RA-FS 1999:1

Riksarkivets författningssamling

ISSN 0283-2941

Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om

gallring av handlingar i statliga myndigheters

forskningsverksamhet;

beslutade den 29 september 1999.

Med stöd av 12 % arkivförordningen (_ 1991:446) och 2 5 förordningen

(1994:1495) om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än

myndigheter för förvaring, beslutar Riksarkivet följande föreskrifter och all-

männa råd om gallring.

Inledning

Enligt 2 kap. 3 & tryckfrihetsförordningen är handling allmän om den för—

varas hos myndighet och är att anse som inkommen till eller upprättad hos

myndighet. Universitet och högskolor som drivs i myndighetsform är där—

med också underkastade reglerna om allmänna handlingars offentlighet.

Även handlingar som tillkommit i forskningsverksamhet utgör således all-

männa handlingar, om forskningen bedrivs i tjänsten och handlingarna enligt

2 kap. 6 eller 7 & tryckfrihetsförordningen är att anse som inkomna eller upp-

rättade.

Denna författning innehåller allmänna regler om gallring och bevarande

av handlingar inkomna eller upprättade i samband med forskning, oberoen-

de av vid vilken myndighet denna bedrivs, och oberoende av på vilka media

handlingarna upprättats.

Tillämpning

1 5 Följande föreskrifter gäller för

— statliga myndigheter som lyder under regeringen,

— sådana enskilda organ som avses i förordningen (1994:1495) om över-

lämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter, såvitt

gäller organens förvaring av statliga myndigheters allmänna handlingar,

samt, i tillämpliga delar

sådana enskilda organ som avses i 1 kap. 8 & andra stycket, första me—

ningen sekretesslagen(19801100), till den del handlingarna härrör från

den verksamhet som avses i bilagan till sekretesslagen .

I dessa föreskrifter avses med begreppet myndighet, sådana myndigheter

och organ som upptas i första stycket.

RA-FS 1999:1

Utkom från trycket

den 12 november 1999

Definitioner

2 5 I denna författning avses med

forskningsverksamhet grundforskning, tillämpad forskning och utveck-

lingsarbete som bedrivs såväl vid universitet och

högskolor enligt 1 kap. 2å 2p. högskolelagen

(1992:1434) som vid särskilda forskningsinstitut

och i verksamhetsorienterad forskning vid andra

statliga myndigheter enligt instruktion eller särskilt

uppdrag,

forskningsprojekt en i tiden och till syftet avgränsbar forskningsverk-

samhet, ofta knuten till visst uppdrag och/eller vissa

personer.

Omfattning

3 & Föreskrifterna gäller om det inte finns andra regler om bevarande eller

gallring i lag eller förordning, eller i föreskrift eller beslut som grundar sig

på lag.

4 & Föreskrifterna gäller för handlingar inkomna eller upprättade i myndig-

heters forskningsverksamhet.

Gallring

5 & Myndigheten får gallra handlingar som inkommit eller upprättats i

myndighetens forskningsverksamhet om förutsättningama enligt 6-8 åå "

uppfyllda. Gallring skall ske vid tidpunkt eller efter frist som fastställs av

myndigheten.

Gallringsförutsättningar

65 Från gallring skall alltid undantas handlingar som innehåller grund-

läggande uppgifter om syfte, metod och resultat i resp. forskningsprojekt.

Allmänna råd. Från gallring bör även undantas handlingar som speglar projektets

kontext avseende t.ex. ekonomiska förutsättningar och externa kon-

takter, samt visar eventuella förändringar i inriktning under arbetets

gång. Exempel på sådana handlingar ges i bilaga 1 A.

Om det inte går att avgränsa enskilda forskningsprojekt, t.ex. i

kontinuerligt bedriven grundforskning, kan föreskrifterna användas i

tillämpliga delar.

7 & Utöver vad som anges i 6 5 skall sådana handlingar undantas från gall

ring som bedöms ha ett fortsatt inomvetenskapligt värde eller värde för an

nat forskningsområde, som bedöms vara av stort vetenskapshistoriskt, kul

turhistoriskt eller personhistoriskt värde, eller som bedöms vara av stort all

mänt intresse.

Allmänna råd. Exempel på sådana handlingar ges i bilaga 1 B.

' yn rg etens tillämpningsbeslut

8 & Myndigheten skall besluta om tillämpningen av gallringsföreskriften i

Så.

Vid fastställande av frist eller tidpunkt för gallring skall beaktas att hand-

lingarna inte gallras innan

— forskningsresultat av resp. projekt har redovisats och publicerats eller på

annat sätt offentliggjorts,

rimlig tid förflutit för att det skall ha funnits möjlighet att granska hand-

lingar för att verifiera forskningsresultat, och

ekonomisk redovisning har skett.

Ingen gallring får verkställas förrän myndigheten prövat om handlingar

skall undantas från gallring enligt 7 &.

* llmänna råd.

Myndighetens beslut bör utformas som gallrings- och bevarandepla—

ner för olika ämnesområden. Sådana planer bör innehålla uppgifter

om gallringsfrist eller gallringstidpunkt för olika handlingsslag.

Gallring kan även beslutas av myndigheten efter prövning i varje en-

skilt fall.

Vid beslut om gallringsfrist bör tidpunkter för återkommande in-

terna eller externa utvärderingar uppmärksammas. Även externa an-

slagsgivare kan ha uppställt villkor för hur länge visst material skall

bevaras.

Om ett forskningsprojekt avstannat utan att resultat publicerats

kan föreskrifterna användas i tillämpliga delar.

Denna författning träder i kraft den 1 januari 2000.

ERIK N ORBERG

Ian Fallenius

RA-FS 1999:1

A-FS 1999:1

Exempel på sådana handlingar som avses i 6 &:

— ansökan och beslut om beviljade medel

— protokoll eller motsv. anteckningar från styrgrupps- och/eller referens-

gruppsmöten

beslut eller utlåtande av etisk kommitté eller av myndighet eller annat or-

gan som enligt lag eller praxis har att meddela tillstånd för visst försök

laboratorie- eller annan projektdagbok

slutrapport

andra rapporter och papers

ekonomisk slutredovisning

viktigare korrespondens

Bilaga ] B

Exempel på sådana handlingar som avses i 7 &:

— handlingar som utgör särskilt omfattande primärmaterial, insamlat ge-

nom försök, mätningar, enkäter, intervjuer o.s.v., som är unikt eller som

endast med stor möda kan återskapas

register och databaser avseende data med särskilt hög täckningsgrad och

kontrollerbarhet

handlingar som belyser en vetenskaplig disciplins historiska utveckling

handlingar som belyser den akademiska miljön i ett kulturhistoriskt per-

spektiv

handlingar som belyser en bemärkt persons verksamhet

handlingar rörande forskning som rönt stor uppmärksamhet i den allmän-

na debatten, eller som kan förväntas göra det när forskningsresultaten nå

vidare spridning

Elanders Gotab Stockholm 1998