JO dnr 3967-1999

I en anmälan hemställde AA att JO måtte pröva om Socialförvaltningen i Bengtsfors kommun tillämpat tryckfrihetsförordningens bestämmelser korrekt varvid han anförde i huvudsak följande. Han arbetar på tidningen Dalslänningen. Den 20 oktober 1999, omkring kl. 15, begärde AA hos registratorn vid Socialkontoret i Bengtsfors att få ta del av två handlingar. Det gällde dels en skrivelse från personalen på vårdhemmet Björkåsen, dels en anmälan enligt ”lex Sara” från två anställda inom hemvården. AA uppmanades söka socialchefen. AA sökte socialchefen vid flera tillfällen under eftermiddagen och på förmiddagen följande dag. Under tiden hade han fått skrivelsen från personalen. Han sökte också registratorn som förklarade att socialchefen hade handlingarna. Den 21 oktober efter kl. 15.30 träffade han socialchefen på socialkontoret. Socialchefen förklarade att den efterfrågade handlingen innehöll sekretesskyddade uppgifter. AA förklarade att han inte var intresserad av namnuppgifterna varför han kunde få se handlingen med dessa uppgifter övertäckta. Han fick därefter en avidentifierad kopia av den begärda handlingen. Det saknades emellertid diarienummer på handlingen som var inkomststämplad den 5 oktober 1999. Socialchefen bekräftade att handlingen ej var diarieförd då den förvarades i klientens akt. AA pekade särskilt på följande omständigheter.

 Handlingen var inte diarieförd.  Väntetiden att få ut handlingen, över ett dygn, var för lång.  Socialchefen hade medfört handlingen utan att förvara en kopia på socialkontoret.  Socialchefen hade försökt hindra honom att få se handlingen under påstående om att den var sekretessbelagd.

Anmälan remitterades till Socialnämnden i Bengtfors kommun för utredning och yttrande.

AA har följande fyra punkter, som lyfts fram, i sin begäran om utredning.

Punkt 1 och 4 avser anmälan "lex Sara"

Anmälan inkom den 5 oktober och berörde en enskild vårdtagare. Ärendet ankomststämplades, men diariefördes inte i allmänt diarium, utan tillfördes vårdtagarens personakt. Utredning påbörjades omgående. Ärendet anmäldes på socialnämndens ordinarie sammanträde den 6 oktober.

När det gäller denna typ av ärenden upplever förvaltningen att det är oklart hur en sådan handling skall registreras. Just denna fråga diskuterades med handläggare på Länsstyrelsen, Sociala Enheten. Frågan väcktes hos Länsstyrelsen strax före handlingen begärdes av reportern AA. Efter flera telefonkontakter erhöll jag 991028 rekommendation från handläggare på Länsstyrelsen att diarieföra anmälan i allmänna diarium. Som grund hänvisade handläggaren till JO:s beslut 1991 06 18, samt ”Allmänna råd” som egentligen är inaktuella då de är från 1994 och lagen ”lex Sara” betydligt senare. Nya ”Allmänna råd” är under arbete.

Punkt 2 och 3 avser "begäran om ursäkt från socialnämnden till arbetstagare från personal på Björkåsens gruppboende"

Denna handling registrerades på en från kommunledningskontoret överfaxad kopia och diskuterades på dagens socialutskott, då handlingen var ställd till socialnämndens ordförande. Jag hade handlingen med mig vid mina två besök på just Björkåsen.

Under torsdagen den 21 oktober sökte jag AA vid tre tillfällen fm., lunch och em., utan att vi fick kontakt. Att hänvisa till att handlingen fanns på annat ställe (5 min bilfärd) måste fylla kravet på tillgänglighet. Någon kopia på aktens innehåll fanns inte på kontoret, dock ett meddelande om var akten fanns.

