SOU 1976:68

Moderna arkivmedier

Till Statsrådet och chefen för utbildningsdepartementet

Genom beslut den 30juni 1967 bemyndigade Kungl. Maj:t chefen för eck- lesiastikdepartementet att tillkalla högst fem sakkunniga med uppdrag att utreda arkivfrågorna för den moderna informationsbehandlingens databärare m 111. Med stöd av detta bemyndigande tillkallade departementschefen den 26 september 1967 såsom sakkunniga riksarkivarien Åke Kromnow, numera driftchefen hos statistiska centralbyrån Gustaf Berglund, organisationsdi- rektören hos statskontoret Torsten Frank och n/umera hovrättslagmannen Erik Holmberg, Det uppdrogs åt Kromnow att i egenskap av ordförande leda de sakkunnigas arbete.

Den 8 november 1967 förordnade departementschefen förste arkivarien hos krigsarkivet Sven G. Haverling att från och med den 13 november 1967 vara sekreterare åt utredningen. Den 24 november 1967 förordnades numera departementssekreteraren Charlotte Brunnberg till biträdande se- krererare.

Genom beslut den 19 mars 1968 tillkallades bibliotekarien hos Kungl. biblioteket numera chefen för Sveriges Radios grammofonarkiv Claes M. Cnattingius. dåvarande förste arkivarien hos riksarkivet Elsa-Britta Grage och byrådirektören hos statskontoret Åke Lagerqvist att såsom experter bi— träda kommitten. Vidare förordnades som experter år kommitten. den 29 september 1971 förste arkivarien hos statistiska centralbyrån Birgit *Fredberg. den 26 juni 1972 numera avdelningsdirektören hos statistiska centralbyrån Gunnar Ahl. den 3 november 1972 numera hovrättsassessorn UlfStenefeldt, den 3 april 1973 numera Iandsarkivarien Sten Körner, den 8 december 1975 arkivarien hos riksarkivet Hans Sand samt den 26 februari 1976 rådmannen Karl-Olof Lidin.

De sakkunniga har antagit benämningen dataarkiveringskommittén (DAK).

Kommittén har tidigare framlagt två delbetänkanden: Förslag till gall- ringsbestämmelser om utgallring hos statliga myndigheter av information på elektromagnetiska databärare m m (DsU 196928) och Bevara ljud och bild. Förslag om arkivering av radio- och tv-sändningar, grammofonskivor, spelfilmer m m (SOU 1974294).

Kommittén får härmed avlämna sitt slutbetänkande. [ arbetet med detta har de personer deltagit som undertecknat denna

skrivelse.

Stockholm i december 1976.

Åke K rom/row

Gusta/"Berglund Tors'l'Jcn Frank Erik Holmberg Gunnar Ahl Bi/gil Fru/berg Elsa—Brita: Grage Sten Körner Åke Lagerqvist Karl-Olof Lidin

I

/ S ven —G . Haverling Hans Sand

Innehåll.

Förkortningar . Sammanfattning Summary . F ör/ättningsförs/ag

I Bakgrund

1 Inledning 1.1 Direktiven . . . . . . . . . . . 1.2 Utredningsuppdragets uppläggning och genomförande .

2 Den moderna informationsbehandlingens databärare 2.1 Pappershandlingar, hålkort och hålremsor 2.2 Elektromagnetiska databärare 2.2.1 Allmänna synpunkter . 2.2.2 Direktminnen . . . 2.2.3 Magnetband för ADB . . . 2.2.4 Magnetiska ba'rare för ljud och bild Magnetiska ljudbärare, översikt . . . Ljudkvalitetsfrågor vid magnetiska ljudbärare . Magnetiska bildbärare 2.3 Mikrofilm . . 2.3.1 Historik och introduktion . 2.3.2 Termer och allmänna tekniska grunddrag 2.3.3 Bestandighetsfrågan från mikrofilmteknisk synpunkt

2.3.4 Mikronlmmaterial . . . . . . . 2.3.5 Mikroformer och mikrografisk utrustning 2.3.6 Användningsområden Allmänna synpunkter . . . . Mikrofilmens betydelse i arkivsammanhang

H Problemsrällningar

3 Arkivbild/ting och därmed sammanhängande prob/em 3.1 Begreppen allmän handling, arkivhandling och upptagning .

3.2 Rätt arkivbildare .

11 13 17 25

33

33 33 36

39 39 40 40 41 41 44 44 46 51 52 52 56 63 82 88 91 91 93

99

99 99 102

3.3 Arkivbildningens moment och valet av databärare 3.3.1 Arkivläggning. volymbildning och seriebildning 3.3.2 Val av skrivmateriel 3.3.3 Val av databärare 3.4 Gallringsbeslut och utgallring 3.5 Arkivvårdens organisation

4. Arkivbeständighetsproblem 4.1 Databärare vid ADB 4.2 Ljud- och videoband 4.3 Mikrofilm 4.4 Spelfilm

5. Standard/rägor

5.1 Inledning. . 5.2 Standard på ADB- området . . . 5.3 Standard för ljud- och videoband 5.4 Standard på mikrofilmområdet

IH Utredningsarbetet

6 DAK. s egna undersökningar .

6.1 Enkäter .

6.2 Utredningar. . . . . . . . 6.3 Mikrofilmnings- och preparationskosrnader .

7. Statens provningsansta/ts undersökningar 7.1 Magnetband . 7.2 Mikrofilm

8. Undersökning och utredning angående arkivlokalers konditionering

IV Kommitténs överväganden och förslag .

9 Förutsättningar för användningen av förekommande datamedier 9.1 Värdering av olika typer av datamedier . . . . 9.1.1 Värdering med hänsyn till beständighet . 9.1.2 Värdering med hänsyn till arkivbildningens omfatt-

ning

9.1.3 Värdering med hänsyn till visuell läsbarhet och åt- komlighet 9.1.4 Värdering med hänsyn till kostnader för framställning,

arkivering och återvinning av data . 9.2 Krav rörande framställning av datamedier 9.2.1 Magnetband ADB-band Ljudband . Videoband

103 103 104 104 105 106

109 109 112 113 116

119 119 120 121 122

127

127 127 127 128

135 135 136

139

141

141 141 141

142

143

144 146 146 146 148 153

92.2 Maskinlistor 9.23 Mikrofilm . . . 9.3 Krav rörande förvaring vård och transport 9.3.1 Magnetband ADB-band Ljudband . Videoband 9.3.2 Film . . . Mikrofilm Spelfilm . . . . 9.4 Krav rörande tillhandahållande 9.4.1 Magnetband ADB-band Ljudband . Videoband 9.4.2 Mikrofilm

10 Arkivbildning . . . . . . . 10.1 När bör upptagning anses som arkivhandling? 10.2 Arkivbildare för upptagningar . . . . . 10. 2. 1 Arkivbildare vid särskilda datasystem . 10. 2 .2 Arkivbildare vid integrerade datasystem . 10 2. 3 Arkivbildning 1 samband med forskningsprojekt med ADB

10.3 Arkivbildningens moment 10.3.1 Arkivläggning 10. 3. 2 Volymbildning

10.33 Seriebildning . . . . . 10.4 Val av databärare som moment i arkivbildningen

11. Gallring

11.1 Inledning . . . . . . . . .

11.2. Gallring vid informationsdubblering på olika medier

11.3 Kungörelsen om utgallring ur upptagning för automatisk da- tabehandling 11.4 Gallring av ADB- upptagning. som är tillgänglig för flera myn-

digheter 11.5 Gallring av film fonogram och videogram . . . . 11.6 Gallring av program och programdokumentation. som före- ligger i form av pappershandlingar .

11.7 Gallring av hålkort och hålremsa som läses med annan teknik a'n ADB

12 Etikettering, dokumentation och _lörtecknande 12.1 Inledning. . 12 2 Etikettering . . . 12.2.1 Magnetband ADB— band

153 154 158 158 158 161 162 163 163 166 167 167 167 168 168 168

169 169 170 171 171 172

173 173 174 174 174

181 181 181

182

184 185

186

187

189 189 189 189 189

Ljudband . . Videoband_ . 12.2.2 Mikrofilm 12.3 Dokumentation . . . 12.4 Förtecknande av upptagningar

13 Arkivvårdens organisation 13.1 Inledning .

13.2 Undersökning av statsmyndigheters magnetbandsbestånd och

eventuella leveransbehov . 13. 2 1 Den civila sektorn 13. 2. 2 Den militära sektorn

13.3 Utrustning för förvaring, vård och tillhandahållande av upp-

tagningar för ADB . . . . . . 13.4 Förvaring av centrala civila statsmyndigheters AD-B material 13.5 Förvaring av regionala och lokala civila statsmyndigheters ADB- material . . . . . . 13. 6 Förvaring av militära statsmyndigheters ADB- material

14 Arkivbildande myndighets åligganden . 14.1 Inledning. . . 14.2 Arkivbildaren och arkivet . 14. 3 Särskilda åligganden avseende upptagningar 14.3.1 Arkivbildning och val av material 14.3.2 Gallringsbevakning 14.3.3 Förvaring . 14.3.4 Handhavande och vård 14.3.5 Arkivförteckning . 143.6 Utlån .. .. .. . 14. 3. 7 Avlämning till arkivmyndighet

14.4. Åligganden i samband med ADB— -upptagning, tillgänglig för flera myndigheter

15. Arkivmyndighets åligganden

15.1 Inledning . 15.2 Fältarbetet .

15.3 Depåarbetet . . . . . . . . . 15. 3.1 Mottagande av upptagningar

15. 3. 2 Förvaring handhavande vård förtecknande och utlån

15.33 Tillhandahållande . . . . 15. 3.4 Resursförstärkning med avseende på depåarbetet

16 Kostnader .

16.1 Inledning. . . . . .

16.2 Investeringskostnader exklusive lokalkostnader 16.2.1 Investeringskostnader för riksarkivet 16.2.2 Investeringskostnader för landsarkiven 16.2.3 Investeringskostnader för krigsarkivet . 16.2.4 Totala investeringskostnader

190 190 191 191 192

195 195

196 196 197

198 198

202 203

205 205 205 206 206 207 207 208 209 209 210

211

213 213 214 216 216 216 216 217

219 219 220 220 221 222 222

16.3 DriFtskostnader . . . . . . . . . .

16.3.1 Driftskostnader vid statens provningsanstalt

16.3.2 Driftskostnader vid riksarkivet 16. 3.3 Driftskostnader vid landsarkiven . 16. 3. 4 DriFtskostnader vid krigsarkivet . 16.35 Driftskostnader vid de arkivbildande myndigheterna 16.4 Förvaringskostnader . . . . . 16.5 Sammanfattning av kostnader och besparingar

17 Framtiden . . . . . 17.1 Framtidens teknik och databärare 17.2 Bevakning av utvecklingen .

18 Översikt av DAK.'s förslag 18.1 Inledning . . . 18. 2 Förslag rörande arkivtekniska Frågor 18.2.1 ADB- medier 18.2.2 Film . . 18.2.3 Ljudband . 18 2. 4 Videoband . 18 2.5 Maskinlistor . . 18.3 Förslag rörande organisationsfrågor . 18.3.1 Allmänna organisationsfrågor . 18 3 2 Avlämning av material till arkivmyndighet 18.4 Förslag rörande ekonomiska Frågor . 18.5 Förslag rörande rättsliga Frågor 18. 5. 1 Allmänna rättsliga Frågor . 18. 5.2 Förslag till ändringar av författningar . 18.6 Förslag rörande identifieringsdata och tekniska upplysningar 18.7 Förslag om fortsatta tekniska undersökningar . 18.8 Förslag rörande vissa Forskningsfrågor . 18.9 Myndigheter som berörs av DAKzs Förslag

Bilaga 1 Avgivna yttranden . . .

Bilaga 2 Atkivbeständighet hos magnetband (SP- RAPP 1975. 10). Förord . Magnetband Bandfel . . . . . . Rengöring och rehabilitering av band Arkiveringsaspekten Provningsprogram Utvidgning av provningsprogrammet Resultat Inledande test . . . Betydelsen av dammfri atmosF'ir Hantering i icke dammfri atmosfär Nötningsprov med påföljande rehabilitering Klimatprovning . Långtidsprov .

223 223 225 227 227 228 228 244

249 249 253

257 257 257 257 258 259 259 259 260 260 260 261 261 261 262 262 263 263 264

267 269 269 270 270 272 273 273 274 274 274 275 276 277 278 281

Bilaga Bilaga Bilaga Bilaga Bilaga

Bilaga

JämFörelse mellan Fel detekterade i certiF1er och i dator. Behandling av magnetband i s. k. cleaner . Felintensitetens beroende av antalet körningar Rekommendationer För arkivering av ADB-band Kvalitetskrav på ADB-band 1112" band. 1600 bpi) Referenser

Provningsprogram

Diagram . . . . . . . . Forsknings- och utvec klingsarbete för m1kr0f lm fo'r arkiverings— ändamål (SP 1972- 08- 30, P- nr 69- 256) . Rekommendation gällande handhavande och förvaring av mi- kro/Hm (SP 1972- 08- 30) . Tät/örs/utnirtg av mikro/Hm. /ö1 arkiveringsändama/ (SP 1974 - 04- 01). . . . . . . . . . . Rapport angående gaspermeabiliteten hos förpackningsmate- rial (SP 1975-11 -.20) . . . . . Rapport angående vattenångepermeabditeten hos lör/Jack- ningsmateria/ (SP 1976- 02- 19)

Förslag till leveransreversal .

287 288 299 299 301 302 305 308

311

319

321

325

327 329

Förkortningar

Aas ADB ANSI ASCII AWV bpi CCIR

CIM COM DAFA DAK dB DIN DIS DsU EBU FIAF FM FSD HiFi Hz ICA/MC IEC IMC ISBN ISO KBS KK KTH Ku LP MCR NAB NBS

Allmänna arkivstadgan Automatisk databehandling American National Standards Institute American Standard Code For Information Interchange Ausschuss Fiir wirtschaFtliche Verwaltung Bits per inch Comite' consultatiF international des radio-communications (De nationella theFörvaItningarnas samarbetsorgan i Geneve) Computer Input Microfilm Computer Output Microfilm Datamaskincentralen för administrativ databehandling Dataarkiveringskommittén Decibel Deutsche Industrinormen Dral't International Standard Departementsstencil Utbildningsdepartementet European Broadcasting Union Federation Internationale des Archives du Film Frekvensmodulering Försvarets standardiscringsdelegation High Fidelity I-Iertz

International Council on Archives/MicroFtlm Committee International Electrotechnical Commission International Micrographic Congress International Standard Book Number International Organization For Standardization Byggnadsstyrelsen

Kungl. kungörelse Tekniska högskolan i Stockholm Konstitutionsutskottet Long Playing Magnetic Character Recognition

National Association of Broadcasters National Bureau ol' Standards

NMA NRZ NRZI OCR OSK PCMI PE pphm Prop RA RF RPS SBN SCB SEK Seer SEN SFS SINFDOK SIS SJ SMS SOU SP Spri

SPSE SR TF TFK TRU VIS UV

National Micrographics (tidigare Microlilm) Association Non Return to Zero

Non Return to Zero-indilication

Optical Character Recognition ()ffentlighets- och sekretesslagstiftningskommitte'n Photo Chromic Micro Image Phase Encoding Hundramiljondelar av volym Proposition Riksarkivet Relativ luftfuktighet Rikspolisstyrelsen Svensk byggnorm Statistiska centralbyrån Svenska Elektriska Kommissionen Sekretesslagen

Svenska elektrotekniska normer

Svensk Iörfattningssamling Statens råd För vetenskaplig information och dokumentation Sveriges standardiseringskommission Statens järnvägar Sveriges MekanFörbunds standardcentral Statens offentliga utredningar Statens provningsanstalt Sjukvårdens och socialvårdens planerings— och rationaliserings- institut The Society of Photographic Scientists and Engineers Sveriges Radio AB

TryckfrihetsFörordningen . Tidningsfilmningskommitte'n

Kommittén för television och radio i utbildningen videofilm Information System Ultraviolett

Sammanfattning

Enligt direktiven skulle kommitten utreda frågor om arkivering av fonogram. den automatiska databehandlingens databärare och vissa andra medier För lagring av information samt vissa med arkiveringen sammanhängande frå- gor. Utredningsarbetet borde i Första hand avse arkivfrågorna För databärare inom riksarkivets huvudsakliga verksamhetsområde. dvs. den statliga För- valtningen.

Genom direktiven och senare tilläggsdirektiv F1ck kommitten vidare i uppdrag att utreda frågor om arkivering av bild- och ljudupptagningar hos Sveriges Radio samt allmännia arkiveringsproblem sammanhängande med bild- och ljudupptagningar. Dessa uppdrag redovisades i betänkandet Bevara ljud och bild (SOU I974:94).

I ett år 1969 avgivet betänkande framlade kommitten Förslag till bestäm- melser om utgallring hos statliga myndigheter av information på elektro- magnetiska databärare m. m. (DsU 1969:8). På grundval av Förslaget ut- färdades kungörelsen ( 1974:648) om utgallring ur upptagning För automatisk databehandling.

I det nu framlagda betänkandet. varmed utredningsarbetet avslutas. be- handlar kommitten arkiveringsfrågor som berör beständighet. Förvaring och vård samt tillhandahållande. I betänkandet framläggs Förslag om ändringar i bl. a. allmänna arkivstadgan och i riksarkivets cirkulär med anvisningar till denna. Vidare framläggs i betänkandet Förslag till bestämmelser och rekommendationer som Föranleder åtgärder av olika myndigheter. främst riksarkivet.

I betänkandets tre Första delar (1 Bakgrund. II Problemställningar. III Ut- redningsarbetet) redogör kommitten För vissa Förhållanden såsom underlag För de därpå Följande övervägandena och förslagen. Dessa tre delar är i allt väsentligt deskriptiva. Uppmärksamhet ägnas åt olika databärares fysiska egenskaper. Främst deras beständighet. Särskilt behandlas magnetband ADB-band. ljudband och videoband samt Film. främst mikrofilm.

I betänkandets deskriptiva parti ägnar kommitten vidare uppmärksamhet bl. a. åt vissa rättsliga frågor. främst sammanhängande med begreppen all- män handling och arkivhandling. och åt vissa standardfrågor.

I betänkandets fjärde del (IV Kommitténs överväganden och Förslag) dis— kuterar kommittén valet av databärare med utgångspunkt i olika önskemål eller krav. såsom om beständighet. om läsbarhet. om åtkomlighet och om framtida maskinell bearbetning. Här belyses också de kostnader. som är

Förbundna med framställning. Förvaring. tillhandahållande och framtida be- arbetning.

För den offentliga Förvaltningens vidkommande anses film ha tämligen goda arkivegenskaper. En materialmässig beständighet under 200—300 år anses föreligga med rätt F11mtyp. rätt framkallningsteknik och Förvaring i lokal med särskilt arkivklimat. eventuellt i kombination med speciellt tät— Förslutet hölje. Filmens information kan uppnå en beständighet jämFörlig med information på arkivpapper endast genom omkopiering av äldersför- ändrad eller skadad Film. Antalet Filmgenerationer. som kan ge en bild väl läsbar i läsapparat eller på papper. kan variera från två a tre upp till ca tio. Antalet varierar med Förlagornas utseende. med filmtyper. med fram- kallningstekniken samt i synnerhet med Förminskningsfaktorn. Färgfilm är inte tjänlig som arkivmedium.

De olika typerna av magnetband har sämre arkivegenskaper än F11m. Hit— tills gjorda undersökningar ger inte säkert belägg För att magnetband kan bevara ADB-information på godtagbart sätt mer än 15—20 år. Kopiering till ny generation kan därefter bli nödvändig. Information kan Föras över till mikrolilm (computer output microfilm. COM. utdatamikroFilm) i stället För till ADB-band och därigenom bevaras säkrare. varvid dock f. n. ma- skinläsbarheten går Förlorad. Tekniskt Finns möjlighet att. om bl. a. stan— dardiserat typsnitt har valts. i en framtid återFöra informationen till ADB- band För fortsatt bearbetning (computer input microfilm. CIM. indatami- krofilm). CIM har ännu inte kommit i allmänt bruk. Andra metoder att bevara information För ADB finns eller är under utveckling. Kommittén aner att f. n. endast magnetband kan godtagas som arkivmedium För ma- skinläsbar information.

1 Fråga om ljud- och videoband torde livslängden vara högre än För ADB- band. Kopiering medFör risk För kvalitetsFörsämring. En dominerande synpunkt i övervägandena är att myndigheterna bör ta ställning i gallringsfrågor och välja arkivmedium redan i samband med att de lägger upp sina administrativa rutiner. Särskilda åtgärder För att i efterhand bestämma vad som skall bevaras och framställa arkivbeständiga databärare bör såvitt möjligt undvikas. Möjligheten att bevara information och de behov att utnyttja informa- tionen som kan Förutses varierar högst väsentligt. Valet av arkivmedium måste träffas från fall till fall eller från den ena typen av information till den andra. Dominerar kravet på beständighet. kan det bli nödvändigt att begagna papper ("svenskt arkiv") som databärare. Stora informationsmäng- der kan tvinga fram mindre skrymmande arkivmedium. såsom mikrofilm eller magnetband. Finns krav på snabb åtkomst och maskinell bearbetning. kan magnetband framstå som överlägset. Material- och Förvaringskostna— derna För papper är så stora i jämFörelse med motsvarande kostnader För mikrofilm eller magnetband. att samma kostnadsram kan medge omko- pieringar. om något av dessa senare medier väljes. I vissa fall kan det vara motiverat att bevara informationen på mer än ett medium. Det är på grund av det anFörda enligt kommitténs mening inte möjligt att utforma några generellt tillämpliga Föreskrifter om valet av arkivmedium. Genom en tabell jämte beskrivning och genom olika exempel har kommitten emellertid sökt visa på de egenskaper hos medierna. som bör beaktas i

olika fall vid val av arkivmedium (se under 10.4). De arkivbildande myn- digheterna måste samverka nära med arkivmyndigheterna.

I fråga om gallring av film. magnetband och vissa andra databärare Föreslår kommittén smärre ändringar i gällande bestämmelser. Dessa är. såvitt gäller ADB. upptagna i kungörelsen (19741648) om utgallring ur upptagning För ADB. I fråga om film. ljudband och videoband är rättsläget inte fullt klart. Gallringsfrågorna har här ännu inte fått någon större praktisk betydelse. och kommittén rekommenderar att bestämmelser skall utFärdas av riks- arkivet efter hand som behov yppar sig. Riksarkivet kan då bygga på de erfarenheter som samlas ino*n statsverksamheten.

Kommittén har ägnat betydande uppmärksamhet åt frågor om val av magnetband och film samt framställning. Förvaring och vård av databärare. Vid utredningen av de tekniska sidorna av dessa frågor har kommittén anlitat statens provningsanstalt (SP) För vissa undersökningar och fått bistånd även av byggnadsstyrelsen. Den tekniska utvecklingen på dessa områden är långt ifrån avslutad. och det är därFör inte lämpligt att binda myndig- heternas handlande för längre tid. SP bör få i uppdrag att ge Föreskrifter om vilka typer av databärare som kan godkännas för arkivändamål. Gällande Föreskrifter bör årligen sammanfattas och publiceras i Svensk Författnings- samling. så som hittills har brukat ske i fråga om skrivmaterial. I övrigt bör det ankomma på riksarkivet och statens planverk att meddela behövliga Föreskrifter.

Kommitténs utredningsarbete och dess genomgång av nu rådande upp- fattningar angående val av material För databärare samt angående Förvaring och hantering har på en rad punkter utmynnat i konkreta Förslag som sam- manfattas 1 kap. 18. Även i övrigt bör redovisningen i betänkandet kunna ge viss vägledning i praktiska frågor.

I fråga om magnetband. film och andra här aktuella medier krävs delvis andra åtgärder än i fråga om pappershandlingar för att underlätta åtkomst och identifiering. Sådana åtgärder etikettering. dokumentation och För- tecknande diskuterar kommittén i betänkandet. Vissa Förslag framläggs (kap. 12).

Det finns inte någon skyldighet För centrala statsmyndigheter att inom viss tid avlämna sina arkivhandlingar till arkivmyndighet. Avlämning till riksarkivet eller krigsarkivet göres efter överenskommelse med ar— kivmyndigheten. För den regionala och den lokala statsFörvaltningen gäller som huvudregel att arkivhandlingarna skall avlämnas till landsarkiv efter ca 100 år. Kommittén Föreslår en särskild Föreskrift För magnetband och film. närmast därFör att vården av dessa datamedier kräver särskild ut— rustning. särskilda lokaler och särskild omsorg. Föreskriften innebär att upp- tagning får avlämnas. så snart myndigheten inte längre har behov av den från förvaltnings- eller utredningssynpunkt.

Principiellt skall de regionala och de lokala myndigheternas magnetband och Filmerarkiveras hos landsarkiven. så att sambandet med myndigheternas arkiv i övrigt bevaras. Leveranserna av ADB-band torde emellertid under den tid som kan överblickas få ringa omfattning. Utrustning För vård blir alltFo'r dyr och därFör bör landsarkivens bestånd av sådana band tills vidare deponeras hos riksarkivet. En liknande ordning Föreslås För de militära myn- digheternas vidkommande. Här kan det dock oftare vara befogat att ADB-

upptagningarna stannar längre hos de arkivbildande myndigheterna. Riks- arkivet t'ankes i sin tur tills vidare få anlita fristående serviceorgan För vård och vissa andra funktioner. Riksarkivet skall dock enligt Förslaget redan från början svara För Förvaringen. I fråga om där Förvarade Filmer och ljudband skall riksarkivet också ge service. Även landsarkiven Föreslås få läsapparater För mikrofilm och bandspelare För ljudupptagningar. Magnetband och film skall som regel få tillhandahållas endast i form av kopia.

Frågor om val av arkivmedium och om gallring bör avgöras i ett tidigt skede av den administrativa processen. Detta fordrar betydande arbetsin- satser av arkivmyndigheterna. De särskilda krav som Föreslås gälla i fråga om val. framställning. hantering och vård av magnetband och film gör också att de arkivbildande myndigheterna kommer att ha stort behov av service Från arkivväsendets sida. Viktigt är bl. a. behovet att klargöra att arkivbildande myndighet hararkivansvar även För sådana till myndighetens verksamhet hörande upptagningar som i fysisk mening finns och hanteras hos dataservicebyrå.

Konsekvenserna För arkivväsendet av statsverksamhetens övergång till ADB och andra tekniskt utvecklade metoder För informationsbehandling medFör kostnader. som f. n. är svåra att överblicka men som torde bli obe— tydliga i Förhållande till de allmänna utvecklingskostnaderna.

1 kap. 16 har kommittén gjort en sammanfattning av vissa kostnader och besparingar. Sammanfattningen ger vid handen att pappersarkivering i fiertalet fall skulle bli betydligt dyrare än användning av moderna ar- kivmedier. Kommitténs utredning och Förslag medFör att magnetband och film i ökad omfattning torde komma att användas som arkivmedier i stället För papper. Det bör därFör ge vinster i fråga om utskrifter. papper och ar— kivlokaler.

1 kap. 17 ges en översiktlig framställning av vissa utvecklingslinjer på informationsbehandlingens område. I anslutning härtill Föreslår kommittén. hur bevakningen av den tekniska utvecklingen skall organiseras.

Kommitténs Förslag och rekommendationer sammanfattas punktvis i kap. 18.

Summary

Since the end of the l9th century. the National Archives of Sweden has shouldered the responsibility. not only for the retention and care of the archives of the government Offices. but also For those of the central civil service authorities and the parliament. The corresponding archives of the military authorities are the responsibility ofthe Military Archives. Regional archives. established around the turn of the century in different parts of the country. are responsible for the retention and care of the archives of the regional and local state authorities.

Besides the function of serving as repositories. the National. Military and regional archives serve the recordsgenerating authorities under their respec- tive jurisdiction by supervising archival retention. destruction and other related problems. This requires the archival authorities continually to survey the production of records. and to offer advice and assistance to records generating authorities. Archival management is regulated by the ”General Archival Statute”. in addition to which the National Archives issues in- structions. The regulation of the appraisal and destruction of public records is given a major position within the Statute. An authority is forbidden to eliminate any of its archival material except in accordance with the General Archival Statute. by government sanction. or in agreement with the National Archives.

New technical developments in the field of information processing have caused problems regarding the care and retention of information stored by modern information media. This has necessitated changes in routine as well as in regulations.

The "Dataarkiveringskommitten” is a Swedish government committee appointed by the Minister of Education and Cultural Affairs in order to consider questions concerning the keeping of source material created by automatic data processing (ADP) and problems of preservation concerning data media. and other storage media connected with the field ofinformation processing. A joint assessment was to be made from the point of view of archives both as regards legal. technical and economic conditions and the requirements and opportunities of research.

According to its instructions. the Committee should investigate and ana- lyse problems arising out of the archival retention of recordings. computer tapes and certain other media for the storage of information. plus a number of related questions. In the first instance. the work of the Committee con- cerns the archival problems connected with the retention of the data media

of the authorities under the jurisdiction of the National Archives the state administration.

Moreover.bytheinstructions(towhichadditionshavebeenmade).theCom— mittee was commissioned to investigate questions involving the archival retention of video and audio recordings made by the Swedish Broadcasting Corporation (Sveriges Radio. SR). Besides dealing with questions concerning the filing of video and audio recordings at the SR. the Committee has also been required to examine general problems of archives involved in video and audio recordings. The findings of this investigation are found in the report: ”Bevara ljud och bild”. Preservation of sounds and pictures. (SOU 1974z94) with an English summary.

In a report completed in 1969. the Committee proposed regulations for the elimination of information stored by means of the electro-magnetic technique (DsU 196918). An ordinance regarding the elimination of infor- mation recorded for computer processing and based upon the report was promulgated in 1974 (I974:648).

This currently submitted report. which concludes the commission of the Committee. treats archival questions concerning the durability. storage. care and accessibility of the material. The report also makes suggestions for changes in. among other things. the General Archival Statute and the in- struction circulars issued by the National Archives. Furthermore. it makes proposals for recommendations and regulations to be followed by various authorities. expecially the National Archives.

In the first three pans of the report (I. Background. 11. Framework of Problems. III. Investigative work) an account is given of the various con- ditions which form the basis for subsequent consideration and proposals. They are mainly of a descriptive nature. Attention is given to the physical characteristics of different media. especially durability. In particular. mag- netic tape computer tape. audio and video tape — as well as microfilm are treated.

In these descriptive parts the Committee points out. among other things. certain questions of a legal nature. mainly those dealing with the concepts ”official records" (Records kept by governmental or municipal boards. authorities or agencies) and ”archival records” plus certain questions of stan- dard.

In the fourth part (IV. The Deliberations and pr0posals ofthe Committee) the choice of media is discussed with consideration given to different re- quirements or demands. such as those of durability. readability. accessibility and future processing. This part also gives illustrations regarding the costs connected with reproduction. storage. accessibility and processing.

Film is regarded by the Committee as having good archival retention properties for the public administration. It is considered to be probably dur- able for periods of between 200—300 years. depending upon the type of film. development technique. storage climate. possibly in combination with sealed containers. The information stored on film can only reach the dur- ability standards of paper by making film generation copies of the films which are altered or damaged by age. The number of film generations yield- ing copies of high readability in the reader or on paper can vary from between two or three to about ten. They also vary depending on the quality

of the lilmed original. the type of film used. the development technique. as well as the reduction factor. Colour film is not fit for use as an archival medium.

The various kinds of magnetic tape do not have as good archival attributes as film. Until now. investigations have not given conclusive proof that magnetic tape can retain ADP information in an acceptable manner for more than 15—20 years. Because of this. it may be necessary to make new generation copies. Information can be transferred to microfilm (computer output microfilm. COM) instead of computer tape. thereby yielding a more durable copy. By using standard type-patterns. among other things. it is possible that in the future information can be retransferred to computer tape from microfilm (computer input microfilm. CIM). CIM has not yet come into general use. Other methods to retain information for computer processing are available or being developed. Presently. the Committee feels that only magnetic tapes is an acceptable archival medium for machine- readable information.

The life-span of audio and video tape seems to be greater than that of computer tape. Copying can, however. result in impaired quality.

The considerations of the Committee revealed the dominant point of view that the records generating authorities should make clear their positions in questions of appraisal and destruction from the outset and choose archival media in relation to administrative routine. Special measures. subsequently prescribing the material to be retained and the storage media. ought to be avoided if possible.

The possibilities of retaining information and the need to use it can pre— sumably vary to a high degree. The choice of archival medium must be determined from case to case. or from one type of information to another. If the requirement of durability dominates. then it may be necessary to use paper ("Swedish Archive") as the medium. Mass information can cause the use of less bulky archival media. such as microfilm or magnetic tape. Should there be a need for quick accessibility and processing. then the use ofmagnetic tape can be advantageous. Material and storage costs for archival paper are so great when compared to the corresponding costs for microfilm or magnetic tape that. within the same cost framework. re-copying is per- missible if some of these media are used. In certain cases. the retention of information by more than one medium can be motivated.

On account ofthe reasons stated above. it is the opinion ofthe Committee that it is not possible to form any general instructions for the choice of archival medium. By use ofa table and different examples the Committee has attempted to show the necessary qualities ofthe different media which should be considered when choosing an archival medium (see under 10.4). Records generating authorities must work in close cooperation with archival authorities.

Regarding the destruction of film. magnetic tape and certain other media. the Committee proposes small alterations in current statutes. These sta- tutes. concerning ADP. are promulgated in an ordinance (19741648) about the destruction of information recorded for computer processing. The legal aspects involved in the destruction of audio and video tape are not clear. as these questions have not yet been given any great practical significance.

The Committee recommends the issuance of instructions by the National Archives when the need arises. The National Archives will then be in a position to base decisions on the experience gained within the operations of the public administration.

The Committee has paid special attention to questions concerning the choice of magnetic tape and film. as well as reproduction. storage and care of the media. While investigating the technical aSpects of these questions. the Committee has utilized the National Institute for Testing and Metrology (Statens provningsanstalt. SP) for certain tests. and it has also had the aid of the National Board of Public Building (byggnadsstyrelsen). Technical de- velopments in these areas are far from complete. Therefore it is not wise to circumscribe the field of action of the authorities for lengthy periods of time. The Committee feels that the National Institute for Testing and Metrology ought to be commissioned to set the standards of the media approved for archival use. Existing instructions should then be summarized and published annually in the Swedish Code of Statutcs (Svensk författ— ningssamling). as is presently done in the case ofwriting material. Moreover. the long term planning of the National Archives and the public admini- stration should include the issuance of necessary instructions.

The Committee's investigative work and its survey of current practices regarding the choice of media. as well as the storage and usage of such. has led to several concrete proposals on a number of points, They are sum- marized in chapter 18. Furthermore. the report should be able to give a certain amount of guidance in questions of a practical nature.

The problems incurred through the use of magnetic tape. film and other media described in this report require. in part. other measures to facilitate accession and identification than those involved with paper records. Such measures labelling. documentation and registration are discussed in the report. and certain proposals are submitted (chapter 12).

Central state authorities are under no obligation to deliver their archival material to archival authorities within a specified period oftime. Deliveries to the National or Military Archives are made after agreements are reached with these archival authorities. The prevailing rule. regarding the material of local and regional state authorities. is that their material should be trans- ferred to regional archives after the passage of about 100 years, The Com- mittee proposes that special instructions be issued to regulate magnetic tape and film. as the care ofthese information media requires special equipment. premises and attention. The instructions imply that recordings can be trans- ferred as soon as the generating authorities have no further need for them for administrative or investigative purposes.

In principle. magnetic tape and film employed by local and regional State authorities shall be retained by Regional Archives. In this manner. unity between the archives of these authorities can be maintained. During the foreseeable future. deliveries of computer tapes should be so few that the holdings of such material by regional archives can be deposited with the National Archives. A similar procedure is proposed in connection with the military authorities. Yet the retention of ADP-recordings by the military authorities for longer periods oftime is oftenjustified. For the time being the proposal is that the National Archives should employ independent com-

DUICI' service centers for the care and maintenance ofthe material. According to the proposal. the National Archives has initial responsibility for storage. Scrvic e. regarding audio and video tape. will also be a function ofthe National Archives. It is proposed that even regional archives should have readers (projectors) for microfilm and tape-recorders for tape. As a rule. magnetic tape and film will only be available in the form of copies.

Questions pertaining to the choice of archival medium and appraisal and destruction should be resolved at an early phase ofthe administrative process. This will require significant contributions on the part ofthe archival authori- ties. The special requirements. which shall be proposed and applied to the choice of media. reproduction. handling. and the maintenance of mag- netic tape and film. will cause the records generating authon'ties to have great need ofthe services offered by the archival system. It is ofimportance to make clear the fact that recordsgenerating authorities have the archival responsibility for all their records. This responsibility includes also records at computer centers.

The consequences for the archival system of the state administration. caused by the change to computer processing and other technically developed methods ofinformation management. occasion expenses which. for the pre— sent. are difficult to survey. but should be insignificant in relation to general development costs.

The Committee has summarized certain costs and savings in chapter 16. The summary shows that in most cases the retention of paper records would be significantly more costly that the use of modern archival media. The consequences ofthe investigation and proposals of the Committee will be that magnetic tape and film shall increasingly be used as archival media instead ofpaper. Their use should bring savings in the costs for transcriptions. paper and premises.

Chapter I7. gives a survey of certain lines of development in the field of information processing. In this connection. the Committee makes pro- posals concerning the organization of a system for keeping technical de- velopments under surveillance.

The recommendations and proposals of the Committee are summarized point by point in chapter 18.

The most important proposals are as follows:

ADP-media (18.2.1)

a. Data media. such as: disks. drums. punched cards and paper tapes. are not suitable as archival media. Until further notice is given. magnetic tape only is recommended for archival purposes. b. Archival computer tapes must be new and comply with certain standards of quality set by the National Institute for Testing and Metrology. c. Information retained on archival computer tape shall be recorded on nine tracks with a packing density of 1600 bpi with the recording method PE (phase encoding). d, Archival computer tapes shall not be stored with other types of data media. The computer tape archives should fulfil certain requirements redarding temperature. humidity. fire protection and absence from mag- netic disturbance fields and air pollution. The National Board of Urban

Planning (Statens planverk) should issue instructions regulating the sto— rage of ADB-tape. Archival computer tapes which have not been used shall be inspected by being run through the computer. once during the first ten years. thereafter every five years. This testing method shall be complemented by making regular. random ocular tests of sample tapes. If permanent read errors or physical damage is detected. the tape should be copied. When operating or testing archival computer tape. a record should be kept of its physical condition. Archival tape should be rewound only if it has been subjected to unusual environmental conditions or if it has been established that tension has arisen in the tape. If necessary. archival tape should be reconditioned before being used. Archival computer tape should be transported in special containers. g. Archival computer tape should mainly be used for the production of

copies. ADP-recordings should be available only through such copies.

Film (18.2.2)

&.

Under the conditions that it is produced. stored. cared for and handled according to certain rules. microfilm can be accepted as an archival medi- um. The National Archives. however. must give its permission before microfilm can replace existing archival records (on paper or in the form af ADP-recordings). Microfilm to be used for archival purposes shall fulfil the quality re- quirements set by the National Institute for Testing and Metrology. The institute should be responsible for information concerning the type of film and means of storage employed for archival film. Existing microfilm shall be tested for picture quality and durability. The extent and form of these tests should be determined by the testing in- stitute in cooperation with the National Archives. The production of at least three film generations should be possible from the camera film (mother film). The fourth film generation should be of such quality that it can be read easily in a reader and that satisfactory paper copies can be made from it. Archival microfilm shall be stored in a special area and not with other types ofdata media. This area should fulfil certain requirements regarding temperature. humidity. fire protection and absence from air pollution. Film can also be stored according to the hcrmetically scaled method. but not before this method has been conclusively tested and approved of by the institute for testing. The National Board of Urban Planning should issue the instructions necessary for the storage ol' lilm. Archival film shall undergo regular tests through random sampling, Poll- ution indicators (tags) shall be placed in storage areas and checked month- ly. Investigations shall be made if changes occur on the indication tags or if film damage is observed. whereupon necessary measures shall be taken. Archival film shall. if it is transferred to premises with different temperature or humidity. be reconditioned when it is taken from or before it is returned to its respective storage area. Personnel working with archival film must wear lint free cloth gloves.

g.

h.

Archival film should mainly be used for the production of copies. Mic- rofilm should only be available through such copies. Certain conditions should be met for the storage of motion picture film.

Audio tape (18.2.3)

&. Audio tape can be accepted as an archival medium on the condition that it is produced. stored. cared for and handled according to certain rules.

Audio tape intended for archival use shall fulfil certain requirements regarding type and quality set by the testing institute. The testing institute shall be responsible for information regarding which tape manufactures are to be used.

Archival audio tape should be new. Used tape in good condition can. however. be accepted. Before recording. tape intended for archival use should be rewound at high speed so that excessive tension is eliminated. Cassette tape for archival use should be contained in cassettes which can be dismantled. Recommendation schedule for recording. Archival audio tape shall be stored in areas which fulfil certain requi- rements regarding temperature. humidity. fire protection and absence from air pollution and magnetic disturbance fields. The board of urban planning should issue the instructions necessary for the storage of audio tape. . Audio tape for archival use shall be tested once every 15th year by running

it through the recorders. Ifdamage is observed. the tape shall be copied. Archival audio tape should be rewound 24 hours before being used or tested. Archival audio tape should mainly be used for the production of copies. Recordings should only be available through such copies.

Video tape (1824)

a.

Video tape is an acceptable medium for the retention of mainly motion pictures and. regarding colour film. the only medium which can be re- commended. This medium is not yet fully proven for the retention of documents and stills and should not be used for archival purposes before wider experience of the technique is available. b. Regarding the production. storage. care. handling and accessibility of

video tape. the committee recommends the same measures as those for audio tape.

The disposition of material with archival authorities (18.32)

'd.

b.

ADP-tape should be delivered in duplicate. At least one tape should be new. Both tapes shall fulfil the requirements set by the testing institute. ADP-recordings should be followed by appurtenant documentation. if possible also printouts showing the readable part of a block with read errrcrs and notations concerning the physical conditions of the tape.

c. The disposition of ADP-recordings should include a delivery list. Forms for suchs lists of ADP-records should be available at the archival au- thorities. The Committee makes a proposal for the composition of this form.

Författningsförslag

]) Förslag till Förordning om ändring i allmänna arkivstadgan (l96lz590).

Härigenom föreskrives att 12. 16 och 26 åå" samt 295 2 mom. allmänna arkivstadgan (I96l:590) skall ha nedan angivna lydelse.

MItt/rumla Atla/sa Föras/agan [wie/sa

12.5

Det hos myndighet bildade be- ståndet av arkivhandlingar utgör myndighetens arkiv.

Det hos myndighet bildade be— ståndet av arkivhandlingar utgör myndighetens arkiv.

Bestämmelse i denna stadga om arkivhandling tillämpas. om ej annat sarskilt anges. även på uppgift som ingår i upptagning för automatisk databehandling eller annan upptag- ning som kan läsas eller avlyssnas endast med tekniskt hjälpmedel.

16 &

Utgallrade arkivhandlingar skola omedelbart försäljas eller förstöras. För- säljning skall ske under villkor. att arkivhandlingarna där så anses er- forderligt under nödig kontroll förmalas eller på annat sätt förstöras.

U/Jpgf/icr som ingår i sådan frp/7— Iagning som avses i /3 () andra stycka! utgallras genom att uppgiften utplå- nas eller genom att upptagningen förstöres.

U/r/rgili. som ingår i upptagning/ör (rutorna/isk (Ia/uha/rarul/ing ('I/vr (III— rran upplaga/rig som kan läsas, avlyss- nas eller på arma! säl! upp/allas en— das! med teknisk! lrjiil/rrrwdel. utgall- ras genom att uppgiften utplånas el- ler genom att upptagningen förstö- res.

Beträffande förstöring av hemliga handlingar är särskilt föreskrivet. Inifiytande statsmedel skola. såvitt angår statsmyndighet. tillgodolijras myndighetens expensanslag för att i man av behov av myndigheten dis-

po ne ras.

Nuvarande lydelse

26

Arkivhandling må utlånas för tjänsteändamål till statsdeparte- mcnt och annan statsmyndighet ävensom till myndighet. som avses i 2 &. samt för vetenskapligt ändamål till myn- dighet. som riksarkivet bestämmer. I övrigt mä !!!/än av arkivhandling ske e/ier riksarkivets medgivande.

29

Föreslagen fvt/else ;.

Upp/a_gning som kan upp/anus en- das! med !eknisk! hjälpmedel och som är arkiv/mnd/ing jär ej !!!/änns man riksarkivels medgivande !" varje sins/til! fal/.

Arman arkivhandling/är utlånas för tjänsteändamål till depar'lernen! eller annan statsmyndighet ävensom till myndighet. som avses i 2 &. samt för vetenskapligt ändamål till myn- dighet. som riksarkivet bestämmer.

I övrigt./'är arkivhandling som av— ses i andra swe/re! inlånas endas! med riksarkivets medgivande.

;

2 mom. Myndighet äger efter medgivande av landsarkivet avlämna arkiv- handling. som är yngre än i ] mom. sägs och som ej kan hos myndigheten förvaras på tillfredsställande sätt.

Denna förordning träder i kraft den

2) Förslag till

Uppmgning. som kan upp/'(!!las er!- das! med !eknisk! hjälpmedel, . [är även i anna! fall avlämnas e/fer sådan! medgivande mn rr!_vndi_i:/relens behov av frp/)!agningen har upphör/_

1 januari 1978.

Förordning om ändring i kungörelsen (1953z716) angående utgall- ring av handlingar hos vissa statsmyndigheter.

Härigenom föreskrives dels att l & kungörelsen (19531716) angående utgall- ring av handlingar hos vissa statsmyndigheter skall ha nedan angivna lydelse. dels att till 2 ; första stycket nämnda kungörelse skall läggas två nya punkter. IO och II. av nedan angivna lydelse.

Nuvarande lydelse Föreslagen lydelse

l & Denna kungörelse äger tillämpning å handlingar hos statsmyndighet. för vilken riksarkivet. landsarkiv eller stadsarkiv enligt allmänna arkivstadgan är arkivmyndighet.

.N'uvarande lydelse Föreslagen lydelse

.fi/mående utgallring ur upptagning _!iir automatisk databehandling Itos nämnda mvndig/teter (ir särskilt./öre- skrivet.

Följande handlingar skola. under nedan angivna förutsättningar och efter det att fastställd gallringsfrist löpt ut. utgallras. nämligen:

10) program. prograrnbeskrivning eller” annan jämför/ig dokumentation för automatisk databehandling.

om handlingen icke längre behövs/ör a!! tI/r/Jgj/i sont/inns i upptagning/ör automatisk databehandling eller ! an- nan hand/ing skall kunna härledas och . förs/ås. dock att utgallring icke./är ske om handlingen utgör systemdokumen- tat/on eller det eljest anses behövlig! att bevara den.

11 ) hålkort eller hålremsa, som lä- ses med annan teknik än automatisk databehandling, under förutsättning att materialet har bearbetats i erfor- derlig utsträckning och icke behöver utnyttjas ytterligare.

Gallringsfrist som avses i första stycket fastställes av myndigheten eller. i fråga om vissa slag av handlingar för vilka erfordras att för fiera myndigheter bestämmes en gemensam gallringsfrist. av riksarkivet efter samråd med berörda centrala förvaltningsmyndigheter.

Denna förordning träder i kraft den I januari 1978.

3) Förslag till

Förordning om ändring i kungörelsen (1974:648) om utgallring ur upptagning för automatisk databehandling. Härigenom föreskrives att 1—4 och 7 åå kungörelsen ( l9741648) om utgallring ur upptagning för automatisk databehandling skall ha nedan angivna lydelse.

.N'urarande lide/se Föreslagen lydelse

Statsmyndighet, för vilken riksar- kivet. landsarkiv eller stadsarkiv är arkivmyndighet. skall enligt bestäm- melserna i denna kungörelse utgallra uppgj/ier ur sådan upptagning för automatisk databehandling över vil- ken tnyndtgheten förfogar. Bestäm- melserna gäller i den mån ej annat följer av föreskrift som meddelas med stöd av 6; datalagen (1973z289).

Uppgift som ingår i upptagning för automatisk databehandling och som rör lbrtlöpande kontroll eller redo- visning vid personaladministration. lörrådslörvaltning. upphandling el— ler medelslörvaltning skall utgallras. om fö./jande två vil/kor är apply/Ida, nämligen att

I . uppgi/ten/inns i handling Itos ntyn- dig/teten.

2. upptagningen av uppgiften har be- gagnats för sitt ändamål och ej be- hövs för myndighetens verksamhet eller för revision.

Uppgift som ingår i upptagning för automatisk databehandling och som framkommit genom sammanställ- ning eller annan bearbetning av and-

Statsmyndighet. för vilken riksar- kivet. landsarkiv eller stadsarkiv är arkivmyndighet. skall enligt bestam- melserna i denna kungörelse utgallra uppgift ur sådan upptagning för aut- omatisk databehandling. som ar Ill/- gang/ig lör myndigheten lör över/öring i sådan jar/n all den kort läsas. av- lyssnas eller på annat sätt uppta/tas. Bestämmelserna gäller i den man ej annat följer av föreskrift som med- delas med stöd av 6 ; datalagcn (1973z289l

./,_

Uppgift som ingari upptagning för automatisk databehandling och som rör fortlöpande kontroll eller redo- visning vid personaladministration. lörrådstörvaltning. upphandling el- ler mcdelslörvaltning skall utgallras. om uppgiften har begagnats lör sitt ändamål och ej behövs lör myndig— hetens verksamhet eller för revision.

//.

Uppgift som ingår i upptagning för automatisk databehandling och som framkommit genom sammanställ- ning eller annan bearbetning av and-

Nuvarande lydelse

ra uppgifter. skall utgallras. om dessa andra uppgifter i obearbetad form ingari sadan upptagning för automa- tisk databehandling över vilken m_vn- dig/teten liir/ngar.

Föreslagen lydelse

ra uppgifter. skall utgallras. om dessa andra uppgifter i sin ursprungliga form ingår i sådan upptagning lör automatisk databehandling som är tillgänglig/ör ttt_t'tt(/ig/t(>/t)tt på satt som anges i I Q.

Utgallring skall ske när den gallringsfrist sotn fastställts för bearbetningen gått ut. Gallringsfrist som avses i första stycket fastställes av myndigheten, om ej annat följer av vad som löreskrivits av Kungl. Maj:t eller riksarkivet. Myndigheten skall vid fastställandet av gallringsfrist beakta vad som gäller i fraga om åtals— och Iordringspreskription och vad som i övrigt kråivs av hänsyn till tjänstens behöriga gång eller revision. Myndigheten skall un— derriitta arkivmyndigheten om beslut angående gallringsfrist.

Uppgift som ingår i upptagning för automatisk databehandling och som. i egenskap av program. teknisk be- skrivning eller annan jiimförlig do- kumentation. behövs för att ktttttta härleda eller lötts/(i annan uppgift i upptagning Ifö/' automatisk databe— handling. skall utgallras, om följande två villkor a'r ttpptvllda nämligen att

I. den ttppgi/i som katt härledas eller förs/tis genom användande av pro- grammet. den tekniska beskrivningen eller dokttmenta/ionen inga/hats.

2. programme/. den tekniska beskriv- ningen eller doktttttemationen ej heller behövs./ör annat ändamål att att här— leda ()(/ljöl'Slti den utgallrade uppgif- ten.

Det åligger myndighet sont/örta- gar över upptagning för automatisk databehandling att. i den mån upp- gift i såt/an upptagning ej skall ut- gallras enligt denna kungörelse eller föreskrift som Kung/. lvla/Et. datain—

1/.

Uppgift, som ingår i upptagning för automatisk databehandling i egenskap av program. teknisk be- skrivning eller annan jämförlig do- kumentation. skall utgallras. ttppgi/ien ej längre behövs vare sig/ör att annan uppgift i upptagning för automatisk databehandling eller [ an- nan hand/ing skall kunna härledas el- ler-förstås, för annat till myndighetens verksam/tet hänför/igt ändamål eller

()))I

för framtida forskning.

Det åligger myndighet./ör vilken upptagning för automatisk databe- handling a'r tillgänglig på sätt sattt anges i lt. att, i den mån uppgift i upptagningen ej skall utgallras enligt denna kungörelse eller föreskrift

Nuvarande lydelse

spektionen eller riksarkivet medde- lar särskilt, fortlöpande överväga hu- ruvida ttppgi/i som ingår i sådan upp— tagning utan olägenhet kan utgallras och att hos riksarkivet lägga fram förslag härom.

Föreslagen lydelse

som regeringen. datainspektioncn el- ler riksarkivet meddelar särskilt. fortlöpande överväga huruvida upp- giften utan olägenhet kan utgallras och att hos riksarkivet lägga fram förslag härom.

Denna förordning träder i kraft den l januari 1978.

Förslag till

ändringar i riksarkivets cirkulär ( 1968:473 ) om tillämpningen av allmänna arkivstadgan (196lz590).

Nuvarande lydelse Föreslagen lydelse

al:". ] mom.

l. mom. För att skapa. ..

Vid arkivläggningen skall

alllt-decimalsystem ).

Ont upptagning lör automatisk da- tabehandling a'r tillgänglig/ör myndig— het/ör över/öring i sådan/orm att den kan läsas. avlyssnas eller på annat sätt up”/atlas. ansvarar myndigheten .lör arkivhildningen även om ttpptagttingett är placerad annorstt'ides. Ont upptag— ning t't'r til/gänglighäri/era myndigheter (ivf/ar ansvaret för arkivbi/dningen den myndighet. somjänt/ikt 8 vi () mom. svarar/ör värden av upptagningen.

sättet för arkivläggningen.

45. 2 mom.

2. mom. Lösa handlingar

Exempel: . . .

längre tidsmellanrum.

Inakttte/la uppgi/ier på upptagning lör atttotnatisk databehandling katt avstå/las genom över/öring till arna/t maskin/(ishar databärare.

dossiersystemet eller registret.

Nuvarande lydelse Föreslagen lydelse

8,5. 6 mom.

6. ntottt. För värden av upptagning sotn är tillgängliglör/lera tttvndigltclt'r ansvarar huvudmannen ”för det data- system. vari ttpptagttittgett ingdr, eller annan myndighet. som riksarkivet hc— stätttnter.

ll ;". 7 mom.

Ont/ihn eller magnetbandförekom- tner i arkivet, bör deras tillstånd re- gelbundet kontrolleras.

Ottt handhavande och kontroll av film eller tttagttetband som är arkiv- handling gäller . följande.

Film

Film får användas enrlastjörjt”ant - ställning av kopia. Filnt. som eller/ör- varing eller begagna/ide i viss lokal ska/l överföras till lokal med annan temperatur eller lu/i/itktighet. skall genom konditionering anpassas till denna. Den sattt arbetar Inet/film bör bära luddfi'i tyghattdske.

Fihn skall kontrolleras regelbundet. lämpligen genom stickprov. Testbrick- or _lör påvisande av ltt/i/öroren/ngar skall placeras i arkivloka/en och be— siktigas varje månad. lakt/ages utslag på tes/bricka eller skada pci/ihn, sotn . lötyaras i lokalen. skall orsakerna ut— redas och lämpliga åtgärder vidtagas. Skadad I/iltn repareras eller kopieras. eller tillvaratages dess innehåll på an- nat sätt. Endast scidana lörvarings- och tnottterittgstttedel får användas. som godkänts av statens provningsanstah. .*lttvändes tät/ötzslutningsntctod git/ler särskilda av riksarkivet utfärdat/e lörc— skri/ter.

Magnetband

Har magnetband tttsatts för ovanliga miijö/örhä/lattdett eller konstateras att spänningar ltar uppstått i bandet. bor det otnspo/as. eventuellt eller kondi- tioner/ng.

;N'ttvat'ande lydelse

Arkivhandlingar. som utlånas .,

Försändes lån med posten

Föreslagen lvdelse

lf'ar/e ADB-band, som icke använ— des i tlri/t. skall kontrolleras genom körning. ett gång under dett/o'rsta tio— (itsperioden och dare/ter ett gäng vart femte år. Sådana ADB—band skall dessutom uttas stickprrn'svis ”liir oktt- liirbesiktttittg. lill användning eller katt/roll av dvlikt .llDB—batul/öres att— teckningar om bandets kottditiott. Pa"— tt't'illits permanent läs/el eller tak/tages attttatt skada. kopieras bandet.

Ljud- eller videoband bo'r otnspolas 24 tittttnat'I/o't'e användning eller kott— tt'o/lkt'it'nittg. l'arie battd kontrolleras tttittst ett gäng vart /ettttottde drgettotn körning. lakttages skada. kopieras battdet.

Bä. 5 mom.

. betryggande sätt.

l'id transport av tnagttetbattd bör där/ör avsedd behållare användas.

. att erlägga transportkostnaderna.

135. 7 mom.

7. tnotn. ."Livndig/tet eller enskild: sotn begär att få låna upptagning SON-1 katt upp/atlas endast ttted tekniskt ltit'il/ttttt'tlr'l. skal/. attt ei eljest hinder .täreligger. erhålla upptag/tingen i ko- pia. saovida ieke riksarkivet liir visst./all tnedger att ttpptagttittgett itt/tittas. Om avgift . för kopia (ir särskilt Wliireskrivet.

I Bakgrund

1. Inledning

1.1. Direktiven

DAK:s utredningsuppdrag omfattar såväl rättsliga som arkivtekniska frågor. Vidare omfattar uppdraget frågor rörande forskningens behov och registre— ringsfrågor samt kostnads- och samordningsfrågor.

De ursprungliga direktiven för kommittén innefattas i följande yttrande till statsrådsprotokollet den 30 juni 1967 av chefen för ecklesiastikdepar- tementet. statsrådet Edenman:

Den snabba tekniska utvecklingen har medfört att en rad nya metoder för att ta upp och lagra information tillkommit. Exempel på sådana databärare är hålkort. hålremsor. skivor. magnetband. magnetiska kortminnen samt olika mikrofotograftska media. Gemensamt för dessa former av databärare är att den på dem lagrade in- formationen normalt endast kan göras tillgänglig med hjälp av speciell teknisk ut- rustning för omvandling av informationen till text. bild eller ljud. Av särskild betydelse i sammanhanget är tekniken för den automatiska databehandlingen (ADB).

Den tekniska utvecklingen medför att metoderna på informationsbehandlingens område förändras snabbt. I ett system använda databärare kan därför efter en tid visa sig vara föråldrade och informationen kan behöva överföras till en ny databärare for att kunna utnyttjas. Över huvud taget medför den nya tekniken en rad problem. när det gäller att bevara och utnyttja den lagrade informationen. Förutsättningama härför avviker väsentligt från dem som legat till grund för gällande bestämmelser och metoder för hantering av vanligt skrift- och bildmaterial.

Med användningen av magnetband och andra moderna databärare har en ny typ av arkivhandlingar uppkommit utan att närmare föreskrifter finns för deras hantering och bevarande. Allmänna arkivstadgan den 10 november 1961 (nr 590) och övriga arkivbestämmelser är främst inriktade på hantering av pappersdokument.

Läget och utvecklingen på berörda område motiverar enligt min mening att särskilda sakkunniga tillkallas att utreda frågor om arkivering rn. m. av fonogram. den au— tomatiska databehandlingens media och övn'ga lagringsmedia tillhörande informa- tionsbehandlingens område. En samlad bedömning från arkivsynpunkt bör ske med hänsyn till såväl rättsliga. arkivtekniska och ekonomiska förhållanden som till forsk- ningens behov och möjligheter. Förslag till erforderliga författningsändringar bör läg- gas fram liksom en redovisning av de kostnader som blir följden av de regler som föreslås.

Utredningens arbete bör i första hand avse arkivfrågorna för databärare inom riks- arkivets huvudsakliga verksamhetsområde. dvs. den statliga förvaltningen. Med hän- syn till den mycket omfattande bild- och ljudupptagning som sker i annat sam- manhang. främst inom Sveriges Radio. och den betydelse detta material har för forsk— ningen. bör utredningen i samråd med Sveriges Radio även redovisa de problem

och rekommendera de åtgärder som ur arkivsynpunkt kan föreligga för sådana sam- lingar av ljud- och bildupptagningar hos Sveriges Radio som är av betydelse i fö- religgande sammanhang.

Beträffande de olika frågor som bör beaktas vid utredningen vill jag vidare framhålla bl.a. följande.

Bland de rättsliga frågor som bör aktualiseras kan bl. a. nämnas att det redan av riksarkivets cirkulär den 10 november 1961 (nr 591) med anvisningar rörande till- lämpningen av allmänna arkivstadgan framgår att gällande arkivstadga skall tolkas så att informationsbehandlingens nya databärare anses som arkivhandlingar. 1 rea- liteten synes emellertid redan det rättsliga fastställandet av en arkivhandlings faktiska uppkomst kunna vålla svårigheter. Vidare torde sådana inom den vanliga arkivvårdcn använda begrepp som gallring och arkivläggning vara svåra att använda i samband med nya databärare utan en ytterligare precisering av deras innebörd.

Frågan om de moderna databärarnas karaktär av allmänna handlingar har behandlats av offentlighetskommittén i betänkandet Offentlighet och sekretess (SOU 196660), Under hänvisning till ett utslag av regeringsrätten (RÅ 1965 nr 25) framhåller kom- mittén (s. 130) att sådana databärare är att anse som handlingar redan enligt tryck- frihetsförordningens nuvarande lydelse. Kommittén föreslår på denna punkt ett för- tydligande av tryckfrihetsförordningens bestämmelser (2 kap, 2 ;" andra stycket) som innebär att som handling skall anses ej endast framställning i skrift och bild utan även upptagning som måste återges för att kunna förstås. 1 anslutning härtill föreslår kommittén vidare vissa ändringar i tryckfrihetsförordningens bestämmelser om till- hand-(ihållande av handling. Därvid pekar kommittén på vissa problem som är förenade med en sådan ordning. bl. a. av arkivteknisk art. Vid utredningsarbetet bör sådana frågor uppmärksammas. Bland frågor med rättslig anknytning kan även nämnas kon- troll- och revisionsfrågor.

Bland arkivtekniska inredningsfrågor kan nämnas sådana problem som gäller bandens hållbarhet. allmänna principer för bevarande av band (arkivbildning) och avmagne— tisering av band (gallring). listning eller överföring tlll mikrofilm samt vilka olika slag av band som skall arkiveras enbart eller i kombination med andra databärare. t. ex. primärdatablanketter. Dessutom behövs ett närmare klarläggande av frågor rö- rande förvarings— och hanteringsregler för band. periodvis överföring av data till nya band samt brandskydd och arkivlokaler ävensom problemen rörande central eller lokal långsiktig arkivering av databärare.

Fototekniska metoder i eller utan samband med databehandling finner en allt större användning i statlig verksamhet. I vissa fall arkiveras originalhandlingarna jämte den fotografiska avbildningen. Utvecklingen av tekniken på databärarnas område bör i detta sammanhang aktualisera frågan i vad mån skriftligt material kan på ett bc- tryggande sätt överföras och bevaras i fotografisk form. Avsevärda besparingar i kost- nader för lokaler bör vara möjliga för arkivväsendet i den mån övergång kan ske från originalhandlingsarkiv till förvaring av lätthanterliga och utrymmesbesparande fotografiska versioner av handlingarna. För att kunna ersätta original med arkivfilm erfordras emellertid att filmproduktionen försiggår under kontroll. att de fotografiska arkivproblemen beaktas och att hänsyn tas till forskningens intressen,

Bland de förvaringstekniska utredningsobjekten bör vidare ingå frågor rörande "ar- kivklimat" iluftkonditionering). lörvaringsutrustning for arkivbruk och för transporter samt transponkänslighet och härmed sammanhängande problem vid utlåning av da- tabärare.

Möjligheterna till materielstandardisering för databärare bör även studeras. Det iir exempelvis troligt att kvalitetsnormer kan uppställas för vissa databärare. t. ex. mag- netband. Beträffande de fotografiska databärarna bör sådana väljas att de är läsbara med hjälp av de typer av läsutrustning som vanligen förekommer i marknaden.

Den snabba tekniska utvecklingen skapar problem. när en myndighet anskaffat

ny datamaskinell utrustning, som ej är tekniskt eller ekonomiskt lämpad för be- handling av det hos myndigheten befintliga arkivet av äldre databärare. Allt efter omständigheterna kan olika lösningar sökas såsom konvertering till ny databärare. överföring till mikrofilm eller den mer tidsbegränsade lösningen att överföra arkiv— beståndet till myndighet. som fortfarande har kvar den äldre tekniska utrustningen.

Vid en utredning av hithörande frågor måste forskningens behov och önskemål ägnas uppmärksamhet. ADB möjliggör för forskningen att utföra undersökningar, som med nuvarande arkivmaterial är uteslutna. En betydande erfarenhet av sådan forskning har redan vunnits, och det torde därför vara möjligt att med utgångspunkt härifrån utforma vissa riktlinjer för bedömningen av den lagrade informationens värde ur forskningssynpunkt. Gallringsreglerna måste här som alltid utformas under hän- synstagande till forskningens behov och till forskarnas möjligheter att tillgodogöra sig materialet. Det är vidare angeläget att primärmaterialet från forskningsverksamhet bevaras på sätt som gör det möjligt att senare använda detsamma för nya forsk- ningsuppgifter.

[ samband med att databärare tas om hand för arkivering är det väsentligt att olika regis-li-zli'irrgs/i'ågor beaktas med syfte att ernå enhetliga regler för uppgifter om handens innehåll. ursprungligt primärmaterial. kodning osv.

Utredningen bör ta ställning till under vilka förhållanden program— och systern— beskrivningar och datacentralers ADB-handböcker, allmänna arbetsinstruktioner osv. bör långsiktigt arkiveras.

Då det gäller att bestäm ma omfattningen och metoderna för databärarnas arkivering är givetvis kasmazls/i'ägorna av väsentlig betydelse. Arkiveringens omfattning och t. ex. åtgärderna för att överföra äldre material till modernare databärare måste av- gränsas till en kostnadsnivå som kan anses rimlig. Det blir en för utredningen väsentlig uppgift att finna en lämplig avvägning mellan möjlig kostnadsnivå för arkivväsendet och kraven på tillräcklig arkivering av databärare för framtida behov. En redovisning bör lämnas av olika alternativ för att genom mikrofotografering av originalhandlingar minska utrymmesbehovei för arkiv.

ADB-tekniken själv eller i kombination med traditionella eller nya tekniska ar- kiveringsmetoder ger möjlighet till olika tekniska lösningar, när ett projekt planeras och val skall ske av den databärare. som skall utgöra "arkivhandling". Detta val lår härvid ske efter en bedömning av de olika databärarnas tekniska och arkivmässiga fördelar. jämfört med häremot svarande alternativa kostnader.

Denna styrning av produktionen av arkivhandlingar berör inte bara de tekniskt mer avancerade databärarna utan kan i vissa fall även gälla traditionella arkivmedia. En primärdatablankett. som utformats så att den t.ex. kan inmatas i helautomatisk mikrolilmkamera. kan medge acceptabla behandlings- och arkiveringskostnader. me- dan en blankett som på grund av olämpligt papper, vikning e. d. endast kan behandlas manuellt, kan medföra onödiga kostnadsökningar.

I syfte att främja de statliga verkens kostnadsmedvetenhet bör utförliga arkiv- tekniska råd och anvisningar kombineras med en standardiserad kostnadsberäknings— metodik. Helst bör en sådan metodik utformas så. att den lätt kan anpassas till för— ändrade priser och prisrelationer.

Erkännandet av magnetband och liknande databärare som allmän handling skapar problem beträffande kostnader för avskrifter. mikrofilmning. läsutrustning. utrustning för avlyssning. speciell utskrivningsutrustning osv., erforderliga för att uppfylla tryck- frihetsiörordningens krav på tillhandahållande av allmän handling. Frågor om kost- nader och taxor föratt tillhandahålla allmänna handlingar bör behandlas i detta sam- manhang. Även frågan om utlåning av databärare och villkoren härför bör övervägas.

Därvid bör även studeras kostnadsfrågor, som uppstår då speciell behandling er- fordras för att separera av allmänheten begärda offentliga data från andra data. som lagrats tillsammans på databäraren.

För samordning av olika åtgärder för arkivering av databärare bör utredningen pröva frågan hur samarbetet mellan de myndigheter. som använder moderna informa- tionsbärande media lämpligen bör organiseras. Onödigt dubbelarbete med att följa utvecklingen. liksom felinvesteringar på grund av bristande information om teknisk utrustning och arbetsmetodik. bör härigenom kunna undvikas.

Den 30 juni 1972 fick kommittén följande tilläggsdirektiv:

Kungl. Maj:t uppdrar åt dataarkiveringskommitten att utöver tidigare erhållet Lll- redningsuppdrag rörande bild- och ljudupptagningar hos Sveriges Radio utreda all- männa arkiveringsproblem sammanhängande med bild- och ljudupptagningar. Däri id bör särskilt frågan om nationalfonotekets framtida ställning och uppgifter samt möj- ligheterna till samverkan mellan skilda institutioner på detta område beaktas. Kom- mittén bör samråda med kungl. biblioteket och Svenska filminstitutet.

1.2. Utredningsuppdragets uppläggning och genomförande

Enligt direktiven skulle utredningens arbete avse arkivfrågorna för de mo- derna databärarna inom riksarkivets huvudsakliga verksamhetsomrade. dvs. den statliga förvaltningen. Problem i fråga om ljud- och bildupptagningar hos Sveriges Radio (SR)skulle vidare redovisas och åtgärder rekommenderas.

DAK inledde utredningsarbetet genom att kontakta statliga myndigheter och institutioner för att få fram underlag för bedömning av behovet av bestämmelser för arkivbildningen på ADB-medier. Vidare uppdrogs åt sta- tens provningsanstalt (SP) att undersöka arkivbeständigheten hos magnet- band och mikrofilm.

Kontakten med statliga myndigheter och institutioner gav vid handen att stora anskaffningskostnader gjorde det önskvärt att magnetband så snart som möjligt kunde friställas för förnyad användning. DAK prioriterade där- för utredningen av gallringsproblemen vid ADB.

Den 11 november 1969 framlade kommittén delbetänkandet Förslag till gallringsbestämmelser om utgallring hos statliga myndigheter av informa- tion på elektromagnetiska databärare m.m. (Ds U 196918). Kungl. Maj:t utfärdade på grundval av de förslag. som framlades i delbetänkandet. den 28 juni 1974 vissa författningar bl. a. kungörelsen (197—(1648) om utgallring ur upptagning för automatisk databehandling.

Den 12 december 1974 avlämnade kommittén betänkandet Bevara ljud och bild (SOU 1974:94). 1 detta behandlades tekniska. rättsliga. organisa- toriska och ekonomiska frågor förknippade med arkivering av ljud— och bildupptagningar. Frågor angående beständighet. arkivklimat och hantering av arkivmaterial behandlades icke slutgiltigt i nämnda betänkande utan kommittén återkommer till dem i detta betänkande.

Frågan om hur samarbetet mellan de myndigheter. som använder mo- derna informationsbärande medier. lämpligen bör organiseras berörs av kom- mittén. då den behandlar ansvarslördelningen vid arkivbildningen. 1 övrigt har de aktuella samordningsproblemen behandlats av den efter DAK tillsatta datasamordningskommittén (DASK).

DAK har vidare avstått från att utreda brandskyddsfrågan. eftersom denna dels behandlats av Svenska brandförsvarsföreningen i publikationen Data- centraler risker och skydd, dels ingår i Statskontorets utredning av sä-

kerhetsfrågor vid ADB.

! betänkandet har mikrofilmen och med dess användning sammanhäng- ande problem ägnats förhållandevis stort utrymme. Detta beror på att det är en mängd omständigheter. som kan inverka på mikrofilmens kvalitet och som måste beaktas för att den skall kunna godtagas som arkivfilm. DAK har därför ansett det vara nödvändigt att från arkivsynpunkt redogöra mera ingående för beständighets- och bildkvalitetsproblemen vid mikro- filmning.

Redogörelsen för problem vid Ijudupptagningen har likaledes blivit fyllig. eftersom även här många faktorer inverkar på upptagningens kvalitet.

Under remissbehandlingen av betänkandet Bevara ljud och bild efterlystes förslag även om bevarandet av s.k. stillbilder. 1 kommitténs direktiv har inte ingått att utreda hithörande frågor. Vad kommittén anför om mikrofilm kan i vissa delar vara tillämpligt vad gäller stillbildens beständighet. förvaring och tillhandahållande. lövrigt kan. särskilt för teknisk information. hänvisas till den av fotografiska museet i Stockholm utgivna handboken Rädda bilden (Malmö 1974). som sammanställts av Runo Kohlbeck samt till Riksantikva— rieämbetets rapport. EZ 1974: Arkivering av bilder. Vägledning för hem- bygdslöreningar. kulturnämnder och museer. (Stockholm 1974).

DAK har inte funnit det möjligt att inom utredningens ram utarbeta en sådan standardiserad kostnadsberäkningsmetodik som antytts i direk- tiven. Vissa försök föreligger dock (se 9.1.4. 16.1 och 16.4).

Under utredningsarbetets gång har kommitten mottagit ett antal fram- ställningar och avgett ett antal yttranden. 1 betänkandet Bevara ljud och bild redovisades de framställningar och yttranden som tillkommit inom ramen för nämnda betänkande. Övriga yttranden är förtecknade i bilaga 1 till detta betänkande.

2. Den moderna informationsbehandlingens databärare

Inom informationsbehandlingen förekommer llera olika typer av databärare. Pappershandlingar av konventionellt slag används förutom vid manuell da- tabehandling även som bärare av uppgifter som skall ingå i ADB. s.k. indata. Handlingarna är i regel inte direkt maskinläsbara.

Vid ADBanvänds olika typer av maskinläsbara databärare. Som databärare för indata används hålkort. hålremsa. optiskt läsbara blanketter eller elek- tromagnetiska databärare. t. ex. magnetband i olika former. Som hjälpmin— nen och för direktåtkomstregister används huvudsakligen databärare av ty- pen skiv— och trumminnen. För mellanlagring vid bearbetningar används huvudsakligen magnetband i de fall data behandlas i den följd (sekvens) de ligger lagrade eller där data skall sparas under längre tid. Valet av da- tabärare påverkas förutom av funktionen även av kostnader. maskinutrust- ning och systemlösning.

Bearbetningsresultat. utdata från ADB. presenteras vanligen i form av radskrivarutskriftcr på papper i ändlös bana. Man kan välja pappersformat efter användningssättet. och man kan begagna papper med eller utan för— tryck.

Rullmikrofilm och mikrofiche har i allt större utsträckning börjat användas inom databehandlingen som ersättning för pappershandlingar. '

2.1. Pappershandlingar. hålkort och hålremsor

De pappers/mnrllingar av konventionell! slag som utgör underlag för stansning eller annat slag av dataregistrering är sällan arkivbeständiga. Detsamma gäller de pappershandlingar som framställs vid automatisk databehandling. Dessa förhållanden behandlas i kapitlen 4 och 9.

En i ADB-sammanhang allt vanligare form av pappershandling är blan- ketten/ör optisk (OCR) eller magnetisk (M C R) läsning. På blanketter för mag- netisk läsning har tecknen tryckts med särskilt typsnitt och magnetiserbar fa'rg.

För att en blankett skall vara optiskt maskinläsbar krävs bl.a. särskilt typsnitt. eller vid handskrift särskild utformning av siffror. bokstäver och specialtecken. Vidare krävs visst blankettformat och särskild uppställning av data på blanketten. Kraven är beroende av använd läsutrustning. OCR-blanketten spelar vid vissa bearbetningar samma roll som hålkortet. dvs. uppgifter från insamlat primärmaterial t.ex. blanketter. överförs till

OCR-blanketter. Dessa används därefter som indatabärare vid den maski- nella bearbetningen. 1 andra fall inhämtas uppgifter direkt på en OCR—blan- kett som då fyller den dubbla uppgiften att vara såväl primärmaterial som indatabärare.

OCR-tekniken används i ökande omfattning på grund av att tid och ar- betskraft kan sparas vid dataregistreringen. Blanketterna är i regel framställda av icke arkivbeständigt papper och de handskrivna tecknen skrivna med blyerts.

OCR-tekniken kan även under vissa förhållanden användas för optisk läsning av mikrofilm, som alltså då blir indatamikrofilm (Computer lnput Microfilm. CIM), se avsnitt 2.3.

Hål/(ort och hålremsa förekommer numera i regel endast som indatabärare. Dessa databärare är underlägsna magnetbandei vad avser datatäthet (för- hållandet mängden lagrade data/fysisk volym). Hålkortets och framför allt hålremsans betydelse som databärare är i avtagande. Stansning av hålkort och hålremsa ersätts alltmer av registrering på kassettband eller kassettskiva och i de mera sammansatta registreringssystemen av inmatning direkt i datorn. Dessa nya metoder ger både större frihet vid val av systemlösningar och lägre kostnad.

Speciella former av hålkort utgör t. ex. filmhålkort (bildkort). se 2.3.5. samt kort för pennstansning och streckmärkning.

Varken hålkort eller hålremsa framställs av arkivbeständigt material. var- för det blir nödvändigt att efter hand överföra innehållet till nya hålkort eller annat maskinläsbart medium om man önskar bevara informationen under längre tid.

2.2. Elektromagnetiska databärare

2.2.1. Allmänna synpunkter

Medan registrering av information på hålkort och hålremsor bygger på prin- cipen att databäraren förbrukas (hål stansas) genom registreringen och ej kan återanvändas för annan registrering. har de magnetiska databärarna egenskapen att informationen kan utplånas och databäraren användas på nytt.

Det finns olika slag av elektromagnetiska databärare. Deras förmåga att lagra data och att snabbt ge åtkomst (access) till informationen varierar.

De databärare eller minnesmedier det här är fråga om kan indelas i pri- märminnen och sekundärminnen.

Primärminnet (tidigare vanligen av typen kärnminne) är en integrerad del av datorns centralenhet och kan ej ifrågakomma för arkivering. 1 pri- märminnet utföres bearbetningar av data medan lagring av data sker på sekundärminne.

Sekundärminnena kan indelas i direktåtkomstminnen (även direktmin- nen) och sekvensminnen. Gemensamt för alla direktminnen är att varje post kan nås på ungefär samma tid oberoende av var den är belägen i minnet. 1 ett sekvensminne däremot måste alla poster läsas i följd (i sekvens). från i princip den första posten fram till den plats där den sökta posten finns.

2.2.2. Direktminnen

1 dag förhärskande direktminnen är trum- och skivminnen.

Trumminner

Till följd av sin konstruktion som ej demonterbardatabärare i ett datorsystem är trumminnet otänkbart som databärare för långtidsarkivering. Skall in— formation, som lagrats på trumminne. arkiveras. måste informationen över- föras till annan databärare. 1 datasystem där trumminne används för re- gisterlagring överföres registret av säkerhetsskäl ofta periodiskt till mag- netband.

Skivminnel

Det finns två typer av skivminnen. dels sådana där skivorna är fast mon- terade (jfr, trumminnet). dels sådana med lätt utbytbara skivpackar. För långtidsarkivering är endast den senare typen tänkbar. För båda typerna gäller att de har varierande lagringskapacitet beroende på utformning och den utrustning i vilken skivpacken används.

Arkivbeständigheten har ej provats genom DAK:s försorg men torde kun- na jämställas med den för magnetband då de tekniska förutsättningarna är likartade,

Någon standard har ej kommit till stånd vid lösning av lagrings- och åtkomstproblemen. Även inom samma fabrikat finns olika typer av skiv- minnen. som kräver olika utrustning för läsning och skrivning.

Magimtkor/minner

Magnetkortminnet med en funktion påminnande om direktminnet har ej fått någon större spridning. Minnet var tänkt för lagring av stora mängder data. till vilka man ville ha direkt access. Genom den snabba skivmin- nesutvecklingen har magnetkortminnet förlorat sin betydelse. En efterföl— jarc. dock med annan teknik. kan spåras i de olika typer av massminnes- system som på sina håll börjat begagnas (se kap. 17).

Numera finns inget magnetkortminne i bruk inom den statliga verk- samheten.

2.2.3. Magnetband för ADB

De magnetband som i dag vanligen används liknar ljudbanden till en vanlig bandspelare. Dock skiljer de sig från sådana band vad beträffar både egen- skaper och dimensioner. Magnetbandet började användas som minnes— och överföringsmedium inom databehandlingen under 1940-talet. Tack vare magnetbandet ökade in- och utmatningshastigheterna mycket kraftigt. vilket medverkade till att datorerna under denna tid började tas i bruk som hjälp- medel för administrativ databehandling.

1 dag intar magnetbandet ställningen som den vanligaste och viktigaste databäraren vid automatisk databehandling. Som för övriga medier av sam—

ma typ har utvecklingen medfört ökad säkerhet mot informationsbortfall och ökad kapacitet. Det är inte bara kvaliteten hos magnetbandet. som har åstadkommit detta. utan i lika hög grad att de metoder och medel som används vid skrivning och läsning förbättrats. Det finns i dag inga tecken på att denna tendens skall brytas.

Dagens magnetband för ADB. som vanligen är ca 13 mm brett (1/2"). består av ett basmaterial (ryggmaterial) av polyester på vilket en magnetisk beläggning av järnoxid appliceras. Bandet är elastiskt. Temperatur- och fukt- variationer påverkar dess dimensionsstabilitet. Bindemedlet. som fäster ox- idskiktet vid polyestem. måste i sig förena ett flertal delvis svårkombinerade egenskaper vilka har stor betydelse för bandets allmänna kvalitet. Dess vid- häftningsförmåga måste vara stor och det får ej innehålla ämnen som kan angripa basmaterialet. Järnoxiden. som består av små nålformiga partiklar (mindre än 1 mikron långa) måste vara homogent fördelad i bindemedlet. Ytan måste vara jämn och slät så att slitaget på bandstationernas mag- nethuvuden reduceras till ett minimum. Att få fram en optimal samman- sättning av oxidskiktet är svårt. Sammansättningen hemlighålles av till- verkarna. Upp till 4000C förblir järnoxiden magnetisk men vid högre tem- peratur övergår den till omagnetiskt tillstånd. (Jfr SP:s rapport, bilaga 2).

Populärt beskrivet kan man säga att data lagras som magnetiserade punk— ter (binära siffror. bits) i parallella längsgående kanaler. Dessa punkter kan representera () eller ] beroende på sin magnetiska polaritet. Genom att kom- binera en rad punkter tvärs över bandet erhålles ett binärt tal. som får rc- presentera ett tecken. En utökning av antalet kanaler från tidigare sju till nio har gett möjlighet till llera teckenkombinationer och i vissa fall möjlighet att lagra två tecken i en rad (position). Av de sju respektive nio kanalerna används en kanal alltid för kontroll.

Ett antal tecken bildar ett fält. Detta innehåller ett begrepp (t. ex. per- sonnummer). Flera logiskt sammanhängande fält utgör tillsammans en post (t. ex. personnummer. namn. adress för en och samma person). En mängd sammanhörande poster. som behandlas som en enhet. utgör ett register (fil).

Av flera skäl. både maskin- och bearbetningstekniska. kan endast en viss mängd data samtidigt bearbetas i datorn. Den mängd data på ett band. som samtidigt skall bearbetas. bildar ett block. Mellan blocken finns ett ca två cm långt mellanrum (gap). Bandstationen läser eller skriver ett block i taget. varvid blockgapen utgör start- och stoppsträckor.

Ett bands packningstäthet (densitet) anges med det antal binära tecken som kan lagras på en tum av ett magnetband (bpi = bits per inch). Tidigare skedde bandupptagningar med 100. 250 eller 556 bpi och med skrivmetoden Non return to zero (NRZ). Denna teknik är nu föråldrad. På 1960-talet började man med tätheten 800 bpi och använde även här NRZ. På grund av de lässvårigheter som ibland förekommer anser man att 800 bpi är den tekniska övre gränsen för skrivmetoden NRZ. För närvarande når man goda resultat med packningstätheten 1600 bpi och skrivmetoden PE (Phase- encoded). vars övre packningstäthetsgräns håller sig kring 10000 bpi. Ut- rustning för 6250 bpi finns kommersiellt tillgänglig (se 17.1).

lin packningstäthet av 1 (300 bpi gör det möjligt att på det begränsade utrymme som ett band kräver lagra mycket stora mängder data. Man har

beräknat att band kräver mindre än 1 % av det utrymme som behövs för motsvarande datavolym i hålkort. Ett band motsvarar ca 4000 A 3-sidor (ett vanligt maskinlistformat) innehållande var och en ungefär 6 500 tecken.

För arkiveringen av data i maskinläsbar form är magnetbandet i dag av ekonomiska och praktiska skäl den vanligaste databäraren. Detta kommer sannolikt att vara fallet även under den tid som nu kan överblickas. Denna uppfattning finner stöd i en rapport som utarbetats av Statskonsult AB på uppdrag av datasamordningskommitten och dataindustriutredningen.' där det framhålls att magnetbandet med all sannolikhet kommer att vara det billigaste lagringsmediet för de stora datamängderna av historiskt material även om en del av de register som i dag ligger lagrade på magnetband kommer att överföras på skivminnen allteftersom denna teknik blir billigare.

Möjligen kan dock indatamikrofilmen i vissa systemlösningar komma att visa sig vara ett konkurrenskraftigt alternativ.

Bandets baksida

'Teknisk miljöstudie för perioden 1980—1985. ja- nuari 1974. s. 17f.

