JO dnr 3614-2009

I en anmälan till JO förde M. V. fram klagomål mot det kommunala bolaget Skelleftebuss AB med anledning av handläggningen av ett ärende om handlingsutlämnande.

M. V. anförde följande. I ett e-postmeddelande den 12 juni 2009 begärde han att få ta del av vissa i meddelandet närmare preciserade fakturor. Den 16 juni 2009 fick han ett e-postmeddelande som innehöll följande.

Personen som sköter de handlingar som Ni önskar är på semester, och återkommer om 5 veckor.

Vi kommer att sända dessa handlingar så snart vi kan.

Samma dag skickade bolaget ytterligare ett e-postmeddelande som innehöll följande.

Jag började tänka på en sak!

Du har aldrig presenterat vad du egentligen undersöker? Det skulle vara intressant att veta samt vilka som kommer att kunna ta del av vår kundstock, eftersom det är den som vi presenterar för dig?

Mot bakgrund av innehållet i e-postmeddelandena ifrågasatte han huruvida Skelleftebuss AB hanterade frågan om handlingsutlämnande på ett rättsligt hållbart sätt.

Efter remiss anförde Skelleftebuss AB, genom verkställande direktören Erland Lövgren, i ett yttrande följande (bilagorna utelämnas här).

– – –

Han [M. V.] begärde ut handlingar per e-post fredagen den 12 juni 2009. Vi svarade honom som framgår av bilagan tisdagen den 16 juni 2009 (bortrest måndagen den 15 juni 2009) att personen som sköter de affärer som han frågade efter, var på semester och skulle vara borta i 5 veckor. I samma e-post meddelade vi att vi skulle sända de

Ett litet företag som vårt har inte en organisation som speciellt under semestertider (som detta fall gäller) har möjligheten att direkt ställa upp på förfrågningar liknande detta fall med omedelbar verkan, då vi har en löpande verksamhet att sköta med mycket begränsad personalstyrka. Vi tycker att vi fixade till det hela mycket snabbt ändå, från förfrågan till att vi skickade de begärda handlingarna, vad kan man mer begära?

När man får en anmälan mot sig fast man varit snabb som vi tycker vi varit, då blir givetvis vår frågeställning i en fråga som denna, vilka tidsaspekter kan anses vara rimliga i ett fall som detta? Det skulle vara intressant att veta?

När det gäller M. V. ifrågasättande av min fråga i hans bilaga nr 3, vilka som kan tänkas ta del av våra handlingar som han får av oss, så ser vi det vara en berättigad och viktig fråga för oss att ta del av, då vi faktiskt delar med oss av vår kundstock.

För att ni skall få hela bilden klar för er så bedriver Skelleftebuss AB idag ingen beställningstrafik i den meningen att vi gör egna arrangemang och säljer ”stolar” till allmänheten för beställnings/turistresor som typ en resebyrå, utan vi hyr enbart ut buss med förare till researrangörer och i samband med detta kan vi även hjälpa till med vissa praktiska saker åt huvudarrangören för resan.

Det som initierade vår frågeställning den 16 juni 2009 var att en av våra samarbetspartner ifrågasatte varför vi lämnade ut deras kundstock på detta sätt, då även slutkund redovisas i de handlingar vi skickat till M. V., och denna affärsförbindelse kan av särskild anledning bedömas så att det enskilda företaget lider skada om uppgiften röjs.

Eftersom det rör sig om våra kunders kundstock och vår kundstock beslöt vi oss för att utreda ifall detta inte var en sak som skulle sekretessbeläggas främst då för våra kunders skull.

För att få ett bättre underlag för beslut i frågan gjorde vi en framställan i e-post till M. V. den 16 juni 2009.

Det vi stöder oss på är följande paragrafer enligt sekretesslagen 1980:100, 6 kap.1 § samt 8 kap. 10 §, ifall vi skall lägga sekretess på de begärda handlingarna, vilket vi vill påpeka att vi inte gjort eller beslutat ännu.

Enligt den information som vi fått tidigare har vi som kommunalt bolag ingen rätt att utreda eller efterfråga vem det är som begärt ut handlingar, såvida det inte behövdes för att avgöra frågan huruvida den begärda handlingen är offentlig eller skall omfattas av sekretess.

I detta fall bedömde vi det som nödvändigt eftersom de begärda handlingarna kunde skada främst våra kunder samt även företaget.

Vi bestrider helt de anklagelser som M. V. framför mot oss i sin anmälan som bygger på helt felaktiga uppgifter/antaganden och vi kan inte finna att vi begått några felaktigheter i vårt agerande av handläggningen av aktuell begäran av allmänna handlingar. – – –

M. V. kommenterade remissvaret och förde fram ytterligare klagomål mot Skelleftebuss AB.

Sekretesslagen (1980:100) har den 30 juni 2009 ersatts med offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) , OSL. I det följande kommer hänvisningar att göras till den nya lagen som i berörda hänseenden inte har inneburit några sakliga ändringar.

