JO dnr 1250-2008

Kritik mot Västmanlands tingsrätt med anledning av handläggningen av en begäran om utlämnande av kopia av en allmän handling

AA framförde i en anmälan klagomål mot Västmanlands tingsrätt med anledning av hur en begäran från honom att erhålla en kopia av en allmän handling hade behandlats.

Av hans anmälan framgick att han den 26 februari 2008 i ett e-postmeddelande hade efterhört om tingsrätten kunde ”söka i diariet efter ett åtal som väcktes i mars eller april 2007, åtalet gällde grovt barnpornografibrott”. Morgonen därpå fick han svar från BB, registrator vid tingsrätten, att hon skickat förfrågan vidare till kanslisterna på brottmålskanslierna. Den 5 mars erhöll han ett nytt meddelande i vilket BB angav ”Hej, jag har skickat det här vidare till brottmålssekreterarna men inte fått något svar, så tyvärr.”.

Muntliga upplysningar hämtades in från BB och från chefsadministratören CC, se bifogade tjänsteanteckningar. Från tingsrätten inkom vidare bl.a. en träfflista från en sökning i tingsrättens datoriserade mål- och ärenderegister (Vera).

Av utredningen framgick bl.a. följande. Det e-postmeddelande som BB skrev till AA den 5 mars var avsett att förklara att tingsrätten, trots vissa efterforskningar, inte hade funnit någon handling som motsvarade AA:s beskrivning. Det går, enligt uppgift från tingsrätten, inte att söka på ”saken” i Vera. Däremot kan man begränsa sin sökning på ett antal andra sätt. De flesta brottmål, bland dem mål om barnpornografibrott, anges i Vera som ”övriga brottmål”. En sökning i Vera på alla ”övriga brottmål” som kommit in till Västmanlands tingsrätt mellan den 1 mars och den 30 april 2007 hade gett en träfflista på 262 mål. Denna träfflista hade därefter kunnat ”exporteras” till ett Excel-dokument, i vilket det varit möjligt att läsa även ”saken” – texten.

Jag konstaterar inledningsvis att tingsrätten har uppfattat AA:s e-postmeddelande som en begäran att få ut en allmän handling, nämligen stämningsansökan i det mål som han efterfrågade. Jag har ingen annan uppfattning i den frågan.

En begäran om att få en avskrift eller kopia av en allmän handling ska enligt 2 kap. 13 § andra stycket tryckfrihetsförordningen behandlas skyndsamt. Beslut i frågan

Som en allmän förutsättning för att en myndighet ska vara skyldig att tillhandagå allmänheten enligt dessa regler gäller, att den som önskar få del av en handling kan precisera vilken handling som avses eller i vart fall lämnar så detaljerade upplysningar om handlingen och dess innehåll, att myndigheten utan större svårighet kan identifiera den. Skulle en framställning om utfående av allmän handling vara alltför obestämd för att kunna besvaras, kan myndigheten emellertid inte nöja sig med att konstatera detta. I 4 § förvaltningslagen (1986:223) åläggs myndigheterna en allmän serviceplikt, som i denna typ av ärenden får anses innefatta krav på att myndigheten inte bara upplyser sökanden om att han ska lämna sådana uppgifter, att handlingen kan identifieras, utan också med anlitande av sina diarier och register etc. aktivt bistår honom eller henne. Däremot är myndigheten inte skyldig att bedriva arkivforskning eller att annars företa mera omfattande utredningsåtgärder (JO 1994/95 s. 571).

AA:s begäran avsåg ett åtal för grovt barnpornografibrott som skulle ha varit väckt i mars eller april 2007. Av 4 § andra stycket förordningen ( 2001:639 ) om registerföring m.m. vid allmänna domstolar med hjälp av automatiserad behandling följer att uppgifter om saken och andra liknande uppgifter i ett mål eller ärende inte får användas som sökbegrepp tillsammans med uppgifter om parter eller andra aktörer i ett mål eller ärende. Av detta torde följa att det är tillåtet med en sökning på uppgifter om saken i sig (se RH 2007:33 ). En sådan sökning synes emellertid för närvarande inte vara möjlig att genomföra i Vera.

