RA-FS 2015:2

1

Riksarkivets författningssamling

ISSN 0283-2941

Ansvarig utgivare: Efwa Westre Stövander

Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om

gallring och utlån av räkenskapsinformation m.m.;

beslutade den 21 maj 2015.

Riksarkivet föreskriver följande med stöd av 12 § första stycket och 16 §

arkivförordningen (1991:446) samt 2 § förordningen (1994:1495) om över-

lämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förva-

ring.

Tillämpning

1 §

Föreskrifterna gäller för de myndigheter som omfattas av förordningen

(1994:1261) om statliga myndigheters redovisningssystem, förordningen

(2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag och förordningen

(2000:606) om myndigheters bokföring.

Förutom vad som sägs i första stycket gäller föreskrifterna för sådana en-

skilda organ hos vilka allmänna handlingar förvaras med stöd av lagen

(1994:1383) om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än

myndigheter för förvaring, såvitt gäller allmänna handlingar.

2 §

Med räkenskapsinformation avses detsamma som i 3 § 4. a)-c) förord-

ningen (2000:606) om myndigheters bokföring.

3 §

Riksarkivet kan, om särskilda skäl föreligger, besluta om undantag från

dessa föreskrifter.

Gallring

4 §

Med de begränsningar som följer av 6 § får myndigheten gallra räken-

skapsinformation m.m. i enlighet med bilagan.

Allmänna råd. För att underlätta tillämpningen av föreskrifterna redovisas i bi-

lagan även räkenskapsinformation som enligt 5 § förordningen (2000:606) om

myndigheters bokföring ska bevaras. I bilagan redovisas även handlingar en-

ligt förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag som ska

bevaras.

5 §

Allmänna handlingar som är av tillfällig eller ringa betydelse, t.ex.

kopior av handlingar, får gallras med stöd av Riksarkivets föreskrifter och

allmänna råd (RA-FS 1991:6)¹ om gallring av handlingar av tillfällig eller

ringa betydelse.

¹Ändrade genom RA-FS 1997:6 och RA-FS 2012:2

RA-FS 2015:2

Utkom från trycket

den 11 juni 2015

2

RA-FS 2015:2

6 §

Gallring får endast ske av räkenskapsinformation som inte har eller kan

antas få någon annan funktion än enligt 2 §.

Räkenskapsinformation m.m. ska undantas från gallring om den har bety-

delse för

– styrkande av fordringar eller andra rättigheter och skyldigheter,

– annan föreskriven bearbetning, redovisning, kontroll eller revision,

– beräkning av pensionsgrundande inkomst,

– myndighets internationella åtaganden,

– statistikframställning, utvärdering eller forskning, och

– förståelsen av andra handlingar som bevaras.

Allmänna råd. Myndigheten bör även överväga om verifikationer och fakturor

hörande till vissa verksamheter eller som har förts över till eller lagras som

elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) eller

mikrofilm ska undantas från gallring.

Dokumentation

7 §

Myndigheten ska besluta om tillämpningen av dessa föreskrifter. Be-

slutet ska dokumenteras.

Allmänna råd. Beslutet bör utformas som en plan för bevarande och gallring i

vilken de olika handlingstyperna med tillhörande gallringsfrister anges. Det

bör framgå hur sammanställningar av uppgifter i myndighetens redovisnings-

system motsvaras av räkenskapsinformation m.m. i bilagan. Tillämpningsbe-

slutet bör integreras med myndighetens arkivredovisning.

8 §

Ytterligare föreskrifter om dokumentation av elektroniska handlingar

(upptagningar för automatiserad behandling) finns i 5 kap. Riksarkivets före-

skrifter och allmänna råd (RA-FS 2009:1) om elektroniska handlingar (upp-

tagningar för automatiserad behandling).

Utlån

9 §

Myndigheten får låna ut verifikationer i original till utländsk myndig-

het för återhämtning av utländsk mervärdesskatt och för kontroll i samband

med deltagande i projekt inom Europeiska unionen (EU). En förutsättning är

att en bestyrkt kopia förvaras på originalets plats under utlåningstiden.

