschefen skall vidare inom avdelningens område svara för utarbetandet av förslag till lagar och andra författningar liksom för den slutliga granskningen av dessa.

Rättschefen svarar för att sådana lagstiftnings- och andra författningsärenden inom handelsavdelningens område som fordrar samråd med ett statsråd i ett annat departement bereds gemensamt med detta departement.

Rättchefen skall också övervaka att lagenlighet, följdriktighet och enhetlighet iakttas vid beredningen av avdelningens förvaltningsärenden samt slutligt granska koncepten till regeringens förvaltningsbeslut, om inte Utrikesdepartementet bestämmer att uppgiften skall fullgöras av någon annan tjänsteman. Förordning (1993:1016).

21 §  Varje huvudman skall inom sitt sakområde, med biträde av den personal som står till förfogande, ansvara för planeringsarbetet och samordningen, ärendenas behöriga gång, beredningen och föredragningen inför departementschefen eller ett annat statsråd inom departementet, upprättandet av koncept till regeringens beslut, riktigheten av uppgifterna i koncepten samt för expeditionernas uppsättande i överensstämmelse med regeringens beslut. Även i övrigt svarar huvudmannen för arbetet inom sitt sakområde.

Huvudmannen skall hålla departementschefen, övriga statsråd i departementet och chefstjänstemännen underrättade om arbetets gång och skall anmäla frågor av större vikt eller principiell betydelse för dem. Huvudmannen skall följa de anvisningar som meddelas av chefstjänstemännen och skall även i övrigt samverka med dessa, med de andra huvudmännen och med de övriga tjänstemän som nämns i 9 §. Huvudmannen skall med uppmärksamhet följa förhållandena inom sitt sakområde. Förordning (1993:1016).

22 §  Utrikesdepartementet får meddela de ytterligare föreskrifter om arbetsfördelningen och de övriga bestämmelser för arbetet inom Utrikesdepartementet som behövs utöver denna instruktion och andra föreskrifter som regeringen meddelat.

Utrikesdepartementet får även besluta om avvikelser från instruktionens bestämmelser om arbetsfördelningen.

23 §  Behörig att föredra ärenden inför lagrådet är den som är eller har varit hovrätts- eller kammarrättsassessor och den som Justitiedepartementet utser för ett visst fall.

24 §  I frågor som skall avgöras av Utrikesdepartementet beslutar departementschefen.

Departementschefen får överlåta rätten att besluta på departementets vägnar till ett annat statsråd, till en tjänsteman i departementet eller, om det finns särskilda skäl, till en tjänsteman i ett annat departement.

I följande frågor får dock inte beslutanderätten överlåtas till någon annan än ett statsråd:

1. frågor om anställning som minister, kansliråd, ambassadråd eller konsul på motsvarande nivå,
2. frågor om skiljande på annat sätt än genom avskedande från annan anställning än provanställning eller från uppdrag,
3. frågor om skyldighet att anmäla innehav av fondpapper enligt 11 § första stycket insiderlagen (1990:1342),
4. frågor som avses i 12 § denna förordning. Förordning (1994:898).

25 §  Chefstjänstemännen och, efter departementets bestämmande, andra tjänstemän får infordra de förklaringar, upplysningar och yttranden som behövs för ärendenas beredning.

26 §  Regeringen beslutar om anställning inom utrikesförvaltningen som kabinettssekreterare, statssekreterare, expeditionschef, rättschef, avdelningschef, inspektör, protokollchef, departementsråd och ambassadör. Regeringen beslutar även om anställning som generalkonsul, ambassadråd eller konsul, om det i anställningen ingår att vara chef för en utlandsmyndighet. Förordning (1996:58).

27 §  Regeringen bestämmer om tjänstgöringsort för tjänstemän inom utrikesförvaltningen som är förordnade av regeringen.

29 §  När det gäller anställningar som anges i 26 § prövar regeringen frågor om uppsägning enligt lagen (1982:80) om anställningsskydd. Förordning (1994:898).

30 §  Kabinettssekreteraren, avdelningscheferna och den i 9 § sista stycket nämnde inspektören bör delta i beredningen av ärenden om anställning, förflyttning eller entledigande av tjänstemän i utrikesförvaltningen, om ärendet avser en anställning som regeringen fattar beslut om.

Föreskrifter om Utrikesdepartementets antagningsnämnd finns i förordningen (1991:360) med instruktion för Utrikesdepartementets antagningsnämnd. Förordning (1994:898).

31 §  Frågor om disciplinansvar, avskedande, åtalsanmälan, avstängning eller läkarundersökning prövas inom utrikesförvaltningen gemensamt av kabinettssekreteraren, expeditionschefen och rättschefen på Utrikesdepartementets vägnar.

Om det vid överläggning till beslut framförs skiljaktiga meningar skall omröstning ske. Härvid skall föreskrifterna om omröstning i 29 kap.rättegångsbalken tillämpas. Förordning (1994:898).

32 §  I fråga om tjänstemän i utrikesförvaltningen som anställs av regeringen lämnas besked enligt 12 § anställningsförordningen (1994:373) på Utrikesdepartementets vägnar av expeditionschefen. Förordning (1994:898).

33 §  I Utrikesdepartementet skall finnas ett eller flera diarier för registrering av inkomna eller upprättade allmänna handlingar. Departementet utser en eller flera tjänstemän som skall ha tillsyn över diarieföringen.

34 §  I fråga om varje beslut av ett statsråd eller departementet eller av en departementstjänsteman skall finnas ett protokoll eller någon annan handling som anger vad beslutet innehåller, när beslutet fattades och vem som fattade beslutet.

35 §  I Utrikesdepartementet skall finnas ett arkiv. Departementet utser en eller flera tjänstemän som skall tillse att arkivet vårdas.

37 a §  Protokollet får för administrativa ändamål föra ett register över sådana personer som omfattas av eller har omfattats av lagen (1976:661) om immunitet och privilegier i vissa fall. Förordning (1994:898).

38 §  Bestämmelsen i 6 § anställningsförordningen (1994:373) behöver inte tillämpas vid anställning i utrikesförvaltningen.

Innan någon anställs som handläggare i utrikesförvaltningen med skyldighet att tjänstgöra inom utrikesrepresentationen, skall Utrikesdepartementet höra Utrikesdepartementets antagningsnämnd i fråga om handläggarens lämplighet för tjänstgöring utomlands. Detta gäller dock inte för anställning som minister, kansliråd, ambassadråd eller konsul eller om i övrigt särskilda skäl föranleder annat.

Ett meddelande om att någon har anställts skall genast lämnas till dem som har sökt anställningen, om inte särskilda skäl föranleder annat. Förordning (1995:871).

38 a §  Den som är expeditionschef, rättschef, avdelningschef, inspektör, protokollchef, presschef, departementsråd eller ambassadör kan åläggas att frånträda sina arbetsuppgifter för att i stället fullgöra andra, likvärdiga uppgifter i regeringskansliet eller utrikesrepresentationen. Detta gäller även den som är generalkonsul, ambassadråd eller konsul, om det i anställningen ingår att vara chef för en utlandsmyndighet.

Den som har en anställning som anges i första stycket anställs tills vidare. Anställningen får begränsas att gälla längst till en viss tidpunkt. Förordning (1996:58).

39 §  I fråga om överklagande av beslut av ett statsråd eller departementet eller av en departementstjänsteman tillämpas 30 § verksförordningen (1987:1100). Förordning (1988:175).