JO dnr 5080-2004

Fråga bl.a. om dokumentationsplikten i ett ärende rörande en vårdnadsutredning när socialnämnden hade gett en utomstående s.k. konsult i uppdrag att utföra utredningen

I ett mål angående vårdnad om AA:s och BB:s gemensamma dotter CC uppdrog Tierps tingsrätt åt Individ- och familjenämnden i Tierps kommun att utse någon att utföra en s.k. vårdnadsutredning. Individ- och familjenämnden förordnade i oktober 2003 socionomen DD att utföra utredningen. DD hade inte någon fast anställning vid nämndens förvaltning.

Utredningen blev klar och gavs in till Tierps tingsrätt i mars 2004.

I en anmälan till JO klagade AA på handläggningen av vårdnadsutredningen. Klagomålen avsåg att hon inte hade fått ta del av och tillfälle att kommentera utredningen innan den gavs in till tingsrätten, att utredningen inte hade bedrivits enligt gällande riktlinjer och på ett objektivt och opartiskt sätt samt att utredaren hade brutit mot sin tystnadsplikt. AA ifrågasatte även bl.a. om individ- och familjenämnden hade kunnat ge uppdraget att utföra utredningen till en s.k. konsult.

Inledningsvis inhämtades en kopia av vårdnadsutredningen.

Föredraganden inhämtade per telefon upplysningar från förvaltningschefen EE vid individ- och familjeförvaltningen i Tierps kommun. Han uppgav bl.a. följande.

Förvaltningen har som rutin att kommunicera en vårdnadsutredning innan den lämnas till tingsrätten. Han är osäker på om den kommuniceras både med parten och med partens ombud. Förvaltningen har bara en ordinarie familjerättssekreterare och köper in extra resurs om behov uppstår. DD har lång erfarenhet och har tidigare anlitats av förvaltningen. Det finns inget löpande avtal utan hon anlitas i ett enskilt ärende och arvoderas per timme.

Den ordinarie familjerättssekreteraren har rutiner för kommunicering av vårdnadsutredningar men han är osäker på hur det fungerar när det är externa konsulter som gör utredningen. Externa konsulter har inte tillgång till något elektroniskt klientregistreringssystem och han vet inte hur dokumentationen i dessa fall sköts i praktiken.

Därefter begärdes som lån handlingarna i ärendet rörande vårdnadsutredningen samt en kopia av förvaltningens avtal med DD. Med anledning av denna begäran lämnade DD följande upplysningar per telefon.

Förvaltningen har vidarebefordrat JO:s begäran om lån av handlingar till henne. Det finns ingen dokumentation i ärendet utöver själva vårdnadsutredningen. Hon skickade vårdnadsutredningen till parternas ombud och tingsrätten samtidigt. Hon försökte diskutera utredningen med AA innan den var färdigställd men AA vägrade att ha någon kontakt med henne.

Hon har under lång tid anlitats av förvaltningen för att utföra vårdnadsutredningar som familjerättssekreteraren inte själv hinner eller kan utföra. Det finns ett gammalt avtal (eventuellt från 1998) som ligger till grund för uppdragen. Hon får timersättning.

Därefter inhämtade föredraganden på nytt upplysningar från EE, som uppgav att det inte fanns något skriftligt avtal mellan förvaltningen och DD när hon utförde vårdnadsutredningen.

Ärendet remitterades därefter till Individ- och familjenämnden i Tierps kommun för utredning och yttrande över de klagomål som framfördes mot nämnden. Yttrandet skulle främst avse formerna för att anlita en extern konsult att utföra en vårdnadsutredning.

Ett yttrande inkom från individ- och familjenämndens vice ordförande FF. Av yttrandet framgick bl.a. följande.

1) Formellt har utredningen utförts av tjänsteman med korttidsförordnande hos förvaltningen. DD har anlitats och anlitas för denna typ av arbete av förvaltningen sedan flera år tillbaka.

2) DD är utbildad socionom och har arbetat som socialsekreterare tidigare. Hon har bl.a. arbetat ca sju (7) år på familjerätten i Uppsala kommun. Det finns ingen grund för påståendet att DD skulle vara ”känd som burdus”.

3) Nämnden är ansvarig för utredningen och har fått erforderlig information om denna. Enligt vår mening har det inte funnits anledning att stoppa utredningen. Utredningen är saklig och uppfyller de krav nämnden ställer på denna typ av utredningar.

I en förnyad remiss till individ- och familjenämnden anmodades nämnden att komma in med utredning och yttrande beträffande kommuniceringen av vårdnadsutredningen. I remissen angavs att det av yttrandet även borde framgå skälet till att någon löpande dokumentation inte hade förts i ärendet.

Nämnden överlämnade som sitt remissvar ett yttrande undertecknat av GG, nämndens ordförande, och EE, tf. förvaltningschef. Av yttrandet framgick bl.a. följande.

