JO dnr 3951-2008 | lagen.nu

I en anmälan framförde polismannen AA klagomål mot Polismyndigheten i Skåne för handläggningen av arbetsrättslig utredning mot honom. Han anförde bl.a. att han fått vänta cirka två och ett halvt år innan han fått besked om att utredningen var nedlagd och detta först efter att han själv varit i kontakt med flera personer inom polismyndigheten. Han blev även ifrågasatt när han ville ta del av handlingarna i ärendet.

Handlingar i polismyndighetens ärende ALM 793-8672/05 infordrades och granskades. Av dessa framgick bl.a. följande. Den 6 juni 2005 blev AA och en kollega anmälda för tjänstefel efter ett ingripande på en restaurang. Den 9 juni beslutade chefsåklagaren BB (Åklagarmyndigheten, Riksenheten för polismål) att förundersökning inte skulle inledas. Polismyndigheten beslutade den 6 juli att inleda en arbetsrättslig utredning för att utröna om grund fanns för inledande av ett disciplinärt förfarande. AA hördes den 25 juli vid polisens internutredningsgrupp i Malmö. Den 20 januari 2006 beslutade polisintendenten CC efter prövning, enligt 14 § lagen ( 1994:260 ) om offentlig anställning, att det inte fanns grund för att inleda ett disciplinärt förfarande varvid ärendet avslutades. I beslutet noterades att det ålåg huvudenhetschefen att tillse att berörda underrättades om beslutet.

Av ingivna handlingar från AA framgick följande. Den 18 juni 2007 skickade han ett mejl till juristen DD via polisens interna mejlsystem och frågade om utredningen var klar och angav att han – om den var avslutad – önskade ta del av den. Han fick via automatsvar följande besked från DD: ”Jag är på semester och återkommer tisdagen den 3 juli. Mina mail öppnas av EE”. Den 14 maj 2008 skickade han en påminnelse till DD och fick svar den 3 juni att hon skulle kontrollera vad som hänt och att han skulle få besked. AA blev, enligt egen uppgift, några dagar senare, uppringd av en kvinna som gav besked att utredningen hade lagts ned redan den 20 januari 2006.

Polismyndigheten (länspolismästaren FF) kom in med ett remissvar.

Polismyndigheten anförde i sitt yttrande bl.a. följande.

Bakgrund

AA anmäldes tillsammans med en kollega den 6 juni 2005 för tjänstefel i samband med ett ingripande i ett misshandelsärende samma dag. Chefsåklagare BB beslutade den 9 juni 2005 att inte inleda förundersökning då det inte fanns anledning anta att brott som hör under allmänt åtal förövats. Den 6 juli 2005 beslutade polismyndigheten att inleda en arbetsrättslig utredning för att utröna om det fanns grund för inledande av ett disciplinärt förfarande. Den 20 januari 2006 beslutade polismyndigheten vid prövning enligt 14 § lagen ( 1994:260 ) om offentlig anställning att det inte framkommit att AA begått någon tjänsteförseelse genom att åsidosätta sina skyldigheter i anställningen. Vidare angavs i beslutet att det därför inte fanns grund för att inleda ett disciplinärt förfarande och att ärendet inte skulle föranleda vidare åtgärd. Ytterligare framgick att huvudenhetschef skulle tillse att berörda skulle underrättas om beslutet.

AA har i sin anmälan uppgett bl. a. följande. Den 18 juli 2005 fick han reda på att åklagaren lagt ned förundersökningen men att polismyndigheten startat en arbetsrättslig utredning mot honom. Ett förhör med honom genomfördes hos internutredningsgruppen den 25 juli 2005. I augusti 2005 ringde han upp juristen DD vid länspolismästarens stab för att informera sig om utredningen. DD hänvisade då till att han skulle få information om ärendegången av sin närmsta chef. Den 18 juni 2007 e-postade han till DD via polisens interna e-postsystem då han ännu inte fått veta vad som hänt i utredningen. Via e-post kom svaret att DD var på semester men att hennes e-post öppnades av juristen EE. Därefter hörde han ingenting. Den 14 maj 2008 sände han en påminnelse till DD om att han fortfarande inte fått veta vad som händer i utredningen. Den 3 juni 2008 fick han svaret att hon skulle kontrollera vad som hänt och att han skulle få ett besked. Några dagar därefter blev han uppringd av en kvinna som informerade om att utredningen lades ned den 20 januari 2006. Därvid framlade han sina synpunkter på denna ärendehantering. Någon gång under tiden augusti 2005 - mars 2007 frågade han både sin närmaste chef kommissarien GG och chefen för närpolissektionen HH om de visste något om ärendet men erhöll negativa besked. När han i juni 2008 ville få ut handlingarna i nu ifrågavarande ärende blev han ifrågasatt varför han ville ha ut handlingarna både av dokumentenheten och av juristen JJ.

