JK 2873-18-2.5

Inspektion vid Länsstyrelsen i Västerbottens län den 3 och 4 maj 2018

Sammanfattande synpunkter

Justitiekanslern inspekterade delar av verksamheten hos Länsstyrelsen i Västerbottens län under två dagar. Inspektionen hade inte föranletts av något enskilt ärende som förekommit hos Justitiekanslern.

Justitiekanslerns allmänna intryck är att länsstyrelsen fungerar mycket väl. Handläggningen sker i huvudsak effektivt och kompetent. Det råder en positiv atmosfär på myndigheten. Personalen är kunnig och mån om att myndighetens arbete håller en hög nivå. Under de senaste åren har antalet öppna ärenden minskat väsentligt. Länsstyrelsen har nu få gamla ärenden. Besluten i de ärenden Justitiekanslern granskat är genomgående pedagogiskt utformade och välmotiverade.

Granskningen ger dock Justitiekanslern anledning att kritisera länsstyrelsen för att det finns brister när det gäller diarieföring. Länsstyrelsen har emellertid med början i november 2017 infört en ambitiös utbildningsinsats i detta avseende. Resultatet av detta arbete är ännu inte utvärderat.

Vidare ger granskningen anledning till vissa påpekanden.

Inspektionen

Inspektionen innefattade möten med olika företrädare för länsstyrelsen samt granskning av akter inom olika ärendekategorier.

Länsstyrelsen har under hand fått ta del av och möjlighet att ge synpunkter på ett utkast till detta beslut.

Möte med företrädare för länsstyrelsen

Vid ett möte med länsledningen under den första inspektionsdagen deltog länsrådet samt företrädare för Enheten för verksamhetsstöd och Naturvårdsenheten.

Justitiekanslern redogjorde kort för bakgrunden till inspektionen och för inspektionens syfte och inriktning. Före inspektionen hade Justitiekanslern bett om svar på vissa frågor. Under mötet redogjorde länsstyrelsen för verksamheten och besvarade frågorna från Justitiekanslern. I korthet angavs följande.

Länsstyrelsen informerade närmare om vad som karaktäriserar länet och de utmaningar som detta innefattar. I länet finns 15 kommuner med sammanlagt ca 270 000 invånare. Av befolkningen bor 80 procent längs med kusten. Länet omfattar 1/8 av Sveriges yta. Antalet årsarbetskrafter på länsstyrelsen är ca 240.

Under såväl 2016 som 2017 meddelades ett stort antal beslut (52 resp. 40) i ärenden om naturreservatsbildningar. Efter en resursförstärkning på personalsidan arbetade åtta årsarbetskrafter med dessa ärenden under förra året. På så sätt kunde erfaren personal ta hand om gamla ärenden, medan nyanställda kunde ta tag i enklare ärenden. Värderingar och förhandlingar görs av via Naturvårdsverket upphandlade konsulter.

Förberedelserna inför att den nya förvaltningslagen träder i kraft sker gemensamt med övriga länsstyrelser. Chefsjuristnätverket har fått i uppdrag att ta sig an denna fråga. Bl.a. kommer funktioner i diarieföringssystemet Platina och nationella mallar att tillskapas. En obligatorisk utbildning kommer att hållas för alla.

Hos centraldiariet registreras alla nya ärenden. I övrigt är det handläggarna som sköter diarieföringen. Den intensifierade utbildningen i frågor som rör diarieföring ges en gång per månad och omfattar såväl nyanställda som tidigare anställda. Utbildningen innefattar bl.a. en introduktion om regelverket, offentlighetsprincipen, registrering av allmänna handlingar, avslut av ärenden samt gallring. En introduktion beträffande Platina erbjuds två gånger per månad. Utbildningen sker också genom punktinsatser när sådana efterfrågas eller när det visar sig finnas behov av det.

Länsstyrelsen arbetar kontinuerligt med värdegrundsfrågor. Bl.a. har en medarbetardag anordnats för alla med fokus på dessa frågor. Nyanställda får en introduktionsutbildning. Varje månad hålls ”dilemmadiskussioner” på enhetsmöten. Dessa kan exempelvis handla om mutor, upphandling eller bemötandefrågor. Under året arbetar man med att ta fram en etisk kod för myndigheten.

