RA-FS 2013:1

1

Riksarkivets författningssamling

ISSN 0283-2941

Ansvarig utgivare: Efwa Westre Stövander

Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om

gallring och återlämnande av handlingar vid

upphandling;

beslutade den 25 mars 2013.

Riksarkivet föreskriver följande med stöd av 11 § 4 och 12 § första stycket

arkivförordningen (1991:446) samt 2 § förordningen (1994:1495) om över-

lämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förva-

ring.

1 kap. Omfattning och tillämpning

Omfattning

1 §

Föreskrifterna gäller för handlingar som tillkommit vid upphandling

som regleras i

– lagen (2007:1091) om offentlig upphandling,

– lagen (2007:1092) om upphandling inom områdena vatten, energi,

transporter och posttjänster,

– lagen (2011:1029) om upphandling på försvars- och säkerhetsområ-

det, eller

– lagen (2008:962) om valfrihetssystem.

Föreskrifterna omfattar inte handlingar i överprövnings- och skadestånds-

mål.

Tillämpning

2 §

Föreskrifterna gäller för

– statliga myndigheter, med undantag för riksdagens myndigheter,

regeringen, Regeringskansliet och utrikesrepresentationen,

– sådana organ som avses i 2 kap. 4 § offentlighets- och sekretesslagen

(2009:400), till den del handlingarna härrör från den verksamhet som

avses i bilagan till offentlighets- och sekretesslagen, och

– sådana enskilda organ som avses i lagen (1994:1383) om överläm-

nande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för

förvaring.

3 §

Riksarkivet kan, om särskilda skäl föreligger, besluta om undantag från

dessa föreskrifter.

RA-FS 2013:1

Utkom från trycket

den 23 april 2013

2

RA-FS 2013:1

2 kap. Gallring och återlämnande

Offentlig upphandling med undantag av valfrihetssystem

1 §

Myndigheten får gallra eller återlämna handlingar som utgörs av eller

hör till ej antagna anbud. Det inkluderar:

– Anbudsansökningar tillhörande ej antagna anbud.

– Förtydliganden och kompletteringar av anbuden eller anbudsansök-

ningarna.

– Intyg, bevis eller motsvarande som inhämtats för kontroll av leveran-

tören.

– Bilagor.

Myndigheten får även gallra eller återlämna:

– Övriga anbudsansökningar som har avslagits med tillhörande

-

förtydliganden och kompletteringar,

-

intyg, bevis eller motsvarande som inhämtats för kontroll av leve-

rantören, och

-

bilagor.

– Handlingar som tillkommer vid direktupphandling eller vid avrop

från ramavtal om kontraktets värde uppgår till högst 10 procent av

den beloppsgräns för direktupphandling som gäller för den aktuella

upphandlingen.

Allmänna råd. Myndigheten bör, före verkställande av gallring eller återläm-

nande, säkerställa att uppgifter om kvalificering och utvärdering av inkomna

anbud och anbudsansökningar framgår av den dokumentation som bevaras.

Bilagor som utgörs av föremål och som inte har bedömts vara allmänna

handlingar kan förstöras eller återlämnas. Eftersom sådana bilagor kan vara av

betydelse för förståelse av anbud, bör de beskrivas eller avbildas i dokumenta-

tion som bevaras. Med föremål avses exempelvis arbetsprover, modeller och

varuprover.

2 §

Handlingarna får inte gallras eller återlämnas om de har eller kan antas

få betydelse för forskning eller förståelse av handlingar som bevaras.

Allmänna råd. Handlingar kan generellt anses ha betydelse för forskning om

upphandlingen de härrör från har stor påverkan på samhället, berör ett större

antal individer eller på annat sätt medför stora konsekvenser för de berörda,

som till exempel vid större infrastrukturinvesteringar eller upphandling av om-

fattande statliga ramavtal.

3 §

Gallring eller återlämnande får ske tidigast efter fyra år från den dag

avtalet slöts eller underrättelse om beslut att avbryta upphandlingen skicka-

des ut, om inte annat framgår av annan reglering.

