RA-FS 1997:4

Riksarkivets författningssamling

ISSN 0283-2941

Föreskrifter om ändring av Riksarkivets RA-FS 1997 :4

föreskrifter (RA-FS 1991:1) och allmänna råd Utkom fråntrycket

om arkiv hos statliga myndigheter; den 29 januari 1993

beslutade den 12 november 1997.

Riksarkivet föreskriver, med stöd av 2, 4, 11 och '16 åå arkivförordningen

(1991:446) samt 2 5 förordningen (1994: 1495) om överlämnande av allmänna

handlingar till andra organ än myndigheter, i fråga om Riksarkivets föreskrif-

ter och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter följande.

Inledning

* Denna författning innehåller allmänna regler om avgränsning och organisa—

tion av arkivet, arkivredovisning, gallring, framställning, hantering, förvaring

m.m. Reglerna är medieoberoende, vilket innebär att de är tillämpliga på alla

slags handlingar, oberoende av medium och databärare.

Författningen kompletteras av särskilda mediespecifika författningar för

bl.a. pappershandlingar, mikrofilm och ADB-upptagningar. Författningama

innehåller regler som huvudsakligen behandlar framställning, överföring,

hantering, förvaring och långtidslagring av handlingar. Inom det tekniska om-

rådet flnns författningar som innehåller regler om tekniska krav för skrivmate-

riel, krav vid upphandling av skrivmateriel samt krav på arkivlokaler.

Även gallringsregler utfärdas i särskilda författningar. Gallringsreglema är

i allmänhet myndighetsspeciflka, vilket betyder att de skall tillämpas av en

viss myndighet eller grupp av myndigheter. Det finns även sådana gallrings-

föreskrifter som behandlar allmänt förekommande handlingar.

Riksarkivet har även utfärdat särskilda medieoberoende allmänna råd om

registrering.

RA-F S 1997:4 Innehallsförteckning

Tillämpning .....................................

Definitioner .....................................

Avgränsning och organisation ......................

Framställning och överföring. .......................

Hantering, förvaring och skydd .....................

Arkivredovisning .................................

Gallring ........................................

Återlämnande ...................................

Överlämnande ...................................

10 Utlån ...........................................

Övergångsbestämmelser m.m. ..............................

OOOxlON'JI-låbåN—A

ap. 1 ämpmng

lå Föreskrifterna gäller för arkiv hos

— statliga myndigheter med undantag för riksdagens myndigheter, rege-

ringen, myndigheter inom regeringens kansli och utrikesrepresentationen,

kyrkokommunala myndigheter,

sådana organ som avses i 1 kap. 8 & andra stycket, första meningen sekre-

tesslagen (1980:100), till den del arkivet härrör från den verksamhet som

avses i bilagan till sekretesslagen ,

sådana enskilda organ som avses i förordningen (1994: 1495) om överläm-

nande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter, såvitt gäller

organens förvaring av statliga myndigheters allmänna handlingar, och

—— allmänna försäkringskassor.

I dessa föreskrifter avses med begreppet myndighet, sådana myndigheter och

organ som upptas i första stycket, om inte annat anges.

2 & Föreskrifterna gäller även i tillämpliga delar för handlingar som

överlämnats till myndigheten från annan myndighet eller enskild och som

införlivats med myndighetens arkiv, _

överlämnats till myndigheten från annan myndighet och som förvaras

skilda från den egna myndighetens arkiv,

myndigheten med full äganderätt övertagit som gåva eller legat från en—

skild, uteslutande för förvaring och vård eller för forsknings— och studieän-

damål,

myndigheten framställer för annan myndighets räkning eller förvarar för

annan myndighets räkning för teknisk bearbetning eller teknisk lagring,

och

för handlingar som myndigheten lånat in från annan myndighet.

35 I de fall myndigheten genom uppdrag överlåter framställning, teknisk

bearbetning eller teknisk lagring till kommunal myndighet eller enskild, skall

denna genom skriftligt avtal åläggas skyldighet att följa tillämpliga föreskrif-

ter inom arkivområdet.