Fig. 1 Magnetband/ör ADB

2.2.4. Magnetiska bärare för ljud och bild Magnetiska Ijudbärare, översikt

Den vanligaste formen av magnetisk Ijudbärare är magnetbandet. här kallat ljudband, som alltid används monterat på spole.

Om spole utgör det enda monteringsmedlet under spelning kallas bandet rullband. vilket spelas i rti/lbands'spe/are. avpassad för det aktuella bandets bredd. Jämsides med benämningen rullbandspelare används även termen spolbandspelarc.

När spolning skall ske placeras rullbandspolen på rullbandspelarens ena drivaxel och bandets fria ända fästes på en tom spole. som sättes på den andra drivaxeln. Bandet drivs av dessa båda axlar. men precisionsmatningen av bandet utförs för att minska "svaj" i rörelsen genom särskild axel och mottrycksrullc (capstandrift). förlagd nära läs/skriv- och raderhuvudena.

I denna översikt bortses från att det existerar professionella studioband— spelare för llerkanalsystem med bandbredder på 1" till 2".liksom bandspelare för perforerad magnetfilm för mixnings— och ljudsynkroniseringsändamål. Dessa professionella arbetsmedier lär knappast komma att överlämnas till arkiv; vad som här lagrats magnetiskt utgör s.a.s. halvfabrikat på väg mot en annan slutprodukt.

Den helt dominerande bandbredden på rullband är 6.35 mm (1/4"). Lik- som i fråga om ADB—magnetband är antalet spår. kanaler. hastighet och "skrivteknik" av intresse. Alltefter bandspelartyp kan bandet spelas som 2—spår mono. 2-spår stereo. 4-spår stereo (= 2 x 2 kanaler) eller 4-spår med 4 kanaler. Sistnämnda teknik är ännu mycket sällsynt och används vid system med fyra separata förstärkare + högtalare (kvadrafoni). De olika spelteknikernas användningsområden illustreras med en bildsida (s. ).

De fyra spelsätten kan i huvudsak anses som inkompatibla varför band- arkivariens arbete bör underlättas genom att uppgift om inspelningstekniken alltid medföljer avlämnade band. ' Spolar finns med olika diameter. 3. 4. 5. 6. 7 och 101/2". l musiksam- manhang är 7" vanligast. 10 1/2" är framför allt ett professionellt format. Spolfästet är lika t. o. m. 7" men för 10 1/2" förekommer några varianter av fästen. som dock med hjälp av saluförda adapter-ringar lätt kan appliceras för respektive bandspelares axelgrepp.

Längden av inspelbart program bestämmes dels av spoldiametern. dels av bandtjockleken. dels och inte minst av bandhastigheten. Denna kan alltefter bandspelarens användningsområde och kvalitetskrav vara 4.75 cm/s (] 7/8"/s). 9.5 cm/s (3 3/4"/s). 19 cm/s (71/2"/s). 38 cm/s (15"/s) och undantagsvis 2.38 cn1/'s(15/16"/s) och 76 cm/st30"/s).

Om magnetbandet levereras permanent monterat på två spolar inbyggda i en kassett talar man om kassettband. som spelas i för kassettypen avpassad kasserrbandspelare. Jämfört med hanteringen av två rullbandspolar plus fri bandända vid rullbandspelning erbjuder kassettekniken en avsevärt förenk— lad hantering.

Åtskilliga kassettyper har lanserats i världen med växlande framgång. [ Sverige har i huvudsak endast två typer marknadsförts. kompaktkassetten och 8-spårkassetten.

Koni/mkrkasse/re/i kallas ibland Philipskassetten. eftersom den baseras på

Philips för allmänt bruk frisläppta patent. lbland lanseras den även som "musikkassetten". Bandbredden är endast ca 3 mm och bandhastigheten alltid 4.75 cm/s (1 7/8"/s).

Kompaktkassetten är ett medium för marknadsföring av lärdiginspelad musik. Försäljningen av kassetter med musik ökar procentuellt t. o. ni. något mer än grammofonskivans försäljningsökning. Kassettens kapacitet utnytt- jas ej alltid till fullo. vilket innebär att i allmänhet innehållet avpassas så att en kassett motsvarar en LP—skiva. F. n. säljs i Sverige ungefär 5 gånger så mycket grammofonskivor som kassetter.

Kommersiella monoinspelningar är sällsynta monoversion anlitas någon gång för att ånyo ta fram musikhistoriskt intressanta gamla inspelningar. All nyproduktion sker i stereo.

Kompaktkassetten är därutöver ett speciellt i hemmen anlitat hjälpmedel för upptagning av FM-stereoradioutsändningar varjämte förmodligen åt— skilliga grammofonskivor och kassettband privat kopieras i dessa hem- bandspelare. Speltekniken vid 2-spår mono respektive 4-spår stereo illustreras på bildsidan (s. 46).

Kompaktkassettens drivning i kassettbandspelaren är i princip densamma som hos rullbandspelaren. Mottrycket på bandet gentemot spelhuvudet le— vereras av en liten dyna. som frnns monterad fast i varje kassett.

å”-spärskasserlwi har 4 stereokanaler på en bandbredd av 7.62 mm, spel- hastigheten är 9.5 cm/s (3 3/4"/s). Bandet spelas i ändlös bana med au- tomatiskt (eller manuellt beordrat) byte av kanalpar. 8-spårskassetten är mycket vanlig i USA som medium för marknadsföring av färdiginspelad musik. Flertalet bandspelare i hemmen är byggda enbart för avspelning. Bandspelare även för inspelning är förhållandevis dyrare än kompaktkas- settbandspelaren.

8—spårskassettens bandspelare. speciellt kanalbytesautomatiken. har an— setts mekaniskt känslig p. g. a. de snäva toleranser som ges med de tätt packade spåren. 1 Sverige har denna kassettyp alltmer undanträngts av kortt- paktkassetten. 1 1976 års utgåva av Stereo HiFi-handboken' saknas kas— settspelare för 8-spårskassett. Kassettlagren realiseras och storimportörer uppger att de upphör med importen. Det anses att kassetten i fortsättningen endast kommer att tas hem av småimportörer och ett minskande antal privatsamlare.

Långa rullband (stor spoldiameter) används även för konferens- och dom- stolsupptagning. Kompaktkassettband används även för sådan konferens- upptagning. där avbrott för vändning av kassetten kan accepteras.

Det frnns speciella kassettbandspelare för kontorsbruk. utrustade med icke utplånande snabbrepetering för kontroll av sist intalat avsnitt m.fl. praktiska frnesser. Flertalet av dessa bandspelare och deras kassetter är inte kompatibla med kompaktkassetten.

Där ljudbandets genomspolningstid till sökt position ej kan accepteras i kontorsbruk (dikteringsändamål) används andra magnetiska ljudbärare. så- som b/ad eller ”sömlöst" utförda folier. kallade "manschetter". samt skivor. Vid spelning monteras blad resp. manschett på en roterande trumma. Skivan läggs på en skivtallrik (som på en grammofon). Läs/skriv-huvudet förflyttas automatiskt och sakta i sidled utmed ljudbäraren under spelningen (vilket ersätter grammofonpickupens spårstyrda sidrörelse).

' llil—"i är en förkortning av det engelska uttrycket High Fidelity och bety— der ordagrant "hög tro- het". dvs. man eftersträ- var en ljudåtergivning som är så lik original- ljudkällan som möjligt,

Fig. .? Spår/eknik för ljudband

Beträffande magnetiska blad. manschetter. skivor och deras spelmedier förekommer ej någon standardisering vare sig i fråga om format och läst— anordningar eller spårbredd. spårtäthet. hastighet eller inspelningsriktning. Motsvarande förhållande gäller de flesta för kontorsbruk utförda kassett— bandspelare med "udda” kassettutförande. liksom numera sällsynta enkel— rullband i specialkassett.

Ljudkvalitetsfrågor vid magnetiska Ijudbärare

Speciellt i fråga om musikupptagning på magnetband är det av intresse att själva ljudkvaliten på upptagningen uppfyller vissa minimikrav. Ljud- kvalite'n är beroende av såväl magnetbandets som den för inspelningen an- vända bandspelarens egenskaper.

Allmänna tekniska problemställningar vid ljudupptagningar. såväl beträf- fande grammofonskivor som beträffande ljudband. har behandlats i DA Kzs

Spelteknik för rullbandspelare med 6,35 m m (1 /4") band

2—spär 2-spår 4-spår 4-spår mono stereo stereo 4-kanal

_ '_'" 2— _ ___-3 ”___.

llll

hun—-

Enkla hem— Professio- Stereoband- Special- bandspelare nella stu— spelare från bandspelare diobandspe- hembruk till (ännu säll- Spärbyte genom lare och ama- professionella synta) 4 ka- va'ndning iörbandspela- naler spelas re för högsta på en gång ljudkvalitet (kvadrafonil.

Samma bandbredd 6,35 mm (l/4") används. Vid normalt fullt utnyttjande av alla kanaler ger de fyra inspelningsteknikerna helt nikompat/b/a band ur avspe/n/ngs— synpunkt p g 3 olika spelriktning och ej fullt sammanfallande spårlägen vid 2 re— spektive 4 spär. Dock kan en monoinspelning pä 2—spårs stereobandspelare av- spelas på 4—kanals specialbandspelare med kanalväljare men med så nedsatt Ijud— kvalitet att förhållandet saknar praktiskt intresse.

Spelteknik för kassettbandspelare med 3 rn m band (Philips system) Spärbyte sker genom att kassetten varv 2—spår 4—spår des, Genom att | samma kassettläge in- mono stereo spelningsriktningen på bandet är densam- _ ] ma och genom att spåren ligger tätt kan _ _ 2 ett stereomspelat band med någorlunda _ 3— god kvalitet avnjutas mono i monobandA 4— spelare, liksom szpårs monoinspelning

. . Stereoband- kan avlyssnas | 4—sparsbandspelaren med Enkla S elare från .. . . .. hembandspelare p . nagorlunda god kvalitet om srstnamnda enkla ”|| spelare har monoomkoppiare. Systemet Hi-Fj ljud. ej kompatibelt med andra system. kvalitet

Spelteknik för kassettbandspelare med 8 spär (4-kanal), 7,62 m m

Bandet spelas i ändlös slinga med automatisk förflyttning av spelhuvudet till nästa kanal (spårpar), när föregående kanal + färdigspelats. Kanalparen är alltså 1 + 2, 3 + 4, 5 + 6, 7 + 8 stereo. Kanalbyte kan även beordras manuellt. Systemet ej kompatibelt med andra system.

lll

ll

delbetänkande "Bevara ljud och bild". kap 8. Ett antal hithörande facktermer har i angivna betänkande definierats i avsnitt 1.3.

För att beskriva inspelningens kvalitetsegenskaperfrånljudåtergivnings- synpunkt behöver ytterligare följande termer utnyttjas. nämligen frekvens— omfång. dynamikomfång och svaj. De svenska leverantörerna har genom sin institution Svenska HiFi Institutet uppdragit åt statens provningsanstalt (SP) att i enlighet med uppgjorda mätprogram utprova kassettbandspelare vad avser egenskaperna frekvensomfång. dynamikomfång och svaj. Resulv taten redovisas i l976 års Stereo l-liFi-handbok. där f. ö även frekvens— och distorsionskurvor för högtalare enligt 5st mätningar redovisas. Den följande framställningen avser att ge en översiktlig redovisning av ovan angivna termer utan anspråk på exakt information i alla detaljer.

Begreppet fraktPirmin/äng avspeglar hur brett tonregister. från lägsta ton till högsta ton. som bandspelare och band kan återge. Tonhöjden anges i antalet svängningar per sekund. dvs. Hertz (Hz). — Om ett helt tonregister t. ex. från 20 Hz till 20000 Hz alstras (genereras). varje ton med lika styrka. och detta inspelas. kommer tonstyrkan att falla en del vid återgivningen av yttergränserna av vad utrustningen klarar. Frekvensomfånget återges där— för bäst med en kurva där Y-axeln anger tonstyrka (i decibel. dB)och X-axeln anger frekvens i Hz. _ En frekvensomfångskurva för en kassettbandspelare sluttar vanligen (ofta något darrande) nedåt i djupaste basen medan i det högsta gränsregistret ett mera markant "plattfall" inträffar. Frekvensom- långsangivelser utan kompletterande dB-mått på ljudstyrkeförlusterna i _vttergränsområdena får alltså bedömas med stor försiktighet.

Begreppet tii'iiamikom/äng uttrycker förhållandet mellan de starkaste sig— naler som en bandspelare och band kan återge utan märkbar distorsion och de svagaste den kan återge utan att dränkas av brus. Värdet på detta förhållande uttryckes med relationsmåttet decibel (dB). Högt decibeltal är uttryck för ett bra dynamikomfång.

Termen svaj är ett uttryck för icke önskade variationer i frekvens (tonhöjd) vid in- och avspelning hos bandspelare. Svajet orsakas oftast av ojämn gång hos bandspelarens banddrivningsmekanism. Örat reagerar kraftigt för svaj redan vid frekvensavvikelser på 4 Hz.

Allmänt sett gäller att ju högre bandhastighet man använder. desto bättre blir bandinspelningens kvalitet; frekvensomfånget och dynamikomfånget blir större. svajet minskar. Detta är anledningen till att man i professionella studiosammanhang stundom använder rullbandspelarhastigheten 38 cm/s. Hos kassettbandspelarna av "kompakttyp" är hastigheten 4.75 cm/s. Här kan det för den skull vara svårt hålla svajet inom acceptabla gränser. när man vill uppnå HiFi-ljudkvalitet.

Det finns (lera standardiserade normer för att ange minimikrav lör HiFi hos en bandspelare. Vanligast är Deutsche lndustrie Normung (DIN) 45 500. Enligt denna skall följande minimikrav uppfyllas:

Frekvensomfång: 40 12500 Hz ljudstyrkelörlust under 5 dB

60 8000 Hz inom detta intervall max — 3 dB Dynamik: bättre än 50 dB (motsvarar enligt NAB" ca 58 dB) Svaj: i 0.2 ”ri

Till belysning av bandhastighetens inverkan på frekvensomfång. svaj och dynamik samt inverkan av ett brusreduceringssystem av kompressions—ex- pansionstyp (Dolby) har här nedan sammanställts några prestanda för två bandspelare ur en tillverkares sortiment. dels en rullbandspelare (prisklass 3000 kr). dels en kassettbandspelare (prisklass 2000 kr). Beträflande has— tigheten 38 cm/s har data hämtats från en annan rullbandspelare (prisklass 6000 kr).

Band- Iiickvensomlång Svaj. vägt Dynamik. Vägd hastighet vid maximal enligt DIN enligt NAB" cm/s (IB-ändring i % dB

Rullbandspelare prestandaexempel

4.75 4—spår 30 11 000 —8dB 0.25 40 9000 iZdB 9.5 4-spår 40 18 000 :tZdB 0.12 58 19 4 spår 30 22000 iZdB 0.07 64 normalh. 70 +Dolby 38 2-spår 30 25 000 iZdB 0.04 70 normalb. 76 +I)o|by Kassettbandspelare 4-spår. prestandaexempel 4.75 40 13000 iZdB 0.10 0.16 51 noi'malb. 40 14000 —5dB 54 d:o+Dolby

59 kromdioxid 63 dzo+Dolby

”I fråga om mätning av dynamik används även NAB-norm (National Association of Broadcasters. USA). Den är ej direkt översättbar till DIN-norm men som approx— imativ tumregel är NAB—värdet 8 dB högre än DIN-värdet. SP har använt NAB-värdet i sin mätning av kassettbandspelare.

Det är intressant att notera att rullbandspelaren trots att den är känd för goda prestanda likväl inte kan prestera godkänd HiFi ljudkvalitet vid hastigheten 4.75 cm/s. Man kan t. o. m. ta exemplet som allmän regel det går knappast att hitta någon rullbandspelare som klarar HiFi-ljud vid denna låga hastighet. Däremot erbjuder den svenska marknaden ett 50-tal HiFi kassettbandspelare.

Vid bandhastigheten 9.5 cm för rullbandspelare överträffas DIN-45 500- normen på alla punkter. ofta med avsevärd marginal. av alla i HiFi-hand- boken 1976 klassade rullbandspelare. Vid jämförelse härmed av kassett- bandspelarna kan inga säkra slutsatser dras på alla punkter. Den som typ- exempel valda kassettbandspelaren har dock vissa svårigheter att i fråga om frekvensomfång uppnå de prestanda som rullbandspelare ger vid has— tighet 9.5 cm/s. Denna svårighet delas av åtskilliga andra kassettbandspelare som uppnår 20000 Hz på vanliga band först med hjälp av finesser som tre tonhuvuden m. m. Kassettbandspelaren i exemplet ovan utvisar å andra sidan lägre svaj än några billigare rullbandspelare vid 9.5 cm/s. För att erhålla goda dynamikprestanda måste kassettbandspelarnas egenskaper för- bättras genom utnyttjande av kromdioxidband och brusreduceringssystem såsom Dolby och ANRS. Dragkampen mellan kassettbandspelare och rull- bandspelare vid de senares hastighet 9.5 cm/s är ännu inte avgjord.

l SP:s test av kassettbandspelare provades endast ett exemplar av varje bandspelarmodell. Härvid visade det sig att nära hälften av det provade antalet modeller visade större eller mindre svaj in på "förbjudet område” i HiFi—sammanhang. Enstaka exemplar kan självfallet drabbas av otur; för- modligen kommer utvidgade mätningar att ske efter hand.

Förhållandet att hos de övriga kassettbandspelarna svajet låg lågt och i flera fall varierade inom mycket snäva gränser tyder på att utvecklingen går mot allt bättre prestanda. dvs. lägre svaj.

Tidigare ansåg man att själva kassettens mekaniska utformning hade så stor inverkan på svajet hos kassettbandspelare att själva bandspelarens egna svajdata skulle bli svåra att mäta tillförlitligt. SP:s mätningar utvisade emel- lertid att (det vägda) svajet i stort sett blev oförändrat även om mätningarna gjordes med annat kassettband. Mätningarna skedde med band som le- verantörerna rekommenderat för utrustningen. Sämre kassettkonstruktioner kan sålunda finnas på marknaden.

Vid bedömningen av vilka krav som bör ställas på frekvensomfång hos band och bandspelare lämnas följande data.

Den nedre gränsen för det mänskliga örats uppfattningsförmåga ligger vid omkring 32 svängningar per sekund (32 Hz). Den övre gränsen ligger vid ca 20000 Hz. Med tilltagande ålder avtar förmågan att uppfatta höga toner. Vid 40—årsåldern ligger gränsen uppåt vid 15 000 Hz. vid 50-årsåldern vid ca 13000 Hz. Känsligast är örat för svängningar på några 1000 Hz (ca 1 000 5000 Hz).

Det kan nämnas att det i den tekniska debatten beträffande krav på för- stärkare och bandspelare diskuteras huruvida ett frekvensomfång ovanför örats hörbarhetsgräns ger en mera fyllig och övertonsrik återgivning inom hörbarhetsområdet. Några entydiga besked härom tycks ej föreligga.

Nedan anges några prestandaexempel för olika programåtergivning och olika utrustningstyper. vad avser frekvensomfång.

Frekvensomfång (Hz)

Rullbandspelare. hög kvalitet. vid hastighet 38 cm/s 2 spår HiFi 30 22000 +2/—3 dB Portabel transistorradio. hög kvalitet vid FM-mono—mottagning 20 18000 Musikanläggning FM—stereomottag-

ning. radiodelen (HiFi) 20 — 15000 förstärkardelen (ca) 10 a 20 50 000 a 70 000 Kassettbandspelare god kvalitet stereo (HiFi) 30 15 000 —5 dB Portabel kassettbandspelarradio "ordinär hemkvalitet" 70 10000

Portabel transistorradio. hög kvalitet. vid mellanvågsmottagning 23 2 500

1 DAK:s betänkande "Bevara ljud och bild". avsnitt 8.2. granskade DAK metoder för bevarande av ljudradions sändningar med hjälp av rullband- spelare med tekniken 4-spår—4-kanaler. varvid varje kanal upptog separat sändning av respektive P1. P2. P3 och utlandsprogrammet. Med automatisk

inspelning uppskattades årskostnaden härför vid bandhastigheten 4.75 cm/s till 60000 kr och vid bandhastigheten 9.5 cm/s till ca 250000 kr. varvid endast mono-upptagning avsågs.

DAK uttalade där (5. 191):

"Valet av inspelningsalternativ är väsentligen avhängigt av vilka kvalitetskrav man ställer på inspelningarna samt kostnaderna. | alternativet med den lägre inspelnings- hastigheten blir den totala årskostnaden lägre. Kvaliteten på upptagningarna blir dock sämre än vid den högre inspelningshastigheten. Särskilt återgivningen av musik på- verkas. Det torde emellertid efter hand komma fram kvalitativt bättre magnetband. bl. a. genom den snabba utvecklingen inom kassettbandstekniken. där man före- trädesvis använder bandhastigheten 4.75 cm/sek. (] 7/8 tum/sek). Man kan därför på goda grunder anta att magnetbanden redan om något eller några år har sådan standard att den lägre inspelningshastigheten är fullt acceptabel för arkivinspelning-

arna. Den förordade tekniken vid arkivinspelningarna av riksprogrammen medför att man inte har möjlighet till stereoinspelning. Kommittén anser att stereoinspelningar för närvarande skulle bli alltför kostsamma. Det är däremot inte otänkbart att med teknikens utveckling man i framtiden kan göra arkivinspelningarna i stereo till rimliga kostnader."

Antagandet att kassettbandteknikens framgångar skulle komma att med- föra framställning av från ljudåtergivningssynpunkt allt bättre magnetband förefaller att besannas. En annan följd av kassettbandteknikens framgångar är emellertid att utvecklingen på rullbandspelarnas område går i riktning att rullbandspelarna främst anpassas att nå ljudmässiga topp-prestationer av den art som kassettbandtekniken f. n. och måhända även på sikt ej kan uppnå. Denna utveckling förefaller f.n. medföra att rullbandspelartillver- karna visar allt mindre intresse för att tillverka rullbandspelare med till- fredsställande prestanda vid 4.75 cm/s bandhastighet. Hastigheten 4.75 blir alltmer ovanlig. samtidigt som de båda hastighetskombinationerna 9.5 + 19 cm. respektive 19 + 38 cm blir allt vanligare. speciellt i förening med 10 1/2 tums bandspolar. som behövs för SR:s arkiv. Det kan med andra ord bli allt svårare att få fram rullbandspelare med hastigheten 4.75 cm/s förenad med önskad ljudkvalitet.

Även om framställningen här måste koncentreras på arkivmediet mag- netbandet och dess spelutrustning. bandspelaren. bör det likväl understrykas att all ljudåtergivning består av en kedja av samarbetande länkar från pro— gramkällan via inspelningstitrustning. avspelningsutrustning och förstärkare fram till den sista (och ej sällan svagaste) länken. högtalaren i lyssnarens rum. Här förutsätts alltså vid behandlingen av frågan rörande magnetband och bandspelare att övriga länkar i kedjan är av så hög kvalitet att det just blir magnetband och bandspelare. som kommer att utgöra den svagaste länken i ljudåtergivningskedjan. Även om detta antagande inte helt mot— svarar det verkliga läget. torde det likväl vara riktigt att arbeta med denna förenklade hypotes. All ljudåtergivningsutrustning går mot ständig teknisk förbättring.

Vad som en gång inspelats på ett magnetband lämnar ytterst små möj— ligheter till "ljudförbättring" åt eftervärlden en måttlig brusreducering i bästa fall. Medan tekniken för elektronisk tolkning och förbättring av bildkvalitet redan är avancerad tycks motsvarande problem inom ljud- tekniken vara alltför komplicerade. Gamla matrisband eller ”stenkakor"

överförda till modernt medium känns trots reducering av brus och rasp lätt igen på en "torftig” klangbild.

Magnetiska bildbärare

Videogram är bilder. i allmänhet rörliga och med bifogat ljud. vilka lagrats på ett medium magnetband. film eller skiva och vilka med utrustning anpassad för mediet kan spelas upp på ett enkelt sätt.

I betänkandet Bevara ljud och bild konstaterade DAK (s. 210) att systemen med videokassetter och bildskivor befann sig i ett utvecklingsstadium och att de inte hade fått större spridning i vårt land. Kommittén fann det vara för tidigt att ta ställning till frågan om arkivering av upptagningar på dessa medier. Ehuru ett ökat utbud väntas under 1976 är läget ännu. som det förefaller. i stort sett oförändrat och de förhoppningar om en explosionsartad utveckling som branschen hyste i slutet av 1960-talet har inte infriats.

DAK har beskrivit olika typer av film och videogram i sitt ovannämnda betänkande s. 101 ff. Det torde därför vara tillräckligt att här ange några uppgifter om videobandet närmast som jämförelse till vad som sagts i fö- regående avsnitt om ljudbandet. Beträffande bildskivorna är de till funk- tionen snarast att jämföra med grammofonskivor och kan i allmänhet an- vändas endast för avspelning och ej för att göra upptagningar (inspela pro- gram).

Videobandet är i princip uppbyggt på samma sätt som ljudbandet. Det består av en bandbas. numera polyester. belagd med ettjärnoxid— eller krom- dioxidskikt.

Registreringen av information på videoband sker i stort sett på samma sätt som på ljudband. Den viktiga skillnaden finns dock att frekvensom— fånget vid inspelning av bild är 100 — 200 gånger större än vid inspelning av ljud på ljudband då det rör sig om svängningstal (frekvenser) upp till omkring 20000 Hz. Om samma metod som användes för inspelning av ljud. skulle tillämpas för inspelning av bild. skulle bandåtgången bli mycket stor.

lnspelningsförfarandet för bildupptagningar har därför lösts på annat sätt. dels genom Ampexsystemet. dels genom Helicalscan-systemet.

Ampexsystemet. som utvecklades i början av 1950-talet. bygger på att både magnetband och in- och avspelningshuvuden är i rörelse. Fyra huvuden roterar med hög hastighet så gott som vinkelrätt mot bandet som är 2 tum brett. Helicalscan-systemet kom i bruk 1964. ln— och avspelningshu- vudena roterar horisontellt inne i en s. k. videotrumma. Runt denna trumma klättrar bandet i en spiral. Därvid registreras bildinformationen i spår snett över bandets bredd (snedspårssystem). Banden är 1 tum eller smalare.

Om man bortser från televisionen hos SR och en begynnande utveckling inom filmindustrin användes videobandet f. n. i vårt land ien förhållandevis begränsad omfattningl Det sker nästan uteslutande med begagnande av videokassettspelare. På videokassetter finns undervisningsprogram framför allt avsedda för de samhällsorienterande och de naturvetenskapliga ämnena men även för språk- och dramatikprogram. Det finns vidare specifik in— formation för grupper inom företag och andra organisationer eller hos myn- digheter. t. ex. för träning av säljare och andra yrkesgrupper. Utbildning.

'En ökande användning emotses i framtiden. Hit- hörande problem disku- teras i den nyligen utgiv- na TRU-handboken "Vad ska vi göra med videogrammen? Handels— vara eller allmän rike- dom" (Lund 1976). De- battbokens författare är Margareta lngelstam. medarbetare i TRU:s ut- vecklingsgrupp.

150 % privat. 27 % ut- bildning skolor och kursgård-ar. 13 % indu- stri. 5 % handelsflottans fartyg OCh 5 % sjukhus. enligt statistik från Phi- lips.

2Astronomisk hålkame- ra känd är 1038. hålka- mera som ritinstrument lSOO—talet. kamera med lins 1550-talet. lådkamera och spegelreflexkamera 1600-talet. bälgkamera 1769. alla som ritinstru- ment.

3 Svensken Carl Wilhelm Schéele framställde som experiment ljuskänsligt klorsilverpapper under 1700-talets senare del och dessutom fixerme— del. "Denna hans upp- täckt råkade senare i glömska. varmed fotogra— fins upptäckt fördröjdes åtminstone ett halvse- kel.” (Helmer Bäckström: Fotografisk handbok. Band 1. Stockholm 1958. s. 15).

gruppinformation samt möjlighet att spela in reguljära TV—program är om- råden som hittills har kommit i fråga för användningen av videoband.

Det övervägande antalet förekommande videogram härstammar från SR eller TRU eller har tillkommit på kommersiell väg och endast en mycket ringa del utgör arkivmaterial hos myndigheter.

Ett system som lanseras av det amerikanska företaget Ampex' och be— nämnes Videoftle Information System (VIS) innebär att ett tvåtums video- band utnyttjas som datamedium för dokument eller stillbilder, Det innebär en framtidsmöjlighet och ett alternativ till mikrolilmarkivering och beröres i kapitel 17 i avsnittet 17.1 Framtidens teknik och databärare,

Priset på videokassetter är än så länge så högt att privatpersoner i allmänhet drar sig för att betala det för en stunds underhållning eller information. Man anser emellertid att hälften av de inom landet försålda videokassett- bandspelarna sålts till konsumenter för privat bruk. Resten har förvärvats av företag och institutioner.I Enligt en uppgift i Utbildningstidningen (nr 8/1975) fanns det 1975 ca 9000 videokassettspelare i Sverige. Två märken överväger för närvarande. nämligen Philips VGR-spelare och Sonys U-matic- spelare.

Tekniskt sett är videokassettspelarna förhållandesvis komplicerade ap- parater som särskilt beträffande kopieringsmöjligheterna har påtagliga brister (se Bevara ljud och bild 5. 199). Man kan dock hysa en försiktig optimism att läget skall förbättras genom teknisk utveckling och standardisering. För närvarande pågår en försöksverksamhet med inspelning på tvåtumsband via VGR-kassett.

2.3. Mikrofilm

2.3.1. Historik och introduktion

Mikrolilmtekniken utgör en gren av den fotografiska tekniken. Termen mikrofilmteknik används ofta i en vid bemärkelse innefattande starkt för- minskade kopior även på andra medier än film. återförstoringsteknik m. m. I denna vida bemärkelse föredrar man numera termen mikrografi (eg. tek- niken att skriva smått). jfr. definition i avsnitt 2.3.2. Som allmän term för den starkt förminskade avbildningen kan man använda ordet mikrokopia.

År 1839 publicerade L.J.M. Daguerre och ]. Niepce sin metod för kvick- silverångframkallade silverjodidplåtar(Daguerretypi). Samma år började man använda W. Herschels metod att fixera bilden med natriumtiosulfat. En livlig utveckling av nya fotografiska metoder och material följde därpå och underlättades av att kameror2 utvecklas långt innan man kom på att använda ljuskänsliga material för avbildningsändamå'tl.3

Det fotografiska märkesåret 1839 utfördes även den första mikrokopian av engelsmannen John Benjamin Dancer. en tillverkare av optiska instru— ment. Han använde ursprungligen Daguerres metod jämte en (bakvänd) mikroskopkamera och uppnådde 160 gångers linjär förminskning av clo- kumentet. dvs. prestanda som i våra dagar uppnås endast med avancerade specialmetoder.

År 1853 avbildade Dancer en gravstenstext med 680 bokstäver på en 1.6 mm lång mikrokopia. Detta väckte sådant uppseende att en avsevärd

försäljning kom i gång av mikrokopior. som mestadels var utförda eller monterade på ett vanligt mikroskopobjektglas och alltså lästes genom mikro- skop.

Engelsmannen sir David Brewster förevisade några Dancerbilder för på- ven. För att slippa släpa på mikroskop inmonterade Brewster mikrokopian i ett miniatyrföremål innehållande en lins (Stanhopelins)— i princip världens första fickläsamiarat eller som det nu heter "microfilm pocket reader".

Oberoende av Dancer utförde kassören i (numera) Royal Photographic Society A. Rosling år 1853 mikrokopior av en sida i London Evening News. troligen det första exemplet på tidningsmikrofilmning. Bilden uppgavs vara perfekt läsbar.

1 American Journal of Photography från 1858 framhölls. på tal om en timad brand i New Yorks stadshus. att värdefulla dokument kunde ha gått förlorade i denna. Användbarheten av sådana dokuments data skulle man kunna trygga. även sedan originalen gått förlorade. om man hade mikro— negativ av dem placerade i lämpliga lådor i ett brandsäkert valv. Här lan- serades alltså principen för s. k. säkerhetsmikrofilmning. Skribenten i fråga trodde att pressen skulle driva saken. tills det blivit en regel att framställa mikronegativ av alla värdefulla offentliga handlingar. Han ansåg det vara ett allmänt intresse att så skedde. Det visade sig vara en förhastad för- hoppning. I England förekom viss mikrokopiering under 1850-talet av offentliga dokument och några bilder finns bevarade. Mikrokopieringstekniken kom dock i detta inledande skede väsentligen att utnyttjas för framställning till avsalu av "kuriosa”-mikrobilderav sådan typ som Dancer lanserat och Brew- ster gjort lättare läsbara. En fransk efterföljare i sistnämnda bransch var kemisten och porträtt- fotografen René Dagron. som tillverkade och försålde mikrokopior inne- fattade i miniatyrföremål. t. ex. i en 15 mm lång kikare. vars lins förstorade 300 400 gånger en mikrokopia med landskapsbild eller "pikant motiv". När Paris under 1870 års tysk-franska krig belägrades och inneslöts av tyskarna utgjorde brevduvor efter hand den enda kommunikationen med yttervärlden men "papperslasten" var för tung och så begränsad att René Dagron tillkallades. Dagron använde en mycket komplicerad och arbets- krävande teknik. i vars slutskede glasplåtens bildskikt lades över på en ytterst tunn folie i format 36 x 60 mm 21 0.05 g. En brevduva bar 21 sådana filmfolier. tillsammans innehållande 60 000 80 000 ord. Leverans till mot- tagaren skedde inom 24 timmar av färdiga positiv-papperskopior. En un- dersökning år 1936 av en av dessa filmer utvisade att "de gav en förstoring med finare grad av läsbarhet än som var möjligt med moderna filmer och i den bästa apparat vid jämförlig förminskning” Anledningen till att den mera vardagsmässiga användningen av mikro- filmtekniken i administration. på kontor och ritkontor liksom i arkiven ut- vecklades tämligen långsamt efter 1850—1870-talens stora tekniska land- vinningar är att en ekonomisk användning inom nyssnämnda sfär fordrar lämpliga utrustningar och material. som kan hanteras utan ständig insats av. fotografisk yrkeskunskap i en ofta "seriemässig" snabbproduktion av 'Verry: Microcopying mikrokopior med måttlig arbetskraftåtgång, methods. revised edition Den erforderliga tekniska utvecklingen i denna riktning påskyndades dels 1967. Norwich. s, 18.

av kinokamerateknikens utveckling (snabba filmmatningsmekanismer och ljuskänsligare ”snabba" filmer). dels av småbildkamerans utveckling, Den första småbildkameran lanserades kommersiellt i Tyskland år 1925 (Leica). Småbildkamerans objektivtyp med kort brännvidd möjliggjorde konstruk- tion av kompakta mikrofilmkameraenheter. som kunde arbeta oberoende av rumsbelysningen.

Den amerikanske bankmannen George Mc Carthy konstruerade i sam- arbete med Kodak den första mikrofilm-automatkameran med koordinerad filmtransport och rotativ matning av dokumenten genom kameran under filmningen ("flow camera"). En hanterlig läsapparat marknadsfördes år 1928. Redan på 1920—talet framkom speciell film för mikrofilmning. Efter hand tillkom allt bättre och mer mekaniserad utrustning för framkallning. fixering och sköljning av filmen, liksom speciell utrustning för kopiering och för- storing samt förbättrade läsapparater.

Mikrofilmanvändningen ökade kraftigt under det andra världskriget. Då företogs den ”största mikrofilmoperationen i historien". när amerikanarna föratt underlätta sina transporter lät mikrofilma den militära posten (V-mail). Även civila amerikanska myndigheter introducerade mikrofilmning. Över huvud befordrades tillkomsten av radikalt förbättrad utrustning genom be- tydelsefulla statliga kontrakt. Filmhålkortet. dvs. ett hålkort med en mi- krofilmbildruta inmonterad i en ursparning i hålkortet ("aperture card”) tillkom nu. som ett medel till förenklad ritningshantering. Utsökt kame— raoptik producerades för ändamålet.

Underåren efter andra världskriget framkom en ny syn på mikrofilmens betydelse, I stället för att enbart vara ett medel att säkerställa viktig in- formation och möjliggöra utgallring av filmade dokument blir mikrofilmen ett oumbärligt verktyg för informationsspridning. för konstruktionsarbeten och för en effektiv administration.

Under slutet av 1950-talet framställde några amerikanska företag pro- totyper till en helt ny och epokgörande mikrografisk utrustning för pro- duktion av bild på mikrofilm. benämnd Computer Output Microfilm. COM. på svenska utdatamikrofilm. Viktigast var insatserna från Stromberg-Da- tagraphiX. California Computer Products. Computer Industries. Eastman Kodak samt Data Display som den verkliga pionjären brukar Stromberg DatagraphiX räknas.

COM-utrustningen kan t. ex. utgöras av en minidator som på order från magnetbandstation eller från annan dator genererar textdata (eller program- merad bild) på en elektronisk bildskärm. vilken snabbt fotograferas av den inbyggda datorstyrda mikrofilmkameran.

COM-utrustningarna förbättrades alltmer. nya tillverkare tillkom och vid 1970-talets början fanns drygt 20-talet olika tillverkare.

Utvecklingen av s.k. optisk läsning av dokument så att texten kunde läsas maskinellt och härigenom tas in i dator medförde att man vid 1970- talets början lanserade några utrustningar för optisk läsning av text på mi- krofilm, som härmed gav ADB-indata. ”Computer Input Microfilm”. CIM, på svenska indatamikrofilm. Denna teknik befinner sig ännu i begynnel- sestadiet men kan, underlättad av typsnittsstandardisering. komma att med- föra att mikrofilm alltmer förenar de värdefulla egenskaperna att vara både arkivmedium och databehandlingsmedium.

1960—talets senare del. liksom början av 1970-talet. kännetecknas av en allmän expansion på mikrografiområdet. vad gäller såväl praktisk använd- ning av tekniken som utveckling av nya utrustningar och material.

De manuella kamerorna ("flatbed camera”) förses med olika tekniska förbättringar för fokusering och exponeringsmätning m. m. Automatkame- rornas arbetshastighet ökas. Speciella automatkameror ombesörjer mikro- filmning av datamaskinlistor i ändlös bana i den mån COM-tekniken ej gjort datalistan överflödig. Flera kameror konstrueras. som bild efter bild. rad efter rad (likt de gamla seriefoto-porträttkamerorna) uppfyller ett film- blad. mikrofiehe. med bilder. Olika filmkopieringsutrustningar kopierar från film till film i samma format eller konverterar till annat format. Filmfram- kallningsutrustningarna utför sitt automatiska arbete allt snabbare. Nya film- typer skapas. t. ex. fotokrom och vesikulär film. I fråga om läsapparater breddas sortimentet från små portabla läsapparater till läsapparater med in- byggd kopieringsutrustning. med vilkas hjälp man även kan framställa pap- perskopior av den förstorade mikrofilmbilden. och vissa läsapparater förses med automatiska system för bildsökning.'Speciella kopieringsutrustningar kan masskopiera och sortera de förstorade pappersbilderna från filmhålkort. Andra sådana utrustningar selekterar bilder från mikrofiche och framställer papperskopior eller mastrar för litoduplicering.

System för informationslagring på mikrofilm och automatisk återvinning konstrueras. där bildnumret trycks in på någon avlägsen lässkärms knapp- sats. Sökt bild framkommer därpå automatiskt på bildskärmen och bilden kan t.o.m. betraktas med variabel förstoring (”zoom”). Mikrofilmbilden digitaliseras för fjärröverföring eller för tolkning av bildinformation i dator.

Nya metoder skymtar. bl. a. generering av mikrofilmbild med laser. ho- lografisk avbildning (även tredimensionell). termoplastfilm samt uppdate- ringsbar elektrostatisk film. En del av denna utveckling är biprodukter till rymdsatelliternas bildöverföringssystem. Se närmare avsnitt 17.1.

Svårigheterna att följa och bedöma denna tekniska mångfald medför att användarorganisationer skapas. dels nationella (t.ex. i USA National Mic- rofilm. numera Micrographics, Association. (NMA). med omfattande pub- likationsutgivning. kongresser och seminarier), dels en internationell sam- arbetsorganisation International Micrographic Congress (IMC), som anord- nar världskongresser och utställningar. t.ex. i Stockholm år 1976.

Under 1960-talet påträffades på olika håll i världen små fläckar på mi- krofilm i en del arkiv. vilket väckte farhågor för mikrofilmens beständighet. Noggranna undersökningar utvisade att den moderna storstads- och indu- strimiljöns luftföroreningar kunde skada mikrofilmbilden. i all synnerhet om filmen fixerats och sköljts bristfälligt yrkesfotografens kunskap om att noggrannhet och renlighet är A och 0 i allt fotografiskt arbete har ej alltid genomsyrat mikrofilmanvändare utan denna kunskapsbakgrund. Olika undersökningar har gjorts för att bemästra dessa problem genom luftkon- ditionering och filmkontroll.

Utvecklingen under senare år strävar till användning av allt kraftigare förminskningsskala hos mikrofilmbilden. Någon gång har tekniken pressats så långt att personal. särskilt om SO-årsålderns synförändringar inverkat, fått svårigheter att arbeta dagen lång vid mikrofilmläsapparaten. speciellt om läsapparaten inplacerats olämpligt på arbetsplatsen. Mikrofilmanvänd-

1 Kamera för uppdate- ringsbar elektrostatisk film utställdes vid IMC- kongressen i Stockholm i september 1976.

IJfr fotnot s. 74.

ningen har härigenom kommit att underkastas ergonomiska aspekteri länder där intresset för arbetarskydd är levande'

För att mikrofilmen skall kunna hävda sin ställning som medium för internationell spridning och utbyte av information krävs internationell stan- dardisering av mikrofilmkvalitet. bildkvalitet. mikrofilmformat (och bild— disposition inom formaten). teckentypsnitt. dokumentationsregler och ler- minologi m.m.

Slutet av 1960-talet och början av l970—talet har kännetecknats av ett livligt arbete på nyssnämnda områden inom nationella standardiseringsorgan i olika länder i avsikt att inom International Standardization Organization (ISO) nå fram till internationella standarder på mikrografiområdet. Flera viktiga ISO-standarder har redan publicerats.

2.3.2. Termer och allmänna tekniska grunddrag

1 föregående avsnitt har i summarisk form några termer berörts vilka i det följande mer utförligt definieras. först termerna mikrograli. mikroform. mikrokopior och mikroGlmning. En arkivmikrolilm bör ha sådan bestän- dighet att den har en med lumppapper o. d. jämförlig förmåga att vid seklers förvaring behålla god läsbarhet. Man måste självlallet även kunna framställa kopior av filmen. t. ex. brukskopior. eller om skador skulle påträffas på en arkivfilm kunna omkopiera densamma innan åldrande eller skador för- svårat läsbarhet. Varje omkopiering medför emellertid p. g. a, optiska lagar en ringa men likväl ej försumbar kvalitetsförsämring hos filmkopian jämfört med föregående filmgeneration. En redogörelse lämnas därför här för vissa termer som beskriver bildkvalitet eller som är viktiga att känna till vid bedömning av arkivbeständighetsfrågor.

Mikrogra/i utgör den gren av vetenskapen och teknologin. som behandlar metoder och tekniker för framställning och användning av bilder i mikro- form. Med mikro/orm menas sådan typ av bildbärare. där bildens detaljer är så små att de inte kan läsas av det normalseende ögat utan starkt för- störande (mestadels) optisk utrustning (läsapparater o. d.),

Bilder i mikroform kan framställas genom att dokument avbildas i starkt förminskad skala (mikrokopior). Om man utför mikrokopian på film och framför allt vid rutinmässig serieproduktion brukar man tala om mik/'o- filmning.

Bilder i mikroform kan såsom i det föregående angetts även framställas med dator på film. 5. k. COM. computer output microfilm. utdatamikrofilm. I de utrustningar för COM. där den inbyggda kameran fotograferar av den likaledes inbyggda bildskärmen. vars bild genereras av COM-minidatorn. kan mikrofilmbilden anses vara en kopia av skärmbilden. dvs. anses som mikrokopia. Egentligen är förminskningen rätt måttlig i förhållande till skärmbilden som är så liten att den inte går att läsa bra utan förstoringsglas. Man brukar här ange en nomine/ljörminsknings/oktor. Denna anger det antal gånger som filmbilden måste förstoras för att man skall få en för läsning normal teckenstorlek.

Det är möjligt att låta COM-filmbilden genereras direkt på filmen. t.ex. genom laserstråle. Noga räknat är filmbilden då inte mikrokopia. men i varje fall en mikroform eller mikrobild.

En mikrokopia behöver ej vara utförd just på materialet film. Mikrokopian kan även vara utförd på ett icke transparent material. 5. k. opakt material. t. ex. fotografiskt papper. Dylika system finns i utlandet och mikrokopian brukar då benämnas mikroopak (micro opaque). på engelska även "mic- rocard".'

Det finns olika slag av mikrofilm. Viktigast är silversaltemulsionsfilmen. diazolilm och vesikulär film, Silversalterna som ingår i emulsionen är för- eningar mellan silver och grundämnena klor. brom eller jod. dvs. de är 5. k. halogenider. Man kan därför även kalla denna film silverhalogenidfilm. Mången gång används den något oegentliga termen silverlilm det me- talliska silvret träder nämligen fram först genom framkallningen. Vid den fabriksmässiga framställningen av mikrofilmen skäres den i olika bredder. avpassade för olika format och användning.

Silverhalogenidfilmen. som är ljuskänsligast. används som kamerafilm (även kallad "generation nr 1"). Ytterligare filmkopior framställs vid behov från kamera/innen eller från annan generation och benämns ofta duplikar/ilm eller betecknas med generationsnumret. De långsamma diazo- och vesi- kulärfilmerna har här sin huvudam'ändning. Med ett från kinolilmtekniken lånat uttryckssätt använder man ofta termen master/ihn som benämning på den film (eller de filmkopior av samma generation) som används att serieproducera bruks— och distributionskopior från.

Inom reprografin använder man termen-förlaga för att ange det dokument som skall kopieras. Förlagan kan vara original. kopia eller annat dokument. Termen förlaga kan även nyttjas som beteckning på det dokument som skall mikrokopieras.

Med positiv avbildning menas bild återgiven så att förlagans ljusa partier framträder som ljusa och mörka partier som mörka. dvs. med rättvända tonvärden.

Med negar/v avbildning menas bild återgiven så att förlagans ljusa partier framträder som mörka och mörka partier som ljusa (omvända tonvärden, alltså byte av ”polaritet").

Termerna positiv och negativ har i strikt fotografisk bemärkelse alltid referens till det sätt varpå förlagan. dvs. det avbildade. återges hos avbild- ningen. Från denna synpunkt talar man t. ex. om att en metod eller ett material ”arbetar" negativt eller positivt.

Vanliga silverhalogenidmaterial arbetar negativt. Om förlagor mikrofilmas på en vanlig silverhalogenidfilm. erhålles efter framkallningen en negativ mikrofilm. Om negativlilmen i sin tur kopieras på samma filmmaterial. erhålles följaktligen nu en positiv filmbild. vars tonvärden motsvarar do- kumentförlagans.

Med utgångspunkt från sagda förhållande kallar man ofta en fotografisk bild med mörka tecken. linjer och toner på en ljus bakgrund för positiv bild. Omvänt används ofta uttrycket negativ bild för att beteckna en fo- tografisk bild med ljusa linjer. tecken och toner på en mörk bakgrund.

I fråga om COM-tekniken leder emellertid nyssnämnda beskrivningssätt till besvärliga konsekvenser. Inuti COM-utrustningen visar själva bildskär- men en bild med ljus text mot mörk bakgrund. som avfotograferas med COM-kameran på en vanlig negativfilm. Filmen byter följaktligen polaritet hos bilden. så att negativlilmen visar en bild med mörka tecken på ljus

' Man bör därför undvika att kalla den vanliga transparenta mikrofichen för mikrokort. något som lätt leder till förväxling med "microcard".

I Avancerade automat- kameror förekommer. som individuellt reglerar exponeringsljusmängden efter automatisk mätning av varje dokuments bak- grundstäthet.

(klar) bakgrund. Eftersom filmen från fotografisk synpunkt obestridligen är ett negativ bör man ej kalla filmen för positiv film. Däremot är det praxis att säga att filmen har/rosirivr utseende bi/r/("positive appearing image") man bör även kunna kalla filmen "positivutseende film".

Eftersom det existerar bildskärmar. som kan byta polaritet. är det praktiskt att kunna tala om positivutseende bild eller negativutseende bild för att beskriva bildens utseende. Denna beskrivningsteknik är bra att använda när bildens fotografiska karaktär av negativ eller positiv är okänd man kan nämligen inte så lätt veta vad som är fallet eftersom det finns sil- verhalogenidmetoder som direkt kan producera positiv köpiebild. nämligen s.k. omvändningsme/oder (reversalmetoder).

Med termen exponering avses verksamheten att utsätta ett strålnings- känsligt material för strålningsenergi i syfte att åstadkomma en bild. Termen exponering används även som uttryck för produkten av belysningen (strål- ningseffekten) och exponeringstiden. _

Om man råkar ge en exponering som är för n'klig för att ge nöjaktig kvalitet hos kopiebild. t. ex. hos mikrofilmen. föreligger överexponering. Om man i stället råkar ge en exponering. som är otillräcklig för att ge nöjaktig kvalitet hos (mikro-)kopiebilden. föreligger underexponering.

I fråga om manuella mikrofilmkameror finns möjlighet att avpassa ex- poneringen individuellt efter varje förlagas ljushetsförhållanden. Hos au- tomatkamerorna måste före mikrofilmningens början (ev. genom prov) fast- ställas en mera "genomsnittlig" exponering. som tar sikte på att även få med bild av de sämsta förlagornas tunna streck etc. och ändock söka undvika att mera svärtningsmättade förlagepartier får en filmbild som "gror igen".] Det är därför viktigt att en mikrofilm (speciellt automatkamerafilmen) har tillfredsställande exponeringslatitud. dvs. acceptabelt spelrum för exponering (exponeringstolerans). Termen exponeringslatitud används därför ofta för att karaktärisera ett ljuskänsligt materials förmåga att medge avvikelser från den riktiga exponeringen innan bildkvalitén försämras (jfr. överexponering och underexponering ovan).

Vid exponering av ett vanligt dokument med svarta tecken på vitt papper är det således det från de vita fälten refiekterade ljuset från belysnings- utrustningen som genom kamerans optik när filmen och exponerar denna. Denna bild är emellertid inte synlig (och tål f. ö. inte vanligt lampljus för betraktande) bilden är så att säga dold. eller som fackmannen säger. det är en la/enr bild.

Denna latenta bild måste förvandlas till en för ögat synlig bild. vilket sker genomframkallningen. som brukar definieras som en kemisk eller fysi- kalisk behandling varmed latent bild förstärks eller omvandlas till en väl synlig bild.

Fotografiska metoder lämnar vanligen efter framkallning en bild. som inte är beständig eller praktiskt användbar förrän bilden undergått en för metoden eller metodgruppen specifik behandling. kallad-fixering. Denna av- ser alltså att skänka erforderlig beständighet för arkivering och användning (i en del fall förbättras även bildens mekaniska hållfasthet).

Alla silverhalogenidmaterial fordrar fixering och dessutom i fiertalet fall noggrann vattensköljning. För mikrofilmens arkivbeständighet är fixering och sköljning av sådan vikt att ett särskilt avsnitt ägnas dessa frågor.

Enbart materialmässig beständighet hos mikrokopian är ej nog. Bilden på filmen måste ha en sådan bildmässig kvalitet att filmbilden. förstorad och projicerad på läsapparatens skärm eller på papperskopia. är väl läsbar. Filmen måste även kunna kopieras på film (kopiefilm). vars bild i sin tur måste ha erforderlig kvalitet för nyss skildrad användning.

I praktiken nödgas man alltså ofta använda en mikrokopia som förlaga för framställning av en ny kopia. dvs. man framställer kopia av kopia etc.. ibland i flera generationer. Begreppet genera/ion används här som benämning för angivande av ordningsföljd. "succession". vid kopiering. Mikrokopian av dokumentförlagan (eller av COM-bilden). dvs. kamerafilmen. kallas ge- neration ] (första generationen). Kopia med första generationen som förlaga kallas generation 2 (andra generationen) osv.

Användning av för kraftig förminskning i förhållande till förlagemate- rialets utseende kan leda till informationsförlust redan i någon av de första generationerna om bildkvalitetsaspekterna ej beaktas tillräckligt vid val av filmtyp. framkallningsteknik och utrustning. Bildkvalitetsaspekten måste sålunda bevakas även från arkivsynpunkt; det gäller att bevara läsbar och kopierbar bild.

För att beskriva bildkvalitet och återgivningsförmåga krävs emellertid kännedom om några termer. nämligen: upplösning. skärpa. svärtning. kon- trast och gradation. Förståelsen av de inbördes sammanhangen mellan dessa termer underlättas genom att här även berörs några allmänna fotografiska eller optiska förhållanden. som styr bildegenskaperna.

Återgivningen av en förlaga måste självfallet i minsta detalj vara verk- lighetstrogen hos mikrofilmbilden. så att denna vid uppförstoring riktigt återger varje detalj hos förlagan. Denna förmåga att verklighetstroget klara detaljåtergivningen brukar kallas upplösnings/örmåga (”upplösning" eller som man även säger detaljupplösningsförmåga. detaljupplösning). som brukar definieras som förmågan hos en fotografisk emulsion eller hos ett optiskt system att tydligt återge. "upplösa". små detaljer hos förlagan.

Begreppet skärpa innebär att en bilddetalj. t. ex. en punkt. återges som en punkt och ej som ett streck och vidare att kanter hos streck och tecken och liknande bilddetaljer återges med tydlig avgränsning (kantskärpa. kon- turskärpa) och ej som "luddiga" konturer. (kantoskärpa. konturoskärpa).

När ett dokument. t. ex. svart text på vitt papper. mikrofilmas ger ka- meraoptiken en förminskad bild av förlagan på negativfilmen. Förlagans vitfält återkastar(refiekterar) härvid kamerabelysningens ljus. som exponerar motsvarande partier på filmen. — En dold. "latent". men framkallningsbar bild uppstår i dessa partier och genom-framkallningen omvandlas denna latenta bild till en synlig svärtning. bestående av metalliskt silver. Förlagans svarta text däremot absorberarl kamerabelysningens ljus och motsvarande bildelement på filmen blir oexponerade och kan följaktligen ej framkallas. De här opåverkade silversalterna (silverhalogeniderna) upplöses genom fix- eringen och bortskaffas genom sköljningen och kvar blir ett genomskinligt (klart) textparti. som framträder i god kontrast mot den förutnämnda svärt- ningen. Djup gråton hos förlagan ger upphov till lätt gråton hos negativet. medan lätt gråton hos förlagan ger upphov till djup gråton hos negativet. alltså konsekvent omvända tonvärden.

Begreppet svärtning är bäst lämpat att användas i fråga om svart-vit bild.

'Svärtningen kan därför betraktas som ett mått på ljusabsorptionen hos svart-vit bild.

Ofta ersätter man termen svärtning med fotografisk täthet (vid fotomaterial) eller använder det något vidare begreppet np!/"sk rät/rel. som inte förutsätter fotografiskt ursprung hos tätheten. Ibland lånas den engelska termen density som försvenskad blir densitet (D).l

Förlagans vita papper kan sägas utgöra "bakgrund" till den svarta text- informationen. Det är därför naturligt att hos negativet motsvarande täta svärtning (som ersätter förlagans vita bakgrund) benämnes bakgrzmdssvärra.

Mätning av svärtning (densitet) utförs med särskilt mätinstrument. den- sitometer. Inom mikrofilmtekniken är det vanligt att med densitometer kon- trollera bakgrundssvärtans densitet. speciellt då det är fråga om återgivning av text och streck. Ifråga om ritningsmikrofilmning föreskriver SIS handbok i ämnet (SIS handbok 134) ett bestämt intervall för bakgrundssvärtningen hos mikrofilmnegativet. I det pågående arbetet på en ISO—standard för tid- ningsmikrofilmning finns motsvarande rekommendationer beträffande bak- grundssvärta.

Anledningen till att man uppställer normer för bakgrundssvärtningen är att man vid den för användningsområdet föreskrivna svärtningen erhåller en för läsbarhet och kopierbarhet lämplig kontrast mellan transparent text (streck) och bakgrundssvärta hos negativet. Kon/rast är alltså ett uttryck för förhållandet mellan ljusa och mörka tonvärden i en bild. "Utan kontrast ingen bild.”

Sambandet mellan exponering och svärtning är dock vanligen ej direkt proportionellt (linjärt) utan representeras grafiskt av en kurva. svärtnings— kurva. Kurvans utseende beror dels av det ljuskänsliga materialets inne- boende egenskaper. dels av l'ramkallarens kemiska egenskaper och fram- kallningstekniken. En sriir/ningskrn'va utvisar alltså sambandet mellan ex- ponering och fotografisk täthet (svärtning) vid viss framkallning.2

Svärtningskurvan ger den fullständigaste informationen om ett ljuskäns— ligt materials gradation. varmed menas förhållandet med vilket täthetsvär- dena (svärtningen) hos (mikro-)kopian ändras vid variationer i exponeringen under givna framkallningsförhåflanden. Ur bildkvalitetssynpunkt uttryckes härmed fotomaterialets förmåga att återge kontrastens variationer.

Fackmannen kompletterar ofta svärtningskurvan med olika mått för kur- vans lutning i de för arbetsuppgiften mest intressanta delarna av kurvan.3

'Termen densitet bör nyttjas försiktigt. eftersom densitet enligt det nya SI—mått- systemet ersätter det gamla begreth "specifik vikt".

2 Densiteten (D) representeras av den lodräta axeln. Y-axeln. och exponeringen (E) av den vågräta axeln. X-axeln (exponeringsaxeln). Matematiskt uttryckt utgör den- siteten tiologaritmen av den ljusabsorberande förmågan (dvs. av opaciteten. som de- finieras som inverterade värdet av transparensen). Om även exponeringsaxeln (X- axeln) är tiologaritmiskt graderad benämnes kurvan den karakteristiska svärtnings- kurvan (D/log E-kurvan).

3I_utningen hos den karakteristiska svärtningskurvan (approximativt) räta mittdel. anges med vinkellutningsmåttet gamma (y). som uttryckes som tangens för vinkeln mellan svärtningskurvans räta del och X-axeln. Ett nära besläktat mått. beta (B). utgör ett kurvutjämnat mått som även tar hänsyn till kurvans nedre mera svagt lutande början. Gammamåttet ger främst ett mått på den del av kurvan inom vilken bakgrundstätheten uppbygges. Betamåttet (och besläktade genomsnittsmått) ger kompletterande information om den del av kurvan inom vilket linjer och tecken uppbygges.

Det är dock även vanligt att i broschyrer avseende mikrofilmmaterial finna verbala beskrivningar av gradationsegenskaperna. (iradationen anges ex— empelvis som mjuk om kontrasterna hos (mikro—)kopian är mildare än hos förlagan. Normal gradation anger att verklighetstrogen kontraståtergivning sker. Hård gradation anger att kontrasten återges härdare hos (mikro—)kopian än hos förlagan.

Medan man i vanlig "bildmässig" fotografi (t. ex. vid landskaps- och por- trättmotiv) önskar en mera normal till mjuk. "fulltonig". återgivning av kontrastens minsta variationer över hela skalan är målsättningen för ka- meramikrofilmens gradation annorlunda.

Den ideala kameramikrofilmen bör ha sådana egenskaper och framkallas på så sätt att förlagans vitfält snabbt åstadkommer en kraftigt mättad bak- grundssvärta på filmen. medan den måttliga refiexion av exponeringsljuset. som (trots dominerande absorption) äger rum från lättare strecks gråtoner likväl ej hinner orsaka någon svärtning alls. Man eftersträvar alltså effekten att alla streck (oavsett svärtningsgrad hos förlagan) ger en genomskinlig (klar) bild mot mättad bakgrundsvärta. Textens gråtoner undertrycks. bak- grundens svärta förstärks. vilket innebär att en tämligen hård gradation eftersträvas för att skapa bästa läsbarhetsförhållanden för ögat. En vanlig beskrivning av kameramikrofilmens egenskaper är medelhög gradation eller i engelskt språkbruk "medium high contrast".

Detta innebär att de vanliga mikrofilmmaterialen egentligen ej är lämpade för att återge kontrastens valörrika variationer om förlagorna utgörs av por- trätt— och landskapsfotografiero. d. nyansrika objekt. Man måste ofta tillgripa specialmaterial och annorlunda framkallning om sådana objekt måste mi- krofilmas. Kontrasten hos text och streck minskas då och överhuvud kan samtidig avbildning av text. streck och halvtonbild vålla problem i mi- krografin (såsom även är fallet inom reprografin).

Anledningen till att tämligen hård gradation används hos kameramikro- filmen är som nämnts att hög kontrast ger bästa läsbarhet. Förbättrad läs- barhet uppnås härvid även genom att konturskärpan (återgivningen av kan- terna på streck och tecken) blir bättre ju hårdare gradation som används. Dessa förhållanden har i kommersiell framkallning skapat en utveckling mot att framkalla mikrofilm till ganska hög kontrast. Detta förefaller i för- stone att förbättra läsbarheten. menju hårdare gradation som används. desto större blir riskerna för att svårigheter uppstår när mikrokopian skall förstoras eller papperskopia tas. om förlagan samtidigt innehåller tunna lätta linjer eller skrift av olika densitet tillsammans med hårt svärtad information. Det sagda kan belysas med följande uttalande av en fackman:

"Eftersom mikrofilm har en vid användning som ett medel för framställning av förstorade papperskopior. blir det alltmer betydelsefullt att variationen i densitet hos linjerna på filmen inte överstiger kapaciteten hos kopieringsutrustningen.

Detta blir en betydelsefull sak att beakta när andra. tredje eller efterföljande film— generationeram'änds föratt göra papperskopior. Kontrastförhållandena förändras med varje filmgeneration och återspeglar karakteristiken hos kopiefilmen och hos kopie- ringsmetoden. Det har konstaterats en tendens att öka kontrasten från generation till generation. men när man gör detta tappar bilden information i ena eller båda ändarna av svärtningskurvan.”

INelson. Carl E.: Microfiln technology. s. 70—71.

I Dessutom försämras bildkvalitén i bildens ytterkanter p.g.a. det 5. k. naturliga ljusavfallet. Ljusstrålarna mot ytter- kanterna (randstrålarna) har längre väg än cent— rumstrålarna varför ytter- partierna får mindre ljus än centrum av bilden.

2 Nelson. a.a.. s. 25.

3 Nelson. a.a.. s. 29.

Mera rakt på sak innebär uttalandet att om man för varje filmgeneration förstärker kontrasten. så nås snabbare den situation, när de tunnaste linjerna inte längre blir klara på negativfilmen utan börjar ”fyllas igen”. För att då kunna ta fram de tunna linjerna nödgas man vid kopieringen sänka exponeringen hos negativgenerationen så att linjerna blir någorlunda klara på filmen. Samtidigt sjunker bakgrundssvärtningens intensitet. Bilden har tappat avsevärt i kontrast. den ger försämrad läsbarhet i läsapparat och pap- perskopiorna blir kontrastlösa. '”grådaskiga”.

För att hålla kontrastförstärkningen bättre under kontroll används som kopiefilm annan filmtyp än kamerafilmen. I fråga om kopiefilmen efter- strävas en mera normal gradation. alltså verklighetstrogen återgivning (utan kontrastförstärkning) av filmförlagan.

Även om kontrastförstärkningen hålles inom acceptabla gränser undergår mikrofilmningen en försämring gradvis i bildkvalitet för varje filmgeneration vid generationskopiering. Denna "degeneration" är oundviklig eftersom den är betingad av optiska lagar. som sammanhänger med ljusets egenskaper. Den yttrar sig dels i form av avbildningsfel hos optiken. dels i form av försämring av upplösning och kontrast vid återgivning av tunna streck p.g.a. den s.k. kanteffekten.

Ljus utbreder sig rätlinjigt. så länge det passerar samma medium. men ändrar riktning så snart det passerar ett nytt medium. Denna Ijusbrytning. som f. ö. är olika för olika färg (våglängd). utnyttjas vid konstruktion av optiska system ("linser”) som ju bryter ljusstrålarna i önskad riktning från förlaga mot filmplanet. Den andra nyssnämnda formen av avvikelse från den rätlinjiga utbredningen av ljuset uppträder när ljuset passerar en skarp kant; ljusstrålen böjes vid passage av kanten. Varje teckenstrecks eller rit- ningslinjes ytterkant producerar sådan kanteffekt.

Varje optiskt system innehåller en eller flera linser med krökt yta. Detta medför att alla infallande strålar. som inte går genom optikens centrumlinje. "huvudaxeln". utan infaller mer eller mindre snett. brytes olika. Man kan få bildplan som helt eller delvis ej sammanfaller med filmplanet eller få oregelbundenheter i återgivning inom delar av bildplanet. Vanligen försäm- ras bilden utåt dess kanterl. Alla dessa avvikelser från exakt riktig återgivning kallas avbildningsfel eller "aberrationer". Genom avancerad matematisk'be— räkningsteknik strävar optikkonstruktörerna att "korrigera" kamerans lins- system mot bortåt dussinet olika typer av aberrationer. Svårast att eliminera är ett avbildningsfel som benämnes astigmatism (samma åkomma som drab- bar människoögat); punkter avbildas som små streck eller som små ellipser. Konstruktören nödgas acceptera att man antingen får en plan bildyta på filmen — med viss astigmatism kvar. eller också måste acceptera en lätt buktning av filmplanet. där filmen i vissa mikrofilmkameror hålles buktad mot filmplattan med vacuum.2

Astigmatism liksom andra i stort sett tämligen väl korrigerade avbild- ningsfel hålles inom acceptabla gränser genom lagom nedbländning. Vid för kraftig nedbländning verkar emellertid bländaren själv som en ljusbry- tande kant och kanteffekten. varom mera nedan. försämrar raskt upplösning och skärpa.3

Mikrofilmkameran är i hög grad en specialkamera som i vissa fall kan ha speciella egenskaper som att exempelvis maximal upplösning nås vid

30 X förminskning och lägre upplösning vid 16 X. Generellt eftersträvas hög upplösning. god kontrastöverföringsförmåga och hög skärpa samt så långt möjligt aberrationsfri återgivning. I sistnämnda hänseende är varje objektivkonstruktion i viss mån ett slags kompromiss. dvs. avbildningsfelen hålls så väl under kontroll att de först efter ett antal generationers kopiering börjar påverka kvalitén. Vanligen har kanteffekten (nedan) redan tidigare hunnit göra situationen ohållbar för fortsatt generationskopiering. Som förut omnämnts böjes en ljusstråle och ändrar riktning då den möter en skarp (”rakbladsvass") kant. Genom ljusstrålens spridning i sidled förlorar man då mycket i skärpa. Varje streck i en ritning eller streck i en bokstav utgör en sådan kant. som böjer av ljuset. Streckets kant avbildas aldrig skarpt som det är hos dokumentförlagan. På kameranegativet (betraktat i mikroskop) avbildas kanten som en gråskala från svart över gråton till transparent (klart). Som helhet avbildas en linje (som ju har två kanter) såsom en smalare helt klar linje. vilken på vardera sidan övergår i gråton som fortsätter in i bakgrundssvärtan. Endast den smalare. klara streckdelen i mitten framträder tydligt vid läsning och ko- piering. Linjen på kameranegativet (den klara mittdelen) är alltså smalare än samma linje på dokumentförlagan. Vid måttlig förminskning har kant- effekten mindre betydelse men vid 30 X förminskning eller mer utövar kanteffekten en påfallande inverkan och undersökningar har utvisat att streck av olika bredd men med samma täthet hos förlagan. på mikrokopian blir avbildade med tätheter som är en funktion av linjebredden. När utrymmet mellan två linjer är litet samverkar vardera linjens kant- effekt på ett sådant sätt att spalten mellan linjerna utfylles av gråton. De båda linjerna växer härmed ihop på mikrokopian. Redan innan samman- växningen är fullständig på filmen kan man i varje fall på papperskopian ofta ej skilja de båda närliggande linjerna åt. Kanteffekter är verksamma såväl vid kameraarbete som vid kontaktko- piering film till film vid generationskopiering. Smalare linjer blir allt smalare för varje generation och tätt liggande linjer växer allt tätare samman. Ko- piematerialets egna egenskaper (ljusgårdsbildning. kornighet) kan påskynda förloppet. Har förlagan tunna linjer eller tätt liggande streck. är vid kraftig förminskning möjligheten till kopiering i fiera generationer begränsad. även om bästa möjliga optik används och högupplösande kopiefilm brukas. Det är därför nödvändigt att redan vid uppläggningen av ett mikrofilmsystem beakta generationskopieringens krav från användarsynpunkt och arkivsyn- punkt för bevarande av läsbar och kopierbar information. I nästföljande avsnitt ges ett antal praktiska exempel på generationskopieringens möjlig- heter inom olika mikrofilmsystem. sett från arkivsynpunkten att man vill bevara information.

2.3.3. Beständig/iersfrågan från mikro/ilmleknisk synpunkt

Några generella regler för val av förminskning är svåra att uppställa eftersom den lämpliga förminskningen måste väljas med hänsyn till fiera olika fak- torer. Hänsyn måste tas till förlagans storlek och bildkvalitén hos förlagan. Hänsyn måste tas även till de krav som ställs på bildkvalitet hos mikro- kopian. Noga räknat avser kraven här bildkvalitet hos den sista generation

' Metzger. James A & Callaghan. William: Duplicating 3rd genera— tion 48 X COM output on vesicular film for lar- ge scale distribution. (SPSE Winter Symposi— um: Micrographics Scien- ce 1973. New Orleans Louisiana. reprint Calvar Corp.)

(högsta generationsnummer) som mikrofilmsystemet kräver vid använd- ning. ty även den "sista" generationskopian måste vara fullt läsbar och kunna ge läsbar papperskopia om sådan erfordras.

Om man trots klen l'örlagebildkvalitet använder kraftig förminskning får man vara beredd på att endast några få filmgenerationer erhåller tillfreds— ställande bildkvalitet.

Mikrokopians bildkvalitet beror självfallet inte enbart på förlagans bild- kvalitet. utan resultatet påverkas i hög grad även av kvalitet och prestanda hos använd mikrografisk utrustning. Rätt handhavande av utrustning och framkallningsteknik blir desto betydelsefullare ju kraftigare förminskning som tillämpas.

Om man exempelvis inom ramen för en administrativ rutin i utrym- mesbesparande syfte skapar ett mikrofilmsystem. där man trots klen för- lagebildkvalitet väljer kraftig förminskning. t. ex. 40—70 X. och accepterar att systemet endast ger två fullgoda filmgenerationer. kamerafilm och dis- tributionskopior. de senare för läsapparatbruk. kan systemet erbjuda all- varliga nackdelar för den långsiktiga arkiveringen.

Om ett stort antal distributionskopior framställs från nyssnämnda ka- merafilm. kan masskopieringen slita på kamerafilmbilden, Olika filmko- pieringsutrustningar har skilda egenskaper från slitagesynpunkt. Sådant sli- tage nedsätter kamerafilmens bildkvalitet och slitaget märks än tydligare på filmgeneration 2.

Om produktionskontrollen av mikrofilmningen av kostnadsskäl utförts stickprovsmässigt och en otillåten halt av fixerkemikalierester blivit kvar på filmen och orsakat skador i form av fiäckar på denna. kan redan mycket små skadoräventyra informationens bevarande. Om dessutom distributions- kopiorna utförts på icke beständig filmtyp. t. ex. diazolilm. kan dessa kopior efter ett antal årtionden ha försämrats till sin bildkvalitet. så att de ej ens duger till att prestera en dåligt läsbar kopiefilm (generation 3) på beständigt material.

Från arkivsynpunkt kan det således erbjuda risker att helt förlita sig på en enda generation. kamerafilmen. Vid kraftig förminskning erbjuder redan mycket små skador på mikrofilmen risker för informationsförlust. En liten fiäck eller repa på ett dokument kan skada ett tecken men skadan måste ha en ogynnsam placering för att kunna försvåra tolkningen av en siffra. På en mikrofilm vid hög förminskning kan en skada av samma absoluta storlek orsaka informationsbortfall på fiera tiotal tecken.

I en undersökning' av ett mikrofilmsystem. där en silverlilm kopierades på vesikulär film vid 48 X förminskning. åstadkom ett dammkorn med 0.188 mm diameter. förlagt mellan filmerna vid kopieringen. att skärpa och läsbarhet förlorades på en sträcka av 3.26 mm på kopiefilmen. Dammkornet gav följaktligen en informationsförlust ca 17 X så stor som dammkornet beroende på ljusspridning som följd av bristande kontakt mellan filmytorna vid kopieringen. Eftersom vid 48 X förminskning ett ordinärt bokstavstecken liksom mellanrummet mellan två ord vardera upptar ca 0.05 mm på filmen. kan alltså det nämnda dammkornet medföra att omkring 60 tecken går förlorade.

Samma undersökning påvisade att en repa. som var 0.64 mm bred på masterfilmen. medförde en motsvarande informationsförlust på 3.89 mm

på kopiefilmen. Om repan går radrätt över bildrutan kan en eller i olyckliga fall två rader text utplånas vid 48 X förminskning.

Den ovan anförda undersökningen avser filmkopiering från silverfilm till vesikulärfilm. Några undersökningar har ej påträffats som belyser i vilken mån vesikulärfilmens av små ljusspridande blåsor uppbyggda bild är käns- ligare än exempelvis silverfilm eller diazolilm som kopiematerial vid ko— piering från en skadad film. Det är motiverat att undersöka hur olika material reagerar vid generationskopiering (jfr kap. 9).

Eftersom det är välbekant att perfekt tät anliggning mellan förlagefilm och kopiefilm erfordras för gott resultat. måste varje i filmen fastnad partikel (t. ex. dammkorn) nedsätta bildkvalitén. oavsett använt material. En repa fungerar även generellt som ljusavböjande "spalt". varför effekten måste bli något större hos kopiefilmen.

Det är uppenbart att kraftig förminskning på mikrofilm medför att denna är känsligare än pappersdokument för även mycket små skador. Varje yten— het på mikrofilmen rymmer en större informationsmängd än samma ytenhet på pappersdokumentet.

Om mikrofilmtekniken i besparingssyfte pressas mot en mycket kraftig förminskning kan antalet från lässynpunkt acceptabla generationer bli så litet att eventuellt erforderlig informationsspridning genom generationsko— piering försvåras. Om exempelvis riksarkivet distribuerar bruksfilmkopior (generation 2) till landsarkiven eller till utländskt arkiv. kan kundkopior härav (generation 3) få en alltför klen bildkvalitet om förminskningstekniken pressas för långt i förhållande till den ursprungliga förlagans (dokumentets eller COM-bildens) bildkvalitet. Vanlig fotokopiering av pappersdokument är ej lika känslig för bildkvalitetsförsämring vid generationskopiering som mikrofilmkopieringen.

Förhållandet att sådana skador som "ingrott damm" eller repor hos en film skapar ännu större skadeverkan på filmkopia tagen av den skadade filmen. gör att man kan hysa tvekan. huruvida mikrofilmsystem. som till sin uppläggning endast avseratt prestera två fullgoda filmgenerationer. verk— ligen kan accepteras från arkivsynpunkt. Om kamerafilmen (generation 1) skadas. kan kopiefilmen (generation 2) ha otillräcklig bildkvalitet för att kun- na skapa en acceptabel filmgeneration 3.

Här liksom i all annan arkivverksamhet får man väga kostnaderna för informationens säkrande mot det långtidsvärde som informationen bedömes ha. Man kan i och för sig hävda att redan en välskött och väl förvarad mikrofilm är en från beständighetssynpunkt säkrare informationskälla än de mikrofilmade dokumenten. om dessa är utförda på dåligt (efterhand sön- derfallande) papper med icke godkända skrivmedel. vars skrift kanske redan efter något årtionde börjar tona bort. eller om bland förlagorna finns fo- tokopior framställda med metod som ej ger arkivbeständiga kopior.

Slitage vid användning måste dock även beaktas. Dokument. speciellt om de utförts på papper av låg kvalitet. kan vara utsatta för hårt slitage vid flitig användning. Det finns även exempel på att mikrofilm genom flitig läsapparatanvändning blivit utsliten. Några jämförande studier av slit- styrka hos papper och film har ej påträffats. Erfarenhetsmässigt har dock papper av hög kvalitet. t.ex. ”svenskt arkiv" baserat på lumpråvara. en god förmåga att tåla slitage vid användning. medan arkivfilmens gelatinskikt

är känsligare och ömtåligare för repning. Som förut påpekats ger även skador på mikrofilmen p.g.a. förminskningen lättare upphov till informationsför— luster av större omfattning än skador på pappersdokument.

Mikrofilmens känslighet för skador har. tillika med kravet på att för lång tids arkivering avsedd film skall förvaras i luftrenad och luftkonditionerad (torr och sval) miljö i s.k. "vilande arkiv" (se kap. 9). medfört att den principen alltmer accepterats att huvudexemplaret av filmen får brukas en— dast för framställning av brukskopior (läsexemplar). Eftersom huvudexem- plaret måste omkonditioneras vid uttagning respektive återställande till vi— lande arkiv eller t.o.m. tätförslutna förpackningar (där sådan teknik an— vänds) måste brytas respektive förslutas varje gång huvudexemplarct dis- poneras. blir f. ö. användning av huvudexemplaret för läsning så omständlig att sådant bruk knappast kan ifrågakomma.

1 fall där data skall förvaras för all framtid och mikrofilm valts som enda medium erfordras således alltid två lilmexemplar. dels det produktions— kontrollerade och under miljökontroll förvarade huvudexemplar—st i vilande arkiv.dels ett bruksexemplar(läsexemplar) avsett att användas i mera normal kontorsmiljö.

För att nå bästa möjliga bildkvalitet vid generationskopiering har praxis varit att som huvudexemplar använda kameraftlmen (generation l)som vid dokumentfilmning har negativt utseende. SP:s litteraturstudier har dock gett vid handen att positivutseende bild löper något mindre risk för kemiska miljöskador. Valet mellan å ena sidan bättre generationskopieringskvalitet och något större angreppsrisk och å andra sidan sämre bildkvalitet och mindre angreppsrisk är emellertid så svårt att generella regler knappast kan uppställas för närvarande. Hänsyn får även tas till om den praktiska användningen av läsexemplar bäst tillgodoses med negativt eller positivt bildutseende.

Det kan tilläggas att man i vissa system söker åstadkomma bästa läs- kvalitet hos bruksexemplaret genom att vid kameraarbetet göra två expo- neringar av samma förlaga. Både huvudexemplar och läsexemplar tillhör alltså då generation 1. Vissa automatkameror är för ändamålet utrustade med dubbla "kamerahuvuden". varvid bilden via optiska system ledes till två olika filmer. som exponeras samtidigt.

1 fall där data skall bevaras för all framtid och mikrofilm valts som enda medium måste man även belysa frågan hur många generationer film som mikrofilmsystemet skall kunna prestera med väl läsbar bildkvalitet.

1 de fall där mikrofilm som enda medium skall bevara data för all framtid måste filmmediet i princip ge samma beständighet som godkänt arkivpapper ("svenskt arkiv") med godkända skrivmedel. Det är då nödvändigt att över— väga om två generationer film (huvudexemplar + läskopia) förmår tillfreds— ställa nämnda krav.

Frågan beröres i viss män i skrivmaterielkungörelsen (SFS 1964:504) åå 8 och 11. ] förarbetena till kungörelsen (SOU 1963:25) behandlas frågan om mikrofilm som ersättning för arkivpapper tämligen utförligt:

"Att-film under vissa förhållanden bör kunna användas i arkiveringssammanhang. kommer att beröras i specialmotiveringen.

Även när det material. som avses skola ersätta papper. ej kan förutsättas bli lika hållbart som sådant. bör det kunna ifrågakomma att använda materialet. om man

utgår från att vid behov kunna hålla handlingarnas innehåll vid liv genom fram- ställande av nya filmkopior eller dylikt." (s. 49)

1 specialmotiveringen till skrivmaterielkungörelsens ?;7 rörande riksar- kivets dispensrätt i val av skrivmaterial beröres just beständighetsproblemet för mikrofilm.

"Utredningen vill för sin del hänvisa till att film åtminstone hittills icke 'rstörre omfattning ersatt arkivalier i den meningen att dessa utgallrats och endast filmen behållits'. Såvitt man hittills kunnat konstatera kan film låt vara att sådan ej behöver vara särskilt eldf'arlig icke jämställas med arkivpapper i fråga om beständighet. Man vet ej heller tillräckligt väl. hur film bäst bör behandlas och förvaras för att den skall bli så hållbarsom möjligt. Trots sina fördelar ur utrymmes— och andra synpunkter kan filmen sålunda i nuvarande läge ej godtagas såsom ett reguljärt alternativ till arkivpapper. 1 speciella fall. särskilt där arkivaliers utrymmeskrävande karaktär lägger praktiska hinder i vägen för deras bevarande i original. bör det däremot kunna fö— rekomma att de ersättes med film. Härvid bör förutsättas att filmen vid behov förnyas till större eller mindre delar.

Enligt vad som anförts i allmänna motiven bör ett ersättande av arkivpapper med film icke få ske utan att riksarkivet medgiver detta i samråd med statens provnings- anstalt.

Det bör framhållas. att utredningens förslag överhuvudtaget icke lägger hinder i vägen för ett utnyttjande av de tekniska framsteg. som torde kunna väntas på förevarande område. men förutsätter att arkivsynpunkter beaktas i erforderlig grad."

Den citerade utredningen berör ovan fyra frågor: filmens "eldfarlighet". beständigheten. förvaringsregler samt generationskopieringsfrågan.

Modern arkivfilm tillhör ej ”brandfarliga" ämnen. Däremot är den bränn- bar. Antändningstemperaturen (fiampunkten) hos triacetatbasen är ungefär som hos papper och allmänt kan brandrisken inte vara större än vid förvaring av böcker. Inte heller film på polyesterbas är lättantändlig? I fråga om arkivfilmens materialmässiga beständighet ger SP:s littera- turstudier inga nya resultat. DAK hänvisar i denna fråga till Bäckströms uttalanden i betänkandet avgivet av 1949 års sakkunniga rörande arkiv- och biblioteksfilmning ( SOU 1951:36 . s. 82):

"I varje fall pekar vår överslagsberäkning därhän. att acetatfilmen ännu efter några århundraden fortfarande skall hava kvar en avsevärd delav sin ursprungliga smidighet. om den vårdats väl och befinner sig i gott luftkonditionerat tillstånd."

Beständighetsfrågan kommenteras även i en av FIAF utgiven rapport:3

"Prov utförda i USA enligt samma principer som vid pappersforskning (konstgjort åldrande genom upphettning i ugn) har bekräftat att acetatfilm som förvaras väl kan väntas ha en livslängd av 200—300 år."

”Acetatfilm är ej lättantändligare än papper. Den är ej utsatt för självantändning och fås endast med svårighet att brinna. 1 små mängder brinner den inte alls utan endast glöder."

Bäckström och FIAF-rapportens författare (Herbert Volkmann) är således ganska ense i den försiktiga bedömningen att filmen kan väntas ha några århundradens beständighet. FlAF-rapportens här citerade uttalande bygger emellertid troligen på samma USA-undersökningar som refereras av Bäck- ström. Av intresse är att avvikande undersökningsresultat inte synes ha blivit presenterat under mellantiden.

' Det finns dock exempel på detta. Sålunda utgall— ras skolornas hälsokort. men för var femte årgång mikrofilmas korten före utgallringen.

2Theses on the preserva- tion and restauration of audiovisual material. Do— cument produced by Herbert Volkmann, pre- sident of the lnternatio- nal Commission of Film- preservation of FIAF (Fédération Intemationa- le des Archives). UNES— CO Committee of ex- perts on preservation of moving images of cultu- ral value. 22—26 Septem- ber 1975. Berlin. p. 2.1.l.l.

3 Film preservation. A report of the preservation committee of the inter- national federation of film archives. By Herbert Volkmann. London 1965 p. 1.321. s. 9.

Att även arkivpapper av god kvalitet är utsatt för åldrande är känt saväl genom studier efter årtiondens förlopp som genom konstgjort åldrande' Papper är exempelvis känsligt för kortvågigt ljus. även direkt dagsljus är olämpligt där lång livslängd för pappersdokumenten önskas. Sura ångor. särskilt svaveldioxid i luften har ogynnsam inverkan även på de allra högsta papperskvaliteter. Bästa bevis på att papper av lump dock har lång livslängd är att kinesiskt papper från omkring 200 e.Kr. fortfarande finns kvar 1 an- vändbart skick. Om man mot bakgrund av undersökningarna med konstgjort åldrande av mikrofilm antar att en filmgeneration ej skulle ha större varaktighet än ca 300 år. skulle således ungefär sex filmgenerationer motsvara den hittills uppnådda livslängden för lumppapper.Z Något försiktigare borde man fordra sju mikrofilmgenerationer. eftersom enligt antagandet den sjätte filmge- nerationen egentligen skulle vara "slut" och mogen för omkopiering. innan ännu lumppapperet börjat förete behov av kopiering.

För att kunna vidmakthålla målsättningen för skrivmaterielbetänkandet att papper skulle få ersättas med film och att "härvid bör förutsättas. att filmen vid behov förnyas till större eller mindre delar” skulle man således fordra att mikrofilmsystemet skulle kunna prestera sju användbara film- generationer. Det kan därför vara av intresse att med några exempel belysa generationskopieringens möjligheter och begränsningar.