Sammanfattning

Förvaltningen kan vara självkritisk över det bemötande som AA upplevde att han fick. Förvaltningen anser att vi försökt vara korrekta i vårt bemötande, men här finns skäl till en tydlighet och en ökad kunskap/utbildning på förvaltningen. Journalisten anser att det tagit för lång tid innan handlingen lämnades ut. Enligt förvaltningens uppfattning måste man beakta att begäran om att få ta del av handlingen gjordes efter klockan 15.00, samt att tjänstemannen har rätt att ta viss tid på sig för att bedöma om det är frågan om en allmän handling som skall lämnas ut. Förvaltningen anser, att då journalisten fått ut handlingen dagen efter och socialchefen dessutom sökt journalisten vid flera tillfällen, kan inte tiden – dvs. ca ett dygn – anses orimligt lång. Vidare får det anses godtagbart att socialchefen vid behov tar med sig en akt eller handling vid utövandet av sina arbetsuppgifter. I detta fall gällde det ett besök i verksamheten. Anmälan ”lex Sara”. Är det en allmän handling som skall diarieföras eller en handling som är undantagen från registreringsskyldighet (diarieföring) och som hör till enskilds personakt hos socialnämnden, 15 kap 1 § sekretesslagen och 5 § sekretessförordningen ?

Socialnämnden anförde för egen del följande.

Justitieombudsmannen (JO) begär utredning och yttrande över anmälan från AA, reporter Dalslänningen, avseende utlämnande av allmän handling.

AA har fyra punkter i sin begäran om utredning. Punkt 1 och 4 avser anmälan ”lex Sara”.

Anmälan inkom den 5 oktober och berörde en enskild vårdtagare. Ärendet ankomststämplades, men diariefördes inte i allmänt diarium, utan tillfördes vårdtagarens personakt. Avidentifierad handling utlämnades till AA 991021. Ärendet diariefördes 991028 efter kontakt med Sociala enheten på Länsstyrelsen.

Denna handling registrerades på en överfaxad kopia som var ställd till socialnämndens ordförande. Akten fanns ej vid AA:s begäran om utlämnande på socialkontoret utan var under beredning på samverkansgruppens möte på Björkåsen. AA kontaktades tre gånger under dagen utan resultat. Någon kopia på aktens innehåll fanns inte på socialkontoret, dock ett meddelande om var akten fanns.

Socialchefen anser i yttrandet till JO att förvaltningen måste ta lärdom av det inträffade och bemöta allmänhet och journalister korrekt och tydligt samt öka kunskapen om sekretesslagen och tryckfrihetsförordningen . Inom socialnämndens ansvarsområde görs det alltid en bedömning om skyddsintresse avseende Sekretesslagen i vad som kan lämnas ut och vad som med hänsyn till berörda personer bör hemligstämplas.

Socialnämndens beslut

Socialchefens yttrande godkänds och överlämnas till Justitieombudsmannen. AA bemötte remissvaret.

I beslut den 22 mars 2000 anförde stf JO Norell Söderblom följande.

Bestämmelser om diarieföring av allmänna handlingar finns i 15 kap. sekretesslagen (1980:100) . I 1 § första stycket föreskrivs att när allmän handling kommit in till eller har upprättats hos myndighet skall handlingen registreras utan dröjsmål, om det inte är uppenbart att den är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet. I fråga om allmänna handlingar, för vilka sekretess inte gäller, får dock registrering underlåtas om handlingarna hålls så ordnade att det utan svårighet kan fastställas om handling har kommit in eller upprättats. I andra stycket föreskrivs att om särskilda skäl föreligger får regeringen föreskriva undantag från registreringsskyldighet enligt första stycket i fråga om handlingar av visst slag som hos myndighet förekommer i betydande omfattning. Med stöd härav har regeringen i 5 § sekretessförordningen (1980:657) föreskrivit om undantag från registreringsskyldighet för bl.a. socialnämnderna beträffande handlingar som hör till enskildas personakter.

Med ”lex Sara” avses den i 71 a § socialtjänstlagen (1980:620) , SoL, föreskrivna skyldigheten att anmäla missförhållanden inom omsorger om äldre människor eller människor med funktionshinder.

AA:s anmälan berör flera olika moment rörande begäran om utlämnande respektive hanteringen av allmänna handlingar. Jag behandlar anmälan enligt de punkter AA särskilt pekat på.

