JO dnr 26-2003

Enligt 4 § förvaltningslagen (1986:223) skall varje myndighet lämna upplysningar, vägledning, råd och annan sådan hjälp till enskilda i frågor som rör myndighetens verksamhetsområde. Hjälpen skall lämnas i den utsträckning som är lämplig med hänsyn till frågans art, den enskildes behov av hjälp och myndighetens verksamhet. Frågor från enskilda skall besvaras så snart som möjligt. Om någon enskild av misstag vänder sig till fel myndighet, bör myndigheten hjälpa honom till rätta.

Enligt 5 § förvaltningslagen skall myndigheterna ta emot besök och telefonsamtal från enskilda. Om särskilda tider för detta är bestämda, skall allmänheten underrättas om dem på lämpligt sätt. En myndighet skall – med vissa undantag – ha öppet minst två timmar varje helgfri måndag–fredag för att kunna ta emot och registrera allmänna handlingar och för att kunna ta emot framställningar om att få ta del av allmänna handlingar som förvaras hos myndigheten.

Kravet på öppethållandetider i 5 § förvaltningslagen har tillkommit på senare år. Om hur bestämmelsen skall förstås har i förarbetena ( prop.1998/99:52 s. 8 ) närmare anförts bl.a. följande.

Bestämmelsen bör ta sikte på tiderna för öppethållande hos myndigheternas registratorskontor eller motsvarande. Dessa kontor bör på vardagar i princip alltid vara tillgängliga för allmänheten i rimlig utsträckning. Enligt JO skulle en i förväg tillkännagiven inskränkning i myndigheternas öppethållande till två timmar under en dag kunna accepteras. Regeringen anser, såsom också sägs i promemorian, att denna tidsrymd ger uttryck för en rimlig avvägning mellan allmänhetens grundläggande behov av tillgänglighet och myndigheternas behov i vissa fall av ett minskat öppethållande. I bestämmelsen bör därför föreskrivas – – –. På så sätt garanteras att allmänheten erhåller den service som följer av reglerna om allmänna handlingars offentlighet och om myndigheternas tillgänglighet.

Den föreslagna bestämmelsen kommer att bli tillämplig på myndigheternas verksamhet under alla vardagar. Den är emellertid betingad av frågan om öppethållande på klämdagar och vid liknande tillfällen då myndigheterna undantagsvis kan behöva ha en mer begränsad tid för öppethållande. Det skall alltså betonas att det är frågan om ett absolut minimikrav – avsikten med förslaget är inte att nuvarande tider för öppethållande skall inskränkas. Bestämmelsen skall i stället

Utgångspunkten är att den föreslagna bestämmelsen kommer att träffa alla myndigheter. Kravet på öppethållande tar emellertid som redan har framhållits sikte på myndigheternas registratorskontor eller motsvarande. En myndighet som har flera små kontor måste självfallet inte hålla alla dessa öppna enligt den föreslagna bestämmelsen. Om en mindre myndighet har sin registratorsfunktion förlagd hos en annan kanske betydligt större myndighet, så räcker det med att den större myndigheten håller öppet. I detta fall får den myndighet som ansvarar för kanslifunktionen anpassa sin verksamhet till såväl sina egna som den andra myndighetens förutsättningar. En myndighet som har sin verksamhet strukturellt eller geografiskt så organiserad att myndighetens registratorsfunktion rent faktiskt är fördelad på olika arbetsställen, måste se till att alla dessa uppfyller kravet på öppethållande.

Ett registratorskontor eller motsvarande måste självfallet vara bemannat under den tid det skall hållas öppet för allmänheten. Den som utövar registratorsfunktionen, registrator, måste vara normalt tillgänglig för allmänheten under hela den föreskrivna öppethållandetiden. Det är inte tillräckligt att registrator enbart kan nås per telefon, eller personligen först efter på förhand avtalad tid.