Ett hos ett industriföretag tillämpat ritningsmikrofilmsystem med 35 mm film (filmhålkort) och 30 X förminskning använder följande generationer vid ritningsändringsrutin:

Bildgeneration nr

kamerafilm av on'ginalritning papperskopia från nr 1. ändringar ritas på papperskopian ny kamerafilm tages av den ändrade papperskopian filmhålkort kontaktkopieras från den nya kamerafilmen och distribueras till filialer och serviceställen

5 filialer etc. tar papperskopia från filmhålkortet. papperskopian används i verkstaden

AMN—'

Dessa fem bildgenerationer anser användaren vara av god kvalitet, Om således dup- likat-filmhålkort framställs från nr 4. är duplikatfilmen tbildgcneration 5) användbar i läsapparat och även en från duplikatfilmen tagen papperskopia (bildgeneration 6) är fullt användbar för praktiskt verkstadsbruk.

lSe härom SOU 1951136 5. 87—88 och SOU 1963:25 s. 42.

2Bäckströms liksom Volkmanns uttalanden torde vara baserade på tidiga prov med konstgjort åldrande av film med utgångspunkt från då rekommenderad normal för- varingstemperatur av ca ZOOC och 50 % RF (se SOU 195136 s. 37). Vid prov med konstgjort (accelererat) åldrande brukar man anta att en hastighetsfördubbling i åld- randet sker för 10" temperaturstegring (SOU 1951:36. s. 81). Genom att de nya förvaringsreglerna för mikrofilm föreskriverettbasgradtal inom 10—150 C i 1".bör det naturliga åldrandets hastighet ha nedsatts något jämfört med förvaring vid 20". 1 så fall bör en viss säkerhetsmarginal föreligga som berättigar att som arbetshypotek sätta en filmgenerations livslängd till 300 år.

Denna generationskopiering skulle kunna fortsättas ännu en eller två generationer och fortfarande ge en tolkbar bild. men optikens samlade felteckning tabcrration) medför att papperskopians linjer börjar luta åt olika hål i _vtterområdena av bilden. så att ändringsritningsarbetet på kopian blir besvärligt. Man undviker därför att pressa systemet så långt.

Det använda systemet bygger på noggrann efterlevnad av standardiserad ritteknik i fråga om streckbredd. strecktäthet. teckenstorlek etc. Förstklassig manuell kamera liksom förstoringsapparat av mycket hög kvalitet används och noggrann kontroll sker av bildkvalitet.

Exemplet ger vid handen att system. i vilka en uppförstoring från mi— krofilm används som förlaga till ny kamerafilm. har begränsade möjligheter att ge nya generationer för arkivbruk. Kamerafilmen (3) av uppförstoringen- ändringsritningen ger som synes endast möjlighet till ytterligare två läsbara filmgenerationer. När ritningsändring därefter måste ske framställs ny ori- ginalritning. Företaget ifråga arkiverar kameramikrofilmerna (1 och 3) samt originalritningarna.

Ett annat exempel på bildkvalitet vid generationskopiering kan anföras. En text har utskrivits med ett för mikrokopiering speciellt framställt skriv- maskinstypsnitt (NMA Microfont). här med teckenhöjd 1/8 tum (3.2 mm). Texten mikrofilmades med 30 )( förminskning och denna mikrofilm ge- nerationskopierades på diazofilm. Den elfte generationen (diazolilm) erbjöd en torftig. med viss möda läsbar bild. Övriga diazogenerationer erbjöd läsbar bild. generation 4 t. ex. i god kvalitet.'

Ifrågavarande typsnitt har i de olika typgrader det förekommer det ge- mensamma att minsta streckbredd är 0.4 mm och minsta öppna yta mellan två tecken är 1 mm. Den använda teckenhöjden är något högre än de van- ligaste skrivmaskinernas. Dessutom innefattar "Microfont" endast ”stora bokstäver" (versaler). Systemet uppfyller rimligen de krav som från arkiv- synpunkt kan uppställas beträffande generationskopiering men under vissa förutsättningar. nämligen 30 X förminskning och särskilt typsnitt.

En anmärkningsvärd likhet i teckenutformning föreligger mellan mic- rofont och det inom ISO utarbetade skrivmaskinstypsnittet OCR-B, fram- ställt för optisk läsning av dokument.' Typsnittet. som även innefattar "små bokstäver” (gemena), avser även att bana väg för optisk läsning av mikro- filmbild av textdokument. vari typsnittet använts. OCR-B-typsnittets likhet med Microfont anses innebära goda möjligheter för generationskopiering av mikrofilmbild av sådan text, som maskinskrivits med OCR-B.

OCR—B-typsnittet. avsett för optisk läsning av dokument. har tecken- tätheten 10 tecken per tum.2 I praktiken förekommer även 12 t/tum som skrivmaskinstypsnitt och vissa optiska läsare klarar även detta. Även OCR- B—typsnittet med 10 t/tum har något mindre tecken än i generationsko- pieringsexemplet med Microfont. skildrat ovan. Man kan därför förvänta ett något mindre antal läsbara generationer för OCR'B-typsnittet vid mi- krofilmkopiering i förening med 30 X förminskning. Speciellt om OCR- B—typsnittet accepteras som svensk standard bör generationskopieringsmöj- ligheterna närmare utredas.

Ett förslag till ISO-standard för COM—mikrofiche har framlagts i januari 19763 Här föreskrives ett teckentypsnitt baserat på det förutnämnda OCR- B-typsnittet för skrivmaskin med 10 tecken/tum (ISO 1073). Eftersom den verkliga "förlagan". dvs. den avfotograferade COM-bilden är betydligt mind-

1White. John R.: A case for international graphic standards. (Expertenvor- träge auf dem 3. Interna- tionalen Mikrofilm- Kongress 1969. Frankfurt a.M.. Bad Homburg 1970 s. 28.)

2150 1073. 3 ISO/DIS 5126.

lMetzer. James A & Cal- Iaghan. Wiliam: Duplica- ting 3rd generation 48X COM ouput on vesicular film for large scale distri— bution. (SPSE Winter Symposium: Microgra- phics Science 1973. New Orleans Louisiana, re- print Kalvar Corp.)

re än det vanligaste dokumentformatet A4. relateras teckenstorlekens ab- soluta mått på mikrofichebilden till ett tänkt A4-dokument med skriften 10 tecken/tum enligt skrivmaskinsnormen. Genom att dividera sistnämnda tänkta teckendimensioner med de två tillåtna "nominella” förminsknings— faktorerna 24X och 48X har man erhållit specificerade absoluta (verkliga) dimensioner för tecknen på mikrofichebilden. Ett versaltecken som på det tänkta ”dokumentet" har höjden 2.5 mm. har alltså på filmbilden vid 48X nominell förminskning höjden 2.5:48=0,052 mm.

Dokumentets tänkta streckbredd 0.356 mm motsvarar vid 48X nominell förminskning (avrundat) 0007 mm på filmen. Toleransen för streckbredden är i detta fall avsevärd. nämligeni0.003 mm. 1 minimifallet kan streck- bredden alltså krympa till 0.004 mm (0.007—0.003=0.004) vilket kan inge viss oro för möjligheterna till generationskopiering. Med tanke på att COM- mikrofichen i många fall kan förväntas bli det enda arkivmediet för data som skall bevaras för långa tidrymder. belyses i det följande problemställ- ningen med generationskopieringen något utförligare. med hänsyn till krav som ISO-standardförslaget självt uppställer i fråga om generationsantal.

ISO-förslaget föreskriver en kontroll av COM-mikrofichekvaliteten genom att en provutskrift på COM-bild göres enligt vissa regler. En mikrofiche med nominell förminskning 24X uppförstoras 16X och en mikrofiche med nominell förminskning 48X uppförstoras 42X i läsapparat. Varje tecken eller symbol i testutskriften skall vara fullt identifierbar oavsett dess läge i bild- fältet på lässkärmen eller på papperskopia från kameramikrofilmen.

Generation 2 (kopiemikrofiche) skall uppfylla samma läsbarhetskrav på bildskärm eller på papperskopia. som är föreskrivet för kamerafilmen. Kva- litetskraven vad angår generationsantal är från arkivsynpunkt onekligen lågt satta. Att kraven ställs så lågt kan ha olika anledningar. I många admi- nistrativa rutiner används ej fler generationer än kamerafilm plus distri- butionskopia. Möjligt är även att standarden anpassats till ett befintligt be- stånd av COM-utrustningar. vars bildegenskaper kan variera avsevärt i fråga om teckenbildens skärpa. kontrastförhållanden etc.

I sådana fall där tusentals kopiemikroftcher måste framställas för dis- tribution skulle kamerafilmen bli utsliten av kopieringen och man nödgas då från kamerafilmen framställa lämpligt antal mellankopior. från vilka dis- tributionsmikroficherna (generation 3) framställs.

En amerikansk rapport redovisar ett sådant fall av framställning av mi- krolicher (generation 3) på vesikulärfilm från en mellankopia utförd på sil- verfilm. vid 48 X förminskning. Det befanns nödvändigt med mycket nog- grann filmkontroll och filmrengöringsprocess. produktionskontroll. minutiös renlighet och luftrenad produktionsmiljö stängd för obehöriga för att eli- minera damm etc. "Att duplicera starkt förminskad COM (48X) kräver en noggrannare filmhantering och en mer omfattande kontroll av omgiv- ningen än som förefaller nödvändigt vid svagare förminskning.”

Det är tydligt att den fotografiska tekniken vid 48 X COM-film pressats nära yttergränsen i vissa fall. Bildkvaliteten är även i hög grad beroende av vad olika COM-utrustningar kan prestera. Om COM—utrustningen pro- ducerar data. som skall arkiveras för framtiden dvs. data som eljest skulle ha framställts på ”svenskt arkiv-papper” bör det vara ett krav från ar- kivsynpunkt att vid påträffad skada på kamerafilmen ett nytt arkivexemplar kan framställas. från vilket läsexemplar (generation 3) framkopieras.

Huruvida man från arkivväsendet bör ställa krav på fler än tre generationer kan diskuteras mot bakgrund av uttalandena i skrivmaterielbetänkandet angående generationskopieringskravet: "Härvid bör förutsättas. att filmen vid behov förnyas till större eller mindre delar."'

Av betydelse vid bedömning av dessa frågor är CIM-teknikens utveckling. Om COM-filmen utförts med OCR-B-typsnitt eller om det är fråga om tnikrolilm som avbildar dokument skrivna med OCR-B-typsnitt och filmen i övrigt har god bildkvalitet bör läget anses tämligen gynnsamt att via CIM kunna optiskt läsa filmen och denna väg framställa en ny generation via COM. BilligareClM—läsare Iäremellertid kunna förväntas uppkomma på mark- naden först någon tid efter det den föreslagna typsnittsutformningen (OCR B enligt ISO/DIS 5126) blivit allmänt accepterad världsstandard. stödd av nationella standarder. OCR-B-COM-CIM systemet måste även mera allmänt ha slagit igenom inom administration och arkiv. Först då tillräcklig efter- frågan på CIM-läsare uppkommit. blir produktionsserierna så stora att lägre priser kan erbjudas.

Från experthåll har framhållits. att de billigare CIM-läsare som förväntas. efterhand torde komma att bli utrustade med utbytesmoduler för vissa andra typsnitt som har tekniskt lämplig utformning. så att läsmöjligheterna härmed ej blir begränsade till enbart OCR-B-mikrofilm. Andra typsnitt kan emel- lertid ha begränsningar i fråga om de generationskopieringsmöjligheter. som kan erfordras redan inom det administrativa system. där tekniken behöver anlitas. Eftersom marknadsförda utrustningar ännu ej föreligger och erfa- renheter saknas. är det för tidigt att ta ställning till nya typsnittsmöjligheter. Försiktigheten bjuder alltså att tillsvidare__främja användning av OCR-B- typsnittet beträffande såväl COM-film som dokument som skall mikro- filmas.

Erfarenheter av optisk läsning av mikrofilm med hjälp av hittillsvarande stora ("flyt-system. som måste programmeras för materialets skiftande ut— seende. har utvisat att material med bristande enhetlighet i typsnitt och med bildmässigt dålig kvalitet ger upphov till omfattande och dyrbar pro- grammering för att förhindra felläsning och informationsförlust. lett sådant fall. där ett amerikanskt telefonbolags samtalsmätare mikrofilmades och filmen lästes i en stor CIM-läsare. blev uppbådet av program och andra säkerhetsåtgärder mot felläsning så omfattande att användningen av CIM innebar en ganska måttlig besparing jämfört med alternativet att visuellt avläsa mätarna samt stansa och kontrollstansa materialet. Att rädda in- nehållet i mikrofilm med hjälp av CIM är således dyrbart om typsnitts- standardisering ej genomförts.

I fråga om handskrivna dokument utanför ritningsområdets textnings- arbete föreligger vanligen mycket begränsade möjligheter att styra hand- skriftsproduktionen på sådant sätt att mikrofilmning med kraftig förminsk- ning underlättas. Ett sådant fall är känt inom bankväsendet. där för när— varande ett lSO—standardförslag utarbetas. vilket reglerar utseendet hos de namnteckningslistor för befullmäktigade banktjänstemän som äger under- skriva bankremissor etc. på stora belopp. Här skall originallistan utskrivas på vitt papper och varje namnteckning skall skrivas med svart filtspetspenna inom en ruta 9x2.5 cm stor. Filtspetsen ger erforderlig streckbredd och svart skrift på vit botten ger önskad kontrast. varigenom god läsbarhet avses uppkomma hos mikrokopian. även i filmgeneration 3. trots 48 )( förminsk- ning.2

'SOU 1963135. 5. 60.

2ISO TC 68/SC1/WG]: Record retention ofima— ges. (arbetsdokument).

Andra handskrivna dokument. exempelvis brev eller ifyllda blanketter företer en så stor variation i bildmässigt utseende att inga bestämda regler kan ges om vilken förminskning som måste väljas för att vid generations- kopiering ge önskat antal väl läsbara filmgenerationer. Det kan erinras om att äldre handlingar traditionellt mikrofilmas på 35 mm film. vanligen med måttlig förminskning. t.ex. 15. 20 eller 24 X.

När man filmar dokumentmaterial med 30—40 X förminskning har man ofta särskild anledning att genom provlilmning och generationskopiering med önskat antal generationer förvissa sig om att planerad förminskning ger tillräcklig bildkvalitet.

Man har särskild anledning att välja måttlig förminskningsfaktor för att kunna behålla god läsbarhet och kunna kopiera några generationer i fall sådana som de följande:

a) Mycket smala streck ger generellt återgivningsbesvär. Strecken löper risk att tappas bort.

b) Smala streck och små bilddetaljer ger speciella svårigheter om de är ut— förda i klent mättad färgton. t.ex. ljust grå blyertsstreck och bleka pas- tellfärger. särskilt ljust blekblå färg.

c) Tättliggande streck och andra tättliggande små detaljer och "slutna" teck- en. dvs. tecken med endast små öppningar i teckenbilden. medför risk att nära varandra liggande streck och detaljer "växer ihop". tecken "gror igen" etc. Speciellt sker detta lätt om exponeringen måste avpassas för att rädda mycket smala streck och bleka. tunna detaljer.

d) Dokument med färgad pappersbas eller med påtryckt bottenton medför att text. streck och andra bildelement ger mindre kontrast än om papperet varit vitt. vilket försämrar läs- och kopierbarhet.

De dokumenttyper som nyss beskrivits är ofta inte särskilt väl eller lätt läsbara ens som originaldokument. Det är därför knappast förvånande att mikrofilmtekniken. när den pressas till kraftig förminskning, 30—40 X eller mer, kommer att avslöja både den mikrografiska teknikens egna begräns— ningar och det förhållandet att förlagorna är dåliga. Ofta försummar man dock. även då dokumentproduktionen kan styras. att redan vid blankett- konstruktionen med enkla medel anpassa materialet för att vid planerad mikrofilmning ge god bildkvalitet. Om blanketten behöver igenkännings- tecken i färg använder man kraftigt färgat papper i stället för att trycka en färgrand i ytterkanten och försämrar därigenom kontrasten. Det händer t. o. m. att man mikrofilmar dåliga genomslagskopior. trots att goda ori- ginaldokument finns tillgängliga. Olämpliga skrivmedel anskaffas. Nötta färgband används. Det enkla sambandet "garbage in garbage out" (skräp in skräp ut), ofta citerat i ADB-läroböcker. glöms alltför ofta bort inom mikrografin.

Från arkivsynpunkt är det av intresse hur många kopiefilmer som kan tagas från en film. exempelvis från kamerafilmen innan den senare genom nötning under kopieringen blir så försliten att ytterligare användbara kopior ej kan tas. I 1949 års betänkande angående arkiv- och biblioteksfilmning uttalas: "Men också moderfilmen utsättes vid kopieringen för skadeverk- ningar. I sådana fall. där det kan bliva fråga om ett stort antal kopior. som ofta måste förnyas. bör man därför måhända överväga att framställa flera moderfilmer. En negativfilm anses dock kunna tåla inemot 200 kopiering-ar.

förutsatt att den hanteras med försiktighet." De utrustningar och omspol— ningsapparater som används måste enligt vad som vidare yttras i betänkandet ha förstklassig konstruktion för att skydda arkivexemplaret från slitage. "Viktigt är också att denna (filmen) noga skyddas för damm. såväl under framkallning och fixering som vid förvaring och användning. Detta nöd- vändiggör. att höga krav måste ställas på de för dessa ändamål avsedda lokalerna. att filmen endast hanteras av kompetent personal samt att min— utiös renlighet och noggrannhet iakttages av dem. som hantera den.”| Det förut citerade fallet (not 1. s. 70) visar att vid 48-X-COM-film kraven på kompetens. renlighet och noggrannhet snarast måste skärpas.

Vid uppgifter om det antal kopior som kan tas från en arkivfilm innan den blir utsliten bör man emellertid söka ställa frågan för vilket ändamål filmen härvid anses oduglig. sedan det uppgivna antalet kopior har tagits av filmen.

a) Maximalt antal kopior. där sista kopian fortfarande har egenskapen att vara fullt användbar som ny arkivgeneration. Kamerafilmen kan exem— pelvis ha använts för att producera ett antal läskopior; vid sista tillfället har skador påträffats som gör att kamerafilmen måste användas för fram- ställning av nytt arkivexemplar.

b) Maximalt antal läskopior (bruksexemplar) som kan framställas. Sedan antalet som arkivexemplar dugliga kopior överskridits kan fortfarande ett antal som läsexemplar användbara kopior framställas. Man måste nämligen ställa högre bildmässiga krav på de exemplar (t.ex. filmge— neration 2) som skall kunna ge nya kopior av generation 3 än på de kopior av generation 2 som enbart blir läsexemplar ("slit- och släng- exemplar").

Den ovan citerade uppgiften i SOU 1951:36 att arkivfilmen anses tåla inemot 200 kopieringar fordrar någon kommentar.

Vid tillverkning av bildbandskopior (ej mikrofilm) har man stora krav på att inga störande repor får framträda på projektionsduken. En firma inom denna bransch uppger att ca 100 perfekta kopior kan framställas innan några repor syns i detta fall gäller det kopior som framställs med en kopie- ringsutrustning som har "riktat ljus". Uppgiften antyder att repor kan börja uppträda redan vid 100 kopior. Jämfört med ”vanliga fotografer” har "mi- krografen" en mera tolerant inställning till repor på filmen. i varje fall gäller detta läsexemplaren. Uppgiften i SOU 1951:36 om 200 kopior kan likväl behöva omprövas i sådana fall då förminskning på exempelvis 40. 42 eller 48 X tillämpas. Av det förut citerade exemplet (s. 64) framgick att vid 48 X förminskning ett dammkorn på 0.05 mm kunde medföra förlust av nära 60-talet tecken på kopiefilmen, medan en med radrät repa på 0.64 mm hotade en åt två teckenrader. Då SOU 1951:36 framlades var så kraftig förminskning ej vanlig. Det är därför önskvärt att provningsanstalten får utföra filmkopieringsprov vid kraftig förminskning för att utröna hur många exemplar man vågar kopiera från sådant arkivexemplar utan att äventyra informationens framtida bestånd.

I vissa film—till-filmkopieringsutrustningar används diffust ljus. vilket har en utjämnande inverkan på lilmrepor. som då blir mindre framträdande på kopiefilmen. Det har emellertid antytts att belysningstypen härvid även kan minska upplösningen i bilden och härmed eventuellt minska antalet

[ SOU 1951:36 . s. 37. Betr. repning av film och rengöring av film. se 5. 95 i citerad utredning.

' Nelcon. Carl E.: Micro- film technology. s. 276.

2 Bäckström. Helmer: Fo- tografisk handbok. del 1. s. 74.

3Costigan. David M.: Micrographic systems NMA Reference Series no 16. National Micro- graphics Association. Sil- ver Spring. Maryland 1975. s. 80.

4Se Östberg. Olov. Re- view of visual strain. with special reference to microimage reading (Fö- redrag vid IMC-kongres— sen i Stockholm. sept. 1976).

användbara generationer.I

Om man vid masskopiering önskar skona arkivexemplaret från större slitage framställs en eller flera filmkopior. masterfilmer. från vilka mass- kopieringen utförs. En sådan masterfilm kan då begagnas för kopiering oberoende av arkivsynpunkter. och kopieringen kan drivas ända tills de sist framställda läskopiorna ej längre kan accepteras för sitt ändamål. En användare uppger att ca 400 exemplar kunnat kopieras innan masterfilmens defekter påfallande började märkas på kopieexemplaren.

I den mitt på s. 70 refererade amerikanska rapporten berättas hur man från varje masterfilm kunnat framställa 1000 användbara läsfilmer (mi— krofiche). vilket dock förutsatte rigorösa åtgärder beträffande renlighet i pro— duktionsmiljön. kontroll m.m. Exemplet avser kopiering från silverfilm till vesikulärfilm. Kravet på upplösning var dock här något lägre satt än som vanligen rekommenderas.

Det kan tilläggas att olika filmkopieringsutrustningar kan ha olika be— nägenhet att slita på masterfilmen. Utrustningar hos vilka både masterfilm och kopiefilm befinner sig i rörelse under kopieringen anses vanligen slita något mer på filmen än utrustningar där masterfilmen ligger stilla och möter kopiefilmen endast i exponeringsögonblicket. Det finns även optiska ko- pieringsutrustningar dvs. sådana där filmerna ej kommer i kontakt med varandra och slitaget således bör vara minst. De optiska kopieringsutrust- ningarna används emellertid i liten utsträckning för mikrofilmkopiering (film till film) enär det möter svårigheter att få ljusstyrkan tillräckligt stark för de vanligaste kopiefilmmaterialen för läskopior. nämligen diazolilm och ve- sikulärfilm. Mycket höga krav måste även ställas på optik och belysnings- system. så att avbildningsfel ej den vägen införs i systemet. De optiska utrustningarna eliminerar emellertid kontaktkopieringsutrustningarnas svå- ra tekniska problem att få de båda filmerna i oklanderligt tät kontakt vid filmkopieringen.

En förstklassig mikrofilmkamera kan upplösa 180—200 linjer per mm. Detta är t. ex. fordran inom ritningsmikrofilmsystem. Likväl hamnar man efter fjärde filmgenerationen ofta i en upplösningssiffra på kanske 3.5 till 4 linjer per mm på läsapparatskärmen. Det mänskliga ögat kan på normalt betraktningsavstånd (ca 25 cm) nätt och jämnt särskilja. dvs. upplösa. detaljer om 0.1 mm storlek. t.ex. två fina linjer på 0.1 mm avstånd från varandra hos den betraktade bilden.2 vilket innebär 5 linje-mellanrumspar per mm. som utgör ögats normala upplösningstal. Genom att betrakta skärmen på något närmare avstånd och anstränga ögat kan man klara något lägre upp- lösning. Vid uppförstoring till full skala på läsapparatens skärm anses som tumregel 3 linjer per mm vara dålig bildkvalitet. 4 linjer per mm vara ac— ceptabelt och 5 linjer per mm vara god kvalitet.3 Läsbarheten är emellertid även beroende av bildens kontrast och av skärpan. två egenskaper som även de brukar försämras efter några generationers kopiering. I samma källa refererades en amerikansk undersökning för något år sedan som påvisade att vid arbete som sysselsatte läsaren långa perioder vid läsapparaten arbetet borde göras mera bekvämt och mindre tröttande för ögat genom att man använde upplösningstal på 7 linjer per mm. Eftersom frågan om vilka krav som bör uppställas på läsapparatbilden f. n. utredes av arbetarskyddssty- relsen. har problemställningen här belysts endast summariskt.4

pieringar innan det förlorar förmågan att ge nytt arkivexemplar ställes mind- re hårda krav på läsexemplar. innan dessa anses oanvändbara i läsapparaten. Den nämnda utredningen anger: "enligt vad de sakkunniga inhämtat bör en läskopia. som hanteras med vederbörlig varsamhet. kunna tåla inemot 500 visningar."'

Eftersom vid den tid då nämnda utredning skrevs rullfilm var det do- minerande filmmediet torde uttalandet avse rullfilm. Några undersökningar av läsapparatslitage på mikrofiche har ej påträffats. Om läsapparatens glas- plattor mellan vilka filmen vilar hålls rena och dammfria torde iläggning och urtagning slita mindre på mikrofiche än på rullfilmen som vid sökning spolas fram och tillbaka. Å andra sidan är mikrofichen vid manuell hantering svårare utsatt för "tumning” av läsare som inte vet att man aldrig får beröra en filmbild med fingrarna.

Förhållandet att arkivfilmen anses tåla högst 200 kopieringar medan läs- filmen anses tåla 500 visningar bör ej tolkas så att kopieringen sliter hårdare än visningen per användningstillfalle. Det är snarare tvärtom så att läse- salshantering. där många användare är ovana vid både utrustning och rätt hantering av film. sliter hårt på filmen. En film som skall kunna generera en ny filmgeneration måste emellertid vara i betydligt bättre allmänkondition för uppgiften än vad som krävs av en läsfilm för att kunna läsas. Det är således anledning misstänka att en läsfilm. som spolats fram och tillbaka vid 200 lånetillfällen av olika användare är mera sliten efter denna använd- ning än en arkivfilm som omsorgsfullt kopierats av fackmän och lämnat 200 kopior. Läsesalsexemplaren kan i allmänhet förväntas vara olämpliga att använda för framställning av ny arkivkopia. redan innan de är "halv- förbrukade" som läsexemplar. Detta innebär att man vid inträffade skador på kamerafilmen använd som arkivexemplar ofta inte kan påräkna att erhålla något fullgott nytt arkivexemplar genom att framställa nytt sådant i form av kopia från läsexemplaret. såvida inte utlåningsfrekvensen varit låg.

Önskar man skona ett särskilt värdefullt kamerafilm-arkivexemplar från kopieringsslitage kan man självfallet framställa beställda kundkopior från ett i gott skick varande läsexemplar. så länge kundkopiorna blir acceptabla ur lässynpunkt. Detta förutsätter även att den ursprungliga kvaliteten varit sådan att systemet medger att kopian i sin egenskap av generation 3 likväl är acceptabel.

Det kan tilläggas att vesikulärfilmen anses mera slitagetålig än silverfilm. eftersom vesikulärbilden består av blåsor i ett skikt av plast. som är mera tåligt än silverfilmens gelatinskikt.

Det är uppenbart att arkivexemplaret. exempelvis kamerafilmen. är utsatt för visst slitage om det anlitas för kopiering. ehuru olika kopieringsutrust- ningarär mer eller mindre skonsam ma mot filmen. Om stickprovskontrollen vid framkallningsrutinen endast berör en del av filmrullarna kan misslyckad fixering/sköljning komma att avslöjas först åratal därefter vid kontroll. Här- till kommer materialets åldrande. som efter lång tid kan påkalla uppmärk- samhet.

Mikrolilmsystemet måste därför från arkivsynpunkt ha vissa reservmöj- ligheter inbyggda så att sliten eller skadad film kan ersättas genom om- kopiering till ny arkivfilm. Hur många generationer som systemet bör kunna prestera föratt för mycket långa tidrymder kunna bevara filmens information är däremot svårt att fastställa. Generationskopieringsfrågan har i tidigare ' SOU 1951:36 s. 37 .

svenska utredningar (SOU 195136 och 1963125) berörts endast summariskt. Anledningen härtill kan vara att med då för tiden brukliga måttliga lör- minskningsfaktorer(vanligen omkring 15. 20—24 X) generationskopieringens möjligheter varit så pass goda. att problemställningen inte behövt studeras allvarligt. Hur man skulle förvara filmen rätt har varit den viktigaste frågan för tidigare utredningar. De regler härför som gavs i SOU 1951:36. främst baserade på professor Bäckströms utredningar. har i stort visat sig vara väl avvägda. SP:s utredningar, som utförts på DAKzs uppdrag. har visat att förvaringsreglerna måst skärpas som följd av den fortgående löroreningen av luften i modern industrimiljö m. m. Bristen på undersökningar rörande generationskopieringens möjligheter har medfört att denna fråga här kunnat beröras endast i form av ett antal exempel hämtade från olika mikrografiska tillämpningar. Dessa exempel har visat att generationskopieringsmöjlighe- tema är vitt skiftande inom olika mikrofilmsystem. från två generationer till uppåt tiotalet. Det finns alltså system. som ej kan förväntas uppfylla de krav på generationskopiering. som uppställts i SOU 1963125. Anledningen härtill är främst användningen av allt kraftigare förminskning såsom 30. 40. 42. 48 X: i den tekniska debatten talas även om 60 X och däröver. Generationskopieringsaspekten kan därför ej försummas. eftersom det är obestridligt att risken att tappa tunna tecken-streck ökar med kraftigare förminskning. Generationskopieringsproblemen bör därför studeras och er— forderliga praktiska prov utföras som ett led i 5st fortsatta arbete på det mikrografiska området.

I avvaktan härpå kan provisoriska riktlinjer dras upp som i stort sett endast återspeglar åtskilliga fungerande mikrofilmsystem. där en vid sprid- ning av information eftersträvas. Härvid förutsätts såsom framgår av ned- anstående exempel att fyra användbara filmgenerationer skall kunna pres- teras. Beslut. om negativ eller positiv film skall användas. får härvid grundas på en avvägning mellan praktiska användningskrav och det av SP konsta- terade förhållandet att positiv film mindre lätt angrips av oxidations-re- duktionsskador.

Ett dylikt system med fyra användbara filmgenerationer kan ha följande utseende:

Generation 1: Kameramikrofilm. arkivexemplar /negativ/ Generation 2: Masterfilmfer) härav. /positiv/. för masskopiering av dis- tributionsexemplar

Generation 3: Distributionsexemplar /negativ/ Generation 4: Användarens kopia av distributionsexemplar /alltefter me— tod negativ eller positiv/

Om kamerafilmen behöver omkopieras kan detta ske på bekostnad av möjligheter till mycket vid spridning åtminstone med nuvarande ”nor- mala" material.

En viss reservmöjlighet föreligger genom att det existerar speciella film— material. som kan prestera tre kopiegenerationer med samma förlust i upp- lösning. som med normalmaterial erhålles med en generationskopiering. Med dessa specialmaterial kan även gradationen behållas oförändrad och genom att kontrastförstärkning alltså ej sker reduceras inte möjligheten att lättare behålla tunna text-streck vid generationskopiering. En sådan spe- cialfilm är långsammare än vanlig film och fordrar ingrepp i belysningsdelen hos kopieringsutrustningen. Ibland kan även specialframkallare behöva till-

gripas.

En annan anledning till att man ej bör driva kravet på generalionskopiering till 7 a 10 filmgenerationer föratt söka uppnå en med arkivpapper jämförlig beständighet är den tekniska möjligheten att återvinna filmens information med hjälp av elektronisk bildavsökning kombinerad med datorstyrd bild- tolkning.

Om den tolkade bilden tas ut på bildskärm. som avfotograferas. eller om bildstrålcn får direkt "skriva" på mikrofilm är det egentligen en typ av COM—ClM-tillämpning. Men tekniken är i princip inte typsnittsbero- ende. även om typsnitt kan behandlas. t.ex. vid regenerering av tolkat. skadat tecken. Bildtolkningen kan appliceras för såväl digital som analog bildbehandling. Tekniken syftar främst till programmerad behandling av olika bildegenskaper. Med datorns hjälp kan exempelvis degenererade bild— egenskaper återställas hos mikrokopian. t.ex. kontrasten ändras samt upp- lösning och skärpa förbättras. Tekniken befinner sig inom många områden på laboratoriestadiet. I praktiken har tekniken dock med framgång använts för att förbättra och behandla bilder som transmitterats från satelliters och interplanetariska rymdraketers bildutrustningar. Tekniken har redan prövats för bildtolkning av färgfotografier av biologiska preparat för att diagnostisera olika sjukdomar.

En förutsättning för att tekniken skall lyckas är i fråga om mikrofilm att man känner orsakerna till bilddegenerationen. t. ex. optikdefekter. skak- ningsoskärpa. felfokusering. filmens egenskaper i fråga om olika bildegen- skaper såsom gradation. ljusgårdsfenomen. kornighet etc. föratt tolknings- programmen skall kunna uppgöras. Man bör således kunna hysa en viss tilltro till framtida möjligheter till effektiv bildbehandling. Man behöver f. ö. ej vara för bunden att tänka sig fortsatt bevarande av bild endast på film. Videotekniken kan komma att erbjuda alternativ till filmen. Med laser kan bild inbrännas på permanent metallfolie etc.

1 det föregående har berörts sådana beständighetsaspekter såsom mikro- film materialets och bildskiktets hållfasthet mot mekaniskt slitage vid läsning i läsapparat eller vid kopiering av filmen. Vidare skildrades själva infor- mationens beständighet i samband med de risker för bildkvalitetsförsämring. som föreligger när generationskopiering sker av mikrofilm för vilken hög förminskningsfaktor använts. Men bildens beständighet är även beroende av att vissa moment i "framkallningsprocessen" utförts på rätt sätt. I första hand avses här i fråga om silverhalogenidmaterial momenten fixering och sköljning.

Inledningsvis erinras om att termen/i'amka/lning används i något skiftande betydelser. Än betecknar framkallning enbart det (eller de) arbetsmoment. varmed den vid exponeringen uppkomna vanligen osynliga (latenta) bilden framtages. förstärkes eller omvandlas till en väl synlig bild. Än inkluderas även fixering och anknutna behandlingsrutiner. främst sköljning. som er- fordras för att bilden skall nå erforderlig hanterbarhet och beständighet.

Med fram kallningsbad brukar man enbart avse bad. vari den latenta bilden framkallas. Med framkallningsmaskin brukar man beteckna en maskin som utför den kompletta framkallningsprocessen. som ifråga om silverhaloge- nidmaterial innefattar framkallningsbad. eventuellt avbrytarbad (som av- bryter framkallningen: även kallat stoppbad) eller vid film vanligen vat- tensköljning före fixeringen. därpå själva fixeringen i fixerbad. vattenskölj-

ning efter fixeringen samt vanligen även torkning.

Eftersom moderna framkallningsmaskinerarbetar mycket snabbt används ofta dubbla framkallningsbad och dubbla fixerbad föratt ge erforderligt lång passagetid genom baden.

Vid exponeringen blir belysta silverhalogenidkorn som förut nämnts fram— kallningsbara. Framkallaren omvandlar dessa kom till metalliskt silver. var- av alltså bilden är uppbyggd.

De obelysta kornen hos negativfilmen (motsvarande ljusabsorberande för— lagesvärta) kan ej påverkas av fram källaren.l Kornens silverhalogenider mås— te alltså bortskaffas från bilden. eftersom de fortfarande är ljuskänsliga. så att efter en tid i dagsljus dessa korn "utkopieras" som en viss svärtning. Detta bortskaffande sker genom fixeringen. som innebär att de obelysta silverhalogenidkornen omvandlas till i vatten lättlösliga kemiska föreningar. vilka lätt kan bortskaffas genom den efter fixeringen utförda vattenskölj— ningen. Det är mycket viktigt att silverföreningarna fullständigt elimineras eftersom de kan skada silverbilden vid lång arkivering. Det senare förhål- landet behandlas separat.

Fixeringen har emellertid ett betydligt mera komplicerat kemiskt förlopp än som är bekant hos många användare. Denna brist på kunskap om fo— tografiska elementa kan lätt orsaka sådana missgrepp vid fixering och skölj— ning att den avsedda beständigheten för arkivbruk ej kommer till stånd.

Vissa upplysningar är här på sin plats. Kommittén hänvisar härutöver till handböcker i ämnet som finns på svenska språket.2

Omvandlingen av de obelysta silverhalogeniderna till lättlösliga föreningar sker ej i ett steg utan noga räknat omfattar fixeringen tre till fyra efter varandra följande kemiska processer. Först omvandlas silverhalogeniderna till olösliga eller svårlösliga kemiska komplex. Därpå bildas något Iösligare komplex. Först i det sista processteget uppkommer det lättlösliga komplex. som kan bortsköljas i vatten.

Om fixeringen ej utföres fullständigt kommer alltså filmbilden att in- nehålla ett antal kvarvarande olösliga. svårlösliga eller klent lösliga silver- föreningar.

”Kvarvarande silverföreningar hos filmen kan vara en viktig bidragande orsak till att silverbilden skadas efter åldring. De komplexbundna silver- jonerna kan förenas med det svavel som erhålles vid tiosulfatets nedbrytning eller kan reagera med luftburna föroreningar och orsaka missfärgning. För att få mängden kvarvarande silverföreningar tillräckligt låg är det viktigt. att filmen fixeras i färska fixerbad av lämplig sammansättning samt att

'Här bortses från att film noga räknat innehåller ett visst antal över ytan jämnt (statistiskt) fördelade oexponerade men likväl framkallningsbara kristaller. som vid framkallning ger upphov till en ytterst lätt allmän gråton. s.k. slöja.

2Av korta praktiskt orienterade handledningar kan nämnas: Kohlbeck. Runo: Fo- tografisk kemi. Utg. av nordiska rådet och sekretariatet för nordiskt kulturellt sam— arbete. Stockholm 1975. 92 s. (Nordisk utredningsserie 1975zl7) Kohlbeck. Runo: Rädda bilden. Kompendium för arkivering. behandling. reproduktion och restaurering av fotografiska arkivalier. (Sammanställt av Runo Kohlbeck.) Utg. av Fotografiska Museet i samarb. m. Svenska Fotografers Förbund och Fotografiska Museets Vänner. Malmö 1974. 164 s. + sep. register 8 s. (ISBN 91-7100-050-X) Något mer teori ger: Lenning. Gunnar: Fotografi. Teori och mätteknik. Almqvist och Wiksell Förlag AB. Stockholm 1971. 390 s.

sköljningen därefter är tillfredsställande utförd. vilket bör kontrolleras.”'

När många filmer fixerats i samma lösning blir koncentrationen av utfällda silverjoner i lösningen mycket hög så att ytterligare komplexa föreningar kan uppstå. som kan utfällas i skiktet under sköljningen och som då kvar- stannar i bilden. Man kan inte gardera sig mot ofullständig fixering eller nyssnämnda fixeringsskador genom att arbeta med starkt koncentrerade fixerbad. ty dessa kan själva fräta upp den framkallade silverbilden. Märkligt nog råder ett slags optimal koncentration av fixerlösning; fixerhastigheten ökar starkt upp till 20 % halt av fixersalter (natriumtiosulfat och ammo— niumtiosulfat). Hög temperatur påskyndar fixeringen. men vid temperatur under 180 C avtar fixerhastigheten mycket starkt.

Det är en ej ovanlig missuppfattning att tro att filmen är färdigfixerad. när filmens förut mjölkartade "slöja" övergår till klar film den tid klar- ningen tar kallas klarningstid. Negativfilm är inte färdigfixerad förrän fix- eringen pågått 1.5 gånger klamingstiden.2 I övrigt brukar som tumregel an- vändas att fixeringen fordrar dubbla klarningstiden.3

Olika fotografiska material har olika fixeringshastighet. Material. som hu— vudsakligen innehåller silverklorid. är snabbfixerade. medan högkänsliga negativmaterial. som innehåller en viss mängd silverjodid kräver längre fixeringstid.

"Vidare kan detta ge en förklaring till att ett och samma fixerbad ej bör användas till både positiv- och negativmaterial. Vid fixering av ne— gativmaterial frigörs små mängder av jodid och anrikas i badet. Om detta bad sedan används för positivmaterial. så kommer lösligheten för silverklorid att sänkas kraftigt. dvs. den totala fixertiden förlängs 4 Med normal mat- ningshastighet | framkallningsmaskinen blir filmen härmed ej färdigfixerad.

Det förekommer vid filmbehandlingen att framkallaren i kombination med fixerbadet kan påverka filmbildens beständighet. Om den framkallade filmen (utan avbrytarbad eller vattensköljning) direkt förs ned i fixerbadet. vidhäftar något av framkallningslösningen filmens yta. Det uppstår hos bil- den samtidig närvaro av framkallare och fixerlösning. silverutfällning upp- står på bilden och filmen erhåller härvid en tvåfärgad (s.k. diokritisk) slöja.

Ämnet bromkalium ingår ofta i framkallare. varjämte under framkall- ningsprocessen olika bromföreningar kan frigöras. Bromföreningar som via filmytan hamnar i fixerlösningen orsakar då att fixeringen går långsammare. l snabba framkallningsmaskiner kan detta innebära att bilden ej blir fär- digfixerad och följaktligen ej beständig.

Fixerbadet skall ha en viss låg surhet. lagom pH-värde dock ej så högt

1 lra rt nr 3 till '.ttt svavel kan utfällas. Surgörningen sker med vissa ämnen såsom kali- SP de ppo

. .. . . . .. .. . DAK. umdtsulfit. borsyra. ev. atttksyra och natriumsulht. Ststnamnda amne as- 2 tad kommer att errbadets surhet hålls tämligen konstant. Surheten ger för- kär????" Fomgmmk

delen att framkallningsvätska som medföljt skiktet ned i fixerbadet neu- traliseras. så att utfällning av skadliga silverkomplex från fixeringsprocessen 3 Mutter. E.: Kompendi- förhindras. Sulfitens roll i ett fixerbad är även av stabiliserande karaktär. um der Photographie. ] Sönderdelningen av natriumtiosulfat bromsas genom närvaro av sulfit. l Bd's' 224" ett åldrande fixerbad. som eventuellt är oanvänt. sjunker koncentrationen 4 Kohlbeck: Rädda bil- av sulfit sakta med tiden. pH-värdet sjunker samtidigt och när sulfiten den—S— 94» tagit slut fälls svavel ut allt snabbare.5 SKOhlbeL—k: Fotogmnsk I vissa fall söker man göra skiktet mera slithärdigt mot repor genom kemi.s. 23.

' SOU l951336. s. 89.

att härda gelatinskiktet med härdande fixerbad. Sådana bad nedsätter emel- lertid möjligheten att effektivt skölja bort tiösulfat ur emulsionsskiktet. Här— dande fixerbad bör följaktligen ej användas i arkivsammanhang.

5, k. snabbfixerbad. vanligen baserade på ammoniumtiosulfat. är i vissa fall anpassade för snabbt maskingenomlopp vid ca SOUC. vilket nödvän- diggör att skiktet ges viss härdning. Formaldehydhärdare är olämpliga i allt arkivbruk och det är tveksamt om många kommersiella snabbfixerbad kan användas för arbete med arkivfilm.

Åtskilliga filmframkallningsmaskiner kan inte prestera en arkivbeständig film, Anledningen härtill är att många sådana maskiner tillverkats för olika reprografiska ändamål t. ex. för mellankopior i kartreproduktionsarbetc eller för halvtonkopior och rasterkopior för framställning av tryckplåtar för gra— fiska ändamål. I många sådana fall kasseras film-mellankopian. när tryck- mediet blivit färdigt. Andra ändamål för fifmframkallningsmaskinen kan vara framkallning av röntgenfilm. som normalt inte behöver vara brukbar längre än ett människoliv. Framkallningsmaskinen för mikrofilm måste allt- så ha konstruerats så att den ger arkivbeständighet hos framkallad film.

Använda lösningar bör aldrig stå kvar länge i framkallningsmaskinen. Framkallningslösningen åldras snabbt vid lufttillträde och även fixerlösning- en åldras ehuru långsammare. Av praktiska skäl byter man vanligen alla lösningarna i maskinen på samma gång. Samvetsgranna användare låter inte gärna använda framkallningslösningar stå kvar över natten och aldrig över ett veckoslut. om maskinens konstruktion medger lufttillträde till lös— ningarna. "Om under sköljningen av bilden. efter dess fixering. fixersaltet (natri- umtiosulfat) ej helt avlägsnas ur skiktet. kommer det efteråt under härför lämpliga yttre förhållanden (fuktighet och värme. svavelväte. sura gaser. etc.) att angripa bildsilvret och omvandla det till brunt svavelsilver eller vid närvaro av syre eventuellt till färglöst silversulfat. Bilden synes starkt frätt. Även svaveldioxid —— kan härvid verka som oxidationsmedel."|

Sedan fixeringen utförts fullständigt måste filmen vattenskål/as mycket noga så att genom fixeringen bildade lättlösliga silverkomplex löses i vatt- net och bortsköljes. Lika viktigt är att vattensköljningen även bortför tio- sulfatresterna från fixeringen från filmens skikt.

Olika framkallningsmaskiner för film utför sköljningen med olika teknik: ett eller fiera vattentankbad. bad med rinnande vatten eller sköljning med vatten som sprutar mot filmen. De slutna vattentanksystemen har vanligen något pumpsystem eller motsvarande som ombesörjer att vattenmängden cirkulerar eller omröres. Eftersom utlakningen av silverkomplexen och fix— rester går snabbare med något förhöjd vattentemperatur sker sköljningen ofta i tempererat vatten. Varmvattnet kan hämtas från husets varmvat- tensystem via termostatblandare eller från kallvattennätet varvid framkall- ningsmaskinen har egen uppvärmningsanordning. Alla sådana system är känsliga för yttre störningar. Om rumstemperaturen råkar sjunka kan ett ouppvärmt sköljsystem bli för kallt för effektiv sköljning. En extrem vin— terkyla kan medföra att framkalIningsmaskinens inbyggda uppvärmning ej klarar uppvärmningen av det ovanligt kalla vattenledningsvattnet. En ter- mostat kan krångla etc. Principiellt bör man hysa skepsis mot alla sköljsystem som arbetar med slutet system. speciellt om vattenmängden är liten; en

anrikning av ”avfallsprodukter” i sköljvattnet kan då ej undgås. vilket kan hota filmens '.trkivbeständighet.

Även den perfekt framkallade. fixerade och väl sköljda "arkivbeständiga" filmen hotas av ytterligare faror i arbets/oka/erna. innan den rätt förpackad når arkivet. Om dessa faror är kännedomen ej sällan begränsad. speciellt när mikrofilmningsaktivitct startas utan fotovana.

Brister i personlig hygien vid filmhanteringen. bl. a. smutsiga arbetshand— skar. handdukar och arbetsrockar liksom spill av lösningar. rykande ke- mikaliedamm och dålig rengöring av golv. vaskar och framkallningsmaskin (ev. skålar och tankar) utgör små men viktiga detaljer. Alla måste noga uppmärksammas och bristerna motarbetas för att filmbehandlingen skall ge en arkivbeständig produkt. Den ”beständiga” produkten kan även hotas av felaktiga förvaringsmedel. t. ex. filmkuvert med lim. som förstör bilden. eller filmförvaringsfickor av för ändamålet olämplig plast, som angriper film- bilden.

Arkivbeständigheten hos den färdiga mikrofilmbilden är således beroende av framkallningsmaskinens funktion och av att rätt filmmaterial används jämte för detta avsedda lösningar samt inte minst av att hela framkall- ningsrutinen skötes rätt och hygieniskt. Det är detta förhållande. att ar- Åfl'bFSIÖ”(fila/WIFI] är beroende av ett helt komp/ex av samverkandefaktorer, som medfört att statens provningsanstalt ej ansett sig kunna godkänna fram- kallningsmaskinen som sådan för arkivbeständighet. Vad SP vill granska och kontrollera är således både Utrustningens funktion och arbetsrutinen. liksom även produktionsutfallet vad avser bibehållande av arkivbeständig- hetsegenskap och i vissa fall även bildkvalitet. Hur en dylik teknisk pro- duktions/control! bör utformas praktiskt kan bero på användarens egen kom- petens föratt sköta olika kontrollåtgärder. Dessa frågor behandlas på annan plats (5. 157).

Flera ana/vsrwmder finns för bestämning av restmängd tiosulfat i fo- tografisk film. Vidare finns metoder för bl.a. bestämning av restmängd silverjonkomplex i fotografisk film. för prov på mängden silver i ett fixerbad. för pH—bestämning. för bestämning av plastmaterials lämplighet för förvaring av svartvitt fotogranskt material m. m.!

Så mycket torde man kunna uttala. att om en filmframkallningsmaskin för exempelvis 16 eller 35 mm mikrofilm vid SP:s prov med vanligaste arkivfilmtyp och skött enligt maskinens bruksanvisning med rekommen- derade lösningar etc. likväl ej kan prestera en arkivbeständig produkt. bör maskinen ej inköpas i statlig verksamhet. Även om den på filmen presterade informationen ursprungligen skulle vara gallringsbar. kan man senare kom- ma att anse att informationen bör bevaras. Dessutom uppkommer lätt behov att på en befintlig framkallningsmaskin kunna behandla inte bara gallrings— bara data utan även data som skall bevaras. när någon ny arbetsrutin härför råkar tillkomma.

Allmänna råd och anvisningar för användning och behandling av mi- krofilm så att den blir arkivbeständig redovisas i SP:s för DAK:s räkning utarbetade rapporter. varav den slutliga sammanfattningen ”rekommenda- tioner" ingår som bilaga till betänkandet (se bilaga 4).

Frågor rörande fotografiska arkivaliers beständighet studeras och uppföljes lKohlbeck. Runo: Rädda även vid institutionen för fotografi vid Tekniska Högskolan i Stockholm bilden.s. 153—159.

' Kompendiet. som bär titeln Rädda bilden. är sammanställt av forsk— ningsingenjör Runo Kohlbeck vid institutio- nen för fotografi. KTH. och arbetet har utförts på uppdrag av Fotografiska Museet. Svenska Foto- grafers Förbund och Fo- tografiska Museets Vän- ner.

2 Kohlbeck. Runo: Rädda bilden. aa. s, 103—104.

(KTH). Någon svensk professur i fotografi finns numera ej. KTH-insti— tutionen är därför mer undervisnings- än forskningsinriktad. Institutionen har emellertid ett fotografiskt bibliotek av hög kvalitet med ett omfattande facktidskriftsbestånd. Dessa källor har möjliggjort att personal vid insti- tutionen dock i huvudsak som privat uppdrag — fullgjort åtagandet att utge ett särskilt "kompendium för arkivering. behandling. reproduktion och restaurering av fotografiska arkivalier".|

Kompendiet ger på många punkter en detaljerad framställning inte minst rörande praktiskt utförande av olika arbetsmoment. Bl. '.t. omtalas hur film skall omkonditioneras. då den införes i eller uttages från 5. k. vilande arkiv.

Ur kompendiet kan citeras följande: "Behandling med natriumsulfit ger lägsta restmängd av såväl silver- som tiosulfatjoner. Vid sköljning av film ger redan ett 2 min. bad i 2 % natriumsulfit. följt av 5 min. effektiv sköljning. en god hållbarhet för arkivering. —— Anledningen till denna gynnsamma inverkan av sulfit tros vara. att släktskapet mellan sulfit- och tiosulfatjoner gynnar ett utbyte mellan dessa joner. Efter saltbadet kan innehållet av i huvudsak sulfitjoner ganska lätt sköljas bort ur gelatin. Dessa forsknings— resultat har mycket stor betydelse ur såväl hållbarhets— som ur ekonomisk synpunkt."2

Enligt underhandsuppgift från SP är natriumsulfitbadet ej nödvändigt för mikrofilmer med tunt skikt sådan behandling anses emellertid nöd— vändig för att skänka papperskopior bättre beständighet vid lång tids för— varing.

Beträffande upplysningsverksamhet i arkivfotografisk teknik se 17.2,

2.3.4. M ikrofilmmaterial

I följande framställning kommer i stort sett att behandlas endast de vanligaste mikrofilmmaterialen och härvid i första hand endast de material som har intresse från arkivsynpunkt. Detta innebär att någon redogörelse ej lämnas för de olika reprografiska metoder och material. som används i exempelvis kopierande mikrofilmläsapparater för framställning av papperskopior från mikrofilm. Det dominerande materialet för kameramikrofilm utgörs av silver/talo- genid/i/m ("silverlilm"). dvs. film vars ljuskänsliga skikt innehåller föreningar av silver och halogenerna klor. brom eller jod. Silverhalogenidfilm används även som kopiefilm om arkivbeständig produkt önskas. Silverhalogenid— filmen är uppbyggd av ett basmaterial. vanligen av triacetat eller polyester. på vilket via ett binds/dk! är fäst det srrä/ningskäns/iga skiktet. som överst är skyddat av ett skvddsskikr. På filmens baksida. bundet av ett bindskikt. ligger vanligen ett bakskikf. med uppgift att förhindra att filmen rullar ihop sig.

Silverhalogeniderna är ljuskänsliga i ursprunglig form endast för blått ljus. Vid filmtillverkningen ges det ljuskänsliga skiktet vissa tillsatser. va— rigenom de ljuskänsliga silverhalogenidernas känslighet utökas (sensibili- seras) även för andra delar av ljusspektrum. Om filmen är sensibiliserad för violett. grönt och gult (dvs. för hela spektrum utom orange och rött) benämnes filmen orrokromalisk. Om sensibiliseringen utökas med känslighet även för orange och rött. omfattas hela spektrum. s. k. pankromarisk film.

Modern kamerafilm är pankromatisk. Kopiefilm är oftast ortokromatisk. någon gång enbart blåkänslig.

Exponeringen av silverhalogenidkornen medför en kemisk omlagring i silverhalogenidkristallen. vari grupper av silveratomer. s. k. "groddar" bil- das. Dessa groddar bildar tillsammans den latenta bild. som genom fram- kallningen tages fram och förstärks till en synlig bild. Silverhalogenider i icke exponerade fält omvandlas vid fixeringen till i vatten lättlösliga sil- verkomplex. som bortskaffas genom vattensköljning. I föregående avsnitt har understrukits att fullständig fixering och noggrann vattensköljning är absolut förutsättning för arkivbeständighet hos bilden.

För att en mikrofilm i minsta detalj skall kunna återge en förlaga tydligt erfordras att mikrofilmen har hög upplösning och hög konrurs/t'ärpa; båda dessa egenskaper söker tillverkaren ge bästa möjliga värden.

En kameramikrofilm har ofta dubbelt så hög upplösning som en anornig. måttligt snabb amatörfilm och den har ofta 3—4 gånger så hög upplösning som snabba amatörfilmer. Upplösningen hos mikrofilmerna är likväl inte extremt hög. Inom vetenskaplig fotografi finns filmer med uppåt fem gånger så hög upplösning som kameramikrofilmens. men dessa specialfilmer har för lång exponeringstid för mikrofilmändamål. Kameramikrofilmen är så- ledes en kompromiss mellan kraven på bästa möjliga upplösning trots kortast möjliga exponeringstid.

Upplösningsförmågan hos film är avhängig av kornighefen (silverhalo- genidkornens storlek) och av diffusionsljusgårdsbildningen. dvs. den ound- vikliga men icke önskade spridningen av exponeringsljuset inom filmens ljuskänsliga skikt. Dif/ilsionsfitlsgår'dsbi/dningen orsakas av den förut behand- lade kanteffekten vid återgivning av streck men Ijusspridningen vid kant- återgivningen blir olika alltefter hur ljuset sprides vid kontakten mot film- skiktet och kornen det är således en form av inre reflexer i skiktet. Ju hårdare gradation hos filmen. desto mindre ljusgårdsbildning.

För '.ttt kunna väl upplösa små detaljer måste filmens skikt naturligt nog vara finkornigt. men eftersom exponeringstiden ökar med finkornigheten är kameramikrofi/men en kompromiss mellan upplösning och hastighet. så— som förut antytts.

I fråga om kopian/krofilm av silverhalogenidtyp väljes ofta något mera finkornigt utförande för maximal upplösning här spelar materialets lägre snabbhet mindre roll eftersom denna kan kompenseras av högintensiv ljus- källa. Härigenom underlättas generationskopiering med måttlig förlust i upp- lösning och skärpa; med specialmaterial kan särskilt låg kvalitetsförsämring uppnås.

Kameramikrofilmens upplösning och skärpa påverkas även av en annan typ av ljusgårdsbildning. nämligen reflexions/jusgdrden. Denna innebär att exponeringsljuset passerar genom skiktet och når basmaterialets baksida. som härvid likt en spegel reflekterar ljuset tillbaka till skiktet. vilket medför försämring i upplösning och skärpa. Refiexionsljusbildningen kan effektivt elimineras genom att i filmens bakskikt. bas eller bindskikt inblandas ett kraftigt ljusabsorberande färgämne. antihalomedel. som absorberar genom- gående ljus och härmed förhindrar reflexion.

Kameramikrofilmerna har tämligen hård gradation och framkallas van- ligen tilI hård kontrast. Filmer finns dock med något mjukare gradation

för samtidig återgivning av text och halvtonbild. Någon form av antiha— lobeläggning är vanlig.

Som förut nämnts används silverhalogenidfilm även som kopiemikrofil m. här i form av mycket finkorniga filmer med hög upplösning och med en mera "normal" gradation än kameramikrofilmen. För kopiemikrofilmen eftersträvas alltså en något mjukare "verklighetstrogen" kontraståtergivning. så att ej kontrastförstärkning försämrar möjligheterna till generationsko— piering. Det är därför viktigt '.ttt rätt framkallare används så att kontrast- förhållandena hålls vid avsedd nivå. Det kan tilläggas att om vid en kopiering kontrasten dubblas så dubblas även kornigheten hos kopian vilket bidrar till att försämra läsbarheten av skrift—gråtoner.

Kameramikrofilmen framkallas vanligen med konventionell negativfram— kallningsteknik. dvs. förlagan återges med omvända tonvärden. En del ka- meramikrofilmer anges av tillverkaren kunna omvän(fningsli'amka//a.s'. dvs. framkallas på sådant sätt att kopiefilmen erhåller samma tonvärden som bilderna hos den film som kopierats. Omvändningsframkallningsprocessen innefattar alltid att den ursprungligen framkallade bilden bortbleks i ett blekbad. varpå förut vid bildexponeringen obelysta fält nu belyses i en ”andra exponering" (vilket även kan ske på kemisk väg). varpå den sist exponerade (positiva) bilden framkallas och fixeras.

Vid lång tids arkivering av filmen är en skepsis mot omvändningsfram— kallad films beständighet befogad. I blekbadet ingår starkt oxiderande äm- nen. som i arkiveringssammanhang har bildskadande verkan. Det är därför av utomordentlig vikt att framkallningsprocessen verkligen förmår att full- ständigt avlägsna blekbadsrester från filmskiktet. Även om filmmaterialet är godkänt för arkivbruk och framkallningsmaskinen vid vanlig negativ- framkallning ger arkivbeständiga filmer föreligger således ej någon garanti för att omvändningsframkallad film blir beständig. För att omvändnings- framkallad film skall kunna godkännas måste således SP ha godkänt kom- binationen film+framkallningsmaskin+omvändningsframkallning.

Det finns emellertid en direktposiriv typ av kopiemikrofilm. som med traditionell framkallning ger en positiv avbildning av filmförlagan. Det är då vanligen fråga om ett s. k. solarisationsmaterial. dvs. en film vars skikt vid tillverkningen (vanligen på kemisk väg) överexponerats fram till so- larisationsområdet. Här inträffar nämligen den fotografiska effekten hos sil- verhalogenidfilm (solarisationseffekten) att svärtningskurvan från att förut ha varit stigande nu (inom solarisationsområdet) blir fallande; ju mer ex— poneringsljus vid filmkopieringen. desto svagare blir svärtningen hos ko- piefilmen. Kopiemikrofilmen ger alltså rättvända tonvärden ijämförelse med filmförlagan. Sådan solarisationsfilm kan erhållas i arkivfilmkvalitet och er- håller samma beständighet som vanlig "negativframkallad" film. ty samma framkallningsteknik används. Filmen har vanligen mycket hög upplösning men är långsam vid exponering.

I den mån man ej behöver uppställa sådana krav på beständighet som silverhalogenidfilm kan ge. kan såsom kopiefilm användas två andra typer av film. nämligen diazolilm och vesikulärfilm.

Diazo/i/mens skikt innehåller vissa s. k. diazoniumsalter som har egen- skapen att under belysning av ultraviolett (UV) ljus förvandlas till färglösa (osynliga) föreningar. Vid framkallning under inverkan '.tv vissa kemiska

föreningar. s.k. kopplare. omvandlas i de icke belysta (dvs. vid kontakt- kopieringen av förlagefilmens bakgrundssvärta skuggade) partierna av ko- piefilmen därvarande diazoniumsalter till kraftiga väl synliga azofärgämnen. varav bilden är uppbyggd. De vid exponeringen "bortblekta" bildelementens färglösa (osynliga) diazoniumsalter medför att dessa bildelement på filmen är klara. Avbildningen är alltså positiv.

Medan silverhalogenidfilm har en upplösningsnedsättande kornighet sker exponeringen av diazofilmen närmast på molekylär nivå. Eftersom diazo- niummolekylerna är avsevärt mindre än silverhalogenidkornen erhålls en mycket hög upplösning och hög skärpa. som även underlättas av att skiktet kan göras mycket tunt. varigenom diffusionsljusgårdsbildningen hålls på begränsad nivå. Av denna anledning ger diazomikrofilmen vanligen goda resultat vid generationskopiering] Belysningsanordningens utformning har inverkan på bildkvalitén. diffust ljus ger lättare förlust i upplösning än riktat (rakt) ljus.

Inom reprografin används tre diazofilmmaterial. vart och ett avpassat för ett för metodvarianten gällande sätt för framkallningen. som kan ske med ammoniakgas. våtframkallning eller värmeframkallning (diazoammo— niakmetod. diazovåtmetod. diazovärmemetod). Inom mikrografin domine- rar diazoammoniakmetoden.

Diazofilmen är icke arkivbeständig. Färdigframkallad har den kvar viss känslighet för UV-Ijus och om den ligger framme i solljus förstörs bilden på kort tid. Diazobilden kan t. o. m. blekas bort vid intensiv och långvarig användning i läsapparat med stark belysning. Om diazomikrofilmen förvaras i mörker och användningsfrekvensen är måttlig kan filmen emellertid be- varas i årtionden. Diazofilm arkiverad sedan 1945 och 1947 har exempelvis befunnits "vara i utmärkt kondition".2

Diazofilmens skikt är applicerat på en bas av cellulosaacetat (även diazetat och triacetat). på senare år har bas av polyester blivit allt vanligare. Gra- dationen hos diazomikrofilm var tidigare vanligen mycket hård men efter- som detta försvårade generationskopiering har efterhand filmer med mera normal gradation framkommit. som inte förändrar kontrastförhållandena utan behåller kameramikrofilmens gradationsförhållanden vid generations- kopiering. Diazomikrofilm är mycket långsam och fordrar stark UV-ljus- källa. Den kan således normalt endast kontaktkopieras mot filmförlagan. Det har emellertid utvecklats en speciell förstoringsapparat som kan förstora en mikrofilmbild på diazolilm med hjälp av en extremt stark ljuskälla exponeringstiden blir likväl ganska lång.

Vesi/t'u/är/i/men företer en viss kemisk släktskap med diazofilmen genom att det Ijuskänsligaämnetäven hosvesikulärfilmenutgörsavendiazoniumför- ening. dock här inblandad i ett plastpolymerskikt. vanligen på en bas av polyesterplast. som finns att få i olika tjocklek för olika ändamål. Vid exponeringen i ultraviolett ljus bildas i varje belyst punkt av Hlmskiktet ett "inre tryck” av kvävgas frigjord ur diazoniumföreningen. Framkallning sker därpå i värme vid ca IISOC. varvid plastskiktet uppmjukas så att det instängda gastrycket på var punkt förmår plasten att expandera till en liten gasblåsa (latinska vesicula = liten blåsa. härav namnet vesikulärfilm). Fram- kallningen måske ske omedelbart efter exponeringen. ty eljest avgår kväv- gasen av sig själv genom plastpolymerskiktet. Vid exponeringen obelysta

'Mera detaljerad infor- mation om generations— kopieringens problem kan inhämtas i Nelson: Microfilm Technology. s. 188—200.

2National Microfilm As- sociation. Proceedings of the Twenty—Second An- nual Conference and Ex- position 1973. s. "1247.

'National Microfilm As- sociation. Proceedings of the Twenty-Second An- nual Conference and Ex- position 1973. s. 11:249—251.

ZICA/MC, Bulletin 3. Budapest 1974, s. 68.

bilddelar (motsvarande svärta hos filmförlagan) är fortfarande ljuskänsliga och filmen kan här slöja om den utsätts för UV-Ijus plus värme. Därför måste bilden göras stabil. eller som termen här brukar lyda "klaras". vilket innebär att de kvarvarande obelysta diazoniumföreningarna belyses i starkt UV-ljus (4 gånger exponeringsljusmängden). Härvid sönderdelas dessa dia— zoniumföreningar och den avgivna innestängda kvävgasen avgår genom skiktet under de närmast följande timmarna. Under dessa timmar får tem— peraturen ej överstiga 430C. I denna utformning ger vesikulärfilmen en ne- gativ avbildning av filmförlagan. Det finns även material. som ger positiv avbildning. dock med annorlunda teknik. Det är övervägande negativmate- rialen som används.

Vesikulärfilmens bild bygger sålunda på Ijusspridningen i de små blåsorna vid läsning och köpiering från filmen. Ljusets spridning i blåsorna uppfattas som optisk täthet (svärtning). Medan vanlig film bygger på absorption av ljus vid betraktande och kopiering, bygger vesikulärfilm på refiexion av ljus från blåsorna. Filmen blir därför ej varm vid användning i läsapparat. Filmen har mycket hög upplösning men vid kontaktkopiering från silverfilm på vesikulärfilm kan upp till 40 % förlust i upplösning noteras hos ve— sikulärkopian. om exponeringen skett med diffust ljus. Bättre resultat kan nås med kontaktkopiering i riktat ljus eller ännu bättre med projektions- kopiering. Vid generationskopiering från vesikulärfilm till vesikulärfilm är förlusten i upplösning ungefär jämförbar med vad som är fallet vid ge- nerationskopiering från silverfilm till silverfilm.

Vesikulärfilmen har ursprungligen förekommit mest i hård gradation. vil- ket passat bra om man endast presterat en generation vesikulärfilm från COM-kamerafilmen den vanligaste användningen. Olika tillverkares fil- mer kan utvisa vissa differenser i gradation. t. ex. ha något mjukare eller något hårdare gradation. Behovet av mjukare gradation har blivit större när vesikulärfilmen börjat användas även för återgivning av halvtonbild. bankchecker och blanketter där olika skrivmedel ger stora variationeri täthet. Med nyare vesikulärfilmer kan kontrasten göras mjukare och mera anpassad för dylika tillämpningar genom att en viss förbelysning sker av filmen före själva bildexponeringen'

I fråga om beständighet vid förvaring är det viktigt att vesikulärfilmen ej utsätts förtemperatur över 6000 Vid högre temperatur mjuknar nämligen plastpolymerskiktet så pass att blåsbilden kan deformeras. 1 övrigt är filmen ovanligt okänslig för såväl strålning som kemiska angrepp.

En olägenhet vid arkivering är att vesikulärfilmen åtminstone en viss tid efter framkallningsprocessen visat sig avge små mängder klorgas.2 Ve— sikulärfilm får därför i arkiv ej förvaras tillsammans med silverfilm.

] övrigt anses filmens möjligheter att klara lång tids förvaring vara goda (se härom SP:s uttalande bil. 3 s. 316 och bil. 4 s. 320),

Vesikulärfilmen var tidigare dyrare än diazofilmen men prisdifferensen har alltmer utjämnats och spelar i många tillämpningar föga eller ingen roll. Vid valet mellan diazolilm och vesikulärfilm kan man därför vanligen utgå från rent praktiska användaraspekter.

Vesikulärfilmens stora fördel från användarsynpunkt jämfört med sil- verfilm och diazolilm är att vesikulärfilmens plastpofymerskikt haren myck- et större tålighet mot repning och annan hantering än gelatinskikt. Jämfört

med diazolilm har vesikulärfilmen fördelen att ej bortblekas vid flitig an- vändning i läsapparat med hög ljusstyrka. Diazofilmen ger som nämnts positiv avbildning. Beträffande vesikulärfilm används främst material för negativ avbildning. I båda fallen är kopieringen enkel att utföra. diazoko- pieringen med ammoniak har dock nackdelen att ammoniakångorna van— ligen fordrar direkt anslutning av filmkopieringsutrustningen till ventila- tionskanal. Vesikulärprocessen avger dock mera värme till rummet.

Utöver de från användningssynpunkt dominerande filmtyperna (silver— halogenidfilm. diazolilm och vesikulärfilm) finns även inom mera "slutna" mikrofilmsystem speciella ljuskänsliga material av annan typ.

Ett dylikt specialmaterial erbjuder det fotokroma skiktet. som vanligen appliceras på en glasplåt' Det fotokroma skiktet innehåller ljuskänsliga färg- ämnen. vilkas (normalt transparenta) molekyler vid exponering i ultraviolett ljus blir opaka (ogenomskinliga). Bilden framträder härvid direkt utan sär- skild framkallning. Det märkliga med denna fotografiska process är att den är reversibel.2 Om den genom UV-exponeringen erhållna bilden blivit miss- lyckad. kan bilden utplånas och skiktet åter bli transparent. om bilden utsätts för hetta eller mycket starkt vanligt ljus. Ny exponering kan därefter ske med UV-Ijus på samma bildruta.

Den bild som erhållits på fotokromskikt har endast kort beständighet och bilden överförs därför snarast till permanent silverhalogenidfilm genom kontaktkopiering. Hela rutinen utförs vanligen i två steg. Först fotograferas dokumentet med vanlig (manuell) mikrofilmkamera på 35 mm silverha— logenidfilm med hög upplösning och filmen framkallas. I nästa steg insätts filmen i en speciell typ av mikrofichekamera, vari silverfilmen bildruta efter bildruta. på vanligt mikrofichevis. projiceras bildrad efter bildrad på en fo- tokrom glasplåt. Om förminskningen i första steget är 10 X. såsom vanligt vid A4-dokument. och denna bild i mikrofichekameran förminskas 15 X. så avbildas dokumentet på fotokromplåten med 150 X förminskning. Fo- tokromplåten kontaktkopieras därpå på ett eller flera silverhalogenidfilm- exemplar. Dessa masterfilmer används för masskopiering av distributions- exemplar på silverfilm. Därvid lamineras ett skyddsskikt av plast ovanpå skiktet för att skydda den ömtåliga mikrokopian. Vid 150 X förminskning kan 2400 A4-sidor avbildas på en sådan A6-mikrofiche med en bildkvalitet som anges jämförbar med en vanlig mikrolilmbilds vid 30 X förminskning. Den något dyrbara tvåstegstekniken medför att systemet fordrar massko- piering av distributionsexemplar (reservdelskataloger. böcker etc.) för att ge lönsamhet. Särskilda läsapparater fordras för att klara uppförstoring av den höggradigt förminskade filmbilden.

En ny mikrofilmtyp3 har utvecklats, som bygger på användning av ett ljuskänsligt skikt av halvledarmarerial, med egenskapen att tämligen per- manent behålla den elektriska laddning. som skapats vid exponeringen. Ny- tillkommande data kan därför senare påföras ”tom” ruta, så att uppdatering kan ske av originalmikrofichen. även efter åratals lagring.

Andra mikrofilmtyper befinner sig under utveckling. 1. ex. termoplastfilm, ev. i kombination med speciella optiska system. där bilden utgör en "de- formationsbild". skapad i ett genom uppvärmning uppmjukat plastmaterial. Samma optiska system måste användas i läsapparaten.

Tekniskt finns möjlighet att rikta en laserstråle mot film eller låta Ia-

'Här avses NCst va- rumärke: PCMI (Photo Chromic Micro Image)

2Reversibiliteten är här ej unik. Även ett silverha- logenidmaterial kan arbe- ta reversibelt med ut- nyttjande av den s. k. herscheleffekten.

3 Systemet har utvecklats av Scott Graphics. USA i samarbete med A.B.Dick.

serstrålen "bränna" hål i en permanent metallfolie och därigenom t.ex. skapa perforationstecken i folien.

Laserstrålen kan även användas för att skapa en holografisk avbildning på film. Bilden skapas genom att vid exponeringen (via scanning) sam- manförs. dels en direkt bild. dels en spegelbild. varigenom ett interferens- mönster uppstår på filmen. Likartad ljusbrytningsteknik måste användas i läsapparaten. ursprungligen laserljus. men numera även vanligt riktat ljus. Bilden är tredimensionell; om flera skikt anläggs kan även färgbild utföras. Se vidare avsnitt 17.1.

Beträffande uppföljning av den tekniska utvecklingen se 17.2.

2.3.5. Mikroformer och mikrografisk utrustning

Vid den fabriksmässiga tillverkningen av mikrofilm skäres den framställda bredden i föranvändaren lämpliga format. Från smalfilmtekniken igenkänns 8 mm och 16 mm rullfilm. från kinotekniken 35 mm rullfilm. Rullfilmen är dock mestadels operforerad inom mikrofilmtekniken. eftersom här inte finns samma behov av stegvis bildskifte som vid kinotekniken. Någon en- staka gång förekommer perforerad film t. ex. när i någon specialrutin en ombyggd filmkamera används eller när man utnyttjar en med lämpligt ob— jektiv försedd systemkamera. apterad i ett s. k. reprostativ försett med er— forderlig belysningsarmatur.

16 mm rullfilm dominerar för rutinmässig mikrofilmning av stora "serier" av dokument inom kontor och administration. 35 mm rullfilm är det tra- ditionella formatet för avbildning av äldre arkivhandlingar och tidningar. vars åldersförändrade papper eller stora format gör 35 mm -bredden lämplig för att nå önskad bildkvalitet och ge möjlighet till distribution även vid ko- piering i flera generationer. 35 mm rullfilm används även i moderna system för ritningsmikrofilmning. I specialfall förekommer 70 mm rullfilm t.ex. för storformat av äldre ritningar och kartor. där uppdelning av förlagan på flera delbilder vållar användningssvårigheter. 8 mm formatet är sällsynt (ex. bibliotekslånekortrutin). 105 mm rullfilm är det dominerande utgångs— formatet för framställning (efter styckvis avkapning) av mikrofiche i stan- dardformatet A6. Den radvisa (och samtidigt kolumnriktiga) inrutningen av mikroficheytan åstadkommes genom en särskild mikrofichekamera som radvis stegar fram bild efter bild vid exponeringen av dokumenten (engelska: step and repeat camera). En mikrofichekamera kan även vara och är ofta — inbyggd i COM-utrustningen.

Vid den seriemässiga "massfotograferingen" av dokument på kontor och inom administration används främst någon auromalkamera. som kan uppnå mycket höga arbetshastigheter vid helautomatisk inmatning av dokumenten förutsatt att dokumenten är någorlunda enhetliga i format och tjocklek samt felfria (utan tejplagning. revor. gem och knappnålar). Kameran är van- ligen försedd med en dubbelmatningsspärr. som avkänner dokumenttjock- leken och hindrar att två dokument samtidigt inmatas. Dokumentmatning och filmtransport är fullständigt koordinerade. dokument och film är således båda i rörelse under den "spaltvis" skeende exponeringen. Härigenom kan dokument även avbildas i "ändlös bana" (kedjeblanketter). men säkraste

matning nås härvidlag vanligen i specialkameror. För kameratypen används främst 16 mm rullfilm. numera sällan 35 mm. På engelska benämnes ka— meratypen: rotary camera eller flow camera.

Den komplicerade konstruktionen hos automatkameran med koordinerad dokument— och filmrörelse medför att man måste räkna med något lägre upplösning hos bilden än om denna tas med en manuell kamera där film och förlaga ligger stilla i exponeringsögonblicket. Den enda rörelse som då sker är slutarens öppning och stängning. Kameratypen benämnes på engelska planetary camera eller flat-bed camera. Kameran har en stabil upp- byggnad med en vertikal pelare utmed vilken kamerahuvudet (bestående av lins. slutare och filmmatningsmekanism) förflyttas i höjdled för rätt av- ståndsinställning. Skärpeinställningen, "fokuseringen". är i dyrare kameror vanligen helautomatiskt koordinerad med kamerahuvudets avståndsinställ— ning. Kamerabordet på vilket förlagan vilar är horisontellt och kan i vissa kameror genomlysas underifrån. för transparenta förlagor. Vanligen sker belysningen från fyra lampor eller lampgrupper anbragta i bordets hörn. Avancerade kameror har automatisk exponeringsmätare. ofta koordinerad med slutarinställningen. Kameratypen är i hög grad ett precisionsinstrument föratt nå maximal upplösning och skärpa. Ett fel på 2.5 tusendels millimeter i linsens focusering är nog för att påfallande försämra bildkvalitén. T. 0. m. kamerabordets yta får inte ha större avvikelse från flat yta än i 0,16 mm enligt amerikansk ritningsmikrofilmstandard. En högklassig lins i en dylik kamera kan exempelvis upplösa 210 linjer/mm i bildcentrum. men 190 linjer/mm i hörnen. En god kontraståtergivning hos optiken kan i viss mån kompensera en aning lägre upplösning. Mest använda filmformat är 35 mm rullfilm. t. ex. för ritningsmikrofilmning. tidningsmikrofilmning och äldre arkivhandlingar. 16 mm rullfilm förekommer även för dokument- filmning. där upplösningskraven ej kan tillgodoses med automatkamera.

Rullfilmen apteras vanligen på spole. som ibland är monterad kassett. Den senare är ofta varumärkesbunden. Spole (eller kassett) monteras i läs- apparat för rullfilm och bilden läses på apparatens lässkärm. Sökning av rätt bild underlättas av vid filmningen anbragta streck i filmkanten. avsökta mot linjal vid lässkärmen. Det förekommer även helautomatiska räkneverk för bildräkning i läsapparaten och i avancerade system kan koordinerad sökning ske med flera samtidiga sökbegrepp med hjälp av ett elektroniskt söksystem under förutsättning att motsvarande kod har anbragts vicl film— ningen (manuellt eller vid COM-utrustning helautomatiskt enligt datapro— gram).

Rullmikrofilmen är särskilt lämplig mikroform för stora sammanhäng- ande serier av dokument. I sådana fall där dokumenten bildar mer separata enheter. är det mer praktiskt att efter kameraarbetet kapa filmrullen i mindre remsor._lilmsfri/is. Sådana remsor kan monteras i radvis anbragta filmfickor (eng.: jacket) på transparenta kort "jacket microfiche" eller kortfattat '_'/ack— el”. Denna "stripmikrofiche" simuleraralltså uppbyggnaden hos den "äkta" mikrofichen. den senare framställd i mikrofichekamera. Båda mikrofiche— typerna förekommer monterade i ramar med kantstansad sökkod för upp- sökning i helautomatiska system ("information storage and retrieval sys- tems”). Några sådana finns dock ej i Sverige?

' Tekniken används emellertid i en läsapparat med inbyggd karusellkas- sett för mikrofilm.

[ En förutsättning för bc- dömning av läsappara— tens och kopieringsut— rustningens bildkvalitet är att erforderliga testbil- der på film framställs och tillhandahålles.

Filmstrips kan även monteras i transparenta filmfickor som infästs i en "ursparning” i ett hålkort (eng.: aperture card). Etablerad svensk benämning saknas: mest adekvat term torde vara: striphålkort.

Hålkortet kan även innehålla en enda 35 mm filmruta. inmonterad i ett fönster i hålkortet. via limmade kanter eller i transparent ficka. Me— kanförbundet använder här termen bildkon. medan svensk försvarsstandard använder termen .fi/mhd/korr. Registerdata kan anbringas maskinellt hål- stansat. vanligen även i klartext på kortet. t. ex. i ovankanten för manuell plockning i register. Filmhålkort sorteras emellertid sällan i hålkortsorterare p. g. a. risken för slitage på filmbilden. Framsortering av identifieringsdata för sökta filmhålkort sker vanligen med datamaskin eller ibland med dub- blettkort (utan filmbild) i hålkortsorterare. ] utlandet. främst USA förekom- mer filmhålkort med kanthålstansning. som används i helautomatiska sök- system. Kort som motsvarar inställd sökkod utsorteras automatiskt och kopieras ibland helautomatiskt.

Det förekommer även system. där man använder en enhet av mikrofilm som innehåller en mikrobild eller några få mikrobilder plus kodade iden— tifieringsdata. I USA kallas denna mikroform för ”chip" eller "mikrofilm chip". Svensk etablerad term saknas. möjligen kan ”mini/ilmb/ad" användas. Dylika "enheter" av mikrofilm förekommer i automatiska söksystem. Filmenheten har vanligen 35 mm filmbredd och längden är 75 mm eller mindre. I utlandet finns stora helautomatiska system. där minifilmbladen är monterade i små kassetter. ”bikupemässigt” ordnade i ramar. Genom knapptryckning på en avlägsen terminal-läsapparat kan bilder som motsvarar koden automatiskt framsökas ur rätt kassett. Denna vandrar till en video— kamera. vars bild per kabel transporteras till terminal-läsapparaten, där bilden även kan skaländras ("zoomas"). För lönsamhet hos dylika stora system fordras mycket hög sökfrekvens.

I olika forskningslaboratorier i USA och Japan nedläggs möda på att mes- tadels via digitalisering av bild söka överföra mikrofilmbildinformationen till avlägsen ort.

I fråga om läsapparatutrustning kan allmänt sägas att den mestadels är avpassad för viss typ av bildbärare (mikroform). Man har sålunda läsapparater för rullfilm. för mikrofiche. för filmhålkort etc. Kombinerade "universal- läsapparater" finns. som kan hantera flera mikroformer. men hanterings- mässigt blir de ej alltid lika bra som specialutrustningen. Genom utbytbara objektiv kan inom viss gränser— mikrofilm med olika förminskningsfaktor läsas i samma läsapparat. En del läsapparater är försedda med inbyggd ut- rustning för framställning av förstorad papperskopia av mikrofilmbilden: olika kopieringsmetoder ger olika bildkvalitet.|

Bland övrig utrustning kan nämnas automatiska _framka/Iiiingsmaskiner för silverhalogenidfilm (jfr. 2.3.3).,lil/nkopieringsurrzisrningar (film till film) enligt silvermetod. diazometod och vesikulärmetod samt olika monterings- zirrzisrningar t.ex. för filmhålkort och "jacket".

Det finns inte anledning att här närmare behandla mikroformer och mik- rografisk utrustning. Utförliga och populärt skrivna handledningar finns såväl på svenska språket som på engelska. Dessutom finns större och mindre

uppslagsverk över marknadsförd utrustning.'

Från arkivsynpunkt är det av stort intresse att så långt möjligt är använda mikroformer av standardiserad typ. vilket exempelvis redan är fallet med ritningsmikrofilm och tidningsmikrofilm. liksom A6—mikrofichen enligt ISO—standard.

Sia/idardiserarle mikroformer medför även en viss standardisering av ut- rustning för respektive mikroform. åtminstone vad avser de minimikrav som bör ställas på utrustningen. Förminskningen får ej drivas så långt att läsning blir ansträngande för ögat eller generationskopieringsmöjligheten allvarligt beskäres.

Beträffande standardisering och behov av åtgärder att främja sådan även vid införande av mikrofilmsystem. se kap. 5 och avsnittet 17.2.

2.36. Användningsområden Allmänna synpunkter

Redan i seklets början hade belgiska biblioteksmän propagerat för mikro— filmens användning som ett internationellt dokumentationsmedel och där- efter sökte ett par holländare befrämja bruket av mikrofilm vid spridning av vetenskapliga resultat. För biblioteken öppnade sig en möjlighet att göra en mängd av den information. som förvarades splittrad på många olika bibliotek. lättare tillgänglig. Man kunde även öka skyddet mot förslitning och förstöring av unika böcker och ömtåliga originalhandlingar. Samtidigt blev man medveten om att dyrbara hyllutrymmen även skulle kunna sparas.

Mot slutet av 1920-talet stod det klart att filmteknikens utveckling gjort mikrofilmen till ett betydande hjälpmedel för arkiven och biblioteken. Redan 1928 började Library of Congress. det amerikanska nationalbiblioteket. att i utlandet låta mikrofilma arkivhandlingar och böcker rörande USA:s his- toria. De nordiska riksarkiven började ungefär samtidigt förvärva mikrofilm av rapporter och dokument som belyste de diplomatiska förbindelserna mel- lan Ryssland och de nordiska länderna under sexton-. sjutton- och arton- hundratalen. Verksamheten i Förenta Staterna har emellertid hunnit längst. Den har varit mycket brett upplagd och organiserats av särskilda kommittéer. Omfattande program har varit inriktade på att filma material i utländska arkiv och bibliotek och att göra detta material tillgängligt i Amerika. Även inom landet har verksamheten varit intensiv och vad biblioteken beträffar har mikrofilmning av tidningar ägnats särskild uppmärksamhet.