I oktober 2003 fick DD uppdraget att utföra vårdnadsutredning för familjerättens i Tierps kommun räkning. Under uppdragets gång förde DD anteckningar som hon sedan sammanställde till en vårdnadsutredning. Efter att uppdraget upphört skall inte DD spara sådana anteckningar och hon har heller inte gjort det. Förvaltningen arkiverar inte heller denna typ av anteckningar.

Med hjälp av sin gamla almanacka och samtal med andra anställda på förvaltningen har DD gjort följande rekonstruktion av utredningstiden:

Den 5/12 2003 träffade jag båda föräldrarna och barnet på Forshem (en lokal som disponeras av individ- och familjeförvaltningen). De var där i anledning av faders umgänge med barnet. Modern hade familjestödjare (tjänstemän vid individ- och familjeförvaltningen) till hjälp i hemmet. Dessa var med vid faderns umgänge med barnet vid den här tiden.

Jag gjorde ett hembesök hos AA ensam under några timmar. Då träffade jag ju även CC. Därefter gjorde jag ytterligare två hembesök hos AA och CC, i sällskap med en familjestödjare. Dessa besök skedde i januari 2004. Förutom dessa besök, så talade vi i telefon ett flertal gånger.

Efter dessa samtal ville AA byta vårdnadsutredare. Hon ville inte träffa mig mer. Dåvarande socialchef ansåg att inget byte skulle ske.

Jag tyckte att jag redan fått de uppgifter jag behövde för att jobba vidare.

Jag rådgjorde också med min handledare och med socialchefen. Båda hade samma uppfattning som jag i frågan.

Jag träffade fadern på kontoret två gånger och gjorde hembesök en gång.

Jag träffade honom även ytterligare en gång vid umgänge på Forshem.

De flesta referenterna i utredningen är tjänstemän anställda av Tierps kommun. Dessa har jag talat med vid personliga samtal och vid sammankomster angående ärendet. Vissa har sedan valt att själva skriva ner sina iakttagelser och bedömningar. Andra har jag antecknat ned och sedan delgivit.

De personliga referenterna har jag talat med i telefon eller träffat, sedan läst upp det jag skrivit eller bett personerna att själva skriva. Ett par av referenterna ville inte medverka i utredningen.

AA ville inte träffa mig för kommunicering, hon sade att hon skulle skriva egen inlaga till rätten, så lät jag individ- och familjeförvaltningen sända utredningen till respektive part och till deras juridiska ombud. Även tingsrätten sände sedan utredningen till parterna.

AA kommenterade remissvaren.

I ett beslut den 13 februari 2006 anförde JO André följande.

Rätten skall enligt 6 kap. 19 § föräldrabalken se till att frågor om vårdnad, boende och umgänge blir tillbörligt utredda. Innan rätten avgör ett mål eller ärende om vårdnad, boende eller umgänge skall socialnämnden ges tillfälle att lämna upplysningar. Har nämnden tillgång till upplysningar som kan vara av betydelse för frågans bedömning är nämnden skyldig att lämna rätten sådana upplysningar. Om det behövs utredning utöver vad som sägs i andra stycket, får rätten uppdra åt socialnämnden eller något annat organ att utse någon att verkställa den.

Socialnämnden har i ifrågavarande fall utsett DD att utföra vårdnadsutredningen. Hon hade inte någon fast anställning vid socialförvaltningen.

Tidigare gällde att domstolen kunde anmoda socialnämnden att yttra sig i en vårdnadsfråga. Syftet med att nämnden inte längre skulle yttra sig utan endast utse någon att verkställa en utredning var att effektivisera och påskynda utredningsförfarandet i tvisterna. Att det i bestämmelsen sägs att socialnämnden skall utse någon att utföra utredningen skulle i och för sig kunna tas till intäkt för

att nämnden till utredare kan välja en lämplig person, dvs. även en privat utredare. Detta synes dock inte ha varit lagstiftarens avsikt. Såvitt framgår av förarbetena har nämligen lagstiftaren förutsatt att utredningen skulle utföras av en tjänsteman vid nämndens förvaltning ( prop. 1990/91:8 s. 44 f.).

Socialnämnden kan under vissa förutsättningar använda sig av andra personer än tjänstemän vid nämndens förvaltning för att utföra en utredning. Nämnden har möjlighet att anlita uppdragstagare som är fysiska personer och som knyts till myndigheten på ett sådant sätt att de kan anses delta i dess verksamhet. En sådan uppdragstagare förutsätts stå under myndighetens arbetsledning och utföra arbetsuppgifter som normalt ankommer på en anställd. Detta får till följd att grundläggande regler – däribland tryckfrihetsförordningens , sekretesslagens (1980:100) , förvaltningslagens (1986:223) och socialtjänstlagens (2001:453) bestämmelser – gäller för uppdragstagarens arbete. Denne står även under min tillsyn i den del han utför arbete åt socialnämnden. Jag kan i denna del hänvisa till JO:s ämbetsberättelse 2001/02 s. 250.

