JO dnr 4338-2009

I en anmälan till JO anmälde Sture N. det kommunala bolaget Krokomsbostäder AB med anledning av handläggningen av ett ärende om handlingsutlämnande.

Av anmälan framgick huvudsakligen följande. Sture N. hade skriftligen hos Krokomsbostäder AB begärt uppgifter om vissa personer som stått i bolagets lägenhetskö. Han begärde även, utan resultat, ut kopior av dessa personers ansökningar. Han begärde att JO skulle medverka till att han fick ut bostadsansökningar för vissa personer.

Krokomsbostäder AB anmodades att göra en utredning och yttra sig angående hur Sture N:s framställan om att ta del av allmänna handlingar hade handlagts. I yttrandet, undertecknat av bolagets ekonomichef Pär Malmrot, anfördes huvudsakligen följande (bilagor här utelämnade).

Den klagande inkom i ett brev dat. 31/5-2009 till bolaget om att få ta del av 7 hyresgästers bostadsansökningar, alternativt att få uppgift om hur länge de 7 senaste hyresgästerna köat.

Denna begäran behandlades i bolagets ledningsgrupp den 17/6-09 och där konstaterades att bolagets uppfattning är att bostadsansökningar ska behandlas med strikt sekretess. För säkerhets skull beslutade även ledningsgruppen att en kontroll skulle göras med SABO:s (Sveriges Allmännyttiga Bostadsföretag) jurister för att få deras uppfattning om ledningsgruppens beslut.

Kontakten med SABO hann dock inte tas före semestern.

När VD återkom efter semester den 10:e augusti konstaterade han att bolaget fått en påminnelse från den klagande angående dessa handlingar i ett brev som var daterat 26/7-09 och är ankomstregistrerat hos bolaget den 28/7-09. Då togs en omgående kontakt med SABO som höll med bolaget i dess bedömning att uppgifter om bostadsansökningar kunde vara till skada för de olika individer som berördes. Per den 12/8-09 skickade bolagets hyreshandläggare därför ett svar till den klagande där hon klargjorde bolagets inställning, se bilaga 1.

Då det fanns även en del övriga frågor som den klagande efterfrågade svar på skrev bolagets VD ett svar till den klagande per den 17/8-09 där han på nytt klargjorde att

Sture N. kommenterade remissvaret.

Sekretesslagen (1980:100) har den 30 juni 2009 ersatts med offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) , OSL. I det följande kommer hänvisningar att göras till den nya lagen som i berörda hänseenden inte har inneburit några sakliga ändringar

Grundläggande regler om allmänna handlingars offentlighet finns i 2 kap. tryckfrihetsförordningen , TF. Enligt 2 kap. 3 § OSL , ska vad som föreskrivs i TF om rätt att ta del av handlingar hos myndighet i tillämpliga delar också gälla handlingar hos bl.a. aktiebolag där kommuner utövar ett rättsligt bestämmande inflytande. Sådana bolag ska vid tillämpningen av OSL jämställas med myndigheter.

Enligt 2 kap. 12 § TF ska en allmän handling som får lämnas ut – och som alltså inte omfattas av någon sekretessbestämmelse – på begäran ”genast eller så snart det är möjligt” på stället utan avgift tillhandahållas den som önskar ta del av handlingen. Av 2 kap. 13 § TF framgår att den som önskar ta del av en allmän handling också har rätt att mot fastställd avgift få en kopia av handlingen till den del den får lämnas ut. En sådan begäran ska behandlas skyndsamt.

Besked i en utlämnandefråga bör normalt lämnas samma dag som begäran gjorts. Någon eller några dagars fördröjning kan dock godtas om en sådan fördröjning är nödvändig för att ta ställning till om den efterfrågade handlingen är allmän och offentlig. Härtill kommer att ett visst dröjsmål är ofrånkomligt om framställningen avser eller fordrar genomgång av ett omfattande material. För att leva upp till TF:s skyndsamhetskrav måste den som omfattas av regleringen organisera sin verksamhet på sådant sätt att framställningar om handlingsutlämnande kan behandlas även under semesterperioder och enskilda personers bortovaro.

Det är som regel den myndighet som förvarar handlingen som ska pröva en begäran, 2 kap. 14 § första och andra stycket TF. Om en anställd vid en myndighet, enligt arbetsordningen eller på grund av ett särskilt beslut, har ansvar för vården av en handling, är det enligt 6 kap. 3 § OSL , i första hand han eller hon som ska pröva om handlingen ska lämnas ut. I tveksamma fall ska den anställde låta myndigheten göra prövningen, om det kan ske utan onödigt dröjsmål. Beslutar den anställde att inte lämna ut handlingen eller del av den ska den som begär handlingen informeras om möjligheten att begära myndighetens prövning och att det krävs ett skriftligt beslut av myndigheten för att beslutet ska kunna överklagas.

Avslagsbeslut får enligt 2 kap. 15 § första stycket TF och 6 kap. 7 och 8 §§ OSL överklagas hos kammarrätt. Den sökande ska underrättas om hur beslutet kan överklagas (se 21 § förvaltningslagen [1986:223] och JO 2008/09 s. 540).

Krokomsbostäder AB är ett kommunalt bolag som omfattas av reglerna i TF om rätt att ta del av allmänna handlingar.

Krokomsbostäder har således dröjt ungefär 2,5 månader med att ge Sture N. besked i utlämnandefrågan, vilket är alldeles för lång tid. När besked i utlämnandefrågan väl lämnades skedde det genom att man i brev, som även behandlade andra frågor, underrättade Sture N. om att man inte avsåg att lämna ut handlingarna. Något formligt beslut i ärendet synes bolaget inte ha fattat. Det skulle ha skett. I beslutet skulle bolaget ha redovisat det lagrum som åberopades som stöd för att vägra lämna ut handlingarna. Beslutet skulle också ha försetts med anvisning om hur det kunde överklagas.

Avslutningsvis kan nämnas att JO:s granskning främst avser en kontroll av att myndigheter och andra som står under JO:s tillsyn har följt de regler som gäller för förfarandet. Frågan om huruvida handlingarna eventuellt omfattades av sekretess föranleder därför inte någon bedömning från JO:s sida.