Allmänna råd. Gallringsfristerna utgör minimigränser för de tidsperioder un-

der vilka handlingarna måste bevaras. Det bör observeras att annan reglering

kan innehålla mer långtgående krav på bevarande. Exempelvis kan olika EU-

rättsakter, annan föreskriven redovisning, kontroll eller revision samt myndig-

hetens åtaganden i övrigt medföra att handlingarna behöver bevaras under en

längre tid än fyra år.

3

RA-FS 2013:1

Upphandling vid tillämpning av valfrihetssystem

4 §

Vid tillämpning av valfrihetssystem får den upphandlande myndighe-

ten gallra eller återlämna följande handlingar:

– Ej godkända ansökningar om deltagande i valfrihetssystem, under

förutsättning att ansökningarna och utvärdering av dessa dokumente-

ras.

– Förtydliganden och kompletteringar av ej godkända ansökningar om

deltagande i valfrihetssystem.

– Intyg och bevis för kontroll av sökande som inte har godkänts.

– Bilagor till ej godkända ansökningar om deltagande i valfrihetssys-

tem.

Allmänna råd. Bilagor som utgörs av föremål och som inte har bedömts vara

allmänna handlingar kan förstöras eller återlämnas. Eftersom sådana bilagor

kan vara av betydelse för förståelse av ansökningar om deltagande i valfrihets-

system, bör de beskrivas eller avbildas i dokumentation som bevaras. Med fö-

remål avses exempelvis arbetsprover, modeller och varuprover.

5 §

Handlingarna får inte gallras eller återlämnas om de har eller kan antas

få betydelse för forskning eller förståelse av handlingar som bevaras.

Allmänna råd. Handlingar kan generellt anses ha betydelse för forskning om

upphandlingen de härrör från har stor påverkan på samhället, berör ett större

antal individer eller på annat sätt medför stora konsekvenser för de berörda.

6 §

Gallring eller återlämnande får ske tidigast två år efter det att myndig-

heten har beslutat att inte godkänna den sökande som handlingarna avser, om

inte annat framgår av annan reglering.

Allmänna råd. Gallringsfristerna utgör minimigränser för de tidsperioder un-

der vilka handlingarna måste bevaras. Se även allmänna råd till 2 kap. 3 §.

Gemensamma bestämmelser

7 §

Handlingar som saknar betydelse för den genomförda upphandlingen

får gallras i enlighet med Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gall-

ring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. Sådana handlingar får

även återlämnas.

3 kap. Dokumentation

1 §

Myndigheten ska besluta om tillämpningen av dessa föreskrifter. Be-

slutet ska dokumenteras.

Allmänna råd. Vid bedömning av vilka handlingar som ska gallras eller be-

varas, har myndigheten att ta hänsyn till gällande regelverk och dokumentera

detta i ett tillämpningsbeslut. Beslutet bör utformas som en plan för bevarande

och gallring i vilken de olika handlingstyperna med tillhörande gallringsfrister

anges. Tillämpningsbeslutet bör integreras med myndighetens arkivredovis-

ning.

4

RA-FS 2013:1

Elanders Sverige AB, 2013

1. Denna författning träder i kraft den 1 maj 2013.

2. Genom denna författning upphävs Riksarkivets föreskrifter och allmänna

råd (RA-FS 2004:2) om gallring och återlämnande av handlingar vid upp-

handling med tillhörande ändringsförfattningar (RA-FS 2005:1 och RA-

FS 2006:6).

3. Författningen ska tillämpas på handlingar som tillkommit vid upphand-

ling som påbörjats den 1 januari 2008 eller senare.

4. Handlingar som tillkommit vid upphandling som omfattas av lagen

(1992:1528) om offentlig upphandling får gallras eller återlämnas med

stöd av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2004:2) om

gallring och återlämnande av handlingar vid upphandling.

5. Har myndighetsspecifika föreskrifter (RA-MS) rörande handlingar i upp-

handlingsärenden utfärdats för myndigheten gäller de framför denna för-

fattning.

BJÖRN JORDELL

Britt-Marie Östholm