Avseende vem som på polisområdeschefens uppdrag hade att underrätta AA om beslutet i disciplinärendet har polisintendenten KK, Polisområde Malmö, uppgett bl.a. följande. Rutinerna vid den tidpunkt då AA rätteligen borde ha blivit underrättad var sådana att områdeschefen uppdrog åt vederbörande sektionschef att svara för att ifrågavarande arbetstagare blev underrättad. Sektions-chefen kunde dock vidaredelegera uppgiften till arbetstagarens närmaste chef. Några rutiner för redovisning eller återrapportering fanns inte vid denna tid. Någon dokumentation som styrker att AA blivit underrättad har inte kunnat åter-finnas. Sedan ett halvår tillbaka tillämpas i Polisområde Malmö den rutinen att den som meddelat underrättelsen gör en tjänsteanteckning på beslutsdokumentet som därefter förvaras i ärendeakten. Möjligen bör rutinen kompletteras med en föreskrift om att genomförd underrättelse ska skrivas in i informationsrutan i diariet.

Angående AA sökande efter information avseende den arbetsrättsliga utredningen mot honom och den kontakt han i sammanhanget hade med juristen DD har hon uppgett bl. a. följande. Hon var föredragande i aktuell utredning och inför beslutet. Utredningen pågick till dess den avslutades den 20 januari 2006. Dessförinnan kunde något besked inte ges till AA. Normal rutin vid arbetsrättslig utredning är att då denna inleds överlämnas ärendet till intern-utredningsgruppen för samtal med berörda personer efter direktiv från den beslutande i ärendet. Efter det att samtal

DD har underhand uppgett att hon inte kan erinra sig den telefonkontakt i augusti 2005 som AA påstår att han haft med henne samt att hon under sin utbildning våren 2008 i sin interna e-post korg hade ett meddelande om att hon beträffande frågor som berörde Rättssekretariatet hade EE som ersättare.

Beträffande de åtgärder som juristen EE vidtagit med anledning av en fråga från AA som sändes till DD sommaren 2007 och därefter ånyo sommaren 2008 har EE uppgett bl. a. följande. När DD var ledig sommaren 2007 kontrollerades DD:s interna e-postsystem (GroupWise) av EE. Den som sände e-brev till DD informerades om att EE skulle ersätta henne. Exakt hur svarsmeddelandet var formulerat minns hon inte. Angivna meddelande skickades endast internt och det var därför som hon kontrollerade DD:s e-post för att säkerställa att extern e-post som skulle diarieföras registrerades i diariet. Den som internt hade sänt e-brev till DD och önskade svar på en fråga kunde vända sig direkt till henne. Hon minns inte om hon läste AA:s e-brev sommaren 2007 eller om hon hade någon kontakt med honom. DD kontaktade under juni 2008 henne och berättade att AA hade hört av sig eftersom han inte fått besked om utgången i ett disciplinärende. DD bad henne kontrollera utgången och meddela AA. Hon kan inte erinra sig om hon kontaktade AA eller om det var han som kontaktade henne. De samtalade i telefon under juni månad. Hon minns att hon kontrollerade utgången av disciplinärendet i A-diariet och meddelade AA vad som framkommit i diariet. Denne frågade också om hennes synpunkt på tidsutdräkten för honom att få besked. Hon kan erinra sig att hon sa att hon tyckte att det tagit för lång tid och att han borde ha fått besked via sin huvudenhet. AA lämnades också besked om att hon inte hade ärendet hos sig och därför inte kunde berätta för honom exakt vad som stod i ärendet eller i besluten. Hon tror att hon informerade honom om att han kunde begära att få en kopia av ärendet och att han kunde få det efter sedvanlig sekretessprövning.