Som exempel på introduktiva handledningar kan nämnas: Björk. K-G & Johansson. T & Nordberg. J: Mikrofilmsystem en grundläggande vägledning. Studentlittera- tur/Akademisk forlag Lund/Kobenhavn 1973. Costigan. Daniel M.: Micrographic Systems. National Micrographics Association (NMA Reference Series No. 16). Silver Spring. Maryland. 1975. (Library of Congress Catalog Card Number: 75—29532) Bland utrustningskataloger kan nämnas: Ballou. Hubbard W.: Guide to lvficroreproduction Equipment National Micrographics Association. Silver Spring. Maryland (senaste edition+supplement.) Microfilm Source Book. Microfilm Publishing Inc. New Rochelle. N.Y. (årlig eller vartannat år). National Micrographics Association: Buyers guide to micrographic equipment. products and services (årlig),

Bakgrunden till intresset är dels att tidningspapperet på sikt är självmult— nande. dels att tidningsbestånden alltmerökar i omfattning. Det kan nämnas att ca en tredjedel av Kungliga bibliotekets och universitetsbibliotekens i Uppsala. Lund och Göteborg magasinsutrymmen upptas av tidningar. För tidningsfilmning talar också den omständigheten att filmkopior i allmänhet är mer lätthanterliga än tttnga och ohanterliga tidningslägg.

1 USA har särskilt Library of Congress låtit filma "ledande" tidningar. Även England och Frankrike har omfattande tidningsfilmning. Den eng- elska filmningen har delvis sin bakgrund i de erfarenheter som gjordes då en stor del av landsortspressens tidningsbestånd i British Museum förstördes under andra världskriget. I Norden har Finland genomfört en total tid- ningsfilmning. Tidningsforskning vid Helsingfors universitetsbibliotek be- drivs genom mikrofilm. I Sverige har en omfattande tidningsfilmning ägt rum. Flera utredningar har arbetat med hithörande problem. 1949 års arkiv— och biblioteksfilm— ningssakkunniga föreslog ( SOU 1951:36 ) att den svenska dagspressen skulle mikrofilmas. Statskontoret framlade 1972 till regeringen sin rapport "Mi- krofilmning av den svenska dagspressen". Här föreslogs en fullständig film— ning av alla kontinuerligt utkommande svenska dagstidningar samt en re- trospektiv filmning av befintliga tidningar. Den av utbildningsdepartementet tillkallade tidningsfilmningskommittén (TFK) har i sin rapport Dagspress på mikrofilm (Utbildningsdepartementet Ds 1975z4) lämnat förslag om tid- ningsfilmningens omfattning och organisation m. m. TFK skall enligt sina direktiv samråda med DAK i frågor som gäller förvaring av och arkiv- beständighet hos mikrofilm samt följa den utprovningsverksamhet som DAK bedrivit vid statens provningsanstalt. I TFK:s nästa rapport. som enligt uppgift beräknas bli framlagd i slutet av år 1976. kommer bl. a. be- ständighetsfrågor vad gäller tidningsfilm och tidningspapper att behandlas. Ett område som har fått stor betydelse för mikrofilmteknikens utveckling är mikrofilmningen av ritningar. Till att börja med användes härvid mi- krofilmen uteslutande för att framställa kopior av ritningar för förvaring i säkerhetsarkiv. Hos enskilda företag började man även att kopiera inaktuella handlingar av olika slag. som man sedan önskade förstöra för att vinna utrymme. Mikrofilmning för dessa båda ändamål ökade under 1930-talet. Detta var en passiv användning. Behovet av att få ett arbetsredskap för aktiv information vid olika konstruktionsarbeten ledde emellertid till att ett system utvecklades i USA under det andra världskriget. I princip innebär detta att enskilda ritningar eller andra handlingar i det tekniska underlaget arkiveras i form av en bild på en ruta av 35 mm film. För att denna filmruta skall kunna hanteras på ett rationellt sätt monteras den i ett vanligt hålkort med en rektangulär ursparning. avpassad för filmrutan (filmhålkort. bild- kort). För att ett system som det ovannämnda skall bli framgångsrikt krävs att tekniska förutsättningar för förverkligandet föreligger. Detta var fallet vid slutet av 1940-talet. Fortsatt forskning och utvecklingsarbete. som berört såväl ritteknik som filmmaterial. optik och kameror. framkallning och ko- piering som förstoring. läsapparater och arkiveringsutrustning. hade förbätt- rat systemen och medfört att sådana introducerats hos ett stort antal företag och myndigheter. En ny industri för utrustning och filmmaterial har vuxit

fram liksom serviceföretag som filmar. framkallar eller kopierar till olika avnämare. vilka antingen själva mikrofilmar eller köper alla tjänster. Ut- vecklingen har accentuerat behovet av standarder. (Se vidare kapitel 5.)

Mikrofilmtekniken har utvecklats som ett sätt att framställa starkt för- minskade avbildningar av ritningar och andra handlingar. Numera kan den emellertid också användas föratt föra maskinläsbar information. antingen den är lagrad i datorn eller på magnetband. till film. som därigenom inte blir mikrokopia i vanlig mening. Den industriella utvecklingen har gjort det möjligt att låta ADB- och mikrofilmteknikerna komplettera varandra. Den nya tekniken benämnes COM. vilken förkortning kan betyda

l, Computer Output Microfilmer (utskriftsenheten. kameran)

2. Computer Output Microfilming (processen)

3. Computer Output Microfilm (filmen) COM-tekniken utvecklades under l960—talet. men det är först under de senaste åren. som den slagit igenom och börjat utnyttjas i större skala.

Mikrofilmens betydelse i ark/yxanzman/tang

Mikrofilmteknikens utnyttjande har från och med 1960-talet allt livligare debatterats i arkivsammanhang. Handböckerav olika omfång har publicerats föratt informera om tekniken. och dennas allt vidare användning har med- fört en snabb tillväxt i både antal och omfång av arkivbestånden av mi- krofilm, Det har därför framstått som nödvändigt att noga analysera och pröva mikrofilmens roll som arkivmedium.

Detta har skett vid bl. a. internationella arkivmöten. På en internationell arkivkongress i Washington i maj 1966 betonades sålunda mikrofilmens värde som ett publikationsmedel isamband med att man framhöll betydelsen av att underlätta tillgången till arkivens skatter. Möjligheterna skulle noga studeras. De befanns önskvärt att hela arkivserier filmades i sin helhet. En särskild utredningskommitté för frågan tillsattes vid det internationella arkivrådets (ICA) exekutivkommittés möte i M't'tnchen på hösten samma år med uppdrag att avge rapport till ICA:s världskongress i Madrid i sep- tember 1968. Denna kommitté har insamlat uppgifter från hela världen angående pågående mikrofilmning hos arkiven speciellt med avseende på publikationsverksamhet. Samma kommitté har genom sin sekreterare Albert H. Leisinger Jr låtit utarbeta en mindre handbok (Microphotograph_x" for archives) avsedd att vara en introduktion i ämnet för arkivfolk. Madrid- kongressen fattade på kommitténs förslag en serie resolutioner som blivit grundläggande för den kommande verksamheten. Dessa innebär bl. a. att mikrofilmning för publicering bör vara en normal verksamhet hos arkiven och att förteckningar över mikrofilm tillgänglig för kopiering bör ges en vid spridning. Arkiven bör följa bästa tekniska standard. så att arkivfilmen blir av högsta kvalitet. Beställaren bör få positivkopior medan arkiven be— håller negativen. Den arkiverade filmen bör sedan förvaras på bästa tänkbara sätt.

ICA upprättade en permanent mikrofilmkommitté i april 1969. Denna kommitté har hittills utgivit f_vra rapporter om arkivmikrofilmning. Kom— mitten har angivit fyra behov som mikrolilmningsarbetet i första hand bör söka tillgodose. nämligen

'Enligt språkbruket i litt- ropa betyder mikrofoto— grali tekniken för foto- grafering av bild i mikro- skop. en teknik som an- vänds evempelvis inom läkarvetenskap och mi- neralogi. Enligt lS():s termstandardarbete avrå- des från att använda ter- men mikrofotografi inom mikrografin,

1. Behovet av att lösa problemet hur mikrofilmen på bästa sätt skall kunna skyddas mot inre och yttre förstörelse. —2. Behovet av förteckningar över god men billig mikrofilmutrustning 3. Behovet av nära förbindelser med den internationella standardis- eringsorganisationen (150). det internationella reprogralirådet (lCR) och den internationella mikrofilmssammanslutningen (IMC), 4. Behovet av terminologi som kan auktoriseras av ICA. Man har vidare understrukit vikten av samarbete mellan arkiven och biblioteken och har ägnat utbildningsfrågorna stort intresse. speciellt med tanke på utvecklingsländerna. Vidare har mikrofilmens legala ställning äg— nats ingående diskussioner.

Arkivens behov av mikrofilm har i skilda länder definierats något olika. I Leisingers ovannämnda handbok anges sju användningsområden i följande ordning.

l. Mikrofilmen ger forskare kopior av dokument. som är exakta och

billigare än genom annan kopiering.

2. Mikrofilmen är det snabbaste och bästa medlet för publicering av arkivserier.

3. Mikrofilmen är ett medel att på ett enkelt sätt komplettera egna samlingar genom förvärv från andra arkiv. 4. Mikrofilmen kan ge större säkerhet mot förlust av värdefull och omistlig information i händelse originalhandlingar skulle förstöras genom eldsvåda. översvämning. krig eller andra olyckor. 5. Tack vare mikrofilmen kan värdefulla handlingar skyddas mot nöt— ning. När originalhandlingarna ej är arkivbeständiga kan informat- ionsförluster förhindras med hjälp av mikrofilmen. 6. Mikrofilmen ger stora utrymmesvinster. Både anläggnings- och in— redningskostnader kan nedbringas avsevärt. 7. Mikrofilmen gör åtkomsten av viss information snabbare och även sökning i arkivserier underlättas. t.ex. genom att omslagen i en stor dossier-serie filmas. Utöver de fördelar som ovannämnda användningsområden ger kan näm- nas att man. när lösa handlingar mikrofilmas på en rullfilm. behåller den ursprungliga ordningen liksom är fallet vid inbindning av dokument. Om det gäller värdehandlingar har man vidare möjlighet att bland dessa efter filmningen upptäcka eventuellt instuckna ovidkommande tillskott eller för- falskningar. Det har även påpekats att leveranser till arkiven avsevärt skulle underlättas. om mikrofilm kunde godtagas i stället för originalhandlingar.

En fransk arkivman. F. de Ferry. har hävdat att mikrofilmen i framtiden kommer att omhuldas av arkiven mindre på grund av de utrymmesvinster. som kan göras. än på grund av dess egenskap av hjälpmedel för kom- munikation och forskning, som ger större effektivitet i arbetet och därtill berikar och tryggar bestånden.

Mikrofilmen har även vissa nackdelar. Kostnaderna för att bevara och använda handlingar på mikrofilm kan.speciellt som förlagematerialet fordrar dyrbart preparationsarbete före filmningen. bli högre än de skulle om man arkiverade och tillhandahöll originalen. [ vissa fall är mikrofilmen obekväm att använda. t. ex. då flera bilder förjämförelse måste kunna studeras sam-

tidigt. vilket fordrar två läsapparater. eller då behov föreligger att göra no— teringar på bildmediet. vilket ej kan ske på mikrobilden. Mycket stora för- lagor kan fordra uppdelning på fiera mikrofilmrutor för att ge läsbarhet och helhetsbilden kan då bli svåratt uppfatta. Det är. speciellt vid seriemässig mikrofilmning. inte alltid möjligt att få en väl läsbar och härmed praktiskt användbar mikrofilmkopia. när förlagan har mycket finstilt text. Särskilt besvärligt kan det bli när kontrasten mellan papperet och texten är mycket svag vilket t. ex. är fallet. om bläcket bleknat eller avfärgats och papperet gulnat eller om papperet mörknat eller är färgat. eller om det beror på fö- rekommande färger. hur ett dokument skall tolkas. En handling kan även i sig själv ha ett värde som ej kan ersättas av en filmkopia. Det finns andra olägenheter. som främst behäftar rullfilmen. Om man vill få fram en enstaka uppgift, som befinner sig mitt på eller i slutet av en rulle film. går det i allmänhet inte lika lätt som att slå upp en sida i en bok eller söka i ett kortregister. Det går ej heller att jämföra två åtskilda bilder på en filmrulle eller att på rätt plats få med handlingar. som tillförts ett bestånd efter en filmning. Förekomsten av mikrofilm kan leda till att en forskare underlåter att göra en i vissa fall nödvändig utvärdering av originaldoku— menten. Mikrofilmen kan även bli mer eller mindre oanvändbar om man vid framställningen ej följt föreskrivna standarder. Detta är dock snarare en försummelse av bildproducenten än en egentlig nackdel hos filmen.

Referensmaterial (exakta kopior åt forskare)

Medan forskare i arkiven förr nödgades göra utdrag ur eller fullständiga avskrifter av dokument, om enstaka minnesanteckningar ej var till fyllest. är det numera vanligt att de i stället beställer elstatskopior, andra fotokopior eller mikrofilm av de handlingar. som har intresse för dem. Från arkivets mikrofilm kan de få exakta kopior av originalen till en kostnad. som betydligt understiger vad det skulle kosta. om de lät skriva av dem och ofta även till lägre pris än genom andra kopieringsmetoder. Från att ha gällt enstaka eller strödda handlingar består denna referensftlmning för forskares räkning ofta i att volymer eller serier och ibland arkiv filmas i sin helhet. Från början fick beställaren den negativa kamerafilmen men. sedan man funnit att upprepade beställningar kunde gälla samma material. behåller arkiven ofta negativet och ger beställaren en positiv filmkopia i stället. Särskilt gör man detta om beställningen avser ett sammanhängande material. t. ex. hel volym eller serie av volymer. Negativen kan då användas för att göra en ny positiv kopia åt en ny beställare. Genom att bevara negativet kan arkiven även tillgodose andra behov såsom säkerhets- och skyddsfilmning eller Elm— ning för att möjliggöra utgallring av originalhandlingarna.I

Publiceringsmedium

Som ett publiceringsmedium har mikrofilmen använts sedan flera år tillbaka. Mikrokopiornas jämförelsevis ringa framställningskostnad och den lätthet varmed de kan distribueras har bidragit härtill och särskilt mikrofilmen har visat sig vara ett behändigt medel föratt sprida facklitteratur med för- hållandevis kort utgivningstid. Särskilt i USA sänder myndigheterna ut olika

' Beträffande möjligheten av att i stället använda positiv kopiefilm som ar— kivexemplar. se s. 66.

rapporter på mikrofilm. Även för doktorsavhandlingar och forskningsrap- porter har mikrofilmen visat sig vara ett lämpligt medium. Mångfaldigande i bokform skulle både kräva längre tid och bli dyrbarare. Filmning av ma— skinskrivna manuskript tillåter snabb distribution till ringa kostnader, Flera stora forskningsorganisationer t.ex, Atomic Energy Commission i USA. använder så gott som uteslutande mikrofichen som publiceringsmedium för sina rapporter. I det internationella meteorologiska samarbetet sker ett stort utbyte av väderkartor på mikrofiche.

Även arkiven börjar alltmer använda mikrofilmen som ett publicerings- medium. Som tidigare angivits kan detta ske på ett ganska enkelt sätt genom att man med hjälp av ett befintligt negativ framställer en positiv kopia vid en beställning. I flera länder, t. ex. USA, England och Spanien. har man utgivit kataloger över de arkivhandlingar som filmats. Istället för i bokform publicerar man ibland viktigare arkivserier i form av mikrofilm. Handling- arna blir tillgängliga i exakta kopior och man undgår mycket av det ut- givningsarbete. som skulle bli nödvändigt. om man hade använt sig av tryck.

Termerna "microfilm publication" eller "micropublishing" är numera vanliga i USA och i andra engelsktalande länder men ännu mindre vanliga i andra delar av världen.

Kopiering av handlingar som förvaras i andra arkiv

När man fått klart för sig de möjligheter som filmtekniken erbjuder. bör- jade man att arbeta på att öka och fullständiga arkivens och bibliotekens samlingar genom att mikrokopiera på annat håll förvarade handlingar och tryckta böcker. Härigenom kunde man göra materialet Iättillgängligare och även minska forskarnas resekostnader. Förvärv av filmkopior av handlingar i såväl offentliga som enskilda arkiv och samlingar både inom och utom landet har skett och sker i betydande omfattning. I flera länder har man därvid gått mycket planmässigt till väga och från andra länders arkiv genom byte eller köp förvärvat filmkopior av handlingar och hela arkivserier. som man bedömt vara av intresse för det egna landets historia. Detta har också skett för att ersätta större arkivförluster. I första hand har nationalarkiven varit engagerade. men även forskningsinstitutioner. enskilda sammanslut- ningar och företag deltari verksamheten. ibland i mycket stor skala. Genom den amerikanska mormonkyrkans omfattande lilmningar världen över har en väldig samling av mikrofilm sammanbragts. som förvaras i bergrttm i Klippiga bergen utanför Salt Lake City i Utah.

Kopiering som säkerhet mot arkivförluster

Att arkivförluster kan uppstå vid eldsvådor. översvämningar.jordbävningar. krigshändelser och liknande katastroferär välbekant. Mot krigföringens faror har man försökt skydda arkiven genom evakueringsåtgärder eller genom förvaring i skyddsrum eller på någon ort. som man hoppas skall vara mindre hotad. Erfarenheter från de båda världskrigen visar att åtgärder av detta slag ej alltid fått åsyftat resultat. Evakueringsarbetet är både personal- och transportmedelskrävande och kan ofta ej sättas i gång förrän i sista stund.

Man har heller inga garantier för att evakueringen verkligen skall kunna genomföras. Ej heller geralla skyddsrumstyper en hundraprocentig säkerhet. Mikrofilmning av bestånd. som man vill skydda, kan emellertid vara ett värdefullt komplement till de andra skyddsåtgärder, som måste vidtagas föratt skydda arkivalier och böcker. som har särskild betydelse från nationell synpunkt eller har stort vetenskapligt värde. Mikrofilmen, som kan fram- ställas i fredstid. kan bevaras effektivt på ett ringa utrymme. som är väl skyddat mot eld och vatten och även bombsäkert. Läskopior på film. som tillhandahålles i arkivets läsesal. minskar olägenheten av att originalhand- lingarna har evakuerats och möjliggör även att man kan undanföra de värdefulla serierna i god tid. Vid ren säkerhetsfilmning, som i allmänhet sker på rullfilm. räknar man med att mikrofilmen endast skall komma till användning. när någon skada eller förlust av originalhandlingarna har upp- Stått.

Man säkerhetsftlmar emellertid värdefulla handlingar ej enbart hos ar- kivinstitutionerna utan även när man vill tillgodose myndigheters eller fö- retags behov av skydd för sådana handlingar eller ritningar. som är ound- gängligen nödvändiga för deras verksamhet. Om dessa förstördes genom olycka eller slitage. skulle de ej utan stora svårigheter kunna rekonstrueras. Företag som förlorar sina arkiv genom brand och ej har haft dem filmade. tvingas ofta upphöra med sin verksamhet.

Utom önskan att undvika skada eller slitage finns det ett annat skäl till säkerhetsfilmning. Man kan ej bortse från risken föraktförfalskning, när det gäller värdehandlingar av olika slag. Sedan en handling filmats under betryg- gande kontroll, torde det ej vara möjligt att på nu gängse filmmaterial ändra dess utseende eller lydelse utan att det märks.

Kopiering i skyddsavsikt

Mikrofilmning för att skydda handlingar och bevara information (Preser— vation filming) sker enligt definitionen i den ovannämnda handboken från ICA:s mikrofilmkommitté av följande skäl. Man vill skydda handlingar mot den förslitning och förstöring. som de kan utsättas för genom upprepat och ovarsamt hanterande. Man vill även hindra att informationsinnehållet försämras (blir svårare att tillgodogöra sig) eller helt går förlorat. därför att papperssorten är undermålig eller handlingen bleknad, skör eller mer eller mindre skadad genom eld och vatten. Mikrofilmning blir betydligt billigare än laminering eller konservering. Sistnämnda åtgärder kan sparas för hand- lingar som är värdefulla som kvarlevor eller som innehåller mycket finstilt text, är exceptionellt omfångsrika, är framställda i färg eller visar dålig kon- trast mellan texten och papperet tjfr s. 72).

När man filmar av utrymmesskäl, dvs. när det filmade materialet skall ' utgallras. måste utöver preparations- och filmningskostnader vissa andra problem beaktas. vilka kan innebära olika stora kostnadspåslag. Är film- ningen omfattande kan ett större antal läsapparater komma att behövas. Det är vanligen dyrare att kopiera från film till papperskopia i naturlig storlek än att kopiera en pappershandling. Om många papperskopior behövs. kan forskningen bli fördyrad.

Hjälpmedel vid forskning och administrativt arbete hos arkiven

Under 1950- och 1960-talen utvecklades mikrofilmen från att vara i hu— vudsak ett förvaringsmedel. med vilket man kunde bevara information eller spara utrymme. till att bli ett kommunikationsmedel. [ många informa— tionssystem har filmen fått en väsentlig betydelse. Automatisk framtagning av information på mikrofilm kan ske genom att filmen är kodad och anpassad för elektroniska sökmedel. Detta har även fått följder för arkiven.

Filmhålkorten har för ritningsarkiven blivit ett omistligt medium vari- genom informationen på ritningar snabbt kan mångfaldigas. spridas och begagnas. Samtidigt kan originalritningen i arkivet skonas från onödig fram- tagning och hantering för läsning. Vid behov göres förstöringen från film— hålkortet.

Ett stort register kan utnyttjas avsevärt lättare, om det kan tillhandahållas iform av mikrofilm vid skrivbordsarbete på lokalt skilda arbetsplatser. Enbart den tid som åtgår för användarna att bege sig till platsen för det centrala registret och forska i detta kan ofta rättfärdiga kostnaden för en mikro- filmning. Vid Sveriges Radios grammofonarkiv och TV-arkiv finns ett antal kataloger. vars uppgifter lagras och bearbetas med ADB. Utskriften av ka- talogerna sker inte på papper utan på mikrofiche. Härigenom kan t.ex. Sveriges Radios distrikt på ett billigt sätt få tillgång till de stora central— katalogerna. En motsvarande COM-teknik förekommer hos banker. indu- strier och trafikföretag m.fl.

Ehuru i förhållandevis begränsad omfattning användes vanlig mikrofilm— teknik för att underlätta administration och forskning hos arkiven. Detta är t. ex. avsikten med sådana mikrofilmer som tagits av förteckningar. re— gister. kataloger och andra sökmedel för information. vilka sedan distri- buerats till olika avdelningar inom arkivet eller till andra arkiv och forsk- ningsinstitutioner. På så vis finns originalförteckningarna m.m. alltid att tillgå på sin plats.

På vissa håll har man även med filmens hjälp velat skapa sökmedel genom att filma dossieromslag för att därigenom både förenkla det egentliga för- tecknings- eller registreringsarbetet av handlingarna och underlätta fram— tagningen av dem.

Ett annat exempel på utnyttjande av mikrofilm i arkivarbetet är att an- vända Glm som förlaga vid framställning av kopior i naturlig storlek genom snabba kopieringsapparater. Detta har t.ex. skett i vårt land beträffande kyrkoböcker och hithörande arkivalier i avsikt att skydda originalen mot förslitning.

H Problemställningar

3. Arkivbildning och därmed samman- hängande problem

3.1. Begreppen allmän handling. arkivhandling och upptagning

Arkivvården hos statliga myndigheter regleras genom allmänna arkivstad- gan. Aas( 1961:590 ). Närmare anvisningar om tillämpningen av denna stadga har meddelats i riksarkivets cirkulär 6.8.1968 (nr 478).

Med myndighets arkiv avses enligt Aas det hos myndigheten bildade beståndet av arkivhandlingar (12 å). Enligt cirkuläret (3 &) bestäms inne- börden av ordet arkivhandling i nära anslutning till TF:s begrepp allmän handling. Endast allmänna handlingar är sålunda arkivhandlingar. men de båda begreppen täcker inte varandra helt. TF skiljer sålunda mellan inkomna och upprättade handlingar. Inkomna handlingar blir allmänna i och med att myndigheten fått tillgång till dem. medan inom myndigheten tillkomna handlingar som hänför sig till visst ärende ofta anses upprättade och därmed allmänna först när ärendet slutbehandlats. Reglerna om arkivhandling blir i båda fallen tillämpliga först vid den senare tidpunkten. i och med att handlingen vid avslutad handläggning arkivlägges. En nyansskillnad fö- religger vidare i fråga om diarier. register och andra sådana förteckningar hos myndigheterna. De är enligt TF att anse som allmänna handlingar i och med att de färdigställts för införing men blir arkivhandlingar först i och med att någon anteckning införts. Ett blankt diarium är sålunda allmän handling men ej arkivhandling.

Någon definition av begreppet handling finns inte i TF. l 2 kap. 2 ;" andra stycket anmärktes tidigare endast. att vad i kapitlet sades om handling skulle avse även karta. ritning eller bild. [samband med datalagens tillkomst gjordes ett tillägg av innebörd att offentlighetsreglerna skulle vara tillämpliga även på upptagning för ADB eller annan upptagning som kunde läsas eller avlyssnas endast med tekniskt hjälpmedel. Genom ändring i Aas 28.6.l974 (19741697) anpassades reglerna om arkivhandling till den nya lydelsen av TF.

I proposition (1975/76:160) med nya grundlagsbesiämmelser angående allmänna handlingars offentlighet har regeringen på grundval av OSK:s slut— betänkande Lag om allmänna handlingar framlagt förslag till ny lydelse av 2 kap. TF.' Enligt förslaget införes i 2 kap. 3; första stycket TF en uttrycklig definition av handlingsbegreppet: "Med handling förstås fram-

I Prop. har numera anta- gits slutgiltigt av riksda- gen. Den nya lydelsen återfinnes i SFS l976:954.

ställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas. avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel.” Därefter tillägges: "Handling är allmän. om den förvaras hos myndighet och enligt 6 eller 7 ;" är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndighet." Medan upptagning tidigare såvitt avsåg reglerna om allmänna handlingars off— entlighet jämställts med handling har man sålunda gått ett steg längre och låtit handlingsbegreppet innefatta även upptagningarna,

Redan enligt gällande rätt är kriterierna för när handling respektive tipp- tagning skall anses förvarad hos myndighet utformade på olika sätt. Ha nd- lingar i traditionell mening förvaras hos en myndighet i och med att de inkommit till eller upprättats hos myndigheten: därefter får myndigheten på grund av arkivbestämmelserna inte frånhända sig eller förstöra hand— lingarna annat än med stöd av gallringsregler. Upptagningarna speciellt de för ADB avsedda — erbjuder särskilda problem. därför att det av tekniska och ekonomiska skäl kan vara fördelaktigt att låta den egentliga hanteringen äga rum någon annanstans än hos myndigheten. t. ex. på en dataservicebyrå. I 2 kap. 2 & tredje stycket TF föreskrives att upptagningen likväl skall anses förvarad hos myndigheten under förutsättning att denna-förfogar över upp- tagningen. vilket innebär att myndigheten har faktisk möjlighet och rättslig befogenhet att överföra upptagningen till läsbar eller eljest för människan uppfattbar form. Propositionsförslaget använder en något annan teknik och ger (i 3 & andra stycket) en generell regel i stället för en särskild undan- tagsbestämmelse. Det sägs nämligen att upptagning anses förvarad hos myn- dighet om den är tillgänglig för myndigheten för överföring i sådan form att den kan läsas. avlyssnas eller på annat sätt uppfattas. Tillgängligheten enligt den föreslagna bestämmelsen är ett rent faktiskt förhållande. medan det hittillsvarande kravet på rättslig befogenhet i förslaget finns kvar endast i fråga om personregister i datalagens mening. Upptagningar som ingår i sådana register skall nämligen inte anses förvarade hos myndigheten om denna enligt lag eller förordning eller särskilt beslut. som grundar sig på lag. saknar befogenhet att föra över upptagningen till uppfattbar form. In- skränkande villkor med stöd av datalagen kan enligt förslaget hindra ej blott myndigheten själv utan även andra att utnyttja ADB-tekniken för att taga fram information som kan leda till integritetskränkning.

Om begreppet allmän handling på sätt propositionen föreslår utvidgas till att innefatta även upptagningarna synes motsvarande ändring böra göras även i arkivförfattningarna.

Minnesanteckningar. utkast och koncept faller under en särskild regel. enligt gällande rätt 2 kap. 4 ä' TF. Sådana uppteckningar. som gjorts endast för ärendes föredragning eller beredning. anses ej som allmänna handlingar om de inte efter slutbehandling omhändertagits för förvaring. Motsvarande bestämmelse i propositionen (9 &) är något utförligare och använder i för— tydligande syfte termen arkivering; det utsäges vidare direkt att uppteckning och upptagning till den del den har tillfört ärendet sakuppgift inte är att anse som ”minnesanteckning” i stadgandets mening utan följer huvudregeln och sålunda blir allmän handling senast då ärendet slutbehandlats.

TF:s regler utgår konsekvent från att vilka handlingar en myndighet skall förvara är något som inte regleras i offentlighetsbestämmelserna. Under handläggningen av ett ärende är myndigheten nödsakad att bevara alla re-

levanta sakuppgifter för att kunna uppfylla grundläggande krav på korrekt handläggning. Sedan handläggningen avslutats är innehållet i arkivförfatt- ningarna avgörande. Arkivförfattningarna använder emellertid i sin tur TF:s begrepp allmän handling för att avgränsa arkivhandlingsbegreppet. ] fråga om minnesanteckningar. utkast och koncept är detta grepp emellertid logiskt omöjligt. eftersom TF —åtminstone i nu föreslagen lydelse direkt överlåter gränsdragningen till arkivbestämmelserna. Lämnar dessa frågan öppen kom- mer det att bero på myndigheternas fria skön om minnesanteckningar och utkast skall bevaras eller kastas i samband med ett ärendes avslutning. Sedan de väl arkivlagts blir de däremot allmänna handlingar och därmed också arkivhandlingar och kan utgallras endast med stöd av en gallrings- bestämmelse.

Enligt motiven till 1973 års ändringar i TF (prop. 197333 5. 75) förstås med upptagning för ADB uppgift som är fixerad på någon form av da- tamedium och som alltså antingen finns i eller kan matas in i en dator. 1 den nu framlagda propositionen har föredragande statsrådet förklarat sig utgå från samma begrepp (s. 89 I). dock med tillägget att den fysiska av- gränsningen som vanligen på ett självklart sätt anger vad som är en handling i traditionell bemärkelse (pappersark. bok) oftast inte har någon motsvarighet när det gäller upptagningar. Varje konstellation av sakligt sammanhängande uppgifter bör enligt föredraganden ses som en upptagning för sig. Det nu sagda torde innebära. att det saknar betydelse för upptagningens karaktär av allmän handling om den såsom ett led i den tekniska bearbetningen flyttas mellan olika s. k. primär- och sekundärminnen. av registervårdsskäl spolas över från ett magnetband till ett annat eller eljest behandlas utan att själva införmationsinnehållet förändras. Att detta klart utsäges torde från arkivförfattningssynpunkt vara en stor fördel. eftersom man därigenom kan hålla rågången klar mellan teknisk registervård och arkivmässigt moti- verad gallring.

Som en konsekvens av det angivna betraktelsesättet i fråga om upptag- ningarna har i 6 och 10 & i förslaget intagits bestämmelser som frånkänner rent teknisk bearbetning och lagring betydelse vid bedömningen av om handling (i dessa fall regelmässigt i form av upptagning) skall anses såsom inkommen eller över huvud taget som allmän hos myndighet. ] stället är. såsom redan angivits. tillgängligheten av upptagningen avgörande för om den skall anses förvarad hos myndighet och därmed som allmän handling hos denna.

Aas föreskriver för närvarande. att stadgans bestämmelser om arkivhand- ling skall tillämpas. om ej annat särskilt anges. även på uppgift. som ingår i upptagning för ADB eller annan upptagning. som kan läsas eller avlyssnas endast med tekniskt hjälpmedel. Ett genomförande av propositionsförslaget gör denna föreskrift onödig. eftersom upptagningarna direkt går in under begreppet allmänna handlingar enligt TF. Däremot torde det bli nödvändigt att i arkivförfattningarna ge särregler för upptagningarna dels för att fixera vilka åtgärder som innebär gallring och dels för att avgöra vem som skall vara arkivbildare i sådana fall då datorbaserad information är tillgänglig för flera myndigheter och sålunda skall anses som allmän handling hos dem alla.

Anmärkas bör. att frågan om offentlighetsprincipens tillämpning på da-

1Nils Nilsson. Arkiv— kunskap. Malmö 1973 s. 19.

torbaserad information inte torde ha fått sin slutliga lösning genom det nu framlagda förslaget. Föredraganden anger uttryckligen (prop. s. 86) att denna fråga kommer att ingå i det uppdrag som lämnas åt en ny. par- lamentariskt sammansatt kommitté med uppgift att se över datalagen och därmed sammanhängande frågor. Direktiv för denna utredning har numera meddelats. DAK har emellertid inte någon möjlighet att taga hänsyn till den nya utredningen vid utformningen av sitt förslag.

3.2. Rätt arkivbildare

Enligt gängse arkivteori definieras arkiv som "ett bestånd av handlingar som efter hand har växt fram hos en arkivbildare till följd av dennes verk- samhet och lagts till förvaring (arkivlagts) hos denne".'

Arkivet växer fram organiskt kring en arkivbildare och är både till sin omfattning och till sin struktur ett uttryck för dennes verksamhet. Ett arkiv eller en del av ett arkiv avgränsas i förhållande till andra arkiv genom att man fastställer vem som är arkivbildaren. Det är m.a.o. nödvändigt att klart kunna fastställa vem som är arkivbildaren redan då man skall skilja ut ett arkiv från ett annat. vilket i sin tur är en förutsättning för varje arkivordnande.

I fråga om statliga och kommunala arkiv är myndigheten som sådan arkivbildare. Den som enligt instruktion eller annan författning är att anse som myndighet är därmed ansvarig för sina arkivhandlingar och således arkivbildare. Ett motsvarande ansvar har i viss utsträckning också korpo— rationer. företag m.fl. i sin egenskap av arkivbildare. De i det följande åberopade arkivbestämmelserna (främst Aas och RA:s cirkulär om tillämp- ningen av Aas) äger emellertid tillämpning endast på arkiv hos statsmyn- dighet. I Aas preciseras arkivbildarens åligganden med avseende på arkiv- bildning. gallring. förvaring. arkivförteckning. utlån. avlämning till arkiv- myndighet och inventering. Det förutsättes härvid. att myndigheten har omedelbar uppsikt över sitt arkiv. eventuellt genom särskilt utsedd arkiv- vårdare.

För den händelse myndighet övertar arkiv eller del av arkiv från annan myndighet (i samband med organisationsändring eller ändring av verksam- heten) skall myndigheten hålla det övertagna beståndet av arkivhandlingar orubbat och skilt från eget och annat hos myndigheten förvarat arkiv i den mån ej riksarkivet annorlunda bestämmer (Aas 14 å). Denna paragraf är ett uttryck för den ovan refererade uppfattningen. att varje arkiv är en enhet för sig - en historisk lämning från arkivbildarens verksamhet.

En ordningsprincip som den här beskrivna har hittills varit förhållandevis lätt att tillämpa i praktiken. Vid uppordnande i efterhand av arkivhandlingar som kommit i oordning eller på avvägar har man med kännedom om kans- livanorna i allmänhet lätt kunnat konstatera om en handling utgjort ett originalkoncept och hos vilken myndighet den i så fall upprättats eller. i fråga om en utgående originalexpedition. vilken myndighet den tillställts och inkommit hos. Ytterligare exemplar av skrivelsen har kunnat betraktas som kopior för kännedom. vilka i många fall har varit gallringsbara.

Den automatiska databehandlingen har medfört stora möjligheter att

bygga upp integrerade datasystem. där uppgifter hämtas från och förvaras på många håll och samverkan krävs av flera myndigheter. Denna nya typ av integrerad arkivbildning innebär. att det i vissa fall kan vara svårt att fastställa vilken av flera samarbetande myndigheter som i ett givet fall skall anses som den rätta arkivbildaren. Flera myndigheter kan enligt TF i vissa fall anses förfoga över en och samma upptagning i och med att de har befogenhet att överföra upptagningen till läsbar form. Därtill kommer att någon helt annan myndighetikan ha hand om den fysiska förvaringen av upptagningen. Här fordras klara normer för vem som skall betraktas som arkivbildare och ansvarig för arkivvården i Aas mening.

! DAKzs uppdrag ingår att utreda frågor rörande forskningens behov och önskemål i samband med ADB. Enligt utredningsdirektiven är det ”an- geläget att primärmaterialet från forskningsverksamhet bevaras på sätt som gör det möjligt att senare använda detsamma för nya forskningsuppgifter”. Det primärmaterial från forskningsverksamhet som här åsyftas torde bestå dels av uppgifter hämtade från offentliga myndigheter. dels av uppgifter insamlade från företag. föreningar. enskilda m. fl. Sådant forskningsmaterial torde oftast basera sig på ett av forskningsuppgiften styrt urval av den in- formation som finns hos myndigheter och enskilda organisationer m.m. Denna koncentration av uppgifter rörande vissa ämnesområden ger arkiv- bildningen unik karaktär. även om materialet i hög grad kan bestå av kopior av handlingar. som i original bevaras hos myndigheter. Problemet är. i vilken utsträckning materialet skall betraktas som en del av respektive offentlig forskningsinstitutions arkiv och vårdas i enlighet därmed och vidare om vad här sagts skall gälla för varje offentlig forskningsinstitution. oavsett hur de skilda forskningsprojekten har finansierats. Slutligen bör övervägas. om primärmaterialets gallringsbarhet skall. som i fråga om myndighets- arkiven i övrigt. på vanligt sätt prövas av riksarkivet.

3.3. Arkivbildningens moment och valet av databärare

3.3.1. Arkiv/äggning, volymbildning och seriebildning

lnom modern arkivteori indelas arkivbildningen normalt i tre moment: ar- kivläggning. volymbildning och seriebildning. De tre momenten regleras närmare i 4 & RA:s cirkulär (19681473) om tillämpningen av Aas.

Arkiv/äggningen definieras i cirkuläret som placeringen av handlingar som är att anse som arkivhandlingar. Volvrrrbi/drrirr_gen innebär att handlingar genom inbindning. kapsling eller liknande åtgärder sammanförs till lämpliga arkivaliska enheter. I samband därmed sker ibland avställning. vilket innebär att inaktuella handlingar uttages och placeras för sig. Seriebildning sker genom successiv tillkomst av volymer av ensartat innehåll. Enligt ett inom riks- arkivet utarbetat förslag till ändring av det allmänna arkivschemat skall arkivmaterialet i framtiden förtecknas enligt innehållets arkivaliska karaktär utan avseende på format. material eller framställningssätt.

3.3.2. Val av skrivmateriel

Arkivmyndigheterna har i sitt fältarbete hos myndigheterna alltmer kommit att rikta uppmärksamheten på arkivbildningens förstadier. särskilt valet av skrivmateriel. diarieföring och registrering. Av betydelse i detta samman- hang är främst valet av skrivmateriel för framställning av arkivhandlingar. [äldre tid utgjorde detta icke något större problem. eftersom man uteslutande använde lumppapper. som utmärkte sig genom mycket god beständighet genom århundradena. Olämpligt bläck kunde dock förekomma.

En helt ny situation uppstod under senare hälften av 1800—talet med den kraftigt ökade användningen av cellulosapapper. som efter viss tids för- varing började sönderfalla. För att förebygga att arkivhandlingar på detta sätt "gallrade” sig själva föreskrevs genom 1907 års normalpappersförord— ning. att alla viktigare handlingar hos offentliga myndigheter skulle fram— ställas på lumppapper. Förnyad utredning av pappersfrågorna resulterade i betänkandet Papper och annan skrivmateriel (SOU 196325). som kom att ligga till grund för den nu gällande skrivmaterielkungörelsen (19641504).

Enligt denna kungörelse (3 &) skall skrivmateriel användas "på ett från arkivvårdssynpunkt ändamålsenligt sätt samt med beaktande av kraven på rationell kontorsorganisation och nödig sparsamhet". Detta innebär. att från arkivbeständighetssynpunkt godkänd skrivmateriel måste användas till alla handlingar. som icke skall utgallras. Till övriga handlingar hos statsmyn— digheter bör av ekonomiska skäl bl. a. papper av enklare kvalitet användas.

En följd av denna föreskrivna differentiering i användningen av skriv- materiel är att arkivsynpunkten i praktiken måste beaktas redan vid ar- kivbildningens förstadier. nämligen vid valet av skrivmateriel. eftersom man måste ha en klar bild av vilka handlingar som skall bevaras respektive efter hand utgallras. För att skapa den nödvändiga överblicken över myndig- heternas arkivbildning har man från arkivmyndigheternas sida i allt större utsträckning gått in för att. efter genomgång av alla typer av handlingar som tillkommer hos en viss myndighet. göra upp en s. k. arkivbildningsplan. som bl. a. utvisar vilka handlingar som skall bevaras och vilka som är ut- gallringsbara. Detta har exempelvis skett beträffande lokala polis- och skat- temyndigheter. kammarrätterna. skolöverstyrelsen m.fl. myndigheter.

Om ett sådant förfaringssätt är nödvändigt för att överblicka pappersflödet hos myndigheterna och säkra beständiga arkivexemplar av alla viktigare handlingar. kan det sägas vara väl så angeläget när det gäller arkivbild- ningsprocessen vid ADB. Vare sig informationen slutligen skall uttas på magnetband (eller annan elektromagnetisk databärare) eller på papper eller på mikrofilm måste beständighetsfrågorna beaktas vid framställningen. Det är därför nödvändigt. att dessa synpunkter tillgodoses redan vid upplägg- ningen och utformningen av ett ADB-system eller ett mikrofilmsystem.

3.3.3. Val av databärare

Genom 1907 års normalpappersförordning skedde för första gången en reg- lering och anpassning av arkivbildningen i förhållande till helt nya tekniska

förutsättningar när det gällde att framställa arkivbeständiga handlingar. l skrivmaterielkungörelsen 1964 infördes dessutom krav på beaktande av ra- tionaliscringssynpunkter inför det ständigt växande pappersflödet inom den statliga administrationen.

Den föreskrivna användningen av olika skrivmateriel för olika slag av handlingar nödvändiggjorde. som redan framgått i föregående avsnitt. att handlingar som skulle bevaras respektive utgallras skildes åt redan vid hand- lingens tillkomst. Så länge som det rör sig om tillkomsten av handlingar med papper som skrivunderlag är utpekandet av de handlingar som skall bevaras förhållandevis enkelt. När andra typer av databärare såsom mi- krofilm och elektromagnetiska databärare kommer med i bilden blir valet av databärare för arkivändamål mer komplicerat.

Det ingår i DAK:s direktiv att utreda "allmänna principer för bevarande av band (arkivbildning) och avmagnetisering av band (gallring). listning eller överföring till mikrofilm samt vilka olika slag av band som skall bevaras enbart eller i kombination med andra databärare. t. ex. primärblanketter".

Om samma information bevaras på merän en databärare bör möjligheterna till utgallring av någon eller några av databärarna övervägas. Till skillnad från vad som gäller förhållandet mellan en originalhandling på papper och en papperskopia är information på papper och uppgifter i upptagningar emel- lertid icke ensartade med hänsyn till användbarhet. beständighet och ar- kivutrymmesbehov. Medan pappershandlingen är omedelbart läsbar utan maskinella hjälpmedel och sökningen vanligen sker manuellt fordras för bekväm läsning av mikrofilm en läsapparat och eventuellt någon form av söksystem för att underlätta uppletandet av önskade uppgifter. ADB kräver avsevärt dyrare utrustning men ger å andra sidan möjlighet till mycket snabb bearbetning av en stor mängd data. Med hänsyn till den olikartade användbarheten hos de olika databärarna kan det därför tänkas. att viss information på grund av forskningens behov bör bevaras på ett par olika databärare. Om å andra sidan en viss information. som ursprungligen fö- religger på flera databärare. skall bevaras endast i en form. måste man vid valet av databärare ta hänsyn till användbarhet och därmed förknippade kostnader samt arkivbeständighet och med arkivförvaringen sammanhäng- ande kostnader. Vilken eller vilka databärare som skall bevaras bör vara bestämt redan när handläggningsrutinerna läggs upp. Gallrings- och arkiv- bildningsplaner bör således utarbetas samtidigt härmed. Förutsättningarna att beakta krav i fråga om kvaliteten på de slutliga databärarna ökas här- igenom.

DAK finner det angeläget att så vitt möjligt försöka ange vissa riktlinjer för valet av databärare.

3.4. Gallringsbeslut och utgallring

En av de mest angelägna arbetsuppgifterna i modern arkivvård är att genom en ändamålsenlig gallring begränsa tillväxten av bestånden av sådana handlingar och upptagningar. som icke på längre sikt kan bedömas ha värde för samhällsplanering. rättssäkerhet eller vetenskaplig forskning. Regleringen av gallringen i statliga arkiv intar en framskjuten plats i Aas.

vars lSå förbjuder myndighet att överhuvud taget avhända sig arkiv- handling annat än i enlighet med författning eller av regeringen eljest med- delade bestämmelser eller efter medgivande av riksarkivet. Gallringsbestäm- melser har under årens lopp utfärdats i form av förordningar. kungl. kungö- relser eller brev. departementsskrivelser och. fr. o. m. 1962. riksarkivets gall- ringsbeslut.

Med stöd av 6 &" datalagen (l973:289) meddelar fr. o. m. den 1 juli 1973 även datainspektionen föreskrifter om gallring av personuppgifter. som av myndighet skall upptagas för automatisk databehandling.

Bestämmelserna har i vissa fall varit generellt tillämpliga på särskilda slag av handlingar återkommande hos ett stort antal myndigheter. i andra fall utformats speciellt för vissa bestämda myndigheter.

Den mest omfattande generellt giltiga gallringsbestämmelsen är kungö- relsen ang. utgallring av handlingar hos vissa statsmyndigheter (19531716). den s.k. allmänna gallringskungörelsen. med ändringar den 28 juni 1974 ( 1974:646 ). Denna kungörelse. som medger utgallring av ett stort antal hand- lingar som är av endast kortvarig betydelse för förvaltningen och som be— dömts sakna intresse från forskningssynpunkt. torde. som DAK påpekande i sitt första delbetänkande (DsU 1969z8. s. 13). kunna användas föratt utgallra upptagningar endast med analogisk tillämpning. Hålkort. som tidigare in- begreps i kungörelsen i den mån de fyllde en funktion endast som led i en bearbetning. har uteslutits genom den senaste ändringen. Hålkorten omfattas. i den mån de utgör led i ADB. för närvarande av gallringsbe— stämmelserna i kungörelsen om utgallring ur upptagning för automatisk databehandling (19741648).

Det bör nämnas. att bestämmelser om gallring av andra upptagningar än upptagningar för ADB. som kan läsas. avlyssnas eller på annat sätt upp- fattas endast med tekniskt hjälpmedel. icke meddelades i denna kungörelse.

Utgallrade arkivhandlingar skall enligt Aas 16 & omedelbart lörstöras eller försäljas under villkor. att handlingarna där så anses erforderligt under nödig kontroll förrnales eller på annat sätt förstöres. Enligt senaste ändring i Aas (1974:647) sker utgallring av uppgift i upptagning för ADB eller annan upptagning. som kan läsas eller avlyssnas endast med tekniskt hjälpmedel. genom att uppgiften utplånas eller genom att upptagningen förstöres. Sedan informationen utplånats kan magnetbandet eller annan utnyttjad elektro— magnetisk databärare användas på nytt.

3.5. Arkivvårdens organisation

Uppfattningen om ett arkiv som en organiskt framvuxen helhet som bör bevaras sammanhållet för framtiden har sin betydelse också för det sätt varpå man organiserar arkivvården. Sedan slutet av 1800-talet svarar riks- arkivet för förvaringen och vården inte bara av regeringskansliets arkiv utan också för de inaktuella delarna av de centrala ämbetsverkens och riksdagens arkiv. För de militära arkivens vård sörjer på motsvarande sätt krigsarkivet. För förvaring och vård av de lokala statliga arkiven upprättades kring se- kelskiftet landsarkiv i olika delar av landet. som indelades i särskilda lands—

arkivdistrikt. Förutom uppgiften att tjänstgöra som arkivdepäer för de cen- trala respektive lokala statliga myndigheternas arkiv är emellertid riksarkivet och landsarkiven. och för de under försvarsdepartementet lydande myn- digheterna krigsarkivet. arkivmyndigherer med uppgift att övervaka ar- kivens förvaring. gallring och övriga vård redan hos myndigheterna själva. Detta förutsätter. att arkivmyndigheterna kontinuerligt följer arkivbildning— en hos varje myndighet. Särskilt kan man här peka på vikten för myn- digheterna av råd vid val av skrivmateriel (jfr 3.3.2) eller av system för diarieföring och registrering och beträffande förvaring (inrättande av arkiv- lokaler. hyllinredning. bindning och inkapsling av arkivhandlingar m.m.) samt hjälp med att verkställa utgallringar och upprätta arkivförteckningar. vilket ofta kräver besök av personal från arkivmyndigheten.

Arkivmyndighets skyldighet att inspektera och övervaka efter- följden av Aas motsvaras av myndighets skyldighet att underrätta arkiv- myndigheten bl. a. vid ändring av organisation eller arbetsrutiner. vilken kan påverka arkivbildningen. vid ny- eller ombyggnad av arkivlokaler och i vissa fall vid inventering av arkivet. Vidare bör myndighet inkomma med förslag till arkivmyndigheten om utgallring av arkivhandlingar. vilka enligt myndigheten kan utgallras men som inte omfattas av tidigare utfärdade gallringsbestämmelser.

När det gäller information framställd genom ADB eller eljest på sådant sätt att det fordras särskilda tekniska hjälpmedel för läsning eller avlyssning. uppstår frågan. om förvaringen och värden av denna praktiskt och till rimliga kostnader låter sig inlemmas i den nuvarande organisationen.

Det får sägas vara ett både från arkivvårdssynpunkt och med hänsyn till forskningens behov angeläget krav att bevara sambandet mellan på kon— ventionellt sätt tillkomna pappershandlingar och upptagningar för ADB eller andra upptagningar hos en och samma myndighet. Enligt gällande arkiv— författningar skall också som nämnts myndigheterna tillhörande arkiv förr eller senare avlämnas till riksarkivet. krigsarkivet eller visst landsarkiv. När det gäller information lagrad i form av upptagning för ADB kan emellertid fråga uppstå om arkivmyndigheterna själva skall förvara nämnda material eller om de bör av ekonomiska eller andra skäl deponera detta hos annan myndighet för längre eller kortare tid. Hänsyn kan behöva tagas till de speciella förvarings- och hanteringskrav och de krav på läsutrustning. som exempelvis magnetband ställer på grund av sina specifika fysiska egenskaper. Dessa krav kan det av bl. a. ekonomiska skäl bli svårt att tillgodose hos varje arkivmyndighet och det måste i så fall undersökas. om förvaring. vård och tillhandahållande i stället kan ordnas på annat sätt utan allvarligare olägenheter.

Om central förvaring av ADB-arkivalier och härmed likställda arkivhand- lingar skulle visa sig vara att föredraga. återstår att utreda hur deponeringen av materialet lämpligen bör organiseras (se 13.4). Även beträffande mikrofilm kan av kostnadsskäl central förvaring i viss utsträckning bli nödvändig (se 16.4).

4 Arkivbeständighetsproblem

4.1. Databärare vid ADB

Av redogörelsen i kapitel 2 över databärare inom arkivområdet framgår att det i första hand är två slag av databärare förutom papperet. som är av intresse för långtidsarkivering och vilkas arkivbeständighet det därför är viktigt att fastställa. Dessa databärare är magnetbandet och mikrofilmen.

Om pappershandlingarna skall bevaras. skall arkivbeständigt papper an- vändas. Detta gäller maskinlistor med bearbetningsresultat och om möjligt blanketter med olika slag av primäruppgifter. För listorna finns som förut nämnts särskilt tillverkat arkivbeständigt papper.

Hålkort och hålremsor består visserligen för det mesta av kartong och papper men de är inte tillverkade av material. som är arkivbeständigt. Upp- repad användning av hålkort och även av remsor är inte problemfri. Hål- korten är tillverkade av en speciell testad kartong som gör nya hålkort väl lämpade för att motstå mekaniska påkänningar under bearbetningen. Korten är emellertid känsliga för olämplig förvaring. Erfarenheten har visat att kor- tens egenskaper ofta förändras efter en viss tid och att svårigheter därför kan uppstå vid en förnyad bearbetning. ibland går korten ej alls att använda och i andra fall blir felprocenten alltför hög. ] vissa fall har hålkort visat sig vara helt oanvändbara redan efter kort tid. Vid relativ fuktighet under 40 eller över 60 procent blir korten skeva och kan förlora sin dimensions- stabilitet. Vid hög fuktighet blir de även alltför mjuka föratt kunna bearbetas. Till det sagda kommer att hålkort är skrymmande.

Med hålremsan förhåller det sig på liknande sätt. Den är mindre kli- matkänslig än kortet men kan liksom detta förlora sin dimensionsstabilitet och bli oanvändbar. Den kan även lätt slitas av och genom ovarsam hantering bli besvärlig att använda på nytt. Liksom hålkort måste hålremsan för ADB— bruk tillverkas av papper vars egenskaper uppfyller vissa standardkrav. Ön- skemål framkom i slutet på 1960-talet om varaktigare hålremsor för upprepad användning. Tillverkarna försökte tillgodose detta på två sätt. Antingen gjorde man papperet segare genom att utsätta det för extremt tryck under tillverkningen. eller laminerade man det på båda sidor med en tunn po— lyesterhinna. Det segare papperet anses vara tio gånger varaktigare än det papper som vanliga hålremsor är tillverkade av. Den laminerade remsan. som är praktiskt taget omöjlig att slita sönder. anges vara 100 gånger starkare än vanligt papper. Ojämn tjocklek och problem med bindemedel har emel- lertid medfört att de använts endast i begränsad omfattning. Nämnda slag

av hålremsor har främst använts vid framställning av mastrar för kopiering av hålremsor och för bruk i numeriskt styrda maskiner.

Som förut framhållits är det ej lämpligt att på längre sikt bevara ma— skinläsbar information i interna minnen eller i direktminnen. DAK har därför inte funnit anledning att närmare pröva dessa mediers arkivbestän- dighet. Detta gäller även magnetkortsminnen (motsv.). lcke fasta skivmin- nen. således minnen med utbytbara skivpackar. användes för arkivering i mycket begränsad omfattning. Tekniskt sett torde de som nämnts i kap. 2 ha ungefär lika god arkivbeständighet som magnetband. Skivpacken är emellertid en utrymmeskrävande och dyrbar databärare som endast i undan- tagsfall kan komma till användning för långtidsarkivering. Bristen på stan— dard och den snabba tekniska utvecklingen bidrar också härtill. DAK har inte närmare prövat dess arkivegenskaper.

Magnetbandet är den databärare som främst kommer i fråga för arkivering av maskinläsbar information. Det är därför av största vikt att få klargjort hur det förhåller sig med dess arkivbeständighet.

Även ett förstklassigt magnetband som vårdas och hanteras väl kan skadas vid en körning. eftersom det utsätts för stora mekaniska påkänningar i bandstationen. Bandhastigheten och dragkraften inverkar på bandet och vid passagen över anläggningsytor och styrkanter utsätts bandets yta och kanter för slitage och viss förorening. Andra faktorer kan också bidraga till att bandet blir svårt eller helt omöjligt att utnyttja i framtiden. Även om magnetbandet fysiskt sett är välbevarat. kan sålunda innehållets åt- komlighet försvåras av den snabba tekniska utvecklingen. Det är alltså en mängd egenskaper hos själva bandet. hos dess förvaringsplats och hos den använda maskinutrustningen. som har betydelse för bandets användbarhet som arkivmedium. Därtill kommer risken att det ej kan utnyttjas därför att nödvändig dokumentation har förkommit.

Man vet av erfarenhet att magnetbandets kvalitet kan försämras genom ovarsam hantering när det förs till eller från bandstationer eller på grund av olämplig eller slarvig förvaring. Magnetbandstillverkarna är noga med att understryka vikten av att deras råd och anvisningar följs. om bandet skall bevaras funktionsdugligt under längre tid. Det brister ofta i dessa av- seenden. Det har uppgivits att i USA 20 % av bandbestånden måste kasseras varje år. vilket i första hand beror på att banden blivit oanvändbara genom slitage. sträckning och damm- eller oxidpartikelbeläggning. Skador har ofta berott på ovarsamhet. Därutöver kasseras vissa band. därför att de är tekniskt sett föråldrade.

1 ett utkast till en handbok för hantering och vård av magnetband (daterat ijuli 1972). som sammanställts av Data Archives Branch vid National Ar- chives & Record Service. USA. framhålles att magnetband försämras med tiden även när de förvaras i bästa möjliga miljö. Band från slutet av 1960-talet anser man ha en livslängd (shelf life) av tolv år medan nu tillverkade band förmodas ha en livslängd på uppemot tjugo år.

Vissa fel på ett magnetband är direkt synliga när bandet framtas. Följden av dålig spolning kan t.ex. visa sig på olika sätt. lntilliggande lager kan ha blivit separerade och en synbar veckning kan ha uppstått. Detta inträffar vanligtvis med band. som utnyttjats endast till en del. Defekten finns van- ligen där den outnyttjade delen av bandet börjar. Resultatet kan i sämsta

fall bli att bandet vid användningen slits av mitt i rullen. Ytterligare en följd av dålig spolning är kantskador. Niokanalsband är särskilt känsliga härför. Ovan redovisade skador katt även uppkomma genom kraftiga tem- peratur- och luktväxlingar.

Om man ser färgförändringar eller fläckbildning-på ett band. är detta nästan alltid ett tecken på en kemisk reaktion mellan bandets bindlager och vad bandet kan ha kommit i beröring med. t. ex. etikettadesiver. sprit- pennor. papper och gummi eller den skumplastbit. som håller bandets fria ända låst. Något ämne har bildat en gas som reagerat med bindlagret och resultatet har blivit en utfällning. Vidare kan delar av bandet bli samman- bakade. vilket katt bero på alltför torr miljö och statisk elektricitet i bandets ytor eller på att temperaturen och fuktigheten varit alltför hög.

De vanligaste bandfelen är emellertid sådana som inte kan uppfattas med blotta ögat. På ett band för 1600 bpi skall ca 415 miljoner enstaka impulser kunna upptagas och läsas felfritt. Om lagrade data inte kan läsas har ett läsfel. ett s. k. drop—out. uppstått. Den vanligaste orsaken härtill är att ett dammkorn eller en annan partikel på oxidskiktet åstadkommer separering mellan magnethuvudet och bandet. Redan en partikelstorlek av någon mi- kron (1/1000 mm) är tillräcklig för att signalnivån skall sjunka. De partiklar som kommer mellan läshuvudet och magnetbandet och därigenom orsakar fel kan antingen härstamma från omgivningen. t. ex. dammkorn. eller kom- ma från bandet självt. Det är då fråga om lösa partiklar som slitits loss från bas- eller oxidskiktet och fastnat på bandet. Det sistnämnda är den vanligaste felorsaken.

Därutöver kan skador i oxidskiktet orsaka drop-outs. Sådana kan bero på hål. gropar eller partiella bortfall av skiktet. veck på bandet eller ojämn- heter hos bandkanten. Förändringar i bandytan eller mekaniska spänningar i basmaterialet medför dålig anliggning mot magnethuvudet. Viss skevhet hos bandet (s. k. skew) kan medföra att samtidigt inspelade signaler i olika kanaler på bandet inte återges samtidigt (synkront).

Man brukar skilja mellan flyktiga och permanenta fel. De förhållandevis sällsynta tillverkningsfelen. som är defekter i bas- och oxidskiktet. är alltid permanenta. De flyktiga felen härrör från damm eller andra lösa partiklar som kan avlägsnas av rengöringsanordning i bandaggregaten när upprepade läsförsök görs. Permanenta fel kan alstras när sådana partiklar i stället för att avlägsnas ”bakas in" i oxidskiktet. Sådana fel är vanliga. De orsakas oftast av självsmutsning ("self-dirt"). dvs. partiklarna kommer från bandet självt. De har rivits loss från oxidskiktet eller bandkanterna och hamnar på magnethttvudet eller på bandstationens styrytor. Partiklarna lossnar förr eller senare och fäster i stället på bandet och attraheras genom t. ex. elek- trostatisk uppladdning av detta. På grund av friktionsvärme bakas de fast vid bandets yta. Eftersom skärningen av bandet alltid har vissa ofullkom- ligheter bidrar mikroskopiska restprodukter från bandkanterna speciellt mycket till förekomsten av "self-dirt".

Undersökningar av magnetband som förvarats under längre perioder tycks visa att både tillfälliga och permanenta fel tenderar att öka med tiden. Mindre defekter blir permanenta fel beroende på s. k. plastiskt kallflöde. vilket fram— kallas av ojämna spänningar i bandet då det undergår tentperatur- och fuk- tighetsförändringar. Dessa kan också leda till ojämn utvidgning av bandet.

' Vissa varningstecken mot förhastad optimism saknas dock inte. DAK har från Li- brary of Congress i Was- hington erfarit att man där har videoband. som lläckvis tappat sitt bildinnehåll. Ska- dorna är osynliga för ögat och torde vara av magnetisk art. Orsaken är ännu ej känd.

som permanent försämras. Band som tillverkas numera. anges dock vara mindre känsliga för dessa miljöväxlingar än tidigare produkter. En lämplig periodisk vård av arkivbanden kan hålla feltillväxten på låg nivå. Felen kan i vissa fall avhjälpas. om de upptäcks i tid.

4.2. Ljud- och videoband

Magnetbandet är liksom grammofonskivan en vanlig bärare av ljudupptag- ningar. Det har även blivit ett allt vanligare medium för att göra bildupp- tagningar. Magnetband. som används för inspelningarav ljud och bild. kallas ljud- (audio-) och videoband och är i princip uppbyggda på samma sätt som ADB-banden. I sitt betänkande Bevara ljud och bild (SOU 1974:94) har DAK i kapitlet 8 Databärare och inspelningsteknik (s. 179 ff och s. 186) redogjort för problem. som föreligger vid arkivering av ljud- och video- band. En kortare sammanfattning av de i betänkandet framförda synpunk— terna torde här vara tillfyllest.

Banden består av en bandbas. som är belagd med ett järnoxid- eller krom- dioxidskikt. Sedan 1950-talets slut tillverkas basen av polyester vilket gör banden starkare och mindre känsliga för klimatförändringar än tidigare an- vända band på bas av cellulosatriacetat. Hittills gjorda undersökningar ger inte belägg för att materialet i polyesterbanden. om de förvaras i lämplig och jämn temperatur och fuktighet. skulle undergå några förändringar. som påverkar inspelningarnas kvalitet.

En undersökning. som gjorts vid det schweiziska telefonbolaget P_T.T. och för vilken redogörs i ett våren 1973 av den europeiska radiounionen European Broadcasting Union (EBU) — utgivet tekniskt dokument. synes visa på att ljudbandupptagningar kan förvaras många år utan att signal- styrkan försämras.

lnnehållet i dokumentet presenteras i DAK:s delbetänkande Bevara ljud och bild (SOU 1974194) 5. 180 ff. Det torde enligt detta dokument finnas skäl förmoda att ljudupptagningar på magnetband av god kvalitet kan be- varas flera tiotal år under förutsättning att bandupptagningarna hanteras varsamt och i övrigt enligt rekommenderade rutiner samt förvaras under bestämda klimatförhållanden.

Några resultat av systematiska undersökningar av kvaliteten på bildupp- tagningar på videoband efter längre tids förvaring föreligger. så vitt DAK har sig bekant. ännu inte.

Än så länge saknas faktaunderlag för en säker bedömning av videoupp- tagningarnas beständighet. Genom en enkät inom EBU 1968 framkom bl. a. att signaler på band från åren 1958 och 1959 inte hade försvagats alls eller endast i så ringa grad att man helt kunde bortse därifrån. Man drog slutsatsen att videobandupptagningar kan bevaras minst tio år utan att nämnvärt för- sämras.'

EBU:s enkät om videobanden och den schweiziska undersökningen om ljudbanden tyder på att magnetbandet under vissa givna förhållanden kan anses vara ett godtagbart arkivmedium för ljud- och bildupptagningar. Frå- gan om bandens arkivbeständighet är emellertid ej tillfredsställande besvarad utan kvarstår. Den är dock antagligen ej det största problemet. Risken synes

i stället vara att. med den tekniska utvecklingen. svårigheter kan uppkomma att använda upptagningar som gjorts med äldre teknik. Utvecklingen kan komma att kräva att sådana upptagningar så småningom överförs (kon- verteras) till nya databärare (se 9.3.1).

4.3. Mikrofilm

Mikrofilmen har blivit en allt viktigare databärare för dokumentation och information. Frågorna om dess arkivbeständighet och riktiga förvaring har därigenom alltmer kommit i förgrunden. En arkivfilm skall kunna arkiveras under mycket lång tid utan att förlora ursprungliga egenskaper eller märkbart påverkas genom användning eller förvaring. Arkivhandlingar i mikroform måste kunna vårdas lika väl som arkiverade pappershandlingar. För att detta skall kunna ske måste man veta svaret på en rad frågor. Vilka kvalitetskrav skall ställas på den film som skall användas för arkivfilmning'? Vad skall iakttagas under arkivfilmens olika framställningsmoment? Vilka villkor gäl- ler för en rätt förvaring av filmen?

Som tidigare påpekats beror en god mikrofilmbild påjämn och hög kvalitet hos alla de komponenter som ingår i produktionskedjan från förlagan till avbildningen. Även mikrofilmens arkivbeständighet är beroende av många faktorer Dess kemiska och fysiska egenskaper. vilka bestämmes vid till- verkningen. är grunden för filmens kvalitet. Basen är därvid lika viktig som emulsionsskiktet. Framkallningsprocessen m.m. har även en avgö- rande betydelse för filmens arkivbeständighet. Omsorgsfull fixering och sköljning måste ske. eljest mister filmen sina arkivegenskaper och fläckar kommer att uppträda (se avsnitt 2.3.3). Likaledes blir förvaringsförhållandena av stor betydelse för mikrofilmens beständighet. Att alltför hög fuktighet och värme är skadliga för filmen är välbekant. Mögel kan bildas i gelatinet på emulsionslagret. som även blir klibbigt. och basen kan bli skev.

[ det av 1949 års sakkunniga rörande arkiv- och biblioteksfilmning avgivna betänkandet Arkiv- och biblioteksfilmning (SOU 1951:36) ingår en 40-sidig bilaga med en utförlig och ingående undersökning utförd av professor Hel- mer Bäckström (vid tekniska högskolan i Stockholm KTH). rörande "perma- nensfrågan vid fotografiska arkivalier"'. Bäckström redogör för skillnaden mellan acetat- och nitratfilm och för filmmaterialets böjlighet och beroende av den omgivande luftens fuktighetsgrad samt för dimensions- och form- förändringar hos filmen. Han refererar försök med påskyndat "åldrande" av film och noterar därvid iakttagna mekaniska förändringar samt "åldran- dets” inflytande på filmens vikt och viskositeten hos dess lösning i aceton. Han redogör för verkan av dels ljus dels sura ångor (särskilt svaveldioxid i luften) på papper och film och noterar vidare åldringseffekterna på filmens gelatinskikt. Han redogör därefter ingående för fixerings- och sköljnings- processerna och deras betydelse för silverbildens hållbarhet och beskriver. hur fixersaltet i tillräcklig grad skall avlägsnas ur filmen samt berör andra säkerhetsåtgärder för att hindra silverbildens förstöring på kemisk väg. Ett avsnitt handlar om repning av film och rengöring av film och ett annat om skadegörelse genom insekter. svampar. bakterier. etc.

På grundval av Bäckströms utredning rekommenderade 1949 års sak-

' Bäckströms promemo- ria har nyligen tryckts om av Runo Kohlbeck i boken Rädda Bilden! a.a. s. 23 ff.

' SOU 1951:36 s. 37 f.

2 R. Kohlbeck, a. a.. s. 21.

kunniga följande åtgärder:

"Man måste tillse. att endast arkivfilm av bästa kvalitet kommer till användning. Vid framkallning och fixering bör den noga skyddas mot damm och smuts. lif'ter framkallningsproccdurcn bör filmen noga sköljas. varvid ctt alkaliskt mellanbad. för- slagsvis bestående av 0.3-procentig ammoniaklösning användes. Förvaringsrummen skola hålla en konstant luftfuktighet av omkring 50 % och en temperatur av ca 209 ('. Där sura gaser förekommer i luften i sådan mängd. att de kunna skada filmen. måste luften genom konditionering befrias från dem. 1 förvaringsrummen måste filmen noga skyddas för damm. Förvaringslokalerna böra blott belysas med elektriska glöd— lampor. Endast förstklassiga läsapparateroch annan attiralj böra användas. För läsning skola särskilda kopior framställas. Moderfilmen skall reserveras för framställningen av läskopior och får ej användas i läsapparat. Vid filmens hanterande bör sorgfa'llig renlighet och varsamhet iakttagas. Läsfilmerna böra minst en gång årligen underkastas översyn och rengöring av kompetent personal."'

Forskningsingenjören vid KTH Runo Kohlbeck har påpekat att Bäck- ströms uppgifter i mycket ännu är aktuella men att man sedan 1951 har vunnit kunskap om vissa slag av miljöföroreningar. som kraftigt inverkar på silverbildens hållbarhet. Den i utredningen rekommenderade behand- lingen med väteperoxid och ammoniak för att avlägsna resterande tiosul- fatjoner i materialen anses nu vara mer till skada än till nytta.2

En ytterligare indikation på att en översyn av 1950-talets arkivregler be- hövs i dagens läge ger en av Kodak utgiven skrift "Storage and preservation of microfilm" (Kodak Pamphlet No. P-108. juni 1965. 10 sidor).

Bäckström nämner flera kontrollmetoder tillämpade av den amerikanska Bureau of Standards. Dessa metoder har efterhand alltmer utvecklats. Ko- dakskriften refererar till ett helt "testbatteri" av olika prov på filmens lämp- lighet för arkivbruk.

1 Kodakskriften understrykes risken för svamp- och mögelangrepp på filmens gelatinlager när den relativa luftfuktigheten överstiger 60 %. Bäck- ströms rekommendation av "cirka 50 % relativ fuktighet" ligger så pass nära "mögelgränsen" 60 % att luftkonditioneringsutrustningen onekligen ej får ha för stora toleranser. Utan luftkonditioneringsutrustning torde en arkivlokal sommartid mycket lätt komma upp till och över 60 %-gränsen. Bäckström framhåller att sura gaser i luften förstör ej endast basmaterialet utan även gelatinskiktets silverbild samt att luften i arkivet bör vara befriad från svaveldioxid. Han säger sig ej ha studerat problemet i detalj men förordar att luften i en arkivlokal. för att vara lämlig för både papper och film. skall vara renad från sura gaser. 1949 års arkivsakkunniga konstaterade att man i vårt land hade haft förhållandevis ringa kunskap om relationen mellan luftens surhetsgrad och dess skadliga inverkan. Man avstod av kostnadsskäl från att göra en närmare undersökning. En sådan fann man ej heller vara nödvändig. eftersom "professor Bäckströms promemoria visar att film är särskilt ömtålig för här ifrågavarande föroreningar. varför det ju måste anses i hög grad tillrådligt att luftkonditionera lokaler. i vilka arkiv— och biblio- teksfilm förvaras" (s. 37). I Kodakskriften omnämnes (s. 5) olika kemiska skadeverkningar. Ox- idations- och reduktionsmedel förekommer i en industriell atmosfär. För— oreningar från förbränning av lysgas. kol och andra föroreningar kan inverka skadligt. Svavelväte. svaveldioxid och kväveoxider omnämnes här liksom

hos Bäckström. Även ångor från målningsarbete anges kunna vara farliga för film.

Till dessa traditionellt kända skadegörare kom en är 1961 påträffad ska- deeffekt benämnd ”microscopic blemishes" (mikroskopisk fläckning). Den- na omnämnes i Kodakskriften (s. 5 f). Det rör sig här om kemiska angrepp på själva silvret i bilden. som där den träffas utsätts för punktvis uppträdande reduktion-oxidation ("redox blemishes”). Dessa små fläckar i bildsilvret be- står alltefter föroreningsämnet av olikfärgade silverföreningar. och visar sig vanligen som röda eller gula punkter något mindre i storlek än ett normalt texttecken vid ca 20 gångers förminskning. Som troliga förstärkare av luft- syrets oxiderande effekt omnämnes peroxider. ozon. svaveldioxid. svavel- väte och kväveoxider. alla vanliga företeelser i en industriell atmosfär och mer aktiva ju fuktigare och varmare filmlagringen skett. Som preventiva åtgärder omnämnes förvaring av filmen i kall torr luft. som befriats från alla oxiderande gaser och ångor. Eventuellt kan förvaring ske i täta kassetter under förutsättning att luftfuktigheten är så ringa att det vid nedkylning ej uppkommer kondens i kassetten. något som punktvis kan ha förödande effekt på filmen.

Enligt Kodaks resultat har den samlade effekten av olika kemiska angrepp på film och främst på dess känsligaste del. silverskiktet. underskattats i äldre klimatrekommendationer för filmförvaring. Det klimat som Kodak rekommenderar för "archival records” är både källare och torrare än det arkivklimat som Bäckström föreslår. För sällan använda filmarkiv ("inactive files") föreslår Kodak en relativ luftfuktighet (RF) av 15-20 % och för ofta använda arkiv ("active files”) 30—35 % RF. Kodak rekommenderar en tem- peratur på 10—15.5 0 Celsius. dvs. en väsentligt lägre temperatur än Bäck- ström (17-200 Celsius). Kodakskriften framhåller att den mikroskopiska fläckningen och övriga kemiska angrepp sker långsammare i kyla.

DAK har funnit att de av Kodak föreslagna förvaringsreglerna medför olika praktiska komplikationer.

Det rekommenderade kallare och torrare arkivklimatet kommer att ställa krav på luftkonditioneringsutrustningen. Befintliga utrustningar kan många gånger ej förväntas klara de höjda prestanda som krävs. Gammal materiel måste ersättas med ny. som ofta är dyrare. och driftskostnaderna ökar.

Äldre arkivfilmer blir vid förvaring i kall och torr lokal spröda och kan brista vid hantering. De måste därför alltid omkonditioneras både föreläsning och kopiering och innan de återställs till arkivlokalen. Moderna arkivfilmer. som förvaras i kall och torr lokal. uppges ej bli så spröda. Statisk elektricitet. som medför slitageökande dammanhopning. uppstår emellertid lätt och formförändringar kan ske. t. ex. försämrad planhållning av filmen (filmen "slår sig" i sidled) så att den löper dåligt genom läsapparater eller kopie- ringsutrustning. Detta kan vålla praktiska svårigheter och eventuellt sli- tageskador vid användningen. Även den moderna arkivfilmen kan alltså behöva omkonditioneras under vissa förhållanden. Var tillverkningsårsgrän- sen går mellan "äldre" och "modern" arkivfilm kan vara svårt att veta. Tidsgränsen kan förmodas variera mellan olika filmtillverkares produkter.

En risk som särskilt gäller modern arkivfilm har tillkommit. Förbättrad optisk utrustning och bättre filmegenskaper har medgivit användning av en allt starkare förminskning och likväl god detaljupplösning och skärpa

i bilden. Filmens detaljer blir emelleritd samtidigt allt känsligare för kemiska och mekaniska skador. som kan försvåra informationsåtervinningen. t. ex. mikroskopisk fläckning och slitageskador.

DAK konstaterar att det såväl i Bäckströms utredning som i Kodakskriften saknas klara rekommendationer beträffande den luftföroreningsgrad som kan accepteras ifråga om svaveldioxid m. fl. sura gaser och andra vanliga föroreningar i storstadsluften. Frånvaron av rekommendationer kan vara orsaken till att tidigare uttalade krav på kemisk luftrening. t. ex. i SOU 1951:36 . inte har förverkligats. Man har ej heller tagit hänsyn till att arkiv ofta befunnit sig i en storstadsmiljö. som kan misstänkas ha blivit alltmer luftförorenad.

Bäckströms rekommendation innebär att samma arkivklimat med fördel kan tillämpas för både papper och film. Kodakskriftens regler framtvingar två olika arkivklimattyper(elleri värsta fall tre typer om läsesalsfilmer skulle förvaras i samma temperatur som pappershandlingar men i torrare luft). En uppdelning skulle medföra organisatoriska och ekonomiska problem för arkiven.

Mikrofilmens arkivbeständighet utgör ett grundvillkor för att skriftligt material på ett betryggande sätt kan överföras och bevaras i fotografisk form. Silverfilm på acetatbas föreföll vara lämplig för långsiktig arkivering. På vilka villkor den skulle kunna accepteras som arkivmedium behövde emellertid noga utredas ej minst mot bakgrunden av de nya miljöfaror för filmen som hade upptäckts. förminskningsteknikens utveckling och det strängare arkivklimat som börjat rekommenderas av tillverkarna. Utom ace- tatsilverfilmen fanns flera sorters film som hade en utbredd användning. Det gällde silverfilm på polyesterbas men även. och detta i betydande om- fattning. andra slag av ljuskänsliga material. t. ex. vesikulärfilm eller färg- film. Om dessa produkters arkivbeständighet och eventuella speciella för- varingsvillkor var föga känt och regler saknades. Information på dylika da- tabärare kunde i olika sammanhang tänkas bli bevarad för arkivering. De kunde även visa sig lämpliga som bruksfilm (läsesalsfilm) i stället för sil- verfilm. Dessa problem behövde utredas och fördjupade kunskaper inhäm- tas.

Då DAK sammanfattade läget fann man att det föreliggande kunskaps- materialet i tillgängliga expenutlåtanden och i SOU 1951:36 samt i Kodak- skriften behövde kompletteras med omfattande litteraturstudier. Vidare syn- tes det även vara nödvändigt att utföra vissa undersökningar och tester (se kap. 6—8).

4.4. Spelfilm

DAK har i betänkandet Bevara ljud och bild redogjort för olika typer av spelfilm (s. 101 ff) och för deras beständighet och andra ur arkivsynpunkt betydelsefulla egenskaper (s. 183 ff). Spelfilm är film i rullform och består liksom all annan film av basskikt och emulsionsskikt. Beroende på det senares egenskaper får man efter exponering och framkallning antingen svart/vit film eller färgfilm. I fråga om beständigheten har svart/vit spelfilm på acetatbas och mikrofilm i stort sett identiska egenskaper. Deras skilda

användningssätt och användningsområden gör emellertid att riskerna för informationsbortfall är ganska olika. Även förvaringsreglerna blir olika.

Färgfilmen vållar särskilda problem. Speciella regler behövs för denna. Spelfilm är i allmänhet känslig för temperatur och fuktighet. Flertalet filmer krymper i torr luft. Eftersom de olika skikten ej har samma ut- vidgningskoefficient kan häftiga temperaturväxlingar vålla skada. Förva- ringsproblemen äri vissa hänseenden olika beroende på vilket material film- basen är tillverkad av cellulosanitrat. cellulosatriacetat eller polyester. Vida- re är problemen i viss mån skilda vid förvaring av färgfilm och vid förvaring av svart/vit film.

De största problemen bereder film av cellulosanitrat. s. k. nitratfilm (se Bevara ljud och bild. 5. 183). Basen i denna film faller sönder med tiden. Sönderfallet av basen kan fördröjas men ej hindras. Bildskiktet i den svart- /vita nitratfilmen har man funnit vara relativt stabilt. De senaste rekom- mendationerna från FIAF) (Federation Internationale des Archives du Film) skiljer sig något från dem som DAK hade tillgång till när Bevara ljud och bild utarbetades. FIAF:s kommitté för films bevarande anbefaller enhälligt att arkivklimatet för nitratfilm skall ha en temperatur av + 40 C i 20 och en relativ luftfuktighet (RF) av 50 ”o i 10 % (i Bevara ljud och bild: temperaturen högst 20 och RF mellan 40 och 60 %). Endast de stora film- arkiven äger numera större mängder av nitratfilm. För att i längden kunna bevaras måste innehållet kopieras på annan bildbärare. I flertalet länder sked- de övergången från nitratfilm till acetatfilm i början av 1950-talet.

Film på bas av acetat. s. k. acetatfilm. även kallad säkerhetsfilm (safety film). är ej brandfarlig som nitratfilmen och kemiskt mycket stabilare men avsöndrar ättiksyra och nedbryts med tiden. ehuru processen går långsamt. Enligt resultat som framkommit vid åldringsprov med acetatfilm i USA torde man kunna förvänta att acetatfilm. som förvaras under gynnsamma betingelser. kan ha en livslängd om 200—300 år. FIAF:s senaste rekom- mendationer' för förvaring av svart/vit acetatfilm är en temperatur av + 6 till + 12 0C och RF 50 % i 10 %. Tidigare anbefalldes en temperatur av högst 12Q C i 20 och RF mellan 40 och 60 % (se Bevara ljud och bild 5. 184).

Polyesterfilmens bas är okänslig för temperaturväxlingar och för fuktighet. Den är inte antändbar och avger ej skadliga gaser och kan ej attackeras av mögel. svampar och bakterier. Det är svårt att fästa den ljuskänsliga emulsionen på polyesterbasen och denna svårighet ökar med filmens bredd. Därför säljes f. n. nästan enbart super-8-mm-film på polyesterbas. Mindre kvantiteter av 16 mm polyesterfilm framställes även. Med hänsyn till det känsliga emulsionsskiktet bör polyesterfilm förvaras i arkivklimat mot- svarande acetatfilmens.

Bildskiktet i svart/vit film synes enligt de erfarenheter som hittills gjorts inte undergå några förändringar av betydelse under förutsättning att filmen förvaras på bästa sätt. Helt annorlunda förhåller det sig med färgfilmen. Man är på vetenskapligt håll ense om att den enda möjligheten att för någon längre period bevara färgfilm är att förvara den i en temperatur under fryspunkten. FIAF rekommenderar följande arkivklimat: temperatur ej hög- re än — 5 0 C och RF ej mer än 30 %. Lägre temperatur är givetvis möjlig men kostar mer och ökar endast obetydligt beständigheten hos färgen. Om

I FIAF-dokumentet "Theses on the preserva- tion and restauration of audiovisual material". som företeddes på en Unescokonferens om rör- liga bilders kulturella värde 1 sept. 1975 i Ber- lin. Dokumentet har till upphovsman Herbert Volkman. president i FIAF:s kommitté för be- varande av film.

man vill förlänga färgfilmens liv kan man förvara den i ovannämnda klimat eller separera färgbildens tre huvudfärger i svart/vitt. Separationsmetoden är emellertid kostsam och har nackdelar (se Bevara ljud och bild 5. 185).

Ett annat sätt. som dock medför en viss förlust i bildens upplösning. är att använda någon elektronisk metod och då i första hand upptagning på videoband.

5 Standardfrågor

5.1. Inledning

I standardkalendern 1976. utgiven av Sveriges Standardiseringskommission. definieras standard på följande sätt: "En standard är en överenskommelse om att göra någonting utforma en produkt. använda en metod eller något annat på ett visst. bestämt sätt. Det finns standard på flera nivåer - intern (företags-) standard. branschstandard. nationell standard. internationell stan- dard. Svensk standard är sådan nationell standard som är fastställd av Sve- riges Standardiseringskommission. SIS."'

En svensk standard är alltså en frivillig överenskommelse. Om hänvisning sker till den i föreskrift för myndighet kan den bli tvingande. Härigenom. liksom om dess innehåll bedöms vara tekniskt och ekonomiskt hållbart. brukar den bli allmänt tillämpad.

En standard kan fastlägga allmänna data. begrepp och metoder (grund- standard). avse egenskaper hos en vara eller ett material (produktstandard) eller avse metoder eller förfaranden (metodstandard). En metodstandard är ofta en provningsmetod knuten till en kvalitetsstandard för en produkt.

Det finns tre olika nummerserier för svensk standard: SIS- och SEN- nummer (båda sexsiffriga) och SMS-nummer (högst fyrsiffriga). SEN-num- mer har utarbetats av Svenska Elektriska Kommissionen (SEK) och SMS- numren av Sveriges Mekanförbunds Standardcentral.

Initiativet till en ny standard kan komma från vem som helst men tas vanligen av företag. myndigheter eller olika utredningar. Det svenska stan- dardiseringsarbetet sker till övervägande del i kontakt med motsvarande internationella arbete. Detta får allt större betydelse. Det finns två globala standardiseringsorgan: ISO (International Organization for Standardization) och IEC (International Electrotechnical Commission) båda med general- sekretariatet i Geneve. SIS är medlem i ISO och SEK i IEC. För att förbättra möjligheterna till samordning inom den offentliga sektorn av standardis- eringsarbetet på ADB-området finns ett av Kungl. Maj:t den 14 december 1973 förordnat råd. statskontorets standardiseringsråd. Ej sällan kan en svensk och en internationell standard som i sak är överensstämn'iande fast- ställas ungefär samtidigt. Man strävar efter att ge en internationell standard en sådan form att den kan direkt accepteras som nationell standard. Av detta följer att man på det nationella planet i största möjliga utsträckning önskar kunna fastställa en internationell standard som nationell. I vissa fall hänvisas endast till den internationella standarden. i andra fall fastställes

' S. 2 Flertalet uppgifter i denna inledning har hämtats från kalenderns inledande allmänna av- snitt om standardi-' seringsarbete.

den standarden med vissa inskränkningar eller tillägg.