Granskningen av ärendeförteckningen

När granskningen av samtliga länsstyrelsers ärendeförteckningar för 2017 är slutförd kommer Justitiekanslern liksom tidigare att redovisa resultatet av denna i en särskild skrivelse som översänds till samtliga länsstyrelser.

Granskningen av akter m.m.

Justitiekanslern hade i förväg begärt att ett stort antal akter skulle tas fram. Akterna granskades under inspektionen. Justitiekanslern hämtade också in upplysningar från enskilda handläggare på länsstyrelsen. I det följande redovisas granskningen av olika ärendegrupper. De ärenden och ärendegrupper som har granskats och där det inte finns någon anledning till uttalanden eller liknande kommenteras inte alls eller endast översiktligt.

Begäran om utfående av allmänna handlingar

Justitiekanslern kunde konstatera att ärendena hade hanterats i enlighet med bestämmelserna i tryckfrihetsförordningen (TF) och offentlighets- och sekretesslagen (OSL).

Ett av de granskade ärendena rörde en begäran om att med stöd av 2 kap. 12 § TF ta del av ett mycket stort antal allmänna handlingar (dnr 7747-2017). Det kunde med hänsyn till omständigheterna i ärendet misstänkas att den enskildes syfte med begäran var något annat än att ta del av innehållet i handlingarna. I ett beslut anförde länsstyrelsen bl.a. att samtliga handlingar inte kunde lämnas ut vid ett och samma tillfälle och att den enskilde till en början skulle få ta del av en begränsad del av de begärda handlingarna. Begäran återkallades innan den enskilde tagit del av några handlingar. Justitiekanslern anser att länsstyrelsen hanterade det aktuella ärendet på ett tillfredställande sätt. I det följande anges vissa generella utgångspunkter för handläggningen av detta slag av framställningar.

Grundläggande regler om allmänna handlingars offentlighet finns i 2 kap. TF. Enligt dessa bestämmelser har var och en rätt att ta del av en handling som förvaras hos en myndighet om den är inkommen till myndigheten eller upprättad där, förutsatt att den inte omfattas av sekretess (offentlighetsprincipen). En allmän handling som får lämnas ut ska enligt 2 kap. 12 § TF tillhandahållas genast eller så snart det är möjligt. Det ska ske på stället och utan avgift.

Normalt bör besked i en fråga om utlämnande lämnas samma dag som begäran gjorts. Någon eller några dagars fördröjning kan dock godtas om det är nödvändigt för att ta ställning till om handlingen får lämnas ut. Om begäran avser eller fordrar genomgång av ett omfattande material kan det vara ofrånkomligt med ytterligare dröjsmål (se t.ex. JK:s beslut 2015-10-05, dnr 2648-15-21). Den som begär att få ta del av ett omfattande material måste således tåla att sekretessprövningen tar viss tid och att avbrott i handläggningen kan behöva ske.

Det finns inte några begränsningar vad gäller antalet handlingar som en och samma person kan begära att få ta del av med stöd av TF. En myndighet måste dock kunna hantera omfattande framställningar från en enskild om att få ta del av allmänna handlingar på ett sätt som är rimligt med hänsyn till myndighetens verksamhet, utan att det ska anses inskränka offentlighetsprincipen. Detta gäller både om framställningen kan uppfattas som ett missbruk av rätten att ta del av allmänna handlingar och i andra fall.

När en begäran om handlingsutlämnande rör ett stort antal handlingar som är av skilda slag och som har olika omfattning och betydelse måste myndigheten kunna be sökanden att ange vilka handlingar eller ärenden han eller hon först vill ta del av och sedan ta fram handlingarna utifrån dessa prioriteringar. Detta gäller oavsett om det rör sig om att ta del av handlingar på plats eller att få kopior. I de fall sökanden inte gör några preciseringar får myndigheten själv avgöra hur begäran ska delas upp. Myndigheten måste även kunna bedöma hur omfattande material sökanden kan ta del av under den tid han eller hon har tillgång till handlingarna, och utifrån denna bedömning begränsa framtagandet av handlingar till det tillfället (jfr JO 2015/16 s. 653).