Vad avser AA:s ifrågasättande av frågor från dokumentenheten och juristen JJ i samband med att han begärde ut handlingarna i ärendet kan följande konstateras. Vad avser dokumentenheten kan företrädare för enheten inte erinra sig kontakten med AA. Av myndighetens diarium kan utläsas att AA den 25 juni 2008 begärt att få ta del av samtliga handlingar i ärende ALM 793-8672/05. Hans begäran har registrerats och erhållit ärendenummer AA 187-23619/08. Juristen JJ antecknades som handläggare.

JJ har uppgett bl.a. följande. Hon har som handläggare och beslutsfattare i ärendet den 27 juni 2008 med stöd av 7 kap. 11 § tredje stycket och 9 kap. 17 § sekretesslagen (1980:100) beslutat att lämna ut de begärda handlingarna. Hon kan inte erinra sig hanteringen av det enskilda ärendet. Vid handläggning av ärenden om begäran att få ut handlingar efterfrågar hon syftet med att få ut handlingarna enbart i de fall hon anser att upplysningen behövs för att kunna göra den nödvändiga sekretessprövningen. Hon stöder sig härvid på 2 kap. 14 § tredje stycket tryckfrihetsförordningen som anger att myndighet inte, på grund av att någon begär att få ta del av allmän handling, får efterforska vem han är eller vilket syfte han har

Bedömning

Vad avser underrättelse till berörd personal av beslut i disciplinärende åläggs regelmässigt i besluten åt huvudenhetschefen att tillse att en sådan underrättelse sker. I det aktuella ärendet är det klarlagt dels att huvudenhetschefen i Polisområde Malmö ålades att underrätta berörda om beslutet att ärendet avskrivits, dels att akten med beslut överfördes till polisområdet. Polismyndigheten kan dock konstatera att det inte går att klarlägga om AA faktiskt underrättades år 2006 om att aktuellt ärende lagts ner. I brist på dokumentation från den tidpunkten är det rimligt att utgå ifrån att AA inte har underrättats om det slutliga beslutet, vilket han självfallet borde ha blivit. Vid den tiden fanns inte några rutiner för kontroll eller uppföljning att underrättelse har kommit berörd person till del, men sedan början av 2009 har det i myndigheten införts rutiner för uppföljning som säkerställer att berörd person underrättats. Motsvarande rutiner har redan dessförinnan införts lokalt i vissa polisområden som t.ex. Polisområde Malmö. Genom uppföljningskrav anser myndigheten att liknande fel i framtiden ska kunna undvikas.

Vad gäller myndigheternas serviceskyldighet finns bestämmelser i bl.a. 4 § förvaltningslagen (1986:223) . Av angivna lagrum framgår att varje myndighet ska lämna upplysningar, vägledning, råd och annan hjälp till enskilda i frågor som rör myndighetens verksamhetsområde. Vidare framgår att hjälpen ska lämnas i den utsträckning som är lämplig med hänsyn till frågans art, den enskildes behov av hjälp och myndighetens verksamhet. Det framgår också att frågor från enskilda ska besvaras så snart som möjligt.

AA har gjort gällande han i augusti 2005 telefonledes kontaktade DD vid länspolismästarens stab för att höra sig för om ärendets handläggning och att han då erhöll beskedet att han skulle komma att underrättas om ärendegången av sin närmsta chef. DD kan i efterhand inte erinra sig den angivna kontakten med AA. Däremot står det klart att AA i juni 2007 i ett e-brev till DD via polisens interna epostsystem (GroupWise) förfrågat sig om ärendets gång. Det är vidare utrett att DD var ledig vid den tidpunkten, varvid det sändes ett automatiskt e-postsvar till AA med meddelande att DD hade semester och att juristen EE var hennes ersättare. AA kontaktade inte EE vid den tiden. Däremot e-postade AA internt igen den 14 maj 2008 till DD. Inte heller vid det tillfället var DD i sin ordinarie tjänst på grund av en längre utbildning. När hon senare öppnade sina interna e-post gav honden 3 juni 2008 AA svaret att hon skulle kontrollera vad som hänt. Några dagar senare blev han uppringd och informerad om att utredningen lagts ned den 20 januari 2006.