Produkt- och metodutveckling ifråga om ADB och tnikrofilmning sker till övervägande del i utlandet. Det är därför naturligt att det svenska stan- dardiseringsarbetet på dessa områden blir beroende av resultaten av det internationella arbetet. Framstegen inom detta arbete har varit skiftande och i vissa fall har det varit svårt att komma överens. Motsvarande svenska arbete går därför också långsamt. Detta har fått till följd att svensk standard saknas. Tills vidare hänvisar man då till eller följer i allt väsentligt eventuellt förekommande utländska standarder.

5.2. Standard på ADB-området

Arbetet på att standardisera olika delar av ADB-området har pågått länge både i USA och i ett antal andra länder och även på det internationella området. Standardiseringsarbetet har bl. a. rört sig om koder för informa- tionsbehandlingen. ADB-Utrustningens och -mediernas fysiska egenskaper och utformning. identifiering. genom etiketter i dataspråk. av den infor- mation som lagrats på ett medium och vidare behovet av att begrepp ("data elements”) skall vara identiska och uttryckas på samma sätt i dataspråk vid uppbyggnaden av olika ADB-system. Liksom i allt annat standardi- seringsarbete har man eftersträvat tekniska och ekonomiska fördelar.

Följande exempel kan belysa vad arbetet gäller. Om olika system skall kunna utbyta information via magnetband måste dataelementen vara stan- dardiserade. För teckenrepresentationen skall en angiven standardkod till- lämpas med hänsyn till det antal spår som utnyttjas på magnetbandet. vars bredd måste vara enligt standard. Den magnetiska etiketteringen måste även vara standardiserad. så att datorernas operativsystem får möjlighet att t. ex. kontrollera att rätt band har monterats. *

ADB-handens bredd är numera 1/2 tum; tidigare förekom även andra bandbredder. t. ex. 3/4 tum och 1 tum. Även beträffande spolens utformning har en standardisering helt slagit igenom.

Packningstätheten på magnetbandet. dvs. antalet registrerade tecken per tum. kan variera mellan 200—6 250 bpi (bits per inch). Standard är 200. 556.800. 1 600 och 6 250 bpi. Utvecklingen går mot att de lägre packnings- tätheterna försvinner och att de högre blir allt vanligare.

Olika typer av kontroller. t. ex. 5. k. paritetskontroll. förekommer i syfte att upptäcka fel vid läsning och skrivning av information på magnetband. Den förekommande typen måste anges för att bandet skall kunna användas.

När man använder ett magnetband måste man känna till om data har registrerats på sju eller nio spår (kanaler). En annan faktor som måste vara bekant är den metod som använts för att registrera de binära tecknen på bandet. Ett flertal standardmetoder har utvecklats och målet för detta arbete har bl. a. varit att uppnå ökad packningstäthet och ökad säkerhet. En tidigare metod var den s. k. RZ-metoden (return-to-zero). En tätare packning gjordes möjlig med NRZI-metoden (non-return to-zero-indification). som är den vanligast förekommande för 200. 556 och 800 bpi. NRZl—metoden tillåter emellertid inte att data packas mycket tätare än 800 bpi. eftersom det med högre packningstäthet blir omöjligt att säkert läsa informationen. Med PE-

metoden (Phase Encoding. fasmodulerings-metoden) kan data packas tätare och läsas med stor säkerhet tack vare de kontrollmöjligheter som metoden medger. Metoden användes för 1600 bpi och högre packningstätheter.

Ett hinder för ett enkelt och billigt utbyte av data mellan olika datorsystem var tidigare bristen på standard beträffande den binära representationen av data på magnetband. Genom det bedrivna Standardiseringsarbetet har antalet använda koder begränsats. Numera arbetar datorerna med 6-. 7- eller 8- bitskod. Från början var koderna hålkortsanslutna men 1967 antogs en icke hålkortsansluten kod av såväl ANSI (American National Standards Institute) som ISO. ASCII-7-bitsk0den (American Standard Code for Information In- terchange) används för magnetband och hålremsor och även vid överföring av data genom telekommunikationsnätet. Sverige har antagit koden som standard med en av SEK föreslagen inplacering av bokstäverna Å. Ä och Ö.

Även beträffande magnetbandsetiketter (labels) har Standardiseringsarbe- tet burit frukt. Etikettens syfte är att identifiera vad som registrerats på bandet och förhindra att data förstörs av misstag. En mottagande dator måste kunna läsa den information som finns på etiketten. En av ANSI utarbetad standard för magnetbandsetikettering vid informationsutbyte har bearbetats inom ISO och utgivits som rekommendation (ISO/R 1001-1969- Magnetic tape labelling and file structure for information interchange). Den har antagits av medlemsländerna. däribland Sverige. men ännu inte slagit igenom i önskvärd utsträckning. (Se vidare 12.2.1.)

En annan för informationsutbytet mycket betydelsefull standard antogs slutgiltigt 1973. Den avser dataelementens strukturering på magnetbandet vid utbytet av bibliografisk information (150 2709-1973).

5.3. Standard för Ijud- och videoband

I de avsnitt under kapital 2 där de magnetiska ljudbärarna beskrivs och ljudkvalitetsfrågorna behandlas (2.2.4) har det för tydlighetens skull varit nödvändigt att beröra olika Standardfrågor. En upprepning här av där anförda uppgifter torde därför vara överflödig. Av beskrivningen framgår att fö- rekommande normer gäller band. kassetter och apparater avsedda för mu- sikupptagningar. För kontorsområdet avsedda apparater och ljudbärare är i allmänhet inte kompatibla med motsvarande på musikområdet. Vad be- träffar kontorsutrustningen förekommer ej någon standardisering i fråga om format. fästanordningar. spårbredd. spårtäthet. hastighet och inspelnings- riktning.

Beträffande den i kapitel 2 omnämnda DIN-normen 45 500 kan påpekas att den ej gäller professionella bandspelare utan är minimikrav för hem- musikanläggningar och att det knappast finns anledning att acceptera ännu lägre nivå för arkiv. utom i fall då upptagningen avser tal.

Ifråga om videoband och videobandspelare är standardiseringsarbetet i sin linda och kompatibilitet saknas mellan olika system. Banden kan an- vändas endast inom det system de tillhör. En normalisering av bandbred- derna (I- och 2-tumsband) har dock slagit igenom.

5.4. Standard på mikrofilmområdet

Standardiseringen inom mikrografiområdet kom igång samtidigt som mi— krofilmning började förekomma i någon utsträckning, I början av 1930—talet fick arbetet större betydelse. eftersom utbytet av mikrokopior mellan olika länder ökade i omfång. Man framhöll särskilt från bibliotekshåll att alla mikrokopior. från vilket bibliotek och vilket land de än härstammade. över- allt borde kunna läsas i likartade läsapparater. Mikrofilmningens kraftiga utveckling på senare år har även medfört en ökning av standardiserings— arbetet och numera finns det en stor mängd såväl internationella som na- tionella standarder. Framför allt i USA men även i England och i Väst- tyskland har antalet standarder på mikrografiområdet blivit stort. Länder utan nationell standard på något område har ofta möjlighet att tillämpa en amerikansk. engelsk eller tysk standard. Trots gjorda framsteg saknas emellertid fortfarande på vissa områden enhetliga regler. Det pågående norm- arbetet måste därför tillmätas stor betydelse. Internationell samverkan och erfarenhetsutbyte beträffande detta arbete sker inom 150 i en under- kommitté som sysslar med ”documentary reproduction" (ISO/TC 46/SC 1). I fråga om COM-mikrofiche sker härvid samarbete med ISO/TC 97. Man räknar med att ett stort antal ISO-standarder skall bli fastställda under de närmaste åren och att de kommer att följas av nationella standarder.

I Sverige har standardkommittén för dokumentation inom SIS tillsatt en underkommitté för mikrografi för att utarbeta svensk standard och för att bevaka det internationella arbetet. Underkommitten har arbetsgrupper. som skall syssla med terminologi och data—. dokument—. ritnings-. tidnings— och kartmikrofilmning samt frågor som rör arkivering. identifiering och märkning m.m.

På några områden kom man redan tidigt fram till allmänt accepterade standarder. vilket har haft stor betydelse för mikrofilmhanteringens utveck- ling. Detta gäller t.ex. frågor om filmbredder och filmformat samt normer för filmspolar. På andra områden såsom vid val av förminskningsfaktor. fotograferingsordning med hänsyn till såväl identifiering som legala bevis- krav samt kvalitetskrav hos bild och utrustning vid olika förminskning. format beträffande filmkassetter m.fl. monteringsmedel har emellertid länge rått och råder fortfarande en viss osäkerhet rörande lämplig standard. I vissa fall saknas standard.

En grundläggande standard gäller filmbredden 35 mm. Denna norm har sitt ursprung i den film. som användes redan av biograffilmens pionjärer. Till mikrofilmningen har den emellertid kommit via småbildfotograferingen. Bildstorleken ändrades härvid från 18 mm x 24 mm till småbildens 24 mm x 36 mm. När man upphörde med att använda perforerad film kunde bildytan ökas till 32 mm x 45 mm. Senare tillkom andra filmbredder: 16 mm. 70 mm och 105 mm.

Inskränkningen till ett fåtal filmbredder förde med sig olika fördelar. Film- fabrikanterna kunde tillverka film av nämnda format i stora mängder och filmer förvaras på standardiserade spolar i standardiserade längder. Kame— rakonstruktörerna fick härigenom fast mark för sitt utvecklingsarbete och kunde begränsa tillverkningen till färre typer. Filmbredderna och bildfor- maten ligger vidare till grund för utvecklingsarbetet beträffande objektiv.

läsapparater och förstorings- och kopieringsutrustning. Objektivets bränn— vidd svarar. som tumregel. mot bildformatets diagonal. Mekaniserad ut- rustning för framkallning. fixering. sköljning och torkning måste likaså fram- ställas med hänsyn till filmbreddstandarderna.

Beträffande bladlilm har förhållandena tidigare varit mindre gynnsamma. Ett stort antal format har förekommit. Detta har varit en nackdel inte bara för brukarna utan också för tillverkarna som måst framställa och lagerhålla många olika storlekar. Numera är läget annorlunda beroende på att en in- ternationell standard accepterats för storleken på mikrofiche. Denna är 105 mm x 148 mm. vilket exakt sammanfaller med den internationellt fastställda pappersstorleken A 6. Formatet gäller alla slag av mikrofiche. även COM. Fichen passar in i kuvert. lådor. läsapparater och sökanordningar som gjorts enligt standard' 150 har för ett par år sedan publicerat två nya standarder2 för mikrofiche ägnade att underlätta det internationella utbytet av infor- mation och s. k. mikropublicering. En tilläggsstandard för COM är under utarbetande inom ISO (ISO/DIS 5126).

Att rullfilm. mikrofiche och spolar (dessa passar numera i så gott som alla kameror och läsapparater) standardiserats har varit en nödvändig för- utsättning för mikrografins snabba utveckling och nuvarande utbredning.

Andra betydelsefulla standarder gäller kvalitetsproblem av olika slag. Det innebar sålunda ett väsentligt framsteg när nitratfilmen ej längre accep— terades vid mikrofilmning. Numera skall en s.k. säkerhetsfilm av acetat användas. Den skall uppfylla de krav som fastställts i den internationella rekommendationen ISO/R 543 Definition. testing and marking of safety film for motion picture use. För metoden att bestämma tiosulfathalten i en framkallad mikrofilm finns det en internationell rekommendation (ISO/R 417). Sedan 1974 finns det även en standard för arkivfilm (150 2903—1974 Photography-Silver—gelatin type microfilms—Processing and storage for ar- chival purposes). Bland nationella standarder finns det mesta att hämta i USA. Där har man t. ex. publicerat specifikationer för arkivfilm (silverfilm) antingen på acetat- eller polyesterbastANSl PH. 1.28 och PH. 1.41 ).3 standard för förvaringen av dylik film (ANSI PH. 5.4) och kvalitetsstandard för COM (National Microfilm Association (NMA) MS 1—1971) samt rekommenda- tioner för inspektion och kvalitetskontroll av silver-mikrofilm tillhörande första generation (NMA 104—1972).4

Statens provningsanstalt (SP) har vid sin kontroll av framställd film i huvudsak följt riktlinjerna i en amerikansk försvarsstandard. MIL-M-9868D. Kontrollen avser främst ritningsmikrofilm. Av såväl ekonomiska som prak- tiska skäl har SP emellertid funnit det vara lämpligt att i vissa avseenden avvika från bestämmelserna i den amerikanska standarden. Ifråga om tio- sulfathalten hos framkallad film har SP velat skärpa kontrollen. Vid tiII- verkningskontroll av byggnadsnämndshandlingar följer man numera en spe- ciell norm betecknad SP 06-3302/73. Denna bygger på en överenskommelse mellan SP och statens planverk och är i tillämpliga delar baserad på MIL- M—9868 D.

Bland normer på utrustningsområdet. som vunnit internationell anslut— ning. märks en ISO-rekommendation rörande väsentliga egenskaper hos läsapparater för 35 mm mikrofilm (ISO/R 452) och en annan. som gäller sättet att mäta skärmbelysningen på läsapparater (ISO/R 782) Lika viktigt

' De för dokumenta- tionsbruk vanliga mikro- ficheformaten 75 x 125 mm med 48 bilder (bi- bliotekskortsformatct) och det vanliga filmfor- matet 9 x 12 cm med 60 bilder väntas därför bli undanträngda av det nya A6—formatet.

2 ISO 2707—1973. Trans- parent A6 Size Micro- fiche of Uniform Divi- sion-lmmage Arrange- ments No. 1 and No. 2. 150 2708—1973. Transparent A6 Size microfiche of Variable Division-Image Arrangements A and B.

3 Dessa båda ANSI-stan- darder föreslås för närva— rande bli ISO-standard (ISO/DIS 4331 respektive 4332).

4 En NMA-standard ut— gör vanligen det första steget till en ANSI—stan- dard.

' Här kan nämnas som exempel MIL-M-9868 Requirements for micro— filming engineering do- cuments. 35 mm: MIL— C-9877 Cards Aperture och MIL-P—9879 Requi- rements for photograph- ing of construction/ar- chitectural drawings. maps and related docu- ments. 105 mm.

2 Schriftgutverfilmung. Organisatorische und technische Richtlinien AWV-Schriftenreihe Nr. 245. Stuttgart 1966.

är emellertid att kontrollera bildkvaliteten. Därvid behövs normer för pröv- ningen av mikrofilmens och olika apparaters upplösningsförmåga. llär märks standarden ISO 446. som beskriver den s. k. ISO—miren nr 1 (ISO:s testbild enligt ISO 435) och dess användning vid dokumentfilmning. och 150689 som ger besked om hur ISO-miren skall användas för att kontrollera läs- apparater. Ytterligare en ISO-testbild för kontroll av upplösning föreligger i form av ISO-miren nr 2 i ett utkast till standard ISO/DIS (Draft Inter— national standard) 3334. som baseras på den amerikanska standarden NBS (National Bureau of Standards) Microcopy Resolution Test chart 1963-A. Under standardiseringsarbetet i Sverige har framlagts ett förslag till kom- bination av ISO—miren och NBS:s testtavla. Förslaget finns i SIS:s riktlinjer för mikrofilmning av tekniska dokument (SIS handbok 134) men det har ej ännu antagits som standard. Fördelen med denna svenska testtavla är att den möjliggör en prövning av Upplösningsförmågan och av dokumentets läsbarhet i mikrokopia.

På vissa områden. där mikrofilmningen fått en allt större användning. har standardarbetet åtminstone på det nationella planet gjort goda framsteg. Detta gäller t. ex. COM-tekniken, för vilken det finns ett par NMA—stan- darder. och ritningsmikrofilmningen. där standarderna speciellt avser an— vändningen i filmhålkortssystem. Arbete pågår beträffande ISO-standarder för ritningsmikrofilmning men meningarna gårännu isär.särskilt beträffande val av förminskningsgrader. I USA är det framför allt en rad militära spe- cifikationer som reglerat ritningsfilmområdet.1 Det finns motsvarande eng- elska och tyska standarder. I Sverige fanns. när filmhålkortsystemet infördes med dåvarande marinförvaltningen som en föregångare. inga svenska be- stämmelser utan man måste hänvisa till den amerikanska MIL-M-9868. Behovet av att ha dessa bestämmelser på svenska ledde till att en svensk försvarsstandard upprättades. l FSD (Försvarets standardiseringsdelegation) A 0083 ges anvisningar beträffande den egentliga fotograferingen medan FSD A 002: 10 innehåller bestämmelser om hur ritningarna (förlagorna) skall framställas. så att mikrofilmbildens kvalitet möjliggör framtagandet av god— tagbara papperskopior. En arbetsgrupp under Sveriges standardiseringskom- missions underkommitte för mikrografi har arbetat med en svensk standard för mikrofilmning av tekniska dokument på 35 mm film. Eftersom enighet ej har kunnat uppnås på alla punkter och i avvaktan på resultatet från på- gående arbeten inom 150 har det omedelbara resultatet ej blivit en svensk standard utan en SIS-handbok med riktlinjer för mikrofilmning av tekniska dokument på 35 mm film (SIS handbok 134).

Liksom magnetbandet kräver mikrofilmen speciella åtgärder för att möj- liggöra sökning och identifiering av innehållet. Vissa normer har utvecklats för hur detta skall gå till. För det första måste alla filmer numreras och en registerlista upprättas i nummerordning med innehållsuppgifter. Utom etiketten på dosan. i vilken filmen förvaras. skall på själva filmen ha fo- tograferats vissa uppgifter. Dessa skall enligt en västtysk handbok för do- kumentfilmning2 vara: namnet på det myndighet. det företag eller den enskilda person som de filmade förlagorna på filmen tillhör. förlagornas beteckning och den tidsrymd som de omspänner samt filmens nummer. Dessutom skall i rullens början ha fotograferats ett intyg som omfattar film- nummer. ort och datum för filmningen och en undertecknad bekräftelse

på att föreliggande förlagor har filmats i oförändrad ordning och utan undan- tag.

[ Sverige kräver statens provningsanstalt att film. som skall kontrolleras av anstalten. skall ha märkts enligt vissa föreskrifter. Sådan kontroll är ob- ligatorisk enligt Svensk byggnorm (SBN 75. nuvarande upplaga) och enligt försvarsstandard. För att en filmrulle skall kunna identifieras skall märk- skyltar och testtavlor för använda förminskningsgrader fotograferas i rullens början och i dess slut. Skylten skall innehålla vissa obligatoriska uppgifter. nämligen rullens nummer samt leverantörens namn. ortsadress och tele— fonnummer. För kontraktsbunden leverantör till SP skall skylten dessutom innehålla SP—märkning som omfattar leverantörens kontraktsnummer. SP— kontrollsymbol och negativmaterialets kod. Denna SP-märkning låranbring- as på märkskylten endast av företag som erhållit tillstånd härtill av SP. Märkskylten kan även innehålla andra uppgifter såsom kundnummer och kundens adress och telefonnummer. Uppgift om använd förminskning skall anges på varje filmruta och kan även ingå i de nummerskyltar. som används vid ritningsmikrofilinning. i de fall då man önskar identifiering med löp- nummer av varje bild.

Inom ISO förbereds en standard för märkning av mikrofichcr. I anslutning till detta har det internationella arkivrådets mikrofilmkommitté (ICA/MC) börjat arbeta på ett förslag till regler för rubrikmärkning av mikrokopior. dvs. både mikrofiche och rullfilm. Medan ISO-standarden endast gäller mi- kroficher. som utgör reproduktioner av tryckt material. dvs. i första hand biblioteksmaterial. avser ICA/MC att inom ISO-standardens ram och enligt dess principer utarbeta rubriceringsregler lämpade för olika slags mikrore- produktioner av arkivhandlingar och handskrifter.

Ett första utkast. som förelåg i maj 1975. går i huvudsak ut på följande. Som ett allmänt krav uppställes att rubrikinformationen skall vara läslig utan förstoring och bestå av mörka bokstavstecken mot en ljus bakgrund (positivutseende rubrikbild). Arabiska siffror skall användas. Från vänster till höger skall rubriken bestå av ett identifieringsområde (plats för arkiv- signum). ett område där handlingen beskrivs ("archivographic") och längst till höger ett utrymme för ordningstal. Följande uppgifter skall ingå: namnet på landet och den myndighet, institution. företag eller enskilda person. hos vilken förlagan förvaras samt platsen för dess förvaring. Vidare skall finnas uppgift om det arkiv och den serie den tillhör samt titeln på handlingen eller på den underavdelning som handlingen tillhör jämte datumangivelse. Uppgifter om förlagans storlek bör därefter anges samt eventuella restrik- tioner ifråga om filmens utnyttjande. I utrymmet för ordningstal kan t. ex. mikrofilmens löpnummer inom sin grupp anges i täljaren medan i nämnaren anges det totala antalet mikrofilmer i gruppen. Här kan också meddelas vilka delar av en specificerad förlaga som ingår i den föreliggande mikro- fichen eller rullfilmen.

Vissa tekniska fakta skall komplettera rubrikens innehåll. En uppgift om förminskningen. som inte får överstiga 1:30. skall härvid fotograferas så att den är direkt läsbar utan läsapparat. För att förminskningsgraden lättare skall kunna kontrolleras bör ett längdmått infotograferas. För kontroll av filmens läsbarhet skall ISO:s testbilder fotograferas. Vidare skall filmas upp- gifter om utgivaren och den som utfört filmningen och datum för denna

samt i fråga om en mikrofilmpublikation dess internationella boknummer (ISBN).

Om behov härav föreligger bör den fullständiga benämningen på ifrå- gavarande dokument fotograferas efter filmrutorna med rubrik och uppgifter som rör teknik och edition.

Det refererade standardförslaget har varit utsänt till ICA/MC:s medlem- mar för kommentarer. En ny version kan väntas. som antagligen kommer att antagas som internationell standard.

HI Utredningsarbetet

6. DAK:s egna undersökningar

6.1. Enkäter

Vid sidan av mera kontinuerliga kontakter med myndigheter. forsknings- institutioner och tillverkare av magnetband och film ni. 11. har DAK som led i utredningsarbetet utfört vissa enkäter.

Inledningsvis gjorde DAK en enkät hos ett trettiotal statliga myndigheter för att få en överblick över arkivbildningen på ADB—området. Denna enkät visade att bestånden av arkivband tillväxte snabbt. vilket föranledde kom- mitten att prioritera utredningen av gallringsproblemen. Det framgick vidare av enkäten. att gallring av maskinläsbara data ej kunde ske på samma sätt som i fråga om vanliga pappershandlingar. Innan DAK avgav sitt delbe- tänkande med förslag till bestämmelser om utgallring hos statliga myn- digheter av information på elektromagnetiska databärare m. rn. (se 6.2). in- hämtade kommittén synpunkter i gallringsfrågan från vissa myndigheter och forskningsinstitutioner. År 1975 gjordes ett nytt försök att få kännedom om arkivbildningen hos de statliga myndigheterna på ADB-området. Från myndigheterna inhämtades uppgifter om magnetbandsbestånden och de le- veranser av band som kunde bli aktuella under den kommande tioårspe- rioden. Undersökningen. som efter framställning från DAK utfördes av riksarkivet. krigsarkivet och landsarkivet i Uppsala. bestod av en skriftlig förfrågan. som i vissa fall kompletterades med telefonkontakt och besök. I avvaktan på statens provningsanstalts undersökning av arkivbeständig- heten hos magnetband vände sig DAK till åtta tillverkare av magnetband för att få deras åsikter om magnetbands lämplighet för långtidsarkivering av data samt om nödvändiga åtgärder vid användning och förvaring av dylika band. Svaren har haft betydelse för kommitténs ställningstagande i kapitel 9.

6.2. Utredningar

DAK avgav i november 1969 delbetänkandet F ("it's/ag till gall/'fllgsbPSIäm/ne/SPI' om utgallring Itos statliga m_i'ndig/wter av information på elektromag/mtiska databärare m.m. (Ds U 196928).

Efter remissbehandling av förslaget fick DAK genom en departements— promemoria (den l4juli 1971)i uppdrag att bl. a. undersöka de ekonomiska konsekvenserna av sitt förslag och att efter samråd med offentlighets- och

sekretesslagstiftningskommitten (OSK) överarbeta de föreslagna bestämmel serna. Med anledning härav utredde DAK hur dess gallringslörslag skulle verka hos rikspolisstyrelsen (RPS) och statens järnvägar (SJ). Sammanfatt- ningsvis konstaterade DAK. att en mer effektiv utgallring av data på elek— tromagnetiska medier kunde ske hos såväl RPS som SJ med stöd at de av DAK föreslagna bestämmelserna än efter föreskrifterna i den allmänna gallringskungörelsen. I jämförelse med de båda myndigheternas samlade databehandlingskostnader blev den årliga kostnaden för arkivering av mag- netband mycket låg (RPS högst 43000 kr och SJ högst 6400 kr). DAK redovisade sitt uppdrag i maj 1972. Den 28juni 1974 utfärdades kungörelsen om utgallring ur upptagning för automatisk databehandling. På grund av de erfarenheter. som efter hand vunnits. har DAK funnit anledning lämna förslag om viss revidering av angivna kungörelse (se kap. 11).

DAK:s huvuduppgift har varit att utreda arkivproblem rörande den mo- derna informationsbehandlingens databärare. dvs. i första hand ADB-medier och mikrofilm. men kommittén har även. bl. a. genom tilläggsdirektiv den 30 juni 1972. fått i uppdrag att utreda allmänna arkiveringsproblem som sammanhänger med bild- och ljudupptagningar. Det utvidgade utrednings- uppdraget gjorde att DAK valde att framlägga sina förslag i de sistnämnda frågorna i ett särskilt betänkande Bevara ljud och bild ( SOU 1974:94 ). I betänkandet behandlas arkiveringsfrågor, som berör SR:s upptag- ningar och sådana upptagningar som görs tillgängliga för allmänheten på annat sätt än genom radio och tv. såsom grammofonskivor och andra fo— nogram. spelfilmer. videogram osv. Vidare behandlas tekniska. rättsliga. organisatoriska och ekonomiska frågor förknippade med arkivering av ljud— och bildupptagningar. Vad gäller beständighetsfrågorna redovisade DAK vissa synpunkter och förslag. Inu föreliggande betänkande (kap. 9) redovisas ytterligare synpunkter på sistnämnda problem. DAK framlägger också vissa rekommendationer om arkivklimat och hantering av hithörande arkivmate- rial.

6.3. Mikrofilmnings- och preparationskostnader

Att generellt ange kostnaden för mikrofilmning av arkivmaterial med hjälp av något genomsnittspris är ej möjligt. Kostnaden för mikrofilmning varierar nämligen starkt med hur pass lämpat dokumentmaterialet är för mikro- filmning. Materialets format. papperstjockleken. bildkvalitén hos dokumen— ten liksom dokumentens tillstånd påverkar valet av mikrofilmningsteknik och härmed även utrustningsval och kostnader.

Om materialet är av ett mycket enhetligt utseende. d. v.s. papper av samma tjocklek. styvhet och format. och bildkvalitén jämn kan materialet köras i en modern automatkamera med mycket hög maskinell matnings- hastighet. varjämte en kraftig förminskning kan användas. Kamerans dub- belmatningsspärr förhindrar effektivt att två dokument matas in samtidigt. det ena övertäckande det andra. Bildräkneverk och pagineringsutrustning kan fullständiga kontrollen över kameraarbetet. så att inget dokument und- går filmning. Kraven på noggrannhet i arbetet kan likväl ej eftersättas och det förutsätts alltid att omdömesgill och vaksam personal används som

håller noggrann ordning på materialet och tillser att utrustningen är i gott skick. rengjord etc.. så att onödig omfilmning undviks.

Om materialet är i för filmning ogynnsamt skick. t. ex. dokumenten tra— siga. veckade. hopsatta med gem eller med häftklammer. eller tejplagade eller försedda med påklistrade lappar kan materialet ej filmas i automat- kamera förrän materialet genomgått en noggrann manuell preparation. så att det kan automatmatas. Tejplagade'dokument förorsakar dock vanligen stopp i dubbelmatningsspärren. Om dokumentmaterialet är "blandat”. d.v.s. av olika format. tjocklek och styvhet. kan fullständig automatmatning ofta ej åstadkommas men van personal kan i gynnsamma fall åstadkomma någon form av ”strömmatning” där den arbetande måste hålla individuell kontroll över varje dokument. särskilt noga i de fall då dubbelmatnings- spärren ej kan användas.

Om materialet är alltför oenhetligt eller om bildkvalitén är dålig kan ma— nuell kamera ("bänkkamera") med dess högre upplösning och skärpa behöva tillgripas. Stora format som ej kan passera genom automatkamerans in- matningsöppning måste även hanteras i manuell kamera. Ritningsmikro- filmning som ställer mycket höga krav på bildkvalitet utförs regelmässigt med manuell kamera.

1 den inom statskontoret utarbetade studien "Arkiveringstekniker och ADB" studerades mikrofilmningshastigheten i olika kameror. under va- rierande förutsättningar beträffande dokumentmaterialets skick. I samman- fattning erhölls följande resultat för materialet (dokument i format A3)

Antal blanketter per timme Automat/camera Teoretisk maskinhastighet 9.000 Maximalt uppnåelig praktisk maskinhastighet 4.900 Maximal praktisk maskinhastighet reducerad med tid för hantering av buntar av dokument vid inmatning 2900—3600 Genomsnittlig arbetshastighet i praktiken 1.500 Genomsnittlig arbetshastighet sämsta delen av materialet 1.000 Manuell kamera Tränad operatör 720” Ovan operatör 420

”Detta kan anses vara en hög prestation.

Det ovan studerade materialet var i dåligt skick och fordrade omfattande preparationsarbete före filmning (preparation över 2 manår. mot 1.5 manår vid automatkameraarbetet). I nämnda kostnadsstudie (baserad på prisläget år 1967) beräknades mikrofilmningskostnaden omräknad per hyllmeter do- kument utgöra 208 kr. varav 45 kr preparationskostnad per hyllmeter. d. v. s. själva mikrofilmningskostnaden 163 kr per hyllmeter dokument vid 40 X förminskning. häri även inräknat förvaringskostnad för all framtid för mi- krofilmen. Motsvarande förvaringskostnad för dokumenten i arkiv för all

framtid (vid 8 % diskonteringsränta)beräknades till 159—185 kr per hyllmeter dokument. alltefter lokalens större eller mindre lämplighet för tätpacknings- systemets hyllsektioner. Hyran sattes i kalkylen till 100 kr per m2 och år. Mikrofilmningen hade alltså gett lönsamhet om ej preparationskostnaden blivit så hög p. g. a. dokumentens dåliga skick. Å andra sidan inkluderade mikrofilmningskostnaden såväl kamerafilm som en brukskopia. vilket säk- rade en beständighet för lång tid åt filmmaterialet. medan dokumentmate- rialet i själva verket redan var utsatt för en ”självförstöring" (kulspetsskrift bleknade bort.)

Prisnivån har emellertid förändrats så avsevärt sedan år 1967 att den nyss relaterade kalkylen i dagens läge har begränsat värde.

För DAK:s räkning har därför genomförts provfilmning på några do— kumentmaterial under varierande förhållanden. Det ansågs härvid lämpligt att bl.a. utvälja några arkivmaterial. som befann sig i så gott skick. att någon egentlig preparation av materialet före filmningen ej behövde ske. Man studerade således mikrofilmningskostnaden för sådana material som kunde anses gynnsamma för mikrofilmning och som även bedömdes kunna matas snabbt i automatkamera p. g. a. materialets allmänt goda skick.

Ett sådant för filmning lämpat material. bestående av A4-blanketter av enhetligt utförande och i gott skick provkördes i en ny. mycket snabb kamera med 24 X förminskning. Här användes alltså en måttlig förminskningsfaktor. som i regel kan väntas ge en mycket god läsbarhet. även vid generations- kopiering.

Kalkylen. som baseras på prisläget september 1976. gav följande kostnader i kr. per 30 m. filmrulle av 16 mm film i två exemplar:

Kameramikrofilm (antihalotyp) inkl. framkall-

ning och förvaringsask av plast 38:25

Finkornig kopiefilm (silverfilm) inkl. kopiering

och framkallning samt godkänd pappask 51:20 Kamerahyra (beräknad vid produktion av 7

filmer per dag) 201-- Arbetslön vid automatkamerafilmning (48 min) 31:70 Lokalkostnadsandel 7:-— Provningsanstaltens kontrollkostnad 302-- 178115

Om kamerahastigheten varit lägre (t. ex. 5 filmer per dag) skulle samma månadshyra fördelad per film höjt kamerahyran per film till 30 kr. varjämte arbetslönen skulle blivit 43:70 kr. Långsammare passage i kameran skulle alltså här höjt kostnaden med ca 22 kr per film. Den sänkta prestanda- hastigheten för kameran utgjorde här f. ö. den hastighet som uppnåddes i den äldre kameratyp. som använts vid 1967 års prover. Det.är först då dokumentmaterialet är enhetligt och i gott skick som de höga arbetshas- tigheterna hos moderna automatkameror tillfullo kan utnyttjas. Kamera- kostnaden per exponerad film blir då tämligen låg och arbetslönen måttlig (timlönen här beräknad till 37:45 kr. d.v.s. 62.4 öre per minut).

[ exemplet ovan där 24 X förminskning använts kan man räkna med att varje 30 m film rymmer minst 3000 dokumentsidor - en väl tilltagen reserv på några hundra bildrutor har beräknats för inläggning av skyltar, blanka remsor o. d. för att åtskilja olika delar av filmen, som även försetts med särskilda märken per exponering för återvinning av bild ("document mark”) i bildräknande läsapparat. Även inläggning av ett begränsat antal kodlinjer för avsökning på graderad linjal ienklare läsapparat har medräknats.

Det bör även föreligga viss möjlighet till ytterligare kostnadsreduktion. Någon mängdrabatt för inköp av mikrofilmen har ej beräknats men brukar lämnas åt större filmförbrukare. Kamerakostnaden kan reduceras något om mikrofilmning ständigt pågår i sådan omfattning att inköp av egen ka— mera ärlönsam. Provningsanstaltens kontrollkostnad (fixeringskontroll). som f. n. är 30 kr per film. synes hög men är baserad på den nuvarande ganska ringa omfattningen av verksam heten—större omsättning vid ökad mikrofilmnings- aktivitet bör kunna ge lägre styckkostnad per kontrollerad film.— Själva tidsåtgången för kameraarbetet är även försiktigt beräknad och in- kluderar förutom rena ”maskintiden" även olika hanteringsmoment samt viss ofrånkomlig spilltid. Kalkylen är således som helhet försiktigt hållen och bör tämligen väl kunna anses representera en praktiskt uppnåelig själv— kostnad för mikrofilmning av ett härför väl lämpat enhetligt dokument— material, som ej erfordrar särskilt preparationsarbete.

Hur mycket den snabba matningen i automatkameran betyder för mi- krofilmekonomin kan lätt inses om tidsåtgången i nämnda kamera jämföres med tidsåtgången för mikrofilmning av samma material i manuell kamera (”bänkkamera"). Om tidsåtgången beräknades efter samma ekonomiska grunder som i automatkameraexemplet, skulle enbart lönekostnaden för filmning i manuell kamera uppgå till 273:50 kr. Även kamerakostnaden per exponerad film stiger avsevärt.

I den år 1967 gjorda kalkylen underströks vikten av att preparations- kostnaderna före filmningen hålls nere.

Här nedan ges några tider för olika typer av preparationsarbete. Tiderna avser ej ”topprestanda” utan inkluderar diverse spilltid (s. k. fördelningstid) och avser förväntad skälig prestation vid längre arbeten:

x

Jämna till pappersbunt 0.052 minuter Borttaga häftklammer med borttagare 0,085 minuter Bläddra vända dokument 0,020 minuter Vika upp dokument 0,030 minuter Vika igen dokument 0.030 minuter

Tidsåtgången i hundradelar av minuter må synas ringa per operation men ”det är mängden som gör det” kostnadsmässigt. Om en mikrofilm enligt exemplet omfattar ca 3 000 dokument och vart fjärde dokument in- nehåller en häftklammer: som ju hittas först medelst genombläddring av hela materialet, åtgår 3 00014 x 0085 = 64 minuter för klammerborttagning och 3 000 x 0020 = 60 minuter för genombläddringen. Total lönekostnad vid timlön 37,45 kr (62.425 öre per minut) för klammerborttagning och genombläddring blir alltså 104 x 62,425 = 64,92 kr, dvs. ca 65 kr. Detta enkla preparationsarbete kostar alltså betydligt mer än att framställa ett ar-

' Från mängdrabatten bortses här liksom vid mikrofilminköp.

betsexemplar (filmkopia) på silverhalogenidfilm.

Det är således viktigt att man vid uppläggning av kontorsrutiner. där dokument skall mikrofilmas, noga planerar arbetet, så att preparationskost- nad för dokumenten så långt möjligt kan undvikas.

Såsom närmare belyses i avsnitt 16.4 är själva förvaringskostmtdcn för mikrofilm speciellt då förvaring sker i stora mikrofilmarkiv mycket ringa jämfört med förvaring av motsvarande mikrofilmade dokument- mängd. Denna omfattande besparing i förvaringskostnad hos mikrofilm- mediet jämfört med pappermediet måste emellertid täcka själva mikrofilm- ningskostnaden för att ekonomin skall "gå ihop" eller ännu bättre ge ra— tionaliseringsvinst. Preparationskostnaden bildar här ofta den faktor som avgör om mikrofilmningsprojektet blir lönsamt eller ej.

I dessa resonemang har förutsatts att man kalkylerat med mikrofilmning av ett befintligt dokumentmaterial, som skulle utgallras efter mikrofilm- ningen. Mikrofilmen ersätter alltså dokumenten som arkivhandling för att man skall minska arkiveringskostnaderna.

Betydligt gynnsammare blir läget för mikrofilmningsalternativet i de fall då detta studeras redan i planläggningsskedet för dokumentens tillkomst under förutsättning att dokumenten utgör arkivhandling som skall fram- ställas på arkivbeständigt papper ("svenskt arkiv”). Två alternativ kan här skisseras:

a) Arkivhandlingen skrives på svenskt-arkivpapper med godkända skriv- medel. Efter handläggning arkiveras handlingen i princip för all framtid i vanligt hyllarkiv.

b) Dokumentet skrives på billigt. icke arkivbeständigt. papper, som mi- krofilmas, varpå pappersdokumenten utgallras och mikrofilmen blir arkiv- handling.

Jämförelsen mellan de båda alternativen baseras här i a) på användning av svenskt arkivpapper med vikten 80 g per mz. vilket papper (oktober 1976) kostar 8899 kr per 1 000 ex.] Om en mikrofilm vid 24X förminskning antas rymma 3000 dokumentbilder, kostar motsvarande mängd svenskt arkivpapper 3 x 88,99 kr = 266,97 kr. Om en hyllmeter dokument antas rymma 5 000 A4-dokument kostar en hyllmeter arkivpapper 5 x 88.99 kr = 444,95 kr.

1 fall b) kalkyleras med användning av 60 g papper av icke arkivbeständig typ, här prissatt till 17:50 kr per 1 000 ex. Den papperskvantitet (3 000 ex) som motsvarar en mikrofilm kostar alltså här 3 x 17.50 = 52.50 kr. Jämfört med hyllmeterkvantiteten 5000 papper blir skrivpapperskost- naden härför 5 x 17:50 kr = 87:50 kr. Mikrofilmning av 60 g—skrivpapperet möjliggör att 80 g—arkivpapper ej be- höver användas vilket ger följande papperskostnadsbesparing.

PLlPDCfSkt)Sl|121L1. kr

Per ] 000 ex Per 3000 ex Per 5000 ex

(motsv. en (motsv. en

mikrofilm) hyllmeter

dokument) Svenskt-arkivpapper 80 g 88.99 266,97 444,95 Skrivpapper 60 g 17,50 52,50 87,50 Bcsparing. papper 71,49 214,47 357,45 Arkivkartong (0,83 per st) 8.30 14.11 Besparing. papper + arkivkartong 222,77 371,56

Eftersom 60 g-skrivpappersdokumenten skall utgallras men 80 g-arkiv— pappersdokumenten skall arkiveras tillkommer i senare fallet nödvändig lörvaringsutrustning för dokumenten d. v. s. arkivkartonger, f. n. 83 öre per styck. Här antas att en kartong härbärgerar ca 300 dokument.

Om informationen enligt arkivstadgan i princip sparas för all framtid och således i normalfallet 80 g-svenskt-arkivpapper skulle användas, medför allt- så mikrofilmningsalternativet genom användning av 60 g-skrivpapper en papperskostnadsbesparing (inkl. arkivkartong) på 222,77 kr för 3000 A4- dokument (som ryms på en mikrofilm vid 24X förminskning). Mikrofilm— alternativet medför omräknat till hyllmeter dokument en papperskostnads- besparing på 371 ,56 kr per hyllmeter. I kalkylexemplet med mikrofilmningen ansågs denna kunna utföras till en kostnad av 178,15 kr per film (motsv. 3 000 dokument) under förutsättning att dokumentmaterialet är i så gott skick att inga preparationskostnader uppstår. Omräknat att motsvara 5 000 dokument (en hyllmeter) blir mikrofilmningskostnaden härför 296,92 kr.

Nettobesparingen genom mikrofilmning av 60 g-dokument jämfört med svenskt-arkiv-pappersalternativet blir alltså:

Per film. kr Per hyllmeter. kr Besparing. papper + arkivkartong 222177 371156 Avgår mikrofilmnings— kostnad 178: 15 29692 Nettobesparing 44:62 74:64

Till denna kalkylerade rationaliseringsvinst kommer även de avsevärda besparingar som erhålles vid förvaring av film, jämfört med dokument— förvaring i hyllarkiv. Dessa förhållanden skildras närmare i avsnitt 16.4.

Avslutningsvis bör erinras om att det starkaste incitamentet för införande

av mikrofilm ofta inte är besparing i arkivpapperskostnad och förvarings- kostnad utan de praktiska och hanteringsmässiga fördelar som mikrofilm kan erbjuda i olika administrativa rutiner, informationsspridning m. m. För— delar av dylik art, sett från arkivsynpunkt, behandlas i avsnitt 2.3.6 och 10.4. -

7 Statens provningsanstalts undersökningar

7.1. Magnetband

] början av sitt arbete konstaterade DAK att vissa tekniska undersökningar behövde utföras för att kommittén enligt sina direktiv skulle kunna utreda problem. som gäller magnetbands hållbarhet. och utarbeta förslag om deras rätta hantering och förvaring liksom förslag till kvalitetsnormer för banden. DAK fann att statens provningsanstalt (SP) lämpligen borde anlitas för dessa undersökningar.

DAK utverkade departementschefens medgivande att låta SP utföra forsk- nings- och utredningsarbete rörande arkivegenskaper hos magnetband och mikrofilm.

Medan SP:s undersökning pågick framkom vissa resultat och synpunkter, som medförde att fiera modifieringar företogs i det ursprungliga under- sökningsprogrammet. Metoderna reviderades delvis och ramen för under- sökningsprogrammet vidgades. SP konstaterade beträffande ljud- och videoband att det aktuella undersökningsprogrammet ifråga om de klima- tiska och mekaniska påkänningarna var tillämpbart även på ljud- och video- band. En särskild undersökning av ljudband, som anstalten erbjöd sig att utföra. ansåg DAK sig av tids- och kostnadsskäl böra avstå ifrån. En viss ersättning härför erbjöd det tekniska dokumentet som EBU publicerade 1973. SP:s sammanfattande slutrapport om magnetbandsundersökningen fö- relåg under sommaren 1975 (SP-RAPP 1975110). Eftersom rapporten i sin helhet avtryckes som bilaga (nr 2) till detta betänkande återges här endast rapportens kortfattade referat av innehållet:

.

"Arkivbeständigheten hos ADB-magnetband har undersökts. Banden utsattes för klimatprov. varefter de arkiverades i två år, Därvid förvarades hälften av banden i optimal arkiveringsmiljö. ZOOC, 50 % relativ fuktighet. medan den andra hälften utsattes för accelererad åldring i 550C. Före klimatproven hade skilda grupper av banden förbehandlats på följande sätt: hållits i dammfri miljö hanterats och spolats i icke dammfri miljö — utsatts för nötningsprov

De två sistnämnda förbehandlingarna nedsatte bandens arkivbeständighet mycket starkt. En uppskattning av livslängden gjordes därför endast på sådana band som enbart hållits i dammfri miljö. Livslängden blev försiktigt räknat - mellan 6 och 20 år. beroende på fabrikat.]

I rapporten redogörs dessutom för resultatet av litteraturstudier beträffande ar—

' DAK:s not: kommentar rörande livslängden. se 9.1.1.

kivering av magnetband, vidare visas hur behandlingen i en s. k. cleaner tbandren- göringsapparat) verkar på banden. Sambandet mellan konstaterade bandfel (drop-outs) vid körning i SP:s provningsutrustning och i en vanlig bandstation redovisas även. Slutligen anges rekommendationer beträffande arkivering av magnetband och de krm som bör ställas på magnetband som skall arkiveras."

7.2. Mikrofilm

Statskontoret publicerade 1968 en utredning "Arkiveringstekniker och ADB" som i f1era avseenden särskilt vad gäller mikrolilm varit av betydelse för DAK. Betänkandet "Arkiv- och biblioteksfilmning" (SOU 1951136) har även haft betydelse i detta sammanhang. I nämnda betänkande ingår en bilaga, vari professor Helmer Bäckström lämnat en utförlig redogörelse för ”permanensfrågor vid fotografiska arkivalier".

En genom företaget Kodak ijuni 1965 utgiven skrift "Storage and pre- servation of microfilm" har också innehållit material av intresse för DAK:s arbete med mikrofilml'rågor. Kommittén fann att vissa tekniska undersök- ningar behövde göras beträffande mikrofilm och anlitade härför SP. Un- dersökningarna rörande arkivbeständighet och arkivklimat (inklusive luft- föroreningsproblemet) prioriterades. Arbetet igångsattes under slutet av år 1969.

Under april Och december 1970 lämnade SP delrapporter om mikrolilm- undersökningen. Dessa rapporter föranledde viss revidering i den ursprung— liga arbetsplanen. Undersökning av fixerbad, guldbehandling av mikrolilm samt prövning av möjligheten att förvara film i hermetiskt tillslutna burkar (konservburkar) tillkom.

[ augusti 1972 överlämnade SP en tredje delrapport samtidigt med en sammanfattning av rekommendationer rörande handhavande och förvaring av mikrolilm. Delrapporten nr 3, rekommendationerna och SP:s svar på vissa frågor från DAK med anledning av rapporten återges i bilagorna 3 och 4. Eftersom intresset för SP-rapporterna var stort lät DAK i sammandrag publicera innehållet i dessa och de nämnda rekommendationerna. Detta skedde i riksarkivets informationsbulletin RA-nytt nr 6 1972. För utländsk publik har resultatet blivit tillgängligt genom artiklar i internationella ar- kivrådets mikrofilmkommittés Bulletin 2 (Budapest, 1973) och i Unescos biblioteksbulletin vol XXIX no. 2, mars—april 1975.

Undersökningen av förvaring av mikrolilm i konservburkar vid låg tem— peratur gav ett positivt resultat. Den var emellertid av mycket begränsad omfattning. DAK fann att guldbehandling var en relativt dyrbar process som i första hand borde ses som en kompletterande skyddsåtgärd. Tät— förslutning, hoppades man, skulle däremot kunna medföra betydande ek0_ nomiska besparingar, om man kunde bortse från de problem och kostnader som luftrening och konditionering av luftfuktigheten innebär. Kommittén beslöt att mera ingående pröva möjligheten att utnyttja tätförslutningsme- toden. Det redan prövade tillvägagångssättet med konservburkar hade klar- gjort att maskinutrustningen skulle bli mycket dyrbar. Burkarna var däremot billiga. En förenklad och tämligen billig teknik liknande den som före- kommer inom charkuteribranchen var emellertid oprövad. DAK uppdrog

åt SP att undersöka förpackningsmaterialets egenskaper från hållfasthets- synpunkt och dess lämplighet med hänsyn till eventuell inverkan på film- materialet samt lättheten att försluta det. Långtidsförsök skulle även göras med förvaring av försluten film i för filmen skadliga miljöer. ] april 1974 lämnade SP till DAK rapporten "Tätförslutning av mikrofilm för arkive- ringsändamål”. Undersökningen tydde på att tätförslutning av mikrofilm ger gott skydd mot skadliga luftföroreningar. Vid vissa av proven, då kiselgel hade varit innesluten tillsammans med mikrofilm, hade en viss mängd vattenånga passerat genom förpackningarna. Detta pekade på en möjlig svag- het hos den använda metoden. DAK har därför låtit SP undersöka det begagnade förpackningsmaterialets genomtränglighet för gaser. Sommaren 1975 rapporterade SP angående gaspermeabiliteten hos förpackningsmaterial och i februari 1976 angående vattenångpermeabiliteten hos förpacknings- material. SP:s bedömning är att en kombination av de undersökta materialen kan förutses vara ett mycket gott skydd mot skadliga gaser inklusive vat- tenånga. SP:s rapporter om tätförslutnings— och gaspermeabilitetsproven åter- ges i bilagorna 5, 6 och 7.]

' Tätförslutningsrappör- ten har i engelsk över- sättning publicerats i Bulletin nr 4 utgiven av international Council on Archives/Microfilm Committee.

8 Undersökning och utredning angående arkivlokalers konditionering

Sedan DAK genom SP hade fått underlag för att kunna precisera krav i fråga om förvaring av arkivmikrofilm. vände sig kommittén till byggnads— styrelsen för att få kostnaderna för konditionering av arkivlokaler belysta. DAK begärde uppgift dels om installationskostnaderna dels om beräknade årliga driftskostnader för konditionering av utrymmen om 25. 100, 200 och 1 000 m3. Konditioneringskraven var följande: Temperaturen i arkivlokalen skall hållas konstant inom intervallet 10—15 grader Celsius vid vald basgrad plus minus en grad. Luftens fuktinnehåll skall ligga mellan 20—30 % RF. Luften skall även vara fri från luftföroreningar såsom svaveldioxid och sva- velväte.

Den av DAK begärda utredningen utfördes på uppdrag av byggnads- styrelsen av K-Konsult i samband med projekteringen av kontorsbyggnader för kartverket och lantmäteristyrelsen i Gävle. Eftersom byggnadsstyrelsen avser att publicera utredningen som en KBS-rapport presenteras här endast en kort sammanfattning. Utredningen används tills vidare på försök som byggnadsstyrelsens "standardlösning" för ifrågavarande arkivlokaler.

Utredningen behandlar först luftreningsproblemet. Redogörelse lämnas därvid för föroreningshalter i uteluft och i rumsluft. Vidare behandlas re- ningsmetoder och i detta sammanhang beskrives olika filter, bl. a. med aktivt kol. Eftersom föroreningarna framför allt härrör från den tillförda uteluften har ett system för rening av luften valts som innebär att det 5. k. uteluftfiödet begränsas till ett minimum. För att motverka inläckning av obehandlad uteluft bör ett visst övertryck hållas i arkivlokalen. I denna hålles ett stort cirkulerande luftflöde för att effektivt kunna rena luften och även avskilja internt alstrade föroreningar. Det stora cirkulerande flödet har valts även för att få en jämn temperatur och fuktighetsfördelning i arkivlokalerna. För att rena luften användes olika filter, bl. a. kolfilter, i vilka gasreningen sker, och s. k. mikrofilter, som har till uppgift att avskilja de minsta par- tiklarna i tilluften samt eventuellt medryckta partiklar från kolfiltret. Stora luftflöden cirkuleras genom filterinstallationer och kolfilter av standardtyp kan användas, eftersom luften filtreras i flera omgångar. I utredningen redogörs också för hur arkivklimat påverkas och för kli- matsystemets uppbyggnad. Tillförseln av uteluft begränsas som nämnts till ett minimum. vilket är en fördel även med tanke på avfuktningsproblemen. Genom en s. k. värmeväxlare bytes och avfuktas uteluften under sommaren

och värmes och eventuellt uppfuktas den under vintern. Beträffande bygg- nadstekniska arrangemang påpekas i utredningen bl.a. att en sluss skall anordnas vid entrén till arkivet för att i möjligaste mån förhindra inläckning av oliltrerad uteluft. Arkivhyllorna skall vara öppna och helst sakna bak- stycken. De bör vidare placeras så att de ej hindrar en genomlul'tning av alla delar av lokalen. Vidare redogöres för den utrustning som behövs för att styra och övervaka k|imatinstallationerna.

Kostnadsberäkningen innefattar dels anläggningskostnaden, dels drifts- kostnader. Annuiteten för kapitalkostnader har beräknats till 10,2 % för klimatinstallationerna och till 8.2 % för byggnadsarbetena. Driftkostnaderna består av kostnader för el—energi för fläktar, värmeväxlare. avfuktare. kyl- kompressorer och kondensorer, filterbyten samt för skötsel och service. Ne- danstående tabell anger den totala årskostnaden för klimatbehandling (tem- peratur- och fuktreglering samt höggradig luftrening) av olika stora arkiv- lokaler för mikrofilmarkiv.

Arkivstorlek Årskostnad Årskostnad m2 kr/år kr/m3.år 25 13 090 524 100 14 910 149 200 19 130 96 1 000” 53 310 53

Den årliga delkostnaden för den luftrening. som krävs för ett mikrofilmarkiv. blir (med samma tabelluppställning):

25 1150 46 100 1885 19 200 3125 16 1000 12155 12

”Årskostnaden för klimatbehandling av en arkivlokal på 1000 m2 torde bli något högre än den här angivna. Detta beror på att en lokal av denna storleksordning enligt Råd och anvisningar för anordnande av arkivlokaler (Kungl Byggnadsstyrelsens publikationer 1963z2) bör uppdelas i sektioner medelst mellanväggar (i brandteknisk klass A60). Sådan sektion bör som regel inte göras större än 200 m2. Enligt statens planverks anvisningar (Kommentarer 1973/1) bör ventilationskanal utföras med sam- ma brandklass som den genombrutna omslutningsväggen. Alternativt kan kanalen kompletteras med brandspjäll. En sektionsuppdelning med mellanväggari A 60 medför sålunda vissa fördyringar av klimatbehandlingen i form av förstärkta ventilations- kanaler eller installation av brandspjäll vid väggenombrotten.

IV Kommitténs överväganden och förslag

9. Förutsättningar för användningen av förekommande datamedier

9.1. Värdering av olika typer av datamedier

9.1.1 l'c'irder/"ng med hänsyn till beständighet

Den moderna informationsbehandlingens datamedier har mycket olika be- ständighet. Något dylikt medium som härvidlag kan jämföras med arkiv- papperet förekommer inte.

1 de fall då maskinlistor bedöms vara den lämpligaste databäraren för information som skall bevaras skall särskilt arkivpapper och godkänt färg- band användas. Därmed är tillfredsställande sörjt för informationens be- ständighet (se 3.3.2 och 9.2.2).

.»Xv olika skäl måste emellertid även andra medier än papper användas lör att bevara information för framtiden. Ofta är det ett primärt intresse att bevara information i maskinläsbar form. Även utrymmesproblem kan vara av betydelse för valet av databärare. 1 de fall där annat papper än ar- kivpapper använts vid databehandlingen torde mikrofilmning innebära en möjlighet att bevara arkivmaterial för framtiden. Mikrofilm är för närvarande det medium som efter arkivpapperet bäst kan uppfylla kraven på bestän- dighet. Film som framställts och förvaras enligt föreskrivna villkor torde kunna bevaras under mycket lång tid. sannolikt i sekler. innan någon kva- litetsförsämring kan märkas (jfr avsnitt 2.3.3).

DAK anser därför att mikrofilmen kan accepteras som arkivmedium. Förutsättningen skall dock vara att arkivmyndigheten lämnar sitt tillstånd och att filmen först framställts och sedan förvaras. vårdas och används enligt särskilt angivna regler (se 9.2—9.4 samt 2.3.3).

Beträffande datamedier vid ADB har tidigare (2.2 och 4.1) konstaterats att det är olämpligt att på längre sikt bevara maskinläsbara data på interna minnen eller direktminnen. Dessas arkivbeständighet har därför ei prövats (se 2.2). Beträffande hålkorten visar erfarenheten att de har en relativt kort livslängd. vilket gör dem olämpliga som arkivmedium. I flertalet fall förhåller det sig på samma sätt med hålremsan. Magnetbandet är enligt DAK:s upp- fattning den databärare som för närvarande skall komma i fråga för att bevara data i maskinläsbar form. Data som lagras på annan maskinläsbar databärare bör efterhand överföras från denna till magnetband. i varje fall så länge annat lämpligt alternativ ej erbjudes. Statens provningsanstalts un- dersökning för DAK:s räkning av arkivbeständigheten hos magnetband visar att man kan räkna med att ett arkivband. som uppfyller vissa kvalitetskrav

och som förvaras på föreskrivet sätt (se 9.2—9.4). kommer att vara användbart under 15—20 år och troligen i gynnsamma fall ännu längre' Detta är från arkivsynpunkt otillräckligt. Det blir därför nödvändigt att med vissa intervall föra över informationen till nya band eller på det bättre medium, som man i framtiden kan komma att förfoga över.

Skulle man räkna med en ökning av reaktionshastigheten av 3.5 resp 4 ggr vilket av skrivningen i rapporten att döma inte verkar orimligt. blir medellivslängden 62 resp. 99 år för fabrikat ].

Beroende av fabrikat blir alltså medellivslängden vid reaktionshastighctsökningen 3 ggr 12—35 år. 3,5 ggr 20—62 år och 4 ggr 32—99 år.

9.1.2. Värdering med hänsyn till arkivbildningens aln/aiming

När ett arkiv bedömes med hänsyn till arkivbildningens omfattning kan det ske från två olika utgångspunkter. Den ena gäller utrymmesbehovet och anspråken på arkivlokal medan den andra gäller hanterligheten eller möjligheterna att bearbeta ett forskningsmaterial.

Från arkivsynpunkt är frågan om utrymmet alltid betydelsefull. Vid sidan av mer eller mindre kompakt uppställning av hyllor är den vanligaste me- toden att komma tillrätta med arkivens tillväxt en genomtänkt och kon— sekvent gallring. Man kan också minska utrymmesbehovet genom att an- vända arkivmedier. som kräver mindre utrymme än den konventionella databäraren papper. De medier som kan komma ifråga i detta sammanhang är mikrofilm och magnetband. Båda kan bära givna mängder av information på avsevärt mindre utrymme än papper.

En påtaglig fördel hos mikrofilmen är dess ringa krav på förvaringsm— rymme. Man brukar räkna med att mikrofilmen i vanliga fall endast behöver ca 5 % av det utrymme. som upptages av motsvarande pappershandlingar. Ritningsmikrofilmarkiv beräknas i vissa system uppta en tiondel av origi- nalritningsarkivets utrymme. 1 bästa fall kräver mikrofilmen endast 2—3 % (i speciella system nedåt 1 %) av det utrymme som behövs för att arkivera samma mängd information på papper. Mikrofilmen är. om den kan ac— cepteras med hänsyn till beständighetskraven, således ett lämpligt medittm

'SPs beräkningar av medellivslängden baseras på att banden kasseras när antalet fel på ett band överstiger 20 med SFS testmetod. Denna siffra motsvarar 2 a 3 fel på ett band vid körning i dator (se bilaga 2, SPS rapports. 281 och 307). Detta innebär praktiskt att 2 a 3 tecken (bokstäver-siffror) av i genomsnitt ca 3 milj inte kan läsas. (Enligt SP utnyttjas 10 a 15 % av bandlängden, se bil. 2). För fabrikat 1 blev medellivslängden vid långtidsprovet i 550C 9.3 mån. (se bil. 2).

SP räknar med att den kemiska nedbrytningen ("åldrandet" sker med en ökad reaktionshastighet av "sannolikt minst 2,5 a 3 ggr per 100C temperaturhöjning". (se SPs rapport 5. 281 och 307). Vid 550 "åldras" alltså banden. vid den lägre reak- tionshastigheten. 2533 = 25 ggr snabbare än vid 200C. Accelerationsfaktorn är 25. Eftersom ett band av fabrikat 1 klarade sig 9,3 mån vid 550C bör det klara sig 25 - 9.3 mån = ca 20 år vid 200 C. (Betr. exponenten 3,5. se 5. 287).

SP räknar försiktigt med en ökning av reaktionshastigheten 2.5 ggr. Om man istället antar att den kemiska nedbrytningen ("åldrandet”) gått snabbare än så vid 550C och banden likväl klarar sig i 9,3 mån. bör de vid normal temperatur. 200 C. klara sig längre än 20 år. Vid den andra angivna reaktionshastighetsökningen, 3 ggr. blir accelerationsfaktorn 33—5 = 47. Bandfabrikat 1 skulle alltså vid 200 C klara sig 47 ' 9.3 mån = ca 35 år.

för stora arkivserier. t. ex. verifikationer. Även andra faktorer. t. ex. kost— naderna. måste beaktas (se 9.1.4. 6.3 och l6.4). Genom mikrolilmarkivets kompakthet och tack vare de olika sökmedel som står till buds kan det bli lättare att i detta finna den information som sökes än i motsvarande bestånd av pappershandlingar. Omfattningen och svärtillgängligheten hos det senare utgör därför i vissa fall bärande argument för mikrolilmning.

Även magnetbandet innehåller i jämförelse med pappershandlingar en stor mängd information på ett begränsat utrymme. Jämförelsen blir na- turligtvis beroende av hur tätt data packas på magnetbandet och av hur kompakt skriften är på papperet. Information på 8 000 fullskrivna A4—sidor kan få plats på ett magnetband. Att utrymmcsvinsten kan bli stor. om magnetband användes för att bevara information. visar följande exempel. En årgång blanketter rörande ett register hos SCB fyller 45 hyllmeter. Mot- svarande information får plats på två magnetband.

En jämförelse mellan magnetbandet och mikrofilmen ger ej ett lika en- tydigt svar. Det är uppenbart att båda dessa medier är utrymmesbesparande och att ett val mellan dem ej i första hand avgörs av utrymmesskäl. Däremot kan sådana skäl väl tänkas vara avgörande vid valet mellan pappershand- lingar å ena sidan och mikrofilm och magnetband å den andra.

Det sätt varpå ett arkiv beräknas bli använt får stor betydelse (se även 9.1.3). Ett omfattande arkivmaterial i pappersform blir enbart genom sitt omfång ofta svårtillgängligt för forskningen. l maskinläsbar form kan matc- rialet hanteras på ett helt annat sätt och utnyttjas mångsidigt. [ sådana fall kan magnetbandet. trots sin ijämförelse med arkivpapperet dåliga be— ständighet. vara den databärare som tills vidare bör väljas.

9.1.3. Värdering med hänsyn till visuell läsbarhet och åtkomlig/ie!

Pappershandlingar är omedelbart läsbara utan maskinella hjälpmedel. Sök- ningen som sker manuellt underlättas av förekommande förteckningar och register av olika slag. Beroende på handlingens placering kan det åtgå längre eller kortare tid. innan den kommer i användarens händer. Om den ingår i ett arkiv. som förvaras i en på annat håll belägen depå. kan det bli fråga om dagar, innan detta sker.

Mikrofilm och magnetband kan läsas endast med särskild utrustning. Vid användning av mikrofilm behövs en läsapparat (se 2.3.5). Den för— minskning som valts för filmen och den i läsapparaten använda förstoringen och inte minst bildens allmänna kvalitet har stor betydelse för bildens läs— barhet. Det finns olika typer av läsapparater lämpade för särskilda format och ändamål. Apparaterna skall uppfylla vissa krav på optisk kvalitet och mekanisk stabilitet. Det är mestadels lättare att läsa en pappershandling än en motsvarande mikrofilm. Om en läsapparat placeras på arbetsplatsen så att det blir bekvämt att arbeta och så att kontrastlörhållandena mellan Ijusstyrkorna hos bildskärm. allmänbelysning och platsbelysning inte orsakar tröttande omställning hos ögat. finner man vanligen mikrofilmen behändig att arbeta med. Man slipper tjocka buntar och tunga volymer. De olika sökmetoder som står till buds för mikrofilm kan också underlätta arbetet att finna den sökta informationen i jämförelse med att bläddra i pappers— handlingar. Framtagningstiden för mikrolilm kan vara lörhållandevis kort.

' Uppgiften lämnas i en utredning rörande mikro- filmteknikens använd- ning inom Eskilstuna kommun. l973-lO-l9. s 7. Med två exemplar blir kostnaden l2 gånger läg— re. Med tre exemplar är lilmkostnaden endast en sjuttondel av priset för motsvarande pappers— mängd.

2Här kan nämnas stats- kontorets utredning Ar- kiveringstekniker och A DB. en jämförande ekonomisk studie av blankett-. mikrolilm— och magnetbandsarkivering. från 1968 och Sjukvår- dens och socialvårdens planerings» och rationali- seringsinstituts rapporter "System för mikroarkive- ring av byggnadsritning- ar" (Spri 8/1973l och "System för mikrofilm- ning av verilikationer" (Spri lil/1974).

eftersom bruksfilmen i allmänhet förvaras nära läsapparaten. Förhållandet blir annorlunda om vilande arkivfilm framtages t. ex. för att kopieras. Denna film måste rekonditioneras för att komma i jämvikt med miljön i kopie- ringsutrymmet innan kopiering kan ske (se vidare 9.4.2). llärvid kan viss väntetid uppstå.

Av de elektromagnetiska databärarna rekommenderar DAK magnetban— det som arkivmedium. För att kunna användas kräver magnetband som regel en mera komplicerad och därmed dyrbarare utrustning än mikrolilm. För att information skall kunna göras läsbar för ögat behövs en dator eller en COM—utrustning med möjlighet att göra utskrifter av magnetband.

Varje gång ett band skall användas blir det fråga om en kostnad som avsevärt överstiger kostnaden för att ta fram en volym med pappershand— lingar eller aptera en rulle mikrofilm i en läsapparat (se vidare 9.1.4). Att ta fram endast enstaka uppgifter från ett magnetband är förhållandevis dyrt. med en större dator lägst 50 kr. ibland mera. När en stor mängd data skall tagas fram blir förhållandet det motsatta. Sitt största företräde har emellertid bandarkiveringen i möjligheterna att få fram ny information genom att be- arbeta stora datamängder.

9.1.4. Värdering med hänsyn till kostnader/örframställning. arkivering och återvinning av dara

Som framgått av det föregående är arkivpapper. mikrofilm och magnetband de medier som för närvarande kommer i fråga för att bevara information för framtiden. Arkivpapperet är det traditionella arkivmediet och en kost- nadsanalys bör därför i första hand beakta de kostnadsökningar eller be- sparingar som en övergång till något av de andra medierna kan innebära. Förutsättningen är att data skall bevaras och att detta måste ske på ar- kivpapper. om ej något av de andra medierna av skäl som angivits i fö- regående avsnitt av kapitlet har befunnits vara lämpligare.

Ovan har framhållits (9.1.2) att såväl mikrofilm som magnetband kan bära information på avsevärt mindre utrymme än papper. Båda medierna kan även bära samma informationsmängd väsentligt billigare än papper. Matcrialkostnaden för arkivpapperet är 23—10 gånger högre än för mikro— film'och en liknande kostnadsrelation gäller för magnetband. Om endast denna kostnad fick vara utslagsgivande och man kunde bortse från be- ständighetsproblem och praktiska synpunkter av olika slag. skulle valet av arkivmedium i flertalet fall komma att stå mellan mikrofilm och magnet- band. Andra faktorer som gäller framställning. förvaring och användning måste emellertid beaktas. Det föreligger ett flertal undersökningar. som kan tjäna som vägledning?

Både film och magnetband ger som nämnts betydande utrymmesvinster ijämförelse med papper men de båda mediernas i olika avseenden osäkrare arkivbeständighet och preparationskostnader och mera komplicerade an- vändning nödvändiggör åtgärder. som på olika sätt verkar lördyrande. Där- igenom kan läget ändras från kostnadssynpunkt.

Mikrofilmens extra kostnader drabbar i vissa fall framställningsledet. lnte minst kan kostnaderna för preparation av materialet före filmningen tara fördyrande (se 6.3). Vidare tillkommer kostnader för den nödvändiga pro-

duktionskontrollen. som för ett sådant användningsområde som ritnings- mikrofilmen kan vara avsevärda (se 1631). En annan kostnadsfaktor är att av skydds- och säkerhetsskäl både arkivfilm och bruksfilm måste fram- ställas. Arkivfilmen måste därefter förvaras på ett betryggande sätt antingen tätlörsluten eller i en konditionerad lokal (se kap. 8 och 16.4). Speciell kontroll av filmbeståndet måste ske i samband med förvaringen i arkivet. Detta blir ytterligare en kostnadspost. Mikrofilmens användning förutsätter att läsapparater och eventuellt kopieringsutrustning anskaffas. Utgifterna härför måste medräknas i kalkylen.'

Den största besparingen. då film ersätter arkivpapper, ger utdatamikro- lilmen (COM). eftersom någon pappersförlaga i detta fall ej förekommer. Även filmning av s. k. maskinlistor är ofta lönsam. Detsamma gäller do- kumentfilmning för att tillgodose något arkivbehov (se 2.3.6) eller för att ge administrativa fördelar. Förutsättningen är emellertid då att det nöd- vändiga preparationsarbetet med de befintliga pappersdokumenten kan ske till rimliga kostnader och att filmarbetet kan automatiseras eller utföras rutinmässigt utan störande avbrott (se 6.3). Möjligheterna till besparingar blir störst i de fall där användning av svenskt-arkivpapper elimineras redan vid planläggningen av den administrativa rutinen.

Också magnetbandsarkiveringen kräver extra kostnader beroende på kon- troll- och säkerhetsåtgärder. Även här krävs av säkerhetsskäl att banden dubbleras och att arkivbanden förvaras i arkivlokal med stabilt arkivklimat. Kostnaderna härför blir för magnetbandsarkivet något lägre per kubikmeter än för mikrofilmarkivet. På grund av magnetbandets osäkra beständighet måste man emellertid dessutom räkna med kostnader för kopiering och konvertering av bandinformationen. i vissa fall kanske flera gånger. 1 dagens prisläge finns det utrymme för att göra detta åtminstone ett par tre gånger inom ramen för kostnaden för arkivpapper. Den kontinuerliga obligatoriska kontrollen av magnetbandsarkivet (se 14.3.4) torde likaledes kunna ske inom nämnda ram.

Den stora fördelen med magnetbandet är att data bevaras i maskinläsbar form. Detta medger stora besparingar för forskningen i jämförelse med de åtgärder. som fordras om forskningsmaterial på papper skall göras maskin- läsbart. Å andra sidan måste uppmärksammas att varje gång ett band skall användas blir det fråga om en kostnad som avsevärt överstiger kostnaden för att ta fram en volym med pappershandlingar eller aptera en rulle mi- krofilm i en läsapparat. När det gäller att tillhandahålla enstaka uppgifter blir bandarkiveringen. som tidigare nämnts (9.1.3). en dyrbar metod. När en stor mängd data skall bearbetas blir emellertid förhållandet det motsatta.

Sammanfattningsvis kan sägas att data kan bevaras billigare på mikrofilm och magnetband än på arkivpapper. Många av de särskilda åtgärder som blir nödvändiga för att bevara informationen på film eller i maskinläsbar form kan vidare ske inom samma kostnadsram som arkivering på arkiv- papper skulle innebära. De möjligheter som finns att bevara information på de moderna medierna och de behov att utnyttja informationen på dem som föreligger kan emellertid vara mycket olika. Valet av lämpligt arkiv- medium måste därför avgöras från fall till fall och kan ej enbart bygga på generella kostnadsberäkningar. Från tid till annan kan även valet utfalla olika beroende på den tekniska utvecklingen och andra omständigheter.

' l kalkylerna avsnitt 6.3 och 164 har kostnad för produktionskontroll. lik- som för film i 2 exemplar inräknats, varjämte för- varingskostnader upp- skattats. Eftersom detal- jerade regler ännu ej fö- religger för hur kontroll av filmbestånd skall utfö- ras har denna kontroll- kostnad ej uppskattats. Kostnad för läsapparater har ej inkalkylerats i mi- krofilmningskostnaden, eftersom kostnaden på- verkas av en f. n. obe- stämd användningsfrek- vens. Anskaffningskost- nad för läsapparater ingår emellertid i investerings- kalkylen (se 16.2).

'$st rapport återges i bil. 2.

9.2. Krav rörande framställning av datamedier

9.2.1. M agnefband

ADB-band

Enligt DAK:s mening skall magnetband användas för att för framtiden bevara maskinläsbar information till dess medier med bättre beständighet har framkommit. Arkivbanden skall vara nya och ej förut begagnade. De skall uppfylla vissa kvalitetskrav som är speciellt viktiga från arkiverings— synpunkt. De krav som nu kan uppställas grundas på den undersökning av arkivbeständigheten hos magnetband. som statens provningsanstalt (SP) utfört för DAK:s räkning. Kommittén är medveten om att kraven kan be— höva modifieras på grund av att det efter hand framkommer nya slag av magnetband med ändrade egenskaper och på grund av att provningsmetoden kan förbättras och göras säkrare. De kvalitetskrav som SP uppställt för arkivband är följande:'

1.Dimensionerna på bandets bredd. basskiktets tjocklek och oxidskiktets tjocklek skall överensstämma med tillverkarens specifikationer.

2. EIasricileismadu/en som bestäms vid en draghastighet av 5 mm/min. och en fri inspänningslängd av 5 cm vid 230C och 5 ”n RF skall ha ett minimivärde av 250000 N/cmz.

3. Vid provning av dimensionsstabi/irelen får maximivärdet vid krökning i Iängdriktningen (curvature) vara 3 mm på 1 m bandlängd och vid krökning i tvärriktning (cupping) vara 0,25 mm på 6.35 mm bandlängd.

4. Ett prov av vidhä/iningen mel/an oxiri- och bass/tiki skall utföras enligt och uppfylla specifikationerna i Interim Federal Specification W—T-0070 (Navy-Ships) pbt 4.4.8 (General specification for tapes. recording. sound and instrumentation. magnetic oxide coated).

5. Yrresisransen skall mätas enligt BS 2050 varvid maximivärdet utgör 100 MQ vid ett elektrodavstånd av 25 mm.

6. Bandets/unkiion provas genom räkning av antalet läsfel (dropouts) Vid test i speciell utrustning för magnetbandsprov. s. k. certifier, Härvid prövas även brus och signalamplitudens jämnhet. Vid en testnivå på 35 ”i, får maximala antalet fel vara 5 per band (medelvärde) vid testning av 10 band. lnget band får ha mer än 10 fel. Bandlängden förutsättes vara 2400 fot.

7. Hur bandet påverkas av hifi/ön undersökes genom att 5 band provas vid 600 C och 20—80 % RF under 10 dygn. Därefter provas de i kyla (—10”C) under 10 dygn. Antalet fel före och efter provet räknas i ccrtifier ttestn vå 35 %). Antalet fel får ej överstiga 16 per band (medelvärde) förutsatt att bandlängden är 2400 fot.

8. Åldringsegenskaperna provas genom att samma band som provtts enligt punkt 7 samt ytterligare 5 nya band värmeåldras under minst 6 niå- nader vid 550C. Även den relativa fuktigheten skall anges i provnings— protokollet. Efter provet räknas antalet fel vid test i certifier(testnivå 35 % ). Maximala antalet fel får vara 20 per band (medelvärde) under förutsättning av att bandlängden är 2400 fot. 1 SP:s undersökning konstaterades att ett nytt magnetband av de testade

typerna ger bästa testresultat efter tre till fyra körningar i en bandstation eller motsvarande. Svaren på DAK:s enkät till magnetbandstillverkare ger ytterligare belägg för att denna iakttagelse är riktig. Orsakerna härtill är att oxidpartiklar och fragment från bandets basmaterial kan finnas kvar från tillverkningens skärningsprocess. Efter några gångers matning i en band— station har dessa partiklar lossnat från bandet och förts bort.

Partiklar på bandets oxidyta orsakar separation mellan bandet och läs- och skrivhuvudet och orsakar därigenom signalförluster.

Med hänsyn till kostnaderna för de tre till fyra extra körningarna samt hittillsvarande positiva erfarenheter vid SCB av långtidsarkivering med ut- nyttjande av helt nya band anser DAK att enbart nya magnetband skall användas.

Informationen skall lagras på banden i nio kanaler med 1600 bpi och med begagnande av skrivmetoden PE (phase encoding). I början av bandet skall finnas en magnetisk etikett (label) med uppgifter om bandets tekniska beskaffenhet och om dess innehåll. Denna etikett skall utformas enligt den för magnetband gällande internationella standarden rörande etikettering och registerstruktur för informationsutbyte (ISO/R 1001—1969).

Att lagra flera register(filer) av olika karaktär på ett och samma arkivband för att reducera bandåtgången är ej tillrådligt på grund av praktiska olä- genheter vid förtecknande. etikettering och tillhandahållande. Däremot kan det ibland vara lämpligt att t.ex. lagra olika årgångar av samma register på ett och samma band. Om detta anses önskvärt. bör det dock ske i sam- förstånd med arkivmyndigheten (se även 5. 161).

Samtidigt med arkivband skall även en s. k. körlogg framställas. Denna skall om möjligt innehålla utskrift av datablock där informationsförlust fö- rekommer samt uppgifter om bandets identitet. in- och utgående bands volym- och serienummer. postformat. post- och blocklängd och antal poster. Före leverans till arkivmyndighet skall den arkivbildande myndigheten kon- trollera att uppgifteri körloggar överensstämmer med motsvarande uppgifter i systemdokumentationen. Vid eventuella avvikelser skall sistnämnda myn- dighet vidtaga erforderliga åtgärder. exempelvis uppdatering av dokumen- tation. Eventuell utskrift av datablock med informationsförlust skall över- lämnas till arkivmyndigheten i samband med magnetbandsleveransen.

För att det i framtiden skall finnas en enhetlig sammanfattande doku- mentation till arkiverade band har kommittén utarbetat förslag till en sär- skild blankett. Denna skall fyllas i av den arkivbildande myndigheten och bifogas reversalet. Om systemdokumentation saknas eller är bristfällig. får denna blankett utgöra en viss ersättning. Beträffande blankettförslag se bilaga 8.

DAK har övervägt huruvida den arkivbildande myndigheten bör fram— ställa den maskinläsbara informationen på magnetband i två exemplar. En sådan dubblering kan motiveras av säkerhetsskäl. Sådan dubblering sker hos exempelvis SCB ifråga om betydelsefull information och är regel på flera håll i utlandet. ijämförelse med kostnaderna för att göra informationen maskinläsbar är kostnaden för dubbleringen obetydlig. DAK föreslår därför att magnetband med information som skall bevaras dubbleras.

Eftersom arkivbandet skall användas så sällan som möjligt och i princip endast för att framställa nya kopior. behövs dublettbandet som brukskopia.

Det sagda innebär inte att varje myndighet skall framställa dubblettexemplar av alla magnetband som är i drift. Rekonstruktionsmöjligheter kan finnas genom band som ligger tidigare i produktionsprocessen. Dubblettexemplaret skall i varje fall föreligga när materialet skall avlämnas till arkivmyndighet. Ofta torde det vara nödvändigt att framställa det tidigare. nämligen innan myndigheten avhänder sig andra möjligheter att rekonstruera bandinne— hållet.

Det kan i vissa fall bli nödvändigt att framställa två nya band. Om ett ursprungligt band är i gott skick och av sådan typ som godkänts av SP och om det uppfyller övriga uppställda krav på kanalantal. lagringstäthet och skrivmetod (se ovan) bör dock detta kunna användas som bruksex- emplar. Det blir i så fall fråga om en dubbel bandkostnad men ej någon utgift för extra körning för att framställa brukskopian. Kostnaden för dubb- leringen bör inräknas i den totala kostnaden för systemet. Den ifrågavarande myndigheten bör alltså stå för kostnaden. Bortsett från ett på några håll ackumulerat behov torde kostnaden för den årliga banddubbleringen bli förhållandevis ringa hos varje enskild myndighet och även sammanlagt vara måttlig i jämförelse med den statliga databehandlingens totalkostnader. I framtiden är det tänkbart att det ena bandexemplaret skall kunna ersättas av dataläsbar mikrofilm. ClM. Det kan finnas skäl för arkivmyndigheten att i vissa fall nöja sig med att mottaga ett band. därför att den finner att tillgång till annat arkivmaterial skulle kunna anses vara tillfyllest från forskningens synpunkt.

Ljudband

Ljudupptagning som skall bevaras för framtiden är vanligen inspelad på grammofonskiva eller på magnetband (ljudband. audioband). Hithörande problem har DAK behandlat i betänkandet Bevara ljud och bild. 5. 82. 84 och 179 ff. Utöver där nämnda EBU-dokument från 1973 (Tech 3202) fö- religger ett dokument (Theses on the preservation and restauration of au— diovisual material). som presenterades vid ett Unesco-möte i Berlin i sep- tember 1975. Dokumentets upphovsman är Herbert Volkmann. ordförande i FlAFzs internationella kommitté för bevarandet av film. Medan man ti- digare räknade med att ljudstyrkan på magnetiska medier skulle minska under en hundraårsperiod så att upptagningarna skulle bli värdelösa räknar man numera med att kunna bevara ljudupptagningar under ännu längre tidsrymder.

Grammofonskivan. som numera i flertalet fall består av vinylit. har ke- miskt sett god beständighet. Den förslits emellertid ganska snabbt vid upp— repad användning. Mekanisk påverkan orsakar lätt hack och repor. som försämrar ljudkvaliteten. Därtill är det första exemplaret kostsamt att fram- ställa. och grammofonskivan är därför mest lämpad för produktion i stora upplagor. Man kan också för arkivering framställa en särskild metallmatris. från vilken nya skivor kan framställas. Denna är från säkerhetssynpunkt ett bättre arkivmedium än skivan men är mycket dyrare. Den kan därför komma i fråga endast för speciellt värdefulla upptagningar.

Om man bortser från grammofonskivor är magnetbandet den vanligaste databäraren för ljudupptagningar och används i allt större utsträckning även

vid ljudarkiven. DAK har funnit att ljudbandet får anses vara acceptabelt som arkivmedium under förutsättning att det har god kvalitet och hanteras varsamt enligt givna regler. l betänkandet Bevara ljud och bild (s. 187) framhöll DAK att magnetbandets kvalitet givetvis har betydelse för ljud- upptagningen. Studioband. som SR använder i programverksamheten. är tjockare än de vanligen använda LP(Long Playing)-banden och därför mind— re känsliga för mekanisk påverkan. Även magnetskiktet är tjockare på stu- diobandet än på LP—bandet. Kommittén fann emellertid att man för ar— kivinspelningar borde kunna nöja sig med LP-banden. som är billigare än studiobanden. DAK vill i detta sammanhang ytterligare påpeka att man med de tunnaste bandtyperna kan erhålla störande kopieringseffekter. Enligt vad som uppgives i det förutnämnda Unesco-dokumentet fäster hos vissa s. k. "low-noise"-band oxidskiktet sämre vid basen än hos normala band. vilket kan hota arkivbeständigheten. Dessa förhållanden måste särskilt be- aktas vid de provningar av ljudband. som DAK föreslår skall äga rum hos SP.

A. Rekommendationsschema beträffande bandspelarryp och kvalitet vid upptagning ji'ån olika

ljudkälla/' Ljudkälla Bandspelartyp Rullbandspelare med Kassettbandspelare hastighet cm/s (kompaktkassett 4.75 cm/s) Tal 2.38 (dock sällsynt) Mono Mono. ej HiFi ej HiFi 4.75 Mono Mono. ej HiFi ej HiFi FM-radiomottag- 9.5 4-spår vid höga Stereo Stereo. HiFi ning (musik) bandspelarprestanda HiFi l9 4-spår genomsnitts- Stereo Stereo. HiFi bandspelarprestanda HiFi Brusreducering typ kompression/expansion Annan musik— 19 4-spår genomsnitts- Stereo källa prestandan HiFi 19 2—spår högre pres- Stereo tanda HiFi "Live-inspel- 38 4-spår professio- Stereo ning" nella krav HiFi 38 2'spår högsta pro- Stereo fessionella krav HiFi

] varje prestandaklass kan kvaliteten ytterligare höjas genom brusreducerings- system av typ kompression/expansion (Dolby. ANRS).

Bandens basmaterial kan vara antingen polyester eller triacetat. Även om en viss töjningstendens har observerats hos polyesterbanden. är dessa att föredraga framför triacetatbanden. Det finns enligt Unesco-rapporten risk för att de sistnämnda kan krympa. vilket kan avsevärt försämra ljud- upptagningens kvalitet.

På samma sätt som föreslås gälla för ADB-band bör ljudband. som skall användas vid arkivering. uppfylla vissa definierade kvalitetskrav. Kvaliteten på saluförda magnetband växlar fortfarande kraftigt. DAK anser därför att det bör uppdragas åt SP att fastställa kvalitetskraven och ange vilka typer av band. som kan godkännas för att användas vid inspelning för arkivering. SP bör vidare tillse att provningsmetoden för ljudband fortlöpande anpassas till utvecklingen.

Enligt SP kan genom följande prov testas om banden lämpar sig för lång- tidsförvaring:

1. Enjiinklionsprovning sker varvid varje bandtyp testas beträffande mag- netiska och mekaniska egenskaper. Testsignaler inspelas för bestämning av frekvensegenskaper och kopieringseffekt samt. på vissa avsnitt. för kon- troll av nivåförändringar och eventuell töjning. Omedelbart efter inspel- ningen avspelas bandet. Frekvenskurvan registreras och utstyrningsnivån kontrolleras.