För att kunna uppfylla TF:s krav måste en myndighet se till att det finns en rimlig beredskap för att handlägga framställningar som avser ett omfattande material. Respektive myndighet bör därför överväga om det finns ett behov av att anta en skriftlig handlingsplan som beskriver myndighetens övergripande arbete med hanteringen av omfattande ärenden om handlingsutlämnande. Skriftliga riktlinjer som innehåller konkreta och praktiskt inriktade anvisningar kan utgöra ett betydelsefullt stöd för medarbetaren vid handläggningen i det enskilda ärendet.

Ärenden inkomna/upprättade under 2017 där det förflutit tio dagar eller längre tid mellan den dag då en handling i ärendet kom in/upprättades och den dag då handlingen registrerades

Justitiekanslerns iakttagelser i denna del ger inledningsvis anledning att redogöra något för den rättsliga regleringen avseende allmänna handlingar och diarieföring.

De grundläggande reglerna om allmänna handlingars offentlighet finns, som har nämnts, i 2 kap. TF. Regler om myndighetens skyldighet att anteckna uppgifter som den får på annat sätt än genom en handling finns i 15 § förvaltningslagen (FL).

Allmänna handlingar ska som huvudregel registreras så snart de har kommit in till eller upprättats hos en myndighet (se 5 kap. 1 § första stycket OSL). Bestämmelsen innehåller inte någon bestämd tidsgräns, men normalt bör handlingarna registreras senast påföljande vardag. Handlingar som inte omfattas av sekretess behöver inte registreras om de hålls ordnade så att det utan svårighet kan fastställas om de har kommit in eller upprättats. Om det är uppenbart att en allmän handling är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet, behöver den varken registreras eller hållas ordnad. (Se 5 kap. 1 § fjärde stycket OSL.)

Undantaget för handlingar av ringa betydelse är mycket begränsat; det ska vara fråga om sådant som bara indirekt eller i ringa mån rör myndighetens verksamhet, t.ex. reklam. (Se Lenberg m.fl., Offentlighets- och sekretesslagen, En kommentar [1 april 2018, Zeteo], kommentaren till 5 kap. 1 §.)

Bestämmelsen i 5 kap. 1 § OSL ger en myndighet möjlighet att själv välja om den vill registrera handlingar eller hålla dem ordnade så att det utan svårighet går att fastställa om en handling har kommit in eller upprättats. När myndigheten väl har bestämt sig för ett av systemen i fråga om handlingar som tillhör ett visst ärendeslag måste detta dock tillämpas konsekvent (se om det sista t.ex. JO:s beslut den 12 februari 2015, dnr 234-2014).

Reglerna i 2 kap. TF och 5 kap. OSL har som syfte att säkerställa att allmänna handlingar ska hållas lätt tillgängliga och att det ska vara lätt för en enskild att informera sig om vilka handlingar som finns hos en myndighet. Reglerna är en del av offentlighetsprincipen och av grundläggande betydelse för att medborgarna ska ha full insyn i det allmännas verksamhet. Reglerna är också viktiga för möjligheten att utöva tillsyn över en myndighet.

Rent allmänt gäller att en myndighet ska organisera sina handlingar på ett sådant sätt att allmänna handlingar kan lämnas ut skyndsamt och genomgående ta hänsyn till offentlighetsprincipen i sin verksamhet (se 4 kap. 1 § OSL).

Justitiekanslern har granskat närmare 500 ärenden. Av dessa har det i drygt 200 ärenden förflutit mer än 25 dagar mellan den dag då en handling i ärendet kom in/upprättades och den dag då handlingen registrerades. I drygt 100 ärenden har det förflutit mer än 50 dagar. I ett par fall har det rört sig om dröjsmål på mer än 250 dagar. Såvitt Justitiekanslern kunnat notera har fördröjningen berört ärenden inom flera olika ärendegrupper, vilka handlagts av skilda enheter inom länsstyrelsen.

Att registrering och diarieföring sker på korrekt sätt är väsentligt för att offentlighetsprincipen ska kunna upprätthållas men också för att myndigheten ska kunna ha kontroll på sina ärenden.

Vad som framkommit innebär att det vid länsstyrelsen föreligger allvarliga brister i hanteringen av allmänna handlingar och diarieföringen av de-samma. Det står klart att länsstyrelsen härigenom inte uppfyller registreringskraven i OSL. Bristerna är av sådant allvar att länsstyrelsen ska kritiseras för dem.