I 15 kap. 1 § första stycket sekretesslagen (1980:100) stadgas följande. När allmän handling har kommit in till eller upprättats hos myndighet skall handlingen registreras utan dröjsmål, om det inte är uppenbart att den är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet. I fråga om allmänna handlingar, för vilka sekretess inte gäller, får dock registrering underlåtas om handlingarna hålls så ordnade att det utan svårighet kan fastställas om handling har kommit in eller upprättats. Från registreringsskyldigheten undantas i 5 § sekretessförordningen (1980:657) bl.a. sjukhus för patientjournaler, läkarvårdskvitton m.m. En allmän handling som givits in till ett sjukhus och som bedöms höra till en patientjournal behöver därför inte diarieföras. En sådan handling måste emellertid tillföras själva journalen. Detta följer av 3 § patientjournallagen (1985:562) som även föreskriver att de uppgifter som behövs för en god och säker vård av patienten skall föras in i journalen så snart det kan ske.

Av remissvaret och övrig utredning framgår följande. För den gemensamma förvaltningen Hälso- och sjukvården Dalarna (HSD), vari Mora lasarett ingår, förs ett ”förvaltningsgemensamt datorbaserat diarium”. Den befattningshavare som tjänstgör som registrator på respektive sjukhus för således in uppgifter i ett för HSD gemensamt diarium. AA:s anmälan avser frågan om ”Mora Lasarett följer gällande lagstiftning vad avser diariets öppethållande i samband med helger där klämdagar förekommer” samt hanteringen och diarieföringen av vissa av henne till lasarettet ingivna handlingar. Jag vill därför framhålla att jag inom ramen för detta ärende inte har funnit anledning att i ett vidare perspektiv utreda och ta ställning till lämpligheten av ett för flera sjukhus gemensamt diarium, bl.a. vad avser frågan om hanteringen av handlingar som innehåller uppgifter för vilka sekretess gäller.

Genom det joursystem som tillämpas inom HSD är alltid, således även på s.k. klämdagar, minst en registrator i tjänst. När den befattningshavare vid Mora lasarett som har till uppgift att sköta registraturet är ledig, har annan personal varit ”i tjänst för bedömning och handläggning av inkomna handlingar”, och denna personal har vid behov av diarieföring kunnat kontakta tjänstgörande registrator.

De i HSD ingående sjukhusen kan svårligen likställas med de ”flera små kontor” som omnämns i förarbetena till lagstiftningen och vilka inte skulle omfattas av reglerna i 5 § förvaltningslagen . I geografiskt och strukturellt hänseende är organisationen sådan att registratorsfunktionen rent faktiskt är fördelad på de berörda sjukhusen. Det förs dock ett gemensamt diarium med en gemensam löpnummerserie. Diarieföringen har således kunnat utföras av registrator på annat tjänsteställe liksom möjlighet har funnits att få upplysningar ur diariet. En förutsättning för att ett sådant system skall fungera är emellertid att den personal vid ett sjukhus som vid den ”egna” registratorns ledighet tar hand om den inkommande posten har tillräcklig utbildning för att kunna vidta erforderliga åtgärder, t.ex. att bedöma huruvida diarieföring skall ske. Det finns skäl att återkomma till det nedan. Med hänsyn till att tjänstgörande registrator, biträdd av annan personal, kunnat fullgöra registratorsfunktionen, får Mora lasarett anses ha uppfyllt skyldigheten i 5 § FL att hålla öppet de aktuella dagarna.

I anmälan, vilka uppgifter inte bemötts i remissvaret, har AA framfört att hon vid sina förfrågningar per telefon den 2 januari 2003 inte fått upplysning om att den sökta registratorn inte var i tjänst och att uppgift om huruvida någon inom den centrala administrationen var i tjänst inte gick att få. Jag vill här framhålla vikten av att berörd personal, inte minst växeltelefonisten, informeras om vilka befattningshavare som enligt jourschema är i tjänst. På så sätt kan den enskilde som söker en viss befattningshavare få upplysning om att en annan person tjänstgör i dennes ställe.

Ärendet avslutas.