2. Hur banden påverkas av miljön undersökes genom att ett antal band provas vid 600C och 20—80 % RF under 10 dygn. Därefter provas de i kyla (—100 C) under 10 dygn. Funktionsprovning göres därefter enligt punkt 1 ovan.

3. Åldringsegenskaperna provas genom att samma band som provats en- ligt föregående punkt samt ytterligare ett lika stort antal nya band vär- meåldras under minst 6 månader vid 550C och vid lämplig relativ fuktighet. Efter provet utföres funktionsprovning enligt punkt 1 ovan.

lnspelningarnas ljudkvalitet beror på magnetbandets och inspelningsap- paraturens kvalitet. på inspelningshastigheten och på hur många spår man använder på varje band. På ett ljudband med normalbredden 1/4 tum liksom på kassettband. som användes för arkivändamål. bör högst fyra spår bredvid varandra inspelas. Om man ökar antalet parallella spår är det risk för att ljudkvaliteten försämras. Det kan t. ex. uppkomma störningar mellan intill varandra liggande spår.

lnspelningshastigheten påverkar ljudkvaliteten genom att frekvensom- fånget ökar med hastigheten. Hastigheten 2.4 cm/sek. (15/16 tum/sek.) ger litet frekvensomfång på upptagningarna och är godtagbar endast för inspelning av tal. Bandhastigheten 4.75 cm/sek. (] 7/8 tum/sek.) kan anses lämplig för normalt tal och är godtagbar för musikåtergivning med något lägre ställda krav på bl. a. frekvensomfånget.

Några typer av kassettbandspelare med bandhastigheten 4.75 cm/sek. fyller dock tämligen stränga krav i fråga om frekvensomfång. Om man vid återgivning av musik kräver mer. bör bandhastigheten sättas högre. I sådana sammanhang används rullbandspelare. ofta med 19 ent/sek.. ibland t.o.m. 38 cm/sek.

På 5. 149 lämnas ett rekommendationsschema (A) beträffande bandspelar- typ och kvalitet vid upptagning från olika ljudkällor. Det återspeglar i stort

sett rådande praxis i fråga om ljudupptagningar. Därefter redovisas en översikt av magnetiska ljudmediers användning för arkivbruk. bandkvalitetskrav samt kontrollåtgärder vid inspelning (B). Till sist lämnas en kort sammanställning över de identifieringsdata och tekniska upplysningar. som är av intresse då ljudinspelning skall användas (C). Dessa regler utgör en motsvarighet till de föreskrifter som lämnas be- träffande ADB-magnetband. '

B. Översikt av magnetiska ljudmediers användning/ör arkivbruk, band- kvalitetskrav samt kontrollåtgärder vid inspelning

För kontorsbruk avsedda speciella medier av icke standardiserad typ. så- som "udda" kassettband. rullband som ej är av standardbredd eller har om- vänd inspelningsriktning. magnetiska blad. manschetter och skivor bör inte användas som arkivmediet.

Om nyssnämnda medier. liksom äldre icke standardiserade ljudband och magnetisk tråd. innehåller information avsedd att bevaras bör informationen konverteras till standardiserat medium för ljudupptagning.

Om s. k. 8-spårskassetteravlämnas till arkiv. bör de efter hand konverteras till standardiserat ljudmedium med motsvarande ljudkvalitet (eftersom 8- spårskassetten och dess bandspelare väntas utgå i Sverige).

Band som skall bevaras för framtiden bör vara av sådan typ som enligt DAKts förslag skall godkännas av SP (föreskrifter därom bör intagas årligen i SFS. regelmässigt som nr 1). Med tanke på det omfattande bruket av band av typ ”Low Noise" bör SP särskilt undersöka dessa. FIAF har näm- ligen uttryckt farhågor för deras bristande beständighet.

Beträffande mottagna kommersiella inspelningar. där uppgift om bandtyp inte kan erhållas. förutsätts systematisk kontroll i arkivet med lämpliga intervall (stickprov).

Arkivband bör vara nya. Använda band i gott skick kan dock accepteras. Defekta band. slitna band. tejplagade eller skarvade band bör kopieras snarast och i varje fall före leveransen till arkivmyndighet.

Vid behov inhämtas råd från arkivmyndighet beträffande lämplig metod att överföra information till arkivband.

För bandspelaren gällande anvisningar vid inspelning iakttas noga. Sär- skild uppmärksamhet ägnas åt att rätt inspelningsnivå används. så att ej svaga ljud borttappas eller distorsion vid starka partier(överstyrning) uppstår. Detta gäller bandspelare utan automatisk utstyrning. Mikrofontyp och pla- cering väljes med hänsyn till upptagningens art.

Vid överföring av annan upptagning till magnetband måste den avspe- lande utrustningens utsignal anpassas till den inspelande utrustningens lämpliga in-nivå.'

Man bör före inspelning snabbspola arkivbandet för att eliminera för hård leverans-upplindning. Denna kan ibland orsaka svårt svaj. vilket ej ens en förstklassig bandspelare kan klara av.

Endast kompaktkassett med demonterbart hölje bör användas för arkiv- bruk. Hoplimmad/hopsvetsad kassett medför stor risk för bandskada .om 1 Se härom exempelvis kassetten måste öppnas Vid bandtrassel. Denna regel avser ej kommersrellt StereoHiFi-Handboken lärdiginspelade musikkassetter. 1976. s. 42—47.

C. ldenti/ieringsdata och tekniska upplysningar

Vid användning av ljudband kan följande upplysningar vara av intresse. De kan antecknas i inspelningsprotokoll eller på etikett eller också i vissa fall tas in i själva inspelningen.

Talupptagning

Vid upptagning av sammanträde eller förhör är det viktigt att namndata och övriga för personidentiftering i sammanhanget erforderliga uppgifter anges. Goda ordföranderutiner med tydligt nämnande av namnet på den som "får ordet” eller inledande röstprov underlättar identifiering av de ta- lande. Datum och plats för sammanträde etc. anges. liksom ämnet för det- samma.

Musikupptagning

Tonsättare. verk. exekutörer och dirigent anges. Datum och plats för upp- tagningen måste även framgå vid direktupptagning. Vid avspelning eller kopiering anges källan med sedvanliga data.

Tekniska data

Fabrikat och typbeteckning för använd bandspelare anges liksom typ av brusreducering använd vid inspelning (Dolby. ANRS).

Bandspelarens typ av frekvenskorrigering anges. om den är känd. t. ex. NAB. DlN-H. CCIR. IEC.

Bandets tekniska typ anges: normal. low noise. kromdioxid (uppgifter avsedda för inställning av rätt frekvensgång hos avancerade bandspelare vid avspelning).

Automatisk utstyrning använd vid inspelningen. Bandhastighet. Bandets typbeteckning om förpackningen ej anger detta.

Spolens typ för rullband (om ej förpackningen anger detta).

lnspelningsteknik: 2-spår mono 2-spår stereo 4-spår stereo/mono 4-spår 4-kanal, kvadrafoni/mono Kassettband mono stereo

Kort rapport om ev. inspelningsdefekter. helst med minutposition. ex- empel: överstyrning. dropout. svaj.

Minutpositioner för olika avsnitt på bandet eller annan positionsmarkering. Beträffande de från arkivsynpunkt obligatoriska uppgifter som skall medfölja ljudupptagning. se 12.2.1.

V ideoband

Videobandet är i princip uppbyggt på samma sätt som ljudbandet. DAK har tidigare behandlat hithörande problem i betänkandet Bevara ljud och bild. 5.104 ff och 186. Utöver där nämnd information från EBU har syn- punkter på videobandet lämnats i det förutnämnda Unesco-dokumentet.

Hittills gjorda erfarenheter tyder på att upptagningar på videoband. liksom upptagningar på ljudband. kan bevaras lång tid utan nämnvärd kvalitets— försämring. Den magnetiska bildupptagningen anses även vara stabilare än den magnetiska Ijudupptagningen. Magnetbandet förefaller att vara ett ac- ceptabelt medium för bildupptagningar och då i första hand för upptagning av rörliga bilder. Det kan emellertid begagnas även för stillbilder och dö— kument. Det är tydligt att risken för informationsförluster därvid blir större än vid upptagning av rörliga bilder. Stillbilden upptar endast en registrering tvärsöver bandet medan den rörliga bilden med sina efter hand skeende förändringar upptar en betydligt större del av bandet. dvs. ett flertal sådana registreringar av vilka en motsvarar en Stillbild eller ett dokument. DAK anser det därför befogat att mana till försiktighet vid användningen av video— bandet för dokument— och stillbildsarkivering. tills större erfarenhet av denna teknik föreligger.

Videotekniken har ännu inte standardiserats i samma utsträckning som tekniken för ljudupptagningar. Risken synes vara att med den tekniska utvecklingen svårigheter kan uppkomma att använda upptagningar som gjorts med äldre teknik. Som DAK framhöll i Bevara ljud och bild (5. 186) kan utvecklingen komma att kräva att äldre upptagningar så småningom överförs (konverteras) till nya databärare.

Några hinder för att testa videobandens kvalitet på samma sätt som avses ske beträffande ljudbanden finns ej. SP har meddelat DAK att samma pröv- ningsmetodik som föreslås för ljudbanden bör kunna tillämpas.

Ett arkiv-videoband får ej vara gammalt och slitet. Vidare bör krävas att man skall kunna framställa kopior. som i allt väsentligt motsvarar för- lagan. På grund av sin förhållandevis höga frekvens vållar videosignalerna visserligen ej störande kopieringseffekter men samtidigt inspelade ljudsig— naler kan drabbas av den effekten. Mycket tunna band bör därför ej användas som arkivband. Polyesterband är att föredra framför triacetatband. Rester av tidigare Utgallrade upptagningar skall ej få förekomma på arkivbanden. Dessa får inte heller vara tejplagade.

9.2.2. M askinlistor

Resultatet av databehandling kan ofta föreligger i för ögat läsbar form skriven på listor. s.k. maskinlistor. [ de flesta fall har informationen framtagits från ett magnetband eller direkt från en dator med hjälp av en radskrivare. Vanligen användes brukspapper vid utskriften. 1 så fall blir denna inte ar— kivbeständig. Om listan skall bevaras för framtiden måste den enligt be— stämmelserna i skrivmaterielkungörelsen framställas på arkivbeständigt pap- per. Även färgbandet måste vara godkänt av SP. För att maskinell läsning av texten skall underlättas bör utskriften göras med typsnitt OCR-B. Beträffande COM—film som ersättare av maskinlista se 2.3 och 9.1.4.

1 Däremot kan direktpo- sitiv kopiefilm av solari- sationstyp principiellt vara lika beständig som vanlig negativframkallad silverfilm.

9.2.3. M ikrofilnt

Enligt DAK:s mening kan mikrofilm i vissa fall användas för att man skall kunna bevara information för framtiden (se vidare 10.4). För att filmen skall kunna accepteras som arkivmedium måste den med hänsyn till såväl material som bildkvalitet uppfylla vissa krav. En hög och jämn kvalitet på slutprodukten —arkivmikrofilmen—förutsätter även som förut nämnts att samtliga moment i processen utförts med rätt utrustning. med omsorg och med rätt teknik. Genom olika åtgärder bör man förebygga att fel begås under arbetet med film. Den färdiga produkten bör kontrolleras enligt fast- ställda regler. För framställning av arkivmikroftlm skall användas film med silverha— logenidemulsion. Det skall vara 5. k. säkerhetsfilm (safety-film). som ej får innehålla cellulosanitrat. Filmen skall uppfylla de krav som är lastlagda i ISO/R 542 Definition and marking of safety film for motion picture use. Både film på acetatbas och film på polyesterbas kan uppfylla här ställda villkor. Filmen skall normalt bestå av operforerad rullfilm. som med sed- vanlig teknik (framkallning. fixering och sköljning) ger en negativ bild. dvs. mikrobildens tonvärden är omvända i förhållande till förlagans. 5. k. om— vändningsframkallning kan ej godtagas förrän SP godkänt kombinationen film plus framkallningsmaskin plus omvändningsframkallningsmetod (jfr 2.3.4)]. Filmen skall vara finkornig och ha erforderlig hög upplösning.

Avvikelser från huvudregeln att arkivexemplaret skall vara rullfilm kan i vissa fall ske. t.ex. där i den administrativa rutinen använts en mikro- filmkamera med inbyggd framkallningsmaskin. som levererar den fram- kallade arkivfilmen i avkapat skick i mindre enheter såsom mikrofiche eller mikrostrip (t.ex. i avsikt att man redan från början skall kunna sortera filmenheterna efter ämne. dossiervis. varigenom sökning och uppdatering underlättas). Se 9.3.2.

Vid sådan produktion är det mycket viktigt att noggranna register förs över vad som produceras så att man. då fel avslöjas vid produktionskon- trollen. har möjlighet att säkert identifiera varje enskild bild. som producerats från viss tidpunkt. när fel börjat uppträda. Eljest kan ej defekta filmbilder utan stora svårigheter identifieras för eventuell omsköljning eller omfilm- ning. Regler för sådan registrering kan eventuellt behöva utfärdas av riks- arkivet. även med tanke på att underlätta produktionskontrollen.

1 sin andra delrapport till DAK om undersökningsarbetet beträffande mi- krofilm (1970-03—12) rekommenderar SP att positivfilm. dvs. generation nr 2. skall användas som arkivfilm i stället för den negativa kamerafilmen. Rekommendationen upprepas ej i slutrapporten (nr 3. 1972-08-31). Utan tvivel är positivfilmen mera resistent mot luftföroreningar. eftersom den innehåller mindre silver än negativfilmen. Om bildkvalitén (upplösning. skärpa etc.) är låg. så att endast några få kopiegenerationer kan framställas. kan det dock var nödvändigt att använda kameranegativet som arkivex- emplar. Riksarkivet bör uppmärksamma problemet och vid behov utge an- visningar för val av positiv eller negativ film som arkivexemplar. DAK anser emellertid att användaren bör kunna välja mellan den negativa ka» merafilmen och den positiva kopian. Negativfilmen ger ett bättre utgångs- läge. om man har behov att framställa många generationer. Såsom redovisas

i avsnitt 2.3.2 bör som regel från kamerafilmen kunna kopieras ytterligare tre användbara filmgenerationer. varvid den sista (fjärde) generationen skall vara väl läsbari läsapparat och kunna ge användbar papperskopia. Om man avhänder sig kamerafilmen och använder positivkopian som arkivhandling minskar i vissa fall möjligheterna till större spridning av filmkopior. Man tar även härmed bort en "reservgeneration". En synpunkt av betydelse är att en åldrad kamerafilm efter ett antal århundraden kati behöva om- kopieras för att informationen skall bevaras.

] den förteckning över godkända slag av skrivmateriel som SP årligen kungör i januari bör även meddelas vilka fabrikat och typer av film som får användas som arkivfilm hos statliga myndigheter. De förvaringsmedel. som får användas för arkivfilm. bör även ha godkänts av SP. För närvarande provar SP filmmaterial som godkänts för användning som arkivhandling hos byggnadsnämnder. Detta går enligt SP till på följande sätt (skrivelse till DAK 1976-02-10):

"I huvudsak undersöks den mekaniska hållfastheten och hur denna påverkas av konstgjord åldring. Även andra effekter av åldringen. som visuellt kan iakttagas. medtages i undersökningen. T. ex. missfärgning. krackelering och skiktlossning.

Tidigare undersöktes även förekomsten av nitrocellulosa. Alla provningar utförs på exponerat och framkallat material. Hållfasthetsbestäm- ningar utförs på 15 mm breda remsor av materialet. konditionerade till jämvikt med en atmosfär med 65 % relativ luftfuktighet och ca ZOOL temperatur. Hållfastheten. som dragbrottkraft. dragbrottöjning och vikningshåli'fasthet. bestäms med hjälp av dragprovare respektive Köhler—Molin vikningsapparat. Den konstgjorda åldringen åstadkommes genom förvaring av provremsori mörker vid + IOOOC. dels vid 0 % och dels vid 50 % relativ luftfuktighet.

Förekomsten av nitrocellulosa undersöks genom behandling av provstycken med svavelsyra och difenylamin. Uppkommer blåfärgning vid behandlingen tyder detta på förekomst av nitrocellulosa.

Med ledning av de framkomna provningsresultaten bedöms om materialet har till- räcklig hållfasthet och beständighet för att kunna godkännas för det angivna än- damålet.

Även andra än ovannämnda undersökningar kan ibland erfordras som komplet- tering vid bedömningen."

SP har vidare meddelat att de undersökta egenskaperna hos mikrofilmen och de angivna provningsmetoderna efter hand kommer att kompletteras och förnyas.

För olika filmningsändamål har valet av filmbredd (t. ex. 16 mm eller 35 mm) liksom valet av förminskningsgrad (se 2.3.2) stor betydelse. För ritnings- och tidningsmikrofilm och filmning av äldre handskrivna förlagor torde 35 mm film vara lämpligast medan för filmning av moderna ma- skinskrivna handlingar 16 mm film i flertalet fall torde vara fullt tillräcklig. Förminskningen kan även variera betydligt. t. ex. vid vanlig dokument- mikrofilmning. ritningsfilmning eller COM. DAK anser att användningen i samtliga fall bör styra valet och finner från arkivsynpunkt ej anledning att föreslå några specialbestämmelser. Bildkvaliteten måste självfallet vara sådan att den medger framställning av så många filmgenerationer som be- hövs från arkivsynpunkt.

För att man skall få en säkrare grund för bedömning av möjligheterna

att på mycket lång sikt ("för all framtid") bevara information på mikrofilm och göra den tillgänglig bör SP ges uppdrag att undersöka bildkvalitets- försämringen vid generationskopiering av film med kraftig förminskning samt härvid även studera slitaget på arkivfilmen vid omfattande kopie- framställning från densamma. Undersökningen bör utföras på från arkiv- synpunkt intressanta material såsom silverhalogenidfilm och vesikulärfilm. även i kombinationer av materialen (jfr 2.3.3 och 2.3.4).

Vid sidan av filmen har som nämnts kamerautrustningen en avgörande betydelse för slutproduktens kvalitet. Det kan vara lämpligt att använda antingen en manuell kamera. en automatisk kamera. en mikrofichekamera eller en COM-anläggning (se 2.3.5). Kameran måste emellertid ha en för uppgiften tillfredsställande upplösningsförmåga. Vid automatfilmning måste frammatningen ske med sådan precision. att inga dokument undgår filmning genom dubbelmatningsfel.

En förutsättning för ett gott resultat är även att arbetet sker enligt väl inövade rutiner. Allt förberedelsearbete bör vara undangjort och förlagorna ha ordnats på bästa sätt innan filmningen börjar. så att materialet filmas i rätt ordning. 1 det följande ges vissa rekommendationer som i första hand avser filmning med manuell kamera. För att en arkivmikrofilm på rulle skall kunna identifieras. måste märkskyltar fotograferas på rullens början (startsladd) och. då kontroll skall ske hos provningsanstalt. även dess slut (slutsladd). Bilden av märkskyltarna skall kunna läsas utan förstoring och texten bör på kamerafilmen vara svart mot en ljus bakgrund. Använd för- minskningsfaktor skall infotograferas på motsvarande sätt. Arabiska siffror skall användas i titeltext. Romerska siffror kan dock behållas. om ursprung- liga titlar citeras. (Beträffande märkningens innehåll se 12.22). En testtavla skall även infotograferas. bl. a. när förminskningsfaktor byts på filmen.

1 de fall då identifiering med löpnummer önskas av varje enskild bild t. ex. vid ritningsmikrofilmning. kan nummerskyltar infotograferas i bild— rutans nederkant. Om arkivbildaren använder ett system för automatisk sökning av filmbilderna. som är beroende av viss utrustning. måste bilderna även kunna återfinnas på arkivfilmexemplaren med manuella eller andra i arkiv gängse sökmetoder.

Att kamerans precision och filmens egenskaper har stor betydelse för mikrofilmbildens kvalitet har flera gånger framhållits. Av väsentlig betydelse för den slutliga kvaliteten och filmbildens varaktighet är emellertid att fram- kallningen och fixeringen skett på ett riktigt sätt (se 2.3.3). Efter fotografering oexponerade delar av filmen (motsvarande förlagesvärta) är ljuskänsliga även efter framkallningen och påverkas ej av densamma. Silverhalogenidkornen i dessa partier måste därför bortskaffas genom fixeringen. Fixeringen är en kemisk process i flera steg. där först komplexa. olösbara eller svårlösbara. mellanprodukter uppstår. Efter hand som fixeringen fortskrider omvandlas dessa till sist till lättlösliga silversalter. som effektivt kan bortsköljas med vatten. Om fixeringen avbryts för tidigt eller fixerbadet är förbrukat. nås ej slutstadiet. utan de svårlösliga produkterna stannar kvar i bildskiktet och förstör efter hand bilden. Om vattensköljningen ej är effektiv kvar- stannar även lättlösliga fixeringsprodukter liksom fixeringsvätska i bildskik- tet så att bilden även i detta fall efter hand förstöres. Fullständig fixering och noggrann vattensköljning är därför av avgörande betydelse för filmens

fortsatta beständighet i arkivet. ] detta sammanhang bör observeras de pro- blem som inköp av snabba fram kallningsmaskiner. ofta hopbyggda med ka- - merautrustningen t.ex. i COM-hanteringen. kan innebära. Ju snabbare en maskin är desto viktigare är det att undersöka att produktionen ej medför risk för bristande fixering och sköljning. som kan inverka menligt på film- bildens beständighet. Endast sådan utrustning bör användas som rätt skött kan ge en arkivbeständig produkt. En försummelse på denna punkt kan göra att alla andra åtgärder blir mer eller mindre förgäves.

Liksom provningsanstalten meddelar vilken film som får användas borde den helst även ange vilken kamera- och framkallningsutrustning som kan godtagas för arkivfilmning. Anstalten är emellertid enligt vad DAK inhämtat ej beredd att generellt godkänna utrustning. Den kati däremot kontrollera slutprodukten i den önskade rutinen och pröva om filmen då är arkiv— beständig. Härigenom ges indirekt även en anvisning i fråga om val av utrustning (jfr 2.3.3 5. 80—81).

När filmen färdigställts måste någon form av kontroll ske. Den grund- läggande kontrollen gäller därvid fixering och sköljning. Denna kontroll är ofrånkomlig i sådana fall då filmen ersätter originalhandling. som därpå utgallras. eller då lilmen utgör den enda producerade originalhandlingen. Detta kan vara fallet vid COM.

Liksom film av byggnadsnämndshandlingar kontrolleras av SP bör denna även få i uppdrag att kontrollera statliga myndigheters arkivfilmning. Denna kontroll bör SP kunna utföra även genom sina filialer eller genom andra lokala. av riksarkivet godkända provplatser.

Hos myndigheter som har en omfattande mikrofilmverksamhet och ru- tinerad personal kan en viss "självkontroll" organiseras. SP kan göra sär- skilda intrimningsbesök för att pröva ny utrustning och gå igenom rutiner på arbetsplatsen och sedan genom slumpvis avlagda besök utöva stickprovs- kontroll som komplement till den egna dagliga kontrollrutinen. En sådan utformning av kontrollen bör genomföras först efter samråd med arkiv- myndigheten.

Även i fall då statliga myndigheter hyr tjänster av enskilda för mikro- filmning. varvid arkivfilm framställes. bör SP kunna medge en motsvarande utformning av filmkontrollen.

Gängse kontroll av ritningsmikrofilm sker enligt ett avtal mellan SP och statens planverk. Den kostar för närvarande 60 kr. per rulle och innefattar utöver fixkontrollen viss teknisk kontroll av bildkvalitet. Principiellt sett är denna kontroll att föredra men den är förhållandevis kostnadskrävande. Enligt SP skulle priset kunna sänkas avsevärt om provningen kunde kon- centreras och omfatta större mängder film. Fixkontrollen enbart kostar 30 kr. per rulle. Om sistnämnda kontroll är tillräcklig för dokumentmikrofilm. torde ej kunna avgöras generellt utan få bestämmas från fall till fall i samråd mellan RA och vederbörlig myndighet. För ritningsmikrofilm torde emel— lertid endast den utförligare kontrollen vara att tillråde. Redan nu utgör denna ett stickprovsförfarande. som knappast har rum för någon förenkling.

DAK har tidigare (2.3.3) påpekat att mikrofilmens bildkvalitet i hög grad är beroende av dokumentförlagornas bildkvalitet. Blankettkonstruktion och hantering av dokument som avses bli mikro- filmade bör utföras på sådant sätt att mikrofilmningen underlättas och onö-

diga kostnader undviks. God bildkvalitet bör eftersträvas hos dokument— förlagorna i sådana fall där lörlagornas utseende kan styras. Dokumenten bör hanteras och vara ordnade på sådant sätt att onödigt preparationsarbete före filmningen undviks och så att dokumenten kan matas snabbt i kameran (se 2.3.3 5. 72 och 6.3).

Med arkivmyndighetens tillstånd kan härvid de mikrofilmade dokumen- ten utgallras och ersättas av mikrofilm som arkivhandling. vilket ger lägre förvaringskostnader (se 16.4). Dokumenten kan i detta fall utföras på billigt skrivpapper i ställer för på svenskt—arkivpapper. vilket ger besparingar i pap— perskostnad (se 6.3).

Dokument. som utskrivs på skrivmaskin för senare mikrofilmning bör. där så utan olägenhet kan ske. utskrivas med OCR-B-typsnitt. enligt SIS 62 22 42 (f.n. förslagsutgåva) for att underlätta kommande CIM—läsning.

Lägre kostnader kan vanligen erhållas genom att dokumentrutiner redan i planeringsskedet integreras med arkivrutinen. vilket förutsätter ett utökat samarbete mellan arkivbildande myndigheter och arkivmyndigheterna.

9.3. Krav rörande förvaring. vård och transport

9.3.1. Magnetband

ADB-band

Såväl vissa egenskaper hos bandet som den påverkan det är utsatt för vid användning och förvaring inverkar på dess arkivbeständighet. Mekaniska deformationer och defekter på grund av förekomsten av främmande partiklar reducerar läsbarheten av informationen på bandet. Att damm och klimat- växlingar har en skadlig inverkan bekräftas av många undersökningar. bl. a. av dem som SP utfört för DAK:s räkning. Uppkomna fel har även en tendens att växa vid förvaring.

Kommittén föreslår att följande skall gälla vid arkivering av ADB-band. Såväl hantering av band som arkivering skall ske i dammfria lokaler. Bandet skall vara skrivskyddat och dess fria ända låsas med därför avsedd skum- gummikudde. Det skall förvaras i en sluten plastkassett som är så transparent att etiketten på spolen kan läsas utan att kassetten behöver öppnas. Band skall förvaras i därför avsedda hyllställ. 5. k. dataring. som lämnar sidorna oskyddade. får ej användas. För att det skall vara lättare att hålla lokalen dammfri bör övertryck anordnas. Partikelinnehållet per m3 bör ej överstiga:

30- 103 partiklar 20.5 pm 1 partikel 2 5 tim

Partiklar av storleksordningen ] ,um är tillräckliga för att åstadkomma så stor separering mellan magnetbandet och läshuvudet att signalen försvagas avsevärt.

ADB-band skall förvaras i särskild lokal och ej tillsammans med pap— pershandlingar. eftersom dessa ger upphov till dammbildning.

Temperatur- och fuktändringar orsakar längdändringar hos bandet. vilket i sin tur kan vålla stora mekaniska spänningar i "bandkakan". Banden bör

därför förvaras i en lokal med så konstant temperatur och fuktighet som möjligt. ldealvärdena är en temperatur på 20 i 30C och en relativ fuktighet av 50 :t 5 %. Band. som utsatts för längre gående temperatur— eller fukt- förändringar. måste rekonditioneras före användning och innan de återställs till arkivlokalen (se nedan 5. 160).

ADB-bandet måste skyddas mot magnetiska störfält. eftersom informa— tionen på banden kan påverkas. Vanliga störkällor är elmotorer. elledningar. åskledare. högtalare m.m. För att rätt kunna bedöma risken måste man känna till både avstånd och strömstyrka. ] allmänhet bör störfältets styrka inte överskrida 100 A/m. Denna siffra kan illustreras sålunda:

Fältet 100 A/m uppnås på ett avstånd av (1 cm från en ledning i vilken flyter 1 ampere.

d (cm) 1 (amp)

Störfältets styrka avtar snabbt med avståndet från källan. l normala fall räcker tre tum (76 mm) för att eliminera skadlig inverkan. På detta avstånd reduceras ett magnetiskt fält på 100 A/m till cirka 3 A/m. vilket är helt ofarligt. Risken för påverkan genom störfalt bör vara minimal i arkivlokalen. Om ADB-band i denna förvaras på hyllor av metall bör dessa vara jordade. Byggnaden i vilken arkivlokalen finns bör även vara skyddad av åskledare. Band skall transporteras i emballage så konstruerat att avståndet från bandet till emballagets yttersida är minst tre tum. [ speciella fall kan bandet trans- porteras i en behållare av järn (eller klädd med järn) för att minska risken för påverkan. Beträffande transporter kan även framhållas att banden kan bli utsatta för temperaturytterligheter bortom värden som kan tolereras. I ett flygplans lastrum kan t.ex. temperaturen sjunka till —150C och på ett lastflak i starkt solsken kan den stiga till över +65 C. Detta leder till stora mekaniska spänningar i ett band och kan även medföra informa- tionsbortfall.

Faran för brand måste elimineras genom effektiva brandskyddsåtgärder. Magnetbanden med spolar och kassetter skadas lätt av hetta. ånga och eld. Brännbara ämnen måste hållas borta från förvaringsutrymmen och rökning får ej tillåtas. Arkivlokalen skall vid brand kunna skyddas mot temperaturer över 650C och mot en relativ fuktighet av 85 % eller mer. Om vatten använts för släckningsarbete av brand i arkivlokal måste alla band inom 24 timmar torkas mycket noga för att böjningar (cupping) och hopgjutning skall kunna undvikas.

Beträffande vården av i arkivlokal förvarade ADB-band har bandfabri- kanterna tidigare rekommenderat omspolning av banden under konstant bandspänning. Detta skulle ske åtminstone en gång varje år. I ett utkast till en amerikansk handbok för hantering och vård av magnetband (juli 1972) anbefalles visuell inspektion av banden och en dylik periodisk om- spolning.

SP rekommenderar följande åtgärder:

"Före arkiveringen bör kontrolleras att spolningen är plan och jämn. lnga enskilda varv får sticka fram ur”bandkakan". Spolningen bör ske med en dragkraft av 2.3 i 0.6 Newton. Snabbspolning bör undvikas.

Som en extra åtgärd kan omspolning en gång per år rekommenderas. dock endast i ett väl rengjort och justerat bandaggregat och i dammfri atmosfär, Genom om- spolningen utjämnas de mekaniska spänningarna i bandet och förebyggas vidhäftning mellan olika lager."

Provningsanstalten rekommenderar även omspolning om de ovan angivna gränserna för temperatur och fukt kortvarigt överskridits och efter en längre tids förvaring innan banden åter användes. Med kortvarigt överskridande menas någon timme. Om "överskridandets" storlek meddelar SP:

om högre än +60"C (risk för onormala meka- Temp. niska spänningar) om lägre än +100C (risk för kondens)

om högre än 70 % (risk för mikroorganismer)

RF om lägre än 10 % (risk för sprödhet)

Ifråga om spolning av magnetband har bland bandfabrikanterna på senare tid andra åsikter börjat göra sig gällande. För närvarande förefaller den me- ningen vara rådande att regelbunden omspolning av magnetband ej kan rekommenderas därför att de flesta felen på banden åstadkommes genom att man handskas manuellt med dem. genom maskinpåverkan och genom nedsmutsning. Detta framgår av en enkät som DAK under början av år 1973 gjorde till några av de viktigaste tillverkarna rörande magnetbands lämplighet för långtidsarkivering av data samt nödvändiga åtgärder vid dy- lika bands användning och förvaring. Liknande synpunkter har även fram- förts till kommittén från SCB som förvarar ett av de största magnetbands- arkiven i landet.

DAK anser att en regelmässig omspolning av alla band i ett bandarkiv. utom att den skulle bli ekonomiskt betungande. även kunde bli till mer skada än gagn. eftersom fönitsättningen fören idealisk omspolning (dammfri atmosfär och väl rengjort och justerat bandaggregat) sällan föreligger. Kom— mittén anser därför att arkivband bör omspolas. endast då det finns särskilt skäl därtill. t. ex. när man vet att ett band utsatts för ovanliga miljöför- hållanden eller att spänningar av någon anledning har uppstått i bandet. SP:s ovannämnda gränsvärden för överskridande bör därvid beaktas. Nya band torde ej heller behöva omspolas innan de används som arkivband.

Snabbspolning i en bandstation kan vid start och stopp innebära viss risk vid övergången från långsam till snabb spolning och vice versa. DAK vill peka på dessa riskmoment men anser sig ej ha anledning att föreslå förbud mot snabbspolning av arkivband. Det kan i flera fall vara kostsamt att inte snabbspola. Det avgörande är bandstationens egenskaper. Kom-

mitten får här anledning att inskärpa vikten av att leverantörernas föreskrifter beträffande bandstationernas skötsel noga efterleves. Bandstationen skall fungera felfritt. Den måste vara väl rengjord och fri från främmande partiklar som kan fastna på bandet. Magnethuvud. anliggningsytor och styrkanter för bandet måste vara korrekt justerade.

Om ett band vållar lässvårigheter kan det bli aktuellt att använda 5. k. cleaner. En cleaner är försedd med torkdukar och ibland även med kniveggar. Det kan finnas anledning att använda en cleaner men det bör ske endast om det är det enda sättet att göra bandet läsbart. Därefter bör informationen överföras på ett nytt band.

Arkivbandet skall användas främst till att framställa kopior av bandet. Hur många gånger det kan användas. innan det måste förnyas. kan inte anges generellt även om 250—300 körningar i regel kan företas utan större risk för försämringar. Varje arkivband bör behandlas som ett fall för sig. Varje gång bandet användes bör iakttagelser göras och noteras beträffande dess kvalitet. När ett permanent fel uppträder. visar detta att man närmar sig en kritisk gräns. En omkopiering bör då ske. Genom användningen blir bandet kontrollerat. Även de icke använda banden i arkivet måste kon- trolleras. På grund av magnetbandens befarade ringa beständighet bör varje band kontrolleras genom körning en gång under den första tioårsperioden av bandets förvaring och därefter en gång vart femte år. Dessutom bör banden Stickprovsvis okulärbesiktigas. Vid påträffade permanenta läsfel eller observerad fysisk skada bör bandet omkopieras.

lnnan kontrollkörning sker bör arkivmyndigheten överväga om det är lämpligt att t. ex. ett antal årgångsvis överlämnade mindre register med samma typ av information vid kontrollkörningen överföres till ett och samma nya band. Den extra kostnaden härför torde täckas av minskade framtida kostnader för vård och hantering.

Metoderna för kontroll av arkivbanden kan behöva revideras. allteftersom man vinner erfarenhet av bandens beständighet. Detta bör riksarkivet beakta.

Ljudband

I betänkandet Bevara ljud och bild har DAK behandlat problem samman— hängande med förvaring av ljudband (s. 179 ff. 273 f). Framställningen kan därför här göras kortfattad. Vissa synpunkter har dock tillkommit genom det förut nämnda Unesco—dokumentet (se 9.2.1).

För alla slag av magnetband gäller att de skall förvaras i ett tämligen konstant arkivklimat. För ljudband brukar detta anges som vanlig rums- temperatur eller specihcerat till + 210C i 3. Detta gäller om banden skall användas ofta för uppspelning. I annat fall rekommenderas temperaturen + 10"C i 3. Den relativa luftfuktigheten böribåda fallen vara 50 % i 10. På band som förvarats torrt kan det uppstå statisk elektricitet vid magnet- huvudets friktion mot bandet vid inSpelning eller uppspelning. De svalare förvarade banden måste omkonditioneras innan de används. Åtminstone 6 timmar behövs härför men ej mer än 24 timmar.

Magnetiska störkällor måste beaktas. Risker föreligger endast vid när- belägna störkällor men kan då vara av betydelse. Vid transport kan närhet till bilgenerator eller till spårvagns eller tunnelbanevagns drivaggregat eller

passage genom el-lok vara riskmoment. Det kraftigaste störfält är verksamt endast inom en radie av två meter. (Se även tabell 5. 159).

Arkivlokalen bör vara så dammfri som möjligt och ett lätt övertryck i lokalen rekommenderas. Det sistnämnda är fördelaktigt inte bara med tanke på dammfriheten utan också de fall när man förvarar band som innehåller mjukgörare (t. ex. acetatband). Mjukgörarens avdunstning motverkas näm— ligen. om temperaturen hålles konstant och ett lätt övertryck råder i lokalen. Om ett acetatband krymper försämras ljudkvaliteten på inspelningen. För- delen med polyesterband är att de inte krymper. De har emellertid en viss benägenhet att tänjas.

Den 5. k. kopieringseffekten (print-through effect). som innebär att mag- netfältet på en slinga i bandrullen "smittar av sig" på intilliggande slinga och ger ett eko vid uppspelning. är ett problem vid förvaring av magnet- ljudband men är försumbar hos ADB- och videoband. Effekten kan reduceras genom omspolning med vissa tidsintervall. Detta innebär en svårighet efter- som man liksom beträffande ADB-banden funnit att omspolningar ibland snarare är till skada än till nytta. Enligt Unesco-dokumentet bör rutinmässig spolning av arkivband undvikas. I stället rekommenderas att omspolning sker 24 timmar före användning. Kopieringseffekten reduceras och even- tuella skador på bandet kan upptäckas. Bandet skall bevaras på upptag- ningsspolen och spolningen skall ske med bandspelarens normala uppspel- ningshastighet.

Någon generell anvisning på hur många gånger arkivljudband kan an- vändas är ej möjlig att lämna. En med hänsyn till bandarkivets storlek statistiskt anpassad stickprovskontroll beträffande bandens kondition bör ske. Samtliga band som förvarats under 15 år bör kontrolleras och vid behov omkopieras. Problemet vid kopiering från en generation till en annan är i första hand ej informationsförlusten utan att brusnivån höjs med 3 decibel om inte särskilda åtgärder vidtages.

Videoband

Vad som ovan sagts om magnetljudbandets egenskaper och beständighet samt förvaringen och vården av detta är i allt väsentligt tillämpbart även på videobandet.

För skydd mot magnetiska störkällor gäller samma regler. Samma krav skall ställas på arkivlokalen och samma arkivklimat föreskrivas.

Ej heller videobanden bör rutinmässigt omspolas medan de förvaras i arkivet utan omspolning bör ske 24 timmar före användning eller kon- trollspelning. Därigenom kan eventuella kopieringseffekter reduceras. På grund av videosignalernas kortare våglängd visar videobanden ej störande kopieringseffekter vad bildinnehållet beträffar. men bandets ringa tjocklek gör ljudupptagningen på bandet mottaglig för den nämnda effekten.

Man kan ej heller generellt ange hur många gånger eller hur länge ett videoband kan användas. innan det bör omkopieras. Det synes vara klarlagt att magnetiska bildupptagningar är stabilare än magnetiska ljudupptagning— ar. Däremot torde vid användningen nötningen på ett videoband vara större än på ett ljudband. Slitstyrkan hos moderna videoband har emellertid blivit allt bättre. Kontrollen av videobanden bör ske på sätt liknande det som föreslagits för ljudbandsarkivet. Vid omkopiering från en generation till en

annan bör observeras de risker som finns att bildupplösningen försämras eller att liirgåtergivningen förvanskas eller reduceras till svart-vitt.

9.3.2. Film Mikrofilm

SP har i sitt förslag till rekommendationer angående handhavande och för— varing av mikrofilm byggt på de resultat som framkommit vid provnings— anstaltens arbete angående mikrofilms lämplighet som arkivmedium. För- slaget avser rullfilm (silverhalogenidfilm på acetatbas).'

DAK har ej funnit anledning att frångå SP:s rekommendationer utan ansluter sig till dessa med de särskilda påpekanden. som framgår av den följande redovisningen.

Enligt anstalten bör man skilja mellan två arkivklimat. ett avsett för aktiva arkiv och ett för vilande arkiv. Med vilande arkiv förstås arkiv med hand— lingar. vilka är avsedda att användas endast i undantagsfall. Med aktivt arkiv förstås arkiv med handlingar som är avsedda att användas mera re— gelbundet och icke är oersättliga.

1 vilande arkiv innehållande film skall temperaturen hållas konstant vid vald temperatur inom intervallet 10—lSOC med en tolerans av i I". Den relativa luftfuktigheten skall ligga mellan 20 och 30 %. Förändringari luft- fuktigheten får ej överstiga 5 % RF under en 24-timmarsperiod. vilket in- nebär att fuktigheten bör hållas så konstant som en ekonomisk reglerteknik medger. SP:s egna undersökningar har bekräftat vad som framkom vid SP:s egen litteraturgenomgång. nämligen attju lägre förvaringstemperaturen och ju renare och torrare luften är desto mindre troligt är det att fläckbildning (se 4.3) uppkommer. Torrare klimat än det rekommenderade bör ej tillämpas enär filmmaterialet då blir sprött.

Arkivet skall vara skilt från förvaringsutrymmen avsedda för papper. Detta bör ske av två skäl. Dels är det ovan föreslagna arkivklimatet för arkivfilmen alltför torrt för pappersförvaring. dels kan papperet och framförallt kartong— och buntomslagen, i vilka pappershandlingarna förvaras. avge peroxider. som kan vålla filmskador.

Luften skall vara befriad från föroreningar. speciellt sådana ämnen som svaveldioxid. svavelväte och andra svavelföreningar. kväveoxider. vä- teperoxid och andra peroxider, ävensom ozon. klorider, myrsyra och for- maldehyd dvs sammanfattningsvis sådana ämnen som genom ett reduk- tion—oxidationsförlopp kan skada mikrofilmens silverbild ("redoxskador"). och vilka ämnen även i ytterst små kvantiteter är skadliga för filmen. Kon- centrationen i luften av dessa ämnen måste hållas under en hundrademil- jondel (1 pphm). vilket innebär att luften i ett mikrofilmarkiv. som avses för långtidsförvaring. måste renas. För att undvika att filmen vid eventuellt driftstopp hos konditionerings- och reningsanläggning kommer i kontakt med t. ex. luftföroreningar rekommenderar SP att filmerna skall förvaras i väl slutna förpackningar av för filmen oskadligt material. Förpackningen kan t. ex. utgöras av en med tättslutande lock försedd burk av aluminium eller av lämpligt plastmaterial.2 Den i förpackningen inneslutna luften måste vara ren och fuktinnehållet får ej överstiga 30 % RF vid förvaringen. vilket in-

lSe 9.2.3 och bil. 3.

2 "Arkivalier böra skyd- das mot direkt dagsljus. Bäst är att helt övergå till artificiell belysning med elektriska glödlampor. Lysrör äro ej lämpliga. Lamporna skola endast vara tända. då behov av ljus föreligger." (SOU l951:36.s. 105. p. 17)

nebär att filmen måste omkonditioneras till det vilande arkivets klimat- förhållanden innan förpackningen tillslutcs.

Om man använder en burk av aluminium måste denna vara effektivt rengjord från fettrester från pressningen. Eloxering av aluminiumdosan kan användas vilket ger större släthet hos ytan och härmed bättre tätning av locket. Om ytbehandling skett med lack måste eventuella rester av bet- ningsmedel ha avlägsnats. varjämte lacken måste vara av för filmen oskadlig typ.

Om burk av plast används är det viktigt att plastmaterialet eller eventuellt däri ingående mjukningsmedel ej har förmåga att angripa filmens bas eller bildskikt. Lämpliga för filmen oskadliga plaster är polypropen och polyeten.

Om burkens lockförslutning ej har tillfredsställande täthet för att hindra inträngande av damm skall filmen inläggas i en påse av oskadligt plast- material. varpå inläggning sker i burken. SP har vid olika tillfällen konstaterat att film som förvarats i runda filmdosor rullat lös i yttervarven av filmen. som härvid fastnat mellan filmspole och dosans runda väggar på ett sådant sätt att filmen skadats vid försöken att få filmen ur dosan. En tunn plastpåse svept runt filmen i dylik dosa kan eliminera denna skaderisk.

Vissa mikrofilmkameror med inbyggd framkallningsmaskin levererar den framkallade filmen i avkapat skick i mindre enheter såsom mikrofiche eller mikrostrip. Mikrofichen kan förvaras i lämplig med lock försedd ask eller låda av aluminium eller för film oskadlig plast. Med tanke på risken att tappa mikroficher eller buntar härav vid hantering. när man använder inrc plastpåse i lådan. bör plastpåse här undvikas. 1 ställer föredrages att mi— kroficherna förvaras i låda task) med väl tillslutandc lock med stående för- varing såsom i en kortlåda.

Mikrostrip kan monteras på det vanliga sättet i de fickförsedda kort. som brukar benämnas jacket. Även här är det viktigt att jacket-materialet är av för filmen oskadlig plast. Svets- och limfogar. som avgränsar stripfickorna. måste vara av för filmen oskadligt material.

För att underlätta rationell förvaring och hantering av mikrofiche och jacket bör i princip endast format A6 accepteras såsom arkivhandling. Här- med underlättas även användning av kortlådor av standardtyp t. ex. i lämp— ligt plastmaterial.

Med arkivmyndighetens särskilda godkännande bör även pärm innehål- lande blad med filmfickor av plast kunna godkännas såsom förvaringsmedel under förutsättning att pärm och blad ansluter sig till svensk formatstandard (A4. A5 och A6) så att hylluppställning av sådana pärmar kan ske i enhetliga höjder mellan hyllplanen. Även här förutsätts att filmfickorna ger tillfreds— ställande skydd mot damm samt självfallet att pärmens och fickornas mate— rial är oskadligt för film.

Det är tämligen vanligt att stripmikrofichen (jacket) förses med en för ögat läsbar rubrikrad. som tejpas på jacketovankanten. Tejpen och dess bin- demedel måste vara av för filmen oskadligt slag.

Vid all hantering av mikrofiche. jacketmikrofiche och strip liksom film- rullar varnas för att sammanhålla sådana enheter med gummiband. eftersom dessa vanligen innehåller svavelföreningar. som kan skada silverbilden.

Vissa automatframkallande mikrofilmkameror levererar den framkallade filmen monterad i fönsterförsett kort. filmhålkort. Det har i redogörelsen

påpekats att papper och film icke får förvaras tillsammans i vilande arkiv p. g. a. att papper avger peroxider. som kan skada Glmen. Filmhålkort eller andra typer av fönsterkort av papper (kartong) kan således regelmässigt icke väntas bli godkända såsom monteringsmedel för film i vilande arkiv även limfogen varmed filmrutan fästes i fönstret kan ibland vara diskutabel. Av nyss anförda skäl kan montering av filmstrip i striphålkort o.d. ej heller väntas bli godkänd för användning i vilande arkiv.

Vid lagning eller annan hopmontering av rullfilm måste filmccment o. d. vara av för filmen oskadlig beskaffenhet.

Eftersom det onekligen för användaren kan ställa sig svårt att avgöra vilka förpackningar och monteringsmedel för film som kan vara skadliga för filmen. kan säkerhet om rätta förvaringsmedel nås endast om dessa prövas och godkännes av SP. varvid godkända medel publiceras i SFS nr ]. Prövningen är ur 5st synpunkt vanligen av enkel karaktär vad angår behållare och folie av plast. Fortlöpande produktionskontroll torde i många fall kunna ersättas av skriftliga förbindelser från leverantören att ursprung- ligen kontrollerad och godkänd kvalitet ej ändras. på samma sätt såsom praxis utformats för övrig materiel upptagen i nämnda författning.

På DAK:s uppdrag gjorde SP ett försök att förvara mikrofilm i konserv- burkar vid låg temperatur (se kapitel 7). Resultatet bedömdes som positivt och tydde på att angiven typ av förslutning kunde vara lämplig för mikrofilm i vilande arkiv. SP framhöll att undersökningen hade varit av begränsad omfattning men ansåg dock att det fanns skäl att rekommendera metoden som ett alternativt sätt att förvara mikrofilm i vilande arkiv. vilket skulle vara lämpligt då man önskade undvika en dyrbar luftrening. Vid förvaring av förpackningen i kyla torde ökad arkivbeständighet uppnås.

DAK ansåg sig ej utan vidare kunna bygga på konservburksmetoden. Burkarna var billiga men maskinutrustningen var dyrbar. Tätförslutnings- idén prövades med annat förpackningsmaterial. nämligen svetsade påsar bestående av skikt av polyvinylidenklorid (saran). aluminium. polyester och polyeten. Film i sådana påsar utsattes för mycket skadlig miljö. Frånvaron av skador på film efter proven tyder på att förpackningarna varit tillräckligt täta. Dock hade viss mängd vattenånga passerat genom de förpackningar som innehöll kiselgel. En förnyad undersökning gjordes hos SP av det an- vända förpackningsmaterialets genomtränglighet för gaser. Slutsatsen blev att ett förpackningsmaterial bestående av de nämnda fyra skikten kan för— utses vara ett mycket gott skydd mot skadliga gaser. De olika materialen har därvid olika funktionl

Den osäkerhet som kvarstår rörande nämnda metod gäller svetsfogens utförande. Kvaliteten hos denna kommer att ha avgörande betydelse för den färdiga förpackningen. Med denna reservation synes metoden att förvara mikrofilm i nämnda påsförpackningar vid rekommenderad låg temperatur vara ett från teknisk synpunkt lovande alternativ till det ovan angivna att förvara dem i luftkonditionerad arkivlokal. SP har ej haft tekniska möj- ligheter under den tid som stått tillbuds att slutföra de nödvändiga proven rörande svetsfogarna. Kommitténs uppfattning är att riksarkivet bör beredas möjlighet att låta SP göra dessa prov. Om dessa utfaller positivt bör tät- förslutningsmetoden vara ett möjligt alternativ. DAK återkommer i kapitlet om kostnader till alternativen qutkonditionering och tätförslutning (16.4). lSe bil. 6.

' Såsom angivits på s. 136 bör detta vara en kompletterande skydds- åtgärd. Den är lämplig för särskilt värdefullt material.

2 Beträffande omkondi— tionering se Kohlbeck. Rädda bilden. 5. 145 f och l62.

3 Den s.k. filmförord— ningen. SFS 19321178.

ändr. 1947:747. 1949:688. l961:56l och 1967:814. Se även särskilt betän- kande: Brandfarlig film. stencilutgåva K 1968:]7.

1 övrigt ger SP följande anvisningar rörande handhavande av arkivmi— krofilm.

Vid arbete med mikrofilm avsedd för vilande arkiv skall största möjliga renlighet eftersträvas. Luddfria tyghandskar skall användas. då såväl damm som ett flertal av de ämnen. som utsöndras vid svettning. är skadliga för filmen.

Ett sätt att öka resistensen mot kemiska angrepp är att guldbehandla filmen. Guldbehandling av mikrofilm avsedd för förvaring i vilande arkiv rekommenderas.'

Skall mikrofilm förvarad i vilande arkiv kopieras. måste den före ko- pieringen omkonditioneras för att komma i jämvikt med miljön i kopie- ringsutrymmet.2 Om mikrofilmen förvaras i kyla i lufttäta burkar. måste dessa före öppnandet anta rumstemperatur. Då arkivfilm används i en kopieringslokal kan normalt rumsklimat ac- cepteras (t.ex. 200 C och 50 % RF). Dock måste lika stora krav på ren luft och konstanta betingelser uppställas som för det vilande arkivet. dvs. tillåten temperaturvariation "'_' 10 från vald temperaturgrad och en luftfuk- tighetsvariation som ej överstiger i 5 % RF under en tjugofyratimmars- period. lnnan filmen kan återföras till det vilande arkivet. krävs rekon- ditionering till luften i arkivutrymmet. Vid lufttät förpackning är en re- konditionering ej nödvändig. eftersom filmen i detta slags förpackning skall omges av en inert gas.

För att periodisk kontroll av filmen i större omfattning inte skall behöva göras bör testbrickor för att påvisa luftförorening utplaceras i arkivet och därefter inspekteras regelbundet t. ex. en gång per månad. En komplette— rande kontroll av filmen företas Ufr. bil. 3). Temperaturen i aktiva arkiv bör ligga mellan 10 och 200 C och den relativa luftfuktigheten mellan 30 och 50 %. Förpackningar för silverfilm av kartong bör invändigt vara belagda med polyeten. polypropen eller liknande av SP godkänt material.

Spelfilm

Spellilmens förvaringsproblem har DAK berört i Bevara ljud och bild. 5. 183 ff. Det förutnämnda Unesco-dokumentet ger anledning till viss kom- plettering och vissa korrigeringar av den tidigare framställningen.

Som framhållits får nitratfilm ej förvaras tillsammans med annan film. eftersom de nitrösa gaserna. som utvecklas från nitratfilm. kan skada emul- sionen på säkerhetsfilmen. Det bästa arkivklimatet för nitratfilm är en tem- peratur på + 40 C i 2 och en relativ fuktighet på 50 % i" 10. De nitrösa gaserna bör även sugas ut i samband med att frisk luft tillföres. Särskilda brandskyddsregler gäller för arkivlokaleri vilka nitratfilm förvaras. Det finns även särskilda föreskrifter för transport. förpackning och märkning av sådan brandfarlig film.3

Spelfilm på acetatbas (säkerhetsfilm) har bättre förutsättningar än nitrat- filmen att bevaras för framtiden. Bildskiktet hos svart/vit film av detta slag synes enligt de erfarenheter som hittills gjorts inte undergå några för- ändringar av betydelse under förutsättning att filmen förvaras i ett tämligen

konstant arkivklimat med en temperatur på + 6 till + 120 C och en relativ fuktighet på 50 % 10.] Varje gång en film skall tas ut ur förvaringslokalen för t. ex. visning eller kopiering måste den genomgå en anpassningsprocess för att filmen inte skall förstöras genom klimatbytet. Visningslokaler o. d. har i allmänhet helt andra klimatförhållanden än förvaringslokalen.

Medan möjligheterna att med i stort sett bibehållen kvalitet bevara bild- upptagningar på svan/vit film är ganska goda är färgfilmen inte acceptabel som arkivmedium. Man är allmänt ense om att den enda möjligheten att för någon längre period bevara färgfilm är att förvara den i en temperatur under fryspunkten. FIAF rekommenderar ett arkivklimat med temperatur ej högre än —50 C och RF ej högre än 30 %. Högre än —50 C får temperaturen inte stiga. Förstöring i vidhäftningsskiktet mellan skiktbärare och emulsion har konstaterats vid 0 till —20 C. Lägre temperatur än —50 C är möjlig men kostar mer och ökar endast obetydligt beständigheten hos färgen. Om man vill förlänga färgfilmens liv kan man förvara den i ovannämnda klimat eller separera färgbildens tre huvudfärger på tre svart-vita separationskopior. Separationsmetoden är emellertid kostsam och har nackdelar (se Bevara ljud och bild 5. 185). Högsta RF för bevarande av färgfilm anses vara 4 "n men gränsen har satts vid 3 ”0 eftersom klimatanläggningar i prak— tiken inte arbetar så exakt. Man nödgas acceptera en relativt stor tolerans.

Nitratfargfilm skall lagras givetvis ej tillsammans med annan film vid samma klimatvärden som acetatfärgfilm och färgbilden måste kontrol- leras regelmässigt. om möjligt årligen. Färgfilm reagerar ännu känsligare än svart-vit film för nitrösa gaser och svaveldioxid. Den får därför aldrig förvaras i tättslutande behållare.

9.4. Krav rörande tillhandahållande

9.4.1. M agile/band ADB—band

Som redan framhållits under 9.3.1 skall arkivbandet främst användas till att framställa kopior. För att göra risken för slitage. skada eller förstöring så liten som möjligt bör man tillse att arkivbandet vid ett tillhandahållande köres endast en gång. Detta kan ske genom att en kopia av bandet framställs för fortsatta bearbetningar eller genom att ett urval uppgifter skrivs ut t. ex. på band eller maskinlista. Arkivbandet bör ej heller utan tvingande skäl utlånas.2 Administrationens och forskningens behov skall i normala fall till- godoses genom en brukskopia. Om så erfordras bör denna kunna utlånas.

Med undantag för de fall. då särskilda sekretessoestämmelser gäller. skall information. som finns lagrad på arkivband. i enlighet med bestämmelserna om allmänna handlingar vara lika tillgänglig för allmänheten som för ifrå- gavarande myndighet och tillhandahållas enligt de särskilda reglerna om upptagningar för automatisk databehandling. Detta innebäratt enstaka upp— gifter. som direkt kan göras läsbara för ögat (utskrift på papper. mikrofilm eller bildskärm). utan kostnad får studeras på platsen där bandet förvaras men att alla bearbetningar av data på bandet eller kopiering av detta helt

'Jämfört med kraven på max 30 % RF för mikro- film har högre RF måst accepteras för spelfilm. därför att låg luftfuktig- het medför risk för bestå— ende krympning av fil- men. Detta kan medföra att filmens matningshål ej längre passar i projek- torns kugghjul. vari- genom filmen kan sön- dertrasas.

2 Se vidare 14.3.6.

eller delvis för bearbetningsändamål kommer att avgiftsbeläggas. Sådan taxa bör fastställas efter samråd med riksrevisionsverket.

Ljudband och videoband

1 betänkandet Bevara ljud och bild har DAK utförligt behandlat frågan om tillhandahållande och kopiering av ljud- och bildupptagningar (s. 265 ff) främst med tanke på det arkivmaterial som skall förvaras hos ett centralt ljud- och bildarkiv. Sammanfattningsvis kan här konstateras att arkivex- emplaren av ljud— och bildupptagningar endast i undantagsfall bör användas vid tillhandahållande för forskning eller annat studium. Förutom att ex— emplaren förslits vid varje uppspelning föreligger en risk att de kan skadas eller förstöras. Som regel bör kopior användas. när arkiverade upptagningar skall tillhandahållas antingen på platsen eller genom utlåning.

Ljud- och bildupptagningar som är allmänna handlingar skall. om ej sär- skilda sekretessbestämmelser hindrar detta. utan avgift kunna avlyssnas eller ses hos den myndighet som förvarar dem. Rätten att ta del av hand— lingen omfattar rätt till avlyssning eller avbildning och anses även medföra rätt att överföra upptagningen till eget band med hjälp av egen bandspelare (SOU 1975122 5. 148. Prop. 1975/76:160 s. 182 och 189). Enligt TF har var och en vidare rätt att mot fastställd avgift förvärva avskrift eller kopia.

9.4.2. M ikro/i/m

Mikrofilmen är ett beständigare arkivmedium än magnetband av olika slag. Likväl bör den hanteras med stor aktsamhet. En arkivfilm hör i princip användas endast för att framställa ett nytt arkivexemplar eller ett visst be- gränsat antal kopior. En myndighet. som ofta har behov av mikrofilm. bör alltid framställa s.k. bruksfilm. En forskare. som begär att få se en film. skall i regel få begagna endast en bruksfilm. vilken kan vara en silver-. diazo- eller vesikulärfilm beroende på användningsområdet. Brukslilmen kräver ej arkivfilmens stränga arkivklimat och man slipper den omständliga anpassningsprocedur. som är nödvändig då arkivfilmen framtages. När film utlånas. bör i första hand bruksfilm användas. Då bruksfilm tillhandahålles. kan det på grund av systemens utformning ofta bli fråga om mikrofiche. Exempelvis diazo-mikrofichekopian är så billig att framställa att det ibland kan vara fördelaktigare att skänka bort en fiche än att skapa ett lånebe— vakningssystem.

För att en sökande skall kunna ta del av en mikrofilm måste en läsappa- rat tillhandahållas. Om myndigheten för tillfället ej har sådan tillgänglig kan sökanden tillåtas använda egen apparat. Brukslilmen tillhandahålls. Arkivfilm får under inga omständgheter utlämnas i dylikt fall. 1 rätten att ta del av handling på stället anses även ingå rätten att avbilda den (SOU 1975:22 s. 148. Prop. 1975/76:160 s. 182 och 189). Vanligen åsyftas i detta fall fotografering av dokument. Kopiering av mikrofilm torde knappast kom- ma ifråga. Om sådan kopiering skulle vara tekniskt möjlig och sökanden önskar begagna metoden. bör enbart bruksfilm tillhandahållas. aldrig ar- kivfilm. Kopior av denna eller. vid livlig efterfrågan. hellre av härför avsett särskilt exemplar (masterfilm) kan i stället erbjudas mot gängse avgift.

10. Arkivbildning

10.1. När bör upptagning anses som arkivhandling?

Såsom utvecklats i kap. 3 är bestämningen av begreppet arkivhandling av grundläggande betydelse för tillämpningen av arkivförfattningarna. Aas har hittills bestämt begreppet arkivhandling i nära anslutning till TF:s term allmän ham/ling. Eftersom upptagningar är föremål för särbestämmelser i 2 kap. TF har. såsom också anmärkts. en särregel meddelats även i 12; Aas. Om förslagen i prop. 1975/76:160 genomförs blir den särregeln över- fiödig. eftersom enligt propositionen allmänna handlingar kommer att in— nefatta även upptagningar. På några punkter blir det emellertid nödvändigt att överväga särskilda preciseringar av när en upptagning är att anse som arkivhandling.

Det bör först och främst åter erinras om att föredragande departements- chefen definierat upptagning såsom själva informationsinnehållet. den på datamedium fixerade uppgiften. med tillägget att varje konstellation av sak— ligt sammanhängande uppgifter bör ses som en upptagning för sig. Att uppgifterna flyttas mellan skilda maskinläsbara ntedier medför inga kon- sekvenser från offentlighetssynpunkt. så länge själva informationsinnehållet kvarstår oförändrat. Samma betraktelsesätt synes väl kunna anläggas då det gäller att erra när upptagning skall anses som arkivhandling. Särskilda problem uppkommer huvudsakligen när man skall bestämma vilka åtgärder som skall anses innefatta gallring. Härtill återkommer DAK nedan i kap. 11.

Enligt 9; i propositionsförslaget skall hos myndighet tillkommen min- nesanteckning som ej har expedierats inte heller efter den tidpunkt då den är att anse som upprättad anses som allmän handling hos myndigheten. om den icke tages om hand för arkivering. Med minnesanteckning förstås promemoria och annan uppteckning eller upptagning som har kommit till endast för ärendes föredragning eller beredning. dock ej till den del den har tillfört ärendet sakuppgift. Såsom direkt angives i texten omfattar be- stämmelsen även upptagningar: någon särskild regel för s.k. mellanpro- dukter vid ADB har däremot till skillnad från OSK:s förslag inte upptagits i propositionen. Som allmän handling anses enligt andra stycket i paragrafen ej heller utkast eller koncept till myndighets beslut eller skrivelse och annan därmed jämställd handling som ej expedierats. såvida handlingen icke tages om hand för arkivering.

Det påpekas i motiveringen (prop. 5.93). att grundlagen självfallet inte

' "Teknisk bearbetning och lagring" används i lagtexten i en speciell be- tydelse. Generellt kan man säga. att undantags- regefn avser fall. där åt- gärden är enbart tekniskt motiverad och ej avser att tillhandahålla någon ny information.

innebär något hinder att i administrativ ordning. t.ex. genom en arkiv- författning. föreskriva arkivering av handlingar som enligt 9 ;" blir allmänna genom att sådan åtgärd foretages. Det material som här behandlas torde emellertid ofta sakna självständigt intresse inte blott från offentlighetssyn— punkt utan även med hänsyn till framtida forskning och andra för ar- kivförfattningarna väsentliga ting. Det kan emellertid förekomma att sådant material har ett intresse för historisk forskning helt vid sidan av sin betydelse för myndighetens verksamhet.

Sådana tekniska upptagningar som inte är avsedda för ADB torde erbjuda mindre problem vid utformningen av arkivförfattningarna. Ljudband. mi- krofilm. även i den mån den inte är maskinläsbar. och liknande produkter måste på samma sätt som böcker och handskrifter skyddas mot ovarsam hantering och uppfylla tekniska krav på arkivbeständighet. Deras innehåll är på liknande sätt som handskriven eller tryckt text fixerat i naturligt av— skilda fysiska enheter. De är numera ofta lätta att kopiera. men detta gäller även skriven text. Med hänsyn till användningen är det kanske främst lätt- heten att förvanska ljudband i samband med avspelning eller genom tillägg och liknande som föranleder behov av särskilda säkerhetsåtgärder. Enligt 6,5 i propositionsförslaget anses upptagning inkommen till myndighet när annan gjort den tillgänglig för myndigheten för överföring i sådan form att den kan läsas. avlyssnas eller på annat sätt uppfattas. Den tidpunkt då handling skall anses upprättad bestäms enligt 7å av sådana kriterier. att någon särregel för upptagningar ej erfordras; handlingen behöver näm- ligen enligt dessa regler inte befinna sig hos myndigheten. Till skillnad från handlingar i traditionell mening kan upptagning anses som förvarad hos myndighet och därmed som allmän handling trots att den fysiskt be— finner sig t. ex. hos en dataservicebyrå. Å andra sidan föreslås i propositionen (10 ;") att en myndighet som förvarar handling endast som led i teknisk bearbetning eller teknisk lagring för annans räkning inte på den grunden skall anses inneha handlingen såsom allmän. Detta undantag gäller alla slags handlingar. Om t. ex. DAFA som ett led i teknisk bearbetning] skriver ut en datalista blir listan ej allmän handling hos DAFA. men om kunden är en myndighet som själv får ut listan kan den bli allmän handling hos denna. Annan bearbetning kan enligt de allmänna reglerna i 3 och 73 leda till att handlingen blir allmän hos kunden-myndigheten. — Även de nu angivna reglerna synes användbara också för avgränsning av arkivhand- lingsbegreppet. men det blir nödvändigt att taga hänsyn till dem främst vid utformning av arkivbildningsreglerna och bestämmelserna om vårdan- svaret.

10.2. Arkivbifdare för upptagningar

Grundläggande för arkivverksamheten är enligt nutida betraktelsesätt den s. k. proveniensprincipen eller ursprungsprincipen. vilken innebär bl.a. att ett arkiv måste ses som ett steg för steg framvuxet resultat av det arbete som arkivbildaren bedrivit. Arkivet växer sålunda fram kring en arkivbildare och är både till sin omfattning och till sin struktur ett uttryck för dennes verksamhet.

Den sålunda angivna utgångspunkten är enligt DAK:s mening densamma även för information som finns lagrad i olika former av upptagningar. Särskilt bör framhållas. att det står i god överensstämmelse med prove- niensprincipen att betrakta den informationsansvarige och icke den tekniskt maskinansvarige som arkivbildare beträffande de ifrågavarande upptagning- arna.

10.2.1. Arkivbildare vid särskilda datasystem

Med beteckningen särskilda datasystem avses här sådana register som är knutna till enbart en myndighet. De uppgifter i systemet. som har karaktären av arkivhandlingar. tillhör myndighetens arkiv om de är tillgängliga för myndigheten för överföring till för människan uppfattbar form. Myndigheten är i detta fall att räkna som arkivbildare och har enligt Aas att ansvara för arkivets förvaring och vård. Detta ansvar gäller oberoende av var arkivet fysiskt är förvarat och upphör inte förrän leverans till arkivmyndighet ägt rum. I fråga om personregister kan vissa informationsuttag vara förbjudna enligt datalagen (se närmare 2 kap. 3; 251. TF. föreslagen lydelse). men detta inverkar inte på myndighetens ansvar som arkivbildare. Att arkiv- handlingsbegreppet avgränsas efter samma kriterier som begreppet allmän handling hos myndigheten ger sålunda i detta fall tillfredsställande resultat. och något behov av särskilda bestämmelser synes inte föreligga.

10.2.2. Arkivbildare vid integrerade datasystem

ADB-teknikens stordriftsfördelar kan ofta utnyttjas vid integrerade system. vilket innebär att samma databas används för flera olika arbeten. Flera myn- digheter kan således stå som gemensam nyttjare av ett tekniskt samman- hängande system. Av vad som redan sagts om förhållandet mellan infor— mationsansvar och tekniskt ansvar följer att detta inte medför några särskilda problem i den män var och en av myndigheterna har tillgång till separata. klart urskiljbara delar av systemet. För varje myndighet gäller då att i dess arkiv ingår de upptagningar som är tillgängliga för den myndigheten.

Om däremot flera myndigheter har tillgång till samma upptagning uppstår en situation. som inte är förutsedd i nu gällande ti|lämpningsföreskrifter till Aas. Enligt DAK:s förmenande saknas anledning att för dessa fall frångå huvudprincipen att de för en viss myndighet tillgängliga upptagningarna tillhör myndighetens arkiv. Var och en av de aktuella myndigheterna bör alltså anses som arkivbildare med skyldighet att i sin arkivförteckning re- dovisa den aktuella upptagningen. varvid anmärks bl. a. var upptagningen är placerad. Redovisningen torde i vissa fall kunna inskränkas till en hän- visning. Den fysiska förvaringen av upptagningarna torde. så länge de an- vänds i det integrerade datasystemet. oftast ankomma på den tekniskt an- svariga myndigheten eller servicebyrån.

Det arkivmässiga vårdansvaret bör emellertid alltid ligga hos en myn— dighet. enligt DAKzs mening hos huvudmannen för datasystemet. med möj— lighet för riksarkivet att bestämma annan ordning i särskilda fall. Vid le— verans till arkivmyndighet övergår ansvaret till denna. Den fysiska för- varingen och vården kan sägas innefatta en service åt de övriga myndigheter

som har tillgång till upptagningen. Ekonomiskt kan detta regleras genom överenskommelse eller eljest på administrativ väg. Det nu sagda kan för— fattningsmässigt få sitt uttryck i en komplettering av tillämpningsföreskrif— terna till Aas. förslagsvis genom följande tillägg till Så under avsnitt 11: 6 mom. För vården av upptagning som är tillgängligför./lera myndigheter an- svarar huvudmannenför det datasystem. vari upptagningen ingår, eller annan myndighet som riksarkivet bestämmer.

10.2.3. Arkivbildning i samband med forskningsprojekt med ADB

] DAK:s uppdrag ingår bl.a. att utreda frågor rörande forskningens behov och önskemål i samband med ADB. l utredningsdirektiven anförs bl.a.. att det är "angeläget att primärmaterial från forskningsverksamhet bevaras på sätt som gör det möjligt att senare använda detsamma för nya forsk- ningsuppgifter".

Direktiven kan på denna punkt sägas inrymma två skilda frågor. Att bevara primärmaterialet kan å ena sidan ses som en gallringsfråga. Finns det m.a.o. några möjligheter att för dylikt material. under hänvisning till dess eventuella karaktär av kopior av handlingar som i original bevaras hos myndighet. utfärda generella gafIringsföreskrifter'?

Bevarandet kan å andra sidan också ses utifrån frågan om vem som skall ansvara för bevarandet och vilka föreskrifter som bör reglera bevarandet.

Redan i det problemorienterade avsnittet (kap. 3) har gallringsfrågan be- träffande primärmaterial från forskningsverksamhet behandlats. Där fast- slogs. att forskningsmaterial ofta torde utgöra ett av forskningsupp- giften styrt urval av den information som finns hos myndigheter och en- skilda. Denna koncentration av uppgifter rörande vissa ämnesområden ger unik karaktär åt det sammanbragta materialet.

DAK anser mot denna bakgrund. att några generella föreskrifter rörande gallring av primärmaterial hos statlig forskningsinstitution inte kan fast- ställas. Gallringsbarheten får på vanligt sätt prövas från fall till fall av riks- arkivet. Det kan vid en sådan prövning i vissa fall befinnas vara lämpligt. att primärmaterialets information med hänsyn till användbarhet och ar- kivutrymmessituation bevaras i form av upptagning för ADB eller annan upptagning. Frågan om val av databärare behandlas under avsnitt 10.4.

Frågan om vem som är att anse som arkivbildare i samband med forsk- ningsprojekt kan inrymma speciella problem vad gäller sådan forskning. som finansieras av annan än forskningsinstitutionens egentliga huvudman.

De forskningsinstitutioner som här är av intresse är sådana som har myn- dighetskaraktär eller utgör delav offentlig myndighet (exempelvis institution eller projekt vid universitet och högskola). Dessa forskningsinstitutioner är i sina normala funktioner underkastade de statliga arkivbestämmelserna. vilket har till följd. att arkiv som uppstår med anledning av institutionens verksamhet måste betraktas som institutionens arkiv och vårdas av denna i enlighet därmed. På forskningssidan har det emellertid blivit allt vanligare att olika typer av undersökningar bedrivs i form av uppdragsforskning. Sär- skilt på den tekniska och naturvetenskapliga sidan men även inom sam- hällsvetenskap och humaniora förekommer forskning vid myndigheter och universitets- och högskoleinstitutioner. vilken finansieras av andra myn-

digheter eller av privata stiftelser och fonder eller företag.

1 de fall uppdragsgivaren är annan statlig myndighet har viss praxis bildats vad gäller ansvaret för projektmaterialet. Sålunda har exempelvis skolöverstyrelsen i en projekthandledning (1974—11—04) slagit fast. att an- svaret för forskningsdata (projektplaner. projektkorrespondens av betydelse för projektarbetet. ekonomiska redogörelser. mätinstrument. primärdata. kodschema för elektromagnetiskt lagrad information. resultatlistor och rap- porter) efter projektets upphörande ligger på den myndighet inom vars ram forskningen har bedrivits. Projektmaterialet hålls samman som en del av respektive institutions arkiv. Institutionen betraktas sålunda som arkivbil- dare.

DAK finner det önskvärt. att ovannämnda praxis vid statlig uppdrags- forskning fastslås som princip. Denna princip synes i vissa avseenden kunna få konsekvenser för tillämpningen av upphovsrättslagen (l9601729. ändrad senast 19731363). DAK föreslår att frågan om upphovsrätten regleras genom avtal mellan den statliga uppdragsgivaren och forskningsinstitutionen.

Den offentliga forskningsinstitutionen skall anses som arkivbildare även då forskningen bedrivs på uppdrag av eller med bidrag av privat stiftelse eller fond eller företag. Detta bör klargöras för uppdrags- eller bidragsgivarna.

I den mån primärmaterialet utgöres av till den offentliga forskningsin- stitutionen inkomna handlingar är dessa allmänna handlingar. vilka icke kan överlåtas på enskild. Handlingar som tillkommer inom institutionen under projektarbetet blir att anse som upprättade när projektet har slutförts (se 2 kap. 7å TF enligt vilande förslag). De är därmed allmänna handlingar och arkivhandlingar och myndigheten får då icke avhända sig dem på annat sätt än genom gallring eller avlämnande till arkivmyndighet.

DAK vill i sammanhanget också erinra om 27,5 Sekr L (255( i förslaget till lag om allmänna handlingar) ang. sekretessföreskrifter i samband med handling. som angår uppdrag som myndighet utför för enskilds räkning.

10.3. Arkivbildningens moment

I följande avsnitt behandlas arkivbildningens moment. dvs. arkivläggning. volymbildning. avställning och seriebildning. och dessa begrepps överföring till ADB-området. Beträffande gängse definitioner av begreppen hänvisas till kap. 3.

10.3.1. Arkivläggning

Eftersom upptagningar kan bli allmänna handlingar utan att fysiskt förvaras hos myndighet bör även arkivläggning kunna ske av upptagning som för— varas t.ex. hos en dataservicebyrå. Huvudmannens arkivmässiga ansvar kan markeras genom ett tillägg till RA:s cirkulär av följande lydelse:

.435 1 mom. För att skapa ...alfa-decimalsystem). Om upptagning för ADB är tillgänglig för myndighet för överföring i sådan form att den kan läsas. avlyssnas eller på annat sätt uppfattas. ansvarar myndigheten för arkivbildningen även om upptagningen är placerad an- norstädes. Om upptagning är tillgänglig för flera myndigheter åvilar ansvaret

för arkivbildningen den myndighet. som jämlikt 8 ; 6 mom. svarar för vår- den av upptagningen. Vid arkivläggningen för arkivläggningen.

10.3.2. Volymbildning

Volymbildningen inom ADB-området bör anses ske när uppgifterna mera varaktigt fixerats på databärare. Ett magnetband är. som "volym" betraktat. i och för sig en lämplig fysisk arkivalisk enhet. Avställning av inaktuella uppgifter kan tekniskt verkställas genom att de överförs till annan ma- skinläsbar databärare. vilket kan markeras i tillämpningsföreskrifterna genom följande tillägg:

2 mom. Lösa handlingar ——— längre tidsmellanrum.

Inaktuella uppgifter på upptagning för automatisk databehandling kan avställas genom överföring till annan maskinläsbar databärare.

Exempel: dossiersystemet eller registret.

10.3.3. S eriebildning

Seriebildning och förtecknande av upptagningar bör enligt DAK:s mening ske efter art eller funktion och inte efter format. Frågan behandlas vidare nedan i kap. 12.

10.4. Val av databärare som moment i arkivbildningen

Som framgått finner DAK nödvändigt att vid sidan av arkivpapper även andra medier accepteras som databärare föratt bevara information för fram- tiden. Med de förbehåll som angivits gäller detta mikrofilm. ADB-band samt ljud- och videoband. [ betänkandet Bevara ljud och bild har problem som berör användningen av de sistnämnda medierna behandlats. Följande avsnitt ägnas främst åt de problem. som gäller valet av arkivmedier i den moderna informationsbehandlingen. (Hithörande problem har belysts i av— snitt 3.3.3.) Valet av databärare kan komma att stå mellan papper. mikrofilm och magnetband så att man väljer antingen ett av dessa medier eller en kombination av dem beroende på den uppfattning man har om handlingarnas framtida användning.

Förutom arkivbeständigheten har de olika arkivmedierna papper. film och magnetband olika egenskaper. som gör dem mer eller mindre lämpliga att använda. Nedan beskrivs egenskaper m m. som DAK anser bör beaktas vid val av arkivmedium. Detta sker dels i form av en tabelljämte beskrivning dels i form av olika exempel.

Tabellbeskrivning

Allmänna egenskaper. Den grundläggande egenskapen att taga hänsyn till vid val av databärare för förvaring under längre tid är givetvis arkivbe- ständigheten. I detta avseende är papperets egenskaper godtagbara under förutsättning att papper märkt Svenskt arkiv används och skriften utförs

Egenskaper som bör beaktas vid val mellan papper, mikrofilm och ADB-band

Allmänna egenskaper ADB Mikrofilm Papper band COM/ Dokumentfilm Primär- Maskin- ClM _- material listor Rulle Fiche

Arkivbeständighel (X) (X) (X) (X) (X) Konditioneringskrav X xa X" X” Distributionslämplighet X X X X Utrymmesbehov litet litet litet litet stort stort Visuell läsbar/tel Direkt X X Via läsutrustning X X X Genom utskrift X Mrs/(incl! läsbar/tel X CIM OCR OCR

Åtkmns/möj/ie/iet

l Stort antal poster i ett material för bearbetning X 2 Litet antal poster i stort material ej sor- terat på sökbegrepp X X,? Xb 3 Litet antal poster i litet material eller i stort material som är sök— begreppssorterat X X X X X

Parentes anger giltighet endast under speciella förutsättningar a Avser endast arkivexemplar och ej brukskopia. b Förutsätter specialutrustning och kodade sökbegrepp.

med godkänt färgband eller godkänd penna. Mikrofilmens beständighet har genom DAKs försorg undersökts och befunnits tillräcklig om kraven vid framställning och förvaring uppfylles (se kap 9). Beträffande ADB-band har DAKs undersökningar klarlagt att en tillräcklig beständighet ej är att räkna med (se kap 9 och 2.2.3). Samtliga tre medier kräver konditionering av lokalerna varvid papper har de lägsta kraven. ADB-banden har strängare krav än papper på jämn temperatur och relativ luftfuktighet samt damm- frihet. Mikrofilm i "vilande arkiv" kräver särskild temperatur och relativ luftfuktighet samt speciell luftrening. alternativt tätförslutning. Se vidare 9.3.

Distribution av större mängder data t. ex. genom postförsändelse ttnder- lättas genom användning av mikrofilm. Skall större mängder data sändas för att bearbetas i dator är magnetbandet det bästa mediet. Man måste givetvis vid försändningen beakta vad som sägs i kap9 rörande krav vid transporter.

Från utrymmessynpunkt är magnetband och mikrofilm utmärkta fag- ringsmedier. särskilt när det gäller större datamängder. Vid förhållandevis små mängder data. t. ex. en maskinlista motsvarande magnetbandets volym. är det från utrymmessynpunkt mindre viktigt vilket medium man väljer.

l'isue/l läsbar/tet. Information på papper kan läsas utan maskinella hjälp— medel. Läsning av mikrofilm kräver särskild läsutrustning. Att läsa mi- krofilm i läsapparat kan under vissa förhållanden vara mer tröttande än att läsa pappershandlingar(se s. 74). För att göra information på magnetband läsbar krävs en dator för utskrift på papper eller film eller för projicering på bildskärm.

Maskinel/ läsbar/tet. Det förhållandet att papper och mikrofilm kan vara maskinellt läsbara innebär inte att de kan ersätta magnetbandet. bl. a. på grund av den stora skillnaden i Iäshastighet och lässäkerhet. Optiskt och magnetiskt läsbara blanketter används endast som indatabärare. För mi- krofilm som indata (CIM) finns ännu inte läsutrustning tillgänglig i Sverige. (Se även kap 2).

Åtkonzstmä/lfghet. Om man för bearbetning söker ett stort antal poster i ett material. är maskinell sökning av posterna det bästa alternativet. Det— samma gäller. om ett mindre antal poster skall framtagas ur ett stort material. som inte är sorterat på sökbegrepp. I det senare fallet möjliggör ADB en omsortering av materialet. vilket i sin tur underlättar framtagningen. Kost- naden för användning av magnetband blir i de nämnda fallen lägre än kost— naden för användningen av t.ex. blanketter eller mikrofilm.

När ett litet antal poster efterfrågas i ett stort eller litet material sorterat på sökbegrepp kan framtagning ske enkelt och billigt från mikrofilm eller i pappersmaterial.

Kostnader. Värdering med hänsyn till kostnader för framställning. ar— kivering och återvinning av data görs i 9.l.4. varför kostnaderna endast kortfattat berörs här. Exempel på kostnader för framställning och förvaring av de olika medierna papper (blankettmaterial resp. maskinlistor). magnet- band och COM—film finns i avsnitt 16.5. Där framgår. att kostnaderna för förvaring av pappershandlingar(både blanketter och maskinlistor)äravsevärt större än för förvaring av magnetband och film. En betydande kostnad ligger visserligen i framställningen av filmen men denna kostnad måste sättas i relation till den låga förvaringskostnaden. Av exemplet kan även utläsas att eventuell omkopiering eller konvertering av data på magnetband. i varje fall när det gäller större datamängder. kan ske flera gånger inom den kostnadsram som gäller för framställning och förvaring av pappers- handlingar eller mikrofilm.

Materialkostnadsjämförelser mellan papper och film samt kostnader för mikrofilmning och filmens speciella förvaring redovisas i 6.3. 9. l .4 och 16.4. Åtkomstkostnaderna har berörts ovan. Kostnadsrelationer vid t.ex. olika läsbarhet kan indirekt utläsas av det ovan skrivna.

Vid val av databärare måste man beakta. förtttom vad som nu har sagts om egenskaper och kostnader. även den funktion databäraren skall fylla. dels för den aktuella verksamheten. dels som bärare av sådan information som man önskar bevara sedan det omedelbara behovet av informationen upphört. dvs. såsom arkivmedium.

Man förbiser ofta databärarens funktion som arkivmedium och väljer databärare enbart utifrån det aktuella behovet av data. För att underlätta arkivläggningen bör man redan vid systemutformningen bestämma vilka data som skall bevaras för framtiden och avgöra på vad sätt detta skall ske. dvs. utvälja databärare och förbereda gallringsbeslut. ] allmänhet bör

valet träffas i samråd med vederbörlig arkivmyndighet. Om valet innebär att arkivhandling (papper. film. ADB-band) utgallras. fordras givetvis att detta sker med stöd av gällande gallringsföreskrift eller efter riksarkivets medgivande (jfr kap. ll).

Kommittén har inte funnit det möjligt att med generella regler fastställa. när det ena eller det andra arkivmediet skall användas. Detta måste avgöras från fall till fall.

Vissa riktlinjer kan emellertid anges. Detta sker i det följande bl. a. med exempel. Först behandlas visuellt läsbara data och maskinläsbara data var för sig. Därefter diskuteras och exemplifieras möjligheten till val mellan dem.

Exempel 1

A. Visuellt läsbara indata (primäruppgifter) och/eller utdata behövs för den aktuella verksamheten.

a. Endast för kortvarigt bruk (gallringsbara handlingar). Möjlig databärare: Brukspapper'. Mikrofilm.

b. Indata (primäruppgifter) och/eller utdata skall bevaras visuellt läsbara för framtiden. Möjlig databärare: Papper märkt svenskt arkiv (se SFS 19642504). Mikrofilm av godkänd kvalité (se kap 9).

Följande alternativa val finns i fallet b:

Alternativ I

Blanketter och/eller utdatalistor framställs från början på arkivbeständigt papper.

Detta kan vara lämpligt när en mindre mängd blanketter/datalistor fö- religger.

När en stor mängd blanketter/datalistor föreligger blir vid detta alternativ material- och förvaringskostnaderna höga och sökmöjligheterna stundom begränsade.

