JO dnr 6687-2008

I en anmälan till JO anmälde AA det kommunala bolaget Solatum Hus och Hem AB med anledning av handläggningen av ett ärende om handlings-utlämnande.

Av anmälan framgick bl.a. följande. I början av juli månad 2008 avsåg AA att hos Solatum Hus och Hem AB begära att få ta del av vissa handlingar. När han anlände till bolagets kontor var ytterdörren låst och på dörren satt ett anslag där det angavs att kontoret höll semesterstängt under veckorna 28-30. I anmälan till JO ifrågasatte AA huruvida detta förfarande stod i överensstämmelse med offentlighetsprincipen.

Solatum Hus och Hem AB anmodades att göra en utredning och yttra sig över anmälan. I yttrandet anfördes huvudsakligen följande.

Som framgår av anmälan hade Solatum semesterstängt under veckorna 28, 29 och 30 sommaren 2008. Bolaget följde därmed den praxis som gäller för flertalet bolag i Sverige. Självfallet innebar detta inte att alla bolagets anställda hade semester samtidigt. Viktiga funktioner inom företaget måste skötas även under semestertid. För brådskande serviceåtgärder, posthantering, fakturahantering och liknande ärenden fanns hela tiden tillgänglig personal. Den som önskade ta del av bolagets handlingar hade därför möjlighet att göra detta även om bolaget hade semesterstängt. Det är emellertid tydligt att denna information inte var så utformad att detta klart framgick när AA besökte bolaget, vilket bolaget beklagar.

Solatum avser att hålla semesterstängt under några veckor även sommaren 2009. Med den erfarenhet man nu fått genom AA:s anmälan kommer emellertid informationen till de som söker bolaget att förbättras och göras tydligare. Att hålla ytterdörren till bolagets kontor öppen synes av ekonomiska skäl svårt, men en besökande skall få en sådan hänvisning att han i flertalet fall kan få hjälp redan samma dag. Därigenom kan lagens krav på tillgänglighet och snabbhet kunna upprätthållas.

AA kommenterade remissvaret. Han uppgav därvid att han, utan framgång, hade försökt komma i kontakt med Solatum Hus och Hem AB såväl per telefon som via personligt besök. Därefter hade han försökt komma i kontakt med bolaget via Sollefteå kommuns reception, vilken ligger i samma byggnad som bolagets kontor, dock utan att lyckas. Han påpekade vidare att bolaget inte i sitt remissvar hade

Hänvisningarna i det följande avser sekretesslagen (1980:100) som var i kraft fram till den 30 juni 2009. ( Sekretesslagen har därefter ersatts med offentlighets- och sekretesslagen [2009:400]. Några sakliga ändringar i förhållande till vad som nedan anges har inte företagits.)

Grundläggande regler om allmänna handlingars offentlighet finns i 2 kap. tryckfrihetsförordningen (TF). Kapitlet reglerar även primärt frågan om utlämnande av allmänna handlingar. Enligt 1 kap. 9 § första stycket sekretesslagen ska vad som föreskrivs i TF om rätt att ta del av handlingar hos myndighet i tillämpliga delar också gälla handlingar hos bl.a. aktiebolag där kommuner utövar ett rättsligt bestämmande inflytande. Sådana bolag ska vid tillämpningen av sekretesslagen jämställas med myndigheter.

Enligt 2 kap. 12 § TF ska en allmän handling som får lämnas ut på begäran ”genast eller så snart det är möjligt” på stället utan avgift tillhandahållas den som önskar ta del av handlingen. Av 2 kap. 13 § TF framgår att den som önskar ta del av en allmän handling också har rätt att mot fastställd avgift få en avskrift eller en kopia av handlingen till den del den får lämnas ut. En begäran att få en avskrift eller en kopia av en allmän handling ska behandlas skyndsamt.

Besked i en utlämnandefråga bör normalt lämnas samma dag som begäran gjorts. Någon eller några dagars fördröjning kan dock godtas om en sådan fördröjning är nödvändig för att ta ställning till om den efterfrågade handlingen är allmän och offentlig eller om framställningen avser eller fordrar genomgång av ett omfattande material. För att leva upp till TF:s skyndsamhetskrav måste den som omfattas av regleringen organisera sin verksamhet på sådant sätt att framställningar om handlingsutlämnande kan behandlas även under semesterperioder och enskilda personer bortovaro.

Solatum Hus och Hem AB är ett helägt kommunalt bolag. Reglerna i TF om rätt att ta del av allmänna handlingar hos myndighet gäller därmed för bolaget.

Jag har i tidigare beslut framhållit att ett kommunalt bolag såvitt gäller offentlighetsprincipen har samma principiella skyldigheter som myndigheter (se JO 2008/09 s. 540). Ett bolag som ägs av det allmänna ska därför efter bästa förmåga leva upp till såväl bokstaven som andan i grundlagens bestämmelser om allmänna handlingar. Som jag redogjort för tidigare är huvudregeln enligt TF att en allmän handling ska tillhandahållas ”genast eller så snart som möjligt” dvs. i omedelbar anslutning till sökandens begäran. Regeln förutsätter att begäran kan framställas när som helst under tjänstetid (jfr Bohlin, Offentlighetsprincipen, 7 u s. 132 f.).

Enligt föreskrifterna i 5 § tredje stycket förvaltningslagen (1986:223) ska en myndighet ha öppet under minst två timmar varje helgfri måndag - fredag bl.a. för

Solatum Hus och Hem AB har haft sitt kontor stängt i tre veckor under sommaren. Någon information om hur man skulle gå till väga för att komma i kontakt med de av bolagets anställda som enligt uppgift var i tjänst har inte lämnats. Bolaget kan inte anses ha organiserat sin verksamhet på ett sådant sätt att det når upp till de krav TF ställer på tillgänglighet. För detta måste bolaget kritiseras.

Ärendet avslutas.