Justitiekanslern erinrar om att information och utbildningsinsatser när det gäller diarieföring och hanteringen av allmänna handlingar är betydelsefulla. De åtgärder som länsstyrelsen har vidtagit – i form av bl.a. återkommande utbildningstillfällen – är således viktiga. Justitiekanslern utgår från att länsstyrelsen kommer att fortsätta med dessa samt liknande åtgärder och också följa upp arbetet, i syfte att höja kunskapsnivån om allmänna handlingar och skyldigheten att diarieföra dessa på vederbörligt sätt.

Tillämpning av 25 § länsstyrelseinstruktionen

En länsstyrelse får efter överenskommelse med en annan länsstyrelse mot ersättning ställa någon av sina anställda till den andra länsstyrelsens förfogande för att, som föredragande eller på något annat sätt, delta i beredningen av ett visst ärende eller en viss ärendegrupp. En länsstyrelse får även, efter en sådan överenskommelse, ställa någon av sina anställda till den andra länsstyrelsens förfogande för att där avgöra ett ärende som den senare länsstyrelsens anställda är förhindrade att avgöra på grund av jäv eller av andra synnerliga skäl (25 § länsstyrelseinstruktionen).

Justitiekanslern har i ett granskat ärende träffat på problemet att en länsstyrelse stundom uppträder både som sökande och beslutande i samma förvaltningsärende. I ärendet dnr 4346-2014 har länsstyrelsen både sökt och beslutat om strandskyddsdispens för en åtgärd. Beslutet fattades vid en annan av Länsstyrelsen i Västerbottens läns enheter än den enhet som upprättade ansökan. Länsstyrelsen har i sina riktlinjer för jävssituationer anfört att man i sådana situationer med stöd av 25 § länsstyrelseinstruktionen bör överlämna till befattningshavare vid annan länsstyrelse att handlägga och avgöra ärendet. I riktlinjerna anges dock att det även finns visst utrymme för att handlägga ansökan vid annan enhet än den enhet som ansökt om dispensen. Ovannämnda ärende om strandskyddsdispens avgjordes långt innan länsstyrelsen beslöt sina riktlinjer för jävssituationer. Det har vid inspektionen inte gått att utröna hur länsstyrelsen resonerat vid valet att i detta fall inte förordna befattningshavare vid annan länsstyrelse att handlägga ärendet. Justitiekanslern vill därför inte uttala annat än att det finns anledning för länsstyrelsen att fortsatt uppmärksamma frågan och att hålla de i riktlinjerna angivna principerna levande.

Överklaganden av länsstyrelsens beslut

Enligt 23 § FL ska en skrivelse med överklagande ges in till den myndighet som har meddelat det överklagade beslutet. När skrivelsen kommit in bör myndigheten först överväga om beslutet ska omprövas enligt 27 § FL. Denna prövning får emellertid inte medföra att ärendets handläggning onödigt fördröjs. Om beslutet inte ändras på det sätt klaganden begär ska myndigheten pröva om skrivelsen med överklagande har kommit in i rätt tid, 24 § FL. Har den kommit in för sent ska överklagandet enligt huvudregeln avvisas. Annars ska den, tillsammans med övriga handlingar i ärendet, överlämnas till överinstansen, 25 § FL. Det allmänna skyndsamhetskravet i 7 § FL gör sig gällande även här. JO har uttalat att som huvudregel gäller att överlämnandet bör ske inom en vecka från det att överklagandet kommit in till beslutsmyndigheten (se bl.a. JO:s beslut den 15 november 2004; dnr 4998-2003).

Länsstyrelsens handläggning i de granskade ärendena har generellt skett helt i överensstämmelse med detta skyndsamhetskrav. I ett ärende (dnr 4570-2017) kom emellertid överklagandet in till länsstyrelsen den 2 maj 2017. Vid tidpunkten för Justitiekanslerns inspektion hade inte någon åtgärd vidtagits överhuvudtaget i ärendet. Vid samtal med den ansvariga handläggaren framkom att anledningen var att Jordbruksverkets ärendehanteringssystem legat nere till följd av underhållsarbete, att detta arbete dragit ut på tiden och att det därför inte varit möjligt att vidta någon omprövning. Justitiekanslern konstaterar att det vid sådana förhållanden ålegat länsstyrelsen att lämna över ärendet till överinstansen. Det sätt på vilket länsstyrelsen valt att handlägga ärendet – att vänta ut Jordbruksverket – avviker uppenbart från skyndsamhetskravet och innebär en tydlig brist. Mot bakgrund av att det rör sig om ett ärende nöjer sig Justitiekanslern med detta påpekande.