Polismyndigheten kan inte finna att DD eller EE har eftersatt den lagstadgade serviceskyldigheten vad gäller att besvara de av AA via myndighetens interna epostsystem ställda frågorna. AA kunde, när han i juni 2007 i det automatiska epostmeddelandet erhöll besked att EE svarade för DD, ha kontaktat EE som då kunnat ge honom de besked han efterfrågade.

När det gäller rätten att ta del av allmänna handlingar konstaterar myndigheten att det i 2 kap. 14 § tredje stycket tryckfrihetsförordningen stadgas att en myndighet får inte på grund av att någon begär att få taga del av allmän handling efterforska vem han är eller vilket syfte han har med sin begäran i större utsträckning än som behövs för att myndigheten skall kunna pröva om hinder föreligger mot att handlingen lämnas ut.

AA har gjort gällande att när han begärde att få ut handlingarna i disciplin-ärendet så ställdes frågor kring varför han vill få ut handlingarna. Det har inte gått att klarlägga exakt vilka frågor som ställdes men det kan vara riktigt att det ställdes frågor kring syftet med begäran. Bakgrunden till frågorna kan ha varit att hans begäran avsåg handlingar i ett disciplinärende som även behandlade annan anställd. Frågor kan då, med stöd av 2 kap. 14 § tredje stycket tryckfrihetsförordningen , behövas ställas för att klarlägga syftet med begäran för att kunna pröva om hinder enligt sekretesslagen förelåg mot ett utlämnande av handlingarna. Myndigheten kan utifrån vad som är

AA kommenterade remissvaret.

Av utredningen framgår att den aktuella arbetsrättsliga utredningen avslutades den 20 januari 2006 och att det i beslutet särskilt angavs att det ålåg huvudenhetschefen att se till att berörda underrättades om beslutet. I sin anmälan hit har AA dock uppgett att han inte fick reda på detta förrän cirka två och ett halvt år senare.

Polismyndigheten har i sitt remissvar till JO angett att det inte har gått att klarlägga om AA underrättades år 2006 om beslutet men att det i brist på dokumentation är rimligt att utgå från att så inte skedde. Jag är något förvånad över att polismyndigheten i sitt yttrande ger uttryck för viss misstro mot AA Varför skulle han skicka två mejl till DD lång tid efter att utredningen lades ned och fråga vad som hade hänt om han redan hade blivit informerad om utgången? Jag har för egen del inte någon anledning att betvivla AA:s uppgift om att han inte blev underrättad om beslutet, vilket han givetvis borde ha blivit redan i januari 2006.

Att vara föremål för en arbetsrättslig utredning innebär självfallet för den berörde oftast en tid av anspänning och oro, och det ankommer naturligtvis inte på denne att själv söka efter beslutet i ärendet. Följaktligen är det polismyndighetens skyldighet att ha sådana rutiner som säkerställer att berörda personer informeras om beslut som det nu aktuella och att en sådan underrättelse också dokumenteras i akten. Jag noterar att myndigheten har infört nya rutiner beträffande uppföljning av underrättelser om beslut.

Det är sedan också anmärkningsvärt att polismyndigheten, beträffande AA:s mejl den 18 juni 2007, i remissvaret i princip endast uppgett att han kunde ha kontaktat EE när han fick reda på att DD var på semester och således inte ens nu i efterhand gett uttryck för någon självkritik i fråga om att AA:s mejlförfrågan lämnades obesvarad. I sitt mejl frågade AA uttryckligen om utredningen var klar och begärde att få ta del av den. Denna förfrågan borde naturligtvis ha besvarats antingen av EE som enligt det automatiska brevsvaret öppnade DD:s mejl under hennes semester, någon annan kollega eller åtminstone av DD själv när hon återkom från semestern. Först när AA skickade en påminnelse till DD knappt ett år senare fick han efter några veckor besked om att hon skulle undersöka saken och återkomma. Några dagar därefter underrättades AA om att utredningen var avslutad. – Enligt min mening har man från juristernas sida brustit i sin hantering av saken genom att inte redan under sommaren 2007 besvara AA:s förfrågan.

Polismyndigheten förtjänar kritik för det inträffade.

Det kan slutligen nämnas att jag inte finner tillräcklig anledning att kommentera polismyndighetens handläggning av AA:s begäran om utlämnande av handlingarna i ärendet.

Ärendet avslutas.