Allmänna råd. Sådant avtal bör upprättas även vid överenskommelse med an-

nan statlig myndighet.

4 & F öreskriftema i denna författning gäller om det inte finns avvikande reg—

ler i lag eller förordning, eller i föreskrifter eller beslut som grundar sig på

lag.

RA-FS 1997 :4

2 kap. Definitioner

I detta avsnitt har endast sådana definitioner medtagits som avviker från gäl-

lande standarder inom områdena arkivteknik (svensk standard SS 62 8010

utg. 3) och inforrnationsteknik (svensk standard SS 01 16 01 utg. 4.) Om en

term förekommer i båda standarderna tillämpas den som finns inom området

arkivteknik.

15 I denna författning avses med

databärare fysiskt underlag för handlingar/uppgifter,

gallra förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i all—

männa handlingar;

förstöring av sådana handlingar/uppgifter i sam-

band med överföring till annan databärare räknas

som gallring om överföringen medför

- informationsförlust,

— förlust av möjliga informationssammanställ-

ningar,

— förlust av sökmöjligheter eller

—- förlust av möjligheten att fastställa informatio-

nens autenticitet,

medel och metoder för överföring och lagring av

information.

3 kap. Avgränsning och organisation

1 & Myndigheten skall fortlöpande planera och styra arkivets avgränsning

och organisation.

Allmänna råd. Myndigheter med omfattande eller komplex arkivbildning bör

fastställa en plan för framställning och hantering av de allmänna handling-

ama.

Planen kan innehålla uppgifter om hur olika slag av handlingar skall fram-

ställas och i vissa fall överföras till nya databärare (val av medium, databärare

och format), kontrolleras avseende kvalitet och autenticitet vid framställning

och överföring, registreras och i vissa fall märkas, arkiveras, förvaras och

skyddas samt gallras eller långtidslagras. Vid behov kan planen kompletteras

med grafiska beskrivningar. '

25 Myndigheten skall förutom allmänna handlingar arkivera sadana min-

nesanteckningar, utkast och koncept som avses i 2 kap. 9 & tryckfrihetsförord-

ningen, om de är av betydelse för myndighetens verksamhet, allmänhetens

insyn, rättskipning, förvaltning eller forskning.

Övriga handlingar skall avlägsnas när handläggning eller annat arbete har

avslutats.

35 Handlingar som skall tillhöra myndighetens arkiv skall, redan från det

att de kommer in till eller upprättas hos myndigheten, hållas skilda från andra

myndigheters och enskildas handlingar.

Allmänna råd. Om flera myndigheter använder ett gemensamt system bör

myndigheterna redan vid planeringen av systemet överväga hur handlingarna

skall kunna skiljas åt, logiskt och vid behov även fysiskt, så att de kan tillföras

respektive myndighets arkiv.

4 & Handlingar som tillkommit under handläggningen av ett ärende eller an-

nan avgränsad process, skall kunna presenteras och lämnas ut samlat. Hand-

lingarna skall så långt möjligt ges en organisation som avspeglar processen.

Allmänna råd. En samlad presentation kan ske genom att handlingarna fysiskt

förvaras tillsammans i akter, dossierer och motsvarande, men även genom att

logiska samband upprättas mellan handlingarna.

5 & Handlingarna skall arkiveras på ett sådant sätt att det klart framgår vilket

innehåll de hade när de inkom till myndigheten, upprättades där, eller använ-

des som underlag för myndighetens handläggning eller övriga handlande.

Allmänna råd. Det bör särskilt uppmärksammas hur arkivering skall ske av

sådana uppgifter och uppgiftssammanställningar som hämtats ur interna och

externa databaser, samt uppgifter som legat till grund för automatiska beslut.

65 Handlingar som myndigheten upprättar för publicering eller motsva-

rande spridning, skall arkiveras på ett sådant sätt att de kan skiljas från myn-

dighetens publikationslager, distributionssystem och bibliotekshandlingar.