Handläggningstider i ärenden om att bilda naturreservat

Åtskilliga ärenden vid länsstyrelsen om att bilda naturreservat har handlagts under lång tid. Dock har antalet äldre sådana ärenden numera minskat och de ärenden som granskats förefaller i regel kontinuerligt ha drivits framåt. Länsstyrelsen har vid inspektionen presenterat en nyligen antagen ”Intern vägledning för handläggning av reservatsärenden”. Justitiekanslern noterar med tillfredsställelse att vägledningen anger att länsstyrelsen ska vara mer aktiv under det skede av ärendena då marken värderas och den tid då förhandlingar om ersättningar pågår. Länsstyrelsen ska även vara mer aktiv i sin dialog med markägare. Justitiekanslern anser att vägledningen utgör en bra grund för det fortsätta arbetet med att förkorta handläggningstiderna.

Diarieföring i ärenden om naturreservat

Justitiekanslern har tidigare uttalat att de fastighetsvärderingar som gjorts inför en reservatsbildning utgör allmänna handlingar och att de måste diarieföras vid länsstyrelsen trots att de också finns i Naturvårdsverkets digitala handläggarstöd VIC Natur (se Justitiekanslerns protokoll från inspektion vid Länsstyrelsen i Hallands län 4–5 april 2017, dnr 1778-17-2.5). En länsstyrelsegemensam arbetsgrupp har numera instämt i Justitiekanslerns bedömning. Trots detta har Justitiekanslern vid inspektionen iakttagit att man i ett antal ärenden underlåtit att diarieföra inkomna värderingar. Det rör sig framför allt om värderingar som inkommit innan Justitiekanslern och den länsstyrelsegemensamma arbetsgruppen uppmärksammat frågan. Vid samtal med berörd enhet har anförts att man av resursskäl ännu inte hunnit diarieföra dessa äldre värderingar. Justitiekanslern konstaterar att man i flera – men långt ifrån alla – reservatsärenden diariefört även dessa äldre värderingar. Länsstyrelsen måste enligt Justitiekanslerns mening se till att alla värderingar diarieförs.

Länsstyrelsen presenterade vid inspektionen en checklista som anger vilka väsentliga steg som normalt ska diarieföras i naturreservatsärenden (”Diarieföring av reservatsärenden”). Checklistan innehåller enligt Justitiekanslern mycket rimliga och tydliga instruktioner för diarieföringen. I någon del som Justitiekanslern kommenterar i det följande kan dock checklistan behöva justeras. Som anges i checklistan måste beställningar av värderingar diarieföras, och det måste i länsstyrelsens diarium framgå när en värdering eller en överenskommelse om intrångsersättning godkänts av Naturvårdsverket. Justitiekanslern har i några ärenden noterat att dessa moment i handläggningen inte har diarieförts. Det kan i dessa fall vara fråga om att informationen finns i VIC Natur, men att diarieföring inte skett.

Vid mötet med Naturvårdsenheten och vid granskningen framkom följande gällande hanteringen av handlingar och information i VIC Natur. I vissa fall kan andra aktörer i ett reservatsärende lägga in information i VIC Natur som är ställd till länsstyrelsen, utan att det kommer någon avisering till länsstyrelsen. I ett av de granskade ärendena hade t.ex. Havs- och vattenmyndigheten i ärendeanteckningarna i VIC Natur godkänt ett samråd och lämnat besked om att remiss till myndigheten från länsstyrelsen inte krävdes. Beskedet var dock inte noterat i länsstyrelsens ärende (se handling nr 22 i dnr 8399-2011). Det framstår inte som tydligt om Havs- och vattenmyndighetens meddelande i denna situation ska anses ha kommit in till länsstyrelsen eller inte, men exemplet visar i alla fall att länsstyrelsen bör ha rutiner för att i VIC Natur eftersöka och därifrån inhämta information av betydelse för handläggningen av länsstyrelsens ärende.

