1 §  Till Utrikesdepartementet hör utrikesrepresentationen, som utgörs av beskickningar, delegationer vid internationella organisationer och karriärkonsulat (utlandsmyndigheter).

I utrikesrepresentationen ingår även honorärkonsulat och konsularagenturer.

Föreskrifter om utrikesrepresentationen finns i förordningen (1992:247) med instruktion för utrikesrepresentationen.

2 §  Utrikesdepartementet och utrikesrepresentationen bildar tillsammans utrikesförvaltningen.

3 §  Utrikesdepartementet har till uppgift att bereda regeringsärenden och ärenden som avgörs av departementschefen eller något annat statsråd inom departementets verksamhetsområde, att expediera beslut i sådana ärenden och att i övrigt biträda dessa statsråd i deras verksamhet.

Utrikesdepartementet har också till uppgift att handlägga och avgöra ärenden som enligt lag eller annan författning skall prövas av Utrikesdepartementet.

Utrikesdepartementet har vidare till uppgift att biträda Statsrådsberedningen och svara för sekretariatsfunktioner vid samordningen av EU-frågor i regeringskansliet.

4 §  I 2 a, 3 och 4 §§, 18 § tredje stycket, 20 § första och andra styckena samt 30 och 37 §§departementsförordningen (1982:1177) finns bestämmelser som också gäller Utrikesdepartementet.

5 §  Utrikesdepartementet får avskriva ett ärende i vilket en framställning till regeringen eller till ett statsråd inom departementets verksamhetsområde har blivit återkallad. Detsamma gäller när ett överklagande av en myndighets beslut förfaller enligt 28 § första stycket förvaltningslagen (1986:223). Utrikesdepartementet får också till behörig myndighet överlämna en framställning till regeringen eller till ett statsråd inom departementets verksamhetsområde i ett ärende vars avgörande uppenbarligen ankommer på en annan myndighet.

6 §  Utrikesdepartementet beslutar i frågor som rör agremang för beskickningschefer, erkännande av konsuler och förhandsgodkännande av försvarsattachéer.

Utrikesdepartementet beslutar även i frågor som gäller underrättelse till en sändande stat om att beskickningschefen eller en medlem av beskickningens diplomatiska personal är persona non grata eller att någon annan medlem av beskickningspersonalen inte är önskvärd. Detsamma gäller underrättelse till en sändande stat om att en konsul är persona non grata eller att någon annan medlem av konsulatspersonalen inte är önskvärd. Hinder möter inte mot att en sådan fråga hänskjuts till regeringens prövning.

Beslut av Utrikesdepartementet i frågor som avses i denna paragraf får inte överklagas.

7 §  Utrikesdepartementet beslutar i frågor som rör personalen i utrikesförvaltningen och i andra frågor som rör utrikesförvaltningens administration, om inte något annat är särskilt föreskrivet.

8 §  Frågor om att lämna ut handlingar som förvaras i Utrikesdepartementet prövas inom departementet, om inte något annat är särskilt föreskrivet. I tveksamma fall eller om sökanden begär att frågan hänskjuts till myndigheten, skall prövningen ankomma på departementschefen eller på något annat statsråd. Hinder möter inte mot att frågan hänskjuts till regeringens prövning.

9 §  I arkivlagen (1990:782) ges föreskrifter om arkivvården och om åtgärder som ligger till grund för arkivvården. Utrikesdepartementet skall ha tillsyn över utlandsmyndigheternas arkiv.

I arkivlagen ges också föreskrifter om att allmänna handlingar får gallras. Utrikesdepartementet får meddela föreskrifter om gallring av allmänna handlingar i utrikesförvaltningen.

10 §  Utrikesdepartementet får under de förutsättningar som anges i 14 och 17 §§ förordningen (1993:1138) om hantering av statliga fordringar medge betalningsanstånd och helt eller delvis efterge fordringar som har uppkommit genom att bistånd beviljats enligt lagen (1973:137) om ekonomiskt bistånd till svenska medborgare i utlandet m.m.

11 §  Utrikesdepartementet får överlämna åt en utlandsmyndighet att avgöra ärenden som enligt föreskrifter i en annan förordning skall prövas av Utrikesdepartementet.

12 §  I Utrikesdepartementet finns som chefstjänstemän en kabinettssekreterare, en eller flera statssekreterare, en expeditionschef, två rättschefer och tre utrikesråd.

13 §  I Utrikesdepartementet finns huvudmän för olika sakområden. Indelningen i sakområden och arbetsenheter i övrigt bestäms av departementet.

14 §  I utrikesförvaltningen finns i övrigt personal enligt beslut som regeringen eller Utrikesdepartementet meddelar.