7 5 Genom s't'rukturering med utgångspunkt från myndighetens verksamhet,

och klassificering i enlighet med i förväg bestämda kriterier, skall arkivet ges

en organisation som

— befrämjar sökning och tillgänglighet,

— bidrar till att skydda handlingarna från obehörig åtkomst, och

— möjliggör en ändamålsenlig hantering och lagring.

Om så krävs skall handlingarna märkas eller på annat sätt ges en identitet som

gör att de kan återsökas, och som gör att arkivets struktur kan upprätthållas.

RA-FS 1997:4

' A-FS 1997 :4

4 kap. Framställning och överföring

1 5 Myndigheten skall välja medium och databärare med beaktande av att

handlingarna skall kunna framställas, hanteras, förvaras och vårdas på ett till-

fredsställande sätt.

Hänsyn skall även tas till de olika mediernas förutsättningar avseende sök-

barhet och tillgänglighet.

Allmänna råd. Myndigheten bör även beakta de olika databärarnas lagrings—

kapacitet.

2 5 Handlingarna skall framställas så att de kan läsas och överföras till an—

nan databärare under den tid som de skall bevaras.

35 Förstöring av den ursprungliga databäraren, efter överföring av hand-

lingar från en databärare till en annan, kan i enlighet med definitionen i 2

kap. 1 5 utgöra gallring. Förstöring får i sådana fall endast ske med stöd av

gallringsföreskrifter.

Allmänna råd. Överföring av information till en databärare inom samma me-

dium (t.ex. från skivminne till magnetband), räknas i allmänhet inte som gall-

ring medan överföring till en databärare inom annat medium (t.ex. från mag—

netband till mikrofilm eller från papper till ADB-upptagningar) alltid räknas

som gallring.

5 kap. Hantering, förvaring-och skydd

15 Handlingarna skall under hela bevarandetiden hanteras, förvaras och

skyddas så att den fysiska och logiska kvaliteten bibehålls.

Allmänna råd. Myndigheten bör fastställa rutiner för att skydda handlingarna

mot obehörig åtkomst, manipulation och stöld. Även rutiner för transport

inom och utom myndigheten bör fastställas. '

Handlingarna bör endast efter myndighetens medgivande vara tillgängliga

för personer som inte tillhör myndigheten. Vid tillhandahållande av hand-

lingar till allmänheten bör myndigheten övervaka hur handlingarna handhas.

25 Myndigheten skall välja förvaringsmedel med hänsyn till de krav som

ställs på handlingamas användning och skydd.

Allmänna råd. Myndigheten bör härvid beakta

— handlingamas bevarandetid,

— handlingamas användning (hanterbarhet, slitage m.m.).

— behov av skydd mot yttre påverkan samt

— krav på säkerhet (skydd mot skingring m.m.).

35 Myndigheten skall förvara arkivet i sådan ordning att kontroll av och

sökning i arkivet underlättas.

6 kap. Arkivredovisning

Arkivbeskrivning

1 5 Arkivbeskrivningen skall utformas på ett sådant sätt att den ger en sam-

lad överblick över myndighetens arkiv och arkivbildning samt underlättar an-

vändningen av arkivet.

Arkivbeskrivningen skall fortlöpande kompletteras.

25 I arkivbeskrivningen skall ingå uppgifter om

myndighetens organisation och arbetsuppgifter,

sambandet mellan myndighetens arbetsuppgifter och viktigare handlingar

och ärendeslag,

vilka arkiv som myndigheten förvarar,

sökingångar i arkivet/arkiven,

inskränkningari tillgängligheten genom sekretess,

gallringsregler och

vem som är ansvarig för arkivverksamheten.

Allmänna råd. Arkivbeskrivningens omfattning bör anpassas till arkivets stor-

lek och komplexitet. Den bör dock, för att fylla sin funktion, hållas relativt

kortfattad.

Arklvförteckning — utformning och systematik

35 Arkivförteckningen skall utformas så att den kan användas som sökme—

del i arkivet och som instrument för kontroll av arkivbeståndet.