Av utredningen framgår dock att tingsrätten genom en sökning i Vera, begränsad till den angivna tiden och till den måltyp under vilket ett åtal om grovt barnpornografibrott borde ha registrerats (”övriga brottmål”), hade fått en träfflista omfattande 262 mål. Vidare framgår att det varit möjligt att, efter överföring till ett Excel-dokument, läsa den registrerade ”saken”-texten för dessa mål. En sådan sökning och genomläsning, som uppskattningsvis inte borde ha tagit mer än ett tiotal minuter att utföra, kan inte anses vara en så omfattande utredningsåtgärd att domstolen inte varit skyldig att företa den. Tingsrätten borde således, som CC har angett, ha gjort en sådan sökning.

Jag vill avslutningsvis erinra om bestämmelserna i 15 kap. 6 § sekretesslagen (1980:100) som föreskriver att om en viss befattningshavare vid myndigheten enligt arbetsordning eller särskilt beslut svarar för vården av en handling, ankommer det på honom att i första hand pröva frågan om handlingens utlämnande till enskild. I tveksamma fall ska han hänskjuta frågan till myndigheten, om det kan ske utan omgång. Vägrar han att lämna ut den begärda handlingen eller lämnar han ut den med ett förbehåll som inskränker sökandens rätt att yppa dess innehåll eller annars förfoga över den, ska han, om sökanden begär det, hänskjuta frågan till

Regeln innebär att en sökande, som inte får ut den handling han eller hon begär, har rätt att av myndigheten få ett beslut som kan överklagas. Sökanden har rätt till ett sådant beslut oavsett vad skälet till att han inte får ut handlingen än må vara. Även om det skulle vara så att en efterfrågad handling helt enkelt inte finns hos myndigheten, har sökanden rätt till ett avslagsbeslut där denna motivering framgår (se JO 1995/96 s. 471).

Om den sökning som tingsrätten, enligt vad jag ovan redogjort för, borde ha företagit med anledning av AA:s begäran, inte gav någon träff borde tingsrätten således på ett tydligt sätt ha meddelat honom det. Vidare hade det ålegat tingsrätten att upplysa AA om att han hade rätt att begära ett motiverat beslut med överklagandehänvisning.

Ärendet avslutas med den kritik som ligger i det ovan sagda.

– – –

Vid telefonsamtal med CC, administrativ direktör vid Västmanlands tingsrätt, framkommer följande. Det är inte möjligt att söka på ”saken” i Vera. Det är däremot möjligt att göra andra begränsningar. I ett fall som det förevarande hade det t.ex. varit möjligt att göra en sökning på alla mål som inkommit mellan den 1 mars och den 30 april 2007 och registrerats som ”övriga brottmål”. En sådan sökning hade resulterat i en träfflista som sedan hade kunnat exporteras till ett Excel-dokument. I det dokumentet hade det blivit möjligt att läsa även ”saken”– texten. En sådan sökning hade inte krävt en alltför stor arbetsinsats. Att tingsrätten är skyldig att vidta liknande åtgärder framgår av ett avgörande från Hovrätten för Västra Sverige. Det avgörandet har diskuterats på tingsrätten och medarbetarna har informerats om dess innebörd.

Vid telefonsamtal med BB, registrator vid Västmanlands tingsrätt, framkommer följande. Det meddelande hon skickade till AA den 5 mars 2008 ska inte förstås som att tingsrätten inte har försökt att efterkomma hans begäran utan som att tingsrätten inte hittade något åtal som motsvarade den beskrivning som han lämnade i sin begäran.

Hon uppger vidare att det inte är tekniskt möjligt att söka på ”saken” i tingsrättens mål- och ärenderegister. Måltillströmningen till tingsrätten är sådan att det skulle krävas en orimlig arbetsinsats att gå igenom alla mål som inletts under en så lång tidsperiod som två månader. Att ett åtal väcktes vid en viss tidpunkt är heller inte liktydigt med att målet inleddes vid tingsrätten vid samma tidpunkt. Det är exempelvis vanligt att det kommer in en begäran om att tingsrätten ska förordna en offentlig förvarare för den misstänkte långt före det att åtal väckts.

Om den som begär att få en allmän handling så begär det, meddelas ett beslut med besvärshänvisning. Sådana beslut fattas av den domare som handlägger eller har handlagt målet. Om den domare som handlagt målet inte längre tjänstgör vid tingsrätten fattas beslutet av lagmannen.