Om det behövs, får utomstående anlitas för särskilda uppdrag.

15 §  Chefstjänstemännen skall biträda departementschefen och övriga statsråd inom departementets verksamhetsområde med att handlägga frågor och ärenden som hör till departementet, särskilt sådana som rör planeringsarbetet. De skall även biträda med att samordna verksamheten inom departementet samt i förhållande till andra departement och samhällsorgan. De skall vidare biträda med de ytterligare uppgifter som departementet bestämmer.

Chefstjänstemännen skall hålla sig underrättade om arbetets gång i departementet och samverka med varandra samt med huvudmännen. De skall med uppmärksamhet följa förhållandena inom departementets verksamhetsområde.

16 §  Arbetet inom utrikesförvaltningen samordnas närmast under departementschefen av kabinettssekreteraren.

17 §  Expeditionschefen svarar under kabinettssekreteraren för ledningen av utrikesförvaltningen i administrativt hänseende.

18 §  Rättscheferna skall övervaka att lagenlighet, följdriktighet och enhetlighet iakttas i utrikesförvaltningens verksamhet samt svara för utarbetandet av förslag till lagar och andra författningar inom departementets område liksom för den slutliga granskningen av dessa.

Rättscheferna svarar för att lagstiftnings- och andra författningsärenden som fordrar samråd med ett statsråd i ett annat departement bereds gemensamt med detta departement.

En av rättscheferna eller någon annan tjänsteman i departementet som rättschefen utser skall övervaka att lagenlighet, följdriktighet och enhetlighet iakttas vid beredningen av förvaltningsärendena samt slutligt granska koncepten till regeringens beslut i dessa ärenden.

Rättscheferna svarar för att underrättelser och upplysningar enligt 2 a § första stycket 3 departementsförordningen (1982:1177) lämnas.

En av rättscheferna eller någon annan tjänsteman som departementet har utsett för statens talan i mål om ersättning för ekonomiskt bistånd som har lämnats svenska medborgare utomlands.

19 §  Varje huvudman skall inom sitt sakområde, med biträde av den personal som står till förfogande, ansvara för planeringsarbetet och samordningen, ärendenas behöriga gång samt för beredningen och föredragningen inför departementschefen eller ett annat statsråd. Även i övrigt svarar huvudmannen för arbetet inom sitt sakområde. Huvudmannen svarar för upprättandet av koncept till regeringens beslut och för riktigheten av uppgifterna i koncepten samt för expeditionernas uppsättande i överensstämmelse med regeringens beslut. Vad som nu har sagts om koncept och expeditioner gäller dock inte i fråga om lagar och andra författningar.

Huvudmannen skall hålla departementschefen, övriga berörda statsråd och chefstjänstemännen underrättade om arbetets gång och skall anmäla frågor av större vikt eller principiell betydelse för dem. Huvudmannen skall följa de anvisningar som meddelas av chefstjänstemännen och skall även i övrigt samverka med dessa. Huvudmannen skall vid behov ta initiativ till samråd med andra huvudmän så att en allsidig beredning av ärendena säkerställs. Huvudmannen skall med uppmärksamhet följa förhållandena inom sitt sakområde.

Huvudmannen svarar, i den mån det inte åligger någon av rättscheferna enligt 18 § andra stycket, för att ärenden som fordrar samråd med ett statsråd i ett annat departement bereds gemensamt med detta departement.

20 §  Utrikesdepartementet bestämmer hur arbetet skall fördelas mellan statssekreterarna, rättscheferna och utrikesråden.

21 §  Utrikesdepartementet får meddela de ytterligare föreskrifter om arbetsfördelningen och de övriga bestämmelser för arbetet inom Utrikesdepartementet som behövs utöver denna instruktion och andra föreskrifter som regeringen meddelat.

Utrikesdepartementet får även besluta om avvikelser från instruktionens bestämmelser om arbetsfördelningen.

22 §  Behörig att föredra ärenden inför Lagrådet är den som är eller har varit hovrätts- eller kammarrättsassessor och den som Justitiedepartementet utser för ett visst fall.

23 §  I frågor som skall avgöras av Utrikesdepartementet beslutar departementschefen.

Departementschefen får överlåta rätten att besluta på departementets vägnar till ett annat statsråd, till en tjänsteman i departementet eller, om det finns särskilda skäl, till en tjänsteman i ett annat departement.

I följande frågor får dock inte beslutanderätten överlåtas till någon annan än ett statsråd:

1. frågor om anställning som minister, kansliråd, ambassadråd eller konsul på motsvarande nivå,
2. frågor om skiljande på annat sätt än genom avskedande från annan anställning än provanställning eller från uppdrag,
3. frågor om skyldighet att anmäla innehav av fondpapper enligt 11 § första stycket insiderlagen (1990:1342),
4. frågor som avses i 13 § denna förordning.