Arkivförteckningen skall årligen kompletteras.

Vid förändringar i organisation och arbetssätt som medför stora föränd-

ringar i arkivbildningen får myndigheten dock, efter arkivmyndighetens med—

givande, avsluta arkivförteckningen och påbörja en ny.

4 5 Arkivet skall förtecknas i en enda, för myndigheten gemensam arkivför-

teckning. Denna får dock uppdelas på flera delförteckningar, om detta väsent—

ligt underlättar upprättandet och användningen av arkivförteckningen.

Allmänna råd. En uppdelning i flera arkivförteckningar bör begränsas till fall,

då myndighetens arbetsuppgifter och/eller förläggningsorter är så åtskilda att

det uppenbart är ändamålsenligt.

5 5 Till arkivförteckningen skall fogas en innehållsförteckning som visar ar-

kivets seriestruktur.

6 5 Om förkortningar och koder används skall dessa förklaras i klartext. Så—

dan förklaring får ges i en särskild lista som bifogas arkivförteckningen.

RA-F S 1997 :4

7 5 Arkivet skall redovisas i huvudav-e ningar i enlighet med nedanståend

förteckningsplan.

A. Protokoll

B. Arkivexemplar av utgående handlingar

C. Diarier

D. Register och liggare

E. Inkomna handlingar

F. Handlingar ordnade efter ämne

G. Räkenskaper

Ö. Övriga handlingar

Om arkivet inte kan redovisas i enlighet med den föreskrivna förteckningspla-

nen, skall myndigheten inge en framställning till arkivmyndigheten med för-

slag till annan förteckningsplan. Riksarkivet föreskriver om sådant undantag

från förteckningsplanen samt om utfyllnad från gällande plan för viss myn-

dighet eller grupp av myndigheter.

85 Arkivets serier skall, inom varje huvudavdelning, redovisas i en syste-

matisk ordning.

Om en huvudavdelning omfattar flera serier skall en indelning i underav-

delningar göras. Indelningar i flera nivåer skall göras om detta underlättar

sökningen i arkivet.

Allmänna råd. Den systematiska ordningen bör avspegla samband avseende

inforrnationsinnehåll, organisation och/eller arbetssätt.

Systematiseringen bör ske oberoende av medium.

Redovisning av handlingar/serier som bevaras

9 5 För handlingar/serier som bevaras skall myndigheten redovisa uppgifter

om

— arkivets benämning,

— seriens benämning och

— seriesignum.

Hänvisning skall göras till serier som har ett nära samband med den serie som

redovisas.

10 5 För handlingar som sammanförts till volymer redovisas volymens löp-

nummer inom serien samt volymens tidsomfattning.

För upptagningar som överförts till databärare för långtidslagring får vo-

lymredovisning ske separat. Om sådan redovisning sker skall en hänvisning

till denna göras i arkivförteckningen.

11 5 För handlingar som ännu inte sammanförts till volymer eller överförts

till databärare för långtidslagring, skall vid behov lämnas uppgift om hur an-

vändaren kan få till till handlingarna.

Redovisning av handlingar/serier som gallras

12 5 För handlingar/serier som gallras skall myndigheten redovisa uppgifter

om

— arkivets benämning,

— handlingamas/seriens benämning,

seriesignum (i förekommande fall),

handlingamas/seriens tidsomfattning.

gallringsföreskrifter/beslut som tillämpats samt

gallringsfrist. '

Redovisningen får även ske genom att de gallringsföreskrifter/beslut som till—

lämpats bifogas arkivförteckningen eller redovisas i bilaga till arkivförteck-

ningen.

7 kap. Gallring

15 Myndigheten skall fortlöpande pröva förutsättningama för gallring.

Allmänna råd. Myndigheten bör med utgångspunkt från 3 5 arkivlagen och i

samråd med arkivmyndigheten formulera riktlinjer för bevarande och gallring

i arkivet.

25 Föreskrifter eller beslut om gallring utfärdas av Riksarkivet. Framställ-

ning om gallring inges till respektive arkivmyndighet.