Diarieföring av allmänna handlingar En anmälan enligt ”lex Sara” vari enskild klients förhållanden redovisas omfattas uppenbarligen av sekretess i dessa delar. Av huvudregeln i 15 kap. 1 § sekretesslagen följer att en sådan anmälan skall registreras. Undantagsbestämmelsen för socialnämndernas verksamhet avser handlingar som hör till enskildas personakter. En anmälan enligt bestämmelserna om ”lex Sara” tar primärt sikte på missförhål-

I detta ärende har anmälan av allt att döma gjorts av personal anställd under socialnämnden. Fråga uppkommer därvid om anmälan skall anses inkommen till myndigheten. Som regel gäller att handling som inges till en myndighet från särskilt organ eller enskild befattningshavare under en nämnd inte anses ingiven till myndigheten om avsändaren är osjälvständig i förhållande till nämnden. Är avsändaren däremot att anse som självständig i förhållande till nämnden anses handlingen motsatsvis vara inkommen till myndigheten (jfr vidare 2 kap. 8 § TF ). I detta fall har anmälarna haft att självständigt ta ställning till om de omfattats av bestämmelsen i 71 a § SoL om anmälningsskyldighet till socialnämnden. För egen del anser jag övervägande skäl tala för att anmälarna i denna situation haft en sådan självständig ställning i förhållande till socialnämnden att den inlämnade anmälan får anses vara ingiven till myndigheten i enlighet med TF:s regelverk.

Anmälan var således att anse som inkommen till myndigheten. Som ovan redovisats är undantaget från registreringskravet enligt 5 § sekretessförordningen inte tillämpligt här. Det var därför fel av socialförvaltningen att inte genast diarieföra anmälan när den kom in till myndigheten. Med hänsyn till att socialförvaltningen rättat till felet efter kontakt med länsstyrelsen, låter jag det bero med detta påpekande.

Handläggningstiden

I 2 kap. 12 § tryckfrihetsförordningen (TF) föreskrivs att allmän handling som får lämnas ut, dvs. inte omfattas av sekretess, skall på begäran lämnas ut genast eller så fort det är möjligt. I 2 kap. 13 § TF föreskrivs att den som har rätt att få del av en allmän handling också har rätt att få en kopia därav och att en sådan begäran skall behandlas skyndsamt.

Som framgår av ovanstående innehöll den efterfrågade handlingen sekretesskyddade uppgifter. Myndigheten har vid sådant förhållande rätt till skäligt rådrum för att pröva frågan om handlingen kunnat lämnas ut helt eller delvis. Den tid som enligt AA:s egen uppgift åtgått här, drygt ett dygn, ger därför inte anledning till något vidare uttalande från min sida.

Förvaringen av handlingen

Det föreligger inte något krav på att en myndighet alltid skall förvara allmänna handlingar eller kopia därav i anslutning till diariet eller på någon annan centralt belägen plats inom förvaltningen. Det blir i stället den tid som åtgår för förvaltningen att tillhandagå handlingen om den efterfrågas av någon med stöd av TF:s regelverk som avgör var handlingar kan förvaras utanför myndighetens tjänstelokaler. En enskild tjänsteman som arbetar med vissa handlingar kan således medföra dem till bostaden under förutsättning att de kan återställas inom den tid som normalt sett gäller för myndigheten att tillhandahålla allmänna handlingar. Det får därvid förutsättas att rutiner finns för registrator eller annan ansvarig person att

Påståendet om sekretess

Det är något oklart vad AA avser med denna punkt. Beträffande en handling som omfattas av sekretess i någon form gäller att den inte utan vidare kan lämnas ut. Det är först efter en sekretessprövning som det går för myndigheten att avgöra om handlingen kan lämnas ut helt eller endast till en del, eller om hinder bedöms föreligga att lämna ut handlingen till någon del. Det är möjligt att AA menar att han inte har fått något avslagsbeslut i anledning av sin framställan. Med hänsyn till att AA efter viss diskussion erhöll en avidentifierad kopia i enlighet med hans eget önskemål, anser jag mig inte ha anledning att vidare uppehålla mig vid denna fråga.

I övrigt ger inte anmälan underlag för något vidare uttalande eller någon annan åtgärd från min sida, utan ärendet avslutas med gjorda uttalanden.