Mycket stränga krav på arkivbeständighet kan tala för detta alternativ även vid större mängder handlingar.

Alternativ 2

Blanketter och/eller utdatalistor framställs för den aktuella verksamheten på brukspapper.

Vid arkivläggningen vidtages någon av följande tre åtgärder:

Blanketter och/eller utdatalistor kopieras till arkivbeständigt papper. För och nackdelar se ovan alternativ 1.

Blanketter och/eller utdatalistor mikrofilmas: Detta blir billigare än ko- piering till arkivpapper vid större mängder handlingar. Särskilda krav på framställning och förvaring måste dock uppfyllas. se kap 6.3. 9 och 16.4. Läsutrustning behövs. Mikrofilmen kan medge snabbare åtkomst än papper. Mikrofilmen kan bli maskinellt läsbar (CIM. jämför tabellbeskrivningen).

Om blanketternas och/eller utdatalistans uppgifter finns på magnetband COM-filmas bandet/banden; Detta är i många fall billigare än ovanstående

åtgärder vid större mängd data. Särskilda krav på framställning och förvaring av filmen måste dock uppfyllas. se kap 2.3.3 och 9. Skillnader i informationen måste klarläggas och värderas (ex blanketterna innehåller uppgifter i klartext. banden innehåller kodade uppgifter). Läsutrttstning behövs. Mikrofilmen kan medge snabbare åtkomst än papper. Mikrofilmen kan bli maskinellt läsbar (CIM. jämför tabellbeskrivningen).

Alternativ 3

Utdata framställs för den aktuella verksamheten i form av mikrolilm (tex COM).

Särskilda krav på framställning och förvaring måste uppfyllas. se 2.3.3 och kap 9.

B. Maskinläsbara data behövs för den aktuella verksamheten.

a. Endast för kortvarigt bruk (gallringsbara handlingar). Möjlig databärare: OCR-. MCR-blanketter. magnetband. skivminne. hålkort m. ni. (se 2.1 och 2.2).

b. Maskinläsbara data skall bevaras för framtiden på av DAK föreslagen databärare: Magnetband (se kap 9). Data lagras på magnetband vid arkiv- läggningen. Särskilda krav på framställning och vård föreslagna av DAK. se kap 9. Problem i samband med arkivläggningen vid reelltidsbearbetningar bör särskilt beaktas vid systemutformningen.

Som tidigare framhållits i bl.a. avsnitt 3.3.3 kan samma information i den aktuella verksamheten lagras på flera olika databärare. exempelvis pap- per. magnetband eller mikrolilm. Det kan dock ifrågasättas från ekonomisk synpunkt. om man skall bevara samma information på flera olika medier. Möjligheterna till utgallring av någon av versionerna bör som nämnts över- vägas. Som framgår av ovanstående fyller de olika databärarna skilda funk- tioner och har olika egenskaper. Detta måste beaktas. när man bedömer möjligheterna till utgallring. Utgångspunkten bör därvid vara den uppfatt- ning man har om handlingarnas framtida användning. Här kan uppgifterna om åtkomstmöjligheter redovisade i tabellen jämte dess beskrivning vara en vägledning. Problemet kan ytterligare belysas med följande exempel.

Exempel 2

Bevarande/gallring av olika databärare med i stort sett samma information.

Förutsättningar: ADB-system med indatablanketter. magnetbandsbear- betning. utdatalistor. Blanketternas uppgifter överförs i kodad form till mag- netband. Magnetbandets samtliga uppgifter skrivs i sorterad form på en datalista.

Arkivbeständighet. framställnings- och förvaringskostnader m m belyses i tabellbeskrivningen och exempel 1. Dessa uppgifter bör givetvis beaktas vid valet av databärare.

När det gäller att för framtida bevarande utvälja någon (ev några) da- tabärare av flera olika med i stort sett samma information bör man börja med att ställa frågan: Hur kommer uppgifterna att användas i framtiden"?

Nedan belyses valet av databärare i samband med tre olika önskemål rörande framtida användning.

Önskemål l: Stor mängd ttppgifter önskas för maskinell bearbetning.

I detta fall bör i första hand magnetbanden bevaras. Bevaras endast blanketterna eller utdatalistan fördyras en framtida an- vändning och ny dataregistrering blir nödvändig.

Föreligger OCR- eller MCR-blanketter jämte magnetband. bör i första hand magnetbandet bevaras. Magnetband är billigare att använda och ger större Iäshastighet och lässäkerhet.

Innehåller blanketterna väsentlig information utöver den. som finns på befintligt magnetband. bevaras även blanketterna eller mikrofilm av dessa. om inte andra skäl talar häremot (tex materialets omfång eller prepara- tionskostnader).

Föreligger COM-film med visst typsnitt bevaras den utöver magnetbandet. då den kan förväntas bli maskinellt läsbar. och merkostnaden för denna "dubbelarkivering" blir förhållandevis låg.

Önskemål 2: Litet antal uppgifter i icke kodad (oförändrad) form önskas.

2.1 Blanketternas uppgifter är av klartexttyp. magnetband och utdatalista har kodade uppgifter (tex yrke i klartext resp kodform för yrkesgrupp). Blanketterna bevaras om mängden är liten. Om det gäller stora mängder blanketter bevaras dessa. om de är sorterade på ett sökbegrepp som kan förväntas bli använt. eller mikrofilmas blanketterna. Ett stort osorterat blankettmaterial blir dyrare och kanske to m praktiskt omöjligt att använda när det gäller att tillgodose önskemål 2. Är detta den enda efterfrågan som förväntas på materialet bör utgallring övervägas. En stor mängd osorterade blankettuppgifter kan möjligen användas om de mikrofilmas och förses med kodade sökbegrepp. Är uppgifterna på utdatalistan sorterade på annat sökbegrepp än blan- ketterna. kan listan eller mikrofilm av listan bevaras som ett slags register till blanketterna. Är mängden data stor. och man förväntar efterfrågan på annat sökbegrepp än det på vilket blanketternas/utdatalistans uppgifter är sorterade bör man bevara magnetbandet som ett slags register till blanketterna/utdata]istan (se även ””åtkomstntöjlighet” i tabellbeskrivningen ovan).

2.2 Blanketter. magnetband och utdatalista har i stort sett identiska upp- gifter. (På blanketterna linns ibland särskilda noteringar gjorda av uppgifts- lämnarna). Utdatalistan. mikrofilm av utdatalistan eller av magnetbandet (COM) be- varas. En värdering bör göras av ev särskilda noteringar på blanketterna. Dessa kan medföra att blanketterna eller mikrofilm av dessa bör bevaras. En liten mängd blanketter sorterade på annat sätt än uppgifterna på ut- datalistan kan möjligen bevaras för att åtkomsten av uppgifterna skall un- derlättas. Är mängden data stor och man förväntar efterfrågan på annat sökbegrepp än det på vilket listans uppgifter är sorterade. bör man bevara magnetbandet (se även "åtkomstmöjlighet" i tabellbeskrivningen ovan).

Önskemål 3. Litet antal uppgifter i kodad form efterfrågas.

Utdatalistan. mikrofilm av utdatalistan eller av magnetbandet (COM) be- varas.

Är mängden data stor och man förväntar efterfrågan på annat sökbegrepp än det på vilket utlistans uppgifter är sorterade. bör man bevara magnet— bandet (se även "åtkomstmöjlighet" i tabellbeskrivningen ovan).

Jämför även önskemål 2.2 ovan.

Valet av arkivmedium blir givetvis beroende av vilka behov som skall täckas. [ vissa fall kan det vara tillräckligt att bevara blanketter och/eller utdatalistor, i andra fall är magnetbanden till fyllest. Slutligen kan man behöva bevara uppgifterna på samtliga tre nämnda medier.

Man kan också välja att mikrofilma blanketter/maskinlistor/magnetband för att t.ex. erhålla mer arkivbeständiga handlingar eller ett mindre omfångsrikt material (jfr ex 1). Som framgår av ovanstående och även av tidigare kapitel anser DAK att mikrofilm framställd och förvarad enligt speciella krav (se kap. 9) kan användas som arkivmedium. När filmning utföres för att möjliggöra utgallring av arkivhandlingar. måste dock detta ske i samförstånd med vederbörlig arkivmyndighet (jfr kap. ll).

Även magnetband bör. trots sin otillräckliga arkivbeständighet. kunna användas som arkivmedium. framför allt som man kan förutse. att infor— mationen i framtiden kan komma att överföras till mer beständiga data- bärare. Banden kan således betraktas som interimsmedium. Uppgifter på magnetband kan t. ex. av rättsliga skäl behöva bevaras även på arkivbe- ständigare medium. Väljes magnetband som arkivmedium. måste man gi- vetvis. som påpekas i kap. 12. bevara även den dokumentation. som behövs för att bandens uppgifter skall kunna användas.

lnnanäman fattar beslut om vilka handlingar i ett ADB-system som skall bevaras, bör man allså väga samman de svar man får på frågor rörande användning. arkivbeständighet. andra allmänna egenskaper. läsbarhet och åtkomstmöjlighet'. uppgifter som belyses i tabellen ovan samt i exempel 1 och 2.

F. n. har man i Sverige knappast haft anledning att räkna med videobandet som ett alternativ till papperet. mikrofilmen och ADB-bandet såsom da- tabärare. Om några år kan läget vara förändrat. Det blir då närmast fråga om ett val mellan videoband och mikrofilm eller i vissa fall mellan videoband och ADB-band. Se vidare kap. 17. l.

11 Gallring

Den tekniska utvecklingen på informationsbehandlingens område har möj- liggjort. att information relativt enkelt och snabbt kan överföras från ett medium till ett annat. Mellan medier av skilda slag föreligger betydande Skillnader i fråga om beständighet och användbarhet (se kap. 9 och 10). Det bör betonas. att en arkivhandling icke upphör att vara sådan handling därigenom att dess information överföres till medium av annat slag.

Om information på arkivhandling av papper överföres till upptagning för ADB. får således pappershandlingen inte förstöras utan att detta sker i form av en reglerad gallringsåtgärd. Motsvarande gäller om en pappershandling mikrofilmas eller om uppgifter i upptagning för ADB. som är arkivhandling. överföres på papper eller mikrofilm.

Upptagningar för ADB inbegrips enligt förslagen i prop. 1975/76:160 i handlingsbegreppet. Såsom redan framhållits i kap. 3 anses varje konstel- lation av sakligt sammanhängande uppgifter som en upptagning för sig. oavsett hur den tekniska lagringen äger rum. Om man överför information från ett elektromagnetiskt medium till ett annat. t.ex. från magnetband

till magnetband eller från magnetband till skivminne. utan förändringar i själva informationsinnehållet och man därefter utplånar informationen på det första mediet. är det med nämnda betraktelsesätt inte fråga om gallring. Samma resonemang är tillämpligt vid överföring från en mikrofilm till en annan likvärdig mikrofilm (se 2.3.3 och 2.3.4 angående generationskopie- ring). När innehållet i en upptagning av här ifrågavarande slag förs över till ett icke maskinläsbart medium föreligger däremot en gallringsåtgärd om upptagningens innehåll utplånas. Så är också fallet. när man överför information från ett maskinläsbart medium till ett maskinläsbart medium av annat slag (t. ex. från magnetband till CIM-mikrofilm). om överföringen omöjliggör eller avsevärt försvårar maskinell bearbetning.

Den här hävdade uppfattningen om gallringsbegreppets innebörd ligger till grund för regleringen i 1974 års gallringskungörelse. DAK ser ingen anledning att nu föreslå någon ändring därvidlag. En annan sak är att den omständigheten att en uppgift finns bevarad på ett medium måste beaktas när man överväger. om den skall bevaras även i annan form. Detta får betydelse både när gallringsregler utformas och när riksarkivet meddelar gallringsbeslut i särskilda fall.

11.1. Inledning

Frågan om generella gallringsregler för ADB-området har DAK behandlat i sitt första delbetänkande "Förslag till galIringsbestämmelser om utgallring hos statliga myndigheter av information på elektromagnetiska databärare m. m." (DsU 196918). På grundval av DAK:s förslag utfärdades kungörelse om utgallring ur upptagning för automatisk databehandling (19741648). Jfr ovan 3.4 och 6.2.

Enligt DAK:s mening bör det nu övervägas. om erfarenheterna av kungö— relsens tillämpning ger anledning att ompröva principerna för gallring inom ADB-området. Därvid bör också tillämpningen av datalagen (1973t289) upp- märksammas. De nämnda frågorna behandlas under avsnitt 11.3. Under avsnitt ll.2 diskuteras gallring vid överföring av information från ett medi- um till ett annat. [ kapitlet behandlas också vissa särskilda problem för- bundna med gallring inom ADB-området. gallringsfrågor för andra upp— tagningar än ADB-upptagningar samt slutligen förslag till gallringsföreskrif— ter för programdokumentation och för hålkort. som ej används inom ADB (11.4—7).

11.3. Kungörelsen om utgallring ur upptagning för automatisk databehandling

Fr.o.m. den 1 juli 1973 ankommer det. enligt 6å datalagen (19732289). på datainspektionen att. i den mån det behövs för att förebygga risk för otillbörligt intrång i personlig integritet. efter samråd med riksarkivet (5 ; datakungörelsen. 1973z29l). meddela föreskrift rörande gallring av person- uppgifter som av myndighet skall upptagas för automatisk databehandling.

Datainspektionen har senast den 20 augusti 1975 meddelat föreskrifter och anvisningar till datalagen ("Ansökan om tillstånd enligt datalagen (1973z289) m.m."). Därvid har bl.a. föreskrivits (punkterna H35 och H 36.6). att personuppgifter i följande typer av register skall utgallras. då de inte längre behövs för registrets ändamål:

abonnentregister faktureringsregister

- annat kundregister än bankkundregister och försäkringskundregister hyresgästregister

löneregister personalregister

medlemsregister eller därmed jämställt register

reskontraregister

Gallringskungörelsens 2ä avser utgallring av uppgifter. som rör fortlö- pande kontroll eller redovisning vid personaladministration. förrådsförvalt- ning. upphandling eller medelsförvaltning.

De uppgifter om personaladministration som åsyftas torde. så länge de inte är avidentifierade. vara att betrakta som personregister i datalagens mening och därigenom falla under datalagens bestämmelser och datain- spektionens föreskrifter.

DAK har mot denna bakgrund övervägt om föreskrift rörande gallring av uppgifter om personaladministration fortsättningsvis bör meddelas i gall- ringskungörelsen. Följande har därvid varit av betydelse för kommitténs ställningstagande.

I sin praxis har datainspektionen till personuppgift hänfört alla uppgifter som beskriver eller berör förhållande hos den enskilde. Som identitetsuppgift har behandlats en personuppgift i ett register med vars hjälp enskild person kan identifieras. Ett register. som innehåller vissa personuppgifter men inga identitetsuppgifter. har däremot inte betraktats som personregister i data- lagens mening.

Datainspektionen har i sina gallringsbeslut i stor utsträckning föreskrivit avidentifiering av register. d.v.s. ett borttagande av identitetsbegreppen. Ett avidentifierat register har ansetts falla utanför datalagen'

Med hänsyn till att datainspektionens gallringsföreskrifter sällan torde ha inneburit total utgallring av personaladministrativa register utan i regel tagit sikte endast på identitetsuppgifterna anser DAK att gallringskungö- relsens 2 & även i fortsättningen bör omfatta alla uppgifter. som rör kontroll eller redovisning vid personaladministration. Därigenom underlättas utgall- ring av avidentifierade och på annat sätt partiellt gallrade personaladmi- nistrativa register. vilka annars skulle kräva gallringsbeslut av riksarkivet i varje särskilt fall.

En uppgift. som avses i 2 & gallringskungörelsen. skall utgallras om upp— giften finns i handling hos myndigheten (här avses annan handling än ADB- upptagning) och uppgiften begagnats för sitt ändamål och inte behövs för myndighetens verksamhet eller för revision.

De upptagningar för ADB som avses i nämnda paragraf motsvarar till gagnet de handlingar. på vilka 2å p. 1—3 allmänna gallringskungörelsen (19531716) är tillämplig. Dessa handlingar. som har bedömts vara av mindre betydelse. skall utgallras med av myndigheten fastställd frist.

Enligt allmänna gallringskungörelsen är således en viss typ av information av obetydligt intresse för den framtida forskningen.

l fråga om denna typ av information kan det knappast finnas några rimliga önskemål om framtida maskinell bearbetning. Därför bör samma principer för gallring gälla för ADB-upptagningar som för pappershandlingar. Det uppställda villkoret att uppgiften skall finnas i handling hos myndigheten kan mot denna bakgrund få olyckliga konsekvenser. Villkoret innebär näm- ligen. att utgallring enligt 2.5 icke kan ske om samtliga pappershandlingar med motsvarande uppgift redan har utgallrats. vilket visat sig vara fallet vid flera tillfällen. Därigenom skulle myndighet för framtiden tvingas bevara information. vars värde är ringa. DAK föreslår därför. att första villkoret utgår i 2 &.

Den nuvarande avfattningen av 2; i 1974 års kungörelse är inte så de- taljerad som motsvarande föreskrifter i 19531716. För att paragrafen inte skall tillämpas så att uppgifter som utgör matriklar. bokföringens huvud- handlingar etc. utgallras bör riksarkivet genom tillämpningsföreskrifter för- tydliga dess innebörd.

Enligt vad DAK har erfarit. har utformningen av villkoret för utgallring enligt 3; orsakat viss oklarhet. DAK vill därför föreslå. att uttrycket "i obearbetad form” ersätts med "i sin ursprungliga form”. [ riksarkivets till-

lUppgifterna om datain— spektionens tillämpning av datalagen bygger på inspek- tionens skrivelse till rege— ringen den 24 november 1975. "Datainspektionens erfarenheter av datalagen juli 1973—oktober 1975".

lämpningsföreskrifter bör innebörden härav närmare anges.

Föreskriften i 4; avser i sin nuvarande form utgallring av uppgift som ingår i upptagning för ADB och som. i egenskap av program. teknisk be- skrivning eller annan jämförlig dokumentation. behövs för att man skall kunna härleda eller förstå annan uppgift i upptagning för ADB. Bestäm- melsen anses inte omfatta sådana program som inte har eller har haft be- tydelse för härledningen eller förståelse av annan uppgift i upptagning för ADB. t.ex. s, k. standardprogram för sortering eller rapportgenerering.

DAK vill på grund av det anförda föreslå att 4 & erhåller följande lydelse:

"Uppgift. som ingår i upptagning för automatisk databehandling i egen- skap av program. teknisk beskrivning eller annan jämförlig dokumentation. skall utgallras. om uppgiften ej längre behövs vare sig för att annan uppgift i upptagning för automatisk databehandling eller i annan handling skall kunna härledas eller förstås. för annat till myndighetens verksamhet hän- förligt ändamål eller för framtida forskning."

Gallringskungörelsens 1.3 och 7 &; är utformade i enlighet med nuvarande lydelse av 2 kap. TF. Genomföres förslagen i prop. 1975/76:160 (jfr kap. 3 och 10) bör utformningen av dessa paragrafer anpassas härtill,

Om de av DAK föreslagna ändringarna leder till en revidering av gall- ringskungörelsen. bör detta beaktas i de av riksarkivet. på förslag av krigsv arkivet. meddelade föreskrifterna rörande utgallring ur upptagning för aut- omatisk databehandling hos försvarets myndigheter (för närvarande riks- arkivets gallringsbeslut nr 470 den 16 juni 1975),

11.4. Gallring av ADB-upptagning. som är tillgänglig för flera myndigheter

I avsnitt 10.2.2 behandlades den omständigheten. att en upptagning för ADB i tryckfrihetsförordningens mening kan vara tillgänglig för flera myn- digheter. Som DAK i det sammanhanget påpekade. bör detta icke föranleda något avsteg från principen. att de upptagningar som är tillgängliga för en viss myndighet tillhör denna myndighets arkiv.

Som arkivbildare för sådan upptagning har var och en av myndigheterna skyldighet att bevaka frågan om bevarande eller utgallring av upptagningen (jfr 14.4). Skall upptagningen utgallras hos en av myndigheterna. anmäler denna detta förhållande till huvudmannen för datasystemet (se närmare 1021). Upptagningen anses därmed utgallrad ur den anmälande myndig- hetens arkiv. Först när alla myndigheterna har anmält att upptagningen för deras vidkommande skall utgallras. skall denna utplånas från databäraren. Självfallet skall varje myndighet för sig beakta gällande gallringsföreskrifter och. då det är föreskrivet. avvakta riksarkivets prövning.

Om inte alla uppgifterna på en viss upptagning är gemensamma för samt- liga myndigheter. kan det givetvis bli aktuellt att utplåna vissa uppgifter och bevara andra.

11.5. Gallring av film. fonogram och videogram

DAK har inte undersökt i vilken utsträckning det förekommer fonogram eller videogram inom statsverksamheten. Med undantag för domstolarnas ljudupptagningar torde dock dessa upptagningsformer ännu inte begagnas i någon större omfattning, Här bortses från fall då ljudupptagning begagnas som hjälpmedel vid diktering o.d.

Ax stor betydelse har emellertid användningen av mikrofilm inom för- valtningen blivit. Mikrofilmning har i första hand motiverats av behovet att kunna skydda information i arkivhandlingar på papper. Sålunda har ex— empelvis säkerhetsfilmning ägt rum inom en rad områden. varvid filmen har förvarats på annat håll än originalhandlingen I viss utsträckning har också pappershandlingar filmats och därefter utgallrats. Denna ersättnings- filmning har dock hittills inom statsverksamheten haft ringa omfattning. framför allt beroende på osäkerhet i fråga om filmens beständighet och villkoren för dess förvaring. Mikrofilmning har också begagnats till att un- derlätta spridning av information.

Utvecklingen inom mikrofilmområdet och framför allt mikrofilmens nya funktion i anslutning till att datorlagrad information överförs direkt till film (COM) gör det enligt DAK:s mening nödvändigt att förutsättningarna för gallring av detta medium klarläggs. Detsamma torde efter hand bli fallet i fråga om andra upptagningar utanför ADB-området. såsom fonogram och videogram.

DAK har i sitt första betänkande (DSU l969z8. s. l2 f) diskuterat behovet av särskilda gallringsföreskrifter för elektromagnetiska databärare. Kommit- te'n konstaterade därvid. att utgallring med stöd av allmänna gallringskungö- relsen kunde företas endast med analogisk tillämpning. Kommittén fann också. att dessa bestämmelser. som utformats med hänsyn till myndighets visuellt läsbara handlingar. kunde vara svåra att tillämpa på motsvarande information lagrad på elektromagnetiska databärare. Eftersom det inte var självklart att de nya handlingarna är identiska med eller till sin funktion motsvarar de äldre trots likartad benämning och det vidare kunde vara ett forskningsintresse att den maskinläsbara informationen bevarades i större utsträckning än de visuellt läsbara handlingarna. ansåg DAK att det fanns motiv för särskilda gallringsbestämmelser för elektromagnetiska databärare.

Det kan finnas skäl att föra ett likartat resonemang vad gäller gallring av film. fonogram och videogram.

Av förarbetena till 1953 års allmänna gallringskungörelse framgår. att kungörelsen utformats med hänsyn till myndigheternas pappershandlingar. Enligt vad riksarkivet har uppgivit kan man räkna med att kungörelsen endast i mycket ringa omfattning har tillämpats på upptagningar sådana som film. fonogram och videogram.

Särskilda gallringsföreskrifter beträffande ljudupptagningar har utfärdats för vissa delar av statsverksamheten. l domstolarnas nu gällande proto- kollskungörelse (12.—5 197111066) föreskrivs sålunda. att fonogram som åter- getts i vanlig skrift får förstöras. De fonogram. som icke utskrivits. skall bevaras till dess två månader förllutit efter målets avgörande eller till dess målet avdömts i högre instans och domen vunnit laga kraft. För de allmänna förvaltningsdomstolarna har likartade bestämmelser utfärdats (10; l97lz974).

Ett huvudmotiv för att man utfärdade generella galIringslöreskrifier år 1953 torde ha varit att man därigenom kunde begränsa behovet av dyrbara förvaringsutrymmen. Eftersom både film och videoband tar liten plats är motivet att av utrymmesskäl gallra detta material svagare än för motsvarande pappershandlingar.

Film och videogram kan också till sin funktion avvika från pappersmate- rialet. På mikrofilmområdet är CIM-tekniken under utveckling. Detta in- nebär att viss mikrofilm blir maskinellt läsbar. vilket kommer att förändra förutsättningarna för bearbetning av större informationsmängder på mikro- film. Videotekniken möjliggör att man på maskinell väg kan sortera och strukturera ett material. Motsvarande åtgärder i ett pappersbestånd skulle åtminstone om det gäller större informationsmängder — bli betydligt dyrare och mer tidskrävande.

Mot bakgrund av det sagda anser DAK att allmänna gallringskungörelsen ej är ett lämpligt instrument för gallring av de tekniska upptagningarna utanför ADB-området.

Liksom hittills bör det tills vidare ankomma på riksarkivet att avgöra uppkommande gallringsfrågor beträffande dessa medier efter prövning från fall till fall. När dessa upptagningsformer vunnit större spridning och er- farenheterna av deras användning ökat. bör riksarkivet överväga. om all- männa gallringsbestämmelser för sådana upptagningar behövs och hur de i så fall bör utformas.

Genom 4 & allmänna arkivstadgan(1961 1590) har Kungl. Maj:t bemyndigat riksarkivet att utfärda erforderliga föreskrifter om utgallring. Om riksarkivet finner särskilda gallringsföreskrifter för detta material motiverade kan be— stämmelserna således utfärdas av riksarkivet. Eftersom det är fråga om ett principbeslut för ett nytt område bör det dock övervägas om eventuella bestämmelser skall utfärdas av regeringen. Så gjordes med 1974 års be— stämmelser om gallring av ADB-upptagningar (jfr DsU 196938. 5. 6).

Efter tillkomsten av 1974 års kungörelse kan allmänna gallringskungö- relsen ej längre anses tillämplig på upptagningar för ADB. Detta bör anges i 1953 års kungörelse. lämpligen genom en hänvisning i dess l & till den nya kungörelsen.

11.6. Gallring av program och programdokumentation som föreligger i form av pappershandlingar

DAK lämnade i sitt första betänkande förslag till generella gallringsföre- skrifter för program och programdokumentation. dvs. även för sådana pro- gram som föreligger i form av traditionella pappershandlingar. Eftersom gallringskungörelsen för ADB-området kom att omfatta endast elektromag- netiskt lagrad information (samt information på hålkort och hålremsa. som läses med ADB-teknik) föreslår kommitten i detta sammanhang att fö- reskrifter för det berörda materialet införs i allmänna gallringskungörelsen (19531716). Motiven för kommitténs ställningstagande behandlas närmare i avsnitt 12.3.

DAK föreslår att 2 ;" allmänna gallringskungörelsen kompletteras sålunda:

10) program. programbeskrivning eller annan jämförlig dokumentation för automatisk databehandling om handlingen icke längre behövs för att uppgift som finns i upptagning för automatisk databehandling eller i annan handling skall kunna härledas och förstås. dock att utgallring icke får ske om handlingen utgör systemdokumentation eller det eljest anses behövligt att bevara den.

11.7. Gallring av hålkort och hålremsa som läses med annan teknik än ADB

I samband med tillkomsten av kungörelsen om utgallring ur upptagning för automatisk databehandling gjordes en översyn av allmänna gallrings- kungörelsen. Därvid utgick den i sistnämnda kungörelse meddelade fö- reskriften om utgallring av hålkort. Denna ändring motiverades uppenbar- ligen av att hålkort i dag huvudsakligen används inom den automatiska databehandlingen. ldenna funktion är hålkorten att betrakta som upptagning för ADB och faller därigenom under gallringskungörelsen för ADB-området.

Enligt DAK:s mening bör det emellertid fortfarande finnas generella gall— ringsföreskrifter för sådana hålkort och hålremsor. som läses med annan teknik än ADB. Kommittén föreslår därför att 2 & allmänna gallringskungö- relsen kompletteras på följande sätt:

11) hålkort eller hålremsa som läses med annan teknik än automatisk databehandling. under förutsättning att materialet har bearbetats i erforderlig utsträckning och icke behöver utnyttjas ytterligare.

12. Etikettering. dokumentation och förtecknande

12.1. Inledning

För att en volym 1 ett arkiv skall kunna identifieras fordras. att volymen är försedd med etikett. som utvisar vart den hör och vad den innehåller.

För tekniska medier såsom ADB-band. ljudband m m bör etiketten också innehålla uppgifter. avsedda att göra det möjligt att uppfatta den information som är bunden till mediet. Etiketten kan fästas eller tryckas på den för- packning kartong. kortlåda. pärm. bandkassett. lilmkassett etc vari upp- tagningen förvaras och/eller på den spole. som magnetbandet eller filmen är upprullad på.

I fråga om ADB-band är den yttre etiketten oftast kompletterad med en inre. magnetisk etikett. s k label. som alltså ingår i själva upptagningen. Så kan vara fallet även med ljud- och videoband. Även mikrofilmen kan bära en inre etikett i mikroformat eller sådan läsbar för ögat.

Med dokumentation menas här beskrivningar och instruktioner avseende system och program.

Att förteckna ett arkiv innebär en systematisk redovisning av de arki- valiska enheter varav ett arkiv består. Normalt bygger arkivförteckningen på en volymredovisning.

Arkivförteckningens främsta uppgift är att fungera som ett sökmedel för att möjliggöra eller underlätta arkivets användning för administrativ verk— samhet. offentlig granskning och forskning. Vid sidan av sökfunktionen visar arkivförteckningen också arkivbeståndets omfattning. Strukturen i ett arkiv. som skall avspegla arkivbildarens verksamhet. bör vidare förmedlas av arkivförteckningen.

12.2. Etikettering

12.2.1. Magnetband ADB-band

Arkivband bör förses med en visuellt läsbar etikett. som anger bandets innehåll m m. Etiketten anbringas på bandspolen. Etiketten bör innehålla

följande uppgifter:

arkivbildarens namn (myndighet. enhet. sektion etc.) serierubrik i klartext enligt arkivförteckning

volymsignum enligt arkivförteckningen — löpnummer i bandsviten (se nedan under 12.4) volymserienumn'ier (detsamma som anges i den magnetiska labeln)

—registeridentifikation (datasetnamn) enligt systemdokumentation och magnetisk label

volymens ordningsnummer inom registret (filen) volymens framställningsdatum (skrivdatum)

antal kanaler

teckenta'thet

Varje band som avlämnas till arkivmyndighet skall dessutom vara försett med en magnetisk etikett (label). Denna etikett bör utformas enligt den för magnetband gällande internationella standarden (ISO 1001 - 1969).

Ljudband

Av ljudbandets etikett. som lämpligen anbringas på den förpackning. vari rullbandet eller kassettbandet förvaras. bör framgå arkivbildarens namn. se- rierubrik och volymsignum enligt arkivförteckningen samt löpnummer i bandsviten (jfr nedan 12.4).

För att upptagningen tekniskt skall kunna återges korrekt bör beträffande rullband etiketten innehålla minst följande uppgifter:

bandets och spolens dimensioner

ljudspårens läge på bandet-(t ex 2 spår.v4 spår. mono. stereo)

lnspelningshastigheten

—fabrikat och typbeteckning för vid inspelningen använd bandspelare

Dessa uppgifter är inte lika nödvändiga i fråga om kassettband (här avses den numera helt dominerande kompaktkassetten). eftersom denna typ av ljudband är standardiserad beträffande såväl ljudspår och inspelningssätt som bandets och spolens dimensioner.

Beträffande övriga tekniska upplysningar som kan eller bör åtfölja ljudband se 9.2.1.

För en ljudupptagning bör vidare linnas uppgifter om tidpunkten för in- spelningen. i vilket sammanhang den har gjorts och vilka som var när- varande. Dessa uppgifter kan framgå av en inre inspelad etikett och/eller av anteckningar på förvaringsmedlet för bandet. Det sistnämnda bör om möjligt också vara försett med uppgifter om innehållets strukturering (Sök- möjligheterna).

Bandspole och kassett bör vara försedda med kort identiöeringsuppgift som hänför inspelning till tillhörande förpackning så att ej förpackningen förväxlas.

Videoband

l fråga om etikettering gäller i_tillämpliga delar vad som ovan sagts om ljudband. Eftersom Videotekniken ännu inte standardiserats i samma ut- sträckning som tekniken för ljudupptagningar är det särskilt viktigt att det framgår av videobandets etikett vilken typ av bandspelare som använts vid upptagningen.

12.22. Mikrofilm

Märkningen av mikrofilm är beroende av i vilken form mikrofilmen fö- religger. Beträffande rullfilm torde vissa uppgifter om rullens innehåll nor- malt återfinnas på en inledande bildruta. Uppgifter om de filmade hand- lingarnas proveniens mm kan framgå av filmens förpackning. Index till en mikrofiche ingår som en ruta. oftast placerat! i nedre högra hörnet. Övriga identifieringsdata återfinns i för ögat direkt läsbar form i huvudet. Förjacket och filmhålkort har andra märkmetoder kommit till bruk.

Någon standard för märkningen av mikrofilm finns inte ännu men är under utarbetande inom ISO. 1 avvaktan på sådan standard vill DAK peka på behovet av att vissa uppgifter åtföljer sådan mikrolilm. som avlämnas till arkivmyndighet. Av filmen och/eller dess förpackning bör framgåzl

arkivbildare och i förekommande fall byrå- eller projekttillhörighet serierubrik och volymsignum enligt arkivförteckningen löpnummer för kassett eller annat förvaringsmedel

tekniska data (positiv. negativ. filmslag. generationsnummer m. m.) _ tidpunkt för filmningen

huvudsakligt innehåll

innehållsregister eller index

förminskningsfaktor

företagna kontrollåtgärder

12.3. Dokumentation

Som nämnts ovan (12,1) avses här med dokumentation beskrivningar och instruktioner avseende system och program. Dokumentation ses häri första hand kopplad till ADB-området. Det bör dock noteras. att viss typ av do- kumentation kan behöva skapas och bevaras även för andra former av upp— tagningar. Sålunda kräver ofta COM-upptagningar särskild dokumentation. tex kodnycklar. för att bli användbara.

Dokumentationens uppgift är att ange upptagningens plats och funktion i det system i vilket den ingår.

Systemdokumentationen skall ange vilka komponenter som ingår i s_vs— temet. beskriva vilka egenskaper dessa komponenter har och ange rela- tionerna mellan komponenterna. Systemdokumentationen kan bla omfatta systembeskrivningar. s_vstemflöden (dataflöden). beskrivningar av in— och utgående data. registerbeskrivningar. postbeskrivningar. layouter för blan- ketter. hålkort och datalistor. kodbeskrivningar samt uppgifter om maskintyp och programmeringsspråk.

Programdokumentationen innehåller uppgifter om vilka instruktioner da- torn fått i samband med de olika bearbetningarna. Denna dokumentation kan omfatta programbeskrivningar. programflöden. programlistor och pro- gramkort.

De uppgifter som har redovisats under 122 och här ovan i avsnittet om systemdokumentation utgör sådan information. som bör åtfölja de upp- tagningar för ADB. som skall bevaras för framtiden. Arkivbildarens ålig—

' Olika sätt för märkning av film. se bl. a. i AWV. Schriftgutverfilmung. Or— ganisatorische und tech- nisehe Richtlinien. Stutt- gart 1966.

ganden i detta avseende i samband med avlämning till arkivmyndighet behandlas i kapitel 14. i Den dokumentation som uppstått i samband med s_vstem- och program— utveckling har oftast karaktären av arkivhandlingar. Detta gäller även i de fall då dokumentationen föreligger i form av upptagning för ADB eller annan upptagning (film etc). Dokumentationen får således inte förstöras annat än som en reglerad gallringsåtgärd. Ändras ett system eller införes ett nytt program. måste dokumentationen kompletteras i enlighet härmed, Det är vidare viktigt. att den inaktuella dokumentationen. i den mån den ersättes av nya handlingar. icke utplånas utan stöd av gällande gallriiigs» föreskrifter.

1 detta sammanhang vill DAK erinra om bestämmelserna i 4.5 KK om utgallring ur upptagning för automatisk databehandling (197—1:648). Om de förslag till ändringar av 4 &. som DAK framlagt i kapitel 11. genomföres. kommer föreskriften i nämnda paragraf att innebära. att uppgift som ingår i upptagning för ADB i egenskap av program. teknisk beskrivning eller annan jämförlig dokumentation skall utgallras. om uppgiften ej längre be— hövs vare sig föratt annan uppgift i upptagning för ADB skall kunna härledas eller förstås eller för annat till myndighetens verksamhet hänförligt ändamål eller för framtida forskning.

Forskare kan i framtiden sannolikt komma att skriva nya program be- roende på speciella frågeställningar vid primäruppgifternas återanvändande. Samtidigt kan äldre program med tillhörande dokumentation förlora sin betydelse. DAK har därför övervägt möjligheterna till generella gallrings- föreskrifter även för de program och den programdokumentation. som fö— religger i form av traditionella pappershandlingar. Förslag till sådana fö- reskrifter framlades redan i kommitténs första delbetänkande. Den ovan nämnda gallringskungörelsen för ADB—området (l974:648) kom emellertid att omfatta endast elektromagnetiskt lagrad information (samt information på hålkort och hålremsa. som läses med ADB-teknik). DAK återkommer därför i detta sammanhang med sitt förslag. Kommittén föreslär sålunda. att generella gallringsföreskrifter för det berörda materialet införs i allmänna gallringskungörelsen ( 1953:716 ). Föreskrifternas utformning behandlas när- mare i kapitel 11.

12.4. Förtecknande av upptagningar

Riksarkivet tillsatte 1973 en arbetsgrupp med uppgift att utreda frågor rö— rande förtecknande av arkivhandlingar. däribland upptagningar. Arbetsgrup— pens förslag presenterades i en promemoria 1974 (RA dnr 893/G 12/1974). 1 promemorian föreslås vissa ändringar och kompletteringar av allmänna arkivstadgan ( 1961:590 ). riksarkivets cirkulär om tillämpningen av allmänna arkivstadgan (1968z473) samt riksarkivets och krigsarkivets cirkulär angå— ende plan till förteckning över centrala ämbetsverk mfl arkiv (19621110).

Arbetsgruppens förslag vad gäller principerna för förtecknandet av upp- tagningar innebär i korthet följande.

Volymeroch andra arkivaliska enheter bör förtecknas i arkivförteckningen under huvudavdelningarna A—H och Ö (avser huvudavdelningarna i för—

teckningsplanen för centrala ämbetsverk m fl) enligt innehållets arkivaliska karaktär utan avseende på format. material eller framställningssätt. De for— mat- och materialbestämda huvudavdelningarna J och K föreslås avskaffade. Nya huvudavdelningar av sådan typ bör inte inrättas för nya medier till- komna genom ADB-teknik. ljudupptagnings- eller annan återgivningstek- nik.

De nya medierna kommer emellertid. bl a på grund av format och särskilda krax på Iokalmiljö. fortfarande att förvaras åtskilda från pappershandlingarna.

Då arkivförteckningen under sådana förhållanden delvis förlorar kontak- ten med den fysiska förvaringen av de arkivaliska enheterna. kan den inte utan svårighet fungera som inventarieförteckning. Därför förordas ett system med särskilda inventeringslistor över arkivaliska enheter av speciellt format eller material (ljud- och ADB-band. film etc.). Korshänvisningar skall i så fall göras mellan arkivförteckningen och dessa listor. lnventeringsnumret antecknas lämpligen i förteckningens anmärkningskolumn. Listorna i sig kan eventuellt redovisas i förteckningen under huvudavdelning D (Liggare och register) eller biläggas förteckningen som bilagor.

För ADB-band skulle en tillämpning av dessa principer innebära. att ban— den hos en arkivbildare förvaras i en löpande svit. Varje band i beståndet förses med ett löpnummer vilket också överföres på en särskild invente- ringslista. De olika banden förtecknas i arkivförteckningen med hänsyn till bandens innehåll. Band som använts vid diarieföring skall således redovisas under huvudavdelning C (Diarier). Band som huvudsakligen har register- karaktär tas upp under huvudavdelning D (Liggare och register) medan band som använts för lagring av information hörande till räkenskapsföring redovisas under huvudavdelning G (Räkenskaper) etc.

Förtecknandet av andra typer av upptagningar bör i princip tillgå på det sätt som ovan beskrivits beträffande ADB- band. Mikrofilm. som ar arkiv— handling och som till sitt innehåll avser räkenskaper skall således förtecknas under httv udavdelning G (Räkenskaper). Ett ljudband. som innehåller upp— tagning från ett sammanträde. förtecknas under huvudavdelning A (Pro- tokoll och föredragningsfistor).

Arbetsgruppens förslag innehåller också rekommendationer beträffande exempelvis vilken information om upptagning som bör anges i förteck- ningens anmärkningskolumn m m. Dessa mer detaljerade rekommenda- tioner finns icke anledning att behandla här.

De här angivna principerna för förtecknande av upptagningar bör enligt kommitténs mening kunna ligga till grund för ändringar av de aktuella författningarna.

Arbetsgruppen inom riksarkivet har icke behandlat frågan om tidpunkten för förtecknandet av ADB-upptagningar. Enligt nu gällande föreskrifteerZå allmänna arkivstadgan) skall arkivförteckningen gås igenom årligen och full— ständigas med hänsyn till uppkomna förändringar i arkivet.

Arkivförteckningen bör omfatta endast band med en mer slutgiltig lagring av uppgifter. Att i arkivförteckningen volymredovisa upptagningar för ADB. som är arkivhandlingar men ännu ingår i den löpande produktionen. kan vara opraktiskt. Förekommer sådana upptagningar kan det vara lämpligt att i förteckningen redovisa endast serierna och avvakta redovisningen av de enskilda volymerna. Detta tillvägagångssätt förutsätter givetvis. att ar-

kivbifdaren på annat sätt genom särskilda listor eller söksystem har överblick över sin arkivbildning och utan onödig tidsåtgång kan få fram de uppgifter som behövs för den administrativa verksamheten. för den off— entliga granskningen och för forskningen (jfr 2?" lst i offentlighets- och sekretesslagstiftningskommittens förslag till lag om allmänna handlingar. SOU 1975122). Frågan om tidpunkten för förtecknandet har nära samband med den för- teckningsutredning som företagits inom riksarkivet. Det bör därför ankom- ma på riksarkivet att i anslutning till att man tar ställning till arbetsgruppens förslag beakta också denna fråga.

13. Arkivvårdens organisation

13.1. Inledning

Den statliga arkivvårdens organisation regleras främst genom föreskrifter i allmänna arkivstadgan(1961:590. åå 7—1 1). Som nämnts i kapitel 3 innebär stadgan i detta avseende. att varje arkiv hos statlig myndighet står under tillsyn av arkivmyndighet. Arkivmyndighets uppgifter och åligganden fram- går av kapitel 15.

Riksarkivet fungerar som arkivmyndighet för centrala ämbetsverk. kom- missioner. kommittéer och andra myndigheter. vilkas verksamhet är hela riket. hovrätter. kammarrätter. universitet och högskolor (med vissa undan- tag) samt andra inrättningar för vetenskaplig forskning eller undervisning.

Krigsarkivet är arkivmyndighet för de under försvarsdepartementet ly- dande centrala och lokala myndigheterna. Riksarkivet är dock arkivmyn- dighet för samtliga av regeringen eller departementscheftiIlsatta kommittéer. alltså även dem som tillsatts av försvarsdepartementet.

Slutligen är landsarkiven arkivmyndigheter för de regionala och lokala statliga myndigheterna inom respektive distrikt och stadsarkiven i Stock- holm och Malmö arkivmyndigheter för de statsmyndigheter i kommunen. vilkas verksamhet huvudsakligen avser denna. När i det följande landsarkiv nämns avses även dessa två stadsarkiv.

Arkivmyndighet har till uppgift bla att mottaga arkivhandlingar från de myndigheter. för vilka den är arkivmyndighet. Olika regler gäller om tid- punkten för avlämning av arkivhandling till riksarkivet och krigsarkivet å ena sidan och till landsarkiven å andra sidan. Efter beslut av riksarkivet kan arkiv hos hovrätt. kammarrätt. universitet eller högskola avlämnas till landsarkiv. Avlämningsfrågan regleras genom arkivstadgans 28—34 åå.

Arkivvårdens nuvarande organisation innebär i princip. att den arkiv- myndighet som står för den arkivmässiga serviceinsatsen gentemot en myn- dighet också fungerar som arkivdepå för myndigheten i fråga. Arkivbildarens handlingar avlämnas efter hand till en och samma arkivdepå för varaktig förvaring.

Som nämnts i kap. 3 kan. när det gäller information på ADB-medium eller på annat medium som fordrar tekniska hjälpmedel för läsning eller avlyssning. fråga uppstå om arkivmyndighet själv skall förvara sådant mate- rial eller om ekonomiska eller andra skäl skall föranleda att arkivmyndig— heten deponerar detta material för längre eller kortare tid hos annan myn- (lighet.

Enligt kommitténs mening blir denna fråga aktuell främst då det gäller förvaring av upptagningar för ADB. Den utrustning som krävs i fråga om övriga former av upptagningar (film. ljudupptagningar m. m.) är inte större än att varje arkivmyndighet bör kunna erhålla den. (Observera dock de synpunkter som framförs i avsnitt 16.4 angående förvaringen av myndig- heternas arkivfilm). Vad som ger ADB—upptagningarna en särställning är att förvaringen. vården och tillhandahållandet förutsätter särskilda inves— teringar och kräver speciellt utbildad personal. åtminstone vad gäller hand- havandet av den tekniska utrustningen.

När kommittén nedan diskuterar deposition av ADB-upptagningar hos annan myndighet. avser den deposition för längre eller kortare tid med bibehållet huvudansvar för den arkivmyndighet. som låter deponera. De deponerade arkivalierna skall kunna återtagas vid förändrade förutsättningar. Vidare föranleder depositionen ingen ändring av arkivmyndighetens myn- dighetsfunktioner gentemot de arkivbildande myndigheterna (myndighets— service. inspektionsrätt etc.. jfr kapitel 15).

13.2. Undersökning av statsmyndigheternas magnetbands- bestånd och eventuella leveransbehov

13.2.1. Den civila sektorn

Undersökningen rörande de centrala myndigheterna utfördes under som- maren 1975 av riksarkivet på begäran av DAK. 210 myndigheter inom riksarkivets myndighetsområde tillfrågades. Svar erhölls från 163 myndig- heter. Riksarkivet har framhållit svårigheterna att erhålla entydiga och säkra svar från myndigheterna. Enligt riksarkivet har detta berott bl. a. på att myn- digheterna haft problem med att skilja mellan upptagningar av arkivkaraktär och upptagningar som närmast haft karaktären av arbetsband. Vidare har det förhållandet att databearbetningen. förvaringen av magnetband mm i regel ägt rum vid dataservicebyråer utanför de arkivbildande myndigheterna i många fall medfört. att myndigheterna haft otillräckliga kunskaper om vilka upptagningar som i tryckfrihetsförordningens mening är tillgängliga för dem.

Mot bakgrund av de ovan redovisade problemen har riksarkivet inte gjort någon sammanställning av totalbeståndet av den efterfrågade bandtypen (historik- och registerband och liknande). Det konstateras emellertid. att minst ett 40-tal myndigheter torde ha band som är aktuella för långsiktigt bevarande.

På frågan om det för närvarande finns behov att avlämna magnetband till arkivmyndighet har några myndigheter svarat jakande. Socialstyrelsen och Umeå universitet har sagt att behov finns men inte preciserat detta. Rikspolisstyrelsen önskar avlämna 235 band. byggnadsstyrelsen 150 band och trafiksäkerhetsverket (dåvarande bilregisternämnden) 300 band.

DAK beräknar med utgångspunkt härifrån att det omedelbara leverans- behovet uppgår till ca 700 band.

Leveransbehovet under närmaste fem- eller tioårsperiod har preciserats av ett tiotal myndigheter. Socialstyrelsen nämner 75 band under en fem-

årsperiod. kriminalvårdsstyrelsen och karolinska institutet 1 per år. riks- polisstyrelsen 20—30 per år. Umeå universitet 10 per år. naturvårdsverket 2—3 per år. byggnadsstyrelsen 30—40 per år. trafiksäkerhetsverket 100 per år. patent- och registreringsverket möjligen 3 per år. Slutligen har DAFA anmält ett leveransbehov av ca 170 egna band per år. De centrala statliga myndigheternas leveransbehov. åtminstone under den närmaste 5—årsperioden. kan mot denna bakgrund beräknas till minst 350 band per år.

1 en avslutande summering anför riksarkivet: Huvudresultatet innebär att myndigheternas önskemål och behov i fråga om magnetbandsleveranser till riksarkivet nu och för den närmaste tioårsperioden är blygsamma. Or— saken ligger bl. a. i datamaskinscentralernas uppenbarligen relativt stora för- varingskapacitet och beträffande framtiden i eventuellt nya metoder att lagra data. En från arkivsynpunkt betänklig brist på kunskap och med- vetande om magnetbanden och deras samband med arkivets huvuddel har kunnat konstateras. Myndigheterna synes ofta se de magnetband. varöver de förfogar och vilka hör till deras arkiv men som förvaras hos datacen— tralerna. som ett externt material. Detta kan medföra svårigheter i den fram- tida arkivvården.

Som riksarkivet framhållit. har sålunda många myndigheter otillräckliga kunskaper om vilka ADB-upptagningar som ingår i deras arkiv. Då detta efter hand kommer att klargöras för myndigheterna (jfr 14.2). kan lever— ansvolymen komma att bli större än den utifrån enkäten beräknade. Det bör också påpekas. att leveransfrågan givetvis kan påverkas av att myn- digheters verksamhet upphör. Om detta sker skall enligt arkivstadgans be- stämmelser myndighetens arkiv inom tre månader efter verksamhetens upp- hörande avlämnas till arkivmyndighet.

Kommittén förutsätter. mot bakgrund av de redovisade osäkerhetsfak- torerna vad gäller Ieveransvolymens storlek. att riksarkivet vid behov gör framställning om ytterligare medel för förvaring. vård m m av avlämnade ADB—upptagningar utöver de här beräknade (jfr kap 16).

I fråga om de regionala och lokala statliga myndigheternas behov att avlämna magnetband till landsarkiven har DAK inhämtat synpunkter från vissa landsarkiv.

Landsarkivet i Uppsala påpekar. att det är svårt att få en överblick över det aktuella behovet av bandleveranser. men att man ändock torde kunna dra den slutsatsen. att något större leveransbehov ej föreligger. Även här framhålles. att de regionala och lokala myndigheterna ej alltid har klart för sig att band. över vilka de förfogar men som fysiskt förvaras hos da- taservicebyråer. utgör en del av respektive myndighets arkiv.

13.2.2. Den militära sektorn

Kartläggningen av magnetbandsbestånden hos myndigheter lydande under försvarsdepartementet har gjorts av krigsarkivet på begäran av DAK. Undersökningen omfattar endast bestånden och beräknad tillväxt under en tioårsperiod och behandlar inte frågan om leveransbehov. Enligt krigsarkivet kommer de aktuella myndigheternas magnetbands- bestånd om tio åratt omfatta 700—1 000 band. Av myndigheternas nuvarande

' Ang. beräkningen se nedan 1621

bandbestånd förvaras merparten hos försvarets datacentral. Ett betydande antal band har betraktats som hemliga.

13.3. Utrustning för förvaring. vård och tillhandahållande av upptagningar för ADB

Driftskostnaderna för förvaring. vård och tillhandahållande av upptagningar för ADB är högre än motsvarande kostnader för andra medier. Om dessa uppgifter skall läggas på en myndighet som inte redan har utrustning för automatisk databehandling krävs vissa investeringar.

DAK har efter hänvändelse till statskontoret erhållit vissa upplysningar rörande kostnaderna för datorutrustning för kopierings- och utskriftsända- mål. DAK finner att följande krav bör ställas på datorutrustning vid ar- kivmyndighet: 1) Utrustningen skall kunna kopiera band till band.

1.1 Bandstation för inläsning (av 1 600 bpi-band) måste vara av hög kva- litet eftersom originalbanden ej får skadas. 1.2 Bandstation för skrivning (likaledes av 1600 bpi-band) kan eventuellt tillåtas vara något enklare än inläsningsstationen. 2) Utrustningen skall vara försedd med möjlighet att skriva ut oredigerade dataposter och datablock. En teckenskrivare med kapacitet av 30—120 tecken per sekund bedöms tillräcklig. 3) Programmerbarheten bör vara begränsad för att åstadkomma en stan- dardiserad och enkel hantering. Fast programmerade funktioner kan vara en fördel. Manuell frammatning av magnetband för sökning av enstaka poster kan möjligen vara tillfyllest. Statskontorets förfrågan till leverantörer av datorutrustning visar att kost- naden för inköp av en utrustning med prestanda enligt angivna kravspe- ciftkation uppgår till ca 320000 kronor i 1976 års prisläge. Årskostnaden för service skulle uppgå till drygt 20000 kronor (1976 års prisläge). Till investeringskostnaderna (samtliga uppgifter i det följande i 1976 års prisläge) hör vidare kostnader för inköp av hyllställ med kassetthyllor för förvaring av ADB-band (70 000 kr för förvaring av 10 000 band)” och trans— portbehållare för sådana band (200 kr per behållare). Ett magnetbandsförråd måste också läggas upp. De totala investeringskostnaderna. inklusive da- torutrustningen. kan beräknas till ca 400000 kr. Investeringen för dator- utrustningen har beräknats på en livslängd av 10 år för utrustningen. Kal- kylräntan har satts till 8 ”n. Enligt vanliga annuitetstabeller blir årskostnaden ca 50000 kr. Härtill kommer en årlig servicekostnad på 20000 kr. Den totala årskostnaden för datorutrustningen blir således ca 70000 kr.

13.4. Förvaring av centrala civila statsmyndigheters ADB-material

Från arkivsynpunkt är det önskvärt att sambandet mellan ett arkiys olika delar icke går förlorat. Den myndighet som formellt ansvarar för ett ar- kivmaterial bör också ha omedelbar uppsikt över detta. Aven från forsk-

ningens synpunkt är det av vikt att sambandet mellan de olika delarna av ett myndighetsarkiv bevaras. Pappershandlingar och ADB-material bör sålunda finnas tillgängliga på samma ställe. Visserligen skulle större mate— rialgenomgångar kunna underlättas. om ADB—upptagningar från flera myn- digheter förvarades på samma plats. men detta torde inte uppväga fördelen av att sammanhörande pappershandlingar och ADB-upptagningar förvaras tillsammans.

De centrala civila statsmyndigheternas arkivmaterial skall som tidigare framhållits enligt allmänna arkivstadgan (19611590) avlämnas till riksarkivet. Kommittén finner inte skäl att frångå denna princip vad gäller den del av arkiven som utgöres av ADB-upptagningar. Riksarkivet bör bibehålla sitt ansvar både som arkivmyndighet och som arkivdepå. Denna princip bör dock inte få hindra. att riksarkivet för längre eller kortare tid deponerar ADB-material med tillhörande dokumentation hos annan myndighet eller statlig dataservicebyrå. om ekonomiska eller andra skäl talar härför.

De av riksarkivet förvarade ADB-upptagningarna skall vara tillgängliga för forskare och allmänhet. Fortsatt automatisk databehandling av material skall vidare vara möjlig. Kommittén utgår från att det f. n. inte är rimligt från ekonomisk synpunkt att förse arkivmyndighet med sådan datorutrust— ning. att även bearbetningen kan utföras där. Bearbetningar bör ske där datorutrustning redan finnes. 1 ett senare läge kan det bli aktuellt att pröva om arkivmyndighet bör förses med fullständigare datorutrustning. [ det följande behandlas arkivmyndigheternas möjligheter att själva förvara. vårda och genom utskrift tillhandahålla sitt ADB-material. Följande alternativ sy- nes vara tänkbara:

a) riksarkivet förvarar självt ADB-materialet och har viss enklare dator- utrustning för vård och tillhandahållande av materialet;

b) riksarkivet förvarar självt ADB-materialet och hyr tills vidare tjänster för viss vård och tillhandahållande åt allmänheten av materialet;

c) riksarkivet deponerar ADB-materialet hos sådan statlig dataservicebyrå eller myndighet med betydande ADB-verksamhet. som förfogar över utrustning för vård och tillhandahållande. Depositionsformen innebär att riksarkivet formellt står som mottagare av ADB-upptagningar och även efter depositionen behåller ansvaret för materialet. De redovisade alternativen ovan inrymmer två huvudfrågor. Den ena frågan gäller var den fysiska förvaringen av ADB-materialet skall ske. Denna för- utsätts i alternativen a och b ske vid riksarkivet och i alternativ c vid in- stitution utanför arkivväsendet.

Den andra frågan gäller möjligheten att tillhandahålla och vårda materialet. Som framhålles i kapitel 15 ankommer det på myndighet att utan kostnad för beställaren tillhandahålla enstaka uppgifter ur ADB-material enligt TF:s och datalagens bestämmelser. Vid bearbetningar av materialet skall dock beställaren bestrida kostnaderna (jfr 15.3.3). Kraven att tillhandahålla enstaka uppgifter samt att vårda materialet på föreskrivet sätt (jfr 14.3.4) är av av- görande betydelse för datorutrustningens omfattning. Minimikraven på en utrustning med dessa prestanda framgår av avsnitt 13.3. där också inves— terings— och driftkostnader redovisats.

l alternativen a och c förutsätts att nödvändig datorutrustning finns i direkt anslutning till bandförvaringen. ! det ena fallet anskaffas utrustning

1 Beräkningen avser mag- netband från samtliga statsmyndigheter under en tioårsperiod. Se nedan 1621.

till riksarkivet. i det andra förutsättes utrustning finnas hos den institution. där upptagningarna deponeras.

1 alternativ b förutsättes. att riksarkivet anlitar sådan dataservicebyrå att uppgifter kan tillhandahållas inom rimlig tid.

Från ekonomisk synpunkt torde i samtliga alternativ själva förvaringen innebära likvärdiga kostnader vad beträffar lokaler. hyllställ och kassett- hyllor.

Om förvaringen sker enligt alternativen a eller b krävs i princip en in— vestering i riksarkivet i form av hyllställ med kassetthyllor till en beräknad kostnad av 70000 kr.' Vid alternativ c ankommer det på den dataservicebyrå som anlitas att anskaffa erforderlig hyllinredning. I princip kräver detta samma investev ringsinsatser som i alternativ a och alternativ b. Kostnaderna för förvaringen kommer i alternativ e att täckas genom avgifter enligt taxa. Härlör behöver riksarkivet ett särskilt anslag. Däremot erfordras i detta fall inget särskilt investeringsanslag hos riksarkivet. Förvaringskostnaderna för de tre alter- nativen kan därför bedömas som i stort sett likvärdiga.

Det bör här påpekas. att riksarkivets brandtekniska konstruktion medger. att de båda uppsättningarna av avlämnade band (jfr 14.3.7). som av sä- kerhetsskäl bör förvaras på skilda håll. kan förvaras inom samma byggnad. Detta är mer osäkert vid förvaring enligt alternativ c.

Även kostnaderna för personal kan sägas vara likvärdiga för de olika alternativen. Alternativ a torde förutsätta viss nyanställning av personal hos riksarkivet. särskilt för handhavandet av den tekniska utrustningen.

Även i alternativ b får riksarkivet ökade personalkostnader i samband med viss vård medan kostnaderna i övrigt utgår i form av ersättning till servicebyrå.

En viktig fråga är i vilken utsträckning den i alternativ a förutsatta da- torutrustningen kommer att behöva utnyttjas. Följande kan därvid anföras.

Som framgått av avsnitt 13.2.1 kan det omedelbara leveransbehovet från centrala statliga myndigheter beräknas till ca 700 ADB-band. Myndighe- ternas årliga leveransbehov under den närmaste 5-årsperioden har beräknats till minst 350 band. Bandarkivet hos riksarkivet skulle således efter 5 år omfatta minst ca 2 500 band och efter 10 år minst ca 4 200 band. ! angivna magnetbandsarkiv kommer också. enligt DAK:s förslag. att tills vidare för- varas band som deponerats av landsarkiven och krigsarkivet (jfr nedan 13.5 och 13.6) samt depositioner och gåvor från statsägda bolag och andra en- skilda. Omfattningen av dessa depositioner kan inte närmare anges. Det är rimligt att antaga att ett sådant centralt bandarkiv efter 10 år omfattar ca 5000 band.

Angivna bandantal avser "moderband". Enligt DAK:s rekommendation (jfr 14.3.7) bör ADB-band avlämnas i dubbla exemplar. Om detta av olika skäl inte sker. bör arkivmyndigheten i samband med tillhandahållande fram- ställa kopia.

Den totala mängden band efter 10 år. inklusive kopiebanden. kan således komma att uppgå till ca 10000.

Vården av arkivbanden innefattar kontrollkörningar med vissa tidsinter- valler och i förekommande fall kopiering av band med permanenta läsfel (jfr DAK:s förslag i 14.3.4). Under den första tioårsperioden av bandens

förvaring bör samtliga band kontrollköras en gång. Därefter bör varje band kontrollköras en gång vart femte år Kontrollkörningarna liksom kopieringen kommer således att öka i takt med bandarkivets tillväxt och bandmaterialets åldrande. Antalet årliga kontrollkörningar under den första tioårsperioden kan beräknas bli obetydligt. Årsgenomsnittet för nästa femårsperiod kan beräknas till ca 500.

Kopieringsbehovet är bl a beroende av dessa kontrollkörningar. Man torde dock med utgångspunkt från provningsanstaltens undersökning av arkiv- beständighet hos magnetband kunna antaga. att kopieringsbehovet under de första tio åren blir begränsat men att detta behov kommer att öka suc- cessivt under nästkommande tioårsperiod. Om man utgår från den av SP angivna medellivslängden för magnetband måste man för kommande de- cennier räkna med att kopieringen per decennium kommer att omfatta hela bandarkivets tillväxt under en tidigare tioårsperiod. (DAK:s kommentar till 5st beräkningar av medellivslängden. se 9.1.1 not 1).

Det sistnämnda gäller dock endast under förutsättning att den av DAK föreslagna tekniken att bevara ADB-information inte förändras. Nya min- nestekniker med andra beständighetsegenskaper kan förändra förutsättning— arna för långsiktigt bevarande av maskinläsbara data. I kapitel 17 diskuterar kommitten dessa frågor.

Perspektivet bör i detta sammanhang begränsas till den första tioårspe- rioden. Under denna period kan således antalet årliga kontrollkörningar be- räknas bli obetydligt. Antalet kopieringar kan inte anges närmare men torde också vara begränsat.

Underlag för bedömning av Utskriftsbehovet saknas. Allmänt torde kunna sägas. att detta behov under den första tiden torde bli måttligt därför att antalet band i arkivet är litet. Utskriftsbehovet torde öka i takt med band- arkivets tillväxt.

Med hänsyn till att inköp och drift av den datoranläggning. som beskrivits i avsnitt 13.3. är relativt dyra och graden av utnyttjande under den första tiden förhållandevis låg. finner DAK det icke motiverat att rekommendera en investering i datorutrustning för riksarkivets del för närvarande. Alter- nativ a förordas således inte av kommittén.

Både alternativ b och alternativ c innebär att riksarkivet anlitar annan institution. t.ex. dataservicebyrå. för tillhandahållande av uppgifter till fors- kare och allmänheten i övrigt och för den vård av upptagningarna. som kräver teknisk utrustning. Enligt alternativ b skall riksarkivet förvara mate- rialet och handha viss del av vården. Enligt alternativ c skall även dessa uppgifter i sin helhet ligga på den andra institutionen. Såvitt DAK kan finna kan vid båda dessa alternativ närmast DAFA och SCB komma i fråga.

Kostnaderna i alternativen b och c torde. som tidigare nämnts. vara i stort sett likvärdiga. även om de kan väntas uppstå något senare i c än i b.

1 alternativ b kommer riksarkivets ADB-material från de centrala civila myndigheterna att förvaras efter samma principer. som gäller för övriga handlingar. Sambandet mellan arkivens olika delar pappershandlingar. mikrofilm och magnetband - bevaras och materialet kommer att vara till- gängligt för forskningen på samma ort.

Alternativ c innebär en uppdelning av myndighetsarkiven. Om depo- sitionen skulle knytas till SCB bör också observeras att dess arkivorgani- sation. med särskild personal utbildad att hantera ADB-material. finns i Stockholm och dess datorutrustning i Örebro. Detta skulle i vissa fall kunna medföra fördröjningar när uppgifter skall tillhandahållas.

En fördel med deposition hos SCB är dock att man kan dra nytta att dess arkivorganisation för hantering av ADB-material. Det kan emellertid antagas. att även riksarkivets kunskaper och erfarenheter av sådan hantering kommer att öka i takt med den alltmer omfattande fältverksamheten på ADB-området (jfr 15.2).

Som redan framhållits. är det från allmän arkivvårdssynpunkt önskvärt. att sambandet mellan ett arkivs olika delar icke går förlorat och att den myndighet. som formellt ansvarar för ett material. har omedelbar uppsikt över det. Enligt kommitténs i avsnitt 13.5 och 13.6 framförda förslag kommer visserligen landsarkiven och krigsarkivet att vid central förvaring av ADB- band förlora den omedelbara uppsikten över sitt material. Ur dessa insti- tutioners synvinkel torde det dock vara att föredraga att uppsikten utövas av riksarkivet och inte av myndighet utanför arkivväsendet.

DAK har i sin sammanvägning av för- och nackdelarna vid olika alternativ tagit ställning för alternativ b. dvs för att riksarkivet självt förvarar ADB- materialet men tills vidare hyr tjänster för vården och tillhandahallandet av ADB-materialet.

Kommittén föreslår att riksarkivet bemyndigas att träffa avtal med da- taservicebyrå rörande vård och tillhandahållande av ADB-material. Riks- arkivet bör därvid särskilt beakta önskvärdheten av snabbt tillhandahållande av uppgifter.

Riksarkivets kostnader för att hyra tjänster i nämnda avseenden bör be- stridas genom särskilt anslag. Det erforderliga anslagets storlek behandlas i kapitel 16.

När behovet att utnyttja den tekniska utrustningen bättre kan överblickas bör utrustningsfrågan åter prövas. DAK förutsätter att riksarkivet kommer att bevaka denna fråga och i förekommande fall begära medel för utrust- ningen.

Det finns enligt DAK starka skäl som talar för en framtida upprustning av arkivväsendet på detta område. Kommitténs förslag om ADB-upptag— ningarnas vård och tillhandahållande får inte betraktas som en definitiv lösning.

13.5. Förvaring av regionala och lokala civila statsmyndig- heters ADB-material

Enligt allmänna arkivstadgan är landsarkiv arkivdepå vad gäller förvaring av regionala och lokala civila myndigheters ADB-material.

Som framhållits i avsnitt 13.4 är det från arkivväsendets och forskningens synpunkt väsentligt. att sambandet mellan de olika delarna av ett myn- dighetsarkix bCX aras. Detta gäller givetvis även de regionala och lokala myn- digheternas arkix. Det maste ocksa anses värdefullt. om den regionalt och lokalt orienterade forskningen har relativt nära tillgång även till de regionala

och lokala myndigheternas ADB-upptagningar.

Som framhållits i avsnitt 13.2 torde de regionala och lokala statliga myn— digheterna ha ett obetydligt leveransbehov under de närmaste åren. och en arkivdepå. anpassad till förvaring av upptagningar för ADB. drar relativt stora kostnader. DAK finner det därför nödvändigt att avsteg tills vidare göres från samhörighetsprincipen vad gäller här nämnda arkiv. Detta mate- rial bör tills vidare förvaras tillsammans med riksarkivets material. Om riks- arkivet. som DAK föreslår. självt förvarar sina ADB-upptagningar. kommer riksarkivet sålunda tills vidare att fungera som central arkivdepå även för landsarkivens ADB-material.

Ställningstagandet i förvaringsfrågan kan i fråga om landsarkiven likaväl som i fråga om riksarkivet komma att behöva omprövas. ADB-verksamheten på regional och lokal nivå och därmed magnetbandsbestånden kan på längre sikt komma att öka. Man får också räkna med önskemål från kommunala myndigheter och enskilda att som gåva eller deposition få avlämna ADB- upptagningar till statliga arkiv. De ekonomiska förutsättningarna för för— varingen kan då komma att ändras.

DAK föreslår att de regionala och lokala myndigheterna i enlighet med arkivförfättningarna formellt avlämnar även sina ADB—upptagningar med tillhörande dokumentation till landsarkiven samt att dessa tills vidare de- ponerar materialet i riksarkivet. l praktiken kan det fysiska överlämnandet givetvis göras direkt till riksarkivet. Kommitténs ställningstagande innebär således inte att de nuvarande principerna för arkivavlämning åsidosättes.

Frågan om tidpunkten för de regionala och lokala myndigheternas skyl— dighet att avlämna ADB-upptagningar behandlas i kapitel 14.

Hänsyn till förslaget har tagits vid beräkningarna i avsnitt 13.4. Jfr 16.2.

13.6. Förvaring av militära statsmyndigheters ADB-material

Enligt allmänna arkivstadgan är krigsarkivet arkivdepå vad gäller förvaringen av de under försvarsdepartementet lydande myndigheternas ADB-material. Enkätundersökningen avseende den militära sektorn har visat. att mag— netbandsbestånden hos försvarsdepartementets myndigheter är relativt be- gränsade och tillväxten under den närmaste tioårsperioden måttlig. En stor del av banden anses dessutom vara hemliga. vilket torde innebära att dessa icke under överskådlig framtid kommer att avlämnas till arkivdepå. Med hänsyn till det ovan anförda och efter samråd med krigsarkivet fö- reslår DAK en förvaring av materialet liknande den som föreslagits be- träffande landsarkiven. Detta innebär. att försvarsmyndigheterna formellt avlämnar sina ADB—upptagningar med tillhörande dokumentation till krigs- arkivet vid den tidpunkt och i den omfattning som överenskommes mellan respektive myndighet och krigsarkivet. Upptagningarna deponeras av krigs- arkivet i riksarkivet. DAK finner det inte lämpligt. att dessa upptagningar förvaras permanent i riksarkivet (jfr vad som ovan sagts rörande lands— arkivens ADB—upptagningar). Krigsarkivet bör på längre sikt upprustas. i första hand i fråga om förvaringsmöjligheterna. i andra hand i fråga om datorutrustning. och därigenom erhålla kapacitet att förvara. värda och till— handahålla de upptagningar. över vilka det hararkivmyndighetsansvar. Efter en sadan upprustning kan de deponerade upptagningarna atertagas. llänsyn till förslaget har tagits vid beräkningarna i avsnitt 13.-1. .lfr 16.2.

14. Arkivbildande myndighets åligganden

Som DAK i ett tidigare sammanhang påpekat (se 10.2.3) bör ansvaret för vården av sådan upptagning för ADB. vilken är tillgänglig för flera myn- digheter. knytas till den myndighet. som är huvudman för det datasystem. inom vars ram upptagningen uppkommit. Det bör ankomma på riksarkivet att i tveksamma fall i samråd med berörda myndigheter bestämma hu- vudman. Huvudmannens övertagande av åligganden med avseende på ar-

kivvård m. m. från de andra myndigheterna kan lämpligen regleras genom överenskommelse mellan myndigheterna. Upptagning bör utgallras eller av- lämnas till arkivmyndighet lörst när dess betydelse har upphört för samtliga myndigheter (jfr 11.4).

14.1. Inledning

Allmänna arkivstadgan preciserar vad som åligger arkivbildande myndighet med avseende på arkivbildning. gallring. förvaring. arkivförteckning. utlån. avlämning till arkivmyndighet och inventering.

l detta kapitel behandlas myndighetens åligganden rörande de upptag— ningar. som verksamheten avsätter. med särskild tonvikt på de krav som avviker från vad som gäller i fråga om de traditionella arkivhandlingarna eller i övrigt förtjänar att särskilt påpekas.

14.2. Arkivbildaren och arkivet

1 13å allmänna verkstadgan (19652600) sägs. att myndighet skall vårda sitt arkiv och föra förteckning över det enligt föreskrifterna om arkivvård. Främst åsyftas här föreskrifterna i allmänna arkivstadgan. som bildar stommen i författningskomplexet på området.

Föreskrifterna i arkivstadgan om myndighets åligganden kan normalt sä- gas förutsätta. att myndigheten har omedelbar uppsikt över arkivbildningen och sitt arkiv. Tillsynen kan eventuellt ske genom en särskild arkivvårdare.

Bearbetning och förvaring av upptagningar för ADB har emellertid i stor utsträckning kommit att ske vid dataservicebyråer utanför de arkivbildande myndigheterna. Detta har uppenbarligen medfört vilket både riksarkivets undersökning beträffande de centrala statliga myndigheterna och under- sökningen på regional och lokal nivå visat att många myndigheter har otillräckliga kundskaper om sina upptagningar och om arkivansvaret för dessa.'

' Enligt tryckfrihetsförordningcn i dess nuvarande lydelse skall upptagning anses för— varad hos myndighet. och därmed ingå i myndighetens arkiv. även i de fall då tipp- tagningen inkommit till eller upprättats hos annan än myndighet. under förutsättning att myndighet förfogar över upptagningen.

Som framgått av kap 3 innebär den nya lydelsen av 2 kap TFfKU 1975/76 utlåtande nr 48. rd prot 1975/761129. SFS l976:954). att förfögandebegreppet ersätts av ett tillgänglighetsbegrepp med delvis annan juridisk innebörd. Som påpekats i kap 10 kan dock från arkivsynpunkt tilIgänglighetsbegreppet sägas i stort sett motsvara lör- fogandebegreppet i nu gällande lag.

1 det följande behandlas myndighets åligganden med avseende på för— varing. vård mm av upptagningar. Kommittén vill understryka, att skyl- digheten att fullgöra dessa åligganden föreligger för varje myndighet. obe- roende av om arkivet förvaras hos myndigheten eller i rent fysisk mening förvaras hos annan institution och endast är tillgängligt för myndigheten.

För att myndighet i sistnämnda fall skall kunna fullgöra sina åligganden föreslår DAK. att arkivfrågan regleras genom överenskommelse mellan myndigheten och den institution som står för bearbetning och fysisk för- varing.

Det formella ansvaret för arkivet bör emellertid inte överföras på annan myndighet eller institution. utan myndigheten bör själv kontinuerligt tillse. att dess upptagningar förvaras. hanteras och vårdas i enlighet med de fö- reskrifter som gäller. Denna tillsyn kan lämpligen utövas av arkivvårdaren eller annan person som myndigheten utser. Äligganden vad avser upptag- ning. som är tillgänglig för flera myndigheter. behandlas nedan under 14.4.

14.3. Särskilda åligganden avseende upptagningar

14.3.1. Arkivbildning och val av material

lriksarkivets cirkulär om tillämpningen av allmänna arkivstadgan (1968:473. 11. 6 &) hänvisas beträffande papper och skrivmedel till därom gällande för- fattningar. Som framgått av kapitel 3 regleras detta område framför allt genom skrivmaterielkungörelsen (1964:504) och statens provningsanstalts kungörelse (som regel nrl i SFS varje år) angående skrivmateriel och re- produktionsn'ietoder som är godkända för vissa slag av handlingar.

Skrivmaterielkungörelsen omfattar i sin nuvarande utformning icke be- stämmelser om databärare för ADB (magnetband m m) eller om andra da- tabärare (film. ljudband. videoband m m).

1 avsnitt 9.2 har redovisats de krav. som enligt statens provningsanstalts och DAK:s uppfattning bör gälla vid framställning av de databärare. som här är av intresse. DAK har föreslagit. att det bör ankomma på statens provningsanstalt att. sedan skrivmaterielkungörelsen fått ändrad lydelse. meddela vilka band- och filmtyper som skall användas vid framställning av upptagningar. som inte skall rensas eller utgallras.

Det ankommer på myndighet att tillse. att de upptagningar. som uppstår med anledning av myndighetens verksamhet och skall ingå i myndighetens arkiv. framställes enligt därom gällande författningar.

Som utvecklats i avsnitt 9.1.1 skall. enligt DAK:s förslag. maskinläsbar information. som inte är utgallringsbar. bevaras på nya magnetband av god- känd typ.

DAK anser. att data. som lagrats på olika typer av sekundärminnen. bör överföras på nya magnetband av godkänd typ. när arkivbildaren ej längre använder dessa data för sin fortlöpande verksamhet.

Riksarkivet kan. enligt föreskrifterna i 8 .:" skrivmaterielkungörelsen. efter framställning av myndighet. medge att icke godkänd materiel brukas om lämpliga anordningar vidtas föratt innehållet skall bevaras för framtiden.

När arkivbildningen hos en myndighet nått en viss stadga är det lämpligt

att myndigheten utarbetar s k arkivbildningsplan. Denna plan bör utvisa hur arkivläggning. volymbildning. eventuell avställning och seriebildning sker. vilken materiel som skall brukas, gallringsbestämmelscr m m. I planen bör bla anges. vilka band och filmtypcr som skall användas för de upp- tagningar. som skall bevaras för framtiden. 1 den mån databehandling och förvaring av upptagningar för ADB sker hos institution utanför myndigheten är det lämpligt. att den sålunda utarbetade planen också tillställs denna institution för att ligga till grund vid framställningen av upptagningar för ADB. utdatamikrofilm (COM) och utdatalistor.

14.3.2. Gal/ritigsbot'akning

Som behandlats i avsnitt 11.3 regleras gallringen av ADB-upptagningar genom kungörelsen om utgallring ur upptagning för automatisk databe- handling ( 1974:648 ). genom föreskrifter meddelade av datainspektionen och genom särskilda beslut av regeringen eller riksarkivet.

] detta sammanhang är intresset i första hand knutet till ovannämnda kungörelse och de åligganden i fråga om gallringsbevakning. som denna innebär för myndighet. Det bör betonas. att bestämmelserna i kungörelsens 2—5 :; är utformade såsom uttryckliga föreskrifter för civil statlig myndighet. Om i nämnda paragrafer berörda upptagningarär tillgängliga för myndighet och de med föreskrifterna förbundna villkoren är uppfyllda (observera de ändringsförslag som DAK framfört i kapitel 1 1)skall således upptagningarna utgallras med viss av myndigheten fastställd gallringsfrist.

Myndighets allmänna skyldigheter i fråga om gallringsbevakning med- delas i kungörelsens 7 &. vars lydelse enligt DAK:s ändringsförslag (jfr kap. 11) skall vara:

"Det åligger myndighet. för vilken upptagning för automatisk databe- handling är tillgänglig på sätt som anges i 1 &. att. i den mån uppgift i upptagningen ej skall utgallras enligt denna kungörelse eller föreskrift som regeringen. datainspektionen eller riksarkivet meddelar särskilt. fortlöpande överväga huruvida uppgiften utan olägenhet kan utgallras och att hos riks— arkivet lägga fram förslag härom."

För myndigheterna på försvarets område gäller motsvarande åligganden enligt de föreskrifter som riksarkivet. på förslag av krigsarkivet. meddelat rörande utgallring ur upptagning för automatisk databehandling hos för- svarets myndigheter (Riksarkivets gallringsbeslut nr 470 den löjuni 1975).

14.3.3. Förvaring

lylyndighets åligganden med avseende på förvaring av arkiv regleras genom allmänna arkivstadgans 17,5. vari bl. a. sägs. att arkiv skall "förvaras på betryggande sätt" och att "särskilt skall tillses. att arkivet är skyddat för fukt och brand samt oåtkomligt för obehöriga". l stadgans 20 och 21 == preciseras myndighets åligganden i samband med ny- eller ombyggnad eller förhyrning av arkivlokal.

Riksarkivets cirkulär om tillämpningen av allmänna arkivstadgan (1968:473. 11. 10 &) hänvisar beträffande arkivlokals konstruktion och in- redning till Råd och anvisningar för anordnande av arkivlokaler (Kungl.

Byggnadsstyrelsens publikationer 1963:2) och Svensk Byggnörm. utgiven av statens planverk.

Den nämnda publikationen Råd och anvisningar gäller uteslutande för— varing av pappershandlingar.

DAK har i kapitel 9 preciserat de krav. som bör uppställas för förvaring av här diskuterade upptagningar. Förvaringskraven har angivits med av— seende på temperatur. luftfuktighet. damm och andra luftföroreningar. tryck— förhållanden. magnetiska störfält samt brandskydd.

Statens planverk har nyligen tillsatt en arbetsgrupp med representanter för. förutom planverket. bl. a. byggnadsstyrelsen och riksarkivet. Arbets- gruppens uppgift är att se över de nu gällande reglerna för arkivlokals an— ordnande samt därvid även behandla frågan om förvaringslokaler för olika typer av upptagningar. Gruppens arbete skall ligga till grund för en av statens planverk utgiven publikation. som skall ersätta de nuvarande anvisningarna.

Arbetsgruppen har under hand tagit del av DAK:s undersökningsresultat. Med hänsyn härtill förutsätter DAK. att de krav rörande förvaring av upp- tagningar som kommitten presenterar i föreliggande betänkande kommer att beaktas vid utarbetandet av de nya anvisningarna för anordnande av arkivlokaler.

DAK vill betona. att nuvarande regler i fråga om arkivlokals anordnande är ofullständiga. Planverkets utredning kan beräknas ge de anvisningar som är erforderliga för förvaring av upptagningar. Myndighet som i sin verk- samhet skapar upptagningar. har skyldighet att tillse. att dessa förvaras i enlighet med de av planverket utfärdade anvisningarna. 1 avvaktan på dessa anvisningar kan de riktlinjer för förvaringen som här presenteras vara vägledande.

14.3.4. Handhavande och vård

Med hänsyn till den begränsade beständighet som konstaterats beträffande de databärare som här diskuteras åligger det myndighet att genom särskilt handhavande och särskilda vårdåtgärder tillse. att information på sådana medier ej går förlorad.

1 kapitel 9 har kraven på handhavandet och värden för olika typer av databärare närmare angivits. DAK vill särskilt betona kontrollfunktionens betydelse i detta sammanhang.

Med hänsyn till det sagda föreslår DAK. att 11 ä 7 mom Riksarkivets cirkulär om tillämpningen av allmänna arkivstadgan erhåller följande ly— delse:

7 mom. Om handhavande och kontroll av film eller magnetband som är arkivhandling gäller följande.

Film

Film får användas endast för framställning av kopia. Film. som efter för- varing eller begagnande i viss lokal skall överföras till lokal med annan temperatur eller luftfuktighet. skall genom konditionering anpassas till den- na. Den som arbetar med film bör bära luddfri tyghandske.

Film skall kontrolleras regelbundet. lämpligen genom stickprov. Test- brickor för indikering av luftföroreningar skall placeras i arkivlokalen och besiktigas varje månad. lakttages utslag på testbricka eller skada på film. som förvaras i lokalen. skall orsaken utredas och lämpliga åtgärder vidtagas. Skadad film repareras eller kopieras. eller dess innehåll tillvaratages på annat sätt.

Endast sådana förvarings- och monteringsmedel för film får användas. som godkänts av statens provningsanstalt. Användes tätförslutningsmetod gäller särskilda av riksarkivet utfärdade föreskrifter.

Magnetband

Har magnetband utsatts för ovanliga miljöförhållanden eller konstateras. att spänningar har uppstått i bandet. bör det omspolas. eventuellt efter kon- ditionering.

Varje ADB—band. som inte användes i drift. skall kontrolleras genom körning. en gång under den första tioårsperioden och därefter en gång vart femte år. Sådana ADB-band skall dessutom regelbundet uttas Stickprovsvis för okulärbesiktning. Vid användning eller kontroll av dylikt ADB-band föres anteckningar om bandets kondition. Påträffas permanent läsfel eller iakttages annan skada. kopieras bandet. Ljud- eller videoband bör omspolas 24 timmar före användning eller kon- trollkörning. Varje band kontrolleras minst en gång vart femtonde år genom körning. lakttages skada. kopieras bandet.

14 . 3 . 5 A rkiv/örteckning

Enligt gällande bestämmelser (23 & allmänna arkivstadgan) skall riksarkivet fastställa förteckningsplan. DAK finner det angeläget. att riksarkivet snarast meddelar föreskrifter om förtecknande av upptagningar (jfr 12.4).

14.36. Utlån

Med hänsyn till att upptagningar i regel är miljökänsligare än papper och dessutom särskilt känsliga för skador vid hanteringen anser DAK. att utlån skall få ske endast genom kopia. Riksarkivet bör dock äga befogenhet att meddela dispens.

Det sagda bör i första hand gälla elektromagnetiska upptagningar av alla slag men även film och grammofonskiva. Då en upptagning lånas ut. bör transporten utföras på det sätt som DAK förordat i avsnitt 9.3.

1 övrigt bör föreskrifterna i 135 tillämpningsföreskrifterna till allmänna arkivstadgan gälla.

Mot bakgrund av det sagda föreslås. att 26 _ki allmänna arkivstadgan och 13 & 5 mom tillämpningsföreskrifterna erhåller följande lydelse samt att till sistnämnda paragraf fogas ett nytt moment (7 mom).

26 & Aas

Upptagning som kan uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel och som är arkivhandling får ej utlånas utan riksarkivets medgivande i varje särskilt fall.

Annan arkivhandling får utlånas för tjänsteändamål till departement eller annan statsmyndighet ävensom till myndighet. som avses i 2å. samt

för vetenskapligt ändamål till myndighet. som riksarkivet bestämmer. ! övrigt får arkivhandling som avses i andra stycket utlänas endast med riksarkivets medgivande.