Allmänna råd . Framställningen bör innehålla en beskrivning av de handlingar

som föreslås till gallring, uppgift om handlingamas omfattning, redogörelse

för deras användning och betydelse samt en motivering till gallringsförslaget.

3 5 Myndigheten skall utan dröjsmål förstöra handlingar för vilka gallrings-

fristen har löpt ut. Förstöringen skall ske under kontroll.

Allmänna råd. Särskild aktsamhet bör iakttas när det gäller handlingar som

innehåller sekretessbelagda uppgifter.

| 8 kap. Återlämnande

15 Föreskrifter'om återlämnande av handlingar till annan myndighet eller

enskild utfärdas av Riksarkivet. Framställning om återlämnande inges till re-

spektive arkivmyndighet.

Allmänna råd. Framställningen bör innehålla en beskrivning av de handlingar

som föreslås till återlämnande, uppgift om handlingamas omfattning, redogö-

relse för deras användning samt en motivering till förslaget.

Återlämnande av enstaka handlingar bör noteras i ärenderegister eller mot-

svarande.

| 9 kap. Overlämnande

Överlämnande till annan myndighet

1 5 Föreskrifter om överlämnande av handlingar till annan myndighet utfär—

das av Riksarkivet. Framställning om överlämnande inges till respektive ar-

kivmyndighet.

Allmänna råd. Framställningen bör innehålla en beskrivning av de handlingar

som föreslås till överlämnande, uppgifter om handlingamas omfattning, redo-

görelse för deras användning samt en motivering till förslaget.

25 En myndighet som övertar handlingar från en annan myndighet får inte

sammanblanda handlingarna med det egna arkivet.

Den övertagande myndigheten kan dock om särskilda skäl föreligger få in-

förliva vissa handlingar med det egna arkivet. Riksarkivet föreskriver eller

beslutar om sådant undantag från föreskrifterna i första stycket.

3 5 Vid överlämnande av handlingar skall noteringar göras i såväl den över—

lämnande som den mottagande myndighetens arkivbeskrivningar.

I de fall den mottagande myndigheten får införliva handlingar med det egna

arkivet, skall noteringar även göras i myndigheternas arkivförteckningar, i an—

slutning till de berörda handlingarna.

Allmänna råd. Vid införlivande bör noteringar även göras i ärenderegister,

och andra handlingar där så krävs för att det skall vara möjligt att avgöra hos

vilken myndighet handlingarna har inkommit eller upprättats.

Överlämnande till enskilt organ

45 När ett enskilt organ har övertagit allmänna handlingar för förvaring, i

enlighet med förordningen (1994:1495) om överlämnande av allmänna hand—

lingar till andra organ än myndigheter, skall noteringar om övertagandet göras

i den arkivförteckning som förs över de övertagna handlingarna.

Härutöver skall det enskilda organet vidta de åtgärder som krävs för att

de allmänna handlingarna skall kunna skiljas ut från det enskilda organets

handlingar för överlämnande till arkivmyndighet.

Allmänna råd. Handlingari ärenden som påbörjas av myndighet och avslutas

av enskilt organ bör ordnas eller märkas så att de kan skiljas ut från organets

egna handlingar. Av samma skäl bör kompletteringar och tillägg så långt möj-

ligt göras på kopior av överlämnade handlingar.

Gallring av överlämnade handlingar

55 I de fall Riksarkivet har föreskrivit eller beslutat om gallring av hand—

lingar som överlämnats till en myndighet eller ett enskilt organ och gallrings-

fristen inte har löpt ut vid tidpunkten för överlämnan-et, s a cen överta-

gande myndigheten eller det enskilda organet verkställa gallringen.