1. Denna författning träder i kraft den 1 juli 2015.

2. Denna författning ska tillämpas på räkenskapsinformation m.m. fr.o.m.

det räkenskapsår som börjar 2001-01-01. Författningen får tillämpas på

räkenskapsinformation m.m. tillkomna t.o.m. räkenskapsåret 2000.

3. Genom denna författning upphävs:

Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2004:3, ändrade RA-FS

2012:4) om gallring och utlån av räkenskapshandlingar.

Björn Jordell

Håkan Lövblad

3

RA-FS 2015:2

Bilaga

Bevarande och gallring av räkenskapsinformation m.m.

I tabellen används följande förkortningar:

FÅB

Förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag

FBF

Förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring

Räkenskapsinforma-

tion m.m.

Bevarande

Gallring

Avtal och andra hand-

lingar av särskild bety-

delse för att belysa

verksamhetens ekono-

miska förhållanden,

3 § 4. b) FBF.

Regleringsbrev, avtal,

kontrakt, beslutshand-

lingar, bevis, dona-

tionsförordnanden och

handlingar rörande lån,

fordringar, investering-

ar, marknadsstrategier,

försäkring, förvalt-

ningsuppdrag, m.m.,

ska bevaras.

Rutinbetonad korre-

spondens, t.ex. avräk-

ningsnotor och blanket-

ter för rekvisition för

mervärdesskatt, och av-

tal av en art och omfatt-

ning som är frekvent

förekommande och

som inte enligt 6 §

dessa föreskrifter ska

undantas gallring, får

gallras 10 år efter ut-

gången av det räken-

skapsår som handling-

arna avser.

Uppgifter som är av be-

tydelse för att det ska gå

att följa och förstå de

enskilda bokförings-

posternas behandling i

bokföringen, 3 § 4. c)

och 12 § FBF.

Instruktioner om redo-

visningsprinciper, vär-

deringsnormer, pris-

överenskommelser, rät-

telseposter m.m. , ska

bevaras.

Instruktioner och pro-

gram till programmer-

bara kassaapparater,

kontokuranter, lager-

inventeringslistor, m.m.

får gallras 10 år efter ut-

gången av det räken-

skapsår som handling-

arna avser.

Grundbokföring,

8 § FBF.

De ekonomiska händel-

serna bokförda så att de

kan presenteras i regist-

reringsordning (dag-

bok), ska bevaras.

Huvudbokföring,

8 § FBF.

De ekonomiska händel-

serna bokförda så att de

kan presenteras per

redovisningsperiod i

systematisk ordning

(huvudbok), ska beva-

ras.

4

RA-FS 2015:2

Sidoordnad bokföring,

11 § FBF.

De ekonomiska händel-

serna bokförda så att de

kan presenteras per

redovisningsperiod i

reskontror, ska bevaras.

Verifikationer,

13 § FBF.

Verifikationer som en-

ligt 6 § dessa föreskrif-

ter ska undantas gall-

ring, ska bevaras.

Övriga verifikationer

får gallras 10 år efter

utgången av det räken-

skapsår som handling-

arna avser.

Fakturor, 21 § FBF och

1 kap. 17 § mervärdes-

skattelagen (1994:200).

Fakturor som enligt 6 §

dessa föreskrifter ska

undantas gallring, ska

bevaras.

Övriga fakturor får gall-

ras 10 år efter utgången

av det räkenskapsår

som handlingarna av-

ser.

Undantag:

Fakturor på papper som

har skannats får gallras

3 år efter utgången av

det räkenskapsår som

handlingarna avser.

Verkställande av gall-

ring förutsätter att de

skannade bilderna be-

varas och är sökbara

och kan presenteras vid

behov i minst 10 år.

Elektroniska fakturor,

21 f § FBF och 1 kap.

17 a § mervärdesskatte-

lagen (1994:200).

Elektroniska fakturor

som enligt 6 § dessa

föreskrifter ska undan-

tas gallring, ska beva-

ras.

