RA-FS 2018:10

1

RA-FS 2018:10

Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring och utlån av

räkenskapsinformation m.m.;

beslutade den 18 december 2018.

Riksarkivet föreskriver följande med stöd av 12 § första stycket och 16 § arkivförordningen

(1991:446) samt 10 § förordningen (2015:605) om överlämnande av allmänna handlingar till

andra organ än myndigheter för förvaring.

Tillämpning

1 §

Föreskrifterna gäller för de myndigheter som omfattas av förordningen (1994:1261) om

statliga myndigheters redovisningssystem, förordningen (2000:605) om årsredovisning och

budgetunderlag och förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring.

Förutom vad som sägs i första stycket gäller föreskrifterna för sådana enskilda organ hos

vilka allmänna handlingar förvaras med stöd av lagen (2015:602) om överlämnande av

allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring, såvitt gäller allmänna

handlingar.

2 §

Med räkenskapsinformation avses detsamma som i 3 § 4 a-c förordningen (2000:606) om

myndigheters bokföring.

3 §

Riksarkivet kan, om särskilda skäl föreligger, besluta om undantag från dessa föreskrifter.

Gallring

4 §

Med de begränsningar som följer av 6 § får myndigheten gallra räkenskapsinformation

m.m. i enlighet med bilagan.

Allmänna råd

. För att underlätta tillämpningen av föreskrifterna redovisas i

bilagan räkenskapsinformation enligt 5 § förordningen (2000:606) om

myndigheters bokföring som ska bevaras. I bilagan redovisas även handlingar

enligt förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag som ska

bevaras.

5 §

Räkenskapsinformation m.m. som efter en tid förlorar betydelse för den ekonomiska

redovisningen, till exempel kopior och överflödiga sammanställningar som använts för

fortlöpande intern kontroll, avstämning eller rapportering, får gallras med frister som

myndigheten själv fastställer.

2

6 §

Gallring får endast ske av räkenskapsinformation som inte har eller kan antas få någon

annan funktion än enligt 2 §.

Räkenskapsinformation m.m. ska undantas från gallring om den har betydelse för

– styrkande av fordringar eller andra rättigheter och skyldigheter,

– annan föreskriven bearbetning, redovisning, kontroll eller revision,

– beräkning av pensionsgrundande inkomst,

– myndighets internationella åtaganden, till exempel deltagande i verksamhet som finansieras

av Europeiska unionen,

– statistikframställning, utvärdering eller forskning, och

– förståelsen av andra handlingar som bevaras.

Allmänna råd.

Myndigheten bör även överväga om verifikationer och fakturor

hörande till vissa verksamheter eller som har förts över till eller lagras som

elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) eller

mikrofilm ska undantas från gallring.

Dokumentation

7 §

Myndigheten ska dokumentera tillämpningen av dessa föreskrifter.

Allmänna råd.

Om myndigheten väljer att undanta handlingar från gallring eller

att gallra vid en senare tidpunkt än vad som anges i bilagan bör skälen till det

dokumenteras.

8 §

Ytterligare föreskrifter om dokumentation av elektroniska handlingar (upptagningar för

automatiserad behandling) finns i 5 kap. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om

elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling).

Utlån

9 §

Myndigheten får låna ut verifikationer i original till utländska myndigheter för

återhämtning av utländsk mervärdesskatt och för kontroll i samband med deltagande i

verksamhet som finansieras av Europeiska unionen. En förutsättning är att en bestyrkt kopia

förvaras på originalets plats under utlåningstiden.

_______

1. Denna författning träder i kraft den 1 februari 2019.

2. Genom denna författning upphävs Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS

2015:2) om gallring och utlån av räkenskapsinformation m.m.

KARIN ÅSTRÖM IKO

Håkan Lövblad

3

Bilaga

RA-FS 2018:10

Bevarande och gallring av räkenskapsinformation m.m.

I tabellen används följande förkortningar:

FÅB

Förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag

FBF

Förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring

Räkenskapsinformation m.m.

Bevarande

Gallring

Avtal och andra handlingar av

särskild betydelse för att belysa

verksamhetens ekonomiska

förhållanden, 3 § 4. b) FBF.

Regleringsbrev, avtal, kontrakt,

beslutshandlingar, bevis,

donationsförordnanden och

handlingar rörande lån, fordringar,

investeringar, marknadsstrategier,

försäkring, förvaltningsuppdrag,

m.m., ska bevaras.

Rutinbetonad korrespondens, till

exempel avräkningsnotor och

blanketter för rekvisition för

mervärdesskatt, och avtal av en art

och omfattning som är frekvent

förekommande och som inte enligt

6 § dessa föreskrifter ska undantas

gallring, får gallras 7 år efter

utgången av det räkenskapsår som

handlingarna avser.

Uppgifter som är av betydelse för

att det ska gå att följa och förstå de

enskilda bokföringsposternas

behandling i bokföringen, 3 § 4. c)

och 12 § FBF.

Instruktioner om

redovisningsprinciper,

värderingsnormer,

prisöverenskommelser,

rättelseposter m.m. , ska bevaras.