För det fall en socialnämnd utser en uppdragstagare att utföra en vårdnadsutredning bör uppdraget regleras i ett skriftligt avtal för att klarlägga vad som gäller i fråga om uppdragstagarens anknytning till verksamheten.

I förevarande fall har nämnden uppgett att DD har varit en tjänsteman med korttidsförordnande. Remissvaret ger inte ett klart svar på frågan om nämnden anser att DD i arbetsrättsligt hänseende har haft en anställning vid förvaltningen eller om hon är att betrakta som en sådan uppdragstagare som jag har berört ovan. Med utgångspunkt från vad som har kommit fram i ärendet drar jag dock den slutsatsen att avsikten har varit att hon under alla förhållanden skulle ha en sådan anknytning till nämndens förvaltning att hon skulle betraktas som en offentlig befattningshavare. Jag anser därför att hon står under min tillsyn och jag kan konstatera att varken nämnden eller DD har haft någon annan ståndpunkt i detta hänseende. Jag vill i denna del endast tillägga att det kan finnas skäl för nämnden att se över de rutiner som finns när nämnden anlitar utomstående för att utföra olika uppdrag på nämndens vägnar. Härvid vill jag hänvisa till vad jag har anfört i mitt ovan nämnda beslut (särskilt s. 266 f.).

När det gäller den utredning som DD har utfört vill jag inledningsvis påpeka att en part som anser att det finns felaktigheter och brister i en vårdnadsutredning kan påpeka detta för domstolen. Domstolen skall självständigt pröva vilket värde som kan tillmätas de inhämtade uppgifterna och kan även ta initiativ till ytterligare utredning. JO brukar därför inte uttala sig om innehållet i en vårdnadsutredning. Jag har inte funnit skäl att frångå den principen i detta fall.

Jag finner dock skäl att något beröra handläggningen av vårdnadsutredningen när det gäller dokumentation och kommunicering.

Enligt 11 kap. 5 § socialtjänstlagen (2001:453) skall handläggning av ärenden som rör enskilda samt genomförande av beslut om stödinsatser, vård och behandling

dokumenteras. Dokumentationen skall utvisa beslut och åtgärder som vidtas i ärendet samt faktiska omständigheter och händelser av betydelse. Anteckningarna skall föras löpande och lämpligen i form av s.k. journalanteckningar. Dokumentationen skall föras så att det är möjligt att följa handläggningen av ärendet. Bestämmelsen om dokumentationsplikt gäller oavsett om ett ärende handläggs av en tjänsteman vid nämndens förvaltning eller av en uppdragstagare som nämnden har knutit till sin verksamhet.

Vid de inledande kontakterna med individ- och familjeförvaltningen noterades att det inte fanns någon dokumentation i ärendet vid förvaltningen eller hos utredaren. Den från individ- och familjeförvaltningen begärda kopian av vårdnadsutredningen översändes till JO från Svea hovrätt där vårdnadstvisten då var anhängig. Nämnden har i remissvaret inte berört detta utan, som jag har uppfattat det, enbart uppgett att utredaren efter avslutat uppdrag förstört sitt arbetsmaterial. Det synes således inte ha förts några löpande journalanteckningar om t.ex. vilka kontakter som har tagits under vårdnadsutredningen och när det har skett. Det är därför inte möjligt att i efterhand följa hur utredningsarbetet har bedrivits. Såvitt framkommit under min utredning synes inte nämnden ens ha sparat ett exemplar av vårdnadsutredningen. Om det förhåller sig på detta sätt är det anmärkningsvärt. Det har ankommit på nämnden att ge DD instruktioner om hur hon skulle fullgöra dokumentationsplikten och se till att dokumentationen utfördes på ett korrekt sätt. Uppenbarligen har nämnden åsidosatt sina åligganden härvidlag. Detta är allvarligt. Nämnden bör tillse att det utarbetas rutiner för dokumentation i de fall nämnden har utsett tillfälligt anställda och/eller uppdragstagare att utföra vårdnadsutredningar. Det som har kommit fram ger mig skäl att tillställa Länsstyrelsen i Uppsala län en kopia av detta beslut för kännedom.

JO har vid flera tillfällen uttalat att en part i en vårdnadstvist bör få del av och tillfälle att yttra sig över vårdnadsutredningen innan den ges in till domstolen (se bl.a. JO:s ämbetsberättelse 1994/95 s. 363). DD har uppgett att AA inte ville träffa henne för kommunicering utan skulle skriva en egen inlaga till tingsrätten. För det fall den enskilde motsätter sig ett möte för genomgång av utredningen kan det vara lämpligt att i stället ge denne möjlighet att yttra sig skriftligen. Mot bakgrund av vad som har framkommit i denna del lämnar jag saken med den kommentaren.