Övriga elektroniska

fakturor får gallras 10

år efter utgången av det

räkenskapsår som

handlingarna avser.

Undantag:

Elektroniska fakturor

som har förts över till

myndighetens format

för elektroniska faktu-

ror får gallras efter

överföring under förut-

sättning att ursprungets

äkthet har säkerställts,

innehållets integritet

med avseende på de

uppgifter som krävs i en

Räkenskapsinforma-

tion m.m.

Bevarande

Gallring

5

RA-FS 2015:2

faktura inte har föränd-

rats och att myndighe-

tens elektroniska faktu-

ror bevaras och är sök-

bara och kan presente-

ras vid behov i minst

10 år.

Systemdokumentation

och behandlingshisto-

rik, 18 § FBF och för-

ordningen (1994:1261)

om statliga myndig-

heters redovisnings-

system.

De delar av systemdo-

kumentation och be-

handlingshistorik som

är nödvändiga för att

presentera de ekono-

miska händelserna som

grund-, huvud- och

sidoordnad bokföring

ska bevaras.

Därutöver ska doku-

mentation bevaras en-

ligt vad som anges i 8 §.

Övrig systemdokumen-

tation och behandlings-

historik får gallras 10 år

efter utgången av det

räkenskapsår som

handlingarna avser.

Årsredovisning, 19 §

FBF, 2 kap. 4 § och

10 kap. 1 § FÅB.

Bevaras.

Specifikation till årsre-

dovisningen, 20 § FBF.

Bevaras.

Rapportering till och

från statsredovisningen,

21 § FBF och förord-

ningen (1994:1261) om

statliga myndigheters

redovisningssystem.

Register över myndig-

heter som tillhör den

statliga redovisningsor-

ganisationen, ska beva-

ras hos Ekonomistyr-

ningsverket.

Myndighets rapporte-

ring för hela räken-

skapsåret som visar att

denna överensstämmer

med årsredovisningen

får gallras 10 år efter ut-

gången av det räken-

skapsår som handling-

arna avser.

Övrig rapportering till

och från statsredovis-

ningen får hos myndig-

het gallras 2 år efter ut-

gången av det räken-

skapsår som hand-

lingarna avser.

Räkenskapsinforma-

tion m.m.

Bevarande

Gallring

6

RA-FS 2015:2

Inrapporterade uppgif-

ter avseende underlag

för finansiellt sparande

klassificerade och för-

delade myndighetsvis

per räkenskapsår, ska

bevaras hos Ekonomi-

styrningsverket.

Övriga inrapporterade

uppgifter får hos Eko-

nomistyrningsverket

gallras 10 år efter ut-

gången av det räken-

skapsår som handling-

arna avser.

Dokumentation av

organisation och

rutiner, 22 § FBF.

Förteckning över behö-

righeten att förfoga

över myndighetens

medel, inventeringspro-

tokoll, register över

inventarier och anlägg-

ningstillgångar m.m.

per räkenskapsår, ska

bevaras.

Dokumentation av ut-

tag på statens central-

konto, betalningar, av-

stämningar och kontroll

m.m. får gallras 10 år

efter utgången av det

räkenskapsår som

handlingarna avser.

Delårsrapport med spe-

cifikation, 8 kap, och

10 kap. 2 § FÅB.

Får gallras 10 år efter

utgången av det räken-

skapsår som handling-

arna avser.

Budgetunderlag, 9 kap.

3 § FÅB.

Bevaras.

Beräkningsunderlag,

9 kap. 3 a § FÅB i dess

lydelse 2004-03-01-

2005-01-31.

Bevaras.

Särskild rapport som

underlag för regering-

ens fördjupade pröv-

ning av verksamheten,

9 kap. 6 § FÅB.

Bevaras.

Verksamhetsplan,

10 kap. 3 § FÅB.

Bevaras.

Räkenskapsinforma-

tion m.m.

Bevarande

Gallring

Elanders Sverige AB, 2015