Instruktioner och program till

programmerbara kassaapparater,

kontokuranter,

lagerinventeringslistor, m.m. får

gallras 7 år efter utgången av det

räkenskapsår som handlingarna

avser.

Grundbokföring, 8 § FBF.

De ekonomiska händelserna

bokförda så att de kan presenteras

i registreringsordning (dagbok), ska

bevaras.

Huvudbokföring, 8 § FBF.

De ekonomiska händelserna

bokförda så att de kan presenteras

per redovisningsperiod i

systematisk ordning (huvudbok),

ska bevaras.

Sidoordnad bokföring, 11 § FBF.

De ekonomiska händelserna

bokförda så att de kan presenteras

per redovisningsperiod i reskontror,

ska bevaras.

Verifikationer, 13 § FBF.

Verifikationer som enligt 6 § dessa

föreskrifter ska undantas gallring,

ska bevaras.

Övriga verifikationer får gallras 7 år

efter utgången av det räkenskapsår

som handlingarna avser.

Fakturor, 1 kap. 17 §

mervärdesskattelagen (1994:200).

Fakturor som enligt 6 § dessa

föreskrifter ska undantas gallring,

ska bevaras.

Övriga fakturor får gallras 7 år efter

utgången av det räkenskapsår som

handlingarna avser.

Undantag:

Fakturor på papper som har

skannats får gallras 3 år efter

utgången av det räkenskapsår som

handlingarna avser. Verkställande

av gallring förutsätter att de

skannade bilderna är sökbara och

kan presenteras vid behov i minst 7

år.

4

Räkenskapsinformation m.m.

Bevarande

Gallring

Elektroniska fakturor, 21 f § FBF

och 1 kap. 17 a §

mervärdesskattelagen (1994:200).

Elektroniska fakturor som enligt 6 §

dessa föreskrifter ska undantas

gallring, ska bevaras.

Övriga elektroniska fakturor får

gallras 7 år efter utgången av det

räkenskapsår som handlingarna

avser.

Undantag:

Elektroniska fakturor som har

förts över till myndighetens format

för elektroniska fakturor får gallras

efter överföring under förutsättning

att ursprungets äkthet har

säkerställts, innehållets integritet

med avseende på de uppgifter som

krävs i en faktura inte har

förändrats och att myndighetens

elektroniska fakturor är sökbara

och kan presenteras vid behov i

minst 7 år.

Systemdokumentation och

behandlingshistorik, 18 § FBF och

förordningen (1994:1261) om

statliga myndigheters

redovisningssystem.

De delar av systemdokumentation

och behandlingshistorik som är

nödvändiga för att presentera de

ekonomiska händelserna som

grund-, huvud- och sidoordnad

bokföring ska bevaras.

Därutöver ska dokumentation

bevaras enligt vad som anges i 8 §.

Övrig systemdokumentation och

behandlingshistorik får gallras 7 år

efter utgången av det räkenskapsår

som handlingarna avser.

Årsredovisning, 19 § FBF, 2 kap. 4

§ och 10 kap. 1 § FÅB.

Bevaras.

Specifikation till årsredovisningen,

20 § FBF.

Bevaras.

Rapportering till och från

statsredovisningen, 21 § FBF och

förordningen (1994:1261) om

statliga myndigheters

redovisningssystem.

Register över myndigheter som

tillhör den statliga

redovisningsorganisationen, ska

bevaras hos

Ekonomistyrningsverket.

Inrapporterade uppgifter

avseende underlag för finansiellt

sparande klassificerade och

fördelade myndighetsvis per

räkenskapsår, ska bevaras hos

Ekonomistyrningsverket.

Myndighets rapportering för hela

räkenskapsåret som visar att denna

överensstämmer med

årsredovisningen får gallras 7 år

efter utgången av det räkenskapsår

som handlingarna avser.

Övrig rapportering till och från

statsredovisningen får hos

myndighet gallras 2 år efter

utgången av det räkenskapsår som

handlingarna avser.

Övriga inrapporterade uppgifter

får hos Ekonomistyrningsverket

gallras 7 år efter utgången av det

räkenskapsår som handlingarna

avser.

Dokumentation av organisation och

rutiner, 22 § FBF.

Förteckning över behörigheten att

förfoga över myndighetens medel,

inventeringsprotokoll, register över

inventarier och

anläggningstillgångar m.m. per

räkenskapsår, ska bevaras.

Dokumentation av uttag på statens

centralkonto, betalningar,

avstämningar och kontroll m.m. får

gallras 7 år efter utgången av det

räkenskapsår som handlingarna

avser.

Delårsrapport med specifikation, 8

kap, och 10 kap. 2 § FÅB.

Får gallras 7 år efter utgången av

det räkenskapsår som

handlingarna avser.

5

Räkenskapsinformation m.m.

Bevarande

Gallring

Budgetunderlag, 9 kap. 3 § FÅB.

Bevaras.

Beräkningsunderlag, 9 kap. 3 a §

FÅB i dess lydelse 2004-03-01 --

2005-01-31.

Bevaras.

Särskild rapport som underlag för

regeringens fördjupade prövning av

verksamheten, 9 kap. 7 § FÅB.

Bevaras.

Verksamhetsplan, 10 kap. 3 § FÅB. Bevaras.