I andra fall, bl.a. när det gäller fastighetsvärderingar, skickas en avisering till länsstyrelsen från VIC Natur dels när värderingen läggs in, dels när den har godkänts av Naturvårdsverket. Länsstyrelsen har uppgett att myndigheten i dessa fall betraktat värderingen som inkommen först när den godkänts och fram till denna tidpunkt ansett den utgöra arbetsmaterial. Checklistan anger också att diarieföring ska ske efter godkännande. Som Justitiekanslern tidigare uttalat bör värderingen i denna situation i stället anses inkommen redan när den läggs in i VIC Natur (se det ovan nämnda inspektionsprotokollet).

Vid inspektionen framkom också att de personer som utsetts till förhandlare vanligen plockar ut en värdering ur VIC Natur och skickar denna med ett följebrev till den aktuella fastighetsägaren som ett underlag för förhandlingen (jfr den interna vägledningen för handläggning av reservatsärenden, s. 5). I vissa fall förekommer det också uppenbarligen att det är förhandlaren som beställer en ny värdering av värderaren när detta blir aktuellt (se t.ex. handling nr 10 med förhandlarens anteckningar i ärende dnr 8398-2011, tidigare med dnr 8495-2006 i Diabas).

Det som nämnts i föregående stycke aktualiserar frågan om hur man ska se på förhandlarnas ställning i förhållande till länsstyrelsen, och vad denna ställning innebär för skyldigheten att diarieföra handlingar.

En uppdragstagare som anlitas av en myndighet kan antingen inta en självständig ställning eller vara att anse som en del av myndigheten. Högsta förvaltningsdomstolen har i flera rättsfall behandlat frågan om hur man ska se på olika typer av uppdragstagare (se RÅ 1987 ref. 1, RÅ 2007 ref. 12 och HFD 2016 ref. 1). Avgörande för om en uppdragstagare ska anses tillhöra den ena eller andra kategorin är enligt rättsfallen om uppdragstagaren anlitats för att göra en självständig, på sin särskilda sakkunskap grundad analys av vissa problem. En uppdragstagare med ett sådant uppdrag anses tillhöra den första kategorin, och intar alltså en fristående ställning i förhållande till myndigheten. Den andra kategorin består av uppdragstagare som inte agerar självständigt på något motsvarande sätt. Dessa uppdragstagare agerar i stället som en företrädare eller ett ombud för sin uppdragsgivare. Förhandlare kan inte sägas ha en sådan fristående ställning som nämns i avgörandena. De företräder länsstyrelsen i förhållande till respektive markägare i förhandlingssituationen, och intar således en ombudsliknande roll (jfr här länsstyrelsens uppgift enligt 34 § förordningen [1998:1252] om områdesskydd enligt miljöbalken m.m., som är att ”på statens vägnar söka träffa uppgörelse med sakägare som gör anspråk på ersättning eller fordrar inlösen av fastighet”). Förhandlarna hör alltså enligt Justitiekanslerns bedömning till den andra kategorin.

För diarieföringsskyldigheten innebär Justitiekanslerns bedömning följande. Om en förhandlare framställer handlingar, anses dessa framställda inom myndigheten. Sådana handlingar kan alltså per definition inte komma in till myndigheten. Istället blir de allmänna först om de upprättas enligt 2 kap. 7 § TF. Om en förhandlare t.ex. skriver ett brev och skickar värderingar till en markägare, ska dessa handlingar alltså diarieföras som upprättade/utgående handlingar vid myndigheten (se 5 kap. 1 § första stycket OSL). Så har uppenbarligen inte skett i de ärenden som granskats. Handlingar som en förhandlare tar emot av en markägare ska i konsekvens med detta diarieföras som inkomna till myndigheten. Arbetsmaterial som förhandlaren kan ha tagit fram under förhandlingen förblir däremot arbetsmaterial även om det skickas till länsstyrelsens medarbetare. Korrespondens mellan förhandlaren och länsstyrelsen blir inte heller inkommen eller upprättad. En förhandlare har avslutningsvis samma skyldighet som anställda vid myndigheten att upprätta tjänsteanteckningar när detta krävs enligt 15 § FL. Väsentliga händelser i förhandlingarna som kan ha betydelse för utgången i ärendet kan mot denna bakgrund behöva antecknas antingen av förhandlarna eller av länsstyrelsens personal och diarieföras som en tjänsteanteckning. De två tidigare nämnda, nya rutindokumenten som länsstyrelsen tagit fram för naturreservatsärendena anger att löpande avstämningar ska förekomma med förhandlaren. Dessa riktlinjer framstår som väl förenliga med de krav som ställs på dokumentation av uppgifter som kan ha betydelse för utgången i ärendet.