Enligt 2 kap. 12 § TF ska en allmän handling som får lämnas ut – och som alltså inte omfattas av någon sekretessbestämmelse – på begäran ”genast eller så snart det är möjligt” på stället utan avgift tillhandahållas den som önskar ta del av handlingen. Av 2 kap. 13 § TF framgår att den som har rätt att ta del av en allmän handling också har rätt att mot fastställd avgift få en kopia av handlingen. En begäran om att få en sådan kopia ska behandlas skyndsamt.

Besked i en utlämnandefråga bör normalt lämnas samma dag som begäran gjorts. Någon eller några dagars fördröjning kan dock godtas om en sådan fördröjning är nödvändig för att ta ställning till om den efterfrågade handlingen är allmän och offentlig. Till det kommer att ett visst dröjsmål är ofrånkomligt om framställningen avser eller fordrar genomgång av ett omfattande material. För att leva upp till TF:s skyndsamhetskrav måste den som omfattas av regleringen organisera sin verksamhet på sådant sätt att framställningar om handlingsutlämnande kan behandlas även under semesterperioder och enskilda personers bortovaro.

Det är som regel den myndighet som förvarar handlingen som ska pröva en begäran, 2 kap. 14 § första och andra stycket TF. Om en anställd vid en myndighet, enligt arbetsordningen eller på grund av ett särskilt beslut, har ansvar för vården av en handling, är det enligt 6 kap. 3 § OSL i första hand han eller hon som ska pröva om handlingen ska lämnas ut. I tveksamma fall ska den anställde låta myndigheten göra prövningen, om det kan ske utan onödigt dröjsmål. Beslutar den anställde att inte lämna ut handlingen eller del av den ska den som begär handlingen informeras om möjligheten att begära myndighetens prövning och att det krävs ett skriftligt beslut av myndigheten för att beslutet ska kunna överklagas.

Avslagsbeslut får enligt 2 kap. 15 § första stycket TF och 6 kap. 7 och 8 §§ OSL överklagas hos kammarrätt. Den sökande ska underrättas om hur beslutet kan överklagas (se 21 § förvaltningslagen [1986:223] och JO 2008/09 s. 540).

Enligt 2 kap. 14 § tredje stycket TF får en myndighet i princip inte efterforska vem sökanden är eller vilket syfte han eller hon har med sin begäran. Bestämmelsen innebär att var och en enligt huvudregeln har rätt att ta del av alla offentliga handlingar hos en myndighet utan att behöva uppge vem han eller hon är eller vad handlingen ska användas till. Från denna huvudregel föreligger ett undantag, nämligen då efterforskning av det slaget behövs för att myndigheten ska kunna avgöra om handlingen kan lämnas ut. Undantaget har kommenterats i JO 2009/10 s. 530 där det bl.a. anges:

Regeln om att den som begär att få ut en allmän handling får vara anonym och inte behöver redovisa vilket syfte han eller hon har med sin begäran – dvs. vad handlingen ska användas till – är en viktig del i offentlighetsprincipen och har

Eventuella efterforskningsåtgärder måste med tanke på förfarandets undantagskaraktär föregås av ett väl övervägt ställningstagande från myndighetens sida. Regeln om frångående av förbudet mot efterforskning av syftet med en begäran om handlingsutlämnande får självfallet inte användas som förevändning för att försvåra den enskildes möjligheter att använda sig av offentlighetsprincipen, t.ex. för att förhala ett utlämnande genom frågor, som myndigheten senare inte kan visa att den haft fog för att ställa. Vidare bör en myndighet som anser efterforskningsåtgärder nödvändiga förklara för sökanden att informationen behövs för sekretess-prövningen (jfr JO 2005/06 s. 466). Sökanden bör då även upplysas om att ärendet vid uteblivet svar kan komma att avgöras på det underlag som föreligger.

Skelleftebuss AB är ett kommunalt bolag som omfattas av reglerna i TF om rätt att ta del av allmänna handlingar.

Av utredningen framgår att M. V. i ett e-postmeddelande den 12 juni 2009 begärde att få ta del av vissa handlingar hos Skelleftebuss AB och att dessa skickades till honom först den 22 juni 2009.

Bolaget har i sitt remissvar hänvisat till storleken på personalstyrkan och intresset av att hantera den löpande verksamheten och har gjort gällande att organisationen, särskilt under semesterperioder, inte har möjlighet att behandla frågor om handlingsutlämnande utan att dröjsmål uppstår. Vad bolaget anfört är inte en godtagbar ursäkt för att en begäran om handlingsutlämnande inte hanteras med den skyndsamhet som regelverket kräver.

Bolaget har vidare tillställt anmälaren en fråga om vad denne undersökte. Det saknas spår av att några mer ingående överväganden gjordes innan den frågan sändes till anmälaren. Det är först i yttrandet till JO som bolaget förklarat att efterforskningen varit av betydelse för sekretessbedömningen. Till detta kommer att handlingarna såvitt framkommit lämnades ut utan att frågan besvarades.

Skelleftebuss AB ska sammanfattningsvis kritiseras för sitt dröjsmål med ställningstagandet till anmälarens begäran och för den fråga som tillställdes anmälaren med anledning av dennes begäran.

Vad M. V. har anfört i övrigt ger inte anledning till någon ytterligare åtgärd eller något uttalande från JO:s sida.