Allmänna råd. Ändring, rättning och gallring i övertagna handlingar bör do-

kumenteras på ett sådant sätt att det framgår vem som vidtagit åtgärden.

| Överlämnande till arkivmyndigheten

65 Framställning om överlämnande av handlingar till arkivmyndigheten

skall göras till respektive arkivmyndighet.

| Allmänna råd. Myndighetens eller det enskilda organets framställning avses

utgöra underlag för en överenskommelse om överlämnande till arkivmyndig-

heten. Framställningen bör innehålla en förteckning över de handlingar som

avses.

| 10 kap. Utlån

15 Handling som lånats in till en myndighet för tjänsteändamål får lånas

vidare till annan myndighet för tjänsteändamål under förutsättning att den lån-

givande myndighetens medgivande inhämtats.

25 Utlån för forsknings- och studieändamål får endast ske i enlighet med

Riksarkivets föreskrifter eller beslut.

35 Utlån för utställningsändamål och därmed jämförligt ändamål får ske

efter arkivmyndighetens beslut i varje enskilt fall.

45 Annat utlån än vad som avses i 1—3 55 får inte ske utan föreskrifter eller

beslut från Riksarkivet.

Övergångsbestämmelser m.m.

1. Denna författning träder i kraft den 1 juli 19911.

2. Genom föreskrifterna upphävs Riksarkivets cirkulär (1968:473) om till-

lämpningen av allmänna arkivstadgan den 10 november 1961 (nr 590) samt

cirkuläret om ändring av detta cirkulär (1979:679).

3. Arkivbeskrivning, i enlighet med 6 kap. 1—2 55, skall omfatta myndighe-

tens arkiv fr.o.m. tidpunkten för den senaste större omorganisationen dock

senast fr.o.m. arkivlagens ikraftträdande.

4. I enlighet med bestämmelserna i arkivförordningen skall Riksarkivet

besluta om föreskrifter om arkivförteckning. Riksarkivet upphäver härmed

Riksarkivets och Krigsarkivets cirkulär (1979z277) angående plan till förteck-

ning över centrala ämbetsverks-m.fl. arkiv.

I de fall myndigheten har upprättat arkiv örtecknrng i enlighet med

— kungörelsen (1903156) angående plan till förteckning över vissa centrala

ämbetsverks arkiv,

— Riksarkivets och Krigsarkivets cirkulär (19621110) angående plan till för-

teckning över centrala ämbetsverks m.fl. arkiv,

— Riksarkivets och Krigsarkivets cirkulär (1979:277) angående plan till för-

teckning över centrala ämbetsverks m.fl. arkiv

får myndigheten fortsätta att använda den avvikande förteckningsplanen till

dess att arkivförteckningen avslutas och en ny arkivförteckning påbörjas.

I de fall Riksarkivet eller Krigsarkivet beslutat om särskild förtecknings—

plan för en myndighet eller en grupp av myndigheter skall förteckningsplanen

gälla till dess att Riksarkivet beslutar annat.

1. Denna författning träder i kraft den 1 februari 19982.

2. Genom ikraftträdandet av denna författning upphävs Riksarkivets före-

skrifter (RA—FS 1995: 1) om överlämnande av allmänna handlingar till andra

organ än myndigheter för förvaring, med föreskrifter om ändring (RA-FS

1996:3).

3. Föreskrifter eller beslut som Riksarkivet utfärdat med stöd av 9 kap. 25

RA-FS 1991:1, om undantag från 3 kap. 3 5, skall fortsättningsvis gälla som

om de utfärdats med stöd av 9 kap. 35 i denna författning.

4. Allmänna handlingar som Riksarkivet överlämnat i enlighet med 3 5 Riks—

arkivets föreskrifter (RA-FS- 1995:1) om överlämnande av allmänna hand—

lingar till andra organ än myndigheter för förvaring, skall tills vidare förvaras

hos enskilt organ till dess att det enskilda organet överlämnar allmänna hand-

lingar till annat enskilt organ, i enlighet med förordningen (199411495) om

överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter, eller

till dess att de allmänna handlingarna överlämnas till arkivmyndighet för för-

varmg.

ERIK NORBERG

Britt-Marie Östholm

? RA-FS 1997:4 Elanders Gotab, Stockholm 199.