13å tillämpningscirkuläret

5 mom. Arkivhandlingar. . . betryggande sätt. Vid transport av magnet- band bör därför avsedd behållare användas. Försändes lån. .. transpon- kostnaderna.

7 mom. Myndighet eller enskild. som begär att få låna upptagning som kan uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel. skall om ej eljest hinder föreligger. erhålla upptagningen i kopia. såvida icke riksarkivet för visst fall medger att upptagningen utlånas. Om avgift för kopia är särskilt fö- reskrivet.

14.3.7 Avlämning till arkivmyndighet Reglerna för myndighets avlämnande av arkivhandlingar till arkivmyndig- het återfinns i 28—32 åå arkivstadgan och 14,5 tillämpningsföreskrifterna. Enligt 28 & arkivstadgan får myndighet. för vilken riksarkivet eller krigs- arkivet är arkivmyndighet. avlämna sina arkivhandlingar vid den tidpunkt och i den omfattning. som överenskommes mellan myndigheten och ar— kivmyndigheten. Då avlämnandet för nämnda myndigheter sålunda ej har angivits i kravform finner DAK det inte motiverat att beträffande avläm- nande av upptagningar föreslå föreskrifter av sådan karaktär.

De nedan anförda synpunkterna bör närmast betraktas som rekommen— dationer. vilka bör beaktas vid överenskommelser mellan myndighet och arkivmyndighet om avlämnande av upptagningar.

Med hänsyn till de särskilda krav på förvaring. handhavande och vård som gäller för upptagningar. särskilt upptagningar för ADB. bör avlämning av dylikt material till arkivmyndighet som regel ske så snart myndighet inte längre har behov av upptagningen från förvaltnings- eller utrednings- synpunkt.

Det bör eftersträvas. att ADB—magnetband avlämnas i dubbla exemplar. Originalupptagningen bör. om den inte är utgallringsbar. överföras på två nya ADB-band. vilka skall uppfylla de av provningsanstalten uppställda kraven. Ett av de band som levereras kan dock vara ett använt band. 1. ex. originalupptagningen. om banden fyller dessa krav.

Information på för avlämning avsedda ADB-band skall vara lagrad i nio

kanaler med en packningstäthet av 1600 bpi. varvid skrivmetoden PE (phase encoding) skall ha begagnats.

Som behandlats i kapitel 12 skall upptagning åtföljas av vissa uppgifter av teknisk. administrativ och innehållsmässig art. Kommittén understryker det önskvärda i att dessa uppgifter avlämnas samtidigt med upptagningen.

Vad gäller ADB-band bör även de i avsnitt 14.3.4 nämnda anteckningarna rörande bandets fysiska kondition avlämnas för att kunna ligga till grund för den fortsatta kontrollen hos arkivmyndigheten.

När upptagning för ADB med tillhörande dokumentation skall avlämnas bör myndigheten använda särskilt leveransreversal. som bör tillhandahållas av arkivmyndigheten (se kapitel 15).

De riktlinjer för avlämnandet av upptagningar som ovan angivits be— träffande de myndigheter. för vilka riksarkivet och krigsarkivet är arkiv— myndigheter. bör också gälla för den regionala och lokala civila statsverk- samheten.

Enligt 29?" 1 mom arkivstadgan skall avlämning till landsarkiv ske först då handlingarna blivit mer än hundra år gamla. [ paragrafens 2 mom med- gives undantag från denna regel i fråga om handlingar. som inte kan förvaras hos myndigheten på tillfredsställande sätt. DAK finner det inte lämpligt. med hänsyn till här diskuterade mediers begränsade beständighet och de särskilda krav som måste ställas på förvaring. handhavande och vård. att upptagningar normalt kvarblir hos myndigheter under den tidsrymd som anges i 1 mom. I enlighet med vad som sagts ovan bör upptagning hos regional eller lokal myndighet som regel avlämnas så snart myndighetens direkta behov av upptagningen har upphört. Det bör vidare ankomma på myndigheten. om den finner att den inte på ett tillfredsställande sätt kan förvara och vårda sina upptagningar. att ta kontakt med vederbörande landsarkiv och överenskomma om avlämning.

På grund av det sagda föreslår DAK att 29 &" 2 mom Aas erhåller följande lydelse:

”2 mom. Myndighet äger sätt. Upptagning. som kan uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel. får även i annat fall avlämnas efter sådant medgivande om myndighetens behov av upptagningen har upphört".

Liksom ifråga om ADB-band bör beträffande mikrofilm framställas ar- kivexemplar och bruksexemplar. I princip bör båda avlämnas till arkivmyn- dighet. Vissa särskilda synpunkter på avlämnade av mikrofilm framförs i avsnitt 16.4.

15 Arkivmyndighets åligganden

15.1. Inledning

Arkivmyndighets åligganden regleras i första hand genom 11 & allmänna arkivstadgan. vari sägs:

"Arkivmyndighet skall noga följa tillämpningen av denna stadga och i övrigt gällande föreskrifter angående arkiv samt tillse. att arkiv ordnas och handhaves ändamålsenligt.

Till fullgörande av sin uppgift åligger det arkivmyndighet särskilt att tillse att föreskriven utgallring av arkivhandlingar äger rum. mottaga arkivhandlingar samt tillse att dessa avlämnas i föreskriven ord-

ning. infordra och granska arkivförteckningar.

lämna råd och upplysningar rörande arkivbildning och arkivvård samt biträda vid gallring och andra arkivarbeten. inspektera arkiv samt granska förslag till ny- eller ombyggnad av arkivlokaler." Arkivmyndigheternas uppgift att förvara arkiv och att vara centra för utnyttjande av arkivmaterial specificeras i instruktion (för riksarkivet 19651732. ändrad och omtryckt 1972z238. för landsarkiven 19651743. för krigsarkivet 1965:834. för stadsarkivet i Stockholm 1962240 (benämnd ar- kivstadga). ändrad och omtryckt 1971:110. och för stadsarkivet i Malmö l949:697).

Av instruktionerna framgår också vilka arkiv arkivmyndigheterna skall resp. kan ta emot. Sålunda skall riksarkivet mottaga arkivhandlingar från departementen. riksdagen. dess ombudsmän och verk. allmänna kyrkomötet samt de myndigheter. för vilka riksarkivet är arkivmyndighet (se härom 13.1).

Riksarkivet kan också. i den omfattning som detär möjligt. som deposition eller gåva ta emot arkivhandlingar från statsägt bolag och från enskild.

Landsarkiv. som skall ta emot arkiv från de myndigheter för vilka det iir arkivmyndighet. får också som deposition eller gåva ta emot arkivhand- lingar från kommunala myndigheter och från enskild.

Krigsarkivet tar emot arkivhandlingar från försvarets myndigheter samt får. som deposition eller gåva. ta emot handlingar från enskild.

Slutligen har de här aktuella stadsarkiven att ta emot arkivhandlingar från statliga och kommunala myndigheter och får även ta emot handlingar från korporationer. associationer. anstalter. enskilda personer och inrättning-

ar med anknytning till respektive kommun.

Arkivmyndighetens åligganden kan med utgångspunkt i det sagda grup- peras i två huvudblock. Det ena blocket omfattartiil/arbetet. vars främsta moment är rådgivning och hjälp åt arkivbildare samt tillsyn och reglering av arkivvården. Det andra huvudblocket omfattar depånrbetel. l detta in— kluderas mottagandet av arkivhandlingar och arkivskötseln inom institutio— nen samt tillhandahållandet av arkiv där. Som ett särskilt moment i de— påarbetet tillkommer uppgiften att förmedla kännedom om arkiven inom verksamhetsområdet i dess helhet. även om dessa befinner sig utanför in— stitutionen.

1 det följande skall arkivmyndighetens uppgifter i falt— och depåarbetet med avseende på de i myndighetsarkiven ingående bestånden av upptag- ningar. särskilt upptagningar för ADB. närmare behandlas. Kommittén vill i detta sammanhang erinra om det förslag rörande arkivvårdens organisation. som framlagts i kapitel 13. Detta innebär. att upptagningar för ADB tills vidare kommer att förvaras centralt i riksarkivet. Landsarkivens och krigs- arkivets uppgifter i fråga om fältarbetet berörs emellertid inte därigenom. Även förberedelser för formellt mottagande av upptagningar för ADB bör ombesörjas av dessa institutioner. när det gäller myndigheter för vilka de är arkivmyndigheter. Den centrala förvaringen för landsarkivens och krigs- arkivets del skall enligt förslaget ske på depositionsbasis. Om dessa arkiv— institutioner efter hand kommer att fungera som förvaringsplatser för ADB- material. blir nedanstående rekommendationer rörande vård och tillhan- dahållande av upptagningar för ADB (se nedan 15.3) av omedelbar betydelse även för dem.

15.2. Fältarbetet

Problemen med att snabbt och säkert kunna hitta i arkiven och genom riktiga och effektiva gallringsåtgärder begränsa behoven av dyra förvarings- utrymmen för handlingarna bemästras bäst om arkivsynpunkter får göra sig gällande på ett så tidigt stadium som möjligt i de arkivbildande myn- digheternas verksamhet.

Som nämnts i kapitel 3 har arkivmyndigheterna efter hand också i hög grad kommit att inrikta sina serviceinsatser på att hjälpa myndigheterna med att utforma regelsystem för arkivbildningen och därmed sammanhäng- ande handläggningsrutiner. Sålunda har exempelvis arkivbildningsplaner ut- arbetats för ett antal myndigheter. Dessa planer har bl. a. omfattat regler för arkivläggning. volymbildning. ev. avställning. seriebildning. gallring och utnyttjande av skrivmateriel. För vissa myndigheter har arkivmyndighe- terna. i förekommande fall i samarbete med statskontoret. utarbetat regler för behandling av brevpost. diarieföring. diarie- och dossiésystem m.m.

Arkivmyndigheternas insatser på arkivbildningens förstadier avser att ska- pa funktionsdugliga samt planmässigt vårdade och gallrade arkiv. Från of- fentlighetssynpunkt är ordnade och förtecknade arkiv en förutsättning för att lagstiftningen skall kunna efterlevas. Den offentliga insynen är reellt möjlig endast om handlingarna är ordnade på ett sådant sätt. att de utan tidsutdräkt kan företes. Tillgängligheten förutsätter givetvis. att handling-

arna inte gallrats oriktigt eller förstörts på grund av bristande beständighet.

Enligt kommitténs mening accentuerar både ADB— och mikrofilmtekni- kerna behovet att förlägga arkivmyndighetens ingripande till ett tidigt sta— dium.

Det är viktigt. att frågor om bevarande och gallring av data samt om i xilken utsträckning och form utskrift bör göras beaktas redan vid utform- ningen av datasystem. Materiel— och beständighetsfrågor kräver vidare en minst lika noggrann bevakning som vid pappershantering. Överskådliga och lätt tillgängliga förteckningar bör upprättas. med vilkas hjälp allmänheten får möjlighet att veta vad slags ADB-material som finns hos myndigheten.

DAK vill mot denna bakgrund betona det önskvärda i att arkivmyn— digheterna aktivt bevakararkivsynpunkterna vid uppbyggandet(och givetvis också vid större förändringar och modifieringar) av ADB-system hos de statliga myndigheterna. Därigenom minskar man risken för att viktig in— formation. som är av betydelse för tillämpningen av offentlighetslagstift— ningen och den framtida forskningen. går förlorad.

DAK har från datainspektionen inhämtat uppgifter om antalet datorba— serade personregister i statlig och kommunal förvaltning.

Till och med år 1975 hade till datainspektionen från statliga myndigheter inkommit ansökan eller anmälan avseende 745 datorbaserade personregister. Antalet personregister hos primär— och sekundärkommuner uppgick vid samma tidpunkt till ca 1000.'

Datainspektionen har i en skrivelse till regeringen den 17 november 1975 ("Datainspektionens erfarenheter av datalagen juli 1973 — oktober 1975") bl a anmärkt. att tillströmningen av nya ärenden var större än beräknat.

Personregister ingår endast i en del av datasystemen inom den statliga verksamheten. Därtill kommer också ett antal system där andra register än personregister ingår. Någon kartläggning av dessa system har inte gjorts men det kan antagas att det rör sig om ett betydande antal.

Att aktivt bevaka arkivsynpunkterna vid uppbyggandet av ett stort antal datasystem årligen och vid förändringar av redan existerande system. att bevaka motsvarande frågor inom den kommunala sektorn (en uppgift som ankommer på riksarkivet) och inte minst att behandla den balans som upp- stått genom tillväxten av system under senare år. är arbetsuppgifter av be- tydande format för arkivväsendet. På den civila sidan torde huvudparten av dessa uppgifter falla på riksarkivet och inte på landsarkiven eftersom det lokala utnyttjandet av ADB oftast baserar sig på centralt uppbyggda system. För försvarets vidkommande är det krigsarkivet som behandlar dessa frågor.

Arkivmyndigheterna torde för närvarande sakna personalresurser att be- handla de föreslagna arbetsuppgifterna på ett tillfredsställande sätt.

Med hänsyn till frågans stora betydelse både från offentlighetssynpunkt (jfrjustitieministerns uttalande till propositionen med förslag till ändringar av tryckfrihetsförordningen den 16 februari 1973. prop 1973133. 5 113) och för den framtida forskningen vill kommittén betona det angelägna i att arkivmyndigheterna erhåller erforderlig personalförstärkning. DAK förut- sätter att framställning därom göres i petita allt eftersom behoven gör sig gällande.

Ett viktigt moment i fältarbetet. särskilt under initialskedet. utgör upp-

' Av det totala antalet personregister hos statli- ga myndigheter utgjordes 195 av register som in- rättats genom beslut av regeringen eller riksda- gen.

Uttrycket personregister i datalagen motsvarar inte alltid registerbcgreppet i datateknisk bemärkelse. Enligt datalagen kan per- sonuppgifter i ett person- register förekomma i ett antal datatekniska regis- ter som ingår i ett data- behandlingssystem. lika- väl som ett datatekniskt register kan omfatta fiera personregister.

lysningsverksamheten om förfogandebegreppets (tillgängligheten enligt för- slaget till ändring av 2 kap TF) innebörd och konsekvenser i arkivhänseende (jfr 14.2).

15.3. Depåarbetet

15.3.1. Mottagande av upptagningar

Vad arkivmyndighet bör beakta i samband med överenskommelse med myndighet om mottagande av upptagningar har tidigare behandlats (se 14.3.7).

1 tillämpningsföreskrifterna till allmänna arkivstadgan sägs (11. 15 ä'). att försändelse av arkivhandlingar som avlämnas till riksarkivet eller landsarkiv skall åtföljas av reversal med vissa uppgifter i minst två underskrivna ex- emplar. Reversalet skall skrivas på en av arkivmyndigheten tillhandahållen blankett eller på skrivpapper märkt svenskt arkiv 100. Beträffande leverans till krigsarkivet anförs. att arkivmyndigheten lämnar anvisningar i varje särskilt fall.

DAK anser. med hänsyn till de särskilda regler som bör gälla vid av- lämnandet av upptagningar för ADB. att sådana upptagningar alltid skall åtföljas av reversal på blankett. som tillhandahålles av arkivmyndighet. DAK har utarbetat förslag till sådan blankett (bil. 8).

15.32. Förvaring. handhavande, vård. förtecknande och utlån

Arkivmyndighet bör i dessa avseenden i tillämpliga delar följa vad som ovan sagts rörande myndighets åligganden (1413—1436).

15.3.3. Til/handahå/lande

Upptagning bör ställas till förfogande för forskningsändamål i form av kopia (jfr 9.4). Upptagning som är arkivhandling bör utnyttjas endast för fram- ställning av kopior. Skulle sådan upptagning i undantagsfall användas för forskning bör reglerna om rekonditionering iakttagas (jfr 14.3.4).

Arkivmyndighets möjligheter att på stället tillhandahålla upptagningar är givetvis beroende av den tekniska utrustning. som står till arkivmyn— dighetens förfogande. Som tidigare framhållits förutsätter kommitten. att samtliga arkivmyndigheter skall ha tillgång till den utrustning som behövs för att man skall kunna ta del av olika former av mikrolilm och ljudupp— tagningar.

Videoupptagningar torde ännu inte finnas hos arkivmyndigheterna. Då vidare den tekniska utvecklingen på området är svår att förutse avstår DAK från att lägga fram förslag om inköp av utrustning.

DAK har i kapitel 13 föreslagit att de statliga myndigheternas ADB— upptagningar tills vidare skall förvaras i riksarkivet. Vad gäller tillhanda- hållandet av dessa upptagningar har kommittén föreslagit att riksarkivet tills vidare hyr tjänster utanför myndigheten.

Offentlighetsprincipen innebär att allmän handling. som får lämnas ut. på begäran genast eller så snart det är möjligt på stället utan avgift skall

tillhandahållas den. som önskar taga del därav. så att handlingen kan läsas. avlyssnas eller på annat sätt uppfattas.

Tillämpad på ADB-området innebär principen att arkivmyndighet gratis skall tillhandahålla upptagningen i läsbar form. Om tillhandahållandet är förenat med avsevärd kostnad exempelvis genom att arkivmyndigheten saknar behövlig teknisk utrustning kan det dock göras beroende av att den sökande själv ställer datorkapacitet till förfogande eller på annat sätt bidrar till kostnaderna (prop 1973:33. s 81). Om myndigheternas skyl- dighet att verkställa bearbetningar av ADB-lagrad information hänvisas till prop 1975/761160. s 90 f. Myndighet är inte skyldig att utlämna ADB-upp- tagning på annat sätt än genom tillhandahållandeav utskrift av upptagningen (2 kap 8,5 4 st TF i gällande lydelse och 2 kap 13.5 i föreslagen lydelse). Myndigheterna är emellertid inte generellt hindrade att lämna ut tex mag- netbandskopior. Det är här en fråga om myndigheternas serviceplikt. som myndigheterna skall pröva bl a med beaktande av integritetssynpunkter (se prop 197333. 5 85 f. och prop 1975/762160. s 189). Dessa synpunkter torde ofta ha mindre tyngd när materialet har avlämnats till arkivmyndighet. Sådan myndighet torde som regel kunna tillhandahålla de kopior som behövs för bearbetning. ! fråga om film innebär Offentlighetsprincipen att arkiv— myndighet gratis skall tillhandahåll bruksexemplar av film för läsning på stället. Arkivexemplar och bruksexemplar kan av kostnadsskäl komma att förvaras i olika arkiv (se 16.4). varför tillhandahållande av bruksexemplar kan behöva ske genom inlån.

Önskar beställaren för egen räkning behålla kopia av ADB-band. ljudband. videoband eller film och rättsligt hinder inte finns härför bör han bestrida kostnaden för såväl materialet som framställningen av kopian.

15.3.4. Resztrs/ötstärkning med avseende på depåarbetel

1 avsnitt 15.2 har kommittén betonat arkivväsendets behov av personal— förstärkning för att kunna klara av de stora uppgifter som arkivmyndig— heterna har i fältarbetet. Även depåverksamheten bör enligt kommitténs mening förstärkas personalmässigt.

Mottagande. vård och övrig hantering av ADB-upptagningar är nya ar- betsuppgifter för arkivväsendet.

Sålunda måste i anslutning till mottagande av upptagningar för ADB (och även andra upptagningar) särskilda liggare föras över bandbestånden. Kontrollfunktionen. som närmare beskrivits i avsnitt 14.3.4. förutsätter. att samtliga band i arkivet kontrolleras med jämna tidsintervall med avseende på funktionen. Efter hand kommer volymen av äldre band. som behöver kopieras. att öka. Enligt det organisationsförslag.som kommittén presenterat i kapitel 13. kommer den tekniska utrustning. som behövs för att tillhan- dahålla ADB—upptagningar. att tills vidare finnas utanför arkivinstitutionen. Detta medför en rad arbetsmoment i samband med att materialet skall framtagas. översändas. mottagas. kontrolleras och uppsättas.

Liksom i fråga om fältarbetet förutsätter DAK. att arkivväsendet. när omfattningen av ADB—hanteringen i depåverksamheten kan överblickas. gör framställning om personalförstärkningen i petita.

16. Kostnader

16.1. Inledning

I kapitel 9—15 har DAK framlagt vissa förslag med kostnadsmässiga kon— sekvenser. I några fall har uppgifter om kostnader också lämnats. I det följande skall dessa uppgifter sammanfattas och i viss utsträckning komp- letteras.

Kommittén har inte funnit det möjligt att uppskatta vad den totala kost- naden för arkivhanteringen av de moderna medierna kan komma att uppgå till. Det bör noteras. att det inte heller i fråga om arkivhanteringen av tra- ditionella pappershandlingar hittills gjorts någon uppskattning av totalkost— naderna.'

Som påpekats i kapitel 13 har det inte gått att fullständigt kartlägga myn- digheternas bestånd av ADB-band av historik- och registertyp. Detta innebär att vissa kostnader för den vård och kopiering. som DAK föreslår. inte närmare kan beräknas. Detsamma gäller i fråga om mikrofilmen och andra tekniska upptagningar. som används i statsverksamheten. Av stor betydelse för kostnaderna är vidare frågan i vilken form information hos myndig-

' Det kan vara av intresse att nämna. att två utredare vid statskontoret.Staffan Dahl— bock och Gert Jönsson. i samband med en utredning om försäkringskassornas arkiv presenterat en kostnadsmodell för arkivfunktionen vid en organisation, Detta torde vara det hittills enda försöket att ta fram de skilda kostnadsposterna för denna funktion. Arkivkostnaderna skulle enligt denna modell kunna uttryckas på följande sätt:

C::(f- t - w+Cw+CS+C1+Cb+Cg+Cul

där f = antalet gånger en handling önskas ( = tiden för framsökning

W = lön

Cw = lönekostnad för övrigt arbete Cs = lokalkostnad Ci = överföringskostnad Cb = bristkostnad Cg = gallringskostnad Ctr = transportkostnad

Modcllbyggarna har själva påpekat. att modellen inte är praktiskt hanterbar men att den kan fylla en funktion isamband med arkivplanering (Arkiv. samhälle och forsk— ning. s. 7 ff. Svenska Arkivsamfundets skriftserie nr 15. Sthlm 1973).

heterna kommer att bevaras. KostnadsskilInaderna är betydande vid olika bevarandealternativ. Kommittén har i avsnitt 10.4 betonat. att valet av da— tabärare inte kan anges i några generella regler utan måste avgöras från fall till fall. Där har kommittén också behandlat faktorer som påverkar valet av databärare.

Kommittén diskuterar i avsnitt 16.5 de kostnader och besparingar. som dess förslag kan leda till. Kommittén illustrerar genom vissa exempel kost— nadsskillnaderna vid olika bevarandealternativ.

Arkivkostnaderna motiveras av en rad skilda behov. Från förvaltningens synpunkt kan kostnaderna i första hand ses som ut— gifter för att bevara sådan information. som behövs för det fortsatta arbetet. Man kan här tala om kostnader föranledda av administrativa behov.

Det bör vidare framhållas. att en restriktiv gallring är en förutsättning för offentlighetsprincipens genomslagskraft. Inom den rättsliga ramen faller också det bevarande som syftar till att skydda handlingar i deras egenskap av bevismaterial. Kostnaderna för arkivhanteringen kan från dessa utgångs- punkter sägas vara motiverade också av allmänt kulturella och rättsliga krav. Slutligen kan man tala om utgifter föranledda av forskningens krav. Det går givetvis inte att dela upp arkivkostnaderna under dessa punkter. De sammanfaller nämligen i stor utsträckning. Sålunda begagnar sig för- valtningen och utredningsväsendet allt oftare av metoder. som har veten— skaplig karaktär.

Kostnaderna i det följande avser 1976 års prisnivå om ej annat anges.

16.2. Investeringskostnader exklusive lokalkostnader

16.2.1. Investeringskostnader l/ör riksarkivet

Till utgångspunkt för beräkningen av anskaffningskostnader för hyllställ mcd kassetthyllor för förvaring av ADB-band har tagits uppgifterna om myndigheternas Ieveransönskcmål. som redovisats i avsnitt 13.2. Hyllin- redningen har mot denna bakgrund dimensionerats för förvaring av 10000 band (accessionsutrymme ca 10 år).

I avsnitt 1436 har DAK föreslagit vissa regler för utlån och transport av bl. a. ADB-band. Eftersom de i riksarkivet förvarade ADB-upptagning- arna enligt förslaget tills vidare skall vårdas och tillhandahållas i dataser- vicebyrå utanför riksarkivet kan transporterna antas bli relativt mänga. Kost-

lnvesteringskostnader i kr.

Hyllställ med kassetthyllor för förvaring av ADB—band 70000 Transportbehållare för ADB—band 2000 Utrustning för förvaring och läsning av mikrofiche 12000 Utrustning för kopiering och tillhandahållande av

ljudupptagningar 11 000

Totalt 95 000

nadsberäkningen för transportbehållare har grundat sig på inköp av 10 be— hållare.

Det allt större utnyttjandet av COM-tekniken hos myndigheterna kommer att leda till att riksarkivet får ta emot arkiv. som till avsevärd del omfattar mikrofilm. För tillhandahållandet av rullfilm finns läsutrustning. Apparater för läsning av mikrofiche saknas däremot men behov av sådan apparatur föreligger redan i dag. Detta kan belysas genom följande exempel. Riks- arkivet har från rikspolisstyrelsen mottagit passhandlingar, över vars yngre delar register saknas hos arkivmyndigheten. Sådana register finns hos rikspolisstyrelsen. uttagna via COM-teknik på mikrofiche. En överföring av detta register. eventuellt efter kopiering, till riksarkivet är under nu- varande omständigheter meningslös. eftersom riksarkivet saknar utrustning för att ta del av registret.

DAK föreslår. att riksarkivet tilldelas medel för inköp av läsapparatur för mikrofiche. Med hänsyn till forskarsituationen anser DAK att upprust— ningen bör avse två apparater. Kommittén beräknar kostnaden härför till 9000 kr. Medelstilldelningen avser dels en läsapparat av enklare slag (a ca 2000 kr.). dels en läsapparat som har kopieringsmöjlighet (21 ca 7000 kr.). Ytterligare 3 000 kr. bör ställas till förfogande för förvaringsmedel för mikrofiche.

Som framgått av avsnitt 15.3.3 har kommitten rekommenderat. att ljud- upptagningar tillhandahålls genom kopia. För att ljudband skall kunna ko- pieras fordras två eller flera bandspelare.

Riksarkivet förfogar för närvarande över en rullbandspelare för 4-spårs- teknik och en kassettbandspelare. Med hänsyn till kopieringsbehovet och den omständigheten. att ljudupptagningar i viss utsträckning redan har av- lämnats till riksarkivet och utnyttjas av forskningen. föreslår DAK. att 11 000 kr. ställs till förfogande för inköp av ytterligare bandspelarutrustning. An- skaffningskostnaderna avser inköp av tre rullbandspelare (två för 2—spårs- teknik och en för 4-spårsteknik är ca 3 000 kr. per styck) och en kassett- bandspelare (ä ca 2 000 kr.). Bandspelarna bör vara försedda med förstärkar- och högtalarenheter och rullbandspelarna med mekanik för variabla band- hastigheter.

16.2 . 2 lnvesteringskosmader för landsarkiven

Som framgått av kapitel 13 föreslår DAK. att lokala och regionala statliga myndigheters ADB-upptagningar tills vidare skall förvaras centralt i riks— arkivet. Detta betyder. att några investeringskostnader avseende hyllställ m. m. för landsarkiven inte förutsätts i nuvarande skede. Frågan om de- centraliserad förvaring bör dock ses över när det lokala och regionala ut- nyttjandet av ADB fått större utbredning än för närvarande.

lnvesteringskostnader i kr.

Utrustning för förvaring och läsning av mikrofiche Zl 000 Utrustning för kopiering och tillhandahållande

av ljudupptagningar 35 ”00

Totalt >o Ulm

Landsarkivens möjligheter att tillhandahålla andra typer av upptagningar än sådana på rullfilm är enligt en företagen inventering mycket bristfälliga. Utrustning för läsning av mikrofiche saknas genomgående. Apparatur för ljudupptagningar saknas hos flertalet berörda myndigheter och är i övriga fall av tekniskt föråldrat slag.

Med hänsyn till att landsarkiven ännu inte i större omfattning mottagit upptagningar av nämnda typer föreslår kom mitte'n en begränsad upprustning på detta område. DAK finner det i nuvarande läge tillräckligt att landsarkiven får möjlighet att ta emot dylikt material. att tillhandahålla det och att i begränsad utsträckning utföra eller låta utföra kopieringar. Anskaffningskostnaderna avser inköp av en läsapparat för mikrofiche (ca 2 000 kr.). förvaringsmedel för mikrofiche (ca 1 000 kr.). en rullbandspelare (ca 3 000 kr.) samt en kassettbandspelare (ca 2000 kr.) per landsarkiv (7 st.).

16.2 .3 lni'estel'ingskosmader för krigsarkivet

Investeringskostnader f kr.

Utrustning för förvaring och läsning av mikrofiche 3000 Utrustning för tillhandahållande av ljudupptagningar 5000 Totalt 8 000

Beträffande förvaring av upptagningar för ADB och myndighetens nu— varande möjligheter att tillhandahålla film- och ljudupptagningar gäller vad som ovan sagts rörande landsarkiven. Kostnaderna avser inköp av en läs- apparat för mikrofiche (ca 2000 kr.). förvaringsmedel för mikrofiche (ca 1 000 kr.). en rullbandspelare (ca 3000 kr.) och en kassettbandspelare (ca 2000 kr.).

16.2.4. Totala investeringskostnader

De ovan redovisade investeringskostnaderna anges nedan sammantagna.

Investeringskostnader i kr.

Riksarkivet 95 000 Landsarkiven 56 000 Krigsarkivet 8 000

Totalt 159 000

Kommittén föreslår. att upprustningen av riksarkivet sker snarast. De föreslagna investeringskostnaderna avseende landsarkiven och krigsarkivet skall i första hand göra det möjligt för dessa institutioner att ta emot visst tekniskt material. Takten i tilldelning av medel för angivna ändamål bör anges genom den årliga budgetprövningen.

16.3. Driftskostnader

16.3.1. Drifts/rosmarie)" vid statens provningsanstalt

Drif'tskostnader i kr.

Kontroll av ADB-band 77000 Utveckling av metoder för kontroll 120000 (fördelade på tre år i 1976 av ljudband” års prisnivå) Kontroll av ljudband Specificeras i petita/taxa Utveckling av metoder för kontroll

av videoband” Specificeras i petita Kontroll av videoband Specificeras i petita/taxa Utveckling av metoder för kontroll 150000 (fördelade på två år i 1976 av råfilm års prisnivå) Kontroll av råfilm Specificeras i petita/taxa Kontroll av framkallad film Specificeras i petita/taxa Undersökning av bildkvalitet vid generationskopiering och omfattande kopiering av mikrofilmb Specificeras i petita

Totalt 77 000 per år + 270 000 (utvecklingskostnader under tre år) + övriga kostnader specificerade i petita/taxa

" Inklusive generationskopiering bÄvensom transportkänslighet

DAK har i kapitel 9 föreslagit. att det bör ankomma på statens prov— ningsanstalt att meddela vilka magnetsbands— och filmtyper som skall an- vändas inom statsverksamheten vid framställning av upptagning. som inte skall rensas eller utgallras.

Provningsanstalten har. som framgått av föreliggande betänkande. ut— arbetat metoder för provning av beständighet och kvalitet hos magnetband för ADB—användning. Provningsmetoderna behöver emellertid fortlöpande ses över för att anpassas till utvecklingen på ADB-området.

Åtminstone under de närmaste åren krävs insatser av SP för metodut- veckling och bevakning av utvecklingen på det internationella planet. DAK föreslår därför att kontrollverksamheten huvudsakligen baseras på statsme- del och att någon avgift per provobjekt inte tas ut. Provmaterial torde normalt inte medföra någon nämnvärd kostnad för provningsanstalten.

DAK har från provningsanstalten erhållit uppgifter om beräknade kost- nader för ADB-kontrollen. I dessa kostnader har anstalten inkluderat kost— naderna för metodutveckling och bevakning. 1 den totala årliga kostnaden. 77 000 kr.. ingår en personalkostnad på 58 000 kr. (500 timmar å 115/tim.) samt kostnader för underhåll. komplettering av provningsutrustning m. m. på 19000 kr.

Undersökningen rörande utformning av provningsmetodik för magnet— band för ljudupptagningar har ännu inte slutförts. Provningsanstalten har framlagt förslag till program och till utformning av kontrollen vid under- sökning av arkivbeständighet hos ljudband. ] samband därmed har prov— ningsanstalten också beräknat kostnaderna för denna undersökning. som i 1976 års prisnivå skulle uppgå till ca 120000 kr.. att fördela på tre år.

Kostnaderna för den fortlöpande kontrollen av ljudband kan inte fixeras

innan angivna undersökning slutförts. DAK finner. att det bör ankomma på provningsanstalten att begära anslag eller. mot bakgrund av en bedömning av behovet av metodutveckling. taga fram underlag för eventuell taxesätt— ning för denna kontroll.

Provningsanstaltcn saknar för närvarande utrustning för mätning av egen- skaperna hos videoband. Några undersökningar rörande beständighet och kvalitet hos detta medium har inte heller påbörjats.

DAK finner det angeläget. att kvalitetsnormer och regler för kontroll- förfarandet i fråga om videoband fastställes. Enligt vad DAK erfarit över- väger redan i dag vissa myndigheter (bl. a. lantmäteriverket) möjligheterna att utnyttja videotekniken för arkivändamål. Det bör därför ankomma på provningsanstalten att så snart som möjligt beräkna kostnaderna för me— todutveckling och göra framställning därom i petita. Det bör övervägas om extent utrustning (exempelvis hos Sveriges Radio) skulle kunna lörhyras för undersökningarna.

Kostnaderna för den fortlöpande kontrollen kan preciseras först efter det att angivna undersökningar avsltttats. Mot bakgrund av en bedömning av behovet av fortsatt intern metodutveckling bör provningsanstalten framtaga underlag för taxesättning eller begära medel i petita.

Provningsanstaltens provning av råfilm är i dag kopplad till byggnads— nämndernas ritningsfilmning. Anstalten har framhållit. att metoderna för råfilmprovningen behöver kompletteras och förnyas för att kunna ligga till grund för en mer omfattande kontrollverksamhet. SP anger kostnaderna för denna metodutveckling till 150000 kr.. fördelade på en tvåårsperiod. DAK föreslår. att SP erhåller anslag av här angiven storlek. Till skillnad från magnetbandskontrollen behövs vid filmkontroll också en efterkontroll av den framställda produkten. Sålunda är fixering och skölj— ning av stor betydelse för slutproduktens beständighet. Som nämnts i avsnitt 5.4 bedriver provningsanstalten för närvarande en kontrollverksam het i fråga om ritningsmikrofilm hos byggnadsnämnderna. Denna kontroll bygger hu- vudsakligen på en amerikansk försvarsstandard. vars krav av såväl eko- nomiska som praktiska skäl mildrats något. Kostnaderna för provningsan— staltens löpande kontroll. som avser såväl arkivbeständighet som bildkva— litet. uppgår för närvarande till 60 kr. per framkallad rulle. eller fördelat per bildruta på en 35 mm film ca 10 öre. 1 kontrollverksamheten ingår också två besiktningar årligen av utrustning och arbetsrutiner m. m. Kost- naden för denna besiktning är beräknad till ca 500 kr. per besiktning.

De nuvarande kontrollkostnaderna per framkallad rulle torde vara be- tingade av de höga krav som måste gälla vid filmning av ritningar och av det relativt ringa underlag som denna filmkontroll i dag har. Genom utveckling av kontrollmetoderna. genom minskning av antalet kontroll- moment. genom delegering av kontroll och genom ökning av underlaget för provningen skulle kostnaderna i vissa fall kunna sänkas.

Med stöd av lagen (1974:896) om riksprovplatser m. m. har regeringen genom beslut 1976-06—10 utsett statens provningsanstalt till riksprovplats för arkivbeständig skrivmateriel. Detta innebär att provningsanstalten an- svarar för all officiell provning och kontroll av sådan materiel. Riksprov— platsen kan på eget ansvar utnyttja utomstående för kontrollen. vilket främst sker om de egna resurserna är otillräckliga.

DAK finner. att det bör ankomma på provningsanstalten att mot bakgrund av kraven på filmens kvalitet och beständighet bedöma möjligheterna att ändra uppläggningen av kontrollverksamheten. Kommittén förutsätter att provningsanstalten samråder med riksarkivet i denna fråga.

Kostnaderna för kontrollen av råftlm och framkallad film kan. eftersom kontrollmetoderna behöver utredas. för närvarande inte specificeras. I likhet med vad som sagts beträffande ljud- och videoband bör behovet av intern metodutveckling ligga till grund vid bedömningen av huruvida viss kost— nadstäckning för dessa kontrollfunktioner bör ske genom anslag.

16.3.2. Drifts/rosmader vid riksarkivet

Med hänsyn till att de i avsnitt 16.2.1 upptagna hyllställen med kas- setthyllor för förvaring av ADB-band torde ha en lång livslängd och normalt inte kräver särskilt underhåll har årskostnad för denna investering inte be- räknats. Detta gäller också för investeringen i transportbehållare och för- varingsmedel för mikrofiche.

Driftskostnaderna för maskinutrustningen har beräknats efter en avskriv- ningstid på 10 år. kalkylränta på 8 % samt underhållskostnad på 12 % av anskaffningsvärdet. Beloppet har avrundats uppåt till närmast l OOO-tal kr.

Som framgått av kapitel 13 föreslår DAK. att riksarkivet tills vidare skall vara central arkivdepå för statsmyndigheternas ADB—upptagningar. Regio- nala och lokala civila myndigheters samt försvarsmyndigheternas ADB- upptagningar deponeras av landsarkiven respektive krigsarkivet i riksarkivet. Med hänsyn till att inköp och drift av erforderlig datorutrustning drar relativt stora kostnader och graden av utnyttjande under den första tiden synes bli låg. har DAK föreslagit att riksarkivet tills vidare hyr tjänster för vården och tillhandahållandet av ADB-material. Kostnaderna för vården här avses i första hand kontrollkörning och kopiering.jfr avsnitt 14.3.4 är beroende av bandarkivets storlek och bandindividernas ålder.

DAK har i avsnitt 13.4 diskuterat frågan om behovet att kontrollköra och kopiera riksarkivets bandarkiv. Antalet årliga kontrollkörningar under den första tioårsperioden torde bli obetydligt.

Antalet kopieringar under den första tioårsperioden kan inte närmare anges men torde vara begränsat. Kostnaden för en bandkopiering uppgår till ca 100 kr. Därtill kan komma en bandkostnad av ca 100 kr.

Driftskostnader per år i kr.

Maskinutrustning 6 000 Vård och tillhandahållande av ADB—upptagningar 50000 Banddubblering 25 000 Expertinsatser i samband med bevakning av utvecklingen 75000 Personalkostnader a) fältverksamhet specificeras i petita b) depåverksamhet specificeras i petita Totalt (exkl. personalkostnader) 156000

Underlag för bedömning av utskriftsbehovet saknas. Följande bör dock noteras. 1 och med att ett personregister levereras till arkivmyndighet torde skyldigheten jämlikt 10.—$ datalagen (1973z289) att utan kostnad underrätta den registrerade om innehållet i personuppgift inte längre föreligga; den för vars verksamhet registret föres förfogar då inte längre över registret (se l ä' datalagen). Skyldighet att tillhandahålla uppgift ur register enligt TF:s bestämmelser gäller däremot även när registret förvaras hos arkiv— myndighet. Denna skyldighet omfattar emellertid endast offentliga upp- gifter; många uppgifter torde alltjämt vara hemliga. Efter leveransen till arkivmyndighet torde vidare de flesta registeruppgifter ha litet aktualitets- intresse och antalet förfrågningar kan därför förmodas bli litet. DAK vill erinra om att frågan om registrerads rätt att erhålla registerutdrag ingår i det uppdrag. som lämnats åt en ny. parlamentariskt sammansatt kommitté med uppgift att se över datalagen och därmed sammanhängande frågor (se protokoll vid regeringssammanträde den 11 mars 1976). Som framgått av avsnitt 15.3.3 kan övrigt tillhandahållande av ADB-upptagning enligt TF:s bestämmelser göras beroende av att den sökande själv ställer dator- kapacitet till förfogande eller på annat sätt bidrar till kostnaderna. Mot bak— grund av de ovan anförda svårigheterna att kartlägga omfattningen av vård- och utskriftsbehoven har DAK valt att göra en grov skattning av kostnaderna under det första verksamhetsåret. Kommittén förutsätter att riksarkivet. när behoven bättre kan överblickas. gör framställning om behövliga medel. Det bör också ankomma på riksarkivet att bedöma om och när det kan anses ekonomiskt lönsamt för statsverket att göra en investering i dator- utrustning hos riksarkivet (jfr avsnitt 13.4).

1 avsnitt 14.3.7 har DAK rekommenderat. att ADB-magnetband avlämnas i dubbla exemplar till arkivmyndighet. 1 nämnda avsnitt behandlas också olika former av sådan banddubblering.

DAK anser. attkostnaden för denna dubblering i princip bör bäras av de arkivbildande myndigheterna. som bör inräkna denna kostnad redan vid uppläggningen av nya system. Frågan behandlas närmare nedan i avsnitt 16.3.5.

Riksarkivets kostnad för banddubblering på 25 000 kr. motiveras av att verket kan komma att få mottaga band från myndigheter och institutioner som har avvecklats. Vidare kan behov föreligga att avhjälpa de brister. som av olika anledningar kan komma att uppstå i samband med bandleveranser. Anslaget bör utgå som reservationsanslag.

Motsvarande kostnadspost för framställning av brukskopior från ljudband liksom från arkivfilm kan f.n. ej uppskattas. I avsnitt 17.2 framhåller DAK vikten av att följa den tekniska utvecklingen inom områden där arkivfrågor berörs. Kommittén anger hur bevakningen bör organiseras. Riksarkivet kan behöva anlita utomstående expertis här- vidlag. DAK föreslår att riksarkivet erhåller ett särskilt anslag på 75 000 kr. för detta ändamål. Anslaget bör utgå som reservationsanslag.

De för riksarkivet föreslagna uppgifterna i fålt- och depåarbetet med av- seende på ADB-området har preciserats i kapitel 15. DAK har inte funnit det möjligt att f. n. ange det ökade behovet av arbetskraft. Riksarkivet bör utreda behoven. när verksamheten kan överblickas och göra framställning I petita.

16.3.3. Driftskostnader vid landsarkiven

Driftskostnader per år i kr.

Maskinutrustning 14 000 Personalkostnader

faltverksamhet specificeras i petita

Totalt (exkl. personalkostnader) 14 000

1 avsnitt 16.22 har upptagits investeringskostnader för utrustning för läs- ning av mikrofiche och för utrustning för tillhandahållande av ljudupp- tagningar med totalt 49000 för samtliga landsarkiv.I Vid beräkningen av de årliga driftskostnaderna har avskrivningstiden för utrustningen satts till 10 år. kalkylräntan till 8 % under avskrivningstiden samt underhållskost- naden till 1 % av anskaffningsvärdet. Beträffande årskostnaden för inves- teringen i förvaringsmedel för mikrofiche se ovan under avsnitt 1632

Som påpekats i avsnitt 15.1 kommer den centrala förvaringen av upp- tagningar för ADB inte att beröra landsarkivens eller krigsarkivets åligganden med avseende på fältarbetet inom ADB-området. Då man kan överblicka fältarbetets totala omfattning bör arkivmyndigheterna i petita göra fram- ställning om erforderliga personella förstärkningar.

16.3.4. Driftskostnader vid krigsarkivet

Driftskostnader per år i kr.

Maskinutrustning 2 000 Personalkostnader

faltverksamhet specificeras i petita

Totalt (exkl. personalkostnader) 2000

I avsnitt 16.23 har upptagits investeringskostnader för utrustning för läs- ning av mikrofiche och för utrustning för tillhandahållande av ljudupptag- ningar med totalt 7000 kr. De årliga driftskostnaderna har beräknats på samma sätt som för landsarkiven (16.3.3). Beträffande krigsarkivets behov av personalförstärkning vad gäller fältverksamheten inom ADB-området hänvisas likaledes till vad som säges i avsnittet om landsarkiven.

' Den i avsnitt 16.2.2 an- givna summan 56000 kr. avser även inköp av för- varingsmedel för mikro— fiche till ett belopp av 7 000 kr.

16.3.5 Driftskostnader vid de arkivbildande myndigheterna Driftskostnader per år i kr. Kontroll och kopiering av . . . upptagningar i arkiven SPCClnCCfHS ' PClllil Kopiering av ADB-band i samband med

avlämning till arkivmyndighet 100 000 Totalt (exkl. vårdkostnader) 100000

Som framgått av kapitel 9 och avsnitt 14.3.4 bör myndigheter. som i sina arkiv förvarar magnetband och film. vidtaga särskilda åtgärder för att tillse att information på nämnda medier inte går förlorad. Som påpekats i avsnitt 16.3.2 kan en kontrollkörning av ett ADB-band beräknas kosta ca 100 kr. Om permanenta läsfel påträffas vid en dylik kontroll (eller annan skada vid okulärbesiktning) skall informationen överföras på ett nytt band. Kopierings- och bandkostnad uppgår i sådant fall till minst 200 kr. Behovet av omkopiering ökari takt med bandbeståndets åldrande. Detsamma gäller även för andra typer av magnetband. Även film kan behöva omkopieras. speciellt om den har utsatts för slitage.

Riksarkivet har. som framgått av kapitel 13. inte funnit det möjligt att i samband med enkäten rörande de centrala statliga myndigheternas an- vändande av ADB göra en sammanställning av totalbeståndet av historik-. register- och liknande band.

DAK har inte kartlagt hur stora myndigheternas bestånd av mikrofilm och ljudband är. Varje myndighet bör därför i petita specificera sina kostnader för kontrollarbetet och den därmed sammanhängande kopieringsverksam- heten liksom för kopieringsverksamheten för tillhandahållande.

] avsnitt 16.3.2 har DAK föreslagit. att kostnaderna för bandkopiering i samband med avlämning till arkivmyndighet i princip bör bäras av de arkivbildande myndigheterna. Kostnaden har beräknats med utgångspunkt från det av myndigheterna angivna leveransbehovet. ca 500 band/år (se avsnitt 13.2 och 13.4).

Vid beräkningen har förutsatts. att man som dubblettexemplar vid av- lämning till arkivmyndighet har utnyttjat det band. som använts i den lö- pande produktionen (jfr avsnitt 9.2.1).

16.4. Förvaringskostnader

Kostnaderna för förvaringen sammanhänger i första hand med de skilda behov av utrymme som olika medier kräver.

1 avsnitt 9.1.2 har denna fråga belysts. Utrymmesvinsten vid fifm- ning kan uppgå ända till 98 %. Om magnetband ersätter maskinlistor blir utrymmesvinsten ca 90 %. Enligt DAK:s mening bör blanketter i större utsträckning än nu kunna utgallras och enbart magnetband eller film ut- nyttjas som arkivmedium. Förvaringskostnaderna kommer i så fall att re- duceras betydligt. Förutsättningen är givetvis här liksom eljest att materialet

uppfyller fastställda kvalitetskrav samt att det handhas och vårdas på fö- reskrivet sätt. Lokal. i vilken magnetband eller film skall förvaras. måste anordnastned hänsyn tHlinediem krav på kondinonenng och luhrening

Enhgt en av K-Konsuh på uppdrag av byggnadsMyreBen 1974 udörd undersökning rörande de tekniska och ekonomiska förutsättningarna för att åstadkomma godtagbart klimat i arkivutrymmen för förvaring av mi- krofilm uppgår årskostnaden för klimatbehandling av en arkivlokal på 25 m2 till 524 kr/mz. Kostnaden per m2 reduceras vid större lokaler. Sålunda har årskostnaden beräknats till 53 kr/m2 för en lokalstorfek av 1000 m2 Gh's.l40.not2)

1 avsnitt 6.3 "mikrofilmnings- och preparationskostnader” påvisades att ett för mikrofilmning lämpat dokumentmateriaf kunde mikrofilmas med 24 X förminskning till en kostnad. som omräknat till en hyllmeter A4- dokument utgjorde 296.92 kr. Genom att den administrativa rutinen ko- ordinerats med arkivets krav på så sätt att 60g-papper använts för utskrift i stället för dyrt svenskt-arkivpapper. varpå 60g-pappersdokumenten efter mikrofilmning utgallrats. kunde en besparing i papperskostnad möjliggöras motsvarande 357,45 kr per hyllmeter dokument. Härigenom kunde bespa- ringen i papperskostnad alltså finansiera mikrofilmningen och därtill lämna ett överskott på 60,53 kr per hyllmeter (därutöver kunde arkivkartonger motsvarande 14.11 kr per hyllmeter dokument inbesparas eftersom inga pappersdokument blev arkiverade). I detta kostnadsexempel förutsätts alltså att informationsmaterialet skulle arkiveras i princip för all framtid.

Det uttalades i nämnda sammanhang: ”Till denna kalkylerade rationa- liseringsvinst kommer även de avsevärda besparingar som erhålles vid för- varing av film. jämfört med dokumentförvaring i hyllarkiv”. Sistnämnda förhållanden kommer här att närmare belysas med några kalkylexempel. även de valda med så nära verklighetsanknytning som möjligt. Kostnads- exemplen bör ej uppfattas som normtal för i varje praktiskt fall uppnåeliga besparingar. De bör emellertid kunna användas som riktlinjer för vad som kan uppnås i de fall där administrativ dokumentrutin koordineras med mi- krofilmningens krav och arkivens krav likaledes väl beaktas. Kostnadsex- emplen har därför intresse som belysning av dessa förhållanden och som incitament till rationella administrativa rutiner och härmed koordinerade arkivrutiner.

I avsnitt 9.3.2 påvisas att två olika arkivklimat erfordras för mikrofilm: ett svalt. tämligen tom och med mikrofilter luftrenat klimat för det egentliga arkivexemplaret i det vilande arkivet och ett mera normalt rumsklimat för bruksexemplaret i det arbetande arkivet.

I nedanstående tabell (16.1) redovisas investeringskostnader för förva- ringsutrustning för vilande arkiv. exemplifierat med tre olika arkivstorlekar. 1 samtliga tre fall avses tätpackningssystem med rullande hyllsektioner bli använt. I fråga om arkivet med 100 m2 golvyta tänkes elmotordrivna hyll- sektioner bli använda. eftersom 4 m breda dubbelhyllsektioner blir något tunga för manuell förflyttning. I samtliga kostnadsexempel har även kal- kylerats med den lägsta hyllstandardhöjden ca 2030 mm. varigenom även högsta hyllplanets plastbackar med mikrofilmdosor för 16 mm mikrofilm. norntah kan nås utan anhtande av paHar eHer besvärande påhestning av ryggen.

Tabell 16.1 Filmarkiv (vilande arkiv). investeringskostnad i förvaringsutrustning (Arkiv med fullständig klimatbehandling och mikrofilterrening)

Arkiv Hyllor Plast- Klimatbehand- Total in— Antal Kostnad storlek tätpack- backar” lingsanlägg— vestering 16 mm per golvyta nings- för lilm- ning (temp.+ för förva- film- film— system dosor fukt+renhet) ring rullar rulle rn2 kr kr kr kr st kr

12.6 22 450 10 400 51 000 83 850 20 800 4.03 25.2 46 900 21 840 90 000 158 740 43 680 3,63 100 194000 108160 103000 405260 216320 1.87

a Kostnaden för plastbackar har ej kunnat säkert bestämmas enär passande backar ej påträffats. Flertalet backar i marknaden är avpassade för internationella lastpallforrnatets modulsystem. Backen måste dessutom vara av för filmen ofarligt material. Backens pn's har uppskattats till ett enhetspn's av 5 kr per styck. Eventuellt fordras en statlig investering av 30 000—50 000 kr för pressverktyget. som då kan utlånas till det plastpresseri. som antar anbudet att utföra pressningsarbetet.

'Annuiteten vid 8 % ränta erhålls genom att amorteringsfaktorn vid 20 års avskrivning 0.10185 och vid 30 års avskrivning 0.08883 — multipliceras med an- läggningens anskaff- ningskostnad. Eventuella avvikelser härifrån i ta- bellerna beror på att till annuiteten även lagts här ej redovisade kostnader för bl. a. elkraft. service etc.

Arkivlokalexemplen har skisserats så att lokaldimensionerna väl ansluter sig till standardiserade hylldimensioner dvs, de gynnsamma förhållanden tänks råda. som bäst uppnås i ett nybygge. Hyllkostnaden är någorlunda proportionell mot arkivlokalens storlek men bl. a. på grund av en med ökande storlek allt mindre ytandel av gångar blir större arkiv något fördelaktigare beträffande hyllkostnad. Klimatbehandlingsanläggningen är dyrbar. propor- tionsmässigt mycket dyrbar i små arkivenheter på 12—25 rn2 golvyta. Ju större arkiv. desto mer ekonomisk blir klimatbehandlingsanläggningen. Av brandsäkerhetsskäl ges dock separata arkivrum ej större yta än 200 m2.

Den minsta arkivlokalen på 12 rn2 har intagits i beräkningarna. enär det från arkivhåll framhållits att redan denna storlek f. n. förefaller "stor" med tanke på det väldiga antal filmer som kan inrymmas även i små lokaler. Klimatbehandlingsanläggningens pris har uppskattats i samråd med den konsult som utfört beräkningarna redovisade i kapitel 8. Läsaren kommer dock att finna att beloppen ej överensstämmer med i kapitel 8 redovisade belopp. Detta beror på att samtliga belopp som redovisas i tabellerna 16.1—16.9 avser kostnadsnivån vid månadsskiftet sept./okt. 1976. Sedan år 1974 har nämligen flera delposter i kalkylen ökat med 30—35 %. vilket alltså beaktats i sistnämnda tabeller.

1 tabell 16.2 har beräknats de årliga driftkostnaderna för de nyss studerade tre vilande mikrofilmarkiven. 1 den förutnämnda kostnadsstudien av kli- matbehandlingsanläggnlngen har använts en avskrivningstid av 20 år och avskrivningen beräknas såsom en annuitet kalkylerad vid 8 % ränta?

Samma ränta har tillämpats för avskrivningen av hyllor och plastbackar men här har räknats med 30 års avskrivning. eftersom hyllsystemen har få rörliga delar och slits föga i jämförelse med klimatanläggningen. som ständigt arbetar. Generellt är avskrivningstiden mycket lång och räntan låg ijämförelse med praxis vid industriella kalkyler. Men eftersom problemet avser långsiktig arkivering och räntan lämpligen bör vara anpassad till en statlig långtidsutjämnad ränta för långa lån (normalränta) torde såväl av- skrivningstid som ränta vara väl avpassade för de aktuella kalkylerna.

Tabell 16.2 Filmarkiv (vilande arkiv). årliga driftkostnader (Arkiv med fullständig klimatbehandling och mikrofilterrening)

Arkiv Hyllor & Klimat- Lokalhyra Total Antal Kostnad storlek backar handling (inkl.maskin— årlig 16 mm per golvyta (avskr. (avskr. rum) 150 kr/ kostnad film- film- m2 30 år. 20 år. m/2 rullar rulle (netto) 8 % rta) S% na)

kr kr kr st kr 12.6 2 920 9 600 3 840 16 360 20 800 0.784 25.2 6 110 15 950 6 180 28 240 43 680 0.647 100 26 850 18 370 17 400 62 620 216 320 0.289

Tabellerna 16.1 och 16.2 utvisar klart "stordriftens fördelar” kostnads- mässigt även i arkivsammanhang. Den årliga förvaringskostnaden för en 16 mm filmrulle är 2.7 gånger så hög i det lilla 12 m2-arkivet som i storarkivet på 100 m2 golvyta. 78.4 öre mot 28.9 öre per år. Att förvara 200 000 filmrullar i 10 småarkiv kostar per är ca 100 000 kr mer än att förvara samma rullantal i ett storarkiv.

1 den mån andra tekniska förvaringsalternativ ej står till buds kan man av kostnadsstudien knappast dra annan slutsats än att av kostnadsmässiga skäl en koncentration av själva arkivexemplaren (”arkivhandlingarna”) kom- mer att ske till ett fåtal storarkiv. för statens del riksarkivet och krigsarkivet jämte eventuellt landsarkiven. med tillräckligt stort filmbestånd för att moti- vera den dyra klimatbehandlingen. som här dominerar kostnadssituationen. Bruksexemplaret. vars förvaringskostnad i arbetande arkiv varierar ganska litet med arkivstorleken. kan i stort sett förvaras. där bruksexemplaret bäst behövs. se tabell 16.7. som kommenteras närmare på s. 239.

1 ett tidigare skede av DAK:s arbete antog man såväl inom kommittén som hos byggnadsexpertisen att den mycket noggranna klimatregleringen och speciellt luftreningen skulle bli dyrbar. Av denna anledning sökte DAK bl. a. under samarbetet med SP efter andra tekniska förvaringsalternativ. Tanken uppkom då att frigöra sig från den dyra klimatregleringen i det vilande arkivet genom att ersätta denna med förvaring av film i tätförsluten påse i enbart temperaturreglerat svalt rum. Av denna anledning tillkom SP:s prov av tätheten hos olika påsförpackningar av flerskikttyp. bl. a. högre kvalité av förpackningar använda för vissa livsmedel. Påsmaterialet visade sig enligt SP ha betryggande täthet mot för filmen skadliga luftföroreningar. (jfr bil. 6—7). Innan metoden kan praktiskt tillämpas återstår emellertid att även utföra planerade prov av förslutningens (plastsvetsfogens) täthet. vilken undersökning SP skulle kunna utföra om medel härför ställs till förfogande.

Tätförslutningsalternativet redovisas närmare i nedanstående kostnads- studie. tabell 16.3. som avser årskostnaden för denna förvaringsteknik. Nå- gon särskild investeringskostnadstabell redovisas ej enär endast kostnaden för klimatbehandIingsinstallationen skiljer sig från föregående tabell (16.1).

Investerings- och driftkostnaden för klimatbehandlingsinstallationen har här ej beräknats med samma detaljprecision som de kostnader som redovisats i kapitel 8. Beräkningen grundar sig på en erfarenhetsmässig uppskattning av viktigare delposters förändring vid olika anläggningsstorlek och typ och

har utförts på bas av råd lämnade av den konsult som medverkat i den nyssnämnda större undersökningen av klimatregleringstekniken för mik ro- filmarkiv.

Härvid har framhållits att kalkylen för tätförslutningstekniken bygger på förutsättningen att arkivlokalen är belägen nedsprängd med två väggar mot kallt urberg. Reglertekniken har därför avpassats så att vintertid minimal uppvärmning sker och sommartid mindre luftkylning sker. En viss be- gränsad fläktlufttillförsel sker för att eliminera risk för mögelbildning och vattenkondens på byggnadens väggar och inventarier. Temperaturen hålls emellertid inom tillåtet intervall med föreskriven noggrannhet. Någon nog- grann reglering av relativ luftfuktighet sker ej och mikrofilter för luftrening används ej. endast ett ””grovfilter'”. Det är således fråga om ett "snål”- alternativ med huvudsakligen temperaturreglering. där kalkylen dessutom bygger på alldeles speciella förutsättningar beträffande lokalens läge i svalt urberg.

Kalkylen anger således inga normtal för arkivlokalbygge utan varje lokal som planeras måste detaljkalkyleras med utgångspunkt från förutsättning- arna i det enskilda fallet. Kostnadsskissen har således endast till uppgift att ge visst underlag för bedömning av om tätförslutningsalternativet kan ge väsentlig kostnadsreduktion jämfört med den kompletta klimatbehand- lingen redovisad i tab. 16.1—16.2.

Beträffande själva investeringen i klimatbehandlingsanläggning för tät- förslutningsalternativet uppskattas investeringen utgöra för 12 mZ-arkivet 25 000 kr. för 25 mZ-arkivet 33000 kr och för 100 mZ-arkivet 40000 kr.

Av tabell 16.3 jämfört med tabell 16.2 framgår att något lägre årlig för- varingskostnad per filmrulle bör kunna påräknas genom tätförslutningsal- ternativet: 62.1 öre mot för fullständig klimatbehandling 78.4 öre per film och år för 12 mZ-arkivet. För 25 m2-arkivet blir motsvarande kostnader 51.1 öre för tätförslutningsalternativet och 64.7 öre för fullständig klimat— behandling. Själva förpackningsmaskinen. som utför påsens plastsvetsför-

Tabell 16.3 Filmarkiv (vilande arkiv i sval-reglerad lokal och tätförslutna filmpåsar. årlig kostnad

Arkiv- Hyllor Påsar” Klimat- Lokalhyra Total Antal Kostnad Inkl. egen lokal och behand- (inkl.maskin- årlig 16 mm per förpacknings- golv- backar ling rum. 150 kr/ kostnad film- frlm- maskinb yta m2 m2/år) rullar rulle kr kr kr kr st kr kr 12.6 2 920 1 965 4 200 3 840 12 925 20 800 0.621 (0.724) 25.2 6 110 4125 5 915 6 180 22 330 43 680 0.511 (0.560) 100 26 850 20 425 6 880 17 400 71 555 216 320 0.331 (0.341)

a_Till avskrivningskostnaden för basbeståndet av påsar har lagts påsförpackningskostnaden för 1/10 av beståndet. som årligen tänkes öppnat för kopiering och viss kontroll etc. Samma avskrivningsmetod (amortering vid 30 års livslängd till 8 % ränta) har tillämpats för påsar. liksom för hyllor och backar. här liksom i övriga tabeller i detta avsnitt. Ö Om egen förpackningsmaskin används för påsförslutningen ökas årskostnaden med lägst 2 150 kr för maskinens avskrivning och drift. Kostnaden per filmrulle inkl. egen förpackningsmaskinanvändning anges inom parentes i kolumnen längst till höger.

slutning. kostar ca 14 500 kr inklusive utrustning såsom vacuumpump. au- tomatisk påfyllning av kvävgas före svetsning samt reglering av relativ fuk- tighet hos inblåst kvävgas. Tillfrågad gasexpert anser risk föreligga att va- cuummomentet "drar ut" så mycket vattenånga från filmen att resterande halt av vattenånga i påsens kvävgas (nitrogen) blir så ringa att den relativa fuktigheten sjunker till för filmen skadlig nivå. Alltför torr film blir spröd och vidhäftningen mellan bas och skikt kan eventuellt hotas.

Ett ytterligare problem har uppstått vad angår befuktningstekniken så små och samtidigt så noggranna befuktningsaggregat har ej påträffats på marknaden i varje fall ej inom ramen för föreliggande kostnadsskiss. Denna teknik för befuktning används i praktiken inom kuvöser för sjukhusbruk. Applicerat på förpackningsmaskinen för filmpåsförslutning måste troligen en nykonstruktion ske av befuktningsaggregat. Den uppskattade kostnaden för aggregatet ca 1 200 kr är således något oviss och även beroende av hur stor serie som kommer att tillverkas.

Eftersom rätt fuktighet i påsförpackningen är viktig för filmens bestän- dighet måste således detta tekniska problem mera i detalj utredas. liksom de tidigare omnämnda proven av svetsfogens täthet utföras. 1 fråga om fuktighetsregleringen är det av största vikt att utrustningen är helt till- förlitlig och att utrustningens funktion ej är för mycket beroende av den personliga faktorn.

Förpackningsmaskinen är. speciellt för det minsta arkivet. en kostnads- uppdrivande faktor om arkivet anskaffar egen maskin. Den höjer förva- ringskostnaden per påse och år med 10 öre. ett pris som väsentligen betalas för outnyttjad kapacitet. I en livsmedelsindustri där maskinens kapacitet tillfullo utnyttjas uppgår maskinkostnaden för förslutning av en påse troligen ej till 1 öre. För 25 mZ-arkivet är den per förvarad filmrulle fördelade för- packningsmaskinkostnaden ca 5 öre även här väsentligen en tomgångs- kostnad. Om man av dylika kostnadshänsyn anser det olämpligt att förse småarkiven med förpackningsmaskin. kan påsen inte förslutas inom arkivet. Filmrullen kan i så fall inte användas i arkivet utan att transporteras till utomstående ägare av sådan maskin. Filmens användbarhet inom arkivet minskas då så mycket att man kan ifrågasätta om filmen ej i stället bör anförtros storarkivet. om ej speciella skäl kan motivera egen förpacknings- maskin. t.ex. sekretesskrav.

Inom storarkivet spelar årskostnaden för förpackningsmaskinen (2 150 kr) mindre roll. Den försvinner bland de stora posterna och betyder fördelad per filmrulle i arkivet endast 1 öre vid användning av egen maskin.

Tätförslutningsalternativets påse (fiera plastskikt och aluminiumfolie) kos- tar (köpt i parti) ca 30 öre och arbetskostnaden för förslutning har (troligen något högt) uppskattats till 20 öre. 1 totalpriset för förslutning och påse. 50 öre. kan inkluderas den ringa kostnaden för förpackningsmaskinen. tro- ligen under 1 öre vid väl utnyttjad maskinkapacitet. något som bäst nås om påsförslutningen förlägges till den fotofirma som utför filmkopiering från arkivexemplaret. eller eventuellt till storarkivet.

I fråga om det stora mikrofilmarkivet (100 m2) kan dock konstateras att tätförslutningsalternativet i kostnadskalkylen ställer sig en aning dyrare (33.1 öre och med egen förpackningsmaskin 34.1 öre) per rulle och år mot det fullständigt klimatbehandlade arkivets motsvarande kostnad på 28.9 öre.

' Det studerade svalskå- pet upptar fullt utbyggt till sex dubbelmodulskåp en yta av 4.2 m2. i kalky- len utsatt till 5 ni2 som approximation för ökat utrymmesbehov när ett hyllskåp dras ut för att man skall kunna komma åt film.

Tätförslutningsalternativets kostnad är emellertid mycket beroende av vilket antagande man gör i fråga om hur stor andel av beståndets förpackningar som årligen måste öppnas för kopiering.

Om öppningsfrekvensen ej är 1/10 av beståndet såsom antagits i kal- kylexemplen utan i stället exempelvis 1/20 blir de båda tekniska alternativen ekonomiskt likvärdiga i storarkivfallet (båda ca 28 öre per rulle och år). Den mera osäkra kostnadsbilden för tätförslutningsalternativet ger dock visst företräde åt arkivet med fullständig klimatbehandling. Det senare ar- kivets kostnader förefaller i varje fall på 20—30 års sikt mera säkra och erfarenhet av denna arkivtyp kan mera omgående erhållas genom att ett arkiv av denna typ redan byggts och börjat användas för filmarkivering.

Det framtida priset på påsar är även en oviss faktor. Priset på påsens ma— terial. plast och aluminium. beror främst av priset på olja och elkraft. som ju förväntas stiga. Kravet på omsorgsfull hantering av filmen vid för- packningsarbetet gör att takten troligen ej kan uppdrivas högt i arbetet. som är löneberoende. Den nuvarande prisdifferensen mellan tätförslutnings- alternativet och fullständig klimatbehandling av arkivet är så pass måttlig att prishöjningar på påsförpackningen kan eliminera åtskilligt av den kal- kylerade besparingen. Ovisshet råder även om hur ofta förpackningar be- höver brytas för kopiering.

Eftersom den svalreglerade arkivlokalen med tätförslutna filmpåsar ej vi- sade sig vara så billig som DAK väntat har DAK även undersökt de tekniska möjligheterna att förvara tätförslutna filmpåsar i svalskåp. Här avses ej hus- hållets svalskåp utan större enheter. som t. ex. används inom apoteksvä— sendet för förvaring av sera m.fl. ömtåliga varor. Dylika svalskåp finns att köpa i modulkonstruktion med utdragbara hyllor. som kan avpassas för mikrofilmpåsförvaring. Temperaturregleringen uppges fungera med för frlmarkivering föreskriven precision. Svalskåpets kostnadsförhållanden be- lyses i följande tabeller (16.4 och 16.5). Dylika svalskåp kan vara ekonomiska i varuförsäljningssammanhang men vid arkivfilmförvaring blir såväl investeringskostnad som årskostnad per förvarad filmrulle mycket hög. Den överträffas i kalkylexemplens tabeller endast av det fullständigt klimatbehandlade 12 mZ-arkivets årskostnad per förvarad filmrulle 78.4 öre mot svalskåpets 76.4 öre. Om egen förpacknings- maskin inkalkyleras i svalskåpsalternativet blir årskostnaden per förvarad filmrulle 102 öre. dvs. den högsta noterade kostnaden i samtliga kalkyl- exempel. Svalskåpsalternativet förenat med egen förpackningsmaskin torde därför endast vara motiverat i mera speciella fall. t. ex. vid liten tillgänglig golvyta.' sekretesskrav och speciella krav på tillgänglighet etc.

Från transportskyddssynpunkt erbjuder tätförslutningen av filmpåsen av- sevärda fördelar. I den tätförslutna filmpåsen skyddas arkivfilmen bäst mot luftföroreningar och eventuell fuktkondensrisk under transport. Om film efter kopiering utförd utanför arkivet återvänder till arkivet måste det noga kontrolleras att påsen ej skadats under transporten. innan filmpåsförpack- ningen inläggs i svalarkiv.

SP har utfört några summariska prov med ornild behandling av mikrofilm genom att några mikrofilmrullar utan omkonditionering ett antal gånger direkt från rumsmiljö placerades i frysbox och efter nedfrysning ånyo direkt

Tabell 16.4 Filmarkiv (vilande arkiv). svalskåp och tätförslutna filmpåsar Investeringskostnad

Lokal Svalskåp Backar Påsar Summa Antal Kostnad golvyta 16 mm per m2 film- film- rullar rulle

kr kr kr kr st kr 5 30 600 4 200 4 200 39 000 8 400 4.64 Om egen förpackningsmaskin anskaffas ökar investeringen med 14500 kr till totalt 53500 6.37

Tabell 16.5 Filmarkiv (vilande arkiv), svalskåp och tätförslutna påsar Årliga driftkostnader

Lokal Svalskåp Backar Påsar” Lokal- Total Antal Kostnad golv- (avskr. (avskr. (avskr. hyra årlig film- per yta m2 12 år. 30 år. 30 år. (160 kr/ drift- rullar filmrulle 896 rta) % rta) 8% rta) m2 kostnad kr kr kr kr kr st kr 5 4 445 375 800 800 6 420 8 400 0.764 Om egen förpackningsmaskin anlitas (avskrivningstid 12 år till 8 % ränta) ökar kostnaden med 2150 kr/år för maskinen. Totalkostnad 8570 1.020

”Till avskrivningskostnaden för basbeståndet av påsar (8 400 st) har lagts anskaff- ningskostnaden för 1/10 av beståndet. som årligen tänkes öppnat för kopiering. kon- troll etc.

uttogs i rumsvärmen. Vid okulär besiktning kunde dock några skador på filmen ej iakttagas.

De noggranna regler för omkonditionering av film. som uppställts och som redovisas i litteraturen' manar emellertid till försiktighet. Täta kli- matbyten under transport med olika transportmedel mellan olika lokaler bryter egentligen mot omkonditioneringsreglerna. Arkivfilmens eventuella känslighet för sådan påverkan bör därför närmare studeras i första hand genom utförligare litteraturstudier och i andra hand. om nödvändigt. genom att SP får utföra mera systematiska prov på transporternas inverkan på mi- krofilm. Eventuellt kan det bli erforderligt att utge nämnare anvisningar för transport av mikrofilm. Om dessa studier utvisar att förvaring av mi- krofilm i tätförslutna påsar är motiverad från transportskyddssynpunkt. fö- religger ett starkt motiv för att fullfölja den närmare undersökningen av tätheten hos påsarnas plastsvetsförslutning.

Om tätförsluten förpackning av film kommer att allmänt förordas från transportskyddssynpunkt. kan detta även påverka kalkylerna för svalför- vari ng av film förenad med tätpåsförpackning av filmen. Den kostnadspost som inlagts i tabellerna för att varje år en viss andel av påsbeståndet öppnas för kopiering. bör då utrensas från arkiveringskostnaden och i stället betraktas som en transport- och kopieringskostnad. Så har även skett i en kolumn

' Kohlbeck; Rädda bil— den. s. 145.

Tabell 16.6 Filmarkiv (vilande arkiv). årlig kostnad per förvarad 16 mm filmrulle. vid olika arkivstorlek och

förvaringsteknik Arkiv Arkiv med Svalarkiv med tätförslutna Svalskåp Tillägg Antal 16 mm lokal. fullständig E_mpåsara _ ___ med tätför— för egen filmrullar golv- klimatbe— utan egen för- sedan kostnad slutna film- förpack- i arkivet yta rn2 handling packnings— för öppnade påsar ningsmaskin maskin påsar avdra- gits kr kr kr kr kr st 5 0.764 +0.256 8 400 12.6 0.784 0.621 0.571 — +0.103 20 800 25.2 0.647 0.511 0.461 — +0.049 43 680 100 0.289 0.331 0.281 — +0.010 216 320

”Kostnaden för påsari båda kolumnerna inkluderar årets avskrivning. 1 vänstra kolumnen ingårdessutom kostnaden för att en tiondedel av påsbeståndet under året antagits ha öppnats och ersatts med nya påsar.

i sammanfattningstabellen.

De i det föregående kommenterade kostnadstabellerna avseende vilande arkiv (tab. 16.1—16.5) har använts för att sammanställa en allmän kostnads— översikt för det vilande arkivets kostnader vid olika förvaringsteknik och arkivstorlek. tab. 16.6.

Sammanfattning beträffande det vilande arkivets ekonomi

Kostnadstabell 16.6 bestyrker klart "stordriftens" fördelar. Ju större lokal. desto lägre årlig förvaringskostnad per förvarad filmrulle.

Av kostnadstabellerna i kap. 8 framgår klart att ett vilande arkiv på 200 m2 skulle ge ännu lägre styckkostnad vad avser film i arkiv med fullständig klimatbehandling. Utrustningen härför är redan som basenhet dyr men priset för utrustningen ökar endast måttligt vid storleksintervallet 100—200 m2 golvyta. Så stora arkiv som 200 rn2 torde emellertid bli sällsynta. så vida ej mikrofilmningsaktiviteten kommer att avsevärt öka. 200 m2 utgör för övrigt den övre gränsen för den enskilda arkivlokalens storlek med hänsyn till brandsäkerhetskrav.

Den avsevärt dyrare förvaringen per filmenhet i mindre arkiv torde med- föra att flertalet arkiv och arkivbildare kommer att efterfråga billigare för- varingsalternativ, Mindre arkiv bör därför beredas tillfälle att avlämna eller deponera arkivfilmen. Mottagare blir då storarkiv såsom riksarkivet. krigs- arkivet samt eventuellt landsarkiven med tillräckligt stort filmbestånd som motiverar särskild mikrofrlmarkivanläggning för vilande arkiv.

Eftersom mindre. vilande arkiv är dyra per förvarad filmenhet kan man förvänta att dylika små arkiv kommer till stånd endast där de kan motiveras av speciella skäl. t. ex. när myndighet av sekretesskäl behöver arkivfilmen inom egen byggnad eller har krav på snabb åtkomst till arkivexemplaret eller om transporter av arkivfilmen till kopieringsstället påvisats erbjuda särskilda risker.

Den dyraste förvaringstekniken svalskåp med tätförslutna filmpåsar kan endast väntas förekomma där dylika speciella skäl kan motivera så dyr

förvaringsteknik.

Valet mellan arkiv med fullständig klimatbehandling och svalarkiv med tätförslutna filmpåsar är besvärligare. I fråga om storarkiv på 100 m2 är förvaringskostnaden per film ungefär densamma för båda teknikerna och eventuell prisdifferens är väsentligen att tillskriva vilka antaganden man gör beträffande antalet påsar som årligen måste förnyas p. g. a. att förpack- ning bryts för kopiering o.dyl.

] ett arkiv på 200 m2 kan den fullständiga klimatbehandlingen förväntas bli billigast eftersom mycket stora klimatbehandlingsanläggningar ger låg kostnad per förvarad enhet medan påskostnaden i svalarkiv är konstant per förvarad enhet under förutsättning av en given öppningsfrekvens.

I fråga om mindre arkiv (12—25 m2) ger svalarkivet med tätförslutna film- påsar något Iägre förvaringskostnad per film än arkiv med fullständig kli- matbehandling. Ju färre påsar som årligen måste brytas för kopiering. kontroll etc. desto bättre ekonomi ger svalarkivet. Om hög frekvens föreligger för brytande av påsförpackningen och påskostnadsposten härigenom stiger och dessutom egen förpackningsmaskin blir nödvändig blir prisdifferensen i för- hållande till arkiv med fullständig klimatbehandling ringa eller ingen.

I fråga om svalarkiv med tätförslutna filmpåsar erinras om att kostnads- modellen bygger på mycket speciella förutsättningar beträffande lokalens placering (nedsprängd i svalt urberg). Kalkylmodellen bygger alltså på för- utsättningar som i praktiken icke alltid föreligger. Innan svalarkiv med film- påsar beslutas fordras således i varje enskilt fall särskild teknisk utredning rörande byggkostnaden. Preliminära kalkyler har nämligen visat att. om kal- kylmodellens "snålalternativ" ej kan genomföras. svalarkivet förbilligas genom att en anläggning för fullständig klimatbehandling ”nedbantas". Det- ta kan ske genom att mikrofilter borttages och luftfuktighetskontrollen för- enklas varvid dock besparingen blir så pass ringa att den ej kan motväga den till alternativet bundna påskostnaden. En annan besvärande omstän- dighet är att inte bara påsöppningsfrekvensen är oviss utan även att den framtida utvecklingen av priset för påsarna samt hanterings— och förslut- ningskostnaden (löneutvecklingen) är svåra att förutse och kan rubba kal- kylens tillförlitlighet.

Innan något vilande arkiv baserat på tekniken svalarkiv med tätförslutna filmpåsar över huvud taget kommer till stånd bör följande åtgärder vidtas:

]. SP:s undersökning av den förslutande svetsfogens täthet genomförs och ger positivt resultat.

2. SP undersöker om ett till påsförpackningsmaskinen anslutet befukt- ningsaggregat är nödvändigt samt arbetar med tillfredsställande säkerhet och om utrustningen genom missgrepp vid hanteringen kan upphöra att fungera eller ge skadlig fuktighet.

3. En mera detaljerad kostnadsstudie genomförs som dels närmare utreder byggkostnaden för svalarkiv. dels grundas på praktisk användning av för- packningstekniken och praktisk användning av påsförpackningen inom arkiv och vid kopiering.

4. Transportriskerna för film studeras. i första hand genom litteratur- studier och om nödvändigt i andra hand genom praktiska prov utförda av SP. Filmpåsens skyddande förmåga vid transporter bedömes. Under-

sökningen enligt punkt 4 kan bedrivas oberoende av punkterna 1—3. men om påsen bedömes nödvändig vid transporter utgör detta ett starkt motiv för utförande av undersökning enligt punkterna 1—3.

Kostnaderna för det arbetande arkivet

Den eventuella olägenheten av att mindre arkivinstitutioner av kostnads- hänsyn i regel icke disponerar den egentliga arkivhandlingen. arkivexem- plaret av filmen. i eget vilande arkiv torde väsentligen mildras av att dessa institutioner likväl regelmässigt i egna lokaler i det arbetande arkivet kan disponera en brukskopia.

Följande lönsamhetskalkyler för mikrofilmanvändning grundas på prin- cipen att alltid två filmexemplar framställs. dels det egentliga arkivexem- plaret i vilande arkiv. dels brukskopian i arbetande arkiv. Detta överens- stämmer med kommitténs förslag i avsnitt 9.4.2. ] dylika fall blir bruksfilmen alltså läsexemplar och kan dessutom. om den skö- tes väl. åtminstone under en viss tid fortfarande vara användbar som förlaga för framställning av ytterligare bruksexemplar. beställningsko- pior etc. Det vilande arkivets filmexemplar blir däremot ej tillgängligt för utlån eller ens för läsning på platsen utan används endast för framställning av filmkopior (jämför avsnitt 9.4.2). Tekniken medger som förut skildrats att kopian ges negativt eller positivt utseende (se 2.3 och 9.2.3).

Eftersom ett bruksexemplar alltid skall framställas är även förvarings- kostnaden för film i arbetande arkiv av intresse.

1 det arbetande arkivet har normal rumsmiljö förutsatts. 1 kalkylen har samma kostnad för hyllor och backar förutsatts som i vilande arkiv. Trots pristillägg för normal rumstemperatur i det arbetande arkivet blir lokalhyran i kalkylen mycket lägre i detta. eftersom lokalytan för maskinrum rn. rn. erforderligt för klimatbehandlingsanläggning här bortfaller. Man accepterar det rumsklimat som byggnaden som helhet erbjuder. och separat luftkon- ditioneringsanläggning för arbetande arkiv avses ej förekomma. Kostnads- modellen för arbetande arkiv vid olika arkivstorlek lämnas i tabell 16.7 nedan.

Tabell 16.7 Filmarkiv. arbetande arkiv. normal rumsmiljö. Årlig driftkostnad

Arkiv- Hyllor Lokal- Total Antal Kostnad lokal och hyra årlig 16 mm per 16 mm golvyta backar 170 kr/ kostnad film- film- m2 mZ/år rullar rulle kr kr st kr 12.6 2 920 2 140 5 060 20 800 0.243 25.2 6 110 4 285 10 395 43 680 0.238 100 26 850 17 000 43 850 216 320 0.203

Anm. Kostnad för hyllor och backar densamma som i vilande arkivet. Särskild kli- matbehandling sker ej i arbetande arkivet. Lokalhyran. som för vilande arkiv satts till 150 kr/m2/år(temperaturreglering ingåri klimatbehandlingen) har för det arbetande arkivet satts till 170 kr (dvs. rumsvärrnen har antagits kosta 20 kr per m2 och år).

Kostnadsmodellen för det arbetande arkivet ger för småarkiven en års— kostnad per förvarad filmrulle av ungefär 24 öre. Den obetydligt lägre kost— naden i 25 mZ-arkivet beror på att här ytterligare en enkelhyllsektion fått rum. Det stora arkivet ger trots elmotordrivna hyllvagnar likväl lägre en- hetskostnad per förvarad film. eftersom man i en så stor arkivlokal kan optimalt gruppera hyllsektionerna. när lokalen har passande dimensioner.

Skillnaden i förvaringskostnad mellan stora och små arkiv är emellertid här så liten att praktiska användarkrav helt bör avgöra lokalfrågan för ar- betande arkiv. Arkivstorlek bör alltså alltså väljas efter utrymmesbehovet och med hänsyn till förväntad tillväxt.

Mikron/markiv eller pappersdokumentarkiv?

1 de föregående tabellerna studerades olika kostnadsmodeller för arkivering av mikrofilm. En minst lika betydelsefull fråga är att belysa om det över huvud är lönsamt att mikrofilma dokument (som sedan utgallras) jämfört med alternativet att arkivera dokumenten eventuellt för all framtid.

Att COM-tekniken genom att eliminera framställningen av datalistör kan medföra stora kostnadsbesparingar påvisas genom ett exempel (se 16.5). Här nedan studeras endast mikrofilmningjämfört med förvaring av vanliga pappershandlingar.

Kostnaden för mikrofilmarkiveringen måste alltså vid denna jämförelse sättas i relation till kostnaden för pappersarkiveringen. Detta förutsätter att man gör vissa antaganden om hur många dokument som ryms på en hyll- meter i arkivet. Här har antagits att en hyllmeter i arkivet rymmer ca 5 000 A4-dokument fördelade på vanliga arkivkartonger. Papper kan självfallet ha olika gramvikt och packas olika tätt i kartongen. Dessutom brukar man av olika praktiska skäl inte alltid fylla en kartong helt. t. ex. när en serie tar slut i kartongen läggs ej material från annan serie in för att fylla kartongen. etc. Dokumentomslag. ledblad. olika bindanordningar m.m. tar även ut- rymme liksom arkivkartongerna. varjämte textsvärta och hantering. veck- ning etc. gör materialet mera luftat och skrymmande. Här bortses alltså från mera speciella fall där genom hård packning av tunt papper ända upp till 6 700 dokument kunnat rymmas per hyllmeter vid kartongförvaring? 5 000 A4 dokument per hyllmeter representerar således ett mera normalt genomsnitt. Motsvarande ”blankutrymme" har även använts när mikro- filmens kapacitet satts till 3000 bilder per 16 mm filmrulle vid 24X för- minskning.

Om lägsta kalkylkostnad för mikrofilm i storarkiv används (se tab. 16.6) är kostnaden för en film i vilande arkiv 0.289 kr per år för en filmrulle och motsvarande kostnad för en film i arbetande arkiv är 0.203 kr. dvs. för båda exemplaren sammanlagt 0.492 kr.

Om i stället lägsta kostnaden för mikrofilm i vilande arkiv 0.289 kr kom- bineras med kostnaden för en film i 25 mZ-arbetande arkivet 0.238 kr. blir den sammanlagda årliga förvaringskostnaden för de båda exemplaren 0.527 kr. Som ett summariskt genomsnitt för årskostnad för förvaring av en ar- kivfilm plus en bruksfilm väljes därför kalkylpriset 50 öre.

Den beräknade förvaringskostnaden för hyllförvaring av A4-dokument kan utläsas ur nedanstående tabeller 168—16.9.

' En obruten förpackning med 500 ark A4. svenskt arkiv 80 g har bredden ca 61 mm. vilket ger teore- tisk packningstäthet ca 8 200 ark per hyllmeter. medan den praktiskt uppnådda packningstät- heten ofta kan stanna vid ca 5 000 ark.

' Den som anser sig böra räkna med fiera doku- ment per hyllmeter eller