24 §  Chefstjänstemännen och, efter departementets bestämmande, andra tjänstemän får infordra de förklaringar, upplysningar och yttranden som behövs för ärendenas beredning.

25 §  Regeringen beslutar om anställning inom utrikesförvaltningen som kabinettssekreterare, statssekreterare, expeditionschef, rättschef, utrikesråd, inspektör, protokollchef, presschef, departementsråd och ambassadör. Regeringen beslutar även om anställning som generalkonsul, ambassadråd eller konsul, om det i anställningen ingår att vara chef för en utlandsmyndighet.

26 §  Regeringen bestämmer om tjänstgöringsort för tjänstemän inom utrikesförvaltningen som är anställda genom beslut av regeringen.

27 §  När det gäller anställningar som anges i 25 § prövar regeringen frågor om uppsägning enligt lagen (1982:80) om anställningsskydd.

28 §  Kabinettssekreteraren, statssekreterarna och expeditionschefen bör delta i beredningen av ärenden om anställning, förflyttning eller entledigande av tjänstemän i utrikesförvaltningen, om ärendet avser en anställning som regeringen fattar beslut om.

Föreskrifter om Utrikesdepartementets antagningsnämnd finns i förordningen (1991:360) med instruktion för Utrikesdepartementets antagningsnämnd.

29 §  Frågor om disciplinansvar, avskedande, åtalsanmälan, avstängning eller läkarundersökning prövas inom utrikesförvaltningen gemensamt av kabinettssekreteraren, expeditionschefen och en av rättscheferna på Utrikesdepartementets vägnar.

Om det vid överläggning till beslut framförs skiljaktiga meningar skall omröstning ske. Härvid skall föreskrifterna om omröstning i 29 kap.rättegångsbalken tillämpas.

30 §  I fråga om tjänstemän i utrikesförvaltningen som anställs genom beslut av regeringen lämnas besked enligt 12 § anställningsförordningen (1994:373) på Utrikesdepartementets vägnar av expeditionschefen.

31 §  I Utrikesdepartementet skall det finnas ett eller flera diarier för registrering av inkomna eller upprättade allmänna handlingar. Departementet utser en eller flera tjänstemän som skall ha tillsyn över diarieföringen.

32 §  I fråga om varje beslut av ett statsråd eller departementet eller av en departementstjänsteman skall det finnas ett protokoll eller någon annan handling som anger vad beslutet innehåller, när beslutet fattades och vem som fattade beslutet.

33 §  I Utrikesdepartementet skall det finnas ett arkiv. Departementet utser en eller flera tjänstemän som skall se till att vårda arkivet.

34 §  Av förordningen (1994:1543) om Utrikesdepartementets personregister över främmande staters beskickningspersonal m.m. framgår att Utrikesdepartementet får för administrativa ändamål med hjälp av automatisk databehandling föra ett personregister över de personer som omfattas av eller har omfattats av lagen (1976:661) om immunitet och privilegier i vissa fall.

35 §  Bestämmelsen i 6 § anställningsförordningen (1994:373) behöver inte tillämpas vid anställning i utrikesförvaltningen.

Innan någon anställs som handläggare i utrikesförvaltningen med skyldighet att tjänstgöra inom utrikesrepresentationen, skall Utrikesdepartementet höra Utrikesdepartementets antagningsnämnd om handläggarens lämplighet för tjänstgöring utomlands. Detta gäller dock inte för anställning som minister, kansliråd, ambassadråd eller konsul eller om i övrigt särskilda skäl föranleder något annat.

Ett meddelande om att någon har anställts skall genast lämnas till dem som har sökt anställningen, om inte särskilda skäl föranleder något annat.

36 §  Den som är expeditionschef, rättschef, utrikesråd, inspektör, protokollchef, presschef, departementsråd eller ambassadör kan åläggas att frånträda sina arbetsuppgifter för att i stället fullgöra andra, likvärdiga uppgifter i regeringskansliet eller utrikesrepresentationen. Detta gäller även den som är generalkonsul, ambassadråd eller konsul, om det i anställningen ingår att vara chef för en utlandsmyndighet.

Den som har en anställning som anges i första stycket anställs tills vidare. Anställningen får begränsas att gälla längst till en viss tidpunkt.

37 §  I fråga om överklagande av beslut av ett statsråd eller departementet eller av en departementstjänsteman tillämpas 35 § verksförordningen (1995:1322).