I regel har det rått god ordning i de granskade akterna och de tjänsteanteckningar som gjorts har varit tydliga och bra. I vissa akter över reservatsbildningar har Justitiekanslern dock påträffat upprättade handlingar som inte

diarieförts. Det rör sig bl.a. om tjänsteanteckningar angående länsstyrelsens kontakter med markägare, minnesanteckningar från möten och skrivelser till Naturvårdsverket. Det finns också exempel på inkomna handlingar som inte har diarieförts och inte heller inkomststämplats. Det är naturligtvis inte tillfredsställande att vissa handlingar i ärendena inte har diarieförts. Länsstyrelsen har uppgett att detta ska åtgärdas, vilket bör ske så snart som möjligt. I regel är de handlingar som inte har diarieförts några år gamla, vilket tyder på att diarieföringen i naturreservatsärendena blivit bättre på senare år. Detta är positivt. Ett annat problem med diarieföringen som noterats är att vissa handlingar som finns i diariet inte finns i akten. Handlingarna tycks i dessa fall ha förkommit. Det är angeläget att länsstyrelsen ser till att dessa handlingar rekonstrueras så långt det är möjligt. Slutligen går det också av annan dokumentation att se att vissa händelser som borde ha föranlett tjänsteanteckningar inte har blivit dokumenterade. Detta kan förhoppningsvis förbättras genom de nya rutindokument länsstyrelsen tagit fram.

Det föreligger således flera brister i diarieföringshänseende. Justitiekanslern utgår från att länsstyrelsen tar till sig de påpekanden som nu har gjorts.

Eftersom bristerna i flera avseenden emellertid gäller handlingar som kom in eller upprättades för flera år sedan finner Justitiekanslern inte tillräcklig anledning till kritik.

Angående utveckling av e-tjänster

Vid inspektionen redogjorde miljöenheten för att länsstyrelsen aktivt deltar i länsstyrelsegemensamma projekt för att skapa e-tjänster inom miljöområdet. Det rör sig om att förenkla för parter i till att börja med ärenden om tillstånd att sälja kemikalier, transport av miljöfarliga varor, mindre ändringar i tillstånd till miljöfarlig verksamhet, vattenverksamhet samt samråd enligt 12 kap. 6 § miljöbalken. Såvitt Justitiekanslern kan bedöma kommer både parter och myndighet i framtiden att ha stor nytta av dessa e-tjänster.

Stöd till boende

Handläggningen av ansökningarna om stöd till solceller drar ut på tiden – utan att länsstyrelsen kan lastas för detta – eftersom länsstyrelsen inte kan fatta beslut förrän det står klart vilka medel som står till buds. Länsstyrelsen informerar sökanden om detta och om att medelstilldelningen således avvaktas. Informationen är värdefull för sökanden som annars svävar i ovisshet om vad den långa handläggningstiden beror på.

Kommunala beslut enligt plan- och bygglagen och miljöbalken, tillstånd och dispenser avseende naturskydd, förprövning av djurstallar, jakt och viltvård samt rennäring och fjällförvaltning

Justitiekanslern granskade ärenden i dessa kategorier. Justitiekanslern kunde konstatera att ordningen i diarieföringen var mycket god och att handläggningstiderna var korta. Besluten var välskrivna och välmotiverade med en pedagogisk struktur.

Avslutande samtal

Inspektionen avslutades med ett möte med företrädare för länsstyrelsen. Vid mötet redovisades översiktligt de iakttagelser som hade gjorts i de granskade ärendena.

Inspektionen avslutades den 4 maj 2018 med ett tack till länsstyrelsens personal för det vänliga mottagandet, informativa möten och den hjälp som Justitiekanslern fått under inspektionen.